Intern kontroll som en del av god förvaltnings- och ledningssed i Lovisa stad. Allmän anvisning för intern kontroll

Transkript

1 Intern kontroll som en del av god förvaltnings- och ledningssed i Allmän anvisning för intern kontroll STADSSTYRELSEN STADSFULLMÄKTIGE

2 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 1 1 INLEDNING 2 2 GOD FÖRVALTNING Principerna för god förvaltning Att organisera förvaltningen i skoncern Behörighet och ansvar samt praxis vid föredragning Jäv Koncernstyrning av dottersamfund 7 3 KONTROLLSYSTEMET FÖR LOVISA STAD Att ordna kontrollen i Extern kontroll Intern kontroll Riskhantering 18 4 KONTROLLANSVAR FÖR BESLUTSFATTANDET Stadsstyrelsen som övervakare av fullmäktigebeslutens laglighet Stadsstyrelsens, nämndernas och direktionen för affärsverkets kontrollansvar över beslutfattade i verksamhet som är underordnad dem 20 5 REVISORERNAS KONTROLLANSVAR FÖR DE REDOVISNINGSSKYLDIGAS DEL 20 6 ÖVRIGA FRÅGOR SOM ANKNYTER TILL INTERN KONTROLL Att förebygga och kontrollera missbruk Att utvärdera och följa upp den interna kontrollen 21 7 TILLÄMPADE RÄTTSNORMER 23 8 IKRAFTTRÄDANDE AV ANVISNINGEN 23 9 YTTERLIGARE INFORMATION 23

3 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 2 1 INLEDNING Avsikten med anvisningen för intern kontroll är att stöda dem som inom arbetar i lednings- eller chefsposter och att belysa betydelsen av den interna kontrollen och den goda förvaltningen för samtliga s anställda. Dessutom fungerar anvisningen som stöd för de förtroendevaldas och chefernas ledning. Stadens ledning utgår från den av stadsfullmäktige godkända strategin och de mål som fastställts i den. Den allmänna anvisningen för intern kontroll gäller staden alla verksamhetsorgan, ledningen och dem som arbetar i chefsposition. Avsikten för den allmänna anvisningen för intern kontroll är att säkerställa att gemensamt överenskomna och godkända verksamhetssätt och anvisningar följs i stadens förvaltningsenheter.

4 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 3 Bild 1. Intern kontroll som en del av ledningen En god förvaltning är en allmän benämning för sådana åtgärder med vilka man garanterar att uppgifterna behandlas på ett tillbörligt sätt och så att de stärker invånarnas tillit samt sköts på ett sätt som uppfyller rättsskyddets krav. Lagstiftningen innefattar allmänna bestämmelser om hur förvaltningsärenden ska behandlas. Att öka transparensen i verksamheten är, förutom att följa gällande lagstiftning och principerna för god förvaltning, en väsentlig del av god förvaltning. Dessutom utgörs grunden för god förvaltning av s värderingar och strategier, samt av sådana bestämmelser och anvisningar som skapats för att stöda värderingarna och strategierna och som berör ledningen av organisationen, behörigheter och ansvar. s värderingar avspeglas i stadens all verksamhet och beslutsfattandekultur. Då god förvaltning uppnås leder det till effektivare och mer högklassigt arbete inom organisationen samt till mer konsekvent och resultatrikt chefsarbete. Dessutom gör en god förvaltning det säkrare att verksamheten är resultatrik och riskerna hanteras. Den interna kontrollen och riskhanteringen utgör en del av s system för god ledning och förvaltning, planering och uppföljning av verksamheten och ekonomin samt den operativa ledningen. Den interna kontrollens och riskhanteringens mål är att säkerställa att lagen, myndighetsanvisningarna och K ledningens beslut följs, att de strategiska målen och u målen för verksamheten och ekonomin u p p n å s n och att finanserna förvaltas klanderfritt. t a 2 GOD l FÖRVALTNING a 2.1 Principerna för god k i, förvaltning m Grundlagens bestämmelser om u förvaltningsverksamhet har i huvudsak u konkretiserats i förvaltningslagen. t o i m i n t a a

5 a a v a ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING l 4 a i n s Förvaltningslagen är en allmän lag som r e g l e r a r ä förvaltningsverksamheten. Lagens avsikt är att ä främja och förverkliga god förvaltning och rättsskydd d i förvaltningsfrågor samt att främja ä tjänsternas kvalitet och hur resultatrika de är. n t ö Förvaltningslagen innefattar i synnerhet, h bestämmelser om behandlingen av ett a förvaltningsärende hos en myndighet, allt från att ll ärendet anhängiggjorts till att beslutet fattas eller i att beslutet överklagas. Kvalitetsnivån s o m n definieras i förvaltningslagen kan alltså a n s e s t utgöra den allmänna minimistandarden för god o förvaltning. s ä Förvaltningens rättsprinciper berör all ä myndighetsverksamhet oberoende av d e s s n innehåll. Principerna för god förvaltning har även t innefattats i förvaltningslagen. Dessa ö p r in c ip e r berör all s verksamhet j oberoende om egentligt administrativt a j beslutsfattande anknyter till o verksamheten ifråga. h t följande: o Principerna för god förvaltning är s ä Jämlikhetsprincipen: Myndighetens och ä tjänstemannens skyldighet att bemöta n kunder jämlikt och konsekvent. n Ä n d am å l s b u n d e n h e t sp r i n ci p e n : ö Skyldighet att använda t myndighetsbefogenheter uteslutande för syften som är motiverade enligt lagen och förbud mot missbruk av prövningsrätten. Objektivitetsprincipen: Myndighetens åtgärder ska vara objektiva och opartiska. P r o p o r t i o n a l i t e t s p r i n c i p e n : Myndighetens åtgärder ska vara anpassade till de mål som definieras i lagstiftningen. Principen om tillitsskydd: myndighetens åtgärder ska skydda de förväntningar som är berättigade på basis av rättsordningen. Serviceprincipen inom förvaltning: I sin verksamhet ska myndigheten beakta kundens synvinkel. Detta framgår bland annat som en rådgivningsskyldighet och som en begäran om att komplettera ett bristfälligt dokument samt genom att myndigheten å tjänstens vägnar måste vidarebefordra till rätt aktör ett dokument som har tagits

6 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 5 emot av fel aktör. De båda inhemska språken ska även användas på ett förståeligt sätt. Offentlighetsprincipen och förvaltningens öppenhet: Rätten som tillhör alla om att få kännedom om offentliga myndighetsdokument och att dra nytta av information som fåtts i enlighet med offentlighetsprincipen samt rätten att sprida sådan information. En god förvaltnings- och ledningssed baserar sig på stadens värderingar samt kundernas och invånarnas behov. I verkställigheten av en god förvaltnings- och ledningssed är det centralt att säkerställa att gemensamt överenskomna och godkända verksamhetssätt och anvisningar följs i stadens förvaltningsenheter samt att verksamheten fyller kraven på etiskhet och ansvar. 2.2 Att organisera förvaltningen i skoncern I innehar stadsfullmäktige enligt kommunallagen den högsta beslutanderätten. Stadsfullmäktige godkänner förvaltningsstadgan för att förvaltningen ska organiseras. I förvaltningsstadgan bestäms det om stadens organisationsstruktur, behörighetsförhållandena, de allmänna principerna för ledning och förvaltning samt indelningarna av uppgifter och ansvar för intern kontroll och riskhantering. De ovannämnda utgör grunden till lednings- och styrsystemet för. Stadsstyrelsen leder stadsorganisationen. Stadsstyrelsen ansvarar för stadens förvaltning och ekonomi. Stadsstyrelsens uppgift är sålunda att styra och övervaka stadskoncernens verksamhet och beslutsfattande för att säkerställa att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs i enlighet med anvisningarna. Stadsstyrelsens uppgift är att övervaka att man bedömer riskerna redan på förhand vid planeringen av verksamheten och ekonomin, i beslutsfattandet, i verksamhetsprocesserna samt i ekonomiska och administrativa förfaranden, och att man med prioriterade risker specificerar åtgärderna för hanteringen och kontrollen. Stadsstyrelsen ska årligen självutvärdera sin verksamhet och sin funktionsförmåga och rapportera stadsfullmäktige om resultatet av utvärderingen. Stadsstyrelsen ska årligen som en del av verksamhetsberättelsen avge en bedömning till stadsfullmäktige om effektiviteten av och utvecklingsbehoven för riskhanteringen, koncernövervakningen och den interna kontrollen. Stadsstyrelsen ska vara medveten om betydande risker som anknyter till stadskoncernens verksamhet och ekonomi och om hur effektiva de åtgärder är som man beslutat om för att hantera riskerna vara medveten om verkställigheten av riskhanteringen i den verksamhet som lyder under nämnderna och i koncernsamfundens verksamhet säkerställa att nämndernas ledamöter, tjänsteinnehavarna och den övriga personalen samt koncernsamfundens representanter är medvetna om sina ansvar beträffande den interna kontrollen och riskhanteringen

7 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 6 rapportera stadsfullmäktige om hur fungerande den interna kontrollen, riskhanteringen och koncernövervakningen är samt om hanteringen av betydande risker. Nämnderna och direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten Det är nämndernas och direktionen för Affärsverket Lovisa Vattens skyldighet att styra och följa upp verkställigheten av den interna kontrollen och riskhanteringen för ansvarsområdena och affärsverket. Nämnderna och direktionen ansvarar för att den verksamhet som lyder under dem är resultatrik, lagenlig och följer god förvaltningssed. Nämnderna och direktionen ska följa upp och utvärdera verksamheten och ekonomin och säkerställa att därtill relaterade risker identifieras och att utvärderingen och hanteringens förfaranden genomförs. Nämnderna och direktionen ska rapportera till stadsstyrelsen om hur den interna kontrollen och riskhanteringen fungerar och hur betydande risker hanteras. Nämnderna och direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten ska årligen självutvärdera sin verksamhet och sin funktionsförmåga och rapportera till stadsstyrelsen om resultatet av utvärderingen. Ledande tjänsteinnehavare och övriga chefer Stadsdirektörens uppgift är att leda stadens verksamhet, sörja för koncernstyrningen och för sin del svara för att de av stadsfullmäktige och stadsstyrelsen fastställda målen för verksamheten och ekonomin uppnås. De ledande tjänsteinnehavarnas, chefen för vattentjänsternas och de övriga chefernas uppgifter är att leda personalen och verksamheten i enlighet med mål som är härledda ur strategin och att inom sina ansvarsområden ansvara för verkställigheten och tillräckligheten av den interna kontrollen och riskhanteringen samt att den interna kontrollen och riskhanteringen är fungerande. De ledande tjänsteinnehavarnas, chefen för vattentjänsternas och de övriga chefernas uppgift är att övervaka verksamheten och ekonomin samt att förfaringssätten är resultatrika, lagenliga och följer god förvaltningssed. Chefen ska inneha de aktuella uppgifterna om tillståndet för det som är väsentligt för chefens område eller enhet och ledarskapet ska inte ske endast utifrån antaganden. Den interna kontrollen är en del av lednings- och förvaltningssystemet och med hjälp av den får ledningen organisationen att fungera på det sätt som ledningen önskar. Dessutom producerar den interna kontrollen tillräckligt med information för ledningen om organisationens tillstånd och prestationer. Koncernledningens uppgifter och ansvar Stadsstyrelsen, stadsdirektören och andra myndigheter som fastställts i förvaltningsstadgan hör till stadens koncernledning. Koncernledningen ansvarar i enlighet med kommunallagen och stadens förvaltningsstadga om stadskoncernens styrning och att koncernövervakningen organiseras enligt de grunder för intern kontroll och riskhantering som stadsfullmäktige beslutat om.

8 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 7 Koncernsamfundens styrelser och disponenterna Koncernsamfundets styrelse har i uppgift att handha bolagets förvaltning och att organisera den på ett tillbörligt sätt. Styrelsen ansvarar för att kontrollen av bolagets bokföring och finansförvaltning har organiserats på ett tillbörligt sätt. Styrelsen styr och övervakar bolagets operativa ledning och disponenterna samt väljer och avsätter den verkställande direktören, godkänner bolagets strategi och övervakar att strategin förverkligas. Fastighetsbolagens styrelser ansvarar för att helhetsbetonat övervaka systemet för god ledning och förvaltning, för riskhanteringen samt att systemet för operativ och ekonomisk rapportering fungerar. Styrelserna ska iaktta förändringar i omvärlden, att bolagets mål för verksamheten och ekonomin uppnås, att den ekonomiska positionen utvecklas och att riskerna hanteras. Styrelserna rapporterar årligen till koncernledningen om hur bolagets kontroll och helhetsmässiga riskhantering ordnats och hur resultatrika de är. Disponenterna för fastighetsbolag har som uppgift att sköta bolagens löpande förvaltning lagenligt och i enlighet med bestämmelser och anvisningar utfärdade av styrelsen. Disponenterna ansvarar för att bokföringen är lagenlig och att finansförvaltningen organiseras på ett tillförlitligt sätt. De är skyldiga att förverkliga den av styrelsen godkända strategin och att på ett tillbörligt sätt ordna den interna kontrollen och riskhanteringen. Disponenterna ska regelbundet rapportera styrelsen om hur målen för verksamheten och ekonomin har uppnåtts, hur det ekonomiska läget har utvecklats, om betydande förändringar i omvärlden, om kontrollen och riskerna samt hur de hanterats. Disponenterna ska omsorgsfullt bereda lösningarna inom affärsverksamhet och i sin uppgift agera i enlighet med stadens och bolagets intressen. 2.3 Behörighet och ansvar samt praxis vid föredragning Kommunallagen innehåller bestämmelserna för delegering av beslutanderätt. Enligt kommunallagen kan stadsfullmäktige delegera beslutanderätt till stadens övriga verksamhetsorgan samt till förtroendevalda och tjänsteinnehavare. Beslutsfattaren är alltid i första hand ansvarig för det beslut som han eller hon fattat. Då ett beslut fattas utifrån en föredragning, ska föredragande informera beslutsfattaren och utförligt redogöra för ärendet samt förklara de fakta som ska beaktas i beslutsfattandet och de rättsnormer som tillämpas. Dessutom ska man i samband med beslutsfattande utföra en objektiv förhandsbedömning av fakta, inverkningar och risker. Beslutsfattandet ska basera sig på lagstiftningen och s stadgor och anvisningar. Föredragandens förslag till beslut ska utarbetas så noggrant att beslutet kan fattas utifrån förslaget. Föredraganden av ärendet ansvarar för beslutet som fattats utifrån hans eller hennes föredragning, om föredraganden inte har anmält avvikande mening.

9 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING Jäv Då man bereder och fattar beslut ska man försäkra sig om att de som deltar i behandlingen av ärendet inte är jäviga. Det stiftas i kommunallagen och i förvaltningslagen om stadens förtroendevaldas, tjänsteinnehavares och anställdas jäv vid beredning och beslutsfattande. Med bestämmelserna om jäv säkerställs förtroende för förvaltningen och för opartiskheten i ärendeberedningen. Jäv ska basera sig på objektiva orsaker. Ledamöterna i verksamhetsorganen ska fylla kraven för jäv och vara obundna av ärendet som behandlas. De ska inte heller delta i beredningen av ärendet eller annars försöka inverka på beredningen. Fall där personer är i tjänste- eller anställningsförhållande till staden, tjänste- eller anställningsförhållanden hos personer som är nära ställda till en person anställd av staden eller ett affärsförhållande är sådana situationer där stadsstyrelsen och ordföranden för nämnden ska förutom personen själv säkerställa att verksamhetsorganets arbete är obundet och att processen för ärendenas beredning och beslutsfattande är klanderfri. 2.5 Koncernstyrning av dottersamfund Stadsstyrelsen beslutar om ägarstyrningens verkställighet och om koncernstyrningen i enlighet med de av stadsfullmäktige godkända koncerndirektiven. Det är stadsstyrelsens och stadsdirektörens uppgift att sköta om koncernstyrningen. Stadsdirektören kan till exempel ge en person som representerar staden på en bolagsstämma eller på motsvarande organ mer detaljerade instruktioner om stadens syn på ärenden som behandlas på mötet. Med koncernstyrning avses den styrning av verksamheten, ekonomin och god förvaltningssed för koncernsamfund som koncernledningen, det vill säga stadsstyrelsen och stadsdirektören, ansvarar för. Styrningen gäller i tillämpliga delar även för delägarsamfund, stiftelser och samkommuner. Koncernstyrningen baserar sig på stadens strategi, som styr stadens förtroendevalda och tjänsteinnehavare. Koncernstyrningen är avsedd som grund för de enskilda beslut som kommer till dotter- och delägarsamfunden. Koncernstyrningen sker enligt koncerndirektivet och styrd av de personer som representerar staden på bolagsstämmor eller motsvarande organ för olika samfund. Dessutom används som medel för koncernstyrningen och -övervakningen mål- och ägarsamtal, som stadsdirektören eller en representant utsedd av stadsdirektören för med vart och ett bolags styrelseordförande och verkställande direktör eller disponent. Koncernstyrningen har som särskild avsikt att specificera mål för koncernsamfunden så att målen styr koncernsamfundens verksamhet och ekonomi, beredningen av lösningarna inom affärsverksamheten, ordnandet av riskhanteringen och att den goda förvaltningssed som ska följas i koncernsamfunden förverkligas. Dessutom är dess mål att harmonisera samfundens styrning, att öka transparensen i

10 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 9 verksamheten, att förbättra kvaliteten på informationen som staden får från samfundet och att effektivera informationsutbytet. Utifrån de mål för verksamheten och ekonomin som fastställs för koncernsamfunden bedöms hur resultatrik koncernsamfundens verksamhet är, det ägarvärde de genererar och utvecklingen av den ekonomiska situationen. Målen skapar en grund för riskhanteringen, koncernrapporteringen och övervakningen. Koncernbolagen är skyldiga att rapportera till koncernledningen tertialt om bolagens verksamhet och ekonomi. 3 KONTROLLSYSTEMET FÖR LOVISA STAD 3.1 Att ordna kontrollen i Pålitligheten av offentlig verksamhet förutsätter tillräcklig kontroll. Med hjälp av kontrollen strävar man efter att uppnå rimlig visshet om att ärenden sköts lagligt och ändamålsenligt, så att staden uppnår de mål som stadsfullmäktige fastställt i budgeten. Kontrollen av stadens förvaltning och ekonomi organiseras så att den externa och den interna kontrollen tillsammans bildar ett täckande kontrollsystem. s modell för ledning och kontroll EXTERN KONTROLL STATENS ORGANISATIONER Regionförvaltningsverket Arkivverket EXTERN KONTROLL FULLMÄKTIGE REVISIONSNÄMNDEN Social- och hälsovårdsministeriet LOVISA STAD REVISIONEN Valvira Strålsäkerhetscentralen Dataombudsmannen INTERN KONTROLL STYRELSEN, ÖVRIGA ORGAN, STADSDIREKTÖREN, ÖVRIGA FÖREDRAGANDE Justitiekanslern CENTRALERNAS CHEFER (intern kontroll och riskhantering) Statens revisionsverk Bild 2. s modell för ledning och kontroll

11 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING Extern kontroll Revisionsnämnden och revisorerna ansvarar för den externa kontrollen. Revisionsnämnden ska bereda de ärenden som berör granskningen av förvaltning eller ekonomi och som ska beslutas av stadsfullmäktige. Revisionsnämnden ska även bedöma om de av stadsfullmäktige fastställda målen för verksamheten och ekonomin i och i skoncern har förverkligats. Revisionsnämnden ska sörja för att sammanjämka granskningen av staden och dess dottersamfund. Om det i stadens balans finns underskott som saknar täckning, ska revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin sker under räkenskapsperioden samt om den gällande ekonomiplanen och det gällande åtgärdsprogrammet är tillräckliga. Dessutom har revisionsnämnden som uppgift att 1. på allmänt plan uppfölja s förvaltning och ekonomi samt förändringarna som sker i dem 2. utveckla den externa granskningen, fastställa målen för den externa granskningen och att följa upp utfallet av dessa mål 3. godkänna planen för att ordna revision av de fastighetssamfund som tillhör koncernen och att utse kandidater för revisorer för fastighetssamfunden 4. övervaka att de personer som ansvarar för verksamheten och de redovisningsskyldiga har vidtagit nödvändiga åtgärder med anledning av de anmärkningar som granskningen av förvaltningen och ekonomin och revisionen gett upphov till. De av stadsfullmäktige utsedda revisorernas (revisionssamfundets) uppgift är att granska om 1. stadens förvaltning har skötts enligt lag och stadsfullmäktiges beslut 2. stadens bokslut och det därtill hörande koncernbokslutet är upprättade enligt bestämmelserna och föreskrifterna om upprättande av bokslut samt om de ger riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten, ekonomin, den ekonomiska utvecklingen och de ekonomiska ansvar under räkenskapsperioden 3. uppgifterna om grunderna för och användningen av statsandelarna är riktiga 4. stadens och stadskoncernens interna kontroll och riskhantering samt koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt (punktens ordalag lyder ända till : stadens interna kontroll och koncernövervakningen har ordnats på behörigt sätt). Revisorerna ska senast före utgången av maj med iakttagande av god revisionssed granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut. Revisorerna ska följa stadsfullmäktiges och revisionsnämndens särskilda anvisningar, om de inte står i strid med lag, stadens instruktioner eller god revisionssed. Revisorerna ska utan dröjsmål underrätta revisionsnämnden och vid behov också stadsstyrelsen om missförhållanden som de har iakttagit.

12 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING Intern kontroll Stadsstyrelsen och stadsdirektören ansvarar på hela stadskoncernens nivå för att den interna kontrollen fungerar. Intern kontroll avser alla de åtgärder och metoder vars mål är att 1. i enlighet med bestämmelserna och anvisningarna upprätthålla och befrämja resultatrikheten av stadskoncernens verksamhet 2. befrämja verksamhetens kontinuitet 3. säkerställa att informationssystemen är tillförlitliga 4. minimera, förutse och konstatera fel, misstag och fall av missbruk 5. säkerställa att ekonomiska eller övriga resurser utnyttjas omsorgsfullt och ekonomiskt inom sitt område. Stadsstyrelsen bär ansvaret för att den interna kontrollen och riskhanteringen ordnas resultatrikt. Stadsdirektören bär helhetsansvaret för att ordna och genomföra stadens interna kontroll och helhetsbetonade riskhantering samt att säkerställa att kontrollen och riskhanteringen fungerar. Den interna kontrollen är en väsentlig del av daglig ledning och allt chefsarbete. Kontrollansvaret för stadens ledning och cheferna I och med sin position bär stadsdirektören ansvaret för att ordna den interna kontrollen och helhetsbetonande riskhanteringen till att utgöra en del av ledarskapet och att rapportera till stadsstyrelsen om hur den interna kontrollen och riskhanteringen fungerar. Ledningsgruppen styr och koordinerar ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen och följer upp och bedömer hur de fungerar. Cheferna i centralerna har som uppgift att leda personalen och verksamheten i enlighet med fastställda mål och att ansvara för verkställigheten och tillräckligheten av den interna kontrollen och riskhanteringen och hur bra de fungerar. Chefernas uppgift är att övervaka verksamheten och ekonomin samt att verksamhetssätten följer lagen och god förvaltningssed. Centralernas direktörer och cheferna är skyldiga att rapportera till nämnderna om verkställigheten av den interna kontrollen och riskhanteringen och hur bra de fungerar samt om hanteringen av betydande risker. Den interna kontrollen är en del av det normala ledningsarbetet i staden. Den interna kontrollen anknyter till planeringen och uppföljningen av verksamheten och ekonomin, till personalledningen, till ledningen och styrningen av funktioner och processer samt till sedvanliga verksamhetsrutiner inom ekonomi och förvaltning. De personer som innehar chefspositioner ansvarar framför allt för den interna kontrollen. Med kontrollen säkerställs att uppdraget sköts i rätt tid på det avsedda, godkända sättet och inom ramen för de resurser som anvisats för uppdraget. Var och en chef ansvarar för att på tillbörligt sätt förverkliga den interna kontrollen för sin egen verksamhet och för sin enhet.

13 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 12 Målet för intern kontroll och riskhantering vilka integrerats i ledarskapet är att ge en tillräcklig säkerhet för dem som ansvarar för övervakningen om hur effektiv och ekonomisk verksamheten är att verksamheten är lagenlig och att god förvaltningssed efterföljs förvaltningen av egendom och medel samt om hållbar utveckling att planeringen, beslutsfattandet och bedömningen baserar sig på förhandsbedömningar av konsekvenserna och tillräcklig information om verksamheten och ekonomin. Uppföljningen av den interna kontrollen och riskhanteringen hör både till tjänsteinnehavarna och till de förtroendevalda. Inom kommunalförvaltningen är uppföljningen en del av den interna kontrollen som tillfaller de förtroendevalda, till exempel hur en tjänsteinnehavare utövar den behörighet som delegerats honom. De centrala uppgifterna inom uppföljningen är att fastställa rapporteringsålägganden, att övervaka att rapporteringen förverkligas och att jämföra de fattade besluten och de resultat som beskrivits i rapporterna. Dessutom ska redovisningsskyldiga verksamhetsorgan övervaka att bedömningarna av riskerna blir utförda och att betydande risker hanteras. Genom att fastställa rapporteringsåläggandet kontrollerar verksamhetsorganen också hur tjänsteinnehavarna som lyder under verksamhetsorganet sköter sina uppgifter och använder sina befogenheter. Fördelning av uppgifter och ansvar beträffande den interna kontrollen I stadens förvaltningsstadga finns det bestämmelser om uppgifter och ansvar som gäller den interna kontrollen och riskhanteringen. Dessutom utgör stadsstrategin, bestämmelserna om befogenheter i förvaltningsstadgan samt plandokumenten och verksamhetsanvisningarna för verksamheten, ekonomin och investeringarna grunden för den interna kontrollen och riskhanteringen. Delegering av befogenheter En tjänsteinnehavare kan enligt eget omdöme direkt överlämna till verksamhetsorganet för beslutsfattande ett sådant ärende som hör till beslutanderätt som i förvaltningsstadgan eller med stöd av förvaltningsstadgan delegerats honom. Verksamhetsorganet eller en tjänsteinnehavare kan besluta om att till en underordnad tjänsteinnehavare delegera en befogenhet som lagen eller förvaltningsstadgan förordnat verksamhetsorganet eller tjänsteinnehavaren. En uppdaterad förteckning ska föras om besluten av att delegera befogenheter. Förteckningen tilldelas stadsfullmäktige för kännedom årligen i februari. Strategisk planering Att analysera extern information och omvärlden samt att utnyttja förhandsinformation hör till centrala uppgifter och ansvar för stadsfullmäktige, stadsstyrelsen, nämnderna och direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten och utgör en del av det strategiska ledarskapet och den strategiska planeringen som baserar sig på stadens vision. Vid beredningen av strategin, upprättandet av utvecklingsprognoserna och planeringen av ansvarsområdenas verksamhet bedöms

14 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 13 ändringarna i omvärlden och utvecklingen av servicebehoven de negativa och positiva konsekvenserna för planerna och besluten på olika tidsspann ändamålsenligheten av och utvecklingsbehoven för verksamhets- och servicestrukturerna verksamhetens resultatrikhet på basis av målen, nyckeltalen och utvärderings-uppgifter utvecklingen av stadens och stadskoncernens ekonomiska ställning. I strategin framställs de tyngdpunkter som fastställts för att förverkliga stadens vision och utvecklingen av verksamheten. För tyngdpunkterna fastställs strategiska mål och kritiska faktorer för framgång. Strategins tyngdpunktsområden är Kunden och kommuninvånaren Attraktivitet och konkurrenskraft Personal och ledarskap Ekonomi Strategiprocessen innefattar även stadsstyrelsens, nämndernas och direktionen för Affärsverket Lovisa Vattens systematiska förfaranden för uppföljning, utvärdering och utveckling av strategin. I utvärderingen tas även ställning till behovet av att ändra på målen ifall ändringar i omvärlden och utvecklingsprognoserna kräver detta. Planering av verksamheten och ekonomin Stadsfullmäktige bär helhetsansvaret för stadens och stadskoncernens verksamhet och ekonomi. Stadsfullmäktige ansvarar för beslutsfattandet, fastställandet av målen för hela stadskoncernen, verksamhetens och ekonomins balans samt utvärderingen och uppföljningen av verksamheten. Stadsfullmäktiges helhetsansvar för verksamheten och ekonomin konkretiseras i beslutsfattandet och innefattar ansvaret för ekonomins balans och för hanteringen av riskerna som anknyter till planerna och besluten i fråga. För att dess uppgifter ska skötas på vederbörligt sätt ska stadsfullmäktige kräva att stadsstyrelsen, nämnderna, direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten och styrelserna för dotterbolagen förbinder sig att ansvarsfullt planera och styra verksamheten. Planeringen av verksamheten och ekonomin ska basera sig på strategin och målen som stadsfullmäktige godkänt. I samband med planeringen av verksamheten och ekonomin samt vid beslutsfattandet ska man utföra objektiva förhandsbedömningar av fakta, konsekvenser och risker. Stadsstyrelsen, nämnderna och direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten ska också förutse och bedöma verksamhetsmässiga och ekonomiska faktorer som anknyter till stadens och stadskoncernens framtida utveckling. Dessa faktorer ska granskas bland annat från synvinklarna av ekonomins balans, finansieringen samt service- och investeringsbehoven. Stadsstyrelsen, nämnderna och direktionen för Affärsverket Lovisa Vatten bedömer årligen hur strategin förverkligats. Budgeten, ekonomiplanen och dispositionsplanerna

15 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 14 Utgående från visionen, målsättningarna och de kritiska faktorerna för framgång i strategin framställs i verksamhetsplanen, ekonomiplanen och budgeten målen på stadens, centralernas, ansvarsområdenas och verksamhetsenheternas nivåer till tillämpliga delar från synvinkeln av tyngdpunkterna i strategin. Dessutom fastställs målen för Affärsverket Lovisa Vatten och dottersamfunden. Målen ska riktas på väsentligheter samt vara på ett exakt och tillräckligt utmanande sätt definierade så att de styr verksamheten, utvecklar verksamhetssätten och möjliggör specificering av målnivåerna. Då målen fastställs bedöms deras konsekvenser på kommuninvånarna, miljön, företagen, sysselsättningen, ekonomin och personalen. Konsekvenserna bedöms på kort sikt (ett år) och på lång sikt (verksamhets- och ekonomiplanperioden). Dessutom identifieras och utvärderas sådana faktorer som kan äventyra det att målen uppfylls. Målen kan vara av kvantitativ eller kvalitetsmässig natur. Målnivåerna kan anknyta till exempel till väntetiden som beskriver tillgängligheten av tjänsten, utvecklingen av kundbesök som beskriver servicebehovet, kundbelåtenheten, utvecklingen av enhetspriset som beskriver ekonomiskheten samt mätbara resultat och fortsatt utnyttjande av olika projekt som genomförs. Utifrån den av stadsfullmäktige fastställda budgeten godkänner stadsstyrelsen och nämnderna dispositionsplanerna, i vilka man beskriver de exakta åtgärderna för att uppnå målen. Centralernas direktörer godkänner dispositionsplanerna för resultatenheterna. Stadsstyrelsen, nämnderna och centralernas direktörer följer upp och bedömer hur målen uppnåtts och ansvarar för de åtgärder som krävs för att målen ska uppnås. Budgetändringar Om bestämmelserna för den bindande graden så kräver, ska en framställning under budgetåret framläggas till stadsfullmäktige om ändringar i budgeten. I förslaget till ändring av anslaget ska det redas ut vilken inverkan ändringen har på målen för verksamheten och på inkomststaterna. På motsvarande sätt ska det i ett förslag till ändring av målen för verksamheten och inkomststaterna redas ut vilken inverkan ändringen har på anslagen och hur ändringarna finansieras. Direktionen beslutar om budgetändringarna för Affärsverket Lovisa Vatten. Stadsfullmäktige beslutar om ändringar i de mål som staden fastställt för affärsverket. Investeringsplanen Planeringen av investeringar ska basera sig på stadens strategi och på en av stadsfullmäktige godkänd investeringsplan. Deras grunder ska beskrivas transparent till exempel i planer, befolkningsprognoser och riskbaserade behovsbedömningar för ombyggnader (fastighetsmässiga planer på lång sikt). Investeringsprojekten och deras prioriteringar (I III) beskrivs i budgeten enligt mervärde och risk. I samband med planeringen av investeringarna ska sektorerna reda ut investeringarnas konsekvenser på verksamhetens volym, helhetskostnader och driftsekonomin. Innan investeringsförslaget görs ska man också reda ut möjligheten till extern finansiering och alternativa sätt att producera.

16 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 15 Stadsfullmäktige godkänner investeringsplanen för ekonomiplanperioden i samband med budgeten. I budgeten framställs för vart och ett investeringsprojekt en kostnadsberäkning/riktpriskalkyl och ändringar däri. Uppgifterna om genomförandet rapporteras i delårsrapporterna och verksamhetsberättelsen. Intern redovisning Med den interna redovisningen åstadkommer man de uppgifter som behövs i övervakningen och styrningen av verksamheten. Uppföljningen av investeringarna och den interna redovisningen ordnas projektspecifikt med tillräcklig noggrannhet så att den ursprungliga kostnadsberäkningen, ändringarna i kostnadsberäkningen och läget för genomförandet vid tidpunkten för uppföljningen framkommer i uppföljningen. Regelbundna månadsrapporter och övriga rapporter ska finnas tillgängliga så fort som möjligt efter att rapporteringsperioden tagit slut. Uppföljning och rapportering Stadsstyrelsens strategiska ledning samt uppföljningen och bedömningen av målens och verksamhetens resultatrikhet baserar sig på verksamhetsberättelsen samt på delårs- och månadsrapporteringen. I rapporteringen framställs tillräckligt detaljerade uppgifter om hur målen uppnåtts och orsakerna till varför mål inte har uppnåtts. Man rapporterar om hur målen uppnåtts så ett den utveckling som har skett kan påvisas i hur resultatrik och ekonomisk verksamheten är. I rapporterna framställs även de åtgärder som man under budgetåret kommer att vidta för att uppnå målen för verksamheten och ekonomin. Då innefattar processen för det strategiska ledarskapet verksamhetssätten för identifiering, hantering och övervakning av risker. Personalledningen Personalledningen utgår från att sporra samt att vara öppen och interaktiv. Personalledningen baserar sig på värden som överenskoms tillsammans det personalpolitiska programmet systematisk och förutseende personalplanering en utvecklad personalledning som främjar arbetshälsan att fortgående utveckla och överföra kunnande samt utnyttja återrapportering då anställningsförhållandet upphör. Personalledningen är inkluderande och målinriktad, med vilket man säkerställer resultatrik verksamhet samt fortgående och aktiv utveckling. Personalplaneringen anknyter centralt till utvecklingen av verksamheten och utvecklingen av verksamhetssätt, i vilka personalen deltar aktivt. Med personalledningens tillvägagångssätt säkerställs tillräckliga och sakkunniga personalresurser, systematiskt utnyttjande av personalens kunnande samt sporrande till att kontinuerligt utveckla kunnandet och verksamhetssätten. I personalplaneringen förutses personal- och kunskapsbehoven på central-, ansvarsområdes- och enhetsnivå på basis av målen, riktlinjerna för att ordna

17 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 16 serviceproduktionen, uppföljningen av personalstrukturen samt analyseringen av kunskaps- och servicebehoven. Personal rekryteras utifrån exakta valkriterier, målen för utvecklingen samt uppgifts- och kunskapsbeskrivningar. Praxisen för introduktion och utbildning för personalen beskrivs och det dokumentmaterial som stöder introduktionen och utbildningen utarbetas så att det täcker nivåerna för staden, centralen, ansvarsområdet och enheten. Strukturen och volymen av personalen dimensioneras till att motsvara de fastställda servicemålen. Personalens arbetsuppgifter kan ändras om servicebehovet ändrar både utgående från arbetstagaren som avancering till nybildade arbetsuppgifter eller arbetsuppgifter som blir lediga och utgående från arbetsgivaren på grund av organisationsändringar och arbetsarrangemang. Innan ny personal anställs ska övriga ändamålsenliga alternativ för att sköta om arbetskraftsunderskottet redas ut. I personalarrangemang ska man också reda ut möjligheterna till samarbete servicecentralerna emellan. I samband med anställningen ska man också säkerställa om tillsättandet av tjänsten/uppgiften kräver tillsättningstillstånd. Dessutom ska man säkerställa att man i budgeten och ekonomiplanen har berett sig på alla kostnader som tjänsten/uppgiften medför. Personalledningen baserar sig på kärnuppgifter och mål samt på att genomföra dem med process- och arbetsbeskrivningar. Som en del av praxisen för personalledningen prioriteras arbetsuppgifter och man överenskommer om deras resursallokering och arbetsfördelning. Utvecklingssamtal förs regelbundet med personalen. Under utvecklingssamtalen överenskommer man i form av uppgiftsbeskrivningar om nyckeluppgifterna, resultatmålen, utvecklingen av yrkesmässigt kunnande, utbildningen och om att delta i utvecklingen av verksamhetssätt samt bedömer prestationen, orkandet i arbetet och arbetshälsan. I beskrivningarna fastställs även vikarierna. Behandling av inköpsfakturor Stadsdirektören, centralens direktör, förvaltningsdirektören, ekonomidirektören och utvecklingsdirektören samt enhetens chef för sitt ansvarsområdes eller sin enhets del samt de ansvariga för uppgiftsområdena för sina uppgiftsområdens del godkänner fakturor och övriga betalningsförbindelser som berör ansvarsområdet eller enheten godkänner sina underordnandes fakturor ingår avtal och förbindelser som berör ansvarsområdet eller enheten inom ramen för budgeten eller de gränser som nämnden årligen fastställt gör ansvarsområdets upphandlingar inom ramen för budgeten. Verifikat som utgör grunden för varor, arbetsprestationer eller övriga tjänster godkänns huvudsakligen i ett elektroniskt system. Mottagaren ska granska att varan, arbetsprestationen eller den övriga tjänsten har tagits emot. Godkännaren ska granska att verifikatet är formellt och till sitt sakinnehåll korrekt, att varan, arbetsprestationen eller den övriga tjänsten har bokförts som mottagen och att verifikatet innefattar den korrekta konteringen, uppgifterna för leverantören och mervärdesskattekoden. Godkännaren ansvarar även för att det tillgängliga anslaget inte överskrids.

18 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 17 Handläggarna av köpfakturor ska agera så att hanteringen av fakturor inte medför dröjsmålsräntor för staden. Fakturorna ska behandlas utan dröjsmål. Granskarna och godkännarna ska sörja för att frånvaro- och vikarieanteckningar förs in i det elektroniska systemet för den tid då de är på semester. Vikariearrangemangen för handläggarna av köpfakturor ska skötas så att fakturorna även under semestertider blir behandlade innan förfallodagen. Att hantera försäljningsfakturor och att uppbära fordringar Fordringar fås som inbetalningar som baserar sig på lagstiftning, myndighetsbeslut eller avtal. En del av dessa inbetalas utifrån ansökningar eller kostnadsutredningar. Fordringarna faktureras och uppbärs utan dröjsmål. Fordringarna ska godkännas enligt samma principer som utgifterna. Godkännaren säkerställer med sin anteckning om godkännande att inkomst- och bokföringsgrunden är korrekt. En person med övervakningsansvar ska utses för varje dylik inkomst och inkomstrelaterad fordran. Denna person ska kontrollera att ansökningarna och redovisningarna görs i rätt tid, att grunderna för inkomsten är korrekta och att prestationen gjorts i tid och att beloppet är korrekt. Kontroll av finansieringsrisker Finansieringsrisker hanteras genom att stadens penningflöde förutses med likviditetsplanering, stabiliteten i placeringsverksamheten för penningtillgångarna och minimeringen av låneportföljen. Ekonomidirektören rapporterar i samband med ekonomirapporterna om kassa- och lånesituationen. Ekonomidirektören beslutar inom ramen för det som stadsfullmäktige godkänt om att ta budgetlån och tillfälliga krediter samt om placering av kassatillgångar enligt principer som stadsfullmäktige godkänt. Bankkonton Alla penningtransaktioner går via stadens bankkonton. Ekonomidirektören öppnar och avslutar stadens bankkonton samt godkänner användningsrättigheterna för bankkontona. Lager och förvaltning av egendom Stadens uppgift är att effektivt och ekonomiskt producera och ordna sådana tjänster som specificerats i lag eller med stadens egna beslut. Centralerna, ansvarsområdena och verksamhetsenheterna är skyldiga att sörja för att stadens egendom hålls i skick och att egendomen används på ett ekonomiskt och ändamålsenligt sätt. Cheferna ansvarar för att genomföra systematisk praxis för inventering, ändamålsenliga arrangemang för skötsel och service samt att säkerställa att egendomsregistren är uppdaterade för att man ska kunna följa upp egendomen. Behörigheten för överlåtelse av egendom (inklusive datorer, telefoner) ska fastställas och anvisningar ska ges för praxisen. Med hjälp av att fysiskt skydda egendomen och med automatiserade alarmsystem säkerställer man lämplig

19 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 18 förvaltning, användning och skydd av egendomen. Testningar av säkerhetssystem som är centrala för verksamheten utförs dokumenterat minst en gång i kvartalet eller oftare om riskerna som anknyter till systemen så kräver. Vid lagerövervakning ska man beakta lagrets tillräckliga storlek, kapitalet som är bundet till det, omsättningshastigheten och hur användbar varan som anskaffats är. Genom att utse en lageransvarig samt genom inpasseringskontroll, lagerinventering och dylikt ska man säkerställa att varor inte försvinner från lagret. Lagren ska årligen inventeras och man ska i enlighet med lageranvisningen rapportera om inventeringsdifferensen. Den lageransvariga ansvarar för lagret och rapporterar regelbundet om lagrets värde, omsättningshastighet och inventeringsresultaten till chefen för den verksamhetsenhet som lagret lyder under och vars uppgift är att undersöka inventeringsdifferenserna och att godkänna rättelserna. Upphandlingar Upphandlingarna styrs med bestämmelser om behörighet och med upphandlingsanvisningar. Upphandlingarna sker ekonomiskt och effektivt på ett sätt som beaktar bestämmelserna i lagstiftningen. Den som fattar upphandlingsbeslutet och föredraganden i verksamhetsorganet ska särskilt övervaka att sådana upphandlingar som överskrider EU:s tröskelvärden och de nationella tröskelvärdena görs på ett tillbörligt och korrekt sätt. Uppmärksamhet ska särskilt ägnas åt de rättsliga grunderna för direktupphandlingar. I samband med upphandlingarna får man inte ge eller ta emot gåvor eller tjänster. Personliga upphandlingar får inte göras i samband med stadens upphandlingar och stadens upphandlingsavtal får inte utnyttjas till egen fördel. Lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar ska följas i stadens upphandlingar då utomstående arbetskraft anlitas. En jävig förtroendevald eller tjänsteinnehavare får inte i stadens upphandlingar delta vid beredningen eller beslutsfattande av upphandlingar. Avtal Ingående av avtal förutsätter alltid antingen att ett tjänsteinnehavarbeslut eller ett beslut av ett verksamhetsorgan fattas. Avtalen ska upprättas i enlighet med stadens intresse och de ska följa de allmänna avtalsvillkoren för branschen i fråga när avtalstypen möjliggör detta. Avtalens struktur och text ska vara sådan att avtalen kan tolkas så entydigt som möjligt. Ansvaret för att övervaka avtalen ska ligga antingen hos den som godkänner avtalet eller hos en person som godkännaren utsett. För de avtals del som godkänts av verksamhetsorgan ligger övervakningsansvaret hos centralens direktör eller en person som centralens direktör har utsett. En person som ansvarar för övervakningen ska utses för vart och ett avtal eller var och en avtalsgrupp. Syftet för avtalshanteringen är att säkerställa att det finns ett gemensamt register och arkiv om avtalen det finns en klar process och klara befogenheter för ingående av avtal avtal undertecknas av personer som är behöriga till detta avtalen har rimliga punkter som skyddar staden

20 ANVISNING FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING 19 avtalen har en ägare som följer upp giltighetstiden, att avtalets villkor följs samt att betalningarna är motiverade och korrekta. Tjänsternas kvalitetssäkring och dokumenthanteringen ska specificeras i serviceavtal och de anbudsförfrågningar som föregått serviceavtalen. Externa medel och projektverksamhet Staden förvaltar även över medel som tillhör andra. Det är på chefernas ansvar att ordna förvaltningen av externa medel samt att ordna tillräcklig och tillförlitlig uppföljning. Staden kan själv förvalta projekt eller delta i projekt som andra förvaltar. Verksamhetsorganet eller tjänsteinnehavaren som ansvarar för projektet fattar beslut om att grunda projektet eller att delta i projektet. Ifall projektet kräver anslag ska det framläggas för verksamhetsorganet för behandling innan projektet startas så att anslag kan anvisas för projektets användning. I beslutet om att tillsätta ett projekt utses en styrgrupp för projektet och vid behov en projektchef. Beslutet om att tillsätta projektet ska grunda sig på en projektplan, i vilken ska framkomma projektets mål, genomförande, organisation, resursallokering och tidtabell. Projektets styrgrupp ansvarar för genomförandet av projektet. Projektets bokföring ska ordnas så att projektets intäkter och utgifter kan följas upp som en egen helhet. Tjänsteinnehavaren som ansvarar för projektet bär ansvaret för att ordna projektets bokföring. Tjänsteinnehavaren som ansvarar för projektet har som uppgift att övervaka genomförandet av projektet och att sörja för att redovisningen och rapporterna om projektet inlämnas på det sätt som förutsätts i finansieringsbeslutet. Då projektet har upphört ska tjänsteinnehavaren som ansvarar för projektet sörja för att projektdokumenten arkiveras på tillbörligt sätt. Stadsstyrelsen, nämnden eller en tjänsteinnehavare beslutar om deltagande och betalande av kommundelen till projekt som förvaltas av andra. Förutsättningen för deltagande är ett anslag som reserverats för ifrågavarande ändamål. Av beslutet ska framgå projektets förvaltare, avsikt, målsättningar, varaktighet, ansvarspersoner och kostnadskalkyl. Datasäkerhet Med datasäkerhet avses minimering av risker som utgör ett hot mot sekretessen och integriteten samt driftssäkerheten i fråga om data, datasystem och datakommunikation. I praktiken betyder detta att man säkerställer kompatibiliteten för och funktionen av datasystem och datareserver samt datasäkerheten för systemen och inom verksamheten. Med stadens datasäkerhetsanvisningar och regelbunden utbildning säkerställs att personalen har förståelse om datasäkerhetsarrangemang, är medveten om behörigheter, uppgiftsfördelningar och om att cheferna ska övervaka det att föreskrifter, bestämmelser och anvisningar som getts för verkställighet av en god