~OSBY ~KOMMUN. Vård- och omsorgsnämnden. Tid: Tisdag den 29 september 2015 klockan 08:30. Plats: Sammanträdesrum 1, kommunhuset

Transkript

1 ~OSBY ~KOMMUN KALLELSE Datum Sida 1(1) Vård- och omsorgsnämnden Tid: Tisdag den 29 september 2015 klockan 08:30 Plats: Sammanträdesrum 1, kommunhuset Ärende 1. Protokollets justering 2. Godkännande av dagordning 3. Anmälan om delegationsbeslut 4. Information 5. Dokumenthanteringsplan 6. Redovisning nyckeltal Delårsbokslut augusti Ej verkställda beslut, andra kvartalet Avskrivning avgiftsskulder J ohnny K vamhammar Ordförande Amra Eljami Sekreterare fomny Ekborg (C) Justerare Fredag den 2 oktober 2015, klockan 11 :00 Datum och tid för justering. I

2 Sida SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(10) Sammanträdes<;lalum Vård- och omsorgsnämnden Ärendelista Godkännande av dagordning Anmälan om delegationsbeslut lnformation Dokumenthanteringsplan Redovisning nyckeltal Delårsbokslut augusti Ej verkställda beslut, andra kvartalet SEKRETESS -Avskrivning avgiftsskulder O Justerandes sign Expedierat Utdragsbestyrkande I I

3

4 MOSBY ~KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDES PROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 3(10) Godkännande av dagordning Dagordningen godkäm1s. Justerandes sign Expedierat Utdragsbestyrkande I I

5

6 MOSBY ~KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum. _ '. Sida 4(10) Anmälan om delegationsbeslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Redovisningen av delegationsbesluten godkänns. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott och tjänsteman enligt en av vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till vård- och ornsorgsnämnden. Redovisning innebär inte att vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla lämnad delegation. Dnr VON/2015: Beslut tagna mellan den 1-31 augusti 2015 Beslut om bistånd i form av hjälp i hemmet upp till 90 timmer/månad, lagrum 4 kap 1 SoL, delegationsnummer 2.1 Ärendetyp Bifall Avslag Hemtjänst - Service 10 0 Hemtjänst-Personlig omvårdnad 13 0 Matdish ibution 4 0 ~~~~~ 9 0 Avlösning i hemmet 0 0 Beslut om bistånd i form av särskild boendeform för service och omvårdnad av äldre, lagrum 4 kap 1 SoL, delegationsnummer 2.4 Ärendetyp Bifall Avslag Vård- och omsorgsboende 3 0 Hemtjänst i särskild boende 0 0 Beslut om bistånd i form av avlastningsplats/växelvård mm, lagrum 4 kap 1 SoL, delegationsnummer 2.6 Ärendetyp Korttidsvistelse SoL Bifall 6 Avslag 0 Beslut om avgift, lagrum 8 kap 2 SoL, delegationsnumme Ärendetyp Bifall Avslag Avgiftsbeslut Justerandes sign I Expedierat I Utdragsbestyrkande

7

8 IVIOSBY ~KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 5(10) Information Justerandes sign Expedierat Utdrags bestyrkande I I

9

10 f-\/iosby \(y KOMMUN Vård- och omsorgsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida 6(10) Dokumenthanteringsplan Dm VON/2015: Vård- och omsorgsnämndens arbetsutskotts förslag till vårdoch omsorgsnämndens beslut Upprättad förslag till dokumenthanteringsplan antas. Sammanfattning Kommunfullmäktige har , 24 antagit arkivreglemente för Osby kommun. Av arkivreglementet framgår att varje myndighet ska i samråd med kommunarkivet upprätta en plan som beskriver myndighetens informationshantering. I planen ska samtliga handlingar redovisas och det ska framgå vilka regler som gäller för bevarande och gallring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Planen ska ses över minst en gång om året och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar informationsförvaltningen. Förändringar i myndighetens arkivbildning ska meddelas arkivmyndigheten och arkivarien. Den föreslagna dokumenthanteringsplanen har tagits fram av arkivredogörare Caroline Ståhl i samråd med verksamhetsansvariga och inom medicinskt ansvarigt sjuksköterska och arkivarien. Beslutsunderlag sområde s tjänsteskrivelse, Dokumenthanteringsplan Yttrande över vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan, Justerandes sign I Expedierat I Utdragsbestyrkande

11 [~/ : OSBY \JJ\,1 KOMMUN Datum.., Sida 1(1) Helena Stähl helena.stähl@osby.se Dokumenthanteringsplan Dnr: V0/205: s förslag till snämnden snämndens arbetsutskott föreslår Vård och ornsorgsnämnden besluta anta upprättat förslag till dokumenthanteringsplan. Sammanfattning Kommunfullmäktige har , 24 antagit arkivreglemente för Osby kommun. Av arkivreglementet framgår att vaije myndighet ska i samråd med kommunarkivet upprätta en plan som beskriver myndighetens informationshantering. I planen ska samtliga handlingar redovisas och det ska frrungå vilka regler som gäller för bevarande och galjring samt regler för den övriga praktiska hanteringen. Planen ska ses över minst en gång om året och utöver det snarast uppdateras om det finns förändringar som påverkar infornmtionsförvaltningen. Förändringar i myndighetens arkivbildning ska meddelas arkivmyndigheten och arkivarien. Förändringar av gallringsbeslut ska ske i samråd med arkivarien. Den föreslagna dokumenteringsplanen har tagits fram av a.rkivredogörare Caroline Ståhl i samråd med verksamhetsansvmiga och inom Vård cch omsorg, Medicinskt ansvarig sjuksköterska och arkivarien. Beslutsunderlag Dokumenthanteringsplan Yttrande över vård-och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan c:- -()1/Lllt ~(At Helena Ståhl sområdeschef &-V\.al~ s ~la. Caroline Ståhl Förvaltningsass;.>tent Besöksadress Västra Storgatan 35 Postadress Osby Telefon vx Fax E-post sn@osby.se Hemsida PlusGiro Organisationsnr Bankgiro

12 Doku mentha nteri ngspla n Gäller fr.o.m Antagen av snämnden

13 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet snämnden Tidigare dokumenthanteringsplan Gällande dokumenthanteringsplan antogs av socialnämnden 1995 med ikraftträdande från och med Lagstiftning och rekommendationer Bindande bestämmelser om arkivering, gallring och hantering av dokument inom socialtjänstens verksamhetsområden finns bland annat i Tryckfrihetsförordningen (TFA), Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), Offentlighets- och sekretessförordningen (OSF), Socialtjänstlagen (Sol), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), Patientdatalagen (POL) och Arkivlagen (AL). Därutöver finns bland annat i Förvaltningslagen (FL), Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) och Patientsäkerhetslagen (PSL) regler om dokumentationsskyldighet. Hur dokumentationen ska utformas finns reglerat i SOSF 2006:5, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om dokumentation vid handläggning av ärenden och genomförande av insatser enligt Sol och LSS. Riksarkivets författningssamling är i formell mening bindande enbart för statliga myndigheter men bör så långt möjligt även tillämpas på kommunala arkiv. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (Riksarkivet och SKL, Sveriges kommuner och landsting) har gett ut en serie gallringsråd. Föreliggande förslag till dokumenthanteringsplan är i huvudsak upplagd utifrån följande gallringsråd: Gallringsråd nr 1, Lednings- och stödprocesser, utgiven 2009 Gallringsråd nr 5, Kommunal socialtjänst, utgiven 2006 Tillägg till råd nr 5, Medlingsverksamhet, utgiven 2008 Tillägg till råd nr 5, Enskild verksamhet, utgiven 2008 Gallringsråd nr 6, Patientjournaler, utgiven 2007 Gallringsråden bör gälla som gallringsbeslut för handlingar som inte särskilt specificerats i dokumenthanteringsplanen. Dokument - allmänna handlingar I Tryckfrihetsförordningen definieras allmän handling på följande sätt: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. Elektronisk handling anses inkommen till myndighet när någon utomstående gjort den tillgänglig för myndigheten. En handling anses vara upprättad när den expedieras utanför myndigheten eller när ärendet som den ingår i avslutas. En handling som inte ingår i något ärende anses vara upprättad när den fastställts eller registrerats i diarium, journal eller protokoll eller på annat sätt färdigställts. En allmän handling kan således vara såväl ett pappersdokument som en elektroniskt lagrad uppgift i ett datasystem. Med dokument avses i det följande en allmän handling så som den definieras i Tryckfrihetsförordningen. Det bör betonas att allmänna handlingar kan avse både handlingar som i sin helhet är offentliga och handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. Registreringsskyldighet - diarier Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar, med vissa undantag, registreras så snart de kommit in eller upprättats i ett register som hålls tillgängligt för allmänheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de i stället hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Handlingar som hör till enskildas personakter enligt Socialtjänstlagen eller Lagen om stöd- och service till vissa funktionshindrade samt handlingar som ingår i en vårdtagares patientjournal enligt Patientdatalagen ska, trots att de omfattas av sekretess, inte registreras i det allmänna diariet/handlingsförteckningen. De ska i stället hållas

14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet snämnden 2 ordnade i särskilda fysiska akter/hängmappar och/eller elektroniska register. Registrering av handlingar som tillhör personakter görs för närvarande i dataprogrammet Treserva från CGI samt Alfa Omsorg. Det bör särskilt betonas att handlingar som omfattas av sekretess alltid ska antingen tillföras personakt eller patientjournal eller registreras i allmänna diariet/handlingsförteckningen. I det senare fallet kan handlingen eller registerposten förses med en sekretessmarkering för att uppmärksamma att särskild sekretessprövning ska göras om handlingen begärs utlämnad. Bevara - gallra - rensa Med gallring avses att kasta, förstöra eller radera handlingen så att det inte längre går att ta del av uppgifterna i den. Med rensning menas att före arkivläggningen ta bort handlingar som inte utgör allmän handling I.ex. arbetsmaterial, minnesanteckningar mm. För handlingar som ingår i enskildas personakter enligt socialtjänstlagen eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade gäller en lagstadgad gallringsskyldighet efter fem år (undantaget personer med födelsedatum 5, 15 och 25). I samband med att pappersakten gallras/bevaras, skall uppgifterna gallras i registret För alla andra handlingar gäller att de ska bevaras om inte snämnden beslutat att de får gallras. er inom Vård- och omsorgsnämnden Enligt vård- och omsorgsnämndens reglemente ansvarar nämnden för äldreomsorg och enhet för funktionsnedsatta samt kommunal hälso- och sjukvård. Innehåll Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 1. Nämnd och förvaltningsledning mm 1.1 Vård- och omsorgsnämnd och arbetsutskott 1.2 Organisation, planering och uppföljning 1.3 Projekt 1.4 Synpunkter, klagomål, tillsyn 1.5 Diarier, dokumenthantering, information 1.6 IT 1.7 Ekonomi 1.8 Personal 1.9 Upphandling, inköp, förrådshantering 1.10 Kvalitetsutveckling och miljöarbete 1.11 Personuppgiftslagen 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.1 Allmänt 2.2 Avvikelser och anmälningar 2.3 Patientjournal Sida

15 F-vjOSBY 1\A. K0/\.1Ml1N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet snämnden 3 3. Äldreomsorg 3.1 Personakt enligt SOL 3.2 Allmän administration 3.3 Ordinärt boende 3.4 sboenden 3.5 Dagverksamhet 3.6 Trygghetslarm 4. Enhet för funktionsnedsatta 4.1 Allmän administration 4.2 Personakt enligt LSS 4.3. Bostad med särskild service 4.4. Boende i familjehem eller stödfamilj 4.5. Personlig assistent 5. Tillsyn av leverantörer enligt LOV

16 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 4 Myndighet Verksam het Antagen snämnden Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse och som kan gallras vid inaktualitet (enligt Gallrings råd nr 1) 1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finn s arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfäll ig betydelse eller rutinmässig karaktär. 3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksam hetsområde, eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkom mit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksam het, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärende sakuppgift. 7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post. 8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. 9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. Handlingar som kan gallras omedelbart på grund av att innehållet har överförts till nya databärare eller att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar (en ligt Gallringsråd nr 1) 1. Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat form at eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten skall anses ringa, krävs att handlingarna inte är auten tiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband

17 f.vjosby 1-_A KOMM UN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Antagen snämnden Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider). 3. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autenticerad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-,mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADB-upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.

18 ~ OSBY l6 KOMM UN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 6 Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning mm 1.1. Vård- och omsorgsnämnd och arbetsutskott Handlingar (data) Delegationsförteckningar /originallistor över anmälda delegationsbeslut Kallelser, föredragningslistor och dagordningar Förtroendevalda, förteckningar över Inkallelseordning för ersättare Justeringsanslag Protokoll från arbetsutskottet Protokoll från vård- och omsorgsnämnden Protokollsbilagor, vård- och omsorgsnämnden Protokollsbilagor, arbetsutskottet Person- nummer/ Pärm Register och innehållsförteckningar till protokollen Sekretessbevis/ tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Arkivläggning/ Placering Kronologisk Kronologisk Kronologisk Pärm I diarieförda handlingar Pärm I diarieförda handlingar Förvarings- Overtöring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Bevaras Ingår i protokoll/diarieförda handlingar 2 år 5 år Bevaras Läggs till protokoll Bevaras Bevaras på Kommunledningskontoret Bevaras Ingår i protokoll Vid inaktualitet Tillkännagivandet av justeringen antecknas på protokollet Kronologisk 2 år 5 år Bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindes Kronologisk 2 år 5år Bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindes 2 år 5år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar 2 år 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar Bevaras Ingår i protokoll 2 år 5 år Bevaras Bevaras på Kommunledningskontoret ihop med övrig information om de förtroendevalda

19 IV OSBY ~ KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 7 Myndighet Verksam hetsgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.2. Organisation, planering och uppföljning Handlingar (data) Avtal Avtal, rutinmässiga Anteckningar från olika interna verksamhetsmöten, övriga fall Budget Handböcker framtagna för den egna verksamheten lnformationspolicy Intern kontroll Kallelser och protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen Körjournaler för tjänstebilar Arkiv-läggning/ Placering Arendeakt Pärm Pärm Stratsys Pärm Arendeakt Arendeakt Kronologisk Förvaringsplats I varje bil Overföring till Gallring Anmärkning Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år Bevaras 2 år Gallringstid från det avtalet upphört att gälla Vid inaktualitet Vid avslut 5 år Bevaras Ingår i protokoll/diarieförda handlingar Vid avslut Vid inaktualitet Vid avslut 5 år Bevaras Vid avslut 5 år Bevaras Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsv) Ingår i protokoll/diarieförda handlingar 1 år 2 år Bevaras 2 år Manualer/lathundar Målarbete Organisationsscheman/ beskrivningar Protokoll från ledningsgruppen Protokoll från samverkansgrupp Pärm Arendeakt Arendeakt Kronologisk/Pärm Kronologisk/Pärm Vid inaktualitet Vid avslut 5 år Bevaras Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet Budgetarbete Vid avslut 5 år Bevaras Ingår ofta i handlingar som skrivelser/ tjänsteutlåtanden, årsberättelser e d Vid avslut 5 år Bevaras Vid avslut 4 år Bevaras Remisser och remissvar/yttranden Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Rutinbeskrivningar Arendeakt Arendeakt Pärm Vid avslut 5 år Bevaras Vid avslut 5 år Bevaras Vid inaktualitet

20 rv1 0SBY i...{_~ KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltn ingsledn ing 1.2. Organisation, planering och uppföljning Handlingar (data) Spontanofferter och leverantörsinformation Statistik som innehåller unik information om verksamheten Statistik, övrigt Uppföljningsrapporter splaner Arsberättelser, årsrapporter Arkiv-läggning/ Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning Placering plats Närarkiv Centralarkiv Pärm. Vid inaktualitet Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Pärm Vid inaktualitet Stratsys Vid avslut 5 år Bevaras suppföljning i form av månads-, kvartalsoch/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse Stratsys Vid avslut 5 år Bevaras suppföljning i form av månads-. kvartalsoch/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse Stratsys Vid avslut 5 år Bevaras suppföljning i form av månads-, kvartalsoch/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse

21 OSBY KOMM UN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet snämnden 9 sgren 1. Nämnd och förvaltningsledning Antagen 1.3. Projekt Projekt ska diarieföras och handlingarna hållas samlade i en ärendeakt Handlingar (data) Arkiv- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning läggning/ plats Närarkiv Central- Placering arkiv Avtal Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal,"outsourcingavtal" Delrapporter Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Ekonomisk slutredovisning Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Förstudier Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Korrespondens Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Korrespondens som dokumenterar avgöranden, överenskommelser mm av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig Pärm Vid inaktualitet Minnesanteckningar Pärm Vid inaktualitet Projektdirektiv Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Projektorganisation Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Projektplaner Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Protokoll från projektgrupper med Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Frän styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, dagordning och deltagarlista referensgrupper, eventuella delprojekt etc Slutrapporter Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Uppdragshandlingar Arendeakt Vid avslut 5 är Bevaras Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Se även avsnitt Fel! Hittar inte referenskälla. Avvikelser och anmälningar för handlingar som avser anmälningar enligt Lex Maria samt beslut från Hälso- och Sjukvårdens Ansvarsnämnd - HSAN och Patientskaderegleringen - PSR

22 OSBY KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.4. Synpunkter, klagomål, tillsyn Handlingar (data) Klagomål, synpunkter och medborgarförslag Klagomål, synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär Klagomål, sammanställningar, rapporter och statistik Anmälan Lex Sarah 14 kap. 2 Sol och 24a LSS Kopior av anmälan Lex Sarah från vårdentreprenörer Utredning Lex Sarah Arkivläggning/ Placering Arendeakt Kronologisk Arendeakt Arendeakt Pärm Arendeakt Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år Bevaras 2 år Vid avslut 5 år Bevaras Ingår i protokoll/diarieförda handlingar Vid avslut 5 år Bevaras Vid inaktualitet Vid avslut 5 år Bevaras.,

23 ~ 2~~x DOKUMENTHANTERINGSPLAN 11 Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.5. Diarier, dokumenthantering, information Handlingar (data) Adresslistor Arkivbeskrivningar I beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Diarieförda handlingar Diarier Dokumenthanteringsplaner Fax, försättsblad Fax, körjournal och sändningskvitton, sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o d framtagna för till exempel intern information och utbildning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o d som dokumenterar den egna verksamheten Gallringsbeslut lnformationspolicy lnformationsskrifter och broschyrer Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten Arkivläggning/ Placering Pärm Arendeakt Diarienummerordning Diarieprogram Arendeakt Arendeakt Arendeakt Kronologisk Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid inaktualitet Om- 5 år Bevaras gående 5 år Bevaras Förteckning över handlingar som inte registrerats i allmänna diariet 5 år Bevaras Vid avslut 5 år Bevaras Vid inaktualitet 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet 1 gång/år Bevaras Vid avslut 5 år Bevaras Vid avslut 5 år Bevaras 1 gång/år Bevaras Bevaras Kan noteras på Postlista

24 OSBY ~,~ 1 KOM M UN --- DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.5. Diarier, dokumenthantering, information Handlingar (data) Korrespondens, rutinmässig Leveransreversal Postlistor Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar APT eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Ärendelista (diarielista) Arkiv- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning läggning/ plats Närarkiv Central- Placering arkiv Kronologisk Vid inaktualitet Kronologisk Pärm hos Bevaras Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten arkivredogöraren Vid inaktualitet Kronologisk/ 3 år pärm 5 år Bevaras Skrivs ut från Lex samtidigt som ärendeakterna arkiveras. Svenskt Arkiv 80. Bindas

25 OSBY KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN 13 Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.6. IT Dokumentationssystem Treserva och Alfa Omsorg Dokumentation som ingår i personakter enligt socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt patientjournaler enligt patientdatalagen görs elektroniskt i Treserva och Alfa Omsorg. Gallringen i Treserva och Alfa Omsorg ska koordineras med gallringen av de fysiska akterna. Handlingar som skall bevaras skrivs ut på papper och läggs in i den fysiska personakten/patientjournalen. Vid eventuell avställning av Treserva och Alfa Omsorg ska samtlig lagrad information inklusive sök- och sammanställningsmöjligheter och åtkomstloggar föras över till godkänt media och godkänt format enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2 Arkiv-läggning/ Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning Handlingar (data) Placering plats Närarkiv Centralarkiv Användardokumentation, standard Elektroniskt/Pärm Vid inaktualitet Avser manualer och användaranvisningar IT-planer Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Ingår i diarieförda handlingar IT-policy, säkerhetspolicy Arendeakt, Vid avslut 5 år Bevaras Systemdokumentation, standard Elektroniskt/Pärm Vid inaktualitet Atkomstloggar Elektroniskt/ 10 år Rutin för att säkerställa att loggarna bevaras bör tas fram Pärm

26 ~l 2 ~X DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.7. Ekonomi Handlingar (data) Leverantörstakturor, kopior Veritikationsunderlag Arkiv- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning läggning/ plats Närarkiv Central- Placering arkiv Kronologisk Vid inaktualitet Original på Ekonomikontoret Ver.nr Central- 1 år 1 Oår register

27 OSBY KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN 15 Myndighet sgren Antagen snämnden Vård och om sorg 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.8. Personal Handlingar (data) Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc) Arbetsskade- och tillbudsrapporter, enskilda Tjänstgöringsbetyg/-intyg, kopior Protokoll med bilagor från samverkan pä förvaltningsnivä Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser Medarbetarsamtal, övriga anteckningar Intresseanmälningar (spontanansökningar) Postöppning, fullmakt (motsvarande) Arkiv-läggning/ Placering Kronologisk/Pärm Arendeakt Flexite Pärm Kronologisk/Pärm Kronologisk/Pärm Alfabetisk Alfabetisk Pärm Pärm Förvaringsplats Overföring till Gallring Anmärkning Närarkiv Centralarkiv Vid avslut Gallras 5 är Vid avslut 5 är Bevaras 2 är Original översänds till personalkontoret Vid avslut 5 är Bevaras Vid avslut 5 är Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet När anställningen upphör När anställningen upphör Finns i receptionen på socialkontoret

28 OSBY ~-~ KO M M U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN 16 Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning 1.9. Upphandling, inköp, förrådshantering Handlingar (data) Upphandling enligt LOU (Lagen om Offentlig Upphandling) Upphandling av leverantörer enligt LOV (Lag om Valfrihetssystem Direktupphandlingar, dokumentation av underlag och marknad Anbud och intresseanmälningar, ej infordrade Följesedlar, följesedelslistor Garanti-/avtalshandlingar Information från leverantörer Prisblad, prisändringsmeddelanden Reklamationer Varukataloger Arkivläggning/ Placering Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Se dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen Kronologisk Vid inaktualitet Kronologisk Vid inaktualitet När garantitiden gått ut Pärm Vid inaktualitet Pärm Vid inaktualitet Pärm 2 år Pärm Vid inaktualitet Sekretess gäller enligt 19 kap. 3 OSL för samtliga handlingar som rör offentlig upphandling intill dess tilldelningsbeslut fattats.

29 OSBY KOMMU N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledn ing Kvalitetsutveckling och miljöarbete Handlingar {data) Enkäter, sammanställningar och rapporter Enkäter, svar och andra underlag Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o d Arkivläggning/ Placering Arendeakt Pärm Arendeakt Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år Bevaras Vid inaktualitet Efter sammanställning Vid avslut 5 år Bevaras

30 lry] OSBY Ö J KOMMU N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 1. Nämnd och förvaltningsledning Personuppgiftslagen Handlingar (data) Arkiv- Förvarings- Overtöring till Gallring Anmärkning läggning/ plats Närarkiv Central- Placering arkiv Förordnande av personuppgifts- Upphandlas av kommunstyrelsen ombud Anmälan av behandling av person- Pärm Vid inaktualitet uppgifter till personuppgiftsombudet Nämndens instruktion för Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras förvaltningen angående behandling av personuppgifter Registertörteckningar Ärendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Registerutdrag, begäran om samt Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Om begäran om utdrag inkom till Vård och svar omsorgsnämnden Registerutdrag, begäran om samt Alfabetisk Vid avslut 1 år Om begäran inkom till annan myndighet svar

31 h/l OSBY 1 \A K0~1M U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård Handlingar som enligt Patientdatalagen ingår i en enskild vårdtagares patientjournal ska förvaras/registreras i den fysiska journalakten och/eller det digitala registret (Alfa Omsorg). Fysiska journalakter förvaras på arbetsplatsen i låsta journalvaggor/. Personakter som avser personer med födelsedatum 5, 15 eller 25 ska föras över till centralarkivet senast 5 år efter sista anteckning och bevaras i sin helhet. Uppgifter som enbart finns i digital form skrivs ut på papper och tillförs den fysiska akten Övriga personakter ska gallras 10 år efter den sista anteckningen. Om det finns flera personakter för en person ska dessa gallras samtidigt 10 år efter den sista anteckningen i den senast aktuella akten Uppgifter i digitala register ska raderas samtidigt som personakten gallras resp. överförs till centralarkivet för bevarande Privata vårdentreprenörer överlämnar avlutade patientjournaler till verksamhetsområdet Vård och omsorgs centralregister två gånger per år. Socialstyrelsen kan på ansökan från en enskild besluta att en patientjournal helt eller delvis ska förstöras. Ett sådant beslut går utanför reglerna om gallring. Handlingar som inte enbart avser en enskild vårdtagare ska diarieföras i allmänna diariet. Om det ingår uppgift om enskild vårdtagare ska diarienumret antecknas i vårdtagarens patientjournal alternativt kan en kopia av handlingen läggas i den fysiska journalakten. Om handlingen innehåller uppgifter som kan omfattas av sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen bör en sekretessmarkering göras i diariet eller på handlingen.

32 OSBY KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.1 Allmänt Handlingar (data) Beslut om delegering av medicinska arbetsuppgifter Förvarings- plats Arkivläggning/ Placering Pärm Overföring till Närarkiv Centralarkiv Gallring 10 är Anmärkning Inklusive beslut om ändring/äterkallande Förbrukningsjournal, narkotika (förrådsadministration) Kronologisk 10 är Granskningsloggar Pärm 10 år Enhetschefens expedition Instruktioner för läkemedelshantering Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Overgripande direktiv för läkemedelshanteringen. lngär i riktlinjer MAS Kvalitetsgranskning läkemedelshantering. Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Kvalitetskontroller, medicintekniska produkter Pärm 2 år Gallringstid räknas från det produkten avvecklats. Avser bruksanvisning, besiktningsutlåtanden, beskrivningar mm Nyckelförteckning till läkemedelsförråd Pärm 2 år Efter inaktualitet Patientjournal som inte går att härleda till en patient 10 år Får gallras endast om identifikation är omöjlig Register över medicintekniska produkter Kronologisk Bevaras Uppgifter om utrustning, benämning, placering, åtgärder över tid Signeringslistor, administrerat läkemedel Pärm 5 år 10 år Synonymlista/utbyteslista läkemedel Pärm Vid inaktualitet Skall antecknas i berörd a personers patientjournaler

33 OSBY KOM M U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.2 Avvikelser och anmälningar Handlingar (data) Anmälningar enligt Lex Maria (L YHS/Patientsäkerhetslag) inklusive utredningar Avvikelsehanteringssystem Arkivlägg- Förvarings- Overiöring till Gallring ning/ plats Närarkiv Central- Placering arkiv Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Digitalt Vid avslut 5 år Bevaras Anmärkning Kopia av anmälan läggs i patientjournalen alternativt antecknas i den digitala journalen Enskilda avvikelserapporter Inspektion för vård och omsorg (lvo), beslut som rör den egna värdgivaren Kopior av anmälningar Lex Maria frän vårdentreprenörer Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patient- /förtroendenämnd och/eller mellan vårdgivare och patient Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolag beslut som rör den egna värdgivaren Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Sammanställning av analyserade enski lda avvikelserapporter Yttranden avgivna med anledning av anmälningar i disciplin- eller patientskadeärenden Kronologisk 3 år Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Pärm Vid inaktualitet Ärendeakt Vid avslut 5 är Bevaras Arendeakt Vid avslut 5 är Bevaras Arendeakt Vid avslut 5 år Bevaras Ärendeakt Vid avslut 5 är/- Bevaras /gallras 5 år Ärendeakt Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Får inte gallras förrän händelseanalys och sammanställning gjorts. Enskilda rapporter som behövs för uppföljning eller utredning av disciplin- eller patientskadeärenden ska bevaras

34 ~ OSBY ' 6 ' KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Komm unal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Exempel på handlingar som kan ingå i elektronisk/fysisk patientjournal Handlingar {data) Arkivlägg- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning ning/ plats Placering Närarkiv Centralarkiv Akupunkturjournal Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Analyser Vid avslut 5 år/- Bevaras DNA-, protein-, lipid-, läkemedels-, smärtanalyser m Il /gallras 10 år analyser Anamneser Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Anmälningar/rapporteringar till Vid avslut 5 år/- Bevaras Exempelvis anmälningar till cancerregister, tumörregister, andra myndigheter/motsvarande /gallras 10 år knäplastikregister Ansökan om god man, sjukvårdens Vid avslut 5 år/- Bevaras kopia /gallras 1 O år Ansvarsövertagande, Vid avslut 5 år/- Bevaras läkemedelshantering /gallras 10 år Avvikelserapporter Vid avslut 5 år/- Bevaras Avvikelserapporter som förs till journalen bevaras. /gallras 10 år Bilder/fotografier Vid avslut 5 år/- Bevaras Bilder och fotografier av betydelse för patientjournalens /gallras 10 år syften och innehåll ingår i patientjournal Blodtryckslista Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Brev eller meddelande Vid avslut 5 år/- Bevaras till/från/angående patient, av /gallras 10 år betydelse för vård och behandling

35 --- OSBY \~ ~ KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 23 Myndighet sgren Antagen Handlingar (data) Checklistor, till grund för behandling, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocessen Checklistor, övriga Daganteckningar Diabetes, uppgifter om Diagnosregister, elektroniska och manuella Digitala bilder Dietjournal/kostlista Dosrecept/läkemedelslistor Egenremisser Elektroniska patientjournaler Epikris-slutanteckningar Arki vläggning/ Placering Pärm snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid inaktualitet Avser checklistor av kortvarig betydelse samt checklistor där innehållet rutinmässigt överförs till journalen Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras Digitala bilder av betydelse för patientjournalens innehåll och /gallras 10 år syften ingår i patientjournal Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år

36 OSBY KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Handlingar (data) Fotografier Frågeformulär, självsvarsinstrument, skattningsinstrument etc., till grund för behandlingar, bedömningar, beslut och diagnoser och/eller som behövs för uppföljning av vårdprocessen Frågeformulär, självsvarsinstrument, skattningsinstrument, övriga Funktionsmätningar Förbrukningsjournal narkotika (individuell) Förteckningar, ang utlåning och kopiering av journal Arkivläggning/ Placering Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Central-., arkiv Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid inaktualitet Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 är/- Bevaras /gallras 1 O år Förvaring, värdesaker Pärm 1 år Habiliteringsplaner Hembesöksrapporter Hemsjukvård, ansökningar och beslut om Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år

37 OSBY KOMM U N DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Handlingar (data) Arkivlägg- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning ning/ plats Placering Närarkiv Centralarkiv Hjälpmedelsordinationer Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Hälsodeklarationer Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Hänvisningar, sjukvårdande Vid avslut 3 år behandling Individuella vårdplaner Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Information given till och Vid avslut 5 år/- Bevaras Information som givits till patient eller anhörig om medgivande från patient/anhörig /gallras 10 år behandling, ingreppets art, dess följder och risker ska antecknas i patientjournalen Infusions- /injektionslistor Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Instrumentvård, dokumentation av Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Intyg Vid avslut 5 år/- Bevaras Den som utfärdar intyg ska anteckna detta i journalen samt /gallras 1 O år spara en kopia av intyget i journalen Journalkopior, inkomna från annan Vid avslut 5 år/- Bevaras vård givare /gallras 10 år Journalöversikter Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Klinisk forskning, studier, Vid avslut 5 år/- Bevaras huvudexemplar /gallras 10 år

38 ~ ' 2~~x DOKUMENTHANTERINGSPLAN 26 Myndighet sgren Antagen Handlingar (data) Laboratorielistor och svar Laboratoriesvar, från extern utförare, som överförts till journal genom fullständig avskrift Ljudupptagningar Läkemedelsbiverkning, uppgifter om Läkemedelsjournal Läkemedelslistor Meddelanden från annan klinik, sjukhus eller vårdcentral om erhållen tid Miktionslistor MMT-test (memory mental test) Omvårdnadsanamneser Omvårdnadsepikriser Arkivläggning/ Placering snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 3 år Vid avslut 5 år/- Bevaras Avser ljudupptagningar av betydelse för patientjournalens /gallras 10 år innehåll och syften Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid inaktualitet Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 oår Vid avslut 5 år/- Bevaras / gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år

39 r\71 QSBY [6 I KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Handlingar (data) Arkivlägg- Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning ning/ plats Placering Närarkiv Centralarkiv Omvårdnadsjournal Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Omvårdnadsmeddelanden Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Ordinationslistor/-kort Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Polaroidbilder Vid avslut 5 år/- Bevaras Polaroidbilder av betydelse för patientjournalens innehåll och /gallras 10 år syften ingår i patientjournalen Rapportblad Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Rapporter Vid avslut 5 år/- Bevaras T.ex. larmrapport /gallras 10 år Rehabilitering, ansökningar samt Vid avslut 5 år/- Bevaras bedömningar om /gallras 1 O år Rekvisitioner av journalhandlingar Vid avslut 5 år/- Bevaras Information om rekvisitionen ingår i patientjournal /gallras 10 år Remisser med svar Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Signaturförtydligandelistor Bevaras Identifierar signatur och journalförare. Registre ras/diarieförs (handstilsprov) Skadeståndsärenden, patientskada Bevaras

40 :.)J 2 ~X,.,..' DOKUMENTHANTERINGSPLAN 28 Myndighet sgren Antagen Handlingar {data) Sondmatningsschema Samordnad vårdplan Status Svar, preliminära Svar, definitiva Svar, från annan vårdgivare som överförts genom fullständig avskrift Svar, från intern utförare, som överförts till journal genom fullständiq avskrift Särvärdsjou rnal Telefonrädgivning, om behandling anses påbörjad Telefonrädgivning, om behandling ej anses påbörjad Temp- och läkemedelslistor Tester med resultat Arkivläggning/ Placering snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid inaktualitet Om preliminärsvar avviker frän det definitiva bevaras båda i journalen Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Vid avslut 3 år Vid inaktualitet Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 är Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 är Vid avslut 3 är Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 är

41 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 29 Myndighet sgren Antagen Handlingar (data) Tidböcker/tidbokning Uppgift om utlåning och kopiering av journal Utlåtanden, preliminära Utlåtanden, slutliga Utredningar Vaccinationer, uppgifter om Videofilm Vård planer (individuella/patientrelaterade) Återrapport från apotek, förskrivning av läkemedel Overkänslighetsmarkering ~~x Arkivläggning/ Placering snämnden 2. Kommunal hälso- och sjukvård 2.3. Patientjournal Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 3 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid inaktualitet Om preliminärutlåtande avviker från det definitiva bevaras båda i journalen Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras Videosekvenser av betydelse för patientjournalens innehåll /gallras 10 år och syften Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 1 O år

42 DOKUMENTHANTERINGSPLAN 30 Myndighet sgren Antagen snämnden Äldreom sorg Äldreomsorg Med handlingar och personakt avses i det följande både pappershandlingar resp. fysisk akt/omslag och motsvarande uppgifter i digitala register (t.ex. Treserva). Handlingar som rör aktuella eller blivande individärenden ska registreras i personens fysiska och/eller digitala personakt. Handlingar som inte hör till eller föranleder ett individärende ska i stället diarieföras. Dessa hålls samlade i en ärendeakt. Med gallring menas att kasta/förstöra/radera handlingen eller informationen Personakter ska rensas från minnesanteckningar, arbetsmaterial, utkast och annat som inte är allmänna handlingar senast när ärendet avslutas. Handlingar som kan gallras vid inaktualitet ska kastas senast när ärendet avslutas Personakterna ska överföras till centralregister/närarkiv när ärendet avslutats. Personakter som avser personer med födelsedatum 5, 15 eller 25 ska föras över till centralarkivet 5 år efter sista anteckning och bevaras i sin helhet. Uppgifter som enbart finns i digital form skrivs ut på papper och tillförs den fysiska akten Övriga personakter ska gallras 5 år efter den sista anteckningen. Om det finns flera personakter för en person ska dessa gallras samtidigt 5 år efter den sista anteckningen i den senast aktuella akten Uppgifter i digitala register ska raderas samtidigt som personakten gallras resp. överförs till centralarkivet för bevarande

43 ~ 2~~iX _./ DOKUMENTHANTERINGSPLAN 31 Myndighet sgren Antagen snämnden Äldreomsorg 3.1 Personakt enligt SOL Handlingar (data) Anmälan och beslut om ställföreträdare/ombud Ansökningar från enskild om bistånd eller service, med bilagor Avgiftsbeslut Avtal om handhavande av privata medel Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats Beslut/domar i förvaltningsdomstol Dokumentation av planering som rör den enskilde, t.ex. arbetsplaner handlingsplaner, serviceplaner, vårdplaner Fullmakter Genomförandeplanering (arbetsplaner mm) Handlingar som rör avvikelsehantering Arkivläggning/ Placering Alfabetisk/ Alfabetisk/ Pärm/Digitalt Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Pärm Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv 1 år 5 år/- Bevaras Information inkommer oftast ej /gallras 5 år 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut /gallras 10år gallras 10 år Enligt riktlinjer för privata medel år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut - 5 år Rapporter/handlingar som blir del av Lex Sarah-ärende bevaras med ärendeakten

44 OSBY KO~-IMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden Äldreomsorg 3.1 Personakt enligt SOL Handlingar (data) lnflyttningssamtal Inkomstförsäkran Journalblad Kopior av anmälan enligt SOL 14 1 till socialnämnden om missförhållanden (Lex Sarah) Kopior av hyreskontrakt, besiktningsprotokoll etc. Korrespondens och upprättade handlingar av betydelse Korrespondens och upprättade handlingar av betydelse i ärendet Korrespondens och upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Kundkort Levnadsberättelser Löpande arbetsanteckningar Arkivläggning/ Placering Alfabetisk/ Pärm Alfabetisk/ Alfabetisk/ Pärm/digitalt Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Alfabetisk/ Personakt Personakt Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut Gallras 10 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år - Vid inaktualitet Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år - Vid inaktualitet 1 år 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år - Vid inaktualitet När dokumentation sammanfattas i personakt

45 OSBY KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet sgren Antagen snämnden Äldreomsorg 3.1 Personakt enligt SOL Handlingar (data) Meddelanden från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Registerkontroller som endast har tillfällig betydelse Signeringslistor för hemtjänst Underlag för fastställande av avgift Utredningar i enskilt ärende Arendeblad, journalblad Overenskommelser Overklaganden, med bilagor Arkivläggning/ Placering Kronologiskt pärm Personakt Personakt Pärm/digitalt Personakt Personakt Personakt Arendeakt Förvarings- Overtöring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv - 2 år - Vid inaktualitet Vid avslut - 5 år Vid avslut gallras 1 O år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras /gallras 5 år Vid avslut 5 år/- Bevaras Ingår i diarieförda handlingar /gallras 5 år

46 OSBY KOMM UN DOKUMENTHANTERINGSPLAN 34 Myndighet Verksam hetsg ren Antagen snämnden Äldreomsorg 3.2. Allmän administration Handlingar (data) Anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende Kontrakt och avtal av rutinmässig karaktär. T.ex. hyresavtal, avtal rörande städning och utrustning Kallelse till samordnad vårdplanering Korrespondens av vikt med enskilda utförare Månadsredovisning utförda timmar Redovisning av handhavda privata medel Samordnad vårdplan som inkommer i samband med utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Vårdtyngdsmätningar, underlag Arsstatistik över antal brukare i olika verksamhetsformer Arkivläggning/ Placering Kronologisk pärm Alfabetisk/ pärm Digitalt SVPL-lt Arendeakt Stratsys/ digitalt Digitalt SVPL-lt Pärm Arendeakt Stratsys Förvarings- Overföring till Gallring Anmärkning plats Närarkiv Centralarkiv Vid avslut 5 år Kronpärm 2 år Efter att avtalet upphört att gälla 2 år FöNaras hos biståndshandläggare Vid avslut 5 år Bevaras Bevaras Ingår i protokoll/diarieförda handlingar Vid avslut Nej 10 år Vid avslut tas kvittot ut och sätts i pärm på arbetsplats pärm 2 år FöNaras hos biståndshandläggare Vid inaktualitet Efter sammanställning Vid avslut 5 år Bevaras Diarieförda handlingar