PROTOKOLL FRÅN STYRELSEMÖTE VINIR ISLANDSHÄSTFÖRENING

Transkript

1 PROTOKOLL FRÅN STYRELSEMÖTE VINIR ISLANDSHÄSTFÖRENING SÖNDAG 10 APRIL 2016 Närvarande: Karin Anderssn, rdförande Hanna Löfgren, vice rdförande Ej närvarande Giesela Magnussn, kassör Elin Wallenbring, ledamt Lena Jvén, sekreterare Mnica Rhland, ledamt Carlina Hagman, ledamt Elisabeth Wallenbring, ledamt Amanda Hagberg, ledamt Martina Svantessn, ledamt 1. Mötets öppnande 2. Dagrdningen Gdkändes 3. Val av justerare Hanna Löfgren 4. Närvar Närvar 8 st ch beslutsmässigt. 5. Orienteringar - Presentatin av styrelsens ledamöter. - Knstituerande av styrelsen/uppgifter: Ordförande Karin Anderssn, vice rdförande Hanna Löfgren, kassör Giesela Magnussn, sekreterare Lena Jvén, ledamöter Mnica

2 Rhland, Carlina Hagman, Elisabeth Wallenbring, Amanda Hagberg, Martina Svantessn, Elin Wallenbring. - Uppgifter sektinerna: Tävling: Martina Svantessn, Karin Anderssn, Carlina Hagman Ungdm Aktivitet: Amanda Hagberg, Elin Wallenbring Ungdm Tävling: Hanna Löfgren, Martina Svantessn Aktivitet: Karin Anderssn, Elisabeth Wallenbring, Mnica Rhland Material: Carlina Hagman, Elin Wallenbring 6. Föregående prtkll a. Genmgång av föregående prtkll. 7. AP-listan - Genmgång ch uppdatering 8. Kassaärenden a. Eknmisk status: Vinirs knt: kr. b. Medlemsantal: återkmmer c. Frmalisering av beslut resebidrag: Bidrag för resa till utbildning Unga ledare (Stckhlm ch Strömshlm) för Amanda Hagberg. (Beslut 5/3, Amanda Hagberg deltg ej i beslutet). d. Frmalisering av beslut m hedersmedlemmar: Beslut att Ulrika Perssn ch Margret Löfgren blir hedersmedlemmar på livstid i Vinir (beslut 5/2). Giesela undersöker hur vi löser det praktiskt mt SIF. e. Frmalisering av beslut m betald medlemsavgift för 22 medlemmar 2016 (beslut fattat 5/1). Mtivering: aktiva insatser för föreningen under föregående år, se Vinir stadgar. f. Bidrag: Beslut m möjlighet att söka LOK-stöd via idrttnline. Tina Rinald kmmer att kmmunicera ut vilka regler sm gäller ch hur man gör till medlemmarna.

3 9. Summering av Tölt n Ice a. Diskussin kring årets Tölt n Ice, psitiva ch negativa erfarenheter. Ett strt arrangemang sm klubben kan vara stlt över. Behv av att separera eknmin från föreningen. Vidare utvärdering tillsammans med teamet kring Tölt n Ice. 10. Infrmatin från sektinerna a. Rapprtering Tävling: i. Karin redvisade plan ch rllfördelning för kmmande tävlingar. Fyra tävlingar planerade, fördelade på ttalt sju tävlingsdagar. ii. Inköp av rsetter: Styrelsen beslutade köpa in nya rsetter. Tävlingssektinen mbesörjer detta. iii. Dmarstatus: Ingen uppgift, Martina kllar. (Uppgift från Martina : Klart med dmare både till Vinir Open ch båda dagarna på KM). b. Rapprtering Ungdm: i. Förslag dela upp Ungdmssektinen i Tävling ch Aktivitet. Amanda ch Elin. c. Rapprtering aktivitet: i. Ritt på Risa genmförd 10/4. d. Rapprt material: i. Vi ser över utbud av prdukter ch prissättning. 11. Infrmatin från SIF/Vestur a. Inget nytt att rapprtera från SIF. b. Vestur behöver hjälp med funktinärer i samband med Pay & Jump. c. Behv av att bilda ett distriktsförbund genm Vestur. 12. Medlemsinf/att publicera a. Kntinuerlig uppdatering både av hemsida ch FB-sidan, bra engagemang ch aktiviteter. Inget särskilt att publicera just nu. 13. Övriga frågr a. FEIF Yuth Cup: fråga m föreningen kan spnsra deltagande för Amanda Löfgren. Styrelsen beslutade att bidra med kr (Hanna Löfgren deltg ej i beslutet). b. Önskemål har inkmmit från SIF att ha reginala avelssektiner sm bllplank. Förslag att Vinir startar avelssektin. Styrelsen beslutade att starta en intressegrupp kring avel: Mnica Rhland tar frågan vidare ch återkmmer med rapprt på nästa möte.

4 14. Nästa möte: trsdag 12 maj, Nersgården, kl Mötet avslutas. Vid anteckningarna: Justeras: Lena Jvén Hanna Löfgren (Justerat via mejl /HL) Vinir Styrelses beslutslgg När Vad Genmfört :1 Att styrelsens kntaktuppgifter på hemsidan ska innehålla Pkt 5b både mejladress samt telefnnummer :2 Pkt 5c Att prtkllen ska skrivas sm beslutsprtkll ch läggas upp på hemsidan samt att kallelse till styrelsemöten görs via styrelsens FB grupp :3 Pkt 5c :4 Pkt 5d :5 Pkt 6b :6 Pkt 6c :7 Pkt :7 Pkt :8 Pkt :9 Pkt 10 Att styrelsens facebk grupp kmmer att användas sm diskussinsfrum ch snabbt beslutsfrum. Överenskmmet att man talar m att vi har läst ett inlägg års mötesplan för styrelsen samt datum för årsmöte 2015 Att ge kassören uppdraget att göra en ansökan m rganisatinsnummer när vår ansökan till SIF är gdkänd. Att ge kassören i uppdrag att välja bank med kntanthantering ch ett i övrigt bra serviceutbud för föreningen. Att följande frum kmmer att användas för att sprida infrmatin till medlemmarna: - Hemsidan - Facebk gruppen - Mejl Att försöka skapa en karta över stall i upptagningsmrådet ch ev länka till deras web, FB etc. Att skapa ch underhålla enaktuell kalender på hemsidan. Att ge kassören uppdraget att skapa ch underhålla en mejllista utifrån medlemsregistret Att fördela kmmunikatinsansvar mellan styrelsen ch föreningens sektiner på medlemmar i styrelsen Att en första krt infrmatin på hemsida ch i FB grupp m att den nya föreningen Vinir nu är igång

5 När Vad Genmfört :10 Att bjuda ungdmsmedlemmarna till ett föredrag m Hlars Pkt 12a utbildningsstege med Anna-Rebecka E i december :11 Att be styrelserna i Djarfur ch Veangur besluta m att Pkt 12 b överföra sek var till Vinir :12 Att undersöka m erbjuden datr kan skänkas till Vinir pkt 12 c :1 Att undersöka med SIF hur vi gör med det felaktigamedlems pkt 7 c belppet samt hur vi får ett kmplett utskick av fakturr :2 pkt 7 d Att varje sektin tar fram ett aktivitets ch budgetförslag till nästa möte Att kassören tar fram eknmisk histrik från Djarfur samt att vi ber Vaengur göra detsamma :3 pkt 7 d :4 pkt 7 g :5 pkt 7 h :6 pkt 8 e :7 pkt 8 f :8 pkt 8 g :9 pkt 8 h :10 pkt 9 a :11 pkt 9 b :12 pkt 9 c :13 pkt 9 d pkt 7d pkt 8 pkt 9ai pkt 9aii pkt 9aiii pkt 9aiv Att testa Swish. Att be sprtsektinen att ta med infrmatin m Swish i framtida ryttarbrev. Att be Mats A att göra en uppdatering ang Vinir i systemet. Kassören vbf rganisatinsregistrering till Mats Att teckna föreningsförsäkring för Vinir. Att följa 7 i Vinirs stadgar sm dagrdning för Vinirs årsmöte Att på årsmötet redvisa Djarfurs bkslut samt erhålla styrelsens ansvarsfrihet. Att bjuda på smörgåstårta på årsmötet. Att ta med en prvkllektin till årsmötet. Att ta fram en prfilplicy. Att varje sektin arbetar självständigt utifrån sin verksamhetsplan ch budget Att styrelsens representanter är länken i i Vinirs styrelse Att sektinerna meddelar kassören m kmmande utgifter (fakturr etc) Att spnsra Lag SM med del av anmälningsaviften (ej bx) Att lägga in barnaktiviter i Ungdms verksamhetsplan Att lägga in läderkurs i Aktivitets verksamhetsplan Att stödmedlemskap i Vinir ska ksta 130 sek Att Vinir spnsrar stödmedlem vid tävling då medlemmen tävlar för Vinir Att Vinir tar med Tölt On Ice i sin verksamhetsplan för 2016 Att ge Ulrika uppdraget att köpa in lämpligt antal rsetter till Vinir Att heldagsfunktinärer ska erhålla en värdekupng på 100 SEK Att ge Karin i uppdrag att köpa in etiketter till gamla Djarfur/Vaengur rsetter Att endast huvudmedlem i Vinir kan bli klubbmästare Ej aktuellt

6 När Vad Genmfört Att Vinir spnsrar en heldag för ungdmar med pkt 9b dressyrlektiner samt dmare på valbanan med 2000 sek Att intäkter från ritten för Åsa går avkrtat till cancerfnden pkt 9d Att Vinir står för lunch under ritten Att öppna Vinirs web-shp pkt 9e Att funktinärskupnger kan användas i shpen Att varje medlem kan beställa en T-shirt gratis från Webshpen Att köpa in en str flagga samt 2 små flaggr pkt 12 a pkt 7c Att anrdna ett budgetmöte i september pkt 7d pkt 8b ii :1 pkt 9 Att spnsra tävlande i SM ch GSM med prfilkläder Att tävlande i Lag-SM spnsras med anmälningsavgiften, 1100 SEK Att spnsra ungdmskurs i dressyr med 2000 sek Vi satsar på frtbildning av styrelsen. Alla i styrelsen kan gå igenm SISU:s utbud ch önska vilka kurser man vill gå. Vi tar kntakt med SISU i Mölndal m ett infrmatinsmöte m vad de kan hjälpa till med :2 pkt :3 Föreningen spnsrar med pengapriser i Fyr- ch femgångskmbinatin, vuxen ch ungdm. Intrduktin för 2015 är 1000 kr per vinnare (4 st). Vinnaren måste vara huvudmedlem i Vinir :1 Föreningen bjuder in Vinir medlemmar på TOI ryttarfest ch ger bidrag med 100:-. Ttalt 100 st biljetter med 100:- Brev ut till medlemmar. Gäller 18 år ch med målsman 16 år :2 Ändring av beslut. Funktinärskupngerna skall gälla ett år efter då man utförde arbetet. DVS giltighetstid på kupnger från intjänande datum framåt ett år. Premiering även av annat ideellt föreningsarbete med funktinärskupng :3 Vinir skall ansluta sig till Gräsrten :1 Beslut m bidrag för resa till utbildning Unga ledare (Stckhlm ch Strömshlm) för Amanda Hagberg. (Beslut 5/3, Amanda Hagberg deltg ej i beslutet) :2 Beslut att Ulrika Perssn ch Margret Löfgren blir hedersmedlemmar på livstid i Vinir (beslut 5/2) :3 Beslut m betald medlemsavgift för 22 medlemmar 2016 (beslut fattat 5/1). Mtivering: aktiva insatser för föreningen under föregående år :4 Beslut m möjlighet att söka LOK-stöd via idrttnline :5 Styrelsen beslutade köpa in nya rsetter. Tävlingssektinen mbesörjer detta :6 Styrelsen beslutade att bidra med kr för Amanda Löfgrens deltagande i FEIF Yuth Cup (Hanna Löfgren deltg ej i beslutet).

7 När Vad Genmfört :7 Styrelsen beslutade att starta en intressegrupp kring avel: Mnica Rhland tar frågan vidare ch återkmmer med rapprt på nästa möte.