GYMNASTIKFORUM #gymnastikforum2015

Transkript

1 GYMNASTIKFORUM 2015 #gymnastikforum2015

2 Enklare administration Syfte Fokusområde Mer tid till gymnastiken! att föreningar och förbund (centralt och regionalt) ska lägga mindre tid på administration Moderator: Ingela Nilsson Förbundsstyrelsen Svenska Gymnastikförbundet Föredragare & processledare Lena Lindahl Svenska Gymnastikförbundet Anna Wåhlstedt SISU Idrottsutbildarna

3 Våren nulägesanalys Vi har inte tittat på olika system utan fokuserat på flöden och administrativa rutiner Gymnastikförbundet ger och vill fortsatt ge föreningen möjlighet att själva välja system. Föreningen i fokus Utgått från medlemmen och medlemshanteringen

4 Arbetssätt Djupintervjuer med 6 föreningar (olika storlekar och verksamheter) Enkät har besvarats av 367 föreningar (38%) med följande fördelning: - 20% av föreningar under 100 medlemmar ( 104 st) - 37% av föreningar medlemmar ( 80 föreningar) - 57% av föreningar medlemmar (100 föreningar) - 90% av föreningar med fler än 500 medlemmar (83 stycken) 3 Styrgruppsmöten är genomförda (GS, RF-IT, förening, extern konsult) Processkväll med 2 föreningar och SISU är genomförd

5 Enkäten Underlaget till frågorna i enkäten kom utifrån de djupintervjuerna som genomfördes. Följande områden berördes i enkäten: - Administrativa flöden (vem gör vad) - Administrativa system - Försäkring - Hallar och redskap - Utbildning - Marknadsföring Alla regioner har fått ut svaren från sina föreningar vilket är ett bra material att arbeta vidare med.

6 Vad har vi sett? Konstaterat Kvartal 1 är en administrativt tung period Mellanstora ( ) föreningar hanterar mycket manuellt eller i olika system. Styrelsen gör jobbet Analys Föreningar som saknar struktur under året har det extra tungt Prioriterad målgrupp, vi uppskattar att 40-50% av respondenterna inte har några systematiska system Stora föreningar har struktur, system och anställd personal 20% av de som svarat använder IOL och 30% använder SportAdmin 70% av de stora föreningarna SportAdmin

7 Vad har vi sett? Konstaterat Befintliga enskilda system stödjer inte hantering av flexibel träning, drop-in, gruppträning (klippkort), öppen träning Försäkring en gråzon Man tror att man är försäkrad genom sitt medlemskap Analys Detta kan vara en anledning till medlemsstatistiken i Idrott online inte stämmer med årsrapporten. Det är för tidskrävande att administrera viss typ av verksamhet och man har ingen morot att göra jobbet. Många med gruppträning har en tro om att man är försäkrad per automatik genom RF.

8 Summering av nulägesanalysen? Fokus på de mellanstora föreningarna medlemmar Enkelhet, tydlighet, struktur här behövs föreningsstöd/utbildning! Hur höjer vi den administrativa kompetensen i föreningen? Anmälan till aktivitet och betalning här sker den största administrationen Förändrad verksamhet i föreningen en utmaning administrativt (gruppträning, drop-in, prova-på, flytande grupper ) Försäkringar är en okunskap

9 Förbundet Krav Föreningsrapport: verksamhet samt antalet medlemmar Utbildning Tävlingslicenser (Idrottslyft) Kommunala Lokalt aktivitetsstöd Ledarbidrag Halltider Årsmöteshandlingar Policydokument Värdegrundsarbete eller andra typer av policydokument Statligt Aktivitetsstöd (LOK) Deklaration STIM & SAMI

10 När och Vad? Q1 Q2 Q3 Lok-stöd (statligt & kommunalt), Deklaration, Anmälan till verksamheten, SAMI Föreningsrapport, Halltider, STIM, Ledarbidrag Anmälan till verksamhet, Lok-stöd (statligt & kommunalt), Tävlingslicenser, Försäkringar, Q4 Deklaration, STIM, Utbildning, Ledarbidrag

11 Struktur Gymnastikens administrativa Årshjul

12 Reflektion & Diskussion

13 Reflektion & Diskussion 1. På vilket sätt önskar och ser du att du kan använda Gymnastikens Årshjul i din förening? Vilken typ av fortsatt stöd ser du behov av för att implementera detta i din förening? Övriga medskick för fortsatt arbete.

14 Administrativa flöden Anmälan till verksamheten Faktura / Direktbetalning Grupptillhörighet Försäkring och Licenser Löpande information/kommunikation Närvarorapportering vid aktivitet Medlem vill ta paus / slutar Kölista / Intresselista (Läger, Tävling, Uppvisning)

15 Steget vidare - Med medlemskapet i fokus Vi ser att det finns brister i medlemskapets betydelse, fokus ligger på aktivitet! är idag oförsäkrade! Finns en tro om att man är försäkrad Förslag: Koppla medlemskapet till obligatorisk försäkring? Samtal med Pensum pågår Proposition till Förbundsmötet? UtbildningsCV Diskrepans på 30 % om vi jämför IdrottOnline och årsrapporten Finns ytterligare en diskrepans som vi inte kan mäta, drop-in-verksamhet Vem är medlem? Hur många medlemmar har vi? Möte har genomförts med andra SF för att få goda exempel på hur de hanterar medlemskap, försäkringar, tävlingslicenser Integration andra system och IdrottOnline

16 Reflektion & Diskussion

17 Reflektion & Diskussion 2. Egen reflektion: hur synliggör ni idag medlemskapet i din förening? Vad är viktigt för dig och din förening för att skapa mervärde av medlemskapet? Hur höjer vi den administrativa kompetensen i föreningen? Övriga medskick

18 Processen fortsätter Medlem - Försäkring UtbildningsCV Integration mellan system

19 Tack för oss!