Granskning av system för uppföljning av upphandlad verksamhet. Granskning utförd på uppdrag av revisorerna i Landstinget Kronoberg

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av system för uppföljning av upphandlad verksamhet. Granskning utförd på uppdrag av revisorerna i Landstinget Kronoberg"

Transkript

1 Revisionsrapport juni 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Granskning av system för uppföljning av upphandlad verksamhet Granskning utförd på uppdrag av revisorerna i Landstinget Kronoberg

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod och genomförande Utgångspunkt Upphandlingslagstiftningen Förändringar i upphandlingslagstiftningen från den 15 juli Entreprenörskap i Landstinget Kronoberg Styrning av landstingets upphandlingsverksamhet Handbok i offentlig upphandling Landstingsfullmäktiges budget Bedömning Upphandling Organisation för upphandling Uppdrag Upphandlingsprocessen Bedömning Avtalsuppföljning Utgångspunkter - Avtalsuppföljningsprocessen Avtalsuppföljning Kontroll och uppföljning av upphandlad verksamhet Förvaltning av vårdavtal Gemensamma upphandlingar med andra landsting Bedömning Avtalstrohet Övergripande styrsignaler Inköpsrutiner Uppföljning och kontroll av avtalstrohet Bedömning

3 7. Rapportering till landstingsstyrelsen Bedömning Granskning av upphandlade avtal Utgångspunkt Avtal gällande sjukskötersketjänster - iakttagelser Vårdavtal gällande psykiatrisk öppenvårdsmottagning - iakttagelser Avtal gällande företagshälsovårdstjänster - iakttagelser Avtal gällande vaktmästeri- och transporttjänster iakttagelser Avtal gällande resebyråtjänster - iakttagelser Bedömning Källförteckning

4 1. Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en granskning av uppföljningen av upphandlad verksamhet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstinget har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av ingångna avtal som säkerställer att de varor och tjänster som har överenskommits i avtalen tillhandahålls på ett tillfredställande sätt. Det finns i dagens läge inte ett tillräckligt underlag med vars stöd det är möjligt att bedöma huruvida Landstinget Kronoberg sammantaget har en effektiv upphandlings- och inköpsverksamhet eller inte. Upphandling och inköp är en för landstinget strategisk verksamhet dels för försörjning av egna verksamheters behov av varor och tjänster, dels för upphandling av verksamhet (vårdavtal). För att upphandling och inköp ska kunna uppnå ett effektivt resultat krävs mål och tydliga styrsignaler för samordning, en organisation med erforderlig kompetens, ändamålsenlig upphandlings- och inköpsprocess med stödsystem samt en fortlöpande uppföljning av upphandlings- och inköpsverksamheten. Landstinget Kronoberg har inte ett gemensamt heltäckande IT-stöd för upphandling och inköp. Via E-handel finns ett beställningssystem med det täcker inte in samtliga avtal som upphandlats. Avtal avseende tjänster ingår överhuvudtaget inte i e-handelssystemet. Att det inte finns ett heltäckande systemstöd försvårar möjligheten till uppföljning och analys av upphandlingar och inköp. Tillgången till och användningen av t.ex. ett inköps- och beställningssystem är en viktig förutsättning för att på sikt utveckla ett rationellt upphandlings- och inköpsbeteende. Kunskapen om hur inköp görs och vad som köps in är nödvändig för att kunna förstå och förklara inköpskostnaderna. Med detta som stöd kan sedan ambitioner och strategier för en ökad kostnadseffektivitet formuleras och genomföras. Utifrån vad som har framkommit i granskningen kan följande konstateras: Upphandlingsenheten har inte ett tydligt strategiskt uppdrag. Övergripande för landstinget har det inte formulerats mål med inriktning på upphandling och inköp, vilket får som konsekvens att målstyrningen blir svag. Nuvarande upphandlingspolicy utgör inte ett tillräckligt stöd för effektiva upphandlingar och inköp. Den delegering som finns inom upphandlingsområdet är inte tydlig och konsekvent. När det gäller ansvar och roller finns det oklarheter beträffande ansvaret för att förvalta ingångna avtal. Det förekommer ingen systematisk uppföljning av om upphandlingar och inköp görs i enlighet med interna regler. Någon särskild uppföljning av avtalstroheten genomförs inte. Samtaget är de förutsättningar som finns för att följa upp upphandlingar och inköp otillräckliga. En viktig förklaring till är att det saknas ett implementerat heltäckande system för upphandling och inköp. Landstingsstyrelsen har inte direkt insyn i de upphandlingar som genomförs. Landstingsstyrelsen styr i första hand upphandlingen genom delegationsordningen. Några riktlinjer eller anvisningar i övrigt har inte fastställts av landstinget som vägledning inom upphandlingsområdet. Rapportering till landstingsstyrelsen av upphandling och inköp sker i mycket begränsad utsträckning. Sammantaget görs bedömningen att Landstingsstyrelsen inte har en tillräcklig styrning och kontroll av upphandlingar och inköp. Den interna kontrollen av upphandlings- och inköpsverksamheten är inte tillräcklig. Det har inte framkommit någon intern kontrollplan som omfattar upphandling och inköp. I de avtal som har granskats framkommer att kvalitetskriterier, förutsättningar för uppföljning och i vissa fall viten regleras. 4

5 Den mer operativa styrningen och uppföljning av de levererade tjänsterna sker i varierande omfattning och med olika grad av systemtik i de granskade verksamheterna. I huvudsak har landstinget kontroll av att rätt kvantitet levereras. Däremot råder en osäkerhet om den avtalade kvaliteten levereras. Med stöd av den genomförda granskningen har följande utvecklingsområden identifierats: Förtydliga den övergripande styrningen av landstingets upphandlings- och inköpsverksamhet. Fastställ t.ex. övergripande mål för upphandling och inköp. Inför en relevant upphandlings- och inköpspolicy. Utveckla tillämpningsanvisningar till policyn. Gör en översyn av delegeringen inom upphandlingsområdet. Ansvaret för uppföljning av olika typer av avtal bör definieras. Säkerställ en aktiv och systematisk avtalsuppföljning som garant för att krav och villkor i avtal fullgörs. Utveckla system för uppföljning och kontroll av avtalstrohet gentemot ramavtal Uppföljningen av landstingets upphandlings- och inköpsverksamhet måste utvecklas. Landstingsstyrelsen behöver stärka sin styrning och kontroll av upphandlingsverksamheten. Inför ett inköpssystem som omfattar samtliga avtal. Den interna kontrollen och styrningen av upphandlings- och inköpsverksamheten måste stärkas. Internkontrollplaner som upprättas på olika nivåer i organisationen måste även omfatta upphandlings- och inköpsområdet. Överväg att upprätta ett upphandlings- och inköpsbokslut. 5

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Landstinget upphandlar årligen varor och tjänster till stora belopp. Det är viktigt att landstingets upphandlingar dels genomförs i enlighet med upphandlingslagstiftningen och landstingets mål, dels att tecknade avtal förvaltas på ett effektivt sätt. Upphandlingsförfarandet regleras till stora delar i upphandlingslagstiftningen. Hur uppföljning av slutna avtal ska ske regleras dock inte på samma sätt. Landstingets olika verksamhetsområden är dels beroende av att upphandlingar genomförs effektivt och rättssäkert, dels att leverantörens åtaganden följ upp och att landstinget har tillräcklig kontroll över att avtalad kvalitet och kvantitet levereras. Eventuella brister i avtalsuppföljningen kan få återverkningar för verksamheten och påverka kvalitet på service och utbud. För att säkra kvalitet i verksamheter som drivs på uppdrag av landstinget krävs bland annat ändamålsenliga förfrågningsunderlag och avtal samt en väl fungerande uppföljning. En viktig utgångspunkt är således att formerna för uppföljning under kontraktstiden tydligt framgår förfrågningsunderlag och avtal. En viktig del i detta är att formulera vilka konsekvenserna ska bli om inte kraven uppfylls. Villkor för sanktioner och incitament måste framgå av förfrågningsunderlag och avtal. Återkoppling av hur verksamheten utvecklas är viktig för att ansvariga ska få kunskap om vilka resultat som nåtts och hur kvaliteten utvecklas (SKL Alternativa driftformer s ). Landstingets revisorer har i den årliga risk- och väsentlighetsanalysen identifierat landstingets system för uppföljning av upphandlad verksamhet som ett angeläget granskningsområde Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att bedöma om landstinget har en ändamålsenlig styrning och uppföljning av ingångna avtal som säkerställer att de tjänster som har överenskommits i avtalen utförs på ett tillfredställande sätt. Syftet har konkretiserats i följande revisionsfrågor: Finns ett tydligt övergripande (strategiskt) uppdrag till upphandlingsenheten? Är uppdrag, ansvar och roller dokumenterade och tydliga? Är processen för utarbetande av förfrågningsunderlag/avtal (förberedelsefasen) upplagd på ett ändamålsenligt sätt? Behandlas kvalitetskriterier i avtalen t.ex. leveranskrav etc.? På vilket sätt styr landstingsstyrelsen eller har inseende i de upphandlingar som genomförs? Säkerställs förutsättningar för styrning och uppföljning i upprättade avtal? Är landstingets kontroll och insyn reglerade i avtalen? Regleras vite och förelägganden i avtalen? Genomförs i praktiken styrning och uppföljning av leverantören och avtalade tjänster på ett systematiskt sätt? Har landstinget tillräcklig kontroll över att avtalad kvalitet och kvantitet levereras? Dokumenteras uppföljningar av avtal? Vilken rapportering sker till landstingsstyrelsen? Hur sker uppföljning vid gemensamma upphandlingar med andra landsting? Finns mål eller övriga styrsignaler avseende avtalstrohet? Genomför landstinget uppföljning och kontroll av ramavtalstrohet? 6

7 2.3. Avgränsning Granskning har avgränsats till ett antal ramavtal inom Landstinget Kronoberg Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som används i analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas från lagar och förarbeten eller interna regelverk, policies och fullmäktigebeslut. I föreliggande granskning hämtas revisionskriterierna i huvudsak från: Kommunallagen Lag (2007: 1091) om offentlig upphandling (LOU) och lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster Upphandlingsutredningens delbetänkande SOU 2011: 73 Landstingsfullmäktiges beslut inom upphandlingsområdet 2.5. Metod och genomförande Granskningen har genomförts som en intervju- och dokumentstudie. Intervjuer har skett med: Hälso- och sjukvårdsdirektör Upphandlingschef Upphandlare Verksamhetsföreträdare Personer som deltar i förvaltningen av avtal. Underlag för granskningen har utgjorts av dokumentation beträffande styrning och uppföljning av upphandlad verksamhet. Granskad dokumentation framgår av bilaga. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakkontrollera ett utkast till rapport för att säkerställa att den bygger på korrekta fakta och uttalanden. 7

8 3. Utgångspunkt 3.1. Upphandlingslagstiftningen Sedan den 1 januari 2008 gäller lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) för upphandlingar inom den klassiska sektorn och lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster för upphandlingar inom försörjningssektorerna (LUF). Lagstiftningen som gäller från 2008 överensstämmer i stor utsträckning med gamla lagen, det är relativt få bestämmelser som är nya sett till det materiella innehållet. Däremot är dispositionen helt annorlunda. Anledningen till uppdelningen i två lagar är att det i vissa delar gäller andra regler för upphandlande enheter som är verksamma i försörjningssektorn jämfört med upphandlande myndigheter som är verksamma i den klassiska sektorn. I stora delar är dock reglerna, som tidigare, desamma inom de båda sektorerna. Begreppet affärsmässighet har i och med den nya lagen tagits bort från upphandlingsbestämmelserna. Lagarna hänvisar i stället till de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Ändringen innebär inte någon förändring av rättsläget. Med affärsmässighet menades att den upphandlande enheten skulle genomföra upphandlingen med beaktande av konkurrens samt inte ta ovidkommande hänsyn Förändringar i upphandlingslagstiftningen från den 15 juli 2010 Lagändringarna fr.o.m. den 15 juli i upphandlingslagstiftningen avser i första hand överprövningsprocessen i upphandlingsmål. Bland annat införs en så kallad avtalsspärr, som innebär att det är förbjudet för en upphandlande myndighet och enhet att ingå avtal direkt efter ett tilldelningsbeslut. Avtal kan ogiltigförklaras om det har tecknats i strid med en avtalsspärr, förlängd avtalsspärr eller ett interimistiskt beslut. Även vid otillåtna direktupphandlingar kan avtal ogiltigförklaras. En ogiltigförklaring innebär att alla prestationer som har hunnit utbytas mellan parterna ska återgå. Bara om det föreligger "tvingande hänsyn till ett allmänintresse" får avtalet bestå. En helt ny sanktion infördes, upphandlingsskadeavgift, som kan dömas ut av en förvaltningsdomstol efter ansökan av Konkurrensverket. Upphandlingsskadeavgift kan även utgå för otillåtna direktupphandlingar. Upphandlingsskadeavgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella upphandlingskontraktets värde och ska lägst vara kr samt den maximala avgiften som kan dömas ut är tio miljoner kronor. Begreppet lågt värde ersätts med fasta beloppsgränser som anges i lagtexten. Samma belopp gäller för alla upphandlande myndigheter, d v s både stat, kommun, landsting och offentligt ägda bolag. I LOU går direktupphandlingsgränsen vid kontrakt med ett värde om cirka kronor. Direktupphandlingsgränsen i LUF går vid ett kontraktsvärde om cirka kronor. De nya fasta beloppsgränserna innebär att kravet på upphandlande myndigheter och enheter att vid behov anta riktlinjer för när direktupphandling, på grund av lågt värde får användas, tas bort 3.3. Entreprenörskap i Landstinget Kronoberg Landstingsfullmäktige beslutade om ett program för Entreprenörskap i Landstinget Kronoberg. I programmet tydliggörs landstingets ansvar oavsett utförare av driften enligt följande: Den övergripande strukturen för verksamheterna 8

9 Den övergripande planeringen Att fastställa omfattningen av verksamheterna Finansiering av de nämnda verksamheterna Verksamheternas kvalitet. I programmet anges att Landstingsstyrelsen svarar för upphandling och- eller ingående av avtal med samverkande myndigheter, organisationer eller företag samt ansvarar för uppföljning av de verksamheter som bedrivs i "alternativ form". Ansvaret innefattar Kontroll av att beslut genomförs Regelbunden insamling av information som underlag för att värdera åtgärdernas effektivitet Uppföljning av kvalitet Kontroll av hur medborgarnas önskemål om valfrihet, kvalitet mm uppfylls Värdering av åtgärdernas påverkan på totala kostnader Styrning av landstingets upphandlingsverksamhet Upphandlingspolicy I Landstinget Kronoberg finns en policy för upphandling. F.n. är det inte klarlagt huruvida policyn har antagits av landstigsfullmäktige eller inte. Av upphandlingspolicyn framgår bl.a. att landstinget ska utnyttja skalfördelar genom samordnad upphandling och att all upphandling ska genomföras på ett rättsenligt sätt. Vidare framgår att all upphandling ska ske i samverkan mellan användare och upphandlingsavdelning, baseras på en helhetssyn (koncernnyttan). Upphandlingsavdelningens ansvar i anskaffningsprocessen omfattar faserna från det att användaren färdigställt kravspecifikationen till dess en beställning/avtal tecknats. Upphandlingspolicyn lyfter inte fram avtalstrohet i särskild ordning. I policyn beskrivs på ett sammanfattande sätt det regelverk som finns beträffande upphandling. Av policyn framgår att alla upphandlingar fr.o.m. ett basbelopp handläggs av upphandlingsavdelningen. En basenhet kan göra en direktupphandling upp till ett halvt basbelopp. Mellan ett halvt och ett basbelopp handläggs upphandlingen av beställningsservice. Avsteg från ramavtal får bara göras efter samråd med upphandlingsavdelningen. Upphandlingschefen har fått i uppdrag att ta fram ett förslag till en uppdatering av upphandlingspolicy i form av riktlinjer för upphandling. Ambitionen är att förslaget ska kunna presenteras efter sommaren Delegationsordning Regleringen av befogenheter inom upphandlingsområdet framgår av landstingsstyrelsens delegationsordning. 9

10 Landstingsstyrelsen har inom upphandlingsområdet till landstingsdirektören delegerat följande beslutanderätt: Ärendetyp Initiering av upphandling utrustning och tjänster. Tilldelningsbeslut, upphandling Teckna vårdavtal. Vikarier för privata vårdgivare. Vårdavtal med annat landsting. Beskrivning Rätt att fatta beslut att initiera upphandling upp till ett belopp av 5 mnkr. Upphandlingar över 5 mnkr ska upphandlingsunderlaget till landstingsstyrelsen för beslut innan underlaget skickas ut. Rätt att fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal i upphandlingar. Rätt att teckna vårdavtal med privata vårdgivare inom angiven budget. Besluta om godkännande av vikarier för privatpraktiserande läkare och sjukgymnaster med landstingsavtal. Upprätta vårdavtal med andra landsting. Av delegationsordningen framgår att landstingsdirektören får vidaredelegera beslutanderätten. Landstingsdirektören har i sin tur vidaredelegerat beslutanderätt till upphandlingschefen funktionsansvarig planeringschef och hälso- och sjukvårdsdirektören. Det framgår också av delegationsordningen att innan en förbrukningsupphandling initieras ska ärendet föredras för landstingsstyrelsen. Till upphandlingschefen har följande delegation överlåtits: Ärendetyp Initiering av upphandling avseende varor och tjänster samt utrustning och inventarier. Tilldelningsbeslut, upphandling Beskrivning Rätt att initiera upphandling upp till ett belopp över 7 basbelopp upp till 5 mnkr. Upphandlingar över 5 mnkr ska redovisas och godkännas av landstingsstyrelsen minst 2 ggr/år. Rätt att fatta tilldelningsbeslut samt teckna avtal i upphandlingar. Av delegeringen framgår att upphandling under 7 basbelopp inte är en delegationsfråga, vilket sannolikt ska tolkas som att det är fråga om beslut inom ramen för ren verkställighet. Inköp mellan 0,5 basbelopp och 7 basbelopp undertecknas av upphandlingschefen Rätten att teckna vårdavtal med privata vårdgivare inom angiven budget har vidaredelegerats till hälso- och sjukvårdsdirektören. Detsamma gäller beträffande beslut om godkännande av vikarier för privata vårdgivare. Vid frånvaro i längre än tre månader ska samråd ske med ekonomidirektör innan beslut. Investeringar inom ramen för ramen för investeringsplanens budget får beslutas av funktionsansvarig planeringschef Handbok i offentlig upphandling Handboken togs fram 2008 av upphandlingsavdelningen. Handboken beskriver i huvudsak genomförandet av upphandlingsprocessen utifrån de olika steg som ingår i den. 10

11 3.6. Landstingsfullmäktiges budget 2012 I budget 2012 framgår att kvalitetsstyrningen av vårdvalet ska vidareutvecklas. Bland annat framgår att genom ett samlat kundvalskansli ska en effektiv utveckling, uppföljning och administration av uppdragen inom vårdval, privata vårdgivare och tandvård säkras. I övrigt saknas styrsignaler i budgeten avseende upphandling och inköp Bedömning Den förändring som gjordes av upphandlingslagstiftningen fr.o.m. 15 juli 2010 innebär bl.a. att avtal kan ogiltigförklaras och att en upphandlingsskadeavgift kan dömas ut. Det har alltså blivit möjligt för leverantörer att föra talan om att ett avtal ska förklaras ogiltigt som har ingåtts mellan en upphandlande myndighet eller enhet och en annan leverantör. Konsekvenserna av en ogiltigförklarad upphandling kan bli stora dels genom att utförda prestationer ska återgå, dels genom att en upphandlingsskadeavgift kan utgå. Den genomförda lagförändringen gör att det blir än mer angeläget att tillse att upphandlingar genomförs rättsenligt. Framförallt bör det vara viktigt att säkerställa att inga otillåtna direktupphandlingar förekommer i organisationen. Den interna strypningen och kontrollen måste därför kunna förebygga och säkerställa att fel inträffar i samband med upphandlingar. Det är också viktigt att ovanstående förändringar inarbetas i regelverket eller motsvarande. Syftet med en upphandlings- och inköpspolicy är att den ska ge ett stöd till landstingets verksamheter att kunna tillgodose länsinvånarnas behov på ett kostnadseffektivt sätt. En policy ska ge en plattform och inriktning för hur verksamheterna ska agera i upphandlings- och inköpsfrågor. Viktiga områden som bör kunna hanteras i en policy är bl.a. syfte, förhållningssätt, ansvar, samordnad upphandling och avtalstrohet. Själva policyn bör vara kortfattad men kan med fördel kompletteras med tillämpningsanvisningar eller riktlinjer. Den nuvarande policyn inom landstinget är relativt kortfattad och innehåller ett antal begrepp som behöver tydliggöras i riktlinjer. Framförallt behöver dock ansvarsfördelning som ska gälla vid upphandling och inköp göras tydliga. Landstingets upphandlingspolicy är inte anpassad till de förändringar som gjordes av upphandlingslagstiftningen Policyn hanterar i begränsad utsträckning frågan om avtalstrohet. I skrivande stund är det dessutom osäkert om upphandlingspolicyn har fastställts av landstingsfullmäktige. Vem som får upphandla vad enligt delegationsordningen är inte helt tydlig. En oklarhet i landstingsstyrelsens delegationsordning gäller initiering av upphandling. Det som är oklart gäller dels vad som menas med begreppet initiering, dels om initiering verkligen är ett beslut som behöver delegeras. Initiering kan möjligen likställas med beslut om att inleda en upphandling. Av delegationsordningen framgår också att initiering av upphandling avseende förbrukning ska föredras för landstingsstyrelsen. Även här finns vissa oklarheter beträffande begreppet förbrukning. Möjlighen kan förbrukningsupphandling tolkas som samordnade upphandlingar av förbrukningsartiklar. Samordnade upphandlingar leder sannolikt till att beloppsgränsen 5 mnkr passeras i många fall, varför upphandlingsbeslutet måste tas i landstingsstyrelsen. När det gäller vårdavtal hanteras dessa i delegationsordning på ett annat sätt än övriga upphandlingar. Här används begreppet teckna vårdavtal istället för initiering och tilldelningsbeslut. En tolkning av delegationsordningen är att upphandla vårdavtal inte omfattas av delegation. En samlad bedömning är att delegationsordningen inte är stringent vad gäller begreppen för ärendetyper och olika typer av upphandlingar. De beslut som fattas inom ramen för ett upphandlingsförfarande är vanligtvis; anskaffning, fastställa förfrågningsunderlag och tilldelning. I konsekvens med tilldelningsbeslutet tecknas sedan ett avtal. Enligt delegationsordning framgår det ingen direkt beloppsbegränsning av landstingsdirektörens rätt att fatta tilldelningsbeslut. Under vårdrelaterade beslut framgår att har rätten att teckna vårdavtal delegerats till landstingsdirektören. Utifrån landstingsdirektörens delegationsordning kan tolkningen göras att inga tilldelningsbeslut kan fattas på basenhetsnivå. Samtidigt framgår det av upphandlingspolicyn är det tydligt att på verksamhetsnivå så får direktupp- 11

12 handlingar upp till ett halvt basbelopp göras. En bristande överensstämmelse finns också mellan landstingsstyrelsens delegationsordning och landstingsdirektörens vidaredelegering vad gäller upphandlingar under sju basbelopp. Enligt landstingsdirektörens vidaredelegering utgör beslut om upphandlingar under sju basbelopp ren verkställighet, vilket inte framgår av landstingsstyrelsens delegationsordning. De utgångspunkter och styrsignaler som finns inom upphandlingsområdet ger ingen tydlig styrning mot samordnade upphandlingar och avtalstrohet. En väsentlig uppgift för styrningen är också att den ska säkerställa att felaktiga upphandlingar inte genomförs som i sin tur ytterst kan leda till att landstinget drabbas av skadestånd och av upphandlingsskadeavgift. En bedömning är det finns en risk som inte kan uteslutas att otillåtna direktupphandlingar förekommer. Någon egentlig kontroll eller uppföljning av om det inträffar otillåtna direktupphandlingar görs dock inte. Överhuvudtaget är det viktigt att regler och riktlinjer som lagts fast inom upphandlingsområdet följs upp med avseende på hur de tillämpas. En iakttagelse är att landstingets budget inte innehåller styrsignaler (mål) som riktar sig till upphandling och inköp. 4. Upphandling 4.1. Organisation för upphandling I landstinget finns en central upphandlingsavdelning som har ett övergripande ansvar för den samordnade upphandlingen av varor och tjänster som sker i landstinget. Upphandlingsavdelningen är ett av sex verksamhetsområden (VO) inom Servicecentrum. Upphandlingsenheten är för närvarande bemannad med 15,5 tjänster enligt följande funktionsindelning: - Upphandlingschef - Upphandlare - Assistent/inköpare - Sortimentssamordnare - Affärsjurist - E-handel. Figur 1 - Upphandlingsavdelningens organisation 12

13 Upphandlarna arbetar som specialister inom olika produktområden, till exempel vårdtjänster, medicinteknisk utrustning, sjukvårdsmaterial, IT/telefoni, läkemedel, resebyråtjänster/ transporter och hjälpmedel. I nära samverkan med upphandlingsavdelningen arbetar en materialkonsulent som i första hand ska tillvarata sjukvårdens intressen och behov. Upphandlingsenhetens organisation och interna ansvarsfördelning finns dokumenterat dels i löpande text, dels i ovanstående organisationsschema. Upphandlingsavdelningen har ett ledningssystem som är ISO-certifierat Uppdrag Upphandlingsavdelningen ingår i Servicecentrum. Servicecentrums övergripande uppdrag är att erbjuda service till samtliga verksamheter inom Landstinget Kronoberg. Centrumet ska enligt formulerad verksamhetsidé medverka till god vård genom kundanpassade tjänster, med kvalitet, kompetens och engagemang. Av Servicecentrums verksamhetsplan 2012 framgår att behov av kompetensutveckling finns inom flertal områden och till en början inom upphandling, IT och fastigheter. Vidare påtalas att det finns svårigheter att rekrytera upphandlare med adekvat kompetens. I verksamhetsplanen anges att kundperspektivet ska genomsyra all verksamhet inom Servicecentrum, vilket också är ett strategiskt målområde. För upphandlingsavdelningen har följande uppdrag formulerats: Upphandla och underhålla avtal för ett överenskommet sortiment av varor och tjänster i enlighet med upphandlingslagstiftningen. Tillhandahålla administrativa rutiner för elektronisk beställning av ovanstående sortiment. På uppdrag delta i förberedelser inför och genomföra investeringsupphandlingar. För år 2012 har upphandlingsavdelningen angett verksamhetsmål inom följande områden; Avtalstrohet Kundnöjdhet Upphandlingsresultat Upphandlingsavdelningen formulerar verksamhetsmål på enhetsnivå. År 2011 fanns det tre mål i upphandlingsavdelningens styrkort avseende kundnöjdhet. Några fastlagda målvärden för avtalstrohet och upphandlingsresultat har inte framkommit. Upphandlingsavdelningens ambition är att upphandling ska genomföras med affärsmässighet, objektivitet och i konkurrens samt avgöras utifrån det som totalt sett är förmånligast för landstinget. Upphandlade varor och tjänster ska uppfylla högt ställda krav på kvalitet, säkerhet och miljö. Handläggning ska genomföras i nära samverkan med verksamheter på ett professionellt sätt och i enlighet med lagstiftning (LOU) samt landstingets upphandlingspolicy Upphandlingsprocessen Upphandlingsprocessen finns dokumenterad i en processbeskrivning som är fastställd av upphandlingschefen. I beskrivningen anges respektive steg i upphandlingsprocessen: syfte/mål, start, nuläge/omfattning, styrning/stöd/förtydligande, krav/förväntningar, aktiviteter/miljöpåverkan, bemanning/ansvar, riskbedömning, mäta/följa upp samt dokumentation. Syfte och mål med upphandlingsprocessen anges vara att erhålla en kostnadseffektiv anskaffning av varor, tjänster och entreprenader för landstinget. Respektive steg i upphandlingsprocessen beskrivs i en processkarta. Stegen formuleras inom ramen för planerings- 13

14 skedet, förfrågningsunderlag, anbudsräkning, utvärdering och tilldelning. När det gäller utarbetande av förfrågningsunderlag inleds processen med att en referensgrupp tillsätts. I referensgruppen finns företrädare för berörd verksamhet och upphandlare. Referensgruppen ansvarar för att, utifrån en behovsanalys, utarbeta en kravspecifikation. Upphandlaren fungerar som projektledare och expertstöd genom hela processen. Ansvaret för att utse en referensgrupp har normalt den verksamheten som har initierat upphandlingen. Av intervjuer framkommer att de starthändelser som sätter igång upphandlingsprocessen är politiska beslut om att t.ex. konkurrensutsätta en del av landstingets verksamhet, ett uppkommet behov i verksamheten som förutsätter offentlig upphandling eller avtal som löper ut där det väcks en behovsdiskussion. Förfrågningsunderlag behandlas inte på den politiska nivån. Upphandlingschefen har enligt delegationen rätt att besluta om tilldelningsbeslut upp till 5 mnkr Bedömning Utifrån det uppdrag som har formulerats för upphandlingsavdelningen kan konstateras att det inte definierar ett övergripande strategiskt uppdrag inom upphandlings- och inköpsområdet. En strategisk resurs inom landstinget för upphandling/inköp bör ha ett tydligt uppdrag som kan härledas ifrån en uttalad målsättning och strategi för landstinget inom upphandlingsområdet. Landstingets verksamheter bör i sin tur ha ett tydligt krav om att agera samordnat och att i övrigt vidta de åtgärder som stödjer en effektiv upphandlings-/inköpsverksamhet. Utifrån uppdragsformulering framgår inte att upphandlingsavdelningen har getts en controlleruppgift inom området upphandling och inköp, d.v.s. att svara för och presentera en återkommande uppföljning och analys av upphandlingar och inköp. Det finns inte heller något uppdrag att som komplement till landstingets bokslut att presentera ett upphandlings-/inköpsbokslut. F.n. ä r det inte tydligt vilken roll som upphandlingsavdelningen har när det gäller avtalstrohet och beträffande förvaltning av avtal. I grunden är det landstingets verksamheter som ska agera avtalstroget men upphandlingsavdelningen har en särskild uppgift att stödja och underlätta verksamheternas avtalstrohet. I första hand kan det göras genom ändamålsenliga upphandlingar, information om tecknade ramavtal, system som underlättar beställning och avrop och genom löpande uppföljning av faktisk köptrohet. Landstinget har inte definierat en strategi för hur upphandlingar ska användas och genomföras för att uppnå största möjliga kostnadseffektivitet. Detsamma gäller beträffande förvaltning av ingångna avtal. Bedömningen är att upphandlingsavdelningens operativa uppdrag att svara för genomförandet av upphandlingar av varor och tjänster till landstinger är tydligt. Upphandlingsprocessen med underliggande rutiner har definierats och är väl dokumenterad. Processen för att utarbeta förfrågningsunderlag och den vägledning som finns för att genomföra den är utformad på ett ändamålsenligt sätt. 5. Avtalsuppföljning 5.1. Utgångspunkter - Avtalsuppföljningsprocessen När ett avtal har trätt i kraft inträder en förvaltningsfas. I avtalsförvaltning ingår att följa upp hur leverantören och beställaren fullgör sin respektive del av avtalet. I förvaltningen av ett avtal ingår också att i förekommande fall vidta åtgärder. Upphandlingsavdelningens roll i avtalsförvaltningen har inte närmare definierats i uppdragsbeskrivningen. De olika upphandlingar som görs kan delas in i upphandling av varor och 14

15 tjänster till verksamheten och upphandling av verksamhet (typ vårdavtal). Följande är exempel på typ av upphandling som kan förekomma: Landstingsövergripande samordnade upphandlingar (ramavtal) för att tillhandahålla varor och tjänster till verksamheten. Verksamhetsspecifika upphandlingar av varor och tjänster. Upphandlingar som görs på uppdrag av en verksamhet eller en begränsad del av landstingets verksamhet. Upphandling av vårdtjänster, t.ex. i form av vårdavtal. Möjligen skulle även upphandling av bemanningstjänster kunna räknas i denna kategori. Någon formell ansvarsfördelning som differentierar ansvaret för förvaltning av olika typer av avtal har inte framkommit. Inom avdelningen har det som stöd för avtalsförvaltningen fastställts en avtalsuppföljningsprocess Avtalsuppföljning Syftet med avtalsuppföljningsprocessen är att: Förvalta och utveckla avtalen. Kvalitets- och prissäkra varor och tjänster. Uppnå avtalstrohet. Avtalsuppföljningsprocessen beskrivs som en stödprocess till de processer i landstinget där det finns behov av varor, tjänster och entreprenader. Av processbeskrivningen framgår vilka aktiviteter (processteg) som ingår i avtalsuppföljningen. De aktiviteter som avser uppföljning och kontroll utgörs i första hand av; avvikelsehantering, löpande förbättringsarbete med leverantör, kontrollera leverantör, avstämning med interna kunder och kontroll av avtalstroheten. Av processbeskrivningen framgår att upphandlingsavdelningen förvaltar och utvecklar avtal och ansvarar för bl.a. ovanstående aktiviteter för att följa upp och kontrollera avtal. Även om processbeskrivningen i huvudsak tycks beskriva uppföljning av ramavtal inom varuförsörjningsområdet så gäller den generellt vid avtalsuppföljning. I avdelningens uppdrag ingår också att informera om nya avtal, vårda avtal bland annat genom uppföljning av t.ex. nödvändiga uppdateringar eller justeringar. Från processbeskrivningen framgår att för avtalstrohet är den förväntade effekten 95 procent Kontroll och uppföljning av upphandlad verksamhet När det gäller avtal avseende varuförsörjning är det avropande verksamhet som svarar för att kontrollera att rätt volym och kvalitet har levererats. Fel eller avvikelser vid leveranser ska hanteras direkt med leverantören. Avvikelsen ska registreras i Synergi. Under 2011 fick upphandlingsavdelningen in 35 klagomål och 17 förslag om förbättringar. Totalt sett inkom 62 synergiärenden. Ansvarig upphandlare genomför leverantörsmöten inom ramen för uppföljningen av avtalen. Vid leverantörsmöten förs i regel protokoll. För inköp som görs inom försörjningsområdet i verksamheten med stöd av e- handelssystemet (ebuilder) finns det goda förutsättningar att följa upp flödet i processen. Processen i sin helhet hanteras elektroniskt när avrop görs i systemet. När avrop sker utanför e-handelssystemet är det svårt att kontrollera om inköpen görs på avtal och om det görs till rätt pris. Vid beställning från leverantörer som inte omfattas av ehandel eller att beställningen gjorts vid sidan om ehandel används pappersfakturor. Dessa scannas in i efact och 15

16 godkänns manuellt och attesteras i efact. Inköp som hanteras på detta sätt kan inte följas upp på samma sätt som de som görs inom ehandel. Beträffande inköp som görs vid sidan om beställningssystemet (ehandel) finns det i dag inte en systematisk uppföljning av. Planer finns dock på att införa en fakturaportal som kan bidra till att förbättra uppföljningsmöjligheterna. För avrop av tjänster finns inget beställningssystem. Totalt sett saknas f.n. en sammanställd bild av i vilken omfattning som avtal om tjänster används. Den uppföljning och kontroll som genomförs av tjänsteavtal svarar i första hand den avropande verksamheten för. På samma sätt som för andra avtal ska avvikelser registreras i Synergi. I övrigt svarar upphandlingsavdelningen för avstämning med interna användare av avtalen och för leverantörsmöten. I granskningen har det dock framkommit att t.ex. HR-avdelningen uppfattar att de har ansvaret för att förvalta avtalet avseende företagshälsovård Förvaltning av vårdavtal Vårdavtal För närvarande finns vid sidan om vårdvalet inom Landstinget Kronoberg ett antal samverkansavtal och vårdavtal. Ett samverkansavtal kan tecknas utan upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Ett samverkansavtal har karaktären av ett medgivande från landstinget för en läkare eller sjukgymnast att vara verksam med ersättning enligt den nationella taxan. Samverkansavtalet kan vara tidsbegränsat och också innehålla att verksamheten skall bedrivas i visst område i länet. I övrigt kan inga andra villkor finnas i samverkansavtalet utan där gäller reglerna i lagen och de arvodesbelopp som anges i förordningarna. Enligt lagstiftningen ska landsting som har ett valfrihetssystem där vårdgivaren (läkare eller sjukgymnast) kan ingå inte besluta om att ingå samverkansavtal. Ett vårdavtal däremot måste föregås av upphandling enligt LOU eller LOV. Då kan landstinget fastställa verksamhetens inriktning, ersättningssystem och följa upp verksamheten. Det har inte framkommit i något styrdokument hur vårdavtal ska förvaltas. Vårdvalsmodellen som infördes 2009 har dock från början förvaltats för sig, först genom vårdvalsservice och nu genom enheten för kundval och privata vårdgivare Enheten för kundval och privata vårdgivare Inom ekonomiavdelningen har enheten för kundval och privata vårdgivare etablerats. Enheten leds av utvecklingschefen. Enheten arbetar med Vårdval Kronoberg, privata vårdgivare och barn- och äldretandvård. För närvarande pågår en rekrytering av en medicinsk rådgivare (specialist i allmänmedicin eller motsvarande) till enheten. Målet är att förstärka den medicinska och innehållsmässiga uppföljningen av verksamhet som utförs av privata vårdgivare. Enhetens uppgift är att förvalta Vårdval Kronoberg och att följa upp vårdavtal med privata vårdgivare. Gränssnittet mot upphandlingsavdelningen har i detta avseende inte tydliggjorts. I uppföljningen av vårdvalet träffar landstingets företrädare vårdgivarna i stormöten fyra gånger per år. Därutöver sker en kontinuerlig dialog vid behov. Dialogen vid stormötena används till stor del för information av olika slag till exempel beträffande frågor om marknadsföring eller politiska mål och ambitioner med verksamheten. Innehållet styrs till stora delar av de frågor som är aktuella inom landstinget som på ett eller annat sätt berör samtliga aktörer. Vid träffarna behandlas också enskilda frågeställningar på begäran från t.ex. verksamheten. 16

17 Landstinget har två gånger per år möten med privata vårdgivare som har samverkans- och vårdavtal. Landstinget begär årligen in en verksamhetsredovisning från de privata vårdgivarna. Verksamhetsredovisningen ska ske enligt en särskild mall och bland annat innehålla uppgifter om verksamheten såsom personal, administration, medicinskt utrustning, tillgänglighet, remittering, diagnoser, polkliniska operationer, samarbete, utbildning under året och kvalitetssäkring. Landstingets uppföljning av vårdavtal vid sidan om vårdvalet har varit relativt begränsad. Bland annat anges att det har saknats tillräckliga personella resurser och relevant kompetens för att kunna genomföra mer kvalitativt inriktade uppföljningar. En aspekt som begränsar uppföljningsmöjligheterna är att landstinget saknar möjlighet att hämta uppgifter om den privata vårdgivarens verksamhet via Cambio Cosmic. Den möjligheten finns dock inom ramen för vårdvalet. Landstinget måste då begära in uppgifter från den externa aktören. Möjligheten att få fram uppgifter kan i vissa fall begränsas på grund av det journalsystem som respektive utförare använder. Uppföljningen är i dagsläget inriktad på kvantitativ volymdata om verksamheten. Vårdgivarnas egna verksamhetsberättelser begärs också in. Den mer kvalitativt innehållsmässiga uppföljningen är svagt utvecklad. Från intervjuerna har framkommit att införandet av vårdvalet har genererat ökad kunskap beträffande bland annat uppföljning och utvärdering av vårduppdrag. Ambitionen har då blivit att utveckla uppföljning av privata vårdgivare genom att tillämpa motsvarande modell och arbetssätt som vid uppföljningen av vårdvalet. För uppföljningen av vårdvalet finns en fastställd uppföljningsmall med olika parametrar samt schema för kontinuerligt återkommande fördjupade granskningar, vilket inte sker för de privata vårdgivarna idag. Ytterligare en ambition är att utveckla både upphandlingen och utformningen av vårdavtal utifrån de erfarenheter som införandet av vårdval har givit. De privata vårgivarna är skyldiga att rapportera avvikelser i landstingets avvikelsehanteringssystem Synergi. Rapportering till landstingsstyrelsen sker framför allt via delårs- och årsrapporteringen. I övrigt deltar utvecklingschefen vid månadsvisa controllermöten med landstingsdirektören då bl.a. volymtal avseende privata vårdgivare redovisas. Landstingsstyrelsens inseende i verksamheten bedöms vara relativt begränsad då redovisning av verksamhet som utförs av privata utförare är relativt begränsad i delårs- och årsrapporter Gemensamma upphandlingar med andra landsting Inom vissa områden genomförs gemensamma upphandlingar tillsammans med angränsande landsting. Berörda landsting bestämmer tillsammans vem som tar huvudansvaret för genomförandet av upphandlingen. Anbudsutvärderingen görs gemensamt och det landsting som har huvudansvaret beslutar om tilldelning. Avtalen tecknas antingen gemensamt men det förekommer även att respektive landsting tecknar var sitt avtal. Uppföljningen av avtalen hanteras i princip på motsvarande sätt som när landstinget själv har genomfört upphandlingen. I vissa situationer kan det dock förekomma att samverkansparterna ageras som en avtalspart i förhållande till leverantören Bedömning För att stödja förvaltning av tecknade avtal har en avtalsuppföljningsprocess tagits fram. Processen är generell i den meningen att den gäller för alla typer av avtal. Av processbeskrivningen framgår att det är upphandlingsavdelningen som förvaltar och utvecklar avtalen. Uppföljningsprocessen förefaller i huvudsak ha utformats med utgångspunkt från ramavtal avse- 17

18 ende varuförsörjning. En aspekt i detta sammanhang är om det finns skillnader i avtalsuppföljningen mellan olika typer avtal som motiverar att uppföljningsprocessen behöver anpassas till dessa. En avgörande fråga när det gäller avtalsförvaltning är hur ansvaret för förvaltningen av avtal ska fördelas inom landstinget. I den nuvarande ordningen enligt avtalsuppföljningsprocessen så har i princip upphandlingsavdelningen ansvaret för all avtalsförvaltning. Ansvariga för processen att upphandla och förvalta avtalen bör kunna definieras utifrån tjänstens/varans betydelse för det dagliga arbete och i vilken grad värden skapas genom inköp över de organisatoriska gränserna. En rimlig princip kan också vara när det gäller specifika upphandlingar att den som beslutar om en upphandling också planerar för en aktiv förvaltning och ansvarar för genomförandet av den. Det förefaller t.ex. som rimligt att upphandlingsavdelningen svarar för att förvalta avtal som är en konsekvens av samordnade upphandlingar varor och tjänster till landstingets verksamheter. När det gäller vård- och samverkansval är det i praktiken enheten för vårdval och privata vårdgivare som svarar för uppföljningen av avtalen. Enhetens formella ansvar för förvaltningen av vård- och samverkansavtal bör dock tydliggöras. När det gäller den företagshälsovård som har upphandlas så förvaltas avtalet av HR-avdelningen. Det bör också framgå av HR-avdelningens uppdrag att de svarar för att tillhandahålla företagshälsovård och i förlängningen att förvalta upphandlade avtal avseende företagshälsovård. För att skapa tydlighet i avtalsförvaltningen bör det klargöras vilket ansvar och roll som upphandlingsavdelningen ska ha beträffande avtalsförvaltning. Ska uppdraget vara att förvalta samtliga avtal eller ska ansvaret i huvudsak inriktas på att förvalta avtal som är en konsekvens av samordnade upphandlingar. Ett konstaterande är att, förutom beträffande vårdvalet, så har landstingets uppföljning av vård- och samverkansavtal varit relativt begränsad. En förklaring till detta är dels att ansvaret inte har varit tydligt, dels att det har saknats tillräckliga kompetens- och resursmässiga förutsättningar att följa upp och förvalta avtalen på ett tillräckligt sätt. I och med att de resurs- och kompetensmässiga förutsättningar har skapats/håller på att byggas upp tillsammans med de erfarenheterna som har uppnåtts från utformning och uppföljning av vårdvalet, finns goda förutsättningarna för att förbättra uppföljningen av vård- och samverkansavtal. Utifrån vad som har framkommit i denna granskning genomförs inte förvaltningen av ramavtal avseende tjänster på ett tillräcklig ändamålsenligt sätt. En iakttagelse är att antalet avvikelser som registrerats i Synergi är förhållandevis lågt. Det är en uppenbar risk för att en underrapportering förekommer. Det kan också finnas en risk att kunskapen om vad respektive avtal ställer för krav på leverantören inte är tillräcklig, vilket i sin tur kan leda till att avvikelser inte alltid identifieras. För närvarande är det svårt att få en samlad bild av landstingets upphandling och inköp. I upphandlingsavdelningens årsrapport för 2011 finns ingen redovisad statistik avseende årets upphandlingar och inköp. På övergripande nivå behövs en sammanställning av årets genomförda upphandlingar och vilken effekt de förväntas få på inköpskostnaderna. En sammanställd information om upphandlingar och inköp är en nödvändighet för att i förlängningen skapa förutsättningar för en ändamålsenlig och effektiv försörjning av varor och tjänster till kärnverksamheten. De redovisade kostnaderna måste också kunna analyseras och förklaras. Detta kräver i sin tur tillgång till ett relevant systemstöd (inköpssystem eller motsvarande). Nuvarande förutsättningar för uppföljning av gjorda inköp är dock inte tillräckliga för att kunna genomföra ändamålsenliga analyser inom landstinget på olika nivåer av gjorda inköp. För detta ändamål behöver det finnas ett heltäckande systemstöd. Systemet måste vara infört i hela organisationen, omfatta alla tjänste- och varukategorier samt användas optimalt och på rätt sätt. Avsaknaden av ett tillräckligt systemstöd försvårar möjligheten till uppföljning och analys av upphandlingar och inköp. Tillgången till och användningen av t.ex. ett inköpsoch beställningssystem är en viktig förutsättning för att på sikt utveckla ett rationellt upphandlings- och inköpsbeteende. Med tillgång till relevant information kan sedan ambitioner och 18

19 strategier för en ökad kostnadseffektivitet formuleras och genomföras. F.n. följs i första hand inköp upp som har gjorts inom ehandel. En viktig förutsättning för att motverka otillåtna direktupphandlingar är att löpande följa upp de inköp som görs och jämföra med befintligt avtalsregister för att kunna identifiera eventuella brister i detta avseende. I upphandlingsavdelningens uppdrag bör ingå att förse landstingsledningen och verksamheterna med relevant statistik för uppföljning av upphandlingar och inköp. 6. Avtalstrohet 6.1. Övergripande styrsignaler Enligt vad som tidigare har redovisats så framgår det av avtalsuppföljningsprocessen att den förväntade avtalstroheten är 95 procent Inköpsrutiner Vid upphandlingsenheten finns dokumenterade inköpsrutiner giltiga från Syftet med rutinerna anges vara - avtalstrohet - kostnadsminskning för direkta inköp - minskning av pappersadministrationen - bättre internkontroll på beställningar och leveranser. Inköpsrutinerna innehåller riktlinjer och praktiska rutiner vid inköp/avrop samt rutiner vid elektronisk handel. Det framgår att inköp alltid ska ske enligt landstingets avtal. Avtalen finns i avtalskatalog, som via intranätet är tillgängliga för landstingets anställda. Rutinbeskrivningen anger också att det behövs kontinuerlig information kring avtal, beställningar och e-handel från upphandlings- och ekonomiavdelningen. Vid respektive avdelning ska ett inköpsombud fungera som kontaktperson mellan avdelningen och upphandlingsenheten. Genom kontinuerlig information till ombudet är syftet att hålla verksamheten uppdaterad och informerad om förändringar i avtal, aktuella leverantörer och användning av avtalskatalogen. I inköpsrutinerna ges också information om bas- och tilläggssortiment. Bland annat anges att direkta besparingar kan göras genom att i första hand beställa från bassortimentet. I e- handelssystemet är också bas- respektive tilläggssortiment markerade. Tilläggssortiment ska användas med restriktion. I rutinerna ges också exempel på prisskillnad mellan bas- och tilläggssortiment. Upphandlingsenheten har i ett dokument sammanställt information till landstingets verksamheter om inköp och avtal. Beträffande avtalstrohet anges att verksamheten har skyldighet att följa landstingets avtal oavsett prisskillnader. Av dokumentet framgår att försäljare från företag som landstinget inte har avtal med ska hänvisas till sortimentssamordnaren vid upphandlingsenheten. Det tydliggörs att det inte är önskvärt att köpa produkter från dessa företag. Om produkter saknas inom ett avtal ska verksamheten kontakta sortimentssamordnare som undersöker möjligheterna att lägga in produkten i avtalet. Om verksamheten har bokat möte med avtalsleverantör anges att tid och agenda för mötet gärna får meddelas till sortimentssamordnare/materialkonsulent. 19

20 6.3. Uppföljning och kontroll av avtalstrohet Vad vi erfarit så sker inte någon regelmässig uppföljning av avtalstroheten gentemot ramavtalen. Av intervjuer framkommer att det saknas systemstöd för att på ett effektivt och systematiskt sätt kunna genomföra avtalstrohetsuppföljningar. Inköp som inte görs med stöd av beställningsservice eller ehandel kan inte följas upp direkt, d.v.s. det finns inte en uppföljningsmodell som stöd för uppföljning av avtalstrohet. För att följa upp avtalstroheten utifrån nuvarande förutsättningar krävs att analyser (registeranalys) görs av konton i ekonomisystemet utifrån leverantörsfakturor per kategori. Posterna måste sedan jämföras mot registret för upphandlade avtal. Upphandlingsenheten har inte tillgång till lämplig inköpsstatistik att använda för uppföljning och analys av avtalstrohet. Inköpsstatisk levereras i dagsläget från leverantörerna Bedömning En central utgångspunkt för att kunna uppnå effekterna med en samordnad upphandling är att landstingets enheter avropar från de avtal som tecknats. De mål för avtalstrohet som har framkommit riktas inte direkt till landstingets verksamheter utan framgår av avtalsuppföljningsprocessen. En förutsättning för att nå hög avtalstrohet är att verksamheten har information om ingångna avtal samt hur avrop ska ske. Därutöver krävs att verksamheten och i synnerhet ledningen ser värdet av att ingångna avtal följs och i förlängningen markerar vikten av följsamhet. Därför bör också mål för avtalstroheten riktas direkt till verksamheten. Det är också i verksamheten som det behövs uppföljningsinformation om den faktiska avtalstroheten. Organisationen med inköpssamordnare kan skapa förutsättningar för ett fungerande informationsflöde mellan upphandlingsenheten och övriga verksamhetsdelar i landstinget. Granskningen visar att det i dagsläget inte finns systemstöd eller inköpsstatistik för att kunna genomföra systematiska mätningar och kontroller av avtalstrohet. Det saknas en samlad bild av landstingets inköp inom olika delar. För att kunna följa upp omfattning, orsak och effekter av inköp vid sidan om avtal rekommenderar vi landstingsstyrelsen att utveckla system för uppföljning och kontroll av avtalstrohet gentemot ramavtal. Först då kan styrelsen värdera uppnådd kostnadseffektivitet och identifiera styråtgärder för att i förlängningen nå full effekt av att ramavtal utnyttjas i hög grad. 7. Rapportering till landstingsstyrelsen När det gäller upphandling och inköp redovisas till landstingsstyrelsen de beslut som fattas med stöd av delegationsordningen och med stöd av landstingsdirektörens vidaredelegering. Upphandlingschefen rapporterar månadsvis tilldelningsbeslut till landstingsdirektören och två gånger per år planerade upphandlingar över 5 mnkr. När det gäller vårdvalet sker en rapportering till landstingsstyrelsen sker framför allt via delårs- och årsrapporteringen. I övrigt deltar utvecklingschefen vid månadsvisa controllermöten med landstingsdirektören då bl.a. volymtal avseende privata vårdgivare redovisas. Någon uppföljning eller redovisning i form av en standardiserad rapport över genomförda upphandlingar och inköp redovisas inte till landstingsstyrelsen. Det har inte upprättats en internkontrollplan för upphandlings- och inköpsverksamheten. 20

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar

Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Krav på riktlinjer vid direktupphandlingar Direktupphandling får användas om kontraktets värde uppgår till: Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) Högst 505 800 kronor, dvs. högst 28 procent

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlade ramavtal. Härjedalens Kommun 2 November 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 5 Sammanfattning

Läs mer

Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen.

Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar kring avtalstrohet inom bolagen. Tjänsteskrivelse 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen 2014-03-31 MISSIVSKRIVELSE Kommunstyrelsen Finspångs Tekniska Verk AB Vallonbygden AB Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar

Läs mer

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar

Granskning av upphandlingsförfarandet. inom utvalda nämnder och förvaltningar Revisionsrapport Granskning av upphandlingsförfarandet inom utvalda nämnder och förvaltningar Svalövs Kommun Fredrik Andrén Januari 2013 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse

Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse 8 april 2014 KS-2014/476.912 1 (7) HANDLÄGGARE Mikael Blomberg 08-535 302 98 mikael.blomberg@huddinge.se Kommunstyrelsen Uppföljning av upphandling svar på revisionsskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsens

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling LS 0912-1005 BILAGA 3 Riktlinjer för upphandling Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling 2 (12) Innehållsförteckning 1 Syfte och inriktning...3 1.1. Verksamhet...3 2 Samordnad upphandling...3

Läs mer

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret

SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret 14 SOLLENTUNA KOMMUN Kommunledningskontoret Tjänsteutlåtande 2012-10-31 Ingegärd Bornelind Sidan 1 av 2 Kommunjurist/Avd.chef +46 8 579 216 03 Dnr 2012/0625 KS-1 Diariekod: 801 Kommunstyrelsen Revidering

Läs mer

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun

Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för Inköp i Essunga kommun Riktlinjer för inköp i Essunga kommun Dessa riktlinjer grundar sig på Upphandlingspolicy för Essunga kommun. Riktlinjerna gäller för alla kommunala förvaltningar.

Läs mer

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun Antagen av kommunfullmäktige 2013-10-28 93 Gäller från och med 2013-11-26 Reviderad 2014-11-03 av upphandlingsenheten Innehåll Syfte...3 Regler...3

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling UPPH2012-0066 Fastställda av Landstingsstyrelsen 2013-05-27 Gäller fr.o.m. 2013-07-01 Tidigare riktlinjer upphör därmed att gälla. Landstingets ledningskontor Upphandlingsenheten

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling Fastställt av kommunfullmäktige 2006-06-21 143 Ersätter kommunfullmäktiges beslut 1994-10-27 90 Senast förändrat av kommunfullmäktige 2008-08-27, 184 INLEDNING 3 OMFATTNING 3

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 Regler för upphandling i Sollentuna kommun Antagna av kommunstyrelsen 2011-03-23, 60 Reviderade av kommunstyrelsen 2012-11-28, 202 att gälla från 2013-04-01 Reviderade av fullmäktige 2013-09-18, 99.

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och

Läs mer

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna

Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Regler vid inköp och upphandling vid Högskolan Dalarna Beslut: 2015-04-10 Reviderad: - Dnr: DUC 2014/1879/10 Ersätter: - Relaterade dokument: Bilaga 1, Upphandlingsprocessen. Bilaga 2, Handläggningsordning

Läs mer

Inköps- och upphandlingspolicy

Inköps- och upphandlingspolicy STRÖMSTADS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN Inköps- och upphandlingspolicy Antaget av Kommunfullmäktige 2008-10-30, 111 Sidan 1 av 3 Inköps- och upphandlingspolicy för kommunerna Lysekil, Munkedal, Sotenäs, Strömstad

Läs mer

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende

POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende POLICY Ett uttalande i generella ordalag Som beskriver ett önskvärt beteende Antagen av Kommunstyrelsen 2007-05-21, KS 117 Inledning För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsrutiner. Ragunda Kommun 11 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 7 Sammanfattning På uppdrag

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Datum: 2013-12-20 Dnr: Sida: 1 (8) Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp Dessa tillämpningsanvisningar avser att tydliggöra antagna riktlinjerna för upphandling och inköp, samt

Läs mer

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10)

Upphandlingspolicy. MA Upphandlingsenheten. Upphandlingspolicy 1(10) Upphandlingspolicy MA Upphandlingsenheten Upphandlingspolicy 1(10) Innehållsförteckning Upphandlingspolicy... 3 Upphandlingsrutiner... 3 Inledning... 3 Grunderna för offentlig upphandling... 3 Omfattning...

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun

Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal. Krokoms kommun Revisionsrapport Granskning av inköpsrutiner och ramavtal Krokoms kommun December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8

Läs mer

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret

Södertälje kommun. Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Revisionsrapport 5/2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna 2014 Södertälje kommun Granskning av upphandling och hantering av avtal inom social- och omsorgskontoret och samhällsbyggnadskontoret Innehåll

Läs mer

2015-06-17 Dnr 1.4.2-1560-2015. SiS inköps- och upphandlingspolicy

2015-06-17 Dnr 1.4.2-1560-2015. SiS inköps- och upphandlingspolicy 2015-06-17 Dnr 1.4.2-1560-2015 SiS inköps- och upphandlingspolicy 2 [5] 1 Inledning Syftet med denna policy är att skapa ett rättsenligt och enhetligt arbetssätt för inköp och upphandling inom SiS. Denna

Läs mer

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn

Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn -1 - Riktlinjer till inköps- och upphandlingspolicyn INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Inledning och syfte s. 2 2. Upphandlingsprocessen s. 2-5 2.1 Tröskelvärden 2.2 Upphandlingar över tröskelvärdet 2.3 Upphandlingar

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun FÖRFATTNINGSSAMLING Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Antagen av kommunstyrelsen 2014-03-31, 52 1 2014-01-27 Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun Riktlinjer till samtliga kommunens

Läs mer

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet AB Kristianstadsbyggen Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser

Läs mer

Riktlinjer för inköp Grästorps kommun

Riktlinjer för inköp Grästorps kommun STYRDOKUMENT 14 A 2013-03-20 Dnr 113/2013 Riktlinjer för inköp Grästorps kommun Postadress Besöksadress kommun@grastorp.se Grästorps kommun Kommunens hus www.grastorp.se Allmän verksamhet Jon Jespersgatan

Läs mer

Inhyrd personal via bemanningsföretag

Inhyrd personal via bemanningsföretag Revisionsrapport Inhyrd personal via bemanningsföretag Landstinget i Östergötland 2010-08-26 Anders Larsson, certifierad kommunal revisor Lotta Ricklander Stefan Knutsson Eva Andlert, certifierad kommunal

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Revisionsrapport Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Januari 2012 Fredrik Andrén, Jur. Kand. Innehåll 1 Sammanfattning... 3 2 Inledning...

Läs mer

Riktlinjer för upphandling

Riktlinjer för upphandling Riktlinjer för upphandling KS 2011-156 Antagna av kommunfullmäktige den 22 november 2011 166. Riktlinjer för upphandling gäller kommunens samtliga nämnder och verksamheter och kommunens bolag. Riktlinjerna

Läs mer

Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten

Uppföljning. Granskning av upphandlingsverksamheten Revisionsrapport Uppföljning Granskning av upphandlingsverksamheten Lars Edgren Bakgrund Kommunal sektor inom PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av revisorerna i Oxelösunds kommun att granska kommunens

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer för upphandling och inköp Dnr ks 09/127 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2010-02-02, 14 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Granskning av upphandling och inköp

Granskning av upphandling och inköp www.pwc.se Revisionsrapport Jörn Wahlroth September 2014 Granskning av upphandling och inköp Vimmerby kommun Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga... 1 1.3. Revisionskriterier...

Läs mer

Ramavtalet i fokus Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg

Ramavtalet i fokus Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg Ramavtalet i fokus Ing-Marie Trygg Upphandlingsbolaget Beställ på rätt sätt Ing-Marie Trygg & Charlotta Martinsson Annelie Gärdmark & Göran Brunberg Lagen om offentlig upphandling Gäller den verkligen

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun

Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Riktlinjer för upphandling i Hallstahammars kommun Inledning: Kommunen är totalt sett en mycket stor köpare av varor och tjänster. Denna upphandlingspolicy syftar till att kommunens medel används effektivt

Läs mer

UPPHANDLINGSPOLICY. Reviderad av landstingsstyrelsen 2011-02-15. Antagen av landstingsfullmäktige 2010-02-10 (LS 0912-1005)

UPPHANDLINGSPOLICY. Reviderad av landstingsstyrelsen 2011-02-15. Antagen av landstingsfullmäktige 2010-02-10 (LS 0912-1005) LS 1102-0181 UPPHANDLINGSPOLICY Reviderad av landstingsstyrelsen 2011-02-15 Antagen av landstingsfullmäktige 2010-02-10 (LS 0912-1005) Landstingsstyrelsens förvaltning SLL Juridik och upphandling 2 (6)

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsprocess efter antagande av ny upphandlingspolicy Trelleborgs kommun Fredrik Andrén November 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 4 2.1.

Läs mer

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011

Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Revisionsrapport 10/2013 Genomförd på uppdrag av revisorerna Uppföljning av upphandlingsgranskning från 2011 Upplands Väsby kommun Innehåll 1 Inledning...2 1.1 Bakgrund...2 1.2 Syfte...2 1.3 Metod...2

Läs mer

Landstingets ärende- och beslutsprocess

Landstingets ärende- och beslutsprocess LANDSTINGET I VÄRMLAND REVISIONSRAPPORT Revisorerna AM/JM 2012-12-18 Rev/12017 Landstingets ärende- och beslutsprocess Sammanfattning Denna granskning har omfattat hantering enligt riktlinjen för landstingets

Läs mer

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY FÖR LANDSTINGET I ÖSTERGÖTLAND 1. BAKGRUND Landstingsdirektören har det formella ansvaret för framtagande av inköps- och upphandlingspolicy och gemensamma regler för anskaffning

Läs mer

Policy. Inköps och upphandlingspolicy KS14-293 003. Föreskrifter. Plan. Program. Reglemente. Riktlinjer. Strategi. Taxa

Policy. Inköps och upphandlingspolicy KS14-293 003. Föreskrifter. Plan. Program. Reglemente. Riktlinjer. Strategi. Taxa KS14-293 003 Inköps och upphandlingspolicy Föreskrifter Plan Policy Program Reglemente Riktlinjer Strategi Taxa Inledning Bjurholms kommun (nedan kallad kommunen) köper varor, tjänster och entreprenader

Läs mer

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning

Revisionsrapport. Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen. Sammanfattning Revisionsrapport Göteborgs universitet Box 100 405 30 Göteborg Datum Dnr 2012-02-13 32-2011-0676 Intern styrning och kontroll i upphandlings- och inköpsprocessen Riksrevisionen har som ett led i den årliga

Läs mer

Riktlinje fo r upphandling KOMMUNSTYRELSEN KS 99 2015-05-07 DNR: 2015/338

Riktlinje fo r upphandling KOMMUNSTYRELSEN KS 99 2015-05-07 DNR: 2015/338 Riktlinje fo r upphandling KOMMUNSTYRELSEN KS 99 2015-05-07 DNR: 2015/338 Riktlinje fo r upphandling KOMMUNSTYRELSEN KS 99 2015-05-07 DNR 2015/338 SYFTE OCH MÅL Denna riktlinje vänder sig till alla inom

Läs mer

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Detta dokument beskriver hur professionella inköp och upphandlingar ska göras, vilka generella riktlinjer som finns och hur ansvarsfördelningen ser

Läs mer

Upphandlings- och inköpspolicy

Upphandlings- och inköpspolicy Upphandlings- och inköpspolicy Denna policy gäller för samtliga styrelser och nämnder i kommunerna Köping, Arboga och Kungsör samt för Västra Mälardalens Kommunalförbund. Med utgångspunkt från denna policy

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholm Energi AB. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholm Energi AB Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

Riktlinjer för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer upphandling och inköp Dnr Ks 11/159 Riktlinjer för upphandling och inköp Ånge kommunkoncern Antagen av kommunstyrelsen 2011-06-07 110 841 81 Ånge kommun tel 0690-250 100 e-post ange@ange.se

Läs mer

Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011. Lidingö stad. Granskning av upphandling

Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011. Lidingö stad. Granskning av upphandling Revisionsrapport 5 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari 2011 Lidingö stad Granskning av upphandling Innehåll 1. Sammanfattning...2 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Syfte och avgränsning...3

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling Riktlinjer för direktupphandling för Ystads kommun med helägda bolag Inklusive blankett för dokumentation av direktupphandlingar Tillämpningsanvisningar till inköps- och upphandlingspolicyn antagen i Kommunfullmäktige

Läs mer

Pensionsfondens förvaltning intern kontroll Rapport 9-10

Pensionsfondens förvaltning intern kontroll Rapport 9-10 LANDSTINGET I VÄRMLAND Revisorerna AM/VHL 2011-02-16 Rev/10032 Pensionsfondens förvaltning intern kontroll Rapport 9-10 LANDSTINGET I VÄRMLAND 2011-02-16 2 Pensionsfondens förvaltning intern kontroll Bakgrund

Läs mer

Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun. Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen!

Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun. Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen! Tommy Klang Upphandlingschef Skövde kommun Målet är att göra bra affärer! Få en organisation som förstår processen! Tydlig organisation 3 nivåer 1. Inköpssamordnare 2. Direktupphandlare (3 000-270 000)

Läs mer

Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är:

Lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) reglerar all upphandling och de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling är: Upphandlingsbestämmelser inom Ale kommun 1. Syfte Syftet med dessa bestämmelser är att säkra Ale kommuns upphandlingsprocess. Varor och tjänster ska upphandlas korrekt enligt lagar, beslut och förordningar

Läs mer

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun Värmdö kommuns inköps- och upphandlingspolicy gäller för alla typer av inköp och upphandlingar som görs inom kommunen eller kommunens bolag. 1 Syfte

Läs mer

Nordmalings kommunkoncerns Inköps- och upphandlingspolicy

Nordmalings kommunkoncerns Inköps- och upphandlingspolicy Nordmalings kommunkoncerns Inköps- och upphandlingspolicy inkl. riktlinjer för direktupphandling Fastställd av kommunfullmäktige 2014-12-15 128 Innehåll Innehåll... 2 1 Inledning... 3 1.1 Inköps- och upphandlingspolicyns

Läs mer

Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy

Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy Lidingö stads upphandlings- och inköpspolicy 1. Omfattning Upphandlings- och inköpspolicyn gäller all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader inom staden. Denna policy fastställer

Läs mer

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet

Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet Kommunstyrelsen 2008-03-17 64 159 Arbets- och personalutskottet 2008-02-25 45 117 Dnr 07.853-007 marsks16 Kommunrevisionens granskning Kommunens upphandlingsverksamhet och regler för leasing Bilaga: Slutdokument

Läs mer

STOCKHOLMS STADS UPPHANDLINGSPOLICY

STOCKHOLMS STADS UPPHANDLINGSPOLICY Kommunfullmäktige Beslutsdatum 2007-03-26 Reviderad 2014-02-17 Sida 1 (6) Dokumentets mottagare, förvaltning och uppföljning Detta dokument vänder sig till dem som fattar beslut i inköps- och upphandlingsfrågor

Läs mer

Svedala Kommuns 1:06 Författningssamling 1(5)

Svedala Kommuns 1:06 Författningssamling 1(5) Författningssamling 1(5) Inköpspolicy för Svedala kommun antagen av kommunfullmäktige 2001-11-27, 114, med ändring Gäller från 2004-12-08, 132, 2006-09-13, 121 2002-01-01 Inköpspolicy för Svedala kommun

Läs mer

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014

Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014 1 Upphandling Samverkansrådet 10 februari 2014 Stefan Gudasic T.f. enhetschef SLL Upphandling SLL Upphandling Avdelningschef Tf Karin Peedu Upphandling vårdens varor och tjänster Jan Matsson 6,5 upphandlare

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn

Revisionsrapport. Granskning av inköpsrutinen. mot leverantörer. Borgholms kommun. Malin Kronmar Caroline Liljebjörn Revisionsrapport Granskning av inköpsrutinen och köptrohet mot leverantörer Borgholms kommun Malin Kronmar Caroline Liljebjörn 7 februari 2012 Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Revisionsfråga

Läs mer

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY för Karlskrona kommunkoncern. Antagen av Kommunfullmäktige den 21 mars 2013 39

INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY för Karlskrona kommunkoncern. Antagen av Kommunfullmäktige den 21 mars 2013 39 INKÖPS- OCH UPPHANDLINGSPOLICY för Karlskrona kommunkoncern Antagen av Kommunfullmäktige den 21 mars 2013 39 2(5) Inledning Karlskrona kommunkoncern (nedan kallad kommunen) köper varor, tjänster och entreprenader

Läs mer

Upphandlingsenheten. 13 medarbetare. materialkonsulent. olika inriktningar hos upphandlarna/kategorisering. under 2013 genomfördes 230 upphandlingar

Upphandlingsenheten. 13 medarbetare. materialkonsulent. olika inriktningar hos upphandlarna/kategorisering. under 2013 genomfördes 230 upphandlingar UPPHANDLING Upphandlingsenheten 13 medarbetare materialkonsulent olika inriktningar hos upphandlarna/kategorisering under 2013 genomfördes 230 upphandlingar förvaltar ca 400 avtal Hur ska vi upphandla,

Läs mer

Löpande granskning av rutin för upphandling

Löpande granskning av rutin för upphandling Revisionsrapport Länsstyrelsen i Uppsala län Hamnesplanaden 3 751 86 Uppsala Datum Dnr 2008-03-19 32-2007-0588 Löpande granskning av rutin för upphandling Som ett led i den årliga revisionen av Länsstyrelsen

Läs mer

Granskning av Intern kontroll

Granskning av Intern kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Granskning av Intern kontroll Vingåkers kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning...3

Läs mer

Upphandlingspolicy. för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter

Upphandlingspolicy. för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter Upphandlingspolicy för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter Upphandlingspolicy för Borlänge, Falun, Gagnef, Ludvika och Säter. Upphandlingspolicyn gäller för kommunerna och innehåller riktlinjer

Läs mer

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12

ABCD. Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport. Arvika kommun. KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp Revisionsrapport KPMG 2011-11-15 Antal sidor: 12 ABCD Arvika kommun Intern kontroll avseende inköp 2011-11-15 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund

Läs mer

Förstudie upphandlingsprocessen

Förstudie upphandlingsprocessen Revisionsrapport Förstudie upphandlingsprocessen Fredrik Andrén Juni 2013 Landstinget i Jönköpings län Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Uppdrag och

Läs mer

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll

Projekt med extern finansiering styrning och kontroll www.pwc.se Revisionsrapport Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Johan Lidström Revisor Projekt med extern finansiering styrning och kontroll Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1

Läs mer

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun

Riktlinjer för direktupphandling inom Vetlanda kommun 1 (5) Riktlinjer för inom Vetlanda kommun Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Kommunstyrelse (2014-11-05 181) Gäller för: Alla kommunens verksamheter Giltig fr.o.m.: 2014-11-05 Dokumentansvarig: Leif Henriksson,

Läs mer

Revisionsrapport Skellefteå kommun

Revisionsrapport Skellefteå kommun Revisionsrapport Avtalshantering Linda Marklund Per Stålberg 2011-09-23 Linda Marklund, projektledare Bo Rehnberg, uppdragsledare Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning 3 2.1 Bakgrund 3 2.2

Läs mer

Upphandlings- och Inköpspolicy för Nybro kommun

Upphandlings- och Inköpspolicy för Nybro kommun Upphandlings- och Inköpspolicy för Nybro kommun Jonas Algotsson Upphandlingssamordnare Nybro kommun namn@example.com 1 Sammanfattning Detta dokument är ett verktyg och vägledning för våra kommunala tjänstemän

Läs mer

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers kommun

Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers kommun Tjänsteutlåtande 0 Öster Kommunstyrelsens kontor Björn Moe Datum 2015-04-22 Dnr Till Kommunstyrelsen Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare på uppdrag från Österåkers

Läs mer

Nya regler för inköp och direktupphandling

Nya regler för inköp och direktupphandling STRÖMSTADS KOMMUN Kallelse/ärendelista Sida 6 (17) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum 2015-03-26 Kf Ks 39 Au 32 Ks/2015-0016 Nya regler för inköp och direktupphandling Kommunstyrelsens förslag till Kommunfullmäktiges

Läs mer

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING FÖRFATTNINGSSAMLING Nr KS 14 b 1 (5) VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING Fastställd av kommunstyrelsen 2013-05-07, 101 Sammanfattning Vägledande råd och bestämmelser är ett komplement till

Läs mer

Revisionen i finansiella samordningsförbund. seminarium 2014 01 14

Revisionen i finansiella samordningsförbund. seminarium 2014 01 14 Revisionen i finansiella samordningsförbund seminarium 2014 01 14 Så här är det tänkt Varje förbundsmedlem ska utse en revisor. För Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen utser Försäkringskassan en gemensam

Läs mer

Upphandling i kommunala bolag

Upphandling i kommunala bolag Revisionsrapport Upphandling i kommunala bolag Halmstads kommun Januari 2009 Bo Thörn Innehållsförteckning INLEDNING 1 UPPDRAG 1 GENOMFÖRANDE 1 RESULTAT 1 KOMMUNENS RIKTLINJER 1 HALMSTADS FASTIGHETS AB

Läs mer

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22

Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Policy och riktlinjer för upphandling Antagen av kommunfullmäktige 2005-mm-dd Ersätter upphandlingspolicy antagen 2003-09-22 Upphandlingspolicy Vallentuna 2005.doc 1/6 Policy Vallentuna kommuns och kommunala

Läs mer

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 Betalkort Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sid 1 BAKGRUND 1 2 UPPDRAG 1 2.1 Syfte 1 2.2 Avgränsningar 1 2.3 Revisionskriterier 1 2.4 Metod 2 3 LANDSTINGETS RIKTLINJE

Läs mer

Innehållsförteckning

Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Ordlista... 1 2. Ansvarsfördelning, organisation och roller... 3 2.1. Kommunfullmäktige... 3 2.2. Kommunstyrelsen... 3 2.3. Kommunens nämnder... 3 2.4. Upphandlingsenheten...

Läs mer

Erfarenhet och kunskap från avvikelserapporteringen

Erfarenhet och kunskap från avvikelserapporteringen LANDSTINGET I VÄRMLAND Revisorerna JM/AM 2010-12-23 Rev/10042 Erfarenhet och kunskap från avvikelserapporteringen Rapport 6-10 LANDSTINGET I VÄRMLAND 2010-12-23 2 Erfarenhet och kunskap från avvikelserapporteringen

Läs mer

Kvalitet inom äldreomsorgen

Kvalitet inom äldreomsorgen Revisionsrapport* Kvalitet inom äldreomsorgen Mora kommun Februari 2009 Inger Kullberg Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...3 2 Inledning och bakgrund...4 2.1 Revisionsfråga...5 2.2 Revisionsmetod...5

Läs mer

Remissvar: Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12)

Remissvar: Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12) Upphandlingscentrum Helen Widin 2013-05-24 LiÖ 2013-369 1 (4) Socialdepartementet Remissvar: Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling (SOU 2013:12) Landstinget i Östergötland (LiÖ) har

Läs mer

Upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer

Upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer Upphandlings- och inköpspolicy med riktlinjer Inköpspolicyn fastställd av kommunfullmäktige 2014-02-07, 20 Riktlinjerna fastställda av kommunstyrelsen (Ks) 2014-02-04, 24 Revidering av riktlinjerna fastställda

Läs mer

Upphandlings- och e-handelsenheten

Upphandlings- och e-handelsenheten Upphandlings- och e-handelsenheten Vilka är vi? Upphandlingsenheten Upphandlingschef Kerstin Svensson Upphandlare Hans Löthman Helena Ekström Dagnielo Sanchez Matilda Alskog (praktikant) Marja-Leena Engren

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

Upphandlingsoch inköpsrutiner

Upphandlingsoch inköpsrutiner www.pwc.se Revisionsrapport Maj-Britt Åkerström Cert. kommunal revisor 25 juni 2013 Upphandlingsoch inköpsrutiner Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund...

Läs mer

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport

Ovanåkers kommun. Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll. Revisionsrapport Ansvarsgranskning av kommunstyrelsen och nämnderna med inriktning mot intern kontroll Revisionsrapport KPMG AB Antal sidor: 9 Innehåll 1. Sammanfattning och kommentarer/rekommendationer 1 2. Uppdrag 2

Läs mer

Nya och ändrade sanktioner i upphandlingslagstiftningen m.m.

Nya och ändrade sanktioner i upphandlingslagstiftningen m.m. Nya och ändrade sanktioner i upphandlingslagstiftningen m.m. Nya sanktioner i upphandlingslagstiftningen föreslås träda i kraft under mitten av 2010. De nya reglerna innebär bland annat att en avtalsspärr

Läs mer

Upphandlings- och inköpspolicy för Växjö kommun

Upphandlings- och inköpspolicy för Växjö kommun Styrande dokument Senast ändrad 2014-08-26 Upphandlings- och inköpspolicy för Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Upphandlingsenheten Dokumentinformation - Dokumentnamn Upphandlings-

Läs mer

Landstingsstyrelsen och den interna kontrollen en inledande belysning

Landstingsstyrelsen och den interna kontrollen en inledande belysning Revisorerna Anders Marmon 2005-02-24 Rev/04078 Landstingsstyrelsen och den interna kontrollen en inledande belysning Rapport 2-05 Sammanfattning Landstingets revisorer har att genomföra årlig granskning

Läs mer

Riktlinjer för upphandling i Kristianstads kommun. Fastställd av Kommunfullmäktige 2011-06-2, 215

Riktlinjer för upphandling i Kristianstads kommun. Fastställd av Kommunfullmäktige 2011-06-2, 215 1 Riktlinjer för upphandling i Kristianstads kommun Fastställd av Kommunfullmäktige 2011-06-2, 215 2 Innehållsförteckning 1 Upphandlingspolicy...3 2 Ansvarsfördelning och organisation...3 3 Upphandlingssamverkan...5

Läs mer

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011

Tranås kommun. Uppföljning av granskning om upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 mars 2011 Uppföljning av granskning om upphandling Revisionsrapport KPMG AB 21 mars 2011 Revrapport_Uppföljning av granskning om upphandling_tranås.docm Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte 1 3. Avgränsning 1 4. Ansvarig

Läs mer

Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare

Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare Kommunfullmäktiges program rörande privata utförare Antagen av kommunfullmäktige 2015-06-17, 100 Namnet på dokumentet Innehållsförteckning Lagstiftningen och dess syfte... 1 1 Lagstiftning... 1 2 Syfte...

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun

Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksam heten Kristianstads kommun Fredrik Andrén Oktober 2012 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 5 2.1. Bakgrund 5 2.2. Syfte 5 2.3. Metod

Läs mer

Rapport avseende granskning av Landstingets upphandlingsverksamhet. Landstinget Västernorrland

Rapport avseende granskning av Landstingets upphandlingsverksamhet. Landstinget Västernorrland Rapport avseende granskning av Landstingets upphandlingsverksamhet Landstinget Västernorrland Januari 2014 Innehåll Sammanfattning... 1 Inledning... 2 Uppdrag och bakgrund... 2 Revisionsfråga... 2 Revisionskriterier...

Läs mer

I Central förvaltning Administrativ enhet

I Central förvaltning Administrativ enhet ., Landstinget II DALARNA I Central förvaltning Administrativ enhet ~llaga LS 117,4 BESLUTSUNDERLAG Landstingsstyrelsen Datum 2013-11-04 Sida 1 (3) Dnr LD13/02242 Uppdnr 652 2013-10-21 Landstingsstyrelsens

Läs mer

Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden. December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson

Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden. December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson Jönköpings kommun Granskning av upphandlingsprocessen inom tekniska nämnden December 2014 Torbjörn Bengtsson, Jakob Janerheim och Viktor Johansson Innehåll Sammanfattning 1 1. Inledning 2 2. Tekniska nämndens

Läs mer

Revisionsrapport granskning av externa avtal.

Revisionsrapport granskning av externa avtal. Revisionsrapport granskning av externa avtal. -Socialförvaltningen Härnösands Kommun Juni 2012 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Rutinbeskrivning... 4 3. Granskningsresultat... 7 Sammanfattning

Läs mer

Delegationsordning för Regionförbundet Sörmland

Delegationsordning för Regionförbundet Sörmland Datum Dnr 20141204 14105 Delegationsordning för Regionförbundet Sörmland Fastställd av regionstyrelsen 20141204 41, att gälla från 20150101. Delegation och verkställighet Delegationsbeslut är ett beslut

Läs mer

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser

Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisor i regionens stiftelser Förtroendevald revisors uppgifter i regionens stiftelser Några särskilda arbetsuppgifter för den förtroendevalde revisorn vid granskningen av stiftelser är

Läs mer