Välkommen som användare av. WebVaccin

Transkript

1 Välkommen som användare av WebVaccin... ett nationellt journalhanteringsprogram för resevaccinationer, bvc- / skolvaccinationer samt övriga vaccinationer mot tbe, influensa, livmoderhalscancer m.fl. WebVaccin är en nationell, webbaserad vaccinationsjournal med många smarta funktioner för att förenkla Ditt arbete gentemot resenärer och övriga vaccinationskunder. Även om vi redan nu har lagt ner mycket arbete på användarvänlighet och funktionalitet, sker det en kontinuerlig utveckling av programmet. Dina synpunkter och önskemål är därför alltid viktiga för oss, så tveka inte att höra av Dig om det är något Du saknar, tycker kan göras ännu bättre eller har användarfrågor i övrigt. Likaså finns vi till hands om Du vill ha "Kom-igång-hjälp". Vi kan hjälpa Dig såväl per telefon, som genom demonstration direkt på Din datorskärm. Du når oss per telefon: eller via webvaccin@vaccinationsguiden.se OBS! När Du journalför i WebVaccin använder programmet data som är specifika för just Din mottagning. Därför måste Du - innan Du kan påbörja själva journalföringen - avsätta en liten stund till att registrera och uppdatera följande: Registrera kliniken Välja mottagningens vaccinuppsättning samt uppdatera priser och batcher Registrera mottagningens personal Redigera kallelsetext för sms och Kontrollera uppgifter om olika malariaprofylax samt uppdatera ev receptpriser - Sid 1 -

2 1. Allmänt Kom-igång-handledning 1.1 Dator, uppkoppling och övrig utrustning WebVaccin kan användas på valfri stationär dator, laptop eller surfplatta med internetuppkoppling i form av fast eller mobilt bredband. Skrivare för utskrift av kvitto samt recept. Det är en fördel om skrivaren har två pappersfack. 1.2 Webläsare WebVaccin är utformad för att fungera i alla moderna webbläsare. 2. Vad Du bör känna till och måste göra innan Du kan börja journalföra Ändra storlek på bilden WebVaccins storlek på Din bildskärm beror inte på programmet i sig, utan på vilken bildskärm, upplösning på denna och/eller Dina egna inställningar i den webläsare Du använder (Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari etc). Du kan ändra storleken direkt i respektive webläsares inställningar, så att bilden blir lagom stor. Här kan vi bara råda Dig att pröva Dig fram i Din aktuella webläsare när du väl är igång med programmet. 2.1 Registrera kliniken Surfa in på under inloggningsuppgifterna (Användarnamn / Lösenord): klicka på länken "Registrera dig som ny kund". skriv in samtliga uppgifter i formuläret (se information avseende vissa rubriker nedan). Den person som anges som administratör / kontaktperson har vissa utökade rättigheter, bland annat i personalregistret men har också möjlighet att läsa/kontrollera loggfiler i programmet. Speciellt: För att kopiera "Besöksadress" till "Utdelningsadress" klicka på texten "Kopiera från besöksadress" För att kopiera "Utdelningsadress" till "Fakturaadress" klicka på texten "Kopiera från utdelningsadress" Arbetsplatskod: kan Du arbetsplatskoden för mottagningen anger Du den (7, 9 eller 13 siffror). Koden anges på receptutskrifter. "Välj första fakturans nummer": välj önskat startnummer för eventuella fakturor till Dina kunder. Personnummer skrivs som ÅÅÅÅMMDD-XXXX Förskrivarkod: har Du valt "Yrke: Läkare" måste Du ange Din förskrivarkod (7 siffror). Signatur: Signatur används av programmet för att signera vem som gjort anteckningar, ordinationer etc. Signaturen är valfri och består av tre tecken (bokstäver och/eller siffror i kombination). Användarnamn: detta är "unikt" och Du måste välja ett namn som inte redan är upptaget av någon annan som använder WebVaccin. Om Du väljer ett redan upptaget användarnamn, kommer Du upplysas om detta i samband med att Du sparar Dina uppgifter. Lösenord: välj helst ett lösenord som innehåller en kombination av stora och små bokstäver samt specialtecken. Välj inte ett för kort lösenord. När Du fyllt i alla uppgifter - klicka på "Spara"! Du kommer nu tillbaka till inloggningssidan, där Du loggar in med Ditt användarnamn och lösenord. Inloggningsproceduren kommer - av säkerhetsskäl - att bytas under 2014 till inloggning med e-legitimation (eller - om Du redan har - en SITHS-legitimation). - Sid 2 -

3 2.2 Orientera Dig med en kort rundtur bland menyrubrikerna i huvudmenyn... men kom ihåg; det är i stort bara rubriken "PATIENTER" Du jobbar med. De flesta andra rubriker innehåller inställningar, som Du sällan behöver göra något åt. PATIENTER Personuppgifter här finns alla kontaktuppgifter till Dina patienter, samt ev journalspärr av patient, val av sms, e-post etc. Nedanstående flikar är inte åtkomliga innan Du valt en patient och är därför nedtonade i detta läge. Anamnes uppgifter om patientens hälsotillstånd, allergier, graviditet etc. Resmål / Vaccinationer tidigare och planerade resmål, reslängd, vistelsetyp samt givna och planerade vaccinationer, signatur för ordinatör och vaccinatör, pris. Logg endast för programadministratören; vem i personalen har tittat på vad i journalen. KÖ Patientkön är ett ypperligt hjälpmedel för de mottagningar med en arbetsgång där man möter och lägger upp vaccinationsprogrammet för resenären i en reception och sedan utför vaccinationerna på annan plats i lokaliteten. "KÖ"-funktionen visar i ordning vilken resenär/familj som står i tur att kallas in på vaccinationsrummet, där vaccinationssköterskan - med hjälp av uppgifterna i kölistan - kan hantera utförandet av vaccinationerna på ett smidigt sätt. Listan visar bland annat vem som skall ha vilket vaccin, dos, administrationssätt, batch samt ev kommentar från receptionen. Sköterskan signerar utförd vaccination direkt i denna vy med ett klick. FÖRETAG Här finns uppgifter om mottagningens anslutna företag. Kunder/resenärer kan kopplas till ett visst företag, vilket är praktiskt vid t.ex. företagsvaccinationer. GRUPPVACCINERING ett snabbare sätt att "massvaccinera" vid t.ex. en epidemi, då bara ett vaccin kommer ifråga. I "popup"-fönstret väljer Du vilket vaccin som skall användas och på så sätt förenklas proceduren väsentligt i samband med registrering och ordination. Här visas nämligen patientens kontaktuppgifter, hälsodeklaration och ordination på en och samma gång efter inmatning av personnummer (kan göras med streckkodsläsare av t.e.x körkort) och vaccinationen signeras med ett klick. Med denna funktion kan stora befolkningsgrupper vacineras på kort tid. Använd dock inte denna funktion i samband med andra vaccinationer. Stäng popup-fönstret med X-et i fönstrets övre högra hörn. MIN MOTTAGNING Mottagningens uppgifter Dessa uppgifter används i olika delar av programmet, som t.ex. vid recept och fakturautskrift. Personal Kontaktuppgifter om personalen, men också signaturer, inloggningsuppgifter, läkares förskrivarkod etc. När Du lägger upp ett vaccinationsprogram samlas alla givna och planerade ordinationer (vacciner och malariaprofylax) men också anteckningar om eventuellt sålda produkter som t.ex. myggnät, myggmedel i en specifik patientjournal. Ett flertal uppgifter hämtas då från de tre registrena "VACCINER", "RECEPT" och "SHOP". I dessa register behöver Du i regel bara uppdatera priser och nya batchnummer. Resten har vi ordnat på förhand åt Dig. VACCINER Vaccinregister Barnvaccinationsprogrammet Bli inte förskräckt av alla uppgifter, men detta är WebVaccins "hjärta". Härifrån styrs hur programmet - vid en ordination - hämtar dos, administrationssätt, pris och framför allt intervall mellan alla planerade ordinationer och listar dessa automatiskt i patientens journal. Här visas aktuellt barnvaccinationsprogram. Kan läggas upp i helhet i patientjournalen - med ett klick. RECEPT På samma sätt som vaccinregistret är detta ett eget "hjärta" i programmet, men för bland annat malariaprofylax. Härifrån hämtas uppgifter till patientjournalen i samband med en ordination av t.ex. ett malariaprofylax. SHOP Har Du reseshopprodukter som t.ex. myggmedel, myggnät, vattenfilter etc på Din mottagning lägger Du in uppgifter om dessa varor här, så kan även dessa uppgifterna hämtas till patientjournalen. Likaså kan Du här spara rubriker som t.ex. "Exemption from vaccination", "Information om malara", Information om dengue", "Hälsoråd och tips" m.fl. Alla sådana rubriker kan sparas i ordinationstabellen så vet man vilken information som lämnats före resan. KALLELSER Texter Kallelser Planerade vaccinationer Text i sms och i samband med påminnelser av vaccinationer. Logg över skickade kallelser (sms / ). Här kan Du också se vilka kallelser som stoppats av mottagaren. Tabellen visar hur många och vilka planerade vaccinationer, antal sms och som står "på tur" veckorna framöver. - Sid 3 -

4 STATISTIK Rapporter Export Ordinationslogg Patientlogg EKONOMI Kvitton Fakturor Kassarapport PROWEB vaccinationsstatistik inom vissa tidsintervall. av vaccinationsdata i olika format. Du behöver normalt inte använda denna funktion. logg över utförda ordinationer. komplett logg över vem som skapat / läst vad i en patientjournal. sök specifikt kvitto / skriv ut kvittokopia fakturareskontra utskrift av kassarapport länk till VaccinationsGuiden Professional Web 2.3 Välja mottagningens vaccinuppsättning samt uppdatera priser och batcher När Du registrerar Dig på WebVaccin får Du en kopia av alla på svenska marknaden tillgängliga vacciner till Din egen kliniks användarsida. I praktiken kommer Du inte använda alla vacciner i listan och därför skall Du välja bort dom som Du inte använder. Detta innebär att bara de vacciner som är aktiva i mottagningens vaccinlista kommer att synas i ordinationsvalet när du journalför en patients vaccinationer. I rubrikraden - välj "VACCINER". Avskräcks inte av alla uppgifter. Vi har förvalt det mesta åt Dig, så det enda Du behöver göra är att välja vilka vacciner Du vill ha "aktiva", samt fylla i batch och pris (ev - om Du önskar - även lagersaldo). Överst i denna vy finns uppgifter som vaccinnamn, populärnamn (används i bland annat sms/ ), fabrikat. ATC-kod och ett specifikt id. Dessa uppgifter kan Du inte själv ändra. Efterföljande uppgifter som åldersintervall, dos och intervall, batch, pris etc är fritt att ändra (även om det sällan behövs). I tabellen under knapparna "Spara" / "Avbryt" listas alla vacciner. Välj mottagningens "egna" vacciner i listan med vacciner; välj bort de vacciner Du inte kommer använda genom att klicka på bocken längst ut till vänster. Lägg in mottagningens egna aktuella vaccinpriser och batcher (lagersaldo kan Du göra senare) klicka på ett vaccin i tabellen och samtliga data för det valda vaccinet syns i fälten ovanför tabellen. fyll i mottagningens pris och aktuellt batchnummer. Det finns två fält för batch (batchnummer 1 och batchnummer 2) eftersom Du kan ha fått olika batcher levererade. Senare kan Du också lägga in uppgifter om aktuellt lager och även uppdatera denna siffra vid inköp av vaccin. Du kan nu också välja om detta vaccin skall ingå i kallelse via sms / . Förbockat val innebär att sms/ kommer att skickas till patienter som har detta vaccin planerat i sin journal. Vi har gjort de vanligaste sms/ -förvalen åt Dig, så Du behöver i regel inte ändra denna uppgift, men kontrollera att du har bockat för framför allt hepatit A, A+B, tbe och influensavaccinerna. Ändra helst inga andra uppgifter som t.ex. doser, intervall mellan doser etc i detta läge! När du gjort ändringar för ett vaccin klicka på SPARA och fortsätt till nästa vaccin. 2.4 Registrera uppgifter om mottagningens personal I rubrikraden - välj "MIN MOTTAGNING" och sedan fliken "Personal" I tabellen till höger kan Du redan nu se uppgifter om den person som registrerat programmet. Nu skall Du komplettera med uppgifter om övrig personal som kommer att använda WebVaccin. Eftersom varje person har sin egen, specifika inloggning med användarnamn och lösenord, skall dessa uppgifter läggas upp av den enskilde (men Du kan ju vara behjälplig och bistå med "support" i detta läge). klicka på "Ny / Sök anställd"-knappen i botten på formuläret och skriv in första personens personnummer. fyll i uppgifterna i formuläret (uppgifter med röd ram är obligatoriska). Speciellt Yrke/titel: val av "läkare" innebär alltid ordinationsrätt. val "sjuksköterska" ger automatiskt inte ordinationsrätt. En del sjuksköterskor har ju dock ordinationsrätt av vissavacciner (distriktssköterskor, skolsköterskor etc). Kryssa i sådana fall i rutan "Ordinationsrätt". Förskrivarkod: gäller bara läkare. Koden används i samband med receptutskrift, så fyll gärna i denna redan nu. Signatur: är valfri (men får bara förekomma en gång på en mottagning). Signaturen består av tre tecken (bokstäver och/eller siffror i kombination) och programmet använder signaturen för signering i journal. - Sid 4 -

5 Användarnamn: är "unikt" och Du måste välja ett namn som inte redan är upptaget av någon annan som använder WebVaccin. Om Du väljer ett redan upptaget användarnamn, kommer Du upplysas om detta i samband med att Du sparar Dina uppgifter. Lösenord: Aktiv: Administratörsrättigheter: välj helst ett lösenord som innehåller en kombination av stora och små bokstäver samt specialtecken. Med tanke på säkerheten - välj inte för enkelt eller för kort lösenord. Använd gärna specialtecken. Bekräfta lösenordet i nästa rad. bocka i detta alternativ för personal som arbetar på mottagningen. Personal som slutar på mottagningen kan inte raderas från registret. I stället bockar Du då av rutan "Aktiv". minst en person på mottagningen skall ha administratörsrättigheter. Denna person har rätt att bland annat titta i loggar, ändra lösenord mm. Den som registrerade programmet får automatiskt administratörsrättigheter. När Du fyllt i alla uppgifter - klicka på "Spara"! 2.5 Redigera kallelsetext för sms och I rubrikraden - välj "KALLELSER". Vi har förvalt en textuppsättning för SMS och samt hur många kallelser (sms / ) som patienten skall få. Antal kallelser sms/ De flesta patienter kommer inte efter första kallelsen. Vi har förvalt sju kallelser eftersom vi av erfarenhet vet att det lönar sig med upprepade sms- / -påminnelser. Patienter kan avboka enskilda sms genom att skicka en svarskod, så var inte orolig för att vara "tjatig". Sms- / -kallelsen är uppbyggd av tre textfraser; starttext, populärnamn på vaccinet (t.ex. "stelkrampsvaccin" istället för "tetanusvaccin") samt sluttext. Om Du sätter cursorn i "Starttext SMS patient", visas till höger i bild den kompletta meddelandet som skickas till patienten. Mellan start- och sluttext kommer "populärnamnet" (se vaccinregistret) att infogas. Det betyder att ett SMS kan ha lydelsen. " Hej! Det är dags för Din nästa dos fästingvaccin. Välkommen! Avboka detta sms? Svara XX Observera! Ändra inte texten "Avboka detta sms? Svara XX". Detta är en kod som informerar mottagaren om hur denne kan avboka ett specifikt SMS. Däremot får Du gärna - efter texten "Välkommen" - lägga till Din egen mottagnings namn t.ex. "till Vaccinmottagningen", så att Du får lydelsen "Välkommen till Vaccinmottagningen". Placera då cursorn i fältet för "Sluttext SMS patient" efter "Väkommen" och gör Din ändring. Använd inte för långt mottagningsnamn (SMS-texten är begränsad!) och var observant på att texten "Avboka detta sms? Svara XX" inte försvinner. Ändra på samma sätt i "Sluttext SMS målsman". Sedan upprepar Du förfarandet på önskat sätt i fälten avseende . Tänk på att Du är begränsad i antal tecken för att få plats i ett SMS, så den totala texten får inte vara längre än 118 tecken. -texten har ingen direkt begränsning. När Du ändrat alla uppgifter - klicka på "Spara"! 2.6 Kontrollera uppgifter om olika malariaprofylax samt uppdatera ev receptpriser I rubrikraden - välj "RECEPT". Inte heller här skall Du avskräckas. Vi har förvalt de flesta medikamentella preparat som Du kommer använda. Den här sidan är till strukturen densamma som "Vacciner" ovan med en tabell som listar de olika preparaten. När Du klickar på önskat preparat i tabellen visas preparatets specifika uppgifter ovanför tabellen. Här behöver Du bara skriva in mottagningens pris för ett enskilt recept under rubriken "Pris (kr) / Recept" När Du ändrat priset - klicka på "Spara" och upprepa för övriga preparat! - Sid 5 -

6 2.7 Shop Vi har förberett uppgifter om en del olika produkter som följer med när Du registrerar Dig första gången, men Du kan naturligtvis ta bort, lägga till eller ändra uppgifterna. I rubrikraden - välj "SHOP". klicka på "Ny vara". I fältet "Varugrupp" - skriv "Myggmedel". Gå vidare till nästa fält "Specifikation" (använd gärna "tab-tangenten) och skriv t.ex."mygga RollOn". Gå vidare till nästa fält "Pris" (använd gärna "tab-tangenten) och skriv önskat pris inklusive moms. Gå vidare till nästa fält "Moms" (använd gärna "tab-tangenten) och skriv momssatsen i procent; 25. Gå vidare till nästa fält "Lager" (använd gärna "tab-tangenten) och skriv in det antal förpackningar Du har i lager. Om Du inte behöver ha lagersaldo för en produkt (t.ex. olika typer av certifikat) - välj varugrupp "Information", "Certifikat" eller "Övrigt". När Du är klar - klicka på "Spara"! Vill Du senare ändra en uppgift; klickar Du på önskad vara i tabellen och ändrar uppgiften i fälten ovanför... och "Sparar". Alla uppgifter i "SHOP" kan hämtas in i ordinationstabellen och på så sätt synas i patientens journal. Grattis! Nu är Du klar att börja journalföra Dina kunders vaccinationer. - Sid 6 -