IMCure. XL-BYGG Sandviken och TRYGG/2000. Fyra gånger så mycket försäljning. Två nya anläggningar. Halva administrationen.

Transkript

1 XL-BYGG Sandviken och TRYGG/2000 Fyra gånger så mycket försäljning. Två nya anläggningar. Halva administrationen. Ett exempel på Storytelling från IMCure

2 Förr stod mor på kontoret och slickade kuvert. Det är mycket jobb man sparar Magnus Svedjebrant vd XL-BYGG Sandviken

3 För snart tio år sedan investerade XL-BYGG Sandviken i TRYGG/2000. Sedan dess har anläggningar i Gävle och Ockelbo tillkommit, och de omsätter fyra gånger mer. Men tack vare affärssystemet lägger de trots det färre resurser på administration. Magnus Svedjebrant visar gärna runt i den alltjämt växande XL-BYGG-anläggningen på Stallgatan i Sandviken. Det är inte utan stolthet i rösten som han berättar om verksamheten han och brodern Mathias tog över från föräldrarna för snart tio år sedan. Mor och far köpte företaget 1988 så man har ju varit här sedan man var liten. Sedan dess har vi byggt om och köpt till mark, och nu är vi där vi är i dag. Sedan två år har företaget också en anläggning i Gävle, och nyligen har en mindre anläggning utanför Ockelbo tillkommit. Det är jättesvårt att säga nu är vi nöjda, här ska vi ligga för då går man bakåt. Man måste hela tiden driva på och utveckla annars finns man inte längre inom ett antal år. Och funkar det på marknaden då växer man ju automatiskt. Med TRYGG/2000 är XL-BYGG Sandviken inne på sitt tredje affärssystem. Och det finns många delar av det som Magnus Svedjebrant gillar. Vi använder inte allt, men vi har många av modulerna, som lagersaldo, QlikView och Cashguard. u 3

4 Magnus Svedjebrant listar sina främsta fördelar med TRYGG/2000: Kassahantering Kassahanteringen är snabbare. Vi har handdatorer ute på gården och kan lägga in kundens varor i maskinen direkt. Kassapersonalen slipper tolka en handskriven lapp, vilket var en felkälla. Nu klaras det med ett referensnummer och sen är det klart. Så det går ju fortare. Kampanjer Systemet har bra stöd för att lägga upp kampanjer i förväg. Vi får ett förtroende hos kunden, när vi har haft en annons på 20 kronor så kostar det 20 kronor också och inte något annat. Och så kan vi hantera det på ett ställe för båda anläggningarna. Säljrutiner Det var mer meck att sälja i vårt gamla system, här är det standardiserat. Då känner man sig tryggare och det är enklare att utbilda i, när vi haft inhyrt folk har det gått väldigt fort tills de kan stå själv i kassan. Sökfunktioner / orderhantering Det är jättebra sökfunktioner. Vi hittar lätt bland ordrar som inte levererats. Det känns mera seriöst, vi vet precis vad kunden beställt och när han ska få det. Det är långt ifrån alla system som man kan göra det i. I vårt gamla system fanns inte samma sökfunktioner, det var helt enkelt för omständigt. Statistik Det finns väldigt mycket statistik i systemet. Med QlikView kan man få ut precis vilken statistik man vill. Det är guld värt för oss. Webbshop Ändrar man ett pris så ändras det automatiskt i webbshopen. Det är en stor fördel att det är integrerat. Förr gav vi ut prislistor till alla byggare och det var mycket jobb med det. Nu lägger vi upp det i systemet och ger dem inloggning i webbshopen så har de alltid aktuellt pris på alla artiklar. Och så sparar vi tid när de slipper ringa hit. Inventering Förr tog det två dagar att göra med penna och papper. Nu är vi alltid klara på en dag, från sju till fyra. När man har gått ett varv med handdatorerna så har man fått in allt i maskinen. Filialhantering Det var väldigt lätt att lägga upp en filial till, det var kort startsträcka. Och man kan flytta allt material och saldon internt på ett enkelt sätt. Det blir ingen mer administration för att vi har två anläggningar. Det är en vinst för oss. Serverdrift Det är enkelt att sätta upp en ny PC, har du ett USB-minne så är det gjort på några sekunder. Och skulle anläggningen brinna ner kan du köpa nya datorer dagen efter, plugga in och köra igen. Allting finns kvar. 4 Just att TRYGG/2000 stödjer kassasystemet Cashguard är något Magnus Svedjebrant uppskattar. Det eliminerar många fel och sparar mycket tid. Men han tänker också på rånrisken. Vi har Cashguard till alla våra kassor. Det har varit lite oroligt de senaste åren, att alla bankerna stramar åt och att rånen då går ut i nästa led. Då är det bättre att förebygga. Administration är ett annat område där det går att spara tid. På XL-BYGG Sandviken skickas alla utgående fakturor på fil direkt till ett tryckeri och distribueras därifrån. Kundernas betalningar prickas automatiskt av mot en fil från Bankgirocentralen. Det blir mycket jobb som man sparar. Det är knappt en heltidstjänst med administration i dag, mot en och en halv tjänst tidigare. Och då säljer vi ändå fyra gånger mer än vi gjorde då. Och det blir heller inte mer administration för att vi nu har två anläggningar. Magnus Svedjebrant nämner också systemets sökfunktioner, som han menar både sparar tid och hjälper

5 dem att ge kunderna bättre service. Och inventeringen klaras numera av på mindre än halva tiden med hjälp av handdatorer. XL-BYGG Sandvikens första affärssystem klarade inte millenniumskiftet, och efterföljaren byttes redan efter några år. Det hängde sig ofta och vi fick starta om servern. Ofta visste man inte om allting gått igenom. Det har jag aldrig råkat ut för med TRYGG/2000. Med tanke på detta fanns det några speciellt viktiga parametrar i valet av ett nytt affärssystem. Till exempel var det ett krav att hela XL-kedjan tillsammans med Byggtrygg skulle kunna köra systemet på en gemensam server och därmed få högre driftsäkerhet. Enkelt att använda och långsiktighet var andra krav. Det ska ju funka ett antal år framåt också. Det här är ett system som kommer att finnas kvar på marknaden, som är branschanpassat och som utvecklas hela tiden. Magnus Svedjebrant berättar att TRYGG/2000 ännu inte hade ett Windowsbaserat gränssnitt när u 5

6 Magnus Svedjebrant om några av XL-BYGG Sandvikens tillval till TRYGG/2000: Kassa - Cashguard Förr kunde man fastna på kvällarna och leta diffar på några kronor. Nu är det aldrig några diffar. Dessutom minskar rånrisken. Beslutsstöd QlikView Det bildas jättebra statistikunderlag i systemet. Att kunna presentera det i QlikView är guld värt för oss. Ofta tror man att man har sålt en viss mängd grejer, men här har man fakta. Koppling till BGC automatisk avstämning av kunders betalningar Är det diffar så får man upp dem. Men de flesta betalningar säger bara svisch så är det klart. Fakturering via fil - direkt till tryckeri Förr stod ju mor på kontoret nån dag i veckan och slickade kuvert. Det är mycket jobb man sparar. EDl leverantörsfakturor, med automatiskt matchning mot inköpsordrar Att det är fel pris eller fel antal händer ofta. Maskinen hittar de här felen, och det blir mycket pengar på ett år. 6 de började titta på det Han tyckte det såg mossigt ut och var motståndare i starten. Efter ett tag började jag titta mer på funktion och på enkelheten, och då började jag tycka jättemycket om systemet. De har ju gjort en Windowsversion också, men nu har det blivit så att man nästan inte vill börja med det, ler han innan han erkänner att han kör med båda. För Magnus Svedjebrant är det inte ett mål i sig att verksamheten ska expandera som hittills, och han har inga målsättningar i termer av antal försäljningsställen. Ett mål för försäljningens utveckling har han däremot. För, säger han, mål måste man ju ha, annars går det bakåt. Vi vill ha lönsamhet i det vi gör. Och sedan vill man ju att det ska var en trivsam arbetsplats. Ofta går det hand i hand. Om personalen trivs så trivs kunderna, och då säljer man ju mer också.

7 Fakta/XL-BYGG Sandviken Det som i dag är XL-BYGG Sandviken köptes 1988 av Magnus Svedjebrants föräldrar. Sedan 2003 ägs och drivs företaget av Magnus, som är vd, och hans bror, Mathias. XL-BYGG Sandviken är en fullsorterad bygghandel. Hälften av kunderna är hantverkare och hälften är konsumenter. Filialen i Gävle, som köptes 2009, har än så länge mest proffskunder, men på sikt vill man ha större andel privatkunder även där. ( Vi har inte gjort något för att sälja mer än så länge utan gjort hemläxan först, gjort i ordning alla förutsättningarna. Till våren 2012 ska vi annonsera. ). I Sandviken arbetar sexton heltidsanställda under lågsäsong och i Gävle ytterligare sex. 7

8 Vad kan TRYGG/2000 göra för ditt företag? Det här gjorde vi till EVRY Retail Systems. Vad skulle vi kunna göra för er? IMCure AB Org.nummer