Vårt språk är klarspråk

Transkript

1 Vårt språk är klarspråk Foto: Getty Images Riktlinjer för hur vi skriver Enköpings kommun, ändrade

2 Vårt språk är klarspråk Riksbanken, regeringen, riksdagen och Enköpings kommun, alla jobbar vi med klarspråk. Vårt språk speglar vad vi som organisation står för. Vill vi vara otillgängliga och obegripliga? Eller vill vi vara tillgängliga och begripliga? Enköpings kommun ska vara en modern kommun med ett modernt språk. Vi ska vara en kommun där medarbetare, chefer och politiker skriver vårdat, enkelt och begripligt. När vi skriver vårdat, enkelt och begripligt ökar det inte bara vår trovärdighet. Det stärker också varumärket Enköpings kommun. Ett begripligt språk är dessutom ett av de viktigaste verktygen i demokratiarbetet. Därför ska vi skriva så att våra kommuninvånare förstår sina rättigheter och skyldigheter. Det har vi mycket att vinna på. Att skriva klarspråk är inget du lär dig på en kafferast, inte heller två. Det kräver övning och tid. Till din hjälp finns dessa riktlinjer för hur vi skriver i Enköpings kommun. Riktlinjerna finns även i tjänsten Validera text. Om du har frågor om språk och vill diskutera formuleringar, kan du vända dig till språkgruppen. Språkgruppen håller också utbildningar i klarspråk, både grundutbildningar och riktade utbildningar för olika arbetsgrupper och avdelningar. Anna Wiklund kommunstyrelsens ordförande Synnöve Fridén kommundirektör

3 Skriv vårdat, enkelt och begripligt Sedan 2009 är det lag på att vi som arbetar inom offentlig verksamhet ska skriva vårdat, enkelt och begripligt, det vill säga klarspråk. För att hjälpa dig som skriver i tjänsten har Enköpings kommun tagit fram dessa riktlinjer för hur vi ska skriva. Riktlinjerna bygger på rekommendationerna på Språkrådets webbplats och i följande dokument och verktyg: Myndigheternas skrivregler Klarspråkstestet Svenska akademiens ordlista över svenska språket (SAOL) Svarta listan ord och fraser som kan ersättas i författningsspråk 1 I vissa fall finns det inte några entydiga rekommendationer. I de fallen har Enköpings kommun tagit ställning för ett av de alternativ som finns. Det har vi gjort dels för att underlätta för dig som skriver, dels för att alla kommunens texter ska bli enhetliga. Om du ska skriva texter för marknadsföring, och till exempel behöver använda dig av tecken eller symboler, får du göra undantag från dessa riktlinjer. Tänk på att om du ska göra trycksaker, som affischer och broschyrer eller digitala presentationer i programmet Powerpoint, ska du även följa kommunens grafiska profil. Vad innebär vårdat, enkelt och begripligt? Att skriva vårdat betyder att du ska följa svenska språkets regler för hur vi stavar och skriver. Dessutom använder vi en trevlig ton och undviker slanguttryck. Be gärna någon annan läsa din text för att upptäcka eventuella fel. Ett enkelt språk är ett språk som vi inte krånglar till i onödan. I stället för att till exempel skriva vidta en granskning bör vi skriva granska. Du bör även undvika förkortningar och långa bisatser. Undvik också att pressa in alltför mycket information i en och samma mening. Dela hellre upp informationen i två meningar Att skriva begripligt innebär att du sätter läsaren i fokus när du bestämmer vilka ord du ska använda, vilken information texten ska innehålla och i vilken ordning du presenterar innehållet. Texten ska vara begriplig för den du vänder dig till. Det är alltså inte alltid rätt att välja bort fackspråk. Riktlinjerna kommer att uppdateras Språkgruppen kommer regelbundet att gå igenom det här dokumentet och se om någon riktlinje bör ändras. Den senaste versionen av riktlinjerna finns på språkgruppens sida på kommunens intranät. Vem har ansvar för vårt språk? Alla medarbetare och förtroendevalda har ett gemensamt ansvar för att vi uttrycker oss så att både kommuninvånare och kolleger förstår. Som enskild medarbetare har du ansvar för att de texter du skriver är vårdade, enkla och begripliga. Lyssna på eventuella synpunkter från dem som läser dina texter. Det är alltid läsaren som avgör vad som är begripligt. Ytterst är det varje chefs ansvar att medarbetarna följer språklagen och riktlinjerna i detta dokument. 1 Författning är ett samlingsnamn för lag, förordning och föreskrift. 2

4 Kontakta språkgruppen om du har frågor Din förvaltning har en representant i språkgruppen som du kan ställa språkfrågor till och även diskutera dina eventuella funderingar om språket med. Språkgruppen och kommunikationsavdelningen har det yttersta ansvaret för klarspråk inom kommunen. Hitta din representant för språkgruppen och läs mer om vad språkgruppen kan göra för dig på språkgruppens sida på kommunens intranät. 3

5 Innehållsförteckning 1. Vem behöver förstå din text? Låt gärna någon provläsa din text Stöd vid provläsning Skriv enkelt och begripligt Rakt och aktivt språk Undvik långa ord Välj enkla verb Rubriker, styckeindelning och struktur Rubriker och styckeindelning Struktur och punktlistor Använd bindeord Skriv genitiv på rätt sätt Svenska ord Välj moderna och begripliga ord Särskriv inte Tempus nutid eller dåtid Skriv rätt pronomen de, dem eller dom Tilltal är vi ni, Ni, du eller Du med våra kommuninvånare? Förkortningar Kronor inte kr Tecken är också förkortningar Datum, klockslag, siffror och kolon Datum Klockslag Siffror Decimaltecken Efter kolon Benämningar och namn Nämnder och förvaltningar Andra myndigheter Geografiska områden, företagsnamn och liknande Partinamn Titlar och efternamn Lagtext Hur mycket av lagtexten ska vara med i våra dokument? Så här skriver du referens till lagtext Att inleda och avsluta brev och e-postmeddelanden Hälsningsfraser Hälsningsfraser i mer formella dokument Brevsignatur, e-postsignatur, e-post i mobilen och visitkort

6 1. Vem behöver förstå din text? Att skriva klarspråk innebär att sätta läsaren i fokus. Du ska alltid tänka på vem som ska läsa och förstå det du skriver. Vem din läsare är påverkar vilka ord du bör använda vilken information texten bör innehålla i vilken ordning du bör presentera innehållet. Detta kan skilja sig åt när du vänder dig till medarbetare på din enhet, medarbetare på en annan förvaltning eller kommuninvånare. Exempel till medarbetare på den egna enheten: BPSD-gruppen behöver nyrekrytera. Om du är intresserad kan du kontakta Nils Nilsson. Exempel till medarbetare på en annan förvaltning: BPSD-gruppen arbetar inom vård- och omsorgsförvaltningen med att ge stöd åt personer med demenssjukdom. BPSD står för beteendemässiga och psykiska symptom vid demenssjukdom. Gruppen består nu av åtta undersköterskor, men behovet av deras tjänster är stort. Därför rekryterar förvaltningen fler personer till gruppen. Exempel till kommuninvånare: Under det senaste året har antalet demenssjuka med symptom som aggressivitet eller hallucinationer ökat. Därför anställer nu Enköpings kommun fler undersköterskor som är specialiserade på området. Undersköterskorna ingår i en grupp som med kort varsel kan rycka ut. Gruppen arbetar för att skapa en trygg och fungerande tillvaro inte bara för demenssjuka, utan även för närstående och vårdpersonal. Tänk också på att använda illustrationer och bilder som passar i sammanhanget Låt gärna någon provläsa din text Det är lätt att bli hemmablind för sin egen text. Därför är det bra om du låter någon annan läsa texten och ge konstruktiv kritik på den, till exempel berätta om något är svårt att förstå eller om det smugit sig in något stavfel. Konstruktiv kritik hjälper dig att bli en bättre skribent. Det är en möjlighet för dig att skriva texter som många förstår. Lämna gärna dina texter i ett tidigt skede till dem som ska provläsa, eftersom det kan vara både svårt och tidsödande att fundera över vad som kan förbättras i texten. Det kan dessutom kännas besvärligt att behöva ändra i en text som du själv tycker är helt färdig. Du som får förtroendet att läsa en medarbetares text lämna konstruktiv kritik. Om du inte tycker att texten är bra, berätta vad som får dig att tycka så. 5

7 1.2. Stöd vid provläsning Du kan använda den här listan som stöd när du provläser din egen eller någon annans text. Språk: Är texten skriven på klarspråk? Ger texten så få tolkningsmöjligheter som möjligt? Hur är det med rättstavning och styckeindelning? Finns det någon synonym som passar bättre i texten? Upprepar skribenten sig och exempelvis inleder varje mening med samma ord? Innehåll: Finns det faktafel? Saknas det information? Finns det information som inte passar för målgruppen? Är hänvisning till lagar och bestämmelser korrekt? Sammanhang: För dig som skriver texten är det uppenbart att allt hänger ihop. Men kan en person som inte är insatt i ärendet eller inte är expert inom ämnesområdet förstå vad du skriver? Beskrivande exempel: Går det att förklara svåra ord? Går det att ge exempel på det texten handlar om? 6

8 2. Skriv enkelt och begripligt Att skriva enkelt innebär att du inte gör ord och meningar onödigt långa. Undvik till exempel att skriva frågeställning eller problembild när du menar fråga och problem. Pressa inte heller in för mycket information i en och samma mening. Dela hellre upp informationen i två eller flera meningar. Att skriva begripligt innebär att du sätter läsaren i fokus när du bestämmer vilka ord du ska använda, vilken information texten ska innehålla och i vilken ordning du presenterar innehållet. Texten ska vara begriplig för den du vänder dig till. Exempel på krångelspråk: Generellt sett torde det vara uteslutet att vårdpersonalen tar emot ett testamentariskt förordnande från en vårdtagare. Exempel på klarspråk: I de flesta fall får vårdpersonal inte ärva en vårdtagare Rakt och aktivt språk Skriv meningar med rak ordföljd och tala alltid om vem det är som gör eller ska göra något. En mening som börjar med upplevelsenämnden beslutar är rak därför att svaret på frågan om vem som gör något (upplevelsenämnden) och vad som hänt (beslutar) kommer i början av meningen. Undvik: En utredning om ny organisation har tillsatts. Skriv hellre: Ledningen har tillsatt en utredning om ny organisation Undvik långa ord Läsaren förstår lättare det du skriver om du undviker långa ord. Det gör du genom att dela upp sammansatta ord och välja korta prepositioner eller enkla verb. Ett annat sätt att minska avståndet till läsaren är att undvika en onödig förlängning eller förstavelse av ordet. Exempel på hur du kan dela upp sammansatta ord: Undvik överenskomma omprövningsbegäran din ansökan måste inkomma senast Skriv hellre komma överens begäran om omprövning din ansökan måste komma in senast Exempel på hur du kan byta ut långa prepositioner till korta: Undvik Skriv hellre angående, beträffande, avseende, om, på, för, till, av, med, i eller över rörande eller gällande Din fråga beträffande Kulturskolan Din fråga om Kulturskolan Rektorns uttalande avseende S:t Rektorns uttalande om S:t Iliansskolans Iliansskolans niondeklassare niondeklassare Hon ville inte uttala sig rörande dylika Hon ville inte uttala sig i sådana frågor. spörsmål. 7

9 2.3. Välj enkla verb Om du använder enkla verb blir din text aktiv och levande. Texten blir också lättare att förstå då du kan undvika att skriva verb tillsammans med substantiv. Exempel på hur du kan byta ut verb tillsammans med substantiv till enkla verb: Undvik Kommunen ska vidta en granskning i ärendet. Stadsträdgårdsmästaren ska företa en inspektion av det nedfällda trädet. Du behöver göra en ansökan till kommunen. Skriv hellre Kommunen ska granska ärendet. Stadsträdgårdsmästaren ska inspektera det fällda trädet. Ansök hos kommunen. För att det ska bli bättre läsrytm i din text kan du även tänka på att undvika onödiga förstavelser till verb eller att förlänga verbet i onödan. Exempel på onödiga förstavelser och förlängningar av verb: Undvik Tillskapa Bibehålla Förköpa Frågeställning Det nedfällda trädet Skriv hellre Skapa Behålla Köpa Fråga Det fällda trädet 8

10 3. Rubriker, styckeindelning och struktur De flesta läsare söker automatiskt efter det viktigaste och mest intressanta i en text. Hjälp läsaren genom att skriva det viktigaste först, använda rubriker och dela in texten i stycken. Formulera en tanke per mening så blir det lättare att följa sammanhanget i texten. En välskriven text har en tydlig röd tråd där styckena följer varandra i en ordning som är logisk för läsaren. Det är lättare att följa övergångarna mellan styckena om du binder ihop dem (se avsnitt 3.4, Använd bindeord) Rubriker och styckeindelning Rubriker hjälper läsaren att orientera sig i texten och ger en snabb överblick över vad texten handlar om. Välskrivna rubriker ska också förbereda läsaren så att det blir lättare att ta till sig innehållet i texten. En innehållsrik rubrik ska sammanfatta innehållet i avsnittet som följer innehålla ett ledord ur texten gärna innehålla ett aktivt verb. Om du till exempel skriver en inbjudan till ett föräldramöte är rubriken Inbjudan till föräldramöte för klass 2B mer innehållsrik än rubriken Inbjudan. Rubriken ska innehålla ett ledord ur texten. Genom att dela in texten i stycken kan du skilja olika resonemang från varandra. Det blir då lättare för läsaren att hitta den information han eller hon söker. Markera ett nytt stycke med en blankrad. Inled stycket med den viktigaste meningen och utveckla sedan resonemanget mening för mening. Exempel på en text med huvudrubrik, underrubriker, brödtext och styckeindelning: Inbjudan till föräldramöte för klass 2B Välkommen till föräldramöte för klass 2B den 19 januari klockan Klassresa under våren 2014 Vi reser till Kolmårdens djurpark, och vi kommer att vara borta en hel dag. Det är fyra lärare som kommer att åka med. Vi vill gärna ha med några föräldrar också. Bussbolaget AB kör oss. Datum Vi åker den 16 maj Kostnader Anonyma klubben sponsrar barnens inträdesbiljetter och bussresan. Det är frivilligt att lägga tio kronor till den gemensamma kassan för att ordna matsäck. Saker som du behöver ta med dig till mötet Ta med dig kalender och eventuellt tio kronor för barnens mat och dryck till resan. 9

11 3.2. Struktur och punktlistor När du ska göra en uppräkning ökar läsligheten om du skriver en punktlista i stället för löpande text. I Enköpings kommun markerar vi punktlistan med punkter 2. Här är några skrivregler och tips för punktuppställning: Punkterna ska ha en enhetlig språklig form. Om du exempelvis skriver gör i första punkten bör du inte använda gjorde i nästa punkt. Om punkterna är fullständiga meningar ska de skrivas med stor begynnelsebokstav och avslutas med punkt. I andra fall bör du använda liten begynnelsebokstav och bara avsluta den sista punkten i listan med punkt. Om texten som inleder punktlistan är en hel mening använder du kolon. Några exempel på hur punktlistor kan se ut finns här nedanför. Löptext Till mötet behöver du ta med dig fotografi, sjukintyg och identitetshandling. Punktuppställning Till mötet behöver du ta med dig fotografi sjukintyg identitetshandling. Löptext Till mötet med färdtjänsthandläggaren behöver du ta med dig följande saker: ett färgfotografi på dig själv (bredd 12 centimeter och höjd 6 centimeter), ett sjukintyg från din läkare som styrker ditt handikapp och ett giltigt id-kort, körkort eller pass. Punktuppställning Till mötet med färdtjänsthandläggaren behöver du ta med dig följande saker: färgfotografi på dig själv (bredd 12 centimeter och höjd 6 centimeter) sjukintyg från din läkare som styrker ditt handikapp giltigt id-kort, körkort eller pass. Numrerad punktlista 1. Läs igenom dokumentet. 2. Skriv under det. 3. Lämna dokumentet till din chef. 2 Punkterna ska vara runda och fyllda med svart färg. 10

12 3.3. Använd bindeord Läsaren förstår lättare hur olika påståenden hänger ihop om du använder bindeord. Exempel på bindeord är eftersom, alltså, men, trots att, däremot, på samma sätt, samtidigt och dessutom. Undvik Skriv hellre Grundtanken är att barnet ska Grundtanken är att barnet ska återförenas med föräldrarna så snart det återförenas med föräldrarna så snart det är möjligt med hänsyn till barnets väl. är möjligt med hänsyn till barnets väl. Vården ska inte pågå längre än Vården ska därför inte pågå längre än nödvändigt. Socialnämnden får inte nödvändigt. Socialnämnden får alltså besluta om att umgänget ska inskränkas inte besluta om att umgänget ska utan att det finns starka skäl. inskränkas utan att det finns starka skäl. 11

13 4. Skriv genitiv på rätt sätt Ibland är det svårt att veta hur genitivformen, det vill säga ägandeformen, av ett ord ska skrivas. Här nedan ges exempel på de vanligaste formerna. Genitivform Genitiv med -s vid de flesta ord Genitiv utan -s används vid vissa stående förbindelser för ortnamn som slutar på vokal Genitiv med kolon och -s används vid initialförkortningar som uttalas bokstav för bokstav Omarkerad genitiv används för namn som slutar på -s, -x eller -z och initialförkortningar som slutar på -s. Exempel Marie-Louises ansökan Stockholms slott Enköpings gator Angela Merkels tid som förbundskansler Saabs bilar Uppsala domkyrka Håbo kommun EHB:s personal SJ:s tåg Västerås domkyrka Kalix kommun Schweiz utrikespolitik Tänk på att inte använda den engelska genitivformen. Läs mer i avsnitt 5, Svenska ord. 12

14 5. Svenska ord Du bör så långt som möjligt undvika engelsk stavning i engelska lånord. Det finns nästan alltid en svensk motsvarighet som fungerar bättre. Utländska ord och uttryck kan vara svåra att förstå, stava och böja. Exempel på engelska lånord och de svenska motsvarigheterna: Undvik , mail web och weben starta upp minska ned stänga ned stärka upp öppna upp mobbing och ranking KF s, KFs och Andersson s standards och partners policies workshops Skriv hellre e-post, e-postmeddelande eller mejl (vardagligt) webb och webben starta minska stänga förstärka öppna mobbning och rankning KF:s och Anderssons standarder och partner policyer workshoppar eller arbetsseminarier 13

15 6. Välj moderna och begripliga ord Ditt val av ord är viktigt. Genom ordvalet sätter du tonen i texten, och tonen kan vara avgörande för hur läsaren tar emot budskapet. Undvik fackuttryck om du inte skriver till en fackkunnig. Om det inte går att undvika fackord, förklara vad de betyder. Undvik också ålderdomliga uttryck, långa ord som har en kortare motsvarighet och ord som kan ha flera betydelser. Självklart ska du inte heller använda slanguttryck eller talspråksord. En bra källa till synonymer är webbplatsen synonymer.se. Undvik angående anhängiggöra avge avge yttrande avnämare är belägen i bereda anmoda besvär ej erfordras erhålla utan erinran erlägga om särskilda skäl föreligger när något förfaller till betalning förorda gällande hemställa icke inkomma med bestämmelser härom meddelas i lag medel revidera skall Skriv hellre om väcka eller inleda ge eller lämna yttra sig användare, mottagare, konsument eller kund ligger i ge begära, uppmana överklagande inte behövs, krävs eller är nödvändig få har inga invändningar mot betala om det finns särskilda skäl när något (senast) ska betalas rekommendera om eller som gäller begära/föreslå inte lämna in/skicka in/sända över bestämmelser om detta finns i lag pengar/personal (specificera vad du menar) ändra ska 14

16 7. Särskriv inte Många känner sig osäkra på om ett ord ska skrivas som ett eller flera ord, medan andra helt enkelt skriver isär utan att tänka på det. Ett sammansatt ord kan ibland kännas långt och svårläst, men en felaktig särskrivning kan ibland ändra betydelsen på ordet. Exempelvis är en hög skola en skolbyggnad som är flera våningar hög, medan en högskola är en utbildningsanstalt för eftergymnasial utbildning. För en del läsare blir ett felaktigt särskrivet ord så iögonfallande att det stör läsningen och gör texten svår att förstå. Grundregeln är att lyssna noga på hur ordet uttalas. Om det uttalas som ett ord eller om betoningen ligger på det första ordet ska det skrivas ihop, exempelvis alltför. Vissa ord kan dock skrivas som antingen ett eller flera ord, men det är viktigt att vara konsekvent i samma dokument. Tänk på att språkkontrollen i Microsoft Word inte alltid upptäcker felaktiga ihop- eller särskrivningar. Exempel på hur särskrivningar kan ställa till det: Undvik rök fritt punkt lista ljus ceremoni sjö nära tomt sjuk sköterska håll platsen hög skola Om du menar rökfritt punktlista ljusceremoni sjönära tomt sjuksköterska hållplatsen högskola 15

17 8. Tempus nutid eller dåtid När du skriver en text är det viktigt att du tänker på tempus: Vad är det som har hänt, vad är det som händer eller vad är det som kommer att hända? Om du använder olika tempus slarvigt kommer läsaren förmodligen att sitta som ett frågetecken och undra vad det är som ska pågå/pågår/pågick/har pågått. Exempel på tempus Futurum använder du för att beskriva en händelse som kommer att ske i framtiden. Presens ska du använda för det som händer för tillfället eller saker som sker löpande. Preteritum (eller imperfekt) ska du använda för att beskriva vad som hände. Perfekt använder du när du vill tala om vad som har hänt. Upplevelseförvaltningen kommer att arrangera en kulturvecka i höst. Utbildningsnämnden kommer föreslå att Biståndshandläggaren ska behandla din biståndsansökan på måndag. Upplevelseförvaltningen arrangerar en kulturvecka varje höst. Utbildningsnämnden föreslår att Biståndshandläggaren behandlar din biståndsansökan på måndag. Upplevelseförvaltningen arrangerade en kulturvecka under hösten. Utbildningsnämnden föreslog att Biståndshandläggaren behandlade din biståndsansökan i måndags. Upplevelseförvaltningen har arrangerat en kulturvecka under hösten. Utbildningsnämnden har föreslagit att Biståndshandläggaren har behandlat din biståndsansökan. 16

18 9. Skriv rätt pronomen de, dem eller dom Skriv inte eran, våran eller dom eftersom det anses vara talspråk. Skriv i stället er, vår eller de/dem. Orden de och dem har samma relation som han och honom, vi och oss, jag och mig och så vidare. Undvik att använda man i texten. Läsaren kan med rätta ställa sig frågan vem man är. Var i stället tydlig med om du menar till exempel vi, du eller Enköpings kommun. 10. Tilltal är vi ni, Ni, du eller Du med våra kommuninvånare? Använd alltid du/dig (en person) och ni/er (flera personer) med liten bokstav när du skriver till enskilda personer och ni/er med liten bokstav när du skriver till juridiska personer. 17

19 11. Förkortningar Skriv alltid ut förkortningar i löpande text eftersom läsprocessen försvåras när läsaren måste avkoda, det vill säga förstå, förkortningen. När du skriver en text där namnet på en myndighet eller liknande återkommer, kan du välja att använda en etablerad förkortning. I dessa fall skriver du ut hela ordet när det nämns första gången och anger förkortningen inom parentes. Nästa gång du skriver ordet räcker det att du skriver förkortningen. Exempelvis kan du skriva Europeiska unionen (EU) vid första tillfället och vid senare tillfällen i texten är det tillräckligt att du skriver EU. Samma sak gäller referenser till lagar, se avsnitt 15, Lagtext Kronor inte kr Myntenheten kronor ska alltid skrivas ut i löpande text, exempelvis kronor eller 60 kronor, men kan förkortas inne i tabeller, 2 tkr respektive 60 kr. Vissa andra valutor skrivs ibland med tecken (, $, och ), men i löpande text ska du skriva ut valutornas fullständiga namn (pund, dollar, euro och yen) Tecken är också förkortningar Tecken kan störa läsningen. Undvik därför %, & och i löpande text. Du har oftast nog med plats att skriva ut orden procent, och samt paragraf. 18

20 12. Datum, klockslag, siffror och kolon Datum Dateringen högst upp i ett dokument skrivs , men i löpande text skrivs det (den) 1 maj Klockslag När du ska ange klockslag använder du siffrorna och punkt mellan tim- och minutsiffrorna: klockan 9.45, klockan och klockan Strecket som betyder till i klockslag får du när du trycker ned minustecknet på det numeriska tangentbordet och tangenten ctrl samtidigt. Strecket betyder till. Skriv antingen klockan eller mellan klockan och Det blir fel att skriva mellan klockan Om tiden ska anges i timmar, minuter och sekunder skriver du Larmet registrerades klockan Bråkdelar av en sekund skrivs med kommatecken: Förloppet tog 2,25 sekunder Siffror Om inte sifferuppgiften är det väsentliga i texten, skrivs siffror med bokstäver för talen ett till tolv. Ungefärliga tal skrivs gärna med bokstäver: en miljon och omkring tusen deltagare. Observera att klockslag, datum, telefonnummer och priser är undantagna från denna regel. Om du ska skriva flera tal, där några är mindre än 13 och några är högre, väljer du att skriva talen med antingen siffror eller bokstäver. Ett exempel på detta är Föreskrifterna gäller den som har fyllt tolv men inte arton år. Stora tal delas upp i grupper om tre siffror bakifrån räknat. Skiljegränsen markeras med fast mellanslag (inte komma eller punkt), till exempel eller , så att inte talet delas upp på två rader. Fast mellanslag får du när du trycker ned tangenterna shift, ctrl och blanksteg samtidigt. I vissa uttryck som grundar sig på bråktal ska du använda bokstäver: tre fjärdedels, halv eller en fjärdedels beläggning. Telefonnummer skrivs så här: för mobiltelefoner för internationella kontakter (46 är landsnumret till Sverige, 171 är riktnumret utan nollan och är det lokala numret). Personnummer skrivs ihop med bindestreck före de fyra sista siffrorna XXXX Decimaltecken Som decimaltecken används komma (inte punkt som i engelskan), exempelvis 3,

21 13. Efter kolon Sammanhanget avgör om kolon följs av stor eller liten bokstav. Om texten efter kolon är en fristående mening inleds den med stor bokstav. När det efter kolon kommer en uppräkning eller förklaring används i stället liten bokstav. Observera att du inte kan använda semikolon i de här exemplen. Exempel Svaret kom direkt: Vi har gjort ett misstag. Endast två avdelningar har svarat på remissen: planavdelningen och ekonomiavdelningen. 20

22 14. Benämningar och namn Nämnder och förvaltningar Enköpings kommun ska alltid skrivas så här. Skriv inte Enköpings Kommun (med stort k i kommun). I Enköping skriver du namn på förvaltningar, nämnder och avdelningar med liten begynnelsebokstav i löpande text, exempelvis skolförvaltningen, inte Skolförvaltningen. Om du däremot skriver förvaltningens fullständiga namn i löpande text, skriver du Skolförvaltningen i Enköpings kommun. E-postadresser till våra förvaltningar och avdelningar skriver du i bestämd form, exempelvis samhallsbyggnadsforvaltningen@enkoping.se. Så här skriver du namnen på samtliga förvaltningar och nämnder i vår kommun: I löpande text kommunfullmäktige kommunstyrelsen kommunstyrelsekontoret miljö- och byggnadsnämnden miljö- och byggnadsförvaltningen serviceförvaltningen skolförvaltningen skolnämnden socialförvaltningen socialnämnden samhällsbyggnadsförvaltningen tekniska nämnden upplevelseförvaltningen upplevelsenämnden utbildningsförvaltningen utbildningsnämnden valnämnden vård- och omsorgsförvaltningen vård- och omsorgsnämnden överförmyndarnämnden Kortform (endast internt bruk) KF KS KSK MBN MBF SEF SKF SKN SF SN SBF TN UPF UPN UF UN VN VOF VON ÖFN 21

23 14.2. Andra myndigheter Tänk på följande när du skriver om andra myndigheter i löpande text: Namnen på andra kommuner och dess förvaltningar, nämnder och avdelningar skrivs på samma sätt som du inom Enköpings kommun skriver våra egna förvaltningar, nämnder och avdelningar. Rikstäckande myndigheter 3 (förutom regeringen och riksdagen) skrivs vanligen med stor begynnelsebokstav, exempelvis Naturvårdsverket. Institutioner och myndigheter som det finns flera av i landet skrivs med liten begynnelsebokstav i löpande text, exempelvis länsstyrelsen. Om du däremot återger myndighetens fullständiga namn i löpande text, skriver du Länsstyrelsen i Uppsala län. Egennamn skrivs med stor bokstav, och om flera ord ingår i namnet ska bara det första ordet ha stor bokstav. Ett exempel på det är egennamnet Högsta domstolen. Där skrivs begynnelsebokstaven H medan det andra ordet inleds med litet d. Beteckningar för art, sort, slag med mera skrivs med liten bokstav i löpande text. Detta är grundreglerna, men avvikelserna är många. Om du är tveksam, välj hellre liten bokstav om det inte kan leda till något missförstånd. Läs mer om detta i Myndigheternas skrivregler. Exempel på hur du skriver namn på andra myndigheter: Typ av myndighet Institutioner eller myndigheter som är rikstäckande eller ensamma i sitt slag Myndigheter vars namn är en personbeteckning Kortformer som inte är egennamn Institutioner och myndigheter som det finns flera av i landet Fullständiga namn på myndigheter som det finns flera av i landet, men där en av dessa avses specifikt Enheter, avdelningar och förvaltningar Skrivs så här Migrationsverket, Datainspektionen, Näringsdepartementet och Högsta domstolen Undantag: regeringen och riksdagen Justitieombudsmannen (myndigheten) justitieombudsmannen (persontiteln) departementet och institutet länsstyrelsen, polisen och landstinget Länsstyrelsen i Uppsala län, Polismyndigheten i Uppsala län och Landstinget i Uppsala län parkavdelningen och socialförvaltningen 3 Myndigheter som har hela landet som sitt verksamhetsområde. 22

24 14.3. Geografiska områden, företagsnamn och liknande Ska du i löptext göra sammansättningar där för- eller efterledet är ett geografiskt område skriver du det geografiska området med stor begynnelsebokstav. Några exempel är Uppsalaområdet, Mellansverige, Enköpingsbon, Mälardalsregionen och Enköpingsmodellen. I Enköpings kommun låter vi också allmänna språkregler gå före varumärken och produktplacering i löptext. Skriv företagsnamn med stor begynnelsebokstav även om de själva skriver med liten begynnelsebokstav. Samma sak gäller om ett företag eller en förening avviker från språknormen genom att skriva sitt namn med enbart stora bokstäver en stor bokstav mitt i namnet punkter mitt i namnet. Många företag och andra organisationer använder sig vanligen av en initialförkortning i stället för sitt fullständiga namn. Dessa initialförkortningar ska du bara skriva med stora bokstäver om de uttalas bokstav för bokstav, exempelvis ABB eller AIK. Om namnet uttalas som ett ord, ska endast begynnelsebokstaven vara stor, exempelvis Saab och Gais. Detta trots att de själva skriver SAAB respektive GAIS. Undantaget från denna regel är när du skriver till ett företag som i sitt företagsnamn väljer att avvika från språknormen. Skriver du till exempel ett beslut till företaget använder du den stavning som företaget använder. Exempel på namn som du ska anpassa efter språknormen: Undvik ebay GAIS SAAB Skriv hellre Ebay Gais Saab Genitivformer av initialförkortningar hittar du i avsnitt 4, Skriv genitiv på rätt sätt Partinamn Namn på politiska partier skrivs med inledande stor bokstav. Förkortningar av politiska partier skrivs också med stora bokstäver. I löpande text skrivs partiförkortningen inom parentes. Namn Centerpartiet Folkpartiet Kristdemokraterna Miljöpartiet Moderaterna Socialdemokraterna Sverigedemokraterna Vänsterpartiet Förkortning C FP KD MP M S SD V 23