Ny byggprocess Svedalamodellen

Transkript

1 Ny byggprocess Svedalamodellen Slutrapportering byggskedet Mats Persson

2 Ny byggprocess Svedalamodellen Slutrapportering byggskedet Mats Persson 3

3 Ny byggprocess Svedalamodellen Slutrapportering byggskedet Mats Persson Andra tryckningen Lunds Tekniska Högskola Institutionen för Byggande och Arkitektur Avdelningen för Byggnadsekonomi Box Lund Tel Fax Epost ISRN LUTVDG/TVBP--99/3065 SE 4 Ny Byggprocess Svedalamodellen

4 Förord Denna delrapport utgör en slutrapportering efter att projektet byggts färdigt. Byggprojektet har genomförts och förvaltningsskedet har inletts. I en kommande delrapport kommer användningen av 3D-CAD att avrapporteras. Projektet har finansierat via bidrag från Byggforskningsrådet, Malmö-Lunds Byggmästareförening/SBUF, Byggkostnadsdelegationen och Svedalahem/SABO Tack till alla som hjälpt till att läsa och kommentera manuset till denna rapport: Staffan Nilsson, Tommy Seeger, Jörgen Grabo, Bengt Wollmark och Anne Landin. Stort tack också till min handledare professor Jan Söderberg. Läsanvisning: I denna slutrapport finns även föregående delrapport med för att läsaren skall kunna ta del av hela bakgrunden till projektet. Samtliga kapitel från förra delrapporten (kapitel 1 till 7) är oförändrade. Däremot har förord och sammanfattning kompletterats, samt felaktig figurnumrering korrigerats. Lund Mars 1999 Mats Persson 5

5 6 Ny Byggprocess Svedalamodellen

6 Sammanfattning Den nya byggprocessen - Svedalamodellen - innebär ett nytt sätt att arbeta/samarbeta. Svedalamodellen tar sin utgångspunkt i att det är byggprocessens aktörer som kan/skall genomföra byggprojekten på marknadens villkor, den tid är förbi när statliga subventioner i stor utsträckning påverkade vad som byggdes. Med en tydlig målsättning att pressa byggkostnaderna och att bygga bostäder för folk med normala inkomster har Svedalahem tagit initiativ till en ny byggprocess. Svedalamodellen har i detta fall inneburit en rätt så lång upphandlingsprocess där beställaren tillsammans med entreprenören gått igenom de metoder och arbetssätt som skulle användas vid genomförandet av projektet. Speciella krav har ställts på t ex INFO/CAD-system, dokumenthantering, planering, kalkylering, kvalitetsarbete och miljöarbete. Man har också diskuterat en gemensam syn på byggprocessen och kommit överens om hur risker skulle fördelas under planering och projektering. I det långa och viktiga planeringsskedet (i projektet definierat som skedet före projekteringen, en vanligare benämning är programskedet) har man analyserat alternativa utföranden av projektet och tagit fram kalkyler för att kunna välja det fördelaktigaste. Via totala kalkyler har man kunnat se att den uppsatta målsättningen kunnat innehållas. Först efter planeringsskedet har projektering genomförts med framtagning av detaljerade ritningar m m. Man har med det framtagna underlaget kunnat besluta om att genomföra byggskedet och tecknat avtal för detta. Vid denna tidpunkt visades att målsättningen med en produktionskostnad på kr/m2 BOA och en hyresnivå på 800 kr/m2 BOA klarades. Vid beställningen av arbetena valde man att öka kvaliteten i några avseenden, därför blev den beräknade totala produktionskostnaden kr/m2 BOA. Hyresnivån 800 kr/m2 BOA beräknas klaras, trots den högre produktionskostnaden, eftersom räntenivån sjunkit sedan målsättningen lades fast. Svedalamodellen kräver att beställare och entreprenör arbetar med en gemensam målsättning och värderar/nagelfar samtliga aktiviteter och kostnader för att se att de bidrar till målsättningen. För att nå dit har beställaren ställt krav på entreprenörens arbetssätt. Dessa krav har entreprenören tagit till sig och arbetat med. Arbetssättet har fått stå modell för hur man hos entreprenören skall arbeta på ett effektivt sätt i framtida projekt. Det som gör Svedalamodellen speciell är att den innebär ett systematiskt angreppssätt med tydlig gemensam målsättning och medvetna arbetsmetoder. Den entreprenadform som valts är totalentreprenad med funktionsgaranti. 7

7 Projektet Erlandsdal 1B visar således att med Svedalamodellen har projektets ursprungliga mål uppfyllts: Bygga nya bostäder för vanliga inkomsttagare Detta har uppnåtts eftersom alla lägenheter varit uthyrda i god tid före inflyttning och detta har ej inneburit att det blivit hyresledigt i något annat bostadsområde hos Svedalahem. Produktionskostnad kr/m2 BOA är 33% lägre än 1997 års medelkostnad som enligt SCB är kr/m2 BRA.p.tot, dvs >30% lägre produktionskostnad. Hyresnivån 800 kr/m2boa utan statliga subventioner ger en svagt lönsam fastighet vars lönsamhet blir acceptabel med mottagna statliga subventioner. Standard på byggnadskonstruktionerna är minst i nivå med andra normala nybyggda bostäder. Låga driftkostnader 185 kr/m2 BOA och år genom anpassad utformning med minimala gemensamma utrymmen, bra materialval, enkel fastighetsskötsel och konkurrensutsatt förvaltning. Lägenhetsareorna har 50-talsstandard vilket betyder lägenheterna har följande sammansättning: Lägenhetsstorlek Antal Lägenhetsarea Månadshyra rum och kök 1,5 4 44, , , , Forskningsprojektet innehåller också utvärdering av 3D-CAD teknik och ekonomiska redovisningsmodeller, dessa kommer att presenteras i den slutliga rapporteringen. 8 Ny Byggprocess Svedalamodellen

8 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRORD...5 SAMMANFATTNING...7 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING BAKGRUND SYFTE OCH AVGRÄNSNINGAR METOD OCH GENOMFÖRANDE BAKGRUND TILL BYGGPROJEKTET ERLANDSDAL 1B SVEDALAHEMS BESKRIVNING AV OMVÄRLDEN ORTEN - SVEDALA SVEDALAHEM BOSTADSOMRÅDET ERLANDSDAL DEN NYA BYGGPROCESSEN NY UPPHANDLING - SVEDALAMODELLEN TAR FORM FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET UPPHANDLINGSFÖRFARANDE BESTÄLLARENS HANTERING AV UPPHANDLINGEN ENTREPRENÖRERNAS SYN PÅ FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET SAMMANFATTANDE ANALYS PROJEKTETS GENOMFÖRANDE PROCESSEN ORGANISATION AV PROJEKTET PROJEKTETS TIDPLAN MARKNADS- OCH HYRESGÄSTUNDERSÖKNING PLANERINGSSKEDET - UNDERSÖKNING AV ALTERNATIVA UTFÖRANDEN EXPLOATERINGSGRAD BYGGNADERNAS UTFORMNING TEKNISK FÖRSÖRJNING BYGGNADSTEKNIK VAL AV STOMME OCH MATERIAL PROJEKTETS EKONOMI PLANERING/PROJEKTERING SVEDALAHEMS STYRELSE BESLUT OM SATSNING I PROJEKTET KALKYLER EFTER PLANERINGSSKEDET PRECISERING AV ÖNSKAT ALTERNATIV KOMPLETTERAD RAMBESKRIVNING AVTAL OM FORTSÄTTNING BESTÄLLNING AV TOTALENTREPRENAD MED FUNKTIONSGARANTI PROJEKTERING OCH ORGANISATION ORGANISATION PROJEKTERINGSARBETET SLUTKOMMENTAR BETRÄFFANDE PROJEKTERINGSSKEDET PRODUKTIONSSKEDE BYGGMÖTEN UE-MÖTE PRODUKTIONSMETODER STÖLDER UNDER BYGGTIDEN KVALITETSSÄKRING BESIKTNINGAR

9 9.7 INFLYTTNING FÖRSTA HYRESGÄSTERNA SLUTKOMMENTARER PRODUKTIONSSKEDET PRODUKTIONSKOSTNAD PRODUKTIONSKOSTNAD DEFINITION REDOVISAD PRODUKTIONSKOSTNADEN FÖR ERLANDSDALSPROJEKTET TOTALENTREPRENADKOSTNAD GENOMGÅNG AV INKÖP ÄNDRINGAR UNDER BYGGTIDEN SLUTKOMMENTARER PRODUKTIONSKOSTNAD FÖRVALTNINGSPLANERING DRIFTKOSTNADER BUDGET UNDERHÅLLSKOSTNADER BUDGET SLUTKOMMENTAR DRIFT OCH UNDERHÅLLSKOSTNADER LÅNGSIKTIG ANALYS AV BETALNINGSFLÖDEN RESULTAT AV SCENARIO 1 PROJEKTFÖRUTSÄTTNINGAR RESULTAT AV SCENARIO 2 ANPASSADE FÖRUTSÄTTNINGAR SLUTKOMMENTAR ANALYS AV LÅNGSIKTIGA BETALNINGSFLÖDEN TILLGÄNGLIG INFORMATION ÄR REDOVISNINGARNA KORREKTA? SAMMANFATTANDE ANALYS BILAGA A BESKRIVNING AV BYGGPROJEKTET ERLANDSDAL 1B I SVEDALA BILAGA B ANALYS AV BETALNINGSFLÖDEN FÖR ERLANDSDAL 1B ENLIGT SCENARIO 1 PROJEKTFÖRUTSÄTTNINGAR..125 BILAGA C ANALYS AV BETALNINGSFLÖDEN FÖR ERLANDSDAL 1B ENLIGT SCENARIO 2 ANPASSAD ANALYS Ny Byggprocess Svedalamodellen

10 1 Inledning Denna rapport är sammanställd som en delrapport från forskningsprojektet, Ny byggprocess - Utvärdering av ett bostadsprojekt i Svedala. Detta har varit ett av SBUF s krav för att man skulle bidraga med medel till forskningsprojektets genomförande att en delrapport lämnas i anslutning till produktionsstart sedan projekteringen slutförts. Önskemål om delrapportering från projektet har också framkommit från många andra håll eftersom man vill veta hur det är möjligt att pressa kostnaderna som man gör i Svedala. 1.1 Bakgrund Det har varit svårt att få bostadsbyggnadsprojekt lönsamma efter den finansiella krisen 1991 och de förändringar i det statliga bidragssystemet till bostadsbyggandet som genomförts därefter. Detta avspeglas t ex i att allt färre bostadsprojekt startas. De flesta bostadsprojekt som genomförts på senare tid har varit placerade i attraktiva lägen och till höga priser. Många har väntat på att något fundamentalt skall hända, ändrade finansiella förutsättningar, ökat statligt stöd, nya tekniska lösningar etc. Andra försöker hitta sätt att komma ur det dödläge som bostadsbyggandet hamnat i. Ett initiativ är det som tagits i Svedala där Svedalahem genomför ett projekt med en ny byggprocess. Bakgrunden är att Svedalahem 1993 avstod ifrån att bebygga området Erlandsdal etapp 1b då projektet visade sig sakna sunda ekonomiska förutsättningar. Bostadsbyggandet i Svedala kommun har varit praktiskt taget stillastående sedan Svedalahems styrelse gav därför dess VD Tommy Seeger i uppdrag att samla en idégrupp för med hjälp av denna ta fram förslag till lämpliga åtgärder. Den nya byggprocessen, hädanefter kallad Svedalamodellen, är en vidareutveckling av de konstateranden och de idéer som togs fram av idégruppen. Det är Staffan Nilsson, Projektkonsult i Lund AB, som utvecklat upphandlingsmodellen tillsammans med Tommy Seeger. 1.2 Syfte och avgränsningar Det här forskningsprojektet syftar till att: a) Utvärdera det aktuella bostadsprojektets genomförande och resultat, t ex: - beslutsprocess - byggnadskvalitet - boendekvalitet - ekonomi (investerings- och årskostnader) - produktionsmetoder och -planering - förvaltningsmetoder och -planering Inledning 11

11 b) Parallellt genomföra och utvärdera alternativa projekteringsmetoder enligt det koncept, som utarbetats vid institutionen för Byggnadsekonomi, innehållande bl a CADmodellering kopplad till kontinuerliga ekonomiska kalkyler. c) Presentera förslag till förbättringar av byggprocessen, grundade på resultaten från a) och b). d) Skapa en generaliserad modell för analys av ekonomi och kvalitet inom bostadsbyggandet. I denna delrapport beskrivs de viktigaste faktorerna för byggprojektet från upphandlingsskedet fram till byggstart och det som är känt vid denna tidpunkt. Enligt önskemål från SBUF betonas redovisningen av de ekonomiska utvärderingarna för projektet. I forskningsprojektet ingår också som en del att studera hur ett alternativt sätt att projektera med 3D-modellerande CAD-system kan användas. Vid framställningen av denna delrapport har endast 3D-CAD testats för de tidiga presentationerna. Senare skall möjligheterna till mer avancerade analyser med bland annat direkta kopplingar till system för kostnadsberäkning och redovisning undersökas. Arbetet med 3D-CAD avrapporteras inte i denna delrapport. 1.3 Metod och genomförande För forskningsprojektet genomförande används fyra fokus, upphandlingsskedet, genomförandeskedet, IT-baserad analysmodell med 3D-Cad och ekonomisk uppföljning/redovisning. Samtliga handlingar och dokument beträffande projektet är också tillgängliga för studier, detta har varit en av förutsättningarna fastslagna i samarbetsavtalet mellan beställaren och entreprenören. Upphandlingsskedet ägde rum före forskningsprojektets start. Därför studeras detta skede genom intervjuer av beställare och, i upphandlingen inblandade, entreprenörer, studier av dokument, dokumentation av arbetssätt, metoder och ambitioner. Vidare görs en uppföljning av hur målsättningarna från upphandlingsskedet genomförts i projektet. Bostadsbyggnadsprojektets genomförandeskede följs bland annat på nära håll genom deltagande i möten för projektet och via dokument som upprättas i projektet. I denna uppföljning har man från beställarens och entreprenörens sida haft uttalade önskemål att jag inte enbart skall delta i projektet som en tyst observatör utan också bidra med mina erfarenheter. Detta har inneburit att jag förutom att beskriva och analysera beslutsprocessen och det slutliga resultatet även medverkat som aktör med synpunkter och idéer i olika skeden av projektet. Jag har dock hela tiden varit mån om att det skall vara de övriga aktörerna som tar de viktiga initiativ och driver projektet framåt, det har också varit lätt att hålla denna 12 Ny Byggprocess Svedalamodellen

12 ambition, mitt deltagande har främst inneburit att jag lämnat synpunkter i olika frågor och hjälp till att genomföra de intentioner som redan fastlagts. För bostadsbyggnadsprojektets genomförande studeras projektets framväxt via olika beslut om projektets inriktning och utförande, särskilt med avseende på vilket beslutsunderlag som finns tillgängligt, de avväganden som görs samt hur det slutliga utfallet blir. Vidare görs en sammanfattande analys där projektets genomförande jämförs med intentioner och förutsättningar vid projektstart. För att kunna genomföra den parallella projekteringen enligt institutionens koncept (syfte b) har en arkitekt anlitats. Arkitekten har omformat AutoCAD-projekteringen, som redovisas med traditionella ritningar, till en objektorienterad produktmodell. Ur denna kan man sammanställa mängdförteckningar av de olika byggdelarna, som därmed kan kostnadsberäknas omgående. För att skapa modellen i 3D-Cad används ArchiCAD. Presentationer av projektet i form av t ex 3D-bilder görs successivt i form av beslutsunderlag för de olika aktörerna och dessas synpunkter redovisas i slutrapporten. Förutsättningar för beräkning av investerings- och förvaltningskostnader i olika skeden av 3Dmodellens framväxt studeras. För produktions- och förvaltningsskedena undersöks vilka användningsområden som kan komma ifråga. Metoder för insamling av data För datainsamlingen används passiva och aktiva metoder. Med passiva avses det traditionella sättet att samla information utan att analysera och komplettera frågeställningen, analysen görs i efterhand. Med aktiv datainsamling menas att vi (forskarna) först föreslår och visar på alternativa lösningar och sedan kartlägger hur dessa alternativ uppfattas. Intervjuer: - med aktörer som haft nyckelroller i upphandlingsskedet, planeringsskedet och produktionsskedet. Enkäter - som lämnas ut till deltagare vid presentationer av olika delar av projektet, aktörsgruppen, Svedalahems styrelse etc. En specialstudie görs med avseende på den 3D-projektering som görs parallellt med, och oberoende av, den ordinarie projekteringen där enkätundersökning tillämpas Deltagande observation: - Observation genom representation vid ledningsgruppens och projektgruppens möten. Inledning 13

13 Källstudier: - Studier av källmaterial i form av förfrågningsunderlag och insända anbud från entreprenörer. Material från projektet i form av ritningar, kalkyler, tidplaner, mötesprotokoll etc. Aktörsinteraktion: - förslag till alternativ utformning och presentation redovisas för aktörerna i projektet där forskarna är förslagsställare. I arbetet har följande medverkat: Mats Persson Projektledare i forskningsprojektet, har i princip deltagit i samtliga arbetsgrupper under projektets gång som aktör och observatör. Ansvarig för sammanställning och författande av rapporten samt för kalkylarbete, koppling mellan 3D-Cad och kostnadsberäkningar, utvärdering av 3D-Cad användning och uppföljning av projektet. Fredrik Hansson Forskare, har arbetat med dokumentation av upphandlingsskedet och som observatör under planeringsskedet, samt med första utkastet till denna delrapport. Jan Henrichsén CAD-arkitekt, har utifrån ritningar och beskrivningar i projektet tagit fram den objektorienterade 3D-CAD som använts för studium av 3D-CAD tekniken och presentationsmaterial. 14 Ny Byggprocess Svedalamodellen

14 2 Bakgrund till byggprojektet Erlandsdal 1B För byggprojektet Erlandsdal 1B har man från Svedalahems sida gjort en noggrann bakgrundsanalys och beskrivning av förutsättningar. Dessa är sammanställda i de följande avsnitten. 2.1 Svedalahems beskrivning av omvärlden I Svedalahems bakgrundsanalys konstateras att bostadsbyggandet i landet minskat radikalt under 90-talet bl a beroende på ändrade bostadssubventioner både för bostadsbolag och hyresgäster, avveckling av räntebidrag i snabb takt, hög arbetslöshet och låg efterfrågan på bostäder, höga realräntor, bostadsbolagens låga soliditet, sämre betalningsförmåga hos bostadskonsumenterna. Andra faktorer som påverkar denna situation är osäkerhet om kommande regler och konsumtionsmönster, tomma lägenheter, ca , i hela landet frestar på bostadsbolagens ekonomi, fortsatt höga byggkostnader, allmännyttans specialregler avvecklade, från garantier till risker för kommunala bostadsföretag och dess ägare. 2.2 Orten - Svedala Svedala kommun är en förortskommun, med innevånare. Kommunen ligger i ett naturskönt jordbrukslandskap med bokskogar och sjöar inom nära håll. Den kommunala servicen är välutbyggd med bra skolor och daghem. Kommunens ekonomi är, enligt egen utsaga, god. För Svedala finns vissa speciella förutsättningar som ligger till grund för en positiv bedömning av framtida bostadsmarknad. Svedalahem framhåller följande förutsättningar: Läget i regionen, 15 km motorväg till Malmö, 15 km nybyggd länsväg till Trelleborg, 25 km till Lund. Högskolan i Malmö etableras. Goda allmänna kommunikationer med 1-timmes tågtrafik till Malmö och Ystad, flygplatsen Sturup i kommunen. Öresundsbron. Eget näringsliv under utveckling. Låg andel hyresrätter, 21% mot 41% för hela riket, ger en antydan om att efterfrågan kommer att gälla hyresrätter. God boendekvalitet med avseende på läget, miljön och serviceutbudet för förskola och skola. Svedala erbjuder det som förknippas med ett småskaligt samhälle. Byggprojektet - Erlandsdal 1B 15

15 2.3 Svedalahem Svedalahem är ett kommunalt bostadsbolag som har cirka 1000 lägenheter, alla uthyrda. I början av 1996 var snitthyran för fastighetsbeståndet 628 kr per kvadratmeter. För första halvåret 1996 redovisade Svedalahem en omsättning på 22 miljoner. Enligt uppgift märker man på Svedalahem ett betalningsmotstånd vid hyror på kr/m2. Vid hyror över 800 kr/m2 finns i stort sett ingen marknad. Inget har byggts sedan Svedalahem är därmed att betrakta som en sällanbyggare. Det kan också konstateras att det under en längre period har funnits ett uppdämt behov av bostäder i Svedala. Det stod i maj 1997 ca 900 personer i kö för att få lägenhet. Svedalahem anser sig ha klarat sig bra i den förändringscykel som skett de senaste tio åren tack vare att: man inte har några spekulationsbyggen, man inte har några tomma lägenheter, sämre betalningsförmåga hos hyresgästerna märks knappast, den snabba avvecklingen av räntebidragen har kunnat kompenseras med god ekonomisk hushållning, räntebidragsberoendet är endast 14 procent. 2.4 Bostadsområdet Erlandsdal Erlandsdal är ett bostadsområde som växer fram strax norr om Svedala centrum. På området har Riksbyggen, HSB och Svedalahem byggt villor och lägenheter med bostadsrätter och hyresrätter. Inom området finns dessutom villor på friköpta tomter. Under slutet av 1980-talet blev Svedalahem, av kommunen, tilldelat ett område, Erlandsdal 1, för att bygga fastigheter på. Under första delen av 1990-talet projekterade Svedalahem för att kunna uppföra ett 50-tal lägenheter på området och därefter genomfördes en anbudsförfrågan. Anbudstävlingen vanns av Skanska som påbörjade uppförandet av den första delen av Erlandsdal. Erlandsdal 1a och 1b Projektet handlades upp som en generalentreprenad med fullt färdiga handlingar och för projektledningen stod Riksbyggen. Byggentreprenaden gick till Skanska Syd AB och under 1992 började man bygga den första halvan av projektet. I kontraktet hade Svedalahem förhandlat in en option om att kunna avbryta efter halva projektet om man fann att det inte fanns något kundunderlag eller att det inte bar sig ekonomiskt. Denna option utnyttjades och projektet avbröts efter det att etapp 1a hade avslutats under hösten Projektet delades sålunda in i två delar, Erlandsdal 1a och 1b. 16 Ny Byggprocess Svedalamodellen

16 Etapp 1a består av 31 lägenheter, 3 i enplanshus, 20 i tvåplanshus (varav 2 lägenheter i två plan) och 8 lägenheter i ett gruppboende för äldre. Hyresnivån i detta område är cirka 825 kr/kvadratmeter. En av orsakerna till att Svedalahem valde att avbryta var att etapp 1b nästan uteslutande bestod av enplans parhus, vilket innebar att kvadratmeterpriserna per uthyrningsbar area blev för höga. Det hade satsats en hel del pengar i det nu färdigprojekterade underlaget och man ville trots allt göra ett nytt försök att utnyttja detta material. Under hösten 1994 gjorde Svedalahem åter ett försök att slutföra projektet och en ny upphandling startades. Efter att ha fått in nya anbud gjordes en utvärdering, men det visade sig även denna gång vara ett allt för stort ekonomiskt risktagande att genomföra projektet. Under den här perioden ställdes kommunala fastighetsbolag dessutom inför det faktum att de blev behandlade som vilket fastighetsbolag som helst, nya lånevillkor, nya beskattningsgrunder och det fanns inte längre ett lika tydligt statligt skyddsnät. Dessa faktorer sammanvägt med det faktum att marknaden drastiskt hade vänt innebar att man såg projektet som alltför dyrt och riskfyllt. Byggprojektet - Erlandsdal 1B 17

17 18 Ny Byggprocess Svedalamodellen

18 3 Den nya byggprocessen 3.1 Ny upphandling - Svedalamodellen tar form Styrelseuppdrag Efter valet 1994 tillsattes en ny styrelse i Svedalahem och under våren 1995 fördes diskussioner huruvida Svedalahem skulle vara byggande förvaltare eller bara syssla med förvaltning av befintliga fastigheter. Det fanns dessutom vid denna tid en hel del synpunkter på det sätt som man var organiserad och på den verksamhet som bedrevs. Resultatet av diskussionerna blev att styrelsen beslutade att ge Svedalahems VD i uppdrag av att utreda vad som skulle kunna göras för att bygga bostäder till folk med vanliga inkomster och till rimliga hyror och hur man då skulle kunna utnyttja Erlandsdalsområdet för att genomföra ett sådant projekt. Man ville försöka ta fram nya former för projektet och skapa vettiga förutsättningar för att få det genomfört Idégruppen I syfte att få fart på projektet samlade Svedalahems VD en idégrupp bestående av ett antal, inom området, kunniga och kompetenta personer. Gruppen bestod av 6 personer, en arkitekt, en byggentreprenör, en konsult, en VD för ett fastighetsbolag, en projektkonsult samt Svedalahems VD. Gruppen träffades regelbundet och förde under en period diskussioner om hur man skulle kunna bryta den onda cirkel som bygg- och fastighetsbranschen befann sig i. För att stimulera diskussionen och tillföra nya idéer gjordes bland annat studiebesök till ett pågående bostadsprojekt i Ängelholm och projekt i Holland. Sista gången som idégruppen träffades var i november 1995 och vid detta tillfälle avkrävdes gruppens alla deltagare en skriftlig sammanställning av förslag på hur man skulle kunna komma vidare i ambitionerna att skapa ett billigare byggande. Bland de tips som kom in från idégruppen var det framför allt ett av bidragen som innehöll stoff till det som senare skulle utgöra grunden för det vidare arbetet i projektet. Med detta förslag som grund har den nya byggprocessen, hädanefter även kallad Svedalamodellen, vidareutvecklats. Det är Staffan Nilsson, Projektkonsult i Lund AB, som utvecklat upphandlingsmodellen i samarbete med Tommy Seeger, Svedalahems VD. Den nya byggprocessen 19

19 3.1.3 Idékonceptet vidareutvecklas I januari 1996 beslutade Svedalahems styrelse att arbetet med ta fram Svedalamodellen skulle fortsätta. I detta skede tog styrelsen dessutom beslutet att de förgäveskostnader, 1,8 miljoner, som lagts ner i den tidigare gjorda projekteringen skulle skrivas av som en förlust under Som ett ytterligare bevis på att man tyckte projektet verkade intressant avsattes kr för utvecklingsomkostnader. Efter att under en tid ha diskuterat konceptet fick Projektkonsult i Lund AB i uppdrag av styrelsen att upprätta ett förfrågningsunderlag till projekt ny byggprocess Ny byggprocess I det idékoncept som plockats fram hade man tittat på faktorer som styrt den situation som byggmarknaden befann sig i och hur man i projektet skulle kunna påverka dessa. Exempel på de kritiska faktorer som diskuterats var hur ändrade subventionsregler, avveckling av räntebidrag, höga bostads- och realräntor, lågkonjunkturen med hög arbetslöshet och låg efterfrågan på lägenheter påverkat situationen i byggsektorn. Dessutom hade det förts ett resonemang kring vilka lokala förutsättningar som Svedalahem driver sin verksamhet i. Här vägdes t ex förutsättningar in som geografiska läget i regionen, allmänna kommunikationer, familjestrukturen i kommunen och näringslivets utveckling (se även avsnitt 2.1 och 2.2). I konceptet efterfrågades aktörer som ej är låsta av principen att det är det statliga subventions- och regelsystem som avgör vad som skall byggas och hur. De skall vara intresserade av att visa på nya systemlösningar och att arbeta i nya samverkansformer. Med detta som utgångspunkt analyserade man vad byggprocessens olika aktörer skulle kunna bidra med och hur projektet skulle kunna organiseras för att drivas vidare. Detta gav bl a att följande punkter borde beaktas i arbetet: Byggherren: - Minskade lägenhetsytor - Ny byggprocess (B-M-P-E-F) 1 - Referensobjekt - Lägre finansieringskostnader - Sänkning av driftskostnader Entreprenörerna: - Renodla byggmetoder - Materialslagsminskning/långsiktiga inköp - Produktionsplanering - Samverkan (A-K-I-E-UE) 2 - Datorisering av byggprocessen - Ändring av lönesystem 1 B=Beställare/Byggherrar, M=Myndigheter, P=Projektörer, E=Entreprenörer; F=Förvaltare 2 A=Arkitekter, K=Konstrutörer; I=Installatörer, E=Entreprenörer, UE=Underentreprenörer 20 Ny Byggprocess Svedalamodellen

20 Kommunen: - Lägre anslutningsavgifter - Minimikostnader i exploateringsavtal - Minskade detaljplanekrav - Högre exploateringstal Staten: - Långsiktiga beslut - stöd och regler - FoU-medel Byggherren: Under 70-talet och 80-talet låg den genomsnittliga bostadslägenhetsyta för en nyproducerad 2:a på 63,8 m2 och för en 3:a på 80,1 m2. I en senare undersökning konstaterades att de presumtiva hyresgästerna inte såg mindre boendeytor som något negativt, man prioriterade istället vissa typer av ytor, såsom kök med stora beredningsytor och rejäla garderobsutrymmen i sovrummen. Ett nytt tänkande i byggprocessen, med samarbete över traditionella gränser, är ett absolut måste. Med ett totalintegrerat synsätt, med fasta knytningar till samtliga aktörer, skapas möjligheter till ett billigt byggande. Det gäller att ha fördjupat samarbete och hitta långsiktiga arbetsformer. För att exemplifiera standard, materialval och lägenhetsutformning bör entreprenören visa upp goda exempel med hjälp av referensobjekt. Det färdiga projektet förväntas även bli referensobjekt och entreprenören bereds möjligheter att visa objektet. Minskning av finansieringskostnaderna kan t ex ske genom en välplanerad process som minskar kostnaderna för bl a byggkreditivet. Kreditiv för byggtiden och slutlig finansiering hanteras separat vilket medför vissa risker. Finansiärer talar hellre om stabilitet och säkerhet än om förhandlingsutrymme för räntenivåer och är ovilliga att ta ekonomiska risker. Genom att redan i projekteringsskedet ta hänsyn till drift- och underhållsaspekter kan man på ett tidigt skede planera och förebygga kostnader som annars skulle belasta fastigheten i förvaltningsskedet. Med hjälp av goda exempel från referensobjekt och statistik från befintligt fastighetsbestånd kan beslut tas som ger goda effekter på drift och underhållskostnader. Det är under planeringsfasen av ett projekt som de stora kostnaderna kan förutses och reduceras och därför är detta skede av största vikt. Med hjälp av en tydlig planering och en bra uppföljning kan man uppnå en god kostnadsstyrning Entreprenören: Det kanske allra viktigaste i en ny byggprocess är att förändra de samarbetsformer som idag existerar. Det gäller att få alla aktörer att känna ansvar för att skapa vettiga förutsättningar och att tillsammans, inom byggprocessen, få fart på byggandet. Genom att skapa en förståelse för varandras roller och att fördjupa samarbetet kan byggandet effektiviseras och kostnaderna hållas på rimliga nivåer Den nya byggprocessen 21

21 Inom i princip alla industrigrenar pågår en explosionsartad utveckling med avseende på datorisering och det sker en kraftig expansion även i samhället i övrigt. Man har inom byggsektorn hitintills haft en ganska låg datoriseringsgrad men man säger att arbete pågår. Det måste ställas högre krav på att hela processen datoriseras, så att man kan utnyttja datorverktyget fullt ut i alla led där det går att rationalisera med hjälp av denna Beslut om förfrågan Det underlag som nu förelåg var en förfrågan till entreprenadföretag om en garanterad hyresnivå och en idé om hur man skulle kunna garantera denna hyra genom att samverka i en process med gemensamma mål. Under juni 1996 beslutade styrelsen att offertinfordran skulle ske enligt det förslag som låg. I styrelsen diskuterades om det verkligen var möjligt att gå ut med en förfrågan utan att ha ritat ett enda streck på husen och med en så pass obestämd beskrivning av byggprojektet. Av detta skäl reserverade sig en ledamot mot beslutet och yrkade på att upphandlingen skulle ske i två steg, först projektering och sedan byggande. I detta inledande skede trodde man att man skulle vara tvungen att upphandla en extern projekt/byggledare. Det visade sig senare, vid förhandlingarna med entreprenörerna, att man fick revidera denna uppfattning. Anledningen till detta var att man ville säkerställa öppenheten inom projektet. Man såg en fara i att en extern byggledare kan representera i flera projekt samtidigt, med helt olika och konkurrerande entreprenörer. Därför valde man att i första hand använda interna resurser för projekt/byggledning. 3.2 Förfrågningsunderlaget Den upphandlingsform som valdes för projektet var en totalentreprenad med funktionsansvar. Upphandlingen delades därmed in i en prekvalificeringsfas, en fas med kravspecifikation (funktionsbeskrivning) och därefter en förhandling om produktionskostnaden. Förfrågningsunderlaget bestod av en Rambeskrivning om 5 sidor, Administrativa Föreskrifter om 23 sidor och ritningsunderlag bestående av situationsplan och detaljplan. I förfrågningsunderlaget beskrivs den nya byggprocessen på följande sätt: Med ny byggprocess menas att byggherren = beställaren tar initiativ till medverkan av samtliga berörda aktörer från planering till förvaltning. Med ett helhetsperspektiv på möjligheten att bygga bra bostäder för hyresgäster med normala inkomster krävs ett totalintegrerat synsätt under hela projekttiden med fasta knytningar till samtliga aktörer. 22 Ny Byggprocess Svedalamodellen

22 Nuvarande byggnadslagstiftning och entreprenadformer är ett hinder i denna nya process som måste överbryggas. Upphandlingsunderlaget avviker därmed från gängse normer och avses bli kompletterat successivt. Vid övergång till nya förutsättningar krävs initiativkraft och en öppen syn på möjligheter vilket eftersträvas i detta projekt. Samarbete mellan beställare och totalentreprenör tillsammans med övriga aktörer är en grundförutsättning. För att möjliggöra en bostadsproduktion inom målsatt hyresnivå krävs ifrågasättande av normer, regler och avgifter. Detta berör många olika områden och det är avsikten att aktörerna skall medverka och bidraga med förändringsmöjligheter. Minskning av projektkostnader måste ske hos både entreprenör, förvaltare, kommun, stat och finansiär. Alla kostnadsposter skall nagelfaras. Beställaren har redan initierat minskade kostnader genom beslut om att lägenhetsytor reducerats till 50-talsstandard och lägre driftkostnader. Dessutom har avskrivning gjorts av tidigare nedlagda projekteringskostnader inom området. Det är ej acceptabelt att kostnadsnivån minskar genom sämre standard och högre förvaltningskostnader. Därför skall kalkylerna omfatta både projekteringskostnader och förvaltningskostnader Projektet indelades i skedena planering, projektering, produktion och förvaltning. Definitionerna av de olika skedena är i förfrågningsunderlaget: Skede 1 planering: Beställaren och totalentreprenören skall tillsammans med de olika aktörerna fastlägga funktionskrav för projektet med lägenhetsfördelning, standard, eventuella avvikelser från plan och normer samt finansiering och villkor för funktionsgaranti. Aktörerna bidrar med egna resurser utan kostnad i detta skede. Skede 2 projektering: Totalentreprenören ombesörjer all projektering med redovisning enligt Bygghandlingar 90. Beställaren deltager vid projekteringsmöten och vid behov medverkar berörda aktörer. Aktörerna bidrar med egna resurser utan kostnad i detta skede. Skede 3 produktion: Totalentreprenören utför nybyggnad av hus och markanläggningar enligt upprättade handlingar i projekteringsskedet. Beställaren genomför kontroll av fastlagda funktionskrav och kvalitetssäkring. Vid behov medverkar berörda aktörer utan kostnad. Skede 4 förvaltning: Beställaren ombesörjer normal fastighetsskötsel. Entreprenören har 5 års funktionsgaranti och ansvar för erforderligt åtgärdande enligt funktionsgarantin under detta skede. Begreppen som används är entydiga utom möjligen planering som av vissa kan förknippas med t ex produktionsplanering eller Den nya byggprocessen 23

23 stadsplanering. Ett vanligare uttryck är kanske programskede, men det kan också vara ett medvetet val att använda ett nytt begrepp här för att betona att byggprojektet skall planeras i det första skedet. Andra väsentliga förutsättningar är: Totalentreprenaden skall ses som ett samriskprojekt där beställaren och totalentreprenören fördelar eventuella förgäveskostnader under skede 1 och 2. (Riskkostnader) Objektets art Projektet avser nyproduktion av ca 40 bostadslägenheter i flera byggnader inom exploateringsområdet Erlandsdal. Aktörerna skall vara med och påverka projektets utformning så att följande grundläggande förutsättningar kan innehållas. A. Lägenheter och utemiljö med utformning, funktion och kvalitet för behovet i Svedala på 2000-talet. Lägenhetsytor reducerade till 50- talsstandard. B. Hyreskostnad på högst 800 kr/kvm och år oberoende av statliga subventioner. C. Styrning av produktions- och förvaltningskostnaderna sker i etappvisa kalkyler gemensamt av B och TE. Ersättningsform Fast pris utan indexreglering. (Förhandlas senare) Vidare ombads anbudslämnarna att i anbudet lämna följande uppgifter: - företagets synpunkter på byggprocessen och resurser som kan tillföras projektet. - företagets kvalitetssäkring med kvalitetssystem och kvalitetsplan. - företagets INFO-system och CAD-system som skall kunna nyttjas av samtliga aktörer. - företagets miljömanual för val av konstruktioner och byggnadsmaterial samt hantering av avfall och restprodukter. - företagsspecifika upplysningar om inköpsrutiner för projektör, UE och leverantör. - erbjudande om riskfinansiering för skede 1 och 2 fram till byggstart. - referensobjekt för nyproducerade bostäder under 90-talet. - projektorganisation med personnamn på ombud, projekteringsledare, arbetschef, entreprenadingenjör, platschef och installationssamordnare. - företagets kvalitetsansvarige och entreprenörens kvalitetsansvarige för entreprenaden. - företagsspecifika upplysningar om byggsystem och byggmetoder. I rambeskrivningen anges beträffande riskkostnader Med hänsyns till beställarens rätt att avbryta projektet om målsatt hyreskostnad ej kan innehållas gäller följande fördelning av riskkostnader. Riskkostnader i planeringsskedet delas lika 50/50 % av beställaren och totalentreprenören. Riskkostnader i projekteringsskedet delas 25/75 % mellan beställaren och totalentreprenören. 24 Ny Byggprocess Svedalamodellen

24 Förfrågningsunderlaget är skrivet på ett tydligt sätt. Det framgår att det verkligen är fråga om en ny byggprocess. På många punkter ställer beställaren krav på hur totalentreprenören skall arbeta och vilka uppgifter som skall lämnas till beställaren. Det visar på en beställare med god inblick i byggbranschens starka och svaga sidor och de områden som är viktiga för en kostnadseffektiv produktion och förvaltning samt inom vilka områden utvecklingen i byggbranschen behöver stimuleras. Förfrågningsunderlaget är skrivet för att tillvarata beställarens intressen med många punkter som entreprenören skall tillgodose. Den målsättning som anges, att klara hyresnivån 800 kr/kvm utan statliga bidrag är också ett mycket hårt krav. Den tydliga skrivningen av förfrågningsunderlaget öppnar för det samarbete som är nödvändigt för att lyckas med det högt uppsatta målet, inga otydligheter skall finnas, korten skall ligga på bordet och vara möjliga att syna. Förfrågningsunderlaget saknar förmodligen sitt motstycke i svensk entreprenadhistoria. Den 24:e juni 1996 sändes förfrågningsunderlaget ut till sju entreprenadföretag. Från Svedalahems sida var man spända på hur entreprenörerna skulle reagera på förfrågningsunderlaget, skulle det bli några svar över huvud taget? Den nya byggprocessen 25

25 26 Ny Byggprocess Svedalamodellen

26 4 Upphandlingsförfarande Upphandlingsförfarandet sträcker sig från utsändandet av handlingar till tecknandet av samarbetsavtal Innan förfrågningsunderlaget sändes ut träffade beställaren de inbjudna entreprenörerna en i taget för att informera om och presentera tankarna bakom den nya byggprocessen och erfarenheterna från Erlandsdal 1a. Det var sju företag som inbjöds att lämna anbud. Ett av företagen lämnade efter två veckor besked att man för tillfället inte hade möjlighet att avsätta de resurser som skulle krävas för att ta sig an projektet. Övriga sex företag lämnade in sina anbud. 4.1 Beställarens hantering av upphandlingen För att samtliga anbudslämnares uppgifter skulle vara så kompletta som möjligt begärde man från beställarens sida förtydliganden av anbuden från entreprenörerna. Detta för att säkerställa att båda parterna hade en gemensam bild om vad den nya byggprocessen skulle innebära. I september begärdes kompletteringar av anbuden in, med bland annat kalkyler. Detta eftersom man insett att det var viktigt att fastlägga hur den uppsatta målsättning på en hyresnivå om 800 kr/kvm skulle beräknas. Vid värderingen av anbuden har de uppgifter som funnits skriftligt dokumenterade i anbuden använts. Därmed kan sägas att värderingen inte gällt företagen som sådana utan värderingen har varit anpassad till det lämnade anbudet. Här har anbudsgivarnas uppfattning om den dokumentation som förväntats och vald ambitionsnivå varit avgörande för värderingens utfall. Med en annorlunda utformning av anbuden och dokumentation av efterfrågade uppgifter skulle företagens rangordning kunnat varit annorlunda. Det är i de administrativa föreskrifterna i förfrågningsunderlaget tydligt angivet hur anbuden skall värderas. AF1.51 Värderingsgrunder för anbudsprövning Beställaren kommer anta det anbud som bedöms vara det fördelaktigaste med hänsyn till samtliga omständigheter. Värdering kommer att ske enligt nedanstående punkter, utan inbördes rangordning, där varje värderingspunkt åsätts poäng i en skala 1 till 5 och där högsta poäng ges till den bäst dokumenterade uppgiften. Upphandlingsförfarande 27

27 Byggprocessen/Resurser Kvalitetssäkring Info/CAD-system Miljömanual/restprodukter Inköpsrutiner Riskfinansiering Organisation Referensobjekt/Byggsystem Beställare förbehåller sig rätt att förkasta samtliga anbud utan ersättningsanspråk Beställarens värderingsarbete Den sammanställning över värderingen av anbuden som upprättades följer de åtta punkterna som angavs i förfrågningsunderlaget. Sammanfattningsvis kan beträffande svaren följande sägas: Hur entreprenören ser på byggprocessen och vilka resurser som kan tillföras projektet i de olika skedena. - Entreprenörernas synpunkter på hur en framtida byggprocess bör se ut var i en punkt gemensam: Man var tydligt positiv till Svedalahems initiativ till detta utvecklingsprojekt, där man kan testa ny tankar kring ett byggprojekt. - De flesta gav dessutom sitt klara medhåll till att det behövs en tidigare och bättre samverkan mellan processens samtliga aktörer, från beställare till förvaltare. Anbudsgivarnas kvalitetssäkring: kvalitetssystem och -planer - Alla entreprenörerna har egna kvalitetssystem som de arbetat med under de senaste 3-5 åren. Samtliga företags kvalitetssystem ansluter till ISO Ett företag var på väg att certifieras enligt ISO 9001 men glömde nämna detta i anbudet. Vilka informations- och CAD-system som var tänkta att utnyttjas - Fyra av sex entreprenörer sa sig ha egna fungerande informationssystem, de övriga två sa sig kunna lösa detta med hjälp av konsulter. Referenser från fungerande projekt fanns inte. Därmed var det svårt att bedöma hur dessa system fungerar i praktiken. - Samma förhållande gällde avseende på CAD-applikationerna, fyra av företagen har CAD (företrädesvis AutoCAD version 12 och 13) och de resterande två skulle lösa detta med hjälp av konsulter. Miljömanualer för val av material samt hantering av avfall och restprodukter - Tre av företagen har miljöpolicy och utarbetar miljöprogram för de enskilda projekten. 28 Ny Byggprocess Svedalamodellen

28 - Som ett ytterligare steg i sitt miljöarbete har dessutom två företag skrivit samarbetsavtal med en stort företag för hantering av avfall och restprodukter. Övriga företag sa sig ha sina miljö-manualer under utarbetande. Inköpsrutiner för projektörer, underentreprenörer och leverantörer - Samtliga företag har någon form av inköpsmanual eller generella rutiner för sitt inköpsarbete. Dessa är i flertalet fall kopplade till företagens kvalitetsrutiner. Hur man var villig att delta i riskfinansieringen av skede 1 (planering) och skede 2 (projektering) i projektet - Riskfördelningen var föreslagen till 50/50 (beställare/entreprenör) under planeringsskedet och 25/75 under projekteringen. Fördelningen under planeringsskedet accepterades reservationslöst av all utom en entreprenörer, som föreslog fördelningen 25/75. - Vad gäller projekteringsskedet fanns det en del reservationer. Reservationerna var formulerade som att man ville ha en diskussion kring fördelningen av risk under skede 2. Projektorganisation med ombud och projektledning. - I beskrivningarna av hur man tänkt sig att upprätta en organisation för att genomföra projektet var det stor spridning, allt från att ha bemannat organisationen fullt ut på alla befattningar till att ha satt en person på samtliga befattningar och förslag med många befattningar vakanta. Referensobjekt för nyproducerade bostäder under 1990-talet samt upplysningar om byggsystem och -metoder. - Vad gäller referensobjekten är detta naturligt kopplat till de respektive entreprenörernas storlek, varav det var en stor spridning i antalet presenterade referensobjekt och under vilken tid de var uppförda. - Beställaren företog studiebesök till de referensobjekt som de, vid första anbudsgenomgången, fyra främst placerade anbudsgivarna angett. Detta skedde under september månad 1996 före anbudskompletteringen Efter förtydliganden, besök vid referensobjekt och övriga kompletteringar fastställde beställaren sin värdering av anbuden i enlighet med tabell 4:1: Upphandlingsförfarande 29

29 Tabell 4:1 Sammanställning av värderingen av anbuden. Anbudsgivare/ A B C D E F Entreprenör Byggprocessen/ resurser Kvalitetssäkring Info/CAD-system Miljömanual/ Restprodukter Inköpsrutiner Riskfinansiering Organisation Referensobjekt/ Byggsystem Summa Som nämnts i avsnitt 4.1 begärde beställaren in kompletterande uppgifter utöver grundanbuden. Fem företag lämnade in den begärda kompletteringen. Den begärda kompletteringen avsåg: - Förslag på kalkyluppställning där samtliga poster skall anges för produktionskostnader och hyreskostnader. Sifferexempel med utgångspunkt från målsatt hyra skall redovisas med nivån på produktionskostnaden och fördelningen på byggherrekostnader och byggnadskostnader. - Synpunkter på i vilken grad projektets genomförande är avhängigt av projektets storlek. Anbudskompletteringen omfattade kalkyluppställningar för produktions- och hyreskostnader. Här hade anbudsgivarna valt att presentera sina kalkyler med stor skillnad i detaljeringsgrad, allt från investeringsanalys till kostnads- och intäktsanalyser på 10 år. Beställarens värdering sammanställdes enligt tabell 4:2. Tabell 4:2 Komplettering till sammanställning av anbudsvärdering. Kalkyler Totalsumma Beträffande bedömningarna anger man från beställarens sida att det på fem av punkterna var relativt lätt att rangordna anbuden, det var beträffande INFO/CAD-system, miljömanual/restprodukter, riskfinansiering, referensobjekt/byggsystem och kalkyler. Anbudsgivarnas syn på byggprocessen/resurser och organisation bedömdes vara medelsvår att rangordna. Svåra att bedöma var kvalitetssäkring och inköpsrutiner. Möten under upphandlingsskedet Ingen av entreprenörerna hade villkorslöst ställt upp på förfrågningsunderlagets grundläggande förutsättningar att hyres- 30 Ny Byggprocess Svedalamodellen

30 kostnaderna högst skulle bli 800 kr/m2 och år och oberoende av statliga subventioner. Av de sex anbudsräknarna valde man i en första omgång att gå vidare med tre entreprenörer (A, D och E) i en fortsatt utvärdering. Hos dessa företag gjorde beställaren besök där anbudsgivarna i normal arbetsmiljö presenterade INFO/CAD-system och kalkylsystem samt miljömanual och kvalitetssäkring. Vid de diskussioner som då fördes kom man fram till att målsättningen om en hyreskostnad på 800 kr/m2 och år skulle revideras till en total produktionskostnad på högst 8000 kr/m2. Motiven till detta var bland annat att det gjorde anbuden mindre räntekänsliga. I detta sammanhang klargjordes också, från beställarens sida, att man önskade kalkylerna där kostnaderna presenteras relaterade till areabegreppet BOA (Boarea = bruksarea för boutrymme). Tidigare hade man angett 800 kr/kvm, underförstått lägenhetsarea. Härmed förtydligades att BOA även skulle användas vid jämförelse av produktionskostnader. Detta skall jämföras med officiell statistik SCB anger produktionskostnad relaterad till BRAp (Primär bruksarea ovan mark) och andra förekommande jämförelsegrunder, t ex BTA (Bruttoarea). Definitioner till de ovan nämnda areabegreppen återfinns i Svensk Standard SS och Boverkets regler för stöd till bostadsbyggande. Upphandlingsmöten/slutförhandling I de slutliga skedet av upphandlingsskedet gavs två av anbudsgivarna (D 0ch E) möjlighet att presentera ytterligare detaljer som komplement till sina anbud, bland annat presenterade inköpssystem där uppgifter lämnades om rabattavtal och fasta företagsavtal. Dessa kompletteringarna förändrade dock inte den tidigare värderingen. Därefter utarbetades förslag till samarbetsavtal och man gjorde en slutlig sammanställning och bedömning av anbuden med tillhörande samarbetsavtal. Denna slutbedömning resulterade i att man förordade företag D, PEAB, som samarbetspartner. Motiv till val av entreprenör Vad var det som slutligen fällde avgörandet? I förfrågningsunderlaget har Svedalahem förbehållit sig möjligheten att välja det fördelaktigaste anbudet. Nu gav förhandlingarna med PEAB ett bra resultat samtidigt som den formella värderingen av anbuden placerade dem främst. Därmed var det okontroversiellt för styrelsen att välja PEAB. Det finns en väl dokumenterad sammanställning av dokument som utväxlats mellan beställaren och entreprenörerna från upphandlingsskedet. Av dessa och av de möten och kontakter som förevarit mellan beställare och entreprenör framgår att man från beställarens sida i flera steg följt upp att de dokumenterade uppgifterna stämde i praktiken, framförallt hos de från anbudsunderlaget bäst dokumenterade/placerade entreprenörerna. Upphandlingsförfarande 31

31 Val av projektledare Under förhandlingarna hade man också gått ut med en förfrågan om projektledning. Man utvärderade tre alternativa sätt att tillsätta projektledare, externt, internt från entreprenören och internt från både beställare och entreprenör. Det slutliga valet föll på ett alternativet med en intern projektsamordnare från PEAB. Därmed säkerställde också entreprenören att kunskap och erfarenheter stannar inom det egna företaget. Detta innebär också att möjligheten till utveckling och nytänkande stärktes hos dem Samarbetsavtalet I det samarbetsavtal, på tre A4-sidor, som senare undertecknades finns rubrikerna: Parter Överenskommelse Byggprocessen Handlingar och dess giltighet Tider Ekonomi Information Särskilda villkor Forskning Option Giltighet Tvist I samarbetsavtalet konstaterar parterna att de har funnit att förutsättningar föreligger att genomföra nyproduktion av ca 40 bostadslägenheter inom exploateringsområdet Erlandsdal i Svedala. Med en målsättning att uppnå en produktionskostnad på högst kr/m2 inkluderat maximalt 35% byggherrekostnader. Arbetet med projektet skall utföras med den av Svedalahem utvecklade nya byggprocessen som innebär ett nära samarbete mellan beställare och entreprenör samt ett aktivt engagemang från andra aktörer. Det bygger också på ömsesidigt förtroende mellan parterna, ett förtroende som parterna skall eftersträva att upprätthålla under arbetets gång. Att projektet skall genomföras i två steg med möjlighet att avbryta projektet under vissa förutsättningar. Steg ett omfattar skede 1 Planeringsarbete och skede 2 Projekteringsarbete. Inför steg två, omfattande skede 3 Byggarbeten och skede 4 Förvaltningsarbete, upprättas ett nytt avtal samt ett kontrakt enligt ABT 94. Avtalet grundar sig på de Administrativa Föreskrifterna med tillhörande Rambeskrivning, samt anbud och kompletteringar. För projektets kvalitet i konstruktionsval, materialval skall gälla de referensobjekt (namngivna) som entreprenören förevisat. Den överenskomna fördelning av riskkostnader följer förfrågningsunderlaget. 32 Ny Byggprocess Svedalamodellen