,t)!!t!ff/!ltfllf! Kulturnämnden PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KULTURNÄMNDEN

Transkript

1 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN l Kulturnämnden PROTOKOLL FRÅN SAMMANTRÄDE MED KULTURNÄMNDEN Plats och tid: Mörrumssalen, torsdag den 30 januari kl Deltagare: (markerade med x, i ledamots ställe tjänstgörande ersättare med xx) x x x x x x Ledamöter Lena Sandgren, ordforande (S) Bo Rösler, l vice ordf. (S) Cecilia Holmberg, 2 vice ordf. (M) Inga-Lill Nilsson (S) Asta Hyttinen (V) Lena Häggblad (C) Claes-Göran Mårlind (M) XX x x x Ersättare Marianne Abelsson (S) Ilija Berneli (S) Lena Olsson (M) l - lo Robert Sandelin (S) Tommy Larsson (V) Margareta Norander (FP) Robert Elmstedt (M) x x Tjänstemän Ewa Kristensson, förvaltningschef Marie Liljenberg, kultur- och bibliotekschef Anders Agnesson, ekonom x x Maria Petersson, sekreterare Louise Andersson, bibliotekarie 11 Personalf6reträdare Rolf Andersson, SACO Tid för justering: O klockan Vid sammanträdet behandlade ärenden: 1-15 Justeringsledamöter,t)!!t!ff/!ltfllf! Lena Sandgren sekreterare Maria Petersson Justering av protokollet har tillkännagivits på kommunens anslagstavla i Rådhuset O. I tjänsten /L~~?~~ Maria Petersson, sekreterare

2 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 2 Kulturnämnden Innehållsförteckning 1 Godkännande av dagordningen 2 Val av protokolljusterare 3 Konstinköp Intern kontroll - plan Preliminärt bokslut Systematiskt kvalitetsarbete 7 Yttrande över skrivelse från Stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande om sekreterarhjälp 8 Ny bibliotekslag - information 9 Ny biblioteksplan - information 1 O Asarums bibliotek 11 Karlshamns biblioteks hemsida 12 Information 13 Kontaktpolitikerverksamheten 14 Anmälan av delegationsbeslut 15 Meddelanden

3 KARL~?HAIHNS KOMMUN...! '. '. 3 ; t ' ', '.,. ' ;:. l Godkännande av dagordning Kulturnämndens beslut att godkänna dagordningen. Sammanfattning Dagordningen har skickats tillledamöterna tillsammans med kallelsen. Punkt 8 på dagordning "Karlshamns biblioteks hemsida" tas upp när bibliotekarie Louise Andersson anländer.. t/;(j )Arv

4 ~RLSHAMNR'I~9MM~ Kulturnämnden. ' '! l '}{(.,.-. 2 Val av protokolljusterare Kulturnämndens beslut att godkänna valet av protokolljusterare. Sammanfattning Till protokolljusterare väljs Lena Häggblad (C) ochjustering av protokollet sker kl /A 1 w(j k 'v

5 KARLSHAMNS KOMMUN, PROTOKOLL KN 5 Kulturnämnden /468 Konstinköp 2013 Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg presenterar forteckningen över den konst som köpts in av kulturenheten under förra året. År 2013 köpte kulturenheten in konst for drygt kronor, och detta motsvarar den årliga budgeten. I summan ingår även kostnader for inramning av nyinköpt konst samt omramning. Konsten kommer framöver att smycka allmänna utrymmen inom Karlshamns kommun- bland annat på stadsbiblioteket. Beslutsunderlag Konst inköpt 2013, tjänsteskrivelse av kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg daterad J Protokollet ska skickas till Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg j! V

6 Konst inköpt till Karlshamns kommuns konstsamling Bertil Almlöt 2. Bertil Almlöt 3. Bertil Almlöt 4. Bertil Almlöt 5a. Jeanett Lindstedt 5b. Jeanett Lindstedt 5c. Jeanett Lindstedt 6. Håkan Berg Morgonljus stad-morgon stad-kväll Ljus slätt Caleo (orange) Caleo (magenta) Caleo (pink) Raps olja träsnitt träsnitt serigrafi serigrafi seriegrafi etsning 7. Troels Kirk Nätflaggor, Nogersund akryl 8. Safi Hagman Karmstolen 9. Jan-Anders Hansson a:2 sten 1 O, Anders Gyllerfelt Landskap 1 etsning fotopolymer, seriegrafi olja Konsten kommer att placeras i kommunens byggnader och lokaler.

7 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 6 Kulturnämnden /469 Intern kontroll- kontrollplan 2014 Kulturnämndens beslut att ansluta sig till de av kommunstyrelsens fastställda gemensamma kontrollområden får och att fastställa föreslagna verksamhetsspecifika kontrollområden. Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade om gemensamma kontrollområden får alla nämnder 2014: bortskriven (inlöst) övertid säkerställa att sekretesshanteringen fungerar i det nya ärendesystemet som införs 2014 rutiner får upphandling. Verksamhetsspecifika kontrollområden fastställs av respektive facknämnd. Kommunstyrelsen har lämnat fårslag på investeringskalkyler som ett verksamhetsspecifikt kontrollområde. Kultur- och biblioteksenhetens arbete får att utveckla måluppfyllelsen gällande årsanslag fortsätter under Arbetet går ut på en översyn av riktlinjer får hantering och utbetalning av årsanslag får kulturföreningar med regelbunden verksamhet får att säkerställa likvärdig bedömning. Förslag till ett ytterligare verksamhetsspecifikt kontrollområde är årsanslag. Beslutsunderlag KS 313, Förslag på plan får intern kontroll, kommunstyrelsen 2014 Intern kontrollplan 2014, tjänsteskrivelse av kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg daterad Protokollet ska skickas till Kommunstyrelsen Kultur- och bibliotekschefmarie Liljenberg Utvecklingssamordnare Matthias Holmesson

8 KARLSHAMN Kulturnämnden Intern kontrollplan 2014 Kommunstyrelsen beslutar om gemensamma kontrollområden för alla nämnder års gemensamma kontrollområden är: Bortskriven (inlöst) övertid Säkerställa att sekretess- hanteringen fungerar i det nya ärendesystemet som införs 2014 Rutiner för upphandling. Verksamhetsspecifika kontrollområden fastställs av respektive facknämnd. Kommunstyrelsen har lämnat förslag till ett verksamhetsspecifikt kontrollområde: Investeringskalkyler Kultur- och biblioteksenhetens arbete för att utveckla mäluppfyllelsen gällande årsanslag fortsätter under Arbetet går ut på en översyn av riktlinjer för hantering och utbetalning av årsanslag för kulturföreningar med regelbunden verksamhet för att säkerställa likvärdig bedömning. Förslag till ytterligare verksamhetsspecifikt kontrollområde är: Årsanslag Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att ansluta sig till de av kommunstyrelsen fastställda gemensamma kontrollområdena för 2014 och att fastställa föreslagna verksamhetsspecifika kontrollområden. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ewa Kristensson Förvaltningschef Marie Liljenberg Kultur- och bibliotekschef Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset Karlshamn Tel Fax E-post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida:

9 Bilaga 2 Intern kontrollplan Nämnd/styrelse: Kulturnämnden 2014 Rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Mätperiod Rapportering till Förvaltningsgemensamma (fastställs av KS) Hur dokumenteras stickprov, hela kommunen som underlag får urval. Alla förvaltningar Riskbedömnine 1 Konsekvens 1 sannolikhet 1 Poäng Bortskriven (inlöst) arbetstiden får Lönekontoret, ska l övertid berörda personer? lönesamordnaren 1-2 tillfållen kontrolleras Kommunstyrelsen 3 3 9] l Uppföljning av sekretessärenden får att kartlägga säkerställa att handläggningen/ att sekretess- systemet fungerar Löpande, mest hanteringen fungerar tillfredställande. frekvent i i det nya Mest frekvent i samband med ärendesystemet som samband med införandet av införs 2014 införandet. Kanslichefen systemet 2014 Kommunstyrelsen Följa upp om de stickprov, hela upphandlingar som kommunen som genomförts följer underlag får LoU samt urval. Alla kommunensegna förvaltningar Rutiner får riktlinjer får ska upphandling upphandling. Upphandlingschefen 1-2 tillfållen kontrolleras Kommunstyrelsen Verksamhets5pecifika (fastställs av nämnd)

10 ~ Bilaga 2 Investeringskalkyler Första halvåret ta fram rutinbeskrivning för investeringskalkyler andra halvåret följa upp att de efterlevs och fungerar Ekonomichefen Löpande 2-3 inveteringsprojekt inom olika verksamheter 2014 Kommunstyrelsen Årsanslag Översyn av riktlinjer för hantering och utbetalning av årsanslag för kulturföreningar med regelbunden verksamhet för att säkerställa likvärdig bedömning. Kultur- och bibliotekschef Löpande 2014 Kulturnämnden ~ ~ = "' ~ ~ ~ "' o = ~ 4. Allvarlig 3. Kännbar 2. Lindrig l. Försumbar l 2 1. Osannolik 2. Mindre sannolik Sannolikhet Möj lig 4. Sannolik

11 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KS 12 lll". 370 KA~LSHAMNS KOMMUN Kommunstyrelsen Utbildningstörvattningen O o 1- o s El!'~ o p l A 313 D hr l Lpn 2013/485 Förslag på plan för intern kontroll, Kommunstyrelsen 2014 Kommunstyrelsens beslut att godkänna intern kontrollplan 2014 for kommunstyrelsen, samt översända densamma till nämnderna för implementering av gemensamma kontrollområden i nämndemas intern kontrollplaner. Sammanfattning Kommunstyrelsen skall, enligt gällande tillämpningsanvisningar, senast under december månad besluta om gemensamma kontrollområden inom sitt ansvarsområde att gälla for hela kommunen nästkommande år. Detta gäller de processer som styrelsen ansvarar för såsom, personal, ekonomi och administration. Nämnderna skall i sin tur ansluta sig till dessa gemensamma kontrollområden vid antagande av nämndens årliga kontrollplan. Nämndernas och styrelsens årliga intern kontrollplan skall tas under februari månad aktuellt år, för att vara kornmunstyrelsen tillhanda senast den 15 mars. Ett förslag på plan for intern kontroll, kommunstyrelsen 2014 har tagits fram med gemensamma kontrollområden for kommunen. Följande kontrollområden föreslås: Bortskri ven (inlöst) övertid (kommunövergripande) Säkerställa att sekretesshanteringen fungerar i det nya ärendesystemet som införs 2014 (kommunövergripande) Rutiner för upphandling (kommunövergripande) Investeringskalkyl er (verksamhets specifik). Beslutsunderlag Redovisningschefens tjänsteskrivelse Protokollet ska skickas till Redovisningschefen Samtliga förvaltningar Kommunstyrelsens verksamheter

12 ~ KARLSHAMN Förslag på plan för intern kontroll, Kommunstyrelsen 2014 Förslagen har tagits fram av kanslichef Jens Odeval l, upphandlingschef Håkan Anderberg,!ö nesamordnare Agneta Samuelsson samt redovisningschef Ulrika H ägvall Lundberg. Förslagen har diskuterats utifrån de risker och konsekvenser som framkommit vid diskussionen och som motiveras nedan. Bortskriven (inlöst) övertid (kommunövergripande) Lönekostnader är kommunens största kostnadsdel Merparten av de anställda redovisar sin arbetstid i personal- och lönesystemet Heroma. Den personalkategori (ca 160 personer) som har inlöst övertid omfattas också av Arbetstidslagen ( 40 timmars arbetsvecka) men redovisar ej tiden i Herorna utan på särskilt framtagen blankett. Till skillnad från övriga personalkategorier innebär inlöst övertid att kompensation för mertid endast kan ske i ledighet, timme för timme, samt att denna mertid ska kompenseras i ledighet snarast möjligt efter att mertiden uppstått. Uppfölj ningen ska ske fcir att kontrollera att Arbetstidslagen följs samt kontrollera att rätt ersättning utbetalas. En enhetlig rutin för hela kommunen bör gälla. Kontrollen ska ge svar på om det finns brister i rutiner som bör åtgärdas. Kontrollen kommer attgenomföras med stickprov inom samtliga förvaltningar. Säkerställa att sekretesshanteringen fungerar i det nya ärendesystemet som införs 2014 (kommunövergripande) Det är alltid viktigt att sekretessärenden hanteras korrekt utifrån lagstiftning samt för berörda parter. Ett nytt ärendesystem är på gång att införas under 2014 och det är viktigt att direkt från start kontrollera så att sekretesshanteringen fungerar tillfredställande i systemet. Av detta skäl blir frekvensen av kontroll störst inledningsvis och därefter mer av karaktären stickprov. Konsekvenserna vid fel är så stora att detta anses vara ett mycket prioriterat kontrollområde. Rutiner för upphandling (kommunövergripande) Detta kontrollområdet har funnits med under ett antal år. Under 2013 har det anställts en ny upphandlingschef och det har även startats upp ett arbete med att skapa en mer centraliserad upphandlingsorganisation. Det är viktigt att Lagen om offentlig upphandling samt kommunens egna upphandlingsregler efterlevs. Konkurrensverket gör kontinuerliga stickprov på de upphandlingar som genomförs i offentlig sektor och skadestånden kan bli höga i de fall de finns brister i genomförda upphandlingar. Kontrollen som avses genomföras genom stickprov syftar till att skapa bra rutiner som säkerställer att kommunen efterlever Lo U samt det interna regel verket. Karlshamns kommun Kommunledningsförvaltningen Ekonomi Rådhuset Kanshamn Tel Fax E-post: ekonomi@karlshamn.se Hemsida:

13 Investeringskalkyler ( verksamhetsspecifik J I samband med utbildningen i intern kontroll (oktober 2013) diskuterade deltagarna i arbetsgruppen KS om behovet av rutinbeskrivning för investeringskalkyler. Det finns i nuläget riktlinjer för investeringar och leasing. Dessa kan behöva kompletteras med mall för investeringskalkyler för att underlätta jämförelser och bedömning av investeringar. Förslaget är därför att ekonomikontoret får i uppdrag att under första halvåret arbeta fram en mall för investeringskalkyl och implementera den i kommunen. Andra halvåret föreslås ägnas åt att följa upp hur mallen fungerar och efterlevs. Syftet är att skapa bättre beslutsunderlag för investeringar. Ulrika Hågvall Lundberg Redovisningschef j Stf ekonomichef

14 Bilaga 2 Intern kontrollplan Nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen 2014 R.itif~~~~~~~~ JtoJiotJiri~!\?.~:: ~n~ijan~iftj~~ Ff~~~~~1 ~~'~:.~r. Mfiit": ~ ~~?.~~ ~it~~~8t~r:~ ~ ~=~ fi~~i&~~~f{'~ j~~~~ekv~ "~~:a~~~~:!!1?g Poang Förvaltningsgemensamma (fastställs av KS) stickprov, hela kommunen som underlag for urval. Alla Hur dokumenteras förvaltningar Bortskriven (inlöst) arbetstiden för Lönekontoret, ska övertid berörda personer? l ö nesamordnaren 1-2 tillfållen kontrolleras Kommunstyrelsen Uppföljning av sekretessärenden för att kartlägga Säkerställa att handläggningen/ att sekretess- systemet fungerar Löpande, mest hanteringen fungerar tillfredställande. frekvent i i det nya Mest frekvent i samband med ärendesystemet som samband med införandet av införs in forand et. Kanslichefen systemet Följa upp om de Stickprov, hela 2014 Kommunstyrelsen upphandlingar som kommunen som genomf'årts följer underlag lår LoU samt urval. Alla kommunens egna förvaltningar Rutiner for riktlinjer för ska upphandling upphandling. Upphandlingschefen 1-2 tillfå llen Verksamhets5pecijika (fastställs av nämnd) kontrolleras Kommunstyrelsen

15 ~ ~ Bilaga 2 Investeringskalkyler Första halvåret ta fram rutinbeskrivning ror investeringskalkyler andra halvåret följa upp att de efterlevs och fungerar Ekonomichefen Löpande 2-3 inveteringsprojekt inom olika verksamheter 2014 Kommunstyrelsen o ~ "' c ~ l( Qj "' c o ~ 4. Allvarlig 3. Kännbar 2. Lindrig 1. Försumbar l 2 l. Osannolik 2. Mindre sannolik ~~ Möjlig 4.Sannolik Sannolikhet

16 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 7 Kulturnämnden /470 Preliminärt bokslut 2013 Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning Ekonom Anders Agnesson har gjort ett underlag får bokslut Eftersom verksamhetsredovisningen inte ska vara inlämnad till ekonomikontoret fårrän är siffrorna i bifogad årsredovisning preliminära. Ekonomiskt utfall: driftsredovisningen visar 45 tkr i underskott nämndverksamheten har haft mindre personal och verksamhetskostnader än budgeterat konsumentverksamheten har haft mindre verksamhetskostnader och biblioteksverksamheten har haft mer verksamhetskostnader än budgeterat. Beslutsunderlag Preliminärt bokslut for kulturnämnden 2013, tjänsteskrivelse av ekonom Anders Agensson daterad Protokollet ska skickas till Ekonomikontoret

17 fji KARLSHAMN Eftersom verksamhetsredovisningen inte ska vara inlämnad till ekonomikontoret förrän är siffrorna i bifogad årsredovisning preliminära. Anders Agnesson Ekonom Utbildningsförvaltningen

18 Årsredovisning 2013 Kulturnämnden Ordförande: Lena Sandgren Förvaltningschef: Ewa Kristensson Årets verksamhet Konsument Karlshamn Konsument Karlshamns uppgift är att ge konsument- och energirådgivning till enskilda konsumenter före och efter köp samt att ge hushållsekonomisk rådgivning och stöd vid skuldsanering. Informationsinsatser görs främst till ungdomar och invandrare. Efterfrågan på budget- och skuldrådgivningen har ökatjämfört med föregående år. Konsumentrådgivningen ligger i stort sett på samma nivå som förra året. Energirådgivningens fokus på energieffektivisering har ökat. Efterfrågan på informationsinsatser ökar. Utbildning för arbetslösa ungdomar har genomförts för tredje året i rad. Uppdragsutbildning åt Konsumentverket för nya konsumentvägledare har påbörjats. Biblioteksverksamheten Verksamheten arbetar med utgångspunkt i bibliotekslagen och i de styrdokument som antagits av kommunstyrelsen - det kulturpolitiska programmet och biblioteksplanen. Ett rikt kulturliv tillgängligt för alla är viktigt för Karlshamns kommun. Ett nytt kommunikationsverktyg för bibliotek- Arena- sattes i drift. Arbetet mot större digita l delaktighet fortsatte och e-bokslånen ökade till mer än det dubbla. Användandet av in- och utlåningsautomater ökade liksom efterfrågan på självservice och flerautomater. Samtliga högstadieskolor bemannades med bibliotekarier. Utvecklingsarbete pågick i samverkan med regionala och kommunala parter genom marknadsföringskampanjer. Programverksamheten utvecklades och lockade ett stort antal besökare. En ny kommunikations-/marknadsföringsstrategi togs fram. Arbetet med kvalitetssäkring pågick under hela året. En rad aktiviteter som stimulerade till läslust riktade till barn och unga genomfördes, liksom film, teater- och musikföreställningar, vilka samtliga var välbesökta. Arbetet med Lokstallarna intensifierades, lokalerna förbättrad es, uthyrningen ökade, besöksräknare installerades och huset förbereddes för wifi. Karlshamns kommuns konstsamling inventerades, liksom Asplundmöblerna på Väggaskola n, och nya rutiner för hantering av konsten skapades. Kulturenheten omorganiserades, däribland tillsattes en halvtid samordnare för Lokstallarna. Processerna, dels med flytten av Asarums bibliotek, dels med det nya Kultur- och bibliotekshuset, pågick intensivt under året, bland annat med organisationens framtida utformning. Ekonomiskt utfall Driftredovisningen nedan visar 45 tkr i underskott för Nämndverksamheten har haft mindre personal och verksamhetskostnader än budgeterat. Konsumentverksamheten har haft mindre verksamhetskostnader. Biblioteksverksamheten har haft mer verksamhetskostnader än budgeterat. Framtiden -förväntad utveckling KQnsument Karlshamn Efterfrågan på budget- och skuldrådgivningen förväntas öka. Konsument- och energirådgivningen förväntas ligga på samma nivå som Informationsinsatserna förväntas öka.

19 Biblioteksverksamheten Teknikens utveckling gör att efterfrågan på digitala tjänster tilltar, nedladdning av ta lböcker och e boksutlåning förväntas öka liksom behovet av att kommunicera via sociala medier. Att skapa en interaktiv atmosfär för både fysisk och digital miljö är en utmaning. Bibliotekets ökade grad av självbetjäning möjliggör en mer kvalitativ service från bibliotekspersonalen. Biblioteket får en större pedagogisk funktion med ett nytt förmedlande uppdrag. l samspelet med det omgivande samhället är biblioteket en kunskapsresurs. Kultur- och biblioteksverksamheten måste ständigt förändras i takt med samhället. Modern teknisk utrustning och ändamålsenliga lokaler behövs. Arbetet med det nya Kultur- och bibliotekshuset har gått in i ett nytt skede, vilket kommer att bli en viktig del i Karlshamns kommuns utveckling. Driftredovisning (tkr) Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2013 Budgetavvikelse 2013 Kulturnämnd Intäkter Kostnader Summa Nettokostnader Verksamhetsmått Bokslut 2009 Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Nettokost nad per invånare (1) i kr Resursanvänd ning årsa rbetare Medieutlåning/ 11,15 10,9 9,7 9,5 9,3 användare Antal {2) 1297(3) Rådgivningskontakter Budget/skuld Saneringsärende l ) Nyckeltalet är beräknat på befolknmgen den l nov ) Ändrad inmatning av statistik jämfört med tidigare år. 3) Numera redovisas endast första kontakten i statistiken.

20 Kulturnämnden Bokslut 2013 Verksamhet Internbudget Redovisning Aterstår Förbrukat Belopp i tkr Kulturnämnd Konsumentkontor Subventionerad hemsändning Energirådgivning o Bidrag t friv bildningsverksamhet Ledning och kulturadministration Kulturbyggnader Egna kulturella arrangemang Stöd till föreningar Biblioteksverksamhet Totalt ,8% 74,9% 114,6% 100,5% 94,4% 103,1% 94,0% 99,1 % 102,8% 100,2% Kommentarer: Nämndsverksamheten har haft mindre personal/verksamhetskosinder än budgeterat. Konsumentkontoret har haft mindre verksamhetskostnader. Ledning o kulturadministration har haft mindre personalkostnader pga omfördelning av lönekostnad till Lokstallarna. Lokstallarna har ett underskott beroende på omfördelning av en lönekostnad som inte var budgeterad. Biblioteksverksamheten har haft högre verksamhetskostnader än budgeterat på bia förbrukninv o mater,!t-kommunikation, anläggn reparation.

21 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 8 Kulturnämnden /471 Systematiskt kvalitetsarbete Kulturnämndens beslut att godkänna struktur, innehåll och genomforande av det systematiska kvalitetsarbetet enligt beslutsunderlagets precisering. Sammanfattning Förvaltningschef Ewa Kristensson informerar kulturnämnden om hur det systematiska kvalitetsarbetet är upplagt inom utbildningsförvaltningen. Ewa nämner bland annat kvalitetspärmarna och dialogmötena, som nämnden informerats om tidigare. Kulturnämnden ska som huvudman ansvara för att se till att verksamheterna har förutsättningar - ekonomiska, materiella, personella och organisatoriska - att bedriva goda verksamheter och ett systematiskt kvalitetsarbete. I ansvaret ingår bland annat att styra och leda kvalitetsarbetet, dokumentera kvalitetsarbetet, analysera och bedöma utvecklingsbehoven, planera och genomfora verksamheten. Kvalitetsområden som har definierats och som ska följas upp för bibliotek och konsument-, energi- och budgetrådgivning är: Generella kriterier: tillgänglighet bemötande jämställdhet och mångfald. Verksamhetsspecifika kriterier: digitalisering och avgiftsfrihet (kultur och bibliotek) delaktighet och kompetens (konsument-, energi- och budgetrådgivning). Beslutsunderlag Systematiskt kvalitetsarbete vid utbildningsförvaltningen- kulturnämnden, tjänsteskrivelse av utvecklingssamordnare Marie Hemming daterad Protokollet ska skickas till Utvecklingssamordnare Marie Hemming

22 Systematiskt kvalitetsarbete vid utbildningsförvaltningen, Kulturnämnden Bakgrund Hösten 2012 bildade förvaltningschefen vid utbildningsförvaltningen en strategisk kvalitetsgrupp. Uppdraget för gruppen formulerades på följande sätt: Att utarbeta förslag till strukturer och innehåll gällande det systematiska kvalitetsarbetet för samtliga verksamheter inom utbildningsförvaltningen. Inom Utbildningsförvaltningen bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete inom alla verksamheter för att möjliggöra utveckling av processer och resultat. Rutinerna för det systematiska kvalitetsarbetet ska fastställas i respektive nämnd. Föreliggande dokument beskriver hur det systematiska kvalitetsarbetet vid utbildningsförvaltningen i Karlshamn ska genomföras, på huvudmannanivå och på enhetsnivå. Systematiskt kvalitetsarbete vid utbildningsförvaltningen Rutinerna för det systematiska kvalitetsarbetet utgår ifrån i förväg preciserade krav på uppföljning, analys och utveckling. Dessa finns framtagna för samtliga verksamheter inom utbildningsförvaltningen. Att följa upp och kvalitetssäkra en efterfrågestyrd verksamhet, ställer särskilda krav på uppföljning och analys. Alla verksamheter, chefer och medarbetare, ska arbeta utvecklingsinriktat Varje verksamhetsform ska utifrån sina specifika förutsättningar definiera kvalitet och resultat. Varje verksamhetsform ska utveckla metoder för att mäta kvalitet i processer och resultat. Varje verksamhetsform ska kunna kommunicera sitt kvalitetsarbete. Det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs på tre nivåer: 1. Huvudmannanivå (kommun) 2. Enhetsnivå (verksamhet) 3. Individuell nivå (medarbetare) Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset Karlshamn Tel Fax E-post: utbildning@utb.karlshamn.se Hemsida:

23 Huvudman Huvudmannen för utbildningsförvaltningens verksamheter är ansvarig nämnd. När det gäller kultur- och bibliotek samt konsument-, energi och budgetrådgivning är det Kulturnämnden som ska se till att verksamheterna har förutsättningar- ekonomiska, materiella, personella och organisatoriska - att bedriva goda verksamheter och ett systematiskt kvalitetsarbete. I detta ansvar ingår Att styra och leda kvalitetsarbetet Att dokumentera kvalitetsarbetet Att följa upp resultat och måluppfyllelse Att analysera och bedöma utvecklingsbehoven och fastställa prioriterade utvecklingsområden Att planera och genomföra verksamheten. Att ha rutiner för hantering av klagomål. Huvudmannen kommer regelbundet att genomföra gemensamma verksamhetsspecifika utvärderingar. Syftet är att skaffa sig en bild av styrkor och svagheter, i såväl delar som helheten, i förhållande till målen. Verksamhetsform Utvärdering Frekvens Tid Kultur- och bibliotek Besöksfrekvens En gång per ka- Löpande lenderår Enkät till använ- Vart t redje år September d a re/besöka re med start 2015 statistik (t ex bok- och En gång per ka- Löpande medialån el ler e-boks- lenderår utlåning} Konsument-, energi -och budget- Enkät till använ- Var t redje år September rådgivning da re/besökare med st art 2015 De kvalitetsområden som har definierats och som ska följas upp för bibliotek och konsument-, energi och budgetrådgivning är: Generella kriterier: - Tillgänglighet - Bemötande - Jämställdhet och mångfald Verksamhetsspecifika kriterier: - Digitalisering (kultur och bibliotek) - Avgiftsfrihet (kultur och bibliotek) - Delaktighet (konsument-, energi- och budgetrådgivning) - Kompetens (konsument-, energi- och budgetrådgivning) 2

24 Kvalitetspärm Från och med våren 2014 finns en kvalitetspärm, vilken ska fungera som ett stöd för respektive verksamhet (det vill säga en specifik pärm per verksamhetsform). Pärmen innehåller bland annat riktlinjer, tidsplaner och uppföljningsverktyg. Under kommande verksamhetsår ska även materialet finnas tillgängligt digitalt. Kvalitetsområdena ska finnas definierade för varje verksamhet inom utbildningsförvaltningen. Kvalitetspärmen preciserar de områden som ska följas upp och som kännetecknar kvalitet. Det systematiska kvalitetsarbetet måste bedrivas på alla nivåer och att det måste finnas förutsättningar i organisationen för att kunna nå målen. Dessa förutsättningar kan vara organisatoriska, personella, materiella eller ekonomiska. Systematiken i kvalitetsarbetet handlar alltså om på vilken nivå saker sker, vilka kvalitetsområden som följs upp, och när, och om vilka fö rutsättningar finns. Resonemanget ovan kan beskrivas genom att varje verksamhet upprättar en kvalitetsmodell Modellexemplet nedan utgörs av konsument, energi och budgetrådgivningen: Konsument Karlshamn Nivå Processer Förutsättningar Kvalitetsarbetet inom utbildningsförvaltningen ska karakteriseras av: Större fokus på processer kopplade till resultat, vilket betyder ökade krav på uppföljning 3

25 Större delaktighet och engagemang i det systematiska kvalitetsarbetet på alla nivåer Tydligare rollfördelning och gemensamma uppföljningar Ändrat fokus: Kvalitetsarbete ska ses som ett medel för egen granskning och förbättring, inte som yttre kontroll Större likvärdighet i innehåll och form mellan utbildningsförvaltningens verksamheter Rutiner för uppföljning och återkoppling Det är enhetschef som ansvarar för att samla in underlag för utvärdering och analys på enhetsnivå. På såväl enhetsnivå som på huvudmannanivå ska en precisering av prioriterade utvecklingsområden för perioden ske ( ettårssikt eller flerårssikt). Detta ska dokumenteras. Förvaltningen ansvarar för att sammanställa resultaten och återkoppla till nämnd. Nämnden tar därmed del av enkätresultat, identifierade utvecklingsområden etc. För att utveckla spridningen och kunskapen mellan de som innehar ledningsfunktioner kommer medbedömning att tillämpas (så kallad kollegiehandledning mellan chefer). Dessa ska dokumenteras, men enbart för eget bruk. Kvalitetsdialogmöten Dialogmötena syftar till att verksamheterna, tillsammans med förvaltningsledning och nämndsledamöter, ska skapa en gemensam bild av processer, resultat och utvecklingsarbete. Frågor som lyfts under dialogmöten kan handla om att diskutera ett resultat av en utvärdering (kvalitativ eller kvantitativ), om förutsättningar (exempelvis organisatoriska och personella) och om framtida utmaningar och möjligheter. Kulturnämndens presidium inbjuds till det årliga dialogmötet Dialogmötena skapar möjlighet att fördjupa och förklara olika aspekter av utbildningsförvaltningens verksamheter. Minst ett dialogmöte per år och nämnd ska hållas, men det bör även finnas möjlighet att organisera dialogmöten som är nämndsöverskridande (t ex om temat för mötet omfattar flera verksamheter). Mötena dokumenteras. Varje dialogmöte inleds med en presentation från verksamheten där de aktuella frågorna lyfts (ca 1 h). Samtalet som följer är inriktat mot frågeställningar, uppkomna utifrån den beskrivna situationen och utifrån gjord analys (2 h). I samtal möts aktörer med olika roller, infallsvinklar och erfarenheter. 4

26 Dialogmötena medför samverkan som behöver byggas upp över tid för att åstadkomma utveckling och framgångsrika verksamheter. Dialogmötena utgör därmed en arena för samarbete över funktioner och verksamheter. Utbildningsförvaltningens förslag till beslut Utbildningsförvaltningen föreslår Kulturnämnden besluta att godkänna struktur, innehåll och genomförande av det systematiska kvalitetsarbetet enligt ovanstående precisering. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ewa Kristensson Förvaltningschef Marie Hemming Utvecklingssamordnare 5

27 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 9 Kulturnämnden /472 Yttrande över skrivelse från Stiftelsen Skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande om sekreterarhjälp Kulturnämndens beslut att kultur- och biblioteksenheten inte kan bistå skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande med sekreterarhjälp. Sammanfattning En skrivelse från Bengt Gabrielson i Stiftelsen Skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande har inkommit till kulturnämnden. I skrivelsen framför Bengt Gabrielson önskemål om att kultursamordnare Pernilla Ekwall Liljeqvist även i fortsättningen ska fungera som sekreterare vid styrelsens möten. Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg har informerat Stiftelsen skottsbergska gården om att Pernilla inte längre har möjlighet att bistå som sekreterare. Enligt stiftelsens stadgar står det bland annat "Styrelsen väljer inom sig vice ordförande även som sekreterare... ". Beslutsunderlag Yttrande över skrivelse från Stiftelsen Skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande om sekreterarhjälp, tjänsteskrivelse av kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg daterad Skrivelse från Bengt Gabrielsson, Stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande daterad Protokollet ska skickas till Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg Stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande

28 KARLSHAMN Kulturnämnden Yttrande över skrivelse från stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande om sekreterarhjälp Under våren 2013 omorganiserades kultur- och biblioteksenheten i Karlshamns kommun. Kultursamordnare Pernilla Ekvall Liljeqvist erhöll därmed andra arbetsuppgifter, vilket innebar att hon inte längre hade möjlighet att bistå stiftelsen skottsbergska gården med sekreterarhjälp. KulturSamordnaren svarar även fortsättningsvis för information om den allmänkulturella verksamheten gentemot bland annat föreningar. Stiftelsen har erbjudits möjlighet att ta del av service likställd den till andra föreningar i kommunen liksom att kul tursamordnaren kommer till stiftelsen och informerar vid behov. I Stadgar för Stiftelsen skottsbergska gården i Karlshamns bevarande, 3, står att "Styrelsen väljer inom sig vice ordförande ävensom sekreterare och verkställande ledamot, om sådant erfordras, och sammanträder i Karlshamn, så ofta ordföranden anser det behövligt eller sådant begäras av minst två ledamöter eller Nordiska Museets styresman". Kulturchefen meddelar med hänvisning till ovanstående att kultur- och biblioteksenheten inte kan bistå skottsbergska gården med sekreterarhjälp. Förslag till beslut Utbildningsförvaltningen föreslår kulturnämnden besluta att kultur- och biblioteksenheten inte kan bistå skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande med sekreterarhjälp. UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Ewa Kristensson Förvaltningschef Marie Liljenberg Kultur- och bibliotekschef Karlshamns kommun Utbildningsförvaltningen Rådhuset Karlshamn Tel Fax E-post: utbildning@ utb.karlshamn.se Hemsida: mn.se

29 stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamn bevarande c/o Karlshamns museum Vinkelgatan Karlshamn Karlshamn den 26 nov 2013 Kommunstyrelsen i Karlshamns kommun Sekreterarehj älp Skottsbergska gården i staden är ett av Karlshamns finaste kulturminnen. Ä ven ur landets synpunkt är gården unik. Såvällänsstyrelsen som kommunen satsar årligen väsentliga belopp på gårdens underhåll och skötsel. Under senare år har stiftelsens styrelse haft förmånen att ha kultursekreteraren Fernilla Ekvall-Liljeqvist som sin protokollsförare, vilket fungerat väl. Uppdraget har i stort sett innburit arbete med tre a fyra protokoll årligen- alltså ej särdeles betungande. För några månader sedan meddelade kulturchefen, att kultursekreteraren ej längre fick ha sitt sekreterareuppdrag- andra arbetsuppgifter var enligt kulturchefen viktigare. Hon har också uppgivit, att kulturförvaltningen saknar annan lämplig ljänsteman för sysslan. Styrelsen, som är minst sagt förvånad över kulturchefens agerande, står därför nu utan protokollsför are. Vi anhåller om kommunstyrelsen hjälp att lösa problemet. På sti~te~ ~ägnar ~abri~ kopia till förvaltningschefen Ewa Kristensson, utbildningsförv.

30 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN lo Kulturnämnden Ny bibliotekslag- information Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning En ny bibliotekslag har börjat gälla från och kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg informerar nämnden om de viktigaste delarna i den nya lagen. Den nya bibliotekslagen anger grunden for verksamheten inom det allmänna biblioteksväsendet for: de kommunala folkbiblioteken skolbiblioteken landstingens regionala biblioteksverksamhet och statliga bibliotek såsom Kungliga bibliotek. Ansvaret mellan olika huvudmän, t ex staten och kommunen, har gjorts tydligare i den nya lagen. Varje kommun ska ha folkbibliotek som ska vara tillgänglig och anpassade, särskilt främja läsning och litteratur samt särskild uppmärksamhet åt barn och unga. A v giftsfriheten utvidgas till att omfatta alllitteratur oavsett publicerings form. Fokus även på det utvidgade ansvaret for vissa prioriterade grupper som personer med funktionsnedsättning, med annat modersmål än svenska samt nationella minoriteter. Samverkan ska ske mellan bibliotek med fjärrlån for att alla användare, oavsett bostadsort, ska ha tillgång tilllandets samlade biblioteksresurser. Kungliga biblioteket ska tillsammans med regionala biblioteksverksamheter och kommunerna följa upp hur biblioteksplaner utformats och används. -:/;J l tv

31 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 11 Kulturnämnden Ny biblioteksplan - information Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg informerar om en ny biblioteksplan ska tas fram under Enligt 17 i den nya bibliotekslagen ska kommuner och landsting anta biblioteksplaner for sin verksamhet på biblioteksområdet I 18 står det bland annat att den myndighet som regeringen bestämmer ska ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet. Karlshamns kommun ska i samverkan med Länsbibliotek Sydost arbeta fram ett förslag till ny biblioteksplan under Region Blekinge upprättar ett arbetsschema for uppfoljning och överblick. /;l) j V

32 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 12 Kulturnämnden Asarums bibliotek- information Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning FörvaltningschefEwa Kristensson informerar om att det nya biblioteket i Asarum kommer att öppnas i augusti/september. Ett nytt namn har ersatt ABC (Asarums bildningscenter). På juryns möten framkom önskemål från skolans elever att behålla namnet Stenbacka. Till slut enades juryn om det övergripande namnet stenbackanavet Alla verksamheter i byggnaden kommer att heta något med stenbacka och därmed kommer det nya biblioteket i Asarum att heta Stenbacka bibliotek. Kultur- och bibliotekschef Marie Liljenberg berättar om att det blir invigning och öppet hus någon gång efter sommarstängningen. Mer information kommer att ges på nämndens möten i vår. rj j j_' /v

33 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 13 Kulturnämnden Karlshamns biblioteks hemsida Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet. Sammanfattning Bibliotekarie Louise Andersson visar Karlshamns biblioteks hemsida och dess funktioner får nämndens ledamöter. Den nya hemsidan lanserades i september förra året och Louise har som webbansvarig lagt mycket tid på denna. sökfunktionerna är bättre än tidigare med många sorteringsfunktioner. W ebbsidans utseende har anpassats bland annat med samma fårger och typsnitt som karlshamn.se. Under fliken "Barn och unga" finns material får just barn och ungdomar. sökfunktionen under den fliken är inställd så att sökträffar rör enbart barn- och ungdomslitteratur. Användare kan lägga upp ett användarnarun får att kunna skriva en recension på en bok de just läst, diskutera med andra låntagare, låna om böcker mm. Ordfårande Lena Sandgren tackar Louise får genomgången. /.; j ~

34 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 14 Kulturnämnden Information Kulturnämndens beslut att ta informationen till protokollet Sammanfattning Förval tningschef: Ewa Kristensson ber om ursäkt till nämnden angående flytten av Svängsta bibliotek. En överlåtelse av Nutidsprojektet har diskuterats på nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning och förvaltningen har fått i uppdrag se över hur verksamheten inom projektet kan breddas. Kultur- och bibliotekschef: Utlåningen av e-böcker ökar stadigt. Världsstjärna räddar den lokala föreningen Musikforum i Karlshamn. Aktuell framtidsspaning - vilka nyttjar våra bibliotek i framtiden? Ordförande: Avtackning av länsmusikchef Per-Gunnar Carlsson på Musik i Blekinge - Pemilla Ekvall Liljeqvist deltar som representant för Karlshamns kommun. Lena Sandgren har representerat kulturnämnden på namnberedningsgruppens senaste möte - namnsättning inom detaljplan för del av Karlshamn 8:24 m fl. Gilla Karlshamn! - Lena Sandgren är med i en av arbetsgrupperna inom detta projekt. Ny kulturplan-dags att börja diskutera innehåll och prioriteringar för ny period av kulturplan och regionen bjuder in till samverkansmöte i Lokstallama den 13 februari. ~.j f~

35 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 15 Kulturnämnden Kontaktpolitikerverksamheten Kulturnämndens beslut att informationen till protokollet. Sammanfattning Ordforande Lena Sandgren: Lena delar ut information om barnkonventionen från Rädda barnen och ber nämndens ledamöter att fundera på om en representant ska bjudas in på något av nämndens möten i år- beslut tas på nästa möte. Lena påminner om att ledamöter kan få ersättning som kontaktpolitiker vid tre tillfållen per år. Karlshamns museiforening fyller l 00 år den 16 mars. I år är det 150 år sedan Alice Tegner foddes i Karlshamn. Detta uppmärksammas av Alice Tegner-sällskapet i Stockholm mellan den 9 och 13 mars. ~U f.jv

36 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 16 Kulturnämnden /473 Anmälan av delegationsbeslut Kulturnämndens beslut att förklara delegationsbesluten för delgivna. Sammanfattning Beslut fattade på delegation och vidaredelegation under november Delegationsbesluten läggs ut i FirstClass och förvaras på utbildningsförvaltningens expedition. Ärendenr Beslutsfattare Beslut 2.4 Pemilla Ekwall Liljeqvist 3.6 Bo Rösler Beviljade arrangemangsbidrag Kurser och konferenser för förtroendevalda t, ;J;J lrv

37 KARLSHAMNS KOMMUN PROTOKOLL KN 17 Kulturnämnden Meddelanden och information om beslut fattade av KF, KS och KS AU som berör nämnden Kulturnämndens beslut att ta meddelanden till protokollet. Sammanfattning l. Medborgarforslag- forsköna stadsteaterns foaje 2. Skrivelse från Stiftelsen skottsbergska gårdens i Karlshamns bevarande 3. PoU 124/2013 sjukfrånvaro januari- september PoU 123/2013 Resursanvändningjanuari - september KF 184 Kommunens konstverk 6. Ansökan om ekonomiskt bidrag 7. Inbjudan till kultursamverkan från Region Blekinge ~j j '-v