Hållbarhetsredovisning

Transkript

1 Hållbarhetsredovisning

2 Hållbarhet finns i vårt DNA Den övergripande visionen för vårt hållbarhetsarbete är att ta en ledande roll i att utveckla för branschen relevanta hållbarhetsfrågor. Detta gör vi genom att utveckla den egna verksamheten och organisationen med fortsatt fokus på hållbarhet samt att fortsatt integrera hållbarhetsfrågor i vår rådgivning. Mannheimer Swartling är Nordens ledande affärsjuridiska byrå. Den positionen innehar vi bland annat som ett resultat av den långsiktighet som präglat byrån sedan dess ursprung under sent 1800-tal. Långsiktighet är en del av byråns företagskultur och understöds av våra kärnvärden kvalitet, affärsfokus och laganda som alla förstärker vår långsiktiga syn på verksamheten och hur den utvecklas. Grunden till Mannheimer Swartlings ledande position i Norden är byråns verksamhetsmodell true partnership. Den syftar till att framgång ska gynna hela byrån, snarare än den enskilda medarbetaren. Modellen är byråns främsta redskap för att säkerställa hög kvalitet i rådgivningen och att varje klient garanteras tillgång till byråns samlade kunskap. Eftersom vi är ett kunskapsföretag är en fundamental del av vår företagskultur att dela med sig av kunskap, internt och externt. Det är också väsentligt för vår roll som rådgivare att erbjuda juridiska tjänster som håller högsta etiska och professionella standard och för att kunna leda både klienter och omvärld i frågor som rör hållbarhet. Allt det som vi representerar i form av långsiktighet, konsensus och kvalitet har bidragit till att vi redan idag arbetar på ett hållbart sätt. Internt avspeglas detta i hur vi hanterar frågor som rör bland annat miljö, etik, medarbetare och IT, externt hur vi hjälper våra klienter att ta ansvar. På lång sikt är vårt mål att stärka såväl vårt interna som vårt externa hållbarhetsarbete. Vi ska sträva efter högsta kvalitet i allt vi gör. I detta ingår att värna om våra etiska grundvärderingar och vår integritet. Detta är nödvändigt både för vårt interna hållbarhetsarbete och för att kunna lämna hållbar rådgivning till våra klienter. På längre sikt väntas vårt hållbarhetsarbete leda till att vi på ett mer strukturerat sätt kan föreslå hållbara lösningar för våra klienter inom alla våra verksamhetsområden. Den övergripande visionen för vårt hållbarhetsarbete är att ta en ledande roll i att utveckla för branschen relevanta hållbarhetsfrågor. Detta gör vi genom att utveckla den egna verksamheten och organisationen med fortsatt fokus på hållbarhet samt att fortsatt integrera hållbarhetsfrågor i vår rådgivning. De områden som vi har identifierat som viktigast för byråns hållbarhetsarbete är våra medarbetare, frågor rörande etik och regelefterlevnad, vårt miljöarbete samt vår rådgivning. På kort- och medellång sikt ska vi arbeta strukturerat med hållbarhetsmål inom dessa fokusområden. Att vi nu har valt att börja redovisa vårt arbete även externt är en naturlig utveckling av vårt hållbarhetstänkande. Vi räknar med att detta ska hjälpa oss att fokusera och stärka arbetet. Vi kommer att redovisa vårt hållbarhetsarbete årligen. Det innebär att vi kontinuerligt kommer att beskriva mål och ambitioner inom våra fokusområden, vägen dit samt resultat. Denna första redovisning har avgränsats till att omfatta endast byråns svenska verksamhet, men vår avsikt är att på sikt inkludera även verksamheten vid våra utländska kontor. Att vara ledande innebär att vi har både ansvar och möjlighet att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter och oss själva, utan även för samhället. Att vara ledande innebär att vi har både ansvar och möjlighet att påverka och driva frågor som är viktiga inte bara för våra klienter och oss själva, utan även för samhället. Det är också anledningen till att vi nu utvecklar vårt hållbarhetsarbete ytterligare. Det finns en stark koppling mellan affärsjuridik, rättssäkerhet, hållbarhet och mänskliga rättigheter. Den senaste tidens utveckling visar dessutom att bolagsstyrning med sociala, miljöbetingade och etiska aspekter, inklusive mänskliga rättigheter, integreras världen över. Byrån har under många år aktivt engagerat sig i sociala och juridiska frågor med bäring på dessa aspekter. Vårt långsiktiga perspektiv, vår true partnership-modell, samt våra kärnvärden präglar också ett arbetsklimat där våra medarbetare uppmuntras att engagera sig ideellt med kunskap och tid i sociala frågor. Jan Dernestam Managing Partner och Verkställande Direktör 2 3

3 Fokusområden för vårt hållbarhetsarbete Organisation och medarbetare Etik och regelefterlevnad Miljö Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället sid 8 sid 18 sid 22 sid 28 Mål Mål Mål Mål Jämställdhet: öka andelen kvinnliga delägare Arbetsmetodik: möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv Kontinuerligt utveckla byråns policyer och processer för etik och regelefterlevnad för att säkerställa långsiktigt förtroende Möjliggöra för samtliga medarbetare att kunna förstå och och följa byråns värderingar och etiska regler Energianvändning: minska energianvändningen per kvadratmeter Transporter och resor: minska klimatpåverkan genom reducerade koldioxidutsläpp Inköp: samtliga byråns leverantörer ska ha ett aktivt och systematiskt miljöarbete Rådgivning: integrera hållbarhet i vår rådgivning Mannheimer Swartling i samhället: genom pro bono-rådgivning utveckla kompetens, öka medarbetarnas engagemang för och insikter om hållbarhetfrågornas affärsmässiga betydelse för byrån Om redovisningen Denna hållbarhetsredovisning avser kalanderåret 2012 och är framtagen i enlighet med Global Reporting Initiatives (GRI) riktlinjer för hållbarhetsredovisning, version 3.1. Redovisningen avser att uppfylla GRI:s tillämpningsnivå C. Redovisningen är begränsad till byråns svenska verksamhet i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Den svenska verksamheten motsvarar ca 85 procent av byråns totala verksamhet. Mer detaljerad information avseende uppfyllelsen av GRI:s riktlinjer samt GRI-index avseende redovisning av väsentliga indikatorer återfinns på sida 38. Intressenter och fokusområden Byråns viktigaste intressenter är medarbetare, delägare, klienter och leverantörer. De är prioriterade utifrån grad av påverkan inom ramen för ekonomiska, miljömässiga och sociala aspekter. Som en del av hållbarhetsarbetet har interna intressentkonsultationer med medarbetare och delägare genomförts vid byråns samtliga svenska kontor. Vid konsultationerna prioriterade deltagarna, genom en enkätundersökning, vilka hållbarhetsfrågor som ansågs mest angeläget för byrån att fokusera på. Resultatet av enkätundersökningen visar att deltagarna ansåg att de mest väsentliga frågorna för byrån att fokusera sitt hållbarhetsarbete på är: 1. Jämställdhet 2. Ansvarsfull och hållbar rådgivning 3. Möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv De prioriterade frågorna behandlas inom byråns fyra fokusområden: våra medarbetare, etik och regelefterlevnad, vårt miljöarbete och vår rådgivning. För ytterligare information kring urvalet av fokusområden och resultatet av enkätundersökningen se sida

4 Det här är Mannheimer Swartling Det som främst särskiljer Mannheimer Swartling från andra advokatbyråer i Sverige är synen på hur klienten ska få bästa möjliga stöd och kvalitet i råd givningen. Vårt recept heter true partnership. Mannheimer Swartling är en affärsjuridisk fullservicebyrå med drygt 600 medarbetare och omsatte år 2012 omkring 1,2 miljarder kronor. Byrån har sitt säte i Stockholm och verksamheten i Sverige bedrivs vid kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Byrån har även en omfattande internationell verksamhet med sju utlandskontor på fem marknader, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Dessutom verkar byråns jurister på många andra marknader på uppdrag av både svenska och utländska klienter. Byrån har en klientbas som består av många av Sveriges och världens ledande stora och medelstora företag och organisationer inom alla branscher och sektorer i näringslivet. En viktig del i Mannheimer Swartlings strategi är att följa klienterna ut i världen. Byråns utländska verksamhet ger en stabil internationell plattform och ett brett internationellt kontaktnät samt nära samarbete med andra ledande advokatbyråer runt om i världen. Mannheimer Swartling är som oberoende advokatbyrå inte bunden till någon sammanslutning av advokatbyråer. Oberoendet gör att byrån alltid kan anlita eller rekommendera den bästa advokatbyrån för det aktuella uppdraget i de länder där vi inte har egna kontor. Byråns verksamhet är för närvarande organiserad i 17 verksamhetsgrupper och 10 branschgrupper. Detta innebär att juristerna upprätthåller såväl efterfrågad spetskompetens som branschkunskap. I de team av jurister som sätts samman inför varje uppdrag skapas just den kombination av kompetens, erfarenhet och branschkunskap som det aktuella uppdraget kräver. Mannheimer Swartlings modell att inkludera även branschkunskap innebär att byråns klienter får arbeta tillsammans med jurister som utifrån branschkännedom kan se möjligheter i klienternas affärer och hjälpa dem att ligga steget före sina konkurrenter. Byråns supportorganisation består av assistenter, kontorsservice, kunskapsavdelning, IT-avdelning, personalavdelning, ekonomiavdelning och kommunikationsavdelning. Affärsmodell som främjar laganda True partnership-modellen innebär ett arbetssätt som främjar samarbete, både inom den egna gruppen och det egna kontoret liksom med andra kontor i Sverige och utomlands. Lönen bygger inte på individuella prestationer, utan på byråns samlade framgång. På så sätt garanteras klientens tillgång till den bästa kompetensen för uppdraget. En annan effekt är att true partnership-modellen får medarbetarna att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. Laganda är ett av Mannheimer Swartlings kärnvärden. Våra kärnvärden: kvalitet strävan efter högsta kvalitet i allt vi gör är en attityd som genomsyrar hela verksamheten. Den attityden kräver i sin tur ständig förnyelse och en kontinuerlig utveckling. Att arbeta med eller för Mannheimer Swartling ska uppfattas som en kvalitetsstämpel för både klienter och medarbetare. affärsfokus affärsjuridiken är ett redskap för att skapa framgång för klienterna. Det innebär att varje medarbetare ska utveckla både klientens affär och byråns affär i ett långsiktigt perspektiv. laganda byrån drivs av en stark gemenskap och medarbetarna arbetar prestigelöst över gränserna både inom byrån och tillsammans med klienterna. Engagemang, trivsel och delaktighet är grundläggande principer för verksamheten. 6 7

5 Organisation och medarbetare Som kunskapsföretag är vi beroende av hur våra medarbetare presterar. Att attrahera de bästa medarbetarna samt att därefter utveckla och behålla dem är centralt för byråns framtid. Långsiktighet präglar allt vi gör, inte minst när det gäller utvecklingen av våra medarbetare. Vår företagskultur med true partnership-modellen spelar en viktig roll eftersom den erbjuder våra medarbetare ökade möjligheter att trivas, utvecklas och prestera utan inbördes konkurrens. Det finns inga individuella incitament, vilket ökar känslan av att tillhöra samma lag. Mål Jämställdhet: öka andelen kvinnliga delägare Arbetsmetodik: möjliggöra för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv aktiviteter planerade för Kartläggning av bakomliggande orsaker till att färre kvinnor än män blir delägare; kartläggningen avses genomföras genom intervjuer och analyser Erbjuda villkor och verktyg som möjliggör för medarbetarna att skapa balans mellan yrkes- och privatliv, genom t.ex. fortsatt analys av effektivare arbetsmetoder samt utbildning i stresshantering Utveckla skräddarsydd utbildning i ledarskap för delägare och biträdande jurister hållbarhetsstyrning Ansvaret för det operativa arbetet inom detta område ligger hos byråns HR-avdelning. HR-avdelningen samarbetar nära med personalansvariga delägare för de respektive verksamhetsgrupperna samt med Juristutskottet i de större strategiska besluten avseende juristkollektivet. Byråns Juristutskott finns närmare beskrivet på sidan 16. Juristutskottet i sig stämmer även av större beslut med delägarmötet och styrelsen. I både operativa och strategiska frågor avseende supportpersonalen arbetar respektive supportchef tillsammans med HR-avdelning och VD. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns jämställdhets- och mångfaldsplan, bonuspolicy, pension- och försäkringspolicys, kompensationsstrategi och lönepolicy för supportpersonalen, föräldraledighetspolicy samt personalhandbok. 8 9

6 Fokusområde: Organisation och medarbetare Attrahera, behålla och utveckla de bästa talangerna Byrån strävar efter att rekrytera, behålla och utveckla de mest kompetenta medarbetarna för att säkerställa sin ledande marknadsposition. Rekrytering av jurister sker löpande genom en formaliserad process som är enhetlig för samtliga svenska kontor. Majoriteten av alla jurister som anställs kommer direkt från studier på juristprogrammet eller efter tingstjänstgöring. Rekry te ringsprocessen för supportpersonal är inte formaliserad på samma sätt utan anpassas efter vilken typ av tjänst som ska tillsättas. Totala antal tillsvidareanställda per personalkategori: Totalt Associates Senior Associates Delägare Specialist Counsels Supportpersonal Totalt % 58% 100% 27 Tillsvidareanställda 506 Visstidsanställda Under 2012 hade byrån, vid de svenska kontoren, totalt 506 tillsvidareanställda medarbetare, varav 58 procent var kvinnor och 42 procent var män. 1 Antalet visstidsanställda som under 2012 arbetade minst en månad sammanhängande tid uppgick till totalt 27 medarbetare, varav 100 procent var kvinnor. 2 Personalomsättning jurister Antal Började 2012 Började 2012 Slutade 2012 Slutade 2012 Associates Senior Associates Personalomsättning supportfunktioner Antal Började 2012 Började 2012 Slutade 2012 Slutade 2012 <30 år år år < Personalomsättningen för 2012 var 6,9 procent för biträdande jurister och 3,6 procent för medarbetare inom supportfunktioner. Ingen delägare utsågs eller slutade under Utbildning Som kunskapsföretag är det av stor vikt att erbjuda medarbetarna kontinuerlig vidareutveckling och utbildning. För att konstant utveckla våra medarbetare har byrån ett strukturerat utbildningsprogram, Professional Development Programme (PDP) som riktar sig till samtliga biträdande jurister. Programmet anordnas centralt, sträcker sig över sex år och är obligatoriskt för de biträdande juristerna. Utbildningsprogrammet innefattar såväl ämnesspecifika utbildningar som utbildning inom företagsekonomi, engelska, yrkesteknik och affärsmannaskap. För medarbetare inom supportfunktioner erbjuds löpande utbildning i engelska samt internutbildning 1 Samtliga tillsvidareanställda medarbetare, även delägare, som var anställda vid byråns svenska kontor den 31 december Inkluderar även personer med provanställning som ännu inte övergått till en tillsvidareanställning. 2 Samtliga visstidsanställda medarbetare (inklusive vikarier och timanställda) som under 2012 har arbetat mer än en månad sammanhängande tid vid byråns svenska kontor. 207timmar Under 2012 erbjöd byrån de biträdande juristerna totalt 157 timmar PDP utbildning. Utöver den obligatoriska utbildningen inom ramen för PDP programmet erbjöd även byrån ca 50 timmar inom ramen för andra utbildningssatsningar. Professional Development Programme: Första året som biträdande jurist Andra året som biträdande jurist Tredje året som biträdande jurist Fjärde året som biträdande jurist Femte året som biträdande jurist Sjätte året som biträdande jurist 60 timmar 34 timmar 27 timmar 10 timmar 21 timmar 5 timmar som berör byråkultur och administrativ fortbildning. Specifika utbildningar, beroende på behov, erbjuds även. Individuella utbildningsbehov för supportpersonal diskuteras, dokumenteras och följs upp under utvecklingssamtal för att säkerställa att samtlig får den utbildning som respektive roll kräver. Byrån har inte någon formaliserad utbildningsplan avseende utbildning för medarbetare Utöver PDP programmet erbjuder även byrån utbildning i andra former: Legal and market update - Allmän nyhetsuppdatering inom byråns samtliga verksamhet/ branschområden. Erbjuds samtliga jurister och delägare. Ca 1 timme 4 gånger per år MSA Academy - Föreläsningar om juridiskt aktuella ämnen. Erbjuds samtliga medarbetare. Ca 2 timmar 4 gånger per år Stresshanteringsutbildning Erbjöds samtliga medarbetare. 4 timmars utbildning Utbildning inom verksamhetsgrupperna - Varje verksamhetsgrupp anordnar juridisk specialistutbildning. Minst 18 timmar per år för juristerna Utbildningskonferenser - På central byrånivå för samtliga kontor, samt mindre konferenser inom de olika verksamhetsgrupperna/avdelningar. Under 2012 anordnade till exempel byrån en utbildningskonferens för hela byrån, där samtliga anställda fick 12 timmar centralt anordnad utbildning samt ytterligare gruppspecifik utbildning inom supportfunktioner. En uppskattning är att supportpersonalen i genomsnitt har erbjudits ungefär 20 timmar utbildning per person under Under 2013 kommer flertalet utbildningssatsningar inom området ledarskapsutveckling att erbjudas medarbetarna på såväl delägarnivå som på biträdande juristnivå

7 Fokusområde: Organisation och medarbetare Karriär och utveckling Som ett led i det kontinuerliga arbetet med att vidareutveckla våra medarbetare omfattas samtliga av byråns anställda av någon av våra olika utvärderingsoch karriärsutvecklingssystem. Samtliga biträdande juristers prestation och karriärsutveckling utvärderas årligen genom ett utvärderingssystem som kallas 360-utvärdering. Metoden syftar till att ge en komplett bild av varje enskild biträdande jurists prestation. Varje jurist utvärderas av ett antal såväl mer seniora som mer juniora medarbetare som juristen arbetat med under förevarande år. Utvärderingen resulterar i en rapport som den biträdande juristen tar del av. Rapporten ligger även till grund för det årliga utvecklingssamtal som varje biträdande jurist har tillsammans med minst en delägare. Delägarna genomgår vartannat år en liknande process som 360-utvärderingen. Under 2012 utvärderades totalt 76 procent av de biträdande juristerna genom en 360-utvärdering. Av dessa var 48 procent kvinnor och 52 procent män. Vidare utvärderades 95 procent av delägarna genom 360-utvärdering, varav 10 procent kvinnor och 90 procent män. Deltagandet i 360-utvärdering % 95% Biträdande jurister Delägare dareanställda medarbetare inom supportfunktioner som var i tjänst under 2012 erbjöds utvecklingssamtal och utvärdering. Målet är att under 2013 erbjuda samtliga medarbetare inom supportfunktioner 360-utvärdering enligt samma metod som för juristernas utvärdering. För att ytterligare stärka möjligheterna till personlig utveckling erbjuds biträdande jurister även att delta i mentorskapsprogram i byråns regi. Supportpersonalen utvärderas årligen och genomgår formaliserade utvecklingssamtal. Samtliga tillsvi

8 Fokusområde: Organisation och medarbetare Andel kvinnor per personalkategori 53% 60% 33% 12% 91% Associates Senior Associates Specialist Counsels Delägare Support Jämställdhet Byrån anser att principen om lika möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder är viktig och jämställdhets- och mångfaldsarbetet är ett led i detta. Det är viktigt att kompetens, erfarenhet, synsätt och värderingar från alla medarbetare tillvaratas. Detta skapar de bästa förutsättningarna för byrån, medarbetarna och byråns klienter. En heterogen och dynamisk sammansättning ger ett bättre socialt klimat, effektivare arbetsgrupper och bättre intern och extern kommunikation. Detta leder till konkurrensfördelar och är därmed även en ekonomisk angelägenhet för byrån. Byrån har som mål att vara den bästa affärsjuridiska advokatbyrån att arbeta med och på, vilket också förutsätter en medvetenhet kring och ett aktivt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Byråns jämställdhetsoch mångfaldsplan gäller för perioden 1 januari 2012 till och med 31 december Resultatet från de medarbetarkonsultationer som byrån har genomfört för att prioritera relevanta hållbarhetsfrågor, visar att jämställdhetsfrågan och frågan om lika villkor för män och kvinnor är den 3 För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sida 40. Könsfördelning medarbetare i den svenska verksamheten 42% 58% fråga som flest medarbetare prioriterar som den viktigaste frågan. 3 Ur ett genusperspektiv är byrån relativt jämställd i relation till det totala antalet medarbetare. För 2012 var 58 procent av det totala antalet medarbetarna vid de svenska kontoren kvinnor och 42 procent var män. Av de seniora biträdande juristerna var 60 procent kvinnor och av de juniora biträdande juristerna var 53 procent kvinnor. Däremot var endast 12 procent av delägarna kvinnor. Inom supportfunktionerna var istället 91 procent kvinnor. Att öka andelen kvinnor i ledande positioner är en utmaning, inte bara för byrån, utan för hela branschen. Att öka andelen kvinnor i delägarledet är en prioriterad fråga för byrån. Byrån rekryterar lika många män som kvinnor och även könsfördelning på senior juristnivå är relativt jämn. Däremot är det fortfarande färre kvinnor som satsar på delägarskap, då många istället efter ett antal år lämnar byrån för en alternativ karriär. Att behålla de mest kompetenta medarbetarna, män som kvinnor, är avgörande för byråns långsiktiga framgång. Därför arbetar byrån med ett antal åtgärder för att förmå fler kvinnor att satsa på delägarskap. Hit hör bland annat ett internt kvinnligt nätverk, mentorprogram, deltagande i branschens kvinnliga nätverk HILDA och ett föräldraprogram. Byrån vann 2012 pris för vårt kvinnliga nätverk i Europe Women in Business Law Awards. Under perioden har 14 ny delägare utsetts i den svenska verksamheten, varav fyra var kvinnor. Totalt finns idag nio kvinnliga delägare i den svenska verksamheten. Attitydförändringar, både på byrån och i samhället, samt fortsatta satsningar på coachning och ledarskapsförbättringar är avgörande för att lyckas öka antalet kvinnliga delägare. Bland planerade aktiviteter för perioden finns en analys av vilka faktorer det är som styr kvinnornas val alternativt byråns val när det gäller kvinnligt delägarskap. Att förstå bakomliggande orsaker till rådande situation är avgörande för utvecklingen av effektiva handlingsplaner för att åstadkomma en positiv förändring inom detta område. En återkommande fråga, som också har relevans för frågan om jämställdhet, är hur man kombinerar en aktiv byråkarriär med familjeliv. Byrån har länge arbetat för att underlätta för småbarnsföräldrar att göra denna ekvation möjlig. Detta sker genom ett föräldraprogram som består av utökat stöd till hushållsnära tjänster, möjligheter till individuellt anpassad tjänstgöring och ökade möjligheter att arbeta hemifrån. Föräldraprogrammet riktar sig till både män och kvinnor då byrån anser att ett jämställt föräldraskap för såväl manliga som kvinnliga medarbetare gynnar ett mer jämställt klimat på byrån i stort och bidrar till positiva attitydförändringar på sikt. Dessutom, och i syfte att främja att såväl manliga som kvinnliga medarbetare kan utnyttja sin rätt till föräldraledighet, garanteras medarbetarna, under en viss tid, även en kompletterande inkomst till föräldrapenningen. Antal månader föräldraledighet som tagits ut av jurister ,5 När gällande jämställdhetspolicy togs fram gjordes en sammanställning av hur mycket föräldraledighet som hade tagits ut av biträdande jurister mellan åren 2006 och Resultatet av denna sammanställning visade att andelen kvinnliga jurister som tog ut föräldraledighet ökade något under perioden men att ingen markant skillnad kunde ses i hur länge denna grupp valde att vara föräldralediga. Kvinnorna tog i genomsnitt ut ungefär 12 månader föräldraledighet under perioden. För de manliga juristerna däremot konstaterades en ökning både när det gällde antalet manliga biträdande jurister som faktiskt utnyttjat möjligheten till föräldraledighet och såvitt gällde längden på den föräldraledighet som tagits ut. Resultatet visade att de manliga juristerna tog ut nästan dubbelt så många föräldraledighetsdagar under 2011 jämfört med under 2006, 5,5 månader 2011 jämfört med 3 månader Under arbetet med nästa jämställdhetspolicy 2014 kommer en ny sammanställning av uttagen föräldraledighet att göras

9 Fokusområde: Organisation och medarbetare Arbetsmiljö och hälsa Byrån som arbetsplats innebär normalt inga risker för allvarliga fysiska skador. De fysiska skador som uppkommer är oftast relaterade till stillasittande jobb framför datorn. Total sjukfrånvaro i relation till ordinarie arbetstid 2012: Totalt Jurister Support 3% 2,6% 3,4% Totalt Jurister Support 1% 0,5% 6,5% Under 2012 har fyra arbetsskador anmälts. 4 Den anmälda sjukfrånvaron under 2012 uppgick till 3 procent av ordinarie arbetstid avseende de kvinnliga medarbetarna och 1 procent avseende de manliga medarbetarna. Kvinnors sjukfrånvaro står därmed för huvuddelen och byrån följer kontinuerligt upp bakomliggande orsaker och arbetar aktivt med rehabilitering och företagshälsovård för att hjälpa medarbetare i behov av stöd. En större arbetsmiljörisk är istället psykiska och stressrelaterade sjukdomar. Klienternas behov av vår tillgänglighet leder ofta till hög och ojämn arbetsbelastning för våra medarbetare och i synnerhet för våra jurister. Frågan om balans mellan yrkes- och privatliv prioriterades också vid medarbetarkonsultationerna som en viktig fråga. 5 Frågan är prioriterad för byrån men det finns rum för förbättring. Byrån arbetar för att skapa flexibla arbetsmöjligheter genom tekniska lösningar men det krävs också vissa förändringar inom ramen för gott ledarskap samt förbättrade och effektiviserade arbetsmetoder. Under 2012 introducerade byrån en branschanpassad utbildningsinsats i stresshantering där all personal bjöds in. Utbildningen syftade till att ge medarbetarna bättre verktyg för stresshantering samt att ge deltagarna praktiska verktyg för att effektivisera sin arbetsmetod och planera sin tid. Förhoppningen är att detta ger medarbetarna bättre verktyg att hantera stress samt öppnar upp för diskussioner kring ämnet och ökar medvetenheten kring dess risker. Byrån uppmuntrar dessutom hälsofrämjande aktiviteter genom till exempel gym på arbetsplatsen, gemensamma sportaktiviteter, friskvårdsbidrag, sjuk- och sjukvårdsförsäkring samt ett nära samarbete med företagshälsovård. Byrån erbjuder även sina medarbetare omfattande hälsoundersökningar med jämna mellanrum. Inflytande och kommunikation För att säkerställa medarbetarnas möjlighet till påverkan och för hantering av interna frågor och kommunikation mellan biträdande juristkollektivet och delägarna har byrån skapat ett så kallat Juristutskott. Juristutskottet består av representanter från biträdande juristkollektivet, delägarkollektivet och HRavdelningen. Frågor som hanteras inom detta utskott är bland annat rekryteringsfrågor och frågor kring löner och anställningsvillkor. Vidare driver utskottet tillsammans med HR-avdelningen även frågor kring mentorskapsprogram, rotation mellan verksamhetsgrupper för att bredda juristernas kompetens, utlandstjänstgöring, ersättningsfrågor och olika trivselskapande aktiviteter. Avseende medarbetarna inom supportfunktioner har ett särskilt forum nyligen upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommunikationskanaler mellan supportpersonalen och ledningen genomfördes en medarbetarundersökning i regi av en extern konsult. Undersökningen visade att medarbetarna upplevde att de utvecklades professionellt, att de känner stark kamratskap samt att de är stolta över sin arbetsplats. Däremot framkom önskemål om mer information och kommunikation. I syfte att åstadkomma detta införde byrån tätare informationsträffar mellan ledning och jurister rörande bland annat byråns utveckling, strategi, interna processer och karriärvägar. Dessutom initierades en utveckling av den interna portalen för att underlätta informationsflöden internt. Målet är att genomföra medarbetarundersökningar vartannat år och under första kvartalet 2013 genomfördes ytterligare en medarbetarundersökning. Resultatet av genomförda medarbetarundersökningar redovisas för samtliga medarbetare men även vid särskild genomgång med Juristutskottet och VD. Undersökningen mäter andelen positiva svar och resultatet visar en generell ökning inom samtliga frågekategorier Trovärdighet, Respekt, Rättvisa, Kamratskap samt Stolthet. Mest ökade resultatet för Stolthet, Kamratskap och Trovärdighet där medarbetarna ser en förbättring kring ärliga svar på sina frågor, får uppskattning för sina arbetsinsatser samt upplever att deras idéer tillvaratas. Även på frågan om man är stolt över hur byrån bidrar till samhället ser vi en stor ökning. Frågor gällande 4 Samtliga skador var av lindrigare karaktär och blev återställda efter en tid med operation/gips och/eller sjukgymnastik. Inga livshotande skador och inga bestående men. Skador uppkom på väg till och från arbetet eller vid sportevenemang med koppling till byrån. 5 För mer information om byråns medarbetarkonsultationer se sidan 40. Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75% och år 2013 hade andelen ökat till 84%. kategorin Respekt har ökat men här finns utrymme för förbättring. Byrån kommer t.ex. att arbeta vidare med frågor som hur man bättre kombinerar yrkesoch privatliv och vikten av att medarbetare får ett personligt bemötande av chefer och ledare. Andelen positiva svar har avsevärt ökat på frågan Allt sammantaget, skulle jag säga att det här är en mycket bra arbetsplats. Vid 2011 års undersökning var andelen positiva svar på denna fråga 75 procent och år 2013 hade andelen ökat till 84 procent. Lönesystem och andra förmåner True partnership-modellen spelar en central roll för hur incitamentstrukturen är uppbyggd. På delägarnivå innebär modellen att delägarna delar lika på vinst i relation till den aktieandel respektive delägare innehar. Antalet aktier står i direkt relation till antalet år som delägare. Hur stor andel av vinsten som varje delägare har genererat har således inte betydelse för dess utdelning. För de biträdande juristerna innebär true partnership-modellen att alla har samma löneutveckling och att bonusprogrammet är kollektivt. Detta betyder att samtliga biträdande jurister, efter anställning, följer en förutbestämd karriärväg med lön och senioritet direkt kopplat till antalet anställningsår på byrån. Inte heller här är lön eller bonus individuellt baserad på den enskilde juristens prestation. Supportpersonalen har individuella löner baserade på sin prestation, ansvarsområden, personliga utveckling och marknadslönedata. Till följd av true partnership-modellen och den incitamentstruktur som denna ger upphov till, föreligger inga löneskillnader mellan män och kvinnor inom varken delägarkollektivet eller biträdande juristkollektivet. Supportpersonalens löner kartläggs enligt gängse regler för att säkerställa att inga oskäliga löneskillnader föreligger mellan män och kvinnor. Byrån erbjuder även en rad ytterligare förmåner till sina medarbetare. Samtliga medarbetare omfattas av ett försäkrings- och tjänstepensionssystem och kompensation utgår, utöver Försäkringskassans ersättning, vid sjukskrivning. Byrån erbjuder även sina medarbetare en sjukvårdsförsäkring som innebär att alla anställda får snabb och kostnadsfri tillgång till sjukvård. För medarbetare som är föräldralediga finns en föräldraledighetspolicy som ger viss ytterligare ersättning i förhållande till den ersättning som betalas ut från Försäkringskassan under en period av tio månader av föräldraledigheten. Varje anställd får även ett årligt friskvårdsbidrag som kan användas exempelvis för att betala ett gymmedlemskap, massage eller andra friskvårdsrelaterade kostnader

10 Etik och regelefterlevnad Etik och regelefterlevnad ryms inom vårt kärnvärde kvalitet och är av stor betydelse för såväl de dagliga arbetsuppgifterna som för den långsiktiga utvecklingen av byrån och dess rådgivning. Då vi verkar i flera länder måste vi säkerställa att verksamheten sker i enlighet med lagar och regler i de aktuella länderna. Dessutom gör vi ständigt strategiska och etiska överväganden bortom dessa minimigränser med målet att uppnå högsta möjliga kvalitet. Detta har resulterat i att vi som första advokatbyrå i Norden år 2005 startade en särskild avdelning för kvalitets- och riskhantering. Mål Kontinuerligt utveckla byråns policyer och processer för etik och regelefterlevnad för att säkerställa långsiktigt förtroende Möjliggöra för samtliga medarbetare att kunna förstå och följa byråns värderingar och etiska regler aktiviteter planerade för Ta fram en policy för informationssäkerhet som komplement till nuvarande IT-säkerhetspolicy Införa en interaktiv webbaserad utbildning i anti-korruption för all personal och att kontinuerligt följa upp och mäta deltagande Identifiera, utveckla och utvärdera byråns interna policyer ur ett hållbarhetsperspektiv hållbarhetsstyrning Avdelningen för kvalitets- och riskhantering ansvarar centralt för det operativa arbetet avseende etikfrågor, regelefterlevnad och klagomålshantering. Chefen för avdelningen rapporterar till byråns VD och styrelse. Eftersom det är varje delägares ansvar att i uppdrag för klienter följa byråns etiska riktlinjer, behandlas regelmässigt vissa frågor av strategisk karaktär på delägarmötet för att säkerställa att dessa riktlinjer kontinuerligt kalibreras mot verkligheten, aktuella trender och situationer. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är byråns policyer för klient- och ärendehantering, anti-korruption, åtgärder för att förhindra penningtvätt, insiderhantering, informationssäkerhet och hantering av klagomål

11 Fokusområde: Etik och regelefterlevnad Att uppnå högsta möjliga kvalitet Byråns kvalitets- och riskavdelning arbetar strategiskt och långsiktigt med att utveckla interna policyer och rutiner för byråns arbete. Avdelningen övervakar risker inom områden som penningtvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, advokatetiska regelverk och korruption. En stor del av avdelningens arbete utgörs av rådgivning i dessa frågor till byråns jurister och assistenter samt av utbildning och utveckling av processer med hjälp av förbättrade IT-stöd. Om byrån skulle få in ett klagomål från någon klient, ska det kanaliseras till avdelningen för att hanteras på ett professionellt sätt. Byrån har ett gediget system av interna policyer och rutiner, bland annat inom områdena penningtvättsförebyggande åtgärder, anti-korruption och insiderhandel. Ansvaret för framtagande, vidareutveckling och kommunikation av interna policyer och rutiner ligger hos kvalitets- och riskavdelningen men ansvaret för att dessa efterlevs ligger på varje enskild medarbetare. För att stärka efterlevnaden anordnar byrån löpande obligatorisk utbildning avseende innebörden av de mest centrala externa och interna regelverken. Exempel på utbildning som är obligatorisk för samtliga medarbetare på byrån är den interaktiva webbaserade utbildning i penningtvättsförebyggande åtgärder som byrån har använt sig av sedan Utöver kursen i penningtvättsförebyggande åtgärder så ingår utbildningsmoment avseende penningtvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, det advokatetiska regelverket, korruption och informationssäkerhet i det obligatoriska grundutbildningsprogrammet på byrån eller som en del i den introduktionsutbildning som ges till alla nyanställda jurister på byrån. Supportpersonalen omfattas inte av denna utbildning men utbildas löpande inom områdena penningtvätt, insiderfrågor, intressekonflikter, det advokatetiska regelverket, och informationssäkerhet. Under 2013 kommer ytterligare en interaktiv webbaserad utbildning att införas. Denna utbildning kommer fokusera på området anti-korruption och kommer att bli obligatorisk för samtliga medarbetare. Ett annat exempel på hur efterlevnad av det interna regelverket säkerställs är att den interna policy som gäller för insiderhandel även utgör del av samtliga medarbetares anställningsavtal. På detta sätt säkerställs att samtliga anställda tagit del av denna policy och har åtagit sig att följa den. Under 2012 inledde byrån arbetet med att utveckla ett nytt system för att hantera eventuella risker och intressekonflikter som kan uppstå vid antagande av nya klienter och uppdrag. Systemet, som lanserades under första kvartalet 2013, kallas CMI (Client Matter Intake) och är ett processverktyg som syftar till att underlätta verksamhetens tillämpning av regler och etiska frågor vid hanteringen av nya uppdrag. Systemet omfattar hela registreringsprocessen och är särskilt inriktad på kontrollen av intressekonflikter, penningtvättsrisker och insiderfrågor. Byrån har ett gediget system av interna policyer och rutiner, bland annat inom områdena penningtvättsförebyggande åtgärder, anti-korruption och insiderhandel. Under 2013 kommer en ny policy för informationssäkerhet att införas. Den nya policyn innehåller tydliga riktlinjer för hur olika typer av information ska hanteras inom byrån. Syftet är att ytterligare säkerställa att information hanteras på ett säkert, kontrollerat och standardiserat sätt med särskilt beaktande av vår lagstadgade sekretesskyldighet till förmån för våra klienter. Informationssäkerhetspolicyn blir ett komplement till vår nuvarande IT-säkerhetspolicy som även innehåller en kontinuitetsplanering. Som förebild i detta arbete har vi använt en internationell standard i form av ISO Byrån arbetar även kontinuerligt med att inventera, övervaka och genomföra konsekvensanalyser av byråns risker. Syftet är att säkerställa att nödvändiga åtgärder vidtas för att minska de risker som vi bedömer kan ha störst påverkan på våra egna, våra klienters och omvärldens krav på vår verksamhet

12 Miljö För Mannheimer Swartling innebär en hållbar affärsmodell dels att föregå med gott exempel när det gäller att bidra till en bättre miljö genom att minska den egna negativa miljöpåverkan, dels att påverka de intressenter som byrån dagligen agerar med att också minska sin negativa miljöpåverkan. Mål Energianvändning: minska energianvändningen per kvadratmeter Transporter och resor: minska klimatpåverkan genom reducerade koldioxidutsläpp Inköp: samtliga byråns leverantörer ska ha ett aktivt och systematiskt miljöarbete aktiviteter planerade för Miljöcertifiering ISO Anta ny resepolicy med tydligare miljöfokus Kartlägga byråns tjänsteresor Ta fram en inköpspolicy där miljöfrågor är integrerade hållbarhetsstyrning Det operativa miljöarbetet leds av en särskilt inrättad miljöledningsgrupp som består av kontorschefer och miljöombud från samtliga svenska kontor samt en central miljösamordnare. Miljöledningsgruppen är underställd en särskilt inrättad ledningsgrupp som består av samtliga supportchefer och byråns VD. Exempel på styrdokument för arbetet inom detta fokusområde är miljöledningsmanualen samt byråns miljöpolicy

13 Fokusområde: Miljö Engagemang och medvetenhet för miljöfrågor Ett övergripande mål för byråns miljöarbete är att kontinuerligt genomföra konkreta miljöförbättrande åtgärder för att minska byråns negativa miljöpåverkan. Arbetet sker utifrån byråns miljöpolicy och de miljömål, handlingsplaner och rutiner som utarbetas utifrån denna. Mål sätts för att systematiskt arbeta för ständiga förbättringar. En viktig del av byråns miljöarbete är att öka medarbetarnas engagemang och medvetenhet för miljöfrågor. Detta görs bland annat genom att anordna interna miljöevents som ska fungera i informativt och inspirerande syfte. Alla nyanställda får också en genomgång av byråns miljöarbete och på byråns intranät uppdateras miljöinformationen fortlöpande. Byrån har sedan 2008 bedrivit ett aktivt miljöarbete utifrån kraven i Svensk Miljöbas där fokus ligger på att genomföra konkreta miljöförbättrande åtgärder. Under hösten 2012 inleddes ett arbete med att certifiera byrån enligt den internationella miljöledningsstandarden ISO Målet är att erhålla certifieringen under För att erhålla en ISO-certifiering krävs ett strukturerat miljöarbete med tydliga målsättningar inom de områden där verksamheten har störst påverkan. Byråns direkta miljöpåverkan bedöms ligga främst inom områdena energianvändning, resor och transport, avfall samt inköp av varor och tjänster. Denna bedömning baseras dels på en miljöutredning som genomfördes 2008, dels på det fortlöpande miljöarbetet enligt Svensk Miljöbas och ISO En ny miljöutredning planeras under Utsläpp av koldioxid De utsläpp av koldioxid som byråns verksamhet ger Årlig elförbrukning : upphov till hänförs främst till elförbrukning på kontoren samt medarbetarnas tjänsteresor. Det totala koldioxidutsläppet som genererats inom dessa två områden uppgick under 2012 till 418,55 ton CO2. Byråns elförbrukning står för 6,55 ton och medarbetarnas tjänsteresor står för ca 412 ton av det totala koldioxidutsläppet. 6 Elförbrukning Byråns energianvändning utgörs av elförbrukning vid byråns kontor. Fokus för miljöarbetet inom energiområdet är därför att så långt som möjligt minimera kontorens energiförbrukning per kvadratmeter. Under perioden har elförbrukningen minskat med kwh, vilket motsvarar ca 1,14 ton CO2. Elförbrukningen har därmed minskat med ca 15 procent under perioden. Under 2012 genererade byråns elförbrukning ett totalt koldioxidutsläpp motsvarande ungefär 6,55 ton CO2. Under perioden har elförbrukningen kontinuerligt minskat. Den totala minskningen under perioden uppgår till kwh, vilket motsvarar ca 1,14 ton CO2. Elförbrukningen har därmed minskat med ca 15 procent under perioden. Alla svenska kontor värms upp med fjärrvärme. Den el som används på kontoren i Göteborg, Malmö och Helsingborg är märkt med Naturskyddsföreningens Bra Miljöval. Bra Miljöval innebär att elen är förnybar och producerad på ett sätt som medför minsta möjliga inverkan på miljön. På Stockholmkontoret är elen som används från Nordisk vattenkraft (kwh) 2010 (kwh) 2011 (kwh) 2012 (kwh) Energikälla 2012 års kwh omräknat till CO2-utsläpp 7 Totalt Förnybar 100% Ca 6,55 ton CO2 Under första kvartalet 2013 har ett så kallat grönt hyresavtal tecknats avseende kontorslokalerna i Stockholm. Avtalet innebär bland annat att elen i lokalerna ska vara förnybar och produktspecificerad samt att byrån och hyresvärden gemensamt ska ta fram, och årligen uppdatera, en handlingsplan för att minska lokalernas och fastighetens miljöpåverkan. För att minimera onödig energianvändning är belysningen på kontoren i Stockholm och Göteborg försedda med rörelse- respektive akustiska detektorer som automatiskt släcker belysning i korridorer och kontorsrum när inga rörelser eller ljud finns. Allmän belysning på Malmökontoret är utrustad med timers. LED- och lågenergilampor används i den utsträckning det är möjligt. En stor energibesparande åtgärd avseende byråns ITtjänster inleddes 2008 då en centralisering av byråns IT-tjänster påbörjades. Arbetet slutfördes under 2012 och upprättandet av en gemensam serverplattform har resulterat i såväl en minskad energiförbrukning som en effektivare resursanvändning. Genom att minska antalet servrar i verksamheten har centraliseringen även inneburit en ökad resurshushållning. Transport och tjänsteresor Byråns huvudsakliga miljöpåverkan bedöms utgöras av transporter. Dessa består till största delen av medarbetarnas tjänsteresor som på grund av arbetets karaktär ofta sker med flyg. Byråns nuvarande resepolicy anger att alla medarbetare ska sträva efter att resa så effektivt, ekonomiskt och miljövänligt som möjligt. Under 2013 kommer en ny resepolicy att tas fram för att ytterligare stärka miljöfokus. Det övergripande målet är att minska byråns klimatpåverkan från tjänsteresor per medarbetare. Under 2012 reste byråns medarbetare ca mil i tjänsten. Denna sträcka motsvarar ett ungefärligt koldioxidutsläpp om 412 ton. 8 Resorna bestod till största delen av flyg. Det totala antalet tjänsteresor med flyg uppgick under 2012 till stycken fördelade på en total sträcka om km. 9 Av dessa flygresor var 57 procent inrikesresor och 43 procent utrikesresor. Sammanlagt innebar flygresorna ett utsläpp på ca 380 ton koldioxid, varav 251 ton är hänförliga till utrikesresorna och 129 ton till inrikesresor Det totala koldioxidsutsläppet exkluderar mätningar avseende Malmös taxiresor samt inkluderar endast resor som bokats genom byråns resebyrå, se fotnot 8, 10 och Koldioxidutsläppen har beräknats utifrån en livscykelanalys (LCA) där en kilowattimme el från vattenkraft motsvarar 5 gram koldioxid. 8 Detta belopp motsvarar ett ungefärligt värde. Det omfattar endast resor som bokats via byråns resebyrå och omfattar inte taxiresor gjorda i Malmöregionen. 9 Beräknat på att en engelsk mile motsvarar 1,6 kilometer. 10 Sammanställningen avser tjänsteresor bokade via byråns resebyrå. Tjänsteresor som bokats utanför resebyråns regi bland annat samtliga resor till och från byråns utbildningskonferens september 2012 ingår inte i sammanställningen

14 Fokusområde: Miljö Tågresor i tjänsten uppgick till km. Sammanlagt innebar tågresorna ett utsläpp på ca 0,34 kg koldioxid. 11 Detta kan jämföras med 30,8 ton koldioxid om samma sträcka hade trafikerats med bil. Taxiresor i tjänsten på de olika kontorsorterna sker huvudsakligen med kontrakterade taxibolag. Enligt avtal ska dessa så långt möjligt använda miljöbilar vid körningar för byrån. Det kontrakterade bolaget i Stockholm använder endast miljöbilar i sin verksamhet. Med tjänstebilar, hyrbilar och privata bilar har byråns medarbetare kört km i tjänsten under 2012, vilket motsvarade ett CO2-utsläpp av 25 ton. 12 Under 2012 fanns 66 stycken tjänstebilar, varav 49 stycken dieselbilar, i verksamheten. Tjänsteresor under 2012: Färdmedel Antal km under 2012 CO2-utsläpp Flyg utrikes km kg Flyg inrikes km kg Tåg km 0,34 kg Taxi km kg Bil km kg Totalt km kg Initiativ för att minska resandet I syfte att minska antalet resor finns videokonferensutrustning installerat på samtliga kontor. Under 2012 arrangerade byrån 468 videokonferenser med totalt 1525 deltagare. I början av 2013 har en ny kommunikationsplattform, UCC (Unified Communication Collaboration) introducerats på samtliga kontor. Genom användandet av IP-baserad telefoni möjliggörs möten via internet från varje anställds dator. Målet är att den nya plattformen ska bidra till ett smartare, mer effektivt och miljövänligt sätt att arbeta, bland annat genom att ytterligare sänka antalet tjänsteresor. Materialanvändning och återvinning Byråns materialanvändning består till största delen av kontorsmaterial. En stor inköpspost bland kontorsmaterialet är papper. Under 2012 var allt papper som köptes in till kontoren miljömärkt. För att minska pappersåtgången är standardinställningen på kontorens skrivare dubbelsidig utskrift. Ytterligare pappersbesparande åtgärder i verksamheten har varit övergång till elektroniska lönespecifikationer och fakturor så långt klienternas mottagarsystemen tillåter. Annan materialanvändning består bland annat av städmateriel, livsmedel och IT-utrustning. I syfte att minska den negativa miljöpåverkan från städmateriel används så långt som möjligt miljömärkta rengöringsmedel. Långsiktig hållbarhet präglar inköpen av IT-utrustning som även genom att erbjuda smartare kommunikationsmedel ska bidra till att minska byråns miljöpåverkan i stort. Kopiatorer och datorskärmar är i huvudsak Svanen- respektive TCOmärkta. Avseende livsmedel är målet att öka andelen ekologiskt och närproducerat som köps in till kontoren. Det engångsmateriel som används i verksamheten är i stor utsträckning komposterbart. Byrån källsorterar papper, tidningar, wellpapp/kartong, glas, burkar och flaskor, glöd- och lågenergilampor, lysrör, batterier, metall, brännbart material, el- och elektronikavfall och toners till skrivare och kopiatorer. På Stockholmskontoret återvinns även matavfallet från restaurang och cateringverksamhet och blir biogas. Upphandling och inköp Byråns miljöpolicy anger att varor och tjänster med låg miljöbelastning ska väljas vid upphandlingar samt att relevanta miljöaspekter ska vägas in vid varje enskilt inköp. Vidare ska alltid miljökrav ställas på anbudsgivare i nya upphandlingar. Från och med 2008 ställer byrån miljökrav vid samtliga upphandlingar eller omförhandlingar av avtal. En stor del av alla material- och tjänsteinköp utförs av byråns kontorsservicefunktion. Sedan 2011 omfattas denna av en inköpsrutin som bland annat anger att miljöpåverkan ska beaktas vid upphandlingen och att relevanta miljökrav ska ställas i syfte att reducera verksamhetens negativa miljöpåverkan. Under 2013 kommer inköpsrutinen att omarbetas till en inköpspolicy som ska omfatta samtliga byråenheter som utför inköp. 11 Angivet koldioxidutsläpp är beräknat av SJ. SJ driver sina tåg till 100 procent med energi från vatten och vindkraft. 12 Koldioxidutsläppen har beräknats utifrån en livscykelanalys där en genomsnittlig km körd av en personbil i Sverige motsvarar 0,21 kg koldioxid. 13 Totalbeloppet inkluderar inte taxiresor som gjorts i Malmöregionen då det kontrakterade taxibolaget inte kunnat tillhandahålla statistik över antalet körda kilometar. Någon beräkning av koldioxidutsläpp kan därmed inte göras

15 Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället Hållbarhet ska vara en naturlig del av vår rådgivning och integreras i alla våra verksamhetsområden. Vi var först bland advokatbyråerna i Sverige att erbjuda klienter strukturerad rådgivning inom området för anti-korruption. Vi uppmuntrar även våra medarbetare att genom pro bonorådgivning utveckla kompetens och insikter om hållbarhetsfrågornas affärsmässiga betydelse för byrån. Mål Rådgivning: integrera hållbarhet i vår rådgivning Mannheimer Swartling i samhället: genom pro bono-rådgivning utveckla kompetens, öka medarbetarnas engagemang för och insikter om hållbarhetfrågornas affärsmässiga betydelse för byrån aktiviteter planerade för Utveckla en strategi för hur hållbarhetsfrågor kan integreras inom byråns olika verksamhetsområden Samarbete med CSR Sweden/Academy for Human Rights in Business Bredda engagemanget genom att skapa incitament för pro bono-arbete inom organisationen så att fler personer engagerar sig i arbetet Skapa struktur för urval av och organisation av samt mätning och uppföljning av pro bono-engagemang samt skapa tydligare metoder för utvärdering av projekt 28 29

16 Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället Hållbarhet integreras i vår rådgivning och vårt engagemang För många av våra klienter är hållbarhet och förmågan att hantera företagets inverkan på och relation till omgivningen inte bara en fråga om plikt och skyldighet. Det är en fråga om långsiktig överlevnad i en värld där ingen lever eller gör affärer i ett isolerat perspektiv utan alltid genom olika utbyten med en mängd intressenter. Den enda möjligheten att nå affärsmässiga framgångar i morgondagens värld där alla på olika sätt kommer att vara ännu mer beroende av varandra än idag kräver att man i tanke, ord och handling omfamnar hållbarhet, och därmed även frågan om företagens samhällsansvar (corporate social responsibility CSR) som är en integrerad och viktig del av hållbar affärsutveckling. Att nå dit kräver att man analyserar sin värdekedja för att identifiera områden där man kan minimera sina negativa fotavtryck eller till och med att sträva efter att göra positiva avtryck d.v.s. optimering. Oavsett vilket alternativ man väljer så kräver det valet att man engagerar sig i en dagordning som bejakar hållbarhet och hjälper företaget att utvecklas från att göra mindre skada till att anta strategier där man driver affärsverksamhet som tar mer hänsyn till omvärld och intressenter. Mot den bakgrunden är det naturligt att vi som ledande affärsjuridisk byrå i Norden säkerställer att vår rådgivning inkluderar även hållbarhetsperspektiven, allt för att hjälpa klienterna att uppnå och utveckla hållbara affärsmässiga och strategiska mål. Byrån erbjuder redan idag rådgivning inom flera områden där hållbarhetsaspekter utgör en integrerad del av rådgivningen. Exempel är rådgivning inom området för anti-korruption, rådgivning inom miljöområdet samt rådgivning inom CSR området. För att ytterligare integrera hållbarhetsaspekter i vår rådgivning kommer en strategi att tas fram för hur hållbarhetsfrågor kan integreras inom byråns olika verksamhetsområden. Rådgivning inom området för anti-korruption Allt större krav på regelefterlevnad och etik ställs, inte bara på advokatbyråer utan på alla företag. Näringslivets samtliga intressenter ställer höga krav på att verksamheter bedrivs enligt etiska riktlinjer. Företagen blir samtidigt allt mer medvetna om konsekvenserna av att inte ta etiska frågor på allvar. De förväntas inte bara efterleva regler och förordningar på olika marknader runt om i världen. De väntas också leva upp till de växande kraven på etiskt agerande från investerare, styrelse, samarbetspartners, anställda och kunder. Dessutom innebär skärpta regler mot korruption internationellt att frågan är något som företagsledningen inte bara kan, utan också måste, ta på största allvar. Mannheimer Swartling är första advokatbyrån i Sverige att erbjuder strukturerad rådgivning inom området anti-korruption. Gruppen Corporate Compliance & Investigations arbetar enligt principen prevent detect correct. Rådgivningen spänner över ett brett spektra, från analys av risksituation till åtgärdsprogram och uppföljning, inklusive rådgivning om en företagskris skulle uppstå. Förutom korruption och konkurrensfrågor ligger fokus i gruppen bland annat på frågor som rör insiderhandel, miljö, penningtvätt och skatt. En rad uppmärksammade affärer under senare år har satt fokus på etiska frågor. Till 2012 års mest uppmärksammade fall hör TeliaSoneras agerande i Uzbekistan. Det var efter kraftig medial kritik som TeliaSoneras styrelse i oktober 2012 gav Mannheimer Swartling i uppdrag att göra en granskning av de ifrågasatta affärerna. Fallet belyser hur ett företags förmåga att hantera etiska frågor blir allt viktigare för dess framgång. Byrån har även inlett ett samarbete med CSR Sweden genom dess initiativ The Academy for Human Rights in Business. Byråns deltagande i detta samarbete kommer innebära att bidra i egenskap av expert, rådgivare och föreläsare avseende frågor som rör anti-korruption. Rådgivning på miljöområdet Hållbarhetsrelaterade frågor på miljöområdet kommer in som en naturlig del i arbetet inom två av byråns verksamhetsområden. Miljörättsavdelningen arbetar bland annat med miljöprövningar, miljöskadestånd och tillsynsfrågor. Climate Changegruppen utgår från de förändrade förutsättningar som tillskrivs klimatförändringarna samt målet att minska utsläppen av växthusgaser genom handel med utsläppsrätter. Byråns miljörättsspecialister har mångårig erfarenhet av miljöjuridisk rådgivning till industrin, energisektorn, de statliga verken och kommunerna. En stor del av rådgivningen handlar om tillståndsprövning av energiproduktionsanläggningar, fabriker, gruvor, avfallsanläggningar samt infrastrukturprojekt, som till exempel broar och tunnlar. Vid kommersiella transaktioner, som bland annat kan röra sådana anläggningar, är byråns uppgift att göra de miljörättsliga riskbedömningarna. När byrån utför uppdrag åt offentliga uppdragsgivare rör det sig ofta om större infrastrukturprojekt. Rådgivning inom området för CSR en förändringsprocess En väsentlig del av hållbarhet rör företagens samhällsansvar. Byrån hjälper klienter att utveckla strategier och riskhantering i frågor som rör hållbar utveckling och företagens samhällsansvar (CSR). Anslaget bygger på att CSR frågorna måste internaliseras i klientens organisation och värdekedja vilket leder till en översyn av både affärsflöden och organisationsstruktur. Den processen leder ofta till nödvändiga förändringar i företagskultur m.m. Byrån har utvecklat en praktisk metodik som stödjer klienten vid implementeringen samt ett paket med praktiska åtgärder för att hålla den interna processen igång under mätbara former. Den grupp inom byrån som arbetar med detta arbete har som utgångspunkt att genom hållbarhetsarbete skapa affärsmöjligheter för byråns klienter. Bland de företag som gruppen arbetat med finns företag i industrier där hållbarhets- och CSR frågor är kritiska. Alltså har frågorna en avgörande betydelse för affärsmodellens utformning och klienternas trovärdighet på marknaden

17 Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället Mannheimer Swartling i samhället och byråns pro bono-engagemang Det finns en stark koppling mellan affärsjuridik, rättssäkerhet och mänskliga rättigheter. Vårt långsiktiga perspektiv, vår true partnership-modell, samt våra kärnvärden skapar ett arbetsklimat som uppmuntrar medarbetarna att engagera sig ideellt med kunskap och tid i sociala frågor. Byråns grundinställning till pro bono-arbete är att Mannheimer Swartling ska bidra till sådana sociala projekt där byrån kan göra en betydande insats. Den främsta insatsen som Mannheimer Swartling kan göra är att bidra med medarbetarnas kunskap och tid. Detta sker idag inom ramarna för Mannheimer Swartling i samhället, varigenom byrån driver en rad olika projekt runt om i världen. Projekten som bedrivs inom ramarna för Mannheimer Swartling i samhället kan delas in i följande tre projekttyper: 1. projekt där byråns medarbetare arbetar direkt med frågor som berör rättssäkerhet eller mänskliga rättigheter; 2. projekt där byråns bidrag består av juridisk rådgivning i exempelvis bolags- eller avtalsrättsliga frågor, vilket på ett indirekt plan möjliggör projektets fortlevnad; samt 3. projekt där byråns engagemang understödjer de syften för vilka projekten existerar men där stödet snarare tar formen av ekonomiskt bistånd än av bidrag i form av arbetade timmar att främja mänskliga och andra sociala rättigheter, både i Sverige och i omvärlden. Under 2012 lade byrån ner sammanlagt timmar på sina aktiva pro bono-projekt inom ramen för Mannheimer Swartling i samhället. Totalt engagerade sig 28 medarbetare i något eller några av projekten inom Mannheimer Swartling i samhället. Raoul Wallenberg Institutet Samarbetet med Raoul Wallenberg Institutet syftar till att föra samman gemensamma erfarenheter från en ledande svensk advokatbyrå med ett engagemang för mänskliga rättigheter, och Raoul Wallenberg Institutets erfarenhet av internationell verksamhet för stärkandet av respekten för mänskliga rättigheter. Under 2012 firades femårsjubileum för den veckolånga kurs i mänskliga rättigheter som byrån har utvecklat tillsammans med Raoul Wallenberg Institutet. Syftet med kursen har alltsedan starten varit att stötta jurister runt om i världen som arbetar för att stärka skyddet för mänskliga rättigheter, genom att tillsammans med kursens deltagare utforma en verktygslåda som möjliggör och utvecklar deltagarnas arbete med mänskliga rättigheter. Under de fem år som kursen har pågått har sammanlagt 55 deltagare från 23 länder och fyra världsdelar deltagit i kursen, vars tema har varierat från år till år. Speciellt för 2012 års kurs var att samtliga deltagare var alumni från tidigare år som bjudits in för att återförenas i en utvärderings- och uppföljningskurs och för att redogöra för och dela med sig av sina erfarenheter av hur de använt verktygslådan i praktiken. Centrum för rättvisa Centrum för rättvisa är en ideell och politiskt oberoende insamlingsstiftelse som bildades år 2002 med utgångspunkt i en tydlig värdering; respekten för individuella fri- och rättigheter är kärnan i en demokratisk rättsstat. Konkret handlar Centrum för rättvisas verksamhet om att granska missförhållanden, informera enskilda om deras rättigheter och ställa upp som ombud i rättsliga processer. De verktyg som Centrum för rättvisa använder är det juridiska skyddet för fri- och rättigheter som finns i svenska lagar, grundlagar, Europakonventionen och EU-rätten. Mannheimer Swartling har stöttat Centrum för rättvisas verksamhet sedan starten genom att byråns medarbetare bidrar med specialistkunskaper, engagemang och tid. Under år 2012 var åtta av byråns medarbetare engagerade i olika processer som drivs av Centrum för rättvisa och sammanlagt donerade byrån 258 timmar till Centrum för rättvisa. Genom projektet medverkar byrån vid en årlig CSRmässa samt håller ett antal CSR-relaterade föreläsningar i regi av Handelshögskolan. Under 2012 donerade byrån 187 timmar till Handelshögskolan och fyra medarbetare har varit engagerade i projektet. Situation Sthlm Med tidningen Situation Sthlm som bas vill organisationen Situation Sthlm skapa en verksamhet som genom flera steg underlättar inträde och återinträde på arbetsmarknaden för Stockholms hemlösa. Tidningsförsäljning är första steget och ett fast arbete på ett externt företag är målet. Mannheimer Swartling stödjer organisationen dels med juridisk rådgivning och dels genom rådgivning till projektet Gatujuristerna, ett projekt som drivs av studenter vid Stockholms universitet och som tillhandahåller juridisk rådgivning till hemlösa och utsatta personer i Stockholm. Flera av projekten inom Mannheimer Swartling i samhället innehåller samtliga ovannämnda projekttyper. Det de alla har gemensamt är att de syftar till Vid 2012 års kurs deltog sju jurister från byrån och den nerlagda tiden i projektet uppgick under året till 244 timmar. Handelshögskolan (Focus: Aid & CSR) Byrån samarbetar med Handelshögskolan i Stockholm som partner i dess projekt Focus: Aid & CSR. Under 2012 donerade byrån totalt 58 timmar till Situation Sthlm och projektet Gatujuristerna och fem medarbetare har varit engagerade i projektet under året

18 Fokusområde: Rådgivning och Mannheimer Swartling i samhället SOS Barnbyar SOS Barnbyar arbetar för att ge föräldralösa barn ett hem, utbildning och en stabil uppväxt. Mannheimer Swartling är sedan flera år en samarbetspartner till SOS Barnbyar. Delägare Michael Karlsson är ordförande i styrelsen för SOS Barnbyar Sverige, och arbetar tillika i SOS Barnbyars internationella styrelse samt dess verkställande utskott. Byråns bidrag till SOS Barnbyar består av såväl ett ekonomiskt bidrag som ett bidrag i form av juridisk rådgivning rörande bland annat avtalsrättsliga frågor. Under 2012 köpte byrån dessutom in SOS generalsekreterare Anna Ryotts bok Affärsaktivisten - Manifest för lönsam och hållbar business som en gåva till samtliga medarbetare på de svenska kontoren. Byrån erbjuder också sina medarbetare ett matchningsprogram, genom vilket byrån matchar varje medarbetares privata åtagande som fadder hos SOS Barnbyar med motsvarande summa. Samtliga bidrag från Mannheimer Swartling går till barnbyn Tamale i norra Ghana, vilket också är den fattigaste delen i landet. I barnbyn finns en skola och en hälsoklinik som är tillgänglig även för de familjer som bor utanför barnbyn. Under 2012 donerade byrån 292 timmar till SOS Barnbyar och sex medarbetare har varit engagerade i projektet. Scouterna Byrån bistår organisationen med juridisk rådgivning. Under 2012 donerade byrån 20 timmar till Scouterna och fem medarbetare har varit engagerade i rådgivningen. FN-lett projekt för mänskliga rättigheter 2009 valdes Mannheimer Swartling ut som en av 19 ledande affärsjuridiska advokatbyråer i världen för Under 2012 lade byrån ner sammanlagt 1059 timmar på sina aktiva pro bono-projekt att identifiera på vilket sätt den nationella bolagsrätten främjar företagskulturer som värnar om mänskliga rättigheter. Arbetet leddes av professor John Ruggie, FN:s generalsekreterares särskilda representant för mänskliga rättigheter och transnationella företag. Projektet avslutades år 2011 då FN:s råd för mänskliga rättigheter antog nya riktlinjer för företag som syftar till att säkerställa att de inte bryter mot de mänskliga rättigheterna i sin verksamhet och att de åtgärdar eventuella sådana övergrepp. Forskning och utbildning Ytterligare ett sätt för Mannheimer Swartling att bidra till samhället är att arbeta aktivt för att kunskap sprids utanför den egna organisationen. Byrån har en lång tradition av att medarbetarna bidrar med sin tid och erfarenhet i olika akademiska engagemang, och flera av byråns medarbetare bistår med återkommande undervisning vid ett antal ledande universitet. Genom att byråns medarbetare deltar i olika typer av rättegångsspel och seminarier bidrar Mannheimer Swartling till att juridikstudenter från såväl Sverige som andra länder utbildas även i praktisk tillämpning inom en rad olika rättsområden. Därutöver sponsrar Mannheimer Swartling ett stipendium som möjliggör för kinesiska juridikstudenter att delta i en masterutbildning i skiljemannarätt vid Stockholms universitet. Mannheimer Swartling sponsrar även ett antal professurer, exempelvis den av Stockholm Centre for Commercial Law utlysta forskartjänsten vid University of Oxford

19 Styrning och ledning Nyckelfakta och utmärkelser 2012 Mannheimer Swartling Advokatbyrå Aktiebolag société de droit (filial Bryssel) Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB Hong Kong (filial Hong Kong) Mannheimer Swartling Rechtsanwälte (filial Frankfurt och Berlin) Mannheimer Swartling Shanghai Representative Office (Shanghai) Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB Mannheimer Swartling Ryssland AB Moskva Representative Office Mannheimer Swartling bedriver advokatverksamhet vid elva kontor på sex marknader: Sverige, Tyskland, Ryssland, Kina, USA och Bryssel. Byrån har sitt säte i Stockholm och verksamheten i Sverige bedrivs vid kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Helsingborg. Byråns kontor i Bryssel, Hongkong, Shanghai, Frankfurt och Berlin bedrivs som filialer till det svenska bolaget Mannheimer Swartling Advokatbyrå AB. I koncernen ingår också dotterbolagen Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag, Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag och Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd. Verksamheten i Ryssland bedrivs som representationskontor till dotterbolaget Mannheimer Swartling Ryssland Advokataktiebolag med registrerade kontor i S:t Petersburg 14 och Moskva. Verksamhet bedrivs i New York genom ett s.k. LLP, Partnership. Mannheimer Swartlings verksamhet regleras ytterst av det avtal som träffats mellan alla delägare i byrån, delägaravtalet. Byråns högsta organ är delägarmötet där alla byråns delägare har en röst. Vid utgången av 2012 hade byrån 86 delägare, 3 local partners och 5 senior counsels. Samtliga aktieägare är representerade på delägarmötet och kan därigenom lägga fram rekommendationer eller vägledning till styrelsen. Styrelsen i sin tur informerar delägarna antingen genom delägarmötet eller genom direkt kommunikation. Juristerna kan föra fram Mannheimer Swartling Hong Kong Ltd Mannheimer Swartling New York Advokataktiebolag Mannheimer Swartling Advokatbyrå LLP rekommendationer till styrelse och ledningen genom Juristutskottet. Avseende medarbetarna inom supportfunktioner har ett särskilt forum nyligen upprättats för att fånga upp synpunkter och frågor och skapa kommunikationskanaler mellan supportpersonalen och ledningen. Återkoppling och information från ledningen till medarbetarna sker genom vd, närmaste chefer och genom byråns interna informationskanaler. Styrelsen består av totalt sex delägare, varav delägarmötet väljer fem ledamöter. Även den verkställande direktören, som också väljs på delägarmöte, ingår i styrelsen. Löner eller ersättningar har inte utgått till styrelseledamöter eller VD i deras funktion av styrelseledamöter och VD under Styrelseledamöter och VD följer samma ersättningsavtal som övriga delägare. Styrelsens sammansättning har under 2012 varit följande: Biörn Riese, f. 1953, delägare, styrelseledamot sedan 1997, styrelseordförande sedan 2002 Jan Dernestam, f. 1969, delägare, styrelseledamot sedan 2009, VD sedan 2011 Clas Nyberg, f. 1958, delägare, styrelseledamot sedan 2011 Hans Petersson, f. 1966, delägare, styrelseledamot sedan 2010 Bo Söderberg, f. 1964, delägare, styrelseledamot sedan 2010 Erica Wiking Häger, f. 1970, delägare, styrelseledamot sedan Mannheimer Swartlings ryska verksamhet har hittills bedrivits genom två kontor, i Moskva och i S:t Petersburg. Detta har varit ett resultat av vår strategi att följa våra klienter ut i de delar av världen där de är i behov av vår rådgivning. Våra klienter har dock under senare år i ökande utsträckning efterfrågat våra tjänster i Moskva-regionen. För att anpassa oss till våra klienters behov har vi mot denna bakgrund beslutat att genomföra en förstärkning och utökning av verksamheten i Moskva samtidigt som vi, under första kvartalet 2013, har överlåtit vårt kontor i S:t Petersburg till den finska advokatbyrån Borenius. Vi kommer även fortsättningsvis att biträda våra klienter i ärenden utanför Moskva, inklusive i S:t Petersburg, men detta kommer nu att ske med vårt Moskvakontor som bas. verksamheten - koncernnivå omsättning (msek) medarbetare 600 jurister 400 delägare 88 verksamhetsområden Arbetsrätt och pensioner Bank och finans Climate Change Corporate Commercial Corporate Compliance & Investigations EU- och konkurrensrätt Fastighetsrätt Fonder och investeringar Företagsbeskattning Företagsöverlåtelser Försäkring Immaterialrätt, marknadsrätt och medierätt Miljörätt Obeståndsjuridik Offentlig upphandling Publik M&A och aktiemarknad Tvistlösning branschgrupper Energi och naturtillgångar Fastighet Finansiella institutioner Fordonsindustri Health Care och Life Sciences Infrastruktur och entreprenad Media och underhållning Private Equity Shipping och transporter Teknologi geografisk närvaro sverige tyskland ryssland kina belgien usa Stockholm, Göteborg, Malmö, Helsingborg Frankfurt, Berlin Moskva Shanghai, Hongkong Bryssel New York utmärkelser best swedish firm of the year Chambers Europe Awards for Excellence legal advisor of the year: nordics Financial Times and mergermarket European M&A Awards swedish law firm of the year IFLR; International Financial Law Review law firm of the year, sweden Who s Who Legal Awards klienternas favoritbyrå BG Research (Klientbarometern) topprankad i världen inom internationella skiljeförfaranden Global Arbitration Review GAR30 populäraste advokatbyrån bland svenska juridikstudenter Universum (Företagsbarometern) best gender diversity by national firm and country winner: sweden Euromoney Legal Media Group, Europe Women in Business Law Awards 36 37

20 GRI uppfyllelse Principer för rapportering Mannheimer Swartling avser att regelbundet ge ut en hållbarhetsredovisning som redogör för hållbarhetsarbetet, beskriver framtida mål och ambitioner, hur vi avser att nå dessa samt mäta resultat. Denna första hållbarhetsredovisning avser kalenderåret 2012, men eftersom det är första gången vi redovisar vårt arbete så har vi valt att även i viss utsträckning ta med information som avser vårt tidigare arbete i den mån vi har bedömt att detta kan vara av intresse. Redovisningens innehåll har avgränsats till våra fyra fokusområden för hållbarhetsarbetet: Organisation och medarbetare, etik och regelefterlevnad, miljö samt vår rådgivning och byråns pro bono-verksamhet. Denna avgränsning har gjorts mot bakgrund av en analys av vilka områden som är mest väsentliga för byråns verksamhet ur ett hållbarhetsperspektiv. Väsentligheten har bedömts dels uti- från vilka frågor som speglar byråns mer betydande ekonomiska, sociala och miljömässiga påverkan och dels utifrån resultatet av de interna intressentkonsultationer som genomförts. Vid väsentlighetsanalysen har hänsyn även tagits till återkommande förfrågningar från externa intressenter av hållbarhetsrelaterad information, viktiga områden och utmaningar för branschen i stort, för byrån gällande lagar och regelverk samt karaktären av byråns verksamhet. GRI-indikatorer har identifierats mot bakgrund av väsentlighetsanalysen och de indikatorer som bedöms vara väsentliga för byråns verksamhet återfinns i GRI index på sidan 42. Redovisningen uppfyller GRI:s tillämpningsnivå C. Redovisningen omfattar endast byråns svenska verksamhet som motsvarar 85 procent av byråns totala verksamhet. Vår avsikt är att på sikt inkludera även verksamheten vid våra utländska kontor i hållbarhetsredovisningen