Socialnämnden. Rapport avtals- Uppdragsuppföljning särskilt boende äldre

Transkript

1 2014 Socialnämnden Rapport avtals- Uppdragsuppföljning

2 Innehållsförteckning Sammanfattning av uppföljningen... 4 Sammanfattning av resultat... 4 Syfte... 5 Bakgrund, kommunens uppföljningsansvar... 5 Något om kravställningen på utförarna... 5 Utgångspunkt för denna uppföljning... 6 Beskrivning av uppföljningens genomförande... 7 Kort metodbeskrivning av uppföljningen... 7 Berörda verksamheter... 8 Praktiskt genomförande av uppföljningen... 8 Rapportens struktur... 8 Återkoppling till berörda verksamheter Kund Kundens vardag, Ny kund, Medarbetare/Arbetsmiljö Ny medarbetare Kompetensutveckling Systematiskt arbetsmiljöarbete Hälso- och sjukvård Läkemedelshantering Samverkan med läkare och annan hälso- sjukvårdspersonal Fallprevention Vårdhygien Vård i livets slutskede Demens Undernäring Habilitering/ Rehabilitering Mun- och tandhälsovård Systematiskt utvecklingsarbete Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 2(35)

3 Avvikelsehantering Lex Sarah Synpunkter och klagomål Lex Maria Kvalitetsledningssystem Externa utförare Avtalsuppföljning Bilagor verksamhetssammanfattningar Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 3(35)

4 Sammanfattning av uppföljningen Socialförvaltningen i Vallentuna kommun har i enlighet med kommunallagens bestämmelser följt upp och granskat verksamheterna i fyra särskilda n för. Två av verksamheterna är utförare i kommunens egen regi, Korallens vård och Väsbygårdens vård, och två är externa leverantörer, Attendo Vårdbo samt Stångberga Omsorg AB. en har fokuserat på hur de krav som är ställda i avtal och uppdrag är uppfyllda. Vidare är syftet med uppföljning att stimulera utförare och leverantörer till kvalitetsutveckling och förbättring av vård och omsorg inom särskilda n för. Ett nytt system för systematisk kvalitetsledning är under utveckling inom socialförvaltningen i Vallentuna kommun och denna uppföljning är den första som utförs i enlighet med det nya systemet. Ett antal väsentliga områden har valts ut. Verksamheterna har först besvarat frågor via en webbaserad enkät. Därefter har frågorna följts upp på ett i verksamheten där fördjupad genomgång och närmare beskrivning av rutiner och processer har genomförts. Från socialförvaltningen har en medicinskt ansvarig sjuksköterska samt en utredare deltagit tillsammans med verksamhetschef, sjuksköterska och omvårdnadspersonal från det särskilda t. Utvalda skriftliga rutiner begärdes in för granskning och även avidentifierad individuell dokumentation granskades. Sammanfattning av resultat Inom flera av de väsentliga områden som har följts upp framkommer goda exempel på väl fungerande vård och omsorg. Bland annat erbjuder samtliga fyra verksamheter dagliga aktiviteter till de och möjligheter till utevistelse för de som kan och vill. Alla strävar efter att tillmötesgå de enskildas behov genom inflytande och flexibilitet. Samtliga fyra verksamheter arbetar också aktivt med värdegrundsarbete och har värdegrundsledare som ingår i Vallentuna kommuns värdegrundsnätverk. När det gäller medarbetare och arbetsmiljö finns utarbetade rutiner för nyanställd personal och fast anställd personal följs årligen upp med utvecklingssamtal och individuell plan för kompetensutveckling. Alla verksamheter genomför regelbundna personalmöten samt genomför skyddsronder. Det kan dock konstateras att några områden har identifieras för samtliga fyra verksamheter där fokus på kvalitetsutveckling och förbättringar behöver göras. Framförallt framgår brister när det gäller skriftlig dokumentation i de s genomförandeplaner och sociala journaler. I ett flertal av de granskade genomförandeplanerna är informationen bristfällig kring vad som ska utföras hos enskild individ samt hur och när insatserna ska utföras. Vid dokumenterade händelser saknas ofta åtgärd kopplad till händelserna. Avvikelsehantering är ett annat område där alla verksamheter arbetar aktivt i syfte att kvalitetsutveckla och säkra vård och omsorg, men där det råder osäkerhet kring vilka händelser som ska rapporteras som avvikelser. Dessutom brister uppföljningen av avvikelser på flera verksamheter. I flera verksamheter framkom att skriftliga rutiner kring vårdhygien behöver förbättras, samt också att en bättre uppföljning av personalens genomförda utbildning i basala hygienrutiner behöver göras. Sammanfattningsvis kan sägas att uppföljning och granskning har tagits emot väl ute i verksamheterna och samarbetet har präglats av en gemensam ambition till kvalitetsutveckling och förbättring inom vård och omsorg. Vår bedömning är att samtliga fyra verksamheter till största delen uppfyller de krav som ställts i uppdrag och avtal. I de fall där brister har identifierats kommer verksamheterna få ta del av sina respektive rapporter där kommentarer framgår samt förbättringsförslag. Alternativt framgår krav på åtgärder som ska genomföras inom en viss tidsram. Socialförvaltningen kommer därefter att följa upp att åtgärder har vidtagits. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 4(35)

5 Syfte Syftet med uppföljningen är: Att följa upp i vilken utsträckning leverantörer/utförare har uppfyllt de krav som ställts i avtal/uppdrag. Att stimulera leverantörer/utförare att förbättra kvaliten av vården och omsorgen. Att utföra uppföljning i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen. Bakgrund, kommunens uppföljningsansvar Kommuner och landsting har ansvar att följa upp verksamhet enligt kommunallagen oavsett om den utförs i egenregi eller av enskild utförare. Kommuner och landsting kan enligt 3 kap. 16 i kommunallagen efter beslut av fullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller en enskild individ. Om det i lag eller förordning anges att angelägenheten ska bedrivas av en kommunal nämnd eller om den innefattar myndighetsutövning får den dock inte överlämnas med stöd av denna bestämmelse. Kommuner kan upphandla verksamheter genom lagen om offentlig upphandling (LOU) och lagen om valfrihet (LOV) eller ge bidrag till enskilda verksamheter som enskilda förskolor/skolor. I Kommunallagen (3 kap. 19, 19 a ) framgår vidare: att när en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare ska kommunen respektive landstinget kontrollera och följa upp verksamheten. Lag (2014:573). att man genom avtalet tillförsäkrar sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över. Lag (2014:573). att fullmäktige för varje mandatperiod ska anta ett program med mål och riktlinjer för sådana kommunala angelägenheter som utförs av privata utförare. I programmet ska det också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer samt övriga föreskrifter på området ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Lag (2014:573). I kommunallagen (6 kap. 7 ) ställs också krav på ansvarig nämnd: Att verksamheten bedrivs enligt de mål, riktlinjer och föreskrifter som finns. Att den interna kontrollen är tillräcklig. Att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Något om kravställningen på utförarna De förutsättningar som finns för genomförande av verksamheten regleras huvudsakligen i förfrågningsunderlag, lämnat anbud och avtal/uppdragsbeskrivning som tecknats av parterna. I Konkurrensverkets information kring tillämpning av LOV (Lagen Om Valfrihetssystem) framgår följande. "Det framgår inte uttryckligen av LOV vilka krav som ska finnas i förfrågningsunderlaget, men alla leverantörer måste uppfylla för tjänsten gällande lagstiftning, bland annat socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, skattelagstiftning och arbetsrättslagstiftning. Med lagstiftning avses här även myndigheters föreskrifter." Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 5(35)

6 Varje extern utförare inom socialtjänsten har även ett krav på att följa upp den egna verksamheten genom ett systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9 (Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete). Utgångspunkt för denna uppföljning Denna uppföljning utgår till största del från de krav som ställts i avtal, förfrågningsunderlag och godkännanden. I avtalen skrivs krav av olika karaktär in som utföraren har att förhålla sig till: Krav kopplade till olika lagar och författningar som exempel. Dokumentationen ska upprättas i enlighet med gällande lagar, författningar och allmänna råd. Krav kopplade till specifika företeelser som exempel. Utföraren är skyldig att använda genomförandewebben i Treserva för att ta emot uppdrag. Krav kopplade till kommunala riktlinjer och policys som exempel. Utföraren ska följa kommunens dokumenthanteringsplan. Vidare följs verksamhet som bedrivs i offentlig regi upp på samma sätt som de externa utförarna för att få en konkurrensneutral uppföljning. För verksamheten i egen regi finns uppdragsbeskrivningar som används som referenspunkt. En problematik i denna typ av uppföljningar är att vi har att förhålla oss till ett antal ingångna avtal/uppdrag med olika innehåll och löptider. Att utforma uppföljningen individuellt utifrån varje gällande avtal är tidsödande och ineffektivt. För att hantera dessa olikheter kommer dock de förbättringsåtgärder vilka återkopplas till respektive utförare värderas utifrån kraven i respektive avtal/uppdrag. Det innebär att värderingen av bör-åtgärder och ska-åtgärder skiljer mellan utförarna. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 6(35)

7 Beskrivning av uppföljningens genomförande I detta avsnitt beskriver vi kort hur uppföljningen genomförts. Denna uppföljning är den första gällande för som genomförs där vi använder det kvalitetsledningssystem som är under utveckling inom socialförvaltningen i Vallentuna. Det innebär att vi ser många områden som kan vidareutvecklas framledes. Kort metodbeskrivning av uppföljningen Nedan finns en översiktsbild som beskriver avtals/uppdragsuppföljningens genomförande. Webbenkät Chefen för respektive verksamhet fick ett antal frågor i en webbenkät vilka besvarades. Dessa frågor kunde besvaras med ja/nej alternativ. Granskning rutiner/processer Samtliga verksamheter ombads sända in rutiner m.m. kring ett antal väsentliga områden. Dessa dokument granskades och värderades av gruppen som arbetat med uppföljningen. Värdering gjordes på en tregradig skala och varje granskning kompletterades med kommentarer från gruppen som granskat rutinerna. Platsbesök Platsbesök genomfördes i fyra av kommunens fem särskilda n inom omsorgen. Då en av verksamheterna (Augustendal) nyligen har bytt utförare kommer uppföljning av detat att ske vid ett senare tillfälle. Vid en medverkade kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) samt utredare. Vid besöket användes ett formulär med olika frågor som ställdes. Förutom verksamhetschef medverkade någon medarbetare från personalgruppen. Granskning individuell dokumentation I samband med en begärdes kopior på de senaste genomförandeplanerna samt utdrag ur social journal för sex månader tillbaka in gällande tre kunder per verksamhet som valts ut av myndighetsavdelningen. Dokumentation överlämnades till handläggare på myndighetsavdelningen som avidentifierade all dokumentation. Därefter granskades och värderades dokumentationen av utredarna. Åtgärder De åtgärder som presenteras i denna rapport är åtgärder som identifierats som främst berör socialförvaltningen i kommunen. De åtgärder som kommer att beröra varje verksamhet presenteras i respektive enhetsrapport. Vi gör dock i slutet på denna rapport en översiktlig sammanfattning på de Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 7(35)

8 mest frekventa förbättringsområden som vi har identifierat. Denna uppföljning har genomförts av: Terhi Berlin, utredare Marie Blad, MAS Sussi Thaysen, utredare Urban Jonsson, kvalitetsutvecklare Berörda verksamheter Denna uppföljning berörde följande enheter: Namn Regi Webbenkät Platsbesök Rutingranskning Dokumentations granskning Korallens vård Kommunal X X X X Väsbygården Kommunal X X X X Stångberga Enskild regi X X X X Vårdbo Enskild regi X X X X Augustendal Enskild regi Verksamheten har just bytt utförare därför ej med vid denna uppföljning Praktiskt genomförande av uppföljningen Initialt har varje utförare fått en webbenkät som har besvarats av respektive verksamhetschef eller motsvarande. I samband med detta har denne också överlämnat beskrivningar på hur enhetens rutiner/processer ser ut på ett urval av områden som är väsentliga. Dessa rutiner har granskats och värderats av en grupp utredare samt av MAS. Platsbesök har därefter genomförts i alla särskilda n för förutom Augustendal. Vid et har MAS och utredare medverkat och från utföraren har som regel ansvarig chef medverkat. Vid dessa tillfällen har som regel även en kortare "sittning" genomförts med någon/några av vårdpersonalen som fått svara på några frågor. I samband med et har berörd chef ombetts förbereda en utskrift av den sociala dokumentationen för sex månader tillbaka för de kunder som myndighetsavdelningen valt ut. Denna dokumentation granskades slutligen utifrån ett antal frågeställningar. Rapportens struktur Den struktur som används nedan för redovisning av de olika uppgifter som följts upp styrs av den struktur vi valt att använda i det kvalitetsledningssystem som är under uppbyggnad. Det innebär att utformningen kommer att vara likartad i kommande uppföljningar inom andra delar av socialförvaltningens verksamheter. Nedanstående bild och efterföljande text ger en översiktlig beskrivning på denna struktur: Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 8(35)

9 Vi har valt att dela upp olika delar av verksamheten i 7 områden: Kund, Medarbetare/Arbetsmiljö, Hälso- och sjukvård m.m. Inom varje område finns ett antal identifierade processer, exempel på processer är: "Ny kund", "Kompetensutveckling", "Systematiskt arbetsmiljöarbete" m.m. Varje process är sedan nedbruten i ett antal aktiviteter som beskriver viktiga moment i processen. Alla uppföljningsfrågor är kopplade till en aktivitet i en process och samtliga åtgärder som kommer att delges verksamheterna kommer vara kopplade till en aktivitet i en process. Återkoppling till berörda verksamheter. Varje verksamhet får en rapport motsvarande denna rapport där bara den egna enhetens utfall på de olika uppföljningspunkterna redovisas. För varje kontrollpunkt finns också en kortare kommentar. Till vissa kontrollpunkter har vi även kompletterat med åtgärder som berörd enhet får vid återkopplingen. Dessa åtgärder är av två kategorier: Förbättringsförslag. Åtgärder som ska genomföras och återkopplas. Alla åtgärder har uppgifter om tidpunkt då åtgärderna ska vara genomförda. Ansvarig för att åtgärden blir genomförd är som regel verksamhetschefen. Varje verksamhetschef på de berörda enheterna läggs upp som användare i kvalitetsledningssystemet och kan därefter dokumentera arbetet med åtgärden direkt i systemet. Detta innebär att uppföljningen av åtgärderna sker i realtid i systemet. På alla åtgärder anges verksamhetschefen på enheten som ansvarig och i samma ögonblick som verksamhetschefen görs ansvarig får denne ett mail om att åtgärden finns och ska bearbetas. När tidsfristen för en åtgärd närmar sig slutet får ansvarig en mailpåminnelse om detta. Detta arbetssätt är en ny möjlighet som vi introducerar från och med denna uppföljning. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 9(35)

10 Bilden visar ett exempel på hur respektive verksamhet kommer att se de åtgärder som de ska arbeta med. Kund Förtydligande Under detta område samlar vi processer som rör det vardagliga "kundnära" omvårdnadsarbetet. Här återfinns till exempel arbete med social dokumentation, kundsamverkan, hantering av personliga medel m.m. Vi har valt att dela upp detta i tre huvudprocesser: - Ny kund, vilken beskriver hur ett mottagande av ny kund går till. - Kundens vardag, vilken beskriver det löpande kundarbetet. - Avslut kund, vilken beskriver tillvägagångssättet vid avslut. Kundens vardag, Förtydligande Processen beskriver viktiga komponenter vi arbetar med för att stödet i vardagen till kunden ska bli så bra som möjligt. Merparten av aktiviteterna är något som berörs varje dag. Den avslutande aktiviteten (förnyelse av genomförandeplan) görs dock endast med vissa intervall. Det finns rutin för informationsöverföring mellan personal t.ex. att dessa tar del av information i social journal inför nytt arbetspass. Samtliga verksamheter har rutiner för informationsöverföring i samband med skiftbyte. En av de fyra verksamheterna har en skriftlig rutin för hur detta ska gå till. Det framgår tydligt hos alla verksamheter att personal som påbörjar sitt pass har ett eget ansvar att söka efter information om de, muntligt och/eller genom att titta i skriftlig dokumentation. En av fyra verksamheter uppger osäkerhet hos omvårdnadspersonalen vad för information som ska skrivas och hur det ska dokumenteras i syste- Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 10(35)

11 Erbjuder verksamheten dagligen någon form av gemensamma aktiviteter för kunderna? met. Samtliga verksamheter har dagliga aktiviteter, de flesta regelbundet återkommande varje vecka. Exempel på aktiviteter är bingo, musikstund, målning, andakt och gymnastik. Aktiviteter leds av personal, volontärer eller inhyrda personer. Erbjuder verksamheten individuella aktiviteter efter kundernas behov och/eller önskemål? Tillgodoser verksamheten den enskildes behov av utevistelse? Utföraren har ingående kunskap om och bedriver verksamheten enligt en dokumenterad värdegrund som överensstämmer med Vallentuna kommuns värdegrund samt socialnämndens lokala värdighetsgarantier. Samtliga verksamheter försöker tillgodose de s individuella önskemål på aktiviteter i mån av tid. En av fyra verksamheter uppger sig aktivt arbeta för att personalen ska prioritera tid för detta. Nyinflyttade tillfrågas om intressen i samband med inflyttningssamtal. Vid uttryckliga önskemål skrivs detta in i den s genomförandeplan. Samtliga verksamheter uppger sig erbjuda utevistelse och att det är lättare att tillgodose på sommaren när de kan vistas ute i trädgården och i omgivningen. En av verksamheterna har som rutin att utevistelse ska erbjudas dagligen till de som kan och om den tackar nej ska det dokumenteras. Frågan har besvarats med ja av samtliga verksamheter. Vi kommer inför kommande uppföljningar överväga om denna ska ställas då frågan är mycket generell. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 11(35)

12 Verksamheten följer regelbundet upp efterlevnaden av Vallentuna kommuns värdegrund och värdighetsgarantier vid APT och andra mötesforum. Det finns en tillfredställande rutin vad gäller hanteringen av kundernas nycklar/värdeföremål m.m. Samtliga verksamheter har utbildade värdegrundsledare som ingår i kommunens värdegrundsnätverk. Aktivt arbete med frågor kring värdegrunden har genomförts med all personal under året där bl.a. utbildningsmaterial från Socialstyrelsen i form av filmer och värdegrundskort har använts. Samtliga verksamheter har en tillfredställande rutin med nyckelkvittens till den s lägenhet. Finns det en rutin för säker hantering av kundens privata medel? Beskriv hur enheten praktiskt arbetar för att ge största möjliga inflytande/flexibilitet för den enskilde. Samtliga verksamheter har som rutin att förvara den s värdeföremål i ett låst skåp samt föra kassabok över hantering av pengar. Tre av fyra verksamheter har som rutin att tydliggöra vem som ansvarar över värdeföremål, den eller personal, samt att skriftligt dokumentera det. I samtliga verksamheter tar man upp frågan om intressen och önskemål i samband med nyinflyttning. Det görs med den enskilde själv och om så önskas även med närstående. En av fyra verksamheter uppger att de aktivt ber om en skriftlig levnadsberättelse i syfte att lära känna den enskilde men respekterar om det blir ett nej. Intressen och önskemål dokumenteras i genomförandeplanen, vilken ska uppdateras regelbundet samt vid behov. Två av fyra verksamheter uppger sig ha återkommande gemensamma möten med de där alla är med och Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 12(35)

13 rutiner Granskning och bedömning av rutiner och processer för arbete med värdegrund inom verksamheten. SÄBO Verksamheten följer gällande avtal kring arkivering. beslutar om exempelvis olika måltidsteman och aktiviter m.m. Samtliga verksamheter uppger att de tillfrågas vad som önskas till kvällsmål. Alla granskade verksamheter arbetar utifrån den nationella värdegrunden. Kommunens egna verksamheter arbetar utöver detta även utifrån Vallentuna kommuns värdegrund. Hos en av de externa verksamheterna arbetar man utöver den nationella värdegrunden även med företagets egna värderingar och man har värderingscoacher. Hos den andra externa verksamheten planerar man att komplementera de nationella värdighetsgarantierna med egna specifika garantier. Samtliga verksamheter har arbetat aktivt under 2014 med att gallra och överlämna samtliga avslutade akter till kommunen enligt gällande rutin. Det finns en lokal rutin för dokumentation när datasystemet inte fungerar. Två av verksamheterna har en lokal rutin för hur dokumentation såsom tillgång till journaler, genomförandeplaner, vårdplaner och kontaktuppgifter till närstående m.m. ska hanteras i händelse av ett planerat eller oplanerat driftstop. Två av verksamheterna saknar skriftlig rutin men arbete med att ta fram en rutin gällande detta har påbörjats. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 13(35)

14 dokumentation dokumentation Personakten förvaras enligt gällande lagstiftning. Dokumentationen i den sociala journalen är kortfattad men innehåller tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga uppgifter. Dokumentationen är utformad så den ger möjlighet till spårbarhet, vad har hänt? Finns viktig information om det skulle bli en diskussion om något en månad senare? Två av fyra verksamheter uppger att personakt/journalhandlingar förvaras i pärmar i brandsäkra och låsbara skåp. Två verksamheter har delvis dokumentation inlåst i skåp och delvis framme på hylla på sjuksköterskeexpeditionen. En av verksamheterna saknar brandsäkra skåp för dokumentation. Brandsäkra skåp ska införskaffas och dokumentation kommer från och med nu att förvaras inlåst. Alla verksamheter är bra på att skriva kortfattade journaler. En stor del av journalanteckningarna består av information om aktivitet eller besök. I majoriteten av journalerna på de olika verksamheterna går det ibland flera månader emellan anteckningar. Det saknas också ofta åtgärd kopplad till dokumenterade händelser och avvikelser. Med hänsyn till detta är bedömningen att de sociala journalerna generellt inte är tillräckliga och ändamålsenliga. Spårbarheten i de sociala journalerna varierar. Många gånger dokumenteras upptäckter av sår, dåligt mående och värk men uppgift om åtgärd eller resultat av upptäckten saknas ofta. Då det i många av de sociala journalerna ibland saknas journalanteckningar under flera månader är det svårt att följa händelseutvecklingen. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 14(35)

15 dokumentation Den sociala journalen är skriven så att den är fri från personliga omdömen/värderingar från personal. De sociala journalerna är överlag fria från personliga omdömen och värderingar. Det förekommer i några fall men då i form av positiva omdömen om kundens mående. dokumentation Dokumentationen i den sociala journalen är saklig och vilar på objektiv grund. Dokumentationen i de sociala journalerna är överlag saklig och objektiv. Inslag av subjektiva omdömen finns ibland dock inte i negativ bemärkelse. dokumentation Dokumentationen innehåller inte omdömen eller formuleringar som kan upplevas kränkande. Dokumentationen i den sociala journalen innehåller inga kränkande omdömen och formuleringar. dokumentation dokumentation Det finns anteckningar som redogör för inträffade avvikelser i kundens sociala journal. Texten i den sociala journalen är utformad så att den skulle "tåla" att läsas av kunden eller dennes företrädare. Den avvikelsetyp som generellt dokumenteras i verksamheterna är när kund tackat nej till aktivitet. Detta kan vara ett tecken på att verksamheterna saknar kunskap om vilka händelsetyper som bör registreras som avvikelser. Bedömningen är att dokumentationen i de sociala journalerna skulle tåla att läsas av kunden eller dennes företrädare. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 15(35)

16 dokumentation dokumentation Genomförandeplanen är utformad så att nya medarbetare har god hjälp av denna för att förstå hur insatser ska genomföras för att motsvara kundens behov/önskemål på bästa sätt. Uppgift finns om när genomförandeplanen ska följas upp. Hälften av verksamheterna utformar sina genomförandeplaner på ett sätt som ger nya medarbetare en god hjälp i arbetet hos kund och i en av verksamheterna uppfylls detta delvis. Dock ger genomförandeplanerna hos en av verksamheterna mycket bristfällig information till nya medarbetare. En av verksamheterna har uppföljningsdatum i alla de granskade genomförandeplanerna och resterande verksamheter har det endast i en av tre granskade genomförandeplaner. dokumentation Av genomförandeplanen framgår när och hur olika aktiviteter ska genomföras. En av verksamheterna har genomgående genomförandeplaner som både beskriver när och hur olika aktiviteter ska genomföras på ett tydligt sätt. Två av verksamheterna uppfyller detta delvis. Hos en av verksamheterna brister alla de granskade genomförandeplanerna då det inte framgår hur olika aktiviteter ska genomföras på någon av genomförandeplanerna och när bara framgår på en av dem. Ny kund, Förtydligande Denna process beskriver hur vi går tillväga när vi tar emot en ny kund och introducerar denna inom särskilda n för. Processen beskriver de aktiviteter vi gör fram till och med att vi upprättat kundens första genomförandeplan. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 16(35)

17 Utföraren använder sig av genomförandewebben i Treserva för att ta emot uppdrag från samt kommunicera med myndighetsavdelningen. Det finns en utförlig rutin för att ta emot ny kund. Samtliga verksamheter har rutin med checklista som används vid mottagande av ny kund. Planering av insatserna görs tillsammans med den enskilde eller dennes företrädare och dokumenteras i en genomförandeplan. Det finns en tydlig beskrivning på kontaktpersonens roll och ansvar som är väl känd i verksamheten. Frågan har besvarats med ja av samtliga verksamheter. Vi kommer inför kommande uppföljningar överväga om denna ska ställas då frågan är mycket generell. Vid kontroll av dokumentationen visade det sig att det finns relativt stora brister i delar av dokumentationen. Samtliga verksamheter har en skriftlig rutin med beskrivning av kontaktpersonens uppdrag. Upprättas genomförande plan för samtliga kunder inom 14 dagar från inflytt? Samtliga verksamheter är medvetna om kravet att upprätta genomförandeplan inom 14 dagar, vilket oftast görs. Ibland är detta dock svårt att åstadkomma om närstående ska vara med då det är svårt att få till en tid som passar alla. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 17(35)

18 Medarbetare/Arbetsmiljö Förtydligande Processer som primärt bedöms vara relaterade till medarbetare och arbetsmiljö. Inom detta området finns även kompetensutveckling. Huvudfokus inom detta område är alltså våra medarbetares förutsättningar för att ge kunderna ett kvalitativt innehåll i verksamheten. Ny medarbetare Förtydligande Processen beskriver hur vi ger varje ny medarbetare en bra introduktion. Här säkerställer vi att varje ny medarbetare får den vägledning och det stöd som behövs för att denne ska finna sig tillrätta och känna sig välkommen. Introduktionen riktas till personal som nyanställs, byter arbete, eller efter en längre tids ledighet återgår i arbete. Nyanställd personal ges en adekvat introduktion. Det finns en checklista och rutiner för lokal introduktion av nyanställda oavsett anställningsform. Skriftlig checklista och rutin för introduktion av nyanställda finns hos samtliga fyra verksamheter. Där ingår bl.a. genomgång av lokala rutiner, dokumentationssystemet samt att gå dubbelpass med van personal m.m. Kompetensutveckling Förtydligande Denna process beskriver hur vi systematiskt arbetar med kompetensutveckling för våra medarbetare. Delar av detta arbete dokumenteras i "vårdkoll" för verksamheter i kommunal regi. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 18(35)

19 Verksamhetschefen uppfylller kompetenskraven i förfrågningsunderlaget gällande utbildning/erfarenhet. Samtliga verksamhetschefer har den formella kompetens som anges i förfrågningsunderlagen. Det finns en kompetensutvecklingsplan för varje månadsanställd medarbetare. Samtliga medarbetare har fått möjlighet till ett utvecklingssamtal det senaste året. Tre av fyra verksamheter har individuell kompetensutvecklingsplan för månadsanställd personal. Hos en verksamhet saknas kompetensutvecklingsplaner. Verksamhetschefen ser över behov av kompetensutveckling och tar upp det i samband med utvecklingssamtal. I tre verksamheter har all personal fått utvecklingssamtal det senaste året. I den fjärde har endast hälften hunnits med på grund av att verksamhetschefen har varit sjukskriven. Personalen ges förutsättningar för fortlöpande kompetens- och kunskapsutveckling. Frågan har besvarats med ja av samtliga enheter. Det finns möjlighet till handledning om behov uppstår. I alla verksamheter finns olika former för handledning till personalen. Exempel är dokumentstödjare som handleder omvårdnadspersonal kring social dokumentation, demensforum med utbildade Silivasystrar samt sjuksköterskor och sjukgymnaster som handleder omvårdnadspersonal vid behov. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 19(35)

20 Systematiskt arbetsmiljöarbete Förtydligande I denna process beskrivs det övergripande arbetet med vårt systematiska arbetsmiljöarbete. Vi har dock valt att beskriva hantering av arbetsskador, risker och tillbud i en särskild process. Det genomförs regelbundna personalmöten, ca 10 ggr/år. Samtliga verksamheter har regelbundna möten med personalen kring hur verksamheten ska bedrivas enligt lagar, riktlinjer och rutiner. Vissa möten innefattar hela personalstyrkan andra avdelningsvis. Verksamheten har under den senaste 12-månaders perioden genomfört en dokumenterad skyddsrond. Samtliga verksamheter arbetar med skyddrsonder på ett sätt som överensstämmer med praxis inom systematiskt arbetsmiljöarbete. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 20(35)

21 Hälso- och sjukvård Förtydligande Inom detta område finns processer som primärt är relaterade till hälso- och sjukvård. Exempel på sådana är läkemedelshantering, fallprevention, vård i livets slutskede m.m. Det är endast på som kommunen har ansvar hälso- sjukvården. I de fall området finns i andra verksamhetsformer beskriver dessa processer arbetsuppgifter utför på delegation av ansvarig från annan huvudman. Det kan också förekomma processer som behöver beaktas av kommunens personal, tex. basala hygienrutiner, fallprevention osv. trots att ansvaret ligger på annan huvudman. Läkemedelshantering Får patienterna sina läkemedel inom rimlig tidsram i förhållande till vad läkare avsett i ordinationen? Är verksamhetens lokala skriftliga rutin för läkemedelshantering känd och tillgänglig för berörd personal? Samtliga verksamheter har rutin för hur omvårdnadspersonalen ska agera för att mediciner ges i rimlig tid. Om en exempelvis önskar sova länge på morgonen kontaktas sjuksköterska för ställningstagande gällande om den ska väckas för medicinintag eller inte. Rutin för läkemedelshantering gås igenom i samband med introduktion av ny personal. Rutinen finns lättillgänglig på sjuksköterskeexpeditionen hos alla verksamheter. Får omvårdnadspersonal fortlöpande kunskap om hur läkemedel kan påverka den enskilde och om risker vid felaktig hantering av läkemedel? Samtliga verksamheter ingick i läkemedelsprojekt 2012 där omvårdnadspersonal var involverad. Ingen gemensam strukturerad fortsättning har skett efter det. En del personal har bytts ut under Utbildning sker däremot hos alla i samband med delegering av läkemedelshantering. Förbättringspotential finns där mer basal information kring vanligt användande läkemedel, symptom att känna igen etc bör tas upp med omvårdnadsper- Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 21(35)

22 Utförs läkemedelsgenomgångar tillsammans med läkare årligen enligt Socialstyrelsens föreskrifter? sonalen. Samverkan med läkare och annan hälso- sjukvårdspersonal Samtliga enheter uppger att läkemedelsgenomgångar görs enligt förfrågningsunderlagen. Den lokala skriftliga rutinen kring läkarsamverkan, omfattar hur läkare kontaktas dagtid, jourtid och vid dödsfall. Ja, samtliga uppger att skriftlig information finns tillgänglig hur läkare kontaktas dagtid, jourtid och vid dödsfall. Aktuella telefonnummer eller andra sökvägar till tjänstgörande sjuksköterska är tillgänglig för berörd personal. Finns det en lokal skriftlig rutin för hur kontakt tas med läkare eller annan hälso- och sjukvårdspersonal? Ja, samtliga uppger att skriftlig information finns tillgänglig för personalen med telefonnummer till tjänstgörande sjuksköterska. Två av verksamheterna uppger att telefonnummer till tjänstgörande sjuksköterska finns inprogrammerat i telefon hos omvårdnadspersonalen. Samtliga verksamheter uppger att rutin finns, denna har dock inte granskats. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 22(35)

23 Fallprevention All berörd personal deltar i teamarbete kring fallprevention. Får omvårdnadspersonalen regelbunden utbildning/handledning i fallförebyggande åtgärder? Ja, alla verksamheter har teamträffar där sjukgymnast, arbetsterapeut och omvårdnadspersonal ingår. Fallavvikelser tas upp för genomgång av händelse, åtgärdsförslag och uppföljning. Samtliga har också återkommande utbildning av sjukgymnast i förflyttningsteknik, förebyggande åtgärder mm. Vårdhygien Utföraren tillämpar basala hygienrutiner enligt gällande föreskrifter, riktlinjer och rutiner, för att förebygga smittspridning. All personal tillämpar basala hygienrutiner i arbetet? Ja, basala hygienrutiner tillämpas i alla verksamheter. Utsedda hygienombud finns och kontroll görs att samtliga medarbetare gör Vårdhygiens webbaserad utbildning i basala hygienrutiner. Egenkontroll görs att rutinen följs av personalen. Vid nyanställning av fast personal eller vikarier går man igenom basala hygien- Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 23(35)

24 rutiner Samtliga medarbetare har genomgått utbildning i basala hygienrutiner. Granskning och bedömning av rutiner och processer för basala hygienrutiner i verksamheten. SÄBO Använder vårdpersonal alkogel/handsprit i samband med omvårdnad? rutiner. På två av fyra verksamheter har samtlig personal genomgått Vårdhygiens webbutbildning i basala hygienrutiner. De andra två vet om kravet men känner inte till om alla har genomgått utbildningen. Detta kommer att följas upp i början på En av verksamheterna har en tydlig och utförlig skriftlig rutin där det bl.a. framgår vem som är hygienansvarig sjuksköterska och hygienombud. Vårdhygiens instruktioner kring basala hygienrutiner finns bifogat. Två verksamheter har skriftliga rutiner med hänvisning till Vårdhygiens instruktioner. Det saknas dock information om vem/vilka som är hygienansvariga i verksamheten, hur uppföljning sker ute hos personalen etc. En verksamhet saknar skriftlig hygienrutin helt men följer Vårdhygiens instruktioner kring basala hygienrutiner i det praktiska arbestet. En klar förbättringspotential ses hos tre av verksamheterna när det gäller att dokumentera ner lokala hygienrutiner. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 24(35)

25 Används skyddsutrustning vid orent arbete? Vård i livets slutskede Erbjuds kund att delta i brytpunktssamtal/vårdplanering inför vård i livets slut? Frågan har besvarats med ja av samtliga enheter. Vi kommer inför kommande uppföljningar överväga om denna ska ställas då frågan är mycket generell. Registrerar verksamheten i Palliativa registret? Finns lokala skriftliga rutiner för vård i livets slut? Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 25(35)

26 rutiner Beskriv hur rutinen ser ut för vård i livets slutskede. Granskning och bedömning av rutiner och processer vid vård i livets slutskede inom verksamheten. SÄBO På tre av fyra verksamheter genomförs brytpunktssamtal av läkare och sjuksköterska med den enskilde och ev närstående och informationen förs vidare till övrig berörd personal. Man är lyhörd för hur den enskilde och närstående önskar ha det vid vård i livets slutskede. Vid behov tar man in extra personal för att kunna sitta hos den enskilde och vaka in i det sista. Hänsyn tas till närståendes önskemål att delta vid omhändertagande av den avlidne. På en verksamhet upplevs informationsöverföring till omvårdnadspersonal mellan skiftbyten bristfällig. Två av verksamheterna har tydliga lokala rutiner som tar upp de fyra hörnstenarna i de Nationella riktlinjerna för god vård i livets slutskede: symptomlindring, tvärproffessionellt samarbete, kommunikation och stöd till närstående. Hos två av verksamheterna finns utrymme till förbättring då inte alla fyra hörnstenarna finns med eller inte är tydligt beskrivna. Demens Finns det alltid omvårdnadspersonal på plats på resp. avdelning inom demenst nattetid? Att svar ej kommit från en verksamhet beror på att personer med demensproblematik inte bor på enheten. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 26(35)

27 Får all berörd personal kompetensutveckling avseende vård av personer med demenssjukdom? Att svar ej kommit från en verksamhet beror på att personer med demensproblematik inte bor på enheten. Beskriv hur de s behov av bemanning på demensavdelningar tillgodoses nattetid. Undernäring På en verksamhet finns två undersköterskor nattetid på fyra avdelningar. På en verksamhet finns en nattpersonal på två avdelningar på varje våningsplan, samt en personal som går emellan och hjälper till. På en verksamhet finns en nattpersonal på varje avdelning som vid behov samarbetar med varandra. Den fjärde verksamheten har inget demens. Är nattfastan acceptabel, högst 11 timmar? Beskriv hur fördelningen av måltider ser ut på enheten. Samtliga uppger att frukosten serveras utifrån de s önskemål men oftast mellan Lunch mellan 12-13, därefter eftermiddagskaffe/the och middag mellan Kvällsmål serveras mer individuellt efter önskemål. Samtliga har kännedom om att nattfasta inte får överstiga 11 timmar. Alla verk- Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 27(35)

28 samheter uppger att nattpersonal ska fråga om vill ha något att äta eller dricka om de vaknar på natten. Habilitering/ Rehabilitering Handleder sjukgymnast/arbetsterapeut omvårdnadspersonal i ett rehabiliterande arbetssätt? Upprättar sjukgymnast/arbetsterapeut individuell plan för habilitering och rehabilitering vid behov? Beskriv hur enheten arbetar med rehabilitering/habilitering. Samtliga verksamheter har tillgång till arbetsterapeut och sjukgymnast. Teamträffar genomförs med omvårdnadspersonal för utbildning i lyftteknik, genomgång av fallavikelser mm. Individuella vårdplaner görs av sjukgymnas med träning för de som har potential till förbättring, alternativt att få bibehålla sin funktion. Sjukgymnast och arbetsterapeut handleder övrig personal vid behov. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 28(35)

29 Mun- och tandhälsovård Om munhälsobedömningen är utförd, har berörd personal tillgång till munvårdskortet med råd och anvisningar om vårdtagarens tand- och munhygien? Samtliga verksamheter erbjuder munhälsobedömning årligen till de. På tre av fyra verksamheter har omvårdnadspersonalen tillgång till munvårdskortet och på en får de muntlig information från sjuksköterskan. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 29(35)

30 Systematiskt utvecklingsarbete Förtydligande Detta område innefattar hur vi systematiskt arbetar för att utveckla verksamheten. Inom området finns olika typer av löpande uppföljningar såsom avvikelsehantering. Här samlar vi de processer som uppenbart syftar till att höja kvalitén i verksamheten. Dessa är också kopplade till andra områden såsom kund, arbetsmiljö m.m. Avvikelsehantering Förtydligande Processen beskriver hur vi arbetar med avvikelser inom området hälso- och sjukvård och omsorg. Från processen finns sidoprocesser som är kopplade till avvikelsehanteringen. Dessa är: - Process lex Sarah - Process lex Maria - Process synpunkter och klagomål Utföraren har en dokumenterad rutin för hantering av avvikelser i verksamheten. Samtliga medarbetare vet vad en avvikelse är/vilka händelser som ska registreras. Avvikelser följs alltid upp på ett sätt som minimerar risken att liknande händelser inträffar igen. I samtliga verksamheter har personal kännedom om, samt kan registrera avvikelser. Flera upplever dock mer eller mindre osäkerhet kring vilka händelser som ska rapporteras, vilken allvarlighetsgrad som ska väljas mm. Verksamheterna efterfrågar mer utbildning i registering av avvikelser. I samtliga verksamheter följs avvikelser upp på teammöten med omvårdnadspersonal och legitimerad personal. Det saknas dock en strukturerad uppföljning där arbetet med att åtgärda, återkoppla och följa upp behöver förbättras. I två verksamheter saknas utbildning om hur avvikelser- Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 30(35)

31 rutiner Granskning och bedömning av rutiner och processer för hantering av avvikelser i verksamheten. SÄBO na ska följas upp i avvikelsesystemet. Två av verksamheterna har en relativt heltäckande dokumentation kring hur avvikelsehanteringen ska genomföras. De andra två verksamheterna arbetar med avvikelsehantering gällande HSL, men det finns en förbättringspotential när det gäller avvikelsehantering gällande SoL. Lex Sarah Förtydligande Processen beskriver hur vi hanterar rapporter om missförhållande som framförs av en medarbetare. Processen börjar i den stund medarbetaren bedömer att händelsen är ett "misstänkt missförhållande" och väljer att göra en rapport om detta. Utföraren följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt socialnämndens riktlinjer gällande Lex Sarah. Det finns rutin för rapportering, utredning och anmälan av missförhållande enligt lex Sarah. Samtliga verksamheter har en rutin. En av verksamheterna har genomgått utbildning för all personal. En verksamhet planerar att genomföra en webbutbildning under år Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 31(35)

32 Samtliga rapporteringar och utredningar om missförhållande (lex Sarah) skickas till Vallentuna socialförvaltning. Synpunkter och klagomål Förtydligande Processen beskriver hur vi hanterar inkommande synpunkter och klagomål. Processen tydliggör hur hanteringen sker när synpunkter kommer in via hemsida, i verksamhet eller via skrivelse m.m. Samtliga verksamheter uppger att alla rapporter och utredningar enligt lex Sarah skickas till socialförvaltningen. Det finns blanketter för synpunkter och klagomål lättillgängliga för kunder och närstående. Alla verksamheter har blanketter för synpunkter och klagomål lättillgängliga. Utföraren har en dokumenterad rutin för synpunktsoch klagomålshantering, i vilken framgår till vem den enskilde kan vända sig för att lämna synpunkter på verksamheten, samt få besked om tidpunkt för svar. rutiner Granskning och bedömning av rutiner och processer för arbete med synpunkter och klagomål. SÄBO En av de externa verksamheterna har en väl utformad rutin för hantering av synpunkter och klagomål. Man använder sig bland annat av en blankett för att återkoppla vidtagna åtgärder och utfästelser till den som framfört synpunkten. Även den andra externa verksamheten har en rutin för hanteringen, dock saknas en Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 32(35)

33 Lex Maria Förtydligande Processen beskriver hantering av lex Maria anmälningar. Beskrivningen börjar med att en avvikelse identifieras som en vårdskada som senare kan generera en lex Maria rapport. tydlig beskrivning av processen samt fördelning av roller och ansvar i denna. Vad gäller de kommunala verksamheterna har man rutiner men dessa är något föråldrade. Denna förbättringspotential är inte något som ligger på den enskilda verksamheten utan något som behöver göras centralt inom socialförvaltningen. En översyn av området synpunkter & klagomål är inplanerad under våren I praktiken är intrycket att hanteringen trots detta är tillfredställande inom verksamheterna. Utföraren följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt socialnämndens riktlinjer gällande lex Maria. Alla verksamheter följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt socialnämndens riktlinjer gällande lex Maria. Samtliga rapporter som kan vara skäl för lex Maria utredning skickas till MAS i Vallentuna kommun. Ja, samtlig hälso- och sjukvårdspersonal har kännedom om detta på samtliga enheter. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 33(35)

34 Kvalitetsledningssystem Förtydligande Processen beskriver hur vi löpande arbetar med att analysera, utvärdera och förbättra verksamheten inom ramen för kvalitetsledningssystemet. Utföraren har ett kvalitetsledningssystem som uppfylller och tillämpar Socialstyrelsens föreskrift om Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete SOSFS 2011:9. rutiner Granskning och bedömning av rutiner och processer för egenkontroll inom verksamheten. SÄBO En av verksamheterna arbetar aktivt och strukturerat med egenkontroller i företagets kvalitetsledningssystem. Övriga verksamheter arbetar till viss del med egenkontroller, dock inte lika genomgående. Dokumentation finns som visar att verksamheten bedriver ett systematiskt utvecklingsarbete i enlighet med SOSFS 2011:9. På de kommunalt drivna enheterna är kvalitetsledningssystemet ännu ej implementerat. Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 34(35)

35 Externa utförare Förtydligande Området innefattar processer m.m. som är relaterade till externa utförare av verksamhet. De processer som är generella utifrån insats samordnas under andra områden. I detta finns endast det som är specifikt för samverkan med externa utförare. Avtalsuppföljning Utföraren deltar aktivt i beställarens samverkansmöten. Samtliga externa utförare deltar aktivt i kommunens samverkansmöten. Bilagor verksamhetssammanfattningar Bilagor med enhetsresultat: Vårdbo Stångberga Väsbygården Korallens vård Socialnämnden, Rapport avtals/uppdragsuppföljning 35(35)