PYROLABLADET. Medlemsinformation för HSB:s bostadsrättsförening Skärsätra i Lidingö nr 90 september 2014

Transkript

1 PYROLABLADET Medlemsinformation för HSB:s bostadsrättsförening Skärsätra i Lidingö nr 90 september 2014 Möte om framtida förvaltning Vem ska ta bort maskrosorna? Sköta värmepumparna? Besiktiga taken? Ta emot felanmälningar? Beställa och följa upp entreprenader? Klara hyresjuridiken och myndighetsbestämmelser? Och så vidare allt som vår förvaltning gör. Hur ska den se ut i framtiden? Var med och informera dig, diskutera och påverka framtiden i denna för vår förening just nu mest brännande fråga! Välkommen till medlemsmöte tisdagen den 21 oktober kl Skärsätra skolas matsal! Styrelsen Till dig som bor i låghusen: anmäl snabbt ej utförda besiktningsanmärkningar! Den sista september är det slutbesiktning av etapp I av stambytet, dvs. låghusen. Då besiktigas alla gemensamma utrymmen och ett urval lägenheter. Är alla besiktningsanmärkningar åtgärdade i din lägenhet (avser låghusen)? Om det finns åtgärder kvar att göra för ByggPartner, sänd ett e-brev till föreningens projektledare, Henrik Tottras, e-postadress henrik@tottras.se eller lämna en lapp till expeditionen (Pyrolavägen 15) och ange tydligt ditt namn, adress och lägenhetsnummer och vad som inte är åtgärdat! Du kan också ringa Henrik Tottras, tfn (kan han inte svara när du ringer, glöm inte att tala in ett meddelande om hur han kan nå dig!) Vi hoppas att du kan göra detta omgående och om möjligt senast fredag 26/9, men vi kommer att beakta allt som kommer in. Ibland händer det att det finns fel eller brister som inte kommit med i besiktningsmannens protokoll. Då ska man alltid i första hand vända sig till ByggPartner och framföra det. Om man då inte blir ense med ByggPartner kan man vända sig till föreningens projektledare Henrik Tottras. Sven Erik Wånell Varning för källarinbrott Under sommaren har det tyvärr förekommit en rad tråkiga källarinbrott. Vi vill därför uppmana alla medlemmar att hålla ögon och öron öppna för obehöriga och rapportera om ni ser något misstänkt. Vi vill också varna för att förvara värdefulla saker i källarförråden!

2 Pyrolabladet är ett informationsblad för medlemmarna i HSB Skärsätra. Ansvarig utgivare: Sven-Erik Wånell Redaktör: Malin Olsson Alla medlemmar är välkomna att lämna tips och insändare till HSB:s expedition, Pyrolavägen 15. Manusstopp för nästa nummer: FeLANMÄLAN görs till expeditionen Pyrolavägen 9, e-post: malin.hsb@comhem.se Telefon: org. nr hemsida: Vi träffas säkrast måndag - fredag & tisdag Vid akut behov av hjälp efter kontorstid Securitas: Personal Jesper Lundberg jesper.lundberg@hsb.se Malin Olsson malin.hsb@comhem.se Kalle Àrsaelsson: kalle.hsb@comhem.se Stefan Norén: Stefan.hsb@comhem.se Emir Memisevic: Emir.hsb@comhem.se Styrelsen: Ordförande: Sven-Erik Wånell Pyrolavägen 22, 8tr Tel: Vice ordförande: Christer Ramstedt Pyrolavägen 26, 3tr Tel: Ledamöter: Egil Öfverholm Tel: Klas Engdal Tel: Hans Wiklund Tel: Pyrolavägen 26, 8tr Pyrolavägen 22,8tr Pyrolavägen 52, 3tr Caroline Lundberg Pyrolavägen 23,1tr Tel: Ida Lindberg Tel: Stefan Johansson Tel: Pyrolavägen 47,1tr HSB Stockholm Suppleant HSB Stockholm Roland Gröndal Grubbensringen 5 Tel: Stockholm Revisorer: Gunnar Jonsson Pyrolav. 26, 5tr Tel: Ingemar Svensson Pyrolav. 13, 3tr Tel: Revisorssuppleant Jan-Erik Swan Pyrolavägen 22, 9tr Tel: Valberedning ordförande: Magnus Brandel Pyrolav. 13, 1tr Tel: Ordföranden har ordet Behöver jag som medlem bry mig om hur vår förvaltning är organiserad? Det sköter väl styrelsen? Nja, det är väl sant i en bemärkelse. Det är styrelsens ansvar och mandat att se till att våra hus sköts på rätt sätt och hur det ska ske. Men fel ändå. Vi är alla med i en bostadsrättsförening, vi ansvarar tillsammans. Det finns inga andra intäkter än våra avgifter, och de hyror som våra lokalhyresgäster betalar. Tillsammans måste vi se till att de medel vi får in används klokt och rationellt. Och då har det en stor betydelse hur vår förvaltning är organiserad. Det är en fråga där alla bör vara med och sätta sig in i frågeställningarna och tycka till, så att styrelsen kan fatta ett beslut som så många medlemmar som möjligt tycker är klokt. Jag har i några tidigare Pyrolablad beskrivit att detta att förvalta fastigheter blir alltmer komplext. Jag håller så sakta på med en femtioårsskrift om vårt område, och intervjuar då en och annan som bodde eller arbetade i området när det var nytt. Då var det en bra bakgrund som fastighetsskötare att ha jobbat som maskinist till sjöss. Då kunde man sköta vår värmepanna och ångdrivna tvättstuga. Idag behöver man vara välutbildad drifttekniker med datakunskaper. Då var husen nya och krävde inte så mycket underhåll, idag har vi en rad krävande och kostsamma åtgärder, där stambytet förstås är det största, men inte det enda. Behovet av omvärldskunskap och kollegialt stöd ökar, så att vi har koll på nya lagar, normer och teknisk utveckling. På annan plats i Pyrolabladet redovisar vi bredden på det som ingår i en fastighets förvaltning. Hur säkrar vi då att vi har den kompetens som behövs, samtidigt som vi behåller värdet av personal som finns i området och som vi känner igen? Vid medlemsmötet tisdagen den 21 oktober kommer styrelsen berätta om hur vi tänkt så här långt, och lyssna till hur du tänker. Information och samtal kring borden i Skärsätra skolas matsal. Välkommen då! Sven Erik Wånell Sätt halsband på din katt Det finns många katter i området. En del håller sig inne, andra springer omkring ute större delen av dygnet och några bor inte ens här i området. Ofta sitter det lappar på anslagstavlorna om bortsprungna katter. Vi skulle därför vilja be er att ni sätter ett halsband med namn och adress på er katt om den rör sig ute i området. Nu när den kalla säsongen närmar sig, vill vi också påminna om att det inte är tillåtet att sätta upp portarna för katter. Det kostar för mycket i värmeförluster!

3 Framtidens förvaltning Stämmouppdraget Vid föreningsstämman den 14 maj 2014 behandlade stämman en motion om funktionen som förvaltare i bostadsrättsföreningen. Stämman beslöt i enlighet med styrelsens förslag. Från styrelsens motionssvar kan citeras: Styrelsen har arbetat från det gällande stämmobeslutet från 2013, där en motion bifölls där yrkandet var att styrelsen skulle utreda och redovisa hur brf Skärsätra ska uppnå den mest ekonomiska och effektiva fastighetsskötseln och förvaltning som understiger dagens höga kostnader. Styrelsen har tillsatt en arbetsgrupp som gör denna översyn. Ambitionen är att säkerställa att föreningen på alla poster har den kompetens som krävs idag för att sköta om vårt bostadsområde på ett säkert och kostnadseffektivt sätt. och Styrelsen kommer under hösten ha en bred medlemsdialog kring hur föreningens förvaltning i framtiden ska utformas. Med ledning av medlemsdialogen i höst bör det finnas ett bra underlag att ta beslut om hur förvaltningen kan ordnas på för medlemmarna bästa sätt för framtiden. Styrelsen inbjuder nu till medlemsmöte den 21 oktober i Skärsätra skolas matsal. Då kommer vi att samtala om morgondagens förvaltning. I denna förhållandevis långa artikel ger vi en bakgrund till den dialogen. Dagens förvaltning Att förvalta en fastighet har under de femtio år vårt bostadsområde funnits blivit alltmer komplext. Det krävs en allt större bredd i kompetens inom många olika områden teknik, juridik, ekonomi. En redovisning av de olika delarna av vår förvaltning kan ge en bild av detta. Exempel på uppgifter förvaltaren svarar för (köpt tjänst HSB Stockholm) 1. Planerat underhåll enligt underhållsplanen - bedöma om/när behov föreligger och ge underlag för budget och beslut i styrelse - upphandla (ev. konsultmedverkan) - värdera anbud och träffa avtal enligt delegation eller ge styrelsen underlag för beslut - genomföra, kontrollera, besiktiga 2. Planering av vilka investeringar som behövs och ge underlag och kostnadsbedömningar för beslut i styrelsen - upphandling - genomförande - kontroll, besiktning, uppföljning 3. Teknisk planering, upphandling och genomförande av övrig drift för att bevara fastigheternas skick och standard, säkerhet etc 4. Avrop och direktupphandling driftåtgärder, felavhjälpande underhåll, försörjningsmedia, förbrukningsmaterial, kontroll av leverans, samordning av sidoleverantörer 5. Bevakning av löpande avtal och uppsägningstider, administrera, upprätta förteckning 6. Bevaka garantier 7. Övergripande tillsyn av byggnad, mark och installationer 8. Arbetsledning av fastighetsskötarna, inkluderande arbetsmiljö (de uppgifter som överlåtits från styrelsen), ansvara för personalplanering och vikarietäckning 9. Köp av tjänster för de delar av fastighetsskötsel som fastighetsskötarna inte sköter/har kompetens för 10. Följa myndighetskrav, medverka vid myndighetsbesiktningar, avrop av besiktning, bevakning av fastighetsägaransvar, av t.ex. brandsäkerhet, elsäkerhet, radon, hissar, OVK (obligatorisk ventilationskontroll), värmepumpar, skyddsrum 11. Bevaka ny lagstiftning och bistå styrelsen med att föreningens verksamhet drivs enligt gällande lagar och föreskrifter, omvärldsbevakning nya regelverk teknik, bostadsrättsliga regler, samhällssubventioner 12. Kontakter med medlemmar, information, rådgivning, hantera anmälningar om störningar 13. Kontakter med lokalhyresgäster, bevakning av uppsägningstider, förhandla såväl nya avtal som villkorsändringar (vid större uppdrag köpt tjänst) 14. Söka nya lokalhyresgäster (tillsammans med förvaltningsassistenten) 15. Delta i styrelsemöten, föreningsmöten och årsstämma

4 Exempel på uppgifter administratören (tjänsten vanligen benämnd förvaltningsassistent) svarar för (egen regi, Malin Olsson, heltid) 1. Ta emot felanmälan, förmedla arbetsorder till fastighetsskötare alternativt överlämna till förvaltare (om fastighetsskötare inte kan åtgärda felet), följa upp. (felanmälan av akuta fel jourtid sker via Securitas) 2. Hålla expeditionen öppen dagtid alla vardagar för löpande kontakter med bostadsrättshavare, lokalhyresgäster, hantverkare som gör arbeten i området etc 3. Kontroll av leverantörsfakturor exkl. av förvaltaren beställda tjänster 4. Hantering medlemskap, mäklarkontakter, introduktion nya medlemmar 5. Pantförskrivningar och påminnelser om avnoteringar 6. Hantering inre fond, utbetalningar och debitering av arbetsorder 7. Plusgiro och handkassa 8. Lånehanteringen 9. Påminnelse 2 vid obetalda hyror/avgifter 10. Personalrapportering 11. Andrahandsuthyrningar 12. Nycklar och tvättstugekort, tvättbrickor och garagenycklar, tillhandahålla nycklar till entreprenörer etc. 13. Föreningslokalen, bokningar, betalningar, nycklar, depositioner 14. Arkiv och diarium 15. Inköp av kontorsmaterial 16. Kontrakt och köer avseende parkeringsplatser, antennplatser, extra förråd 17. Avtal (t.ex. uteplatser, balkonginglasningar) 18. Protokoll, skrivelser och annat administrativt stöd för styrelsen 19. Länk mellan styrelse och medlemmar (telefon, inkomna brev, svara på brev mm) 20. Bistå inför, vid och efter årsmöte och medlemsmöten 21. Information till medlemmarna, t.ex. Pyrolabladet 22. Sköta hemsidan Köpta ekonomitjänster (HSB Stockholm) 1. Tillhandahålla ekonomisystem; system för ankommande fakturor och fakturahanteringen, betala löner, arvoden, arbetsgivaravgifter och skatter, kontera, bokföra, föra reskontra, upprätta den ekonomiska delen av årsbokslut 2. Hantering avgifter (utskick av hyres- och avgiftsavier, betalningssystem, reskontra, påminnelse 1) 3. Momsredovisning (föreningen är från 2014 frivilligt momsad) 4. Uttagsbeskattning och deklaration 5. Tillhandahålla digitala rapporter via Webbinfo 6. Upprätta förslag till årsbudget 7. Tillhandahålla revisorerna det material som efterfrågas 8. Kontrolluppgifter löner, arvoden, vid överlåtelse av bostadsrätt 9. Räkna om index i hyresavtal 11. Förteckning över bostadsrättslägenheter, medlemmar, hyresobjekt, fondregister inre fond 12. Förteckning över lån 13. Uppgifter till myndigheter

5 Exempel på vad fastighetsskötarna gör idag (trädgård och drift, egen regi, tre heltidstjänster, en är tjänstledig 20 %) 1. Akuta reparationer (som kan klaras av egen personal, annars åtgärd av förvaltaren) 2. Löpande reparationer; uppmärksamma behov, genomföra 3. Skötsel och underhåll teknik, t.ex.: - undercentraler (varje fredag) - filterbyte - tillsyn VA, fläktar, värmesystem - lås (smörjning 1 g/år, avhjälpa smärre fel större åtgärder tjänsteköp) 4. Källarstädning 5. Sommarunderhåll trädgård (all förekommande trädgårdsskötsel inkl. nyplantering) 6. Rensning av dagvattenbrunnar 7. Målning allmänna utrymmen (görs av sommararbetande ungdomar) 8. Underhåll parkeringsplatser måla upp p-platser (sommararbetande ungdomar) 9. Vinterunderhåll mark (snöröjning, halkbekämpning) 10. Vinterunderhåll tak (istappar etc) 11. Sophantering och källsortering Tillsyn soprum Tillsyn källsorteringshusen och grovsoprum och vid behov (=varje vecka) sortera, tömma, köra det som lämnats felaktigt till Stockby återvinning 12. Skötsel tvättstuga inklusive städning (städning ingår vanligen i lokalvård men är hos oss lagt på fastighetsskötarna) 13. Sätta upp och ta ned julbelysning, valborgsbålet och liknande trivselbefrämjande uppgifter 14. När tiden medger utföra enklare arbeten åt medlemmar enligt fastställd prislista Fastighetsskötsel där tjänsterna köps 1. Rökluckor (serviceavtal, tecknat 2012) 2. Undercentraler och värmepumpar (serviceavtal tecknas hösten 2014) 3. Tvättstugan (serviceavtal reparationer, tecknat våren 2014) 4. Tvätt sopkärl i soprummen (Förenade städ) 5. Bevakning felparkeringar (avtal med Q-park från sommaren 2014) Lokalvård som ej utförs i egen regi (Förenade städ med avtal som löper ut vid årsskiftet; upphandling pågår) 1. Städning av trapphus, föreningslokal och expedition (köpt tjänst) Grovsoprummet är tills vidare öppet vardagar

6 För och nackdelar med egen regi resp. att köpa tjänsterna Utgångspunkten för styrelsens arbete med översynen av vår förvaltning är att säkerställa att den drivs effektivt och rationellt. Våra fastigheter ska skötas så att vi har så låga avgifter som möjligt och bra standard. Vi ska kunna minimera energiåtgången (fjärrvärme och el), vi ska ha säkra fastigheter där underhåll alltid sker i tid, välskötta trapphus, väl fungerande tvättstuga och trivsam utemiljö. Fördelarna med att utföra förvaltningstjänsterna i egen regi kan sammanfattas som Samma personal, som blir kända och lär känna området Flexibilitet när arbetsuppgifter som ligger utanför det vanliga ska utföras Ingen moms på de administrativa tjänsterna (kostnadsneutralt för fastighetsskötsel genom en särskild så kallad uttagsskatt på lön för egen personal) Smidigt få enklare tjänster utförda åt medlemmarna i området Fördelarna med att köpa tjänster kan sammanfattas som: Går att säkerställa att föreningen får den kompetens som behövs inom alla de olika områden som inryms i förvaltningen Blir mindre sårbart än egen regi eftersom det hos en leverantör av tjänsterna alltid finns backup vid sjukdom, semester och vakanser Går att byta person eller leverantör om viss tjänst inte utförs på ett bra sätt Föreningen slipper arbetsgivar- och arbetsmiljöansvar Föreningen slipper investera i egen maskinpark Styrelsens arbetsgrupp för översyn av förvaltningen har genomfört flera studiebesök hos andra stora bostadsrättsföreningar, med olika organisation. En jämförelse med Brf Kantarellen (Högsätra) på Lidingö, som köper alla tjänster, visar att det inte är någon skillnad i kostnad mellan våra båda bostadsrättsföreningar. Arbetsgruppen konstaterar att det finns goda argument såväl för att ha förvaltning i egen regi som att köpa tjänsterna. Arbetsgruppen har inte sett några vägande skäl för att utföra ekonomitjänsterna och städningen i egen regi. Skälen för att ha förvaltare och förvaltningsassistent anställda av föreningen kan främst ses som hög närvaro i området, skälen som talar emot att dessa funktioner sköts av egen personal är sårbarheten vid t.ex. sjukdom, risk för kompetensbrister och bristande nätverk. Förvaltare är en kvalificerad tjänst, där det ställs allt högre krav på kunskap om och tillgång till ett kollegialt nätverk med särskild expertis kring t.ex. fastighetsteknik, underhållsplanering och fastighetsekonomi, avtalsrätt och upphandling, bostadsrättsjuridik, arbetsmiljöfrågor, överblick över nya tekniska lösningar, ändringar i lagar och regelverk mm. Ett motiv för att ha egen personal som sköter trädgård respektive drift är den flexibilitet det ger föreningen att prioritera vad som ska göras. Nackdelarna är att det i realiteten är svårt att prioritera eftersom prioriteringarna ger sig självt och viktiga arbetsuppgifter ofta krockar med varandra. Det är sårbart med egen personal, och svårt att få personal som har den bredd och spetskompetens som krävs. Föreningen har därför i ökande grad behövt köpa tjänster inom områden där det krävs särskild kompetens, för att säkerställa god ekonomi och säkerhet. Det aktualiserar frågan om avvägning mellan egen anställd personal och extern kompetens. Vi kan konstatera att det idag är ovanligt att ha en egen förvaltning i en förening av vår storlek. Sven Erik Wånell Algblomning vid Djupadalsvägen Vid Djupadalsvägen, strax norr om vårt område, där många promenerar med sina hundar har det bildats en damm efter att kommunen haft ett saltupplag där för två år sedan. Dammen är nu täckt av något som flera trott var kvarlämnade föroreningar. Vid kontroll med Miljö- och hälsoskyddskontoret visar det sig att det sannolikt är algblomning. Kommunen kommer inte att åtgärda det, men varnar hundägare för att algerna kan vara giftiga.

7 Återinvigning av Nya utvidgade Café O Leo Invigning av Nya Café O Leo äger rum söndagen den 28 september, från 12:00 16:00. Vi erbjuder Bistro Bar Microlivs. Vi kommer erbjuda något för unga-familjer-ungdomarpensionärer-medelålders-alla andra. O Leo s slår åter upp dörren, samma dörr som för 5 år sedan. Men mycket nytt har hänt, lokalen har vuxit, Storbildsteven sitter på väggen, baren är klar, Lidingös första bar och sportsbar är född. Vi bjuder på lite att äta, kaffe och kaka. Öl, vin, läsk till förmånligt pris. Välkommna Leo & Kicki Föreningslokalen måste renoveras igen Under det stora regnvädret i augusti läckte det in vatten under parkettgolvet, som gör att det måste brytas upp och läggas nytt. Lokalen kommer därför att vara stängd från och med den 26 oktober. Vi återkommer med när den kan öppnas igen. Autogiro På senare tid har antalet medlemmar som betalar månadsavgiften för sent tenderat att öka. Vi vill därför påminna om att autogiro är ett utmärkt sätt att se till att avgiften alltid kommer in i tid. Du kan ringa eller skicka e-post till expeditionen och be att få en blankett, som du sen fyller i och skickar till HSB Stockholm, Stockholm, så dras avgiften automatiskt varje månad. Spara värme - håll portarna stängda Trots det vackra sensommarvädret när detta skrivs, så närmar vi oss den kalla årstiden. Vi vill därför påminna om att portarna ska vara stängda även dagtid. Om de står uppställda på dagen, låses de inte heller på kvällen. Då upplevs det av många som en säkerhetsrisk.

8 Mopedparkering efter avtalet med Q-park Efter att föreningens mark arrenderats ut till Q-park kommer mopedparkering endast att vara tillåten på med blått markerade platser (några av föreningens cykelställ, där de bedöms kunna stå utan att störa gångtrafiken och några mindre använda platser för piskställningar.) För Centrum kommer skyltar att sättas upp på p-platserna längst in mot planteringslådorna. Förbjudet att köra och parkera motorfordon Inom området markerat med orange är all såväl körning som parkering av motorfordon förbjuden.