Omvärldsbevakning i praktiken. Erfarenheter från fem framgångsrika organisationer

Transkript

1 Omvärldsbevakning i praktiken Erfarenheter från fem framgångsrika organisationer

2 Innehåll Förord...3 Inledning...4 Eskilstuna kommun...8 Projekt startade systematiskt omvärldsarbete på bred front Gotlands kommun Scenarier gav ökad handlingsberedskap Härryda kommun Bättre dialog i kommunen genom spaning i tvärsektoriella grupper Norrköpings kommun...17 Omvärldsanalys med tydlig koppling till budgetprocessen Region Skåne...20 Omvärldsanalysenheten en strategisk resurs i koncernledningen Sammanfattande reflektioner...23 Referenslista...26 Omvärldsbevakning i praktiken» Innehåll

3 Förord Sveriges Kommuner och Landsting vill stödja våra medlemmar till en aktiv omvärldsbevakning publicerade vi skriften Offensiv omvärldsbevakning en nödvändig ingrediens i kommuners styrning. Där definierade vi vad som bör känneteckna en omvärldsbevakning som är väl förankrad i ledningen och i planeringsrutiner. Det ledde till nya frågor: Vad är viktigt för att komma igång? Hur gör andra? Hur skulle vi kunna göra i vår kommun, i vårt landsting eller region? Med denna skrift har vi försökt belysa sådana frågor med hjälp av några konkreta exempel. Omvärldsbevakning i praktiken erfarenheter från fem framgångsrika organisationer beskriver hur Eskilstuna, Norrköping, Härryda och Gotlands kommuner samt Region Skåne gör. Stort tack till Annette Borg, Monica Rosander, Lena Magnusson, Anders Gripne och Ronnie Halvardsson som medverkat genom att beskriva omvärldsarbetet i sina egna organisationer. Samtliga medverkande är även medlemmar i ett nationellt omvärldsnätverk som träffas två gånger per år för att utbyta erfarenheter om omvärldsbevakning och omvärldsanalys. För intervjuer och texter svarar Per Florén, Mia Wester och Olle Wester, Conecti AB. Ansvarig projektledare har varit Märit Melbi, Sveriges Kommuner och Landsting. Vår förhoppning är att dessa goda exempel kan tjäna som inspiration och vägledning för våra medlemmar som står i begrepp att påbörja eller vidareutveckla sin egen systematiska omvärldsbevakning. Lennart Hansson Avdelningen för ekonomi och styrning Sveriges Kommuner och Landsting Omvärldsbevakning i praktiken» Förord

4 Inledning I detta avsnitt beskrivs inledningsvis några av de synsätt, modeller och begrepp som finns omnämnda i intervjuerna. För att texten inte skall bli allt för omfattande har vi valt att göra ett antal förenklingar och generaliseringar. För den som vill studera dessa frågor djupare hänvisar vi till litteraturlistan. Vad är omvärldsanalys? Omvärldsanalys är en process där en organisation observerar omvärlden och framför allt dess förändringar för att bättre förstå förutsättningarna för den egna verksamheten idag och i framtiden. Organisationer som systematisk gör detta har sett att det höjer deras handlingsberedskap, ökar utrymmet för dialog och skapar en gemensam grund för budgetprocessen. Vad är omvärld? Omvärlden är världen utanför den egna organisationen. Omvärlden är i huvudsak inte påverkbar för den egna organisationen. Den arena, bransch eller spelplan som den egna organisationen är med och påverkar kallas ibland för närvärld. Den egna organisationen är invärld. Man kan se närvärlden som en fotbollsplan där flera aktörer tillsammans formar utvecklingen, delvis i samarbete, delvis i konkurrens. Omvärlden blir i denna bild läktarna där en mängd olika saker händer som kan komma att påverka spelet på plan. Spelaren blir då invärlden det vill säga den egna organisationen. Vad är en trend? Med trend avser vi i detta sammanhang en förändring i omvärlden som det finns anledning tro kommer att fortleva ytterligare en tid och som under sin livstid kommer att påverka sin omgivning och därmed också sannolikt vår egen organisation. En trend är synlig och uppenbar, den har en riktning (ökar eller minskar) och verkar inom ett visst område. Trender kan vara både konkreta och abstrakta. Ibland talar man om megatrender och metatrender. Dessa begrepp kan vara något oklara men brukar avse större, ofta globala, utvecklingslinjer ofta med ett längre tidsperspektiv. Metatrend kan även avse en övergripande sammanfattning av ett antal trender. 1 Trend har även betydelsen mode, det vill säga vilka kläder, färger etc. som kommer att vara modernt under t.ex. kommande höst. Omvärldsbevakning i praktiken» Inledning

5 Vad är scenarier? Scenarier är beskrivningar av möjliga framtidsbilder som baseras på trender. Scenarier är inte något facit för hur framtiden kommer att utvecklas, utan skall snarare användas för att öka den egna organisationens beredskap inför en osäker framtid. Inom vilka områden bör man omvärldsbevaka? Omvärlden är i grunden så komplex och mångfacetterad att den svårligen går att inordna i hanterbara strukturer. I omvärldsbevakarens mer pragmatiska ögon finns dock anledning att peka ut några olika aspekter av omvärlden för att säkerställa att man åtminstone bevakar dessa. Akronymerna PEST och EPISTEL+M samt Civildepartementets modell kan vara ett stöd att bredda och strukturera bevakningen. PEST Denna lista har oklart ursprung och används ofta i akademiska sammanhang. Listan innehåller följande bevakningsområden: Politik Ekonomi Samhälle Teknik EPISTEL+M Denna lista har liksom den föregående en oklar bakgrund. Den har under senare år vidareutvecklats och kompletterats av Kairos Future AB. Listan innehåller följande bevakningsområden: Ekonomi och arbetsliv Politik och opinion Institutioner och organisationsformer Sociala förändringar och värderingsförändringar Teknik och vetenskap Ekologi, miljö och hälsa Lagar och brott Media och kultur Omvärldsbevakning i praktiken» Inledning

6 Civildepartementets modell Civildepartementets modell är indelad i tre huvudområden med ett antal underavdelningar: 1. Det politiska perspektivet Här inventeras vilka politiska beslut som kan komma att påverka den egna organisationen, direkt eller indirekt. Analysen bygger på att man sätter sig in i sakfrågorna, studerar olika partiers ståndpunkter i frågorna och hur de aktuella maktförhållandena ser ut. 2. Det institutionella perspektivet Här analyseras hur samspelet mellan den egna organisationen, andra organisationer i närvärlden samt generella omvärldsförändringar (se nästa punkt, det strukturella perspektivet) kan komma att påverka den egna organisationen, både vad gäller uppdrag och förutsättningar. 3. Det strukturella perspektivet I detta perspektiv identifieras strukturella förändringar i samhället med betydelse för den egna verksamheten. Det kan handla om ny teknik, ekonomiska, demografiska och värderingsförändringar. Vad är TAIDA-metoden? TAIDA-metoden knyter samman omvärldsanalysen med visionsarbete, strategiformulering och skapande av handlingsplaner i en integrerad process. Processen utarbetades av Mats Lindgren, grundare av Kairos Future AB i början av 1990-talet. Processen omfattar följande steg: Tracking att spåra förändringar i omvärlden i form av trender Analyzing att analysera omvärldsförändringarna och kanske göra scenarier för att hantera osäkerheter i den framtida utvecklingen Imaging att formulera organisationens önskade läge i framtiden Deciding att besluta vilka övergripande prioriteringar som sannolikt leder organisationen till det önskade läget i ljuset av förändringarna i omvärlden Acting att formulera handlingsplaner som leder oss in på den väg som strategierna pekat ut för oss Omvärldsbevakning i praktiken» Inledning

7 Vilka är de vanligaste fallgroparna? Att göra en omvärldsanalys är inte alltid så enkelt. Följande fyra fallgropar är tyvärr allt för vanliga: 1. Att ställa fel fråga Vilka frågor man ställer har större inverkan på både process och svar än man kanske kan tro. Det vanligaste felet verkar vara att man i sin grundläggande frågeställning antingen avgränsar omvärldsanalysen redan från början eller att man redan i frågan ger svaret. 2. Att inte kunna välja och välja bort Alla som arbetat med omvärldsanalys vet hur snabbt och lätt man blir helt överväldigad av information. Förmåga att välja ut den information och de trender som har störst relevans för den egna organisationen är avgörande för en framgångsrik analys. 3. Att inte vara medveten om att alla har sin blinda fläck På samma sätt som våra ögon har en blind fläck (det område där synnerven lämnar ögat) så har vi alla, både som enskilda och som organisationer, också blinda fläckar. Områden som vi inte ser, inte vill se eller områden som vi helt enkelt definierar bort i så fall på vad vi själva uppfattar som goda grunder. Endast den organisation som är medveten om problemet och strävar efter att göra den blinda fläcken så liten som möjligt har en chans att lyckas. 4. Att inte förmå kommunicera resultaten av omvärldsanalysen Den sista och kanske svåraste utmaningen är att lyckas kommunicera resultatet av omvärldsanalysen på ett sådant sätt att de personer som skall använda resultatet till att fatta beslut om budgetar och långsiktig planering verkligen lyssnar. Ibland liknas omvärldsbevakaren vid den Trojanska prinsessan Kassandra som misslyckades i sitt försök att varna trojanerna om Trojas undergång. Hon fick av guden Apollo gåvan att se in i framtiden. Problemet för Kassandra var att guden lagt på henne förbannelsen att ingen skulle tro på hennes spådomar. Omvärldsbevakning i praktiken» Inledning

8 Eskilstuna kommun Projekt startade systematiskt omvärldsarbete på bred front Fakta Eskilstuna kommun Antal anställda: Antal invånare: Övrigt: Arbetet med omvärldsanalys har. genomförts över organisationsgränserna med nämnder och helägda bolag. Visionen är att alla oavsett var de arbetar i kommunen och oavsett om de är politiker eller tjänstemän ska ha en gemensam bild av omvärlden och de strategiska frågorna. Annette Borg Projektledare, Eskilstuna kommun Organisation, arbetssätt och innehåll Startskottet för omvärldsarbetet i Eskilstuna kommun avlossades i januari Då genomförde man ett heldagsseminarium på temat omvärldsanalys. På seminariet deltog politiker och ledande tjänstemän både från kommunen och från helägda bolag. Ett konsultföretag gav en introduktion till omvärldsanalys och belyste nyttan med att arbeta systematiskt med detta. Under dagens arbete identifierades ett antal trender som ansågs viktiga med utgångspunkt från frågeställningen: Vilka faktorer i omvärlden påverkar Eskilstuna fram till år 2015? Seminariet ledde till att politikerna beslutade att ett systematiskt arbete med omvärldsanalys skulle påbörjas på bred front inom kommunen. Syftet var att ta ett samlat grepp om kommunens arbete med omvärldsfrågor. En gemensam omvärldsbild i hela kommunkoncernen skulle fungera som ett underlag för kommunens planerings- och uppföljningsarbete. Arbetet organiserades som en traditionell projektorganisation och pågick under ett år. Annette Borg tillsattes som projektledare. Uppdraget var att i samarbete med kommunkoncernens ledning ta fram en omvärldsrapport och en rapport med förslag till hur det löpande omvärldsarbetet skulle organiseras i framtiden. Omvärldsbevakning i praktiken» Eskilstuna kommun

9 När vi startade projektet visste vi vart vi ville komma men vi visste inte till fullo hur vi skulle komma dit. Vi har tillämpat principen Learning by doing och det har fungerat bra. I projektarbetet deltog 20 omvärldsspanare och en analysgrupp med sju personer. Spanarna kom från kommunens alla förvaltningar och från de kommunägda bolagen. Deltagarna i analysgruppen rekryterades med hänsyn till kompetens - inte för att representera sin förvaltning eller sitt bolag. Bland omvärldsspanarna deltog även två fackliga representanter från kommunens centrala samverkansgrupp. I arbetet med omvärldsanalys är det viktigt att processen präglas av öppenhet och kreativitet. Både bevakning och analys bör vara fri från politiska och verksamhetsinriktade värderingar. Spanarnas roll var att bistå analysgruppen med omvärldsspaning och konsekvensanalyser och att vara bollplank. Arbetet genomfördes enligt TAIDA-modellen och man utgick från de trender som identifierats på seminariet i början av året. Analysgruppens roll var sedan att tillsammans med projektledaren förädla det gemensamma arbetet. Det kunde till exempel vara genom fördjupade trendanalyser där man identifierade drivkrafter och konsekvenser för respektive trend. Analysgruppen breddade även sitt spaningsarbete genom att söka mer information från litteratur, tidningar, nätet och kontakter med sakkunniga. Arbetet skedde till viss del med konsultstöd men i huvudsak genom självständigt internt arbete. Omvärldsspanarna fick under projekttiden avsätta cirka en dag per månad. Analysgruppen träffades varje vecka och fick avsätta cirka 20 procent av heltid till omvärldsanalys. Resultatet av omvärldsarbetet sammanställdes i en rapport, Omvärldsanalys för Eskilstuna. Där beskrivs metatrender som kan få betydelse för Eskilstuna som organisation eller som ort. För varje identifierad metatrend finns i rapporten exempel på konsekvenser och långsiktiga utmaningar. Exempel: För trenden Minskat engagemang för traditionell politik kan konsekvensen vara att färre kommuninnevånare vill åta sig politiska uppdrag. Utmaningarna blir att hitta andra former för delaktighet och att skapa forum för dialog mellan medborgare och politiker. För trenden Ökad individualisering kan konsekvensen vara att kommuninnevånarna förväntar sig att bli mer individuellt bemötta och att få vara mer delaktig i att utforma servicen. Utmaningen kan då vara att skapa förutsättningar och underlätta för invånarna att göra val av välfärdstjänster. Rapporten redovisades på ett seminarium i januari Seminariet inleddes med ett gränsöverskridande samtal genom att förtroendevalda och tjänstemän grupperades slumpmässigt. Seminariet innehöll också en tankesmedja där varje nämnd och förvaltning fick fortsätta analysen och beskriva vilka effekter de identifierade trenderna skulle kunna få för deras respektive verksamhet. De trender och de konsekvenser som bedömdes ha bäring för respektive verksamhet togs med i budgetoch planeringsprocessen. Omvärldsbevakning i praktiken» Eskilstuna kommun

10 I Eskilstuna har man nu för avsikt att varje år ta fram en gemensam omvärldsanalys för kommunkoncernen och att låta den årliga planeringsprocessen för respektive nämnd och bolag inledas med ett framtidsseminarium. Annettes reflektioner Annette har redan sett flera positiva effekter i organisationen. Man har breddat diskussionerna om omvärldsfrågor från förvaltningsperspektiv till helhetsperspektiv. Det finns idag många omvärldsspanare runt om i kommunen och bred spridning av kompetens i organisationen. Omvärldsspanarna får forma sitt eget sätt att arbeta med omvärldsfrågor inom ramarna för det kommunövergripande sättet att arbeta systematiskt med omvärldsanalys. Jag tror att om några år ingår omvärldsanalys som en naturlig och självklar del i verksamheten. Det har även uppstått bieffekter som Annette inte hade förväntat sig. Arbetet har lett till öppnare kontakter mellan olika förvaltningar och även mellan förvaltningar och kommunala bolag. Att arbeta gränsöverskridande öppnar upp och ger bättre samarbetsklimat även inom andra områden. För att lyckas med ett omvärldsarbete i en kommun krävs det enligt Annett att ett antal förutsättningar är uppfyllda. Till exempel att man måste ha ledningens stöd, att få tid avsatt för sitt arbete och att hitta bra sätt att kommunicera resultatet. Annette menar att omvärldsspaningen mår bra av att breddas för att undvika att man blir för introvert och hemmablind. Idag arbetar vi endast med interna spanare men jag tror att vi i framtiden måste hitta forum för att även involvera aktörer utanför den kommunala organisationen. Vilka hinder och svårigheter ser du? Det är alltid en svår balansgång att prioritera omvärldsarbetet kontra det dagliga arbetet. Systematiskt arbete med omvärldsfrågor tar initialt tid. Det är viktigt att få möjlighet att avsätta den tiden. Systematik och ökad kunskap om omvärldsarbete gör att bevakningen blir effektivare, mindre fragmentarisk. Annettes tips för framgång Förankra omvärldsarbetet hos högsta ledningen både bland tjänstemän och politiker Håll omvärldsspaningen och analysen fri från politiska värderingar och fri från verksamhetsvärderingar Integrera omvärldsanalysen med styrsystemen Utarbeta en bra kommunikationsplan redan från start. 10 Omvärldsbevakning i praktiken» Eskilstuna kommun

11 Gotlands kommun Scenarier gav ökad handlingsberedskap Fakta Gotlands kommun Antal anställda: Antal invånare: Övrigt: Kommunen har förutom primärkommunala uppgifter även ansvar för landstingsuppgifter och för det regionala utvecklingsarbetet för Gotland. Arbetet med vison och scenarier skapade en gemensam framtidsbild och bidrog till en bättre handlingsberedskap när verkligheten slog till. Anders Gripne Koncerncontroller, Gotlands kommun Organisation, arbetssätt och innehåll På Gotland har man vana att spana. Gotlands kommun började redan 1995 att arbeta systematiskt med omvärldsanalys. Man valde då att arbeta med scenarier. Avsikten var att skapa insikt och handlingsberedskap i kommunen genom att lyfta fram och analysera alternativa scenarier. Framtidsbilderna skulle sedan utgöra underlag för att styra verksamheten. Ambitionen var att få ett brett engagemang både i den egna organisationen och bland medborgarna. Arbetet startade med en seminariedag som leddes av ett konsultföretag. Där fick ledande politiker och tjänstemän delta aktivt i processen att ta fram scenarierna. Scenarioarbetet inleddes med att man identifierade faktorer som kunde vara viktiga både i omvärlden och i invärlden, det vill säga i den egna organisationen. Med utgångspunkt från dessa faktorer skapades tre troliga framtidsscenarier. Dessa låg sedan till grund för arbetet med kommunens strategier och handlingsplaner. Framtidsscenarierna fick olika innehåll och karaktär. Scenarierna döptes till målande och fantasifulla namn som fångade deras särdrag: GOTt-att-leva-LAND: Antalet invånare ökar mot visionsmålet (65 000) och har en expansiv profil med entreprenörsanda, fler etableringar och ökad sysselsättning. 11 Omvärldsbevakning i praktiken» Gotlands kommun

12 Livet går vidare: Gotland har oförändrat antal invånare, kommunikationerna har förbättrats, bostadsbyggandet har ökat och medborgarna har höjt sin kompetens. Ödsliga ön: Gotland har en negativ befolkningsutveckling och andelen äldre ökar. Arbetslösheten är hög, skattekraften låg, den offentliga servicen har försämrats och befolkningen koncentreras allt mer till Visby. Med utgångspunkt från dessa tre scenarier skapade man Målbild Gotland 2007 med bland annat en positiv befolkningsutveckling, ekonomi i balans, utveckling av besöksnäringen, bra kommunikationer och tillväxt inom några profilområden. Fram till för några år sedan reviderades scenarierna i samband med den årliga seminariedagen. Arbetet med scenarierna blev en naturlig del av planeringsprocessen och det resulterade i öppenhet och handlingsberedskap under den pågående strukturomvandlingen av det gotländska samhället. Till exempel byggde kommunen en kongresshall därför att man insåg att Gotland behövde en säsongsförlängare. Ett annat exempel var insikten om betydelsen av att ha en högskola på ön. Det ledde till att kommunen byggde lokaler och hyrde ut dessa till högskolan. När Flextronics och Försvarsmakten lade ner sina verksamheter på Gotland hade vi en helt annan mental förberedelse än vi skulle haft utan vårt arbete med scenarier. De positiva erfarenheterna till trots har man idag valt att lägga arbetet med scenarier på hyllan. Vi hade arbetet med scenarier under många år och det var dags att gå vidare med vårt omvärldsanalysarbete och pröva nya arbetssätt. Det fanns nu intresse av att göra en tydligare koppling mellan omvärldsanalys och kommunens styrning. På Gotland arbetar man sedan flera år med balanserade styrkort. Nu ville man säkerställa att arbetet med omvärldsanalys och styrkort samordnas så att insikterna från omvärldsanalysen omsätts till konkret handling i den balanserade styrningen tog Gotland fram Vision 2010 baserad på ett omvärldsanalysarbete. Omvärldsanalysen genomfördes i ett antal grupper med deltagare från olika kommunala verksamheter. Gruppernas uppgift var att identifiera omvärldsfaktorer som påverkar Gotland. Arbetet med att ta fram Vision 2010 bidrog till att skapa en gemensam grundsyn. Efter några år behövde visionen revideras bland annat på grund av att Gotlands kommun fått ett regionalt ansvar och att ett antal kommunala planer behövde förnyas. Det fanns nu möjlighet att ta fram ett dokument som skulle täcka flera behov initierades därför ett projekt för att ta fram en ny vision - Vision Projektet ska avslutas hösten Då ska man bland annat ha tagit fram en ny vision, ett regionalt utvecklingsprogram och en kommunal översiktsplan. I arbetet 12 Omvärldsbevakning i praktiken» Gotlands kommun

13 ingår också att göra en ny omvärldsanalys. Det görs i tvärsektoriella arbetsgrupper som arbetar med olika teman till exempel Stad och land, Framtida näringar, Infrastruktur, Energi och kommunikationer samt Miljö. På Gotland har man inte haft någon gemensam modell för arbetet med omvärldsanalys utöver scenarioarbetet och den årliga seminariedagen. I övrigt har varje verksamhet ansvarat för att själv utforma sitt sätt att arbeta med omvärldsanalys. Anders reflektioner Den årliga temadagen har gjort det möjligt att en gång per år bara tänka omvärldsfrågor och öppna sina sinnen. Det blir en samling över de politiska gränserna när man fokuserar på vad som är viktigt för Gotland. Vilka förutsättningar anser Anders att det krävs för att lyckas? Det måste finnas eldsjälar som driver arbetet strategiskt och kontinuerligt i organisationen och man måste ha insikt och engagemang från ledningen. Hos oss har politiker och tjänstemän i kommunledningen hela tiden varit mycket engagerade i arbetet med omvärldsanalys. Vad kan Gotland göra för att bli ännu bättre i sitt omvärldsarbete? Vi behöver bli bättre på att förankra arbetet både inom organisationen och med näringslivet. Vi kan också bli snabbare på att gå från ord till handling. Anders ser en stor potential i att arbeta med omvärldsanalys. Det är nödvändigt att bevaka, förhålla sig till och anpassa sig till omvärlden för att få underlag för gemensamma prioriteringar. Man får sämre beslut om man är för snäv i tanken. Jag tror att vår nya Vision 2025 kommer att stimulera till en aktiv debatt i media på samma sätt som det blev på 90-talet. Vi vill att medborgarna är involverade och engagerar sig i vårt framtidsarbete. Anders tips för framgång Försäkra er om att det finns stöd och insikt hos ledningen både bland tjänstemän och politiker Fastställ vilken metod ni ska använda Skapa en gemensam bild - till exempel genom en seminariedag med politiker och tjänstemän i kommunledningen Integrera omvärldsarbetet med styr- och planeringsprocessen 13 Omvärldsbevakning i praktiken» Gotlands kommun

14 Härryda kommun Bättre dialog i kommunen genom spaning i tvärsektoriella grupper Fakta Härryda kommun Antal anställda: Antal invånare: Övrigt: Kommunen har en slimmad politisk och förvaltningsorganisation och inga nämnder utöver kommunstyrelsen och det som är obligatoriskt. Kommunstyrelsen är operativt ansvarig för all verksamhet. Kommunen har en förvaltning med fem sektorer som ansvarar för olika områden. Syftet med den politiska organisationen är att utveckla demokratin, ge en bättre helhetssyn på de politiska frågorna och få ett mer aktivt fullmäktige. Omvärldsanalys i tvärsektoriella grupper har fallit väldigt väl ut. Det fångar upp kunskap ute i organisationen, förbättrar dialogen och bäddar för bra samarbete även i andra frågor. Lena Magnusson Kanslichef, Härryda kommun Organisation, arbetssätt och innehåll Härryda kommun minskar stuprörstänkandet dels med en gemensam förvaltning av all kommunal verksamhet och dels med omvärldsarbete i tvärsektoriella spaningsgrupper med nya medlemmar varje år. Alla verksamheter deltar i omvärldsarbetet. Gruppernas analyser är ett av underlagen för det årliga budgetarbetet inom respektive sektor och för kommunens långtidsplanering. Varje spaningsgrupp består av cirka tio deltagare från olika verksamheter. Grupperna träffas fyra till fem gånger under några månader. Varje grupp leds av en ansvarig person som också är chef inom något av målgruppens områden och som kan ingå i arbetsgrupperna under flera år. I övrigt byts alla medlemmar ut varje år. Det finns ett stort intresse att få delta i spaningsarbetet. Lena Magnusson, kanslichef, leder och samordnar arbetet. 14 Omvärldsbevakning i praktiken» Härryda kommun

15 Jag deltar alltid på arbetsgruppens första träff. Då sätter jag omvärldsanalysarbetet i sitt sammanhang som en del i långtidsplaneringen och anger ramarna för arbetet. Arbetet utgår från ett årligt tema som de ska beakta. Inom sina ramar har sedan varje grupp stor frihet att arbeta med det som de anser är viktigast. Varje arbetsgrupp får inledningsvis en målgrupp som de under året ska fokusera på i sitt spaningsarbete: Barn och familjer Ungdom Vuxna Funktionshindrade Äldre För att vidga gruppernas spaningsarbete och spana efter tendenser 2 inom olika områden tar de hjälp dels av en modell som utarbetats av fd Civildepartementet och dels av verktyget EPISTEL+M. Arbetsgruppens uppgift är att identifiera tendenser och deras konsekvenser för den målgrupp som gruppen fokuserar på. Arbetsgruppen ska däremot inte föreslå några åtgärder. Det är nästa steg som sektorerna och politikerna ansvarar för. När vi började med detta arbetssätt var grupperna väldigt negativa beträffande konsekvenserna av de tendenser de såg. Nu ger vi därför grupperna i uppgift att identifiera både positiva och negativa konsekvenser för varje tendens. Lena sammanställer resultaten av gruppernas spaningsarbete i en omvärldsanalysrapport. Rapporten läggs fram som ett av underlagen till kommunfullmäktiges årliga allmänpolitiska debatt i januari. Innan rapporten skickas till fullmäktige inbjuds alla ledamöter i kommunstyrelsen och i fullmäktige till ett möte med arbetsgrupperna. Varje arbetsgrupp redovisar sitt spaningsarbete och det finns utrymme för diskussioner. Lenas reflektioner Omvärldsanalyserna ger insikter som är värdefulla för kommunens långsiktiga planering. Genom att arbeta med omvärldsanalys fångar man på ett brett sätt upp mycket som annars skulle vara svårt att förstå. Härryda kommun har arbetat med omvärldsanalys i sex år och arbetet har idag legitimitet och status hos både politiker och tjänstemän. Omvärldsanalysen ingår i kommunens visions- och strategiarbete. 2 I Härryda används begreppet tendens synonymt med trend. 15 Omvärldsbevakning i praktiken» Härryda kommun

16 Vilka svagheter ser Lena med att bedriva omvärldsanalys med tvärsektoriella spaningsgrupper som får nya deltagare varje år? Eftersom gruppmedlemmarna byts ut varje år kan det bli ojämn kvalité på resultaten. För att förebygga detta har vi börjat med att ha samma gruppledare från år till år. Lena menar att arbetssättets fördelar väl kompenserar för detta. Kommunen har uppnått ett flertal positiva effekter. Vi fångar upp den stora kunskap och erfarenhet som finns ute i organisationen och gör den synlig. Modellen innehåller möten för dialog mellan anställda och politiker. Arbetssättet bidrar också till fler möten mellan olika verksamheter. Det tvärsektoriella arbetet bäddar för ett bra samarbete även i andra frågor. Vad krävs för att lyckas? För att arbetet med omvärldsanalys ska bli framgångsrikt krävs det ett kontinuerligt arbete. Det är också viktigt att arbetet är väl förankrat och kommunicerat i organisationen så att alla förstår syftet och nyttan med omvärldsanalysarbetet. Lenas tips för framgång Se till att arbetet är väl förankrat i kommunledningen Arbeta kontinuerligt med omvärldsanalys Etablera ett tydligt arbetssätt 16 Omvärldsbevakning i praktiken» Härryda kommun

17 Norrköpings kommun Omvärldsanalys med tydlig koppling till budgetprocessen Fakta Norrköpings kommun Antal anställda: Antal invånare: Övrigt: 2003 införde Norrköpings kommun en ny styrmodell. Modellen beskriver flödet av information och beslut under ett verksamhetsår. Målet var att uppnå en tydligare administration och få en ökad kvalitet i kommunens styrning och ledning. Styrmodellens ledord är dialog, helhetssyn, långsiktighet, tydlighet och systematiskt kvalitetsarbete. I Norrköpings kommun använder man begreppet planeringsförutsättningar som en synonym till begreppet omvärldsspaning. Planeringsförutsättningar ingår som ett av fyra områden i kommunens styrmodell. De övriga tre områdena är budget, kvalitetsutveckling och styrande dokument. Man kan inte genomföra omvärldsanalysarbete åt andra. Man kan bara hjälpa dem att själva genomföra sin egen omvärldsanalys. Monica Rosander Utvecklingsstrateg, Planeringskontoret, Norrköpings kommun Organisation, arbetssätt och innehåll Långsiktighet är ett av ledorden i styrmodellen för Norrköpings kommun. Att genomföra och dokumentera omvärldsspaning ingår därför som en viktig del i den årliga planerings- och styrprocessen. I årliga planeringsförutsättningar ska verksamheterna belysa viktiga framtidsfrågor för sina respektive områden. Tidsperspektivet ska vara 5-10 år framåt i tiden. Till stöd för verksamheternas spaning har man tagit fram en checklista. I den finns frågor om till exempel demografi, attityder och beteenden, lagstiftning, aktuell forskning och effekter av tidigare kommunala beslut. Eftersom spaningen ofta innehåller ett mått av osäkerhet kan framtidsinriktade fakta behöva kompletteras med olika tänkbara framtidsscenarier. Monica är statistiker och har tidigare främst stöttat verksamheternas arbete med kvantitativa metoder. 17 Omvärldsbevakning i praktiken» Norrköpings kommun

18 Det finns intresse för och behov av mer stöd även i det kvalitativa metodarbetet. Jag har börjat använda TAIDA-modellen och erbjuder numera seminarier där vi använder delar av modellen. Fyra kontor har hittills nappat på det. För ett av kontoren har vi använt alla moment i modellen, vilket innebar att vi träffades vid åtta tillfällen. Planeringsförutsättningarna utgör grunden för verksamheternas arbete med budget och i arbetet med program och uppdragsplaner. De har fungerat som underlag för den allmänpolitiska debatten i augusti och för det framtidsseminarium för tjänstemän som årligen genomförs senare på hösten. Många tjänstemän är intresserade av att få ett helhetsperspektiv på kommunen och intresset att delta har varit stort med 150 till 200 deltagare. De som arbetat med att ta fram planeringsförutsättningarna har också deltagit som föreläsare på framtidsseminariet. Syftet är både att utvärdera vårt arbete och att skapa en gemensam bild av vart vi är på väg. Seminarierna ska vara kompetenshöjande och ge en helhetsbild av kommunens framtidsfrågor. Planeringskontoret, som ligger direkt under kommunstyrelsen, sammanställer verksamhetskontorens planeringsförutsättningar till en årlig rapport för hela kommunen. Den övergripande framtidsrapporten har nu producerats under fyra år. Det är viktigt att få en tydlig koppling mellan planeringsförutsättningar och budgetarbete. För att stärka den kopplingen kommer man från år 2007 att pröva en ny modell för fullmäktigedebatter, där planeringsförutsättningarna ligger som underlag redan till budgetdebatten i juni. Monicas reflektioner Det är en styrka att ha ett systematiskt och väldokumenterat arbetssätt. Genom att kräva att ledningsgrupperna ska producera ett underlag som ska lämnas till planeringskontoret en viss tidpunkt tvingas alla ledningsgrupper att arbeta med dessa frågor. En annan förutsättning för framgångsrikt arbete med omvärldsanalys är enligt Monica att det är väl förankrat hos ledande politiker. Vi har ett bra stöd hos våra politiker, men det är klart att det ibland skulle vara önskvärt med ett ännu större engagemang hos ledande politiker och tjänstemän. Man har tidigare arbetat mer med tvärsektoriella grupper som omvärldsbevakat med utgångspunkt från en specifik frågeställning eller ett problem, till exempel barn med särskilda behov. Alla tyckte det var bra men att det inte var värt att lägga ner så mycket tid på möten. Jag skulle önska att vi hittade effektivare former för ett erfarenhetsutbyte mellan verksamheterna. 18 Omvärldsbevakning i praktiken» Norrköpings kommun

19 Avslutningsvis betonar Monica hur viktigt det är att nå ut med framtidsfrågorna i hela kommunen. Vi har hittat bra sätt att kommunicera resultatet i organisationen, bland annat med framtidsseminarierna. Sättet att nå ut är ändå något som ständigt måste omprövas. Vi måste hela tiden hitta nya sätt att sprida intresset och kunskapen om framtidsfrågorna. Ett exempel är att vi 2006 gjorde den samlade framtidsrapporten för kommunen mer lättillgänglig i form av artiklar istället för som en traditionell rapport. Målsättningen är att vi i kommunen ska få en gemensam bild av vår historia och vart vi är på väg. Det ger oss ett gemensamt underlag vid prioriteringar och beslut. Monicas tips för framgång Säkerställ ett bra stöd för omvärldsarbetet från politiker och tjänstemän Gör omvärldsarbetet konkret Genomför arbetet strukturerat Koppla omvärldsarbetet till budgetarbetet Skapa delaktighet Erbjud metodstöd 19 Omvärldsbevakning i praktiken» Norrköpings kommun

20 Region Skåne Omvärldsanalysenheten en strategisk resurs i koncernledningen Fakta Region Skåne Antal anställda: ca Antal invånare: Övrigt: Region Skåne bildades den 1 januari 1999 som ett regionförsök med ansvar för tre landstingsverksamheter, det vill säga hälso- och sjukvård och delar av det regionala utvecklingsansvaret. Regionen styrs av ett direktvalt regionfullmäktige. Uppgiften att leda utvecklingsarbetet innebär att samordna insatser för att utveckla näringslivet, kommunikationerna, kulturen och samarbetet med andra regioner i och utanför Sverige. Man måste våga ta steget och satsa på omvärldsarbete utan att från början veta resultatet. För att göra det krävs det mod av politikerna. Ronnie Halvardsson Omvärldsdirektör, Omvärldsanalysenheten, Region Skåne Organisation, arbetssätt och innehåll På de skånska slätterna kryllar det av intresserade och engagerade medarbetare som med ett starkt stöd från ledningen arbetar med omvärldsfrågor. Ett konkret uttryck för ledningens engagemang är Omvärldsanalysenheten en strategisk resurs i Region Skånes koncernledning med uppdrag att spana, bereda och analysera. Omvärldsanalysenheten ska sprida kunskap om metoder och arbetssätt och samordna allt omvärldsanalysarbete som pågår i Region Skåne. Omvärldsanalysenheten har utöver Ronnie Halvardsson ytterligare en medarbetare. I Region Skåne gör man en tydlig åtskillnad mellan bevakning och analys. Omvärldsbevakning handlar om att spana och samla information om vad som händer i samhället och hos olika aktörer. Det man då ser kan sammanfattas i olika trender. Omvärldsanalys innebär att bearbeta trenderna som man har identifierat och att analysera vilken betydelse de har för regionens verksamheter. 20 Omvärldsbevakning i praktiken» Region Skåne