Utlysningens namn och diarienummer Kompetensförsörjning PO1 Mobiliseringsfas och Genomförande i ett beslut

Transkript

1 ANSÖKAN Diarienummer Sid 1 (28) Utlysningens namn och diarienummer Kompetensförsörjning PO1 Mobiliseringsfas och Genomförande i ett beslut Uppgifter om organisationen Organisationens namn Landstinget Sörmland Utdelningsadress Repslagargatan 19 Postnummer Webbplats Postort Behörig företrädare Karin Welin Nyköping Organisationsnummer Organisationstyp Landstingskommunala verksam Organisationsstorlek Fler än 200 anställda Uppgifter om arbetsstället/enheten Enhetens namn Kultur och Utbildningförvaltning Utdelningsadress Box 314 Postnummer Postort Nyköping Besökadress CFAR-nummer Telefonnummer Faxnummer BankGiro E-postadress ulrika.westin@dll.se SNI-kod Offentlig förvaltning PlusGiro Antal anställda Kvinnor 153 Män 97 PRO v.2 [ ] d.pro2 v.1 Uppgifter om projektet Projektets namn KompoBib 2020 Projektets besökadress Länsbibliotek Sörmland, Kriebsensgatan 4 Postnummer Postadress Eskilstuna Ange ärendenummer om din ansökan gäller ett fortsättningsprojekt på en förprojektering Är din organisation momsredovisningsskyldig för projektets verksamhet? Ja Ansökan avser Programområde Har ni som sökande inklusive deltagande aktör mottagit statsstöd i form av stöd av mindre betydelse under de två föregående beskattningsåren ochinnevarande år? Ja Nej 2. Ökat arbetskraftsutbud Har annan finansiering i form av offentligt stöd/eu-stöd, utöver de som redovisas i denna ansökan, Antal deltagare mottagits eller kommer att mottas för detta projekts ansökta kostnader? Kvinnor Män Ja Nej Områden som projektet kommer att bedrivas inom Ålder på projektdeltagare Stockholm Östra Mellansverige Sydsverige Norra Mellansverige Mellersta Norrland Övre Norrland Småland och Öarna Västsverige Vilka ska delta i projektet? Uppfyller projektet något av följande kriterier? Sysselsatta Lärande miljöer Samverkan Helt arbetslösa sedan minst ett år med särskilt fokus på personer med Innovativ verksamhet Strategiskt påverkansarbete utländsk bakgrund (Minst 3 månader för personer i åldern 16-24) Helt eller delvis sjukskrivna sedan minst 6 månader Är projektet inriktat på någon eller några av diskrimineringsgrunderna? Personer med hel eller delvis sjuk och aktivitetsersättning Etnicitet Kön Nej Startdatum Slutdatum Förprojektering Genomförande 1. Kompetensförsörjning Personer med ekonomiskt bistånd enligt socialtjänstlagen eller introduktionsersättning enligt lag om introduktionsersättning för flyktingar och vissa andra utlänningar Unga som befinner sig i övergången mellan studier och arbetslivet Ålder Funktionshinder Trosuppfattning Sexuell läggning Projektet är inte riktat mot någon av diskrimineringsgrunderna

2 Sid 2 (28) Kontaktperson projekt För- och efternamn Ulrika Westin E-postadress ulrika.westin@dll.se Telefonnummer Mobilnummer Faxnummer Kontaktperson ekonomi För- och efternamn Marita Karlsson E-postadress marita.karlsson@dll.se Telefonnummer Mobilnummer Faxnummer Beskrivning Bakgrund till projektet Behov och problem - A: [För ansökningar inom projektfas 'Förprojektering'] Beskriv vilket problem projektet ska lösa eller vilka nya möjligheter som ska utvecklas. B: [För ansökningar inom projektfas 'Genomförande'] Beskriv slutsatser från en eventuell förprojektering. Projektet som helhet handlar om att bibliotekens roll i samhället och biblioteken som arbetsplats förändras snabbt. Samtidigt har den personal som finns på biblioteken i stor utsträckning arbetat länge i sin roll. Vi står inför en generationsväxling,där mångårig arbetslivserfarenhet bryts mot nya utmaningar, ny kompetens, nya utbildningar och nya tankar. Biblioteken står inför en strukturell omställning där biblioteken ska - utvecklas som mötesplats - dra fördel av teknisk utveckling på sitt område - finna och möta nya målgrupper Bibliotekens personal förväntas också vara omvärldsorienterad, projekterfaren, kunnig i sociala medier eller kommunikationslösningar. De ska dessutom ha väl en utvecklad kompetens att på rätt sätt bemöta nya situationer och medborgare, med sinsemellan olika behov av stöd och tillgång till biblioteksverksamhet, för alla och i sitt eget lokala sammanhang. Det här kompetensutvecklingsbehovet är långt ifrån unikt för biblioteksvärlden. Genom projektet skapar vi bättre möjligheter för deltagarna - ledning och personal varav 70-80% är kvinnor - att bredda sin anställningsbarhet och kunna matcha sig som arbetskraft även i andra sammanhang. Projektet syftar till att ta sig an den utmaning bibliotekens kompetensförsörjning står inför genom att utveckla arbetsplatserna som deltar genom "arbetsplatsbaserat lärande". Vi vill också använda inspiration från VG-regionens VEGA modell för verksamhetsutveckling genom eget arbete, för att arbeta fram en modell för hur kompetensutveckling kan genomföras kontinuerligt, som en naturlig del av arbetet. Vi vill utveckla en modell där hela arbetsplatserna kontinuerligt deltar i utvecklingsarbete, så att att ledning och medarbetare är kompetensmässigt uppdaterade i förhållande till omvärldens behov - de lokala såväl som ur ett bredare perspektiv. I projektets mobilseringsfas tar varje arbetsplats fram dels en för arbetsplatsen gemensam kompetenshöjningsplan på kort och lång sikt och dels individuella kompetensutvecklingsplaner för varje medarbetare. Kompetensplanerna och kartläggnings/analysarbetet ska genomföras på ett jämställhetsintegrerat sätt, där 4R -metoden kan vara en möjlig

3 Sid 3 (28) modell för att uppnå detta. Genomförandefasen syftar till att skapa ett kompetenslyft för arbetsplatsen som helhet och för enskilda medarbetare och ledning. Genomförandefasen är startskottet för ett nytt arbetssätt inom kompetensutveckling, där det nya arbetssättet kommer att skapa långsiktiga effekter för kompetensutvecklingen på bibliotek i Sörmland, Västmanland och Örebro även efter projektets slut. Bibliotekets uppgift är att samla, organisera och tillhandahålla medier i olika form. Grundtanken är fri tillgång till berättelser och till information för alla, oavsett på vilket sätt eller på vilket språk man läser. Det blir allt viktigare för allmänheten att vara informations- och kommunikationskompetent, inte minst för att kunna vara delaktig i ett demokratiskt samhälle. Den teknikutveckling som skett i samhället och på biblioteken ställer nya krav på förändring i arbetssätt för att motsvara nya förväntningar och tillgängliggöra information och läsupplevelser. Bredband till fler medborgare, böcker och artiklar i fulltext på nätet samt böcker i olika form - ljud-, svartskrifts- eller e-bok - gör att bilden av biblioteket förändras. Trots den tekniska utvecklingen finns det en digital klyfta kvar mellan människor. Till viss del beror den på ekonomi, men det handlar också om skillnader i kunskap eller brist på motivation och vilja att använda tekniken. Där kan bibliotek göra skillnad, genom personalens förmåga och kompetens att på ett inspirerande sätt tillgängliggöra den. Här finns behov av kompetensutveckling och verksamhetsutveckling. I projektets fokus ligger ledning och medarbetares syn om hur framtidens bibliotek kommer att se ut och medvetenheten att det ständigt förändras. Frågan är vilket bibliotek vårt samhälle och allmänheten behöver om 10 år. Förändringsbehovet kommer att ställa stora krav på personalen, både när det gäller kunskap i biblioteksarbetets utveckling, i analys av lokalsamhällets behov, förståelse för och kunskap om jämställdhetsintegrering och tillgänglighetsintegrering. För att kunna motsvara de krav som medborgare och samhället kan ställa, behövs ett ständigt förändringsarbete som vi hoppas finna varaktiga former för genom vårt arbete i det här projektet. Projektets aktörer anser att biblioteken, utifrån den kompetens som finns i personalgruppen idag, måste utvecklas och tillföras ny kompetens för att svara upp mot de behov och krav som samhället har på biblioteken. För att genomföra denna kompetenshöjning behövs ett mer genomgripande, gemensamt kompetenslyft än det som varje arbetsgivare genomför var för sig eller länsvis. Genom att på bred front höja kompetensen i personalgrupperna möjliggörs en bred verksamhetsutveckling och möjlighet att påverka de strukturer som styr arbetet. På så sätt utvecklas den potential som biblioteken har att bli en mötesplats i samhället. Biblioteken möter en mångfasetterad värld, vilket ställer större krav på personalens förmåga till analys och inhämtande av kunskap om omvärlden. Omvärlden består av allt från lokalsamhället till det globala perspektivet. Att kunna möta medborgarna där de är och utifrån den enskildes behov, oavsett kön, etnisk bakgrund, synlig eller osynlig funktionsnedsättning är en utmaning. När biblioteken lyckas med det, bidrar de både till bevarande och till utveckling av vårt demokratiska samhälle. Biblioteken står ofta värd för lokalsamhällets kulturutbud. Vilken kompetens behöver personalen för att ytterligare utveckla biblioteken som mötesplatser för kultur? Biblioteken står inför stora pensionsavgångar, något som ställer stora krav på både kunskapsöverföring och på erövrande av ny kunskap. Detta kräver en arbetsplatsstruktur som genererar lärande, tar vara på kunskap och som utvecklar förändringskompetens. I takt med att arbetslivet förändras allt snabbare, krävs ett mer projektorienterat arbetssätt. Det kräver mer kunskap om processer, uppföljning och om hur utvärdering kan användas för lärande/kompetensutveckling. Arbetet i mobiliseringsfasen blir ett första pilotprojekt. Under mobiliseringsfasen ska alla arbetsplatser som ingår i projektet, var och en eller klustervis, med stöd av projektets ledning genomföra SWOT-analyser. Det är viktigt att personal och chefer är delaktiga i analysen över den egna arbetsplatsen. Det kan vara lämpligt att arbeta utifrån olika perspektiv, kopplat till utvecklingen de närmaste 10

4 Sid 4 (28) åren. Perspektiven kan vara - Nya utmaningar, kopplat till samhällets förändring - Nya och gamla målgrupper - Nya möjligheter i metoder, teknikutveckling, biblioteksrummet Frågor som behöver svar, som kopplas till arbetsplatsernas och individernas kompetensplaner under mobiliseringsfasen, är exempelvis - Vad behövs för att biblioteket ska utvecklas i linje med behoven lokalt, regionalt och nationellt - Hur påverkar den nya regionala kulturpolitiken arbetet på biblioteken - Hur utvecklas biblioteket som mötesplats på bästa sätt - Hur formas bäst strukturer för kommunikation och samverkan i omvärldsfrågor - Hur når biblioteket medborgarna - Hur hanterar vi genusfrågor och jämställdhet i praktiken - Hur hanteras tillgänglighet på vår arbetsplats - Hur använder och erbjuder biblioteket ny teknik och nya medietyper så att de blir en självklarhet för medborgarna - Hur genomför biblioteket en hållbar generationsväxling där erfarenhet tas tillvara tillsammans med ny kunskap och nya arbetssätt SWOT-analyserna som syftar att identifiera behoven av kompetensutveckling på varje deltagande arbetsplats genomförs jämställdhets- och tillgänglighetsintegrerat och utifrån ovan angivna frågeställningar och perspektiv. Jämställdhetsintegrering A: [För ansökningar inom projektfas 'Förprojektering'] Beskriv kortfattat hur ni kommer att jämställdhetsintegrera projektets olika delar (metoder, resurser etc). B: [För ansökningar inom projektfas 'Genomförande'] Beskriv, kortfattat, resultatet av den problem- och behovsanalys/swot som gjorts med avseende på jämställdhet. Bibliotekspersonal är ofta kvinnor. Att arbeta på en arbetsplats där de flesta tillhör det ett kön, ställer andra krav på jämställdhetsintegrering än på arbetsplats där könen är mer jämnt representerade. Andelen kvinnor/män säger emellertid ingenting om hur jämställt och jämlikt verksamheten bedrivs eller hur jämställd kompetensutvecklingen på arbetsplatsen är. I SWOT-analysen som genomförs under mobiliseringsfasen ska genusfrågan belysas och diskussion föras om hur könsfördelningen kan påverka arbete och verksamhetsutveckling. En frågeställning, för att jämställdhetsintegrera projektet, är hur fördelningen ser ut och hur detta kan påverka arbetet på den enskilda arbetsplatsen och i vilken mån det finns möjlighet att förändra detta på kort och lång sikt. En jämställdhetscheck med ja/nej frågor kan genomföras och ge medarbetare och ledning en uppfattning om hur arbetsplatsen som helhet uppfattar sig själv i frågor om jämställdhet på arbetsplatsen och för att nå djupare ser vi 4R metoden som en möjlig metod. 4R-metoden ger möjlighet att arbeta med parallellt med vår SWOT-analys. 4R- handlar om -att kartlägga Representation Kvinnor /män inom en organisation och på olika nivåer -att undersöka hur Resusrser fördelas mellan kvinnor/män -att undersöka Realia, hur ser normer och villkor ut för kvinnor/män -att ta fram handlingsplan Realisera vad som ska åstadkommas genom att formulera nya mål och åtgärder Det är känt att andelen yngre män som läser minskar. Det finns också andra skillnader mellan könen och hur de representeras i bibliotekens verksamheter som är viktigt att lyfta fram. Att arbeta på ett sätt/ ha kunskap om genusperspektiv kräver kompetensutveckling i frågan, något som inte alltid är högst prioriterat. Genom att ta hjälp från processstöden inom Jämställhetsintegrering vill vi redan under mobiliseringsfasen föra upp kompetens om genus och jämställdhetsfrågor på agendan i projektet för att säkerställa att hela projektet genomförs med ett jämställdhetsperspektiv.

5 Sid 5 (28) Under mobilseringsfasen sammanställs gemensamma siffror på könsfördelning på arbetsplatserna och könsfördelning bland chefer o ledare samt hur den kompetensutveckling som genomförts fördelar sig mellan medarbetarna av respektive kön. Genom att belysa hur medarbetarna på arbetsplatsen fördelar sig mellan, kön, ålder, etnicitet etc kan man skapa en bild av hur homogena respektive heterogena medarbetarna på respektive arbetsplats är och utifrån det kan man se behov av kompetensutveckling i genusfrågor eller andra mångfaldsfrågor. Genom sammanställning av dessa siffror för hela regionen och uppdelat på olika län skapar vi en bredare bild av hur vi kan arbeta med jämställdhetsintegrering på kort sikt - i projektets genomförandefas - och på längre sikt de närmaste 10 åren. Under genomförandefasen av kompetensutvecklingsinsatserna tror vi att genuskompetens och jämställdhetsintegrering kommer att vara viktiga delar av kompetensutvecklingsarbetet. Arbetsplatserna bör under de närmaste tio åren behöva arbeta för att skapa mer jämn fördelning vad gäller kön, men även mångfald mer generellt. Målgrupper som omfattas av projektet - Beskriv projektdeltagare, samverkanspartner och mottagare av projektresultat, samt på vilket sätt dessa grupper påverkas. Projektdeltagarna består av nästan alla bibliotekschefer och medarbetare på biblioteken i Sörmlands, Västmanlands och Örebro län. Under förutsättning att alla deltagande aktörer väljer att gå vidare även i genomförandefasen beräknar vi att projektet kommer att beröra ungefär 500 deltagare i Sörmland, Örebro och Västmanland. Bibliotekspersonalen är ofta kvinnor. För Sörmlands del är kvinnorna 80% av personalen och 67% av cheferna. I Örebro är andelen kvinnor över 88%, i Västmanland ca 76%. Detta förhållande säger emellertid ingenting om hur jämställt och jämlikt verksamheten bedrivs eller hur jämställd kompetensutvecklingen på arbetsplatsen är, men det är en viktig utgångspunkt i att beskriva målgruppen. Under mobiliseringsfasen kommer arbetsplatserna att reflektera över vad som kännetecknar deras arbetsplats utifrån en mängd frågeställningar som vävs in i Swot analysen. Mobiliseringsfasen syftar, förutom att ta fram kompetensplaner, till att driva på det reflekterande arbetet. Deltagarna inkluderas då redan från början i arbetet med att genom arbetsplatsbasead kompetensutveckling koppla ihop utvecklingsarbete och vardagens verksamhet. Vi vet genom tidigare arbete att det finns ett uttalat behov hos bibliotekspersonal och ledning av komptensutveckling inom ungefär de områden som vi identifierat initialt i projektet och att behovet av att förbättra formerna för kontinuerligt lärande på arbetsplatserna är stort. Projektet har valt att arbeta intra-regionalt då det finns stora vinster i att möta nya kollegor från andra län. I mötet med nya kollegor uppstår en dynamik som gör att utvecklingsfrågor blir belysta ur nya perspektiv, samtidigt som deltagarna blir varse att de utmaningar och frågeställningar som de själva har är liknande som övriga står inför. I korsningen mellan verksamhetsutveckling och arbetsplatsernas behov av kompetensutveckling finns det mycket arbetsplatslärande att hämta. Vid den intra-regionala samverkansformen som vi väljer kan vi dessutom utveckla modeller för lärande på arbetsplatserna som passar för både den mindre och den större arbetsplatsen. Även behov av specialutbildningar blir mer kostnadseffektiva då vi kan skapa större grupper än om vi var och en arbetat i varsin region. Arbete över länsgränserna, mellan biblioteken, mellan kommunerna och mellan medarbetarna på biblioteken skapar nya samarbetsformer och erfarenheter och gör att kunskaper sprids. Genom att personalen tillägnar sig kompetens, samtidigt som kunskapen om andra bibliotek ökar, vidgas arbetsmarknaden och anställningsbarheten. Detta får till följd en ökad rörlighet, något som i sig bidrar till biblioteksutveckling. Det finns en avsiktsförklaring om fördjupad samverkan från Landstingen i Stockholm, Sörmland, Västmanland och Örebro län. Ett samarbete runt resurscentra för Film har utvecklats under Ledningarna i respektive landsting har nu identifierat länsbiblioteken en av de verksamheter där man vill utveckla en fördjupad samverkan. På så sätt kan vi i detta projekt också skapa ny samverkan mellan andra delar av landstingens verksamheter och skapa modeller för andra former av lärande miljöer i andra delar av landstingens verksamheter. Den indirekta målgruppen för projektet är naturligtvis medborgarna i alla våra regioner. Medborgarna kan delas upp i två målgrupper:

6 Sid 6 (28) -de som redan är etablerade bibliotekskunder -de som vanligtvis inte utnyttjar biblioteksn tjänster och service. Detta ger emellertid en förenklad bild, då många av de som på något sätt är biblioteksanvändare antagligen inte har tillräcklig kunskap om allt de kan förvänta sig av ett bra bibliotek. Det räcker inte att allmänheten kommer, biblioteken måste vara så utformade och personalen ha sådan kompetens att besökaren blir vägladd, informerad och inspirerad. Genom att nya målgrupper för biblioteksverksamheterna identifierats i mobiliseringsfasens SWOT-analys, blir arbetet att nå fler centralt. Där behöver biblioteken utveckla och använda den kompetens man har i bemötande, mångfald och tillgänglighet för att ge fler tillgång till bibliotekets hela utbud av tjänster och service. Enligt bibliotekslagen ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. Det här är ett av många områden där samverkan kan lyfta arbetet till nya nivåer. Biblioteken behöver använda mer resurser för att genom strategiskt arbete utveckla bland annat den uppsökande verksamheten - biblioteket utanför institutionen. Förändrade driftformer av skola, äldreomsorg och andra med behov av bibliotek, ställer större krav på kommunikation hos bibliotekspersonalen. Genom förbättrad kunskap om omvärlden och utvecklad kommunikation och marknadsföring, både till allmänheten och till politiker och beslutsfattare, bidrar biblioteket på ett strategiskt sätt till samhällsutveckling. Syfte - avsikten med projektet. Syftet och vår avsikt med projketet är att säkerställa att de biblioteksanställda har rätt kompetens för att kunna arbeta för och inom framtidens bibliotek, vilka är hörnstenar i ett demokratiskt samhälle. Insatsen ska också medföra att personalens kompetens utvecklas till en eftertraktad resurs även för andra än bibliotekens arbetsplatser, vilket leder till ökad anställningsbarhet. Syftet och avsikten under mobiliseringsfasen är att identifiera specifika behov av kompetensutveckling hos bibliotekens ledning och medarbetare i förhållande till framtidens bibliotek och att ytterligare fördjupa medvetenheten hos deltagarna om behovet av förändade arbetssätt och utveckling i relation till projektets kärnfrågor på de deltagande arbetsplatserna. Syftet under genomförandefasen är att säkerställa att personalen får tillgång till den kompetensutveckling, i form av arbetsplatsbaserat lärande, utbildningar, studiebesök eller föreläsningar, som krävs för att möta de utmaningar omvärlden och medborgarna kan komma att ställa på morgondagens bibliotek i vår region. De olika biblioteken ska under mobiliseringsfasen, med stöd av projektledningen, ta fram en plan för kompetensbehovet, både inför kommande nyrekryteringar och för den personal som redan är på plats. Ett aktivt deltagande under mobiliseringsfasen lägger grunden för deltagandet i den kompetensinsats de blir delaktiga i under genomförandet. Kompetensplanen som varje arbetsplats tar fram ska vara både långsiktig över den närmaste 10-årsperioden, samt mer konkret och på kort sikt, dvs för genomförandefasen i projektet. Kompetensplaner ska tas fram för varje arbetsplats och för varje individ som deltar i projektet. Projektet blir på det här sättet ett startskott för en långsiktig kompetenshöjning, där genomförandet blir ett första steg på vägen och där den samverkan som utvecklas kring kompetensutveckling fortsätter även efter Samverkan mellan olika bibliotek ska fördjupas under hela projektet, för att gemensamt bidra till regionens/regionernas utveckling. Samverkan ska utvecklas både mellan de olika lokala arbetsplatserna i de tre länen, men också inom och mellan de olika regionerna. Genomförandet kommer att ske i såväl i grupper för att utveckla det lokala arbetet, som kring specifika färdigheter för att identifiera och forma nödvändig spetskompetens inom de tre perspektiven: - Nya utmaningar, kopplat till samhällets förändring - Nya och gamla målgrupper - Nya möjligheter i metoder, teknikutveckling, biblioteksrummet Personalgrupperna ska efter projektets slut ha utökad kompetens för att nå och ge service till alla medborgare, oberoende av etnicitet, funktionsnedsättningar, klass, kön eller annat som kan utestänga dem.

7 Sid 7 (28) Målsättning - Ange mätbara projektmål. Beskriv de förväntade effekter, som skall uppnås kopplat till projektets syfte. Projektets övergripande målsättningär att all personal vid deltagande bibliotek i Sörmland, Västmanland och Örebro län, som aktiva deltagare i projektet, får möjlighet att delta i ett intra-regionalt utvecklingsarbete som skapar nya möjligheter till kompetensutveckling för deltagande arbetsplatser och för var och en som deltar: - i förhållande till medborgarnas behov av tjänster och service som tillhandahålls och kan komma att tillhandahållas inom ramen för biblioteksverksamhet - rörande ökad kunskap om nya medietyper och medieinfrastrukturer - rörande kunskap och kompetens om utveckling av det framtida biblioteksrummet och biblioteket i stads- och samhällsplanering Projektmål i Mobiliseringsfasen Ta fram lokala analyser och planer för kompetensutvecklingen. En SWOT-analys genomförs och utifrån den identifieras behoven för kompetensutvecklingen. Genom aktivt deltagande ska medarbetarna och ledning ta fram en lokal plan för den lokala arbetsplatsens behov av kompetensutveckling, kopplad till de tre områdena som nämns ovan. Varje deltagande arbetsplats ska dessutom ta fram en individuell kompetensutvecklingsplan för varje medarbetare på arbetsplatsen. På det övergripande planet avser projektet att ta fram sammanställningar av de lokala planerna på region/läns nivå och utifrån uppdelningen av små, medelstora och stora arbetsplatser, för att på detta sätt kunna samordna kompetensutvecklingsinsatserna i genomförande fasen. Målsättningen är alltså att ta fram: 1 lokal plan per deltagande arbetsplats, samt en plan för varje medarbetares kompetensutveckling (ansvar bibliotekchef) 3 regionala planer inklusive kompetensutveckling för chefer/ledning på deltagande arbetsplatser (ansvar länsbibliotekarie eller annan verksamhetsansvarig) En sammanställd rapportering med förslg på genomförande aktiviteter tas fram av projektledare och skickas till ESF-rådet för fastställande av genomförandet av kompetensutvecklingen. Mätbara projektmål för genomförandet: 75% av deltagarna i projektet ska efter projektets genomförandefas svara att de genom projektets verksamheter aktivt deltagit i arbetet för att nå projektet målsättningar-nya möjligheter till kompetensutveckling för deltagande arbetsplatser och för var och en som deltar: - i förhållande till medborgarnas behov av tjänster och service som tillhandahålls och kan komma att tillhandahållas inom ramen för biblioteksverksamhet - rörande ökad kunskap om nya medietyper och medieinfrastrukturer - rörande kunskap och kompetens om utveckling av det framtida biblioteksrummet och biblioteket i stads- och samhällsplanering, i minst liten grad. 75% av dem som deltagit i kompetenshöjande verksamheter ska efter projektets slut via självskattning uppleva att de utvecklats i sin roll på arbetsplatsen, i minst liten grad 75% av deltagande chefer ska uppleva att de i projketet fått möjlighet att utveckla sitt ledarskap, i minst liten grad

8 Sid 8 (28) 75% av deltagande chefer ska efter projektet uppleva att kompetensutvecklingsinsatserna i projektet bidragit till att verksamheten på arbetsplatsen utvecklats, i minst liten grad (enkäter med självskattande gradering utefter frågor av typen "jag upplever att jag/vi som arbetsplats/mina medaretare utvecklats - inte alls, i liten grad, i stor grad, i mycket stor grad- genomförs vi två tillfällen för att kunna mäta eventuella förändringar som upplevs) Genomförande Tid- och aktivitetsplan - Ange alla planerade aktiviteter, uppskatta ett planerat start- och slutdatum för respektive aktivitet, samt beskriv varje aktivitet utförligt. Aktivitet Startdatum Slutdatum Uppstart 1- Kick off för projektpersonal, styr grupp och referensgrupp Uppstartsarbete projektledning projektledare o länsbibliotekarier Boka upp möten hos alla arbetsplatser Etablera kommunikationskanaler till aktörerna och informationsmaterial riktat till olika målgrupper exempelvis: interna chefer (förvaltningar/bibliotek) projektdeltagare/personal arbetsplatsernas lokala omvärld lokala/regionala beslutsfattare press/media Genomföra utbildning i Jämställdhets och Tillgänglighetsintegrering med stöd från respektive processstöd Behovsanalys Genomföra SWOT analyser vid alla arbetsplatser samt efter detta ge stöd till arbetsplatsansvarig i framtagande av lokal kompetensutvecklingsplan Kontinuerligt bygga på de regionala planerna eftersom de lokala utmejslas, projektledningen ansvarig De sista uppföljningarna och stödet i framtagande av lokala planer genomförs och de regionala planerna, kopplade till första utkastet av genomförande planen ska vara färdig Framtagande av slutgiltig plan för genomförandet av kompetensutvecklingsinsatsen. Genomförande av Lärseminarie 1 i juni/juli Rapport på mobiliseringsfasens arbete och kompetensutvecklingsbehovet som behöver genomföras ska skickas in senast 17 juli 2011 till ESF Förbereda upphandlingar av de första kompetensutvecklingsinsatserna. Färdigställa upphandling av extern utvärderare. Sammanställa information rörande genomförandeprojektet riktat till olika målgrupper

9 Sid 9 (28) Aktivitet Startdatum Slutdatum Presentation av den lärande utvärderingens design för chefer/ledning hålls gemensamt för deltagande arbetsplatser vid två olika tillfällen. Syftar till att förankra utvärderingsarbete och se till att alla deltagande arbetsplatser har möjlighet att dra fördel av utvärderingsarbetet och förstår sin roll i utvärderingen. Första delen av kompetensutvecklingsinsatserna genomförs. Utbildningar i tillgänglighets- och jämställdhetsintegrering ritat till medarbetare på de deltagande arbetsplatserna genomförs vid 2-3 tillfällen. Utbildningarna genomförs av respektive processtöd. Andra delen av kompetensutvecklingsinsatserna genomförs och i januari/februari genomförs Lärseminarie 2. Den tredje delan av kompetsnutvecklingsinsatserna genomförs och Lärseminarie 3 arrangeras i slutet av oktober. I mitten av november månad bör alla kompetsnutveckloingsinsatser vara genomförda. Genomförande av spridningsseminarie som syftar till att sprida erfarenheterna i projektet vidare till en bredare målgrupp Utkast till populärversion Utvärderingsrapport bör vara klar att sprida inför detta tillfälle. Avslutande arbete sker och slutrapportering sammanställs Tillgänglighet för personer med funktionshinder - Beskriv hur ni ska beakta tillgängligheten för personer med funktionshinder. De centrala aktiviteter som genomförs med den primära målgruppen i projektet - personal och ledning vid deltagande arbetsplatser - ska alla vara tillgängliga i tid, form, rum och information för alla. Under mobiliseringsfasen sammanställs speciella behov som finns i personalgruppen gällande fysisk, informativ och kommunikativ tillgänglighet av ansvarig chef/ledning. Att rummet är tillgängligt är ett grundkrav för all biblioteksverksamhet och till detta kommer behov av tekniska hjälpmedel för personal med hörsel- och synnedsättmnningar. Tillgänglighetsperspektivet begränsar sig dock inte till enbart dessa speciella behov utan kan likväl handla om tillgänglighet för personer med psykiska eller andra mer osynliga funktionsnedsättningar som till exempel födoämnesallergier, diabetes, tinnitus eller koncentationssvårigheter. För att se till att det breda tillgänglighetsperspektivet anammas i projektet, har vi genom kontakter med regionens tillgänglighetsprocesstöd fått erbjudande om utbildning i detta för nyckelpersoner. Vi kommer att lägga in en utbildningsdag i dessa frågor under projektets andra månad under mobiliseringsfasen. Utbildningen kommer att rikta sig först och främst till ledning/ansvarig på deltagande arbetsplatser och till projektteam och styrgrupp. Dessa har sedan till uppgift att säkerställa att tillgänglighetsperspktivet kommer fram i analyserna av behoven ute på deltagande arbetsplatser samt även i genomförandet av kompetensutvecklingsinsatserna. I mån av behov finns även möjligheter att större kartläggningsarbetet ute på deltagande arbetsplatser och för genomförandefasen räknar vi med att kunna hyra in ev extra utrustning eller exempelvis teckenspråkstolk för projektets aktiviteter. I ansökningsläget uppskattar vi att det kan behövas en buffert på kr för att säkra upp tillgänglighetsperspektivet. Det ligger inom "extra processtöd" under genomförandet och som en del av vår uppskattning av kr per deltagare i genomförandekostnad. Behoven identifieras under mobiliseringsfasen och dessa praktiska och form/tankemässiga behov ska sedan genomsyra genomförandet av projektet. De allra flesta bibliotek har under de senaste åren tagit fram planer för tillgänglighet i rummet, verksamheten och

10 Sid 10 (28) informationen, då det finns ett krav att all kulturverksamhet ska vara tillgänglig från och med I projektet avser vi att vrida och vända på begreppet tillgänglighet, så att deltagarna i projektet på olika sätt får ny kunskap även om funktionsnedsättningar som inte är så enkla att upptäcka. Under mobiliseringsfasen genomför vi en SWOTanalys/kartläggning/behovsanalys på de lokala arbetsplatserna som även identifierar hur man kan arbeta med tillgängligheten lokalt, vilka behov av kunskap/kompetens som finns och hur man ska arbeta med att förbättra tillgängligheten för alla medborgare. Jämställdhetsintegrering [För ansökningar inom projektfas 'Genomförande'] Redogör för hur resultatet av er problem- och behovsanalys/swot av jämställdhet påverkar projektinnehållet. Genom att 4R metoden, eller annan lämplig metod, används paralellt med arbetet med SWOT-analyser i kartläggningen av arbetsplatsernas behov av kompetensutveckling utifrån våra tre identifierade perspektiv, blir jämställdhetsfrågorna synliggjorda på ett bra och praktiskt sätt och kompetenshöjning i dessa frågor kommer att bli centrala för projektets genomförande. Kanske kommer det här även att påverka behov av kompetensutvecklingsinsatser inom ledarskapsutbildningar. I vårt arbete med att möta nya målgrupper kan behov av mer genuskompetens generellt komma att bli synliggjorda, men även jämställdhetsfrågor utifrån ett mångkulturellt perspektiv. Att arbeta med genusfrågor i enkönade grupper eller blandade grupper kan många gånger skapa olika process och resultat oavsett om gruperna består av människor från liknande eller olika etnisk bakgrund. Att sätta jämställdhets och genusfrågor i fokus från första stund i mobiliseringsfasen kommer att vända på begreppen och skapa potential för lärande rakt igenom projektet. 4R metoden eller annan lämplig metod, medför att alla deltagande arbetsplatser lyfter in jämställdhetsperspektivet på allvar och "tvingas" att fundera, vända och vrida på frågorna. Genom detta kan man bli bättre på att upptäcka skevheter i hur man arbetar mot medborgarna och se hur man kan nå nya grupper. Målgruppens och/eller samverkanspartnernas engagemang - Beskriv upplägget för att säkerställa ett brett engagemang hos samverkanspartner och/eller deltagare. Uppföljning, utvärdering och lärande - A: [För ansökningar inom projektfas 'Förprojektering'] Beskriv hur ni ska följa upp och utvärdera projektet. B: [För ansökningar inom projektfas 'Genomförande'] Beskriv hur ni ska följa upp och utvärdera projektet. Tydliggör kopplingen till lärandet i projektet och bedöm möjligheterna för genomslag av resultaten. Under mobiliseringsfasen ska alla arbetsplatser som ingår i projektet, var och en eller klustervis, med stöd av projektets ledning genomföra en SWOT-analys. Det bedöms som lämpligt att arbeta utifrån olika perspektiv, kopplat till utvecklingen de närmaste 10 åren. Perspektiven kan kopplas till: - Nya utmaningar, kopplat till samhällets förändring - Nya och gamla målgrupper - Nya möjligheter i metoder, teknikutveckling, biblioteksrummet Mobilseringsfasen avslutas med rapportering av kompetensutvecklingsbehovet på - Lokalt plan 1 plan per deltagande arbetsplats samt individuella planer för deltagande personal (ansvar bibliotekchef) - 3 Länsvisa/regionala planer (ansvar länsbibliotekarie eller annan verksamhetsansvarig) På det övergripande planet avser projektet att under mobilseringsfasen ta fram sammanställningar av de lokala

11 Sid 11 (28) planerna på region/läns nivå och utifrån uppdelningen av små, medelstora och stora arbetsplatser, för att på detta sätt kunna samordna kompetensutvecklingsinsatserna i genomförande fasen. Rapporteringen till ESF-rådet utgör den uppföljning som görs i projektets mobiliseringsfas. De lokala behoven av kompetensutvecklingsinsatser under genomförandet tillgodoses genom att utbildning, föreläsningar eller arbetsplatsbasreat lärande med stöd av utbildningsledare/processtöd på plats upphandlas centralt för alla samtidigt så att kostandseffektivitet uppnås. I de fall då behoven inte kan tillgodoses inom ramen för beräknad budget i projektet görs prioriteringar av behoven inför genomförandet centralt av projektledare och operativa styrgrupp med möjlighet för projektets styrgrupp att komma med synpunkter innan rapporten går iväg till ESF. Den externa lärande utvärderingsinsatsen upphandlas under mobilseringsfasen och identifierad aktör påbörjar arbetet direkt efter att klartecken för genomförande givits av ESF. Extern utvärderare arbetar tillsammans med intern resurs för utvärdering för att säkra upp att utvärderingsarbetet runt det arbetsplatsbaserade lärandet, som utvecklas i projektet finns kvar även efter projektets slut. Utvärderare arbetar delvis tillsammans med projektledningen enligt den ansats som definieras inom den så kallade lärande utvärderingsansatsen/följeforskning som förskrivs som lämplig metod för att utvärdera projekt inom strukturfonderna. De exakta formerna för utvärderingsinsatsen sätts under mobilseringsfasen då upphandlingen görs. Syftet med utvärderingsinsatserna är att kontinuerligt följa upp att projektet håller kursen och styr mot de uppsatta målen samt att lärande/nya kunskaper i projektet återförs till deltagande aktörer och deltagande arbetsplatser. Förutom att ge en sammanhållen beskrivning av projektprocessen och följa hur väl projketet når sina mål, består utvärderingens olika delar av: - semi-strukturerade djupintervjuer av ett urval chefer och projektpersonal, den första under genomförande fasens andra/tredje månad ( september 2011) och nummer två under september Intervjuaren utgår från samma frågeställningar vid båda tillfällena och i anslutning till intervju nummer två förs en diskussion om hur projektet påverkat arbetsplatsen och hur man ser att arbetet kan fortsätta efter projektets slut - frågeformulär/enkätundersökning genomförs på varje arbetsplats med samtliga deltagare i september 2011 och i augusti ( Chef/ansvarig lokalt distribuerar och sänder tillbaka till projektledaren) - återkommande deltagandeobservationer i fält av minst tre arbetsplatser ( minst en för varje grupp) där praktiskt arbete - framgångsfaktorer såväl som hinder för arbetet - i projektet kan synliggöras. Mätbara projektmål för genomförandefasen som vi identifierar i nuläget är följandet: 75% av deltagarna i projektet ska efter projektets genomförandefas svara att de genom projektets verksamheter aktivt deltagit i arbetet för att nå projektet målsättningar, i minst liten grad. 75% av dem som deltagit i kompetenshöjande verksamheter ska efter projektets slut via självskattning uppleva att de utvecklats i sin roll på arbetsplatsen, i minst liten grad 75% av deltagande chefer ska uppleva att de utvecklats sitt ledarskap, i minst liten grad 75% av deltagande chefer ska efter projektet uppleva att kompetensutvecklingsinsatserna i projektet bidragit till att verksamheten på arbetsplatsen utvecklats, i minst liten grad (enkät med självskattande gradering utefter frågor av typen "jag upplever att jag/vi som arbetsplats/mina medaretare utvecklats - inte alls, i liten grad, i stor grad, i mycket stor grad) Förutom dessa målsättningar utgör de lokala och regionala planer som produceras i mobiliseringsfasen de praktiska målen för projektet. Dessa ska ligga till grund för utvärderingsarbetet under projektets genomförandefas. Eftersom fokus i projektet ligger på utveckling av lärande miljöer och samverkan, som är komplexa processer som inte på ett enkelt sätt kan "mätas", kommer der att vara viktigt att lägga en stor del av utvärderingsarbetet på

12 Sid 12 (28) deltagade observationer, eventuellt fokusgrupper och att försöka skapa en bred dialog mellan utvärderare, projektledning och deltagare i projektet. Vi avser att ta del av de stödfunktioner som finns och identifiera och upphandla en utvärderingsresurs som är kunnig på detta utvärderingsområde. Inom ramen för denna upphandling kommer även krav ställas på att utvärderaren har kunskap om utvärdering av jämställdhets- respektive tillgänglighetsintegrering i projekt. Utvärderarresurserna genomför en presentation av utvärderingsplanen för ledning vid deltagande arbetsplatser i uppstarten av genomförandefasen, då det är viktigt att alla deltagande arbetsplatser förstår utvärderingens design, upplägg och värde i förhållande till projektets måluppfyllnad samt att ansatsen inom lärande utvärdering bygger in dialog och reflektion med deltagare. Minst tre lärseminarier organiseras under projektets gång där kunskaper och erfarenheter delas och korta presentationer av utvärderingsarbetets nuläge görs. ( juni/juli 2011 (Introduktion av utvärderingsarbetet av intern resurs), januari/februari 2012 ( återkoppling om utvärderingens status), november/december 2012 ( presentation av utkast till utvärderingsrapport). 1-3 personer från varje lokal arbetsplats förväntas delta i lärseminarierna. Vid lärseminarierna presenteras analyser som diskuteras med deltagarna. Frågor om hur man kan styra projektet mot satta mål och åtgärda eventuella brister tas upp och diskuteras. Lärseminarierna blir på så sätt en möjlighet för deltagarna att ta del av utvärderingsteamets analys och rekommendationer under hand, så att eventuella brister i genomförandet kan åtgärdas. Ytterligare ett lärseminarium organiseras mot slutet av projektet för att sprida erfarenheterna från projektet till ett brett spektra av organisationer, aktörer eller individer. Detta sista lärseminarium ska genomföras under december månad 2012 eller möjligtvis i januari Externa tjänster - Ange namn på eventuella konsulter eller företag som ni planerar att anlita, samt vad de externa tjänsterna består av. Vi avser att upphandla processledare för mobiliseringsfasen externt i de fall då vi inte har möjlighet att tillsätta personal från våra tre länsbibliotek. Möjlighet ska då ges att arbeta tillsammans över länsgränserna i par för att skapa variation och nytänkande. Detta arbetssätt medför att erfarenheterna av arbetet finns kvar inom organisationerna efter projektet. I den mån vi inte kan uppbringa teknik eller kompetens för att säkerställa tillgänglighets perspketivet kommer vi att ta in extern kompetens eller hyra in utrustning för ändamålet. Utvärderare kommer att upphandlas externt och vi kommer att arbeta med följeforskning/lärande utvärderings ansats samt upphandla med krav på att utföraren har erfarenhet även av att utvärdera jämställdhet och tillgänglighet. Genom att i möjligaste mån dra fördel av kompetens (och även av ramavatal som tecknats) som finns inom de deltagande och samverkande organisationerna, kan vi minimera andelen köp av externa tjänster och på så sätt arbeta mer kostnadseffektivt och med långsiktighet och hållbarhet i fokus. Föreläsare inom olika områden där kompetenshöjning efterfrågas kommer att upphandlas då det gäller större antal föreläsningar. I de fall då specifika personer efterfrågas, kommer dessa att arvoderas per dag eller per timme och vi budgeterar då äver för kringkostnader, resor och uppehälle. För utbildningar som ska genomföras under genomförandefasen sker ett upphandlingsförfarande i de fall då tjänsterna inte redan finns upphandlade i ramavtal hos projektägare eller samarbetspartners

13 Sid 13 (28) Programkriterier Lärande miljöer - Hur främjar projektet lärande miljöer? Mobiliseringsfas I arbetet under mobiliseringsfasen har vi för avsikt att från första början involvera all personal på varje deltagande arbetsplasts i analysarbete av vilka kompetensbehov som finns. Arbete med analysen av kompetensutvecklingsbehoven utgår ifrån våra tre perspektiv som genomsyrar hela projektet: nya utmaningar, nya målgrupper och nya möjligheter! Minst två, men helst all personal på varje arbetsplats ska aktivt undersöka dessa tre perspektiv på respektive lokala verksamhet. Undersökningarna ska göras främst utanför bibliotekens lokaler. Genom att aktivt involvera personalen och låta dem ansvara för arbetet, synliggörs kompetensutvecklingsbehoven i exempelvis bemötande- och tillgänglighetsfrågor eller i lokal omvärldsbevakning och kommunikation. Att gemensamt på arbetsplatsen ta fram en analys och rapport över behoven, synliggör behoven direkt inom organisationen. Arbetssättet skapar en aktiv lärandemiljö på arbetsplatsen och gör kompetensutveckling till en gemensam utvecklingsfråga snarare än en fråga för den enskilde medarbetarens och hans/hennes chef. Spridning av erfarenheter och kompetens inom personalgruppen ska hela tiden stimuleras och eftersträvas och bidrar till att skapa en lärande miljö på arbetsplatsen. Arbetet leds av biblioteks eller filialchef som har stöd från projektledare eller processledare. I vissa fall finns stor erfarenhet av processinriktat arbete, medan man i andra fall behöver mer stöd från projektets medarbetare. Eftersom projektet involverar så många olika arbetsplatser är det viktigt att det stöd som erbjuds inom projektet används där det mest behövs under mobiliseringsfasen. Genomförande Den struktur och den plan som tas fram under mobilseringsfasen medger att genomförandet av kompetensutvecklingsinsatserna kan användas i verksamheten på ett mer direkt sätt än då medarbetarna inte är involverade i att ta fram kompetensbehoven. Eftersom de kopplats till gemensamma målsättningar i projektet finns det också bättre möjligheter att samverka och pröva olika sätt att tillämpa den nya kunskapen genom att arbetsplatserna i de tre grupperna kan samverka och byta erfarenheter med varandra. Projektet utgår från varje arbetsplats specifika behov av kompetensutveckling i förhållande till lokala möjligheter och detta synsätt stärker arbetstagarnas inflytande och delaktighet i verksamhetsutveckling. Genom att arbeta så att så många som möjligt involveras i arbetet och stimuleras att möta medborgare och omvärld aktivt, förbättras möjligheterna för alla att möta framtida omställningar och utveckling på ett aktivt och öppet sätt. Utvecklingsarbete är att våga. Det kan både handla om att hitta helt nya områden för verksamheten och om att hitta nya former för det som redan görs. Som ett led i detta är det viktigt att fånga upp och förädla idéer som finns i den egna organisationen eftersom personalen är drivkraften i utvecklingsarbetet. Genom ökad delaktighet skapar man goda förutsättningar för att implementera nya kreativa verksamheter. VEGA - verksamhetsutveckling genom eget arbete - är en metod man har använt på Regionbibliotek Västra Götaland. I genomförandeprojektet vill vi inspireras av VEGA-modellen för verksamhetsutveckling genom att i våra kompetensutvecklingsinsatser verka för att verksamhetsutveckling upplevs som en delad angelägenhet på hela arbetsplatsen.

14 Sid 14 (28) Innovativ verksamhet - Hur främjar projektet innovativ verksamhet? Främja samverkan - Hur främjar projektet samverkan? Projektet bygger, som tidigare nämnts, på den avsiktsförklaring om fördjupad samverkan som Landstingen i Sörmland, Stockholm, Västmanland och Örebro län enats om att utveckla inom flera olika områden. Samverkan är centralt och viktigt, vilket de flesta aktörer på olika nivåer är medvetna om. Det krävs mycket arbete över lång tid för att få utväxling på just detta. Att samverka genom att mötas regelbundet är ett viktigt led i att utveckla arbetet, men det är först när man börjar koppla ihop sina respektive verksamheter och lösa utvecklingsarbete av olika slag gemensamt och tillsammans som samverkan på ett aktivt sätt sker. Genom projektet bidrar vi till att skapa aktiv samverkan mellan medarbetarna på varje deltagande arbetsplats likväl som aktiv samverkan mellan olika aktörer i olika lokala eller regionala sammanhang. I det här projektet finns det flera olika samverkansnivåer: -Landstingen utifrån Läns eller regionbiblioteken -Samverkan mellan landstingskommunala och kommunala bibliotek (läns-, sjukhus- och folkbibliotek) -Samverkan mellan kommunerna i de tre länen, främst utifrån arbetsplatsernas storlek, men även inom ramen för gemensamma aktiviteter inom länen eller mellan länen -Samverkan mellan olika arbetsplatser baserat på de nya kontakter som skapas inom kompetensutvecklingsprojektets genomförandefas Vi avser att utifrån vårt projekt förbättra samverkan med andra aktörer i den lokala kontexten. Genom att skapa kontakter med andra lokala bibliotek finns möjligheter att plocka fram goda exempel på lokal samverkan som fungerar bra i ett sammanhang och överföra det till ett annat. På det här sättet får samverkan i detta projekt bidra till långsiktiga effekter på biblioteksutveckling. För personalen på länsbiblioteken innebär deltagandet i projektet att det skapas möjligheter att pröva och utveckla nya metoder för interaktion med och mellan kommunbiblioteken samt med och mellan länsbiblioteken. I projektet kommer via att skapa en gemensam webbplattform genom att projektet förser alla arbetsplatserr med licenser för att introducera Adobe Connect Pro i den direkta arbetsmiljön. Acrobat Connect Pro är en kommunikations- och samverkanslösning för visuella webbmöten, interaktiva utbildningar och elearning. Länsbiblioteken arbetar i olika grad redan med denna webb lösning för möten och viss kommunikation mellan länsbiblioteken. I projektet är tanken att samverkansarbetet delvis ska genomföras i den här miljön för att skapa ett reellt behov för deltagarna att utveckla sitt lärande i den miljön och för att projektets samverkansarbete ska ingå som en viktig del i projektgenomförandet. Det finns en stor efterfrågan på kompetens inom media och kommunikationsverktyg. Det är både miljömässigt och kostndseffektivt att så långt som möjligt minimera resandet för medarbetarna till/från utbildningsinsatser. Det är också viktigt att skapa möjligheter att mötas virtuellt och att på ett för peronalen gemensamt sätt ta steget över tröskeln till ny teknik genom egen erfarenhet av att arbeta och lära på detta sätt. En viktig sidoeffekt är att biblioteken kan utveckla kunskap runt dessa nya mötesformer så att de på sikt kan bli en verklig virtuell mötesplats för hela kommunens många verksamheter, kanske också för medborgarna, för lokala föreningar och företag. Biblioteken blir på så sätt bättre på att marknadsföra sig och sina kunskaper om information, kommunikation och medier på ett tydligt sätt. Ett annat mål för samverkansarbetet är att biblioteken ska bli bättre på att förankra och utveckla verksamheten i samverkan med andra aktörer lokalt. Där behöver nya sätt utvecklas för att bygga och vidareutveckla samverkan med offentliga, ideella och privata aktörer.

15 Sid 15 (28) Inspiration för samverkan kommer också att sökas inom ramen för transnationalitet, där nytänkande från andra länder kan ge nya perspektiv och idéer till den egna verksamheten. Likaså kan en analys av andra sammanhang, organisationer och företag med likartade strukturer, utvecklingsbehov och målgrupper (Systembolaget, Apoteket, H&M, McDonald s, Försäkringskassan, ICA, Svenska Kyrkan, Google, folkbildningen med flera) ge ett nytänkande när det gäller allt från organisatoriska strukturer till hur verksamhetsidén speglas i lokalerna och tjänsteutbud. Projektet stimulerar till strukturerad och långsiktig samverkan i nätverk över kommun- och verksamhetsgränser, vilket inspirerar bibliotekspersonalen till att sprida, lära av varandra, vidareutveckla och utveckla nya idéer kring verksamhetsformer och verksamheter. Under mobilseringsfasen vill vi titta närmare på i vilken utsträckning det kan vara möjligt att samarbeta med lokala arbetsförmedlingen på orten. Vi tror att samverkan med dem kan skapa möjligheter att erbjuda praktik eller arbete för arbetssökande på lokala bibliotek. Arbetssökande med annan bakgrund än svensk eller arbetssökande med funktionsnedsättningar är utifrån sina specifika erfarenheter en tillgång för deltagarna i projektet och höjer deras mångfalds- och tillgänglighetskompetens. Samtidigt ger det dessa grupper en större möjlighet att få en anställning. Om det verkar som en bra väg, där synergieffekter kan uppnås vill vi försöka att hitta en bra arbetsmodell för hur ett sådant utvecklingsarbete ska organiseras, med eller utan stöd från ESF. Strategiskt påverkansarbete - Hur ska projektet bedriva ett strategiskt påverkansarbete? Transnationalitet, Insatser av regionalfondskaraktär och Koppling till andra projekt eller program Transnationalitet - Om projektet innehåller transnationell verksamhet, beskriv och motivera nyttan för projektet som helhet. Varje arbetsplats eller några arbetsplatser tillsammans har under mobiliseringsfasen möjlighet att genomföra ett initialt fokuserat researcharbete, för att samla kunskap om andra modeller, innovativa sätt att arbeta eller identifiera partners i ett annat EU-land som man vill skapa kontakt med. Reseracharbetet har omvärldsbevakningskaraktär där varje arbetsplats identifierar för arbetsplatsen intressanta exempel på biblioteksutveckling i andra EU länder. Detta arbete leds av ledningen på arbetsplatsen Under mobiliseringsfasen tas kontakterna med presumtiva samarbetspartners i andra EU länder och man planerar den transnationella insatsen för arbetsplatsen under genomförande fasen. Under genomförande fasen har varje arbetsplats möjlighet att genomföra en eller flera av följande insatser: - kortare ( max 3 dagars) studieresa i personalgruppen till samarbetspartner som identifierats under mobiliseringsfasen -utlandspraktik - jobshadowing - för en till två personer under en två veckors period. Det syftar till att ta fram ett inspirationsmaterial för att genomföra kompetenshöjande aktiviteter av spridningskaraktär på hemmaarbetsplatsen. Praktik kan också genomföras hos en arbetsplats inom projektet I projektet räknar vi med att mellan fem och tio arbetsplatser kommer att vilja genomföra transnationell verksamhet. De som prioriterar detta får till uppgift att ta fram en rapport över verksamheten. Rapporterna sammanställs för spridning till andra. Ytterligare en fördjupande transnationell aktivitet tas fram gemensamt av länsbiblioteken för att initiera ett mer långsiktigt samarbete under genomförande fasen. Syftet är att i projektet introducera ett parallellt utvecklingsarbete som kan bereda en grund för framtida transnationellt samarbete inom ESF eller annat EU-program.

16 Sid 16 (28) Under mobilisringsfasen kommer personalen att identifiera ett antal bibliotek i andra länder för studiebesök. Redan nu finns idéer om lämpliga orter och länder som är intressanta för den biblioteksutveckling som projektet eftersträvar. Nämnas kan England med Idea Store-idén, Danmark och Nederländerna med väl utvecklade biblioteksrum, rumsligt och virtuellt, Finland med vackra och ändamålsenliga biblioteksbyggnader och med flera intressanta projekt. Naturligtvis kan andra intressanta länder och orter tillkomma. Ett alternativ till studiebesök, som projektet vill möjliggöra, är att delta i internationalla bibliotekskonferenser. Likaså vill projektet ge möjlighet till att ta gästföreläsare från spännande utvecklingsprojekt till regionen och att utveckla kommunikationsvägarna internationellt med hjälp av teknik. Om detta finns med och planeras redan i mobiliseringsfasen kan kontakterna utvecklas ytterligare i genomförandet. Insatser av regionalfondskaraktär - Om projektet innehåller insatser av regionalfondskaraktär, beskriv och motivera nyttan för projektets som helhet. Koppling till andra projekt eller program - Om projektet har en koppling till andra projekt eller program, uppge namnet på projektet eller programmet, samt beskriv och motivera nyttan för ditt eget projekt. Projektorganisation Projektorganisation - Beskriv hur projektet ska organiseras. KompoBib 2020 är en gemensam ansökan för kompetensutveckling inom region Östra Mellansverige för de kommunala och landstingskommunala biblioteken i Sörmland, Örebro och Västmanland och vilar på en solid grund med ett tydlig uppdrag från landstingsledningarna om utvecklat samarbete mellan våra läns verksamheter. I Sörmland har man tagit initiativet till denna gemensamma ansökan, efter att under ett och ett halvt år arbetat med att genom gemensamma projekt utveckla samverkan mellan Landstingets Kultur och utbildningsförvaltning och de kommunala Kultur- och fritidsförvaltningarna. I länet finns en gemensamt anställd omvärldskoordinator, för att ge stöd till utveckling av gemensamma samverkansprojekt. Under arbetet har behovet av att utveckla och kompetensutveckla biblioteksverksamheterna lyfts fram många gånger, som ett av de områden där man ser samverkan och gemensamma projekt som högt prioriterade. De tre länen består av kommuner som är olika avseende storlek, geografisk såväl som antal invånare. Då blir också biblioteksverksamheterna olika med tanke på personaltäthet, hur lokalsamhället ser ut, hur man är organiserad eller vilka tjänster som medborgarna efterfrågar/kan komma att efterfråga. Olikheter tas ibland upp som en försvårande omständighet för samverkan. Eftersom många upplever att för stora skillnader mellan etablerade (och länsvis indelade) samverkanspartnerna medför svårigheter till effektiv samverkan, har projektet valt att genomföra arbetet tillsammans med de andra länen, i linje med den avsiktsförklaring som tagits fram. Dettta medför möjlighet att organisera biblioteken i tre grupper baserat sig på antalet anställda i stället för efter läns- eller kommunal tillhörighet. De tre grupperna i det här projektet blir som det ser ut just nu indelade i: - Små arbetsplatser med upp till 6 anställda - Mellanstora arbetsplaster med upp till 7-15 anställda - Stora arbetsplatser med över 15 anställda. Vid en såndan indelning kan också biblioteksfilialer bättre dra fördel av projekt. Vissa filialer har lika stort upptagningsområde som ett helt kommunbibliotek. Det innebär att personalen får möjlighet att möta nya kollegor från arbetsplatser av ungefär samma storlek, att samverka med, lära av och utbyta erfarenheter med. Indelningen kan komma att ändras beroende på hur kartläggningen av bibliotekens behov av kompetensutveckling utkristalliserar sig eller beroende på viktiga gemenasmma utmaningar som identifieras. Indelningen i grupper ska syfta till att skapa grupper som får ut mesta möjliga av varandra och vars kompetensutvecklingsbehov på ett

17 Sid 17 (28) kostnadseffektivt sätt kan genomföras. Om kartläggningen visar att det är kostnadseffektivt och skapar mervärde att indela arbetsplatserna på annat sätt gör vi det. Flexibelt tänkande måste vara styrande för att få god utväxling på arbetet i projektet som helhet. Genom detta ges möjlighet, både under mobiliseringsfasen och genomförandefasen, att utforma arbetet så att de lokala villkoren blir tongivande i arbetet med utvecklingen av det framtida biblioteket. Samtidigt kan projektet dra fördel av att de tre länen tillsammans skapar grupper som är tillräckligt stora för att skapa samverkansvinster både när det gäller upphandling av tjänster i projektet och när det gäller utbyte av erfarenheter och utveckling. Projektägare är Landstinget Sörmland, Kultur och utbildningsförvaltningen. Projektet placeras organisatoriskt och fysiskt vid enheten Länsbibliotek Sörmland. Vår styrgrupp för projektet är tänkt att består av en Kulturchef (eller motsvarande) från varje län samt chefen för Kultur och utbildningsförvaltningen inom Landstinget Sörmland som också är projektägare. Projektledaren är adjungerad till styrgruppen. Medlemmarna i styrgruppen är Kulturchefen i Strängnäs (Sörmland), Enhetschef på Kulturförvaltningen i Örebro, samt en Kulturchef från Västmanland. Vi strävar efter att skapa styr- och ledningsgrupper som består av 50% kvinnor/män. Ledningsgruppen som arbetar operativt tillsammans med projektledare och annan projektpersonal består av länsbibliotekarier från de tre länen ( En person för Sörmland och en person som har ett delat uppdrag för Västmanland och Örebro län), en bibliotekschef från varje län samt projektledaren. Medlemmarna är identifierade i alla länen. Projektledaren kommer att rekryteras externt. Vi strävar efter att skapa en ledningsgrupp som består av 50% kvinnor/män. Projektledaren, som anställs på heltid, är ansvarig för att projektet bedrivs i enlighet med avtalet och ansvarar för driften av projektet, att kommunicera med deltagande arbetsplatsers chefer om genomförandet av arbetet i projektet, upphandling av externa tjänster, rapportering och uppföljning av arbetet gentemot styrgrupp och sköter kontakter med ESF-rådet. Projektledaren ansvarar för att dokumentera arbetet och sprida/kommunicera det internt såväl som externt i enlighet med ESF-rådets riktlinjer. Till sin hjälp kommer en ekonom/adminstartör att kopplas till projektet på heltid. Projektledare och ekonom/administratör ska komplettera varandra i sina kompetenser. Vi har i skrivande stund ännu inte identifierat dem. De kan komma att rekryteras internt eller externt. Till projektteamet kopplas en utvärderare på deltid som utgör en länk mellan externt upphandlad utvärderingsresurs med kunskap/kompetens för att genomföra lärande utvärdering/följeforskning. Under mobilseringsfasen har projektledaren stöd av en eller flera processledare som tas in i projektet från deltagande länsbiblioteksorganisationer eller rekryteras från andra organsiationer på uppdragsbasis för kortare tid. Processledarna ska stödja arbetsplatserna i genomförandet av SWOT-analysen och tillhörande perspektiv samt ge stöd i framtagandet av lokala planer för kompetensutvecklingsbehovet. Processledarna deltar delvis i arbetet med att - tillsammans med projektteamet - sammanställa de gemensamma rapporterna/planerna för de tre grupperna av arbetsplatser. Den planering/kartläggning av kompetensbehoven som genomförs syftar till att framförallt identifiera behov som kan tillgodoses under projektets genomförandefas, men en mer långsiktig behovsinventering ska också beaktas och inkluderas för att säkerställa att projektet kommer att skapa långsiktigt ( fram till år 2020) mervärde för aktörerna och deras regioner. Beroende på hur väl arbetet ute på de lokala arbetsplatserna fungerar och vilket stöd chef/ansvarig för arbetsplatsen behöver i processarbetet kan behovet av processledarstöd komma att se olika ut på de olika arbetsplatserna. I budget beräknar vi att det kommer behövas motsvarande en heltidstjänst i process stöd under mobiliseringsfasen och vi har budgeterat för några månaders processtöd för genomförandet. Varje kommunal eller landstingskommunal biblioteksverksamhet i de tre länen, deltar med en eller flera arbetsplatser i projektet. Deltagande aktörer är kommuner och länsbibliotek. Varje deltagande aktör har möjlighet att utifrån sitt deltagande låta deltagare från exempelvis skolbibliotek och sjukhusbibliotek delta i projektet på lika

18 Sid 18 (28) villkor som medarbetare från projektets kärnverksamheter. Detta förfarande syftar till att minimera administrationen av projektet, som ändå utifrån sitt fleraktörssamarbete skapar en förhållandevis stor adminstration. Vi arbetar för att kunna ha ett flexibelt förhållningssätt till olikheter i organisation hos de olika deltagande aktörerna och därför ser vi att projektet har mycket att vinna på att så långt som möjligt minimera antalet deltagande aktörer utan att utestänga några verksamheter. Kompetens och erfarenhet av projektorganisering - Beskriv kort tidigare erfarenheter av projektorganisering. Det tre länsbiblioteken har stor erfarenhet av arbete i projekt som syftar till biblioteksutveckling. De har även tidigare arbetat i gemensamma projekt som innefattar flera län, ibland upp till nio län. De flesta av dessa projekt har eller har haft extern finansiering, vilket ställer krav på rapportering, både ekonomiskt och resultatmässigt. I samverkansprojekt har ibland extern projektledare varit anställd. Extern utvärderare är vanligt i projekten. Landstinget Sörmland, Kultur och utbildningsförvaltningen, har erfarenhet av att bedriva EU-finansierade projekt och därmed kunskap och kompetens om vikten av dokumentation, hur spridning och information ska utformas i projektet samt vikten av att beakta regler för ekonomihantering, upphandling, rapportering och redovisning samt arkivering. Deltagande aktörer har sinsemellan mycket olika erfarenheter av att medverka i större gemensamma projekt av den här typen. Vi bedömer därför att projektet behöver ha den bemanning vi beskriver för att säkerställa att alla deltagande aktörer har möjlighet att utnyttja projektet potential, oavsett tidigare erfarenheter och projektkompetens. Upplägget i projektets mobilseringsfas kommer att ge ledningen en god överblick över vilka av deltagande aktörer som kan komma att behöva mer stöd under genomförandet och vilka som är mer "självgående" inom projektarbete av det här slaget. Projektledaren som vi söker behöver ha erfarenhet av att driva kompetensutvecklingsprojekt, ha kunskap om utveckling av arbetsplatsbaserat lärande, förändringsarbete samt gärna erfarenhet av ESF-finansierat (eller annat Strukturfondsfinansierat projekt). Personen bör ha en eftergymnasial utbildning eller motsvarande kunskaper inhämtade på annat sätt. Hon/han ska ha en god kommunikativ förmåga och duktig på att formulera sig i skrift såväl som muntligt. Kunskaper om biblioteksutveckling i allmänhet och kompetensutveckling på bibliotek i synnerhet kommer att vara meriterande, liksom erfarenhet och/eller kunskap om biblioteksutveckling i andra europeiska länder. Kostnadseffektivitet - Redogör för hur ni avser att uppnå/har uppnått kostnadseffektivitet vid köp av varor och tjänster. Med 30 kommunbibliotek, två sjukhusbibliotek och tre länsbibliotek, bildas ett stort underlag för upphandling av externa varor och tjänster. I den mån Landstinget Sörmland eller annan aktör har upphandlade ramavtal eller egen enhet/ kompetens att använda för tjänster inom exempelvis informationsinsatser, tryck, utvärderingsinsatser eller processledning ska dessa användas. I de fall då inga upphandlade ramavtal finns att tillgå, tillämpas Landstinget Sörmlands upphandlingspolicy gällande all upphandling. Genom att projektet organiserats att gälla all biblioteksverksamhet i de tre länen kommer vårt genomförandeprojekt kunna bestå av relativt sätt stora volymer utbildningsinsatser, varvid kostnadseffektivitet är relativt sätt lättare att uppnå. Riskhantering - [För ansökningar inom projektfas 'Genomförande'] Beskriv vilka risker som ni kan förutse och hur dessa ska hanteras, till exempel inom följande områden: projektverksamhet, aktiviteter, projektorganisation, kompetens, budget, projektdeltagare, samverkan och medfinansiering. Risk Åtgärd

19 Sid 19 (28) Risk Samverkan- KompoBib 2020 är ett fleraktörsprojekt som samlar över 30 deltagande biblioteksaktörer och cirka 500 deltagande personer som fördelar sig över tre län och är organiserade på olika sätt i kommunala eller landstingskommunala strukturer. Samverkan ställer stora krav på tydlig gemensam målbild och gemensamma ramar för genomförandet. Förankring - Ansökan är vårt gemensamma dokument i nuläget och ett resultat av förankringsarbetet hittills. Förankringsarbete är dessvärre färskvara och behöver underhållas. Här finns risker om man arbetar i närheten av bäst-före-datum. Styrning- Exempel på styrmodeller för komplexa projekt av den här typen brukar varje enskild aktör ha en som passar i deras verksamhet. När det handlar om ett fleraktörsprojekt är det viktigt att det finns en gemensam uppfattning mellan medlemmarna i styrgruppen om vilken roll var och en har. Det finns hos de olika aktörerna olikheter i hur man arbetar med styrgrupper, referensgrupper och mer eller mindre operativa ledningsgrupper. Det är en risk för missförstånd och det är viktigt att klargöra i alla led och inför projekt hur arbetet i projektet är tänkt att styras och genomföras. Vår styrgrupp består i nuläget av en Kulturchef ( eller motsvarande) från varje län samt chefen för Kultur och utbildning. Projektledaren är adjungerad till styrgruppen. Ledningsgruppen som arbetar operativt tillsammans med projektledare och annan projektpersonal består av Länsbibliotekarier och en bibliotekschef från varje län samt projektledaren. Resursbrist för chefer på mindre arbetsplatser - Att arbeta på ett delvis annorlunda sätt kan vara en svårighet på mindre arbetsplatser där cheferna arbetar operativt i verksamheterna Oklara roller -Ett klassiskt projektproblem är att rollförvirring uppstår under projektprocessens gång, ofta vid olika övergångar mellan projektets faser. Åtgärd Åtgärd :Lägga mycket resurser initialt på att skapa vikänsla och det finns gemensamma utmaningar och frågeställningar i projektet som alla kan vara med och finna svaren på oavsett hur arbetsplatsen ser ut. Åtgärd: Ansökan går iväg i mitten på september, men arbetet med att förankra den djupare måste fortsätta även under hösten fram till dess vi får ett beslut eftersom det arbete som vi beskriver i ansökan till stora delar måste genomföras oavsett beslutet. Arbetet kan genomföras snabbare, med mer kvalité och med mer genomslag med detta stöd. Genom att medvetet arbeta med att kommunicera på ett sätt som passar aktörerna säkrar vi upp intresset för projektet och att arbetet prioriteras tids och resursmässigt på chefsnivå. Åtgärd: Kick-offen skapar gemensam förståelse för styrning av projektet och genomförandet av mobiliseringsfasen. Vid varje möte tas målbilden upp och eventuella förändringar förs upp till diskussion för att projektet ska hålla rätt kurs. Projektledaren rapporterar till Styrgruppen som möts ( eller briefas per e-post) inför varje rapportering till ESF ( var tredje månad). Beroende på den kompetens som finns hos dem som ingår i projektet styr- respektive ledningsgrupp kan sammansättningen komma att förändras utifrån hur den beskrivs i ansökan. Flexibilitet och beredskap inför eventuella avhopp från styr respektive ledningsgrupp, men även projektledare, måste finnas och väl formulerad och gemensam dokumentation av möten och beslut är mycket central för att kunna följa och snabbt komma in i projektet för eventuella nya medlemmar. Åtgärd: Stöd erbjuds till chefer på deltagande arbetsplatser att kunna prioritera kartläggningen på sin arbetsplats i den mån det finns brister på tid, resurser eller kompetens Åtgärd: Tydlig information om förväntningar och åtaganden, men också utvecklat stöd från projektledningens sida att kunna gå in och aktivt stödja projektprocessen där det behövs. Tydigt ledarskap och en liten ytterst ansvarig styrgrupp (som kan sammankallas på kort varsel eller mötas virtuellt) som har mandat att besluta om förändringar i upplägg, och reagera på fakta som framkommer i uppföljning och utvärdering. Sammanfattning - Både den svenska och engelska texten kommer att publiceras på ESF-rådets webbplats om er ansökan bifalls.

20 Sid 20 (28) Sammanfattning av projektet. Projektet ska identifiera behov och genomföra kompetensutveckling för bibliotekspersonal i Sörmlands, Västmanlands och Örebro län. Det drivs av de tre länsbiblioteken. Arbetsplatserna i projektet ska göra SWOT-analyser utifrån tre perspektiv: Nya utmaningar, nya målgrupper och nya möjligheter. Perspektiven ska kopplas till utveckling och behov inom tio år. Utifrån analysen ska en plan för kompetensbehov göras. Genomförandefasen är steg ett i ett långsiktigt arbete, som ger ökad anställningsbarhet. Samverkan mellan bibliotek ska fördjupas, vilket bidrar till regionens utveckling. Genomförandet kommer att ske i grupper på arbetsplatsen och i de specialgrupper som behövs för att forma nödvändig spetskompetens. Nätverk som metod ska utvecklas. Personalgrupperna ska efter projektets slut ha kompetens för att nå och ge service till alla medborgare, oberoende av etnicitet, funktionsnedsättningar, klass, kön eller annat som kan utestänga dem. Sammanfattning av projektet på engelska. The project aims to identify needs for training and to implement a competence raising project for library employees in the 3 counties. Participating libraries will implement SWOT-analyses, including 3 different perspectives- New challenges, new target-groups and new opportunities in connection to development and needs in a timeframe of 10 years. The SWOT results in plans of action, where the implementation starts a long-term work for raised employability for participants. Regional development is touched upon through deepened co-operation between libraries in the 3 regions. Implementation of the project takes place in groups based on f. ex. geography, nr of emplyees or needs for special form of training. Networking as method for training will be thought and participants should after the project be better equipped to reach and serve all citizens regardless of ethnicity, disabilities, class, genus or other specific circumstances where citizens potentially can face exclusion of any kind. Bilagor Bifoga eventuella bilagor som illustrerar eller utvecklar tankegångar i din ansökan. Information om tilltänkt webb plattform för webbkonferenser, interaktiva utbildningar och e Learning som vi vill introducera i projektet. Acrobat Connect Pro är en kommunikations- och samverkanslösning för visuella webbmöten, interaktiva utbildningar och elearning. Det behövs ingen nedladdning av en speciell klientmjukvara för att använda tjänsten. Det enda som behövs är Adobe Flash Player som redan är installerad på ca 98 % av alla webbläsare i världen. Med Acrobat Connect Pro kan man snabbt nå sina medarbetare och kollegor oavsett var i världen de befinner sig. I Acrobat Connect Pro har man tillgång till ett eget mötesrum online där man håller arbetsmöten eller utbildningar. Man når mötesrummet bara genom att klicka på en länk. Acrobat Connect Pro består av fyra olika moduler: Meeting, Presenter, Training och Event. De olika modulerna kan man plocka ihop för att det ska passa just det arbetsområde man själv vill jobba med. 1. Meeting Med Meeting genomför man webbmöten med ljud, video, dokument, skrivbordsdelning, whiteboard, mm direkt i webbläsaren utan att behöva installera något och utan att öppna brandväggen. Mötesrummet har en unik och personlig länk som man skickar ut till sina deltagare. Man kan vara upp till 100 personer i ett mötesrum och ha hur många möten som helst. 2. Presenter Adobe Presenter lägger sig som en plugin i Microsoft PowerPoint och gör att man kan skapa interaktiva presentationer. Man kan lägga till röst och video direkt till presentationen, men även olika typer av frågeformulär där varje deltagares resultat registreras. Presentationen får en unik länk som man kan skicka ut till deltagarna. 3. Training I Training kan man skapa kurser eller hela kursplaner som bygger på material man gjort i Presenter. Det går även att lägga till annat material som PDF, HTML, Flash, filmer, webbmöten, mm. Man kan sedan följa varje registrerad kursdeltagare och se var i utbildningen de befinner sig och vilka poäng de har. 4. Event Med Events kan man skicka ut inbjudningar till ett seminarium, utbildning eller möte och låta deltagarna själva registrera sig. Event sköter sedan påminnelser, tackbrev och statistik.