LOJO STAD ANVISNINGAR FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING

Transkript

1 LOJO STAD ANVISNINGAR FÖR INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING Lojo stadsfullmäktige

2

3 Innehållsförteckning 1 ALLMÄNT Stadens kontrollsystem Extern kontroll Intern kontroll Redovisningsskyldighet 6 2 VOKABULÄR OCH CENTRALA TERMER FÖR INTERN KONTROLL 6 3 GENOMFÖRANDE AV OPERATIV KONTROLL 6 4 BEHÖRIGHET OCH ANSVAR Lagstiftning Förvaltningsstadga och instruktioner Ledningssystem och verksamhetsprocesser Instruktioner och chefsstyrning 8 5 KONTROLL AV INKOMSTER OCH UTGIFTER SAMT PENNINGRÖRELSE Betalning av inköpsfakturor och befogenheter för godkännande Dispositionsrätt till konton 10 6 AVTALSHANTERING Förvaring av avtalshandlingar Ansvar för verkställande och uppföljning av avtal 10 7 TILLSYN AV EU-PROJEKT Förberedelse och genomförande av projekt Tillsyn av EU-projekt 11 8 RISKHANTERING Anvisningar för och organisering av riskhanteringen Säkerställning som ska ingå i arbetsprocesserna Riskkartläggning och riskhanteringsplan Tillsyn över verkställigheten av riskhanteringen 13 9 INTERN REVISION HANTERING AV STADENS EGENDOM Finansieringstillgångar Anläggningstillgångar Värdepapper och säkerheter 15

4 4 LOJO STADS ANVISNINGAR FÖR INTERN KONTROLL 1 ALLMÄNT 1.1 Stadens kontrollsystem Kontroll skapar förutsättningar för bra planering, beslutsfattande och verkställande. Stadens kontrollsystem bygger i hög grad på kommunallagens bestämmelser om organiseringen av förvaltningen, förvaltningsförfarandet och granskningen av förvaltningen och ekonomin (kommunallagen, 365/1995, kap. 3, 7 och 9). Kontrollen har till uppgift att producera tillförlitlig information om hur styrningen iakttas och hur resultatrik verksamheten är, vilket också är en central del av ledningsarbetet. Stadens kontroll indelas i extern och intern kontroll. Den externa kontrollen består av revision och bedömning av huruvida staden har uppnått de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige har ställt upp. Den interna kontrollen består av intern revision och den uppföljning som både den operativa ledningen och de förtroendevalda gör. Anvisningarna för intern kontroll bygger till stor del på Lojo stads egna interna instruktioner, väl beprövade förfaringssätt och de lagstadgade ålägganden som gäller kommunsektorn och som i dessa anvisningar märkts ut i kursiv stil för hänvisning. 1.2 Extern kontroll Den externa kontrollen har organiserats så att den är oberoende av den operativa ledningen. Enligt kommunallagens 9 kapitel (se 71, 72 och 73 ) faller ansvaret för den externa kontrollen på revisionsnämnden och en yrkesrevisor, som ska vara en OFR-revisor eller ett OFR-samfund. Till revisionsnämndens arbete för tillsyn hör att samordna revisionsarbetet bland annat så, att revisionsnämndens, revisionens och den interna revisonens årliga program för arbetet bildar en heltäckande uppsättning, där bedömningarna och revisionerna stöder varandra och onödiga överlappningar samtidigt är avskaffade. Revisionsnämnden har som uppgift att organisera och konkurrensutsätta granskningsverksamheten (samordna granskningen av kommunen och dess dottersamfund) att bereda de ärenden som gäller granskningen av förvaltningen och ekonomin och som fullmäktige ska fatta beslut om att bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts att handha annan bedömning som hänför sig till revisionsnämndens arbete och behörighet och som stöder det. Revisorerna ska senast före utgången av maj med iakttagande av god revisionssed granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut. Revisionen utför inte bara den egentliga revisionen vid bokslutet, utan utövar också tillsyn under räkenskapsperioden enligt

5 5 sitt program för arbetet och bedömningen och rapporterar om tillsynsarbetets resultat till revisionsnämnden två gånger per år. Revisorn ska granska om stadens förvaltning har skötts enligt lagen och fullmäktiges beslut om stadens bokslut är upprättat enligt bestämmelser och föreskrifter och om det ger riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten, ekonomin, den ekonomiska utvecklingen och de ekonomiska ansvaren under räkenskapsperioden om uppgifterna om grunderna för och användningen av statsandelarna är riktiga om stadens interna kontroll och den därtill hörande riskhanteringen har ordnats på behörigt sätt. Övrig extern kontroll består av kontroll som utförs av stadens invånare och kunder (huvudsakligen med hjälp av offentlighet), statens sektorsmyndigheters tillsyn och länsstyrelsens begränsade tillsyn samt i fråga om EU-projekt även tillsyn av EU:s revisionsmyndigheter. 1.3 Intern kontroll Den interna kontrollen är ett verktyg för den operativa ledningen när det gäller att säkerställa måluppfyllelsen. Enligt 23 i kommunallagen ansvarar stadsstyrelsen för organiseringen av den interna kontrollen. Ansvaret för att den interna kontrollen genomförs faller på de redovisningsskyldiga, som behöver väl beprövade tillvägagångssätt och medel för ett genomföra sin kontroll. Den interna kontrollen är uppbyggd enligt organisationens interna plan, vilken inbegriper ledningens förhållningssätt, tillvägagångssätt och åtgärder som ger en rimlig förvissning om att följande allmänna mål uppnås: att stadgeenlighet, ekonomi och produktivitet i arbetet och dess genomslag samt kvaliteten i servicen och produkterna främjas i enlighet med organisationens uppgifter att organisationen skyddas mot resursförluster som beror på slöseri, missbruk, dålig skötsel av saker, fel, bedrägeri och annan bristande konsekvens att lagar, bestämmelser och ledningens anvisningar följs att tillförlitlig information om ekonomin och förvaltningen utvecklas och underhålls och att informationen läggs fram sanningsenligt i regelbundna rapporter. Den interna kontrollen indelas i operativ uppföljning av cheferna, uppföljning som görs av förtroendevalda samt intern revision. Uppföljning av den operativa ledningen är sådan kontroll av arbets- och verksamhetsprocesser eller enskilda åtgärder och användning av medel och personalresurser som rör kontinuerlig verksamhet och inte utövas av särskilda kontrollorgan. Det faller på sektorcheferna att säkerställa att den operativa uppföljningen fungerar. De centrala uppgifterna för de förtroendevaldas uppföljning är att ställa upp mål och utfärda rapporteringsålägganden, utöva tillsyn över rapporteringen och jämföra fattade beslut med resultaten i rapporterna. Den interna revisionen är den mest framträdande delen av den interna kontrollen och är aktiv, systematisk och transparent verksamhet, där föremålet för revisionen känner till att dess prestationer blir föremål för utvärdering. Inom Lojo stad ansvarar revisionschefen för den interna revisionen på uppdrag av stadsstyrelsen, stadsdirektören, ekonomidirektören och revisionsnämnden. Den interna revisionen hör till ekonomitjänsterna i stadens organisation och

6 6 revisionschefen rapporterar om arbetet till ekonomidirektören. Den interna revisionen utövar tillsyn över och samordnar genomförandet av ett viktigt element i den interna kontrollen inom Lojo stad: den övergripande riskhanteringen. I Lojo stads ledningssystem har det decentraliserade ansvaret för organiseringen av verksamheten inneburit att uppgifterna har delegerats till nämnder och tjänsteinnehavare. Delegeringen kräver å sin sida god kontroll för att man ska kunna försäkra sig om att de mål man håller för viktiga omsätts i praktiken och att lagar, bestämmelser och anvisningar iakttas. Varje chef ansvarar för att den interna kontrollen vid den egna enheten är effektivt och vederbörligt organiserad. Detta ansvar kan inte delegeras till någon annan. 1.4 Redovisningsskyldighet Lojo stad har fastslagit att stadsstyrelsen, nämndernas medlemmar, medlemmarna i ledningsgruppen enligt 4 i förvaltningsstadgan samt de tjänsteinnehavare som är utnämnda till föredragande i instruktionerna för de olika sektorerna är redovisningsskyldiga. Kommunallagen (tolkningen av 34 och 75 ) tar även upp begreppet redovisningsskyldighet och tolkningen av det. Enligt lagtolkningen är medlemmarna i ett organ och de ledande tjänsteinnehavarna inom uppgiftsområdet för organet i fråga redovisningsskyldiga. Att fastställa vilka som är redovisningsskyldiga i en enskild kommun är påkallat av förfarandet för anmärkningar och ansvarsfrihet. Redovisningsskyldiga ledande tjänsteinnehavare har ett särskilt ansvar för att den interna kontrollen organiseras inom deras sektor. 2 VOKABULÄR OCH CENTRALA TERMER FÖR INTERN KONTROLL Intern kontroll. Organisationens interna förfarings- och arbetssätt, som den använder i sin strävan efter att säkra en lagenlig och resultatrik verksamhet. Det finns inget man kan kalla den enda och heltäckande definitionen för intern kontroll. Kontrollmiljö. Detta hänvisar till kontrollverktyg på koncernnivå, såsom organisationens instruktioner och stadgor, riskhanteringsplaner, processbeskrivningar, en befintlig intern revision eller exempelvis gemensamma redovisningsprinciper. Instruktioner. Dessa policysamlingar fastställer hur man bör agera inom organisationen. Hit räknas exempelvis stadens policy för godkännande av utgifter eller resestadga. Differentiering av arbetsuppgifter. Med detta vill man bygga hinder för fel och missbruk genom att dela upp arbetsuppgifter på olika personer i flera faser. I datasystemen ska en effektiv differentiering av uppgifterna säkras genom begräsning av användarrättigheterna. Kontroll. Kontroll är vilken åtgärd som helst, som är ägnad att säkra riktigheten i verksamheten. Kontroller kan vara förebyggande eller avslöjande, automatiska eller manuella. Intern revision. Den interna revisionen är enligt definitionen en oberoende stödfunktion för styrelsen och den högsta ledningen. Arbetet är inriktat på att säkra en fungerande intern kontroll, riskhantering och lednings- och förvaltningsprocesser genom hela organisationen. Den interna revisionen ger med sin egen verksamhet stöd för utveckling av organisationen och uppfyllelsen av uppställda mål.

7 7 Oavhängighet. Sådana förhållanden som inte äventyrar att en tjänsteman kan utföra sina uppgifter på ett jämlikt och opartiskt sätt. Risk. Möjligheten hos en sådan händelse som har konsekvenser för måluppfyllelsen. Risken mäts med händelsens inverkan och sannolikhet. Riskhantering. En organisations riskhantering är en process som genomförs av dess styrelse, ledning och övriga personal och som tillämpas vid utarbetning av strategi och budget och genom hela organisationen. Syftet med riskhanteringen är att identifiera potentielle händelser med inverkan på organisationen och hålla riskerna inom gränserna för riskvilligheten för att man ska kunna vara rimligt säkra på att organisationen uppfyller sina mål. 3 GENOMFÖRANDE AV OPERATIV KONTROLL Enligt Lojo stads förvaltningsstadga (4, 13 och 16 ) och instruktionerna för de olika sektorerna (4 kap, tjänsteinnehavarnas allmänna beslutanderätt) ansvarar sektorchefen för organiseringen av kontrollen vid sina respektive servicecenter. Tillsynen över hur väl den interna kontrollen fungerar utövas av respektive organ. Ansvaret för den operativa kontrollen har uppdelats så att först framläggs det ansvar som gäller varje anställd vid Lojo stad och senare de särskilda ansvarsområden som föranleds av arbetsfältet eller ställningen i organisationen. Varje chef ska gå igenom huvudpunkterna i anvisningarna för intern kontroll med sina underordnade och försäkra sig om att varje anställd vid Lojo stad känner till sitt eget ansvars-/arbetsfält, sin beslutanderätt och sina befogenheter, sina åligganden som ställföreträdare samt hur den vikarierande tjänstgöringen har ordnats för hennes eller hans egen uppgift den måluppfyllelse för verksamheten och ekonomin som den anställda har ansvar för de tillvägagångssätt som iakttas inom personalförvaltningen samt stadsstyrelsens och personalsektionens anvisningar i den mån som uppgiften kräver det riskhanteringsplanen för sin egen enhet (bland annat risker inom arbetssäkerheten och metoder för att hantera dem). Utöver de ovan nämnda kraven för varje anställd vid Lojo stad gäller att varje tjänsteinnehavare eller anställd i arbetsavtalsförhållande beroende på sin egen arbetsbeskrivning och sitt eget ansvarsområde ska känna till den lagstiftning och de instruktioner och anvisningar av fullmäktige, styrelsen, nämnden och chefen som rör den anställdas egna arbetsfält känna till sina planerings- och rapporteringsåligganden samt förfaringssätten för dessa känna till lagstiftningen och instruktionerna för sitt eget ansvarsområde samt de förfaringssätt som ska iakttas vid utbetalning av kostnader, inkassering av intäkter och bevakning av fordringar känna till och behärska stadens personalförvaltningssystem, bokförings- och redovisningssystem samt dokumenthanteringssystem Dynasty och därmed förknippade tillvägagångs- och användningssätt i till lämpliga delar

8 8 uppdatera de registerbeskrivningar som personuppgiftslagen kräver och även i övrigt känna till sina åligganden enligt personuppgiftslagen och lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet sköta om underhåll av egendom och lösöresregister enligt givna instruktioner sköta om förvaringen av värdepapper, säkerheter, avtal och andra dokument enligt arkiveringsplanen och givna instruktioner. Utöver det ovan nämnda ska varje anställd i chefsställning fullgöra de åligganden som härrör från chefsställningen (bl.a. saker som gäller ledning av underordnade, beslutsfattande och rapportering) känna till avtalen inom sitt ansvarsområde och det ansvar för vidtagande av åtgärder som dessa föranleder utreda de risker som är förknippade med sitt eget ansvarsområde (se avsnitt 15.3), kartlägga åtgärderna för riskhantering samt för skaderiskernas del underrätta centralförvaltningen om det försäkringsskydd som behövs utarbeta en plan för hur den interna kontrollen kan göras mer välfungerande inom sin egen enhet. 4 BEHÖRIGHET OCH ANSVAR Grunderna för den kommunala verksamheten har fastslagits genom lagstiftning. Grunden för ansvarsfördelningen i organiseringen av Lojo stads verksamhet framgår av förvaltningsstadgan och instruktionerna för stadsstyrelsen och sektorerna, där det ingår bestämmelser om organisationens uppbyggnad, arbetsbeskrivningar, beslutanderätt och ansvar. Förvaltningsstadgan och instruktionerna uppdateras och godkänns i stadsfullmäktige i samband med väsentliga förändringar i organisation, ansvar eller verksamhetsprocesser. Förvaltningsstadgan, sektorernas instruktioner, revisionsstadgan och samarbetsavtalet har sammanställts till ett enda dokument av centralförvaltningen i Lojo. 4.1 Lagstiftning Den grundläggande, allmänna lagen för kommunal förvaltning är kommunallagen (365/1995). Speciallagarna inom olika sektorer går före kommunallagen när konflikt uppstår. Bestämmelserna i kommunallagen går å sin sida före de allmänna bestämmelserna om förvaltning vid konflikter. För att staden ska kunna fullgöra de skyldigheter som ålagts den och behandla invånarna rättvist bör personalen känna till de bestämmelser som styr serviceproduktionen och organiseringen av verksamheten. 4.2 Förvaltningsstadga och instruktioner De gällande instruktionerna för sektorerna fastslår hur organisationen av förtroendevalda och personal ska vara uppbyggd, varutöver de också fastställer behörighetsfördelningen mellan olika myndigheter samt deras uppgifter och beslutanderätt. Förvaltningsstadgan är en obligatorisk instruktion som kommunallagen kräver och som ger bestämmelser om den

9 9 grundläggande uppbyggnaden av stadens organisation, ledningens organisation, förfarandet för förvaltningen och beslutsfattandet samt om ekonomin. Instruktionerna bygger på 16 1 mom. i kommunallagen, som innehåller bestämmelser om obligatoriska instruktioner (förvaltningsstadgan) och deras innehåll. Förvaltningsstadgan innehåller också bestämmelser om fördelningen av kompetensen och arbetet mellan förvaltningsorgan och chefer i personalfrågor och genomförandet av budgeten. 4.3 Ledningssystem och verksamhetsprocesser Ledningssystemet är en plan för stadens interna kontroll och innehåller principer för hur man ska uppnå målen för verksamheten och främja dess produktivitet och genomslag. Ledningssystemet omfattar även en vision om vilka uppgifter som är viktigast, hur man säkrar att information är korrekt och hur man säkerställer deltagande och engagemang. Lojo stads serviceproduktion och beslutsfattande (kedjor av förvaltningsfunktioner) beskrivs i verksamhetsprocesserna, som har dokumenterats i processhanteringssystemet (QPR). Processbeskrivningarna uppdateras vid behov och är tillgängliga för alla anställda i stadens intranät. 4.4 Instruktioner och chefsstyrning Varje år i samband med budgetbehandlingen fattar fullmäktige beslut om bestämmelser för vad budgeten förbinder till och om beslutsbefogenheter (kommunallagen 13 ). Stadsstyrelsen och nämnderna, sektorcheferna och cheferna för resultatområdena och resultatenheterna ger utförligare föreskrifter och instruktioner inom ramen för sina egna befogenheter och sin egen verksamhetssektor. Syftet med föreskrifterna och instruktionerna är att sörja för att bestämmelserna tillämpas på ett enhetligt sätt, att säkra att målen uppnås och uppgifterna sköts samt att trygga att invånarna behandlas lika. I enlighet med 26 i förvaltningsstadgan ska cheferna se till att alla anställda har en uppdaterad befattningsbeskrivning där den anställdas uppgifter och ansvar framgår. Likaså ska cheferna sörja för att alla anställda är medvetna om de mål som år uppställda för dem själva eller deras enhet och de bestämmelser i lagstiftningen, de instruktioner och de föreskrifter av stadsfullmäktige, stadsstyrelsen och förvaltningsorganet som de ska ta hänsyn till när de utför sitt arbete. Cheferna ska ge tillräckliga anvisningar för att de anställda ska kunna utföra sina uppgifter, så att de uppnår det planerade slutresultatet i sitt arbete. Cheferna ska kontinuerligt utöva tillsyn över den verksamhet som de ansvarar för och utan dröjsmål vidta åtgärder varje gång de upptäcker aktiviteter som strider mot godkända tillvägagångssätt eller är oekonomiska, ineffektiva eller verkningslösa. 5 KONTROLL AV INKOMSTER OCH UTGIFTER SAMT PENNINGRÖRELSE 5.1 Betalning av inköpsfakturor och befogenheter för godkännande

10 10 Med stöd av instruktionerna fattar varje organ mer detaljerade beslut om organiseringen av verksamheten och tillvägagångssätten inom sin sektor. Centrala element i detta är uppföljningen av anslagsanvändningen och betalningen av inköpsfakturor. Varje organ och enhet ska för sin egen del säkerställa att räkningarna följer beslut och beställningar och att de hänför sig till rätt utgiftsmoment (resultatenhet, kontonummer, momskod). Kontrollen sker tekniskt genom anteckningar om mottagning och attestering. För detta förses verifikatet med datum och underskrifter av mottagaren och godkännaren. Varje organ ska för sin mandatperiod fastslå vilka tjänsteinnehavare som för organets räkning godkänner utgiftsverifikaten för vilka anslag/delanslag. Grunden för kontrollen och bokföringen av inkomster och utgifter utgörs av bestämmelserna i bokföringslagen (1336/1997, 3 ) och revisionslagen ( /459, 11 ) samt skattelagarna (närmast mervärdesskattelagen) och skatteförvaltningens instruktioner (t.ex. om bokföring av representationskostnader). Lojo stads interna revision har därtill gett ut en instruktion av den 15 november 2006 om dokumentering av inköpsverifikat och rutiner för godkännande samt behandling av representations- och mötesutgifter. Instruktionen i fråga, liksom andra instruktioner till Lojo stads bokföringssystem Raindance, är utlagd på intranätet under rubriken Säännöt ja ohjeet/taloushallinnon vaihtuva ohjeistus. En grundläggande förutsättning för god intern kontroll är att den som ansvarar för inköpsverifikatet i sak är en annan person än den som godkänner det. Syftet med denna differentiering av arbetsuppgifterna är att förhindra att det uppkommer så kallade farliga arbetskombinationer (en och samma person kan gå genom hela kontrollkedjan). Syftet att undgå farliga arbetskombinationer gäller särskilt organiseringen av arbetet för tjänsteinnehavare/arbetstagare inom ekonomiförvaltningen, personalförvaltningen och dataadministrationen. Mottagaren/den sakansvariga har som uppgift att verifiera att staden har fått den vara, arbetsprestation eller någon annan tjänst som verifikatet avser och att den motsvarar beställningen till pris och kvalitet. Den sakansvariga sköter också om konteringen av verifikatet, om inte någon annan person har hand om konteringen vid bokföringsenheten i fråga. På denna punkt framhävs betydelsen av att beställning är dokumenterad (skriftlig), vilket krävs för alla inköp över euro i Lojo stads anvisning för upphandling, godkänd (avsnitt 1.5). För att undvika onödiga oklarheter är det tillrådligt att göra beställningar skriftligt, exempelvis per e-post, även vid mindre inköp. Den sakansvariga ska utöver det ovan nämnda även sköta om att en eventuell kassarabatt har dragits av från verifikatets summa. Godkännaren ska för sin del kontrollera att verifikatet är formellt (konteringen) och sakligt korrekt verifikatet har en påteckning om mottagning av en vara, arbetsprestation eller annan tjänst verifikatet har rätt kontonotering det finns tillgängliga anslag/delanslag för att betala utgiften. Varje chef ska regelbundet följa den ekonomiska rapporteringen för sitt eget ansvarsområde (Raindance/Tane) för att kontrollera budgetutfallet. Ingripande i väsentliga avvikelser ska göras utan dröjsmål och korrigerande åtgärder vidtas. 5.2 Dispositionsrätt till konton I början av mandatperioden fattar stadsstyrelsen alltid särskilda beslut om vem som utfärdar betalningsförbindelser för stadens räkning och vem som utför gireringar och uttag från konton.

11 11 Stadens namn kan tecknas av stadsdirektören, centralförvaltningens sektorchef och ekonomidirektören var för sig och av övriga två tillsammans. Vid byte av tjänsteinnehavare sänds alltid beslut om teckningsrätt för stadens bankkonton tillsammans med namnteckningsprov till bankerna. Nordea Bank är stadens koncernbank. Information om återtagande av namnteckningsrätt sänds omedelbart till penninginrättningarna t.ex. vid ändringar i arbetsfördelningen eller avgång från staden tjänst. 6 AVTALSHANTERING 6.1 Förvaring av avtalshandlingar Avtal som godkänns av stadsstyrelsen och de tjänsteinnehavare som underlyder stadsstyrelsen förvaras vid den resultatenhet inom centralförvaltningen som fastställs i arkiveringsplanen, förutom köpebrev för fastigheter, som förvaras vid stadsplaneringscentret. Anvisningar för arkiveringen finns på Lojo stads intranät under rubriken Säännöt ja ohjeet/asiakirjahallinnon ohjeistus/arkistotoimi ja kirjaaminen. Avtal som godkänns av nämnderna och de tjänsteinnehavare som underlyder nämnderna förvaras vid den resultatenhet inom sektorn i fråga som fastställs i arkiveringsplanen. Godkända och gällande avtal förs i regel in i avtalshanteringsprogrammet Dynasty, om det inte av praktiska skäl anses onödigt (t.ex. vid serier med automatisk katalogisering eller annat registersystem). Av systemet framgår bland annat föremålet för avtalet och vem som har utarbetat det, dagen för godkännande och godkännaren, giltighetstiden och avtalshandlingens förvaringsplats. 6.2 Ansvar för verkställande och uppföljning av avtal Avtal som ingås i stadens namn godkänns av stadsstyrelsen, en nämnd eller en tjänsteinnehavare som är underställd dessa inom ramen för givna befogenheter. Befogenheterna fastslås i förvaltningsstadgan eller instruktionen för sektorn i fråga samt i de beslutsfullmakter som fastställs samtidigt som budgeten godkänns. Bevakningen av godkända avtal tillfaller chefen för den enhet som är underställt det godkännande förvaltningsorganet och för beslut av tjänstinnehavare den godkännande tjänsteinnehavaren eller tjänsteinnehavare som har utsetts av dessa. Att bevaka avtal omfattar att verkställa dem samt att vidta verksamhetsmässiga och ekonomiska åtgärder som avtalen kräver vid rätt tidpunkt. Till de åtgärder som ska bevakas hör att sörja för utbetalning/fakturering, att uppfylla/följa de operativa åtaganden som har överenskommits i avtal, räkna ut indexjusteringar, att göra redovisningar, att säga upp avtal osv. Kontrollen ska inom varje sektor organiseras genom godkända arbetsbeskrivningar samt andra bestämmelser och processbeskrivningar där det tydligt framgår vilken tjänsteinnehavare som ansvarar för avtalet i fråga.

12 12 7 TILLSYN AV EU-PROJEKT 7.1 Förberedelse och genomförande av projekt Planeringen av EU-projekt är bunden till stadens normala system för beslutsfattande. Projekten ska beröra någon av stadens sektorer, målsättningar eller policyer. Stadsfullmäktige och stadsstyrelsen beslutar i sista hand om vilka projekt staden ska delta i. Om ett EU-projekt kan schemaläggas och införlivas i stadens planeringssystem, behandlas det i samband med att budgeten och ekonomiplanen godkänns. Om projektet tas upp för beslut mitt under budgetåret, behövs ett beslut av stadsfullmäktige för ändring av budgeten. Beslutet ska innefatta ett ställningstagande till om staden ska genomföra projektet i det fall att det inte får EU-finansiering. Bidragstagarens skyldigheter, kriterierna för stödberättigande utgifter, utbetalningspraxis och redovisningsblanketterna varierar efter finansieringskällan. För organisering av uppföljningen ska det redan under planeringsfasen utredas hurdan redovisning EU och andra eventuella finansiärer kräver och vem som har redovisningsansvaret för projektet. Rapporteringen för projektuppföljningen indelas tydligt i ekonomisk uppföljning och resultatuppföljning. 7.2 Tillsyn av EU-projekt Utöver stadens revisorer har kommissionens revisorer och Europeiska gemenskapernas revisionsrätts revisorer rätt att granska EU-projekt. Om projekten även har nationell finansiering, har statsförvaltningens revisorer rätt att utföra revision av projekten. Allt material om EU-projekt ska förvaras för eventuell projektrevision i tre år räknat från den sista betalningsposten som kommissionen betalat till projektet. Att använda understödet för något annat ändamål än det som nämns i ansökan och beslutet eller att bryta mot villkoren i beslutet kan leda till partiellt eller totalt återkrav. De möteshandlingar och avtal samt den bokföring inklusive verifikationer och rapporter som uppstått under EU-projektet ska arkiveras så att materialet är lättillgängligt för revision. För projekten ska en ansvarig person utses och en egen projektkod införas i bokföringen. Alla inkomster och utgifter som hänför sig till projektet sätts upp på den koden. I praktiken har det visat sig att man har all anledning att fästa särskild uppmärksamhet vid dokumenteringen, särskilt i regionala EU-projekt där även andra kommuner än värdkommunen medverkar. 8 RISKHANTERING 8.1 Anvisningar för och organisering av riskhanteringen Lojo stadsstyrelse godkände riskhanteringspolicyn för Lojo stadskoncern Den fastslår bland annat de centrala begreppen, uppgifterna och ansvaren inom riskhanteringen,

13 13 förfaringssätten och principerna för identifiering, bedömning och kontroll av riskerna samt rapporteringsprocessen för riskhanteringen. Bestämmelser om organisering av riskhantering och intern kontroll ingår i tolkningar av bokföringslagen (3 kap. 1 5 mom.) och kommunallagen (73 1 mom.), och anvisningar ingår i Lojo stads instruktion för intern revision; godkänd av stadsstyrelsen den 6 mars 2006 och i Lojo stads koncerndirektiv av För att skissera upp en övergripande bild av riskhanteringen och kunna förstå den har Lojo utarbetat en referensram för riskhanteringen, där det framgår hur de olika elementen i hanteringen är förbundna med och skiljer sig från varandra. Nämnderna och direktionerna och den underställda sektorledningen ansvarar i praktiken för den interna kontrollen inom Lojo stad och för organiseringen av riskhanteringen inom sitt ansvarsområde, och rapporterar om åtgärder och planer som hänför sig till organiseringen och om funktionaliteten i systemet till stadsstyrelsen. 8.2 Säkerställning som ska ingå i arbetsprocesserna De flesta prestationer inom den kommunala serviceproduktionen uppkommer inte genom en enda engångsinsats, utan som ett slutresultat av en kortare eller längre kedja av arbetsinsatser och aktiviteter, en process. Alla delaktiviteter i processen måste fungera prickfritt för att slutresultatet ska bli lyckat. Varje delaktivitet i processen ska omfattas av tillräcklig kontroll. Om ett enda delmoment faller utanför kontrollen, kan bristen inte avhjälpas genom att effektivera kontrollen i andra delar av processen. Ställena där de olika momenten i processen utförs kan ligga på olika nivåer i organisationen och även överskrida gränser mellan resultatenheter, såsom löneräkning, reskontra och fastighetsförvaltning. Sådan kallas gränssnitt i stadens processbeskrivningar. Av denna anledning ska den interna kontrollen och övervakningen av funktionaliteten i arbetskedjorna

14 14 organiseras individuellt inom varje enhet enligt de krav som dess egna aktivitetskedjor ställer. De grundläggande förutsättningarna för övervakning av arbets- och aktivitetskedjorna är skriftliga och grafiskt framställda processbeskrivningar, som visar de inneboende riskfaktorerna i kedjorna, gränssnitten mellan olika processer, de interna kontrollpunkterna och de ansvariga. 8.3 Riskkartläggning och riskhanteringsplan Systemet för intern kontroll bygger på en övergripande hantering av de olika risker som kan drabba stadens organisation och invånare. En risk är vitt definierad en sådan osäkerhetsfaktor som innebär en fara för att staden inte uppnår de mål som härleds ur stadsstrategin. Riskhantering är en process där olika riskfaktorer identifieras, bedöms och prioriteras efter riskens omfattning och sannolikheten för utfallet. Att identifiera, dokumentera och uppdatera riskerna i takt med att verksamhetsmiljön förändras och att rapportera om dem är en förutsättning för att riskhanteringen ska fungera. Lojo stad använder riskhanteringsprogrammet i QPR-systemet för att dokumentera och rapportera risker. Systemet låter användarna exempelvis rapportera de mest kritiska riskerna för hela staden och sätta sig in i hanteringsmetoderna och de åtgärder som redan vidtagits. Efter att riskerna har kartlagts och bedömts kartläggs metoderna för hantering av riskerna. De ska vara på en tillräckligt konkret nivå för att förebygga att hotet i fråga blir verklighet eller väsentligt minska effekterna av ett sådant utfall. För varje risk och varje fastställd åtgärd för att hantera risken utses också en ansvarig (en person, en arbetsenhet eller liknande) för att göra uppföljningen effektivare. Riskhanteringen vid Lojo stad går i sista hand ut på att utgående från riskkartläggningen prioritera inom resultatet av riskbedömningen och utforma korrigerande åtgärder inom ramen för till buds stående ekonomiska och personalmässiga resurser. Lojo stadsfullmäktige godkände en säkerhetsplan för staden, där tonvikten ligger på hot och situationer som ofta återkommer i vardagen. Planen i fråga har gjorts i samarbete med tredje sektorn, polisen och räddningsmyndigheterna och den har uppdaterats under 2014 (men inte ännu godkänts av fullmäktige) så att den motsvarar situationen efter kommunsammanslagningarna. Lojo stads beredskapsplan godkändes av stadsstyrelsen Syftet med beredskapsplanen är att besvara behovet av att trygga beredskapen i undantags- och krislägen och staden har börjat uppdatera dokumentet efter kommunsammanslagningarna. Säkerhetsplanen och beredskapsplanen är inslag i den övergripande riskhanteringen för staden. Hanteringen av skaderisker (närmast egendomsrisker, personrisker och en del av verksamhetsriskerna) består av skadeprevention och organisering av försäkringsskydd. Härvid fastställs principerna för hur högt självrisknivån ska läggas för de olika riskerna och hur försäkringar och fonderingar ska användas för att skydda staden mot risker. Skadepreventionen är ett arbete som varje sektor, resultatområde och resultatenhet har ansvar för. Det är chefernas uppgift att se till att varje resultatenhet är medveten om sina risker, att skadepreventionen är planerad och instruktionerna uppdaterade samt att ekonomidirektören och centralförvaltningen är underrättade om behovet av försäkringsskydd. Ekonomidirektören ansvarar för att försäkringsskyddet ordnas i samarbete med enheten i fråga. Skadepreventionen omfattar tillvägagångssätt och säkerställande som ingår i den normala verksamheten samt strukturella förändringar som gör att man kan undvika faromoment i verksamheten så långt det är möjligt. Lösningar som kan komma i fråga är ändringar av rutiner och nya direktiv, anskaffning av verktyg och olika tekniska lösningar. Arbetarskyddet är en central del av skadepreventionen.

15 Tillsyn över verkställigheten av riskhanteringen Den övergripande riskhanteringen i Lojo består av de delfaktorer som förs fram i kapitel 7.1 (bilden). Det bör påpekas att syftet med riskhanteringen inte är att uppnå absolut säkerhet om att riskerna har eliminerats, utan att stadsstyrelsen tillsammans med den högsta tjänstemannaledningen ska fastslå den risknivå som staden är beredd att bära. Efter att riskhanteringsåtgärderna vidtagits återstår en viss kvarstående risk. Den interna revisionen använder systematiska metoder för att bedöma om de strategiska, operativa och ekonomiska målen har uppnåtts och om riskhanteringen vid Lojo stad är fungerande och effektiv. Den interna revisonen ger kommunens ledande tjänsteinnehavare ett stöd för att genomföra riskhanteringen genom att bidra till kartläggningen av risker och samordna arbetet med att upprätta en riskhanteringsplan (risker, bedömning, hanteringsåtgärder). Stadens ledningsgrupp, som utgör styrgrupp för riskhanteringen, samordnar och följer upp verkställigheten av riskhanteringspolicyn och bedömer hur tillräckliga och effektiva riskhanteringens förfaringssätt är. I enlighet med den riskhanteringspolicy som stadsstyrelsen har godkänt behandlar ledningsgruppen sektorernas riskhanteringsplaner varje år och anlägger hela stadens gemensamma strategiska mål som perspektiv på planerna. En rapport om verkställandet av riskhanteringen lämnas till stadsstyrelsen med jämna mellanrum, minst två gånger under fullmäktiges mandattid. 9 INTERN REVISION Den interna revisionens organisatoriska ställning, ansvar, målsättningar, arbetsfält och bemyndiganden samt planeringen och rapporteringen över verksamheten vid Lojo stad bygger på den instruktion för intern revision som stadsstyrelsen godkände Revisionschefen ansvarar för den interna revisionen vid Lojo stad och utför granskningar som bygger på revisionsplanen och separata uppdrag. Den interna revisionen gör en bedömning av verksamheten vid enskilda funktioner och resultatenheter i förhållande till godkända mål, lagstiftning, beslut och givna instruktioner samt stadens allmänna principer för verksamheten. Den utgör stöd och konsult för ledningen i frågor som gäller den interna kontrollen och olika utvecklingsprojekt. Uppgifterna inbegriper även att främja stadens produktivitetsprogram bland annat genom benchmarking av serviceproduktionen och utveckling av stadens kostnadsredovisning och produktifiering. Revisionschefen eller någon annan tjänsteinnehavare vid centralförvaltningen som utses separat kontrollerar med jämna mellanrum hur faktureringen och inkasseringen fungerar, hur avtal bevakas, hur egendom bevaras, hur instruktioner för centralförvaltningen och ekonomiförvaltningen iakttas, hur upphandlingsenhetens förfaranden och anvisningar iakttas, hur datasäkerheten och datasekretessen genomförts och hur de ledande tjänsteinnehavarna använt sin beslutanderätt och förfarit i beslutsfattandet. 10 HANTERING AV STADENS EGENDOM

16 Finansieringstillgångar De kassor som tar emot inkomster för Lojo stad har fastställda redovisningstider, grundkassor, mottagningssätt för betalningar och förvaringssätt för kassamedlen. Kassasystemet som är integrerat med ekonomiförvaltningen omfattar 21 centralkassor (CPU-kassor). Dessa kassor avstäms regelbundet med bokföringen och tillsyn utövas genom stickprov. Bokföringen innehåller kassakonton för arbetarinstitutet, musikinstitutet och torgföreståndaren. Därtill tas betalningar även emot av olika ungdomsgårdar och redovisningarna bokförs på budgetkontot. Ytterligare har Kokkokallio stödhem beviljats en kassa för små tillfälliga utgifter. Dess användning införs i stadens bokföring när kassan fylls på. Revisionschefen kontrollerar kontantkassorna tillsammans med förvaltningschefen inom sektorn i fråga minst en gång om året. Avstämningarna av kassorna som hör till CPU-systemet (bland annat kundservicen) i bokföringen kontrolleras med jämna mellanrum och instruktioner för avstämningarna har utfärdats både av stadsstyrelsen ( ) och av den interna revisionen (utförligare instruktioner för enskilda enheter) Anläggningstillgångar För beräkning av de planenliga avskrivningarna förs en separat bokföring över anläggningstillgångarna med hjälp av ett särskilt program. Sektorerna ansvarar tillsammans med ekonomiförvaltningen för bokföringen av anläggningstillgångar. Riskkartläggningen för tillgångarna görs med jämna mellanrum i samband med försäkringsinspektionen. Tekniska sektorn utför konditionsgranskningar av bland annat fastigheter och gatuområden med jämna mellanrum. Fastigheternas användare ska anmäla brister och skador till tekniska sektorn utan dröjsmål Värdepapper och säkerheter Stadens säkerheter och värdepapper förvaras på den plats som anges för resultatenheten i fråga i arkiveringsplanen. Värdepapper i ekonomiförvaltningens besittning förvaras i kassaskåp till de delar som de inte har uppförts på värdeandelskonton. Bland noterna till bokslutsberättelsen ingår en förteckning över gällande säkerheter. Dessa är säkerheter för marktäktstillstånd, säkerheter för bygglov, säkerheter för entreprenadavtal, säkerheter enligt avfallslagen och eventuella säkerheter för planläggningsavtal och markanvändningsavtal. Vid beredningen av bokslutet ska revisionschefen granska förvaringen av skuldebreven för givna lån och värdepappren samt de övriga säkerheterna i den omfattning som avtalats för varje enskild tidpunkt.

17 17

18 18