Basgranskning division Primärvård

Transkript

1 Revisionsrapport Basgranskning division Primärvård Landstinget Gävleborg Karin Magnusson LarsÅke Ullström Hanna Franck September 2011

2 Innehållsförteckning Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Uppdrag Metod Processer/rutiner som skall granskas Division Primärvård organisation Resultat Ledning Styrning Hälsovalet Ekonomi Divisionens ekonomi Verksamhetsområdenas ekonomi Styrning avseende vissa kostnadsslag Tillgänglighet/väntetider Vårdgarantin Telefontillgänglighet Sjukvårdsrådgivningen Verksamhetsutveckling Divisionsnivå Verksamhetsområdesnivå Vårdprogram, policys, riktlinjer mm Dokumenthantering Vårdprogram Avstämning av vissa lagar/regler/policys Länsperspektivet Administrativt stöd av 43

3 3.9 Kompetens och personalförsörjning Enkäter till medarbetare Sammanfattande revisionell bedömning Ledning och styrning Ekonomi Verksamhetsutveckling och patientsäkerhet av 43

4 Sammanfattning Division primärvård leds av en divisionschef och består, består vid genomförandet av granskningen granskningen, av 9 verksamhetsområden. Varje verksamhetsområde omfattar ett antal vårdenheter vilka totalt uppgår till 60 stycken. Det totala antalet årsanställda exklusive timtid uppgår till ca Sedan införandet av Hälsoval har det ställts stora krav på divisionen att klar snabba omställningar och anpassa verksamheten utifrån förändrade patientunderlag och intäkter. För närvarande pågår en diskussion inom divisionen divisionen att minska ner antalet verksamhetsområden. Psykosocialhälsa respektive rehabilitering kommer att ingå i hälsocentralernas basuppdrag och därför tillhöra dessa. Landstingets revisorer har givit ivit Komrev inom PwC uppdraget att genom en basgranskning av Division primärvård. Utifrån granskningen lämnas följande revisionella bedömning (se även det avslutande lutande kapitlet Sammanfattande bedömning förbättringsförslag förbättringsförslag ); Divisionalisering och införandet av Hälsoval uppges ha bidragit till att ledning och styrning av landstingets primärvård idag sker sammanhållet i länet. Överenskommelser och styrkort st finns för divisionen och samtliga verksamhetsområden. Styrkorten bör förbättras förb ättras för att underlätta sammanställning av resultat. Kontinuerlig och systematisk uppföljning sker av verksamheten utifrån ekonomi, styrkort och andra nyckeltal. Det bör säkerställas att de analyser som görs utifrån uppföljningarna,, och de åtgärder som vidtas idtas når önskade effekter. Detta är av sär särskilt vikt då divisionen har ett prognostiserat årsresultat på 25 mnkr. Detta förutsätter att ett flertal åtgärder för genomslag under hösten i annat fall är risken överhängande att underskottet blir större. Trots ts kontinuerlig uppföljning visar divisionen på svårigheter att lämna tillförlitliga ekonomiska rapporter. För förbättra prognossäkerheten och undvika dubbelarbete krävs att divisionen bland annat har ett väl fungerande samarbete med berörda parter inom LOV, att det skapas system för korrekt och snabb abb ersättning från HVK (Hälsovalskontoret) samt att internfakturering mellan divisionerna sker fortlöpande fortlöpande. För att förbättra möjligheten att nå ökade målrelaterade ersättningar ifrån HVK bör verksamheterna inom divisionen i större omfattning ta del av goda exempel och lära av varandra. Enligt genomförd örd granskning saknas en tydlig ägarstrategi som vägleder divisionsledningen i beslut som rör divisionen utveckling, exempelvis hur verksamheter som ej är konkurrenskraftiga konkurren ska hanteras. Vår bedömning är att landstingsstyrelsen bör utarbeta en sådan vägledande strategi för landstingets primärvård. 4 av 43

5 Förändrad demografi och hälsa samt införandet av Hälsoval älsoval ställer allt högre krav på divisionens produktionskapacitet. Arbetet Arbetet med produktionsmått och med produktionsplanering är därför av stor vikt för divisionen. Divisionaliseringen och införandet av Hälsoval har också inneburit en sammanhållen verksamhetsutveckling där patienten/kunden är i fokus. Projekt bedrivs för at att skapa fungerande flöden inom divisionen och även mellan divisioner och andra huvudmän. Divisionens Leansamordnare samordnare har bidragit till att sprida arbetsverktyg för att systematiskt arbeta med verksamhetsförbättring utifrån patienten/kunden i fokus. Det har vid granskningen också framkommit en rad andra förbättringsområden som är väsentliga för divisionen och patientens säkerhet. Det är bland annat annat; 5 av 43 o läkemedelsförskrivning, o upprättande av händelseanalyser, o efterlevnaden av patientdatalagen genom genomförande genomförande av loggkontroller, o registrering i Senior Alert och o upprättande av vårdplaner

6 1. Inledning 1.1 Bakgrund Av kommunallagen framgår att kommunala nämnder och styrelser ska ha kontroll över sin verksamhet intern kontroll. Det innebär för Landstinget Gävleborg att landstingsstyrelsen ansvarar för att det finns en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns säkra rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att fullmäktiges mål uppnås. Samtidigt är intern kontroll troll ett ledningsverktyg för verksamhetens ledningar. Den interna kontrollen ska i stor utsträckning vara integrerad i verksamhetens dagliga processer processer och rutiner och beröra all personal. I den interna kontrollen ingår att : skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner säkra rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten säkerställa att lagar, policy, reglemente mm tillämpas skydda mot förluster och förstörelse av landstingets tillgångar eliminera eller upptäcka allvarliga fel. Landstingets ekonomi, organisation och processer/rutiner som innefattar teknik, kompetens, information mm förändras och utvecklas kontinuerligt. I alla dessa sammanhang finns och uppstår risker. Med risk avses här sannolikheten för att handlingar, aktiviteter eller situationer kan inträffa, vilka kan leda till att landstingets mål inte uppnås. T ex att en obehörig person tar del av sekretessbelagda uppgifter, att styrdokument inte efterlevs, att rekrytering till viktiga funktioner fungerar dåligt, att patienter skadas eller felbehandlas, att obehörig person vidtar medicinska åtgärder, att fakturauppgifter auppgifter inte stämmer överens med avtalsvillkor. I ansvaret för den interna kontrollen ingår att värdera befintliga risker och vidta åtgärder för att förebygga och minimera att det icke önskvärda inträffar. Ansvaret för den interna kontrollen vilar på landstingsstyrelsen och det är revisionens uppgift är att pröva om styrelsens interna kontroll är tillräcklig. Den interna kontrollen berör i hög grad även landstingsdirektör, divisionschefer och verksamhetsansvariga. Landstingsdirektören ansvarar för att tillämpningsanvisningar upprättas och att en rimlig återrapportering sker till landstingsstyrelsen. Divisionschefen ansvarar för planering och uppföljning av intern kontroll inom divisionen och 6 av 43

7 verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer ska följa regler och anvisningar om intern kontroll samt informera de anställda om detta. Intern kontroll ska med andra ord alltid finnas som en integrerad del i divisionernas ordinarie verksamheter. 1.2 Uppdrag Landstingets revisorer har gett Komrev inom PwC uppdraget att genom en basgranskning granska den interna kontrollen rollen i olika aspekter a inom Division primärvård. 1.3 Metod I granskningen har genomgång enomgång gjorts av styrande dokument. Dessa dokument återfinns bl a i landstingets budgetbudget och planeringsprocess men även som interna riktlinjer inom division primärvård. I granskningen har intervjuer bl a genomförts genomför s med divisionschef, för företrädare från divisionens stab samt verksamhetschefer. Webbenkät enkät till divisionens vårdenhetschefer. vårdenhetschefer 1.4 Processer/rutiner som skall granskas Som en del i studiens avgränsning har ett urval urval av tio processer/rutiner inom divisionen valts ut för granskning. Avser här det årligen återkommande arbete som sker, inom ramen för landstingets styrning. 1. Ledning och styrning Området handlar om hur divisionen byggt upp sin egen ledningsstruktur och i vilka sammanhang divisionsledningen deltar i landstingets olika ledningslednings och styrgrupper. I denna del ingår även en avstämning av aktiviteterna i överenskommelsen mellan landstingsdirektör och division. 2. Hälsovalet Landstinget Gävleborg har infört inför Hälsovalssystemet. För primärvården har det inneburit att verksamheten ni i högre utsträckning är konkurrensutsatt och intäktsfinansierad. 7 av 43

8 3. Ekonomin Ekonomistyrning utgörs av en process bestående av en rad aktiviteter som ger kontroll över ekonomin. Aktiviteterna är Beslut om fördelning av resurser, ansvar och befogenheter, ekonomiska mål etc Löpande uppföljning av de ekonomiska beslut som tagits Rapportering om den ekonomiska utvecklingen Korrigerande beslut med anledning av den rapporterade utvecklingen utveck lingen 4. Tillgänglighet väntetider Tillgänglighetsfrågorna har stort fokus. Enligt vårdgarantin skall primärvården erbjuda läkarbesök inom 7 dagar. Även en god telefontillgänglighet telefo är väsentlig. 5. Verksamhetsutveckling I bl a SOSFS 2005:12 (Ledningssystem (Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet) finns ett antal rutiner angivna vad gäller patientbemötande. Genom ett flödestänkande, där patientens väg genom vårdorganisationen lyfts fram, uppmärksammas och dokumenteras samverkan samverkan och kommunikation mellan huvud huvudmän, nivåer och enheter. Med hjälp av att analysera områden som informationsöverföring, informationsöverföring, ledtider, ansvarsområden, kompetens mm förväntas en utvecklad vårdkedja vårdkedja bidra till ett effektivare arbete, speciellt ur ett patientperspektiv. I processarbetet används exempelvis Lean som ett verktyg. 6. Vårdprogram, policys, ys, riktlinjer mm Inom hälso och sjukvårdsområdet finns ett flertal lagar och regler som styr verksamheten. Flertalet tas fram på nationell nivå och skall omsättas i handlingsplaner/riktlinjer på landstingsnivå. Andra riktlinjer/rutiner är unika för varje landstingsområde. 7. Länsperspektivet Fr o m 1 januari 2008 har Landstinget Gävleborg infört en divisionsbaserad organisation fför hälso och sjukvården. Syftet var bl a att få större och mer sammanhållna enheter för att kunna utveckla vårdprocesser och stärka samordningen inom landstinget samt att organisationen skulle bidra till mer jämlik sjukvård inom länet. 8. Administrativt stöd Avser de processer/aktiviteter som pågår för att finna rationella administrativa rutiner. 8 av 43

9 9. Kompetens/personalförsörjning /personalförsörjning, sjukfrånvaro mm Innebär att förse organisationen med ny kunskap genom rekrytering av ny personal men även att tillföra redan anställd personal nya kunskaper och ökad kompetens. I denna process ingår ett planerings och prognosticeringsarbete ringsarbete på såväl lång som kort sikt samt olika aktiviteter för att konkret säkra kompetensbehovet. Med god arbetsmiljö menas att risker för ohälsa ohäls a eller olycksfall på arbetsplatsen ska förebyggas eller elimineras så långt det är möjligt samt att arbetsmiljön utvecklas så att den bidrar till god produktivitet och kvalitet. Styrande dokument är Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöförordningen samt Arbetsmi Arbetsmiljöverkets föreskrifter. 9 av 43

10 2. Division Primärvård organisation Division primärvård startade sin verksamhet 1 januari Antalet årsanställda exklusive timtid uppgår totalt till ca Verksamheten leds av en divisionschef. Divisionens stab, med 7 medarbetare, biträder såväl divisionschef som verksamhetschefer. Inom divisionen finns för närvarande 9 verksamhetsområden. Inom divisionen finns ett medicinskt råd där chefläkare är sammankallande. Det finns även en facklig samverkansgrupp. Iakttagelser För närvarande pågår en diskussion inom divisionen att minska ner antalet verksamhetsområden. Psykosocial ocialhälsa respektive rehabilitering kommer att ingå i hälsocentralernas basuppdrag och därför tillhöra dessa. Den rehabiliteringspersonal (sjukgymnaster, (sjukgymnaster, arbetsterapeuter, kuratorer) som nu ger service till slutenvården kommer att överföras till slutenvården och organisatoriskt tillhöra division medicin. 10 av 43

11 Inom respektive verksamhetsområde finns dessutom ett antal vårdenheter, totalt ca 60. Antalet vårdenheter rdenheter som berörs av organisationsförändringen uppgår till ca 20. I granskningen har noterats att det finns ett stort antal verksamhetsområden och ett stort antal vårdenheter. Divisionen bör löpande ompröva områdenas omfattning och storlek för att möjliggöra ggöra en effektiv organisation. 3. Resultat 3.1 Ledning Divisionsnivå Divisionen leds av en divisionschef. Divisionens ledningsgrupp består av divisionschef, verksamhetschefer och stabspersoner. Totalt ca 17 personer. Divisionens ledningsgrupp träffas varannan vecka (heldagsmöten). (heldagsmöten) Stabspersonerna utgörs av chefläkare (2),, controller, HR strateg, verksamhetsutvecklare, Leansamordnare och divisionschefssekreterare. Verksamhetsområdesnivå Verksamhetsområdena har ledningsgrupp varannan vecka i anslutning till Divisionens ledningsgrupp. Vårdenhetsnivå På vårdenhetsnivå genomförs arbetsplatsträffar i anslutning till ledningsgrupp VO. Medicinskt råd Inom divisionen finns även ett medicinskt råd. I rådet ingår chefläkare (2) samt verksamhetsutvecklare. Samverkansgrupp Samverkansgrupper finns såväl på divisionsdivisions som verksamhetsområdesnivå. Iakttagelser Intrycken från intervjuer är att ledningsgrupperna tycks fungera tillfredställande. Vad gäller divisionens ledningsgrupp så framhåller flera att divisionen divis har en fördel då de olika verksamhetsområdena i stort har en likartad verksamhet. 11 av 43

12 I de fall synpunkter framkommer så gäller det behov av genomgång och utveckling av styrkorten, jämförelser/erfarenhetsutbyte mellan olika enheter, bättre uppföljning av beslutade förändringar, åtgärdsplaner mm. mm En återkommande synpunkt är också vikten av att föra strategiska diskussioner avseende primärvårdens primärvården framtida utveckling för att klargöra vision och målsättning. De strategiska diskussionerna har kommit att bli allt mer vä väsentliga med hänsyn till hälsovalet och etableringen av alternativa vårdgivare. De möten som divisionen har för ledning och styrning tar mycket tid i anspråk. Därför är det viktigt att innehållet planeras noga och att arbetssättet är strukturerat. 3.2 Styrning Styrningen av det interna arbetet utgörs framförallt av följande dokument Landstingets övergripande formuleringar Överenskommelser Styrkort Aktivitetslistor Divisionens målsättningar De olika delarna i divisionens målsättning (strategiska mål) utgörs av Gott bemötande/kundnöjdhet Hög tillgänglighet Effektiva och säkra processer Goda medicinska resultat Ekonomi i balans Rätt kompetens och rätt bemanning Dessa rubriker återfinns även i den överenskommelse som divisionschefen har med landstingsdirektören. Överenskommelse Överenskommelsen mellan landstingsdirektören och divisionen blev klar februari Iakttagelser 12 av 43

13 I bilaga 1 återfinns en sammanställning över de aktiviteter som skall genomföras under samt aktuell status. De målsättningar som ingår i överenskommelsen följs upp av ledningsgruppen genom styrkort. Styrkort Styrkort tyrkort finns framtaget för divisionen, verksamhetsområden och i de flesta fallen även för vårdenheterna. Inför 2012 ska samtliga vårdenheter vårdenheter vara i gång i arbetet med styrkort. Iakttagelser Styrkortet följer de strategiska målen och de mått som anges är kopplade till divisionens överenskommelse. Verksamhetsområdena har i regel ett komplett styrkort där utvecklingen varje månad kan följas. I vissa fall har verksamhetsområdenas styrkort styrkort utvecklats ytterligare med lokala mått. Problemet i dagsläget är att vikta resultatet på divisionsnivå. Därför fanns först under sommaren 2011 ett komplett styrkort på divisionsnivå. Intervjuade framför att en åtgärd som måste till är att måtten måste bli tydligare dvs gå att mäta på ett tydligare sätt och att inhämtningen av underlag förenklas. Nu sker en hel del manuellt arbete för att få tag i uppgifterna. pgifterna. Dessutom måste måtten definieras på ett tydligare sätt så att inrapporteringen sker likartat. Som exempel kan nämnas inrapporteringen av hur många hemsjukvårdspatienter dspatienter som har en vårdplan samt förbättringsåtgärder per anställd. De intervjuade saknar aknar också återkoppling av divisionens sammanställda resultat samt att detta utgör ett underlag för gemensamma diskussioner om förbättringsmöjligheter. En notering är att några områden finns med i överenskommelsen men inte i styrkortet. Dessa är Alla med behov av primärvård skall få kontakt dygnet runt för professionellt ställningstagande Samtliga medarbetare kommer under året att få utbildning i gott bemötande Ledningssystemet skall vara känt av alla medarbetare. Utbildningsinsatser kommer att genomföras Det finns en struktur för hur målen skall beräknas och det finns måttägare/måttdrivare utsedda som har ansvar för att följa upp olika mått. Nyckeltal I överenskommelsen för 2011 anges att nyckeltal inom läkemedel, lab och röntgen kommer att fortsätta följas. ljas. Divisionen kommer även att utveckla nyckeltal för tillägguppdragen. 13 av 43

14 Iakttagelser De nyckeltal som anges i överenskommelsen följs löpande under året. Därutöver följer divisionen: Täckningsgradsersättning Målrelaterad ersättning Kostnad för hjälpmedel Kostnad för inkontinensmaterial Antibiotikaförskrivning Beräkningsunderlag och ersättningsmodeller är framtagna av Hälsovalskontoret. De nya nyckeltal som nu diskuteras avser barnbarn och ungdomshälsovården samt rehabilitering. Det finns även tankar på att utveckla nyckeltal vad gäller lokalkostnader. Intervjuade framför nyttan med att kunna jämföra olika enheter med varandra och på sikt kunna lära av varandra. Däremot är det svårt att utifrån de nyckeltal som tas fram avgöra vilken nivå som primärvårdens enheter enheter skall ligga på dvs vilket mått skall gälla. Ett exempel på detta är att läkemedelskostnaderna för alla enheter. I tabellen anges en nivå som överstiger den ersättning som fatiskt utbetalas av HVK. Resultatuppföljningar Divisionschef, controller och HRstrateg HR strateg träffar varje månad verksamhetschefer för en resultatuppföljning. Några gånger per år samlas samtliga verksamhetschefer för att en gemensam genomgång av resultaten resultat från respektive verksamhetsområde mm. Iakttagelser Vid dessa uppföljningar hanteras ras i första hand aktuell resultatrapport. Balanserat styrkort och nyckeltal kommer mer i skymundan. Med hänsyn till divisionens ekonomiska läge kommer ett större fokus framöver att vara hur verksamhetsområdena genomför de åtgärdsplaner för en ekonomi i balans. b alans. Detta kommer att bli tydligare än under våren Det fanns tom juni 2011 ingen systematisk uppföljning vad gäller den åtgärdsplan som divisionen beslutat om. Åtgärdsplanen omfattar 26 mnkr. Enligt uppgift har uppföljningarna nu blivit tydligare i samband mband med resultatgenomgångarna. 14 av 43

15 3.3 Hälsovalet År 2010 infördes Hälsoval inom Landstinget Gävleborg. Detta förändrade i grunden de ekonomiska spelreglerna för den offentligt drivna primärvården. Verksamheten blev nu intäktsfinansierad. Principer, förutsättningar och ersättningsmodell inom Hälsovalet finns angivet i Handbok för Hälsoval Gävleborg. Ersättningsmodellen bygger på att basuppdraget för hälsocentralerna och ersättningen för detta är likadant för alla hälsocentraler oavsett om de är i offentligt of fentligt eller privat regi. Grunderna för ersättningen; Ungefär 80% av den ersättning som landstinget betalar för uppdraget utgår via en vårdpeng Vårdpeng är den ersättning som hälsocentralen får för en listad invånare. Ersättning utgår för hälsocentralernas hälsocentralernas täckningsgrad i syfte att stimulera besök på primärvårdsnivå Målsättningen är att hälsocentralerna i hög utsträckning skall ta ansvar för sina listade patienter. Täckningsgraden utgår från en fast summa pengar som fördelas mellan hälsocentralerna i relation tion till deras täckningsgrad. Den maximala nivån som täcks är 80% täckningsgrad. Landstingets hälsocentraler har en täckningsgrad på i genomsnitt 60%. Ljusdal HC, Färila/Los Hc samt Kilafors Hc uppnår 70%. Hälsocentralerna i Hudiksvall/ Nordanstig har generellt erellt en lägre täckningsgrad. Ersättning för tolkservice Ersättning utgår för besök där tolk har använts, i syfte att kompensera hälsocentraler som har många patienter som inte talar svenska. Ersättning för uteblivna patientavgifter Ersättning ges för uteblivna patientavgifter i enlighet med avgiftshandbokens regler. Målrelaterad ersättning Områden för målrelaterad ersättning revideras årligen. För 2011 har följande områden fastställts (LF 16/6 2010); 2010) 15 av 43

16 Den ojämlika hälsan Förhindrande av sjukhusvård Läkemedelsgenomgångar äkemedelsgenomgångar Folkhälsoarbete Tobak Fysisk ysisk aktivitet på rececpt KOL Kvalitet och patientsäkerhet (risk(risk och händelseanalys) Utöver ovanstående områden följer primärvården även tidig vårdplanering, ersättning för multimodal bedömning (inom rehab garantin), avstämningsmöte med försäkringskassan. Särskilda ärskilda uppdrag och tilläggsuppdrag Det finns särskilda åtaganden som det kan tecknas särskilda avtal för och då utgår också särskild ersättning för detta. Möjliga tilläggsuppdrag läggsuppdrag att söka för privat leverantör (2011) BVC Hemsjukvård dygnet runt Rehabilitering med särskild ersättning (rehabiliteringsgarantin, multimodal) Tilläggsuppdrag inom ramen för närsjukvården (2011) Dietistverksamhet Logopedverksamhet Särskilda psykoterapeutiska sykoterapeutiska insatser Beroendemottagning Hemrehabilitering Dagrehabilitering Nattpatrull Kompletterande vård Specifika närsjukvårdsuppdrag Specialistrehabilitering i öppenvård Sjukvårdsrådgivning per telefon dygnet runt Asylhälsovårdsmottagning Ungdomsmottagning MVC 16 av 43

17 Iakttagelser Införandet av hälsoval har inneburit en tydlig styrning mot de målrelaterade ersättningarna vilka följs upp kontinuerligt i verksamheterna. Vid genomförd granskning har vi kunnat ta del av dokumenterad månadsuppföljning i förhållande till de målrelaterade ersättningarna ersättningarna. Trots kontinuerliga uppföljningar går det att se att olika enheter har mycket att göra för att hamna på maximal aximal ersättningsnivå utifrån Hälsovalets fördelningssystem. Granskningen visar på brister i enheternas förmåga att ta del av erfarenheter från andra enheter för att effektivisera verksamheten. Det bör skapas arbetssätt som m säkerställer att åtgärder vidtas vidtas utifrån de analyser som görs vid genomförda uppföljningar, samt att verksamhetsområdena och enheterna drar nytta av varandras erfarenheter. Divisionen har en fortsatt utmaning i att rigga verksamheten utifrån Hälsovalets krav så att intäkterna optimeras. optimeras Divisionen bör också bidra till en diskussion kring befintligt ersättningssystem så att det styr mot en god vård för de som bäst behöver den. Granskningen visar på en avsaknad av en tydlig ägarstrategi som klargör för den som är produktionsansvarig hurr enheter som inte är konkurrenskraftiga ska hanteras. Det behöver framarbetas tydliga förutsättningar för verksamheter som tillfälligt eller återkommande har ett underskott i bokslutet. Det bör också finnas tydliga strategier för hur verksamheter som inte klarar av bemanning av läkare ska hanteras. Granskningen vittnar om att de verksamheter som ännu inte omfattats av konkurrensutsättning (tilläggsuppdrag inom ramen för närsjukvåden) har påbörjat omställningen mot att styra verksamheten utifrån intäkter och o ch produktion vilket är högst väsentligt för att skapa en god förberedelse inför ev. konkurrensutsättning. 17 av 43

18 3.4 Ekonomi Divisionens ekonomi Utfall janjuli 2011: Division Primärvård (mnkr) Utfall Budget Avvikelse mot budget Janjuli juli 2010 Janjuli 2011 Intäkter 860,2 846,5 13,7 Personalkostnader 419,9 419,9 405,0 14,9 Inhyrd personal 44,6 39,3 5,2 Läkemedel 112,0 107,1 4,8 Köpt vård 63,7 44,0 19,7 Övriga verksamhetsnära kostnader 86,6 90,1 3,5 Lokal och fastighetskostn 59,2 58,6 0,6 Övriga kostnader 80,1 92,7 12,6 Personalkostnaderna avviker från budget. En bidragande orsak till detta är att divisionen övertog kostnader för läkarsekreterarna fr o m maj 2011 vilket inte var budgeterat inför Detta motsvarar ca 3 mnkr/månad eller närmare 10 mnkr i utfallet juli Personal Personalkostnaderna visat totalt på ett underskott om ca 15,0 mnkr. Divisionen har under 2011 haft stort focus på inhyrd personal. personal. Beslut om inhyrning tas på divisionsnivå. Även för detta kostnadsslag är utvecklingen att utfallet överstiger budgeterad nivå. Samma utveckling gäller för läkemedel. Köpt vård som bl a innefattar besök hos privata sjukgymnaster samt besök i privat öppen vård (annan hälsocentral än den egna). Den stora differensen mellan utfall och budget beror på en felbudgetering dvs besöken hos framförallt privata sjukgymnaster blev betydligt mer omfattande än man räknat med. Utfallet för perioden januari juli enligt enli delårsrapporten är 8,1 mnkr. 18 av 43

19 Prognos Resultatrapporterna under våren 2011 har visat på ett prognostiserat utfall på helår om ca 10,0 10,0 mnkr. Delårsrapporten januari juli 2011 visar på ett prognostiserat iserat utfall på helår om ca 25,0 mnkr. Åtgärdsplan Inom divisionen har i början av året utarbetats en åtgärdsplan för ekonomi balans. I divisionens styrkort nämns bl a att verksamheterna skall ha en ekonomi i balans. Åtgärdsplanen har inte reviderats under senvåren/sommaren. Enligt uppgift kommer planen att hanteras i samband med resultatgenomgångar i slutet av augusti Om inga ytterligare åtgärder tillkommer är risken stor att underskottet kommer att överstiga 25 mnkr. Verksamhetsområdenas ekonomi Verksamhetsområde Resultat Prognos Utfall Budget Differens erens helår Ljusdal Gävle Norra Gävle Södra Västra Gästrikland Södra Hälsingland Hudiksvall/Nordanstig Rehabilitering Barn och ungdomshälsovård Psykosocial hälsa Flertalet verksamhetsområden visar en negativ utveckling perioden januari juli Sett till kostnadsslag så är det framförallt personalkostnader och köpt vård som avviker stort inom flera verksamhetsområden. En klart bidragande orsak till resultaten för flera områden är Hälsovalet vilket inneburit färre listade stade patienter. Det är framförallt Hudiksvall/Nordanstig och Gävle norra som har stora problem. Rehabilitering, psykosocial hälsa samt barn och ungdomshälsovården redovisar positiva resultat. 19 av 43

20 Styrning avseende vissa kostnadsslag Personalkostnader Personalkostnaderna onalkostnaderna ökar mer än budgeterat. De åtgärdsförslag som tog fram våren 2011 är inte tillräckliga. Verksamheten måste anpassas till nya förutsättningar i samband med Hälsoval. Ytterligare åtgärder måste få ett stort fokus i samband med resultatgenomgå resultatgenomgångar. Inhyrd personal Divisionens målsättning är att kostnaden för inhyrd personal ska komma ned till budgeterad nivå innan årets slut.. Utvecklingen följs noga av divisionsledningen. Ytterligare åtgärder krävs. Läkemedel Kostnadsutvecklingen följs noga av divisionen. Det finns ett samarbete mellan primärvårdens företrädare, medicinska råd samt läkemedelsenhet/informationsapotekare. Verksamhetsföreträdare anger att det är väsentligt att arbeta vidare med information/utbildning, läkemedelsgenomgångar, analys av förskrivningsmönster etc etc. Köpt vård Styrningen av besök till privata sjukgymnaster har förbättrats. Tidigare kunde behandlingsserierna vara långa. ga. Nu har de begränsats till 15 besök. Därefter måste läkare göra en bedömning av fortsatta åtgärder. Underskottet Underskottet under 2011 beror i hög grad på att tillräcklig hänsyn inte togs till de volymer som blivit aktuella. Besök hos andra vårdgivare i öppen vård (egna listade patienter går till annan vårdgivare) har ökat vilket medför ökade kostnader för den offentligt offentlig t drivna primärvården. Åtgärder inom detta område är att ytterligare arbeta med bl a tillgänglighetsfrågor. Beroendevården har tillkommit under året. Här är de faktiska kostnaderna högre än den ersättning som utgår. Övriga verksamhetsnära kostnader De stora a volymerna är kostnader för laboratorieprov och röntgenundersökningar. Kostnaderna för detta följs månatligen, men styrningen s försvåras av att faktureringar från division diagnostik kan dröja flera månader. månader 20 av 43

21 Iakttagelser Andelen listade i den offentligt drivna primärvården har minskat. Före Hälsoval hade den offentligt drivna primärvården 85% av befolkningen, nu ca 70%. Framförallt är det en stor omställning i Hudiksvall, Söderhamn och till viss del Gävle. Detta förhållande de påverkar intäktsnivån och ställer krav på en omställning i organisationen. Flertalet verksamhetsområden har i dagsläget kostnader som överstiger intäkterna från Hälsovalskontoret. Stora skillnader i kostnader mellan hälsocentraler bl a utifrån några av de variabler som följs; Läkemedelskostnader Laboratorie och röntgenkostnader röntgen Täckningsgradsersättning Målrelaterad ersättning Kostnad för hjälpmedel Kostnad för inkontinensmaterial Antibiotikaförskrivning Nyckeltalen/jämförelserna är sannolikt ett av de viktigare instrumenten som finns inom divisionen för att styra kostnadsutvecklingen. Som m exempel kan nämnas läkemedelskostnaderna kostnaderna där målvärdet är satt till kronor per läkemedelspoäng. Av 26 hälsocentraler ligger 6 hälsocentraler över den nivån. Ersättningsnivån E rsättningsnivån i Hälsovalet är dock 875 kronor. Den nivån klarar 11 hälsocentraler. Flera verksamhetschefer upplever svårigheter i att följa den ekonomiska utvecklingen då det kan ta lång tid innan ersättningar betalas ut exempelvis för högkostnadsskydd och målrelaterade ersättningar. Fördröjning vid internfakturering från division diagnostik leder till svårigheter att få en korrekt ekonomisk rapportering. Primärvårdens ledning har som krav att samtliga verksamheter skall ha en ekonomi i balans Med hänsyn till divisionens resultat och prognos för helår är det väsentligt att åtgärdsplanerna följs upp och revideras utifrån aktuella förutsättningar. Prognosen utifrån utfall juli 2011 har angetts till ca 25 5 mnkr. Detta förutsätter att ett flertal åtgärder ärder får genomslag under hösten i annat fall är risken överhängande att underskottet blir större. Den köpta vården har ökat (besök hos läkare/sjukgymnaster som går efter den nationella taxan, besök hos annan hälsocentral). Åtgärder vidtas genom ökad kontroll av antalet besök hos sjukgymnast i förhållande till behov samt åtgärder för att styra besök till egna resurser. Divisionen har även ett ökat focus på täckningsgrad (åtgärder för att så många besök som möjligt skall ske inom den egna verksamheten). ver ksamheten). 21 av 43

22 Lokal och fastighetskostnader. Föregående år fick divisionen en hyreskompensation med 10 mnkr i slutet av året. Det optimala är om det finns en fördelningsnyckel för lokalkostnader så att den faktiska hyreskostnaden är känd under innevarande år. Företrädare för divisionen anger också att det kan vara svårt att snabbt genomföra lokalförändringar med hänsyn till hyreskontrakt. I granskningen har vi även noterat att divisionen har ett hyreskontrakt avseende HC Linden där hyreskostnaderna är ssvåra att påverka då primärvården själv måste se till att andra hyresgäster fförst finns om primärvården vill ha mindre lokaler. 3.4 Tillgänglighet/väntetider Vårdgarantin Vårdgarantin för primärvårdens del innebär att tid för läkarbesök skall ges iinom 7 dagar från kontakt (gäller ej akutfall). Utifrån SKL;s (Sveriges kommuner och landsting) mätningar ser utvecklingen ut enligt följande; ,9 % % Primärvården Gävleborg ligger något lägre än riksgenomsnittet. Telefontillgänglighet Andel (%) genomsnittligt besvarade samtal (ej sjukvårdsrådgivning); % % % % % T o m april 2011 Ca 96% 22 av 43

23 Sjukvårdsrådgivningen SVR hade under 2009 en tillgänglighet på ca 59%. Under 2010 förbättrades nivån till 71%. Den dåliga tillgångligheten i kombination med låg kundnöjdhet har medfört att SVR har arbetat med att effektivisera sina processer med fokus på det som har kundvärde (LEAN). Arbetet har medfört att resultatet 2011 ser ut att ha förbättrats. Iakttagelser Primärvården har utifrån ovanstående en god tillgänglighet. Ett fortsatt arbete krävs dock för att nå målvärdena för telefontillgängligheten elefontillgängligheten vid SVR och att tillgängligheten stabiliseras på en högre nivå. 3.5 Verksamhetsutveckling Divisionsnivå Divisionen har en verksamhetsutvecklare erksamhetsutvecklare med ett divisionsövergripande uppdrag att driva verksamhetsutvecklingsfrågor.. Verksamhetsutvecklaren ingår i divisionens sstab. Verksamhetsutvecklaren ingår i olika arbetsgrupper: Verksamhetsutvecklingsrådet behandlar divisionsövergripande nsövergripande frågor som rör patientsäkerhetsarbetet. Exempel på frågor som diskuteras i rådet är hur händelseanalyser ska hanteras och publiceras. I verksamhetsutvecklingsrådet ingår förutom verksamhetsutvecklare, erksamhetsutvecklare, familjeläkare, smittskyddsläkare, utvecklingsdirektör (ordförande för rådet), ), Avdelningschef för utvecklingsavdelningen LOV och utvecklingssekreterare LOV Förvaltningsrådet arbetar bl a med att skapa förutsättningar för att på ett likvärdigt sätt följa upp hälso och sjukvården oavsett huvudman. huvudman. Det görs genom att ta fram gemensamma orsakskoder som kan användas av hälsovalskontoret vid uppföljning. I Förvaltningsrådet ingår primärvårdens verksamhetsutvecklare, verksamhetsu vecklare, representant för HVK, LOV samt 2 representanter för de privata vårdgivarna (Mitt Hjärta och Praktikertjänst) Primärvårdens medicinska råd består av två chefsläkare samt divisionens verksamhetsutvecklare. Rådet bidrar bl a med beslutsunderlag i medicinska frågor som rör divisionen. Vid problemställningarna gäller primärvården som helhet hel (exempelvis vis upprättande av demensrutiner anpassade för hälsoval, eller andra gränsdragningsrutiner mellan primärvård och slutenvård) så deltar representant för HVK. Arbete som utförs av divisionen på uppdrag av HVK debiteras. Primärvårdens verksamhetsutveck utvecklare finns också med i det landstingsövergripande övergripande medicinska rådet, men där som representant för sjuksköterskorna och inte specifikt division primärvård. 23 av 43

24 Verksamhetsområdesnivå Varje verksamhetsområde har en kvalitetssamordnare vars roll och uppdrag har varit relativt varierande, men som senare år har fått en alltmer likvärdig funktion. Funktionen och resurserna har nu återförts till divisionerna, divisionerna efter att en tid haa varit organiserade under LOV LOV. Det har länge efterfrågats möten mellan kvalitetssamordnarna kvalitetssamo rdnarna och verksamhetsutvecklarna i länet och införandet av ett gemensamt ledningssystem har inneburit att sådana möten har formerats. Landstingets verksamhetsutvecklare och kvalitetssamordnare träffas en till två gånger i månaden främst för att arbeta med med gemensamma riktlinjer och för att få ett tydligt och fungerande ledningssystem, men även för att diskutera andra frågor såsom punktprevalens mätningar avseende vårdrelaterade infektioner. Primärvårdens verksamhetsutvecklare uppfattar att detta bidragit till t ill en förbättrad samordning av arbetet i länet samt att kopplingen till LOV har blivit tydligare. Kvalitetsregister Senior Alert Landstinget Gävleborg har anställt fyra utvecklingsmotorer för att driva införandet av kvalitetsregistren Senior Alert och Palliativregistret. Nationellt har det tagits beslut om att fördela 50 miljoner till de landsting och kommuner som genomför riskbedömningar i Senior Alert. Inom Landstinget Gävleborg genomfördes riskbedömningar i Senior Alert och landstinget tilldelades ldelades därmed drygt 2, 3 mnkr för detta. Pengarna har fördelats inom landstinget utifrån hur väl divisionerna bidragit till framgången. Division primärvård har fått del av sina pengar och verksamhetsutvecklaren har tillsammans med divisionens controller ansvar för att säkra att dessa pengar används för kompetensutveckling. Styrkortet innehåller mål om att andelen hemsjukvårdspatienter som är registrerade i Senior Alert (65 år och äldre) ska uppgå till 100%. Resultatet juli visar endast att 26% är registr registrerade, men då saknas data från vissa delar av Hälsingland H för hela 2011 eller vissa månader. Vårdprocesser Lean Inom division primärvård finns en Leansamordnare Lean samordnare vars uppdrag är att sprida kunskap om Lean och bidra till att förbättringsarbeten och arbetet för att nå effektivare processer processer. Leansamordnaren har också till uppgift att koordinera och hålla ihop den utveckling som utifrån Lean sker inom divisionen. Som stöd finns det även två Leansamordnare Lean samordnare som tillhör LOV vilka kan användas vid behov. Införandet av Hälsoval har dock inneburit att något sammanhållande krafttag för införandet av Lean inte togs under Införandet av Lean har snarare varit beroende på enskilda chefers intressen. För landstinget som helhet sker samordning av det Lean arbete som sker genom möten mellan divisionernas Leansamordnare samordnare. De sitter nära varandra och träffas 30 minuter varje vecka för att utbyta erfarenheter. Primärvårdens Leansamordnare re kommer framöver att ingå i 24 av 43

25 divisionens möte för kvalitetssamordnarna kvalitetssamordnarna eftersom mycket av deras arbeten är sammankopplade. Det finns verksamhetsområden som har haft en övergripande tanke med Lean Lean, och en önskan om att alla vårdenheter ska utvecklas utifrån tankarna inom Lean. De flesta verksamhetsområden har dock mer sporadiskt sporadiskt infört Lean inom de vårdenheter där det funnits specifika behov eller intressen. Leansamordnaren samordnaren har arbetat fram ett gemensamt arbetssätt för att sprida kunskaperna om Lean och juni 2011 hade Lean införts inom följande vårdenheter: vårdenheter Ljusdals/Ramsjö HC Bergsjö HC Leanspel Ständiga förbättringar Lean introduktion Delsbo/Frigesund HC Leanspel 5S Ständiga förbättringar Järvsö HC*(CBW, LoV) Ständiga förbättringar Flöden Slutenvårds Rehab Hudik Färila/Los HC*(TP,LoV) Lean spel & Intro Förbättringsgrupper Ständiga förbättringar Flöden Hudiksvalls HC Arbrå HC Fokus på tillgänglighet Lean introduktion Flödeskartläggning Flödeskartläggning Rådgivning mm Edsbyn HC Logopedi Hudik Leanspel Flödeskartläggning 5S Ständiga förbättringar PST Hudiksvall (CBW) Fokus på tillgänglighet Sjukkvårds rådgivning Bollnäs (1177) Flödeskartläggning Flödeskartläggning Rådgivning mm Målarbete Kilafors HC Leanspel 5S Ständiga förbättringar Ständiga förbättringar Gävle Strand HC Öppenvårds Rehab Bollnäs Flöden, Mtrl försörjning Leanspel Valbo HC Arbetsterapin Sandviken Leanspel 5S Ständiga förbättringar Daglig styrning Leanspel 5S Ständiga förbättringar Centrum/Torget HC Södertull HC Lean introduktion Leanspel Strömsbro HC Leanspel Leanspel Sätra HC Leanspel Leanspel 5S 5S Ständiga Ständiga förbättringar PiH Lean grund Leanspel Leanspel Hofors HC Hedesunda/Färnebo Sjukgymnastik Gävle sjukhus Intro Leanspel 5S Ständiga Ständiga förbättringar 5S Ständiga förbättringar Samverkan över divisionsgränser och med kommun, kommun VÄV 12 Ett arbete pågår att inom ramen för VÄV 12 titta på läkemedelsförsörjning, tidig vårdplanering, utnyttjande av tekniker för att underlätta informationsöverföring och deltagande vid exempelvis vårdplanering. I Ljusdal L jusdal har vårdplanering vid ett flertal tillfällen skett med hjälp genom videokonferens. Även kommunen har deltagit i detta. Uppfattningen är 25 av 43

26 att det fungerar väl och gör det möjligt att ha fler med vid planeringen och att extra vårddygn kan undvikas i väntan på att få till en träff för planering. Produktionstal tal och produktionsplanering Arbetet med att sätta produktionsmått, oduktionsmått, ex. hur många patienter/besök förväntas av en läkare eller sjuksköterska, har kommit olika långt inom de olika vårdenheterna och det har funnits behov av att föra en diskussion med personalgrupperna för att förankra arbetssättet med produktionsmått. Den tidigare budgetprocessen har saknat en tydlig koppling mellan produktion produktion, bemanning och budget varför ett arbete har påbörjats med att i större omfattning koppla samman planerad produktion med budgetbudget och bemanningsplanering. Det har dock funnits en rad orsaker till att produktionsplaneringen inte nått så långt som önskat under , några av orsakerna är Bristande erfarenhet av att arbeta och tänka i produktionstermer. Arbetssättet ställer krav på samverkan mellan HR och ekonomi inom LOV. Registrering från tidigare år anses inte ge en tillförlitlig bild av faktiskt produktion. (Samma Samma insatser har tolkats och registrerats olika) olika Patientsäkerhet Under våren 2011 uppger division primärvård att de har haft fokus på den ny patientsäkerhetslagen. Det har anordnats utbildningar i hela länet avseende den nya lagstiftningen och det har arbetats med att underlätta för samtliga inom vården att göra rätt. Ledningssystem och gemensamma emensamma rutiner En del i patientsäkerhetsarbetet är att arbeta fram gemensamma rutiner och få ett fungerande ledningssystem. Idag går information att hitta på flera flera ställen, under respektive Vo, under divisionens A Ö samt i det nya ledningssystemet. Intervjuade verksamhetschefer ställer sig positiva till det gemensamma ledningssystemet som är under införande, men fortfarande finns många frågor om hur systemet kommer kommer att fungera och var information går att hitta. En rutin finns för vad som gäller vid upprättande, uppdatering och bortagande av rutiner. Händelseanalyser I divisionens styrkort finns ett statiskt mål mål som uttrycker att division primärvård ska ha effektiva och säkra processer. Ett av de två måtten som används för att mäta måluppfyllelsen är att Antal genomförda händelseanalyser av alla rapporterade avvikelser som bedömts som allvarlig eller risk för allvarlig händelse (inkl Lex Maria) 26 av 43

27 Målet är att händelseanalyser ska ske i samtliga dessa fall, men resultatuppföljningen fö för juli månad visar på att division primärvård endast lyckats göra händelseanalyser händel seanalyser i 67% av dessa fall. Kvalitetssamordnarna i divisionen sionen har varit till Landstinget i Östergötland för att skaffa sig kunskaper om händelseanalyser och uppfattningen är trots den låga måluppfyllelsen att arbetet med att göra händelseanalyser har kommit igång bra. Inom primärvården har man också genomfört händelseanalyser som sträcker sig över olika verksamhetsområden och andra divisioner. Vc är alltid den som ger i uppdrag att den händelseanalys ska genomföras och återrapportering ska alltid göras till Vc V och vec, men ibland görs det även i LGR LGR. Diskussioner förs i verksamhetsutvecklingsråden avseende hanteringen av händelseanalyser och hur dessa skulle kunna bidra till större kunskapsspridning utan att berörda upplever att de blir uthängda. Avvikelser Inom primärvården rapporteras många avvikelser. Vid en avvikelse ska utredning tredning påbörjas inom 7 dagar och svar på åtgärd ska ges inom 30 dagar. Ofta hanteras och behandlas avvikelsen inom den tidsram som är tänkt, men det finns brister i kunskapen kring registrering och administrering som gör att statistiken ser sämre ut än den n faktiska situationen. Det är dock vanligt att svar på avvikelse dröjer mer än 30 dagar om det är en annan enhet som ska svara på den. Det pågår ett arbete tillsammans med andra landsting för att se över brister i befintligt rapporteringssystem för att göra det lättare att hantera avvikelser och få ut statistik statistik. Läkemedelsförskrivning Divisionschefen uttrycker att en av de viktigaste patientsäkerhetsfrågorna är att få en fungerande läkemedelsförskrivning och få ned förskrivandet av antibiotika. Inom d divisionen finns två chefsläkare som arbetar deltid som chefsläkare. Chefsläkarna fungerar som medicinska rådgivare till divisionsledningen och uppdraget är att tolka information och statistik avseende läkemedelsförskrivning och föra en diskussion d iskussion kring vad som kan vara orsak till den observerade utvecklingen. Varje vårdenhetschef har också en medicinsk rådgivare, men vid behov så bidrar chefsläkaren i de lokala diskussioner som krävs för att få till stånd en förändring i hälsocentralens förskrivningsmönster. örskrivningsmönster. Patientens delaktighet En del i patientsäkerhetsarbetet arbetet är också arbetet med att involvera patienten i den vård och behandling som ges. Inom primärvården har den frågan diskuterats men uppfattningen är att det är en fråga som rör hela landstinget varför den frågan har lämnats vidare för gemensamma diskussioner. Vid allvarliga avvikelser och vid framarbetande av händelseanalys så involveras alltid patienten. Däremot har de inte varit med i riskanalyserna. 27 av 43

28 Iakttagelser Processen för att tt ta fram gemensamma rutiner har komplicerats i och med införandet av Hälsoval samt kraven på gemensamt gemensam ledningssystem. Granskningen skningen tyder på att det trots detta inte tar längre tid då arbetsformerna arbetsformer förbättrats.. Det är dock av vikt att samtliga divisione divisioner har en god kunskap om innebörden av hälsoval och vad detta innebär vid framarbetandet av rutiner som rör gränssnittet mellan primärvård och slutenvård. Arbetet med att öka kunskapen om vikten av avvikelserapportering och skapa enkla system för registrering och hantering av avvikelser måste fortgå. Det finns en ambition om att nå en högre grad av öppenhet inom Landstinget och främja lärandet andet genom att publicera genomförda genom händelseanalyser på intranätet. Det krävs dock fortsatta åtgärder för att nå å den mognad i verksamheten som krävs för att på ett konstruktivt sätt använda erfarenheter från andras avvikelser och händelseanalyser. händelseanalyser Individbaserade uppföljningar av förskrivningsmönster har blivit allt vanligare för att komma tillrätta med brister inom m läkemedelsförskrivningen. läkemedelsförskrivning Det krävs dock att det skapas en tydlig struktur ruktur där vårdenhetschefen tar ansvar för kompetensutveckling och med stöd från medicinska rådgivare och chefsläkare vidtar de åtgärder som krävs för att förändra rådande kulturer i de fall då det krävs. Några av de stora utmaningarna framöver är att få ihop alla delar inom patientsäkerhets patientsäkerhetsarbetet som sedan ska följas upp i patientsäkerhetsberättelsen, att nå en god egenkontroll, att stärka patientens roll och att minska antibiotikaförskrivningen. antibi Antalet hemsjukvårdspatienter som är registrerade i Senior Alert måste förbättras med hänsyn till patientsäkerhet men även för att registrering genererar intäkter till primärvården. Arbetet med produktionsplanering behöver fortgå och åtgärder behöver vidtas för att skapa system som krävs för att arbeta med produktionsmått. Det är också av vikt att produktionsplaneringen har en tydlig koppling till medborgarnas behov och grundar sig på genomarbetade analyser av behov och prioriteringar. 3.6 Vårdprogram, policys, riktlinjer mm Dokumenthantering Det finns en mängd dokument som styr hälsohälso och sjukvårdverksamhet, från nationella lagar och regler till rutiner som kanske enbart gäller för en hälsocentral. Vårdprogram, rutiner etc har Division Primärvård Primärvård samlat på Plexus under en rubrik A AÖ. Dessutom finns det rutiner per verksamhetsområde på Plexus. Landstinget som helhet har beslutat att införa ett ledningssystem och som grund för detta har en rutin för dokumentstyrning tagits fram. Dokumenthanteringen Dokumenthanter sker i ITstödet Platina. Rutinen beskriver även vilka dokumenttyper som omfattas policy, direktiv, handlingsplan, reglemente, arbetsordning, vårdprogram, rutin, rutin, beskrivning samt formulär/checklista. 28 av 43

29 Iakttagelser Dokumenten under primärvårdens AÖ A är i de allra flesta fall aktuella dvs de är fortfarande giltiga. Utseendet varierar dock mellan dokument och i vissa fall är det svårt att avgöra om de giltiga. AÖ Ö kompletteras med rutiner per verksamhetsområde. Här varierar omfattningen stort mellan verksamheten. erksamheten. Vad gäller dessa rutiner är det svårare att se om är aktuella och om det är en rutin som enbart gäller ett verksamhetsområde eller samtliga. I huvudet på dokument finns oftast Landstinget Gävleborg angivet. En bättre struktur över alla dokumenten dokumenten krävs. Förhoppningsvis är IT stödet Platina med rutiner för dokumenthantering lösningen på detta. Företrädare för primärvården lägger nu in dokument i det nya systemet. Arbetet tar dock tid då alla dokument måste omformas utifrån nya mallar. Vårdprogram Vårdprogram är behandlingsriktlinjer och oftast mycket omfattande till innehåll. Vårdprogram tas i regel fram på nationell eller regional nivå och omformas vid behov på landstingsnivå. Iakttagelser Vårdprogram som berör Division Primärvård Pri hanteras bl a i divisionens medicinska råd. I regel använder sig divisionen av de vårdprogram som tas fram nationellt/regionalt. Oftast krävs det inga större anpassningar för att gälla inom Landstinget. Vårdprogrammen bygger i sitt ursprung på den kunskap och erfarenhet erfarenh et som finns. Till detta kommer att det finns nationella riktlinjer för ett flertal diagnoser. Det väsentliga enligt verksamhetsföreträdare är att at t det finns en bra fortbildnings fortbildningsverksamhet så att berörda kan ta till sig ny kunskap. Då landstingets ledningssystem ystem är uppbyggt kommer aktuella vårdprogram inom landstinget att sammanfogas på ett enhetligt sätt. Nu finns vårdprogram under samtliga divisioners hemsida vilket gör att överblicken försvåras. Divisionens chefsläkare medverkar även i diskussioner om gränssnitt gränssnitt gentemot andra verksamheter. Detta sker ofta på uppdrag av Hälsovalskontoret. Avstämning av vissa lagar/regler/policys I granskningen har följande delar stämts av med verksamhetsföreträdare; Policy för bisysslor 29 av 43