Internkontrollrapport 2012 samt internkontrollplan 2013

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (14) Utbildningskontoret Dnr BOU Klas Lind Barn- och ungdomsnämnden Internkontrollrapport 2012 samt internkontrollplan 2013 UTBILDNINGSKONTORETS FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Barn- och ungdomsnämnden godkänner internkontrollrapporten för Barn- och ungdomsnämnden godkänner internkontrollanternas förslag till förbättringsåtgärder. 3. Barn- och ungdomsnämnden godkänner internkontrollplanen för Barn- och ungdomsnämnden överlämnar internkontrollrapporten för 2012 samt plan för 2013 till kommunstyrelsen och till kommunens revisorer för kännedom. SAMMANFATTNING Kommunfullmäktige har fastställt reglemente för intern kontroll. Barn- och ungdomsnämnden har utsett två internkontrollrepresentanter. Internkontrollplan för år 2012 har fastställts av barn- och ungdomsnämnden i december Nämndens internkontrollrepresentanter har haft egna kontrollpunkter och noggrant gått igenom och diskuterat redovisningarna. Flera brister har identifierats och förbättringsåtgärder har tagits fram. Internkontrollanterna har också tillsammans med ansvariga tjänstemän utifrån årets resultat diskuterat vilka punkter som bör föreslås till kommande internkontroll. Utifrån nämndernas rapporter skriver ekonomi- och finansgruppen tillsammans med revisorerna fram en rapport till kommunstyrelsen. I Linköpings kommun är den interna kontrollen organiserad utifrån kommungemensamma internkontrollpunkter, nämndens internkontrollpunkter och enheternas egna internkontrollpunkter. Utifrån en riskanalys har en internkontrollplan för år 2013 tagits fram, bilaga 1. De kommunövergripande kontrollmomenten finns presenterade i bilaga 2. Beslutsunderlag: Klicka här för att ange text.

2 2 (14) BAKGRUND Det primära syftet med internkontroll är att säkerställa att de av fullmäktige och nämnderna fastställda målen uppfylls. Övriga syften är att säkerställa att rutiner, processer och styrsystem är tillförlitliga och effektiva. Internkontroll är en del av ekonomi- och verksamhetsstyrningen och syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning. De resultat och effekter som genereras av verksamheten ska således överensstämma med de mål som antagits i olika delar av kommunens organisation. För att åstadkomma så hög måluppfyllelse som möjligt måste verksamheten styras, utvärderas och kontrolleras. Internkontroll utgör en viktig länk i den processen eftersom den innebär att man kontrollerar dels att lagar, reglementen, policys, regler etc. tillämpas dels att uppföljning av antagna mål genomförts. Rutin- och processbeskrivningar ska också ses som en del av den interna kontrollorganisationen. Från och med halvårsskiftet 2011 gäller en ny skollag och där anges att ett systematiskt kvalitetsarbete ska bedrivas inom nämndens ansvarsområden Det systematiska kvalitetsarbetet är nära kopplat till internkontrollen. Uppföljning av brister i föregående års internkontroll Skillnad i överensstämmelsen mellan slutbetyg och nationella prov i svenska och matematik Internkontrollen har bidragit till att riktlinjer tagits fram för rättning av nationella ämnesprov. Inom det systematiska kvalitetsarbetet är detta nu en integrerad del och utbildningskontoret återför i form av visualiserad statistik till respektive rektor för diskussion och åtgärder på skolan. Modersmålsträning i förskolan Ett utökat samarbete sker mellan sektionen för specialverksamhet och förskolorna. Medel har avsatts för kompetensutveckling riktad till förskolchefer och förskolepersonal. Kommunövergripande internkontrollpunkter 2012 Inom nämndens ansvarsområde finns en mängd resultatenheter. Utbildningskontoret samlar in rapporter från respektive enhet som sedan sammanställs på skolområdesnivå. Därefter sammanfattar Utbildningskontoret vilka brister som har identifierats samt eventuella utvecklingsområden. Vid ekonommöte beslutades att de kommunövergripande kontrollmomenten för 2012 skulle vara enligt följande: -att rätt momsavdrag görs i de fall det finns avdragsbegränsningar Att rutiner för hantering av moms är riktiga -att berörda nämnder följer rutinerna för det s. k. 6% -iga momsbidraget

3 3 (14) Kontrollen utförs via minst 25 stickprov i olika delar av nämndens verksamhet. Att rutiner för utbetalning av lön är riktiga -att chefen attesterar utanordningslisan i Heroma enligt självservice som chef Att verifikat är fullständiga -att fullständiga verifikat* finns för utanordningar -att fakturaunderlagen** vid representation och arbetsluncher är fullständigt ifyllda -att övriga verifikat* verifikat är fullständiga Resultat Kontrollen utfördes via 25 stickprov per kontrollment i olika delar av nämndens verksamhet. Följande generella brister uppvisas i de gemensamma kontrollpunkterna: Momsavdrag hyrbilar hanteras ej korrekt Attestering av chef i Heroma självservice fungerar inte fullt ut Rutiner för utbetalning av lön brister vid omorganisation, t.ex. när personal byter chef Bristfälligt ifyllda representationsblanketter och tillhörande fakturaunderlag. Detta gäller t.ex. vid arbetsluncher Förbättringsåtgärder Utbildningsinsatser till administrativa assistenter, utbildning av chefer i Heroma självservice, information till chefer och administrativa assistenter om regelverket kring representation. Barn- och ungdomsnämndens egna internkontrollpunkter 2012 Åtgärdsprogram Barn- och ungdomsnämndens internkontrollanter har i uppdrag att under 2012 genomföra internkontroll av åtgärdsprogram. Internkontrollen genomfördes gällande åtgärdsprogram för elever som går i årskurs 9 läsåret 2012/13. De åtgärdsprogram som granskats är där beslut om åtgärder tagits under årskurs 8 och ev. under första delen av höstterminen i årskurs 9. Internkontrollen genomfördes på skolor som fått kritik gällande åtgärdsprogrammen via Skolinspektionens tillsyn under 2011/12. Internkontrollen har uppdraget att följa upp om åtgärder som beslutats i åtgärdsprogrammen har genomförts. Internkontrollen har gjorts vid tre högstadieskolor i kommunen. Elever valdes slumpvis ut av utbildningskontoret utifrån att de inte uppnått målen i fler än ett ämne och ska därför ha åtgärdsprogram. Fyra elever på respektive skola valdes ut. Internkontrollanterna har träffat rektor och representant för elevhälsa/specialpedagogiskt stöd för en genomgång av åtgärdsprogrammens innehåll. Därefter har ett samtal genomförts med elev och vårdnadshavare alternativt vårdnadshavare.

4 4 (14) Resultat En komplex bild framkommer efter internkontrollanternas besök. Sammanfattningsvis kan följande konstateras: Det framgår inte tydligt i åtgärdsprogrammen vilka elevens behov är, hur dessa behov ska tillgodoses och hur åtgärderna ska följas upp och utvärderas. Ansvaret ligger inte på skolan, utan det blir elevens ansvar. Internkontrollanterna bedömer att det finns stor risk att elever i behov av särskilt stöd kopplat till ett eller flera ämnen inte får det stöd de har rätt till. Det finns en skola där ett förändringsarbete har påbörjats i syfte att rätta till de brister som Skolinspektionen i sin tillsyn av Linköpigs kommunala grundskolor har påpekat. Nedan följer exempel som gäller flera av de elever som berördes av internkontrollen. Åtgärder saknas i de flesta fall kopplat till de ämnen som eleven saknar betyg i. I flera fall saknas tid för utvärdering av beslutade åtgärder. Åtgärderna har handlat om generella förmågor, t.ex. öva på studieteknik, besök hos SYV för motivation. Även tillgång till inläst läromedel förekommer som åtgärd. Vissa elever har fått arbeta i en mindre undervisningsgrupp. Detta upplevs som positivt. Dock är det i många fall inte kopplat till de ämnen eleven har stödbehov i. Åtgärderna är i många fall kopplade till vad eleven och/eller familjen ska göra för att eleven ska nå kunskapskraven. Skolans åtgärder saknas i flera fall. Elev/vårdnadshavare är inte medvetna om konsekvenserna inför fortsatta studier om betyg saknas i ämnen. Ett flertal av åtgärdsprogrammen har upprättats kort innan internkontrollen genomfördes. Elever uttrycker själva vad de skulle behöva för stöd för att klara kunskapskraven men upplever inte att de fått detta stöd. Elever berättar att de under mellanstadiet haft stöd men att det upphörde när de bytt skola och att stöd givits först sent i åk 8 eller åk 9. Föräldrar anser inte att skolan stöttat eleven i tid utan har upprepade gånger bett om hjälp. Elever och vårdnadshavare ger uttryck för att de under skoltiden varit utsatta av andra elever och att skolan inte uppmärksammat detta trots kontakter med lärare eller rektor. Inga åtgärder finns angående detta i de aktuella åtgärdsprogrammen. På en av skolorna finns det flera åtgärder än de som beskrivs i åtgärdsprogrammen vilket kan vara både en styrka och en svaghet. Förslag till förbättringsåtgärder 1. Varje skola behöver utveckla kvalitetssäkring av åtgärdsprogrammen, så att elever som riskerar att inte nå kunskapskraven erbjuds särskilt stöd och att det är konkret framskrivet som åtgärder i åtgärdsprogram. Rektor behöver säkerställa att åtgärderna följs upp och utvärderas. Ansvarig: Respektive rektor

5 5 (14) 2. Internkontrollanterna föreslår att nästa års internkontroll görs gällande rektors specialpedagogiska stöd så att ett relevant stöd, i rätt tid, ges till eleverna. Ansvarig: Nämndens internkontrollanter Svenska som andraspråk Barn- och ungdomsnämndens internkontrollanter hade i uppdrag att under vårterminen 2012 genomföra internkontroll gällande frågor om ämnet svenska som andraspråk. Internkontrollen är en del av nämndens uppföljnings- och kvalitetsarbete och syftar till att belysa områden där det finns risk att det finns brister. Utifrån detta kan eventuella förbättringsförslag identifieras och genomföras. Internkontrollen görs gällande elever i årskurs 1-6. Vad är svenska som andraspråk? Ämnet svenska som andraspråk har som syfte att eleverna ska uppnå en funktionell språkbehärskning och ytterst uppnå förstaspråksnivå. Svenska som andraspråk är därför ett ämne både för nybörjare och för elever som nått nästan förstaspråksnivå. Men undervisningen ser naturligtvis helt annorlunda ut för nybörjare och för dem på avancerad nivå. Forskningen visar att det tar mellan fem och tio år för en elev att uppnå den språknivå i svenska som behövs för att man med framgång ska kunna lära på sitt andraspråk. För att stödja den speciella inlärningsprocess som det innebär att lära sig ett andraspråk finns ämnet svenska som andraspråk. Ämnet svenska som andraspråk har samma timplan, alltså lika många timmar, som svenska. Ämnet gäller elever på nybörjar-, mellan- och avancerad nivå, som var och en har rätt till undervisning på sin nivå. Elever i grundskolan kan inte läsa både svenska och svenska som andraspråk. Vilka får läsa svenska som andraspråk I Skolförordningens 5 kap. 14 står följande att läsa: Undervisning i svenska som andraspråk ska, om det behövs, anordnas för 1. elever som har ett annat språk än svenska som modersmål, 2. elever som har svenska som modersmål och som har tagits in från skolor i utlandet, och 3. invandrarelever som har svenska som huvudsakligt umgängesspråk med en vårdnadshavare. Vem beslutar om eleven ska läsa svenska som andraspråk? Rektorn beslutar om undervisning i svenska som andraspråk för en elev. Att rektor har beslutsrätt innebär att rektor måste ha kunskap om de två svenskämnena. Genomförande av internkontrollen Internkontrollen har genomförts genom att träffa rektor och lärare på fyra olika skolor vid varsitt tillfälle. På två av skolorna fördes också ett samtal med elever och deras föräldrar med stöd av tolk. Följande frågeområden utgjorde underlag för diskussionen: 1. Beslut och bedömning av vilka elever som läser ämnet svenska som andraspråk 2. Hur undervisningen bedrivs

6 6 (14) Resultat av samtal och internkontrollanternas reflektioner Beslut och bedömning av vilka elever som ska läsa ämnet svenska som andraspråk På skola A tas beslut på individnivå om vilka elever som läser ämnet svenska som andraspråk. På skola B, C och D finns inga formaliserade beslut. Det finns listor på vilka elever som det gäller men det är inte tydligt vilket ämne eleven läser. På skolorna C och D läser alla elever ämnet svenska. En grupp av elever på skola C har svenska som andraspråk på fritidshemstiden efter skolan. Det finns också en variation i hur rektor tolkat skolförordningen när det gäller vilka elever som ska läsa svenska som andraspråk. På några av skolorna läser i princip alla som har ett annat modersmål än svenska ämnet även om de varit ett antal år i Sverige. På andra skolor är det i första hand de elever som varit kortare tid i Sverige som läser ämnet. Internkontrollanterna konstaterar att finns en variation mellan skolorna i hur bedömning görs av vilket svenskämne eleven ska läsa och att det på flera skolor saknas formella beslut av rektor. På alla skolorna sker en information till vårdnadshavarna om ämnet svenska som andraspråk men det saknas information om skillnaden mellan de två svenskämnena. Flera av rektorerna menade att det finns ett motstånd från vissa föräldrar till att deras barn ska läsa svenska som andraspråk. De vårdnadshavare som internkontrollanterna träffade hade låg kunskap om syftet med ämnet svenska som andraspråk och skillnaden mellan de två ämnen. På skola A där föräldrar fått information om svenska som andraspråk upplevde de ändå en osäkerhet kring likvärdigheten mellan ämnena. Internkontrollanterna konstaterar att informationen om syftet med ämnet svenska som andraspråk inte nått ut till de vårdnadshavare man träffade i tillräckligt hög grad. Hur undervisningen bedrivs Organisationen av undervisningen i ämnet svenska som andraspråk skiljer sig mycket mellan skolorna. På skola A finns två lärare i klassen då de har svenska och svenska som andraspråk. På skola B har man generellt tre lärare på två klasser och undervisning bedrivs samtidigt i klassrummet för elever som läser de båda svenskämnena. Det finns ett upparbetat samarbete med studiehandledarna men en avsaknad av gemensam planering kunde dock skönjas. På skola C läser eleven svenska på skoltid och svenska som andraspråk på fritidshemstiden. På skola D går eleverna till en särskild lärare och får stödundervisning i svenska men inte svenska som andraspråk i enlighet med kursplanen. På skola A och B använder man sig av genrepedagogik: Genrepedagogik handlar om att synliggöra sådant som man i den vanliga undervisningen ofta tar för givet att eleverna redan känner till, sådant som elever från studievana hem kanske har med sig men som andra saknar. Det handlar om att tydliggöra textstrukturer för att eleverna lättare ska kunna läsa och förstå och det handlar om att ge eleverna kunskaper i hur man producerar olika texttyper. Det vanliga är att skolorna har gemensamma grupper för elever som läser svenska/svenska som andraspråk. Det finns flera likheter i kursplanerna för de båda ämnen men det finns också skillnader. Detta innebär att läraren måste vara medveten om vilket svenskämne elevens skriftliga omdöme ska vara kopplat till. Detta var oklart på flera av skolorna. När skolorna registrerar grupper i kommunens elevregister (grupper i svenska som andraspråk) finns på flera av skolorna brister i vilka elever som registreras. Detta innebär stor risk för att den officiella statistiken som lämnas från Linköpings kommun blir felaktig och att

7 7 (14) måluppfyllelsen blir lägre. Detta innebär också oklarheter gällande resultaten av de nationella proven då dessa ska rättas i enlighet med Skolverkets anvisningar. På alla skolorna finns det behöriga lärare i svenska som andraspråk men för att säkerställa att alla elever får undervisning av behöriga lärare finns ett behov av ytterligare lärare på flera av skolorna. Internkontrollanterna konstaterar att ämnet svenska som andraspråk organiseras på olika sätt och att det på vissa skolor organiseras som stödundervisning och att man på flera skolor inte arbetar strukturerat med kursplanemålen i ämnet. På de skolor som använder sig av genrepedagogiken finns tydligare koppling till kursplanemål men här finns en risk av att ämnena sammanblandas. Det finns en okunskap hos vissa lärare om skillnaden mellan de två svenskämnena. Detta kan innebära att elever blir bedömda i fel ämne. Förslag till förbättringsåtgärder 1. Tillse att det finns en checklista för beslut, undervisning och bedömning för ämnet svenska som andraspråk 2. Tillse att det finns ett kommungemensamt kartläggningsmaterial som stöd för beslut om vilka elever som är berättigade till ämnet svenska som andraspråk 3. Kommungemensam informationsbroschyr till föräldrar om ämnet svenska som andraspråk och skillnaden mellan ämnena svenska och svenska som andraspråk 4. Se över möjligheten att erbjuda och samordna undervisning för målgruppen under sommaren 5. Nätverket för svenska som andraspråk bör fortsätta för att säkerställa likvärdighet och samsyn inom Linköpings kommun Övrigt Vid internkontrollen framkom att det finns behov av effektivare samverkan mellan modersmålslärare, studiehandledare och ordinarie lärare. Finns förskollärare på varje förskoleavdelning/förskola? Ett av målen för förskolan i Mål- och uppföljningsplanen är att; Det ska finnas minst en förskollärare på varje avdelning. Skollagen och läroplanen Huvudmännen ska för undervisning använda lärare eller förskollärare som har utbildning som är avsedd för den undervisning som läraren eller förskolläraren ska bedriva (Skollagen 2010:800, 2 kap. 13, sid 21). Riktlinjer för personalen i förskolan anger dels förskollärarens ansvar för att arbetet sker i enlighet med målen i läroplanen, dels det ansvar som vilar på var och en i arbetslaget i förskolan (Läroplan för förskolan Lpfö 98 reviderad 2010, sid 8). Genomförande Samtliga förskolechefer inom kommunens förskolor har, under september 2012, genom samtal eller via e-post redovisat sina uppgifter till utbildningskontoret. Resultat Resultat från 280 förskoleavdelningar ingår i materialet.

8 8 (14) Femton förskoleavdelningar saknar förskollärare. På två av dessa avdelningar saknas högskoleutbildad personal, men det finns förskollärare i huset. En förskola saknar helt högskoleutbildad personal. Förslag till förbättringsområden Det råder stora svårigheter att rekrytera förskollärare, speciellt i de yttre bostadsområdena. Förskolecheferna behöver fortsätta arbetet med att omfördela sin personal så att målet kan uppfyllas. Fortsätta arbetet med att rekrytera nya förskollärare till förskolorna. Individintegrerade särskoleelever i grundskolan och den information som ges angående elevens fortsatta utbildningsmöjligheter Barn- och ungdomsnämndens internkontrollant har i uppdrag att under 2012 genomföra internkontroll gällande frågan Upplever vårdnadshavaren att eleven får tillräcklig information inför valet till gymnasieskolan? Internkontrollen gjordes gällande elever i årskurs 8-9. Det finns idag 24 individintegrerade särskoleelever i grundskolan totalt varav 16 går på högstadiet. Genomförande av internkontrollen Internkontrollen har genomförts genom frågor ställda till SYV grundsärskolan, gymnasielärare, grundskolerektorer samt särskolan centralt. En enkät har besvarats av 14 vårdnadshavare till elever i målgruppen. Följande frågeområden gavs till SYV grundsärskolan, gymnasielärare, grundskolerektorer samt särskolan centralt: Skriftlig och muntlig information om elevens fortsatta utbildningsmöjligheter Informationstillfällen på högstadiet Bedömning av elevers respektive vårdnadshavares grad av nöjdhet med den givna informationen Förbättringsområden för informationsöverlämnandet Övriga synpunkter Enkäten till vårdnadshavare till elev i årskurs 8 och 9 berörde följande frågeområden: Har du haft ett informationsmöte med SYV? Den skriftliga informationen jag fått motsvarade mina förväntningar? Den muntliga informationen motsvarade mina förväntningar? Anser du att ditt barn fått den info som behövs inför valet till gymnasiet? Vilka förbättringsområden ser du för informationsöverlämnandet? Svar utifrån de olika frågeområdena: Resultat Information muntligt om elevens fortsatta utbildningsmöjligheter

9 9 (14) Skriftlig information till vårdnadshavaren om elevens fortsatta utbildningsmöjligheter Fördelning av informationstillfällena över tid i högstadiet Vårdnadshavare inbjuds på VT i år 7 och på HT i år 9 tillsammans med son/dotter till ett samtal med SYV runt förberedelserna inför gymnasievalet ( studiebesök, praktik på gymnasieskolorna) och till information om vilka valalternativ gymnasiesärskolorna i kommunen erbjuder. De föräldrar/elever som önskar ett samtal i år 8 eller som av olika anledningar avböjer eller missar samtalet i år 7 erbjuds ett samtal även i år 8. Ibland ges också info i samband med utvecklingssamtalen när det gäller elever med invandrarbakgrund där det behövs tolk. Dessa föräldrar kan annars vara svåra att nå med muntlig information. Vid de individuella samtalen och vid föräldramötena ges ofta skriftlig information som grundar sig på den information som de olika gymnasieskolorna har utformat. Bedömning av elevers respektive vårdnadshavares grad av nöjdhet med den givna informationen Utifrån samtal med föräldrar upplever de tillfrågade att de flesta är nöjda med informationen. Vilka förbättringsområden ser du för informationsöverlämnandet? Bättre informationsmaterial från gymnasiesärskolorna. Bättre broschyrer. Det vore också bra om det fanns bilder eller film från de olika programmen som kunde visas på föräldramötena. Medvetenheten är inte alltid så stor för elev och förälder vad det innebär framöver när man är mottagen i särskola. Övrig information/synpunkter: De senaste tre åren har SYV arbetat med att samla de individintegrerade eleverna årskursvis för träffar med olika aktiviteter. Det övergripande syftet har varit att förbereda eleven inför valet till gymnasiet; att få träffa andra individintegrerade elever, skapa en medvetenhet om vad det innebär att vara mottagen i särskolan, underlätta studiebesök och praktik så man vågar, klarar av att genomföra det som planeras. Inför dessa träffar har vi kontaktat föräldrar, rektor, lärare. Det har då funnits både föräldrar och lärare som inte berättat för eleven att denne är mottagen i särskola. Inför gymnasiet är det nödvändigt att vara medveten om att man läser enligt särskolans kursplan och hur valmöjligheterna ser ut. Gymnasiesärskolan har tidigare haft stora problem med elever som inte accepterat att gå på särskolan under gymnasietiden eftersom man inte varit medveten om sin funktionsnedsättning. Dessa aktiviteter bland de individintegrerade eleverna har även de bidragit till att informationen inför gymnasiet har blivit tydligare till både elev och vårdnadshavare. Svar från vårdnadshavare till elev i årskurs 8 och 9 gällande följande frågeområden:

10 10 (14) Har du haft ett informationsmöte med SYV? Samtliga tillfrågade hade haft ett informationsmöte med SYV. Den skriftliga informationen jag fått motsvarade mina förväntningar Nio av fjorton svarande ansåg att den skriftliga informationen var mycket bra och fyra tyckte att den var OK. Den muntliga informationen motsvarade mina förväntningar Tretton av fjorton var nöjda med den muntliga informationen och en hade tackat nej pga. att de tidigare redan fått den. Anser du att ditt barn fått den info som behövs inför valet till gymnasiet Samtliga svarade att de fått den information som behövdes inför valet till gymnasiet. Vilka förbättringsområden ser du för informationsöverlämnandet En vårdnadshavare tyckte att det fortfarande var oklart kring de förändringar som sker i gymnasiesärskolan. Förslag till förbättringsåtgärder För att förhindra att eleven inför starten i gymnasiesärskolan inte är medveten om sin funktionsnedsättning vore det vore önskvärt att det ingick i psykologuppdraget mot grundsärskolan att följa upp och träffa föräldrar och elev en eller två tillfällen per år för att säkerställa att vårdnadshavare och elev verkligen har förstått vad det innebär att ha en funktionsnedsättning. Det vore önskvärt om gymnasiesärskolornas informationsskrifter fanns översatta till flera språk. Bildningsnämnden informeras om resultatet av internkontrollen. Internkontroll gällande metodutveckling i förskolan Utbildningskontoret har i uppdrag att under 2012 genomföra internkontroll av hur resultaten från Vad sa du, fröken -kartläggningen i förskoleklass används i förskolan. Kartläggningen genomförs i förskoleklass under höstterminen. Resultaten sammanställs av Språkpedagogiskt Centrum. Samtliga förskolechefer har fått skriftlig sammanställning av resultaten i februari Genomförande En enkät har skickats via e-post till samtliga förskolechefer för kommunala (ca 135 st) och fristående (ca 45 st) förskolor. Enkäten innehöll några korta bakgrundsfrågor om hur information om resultaten återförts och om hur eventuell återkoppling skett. Sedan en fråga om hur pedagogerna använt resultaten och om det lett till förändrat arbetssätt/metoder.

11 11 (14) Resultat av enkäterna Runt hälften de kommunala förskolorna har haft återkoppling och genomgång av resultatet tillsammans med företrädare från mottagande skola, då oftast med förskollärare i förskoleklass men också med rektor och speciallärare. Resterande har fått återkoppling via skolområdets specialpedagog för förskolan. Ett fåtal förskolor har endast fått det skriftliga resultatet. Från de fristående förskolorna uppger ca en tredjedel att de har haft någon form av återkoppling och genomgång av resultatet tillsammans med företrädare från mottagande skolor. Resterande har endast fått det skriftliga resultatet. Flertalet förskolor uppger att resultatet av kartläggningen legat till grund för diskussioner och analys, som sedan lett till fortsatt planering och utvärdering. Detta har lett till bl.a. olika modeller för arbete med språklig medvetenhet. Förslag till förbättringsåtgärder Säkerställa rutiner för återkoppling av resultatet till alla förskolor som lämnat barn till förskoleklass. Fortsätta utbildningsinsatserna för personal i språklig medvetenhet via Språkpedagogiskt centrum. Hantering av intäkter och försäljning på fritidsgårdar Inom fritidsgårdsverksamheten finns s.k. gårdskassor. Vissa delar av gårdskassan är en intäkt och andra delar kostnader. Tanken med gårdskassan är att den som helhet ska gå jämt ut. Om överskott görs kan detta användas nästa år. I de allra flesta fall sker kontant hantering via kassaapparat (kassaapparaten registrerar intäkt uppdelat på olika aktiviteter). Fakturering sker vid uthyrning av bussar. Hyreskontrakt finns för detta och dessa används som underlag för fakturering. Ekonom redovisar regelbundet till arbetslagsledare resultat på gårdskassan och balanskontot. Kassan slås ut och räknas varje kväll och läggs i värdeskåp. En gång per vecka görs en avräkningsreversal. Varannan vecka hämtas kontanterna av väktare. I samband med detta lämnas reversalen till verksamhetschef som attesterar och skickar vid till ekonomiservice. Inga brister kunde identifieras i samband med internkontrollen. Internkontrollen visar att det är av stor vikt att den personal som hanterar gårdskassorna har relevant kunskap i hur de ska hanteras. Enheternas egna internkontrollpunkter 2012 Några exempel på verksamheternas egna kontrollpunkter: Inskanning av fakturaunderlag för inköpskort Att registrering av kostnader och intäkter för personalens måltider genomförs Att all personal har utbildning i hjärt- lungräddning och första hjälpen

12 12 (14) UTBILDNINGSKONTORET Lars Rejdnell Beslutet skickas till: Alla skolområdeschefer Alla rektorer, förskolechefer och verksamhetschefer Kommunens revisorer Ekonomi och finansgruppen

13 13 (14) Bilaga 1 Barn- och ungdomsnämndens egna kontrollmoment Process/rutin/ system Rektors specialpedagogiska stöd. Ges ett relevant stöd, i rätt tid, till eleverna. Årskurs 4-6. Hur organiseras stödet? Kontrollmoment Kontrollansva rig Nämndens internkontrollrepresentanter Eva Torenfält Karlsson Klas Lind Gransk ningen utförd Intervjuer Dokumentgranskning Kontrollmetod Väsentlighetsoch riskbedömning *) Konsekvens 4 Sannolikhet 3 Totalt 12 Kunskapsutveckling Varje elev ska utmanas i sitt lärande för att utvecklas maximalt Hur elever med höga skolresultat utmanas i sitt lärande. Årskurs 7-9 Kathrin Hansson Klas Lind Elisabeth Stärner Nämndens internkontrollrepresentanter Intervju med elever och skolledning/lärare Konsekvens 4 Sannolikhet 3 Totalt 12 Resursfördelningssystemet i förskolan Fritidshem Hur utjämningspengen används på de förskolor som har hög tilldelning Uppföljning av riktlinjer för samverkan förskoleklass-grundskolafritidshem Ingela Sabel, Klas Lind Eva Torenfält Karlsson Enkät till förskolechefer Konsekvens 4 Sannolikhet 3 Totalt 12 Konsekvens 4 Sannolikhet 4 Totalt 16 *) Siffrorna i väsentlighets- och riskbedömningen anges med siffror 1-4 avseende konsekvens av fel och sannolikhet av att fel uppstår enligt följande: Konsekvens: 1-försumbar, 2-lindrig, 3-kännbar, 4-allvarlig Sannolikhet: 1-osannolik, 2-mindre sannolik, 3-möjlig, 4-sannolik Siffrorna multipliceras för att ge en kombination av de två bedömningarna.

14 14 (14) Bilaga 2 Kommunövergripande kontrollmoment 2013 Vid ekonommöte beslutades att de kommunövergripande kontrollmomenten ska vara enligt följande: Att blankett Checklista vid anställnings upphörande eller förflyttning (LK2381) tillämpas. -att blankett LK 2381 är ifylld i tillämpliga delar -att blankett LK 2381 är undertecknad av behörig chef -att ifylld blankett LK 2381 förvaras i personakten Att anvisningar vid direktupphandling tillämpas riktigt. -att upphandlingsvärdet exkl. moms uppgår till högst 285 tkr (gränsvärde enligt upphandlingslagstiftningen) avseende genomförda direktupphandlingar -att direktupphandling av varor och tjänster (där ramavtal eller annat avtal saknas) till ett värde över 20 tkr (inkl moms) har gjorts med stöd av Upphandlingscenter -att direktupphandlingar är dokumenterade enligt p 5 i tillämpningsanvisningarna till Upphandlingspolicyn, se För samtliga kontrollmoment görs i förekommande fall 25 kontroller inom nämnd/område/enhet. När det gäller dokumentation av direktupphandlingar görs denna kontroll i samma upphandlingar som kontrollerats i de två första momenten avseende direktupphandling. Kontrollen organiseras och utförs så att hela nämndens verksamhet omfattas. Observera att verksamhetsuppdrag till Leanlink inte ingår i begreppet direktupphandling. Att attestreglementet följs med avseende på mottagningsattest Av attestreglementet framgår att i normalfallet ska alltid finnas mottagningsattest och beslutsattest och dessa ska vara utförda av två olika personer Vidare framgår att Mottagningsattesten är den viktigaste attesten vid sidan av beslutsattesten och innebär ett intygande av att leverans har skett till kommunens verksamhet och att leveransen överensstämmer med beställningen. Kontrollera att nämnden/området/enheten organiserat attestkedjan så att mottagningsattest utförs i normalfallet. Notera avvikelser och ange orsaken till dessa.