Anbudsförfrågan upphandling av skanning och arkivering av leverantörsfakturor

Transkript

1 Stadsledningskontoret Ekonomiavdelning Datum Handläggare: Redovisningschef Jonas Lundqvist Anbudsförfrågan upphandling av skanning och arkivering av leverantörsfakturor Landskrona stad inbjuder till anbudsgivning gällande skanning och arkivering av leverantörsfakturor. Upphandlande myndighet: Landskrona stad Beställande enhet: Stadsledningskontorets ekonomiavdelning Förfrågningsunderlaget är indelat i sex avsnitt: 1. Allmän information 2. Upphandlingsföreskrifter 3. Krav på leverantör 4. Kravspecifikation 5. Utvärderingskriterier 6. Kommersiella villkor Avsnitt 1 beskriver bakgrunden till upphandlingen och dess omfattning. Avsnitt 2 anger föreskrifterna för anbudsinlämning samt hur handläggningen går till. Avsnitt 3 anger kvalificeringskrav för anbudsgivaren/leverantören medan avsnitt 4 anger vilka krav som ställs på tjänsten. Avsnitt 5 anger vilka utvärderingskriterier som kommer att användas samt hur anbuden kommer att utvärderas. Avsnitt 6 anger uppdragets kommersiella villkor. Landskrona stad Stadshuset Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn Fax 0418-xxx xxx@landskrona.se Bankgiro Postgiro Org.nr

2 2(14) 1 Allmän information 1.1 Upphandlande myndighet Landskrona stad, med ca kommuninvånare präglas av placeringen mitt i Skandinaviens intensivaste storstadsområde i kombination med den lilla stadens lugn och charm. Landskrona stads verksamhet är uppdelad i nio förvaltningar och har ca anställda. Näringslivet domineras av små och medelstora företag. 1.2 Beställande enhet Stadsledningskontorets ekonomiavdelning 1.3 Definitioner Upphandlande myndighet = Landskrona stad, köpare Beställande enhet = Stadsledningskontorets ekonomiavdelning Anbudsgivare = leverantör, säljare 1.4 Bakgrund och omfattning Landskrona stad inbjuder till anbudsgivning gällande skanning, tolkning och arkivering av Landskrona stads och Landskrona energi ABs. leverantörsfakturor. Uppdraget består i att hantera flödet av leverantörsfakturor från ankomst till arkivering, se vidare beskrivning under rubriken krav på tjänsten. Landskrona stad och Landskrona energi AB använder för närvarande Å- dataekonomisystem som work-flow för inskannade fakturor. Fakturavolym/år för: Landskrona stad Landskrona energi AB ca st ca st Uppskattad volym gäller utan förbindelse. Antalet fakturor kan komma att minska under avtalstiden till förmån för elektroniska fakturor. Landskrona stad har idag ett gällande avtal som går ut Följande delar ska ingå i tjänsten: Postöppning Hantering av icke fakturor (ex offerter, fakturakopior, påminnelser m m) Hantering av ovidkommande information (ex reklam) Preparering av fakturor för skanning Skanning/Bildbehandling Tolkning Verifiering av tolkade uppgifter

3 3(14) Utdata/transfer/filöverföring (Leverans av datafiler med bilddata och tolkad data) Arkivering av pappersoriginal Återsökning Kundservice/Support 1.5 Avtalstid Beräknad avtalstid är till Landskrona stad har rätt att förlänga avtalet 2 gånger om vardera 12 månader dock längst till Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela upphandlingen. 1.7 En eller flera leverantörer Landskrona stad har för avsikt att teckna avtal med en leverantör. Antalet leverantörer som den upphandlande myndigheten slutligen tecknar avtal med kan komma att förändras beroende på överväganden från den upphandlande myndighetens sida. 1.8 Upplysningar under upphandlingen Eventuella frågor angående denna upphandling skall ställas via e-post till ansvarig kontaktperson enligt nedan: Namn: Jonas Lundqvist E-post: jonas.lundqvist@landskrona.se Frågor skall ha inkommit senast och kommer att besvaras löpande, dock senast Alla frågor och svar redovisas och besvaras på Landskrona stads hemsida under fliken pågående upphandlingar. De redovisade frågorna och svaren utgör en integrerad del av detta förfrågningsunderlag och det åligger potentiella anbudsgivare att bevaka dessa. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingens form Upphandling kommer att ske genom förenklad upphandling enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, nedan kallad LOU. Alla leverantörer äger rätt att lämna anbud. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandlingar med anbudsgivare. 2.2 Anbudets form och innehåll För att säkerställa en korrekt utvärdering av inkomna anbud bör anbuden följa den struktur och numrering som finns i förfrågningsunderlaget. Samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar skall bifogas anbudet. Anbud skall vara skriftligt, på svenska språket och undertecknas av anbudsgivarens firmatecknare eller av annan behörig person. Anbud lämnas/sänds, i förslutet kuvert eller omslag märkt med skanning, till:

4 4(14) Landskrona stad Stadsledningskontoret/Ekonomiavdelningen Jonas Lundqvist Landskrona Anbud per telefax och e-post accepteras inte på grund av att anbudssekretess inte kan garanteras. Kuvert eller omslag som anbud inlämnas i bör vara omärkt med hänsyn till anbudssekretessen. 2.3 Alternativa utföranden Alternativa anbud kommer inte att accepteras 2.4 Sista anbudsdag Anbudet skall vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast För sent inkomna anbud kommer inte att prövas. 2.5 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara giltigt till och med Leverantören skall i rutan nedan bekräfta att anbudet är giltigt till och med ovanstående datum. 2.6 Anbudsöppning Anbud kommer att öppnas och förtecknas snarast möjligt efter anbudstidens utgång. Vid öppnandet deltar minst två tjänstemän från den upphandlande myndigheten. Endast skriftlig kompletterad uppgift lämnad efter begäran av/medgivande av den upphandlande myndigheten under giltighetstiden kan beaktas i upphandlingsförfarandet. 2.7 Anbudshandläggning Efter anbudsöppningen sker granskning och prövning av anbuden. Prövning av inkomna anbud kommer att ske i tre (3) steg: Steg 1 Uteslutning Steg 2 Kvalificering Steg 3 Utvärdering Steg 1 består av en granskning av att anbudet inkommit inom rätt tid och att det inte finns anledning att utesluta leverantören från vidare handläggning med hänsyn till de uteslutningsgrunder som finns. Angående uteslutningsgrunder se vidare i avsnitt 3.1. I steg 2 kontrolleras att leverantören uppfyller de kvalificeringskrav som finns angivna och att anbudet uppfyller de formella minimikrav som finns upptagna i förfrågningsunderlaget.

5 5(14) Steg 3 innebär en prövning av anbudet mot bakgrund av de utvärderingskriterier som angivits. Ofullständigt anbud eller ett anbud som innehåller oriktiga uppgifter kan komma att förkastas. 2.8 Utvärderingsprinciper Landskrona stad kommer att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de utvärderingskriterier som anges i avsnitt Tilldelningsbesked Tilldelningsbesked kommer att skickas ut per e-post eller fax så fort utvärderingen är klar. Anbudsgivaren skall nedan ange till vilken e-postadress tilldelningsbeskedet skall skickas. Adress skall avse behörig person och inte någon allmän adress. Behörig person: E-postadress: 2.10 Ikraftträdande Kommande avtal träder ikraft först sedan det undertecknats av behöriga för båda parter. Avtal kan tecknas först tio (10) dagar efter det att tilldelningsbesked lämnats till alla anbudsgivare Sekretess Anbudsgivare skall i anbudet ange om någon information i anbudet önskas sekretessbeläggas. En tydlig hänvisning om vilka delar som bör omfattas av sekretess och skälen för sekretess skall anges. Observera att skälen måste ha stöd i offentlighets och sekretesslagen (2009:400) för att Landskrona stad skall kunna beakta begäran. Landskrona stad kan inte garantera att begärd information sekretessbeläggs eftersom det görs en enskild sekretessprövning vid varje tillfälle en handling begärs Sekretess begärs: Om JA, ange i vilken till anbudet bifogad bilaga som skälen för sekretessbegäran återfinns:

6 6(14) 3 Krav på leverantör 3.1 Uteslutningsgrunder Besvarat och underskrivet förfrågningsunderlag Anbudsgivaren skall fylla i svar på samtliga begärda uppgifter i detta förfrågningsunderlag samt inkomma med övriga efterfrågade handlingar i samband med anbud Juridisk och ekonomisk ställning Anbudsgivare kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de situationer som anges i 10 kap 1-2 LOU föreligger. Detta gäller även för underleverantörer om sådana anlitas. Landskrona stad kommer att göra nödvändiga kontroller att grund för uteslutning inte föreligger Registreringar Anbudsgivare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, kommer Landskrona stad att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk: Om JA, bifogas intyg: bilaga: Skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter. För kontroll av att anbudsgivaren fullgjort sina skyldigheter, kommer Landskrona stad att av Skatteverket begära in SKV 4820 (Begäran/Svar offentliga uppgifter). Observera: För det fall anbudsgivaren är utländsk, skall dokumentation motsvarande blankett SKV 4820 lämnas in av anbudsgivaren tillsammans med anbudet. Av dokumentationen skall framgå att anbudsgivaren i hemlandet fullgjort sina skyldigheter. Intyget skall vara högst tre månader gammalt räknat från sista dag att lämna anbud i denna upphandling. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera att inlämnade uppgifter är korrekta. Anbudsgivaren är utländsk:

7 7(14) Om JA, bifogas dokumentation motsvarande SKV 4820 (originalhandling) från etableringslandet enligt ovan: bilaga: Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en god och stabil ekonomi. Syftet med den ekonomiska granskningen är att se till att de inkomna anbudsgivarna bedöms kunna fullfölja det tänkta uppdraget under avtalstiden. Som bevis för att kravet på en god och stabil ekonomi är uppfyllt, skall anbudsgivaren inneha minst riskklass tre (3) enligt UC AB:s riskklassbedömning (normal risk vad gäller kreditvärdighet) eller motsvarande från annat kreditupplysningsinstitut, eller på annat sätt kunna bevisa att företagets ekonomiska ställning motsvarar ställda krav för denna grad av rating. Landskrona stad förbehåller sig rätten att kontrollera om anbudsgivaren inte uppfyller kreditvärdigheten. Uppfylls kreditvärdigheten: Om kreditvärdigheten styrks på annat sätt än genom UC:s riskklassbedömning skall dokumentation (originalhandling) bifogas som visar att kraven på ekonomisk stabilitet enligt ovan uppfylls. Dokumentation bifogas, bilaga: 4 Kravspecifikation 4.1 Skanning som tjänst Leverantören skall kunna ta emot leverantörsfakturor samt öppna de kuvert som fakturorna levereras i. Leverantören skall kunna skanna svenska fakturor i olika format, mest A4, fakturabaksidor med information, fakturor med mer än ett blad och fakturabilagor/specifikationer, fakturabilagors baksida med information, fakturor som kräver viss manuell hantering, handskrivna fakturor samt kreditnoter. Leverantören skall hantera paginering av originalfakturor och följesedlar och hantera prepagering d.v.s. hantering av gem, klammer, post-it lappar och dylikt. Fakturor med tillhörande bilagor räknas som ett fakturaset. Post som inte är fakturor ska samlas ihop och skickas till uppdragsgivaren 1 ggr/vecka. Viss ovidkommande information ska samlas ihop och skickas till

8 8(14) uppdragsgivaren 1 ggr/vecka. Vid avtalsstart ska separat överenskommelse göras mellan antagen leverantör och uppdragsgivaren om vad som är att betrakta som ovidkommande information och hur den ska hanteras (slängas eller skickas till uppdragsgivaren) 4.2 Tolkning och verifiering Uppgifter som leverantören ska tolka och verifiera: Fakturanummer OCR-nummer Förfallodatum Fakturabeloppet Momsbeloppet Betalningssätt: Bankgiro (bg) i första hand, plusgiro (pg) om bankgironummer saknas. Kontonummer: Bankgironummer i första hand, plusgirokontot om bankgironummer saknas. Mottagarreferens Leverantörens namn Leverantörens organisationsnummer Leverantören skall: Kunna ändra ovanstående uppgifter och antal fält ska kunna utökas Se till att skanningsdatum (ankomstdatum) för varje faktura framgår Övriga fält leverantören kan tolka: 1. Orderidentitet 2. Personnummer 3. Faktura typ (debet/kredit) 4. Övriga fält efter överenskommelse

9 9(14) 4.3 Leverans Leverantören skall: Leverera data som är anpassad till kommunens ekonomisystem (Å-data). Leveransen skall ske antingen direkt till kommunens system eller via en tredje part. Skapa fakturabilder med god kvalitet för presentationen i ett format som är kompatibelt och kan hanteras i ovanstående system. Se till att fakturor som anländer för skanning dag 1 skall vara skannade, tolkade, verifierade och klara för leverans senast under natten till dag 2, helgdagar undantagna. 4.4 Leveranssäkerhet Leverantören skall: Ha en kopia på levererade data, bild och registerposter, för eventuell omsändning om felaktigheter skulle uppstå. Möjlighet till omsändning skall finnas minst upp till 60 dagar efter originalsändning. Kunna koppla ihop rätt fakturabild och bilagor till den tolkade och registrerade datan. Pappersfakturan ska förses med en unik identitet (skanningsid). I den tolkade textfilen ska den unika identitet (skanningsid) som tilldelats pappersfakturan redovisas per faktura. Hantera verifiering, det vill säga kontroll och eventuell rättning av tolkade fält. 4.5 Arkivering av originalfakturor med bilagor Leverantören skall: Arkivera originalfakturor i godkända arkivutrymmen under 10 år enligt Bokföringslagen (BFL.) Möjliggöra eventuell eftersökning om det visar sig nödvändigt Kunna sortera ut originalfakturor efter 10 år, efter samråd med kommunen Efter avtalstiden utgång hitta den bästa lösningen för båda parter gällande de redan arkiverade leverantörsfakturorna, i samråd med kommunen.

10 10(14) 4.6 Säkerhet, sekretess och personuppgiftslagen (PuL) Leverantören skall: Vidta nödvändiga åtgärder för att efterleva de säkerhetsföreskrifter och lagar avseende sekretess som gäller inom kommunal verksamhet. Leverantören får inte lämna ut handlingar till tredje man eller på annat sätt återge uppgifter vilka rör interna förhållanden eller information i aktuella system. Sekretesskyldigheten gäller även om aktuellt avtal mellan leverantören och kommunen har upphört. Uppfylla PuLs krav på säkerhet vid behandling av personuppgifter. Leverantören kommer att behandla data där personuppgifter kan ingå och biträder därigenom kommunen att behandla personuppgifter. Leverantören blir därigenom enligt definition som finns i Personuppgiftslagen (1998:204), personuppgiftsbiträde. Leverantören skall teckna sekretessförbindelse med all personal. 4.7 Service och support Leverantören skall Ha en support som kan hantera felanmälningar och förfrågningar. Ha en hög tillgänglighet under svensk kontorstid kl :00, via olika kanaler med en snabb återkoppling. Ha all kommunikation i tal och skrift på det svenska språket. 4.8 Filformat Leverantören skall Leverera fil i enlighet med filformatet för ankomstregistrering av elektroniska fakturor i Å-datas ekonomisystem enligt bilaga. 5 Utvärderingskriterier Kommunen kommer att anta det anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till nedan viktade kriterier. Utvärderingskriterier Viktningsprocent Poäng Pris 40% 1-5 Kvalitet på tidigare utförda uppdrag 60% 1-5

11 11(14) Pris för respektive anbud bedöms i en skala från 1-5 där lägsta pris får högsta poäng 5. Pris per skannad faktura ska anges, inklusive samtliga kostnader, se avsnitt 4. I priset ska eventuell integrations kostnad ingå. Lämnat á pris multipliceras med fakturor/år och räknas ner för att få fram en slutsumma. Beräkning exempel Leverantör Anbudspris Poäng Poängtal :- 5,0 2, :- 2,5 1, :- 2 0,80 Nästa poäng räknas ut enligt följande: 1000/2000 = 0,5 x 5 (högsta poäng)=2, /2000=0,4 x 5 =Poäng 2 Poängtalet räknas ut enligt följande: Poäng x viktad procent = 5 x 40% = Poängtal 2,0 Kvalité på tidigare utförda uppdrag Här kommer vi att kontakta de referenser som angivits i anbudet, de kommer att få betygsätta följande påståenden/frågor på en skala från 1-5. Lämnade referensers genomsnittliga poäng kommer att ligga till grund i utvärderingen. Inskannade fakturorna är av bra kvalité och kan läsas tydligt både på dataskärmen och vid utskrift Leverantören är noggrann vid verifieringen av fakturorna, fel uppstår sällan Leverantören är snabb på att åtgärda anmälda fel driftstopp Leverantören är lätt att få kontakt med via telefon och E-post Vilket bemötande har ni fått i kontakt med leverantören Leverantören håller avtalad leveranstid av fil med inskannade fakturor Det är mycket viktigt att angivna referenspersoner är vidtalade och att de har sådan roll att de kan besvara frågorna. Skulle en referent, trots flera försök, inte vara nåbar på det telefonnummer som uppgivits kommer referentens poäng att bli 0 vid utvärderingen. 6 Landskrona stads kommersiella villkor De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan köparen och leverantören. Anbudsgivaren skall i rutan nedan bekräfta att de kommersiella villkoren accepteras i sin helhet.

12 12(14) 6.1 Betalningsvillkor Fakturor förfaller 30 dagar netto från fakturans ankomstdatum samt fullgjord och godkänd leverans. 6.2 Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen med av riksbanken fastställd referensränta + 8 procentenheter. 6.3 Fakturainnehåll Förutom obligatorisk fakturamärkning med beställarens namn och mottagarreferens, leveransadress och utförd leverans, skall fakturan innehålla följande information: OCR-nummer alt fakturanummer Förfallodatum Fakturabeloppet Momsbeloppet Bankgironummer Leverantörens namn och adress Leverantörens organisationsnummer och momsregistreringsnummer Information om F-skattsedel vid utfört arbete Vid kreditfakturor ska det framgå debetfakturans fakturanummer Av fakturan ska det framgå tydligt vad som faktureras Fakturor som inte innehåller ovanstående information kommer att returneras till leverantören för åtgärd innan betalning erläggs. Fakturering skall ske månadsvis. Till fakturan ska en specifikation bifogas över antalet skannade fakturor / dag samt antalet returer. 6.4 Faktureringsavgifter Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får ej debiteras. 6.5 Handlingarnas inbördes rangordning Om det i kontraktshandlingar förekommer mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i följande tolkningsordning: 1. Ändringar och tillägg 2. Avtalet Scanning av fakturor inklusive bilagor 3. Förfrågningsunderlaget inkl. ev. kompletteringar 4. Anbudsgivarens anbud Säljarens ansvar Säljaren förbinder sig och ansvarar för att fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna vad beträffar skatter och avgifter, att åberopa sin F-skattsedel under hela avtalsperioden att förändringar beträffande egen F-skattestatus utan dröjsmål meddelas Landskrona stad,

13 13(14) att avkräva samma utfästelse av den som säljaren i förekommande fall anlitar. 6.6 Ändringar och tillägg till avtal Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en skriftlig handling undertecknad av båda parter. 6.7 Överlåtelse av avtal Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal. Säljaren får dock utan medgivande överlåta rätten att motta betalning enligt avtalet. 6.8 Underleverantör Det är möjligt att använda sig av underleverantör. Dessa omfattas av samma krav och villkor som säljaren. Säljaren är ansvarig mot köparen för underleverantör enligt upphandlingens villkor. 6.9 Hävning, avtalstid och uppsägning Detta avtal löper från det att detsamma undertecknats av båda parter till och med 2014 (årtal). Därefter upphör avtalet att gälla utan någon uppsägning under förutsättning att det inte genom separat skriftligt avtal parterna emellan förlängts att gälla, dock längst till och med 2016 (årtal). En var av parterna äger dock rätt att utan hinder av vad som ovan angetts säga upp detta avtal till omedelbart upphörande om part bryter mot bestämmelse i detta avtal eller inte följer gällande tillämpliga lagar, förordningar och/eller andra bestämmelser och avtalsbrottet inte är av endast ringa betydelse samt rättelse inte skett inom trettio (30) dagar, efter skriftlig anmaning därtill. Kontraktsavbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om leverantören vid upprepade tillfällen inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal. Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller annars befinnes vara på sådant obestånd att företaget inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Om hävning sker enligt denna bestämmelse har Landskrona stad rätt till ersättning för eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man samt för de kostnader som föranleds av ett nytt upphandlingsförfarande Pris Angivna priser ska vara svensk valuta exklusive mervärdesskatt 6.11 Prisjustering Vid en eventuell förlängning av avtalet har leverantören möjlighet till prisjustering. Prisjustering med ökade priser som resultat, får endast ske en gång per år vid en eventuell förlängning av avtalet och får max motsvara total KPI (basår 1980). För beräkning av basmånad som underlag till prisjustering, skall index baseras på den senaste kända 12 månaders period. Retroaktiv prisjustering får ej förekomma. Leverantörens beräkning av prisändring skall aviseras till Landskrona stad, Stadsledningskontoret/Ekonomiavdelning senast trettio (30) dagar innan önskad prisjustering. Prisändringen börjar gälla först efter skriftlig bekräftelse från Landskrona stad.

14 14(14) 6.12 Skadestånd Fullgör part inte sina skyldigheter enligt detta avtal har motparten rätt till ersättning för skada (skadestånd). Skadeståndet omfattar inte ersättning för indirekt skada såvida inte grov vårdslöshet ligger den felande parten till last Tvist Eventuella tvister skall i första hand avgöras i förhandling mellan parterna och därefter avgöras i svensk domstol med tillämpning av svensk rätt Befrielsegrund (Force Majeure) ALOS 05 punkterna Befrielsegrund Härmed intygas att: upplysningar och övriga handlingar som lämnats in är korrekta de kommersiella villkoren accepteras samtliga skall-krav accepteras anbudsgivaren lever upp till lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter omständigheter enligt Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 10 kap 1 och 2 ej föreligger samtliga uppgifter i anbudet är sanningsenliga Ort, Datum Anbudsgivarens underskrift + namnförtydligande (Behörig firmatecknare eller av denne befullmäktigad person i det senare fallet skall fullmakt bifogas)