Universitetsdirektören vid SLU

Transkript

1 Knut Wålstedt Grants Office Processledare Universitetsdirektören vid SLU Slutrapport och begäran om entledigande Process: Ekonomisk hantering av forskningsmedel Ifrågavarande process etablerades genom Universitetdirektörens beslut den 26 maj 2010, med giltighet från den 1 juni 2010 tom den 31 maj 2013 ( ). I beslutet regleras processrollen i stort, men något direktiv som gäller just denna process har inte utformats. Förklaringen till att just denna process etablerades skall sökas mot bakgrunden av att SLU, med början januari 2010, införde den s.k. SUHF modellen för beräkning och redovisning av indirekta kostnader. I sammanhanget konstaterades att det inte fanns något centralt definierat ansvar för proceduren att kostnadskalkylera verksamheten i samband med ansökningar om externa forskningsbidrag. Efter ansökningstillfället till VR och Formas (en av SLUs viktigaste finansiärer) våren 2010 konstaterades att det fanns betydande brister i tolkningen av hur kostnadskalkylerna till dessa ansökningar skulle utformas och hur de skulle presenteras för finansiärerna. Senare visade det sig även att Formas haft stora problem med sin egen tolkning av det nya regelverket (SUHF modellen). På förslag från undertecknad inriktades arbetet i Projekt 1 på att: a) kartlägga processen Ekonomiska hantering av forskningsmedel från ansökan till slutrapport, och b) förbättra rutinerna för den dela av processen som avser själva ansökningsförfarandet. Slutrapport för Projekt 1 avlämnades den 6 juli 2011, se bilaga 1. Efter utvärdering av ansökningsomgången till VR och Formas 2011 kunde konstateras att denna fungerat betydligt bättre än föregående år och att såväl forskare som ekonomer var nöjda med de nya rutinerna, verktygen och informationen. Som ett delresultat av Projekt 1 föreslogs ett nytt Projekt 2 med inriktning på att: a) utforma en Standard för administration av stora forskningsprojekt, och b) utforma en generell Handledning för handläggning av ansökningar om och administration av externa forskningsbidrag inom SLU. Projekt 2 inleddes i juni Se slutrapport från Projekt 2 i bilaga 2. Förutom avrapporteringen av dessa två projekt redogör jag i bilagorna 3 och 4 för observationer och

2 rekommendationer i fråga om: a) SLUs indirekta kostnader i externfinansierade projekt, särskilt Interreg (3), och b) behov av och kostnader för revisioner i externfinansierade projekt (4). Med denna slutrapport anser jag mig ha kommit så långt det i nuläget är möjligt i frågan om utveckling av rutiner mm för Ekonomisk hantering av forskningsmedel. Trots att tiden för mitt förordnande som processledare formellt går ut först i maj 2013, ber jag ändå om att efter denna insats och rapport få bli entledigad från uppdraget. Slutligen vill jag uttrycka min tacksamhet för de viktiga arbetsinsatser följande personer gjort inom projekten: Per-Erik Holmlund, administrativ chef Malin Larsson Lewin, ekonomichef Frank Sterner, GO Lars Thorell, ledningskansliet Övergripande ekonomer (EA-ansvariga) vid SLU Alnarp den 10 maj 2012 Knut Wålstedt Bilagor 1. Slutrapport Projekt 1 2. Slutrapport Projekt 2 3. SLUs indirekta kostnader i externfinansierade projekt, särskilt Interreg 4. Behov av och kostnader för revisioner i externfinansierade projekt 5. Förslag till - Handledning för handläggning av ansökningar och administration av externfinansierade forskningsbidrag/-projekt och uppdrag vid SLU Sändlista Universitetsdirektören Chefen för Grants Office Chefen för Ledningskansliet

3 Bilaga 1 Knut Wålstedt GO SLU Slutrapport från Projekt 1: Ekonomisk hantering av forskningsmedel:1 I enlighet med plan avlämnas härmed en slutrapport från rubricerat projekt. Arbetet har i stort sett följt plan. Ett antal möten/samtal har hållits med deltagarna i projektgruppen, dock ej med hela gruppen samlad. Dessa har varit: * Lars Thorell, ledningskansliet * Jenny Kjellström, ekonomienheten, tidvis ersatt av ekonomichefen Malin Larsson Lewin. * Per-Erik Holmlund, administrativ chef NL-fak * Maria Lindgren, Genfys Umeå * Christer Degerman, fakultetsekonom Umeå * Åsa Olsson, beslutsstöd Alnarp * Frank Sterner, Grants Office, genom sitt ansvar för FBBA-projektet Sedan delrapporten i slutet av december 2010 har följande möten hållits: Möte med Formas (Knut och Frank) Informationsmöte Alnarp Informationsmöte Ultuna Informationsmöte Umeå Uppföljningsmöte Ultuna Uppföljningsmöte Umeå Utöver vad som rapporterades i delrapporten har följande resultat uppnåtts: A. Genom nära samverkan med Formas kunde vi i god tid få en bild av hur den nya ansökningsmallen skulle komma att se ut. Tillsammans med SUHF kunde vi påverka denna till en utformning som blev betydligt bättre och mer lätthanterlig än den som användes B. Hemsidan utvecklades och blev en viktig länk för vår information ut i verksamheten. Hemsidan uppdaterades löpande och via en adress kunde sökande och andra lätt få kontakt med vår help-desk (Frank Sterner). En första kontakt har tagits med SLUs kommunikationsenhet för att arbeta vidare med utvecklingen av hemsidan som primärt instrument för att föra ut information om externa finansiärer. C. Ansvarsfördelningen avseende förvaltning och utveckling av SLUs interna Fullkostnadskalkyl har beslutats, se bilaga. Därmed är det helt klart med arbetsfördelningen av det framtida utvecklingsarbetet. D. Beträffande de viktiga frågorna om vad som skulle komma att gälla i ansökningsomgången 2011 (se delrapport) kunde vi i god tid klara ut de flesta frågetecknen.

4 E. Andra frågor som i viss mån återstår att lösa är: a. Hur avgränsar vi våra egna ansökningar? SUHF uppmärksammar i sin rapport behovet av att i vissa fall, både i ansökan och i rapporteringen, visa en/ett större miljö/projekt än bara den/det som avser själva ansökan. [Senare har vi kunnat konstatera att de flesta finansiärer endast är intresserade av att se kostnaderna för den verksamhet som avses i själva ansökan och för vilken man söker bidrag.] b. Hur kommer återrapporteringskraven att vara formulerade? Finansiärerna har ännu inte tagit beslut om detta. SUHF rapporterar att de flesta finansiärer endast är intresserade av att se ekonomisk återrapportering av det beviljade bidragsbeloppet. SUHF rekommenderar finansiärerna att acceptera en återrapportering i enlighet med SUHFmodellen. [Fortfarande oklart.] c. Vem skriver på ansökan? Denna fråga har inte prioriterats inom ramen för detta projekt, men finns kvar för behandling i nästa projekt. [Se Projekt 2.] F. Kommentarerna från uppföljningsmötena var i huvudsak mycket positiva. Ansökningsomgången fungerade mycket bättre än omgången 2010, såväl sökande som ekonomistöd var mycket nöjda. Ekonomistöden har i betydligt större utsträckning än 2010 varit delaktiga i kalkylarbetet vilket får anses borga för en högre kvalitet i ansökningsarbetet. Kort om nästa projekt: Standardmodell för administration av stora forskningsprojekt. Under arbetet i projekt 1 har identifierats behovet av att utveckla en SLU-standard för administration av stora forskningsprojekt. En projektplan har utarbetats och godkänts av fakultetsdirektören (dock ännu ej påskriven), bifogas. Ett första möte har hållits med en mindre referensgrupp: Ekonomichef Malin Larsson Lewin Adm chef Per-Erik Holmlund Forskare Thomas Kätterer Carina Wadberg, ekonomienheten Knut Wålstedt, sammankallande, projektledare Vid detta möte diskuterades projektplanen och identifierade följande huvuduppgifter: 1. Standardmodell för stora projekt. Med stora projekt avses projekt med minst tre olika interna eller externa parter och minst 20 mkr i sökt bidrag. Pågående Mistra-ansökan tas som fallstudie. 2. Generell handledning för hur man söker och administrerar ansökningar om externa medel vid SLU. 3. Ordlista med viktiga ekonomi-termer tas fram som komplement till den beskrivning som finns i Ekonomispelet. Referensgruppen bör utvidgas under hösten med representanter för: Fakultetsekonomerna Prefekter Forskare EA-personalen i Alnarp och Umeå

5 Projektplan och uppgifter skall förankras i den administrativa ledningsgruppen den 26 augusti och målet är att nämnda uppgifter skall vara lösta till i början av Summering Projekt 1 inom ramen för processen Ekonomisk hantering av forskningsmedel får härmed anses avslutat. Huvudmålen med projektet har varit: 1. Kartläggning av processen (se delrapport) 2. Förbättring av delprocessen ansökan om externa medel (denna rapport). 3. Se även Årsrapport 2011 Målen får anses uppfyllda och processen går vidare med Projekt 2 enligt plan. Alnarp den 6 juli 2011 Knut Wålstedt

6 Bilaga 2 Knut Wålstedt GO SLU Slutrapport från Projekt 2: Ekonomisk hantering av forskningsmedel:2 Standardmodell för administration av stora forskningsprojekt. Kort om Projekt 2 (aug 2011) Under arbetet med Projekt 1 identifierades några väsentliga nyckelfrågor, som tillsamman nu ingår i Projekt 2: Standardmodell för administration av stora forskningsprojekt. Syftet med detta projekt är främst att utveckla en SLU-gemensam mall för hur vi i vid mening administrerar stora externfinansierade projekt. Detta inkluderar bl.a. följande moment: Ansökningsrutiner och organisation i ansökningsfasen Initieringsfasen i beviljade projekt Organisation hos löpande projekt Redovisningsrutiner Arkiveringsrutiner I skrivande stund (aug 2011) pågår en ansökningsomgång i MISTRA, där undertecknad åtagit sig att medverka som stöd i ekonomiska och administrativa frågor. Medverkande i detta arbete är även Per- Erik Holmlund, som är administrativ chef vid två av de medverkande institutionerna. Ifrågavarande ansökan används som case i det pågående projektet, och i händelse av positivt utfall skulle projektet fortsatt utgöra ett case. Deadline för ansökan är/var den 10 augusti, beslut skall meddelas under september månad. Skulle SLU beviljas detta projekt/bidrag vidtar bl.a. en förhandling med MISTRA om projektfinansieringen i detalj, samt en förhandling med SLUs ledning om medfinansiering och mellan ingående parter (främst SLU-institutioner) om uppdraget och dess finansiering. En intern överenskommelse skall förhandlas fram mellan ingående parter. Under tiden skall projektorganisationen sättas och en redovisningsstruktur byggas upp. Exempel på frågor som särskilt kommer att uppmärksammas är: Förutsättningar för intern medfinansiering Projektorganisation Tillämpningen av SUHF-modellen Redovisningsorganisation Projektinterna avtal Mm

7 Arbetet skall (?) utmynna i en skriven manual för hur denna typ av processer skall genomföras. Vi avgränsar detta arbete till att gälla stora projekt med minst tre interna och/eller externa partners och en budget på minst 20 (?) Mkr. Förutom detta arbete har vi identifierat ett behov av att upprätta en manual för själva ansökningsprocessen i allmänhet, dvs oberoende av projektstorlek. Processkartan och erfarenheterna från Projekt 1 kommer här väl till pass. Som arbetsgrupp i detta projekt fungerar: Malin Larsson Lewin Per-Erik Holmlund Knut Wålstedt Till arbetsgruppen skall knytas en referensgrupp med representanter för: 1. Forskare/sökande 2. Prefekter 3. Fakultetsekonomer 4. AE-ansvariga 5. Sakkunniga Projektarbetet skall slutföras i början av Projektets faser Vid ett första projektmöte den 20 juni 2011 beslöts att projektet skulle genomföras i följande faser (utdrag från minnesanteckningar): a. Förankring i Universitetsdirektörens ledningsgrupp - augusti b. Sammanfatta problembild efter Mistra-ansökan (10 aug) c. Möte med stor referensgrupp d. Möten med andra grupper i. EA-ansvariga ii. Prefekter iii. Forskare e. Slutsatser i feb 2012 f. Implementering 2012 Projektets genomförande Projektet har i stora drag följt den uppgjorda planen, dock med vissa inskränkningar i frågan om möten med referensgrupper. Den viktigaste referensgruppen har varit gruppen av SLUs övergripande ekonomer (tidigare EA-ansvariga), som deltagit i möten vid upprepade tillfällen under projekten 1 och 2. Senaste mötet med denna grupp hölls i slutet av februari 2012 (se mer nedan). Under

8 december hölls kortare hearings med representanter för denna grupp, med representanter för prefekter/forskare och för jurister/grants Office. Dessemellan har ett antal möten hållits inom den lilla projektgruppen. Mistra-projektet, med ansökan 10de augusti, beviljades SLU i slutet av september. Nedan återkommer jag till ett referat från den process som inleddes i och med att beviljningen blev klar, och som för min del avslutades i och med projektets kick-off i slutet av mars Referatet avslutas med slutsatser och rekommendationer. Handledning för handläggning av ansökningar om och administration av externa forskningsbidrag inom SLU En viktig del av Projekt 2 har blivit utarbetandet av en handledning för Handläggning av ansökningar om och administration av externa forskningsbidrag inom SLU. Bakgrunden till detta arbete är att många aktörer i processen, främst berörda ekonomer (lokala och centrala), upplevt att det saknats centrala direktiv för hur processen att söka om och förvalta externa forskningsbidrag skall genomföras. Många prefekter har också vittnat om att de får allt för kort tid på sig att sätta sig in i ansökningarna innan de skriver på. Konsekvenserna blir allt för ofta att vare sig ekonomerna eller berörda prefekter får en berättigad information och ett berättigat inflytande på vilka ansökningar som lämnas in och hur de formuleras, inte minst m.a.p. de ekonomiska konsekvenserna. Detta leder till att de ofta får ta beslut på otillräckligt underlag. Genom möten, samtal och diskussioner har utformats ett förslag till rutiner för den aktuella processen. Förslaget har presenterats för ekonomer, forskare och prefekter, och över lag fått ett mycket positivt mottagande. Parallellt med detta arbete fick chefen för GO, Staffan Lund, i uppdrag att se över hanteringen av kontrakt och avtal om externfinansierad verksamhet vid SLU, såsom forskningsbidrag, uppdragsforskning och uppdragsutbildning. Bl.a. efter samtal med Universitetsdirektören den 19de mars 2012 beslöts att dessa två projekt skulle samordnas. Denna samordning har utmynnat i att det nu finns två olika versioner, en preliminar version av Handledning och ett utkast till rektors beslut om riktlinjer för hantering av avtal och kontrakt. Den senare versionen har utformats av en grupp ledd av chefen för GO Staffan Lund, med ekonomichefen Malin Larsson Lewin, chefjuristen Lennart Jonsson, akademisekreteraren Sune Lind och undertecknad som deltagare. Denna version bearbetas för närvarande under ledning av Staffan Lund och kommer att presenteras för Universitetsdirektören inom kort. Den första, längre, versionen återfinns i bilaga 5. Det bör påpekas att denna version endast skall ses som ett underlag för ett eventuellt fortsatt arbete med att utforma anvisningar till rektors beslut om riktlinjer. Som ett viktigt resultat av mötena med SLUs övergripande ekonomer har framkommit att arkiveringsfrågan framstår som en av de viktigaste frågorna i processen. Det rekommenderas därför att denna fråga ges särskild uppmärksamhet.

9 Standardmodell för administration av stora projekt Orsaken till att Projekt 2 kom att handla om administration av Stora projekt vid SLU var att det fanns ett antal observationer där hanteringen av Stora projekt lett till avsevärda administrativa problem och, i extrema fall, till stora ekonomiska förluster för SLU. Mistra-projektet När ansökan om bidrag från Mistra 1 blev aktuell i början av juni 2011 ansåg projektgruppen att detta case på ett utmärkt sätt skulle kunna illustrera problemen i denna typ av projekt. SLU skulle söka hos Mistra om ett bidrag om maximalt 40 Mkr, och utlovade dessutom i ett tidigt skede (och som en förutsättning i själva ansökan, i rektors stödbrev) en egen medfinansiering på lika mycket, dvs en totalbudget på 80 Mkr, för en projekttid på 4 år (med en option på en förlängning från Mistra på ytterligare 4 år och ytterligare 40 Mkr). Initiativet till ansökan togs av professor Ingrid Öborn, som också fungerade som ledare för ansökningsteamet. Undertecknad erbjöd sig att hjälpa teamet med att göra en projektbudget. Projektorganisationen kom att omfatta totalt 9 olika institutioner vid SLU och beröra samtliga fakulteter. Dessutom ingick en institution vid Kungl Tekniska Högskolan (KTH) och en vid Lunds Universitet (LU). En budget upprättades i enlighet med principerna för full kostnadstäckning (SUHF modellen), dels för varje medverkande institution, dels för varje delprojekt (CP), på basis av institutionsspecifika förutsättningar. Det underströks upprepade gånger att berörda institutionsekonomer skulle involveras i budgetarbetet. En miss får anses vara att samma uppmaning inte gick ut i frågan om att informera berörda prefekter. En annan miss var också att frågan om SLUs medfinansiering inte utreddes i detta skede. Emellertid kan man misstänka att en sådan utredning i detta skede (juni-juli 2011) skulle ha försvårat arbetet med att få fram en ansökning i tid, då något reglemente för en sådan medfinansiering vid denna tidpunkt inte fanns att tillgå. Det fanns dock en indikation på att principen om en tredjedel per nivå (univ, fakultet resp institution) skulle komma att åberopas från ledningen. I ett relativt tidigt skede av ansökningsprocessen konstaterades att SLU inte i den egna personalen kunde hitta en lämplig programdirektör (Mistra s begrepp). Lösningen blev att rektor på förfrågan godkände att anlita prof Sven-Ove Hansson från KTH, som tidigt kommit in i ansökningsteamet, med egen erfarenhet av att leda motsvarande projekt. Ansökan lämnades in och beviljades i slutet av september. Hansson engagerades som gästprofessor och programdirektör vid SLU, på halvtid. Processen som nu vidtog kom att omfatta en rad olika frågeställningar, med i vissa avseenden relativt svårlösta problem. Som sådana kom de att bli en utmärkt illustration av de svårigheter som kantar etableringen av ett Stort projekt vid SLU (säkert även vid många andra universitet). 1 Miljöstrategiska stiftelsen.

10 Förhoppningen var från början att vi som fanns i eller i närheten av projektet skulle kunna bidra till att lotsa processen förbi de svåraste hindren. En förklaring till att så inte blev fallet är troligen att ett sådant mandat aldrig diskuterades, än mindre uttrycktes. En annan förklaring kan vara att den roll som undertecknad haft under ansökningsprocessen, att i alla delar stödja ansökningsteamet, blev svår att bibehålla när det efter hand blev frågan om förhandlingar mellan projektledningen och universitetsledningen. Från undertecknads perspektiv vill jag framhålla följande speciella problem: a) Förhandlingarna med Mistra. SLU representerades tidigt av programdirektör (Hansson) och bitr programdirektör (Öborn). Detta var helt i sin ordning i frågan om förhandlingar om verksamhetens inriktning och, i viss mån, organisation, men borde enligt min mening ha kompletterats med en ekonom/administratör när det gällde frågor inom dennes ämnesområden. I slutfasen fick Universitetsdirektören möjlighet att lämna synpunkter på formuleringarna i kontraktet. b) Förhandlingarna om SLUs medfinansiering. Eftersom inget var bestämt om detaljerna i den utlovade medfinansieringen vidtog förhandlingar mellan projektledningen å ena sidan och Universitetsdirektören och Rektor å den andra. Förhandlingarna utmynnade i ett förslag till uppdelning mellan de olika nivåerna, dock utan att fakultets- och institutionsledningar blev informerade förrän sent i processen. Ingen ekonom medverkade i denna del av processen, vilket får anses ha varit en nackdel, särskilt som det nu visat sig att beslut om SLUs centrala medfinansiering fortfarande (maj 2012) inte kunnat lösas. c) Frågan om projektorganisationen, särskilt placeringen av projektsekretariatet, kom att kräva långa diskussioner mellan berörda parter (bl.a. NL-fakulteten). Dessa diskussioner förorsakade olyckliga förseningar i processen. d) Under tiden pågick arbetet med att organisera projektet ur ett administrativt perspektiv, särskilt den redovisningstekniska aspekten. Min mening är att detta arbete gick mycket bra och att vi kom fram till en lösning som möjliggör en enkel hantering av projektekonomi och rapportering. I samband med projektets kick-off möte i slutet av mars hölls vissa samtal om min fortsatta roll i projektet och det framfördes önskemål från projektledningen att jag skulle utgå som administrativ funktionär, vilket måste anses vara en helt naturlig utveckling. Rollen togs över av den administrativa chefen vid den institution där sekretariatet placerades, Per-Erik Holmlund. Erfarenheterna från processen, case Mistra, och slutsatser som kan dras av förda samtal med bl.a. Universitetsdirektören och ekonomichefen vid SLU föranleder mig att föreslå att arbetet i Projekt 2 avbryts i detta stadium, utan att någon formell standardmodell föreslås. Emellertid vill jag avrunda rapporten med att lägga fram följande förslag till formuleringar, som bör tas i beaktande i det fortsatta arbetet med att styra upp verksamheten i Stora projekt, där och när detta anses vara möjligt: För Stora projekt (definieras nedan) ska särskilt gälla Med Stora projekt kan avses ansökningar och projekt där sökt belopp uppgår till minst 30 MKR, med minst tre interna och/eller externa partners, och där medfinansiering från fakultet och/eller rektor är aktuell.

11 a. Ansökan i. Skriftligt medgivande om medfinansiering ska inhämtas från fakultet och/eller rektor. Huvudprincipen skall vara att institution, fakultet och rektor svarar för respektive en tredjedel av medfinansieringen, men annan lösning kan även bli aktuell. Medgivandet ska ha erhållits innan ansökan lämnas in. ii. Projektekonom ska utpekas och delta i hela ansökningsprocessen. iii. Prefekter vid SLU som är berörda av ansökan, och deras ekonomer, ska informeras om denna och dess budget på ett så tidigt stadium som möjligt. Särskilt gäller detta ansvarig prefekten enligt b.ii. nedan. iv. Ansökan undertecknas av ansvarig prefekt, eller annan (t.ex. dekan eller rektor) enligt finansiärens krav. b. Beviljad ansökan i. Skriftligt beslut om medfinansiering tas efter förhandling mellan projektledningen och berörda nivåer (prefekt, dekan och/eller rektor). ii. Projektsekretariatet ska förläggas vid den institution som med hänsyn till verksamheten i projektet är mest lämplig. Trots att vi i och med denna rapport inte fullt ut nått de uppsatta målen i Projekt 2 inom Processen Ekonomisk hantering av forskningsmedel hemställer jag om att projektet skall anses som avslutat. Uppdrag som kan följa av de hittills uppnådda resultaten bör enligt min mening ses som enskilda objekt utanför såväl detta projekt som den aktuella processen. Alnarp i maj 2012 Knut Wålstedt

12 Knut Wålstedt GO Bilaga 3 SLUs indirekta kostnader i externfinansierade projekt, särskilt Interreg SLU införde 2010 den s.k. SUHF modellen för beräkning och redovisning av indirekta (OH-) kostnader. Detta var helt i överensstämmelse med rekommendationerna från SUHF 2, och implementeringen av modellen följde SUHFs rekommenderade mall, med några få undantag. Sålunda valde SLU att: a) Skilja mellan grundutbildning å ena sidan och forskning/foma å den andra, olika påläggssatser b) Endast belasta de enskilda projekten med den OH-kostnad som den enskilde finansiären godkänt, och göra OH-avstämning på särskilt därför avsett projekt (50000). Min slutsats av arbetet som processansvarig är att implementeringen av SUHF modellen vid SLU varit framgångsrik, och att vi efter bl.a. insatserna i Projekt 1 har en väl fungerande kalkyl- och redovisningsmodell. Genom att beakta slutsatserna och rekommendationerna från arbetet i Projekt 2 skulle vi kunna få en fullt ut väl fungerande process, från ansökan till slutrapport. Fortfarande har vi emellertid att göra med ett antal finansiärer som inte godkänner våra indirekta kostnader enligt SUHF modellen som verkliga och stödberättigade kostnader. I EUs ramprogram har vi tills vidare haft en relativt förmånlig modell, som går ut på att EU schablonmässigt ger oss 60% på alla direkta kostnader (exkl köpta tjänster) i tillägg för finansiering av indirekta kostnader, med en bidragsprocent på 75% för forskning och 100% för management (där SLU är koordinator). Detta ger en rimlig täckning av projektets kostnader, men kräver regelmässigt en viss volym medfinansiering från SLU. Till nästa ramprogram (Horizon 2020) föreslås en ny princip, med tillägg på endast 20% för finansiering av indirekta kostnader, men med en bidragsprocent på 100%. Härvid kommer det att regelmässigt uppstå en underfinansiering av just de indirekta kostnaderna, även för management. Något formellt beslut om denna nya princip finns ännu inte. Om villkoren för management inte förbättras bör SLU överväga ett internt stöd till de forskare som är beredda att påta sig merarbetet som koordinator. Betydligt mer problematiska är de principer som tillämpas inom EUs regionala program, ofta summariskt benämnda Interreg-program. Varje enskilt program gör sina egna regeltolkningar, och dessutom finns olika myndigheter inkopplade med uppgift att granska både verksamhet och ekonomi. SLU har genom åren haft ett relativt stort antal projekt inom dessa olika program. Dessa har regelmässigt krävt orimligt stora administrativa arbetsinsatser. En sådan arbetsinsats gäller hur vi visar att SLUs indirekta kostnader uppgår till minst 25% på lön. Detta kan tyckas vara en enkel uppgift, men här gäller inte den vanliga definitionen av indirekta kostnader. Varje program gör sin egen tolkning av vilka kostnader som kan godkännas, och underkänner därmed betydande belopp såsom resor, fortbildning, investeringar/avskrivningar mm. Dessutom måste vi kunna visa de verkliga 2 Sveriges Universitets- och Högskoleförbund

13 kostnaderna, och utgifterna måste vara betalda. Ett ofantligt arbete har lagts ner på att ta fram en mall som visar de godkända kostnaderna, och på att uppdatera dessa årligen, och dessutom kräver vissa program/kontrollanter att modellen och kostnaderna granskas av extern revisor (eller egen internrevisor, se mer i bilaga 4). I vissa lägen räcker det med att det görs en intern granskning som påtecknas av SLUs ekonomichef. Den innevarande programperioden för EU-projekt går nu mot sitt slut (2013) och endast ett fåtal nya projekt etableras. Problemet som beskrivits ovan minskar därför i omfattning de närmaste åren. Detta borde utnyttjas så att frågan om hur SLU skall hantera denna typ av frågor i framtiden borde utredas. En fråga som då är av särskilt intresse är frågan om vilken roll SLUs egen internrevision kan ha. Mer härom i bilaga 4. En slutlig fråga som aktualiserats genom ansökan till Mistra är frågan om huruvida det är rätt att inom SLU arbeta med ansökningsbudgets där varje enskild deltagande institution eller motsvarande kalkylerar med sin interna OH, eller om det vore rimligare att använda en genomsnittlig OH-sats, både i ansökan och när beviljade bidrag fördelas mellan de olika parterna. Fördelarna med en sådan lösning vore att det skulle förenkla själva ansökningskalkylen och att det skulle stimulera ingående parter med höga OH-satser till att jobba för att sänka dessa (eller hitta annan finansiering). Jag har ingen färdig uppfattning i denna fråga men rekommenderar att frågan tas i beaktande i det fortsatta arbetet. Slutligen anser jag att SLUs modell för redovisning av indirekta kostnader inkl lokalkostnader, att endast visa de av finansiären godkända OH-kostnaderna, bör diskuteras. I Mistra-projektet har vi valt en annan modell, nämligen att den fulla kostnaden redovisas, med fulla lokal- och OH-påslag, och att projektet finansieras med både externa bidrag från Mistra och med interna statsanslag. Mistra s intresse av att se hur stor del av deras bidrag som går till täckning av indirekta kostnader (deras modell tillåter högst kr/helårsarbetare) löses genom en särbehandling i återredovisningen. Knut Wålstedt

14 Knut Wålstedt GO Bilaga 4 Behov av och kostnader för revisioner i externfinansierade projekt Ett antal av SLUs finansiärer ställer regelmässigt krav på olika former av revisorsgranskningar. Exempel på sådana finansiärer är SIDA, EUs ramprogram och EUs regionala program. Några exempel på uppkomna kostnader i dessa program är: ICON, FP7, två revisioner, total ca kr under fyra år SIDA, revision av fem små projekt, kostnad ca kr (våren 2012) Interreg, revision av OH-kostnader och modell, kr (hösten 2010) Av intresse i sammanhanget är att alla dessa program uppger att en egen internrevision kan godtas som granskande organ. En sådan resurs skulle alltså troligen till stor del vara självfinansierad. Revisorns tid (enligt tidredovisning) skulle vara en godkänd projektkostnad och t.ex. i det nuvarande ramprogrammet (FP7) skulle vi få en täckning av kostnaden motsvarande 160% av den direkta lönekostnaden. Frågan har diskuterats med SLU internrevisor (Inga Astorsdotter), som menar att de universitet som tidigare tillämpat principen att stå för detta arbete på senare tid slutat göra revisioner av externa projekt. Vidare framhålls att de nuvarande resurserna är för små och att det är SLUs styrelse som skall hantera frågan och besluta om ett sådant uppdrag. Min uppfattning är att SLU borde överväga att ge internrevisionen ett sådant uppdrag. Frågan borde i varje fall utredas (hur står är de facto den årliga kostnaden, hur ser framtiden ut, vad gör andra universitet?), och värdet av att ha en sådan kompetens inom vår egen organisations borde härvid beaktas. Knut Wålstedt

15 Knut Wålstedt GO Bilaga 5 Förslag till - Handledning för handläggning av ansökningar och administration av externfinansierade forskningsbidrag/-projekt och uppdrag vid SLU Rektor har fastställt särskilda Riktlinjer för handläggning av ansökningar och administration av externfinansierade forskningsbidrag/-projekt och uppdrag vid SLU. Följande text skall ses som underlag till de anvisningar som Universitetsdirektören skall utforma. 1) En lokal procedur skall upprättas vid varje institution eller motsvarande. 2) Ansvarig för proceduren är prefekt eller motsvarande vid respektive institution/område, där inte annat beslutats i särskild ordning. Det ankommer på prefekten att organisera verksamheten på institutionen så att följande steg och rutiner genomförs, på ett ändamålsenligt sätt. 3) Procedurens steg och rutiner: a. Ansökan i. Det ankommer på varje forskare att hålla sig väl informerad om lämpliga forskningsfinansiärer och utlysningar. Grants Office (GO) informerar löpande på sin hemsida om SLUs viktigaste finansiärerna. ii. Det ankommer på varje forskare att i god tid (prefekten avgör lämplig tidfrist) informera prefekt, närmaste chef och projektekonom om avsikten att göra en ansökan. iii. Det ankommer på varje forskare att i god tid informera GO om planer på ansökan inom EUs ramprogram och inom Interreg. iv. Till varje ansökan ska upprättas en budget i SLUs fullkostnadsmall. Behovet av medfinansiering ska framgå av budgeten, som ska signeras av den sökande och dennes prefekt, och attesteras av berörd projektekonom. v. Ansökan med budget som attesterats av berörd projektekonom skall vara påskrivande chef till handa senast (bestäms av respektive prefekt) dagar före deadline (gäller även ansökan som ej skall påskrivas). vi. Prefekt är behörig att underteckna ansökan, som alltid också ska undertecknas av sökande forskare. Vissa finansiärer kräver ingen underskrift (EUs ramprogram), andra har otydliga regler för vem som är behörig (t.ex. Interreg). I oklara fall kontaktas GO. 1. Ansökningar där avtal skall tecknas med tredje part (till t.ex. SIDA) och där sökt belopp överstiger? MKR ska granskas av GO. 2. Ansökningar till Interreg ska, i de fall SLU är koordinator, upprättas i samarbete med GO. 3. För ansökan där SLU koordinerar s.k. Stora projekt (>3 interna eller externa partners och >30 MKR i total budget) gäller särskilda regler. vii. Ansökan och signerad fullkostnadsbudget ska diarieföras på institutionen.

16 viii. Kopia av ansökan till alla EU-finansierade program, inkl kalkyl, ska skickas till GO, tillsammans med ansökan om planeringsbidrag (gäller även större nationella ansökningar). b. Beviljad ansökan i. Skulle ansökan bli beviljad ankommer det på forskare att snarast informera prefekt, närmaste chef och projektekonom om utfallet. I fall där SLU ska koordinera s.k. Stora projekt (>3 interna eller externa partners och >30 MKR i total budget) gäller särskilda regler. ii. Det ankommer på forskare att i samråd med projektekonom upprätta ny fullkostnadsbudget för projektet, där det ekonomiska utfallet sätts i samband med utlovat arbete och där det eventuella behovet av medfinansiering fastställs. Beslut om medfinansiering fattas av närmaste chef, prefekt eller, i undantagsfall, av dekanus eller rektor. iii. Prefekten är behörig att signera avtal/kontrakt med finansiären, där inte annat anges av finansiären eller beslutats av överordnad, t.ex. dekan eller rektor. I förekommande fall (EUs ramprogram) signerar även biträdande (stf) prefekt. 1. För avtal/kontrakt där SLUs ekonomiska ansvar överstiger 30 (?) MKR eller uppgår till mer än 50% av institutionens omsättning gäller att avtalet/kontraktet även skall godkännas av dekan. 2. För avtal/kontrakt där SLUs ekonomiska ansvar överstiger 50 (?) MKR eller uppgår till mer än institutionens hela omsättning gäller att avtalet/kontraktet även skall godkännas av rektor. iv. Avtal/kontrakt (inkl budget) där SLUs ekonomiska ansvar överstiger 10 MSEK och 1. är EU-finansierade, eller 2. förutsätter avtal med tredje part, eller 3. inkluderar immateriella rättigheter skall granskas genom GO innan de undertecknas. v. Konsortialavtal i EU-projekt 1. där SLU är partner ska de granskas av GO, 2. där SLU är koordinator ska de upprättas i samarbete med Grants Office. vi. För Konsortialavtal i Stora projekt gäller särskilda regler. vii. Avtal/kontrakt och påskriven ny fullkostnadsbudget, i förekommande fall med beslut om medfinansiering och/eller konsortialavtal, ska diarieföras på institutionen. viii. Projektekonom ansvarar för att originalkontraktet skickas till kontraktsgruppen, som även tilldelar projektet en lämplig projektkod. ix. För Stora projekt med flera medsökande inom SLU ska GO kontaktas för hjälp med projektstrukturen. x. Det åligger projektansvarig och projektekonom att gemensamt lägga upp rutiner för kontering, rekvisitioner, uppföljning och rapportering. xi. Det åligger projektekonom att vara projektansvarig behjälplig med den finansiella rapporteringen, i enlighet med finansiärens krav och rutiner. Rapporter som kräver påskrift undertecknas av projektekonom, i förekommande fall prefekt.

17 c. Arkivering i. För slutarkivering av forskningsmaterial, arbetsmaterial och finansiella rapporter gäller dels SLUs generella arkiveringsregler, dels särskilda regler för program med EUfinansiering. För att implementera och eventuellt utveckla processen har följande förslag till åtgärder framförts och diskuterats: 1. Prefekt eller motsvarande ska senast den 31 december 2012 till ha inlämnat en kortfattad beskrivning av hur proceduren är organiserad vid respektive institution. 2. Det åligger Grants Office att i samarbete med Ekonomienheten organisera lämplig utbildning av prefekter och projektekonomer uppdrar åt. att utreda frågan om huruvida efterlevnaden av den härvid beslutade handläggningsordningen kan underlättas genom införandet av ett webbaserat stöd- och arkivsystem. Resultatet av utredningen skall avrapporteras senast den Mina kommentarer: 1. Mina motiv för denna åtgärd är främst att det skulle tvinga varje prefekt eller motsvarande att tänka igenom problemet vid sin egen institution, och att i samarbete med sin ekonom aktivt ta fram en skriftlig plan för hur arbetet skall gå till. I några enstaka fall har detta redan genomförts och ansetts vara av stor betydelse för implementeringen. 2. Detta är en naturlig uppgift för GO, men den måste planläggas i konsekvens av vilka beslut som tas och därav följande behov av utbildning. 3. Undertecknad anser att ett webbaserat stöd- och arkivsystem skulle kunna vara till stor hjälp vid implementeringen av en konsekvent rutin för hantering av externfinansierade projekt, men inser också att det skulle krävas ett mycket omfattande arbete. Förslaget bör finnas i åtanke när ett införande av ett elektroniskt arkivsystem blir aktuellt.