Riktlinjer Ideellt arbete i Rädda Barnen Valberedning inom Rädda Barnen Internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt Antagna av Rädda

Transkript

1 Riktlinjer Ideellt arbete i Rädda Barnen Valberedning inom Rädda Barnen Internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt Antagna av Rädda Barnens riksmöte den 21 september 2014

2

3 Innehåll Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 5 Antagna av Rädda Barnens riksmöte 2014 Vägledning till Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 6 Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 Riktlinjer för valberedning i Rädda Barnen 13 Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 Internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt 17 Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 3

4

5 Riktlinjer Ideellt arbete i Rädda Barnen Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 5

6 Förord Riktlinjer för ideellt arbete har som syfte att säkerställa att Rädda Barnen har en verksamhet som genomförs på ett korrekt och rättssäkert sätt. De ska ge trygghet, både för den enskilda, aktiva medlemmen och för medlemsrörelsen. Det är viktigt att ha en tydlig vägledning för hur vi förhåller oss i olika situationer och att kunna förmedla dessa principer till omvärlden. Rädda Barnens förtroendekapital är vår största tillgång och har byggts upp under lång tid. Riktlinjer Riktlinjerna innehåller åtta punkter som var för sig beskriver frågor som kan vara verksamhetskritiska i Rädda Barnens verksamhet. Riktlinjerna gäller alla medlemmar som har ett förtroendeuppdrag i Rädda Barnens namn. Riktlinjerna ska undertecknas och godkännas av dem som har ett förtroendeuppdrag i Rädda Barnen och som arbetar i direkt kontakt med barn eller har ett ekonomiskt ansvar inom organisationen. Riktlinjerna bör löpande diskuteras i varje styrelse. Riktlinjerna ska skrivas under som en försäkran om att den enskilda medlemmen som arbetar i Rädda Barnen får kunskap om och godkänner arbetssättet, dels för att det skapar trygghet i arbetet, dels för att vi ska kunna hänvisa till Riktlinjerna vid en eventuell granskning av vår verksamhet. Varje styrelse ska tillse att Riktlinjerna undertecknas enligt ovan och följa upp att Riktlinjerna efterlevs. Vägledning Vägledning till Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen beskriver hur Riktlinjerna ska implementeras och hanteras praktiskt i medlemsrörelsen. Vägledningen är en instruktion för styrelsen på varje nivå i organisationen. 6 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen

7 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 1. Jag ska tydligt ta ställning för barnets bästa Enligt Kompassen ska vi vara modiga när vi kämpar för barnets rättigheter och för barnets talan. Tydliga ställningstaganden förpliktigar och kan innebära att vi utsätter oss för kritik och motstånd. 2. Jag ska respektera barns och vuxnas rätt till integritet samt möta dem med respekt, vänlighet och ödmjukhet Det är viktigt att vi i vårt arbete bidrar till ett öppet, tillitsfullt klimat som präglas av respekt för individen. Vi ska värna om barnets integritet genom vara noggranna när vi engagerar vuxna i verksamhet där den vuxne har direkt kontakt med barn - vare sig det gäller frivilligt eller betalt arbete. Vi ska ta referenser. Ett riktmärke är att vi ska vara mer än en vuxen när vi arbetar i direkt kontakt med barn. 3. Jag ska följa Rädda Barnens stadgar, Kompass och Verksamhetsinriktning och policyer För den som får ett uppdrag av Rädda Barnen inom en lokal styrelse eller liknande är det viktigt att känna till dessa grundläggande dokument. Det är inte nödvändigt att kunna allt men det är bra om man känner till idéerna bakom dem och dessutom har tillgång till dokumenten. Är det något man inte förstår eller något som man tycker är motsägelsefullt bör man diskutera det med sin styrelse. 4. Jag ska följa Rädda Barnens avtal och intentioner i samarbete med andra organisationer I allt samarbete krävs en förmåga och vilja till kompromisser men det är samtidigt bra att ha klart för sig vad man kan kompromissa om och inte. Utgångspunkten bör vara att vi ska värna om Rädda Barnens verksamhetsidé. Varje samarbete är unikt och det krävs förtrogenhet med den egna verksamheten och en målmedvetenhet om vad man vill uppnå med ett samarbete med andra organisationer. 5. Jag ska förvalta Rädda Barnens pengar på bästa sätt och aldrig ta emot pengar eller gåvor för eget bruk Det är självklart att vi ska vara noga med Rädda Barnens pengar men det kan inte nog påpekas. Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 7

8 Rädda Barnens riktlinjer för hantering av insamlade medel ska tillämpas. Pengar ska hanteras på ett säkert och ansvarsfullt sätt. 6. Jag ska vara ansvarsfull när jag använder insamlade medel och följa regler och rutiner Vi ska använda våra pengar till arbete för barnets bästa och för att förbättra villkoren för barn. Kostnader för administration ska minimeras. 7. Jag ska bidra till att skapa ett gott arbetsklimat, öppna beslutsprocesser och lovar att inte använda min position för egen vinning Ideellt arbete bygger på ett personligt engagemang. Det upplevs därför ofta som meningsfullt och tillfredsställande samtidigt som det kan vara en källa till glädje och gemenskap. Ett öppet välkomnande klimat och ett demokratiskt arbetssätt bidrar både till att stärka organisationen och att fler människor vill engagera sig i vår verksamhet. 8. Jag ska värna om Rädda Barnens goda namn och rykte Rädda Barnen är en demokratisk folkrörelse med aktiva medlemmar, många sympatisörer och god förankring i det svenska samhället. Vår främsta tillgång är vårt förtroendekapital. Det är helt avgörande för organisationen att vi förvaltar det på bästa sätt. Vi ska vara lojala mot Rädda Barnen och vid misstanke om förtroendebrott mot verksamheten ska vi anmäla det till polisen. Med brott i detta sammanhang avses brott mot barn och ekonomiska brott mot uppdragsgivare. 8 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen

9 Vägledning till Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen Varför behöver Rädda Barnen Riktlinjer? Förslaget till Riktlinjer för ideellt arbete har kommit till för att värna det förtroendekapital vi har och för att skapa trygghet, både för den enskilda, aktiva medlemmen och för medlemsrörelsen. Det är viktigt att ha en tydlig vägledning för hur vi förhåller oss i olika situationer och att också kunna förmedla dessa principer till omvärlden. Riktlinjerna ska skrivas under som en försäkran om att den enskilda medlemmen som arbetar i direkt kontakt med barn får kunskap om och också godkänner arbetssättet. Vem gäller Riktlinjerna? Riktlinjerna gäller alla medlemmar som har ett förtroendeuppdrag, uppdrag i Rädda Barnens namn, arbetar i direkt kontakt med barn eller har ett ekonomiskt ansvar inom organisationen. Rädda Barnens förtroendekapital är vår största tillgång och har byggts upp under lång tid. Vem har ansvar för att Riktlinjerna skrivs under? Styrelsen på den nivå där medlemmen är aktiv ansvarar för att Riktlinjerna skrivs under och följs upp. Det är lämpligt att en genomgång av Riktlinjerna görs vid det första styrelsemötet efter genomfört årsmöte/riksmöte. Styrelsens ordförande ansvarar för att Riktlinjerna undertecknas och ger varje medlem eget ansvar för att bevara det undertecknade dokumentet. Styrelsens ordförande ansvarar för att i ett särskilt register göra en notering om undertecknande. Registret uppdateras en gång per år. Hur länge gäller Riktlinjerna? Riktlinjerna gäller till dess att annat beslut fattas av riksmötet. En uppföljning av och en diskussion om hur Riktlinjerna fungerar genomförs på det första styrelsemötet varje år. Nya medlemmar som valts in till något uppdrag ska underteckna Riktlinjerna. När upphör Riktlinjerna att gälla? Riktlinjerna upphör att gälla när medlemmen avslutar sitt uppdrag i Rädda Barnen. Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 9

10 Vem omfattas av kravet på utdrag ur belastningsregistret och hur hanteras utdraget? Samtliga ledamöter och ersättare i styrelsen för lokalföreningar och distrikt ska uppvisa eget utdrag ur belastningsregistret. När en medlem arbetar i direkt kontakt med barn i Rädda Barnens regi ska medlemmen visa ett utdrag ur belastningsregistret som medlemmen själv begär från polisen (det utdrag som används för skolpersonal). Medlemmen ansvarar själv för att hantera utdraget och för att bevara det. Styrelsens ordförande ansvarar för att i ett särskilt register notera att utdraget uppvisats. De lokala ordförandena ska uppvisa eget utdrag ur belastningsregistret för sitt distrikts ordförande. Distriktets ordförande ansvarar för att notera att utdraget uppvisats av ordförande i de lokalföreningar som tillhör distriktet. Distriktets ordförande ska i sin tur uppvisa eget utdrag för riksstyrelsens ordförande som ansvarar för att notera att utdraget uppvisats av distriktets ordförande. Samtliga ledamöter i riksstyrelsen ska uppvisa eget utdrag för valberedningen som ansvarar för att i särskilt register notera att utdraget uppvisats av ledamöterna. Notera särskilt att i samtliga ovanstående fall då utdrag ur belastningsregistret ska uppvisas måste kuvertet med utdraget var oöppnat då det lämnas över för registrering. Vad ska du göra om du misstänker att Riktlinjerna inte följs? Inom Rädda Barnen är vi angelägna om att snarast kunna ge stöd och vägledning i de fall tveksamheter uppstår kring efterlevnaden av riktlinjerna. Om du som medlem misstänker brott eller oegentligheter vänder du dig i första hand till styrelsen för lokalföreningen eller distriktet, som snarast ska behandla frågan. Du kan som medlem eller förtroendevald också vända dig till Rädda Barnens regionkontor eller till Ställföreträdande Generalsekreteraren för att få stöd och vägledning. Vid en sådan förfrågan följer kansliet den särskilda rutin som beslutats av Generalsekreteraren. När ska polisanmälan göras? Om medlem med uppdrag i Rädda Barnen gör sig skyldig till förtroendebrott mot Rädda Barnens verksamhet ska brottet polisanmälas. Alla valda medlemmar har ansvar för att vid misstanke om brott delge detta till ordföranden i styrelsen eller till valda revisorer. Om medlemmen tycker att det är känsligt eller svårt att göra en anmälan till styrelsen kan denne vända sig till nästa nivå i organisationen eller till kansliet för att få hjälp och vägledning. 10 Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen

11 Så här läser du Riktlinjerna! Punkterna 1 8, fet stil, i Riktlinjer för ideellt arbete inom Rädda Barnen, anger utgångspunkten för vad som gäller. Under varje punkt finns en förklarande text som förtydligar punkten. Den kan användas som diskussionsunderlag tillsammans med Vägledningen när styrelsen går igenom Riktlinjerna med medlemmen. Övriga dokument som kan stärka diskussionen! Stadgar för Rädda Barnen gällande från den 21 september 2014, Kompassen Vägledning för Rädda Barnen och FN:s konvention om barnets rättigheter (Barnkonventionen). Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen 11

12

13 Riktlinjer Valberedning inom Rädda Barnen Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 Riktlinjer för Valberedning inom Rädda Barnen 13

14 Valberedningen Valberedningens arbete är mycket viktigt eftersom det utgör grunden för en väl fungerande och demokratisk organisation. Uppgiften är att l Ta reda på vilka personer som har tänkt avsäga sig sitt uppdrag. l Omvärldsbevaka och aktivt söka upp personer. l Ta kontakt med aktuella personer och få dem att kandidera. l Ta emot namnförslag till styrelse och revisorer. l Ta kontakt med samtliga nominerade. l Redovisa valberedningens förslag till årsmötet/riksmötet. l Redovisa övriga nominerade kandidater som tackat ja. l På riksnivå även bereda frågan om arvodering och ersättningsregler för förtroendevalda inför Riksmötet. Valberedningsarbetet Valberedningens mandattid sträcker sig från det årsmöte/riksmöte den väljs till nästa årsmöte/riksmöte. På riksnivå förbereds valet av valberedning av en nomineringskommitté som utses på Riksmötet. Valberedningens arbete pågår under hela denna tid och alltså inte bara under en kort tid inför årmötet/riksmötet. Valberedningen är medlemmarnas ombud. För att kunna göra ett bra arbete bör den följa styrelsens arbete kontinuerligt under mandatperioden genom att t ex ta del av mötesprotokoll och delta i Rädda Barnens verksamhetskonferenser. I Rädda Barnens stadgar framgår hur många ledamöter och revisorer som ska väljas på riks-, distrikts- respektive lokal nivå. I god tid före årsmötet/riksmötet ska valberedningen kontakta de vars mandattid utgår för att höra om de vill kandidera för kommande mandatperiod. Nomineringsarbetet När valberedningen vet vilka som vill kandidera görs en bedömning av huruvida omval eller inte ska föreslås. Det är ingen självklarhet att nominera ledamöter bara för att de inte avsagt sig omval. När det gäller nyval är det viktigt att informera om styrelsearbetet ifråga, om vad som krävs både kunskaps- och tidsmässigt. 14 Riktlinjer för Valberedning inom Rädda Barnen

15 Det är viktigt att eftersträva en allsidig bemanning i styrelsen som ger styrelsen en bred och samlad kompetens. Det är också viktigt med balansen mellan förnyelse och kontinuitet. Om valberedningen avser föreslå en ny ledamot som har eller haft uppdrag inom andra delar av Rädda Barnen ska valberedningen inhämta referens från den förening som personen haft förtroendeuppdrag inom. Valbarhet l Medlemskap är en förutsättning för att kunna väljas till förtroendeuppdrag inom Rädda Barnen. l Medlem som har ett anställningsförhållande till Rädda Barnen kan inte samtidigt vara ledamot i någon styrelse inom Rädda Barnen, inneha annat förtroendeuppdrag inom Rädda Barnen eller väljas som ombud till distriktets årsmöte eller Rädda Barnens Riksmöte. l Risken för jäv ska beaktas både för vald ledamot och föreslagen kandidat i relation till andra ledamöter respektive anställda. Upplysningsplikt gäller, dvs. att såväl förslagsställare, den föreslagne, mötesordföranden eller årsmötes-/riksmötesombud som kan ha kännedom om risk för jäv ska upplysa om omständigheten. Därefter är det årsmötets/riksmötets röstberättigade ombud som vid sin röstning bedömer kandidatens lämplighet. En ledamot som redan är vald bedömer själv om han /hon ska vara kvar i styrelsen eller avstå från att bereda och/eller rösta i ett speciellt ärende. l Styrelseledamöter ska ha ett gott förtroende i samhället och ska inte genom tidigare eller nuvarande agerande kunna skada organisationen. l Styrelseledamöter får inte ha varit föremål för rättslig process vare sig när det gäller brott mot barn eller ekonomisk brottslighet. l För lokalföreningar och distrikt som har 90-konto gäller SFI:s (Svensk Insamlingskontroll) föreskrifter för 90-konto 2: Styrelseledamöterna och suppleanterna får inte ha betalningsanmärkningar och/eller förfallna och obetalda skatteskulder. Kreditupplysning ska inges beträffande samtliga ledamöter och suppleanter. En sådan upplysning får inte vara äldre än fyra veckor. l För lokalföreningar och distrikt som inte har 90-konto får inte ordförande, vice ordförande och kassör ha betalningsanmärkning och/eller förfallna och obetalda skatteskulder. Kreditupplysning ska inges beträffande samtliga ledamöter och suppleanter. En sådan upplysning får inte vara äldre än fyra veckor. Riktlinjer för Valberedning inom Rädda Barnen 15

16

17 Riktlinjer Internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt Antagna av Rädda Barnens Riksmöte 2014 internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt 17

18 Förord Riktlinjer för internkontroll i Rädda Barnen har tagits fram för att ge vägledning till lokalföreningar och distrikt i att bygga goda strukturer för ekonomisk förvaltning. Riktlinjerna syftar till att internkontrollen inom hela Rädda Barnen ska uppnå samma grundnivå, och i slutändan att skydda Rädda Barnens anseende och tillgångar. De är också ett bra verktyg för föreningar att utvärdera sina rutiner och strukturer. Då de innehåller grundläggande strukturer för en god internkontroll, förväntas de åtföljas av alla Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt. Huvudsyftena med internkontroll är att säkerställa att föreningens resurser används ändamålsenligt och effektivt att säkerställa en korrekt ekonomisk rapportering att se till att lagar och regler följs att skydda personer som hanterar föreningens medel att minska risken för att medel används felaktigt, genom t ex. oegentligheter eller okunskap En grundpelare i en organisations internkontroll är det som brukar kallas Kontrollmiljön. Kontrollmiljön innefattar viktiga områden som en organisations integritet, kultur och etiska värden, och även dess struktur, kompetens och ansvarsfördelning. Det är styrelsen som bäst kan påverka detta och sätta goda exempel, och som även har det övergripande ansvaret för organisationens internkontroll. En annan viktig del av kontrollmiljön är de policyer och riktlinjer som organisationens aktiva förväntas följa. I Riktlinjer för ideellt arbete i Rädda Barnen finns ytterligare vägledning. Om tveksamheter uppstår kring efterlevnaden av dessa grundläggande dokument eller av svensk lag, är Rädda Barnens kansli angeläget om att snabbt kunna ge stöd och vägledning. En medlem som misstänker oegentligheter vänder sig i första hand till styrelsen för lokalföreningen eller distriktet som snarast ska behandla frågan om det finns substans i anklagelsen. En medlem eller förtroendevald kan också vända sig till Rädda Barnens regionkontor eller till Rädda Barnens Internrevision (internalaudit@rb.se) för stöd och vägledning. Vid en sådan förfrågan följer kansliet den särskilda rutin som beslutats av Generalsekreteraren. 18 internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt

19 Riktlinjer för internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt 1. Utbetalningar och attestering 1.1 Styrelsen ska besluta om firmatecknare och bankbehörighet. Föreningens firma ska tecknas av två personer i förening. Det rekommenderas även att bank- och plusgirokonton tecknas av två personer i förening. 1.2 En attestordning ska fastställas av styrelsen, som specificerar vilka som har rätt att attestera 1 utbetalningar, och innehåller en formulering om undre beloppsgräns för stora utgifter som måste godkännas av styrelsen. Attestordningen ska även specificera i vilken utsträckning utgifter utanför fastställd budget kräver godkännande av styrelsen. 1.3 Alla betalningar ska attesteras enligt attestordningen och av de personer som administrerar utbetalningen innan betalning görs. Minst två personer ska attestera en kostnad innan utbetalning. 1.4 En person får inte attestera betalningar för egna eller närståendes kostnader. 1.5 Styrelsen ska besluta om för vilka kostnader och till vilka belopp kostnadsersättningar ska utgå till styrelsemedlemmar (t.ex. milersättning, telefonersättning och högstanivåer för rese- och bostadsersättning) 1.6 Utbetalningar ska baseras på en affärshändelse som stöds av en faktura, originalkvitto, skriftligt avtal eller liknande. Förskottsbetalningar till enskilda personer ska undvikas. Om ett förskott ändå måste utgå ska beloppet inte överstiga kronor. 1 Attestering innebär ett godkännande om utbetalning. När man attesterar, bekräftar man att tillräckliga kontroller av utbetalningen har utförts (t.ex. vara/tjänst har mottagits, priset är i enlighet med avtal, varan/tjänsten motsvarar det som beställts) och att underlag och uppgifter är korrekta, samt att kostnaden faller inom ramen för vad styrelsen beslutat. internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt 19

20 2. Insamling 2.1 Insamlade medel ska användas i Rädda Barnens verksamhet, för avsett projekt och mottagarland. Ordentlig uppföljning och återrapportering ska göras. Insamling ska följa Regler och riktlinjer för Lokal insamling. (Finns tillgänglig på Rädda Barnens Medlemsportal) 2.2 Sponsring och samarbeten med företag ska följa Riktlinjer för lokalt företagssamarbete, Policy för Rädda Barnens samarbete med företag samt Riktlinjer för hantering av Rädda Barnens logotyp i företagssamarbeten. (Finns tillgängliga på Rädda Barnens Medlemsportal) 3. Bokföring och redovisning 3.1 Styrelsen ansvarar för att föreningens räkenskaper bokförs och redovisas enligt god redovisningssed. 3.2 Förslag på kontoplan för lokalföreningar och distrikt samt blankettmallar för resultat- och balansräkning finns på Medlemsportalen. 3.3 Enligt Rädda Barnens stadgar, ska varje lokalförening redovisa verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning samt revisionsberättelse till riksförbundet varje år senast den 15 mars. 3.4 Styrelsen ska regelbundet gå igenom en uppdaterad resultat- och balansräkning, och jämföra resultaträkning med fastställd budget. Större avvikelser ska följas upp. 3.5 Styrelsen ska vara insatt i och följa dokumentet Arkivering och dokumenthantering för Rädda Barnens lokalföreningar och distriktsförbund. (Finns tillgängligt på Rädda Barnens Medlemsportal) 3.6 Föreningens ekonomi och förvaltning ska granskas av förtroendevald revisor som har tillräckliga kunskaper inom ekonomi för att utföra sitt uppdrag, ej står i ett jävsförhållande till någon styrelsemedlem, är myndig och ej försatt i konkurs. 20 internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt

21 4. Tillgångar 4.1 Handkassa, bank- och plusgirokonton, och övriga likvida balanskonton ska stämmas av varje månad av kassören mot bankutdrag och faktisk kassabalans. Övriga balanskonton ska stämmas av minst två gånger per år. Avstämningar ska sedan granskas och godkännas av utsedd styrelsemedlem som inte har bokföringsbehörighet, förslagsvis ordförande eller vice ordförande. 4.2 Eventuell handkassa ska bevaras säkert och bör inte innehålla mer än kronor. 4.3 Föreningen ska använda bankkonton som är registrerade i föreningens namn. Personliga konton får inte användas för att förvara eller slussa vidare föreningens medel. 4.4 Om föreningen har 90-konto, ska Svensk Insamlingskontrolls regler åtföljas. 4.5 Föreningen bör inte ha bank- och kreditkort kopplade till bankkontot. För undantag från detta, ska styrelsen besluta om rutiner för attestering. 4.6 Föreningen ska ha ett register över sina inventarier, även helt avskrivna sådana. Detta ska ange inköpspris, förvaringsplats och ansvarig person. 5. Personal 5.1 Om föreningen har anställda, eller betalar ut arvoden till personer som inte är godkända för F-skatt, har styrelsen arbetsgivaransvar. Styrelsen ska försäkra sig om att följa tillämpbar lagstiftning, uppfylla krav på rapportering, deklaration och betalningar till Skatteverket. 5.2 Alla anställda ska ha anställningsavtal. Skriftliga arbetsbeskrivningar rekommenderas. 5.3 Löneutbetalningar ska attesteras på samma sätt som andra utbetalningar, enligt antagen attestordning. internkontroll i Rädda Barnens lokalföreningar och distrikt 21

22

23

24 Rädda Barnen Stockholm Landsvägen 39, Sundbyberg T F kundservice@rb.se Art. nr: 10250