Slutrapport från projekt; En enhetlig struktur betr äffande handläggning och dokumentation samt uppföljning av mis s- bruksärenden

Transkript

1

2 SIGNERAD Malmö stad Stadskontoret 1 (4) Datum Vår referens Christina Ek Utvecklingssamordnare Tjänsteskrivelse christina.ek1@malmo.se Slutrapport från projekt; En enhetlig struktur betr äffande handläggning och dokumentation samt uppföljning av mis s- bruksärenden STK Sammanfattning Tjänsteskrivelsen återger resultat från projektet En enhetlig struktur. Projektet resulterade i nya gemensamma rutiner beträffande handläggning, dokumentation och uppföljning av ärenden avseende missbruk/beroende av alkohol, narkotika eller läkemedel i Malmö. Malmö stads vårdgaranti från 2009, avseende utredning och bedömning gällande alkohol- och narkotikamissbruk, har utvecklats och förtydligats och ingår i rutinerna. För att de nya rutinerna ska leda till likabehandling i Malmö stad behöver de kompletteras med politiskt antagna riktlinjer. Förslag till beslut Vård- och omsorgsberedningen beslutar föreslå kommunstyrelsen hemställa att kommunfullmäktige beslutar att vårdgarantin i Malmö stad avseende utredning och bedömning gällande vård och behandling av alkohol- och narkotikamissbruk ska upphöra att gälla i sin nuvarande form., samt att kommunstyrelsen för egen del att att godkänna slutrapporten från projekt En enhetlig struktur och översända denna till stadsområdesnämnderna Norr, Öster, Söder, Väster och Innerstaden samt till Sociala resursnämnden för kännedom. ge stadskontoret i uppdrag att i samverkan med stadsområdena utarbeta riktlinjer för arbetet inom individ- och familjeomsorgens missbruks- och beroendevård, samt återkomma till kommunstyrelsen våren 2015 med ett förslag på riktlinjer. Beslutsunderlag G-Slutrapport från projekt En enhetlig struktur för missbruksvården. Slutrapport Beredningsbrev VoO

3 Beslutsplanering Vård- och omsorgsberedningen KS Arbetsutskott Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige (4) Ärendet Projektbeskrivning I februari 2012 beslutade Malmö stads IoF-chefer tillsammans med avdelningschefen på avdelningen Vuxna, Sociala Resursförvaltningen att tillsätta ett projekt med uppdraget att skapa en enhetlig struktur för handläggning, dokumentation och uppföljning av ärenden beträffande missbruk/beroende av alkohol, narkotika eller läkemedel i Malmö (missbruksärenden). Syftet med projektet var att få en gemensam struktur för hur Malmös stadsområden ska tillämpa befintliga lagar, föreskrifter, allmänna råd, handböcker och metoder i handläggning, dokumentation och uppföljning av missbruksärenden. Syftet var att uppnå lika behandling och kvalité i stadsområdena samt skapa förutsättningar för att följa upp, utveckla och kvalitetssäkra verksamheten inom området. Projektet startade 1 september 2012 och avslutades den 30 juni Projektet har resulterat i gemensamma rutiner beträffande handläggning & dokumentation samt uppföljning av missbruksärenden samt ett tillhörande användarvänligt handläggarstöd på intranätet KomIn ( komin.malmo.se/rutiner_missbruk). Rutinerna är beslutade på tjänstemannanivå och gäller från den 1 juli Implementering har påbörjats inom projekttiden och kommer att fortsätta under hösten 2013 med stöd från stadskontoret. Bakgrund Sedan 2009 finns en vårdgaranti i Malmö stad avseende utredning och bedömning gällande vård och behandling av alkohol- och narkotikamissbruk. Vårdgarantin togs fram i Strategi för vård och behandling av etablerade missbrukare i Malmö och den tillhörande Handlingsplanen för perioden Syftet med vårdgarantin är att ge vård på lika villkor i Malmö stad och att tillgängligheten till planerad vård och behandling ska öka. Vårdgarantin lyder enligt följande: - Första samtal med socialtjänsten skall ske inom 3 arbetsdagar. Om det ej kan genomföras ska en avvikelserapport upprättas. - Socialtjänsten ska genomföra en utredning innefattande ASI på alla som söker bistånd till vård och behandling för sitt missbruk - Alla klienter ska erbjudas stödsamtal under utredningstiden - En vårdplan ska upprättas inom 8 veckor från det att en utredning inletts. Om det ej kan genomföras ska en avvikelserapport upprättas. - Vårdplanen ska vara av hög kvalitet och upprättas i samråd med klienten - Om klienten är aktuell hos socialtjänsten och annan myndighet samtidigt ska socialtjänsten, vid behov och med samtycke från klienten, initiera till gemensam vårdplanering - Alla klienter ska följas upp under och efter vård- och behandlingsinsatser - Vid avbruten insats eller återfall i missbruk under vårdtiden ska alltid en uppföljning ske för att bedöma klientens vilja och behov av fortsatt vård Någon ny handlingsplan har inte upprättats efter 2009 då kommunfullmäktige 2010 beslutade att Strategi för vård och behandling för åren skulle upphöra att gälla samt att någon ny

4 handlingsplan för perioden inte skulle upprättas. Detta beslutades då insatserna i handlingsplanen huvudsakligen hade genomförts samt då det samma år antogs en ny plan med tydliga effektmål för individ- och familjeomsorgen i Malmö. Därmed ansågs det inte längre behövligt med styrdokument riktade till specifika insatsområden. Plan för individ och familjeomsorgen är politikens intentioner och mål för individ- och familjeomsorgen, IoF. De specifika effektmålen för missbruks- och beroendevården är följande två: 3 (4) Varje år ska fler än föregående år nå målen i sin individuella planering Andelen personer som genomgår behandling med gott resultat ska öka varje år. Stadskontorets rapporterar årligen till kommunstyrelsen hur väl målen uppfyllts. Rapporteringen grundar sig på uppgifter från stadsdelarna. Vid uppföljningen 2010 var det inte möjligt att rapportera måluppfyllelse pga. att det fanns brister i dokumentationen gällande den enskildes mål samt socialtjänstens bedömning av hur väl målen uppfyllts. Även underlaget för uppföljning av behandlingsinsatser var bristfälligt. Mot bakgrund av detta gav kommunstyrelsen i april 2011 stadskontoret i uppdrag att under 2011 tillsammans med stadsdelarna arbeta för att hitta en gemensam struktur för genomförandeplaner, en gemensam metod för målformulering och uppföljning, samt överlag hitta bättre rutiner för dokumentation. I oktober 2011 hölls en workshop för alla handläggare och arbetsledare i Malmö stad som arbetar med vårdplaner och genomförandeplaner i missbruksärenden. Syftet var att utbyta goda exempel och tillsammans hitta nya idéer för att underlätta och utveckla arbetet. Under workshopen framkom tydligt ett behov av och en efterfrågan på enhetliga rutiner för handläggning och dokumentation genomförde stadskontoret på uppdrag från kommunstyrelsen Malmö stads brukarundersökning inom missbruks- och beroendevården På stadskontorets FOU-enhet genomfördes samma år en studie: Socialsekreterare om missbruksvården i Malmö. En rapport om arbetsvillkor, metoder, bedömningar och likabehandling. Båda visade att det förekom brister i likabehandling och rättsäkerhet för brukarna i Malmö. När det gäller bedömning, beslut och val av insats så visade studien i likhet med tidigare forskning att dessa påverkas av en rad olika faktorer utöver den enskildes vårdbehov. Även om alla använder sig av samma utredningsmetod (Addicion Severity Index) och följer samma lag så förefaller även socialsekreterarnas och chefernas ideologiska övertygelse, arbetsplatsens tradition och kultur, hur duktig socialsekreteraren är på att argumentera och hur man ser på budgetfaktorn ha ett stort inflytande över vilken vård och behandling man matchar den enskilde till. Mot bakgrund av ovanstående beslutade IoF-cheferna och avdelningschefen på avdelningen Vuxna, Sociala Resursförvaltningen att tillsätta projektet En enhetlig struktur beträffande handläggning och dokumentation samt uppföljning av missbruksärenden som nu resulterat i enhetliga rutiner. Det som vårdgarantin ska säkerställa ingår i de nya rutinerna och har i vissa delar förtydligats. Ett exempel är att vårdgarantin fastslår att alla klienter ska följas upp efter vårdoch behandlingsinsatser. Detta har omformulerats och konkretiserats i rutinera på följande sätt: Efter fullföljd behandling har den enskilde rätt till en uppföljningskontakt med sin socialsekreterare. Uppföljningskontakt beviljas under tre månader. Insatsen ska utformas individuellt i samråd med den enskilde och beroende på dennes behov. Vid en ambivalens ska den enskilde motiveras. Syftet med kontakten är att stötta den enskilde efter avslutad behandlingsinsats i sin vardag, fortsätta motivera att upprätthålla sin drogfrihet samt fånga upp eventuella signaler för ett återfall. Detta kan även innefatta stöd i form av uppföljning av den aktuella eftervården eller samordning med andra aktörer osv. Uppföljningskontakten möjliggör att på ett systematiskt sätt följa upp den enskilde. En sådan kontinuerlig kontakt kan antas bidra positivt till en smidi-

5 gare övergång från behandlingen till livet på hemmaplan. 4 (4) När det gäller avvikelser från vårdgarantin ska de enligt de nya rutinerna hanteras på samma sätt som andra avvikelser i verksamheten. I projektets slutrapport framkommer att en svårighet i utarbetandet av rutiner har varit att ange vilken nivå och inriktning som ska gälla. Det är lätt att skriva rutiner utifrån en optimal tillvaro med obegränsade resurser. Men i verkligheten, när rutiner ska omsättas i praktiken, behöver de anpassas efter den tid och de resurser som finns tillgängliga. Då behövs en tydlighet kring vilken den gemensamma nivån och inriktningen ska vara utöver vad som anges i lagstiftningen. Ur detta har det vuxit fram ett behov av politiskt antagna riktlinjer för arbetet med personer med missbruks- eller beroendeproblem för socialtjänsten i Malmö stad. Stadskontorets bedömning Grunden för handläggning är lagstiftningen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. I Malmö stad kompletterades dessa 2009 med en vårdgaranti som innehåller många bra rutiner gällande utredning och bedömning av alkohol- och narkotikamissbruk. Det har dock visat sig att dessa inte är tillräckligt omfattande för att uppnå målet med att ge vård på lika villkor. Därför har nya gemensamma rutiner utarbetats. De nya rutinerna gäller från De nya rutinerna som är mer omfattande än vårdgarantin, är i sig en slags garanti för vård på lika villkor för alla i Malmö stad som söker hjälp för missbruks- och beroendeproblem gällande alkohol, narkotika eller läkemedel. I rutinerna har vårdgarantin utvecklats och förtydligats och ingår nu som en del av rutinerna. Vårdgarantin bör därför upphöra att gälla i sin nuvarande form och brukarna bör istället informeras om de rättigheter som formuleras i rutinerna. Informationen ska ges av socialsekreterarna men bör även finnas tillgänglig på Malmö stads hemsida Rutinerna är beslutade på tjänstemannanivå av Malmö stads IoF-chefer. När rutinerna ska tilllämpas i praktiken anpassas de efter den tid och övriga resurser som finns tillgängliga på de olika stadsområdena. Ibland behöver prioriteringar göras. För att säkerställa en likabehandling i Malmö stad behöver en gemensam nivå och inriktning av arbetet med personer med missbruk och beroende tydliggöras. Rutinerna behöver därför kompletteras med riktlinjer som pekar ut den politiska viljeinriktningen för IoF s missbruks- och beroendevård. Riktlinjer för missbruksoch beroendevård skulle även ge en enhetlighet mellan verksamhetsområdena då det idag redan finns antagna riktlinjer för handläggning av försörjningsstöd samt riktlinjer gällande barn och ungdomsvården. Några exempel på områden som behöver förtydligas i riktlinjerna är barnperspektivet, stöd till anhöriga (inkl barn), unga vuxna, jämställdhetsperspektiv, samverkan med hälso- och sjukvård gällande läkemedelsassisterande behandling samt gravida kvinnor med missbruk eller beroendeproblematik. Ansvariga Birgitta Vilén-Johansso Avdelningschef Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör

6 slutrapport (46000)_tmp En enhetlig struktur beträffande handläggning & dokumentation samt uppföljning av missbruksärenden Slutrapport Upprättad Datum: Version: 1 Ansvarig: Christina Ek Förvaltning: Stadskontoret Enhet: Individ- och familjeomsorg

7 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Projektets förlopp Organisation Kommunikation och möten Leveranser Ekonomisk redogörelse Resursutnyttjande av övriga resurser Erfarenheter Anställningsform Styrgrupp och referenspersoner Projektmodell Kommunikation och förankring av projektet Brukarinflytande Återstår Implementering enligt plan Uppföljning av strukturen Övrigt Bilaga

8 1. Sammanfattning Syftet med projektet har varit att skapa en gemensam struktur för hur Malmös stadsområden ska tillämpa befintliga lagar, föreskrifter, allmänna råd, handböcker och metoder i handläggning och dokumentation av missbruksärenden. Det har tidigare inte funnits en gemensam sådan vilken har medfört brister i likabehandling och rättssäkerhet för klienterna vilket bland annat framkom vid Malmö stads brukarundersökning inom missbruks- och beroendevården 2011 samt vid studien Socialsekreterare om missbruksvården i Malmö. En rapport om arbetsvillkor, metoder, bedömningar och likabehandling som genomfördes samma år på FOU Malmö. Bristen på enhetlig struktur har även medfört svårigheter att följa upp, utveckla och kvalitetssäkra verksamheten inom området. Efter att detta uppmärksammandes i uppföljning av Plan för individ och familjeomsorgen gav kommunstyrelsen, i april 2011, stadskontoret i uppdrag att tillsammans med stadsdelarna arbeta för att hitta en gemensam struktur för genomförandeplaner, en gemensam metod för målformulering och uppföljning, samt överlag hitta bättre rutiner för dokumentation. En annan bakgrund till projektet är SOSFS 2011:9 Föreskrift och allmänna råd om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som trädde i kraft den 1 januari I denna framgår att den som bedriver socialtjänst ska fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalité. Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. Projektet har genomförts på uppdrag av Malmö stads tio IOF-chefer och chefen för avdelningen vuxna, Sociala Resursförvaltningen. I februari 2012 beslutade IOFcheferna att godkänna projektidén och i september godkändes projektplanen. Projektet har levererat gemensamma rutiner beträffande handläggning & dokumentation samt uppföljning av missbruksärenden samt ett tillhörande användarvänligt handläggarstöd på intranätet KomIn. Implementering av rutinerna har påbörjats inom projekttiden och kommer att fortsätta under hösten Gemensamma rutiner förväntas leda till att säkerställa en rättssäker handläggning och likabehandling av ärenden. Det ska även utgöra en grund för ett kvalitativt socialt arbete utifrån evidensbaserad praktik samt för en systematiserad resultatuppföljning beträffande måluppfyllelse, både på individ- och gruppnivå. Uppföljningen ska användas i verksamheterna för att kunna mäta och förbättra resultatet. En annan förväntad effekt är att resurser frigörs genom att handläggningens form/struktur är enkel och tydlig för de som ska arbeta med den. 3

9 2. Projektets förlopp Inga större avvikelser från projektplanen har förekommit gällande innehåll, tidsplan, organisation eller resurser. Projektet har löpt under 10 månader med start den 1 september 2012 då projektgruppen påbörjade sitt uppdrag. Projektet avslutades enligt plan den 30 juni Uppdraget var att ta fram en Malmögemensam enhetlig struktur beträffande handläggning & dokumentation samt uppföljning av vuxna med missbruks/beroendeproblematik. Uppdraget konkretiserades inledningsvis till att gälla framtagande av rutiner för ärendeprocessen. Rutinerna finns vid projektslut dokumenterade genom ett användarvänligt handläggarstöd på intranätet KomIn. Enligt projektplanen skulle strukturen vid projektslut vara under implementering. Som ett första steg i implementeringen har projektgruppen besökt alla arbetsgrupper som arbetar med handläggningen av missbruksärenden. Vid besöken har de informerat om att det kommer nya rutiner samt visat hur handläggarstödet kommer att ser ut. Rutinerna med tillhörande stöd har fått mycket positiv respons vid dessa besök. Tillämpningen av de nya rutinerna har inte påbörjats under projekttiden men det finns en plan för implementering som omfattar aktiviteter under hösten Organisation Beställare av projektet är Malmö stads tio IoF-chefer och avdelningschefen på avdelningen Vuxna, Sociala Resursförvaltningen. Projektorganisationen har bestått av projektgrupp, projektledare och styrgrupp. Projektgrupp: Projektgruppen har bestått av tre socialsekreterare, Iwona Johansson sdf Rosengård, Sandra Larutia sdf Centrum samt Monika Hajny sdf Fosie. Två i projektgruppen har arbetat 100 % och en person har arbetat 80 % i projektet. De har suttit tillsammans i en lokal som tillhör SRF. Under projekttiden har de haft kvar sina anställningar i respektive stadsdel och tillhört sina ordinarie arbetsgrupper men har varit utlånade till projektet. De har under projekttiden inte arbetat med sina vanliga arbetsuppgifter men har deltagit på APT och andra gemensamma träffar som de tillsammans med sina arbetsledare bedömt varit viktiga. Projektgruppen har haft som uppgift att med utgångspunkt från den egna arbetspraktiken utarbeta förslag på rutiner. Projektledare: Christina Ek avd IoF stadskontoret har varit projektledaren med budgetansvar och uppdraget att leda projektet. Christina har planerat och lett projektet med utgångspunkt från projektmodell ProjektStegen. Styrgrupp: Styrgruppen har bestått av Eva Stener och Anita Ekström som representerat IoF-cheferna, Kristina Nilsson enhetschef sdf Limhamn-Bunkeflo samt Sandra Grahn enhetschef sdf Västra Innerstaden som representerat strategigruppen för missbruksfrågor. Styrgruppen har haft ansvar för att styra projektet samt besluta om eventuella ändringar och avsteg från projektplanen. Styrgruppen har varit ett bollplank till projektgruppen samt tagit ställning till de leveranser som projektgruppen presenterat. De har antingen godkänt leveranserna och beslutat i enlighet med 4

10 projektgruppens förslag eller återremitterat förslaget till projektgruppen. Ett tredje alternativ har varit att styrgruppen har tagit med sig förslaget till strategigruppen eller IoF-chefsgruppen för beslut i dessa forum. Referenspersoner: Projektgruppen har haft ett nära samarbete med fler personer med fördjupad kompetens inom olika ämnesområden. Referenspersonerna hade redan vid projektstart informerats om projektet och tillfrågats om de kunde vara behjälpliga vid behov. Referenspersonerna har bland annat haft kompetens inom juridik, handläggning, forskning, anhörigfrågor, brukarperspektiv, missbruk- och beroendefrågor ur ett regionalt perspektiv, Procapita verksamhetssystem, informationsfrågor och Malmö stads intranät. 2.2 Kommunikation och möten Projektgruppen har haft möte med projektledaren varje vecka för att stämma av genomförandet av planerade aktiviteter. Mötena har även handlat om att skapa goda förutsättningarna för projektgruppen att genomföra projektet. Projektgruppen och projektledaren har använt ett webbaserat projektverktyg, Basecamp, för dokumentation och för kommunikation. Styrgruppen har haft möte cirka var sjätte vecka. Totalt blev det sex styrgruppsmöten, utöver det inledande projektplaneringsmötet. Mötena förlängdes från planerade 1,5 timme till 2 timmar per gång. Styrgruppen har inför varje möte fått en kort projektrapport om vad projektet arbetat med sedan sist samt fått underlag för diskussion eller förslag till beslut gällande rutinerna. Efter varje möte har de fått protokoll från mötet. Personal inom Malmö stad har informerats om projektet genom nyhetsbrev som har skickats via epost tre gången under projekttiden. Brevet har innehållit information om vad projektet arbetar med just nu samt vart man kan vända sig med frågor eller förslag. Brevet har skickats till chefer och handläggarnätverk inom området missbruk i Malmö stad som har ombetts att vidarebefordra detta till andra berörda. Sista nyhetsbrevet skickades även direkt till alla chefer på SRF. Styrgruppen har löpande informerat de forum de representerar och projektgruppen har informerat handläggarnätverket KLÖS (Kompetensutvecklande Lärande Över Stadsdelsgränserna). Chefer och handläggare som arbetar direkt med handläggning av missbruksärenden informerades redan innan projektstart av projektledaren och kom då med förslag på innehåll i projektet. Under våren har projektgruppen besökt samtliga arbetsgrupper som handlägger missbruksärenden och informerat om innehållet i de kommande rutinerna samt visat hur handläggarstödet på KomIn kommer att se ut. 2.3 Leveranser Under projektets första tid gjorde projektgrupp och styrgrupp tillsammans upp planeringen för projektgenomförande och delade upp uppdraget i leveranser. Leveranserna lades in i en tidsplan för att fördela arbetet jämnt under projektperioden. Leveranserna har innehållit förslag på rutiner inom olika delar av handläggningsprocessen. 5

11 Leveranser 1-3 har levererats till styrgruppen enligt projektplan. Dessa leveranser har handlat om rutiner gällande LVM och SoL i missbruksärenden. För mer detaljerad information om leveransernas innehåll se bilaga 1. Leverans 4 skulle göras i mån av tid och har inte hunnits med. Denna leverans handlar om handläggning och dokumentation av LOB (Lag 1976:511 om omhändertagande av berusade personer m.m) och körkortsyttranden. Rutinerna har i enlighet med direktiven i projektplanen sin utgångspunkt i de nationella riktlinjerna för missbruks- och beroendevård och annan relevant erfarenhet, forskning och lagstiftning. De bygger även på den kärnprocess för verksamhetsområdet som togs fram under kvalitetsworkshops i Malmö stad våren Projektgruppen har utgått från Malmö stads vårdgaranti avseende utredning och bedömning gällande vård och behandling av alkohol- och narkotikamissbruk och har även samarbetat med flera olika professioner i framtagandet och utformningen av rutinerna. Problem som uppstått vid framtagandet av förslag till rutiner handlar om förslag som innefattar andra enheter än den som primärt arbetar med missbruk/beroende. Projektorganisationen har inte kunnat styra över hur dessa tvärprocesser ska handläggas på ett enhetligt sätt i Malmö stad. Ett exempel på en sådan tvärprocess är stöd till barn till missbrukare och föräldraskap. Inga förändringar har där kunnat genomföras samtidigt som projektgruppen anser att detta i vissa avseenden inte hanteras tillfredställande idag. Utöver leverans 1-3 har projektgruppen haft som uppdrag att dokumentera rutinerna på ett ändamålsenligt sätt för de som ska arbeta med dem. Rutinerna är nu dokumenterade i ett webbaserat handläggarstöd på Malmö stads intranät KomIn. Det finns sedan tillgängligt för all personal i Malmö stad och har ett användarvänligt format. Här finns allt som berör handläggning, dokumentation och uppföljning samlat på ett ställe tillsammans med länkar till fördjupning inom området tex metoder och rapporter. 6

12 I uppdraget ingick slutligen ett utarbetada en implementeringsplan. Denna godkändes av styrgruppen den 17 maj. I enlighet med planen kommer stadskontoret att samordna implementeringsstödet till stadsområdena under hösten. Stödet består av kunskapsgenomgång av rutinerna för alla som arbetar med handläggning av missbruksärenden samt ett implementeringsstöd till berörda chefer. 2.4 Ekonomisk redogörelse Projektet finansierades genom 1,5 Mkr av de stimulansmedel som ursprungligen utbetalades av Länsstyrelsen för utveckling av vården för personer medtungt missbruk. Pengarna är den del av den schablonersättning som Länsstyrelen utbetalade till Malmö stad 2008 efter att Malmö stad lämnat en redogörelse för hur många personer med tungt missbruk som socialnämnden fått kontakt med och beviljat insatser för efter att det uppsökande teamet inlett sitt operativa arbete Pengarna har förvaltats av Sociala Resursförvaltningen. Vid IoF-chefernas möte den 17 februari 2012 beslöt IoFcheferna att finansiera projektet med dessa medel. Strategigruppen missbruk beslutade att ställa sig bakom projektet den 2 februari Budget för hela projektet var 1,5 Mkr och stadskontoret har rekvirerat pengarna från SRF. De stadsdelarna som lånat ut socialsekreterare till projektgruppen har internfakturerat stadskontoret för de utlägg de haft för sina projektmedarbetare under projektettiden. Stadsdelarna har administrerat kostnader för personal, kurser, konferenser, resor, hotell, tele och IT-kommunikation. Stadskontoret, avd IoF, projektledare Christina Ek har administrerat kostnader förknippade med lokaler, inköp av telefoner och datorer, tidningar och facklitteratur, förbrukningsmaterial, kontorsmaterial och representation. Projektledaren har haft budgetansvar. 7

13 Kostnader Totalt (sek) Personalkostnader som stadsdelarna interfakturerat Möten och interna konferenser Datorer Böcker, trycksaker, inredning, lokala resor Lokalkostnader Totala kostnader För att följa upp hur väl strukturen är implementerad samt ge förslag på fortsatt uppföljning och utvecklingsarbete planeras resterande medel ( sek) att användas till en FOU-resurs under 3 månader år Resursutnyttjande av övriga resurser Projektgruppen har suttit i en lokal på Amiralsgatan 21 som SRF har hyreskontrakt på. Projektet har sedan start delat lokalen med Ambulatoriegruppen som består av 2 medarbetare. I april flyttade ytterligare en verksamhet tillhörande SRF in i lokalen vilket fick till följd att ytterligare 2 medarbetare haft sin arbetsplats i lokalen. Projektledaren har inte suttit tillsammans med projektgruppen utan har haft kvar sin ordinarie arbetsplats på stadshuset. 3. Erfarenheter Vid projektavslut är styrgrupp, projektgrupp och projektledare nöjda med projektets genomförande och har fått positiv respons från berörda verksamheter på resultatet. Projektdeltagarna har identifierat faktorer som har bidragit till projektets resultat och sammanfattat dessa erfarenheter. Erfarenheterna handlar både saker som varit bra och saker som de i efterhand ser skulle kunna gjorts på ett annat sätt. 3.1 Anställningsform Att använda tre socialsekreterare som idag redan arbetar i Malmö stad med handläggning av missbruksärenden har varit en stor fördel. De har kunnat använda sina erfarenheter av hur man idag arbetar med dessa ärenden och vad som saknas eller fungerar mindre bra samt kunnat utgå ifrån vilket stöd de själva önskar i det dagliga arbetet. De har också en haft en realistisk bild av vad som går att omsätta praktiken. Att de varit tre personer med sin grundtjänst i tre olika stadsdelar har gett en bra dynamik till arbetet genom olika åsikter och synvinklar. De har också kunnat jämföra och tydligt se vilka olikheter som idag finns mellan stadsdelarna gällande handläggning. Anställningsformen att projektgruppen har haft kvar sina anställningar i sina ordinarie arbetsgrupper och stadsdelar har varit mycket positivt både för projektdeltagarna och för projektresultatet. Genom att delta på APT och andra relevanta möten eller utbildningar på sin ordinarie arbetsplats har projektgruppen kunnat följa vad som händer där de ska arbeta efter projektslut. De har inte heller missat den kompetenshöjning som kolleger fått och som de kommer att ha användning för i sin 8

14 ordinarie tjänst. Eftersom de haft regelbundna träffar med sin arbetsledare och arbetsgrupp har projektgruppen lättare kunna behålla verksamhetsförankringen i framtagandet av rutinerna. De har också kunna bolla frågor som uppkommit i projektet med kollegor och chefer på ett informellt och lättillgängligt sätt. Det har varit viktigt att projektgruppen varit frikopplade från sina ordinarie arbetsuppgifter och även fysiskt varit placerade utanför sina ordinarie arbetsplatser. Det upplevs som mycket svårt att kombinera projektuppdraget med en handläggartjänst då klientarbete i praktiken alltid prioriteras och inte alltid kan planeras in på bestämda tider. Projektgruppen har behövt gemensam tid för inläsning, reflektion och diskussion. Det är svårt att reflektera över och få distans till den egna verksamheten och det sätt man är van att arbeta på om man samtidigt arbetar kvar. Projektgruppens anställningsform har gett arbetsgruppen en bra balans mellan distans och närhet till verksamheten vilket varit en starkt bidragande faktor till projektets resultat. Något som kunde gjorts annorlunda är att skriva avtal med projektdeltagarna gällande vilka villkor som gäller under projekttiden. Projektdeltagarna har haft olika villkor som titel, lön och vilka sammankomster man förväntas delta i på sin ordinarie arbetsplats. Cheferna skulle ha samkört villkoren för projektdeltagarna och kommit överens om vad det innebär att vara utlånad. 3.2 Styrgrupp och referenspersoner Styrgruppen har bestått av fyra personer från olika stadsdelar. Två är IoF-chefer och två är enhetscheferna inom området missbruk. Att det varit representation av chefer på olika nivåer i organisationen har bidragit att flera perspektiv har framkommit i diskussioner och det har gått att på plats resonera kring vilken nivå som olika frågor ska beslut på. Det har varit en lagom stor styrgrupp för detta projekt. Lagom stor för att skapa diskussion och dynamik och för att inom rimlig tid komma fram till gemensamma beslut. Det har också varit god närvaro på styrgruppsmötena vilken alltid bidrar till bättre resultat. Vid osäkerhet kring mandat i beslutsfrågan eller vid behov att inhämta synpunkter i olika frågor från andra chefskollegor har styrgruppen lämnat dessa frågor till andra chefsgrupper. Detta har varit bra för att redan under arbetes gång kunna ta hänsyn till dessa synpunkter instället för att de framkommer i efterhand när rutinerna redan är klara. Det har varit till stor hjälp för projektgruppen att ha tillgång till olika typer av kompetenser vid behov. Att flera referenspersoner var tillfrågade redan innan projektstart och förberedda på detta arbete underlättade. 3.3 Projektmodell Projektet har haft projektmodell ProjektStegen som utgångspunkt. Detta har gett en tydlighet i projektets genomförande för såväl styrgrupp som projektgrupp. Projektmodellen har bidragit till att projektet förberetts och uppdraget tydliggjorts. Även tidsplaneringen med en tydlighet kring vad som ska göras, av vem och när har gett projektgruppen ett jämt arbetstempo. 9

15 Innan projektstart gjordes i enlighet med projektmodellen en förstudie och riskanalys. Förstudien inkluderade en inventering av behov och efterfrågan från verksamheterna vilket har sparat tid för projektgruppen som annars skulle startat med att göra denna. Riskanalys har sannolikt bidragit till att risker förebyggts, vilka annars skulle gett konsekvenser för projektets genomförande och resultat. 3.4 Kommunikation och förankring av projektet Projektets interna kommunikation har fungerat bra. Rapporter, minnesanteckningarna och beslutsunderlag till styrgruppen har varit tydliga och underlättat för styrgruppen att följa projektet. Basecamp, projektportalen, har underlättat för projektgrupp och projektledare att ha tillgång till gemensam kalender, samla och arbeta i gemensamma dokument samt att ha koll på senaste versionerna av gemensamma arbetsdokument. Av den externa kommunikationen har projektet fått positiv respons på nyhetsbreven som varit lagom många med lagom mycket information. Projektet har även fått mycket positiv respons på de besök som projektgruppen gjorde i arbetsgrupperna under våren för att informera om rutinerna och visa handläggarstödet på KomIn. Besöken var uppskattade men också viktiga för den kommande implementeringen. Rutinerna mottogs positivt vilket troligtvis har fler olika anledningar. En anledning är att de motsvarar det behov som finns hos handläggarna vilket åter igen lyfter fram vikten av att göra ett bra förarbete innan projektstart. En annan anledning är att rutinerna är genomförbara och verklighetsförankrade genom att de är framtagna av yrkesverksamma handläggare. Vid projektslut visade det sig finnas personer som arbetar med handläggning av missbruksärenden som inte haft en aning om vad projektet arbetet med. Där har kommunikationen uppenbarligen inte fungerat optimalt. Information om projektet skulle kunna ha spridits i fler kanaler till exempel på intranätet KomIn eller epost direkt till både chefer och enskilda handläggare inom ämnesområdet. 3.5 Brukarinflytande Malmö stads brukarundersökning inom missbruks- och beroendevården 2011 är en del av bakgrunden till detta projekt. Flera av de synpunkter som där framkom har varit uppdrag i projektet. I projektets genomförande har brukare deltagit som referenspersoner. De har lämnat förslag och synpunkter gällande några olika frågeställningar. Men det finns många andra sätt att arbeta med brukarinflytande och det hade varit bra med en mer utförlig plan för hur brukarinflytandet ska finnas med i projektet, redan i projektplaneringen. 4. Återstår Rutiner för handläggning, dokumentation och uppföljning av missbruksärenden blir aldrig riktigt klara. Rutiner behöver följas upp och revideras efterhand som problem visar sig eller nya lagar, allmänna råd eller föreskrifter tillkommer. De är en del i ett ständigt pågående kvalitetsarbete och ingår i socialtjänstens kvalitetsledningssystem som används för att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Gällande projektet i sig återstår implementering samt uppföljning av användningen av de nya rutinerna. 10

16 4.1 Implementering enligt plan Att enbart erbjuda information eller utbildning räcker oftast inte när ett nytt arbetssätt ska introduceras. Det krävs även verksamhetsnära stöd som praktisk träning och återkoppling. Enhets/sektionscheferna är nyckelpersoner i ett lokalt implementeringsarbete. Det är de som ansvarar för att de nya rutinerna omsätts i praktiken. Implementeringsplanen fokuserar därför på att stödja cheferna i att planera och följa upp förändringsarbetet i sina arbetsgrupper. De aktiviteter som planeras är en genomgång med enhets/sektionschefer med fokus både på innehållet i rutinerna och stödet på KomIn och på hur man som chef kan stödja medarbetare i implementeringen och följa upp användandet. Även handläggare kommer att få en kunskapsgenomgång av rutinerna och stödet på KomIn. Stadskontoret samordnar implementeringsstödet till stadsområdena under hösten och genomgångarna startar under september. 4.2 Uppföljning av strukturen Under hösten 2014 planeras att tillsätta en FOU-resurs att för att under 3 månader följa upp hur väl strukturen är implementerad samt ge förslag på fortsatt uppföljning och utvecklingsarbete. Planeringen är att FOU-resursen ska utvärdera hur väl rutinerna följs samt utvärdera rutinerna och ge förslag till förbättringsområden. Ansvar för att initiera denna uppföljning ligger på stadskontorets avdelning IOF. 5. Övrigt En svårighet i utarbetandet av rutiner har varit att enas om vilken nivå och inriktning som ska gälla. I arbetet med målgruppen ska man naturligtvis följa lagar och föreskrifter och samtidigt anpassas arbetet efter den tid och de resurser som finns tillgängliga. Det är lätt att vid framtagandet av rutiner utgå från en optimal tillvaro med obegränsade resurser. Projektgruppen kommer dock direkt från verksamheten med erfarenhet av arbetsbelastning och begränsade resurser och har därför vid flera tillfällen hamnat i diskussion kring vilken nivå och inriktning som ska gälla för arbetet. Ur detta har det vuxit fram ett tydligt behov av politiskt beslutade riktlinjer för arbetet med personer med missbruks- eller beroendeproblem för socialtjänsten i Malmö stad. Med anledning av detta kommer stadskontoret under hösten 2013 initiera ett ärende till Vård- och omsorgsberedningen med förslag att de föreslår kommunstyrelsen besluta att ge stadskontoret i uppdrag att i samverkan med stadsområdena utarbeta riktlinjer för arbetet inom individ- och familjeomsorgens missbruks- och beroendevård. 11

17 Bilaga 1 Leverans 1 LVM Gemensamma rutiner 80:- avgift. Hur ska vi hantera denna? Första kontakt När öppnas/avslutas en utredning. Linköpingsdomen ska tas i beaktande. Första besöket ska det finnas gemensam/enhetlig basinfo till klienterna? Medgivande och samtycke hur handlägga och dokumentera detta? Klienter som inte kan passa tider hur hanterar vi? Utredning Bedömning Hur skriver man bedömning den ska innehålla klientens nuvarande tillstånd handläggarens bedömning. ASI Hur ska ASI användas i handläggningen? Utredning Ansökan Vad ska beslut innehålla? Hur detaljerat ska det vara? Vårdgarantin - Hur gör vi med den? Uppföljning av den. Avvikelserapporteringen. Egenavgiften Hur hanterar vi denna? Kan/behöver vi ta hänsyn till skulder? Leverans 2 Planer Minimera antalet planer och papper för klienten. Klargöra vilka dokument som klienten måste skriva under. Samordnad individuell plan Handläggning och dokumentation. Vårdplan och genomförandeplan på ett enhetligt sätt. När i processen ska de göras? Externa kontakter Klienten har en anställning/arbetsgivare. Hur ska vi hantera detta? Klienten har/väntar barn. Hur hanterar vi föräldraskapet? Hur hanterar vi barnen/har barnperspektiv? Klienten har anhöriga. Hur hanterar vi handläggning och dokumentation? Anhörigstöd och anhöriga som stöd för klienten. Uppföljning Mål och måluppfyllelse i ärenden. Hur sätter vi mål och hur följs de upp? Klienten avbryter en behandling Hur agerar vi? Stöd efter institution eller annan behandling Hur ska detta se ut? Kontakt med socialsekreterare, hur förbereds boende etc. Socialtjänstens uppföljningsansvar. 12

18 Leverans 3 Information Ska det finnas en förteckning över vart klienter och anhöriga kan vända sig utan bistånd, självhjälpsinsatser samt beskrivning av vilken hjälp man kan få? Förteckningen ska i så fall finnas lättillgänglig för klienter. Klienters rätt att överklaga beslut. Hur/när informerar vi om detta? Klienter vill framföra klagomål på socialtjänsten. Hur/när informerar vi om detta. Hur hanterar vi klagomålen? Detta är en fråga som gäller alla klienter inte bara inom missbruk/beroendeområdet. Leverans 4 (Bör göras i mån av tid) Hur ska vi handlägga och dokumentera LOB? Mer enhetlig syn på LOB som en möjlighet till tidig kontakt med personer med riskbruk/missbruk/beroende. Hur ska vi handlägga och dokumentera körkortsyttranden? 13