Attraktiva och moderna studiemiljöer i förskola och grundskola, och hantering av fastighetsfrågor inom barn- och ungdomsförvaltningen

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (14) Dnr Bun 2010/281 Attraktiva och moderna studiemiljöer i förskola och grundskola, och hantering av fastighetsfrågor inom barn- och ungdomsförvaltningen Förslag till beslut Barn- och ungdomsförvaltningens förslag till beslut: Barn- och ungdomsnämnden beslutar i egenskap av företrädare för samhällsuppdraget 1. att uppdra till barn- och ungdomsförvaltningen att verka för att moderna och attraktiva studiemiljöer skapas genom att insatser för fastighetsunderhåll, anpassningar av lokaler till moderna krav, inventarier och utrustning och daglig skötsel samplaneras och samverkar på en hög kvalitetsnivå 2. att till Kommunstyrelsen förorda att Fastighetsavdelningen tillförs investeringsmedel under 2011 för att kunna genomföra anpassningar av förskoleoch skollokaler till moderna krav 3. att hos Kommunstyrelsen begära att Barn- och ungdomsnämnden tillförs driftsmedel för att kunna täcka den ökade hyreskostnad som krävs för att fastighetsavdelningen ska kunna hålla en standard på periodiskt inre underhåll som motsvarar vad som krävs av moderna och attraktiva studiemiljöer 4. att uppdra till barn- och ungdomsförvaltningen att verka för att samverkan mellan alla intressenter och kompetenser som berörs stärks 5. att uppdra till barn- och ungdomsförvaltningen att verka för att gränsdragningen i ansvaret för det periodiska inre underhållet av förskolor och grundskolor ändras så att ansvaret flyttas från förskole- och skolenheterna till fastighetsavdelningen Barn- och ungdomsnämnden beslutar i egenskap av styrelse för egenregiverksamheten o att uppdra till den kommunala egenregiverksamheten inom Förskola och grundskola att verka för att skapa en sammanhållen och professionell organisation för att hantera fastighetsrelaterade frågor, som också avlastar de pedagogiska ledarna operativt ansvar för fastighetsfrågor Ärendet i korthet Ärendet avser att skapa rutiner och indikera finansieringsbehov för att kunna modernisera och uppgradera de fysiska miljöerna i kommunens förskolor och skolor såväl inom den kommunala egenregin som hos fristående anordnare. Den fysiska 10 1 Attraktiva och moderna studiemiljöer - Tjänsteskrivelse.doc Barn- och ungdomsförvaltningen Besöksadress: Vasaplatsen 9-11 Kansliet Postadress: JÄRFÄLLA Kah Slenning Carlstam, Barn- och ungdomsdirektör Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: barn.ungdomsnamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (14) miljön är en av flera viktiga förutsättningar för den totala lärmiljön. Miljöerna håller i dag mycket varierande standard, och det är rimligt att kommunen erbjuder alla verksamheter goda och jämna villkor. För att moderna och attraktiva studiemiljöer ska kunna skapas, måste många intressenter och kompetenser samverka. Inom den kommunala egenregiverksamheten behöver också organisationen av fastighetshanteringen ses över, för att nå en rationell hantering på professionell nivå, och för att avlasta verksamheternas ledare. I korthet leder ärendets innehåll till följande slutsatser: Moderna och attraktiva studiemiljöer skapas genom att fastighetsunderhåll, anpassningar av lokaler till moderna krav, inventarier och utrustning och daglig skötsel samplaneras och samverkar på en hög kvalitetsnivå. Samverkan mellan alla intressenter och kompetenser som berörs behöver stärkas. Berörda kompetenser innefattar pedagogik och organisation för lärande, fastighetsplanering och fastighetsteknik, miljö och hälsoskydd, samt ekonomi. Den kommunala egenregin och fristående verksamheter har olika ansvarsinnehåll, men ska båda ingå i samhällsuppdragets samordning av planeringen för skapandet av moderna och attraktiva studiemiljöer Den kommunala egenregin behöver skapa en sammanhållen och professionell organisation för att hantera fastighetsrelaterade frågor, som också avlastar de pedagogiska ledarna operativt ansvar för fastighetsfrågor Barn- och ungdomsförvaltningens kansli tillförs en tjänst som lokalsamordnare Vissa investeringsmedel behöver tillföras fastighetsavdelningen för anpassning av lokaler till förändrade behov Driftsmedel och personell kapacitet behöver tillföras fastighetsavdelningen för att kunna hantera det löpande inre underhållet av förskolor och skolor. Gränsdragningslistan ses över, i avsikt att föra över ansvaret för det löpande inre underhållet från enheterna inom förskola och grundskola till fastighetsavdelningen Arbetet med att förbättra rutinerna för felanmälan fortsätter Handlingar I ärendet finns följande handlingar: 1 Barn- och ungdomsförvaltningen skrivelse , Bakgrund Behov av översyn av roller, rutiner och ansvarsfördelning Under en längre tid har rutiner, ansvarsfördelning och angelägna arbetsuppgifter kring frågor som rör förskolors och skolors fysiska miljöer diskuterats inom barnoch ungdomsförvaltningen, med kommunens fastighetsavdelning och med kommunledningskontoret. Sammantaget finns ett behov av att se över roller, rutiner och ansvarsfördelning inom barn- och ungdomsförvaltningen, och mellan de olika andra intressenterna. Behovet av översyn rör ett flertal områden:

3 (14) o Lång- och kortsiktig kapacitetsplanering, i relation till behovet av platser i förskola och grundskola o Fördelningen av ansvar för fastigheterna mellan barn- och ungdomsförvaltningens egenregiverksamhet respektive fristående verksamheter som hyr kommunala lokaler, och fastighetsavdelningen, nu beskriven i den s.k. gränsdragningslistan. Ansvar behöver också förtydligas inom BUF, mellan BUNkansliet som beställare och den kommunala egenregiverksamheten inom Förskola och grundskola o I den ansvarsfördelning som gränsdragningslistan beskriver, finns en större fråga som rör ansvaret för det löpande inre underhållet av fastigheterna, som nu ligger på enheterna själva. Andra arrangemang behöver diskuteras, tillsammans med finansieringen av det periodiska inre underhållet. o Barn- och ungdomsförvaltningens och fastighetsavdelningens bemanning och kompetens för att hantera de gemensamma frågorna kring fastigheterna behöver tydliggöras o Ansvarsfördelning och kommunikationsrutiner mellan barn- och ungdomsförvaltningens beställarkansli, respektive förskola och skola, fastighetsavdelningen och kommunens nya funktion som Fastighetsstrateg behöver tydliggöras o Rutiner för felanmälan från enheterna, och återrapportering av åtgärder till enheterna behöver förenklas och effektiviseras o Rutiner för kommunikation, beredning av beslut och finansieringskonsekvenser i relation till miljö- och hälsoskyddsarbete som rör förskolors och skolors lokaler behöver tydliggöras o Rutiner för anpassning av lokaler till nya behov och krav behöver förtydligas, både vad gäller processen och finansieringsplaneringen o Den del av de fysiska miljöerna som rör inventarier och media, (fr. a ITutrustning), i egenregins verksamheter behöver systematiseras och planeras långsiktigt, i relation till tillgängliga drifts- och investeringsmedel o Fastighetsfrågorna tar nu en stor del av många enhetschefers vardagsarbete. Chefernas huvuduppdrag rör det pedagogiska ledarskapet, och stödfunktioner för att avlasta cheferna behöver skapas o Systematisk kvalitetsuppföljning av de fysiska miljöerna saknas, men behöver finnas för att kunna fungera som underlag för planering av förbättringar. Att skapa attraktiva och moderna studiemiljöer Som en del i arbetet med resultatförbättring, och för att ta ett samlat grepp om de inre miljöerna i förskolor och skolor, ska vi gemensamt ta fram en plan för att skapa attraktiva och moderna studiemiljöer i de lokaler som ägs av Järfälla kommun, och som används av både kommunalt drivna och fristående verksamheter. Nuläget i förskolor och skolor är mycket varierande; många är välskötta och välutrustade, men det finns också miljöer som är i behov av underhåll, anpassningar till en förändrad verksamhet och en bättre och modernare utrustningsnivå. Av den anledningen behövs en samlad och långsiktig plan för fastigheternas inre underhåll och övriga fysiska utveckling. De inre miljöerna har också stor betydelse för barns och medarbetares upplevelse av sin arbetsmiljö. Enheterna inom förskola och grundskola såväl kommunala som de i fristående regi har under de senaste åren haft ett stort eget ansvar för lokalernas inre underhåll. Det har haft fördelen att det inre underhållet i bästa fall har kunnat samplaneras med enhetens pedagogiska idéer. En mer samlad och långsiktig planering av det inre

4 (14) underhållet, och förbättringar som kräver mindre investeringar, måste också i fortsättningen styras av de pedagogiska behoven för att den samlade effekten av alla insatser ska bli att det skapas attraktiva och moderna studiemiljöer. Alla olika förskolor och skolor har förstås sina egna unika förutsättningar och önskemål, och ett samlat program för studiemiljöerna ska kunna beskriva en miniminivå, och se till att det finns stöd för enheterna att utveckla sina inre miljöer. Nackdelen med den nuvarande ansvarsfördelningen har varit att standarden på olika anläggningar kommit att variera mer än vad som är acceptabelt, och att det kommit att saknas en sammanhållen bild av standarden, såväl fastighetstekniskt som pedagogiskt/organisatoriskt. De fysiska miljöerna i förskolor och skolor kräver insatser av många olika kompetenser för att kunna hållas på en attraktiv och modern nivå. Idag saknas en tydlig organisation för att de kompetenser som behövs ska kunna ge sitt bidrag till utvecklingen. Hela ansvaret ligger nu på berörd förskolechef/rektor, med ett minimum av stöd från gemensamma funktioner. För att det arbete som krävs för att uppgradera miljöerna ska kunna drivas på ett realistiskt sätt, behövs ett starkare stöd till enheterna, både i form av samordning och av specialistkompetens. Ekonomin kring skötseln av fastighetsbeståndet behöver också tas med i beräkningen: I ett moget fastighetsbestånd, med låga kapitalkostnader för nybyggnationer, bör utrymmet för re-investeringar kunna öka. Enligt Skolverkets statistik, är Järfälla kommuns kostnad för lokaler per elev /år, jämfört med för övriga kommuner i kommungruppen, och för kommunerna i riket som helhet. Lokalkostnaderna svarar för strax över 12 % av förvaltningens hela kostnadsmassa en vanlig siffra hos många kommuner är %. Det bör alltså finnas utrymme för något högre kostnader. Hur allt detta ska gå att genomföra, ska beskrivas i planen. Vi kommer att behöva en tydlig samordning mellan olika kommunala aktörer, en viss ekonomisk satsning och en arbetande referensgrupp med pedagoger, chefer, fastighetskunniga, miljösakkunniga och ekonomikunniga personer för att förverkliga planen under den kommande tre-femårsperioden. Analys Samband med andra ärenden Förskolors och skolors fysiska miljöer är en av förutsättningarna för barnens utveckling och lärande. Att skapa attraktiva och moderna studiemiljöer ingår därför i det övergripande arbetet med resultatförbättring, som årligen behandlas i ett eget ärende. För att arbetet med attraktiva och moderna studiemiljöer ska fungera i praktiken, behöver det hänga nära samman med förvaltningens övergripande kapacitetsplan. Barn- och ungdomsförvaltningens kansli, (samhällsuppdraget), svarar för kapacitetsplaneringen på kort och lång sikt i relation till befolkningsutveckling, förändrade pedagogiska behov och investeringsförutsättningar. Kansliet upprättar årligen en kapacitetsplan som bygger på aktuella befolkningsprognoser. Kansliets kapacitetsgrupp har tre funktioner: I ett första steg bedöms den fysiska kapaciteten hos alla de anläggningar där det finns verksamhet inom förvaltningens ansvarsområde, (lokalernas storlek och tekniska beskaffenhet). I ett andra steg tillförs bedömningar av lokalbehovet ur pedagogisk synvinkel t ex i de fall förändringar i

5 (14) arbetssätt eller verksamhetsmål påverkar lokalernas utformning och kapacitet. I ett tredje steg sammanfattas kapacitetsbedömningen och översätts till beräkningar och planering av investeringsbehov. Kapacitetsplanen har nyligen införts som rutin för att arbeta med lokalbehovet, och bryter mot vissa tidigare rutiner där kapaciteten hos olika lokaler bedömdes utifrån flera mindre precisa kriterier. Tillgången på personal har t ex ibland tillåtits sätta en gräns för lokalernas kapacitet, trots att lokalerna rent fysiskt har en högre kapacitet. En enhets ekonomi har också kunnat påverka kapacitetsbedömningen på så sätt att en enhet med en ekonomi i balans kunnat tacka nej till ytterligare barn. Slutligen kan vissa sätt att pedagogiskt organisera verksamheten kräva större lokalytor, vilket innebär högre kostnader. Alla dessa skäl till att begränsa kapaciteten har egentligen inte med lokalernas beskaffenhet att göra, men kan ändå leda till krav på ytterligare lokalinvesteringar som inte behövs, och därmed drar undan ekonomiska resurser från kärnverksamheten, och från förbättringar av de befintliga lokalerna. Kapacitetsbedömningen ska enbart grunda sig på lokalernas fysiska förutsättningar i relation till de pedagogiska krav som ställs på verksamheten. Kapacitetsplanen ska ange det maximala antalet platser för alla förskolor och skolor, som fastställs i dialog med ansvarig chef. Ansvarig chef/rektor ska åta sig att vid behov kunna hålla det antal platser som kapacitetsplanen anger. Om- och nybyggnationer, t ex för att öka kapaciteten på någon anläggning eller i ett expansivt område i kommunen, ska planeras och genomföras på ett sådant sätt att attraktiva miljöer skapas. Med god planering, kan ofta flera olika problem lösas samtidigt: En fastighetsteknisk åtgärd kan t ex utnyttjas för att samtidigt också förbättra en studiemiljö. Barn- och ungdomsnämndens Mål & budget är det dokument som ytterst sätter ramarna och förutsättningarna för planeringen av skapandet av attraktiva och moderna studiemiljöer. När detta ärende skrivs, har arbetet med budget 2012/2013 inte startat på nämndnivå. Ärendet kan därför betraktas som en del i underlaget för den kommande tvåårsbudgeten. Eftersom arbetet med studiemiljöerna därefter kommer att behöva pågå kontinuerligt, måste kopplingen till Mål & budget ständigt finnas. Slutligen kan nämndens bokslut och verksamheternas kvalitetsredovisningar användas för att ge en bild av lokalernas kvalitetsnivå, för att ytterligare synliggöra och sammanfatta de förutsättningar som finns. Den metod för självvärdering av lokalerna som kommer att arbetas fram, kan också användas för kvalitetsredovisning. Vad krävs för att åstadkomma en modern och attraktiv studiemiljö? För att åstadkomma attraktiva och moderna studiemiljöer krävs ett antal insatser för den fysiska miljön, enligt följande: o Det löpande fastighetsunderhållet måste fungera, både tyngre fastighetstekniska åtgärder, och periodiskt inre underhåll. Ansvaret för den delen av underhållet som handlar om fastigheternas tekniska funktionalitet finns hos fastighetsägaren. Ansvaret för löpande inre underhåll finns nu hos respektive enhet. Det inre underhållet av t ex ytskikt behöver planeras och budgeteras systematiskt för att nå en jämn och god nivå på alla anläggningar.

6 (14) Planering av det inre underhållet omfattas av detta ärende, och förutsätter ekonomiskt att tillräckliga driftmedel finns för löpande underhåll. o Anpassningar av lokalerna till förändrade pedagogiska krav och förutsättningar behöver kunna göras. Fastigheter för förskola och skola används under lång tid, och under den långa tiden hinner de pedagogiska och organisatoriska kraven på den fysiska miljön ändras ett antal gånger. Nuvarande läroplaner för grundskola och förskola är från 1994 resp Grundskolans tidigare läroplan är från 1980, och den dessförinnan från Många av de fastigheter som ännu är i bruk, är äldre än så. Hanteringen av anpassning av lokaler omfattas av detta ärende, och förutsätter ekonomiskt investeringsmedel. o Attraktiva och moderna studiemiljöer förutsätter funktionella och tilltalande inventarier, (t ex möbler och redskap), och media, t. ex IT-utrustning och bibliotek. Planering för detta faller utanför detta ärende, eftersom inventarier och media är ett ansvar för respektive driftsansvarig, men det förtjänar att nämnas i sammanhanget att studiemiljöerna knappast blir fullgoda bara genom att fastighetsunderhållet fungerar väl. Anskaffning och förnyelse av inventarier och media behöver planeras systematiskt av resp. driftsansvarig, och förutsätter ekonomiskt både drifts- och investeringsmedel. o Slutligen spelar naturligtvis den dagliga skötseln av de inre miljöerna stor roll för helhetskvalitén, men faller utanför detta ärende, och är helt enheternas eget ansvar. Helhetsintrycket av miljöerna kommer dock att bli synligt i kvalitetsuppföljningar, och i barns och medarbetares upplevelse av sin arbetsmiljö och trivsel. Vilka kompetenser behöver bidra till utvecklingen? Fyra större kompetensområden berörs av utvecklingen av de inre miljöerna i förskolor och skolor, och behöver därför samverka: o Förskolans och skolans kärnkompetenser pedagoger av olika slag, ledare och elevhälsopersonal o Fastighetsteknisk kompetens o Miljö- och hälsoskyddskompetens o Ekonomisk kompetens Sambandet och samverkan mellan olika kompetensområden inom organisationen behöver utvecklas, för att vi ska få en smidig hantering av komplexa frågor. Hanteringen av detta ärende kan förhoppningsvis bidra till att effektiva kommunikationsvägar och mötesformer stärks, och att olika kompetensområden kan förstärka varandra. Vissa kompetensområden som har betydelse för helheten har idag inga beröringspunkter alls: Det finns, för att ta ett enda exempel, inga rutinmässigt använda metoder för att kalkylera de ekonomiska effekterna av miljöer som påverkar barns och elevers lärande eller hälsa negativt. Fler aktiva gränssnitt mellan olika kompetenser skulle bidra till ett bättre beslutsunderlag för utvecklingen av de fysiska miljöerna. Olika delansvar De kommunala och de fristående enheterna har olika former av ansvar i utvecklingen av sina studiemiljöer. För de kommunala enheterna finns hela ansvaret hos olika instanser inom den kommunala organisationen. För de fristående enheter som hyr lokaler som ägs av Järfälla kommun, finns bara ansvaret för fastigheternas skötsel hos kommunen allt övrigt som rör studiemiljöerna är enheternas eget ansvar.

7 (14) Oaktat de olika formella ansvarsfördelningarna, finns inget som hindrar ett kreativt samarbete mellan kommunala instanser och fristående enheter. Inom den kommunala organisationen finns ansvar fördelat på många olika händer samhällsuppdraget inom barn- och ungdomsförvaltningen svarar för kapacitetsplanering, kvalitetsuppföljning och den kort- och långsiktiga lokalplaneringen för förskolor och skolor. Fastighetsavdelningen förvaltar de kommunala fastigheterna, och blir därmed en viktig aktör i allt som rör det löpande underhållet. Kommunledningskontoret, genom fastighetsstrategen, företräder kommunen som fastighetsägare, och har ansvaret för att leda och samordna den kommunövergripande och strategiska lokal-försörjningen på kort och lång sikt. Syftet är bl. a att genom en aktiv lokalförsörjning åstadkomma ett effektivt lokalnyttjande och göra de ekonomiska övervägningar som krävs vid valet att investera, hyra in/avveckla lokaler och byggnader etc. utifrån uppsatta mål, budget, verksamheternas behov och det kommunala fastighetsbeståndet som helhet. På kommungemensam nivå, organiserar fastighetsstrategen en samplanering av de kommunala fastigheterna, i en lokalstyrningsgrupp med representanter för olika förvaltningar. Den kommunala egenregiverksamheten, i form av Förskola och grundskola, har ansvar för pedagogisk och organisatorisk planering, och löpande skötsel av sina lokaler, med Barn- och ungdomsnämnden som politisk styrelse. Det är värt att notera att Förskola och grundskola både kan betraktas som en sammanhållen organisation, när det gäller t ex investeringsplanering och annat koncerngemensamt agerande, men också som ett trettiotal enskilda enheter med relativt stor självständighet; FoG kan alltså inte enbart ses som en enda sammanhållen aktör. Slutligen sker tillsyn av lokalerna i relation till hur de används från Miljö- och hälsoskyddsavdelningen, som har ett myndighetsuppdrag att övervaka att de regler som finns följs. Med den mängd aktörer som är berörda, och som måste samverka för att resultatet ska bli att med ett snabbt och smidigt arbetssätt åstadkomma goda lärmiljöer för barnen, blir det tydligt att alla kontakter och procedurer som behövs i ett ärende måste planeras och förtydligas. När en organisation blir alltför komplex för att kunna överblickas, tenderar organisationens olika delar att i huvudsak fokusera på sitt eget delansvar, till förfång för det gemensamma ansvaret och slutresultatet. Det är därför ett ledningsansvar för alla de olika intressenterna att se till att hålla samman helheten, och för varje del i organisationen att inte överbetona sin egen del av ansvaret. Specifikt för arbetet med att utveckla studiemiljöerna kommer barn- och ungdomsförvaltningen att driva en gemensam referensgrupp med en mer informellt rådgivande funktion. Gruppen ska innehålla företrädare för de pedagogiska verksamheterna, (kommunala såväl som fristående), fastighetskunnig person från förvaltaren, och önskvärt en företrädare för miljö- och hälsoskyddsavdelningen. Referensgruppen ska inte på något sätt dubblera den kommungemensamma gruppen under fastighetsstrategen, men mer i detalj kunna fungera som remissinstans och kreativ idégivare för arbetet med att utveckla studiemiljöerna. Referensgruppens första uppdrag blir att vara informell remissinstans i framtagande av underlaget för detta ärende till barn- och ungdomsnämnden.

8 (14) Hur kan kompetenserna organiseras inom den kommunala egenregin? Barn- och ungdomsförvaltningens kansli har i egenskap av beställare och företrädare för samhällsuppdraget ansvar för att skapa en helhetsbild som ger kommunen som fastighetsägare och fastighetsförvaltare möjlighet att tillhandahålla de lokaler som behövs för förskole- och skolverksamhet. Kansliet kan både svara för ren kapacitetsplanering, och för att de pedagogiska aspekterna på lokalerna beaktas. Av den anledningen bör kansliet utöka sin kompetens och kapacitet inom fastighetsområdet, och skapa en befattning som lokalsamordnare. Samordnaren ska både svara för samhällsuppdragets egna specifika ansvarsuppdrag, och fungera som stöd till kommunala och fristående driftsorganisationer. Barn- och ungdomsförvaltningens samhällsuppdragsfunktion svarar för den övergripande samordningen med kommunens övriga instanser, kommunledningskontorets fastighetsstrateg, miljö- och hälsoskyddsavdelningen och fastighetsavdelningen - och systematiken i hanteringen. I detta ingår att skapa kommunikationsvägar, mötesformer och hantera processerna kring ärendehantering. Skälet till detta är att alla frågor kring fastighetshantering rör både den kommunala egenregin och fristående anordnare. Respektive driftsorganisation kommunal egenregi och de olika fristående anordnarna svarar för den dagliga hanteringen av fastighetsfrågor, i form av t ex tillsyn, felanmälan och rapportering av uppkomna behov av insatser. Den kommunala egenregiverksamheten, Förskola och grundskola, beslutar själv om sin egen inre organisation, men det är att rekommendera att en tydlig organisation skapas som hanterar fastighetsfrågor, i avsikt både att få en professionell hantering, och att avlasta förskolechefer och rektorer operativt ansvar för dessa frågor. Samhällsuppdraget behöver också tydliga kontaktpunkter inom FoG för de fastighetsrelaterade frågorna för att snabbt och effektivt kunna hantera dessa frågor. Inventering av behov och prioritering av insatser Uppgraderingen av förskolors och skolors fysiska miljöer är tänkt att ta 3-5 år i anspråk. Från Bygg & miljöförvaltningen har framförts att en grundlig inventering av fastigheternas status behöver göras för att rätt kunna kalkylera och prioritera insatserna. Från fastighetsavdelningen har en beräkning av resursbehovet gjorts, grundad på gängse schabloner för fastighetsunderhåll av den typ av fastigheter som det rör sig om här. En mer ingående inventering behöver säkert göras för att få den fullständiga bilden av underhållsbehovet, men arbeten borde kunna starta redan 2011 på de enheter som allmänt anses ha det största behovet. Information om detta finns från tre källor: i) Enheternas egna bedömningar av sin respektive status ii) fastighetsförvaltarens kännedom om objekten, och iii) förvaltningskansliets uppfattning efter att i flera olika sammanhang ha besökt alla enheter, fr. a i samband med kapacitetsplaneringen. Den samlade bedömningen är att fyra enheter borde vara aktuella att börja med 2011: Källtorpsskolan, Fjällenskolan, Aspnässkolan och Snapphanens förskola. Parallellt med att insatser görs där, kan en mer ingående inventering vid behov göras på övriga enheter, för att därefter kunna prioritera kommande insatser. Den följande inventeringen kan bygga på två huvudsakliga informationskällor: i) Fastighetsförvaltarens bedömningar, och ii) en självvärdering från enheternas sida av

9 (14) det egna läget i relation till hur en modern och attraktiv studiemiljö ska se ut. Den referensgrupp som ska bildas för frågan, kan få i uppdrag att ta fram ett standardiserat material för självvärdering, som innefattar både fastighetstekniska, pedagogiska och hälsoaspekter. Finansieringsförutsättningar Finansieringen av fastighetsrelaterade insatser innehåller flera beståndsdelar: Investeringsmedel behövs fortlöpande för att anpassa och utveckla lokalernas funktionalitet. En första inventering behöver göras för att utröna behoven på de fyra enheter som antas komma ifråga för uppgradering under 2011 Källtorp, Fjällen, Aspnäs och Snapphanen. Ett utvecklingsprogram för dessa enheter bör skapas under återstoden av 2010 i samarbete mellan respektive enhet, BUNkansliet och fastighetsavdelningen, för att kunna effektueras under För de följande åren kalkyleras investeringsbehov för lokalanpassning i samband med den totalinventering som avses genomföras. Driftsmedel för löpande inre underhåll behövs årligen, enligt utredning från fastighetsavdelningen, och bemanning hos avdelningen för att kunna hantera arbetsuppgiften. Driftmedlen bör budgeteras hos barn- och ungdomsförvaltningen för att möta den högre lokalpeng som ökade hyreskostnader leder till, i konsekvens med att kostnader för det inre underhållet överförs från enheterna till fastighetsavdelningen. De medel för underhåll av lokalerna som nu finns centralt hos förskola och grundskola bör också överföras till fastighetsavdelningen. Den form av lokalpeng som stadgas i den nya lagstiftningen Offentliga bidrag på lika villkor innebär att kapitalkostnader för investeringar i förskole- och skolfastigheter ska räknas in i lokalpengen. Det innebär att ökande investeringar, med åtföljande kapitalkostnader, kommer att höja lokalpengen vartefter. Detta i sin tur innebär att enheterna kommer att få kostnadstäckning för de investeringar som görs. Överväganden Ansvarsfördelning mellan barn- och ungdomsförvaltningen och fastighetsavdelningen Ansvarsfördelningen är beskriven i den gränsdragningslista som är upprättad, och som formellt beskriver hyresvärdens resp. hyresgästens åtaganden. Den nuvarande gränsdragningslistan är reviderad 2004, och är i huvudsak detaljerad och tydlig. På några punkter behöver listan dock ses över, och överenskommelsen mellan hyresvärd och hyresgäst förnyas. Det är särskilt viktigt att nyanställda enhetschefer inom BUF får god kännedom om ansvarsfördelningen så att överenskommelsen hålls levande. Inom den kommunala egenregin pågår en diskussion om enhetschefernas huvuduppdrag, och var energin ska satsas. I bl. a arbetsmiljöuppföljningar står det klart att uppdraget nu är alltför komplext, och att arbetsuppgifter som är helt perifera i förhållande till chefernas egentliga uppdrag, och deras huvudsakliga kompetens, ingår i ansvaret. Den största enskilda frågan av detta slag rör fastighetshanteringen. Organiseringen av fastighetsfrågorna behöver förändras på ett sätt så att enhetscheferna avlastas fastighetsfrågorna. I sitt yttrande har Förskola och grundskola också förordat en sådan lösning, och också framhållit att fastighetsförvaltaren och fastighetsägaren bör ta ett större ansvar för fastigheternas

10 (14) fysiska egenskaper som berör barns och medarbetares fysiska arbetsmiljö, också i relation till miljöförvaltningen, som kan ha synpunkter på fysiska arrangemang som förvaltaren och ägaren har ansvar för, snarare än hyresgästen. Förslag till förändringar ges nedan, vad gäller bemanning/organisation av kompetens, förändring av gränsdragningslistan och rutiner kring hantering av felanmälan. Strategisk förändring: Gränsdragningslistan revideras, på så sätt att enhetschefer inom BUF avlastas ansvar för fastighetsfrågor, och fastighetsavdelningen får ansvar för periodiskt inre underhåll. Fastigheternas inre underhåll Den nuvarande gränsdragningslistan innebär att enheterna själva ansvarar för det löpande inre underhållet. Detta förhållande har rått under en längre tid, och medel har funnits avsatta inom skolpengen för ändamålet. (Se detaljerad redovisning nedan). Bedömningen är nu att arrangemanget inte är funktionellt. Det bör inte ingå i pedagogiska ledares huvuduppdrag, eller yrkeskompetens, att planera och ansvara för fastigheternas inre underhåll. Det är också tydligt att standarden på det inre underhållet har kommit att variera mycket mellan olika anläggningar, och i några fall är underhållet så pass eftersatt att enheterna inte kan erbjuda attraktiva studiemiljöer. Ett mycket eftersatt inre underhåll kan också liknas vid kapitalförstöring i relation till fastigheternas tekniska behov. Det inre underhållet bör skötas av fastighetsägaren enligt professionell standard, och regleras via hyran. För att tillgodose verksamheternas behov, behöver planeringen av underhållet ske i nära samarbete mellan hyresvärd och hyresgäst. I förskolor och skolor tangerar det löpande underhållet också ofta behov av mindre förändringar av lokalerna som uppkommer av pedagogiska eller organisatoriska skäl, eller genom att anläggningens kapacitet behöver förändras över tid. Det inre underhållet kan inte isoleras som en rent fastighetsteknisk åtgärd, utan behöver planeras tillsammans med de mindre förändringsbehov som alltid uppkommer. I ett yttrande i frågan gör Fastighetsavdelningen följande bedömning: Ansvaret för det inre underhållet ligger idag på verksamheten. Underhållsansvaret omfattar målning/tapetsering, byte av golvbeläggning, utbyte av undertak och renovering av våtrumsutrymmen. Det finns stora behov av upprustning i många verksamhetslokaler. Normalt bör målning/tapetsering ske med intervallen 8-15 år, byte golvbeläggningar vart år och renovering av våtutrymmen vart år. Den inre underhållskostnaden ligger på cirka 80:- per kvadratmeter BRA. (Repab. Nyckeltal för årskostnader och förbrukningar. Årskostnader skolor 2009 samt Årskostnader förskolor Beräknat på riktvärden på typfastighet hög) Skolor och förskolornas ytor i Järfälla är cirka m2 BRA. Om Fastighet ska ta över ansvaret för det inre underhållet behöver cirka 16 miljoner, (2009 års penningvärde), per år tillföras avdelningens budget och det behövs en personalförstärkning med cirka 1,5 tjänst. Till detta ska läggas de behov som finns av utbyte av belysning och bullerdämpande åtgärder som bägge kan vara nödvändiga att göra i många lokaler för att skapa attraktiva studiemiljöer, åtgärder som bör samordnas med det inre underhållet. Fastighet kommer att ta upp dessa frågor i investeringsbudgeten men kommer redan 2011 behöva mer pengar för dessa ändamål än planerat.

11 (14) Fastighet kan ta hand om det inre underhållet från 2011 om medel tillförs avdelningen. Arbetena kommer att behöva bedrivas över hela året och berörda enheter kommer att behöva tomställa en del lokalytor för att arbetena ska kunna bedrivas rationellt. Nya beräkningar av hyreskostnaderna behöver alltså göras, och kopplas till den totala finansieringen till BUN från KF/KS. Till och med år 2003 fick enheterna ett verksamhetsbidrag/driftsbidrag där periodiskt inre underhåll bör ha varit en del av kostnaden som skulle täckas med bidraget. Bidraget uppgick till kr för förskolan, och kr för grundskolan. Fr. o m 2004 är beloppet inbakat i pengen. Det är svårt att i detalj spåra vilka kostnader bidraget avsåg att täcka fram till 2004, och än svårare att härleda hur uppräkning skett mot senare kostnadsökningar inom de områden som avsågs t. ex kostnader för periodiskt inre underhåll. En kostnadskalkyl behöver alltså göras som utgår från nuläge och behov av upprustning, snarare än att försöka utgå från hur kostnaderna tidigare har beräknats, eftersom det är så länge sedan de ursprungliga beräkningarna gjordes. Bun har i 2011 års budget tkr avsedda för periodiskt inre underhåll som direkt skulle kunna tillföras fastighetsavdelningen i stället för FoG. Utökade kostnader avseende Fjällen, Källtorp, Aspnäs och Snapphanen bör istället läggas på hyran. Detta gäller såväl rena underhållskostnader som kapitaltjänstkostnader, (i gängse ordning). Strategisk förändring: Ansvaret för anläggningarnas inre underhåll förs över till hyresvärden, och regleras via hyran. Planering av inre underhåll sker i dialog med verksamhetsansvariga, och kopplas till de behov av mindre förändringar i lokalerna som ofta uppkommer. Bemanning och kompetens Barn- och ungdomsförvaltningen har nu en mycket begränsad och aningen spretig bemanning för att hantera fastighetsfrågor. Förvaltningen som helhet disponerar på deltid en fastighetskunnig handläggare placerad hos socialförvaltningen, (20% tjänst), men tillgänglig också för samhällsuppdraget. Handläggaren ingår i förvaltningens kapacitetsgrupp, och är behjälplig med sakkunnigt stöd i bygg- och planfrågor. Inom den kommunala egenregin finns olika arrangemang med intendenter anställda direkt på olika enheter, med varierande uppdrag och kompetens. Det finns ingen sammanhållen organisation för intendenterna, och de saknar koppling till samhällsuppdragets kapacitetsgrupp. Den fastighetstekniska kompetensen finns i övrigt hos fastighetsavdelningen och hos kommunledningskontoret, som företrädare för ägaren. Barn- och ungdomsförvaltningen bör inte bygga upp en fullständig parallell organisation med fastighetsteknisk kompetens, eftersom det förefaller orationellt, men ändå ha tillgång till en begränsad sådan kompetens för att kunna vara en kompetent beställare. Däremot bör en sammanhållen organisation skapas inom den kommunala egenregin för att hantera alla operativa fastighetsfrågor. En möjlighet är att organisera detta per kommundel, på samma sätt som många andra frågor hanteras kommundelsvis, för att nå en snabbare och enklare kommunikation mellan alla berörda, och effektivt kunna avlasta enhetscheferna de operativa fastighetsfrågorna. Organisationens slutliga utformning är ett ansvar för Förskola och grundskola. I sitt

12 (14) yttrande i detta ärende framför Förskola och grundskola bl. a sin syn på vad som är specifika utförarfrågor: Hur lokalerna ska användas pedagogiskt och som arbetsplats för elever och skolpersonal Behov av utrustning för pedagogisk verksamhet, t.ex.med it-stöd (som smartboards och annat) Utformning av lokaler, med fokus på färgsättning, skyltning, ljussättning etc (dvs frågor för inredningsarkitekt). Ett önskemål från FOGs sida är då att avropsavtal med arkitekt finns. Det interna stödet till chefer och andra berörda inom organisation i fastighets- och arbetsmiljöfrågor. I övrigt framhåller FOG är det också viktigt att få väl fungerande rutiner och bra samarbete mellan alla aktörer. Fristående/enskilda verksamheter kan också ha en relation till kommunen som fastighetsägare/hyresvärd. Samhällsuppdraget inom förvaltningen ska se till att planering för och åtgärder kring kommunala fastigheter som används för förskoleoch skolverksamhet sker på lika villkor för kommunens egenregiverksamhet och enskilda/fristående verksamheter. Den enskilda/fristående verksamheterna beslutar dock helt självständigt om sin egen inre organisation. Strategisk förändring: Bemanning och kompetens inom både BUF och fastighetsavdelningen ordnas så att enhetschefer avlastas ansvar för fastighetsfrågor. Barn- och ungdomsförvaltningens samhällsuppdragsfunktion anställer en fastighetskunnig medarbetare som kan svara för samordning av förvaltningens inre arbete i frågorna, och kontakter med andra aktörer. En sammanhållen organisation skapas för intendentfunktioner e dyl inom FoG. Organisationen får en koppling till samhällsuppdragets kapacitetsgrupp. Rutiner för felanmälan I samband med diskussionen bland pedagogiska ledare i förskola och skola kring ledarnas uppdrag och arbetsuppgifter, har dagliga rutiner kring fastigheterna tagits upp som en viktig fråga som nu tar mycket tid och engagemang i anspråk, på bekostnad av det pedagogiska ledarskapet. Till en del kan en tydligare organisering av intendentfunktioner påverka situationen positivt, men bl. a rutiner kring felanmälan och återkoppling kring felhantering behöver ses över. Fastighetsavdelningen genomför för närvarande en processkartläggning av dessa rutiner, där förskolechefer/rektorer kommer att medverka, i syfte att förbättra hanteringen. En förbättrad hantering ska givetvis leda till både högre kvalitet på felhanteringen, och en smidigare process som tar mindre tid i anspråk. Strategisk förändring: Fastighetsavdelningen genomför en processkartläggning av rutiner kring felanmälan, i syfte att förbättra hanteringen. Ekonomiska konsekvenser Enligt vad som beskrivits ovan innebär detta ärende följande ekonomiska konsekvenser: För 2011 kalkyleras investeringsmedel för lokalanpassningar för att skapa attraktiva och moderna studiemiljöer på fyra enheter Källtorp, Fjällen, Aspnäs

13 (14) och Snapphanen. För de följande 2-4 åren görs motsvarande kalkyler för övriga enheter, i anslutning till fastighetsavdelningens inventering av lokalernas standard, och i samarbete med berörda enhetschefer. Fastighetsavdelningen behöver tillföras driftsmedel för att kunna hantera det löpande inre underhållet enligt fastighetsavdelningens egen utredning 16 mkr årligen i 2009 års penningvärde. I lämplig form bör dessa pengar komma från hyressättningssystemet, varför BUNs ram behöver räknas upp för att täcka de högre hyreskostnaderna. Fastighetsavdelningen behöver tillföras bemanning för att kunna hantera de tillkommande arbetsuppgifterna Barn- och ungdomsnämndens kansli behöver tillsätta en heltidstjänst för att svara för förvaltningens lokalsamordning, vilket ska kunna rymmas inom nuvarande budget. Slutsatser Förskolors och skolors fysiska miljöer har stor betydelse för barns och elevers lärande, och för arbetsmiljön för alla som är verksamma i förskolan och skolan. Standarden på miljöerna varierar nu på ett sätt som inte är acceptabelt. Det bristande underhållet gränsar på flera håll till kapitalförstöring. I korthet leder ärendets innehåll till följande slutsatser: Moderna och attraktiva studiemiljöer skapas genom att fastighetsunderhåll, anpassningar av lokaler till moderna krav, inventarier och utrustning och daglig skötsel samplaneras och samverkar på en hög kvalitetsnivå. Samverkan mellan alla intressenter och kompetenser som berörs behöver stärkas. Berörda kompetenser innefattar pedagogik och organisation för lärande, fastighetsplanering och fastighetsteknik, miljö och hälsoskydd, samt ekonomi. Den kommunala egenregin och fristående verksamheter har olika ansvarsinnehåll, men ska båda ingå i samhällsuppdragets samordning av planeringen för skapandet av moderna och attraktiva studiemiljöer Den kommunala egenregin behöver skapa en sammanhållen och professionell organisation för att hantera fastighetsrelaterade frågor, som också avlastar de pedagogiska ledarna operativt ansvar för fastighetsfrågor Barn- och ungdomsförvaltningens kansli tillförs en tjänst som lokalsamordnare Vissa investeringsmedel behöver tillföras fastighetsavdelningen för anpassning av lokaler till förändrade behov Driftsmedel och personell kapacitet behöver tillföras fastighetsavdelningen för att kunna hantera det löpande inre underhållet av förskolor och skolor. Gränsdragningslistan ses över, i avsikt att föra över ansvaret för det löpande inre underhållet från enheterna inom förskola och grundskola till fastighetsavdelningen Arbetet med att förbättra rutinerna för felanmälan fortsätter Kah Slenning Carlstam Barn- och ungdomsdirektör

14 Expedieras Arkivet Kommunens förskolor och skolor Bygg & miljöförvaltningen Kommunledningskontoret (14)