Samkommunstämman 01/2009. Protokoll

Transkript

1 Samkommunstämman 01/2009 Protokoll

2 Samkommunstämman s. 1 Föredragningslista Tid: kl Plats: Östra Nylands yrkesinstitut, VVS-klassrummet Ärenden som skall behandlas 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE 6 BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR ANHÅLLAN OM ÖVERSKRIDNINGSRÄTT 8 TILLSÄTTANDE AV REVISIONSNÄMND 9 VAL AV OFR-REVISORSSAMFUND 10 VAL AV STYRELSE FÖR SAMKOMUNEN 11 UTVECKLANDET AV SAMKOMMUNENS KANSLIFUNKTIONER 12 SAMKOMMUNENS STRATEGIER OCH UTVECKLING AV VERKSAMHETEN 13 INRÄTTANDE AV STUDIEHANDLEDARTJÄNST Besvärsanvisning Haiko den 22 mars 2009 MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Styrelsens ordförande

3 Samkommunstämman s. 2 P R O T O K O L L 1/2009 Uppgifter om Tid: kl sammanträdet Plats: Östra Nylands yrkesinstitut, VVS-klassrummet Beslutsfattare: Borgå stad Nuutti Matti Högström Hans Lund Bodil Lappträsk Liljendal Lovisa Mörskom Pernå Sibbo Strömfors Engård Benny Valkama Paul Gren Olof Antas Camilla Petas Ann-Mari Hoffman Kenneth Bäcklund Lars Sandström Stefan Nybäck Stina Lindqvist Clara Udd Ann-Lis Övriga Björklund Magnus Bergström Torolf Bruce Marina Eriksson Leif Laukas Gunnel Sandström Stefan Träskelin Gunilla Mickels Solveig Söderberg Johan Underskrifter Magnus Björklund Matti Nuutti Johan Söderberg ordförande 1-5 ordförande 6-13 sekreterare Behandlade ärenden Protokolljustering Haiko / 2009 Underskrifter Bodil Lund Camilla Antas Protokollet till påseende Haiko 30/42009 Protokollutdragets riktighet bestyrkes Haiko /

4 Samkommunstämman s. 3 1 ÖPPNANDE AV SAMKOMMUNSTÄMMAN Enligt bestämmelserna i arbetsordningen öppnar styrelsens ordförande samkommunstämman. Beslut: Styrelsens ordförande Magnus Björklund hälsar kommunrepresentanterna välkomna och öppnar samkommunstämman. 2 FÖRRÄTTANDE AV NAMNUPPROP Enligt bestämmelserna i arbetsordningen förrättas namnupprop kommunvis i alfabetisk ordning. Beslut: Namnupprop förrättades. 3 SAMMANTRÄDETS LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET Efter att ha konstaterat de närvarande och deras röstetal avgör ordförande huruvida samkommunstämman är lagligen sammankallad och beslutför. Beslut: Vid samkommunstämman är sex av åtta kommuner representerade och deras sammanlagda röstetal är 94,9. Ordförande konstaterar samkommunstämman lagligen sammankallad och beslutför.

5 Samkommunstämman s. 4 4 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Beslut: Bodil Lund och Camilla antas utses till protokolljusterare. 5 VAL AV ORDFÖRANDE OCH VICEORDFÖRANDE Enligt bestämmelserna i arbetsordningen utses ordförande och viceord-förande för samkommunstämman. Beslut: Samkommunstämman utser Matti Nuutti till ordförande och Hans Högström till viceordförande.

6 Samkommunstämman s. 5 Styrelsen 4, BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2008 Samkommunens bokslut och verksamhetsberättelse för år 2008 bifogas föredragningslistan. Under året överskred samkommunens studerandeantal antalet platser i samkommunens tillstånd att ordna utbildning. Antalet studerande hösten 2008 uppgick till 462, medeltalet för hela året blev 448. Årsmedeltalet närmar sig med andra ord tillståndets platsantal och förväntas överskrida det under år Samkommunstämman har beslutit att själv under en övergångsperiod finansiera överskridningen. Denna gynnsamma utveckling i antalet prestationer och bevarad kostnadseffektivitet har lett till fortsatt ekonomiskt gott resultat år I stället för ett budgeterat årsbidrag om uppvisar samkommunen ett positivt årsbidrag uppgående till ,06. Detta resultat som är mycket bättre än budgeterat ger samkommunen goda förutsättningar att fortsätta som självständig anordnare av yrkesutbildning i Östra Nyland för landskapets ungdomar. En implementering av den så kallade yrkesinstitutstrategin i egen regi pågår för närvarande och är i alla fall ekonomiskt fullt möjlig. Samkommunens likviditet och soliditet har fortsättningsvis förbättrats och möjliggör både materiella och immateriella förbättringar i produktionsmedlen vilket beaktats i budgeten för år Samkommunens kassamedel har ökat och är 1,2 M då budgeten räknade med en liten minskning till 0,6 M. Budgetuppföljningens centrala innehåll (samkommunstämmans bindningsnivå) framgår ur tabellen nedan. Styrelsen ansöker om överskridningsrätten för verksamhetsutgifter i bägge undervisningsenheterna. Uppföljning enligt budgetens bindningsnivå BOKSLUT BUDGET Använt i % Överskridning i Förändring i % FÖRVALTNING, VERKSAMHETSUTGIFTER ÖSTRA NYLANDS YRKESSKOLA, VERKS.UTG BORGÅ HANTVERKS- OCH KONSTINDUSTRISKOLA, V.U Reparation av fastigheter / ÖNY Anskaffning av maskiner och inventarier, skn Anskaffning av maskiner och inventarier, ÖNY Anskaffning av maskiner och inventarier, Bhk Årsbidrag Minskning av långfristiga lån Övriga förändringar i likviditeten Kommunernas betalningsandel / grundkapitalhöjning Förändring av kassamedel, verksamheten Samkommunens ekonomi har utvecklats gynnsamt de senaste åren. Trots den allvarliga störningen i världsekonomin just nu som också drabbar vårt rekryteringsområde hårt redan nu och förväntas rasera kommunekonomin grunder år 2010 har samkommunen ekonomiska reserver som möjliggör det utvecklingsarbete som inletts i och med samkommunstämmans beslut att fortsätta verksamheten i samkommunal regi. Detta ger goda möjligheter att förkovra både yttre förutsättningar och också satsa på internt utvecklingsarbete. Speciellt viktigt är att konstatera att det ekonomiska resultatet möjliggör och talar för en fortsättning som självständig utbildningsanordnare enligt yrkesinstitutstrategin trots att undervisningsministeriet har rekommenderar en annan lösning.

7 Samkommunstämman s. 6 Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att räkenskapsperiodens överskott ,43 läggs till balansen till kontot tidigare års över-/underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att räkenskapsperiodens överskott ,43 läggs till balansen till kontot tidigare års över-/underskott. Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstämman valt (Audiator). Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssammanslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstämman också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga. Förslag: Revisionsnämndens utvärderingsberättelse och revisionsberättelsen tillställs samkommunstämman som komplettering till tidigare handlingar i ärendet. Beslut: Förslaget godkännes. Beslut: Samkommunstämman beslutar att räkenskapsperiodens överskott ,43 läggs till balansen till kontot tidigare års över-/underskott. Samkommunstämman fastställer bokslutet för år Samkommunstämman antecknar revisionsnämndens utvärderingsberättelse och revisionsberättelsen för kännedom och beviljar de redovisningsskyldiga ansvarsfrihet för år 2008.

8 Samkommunstämman s. 7 10, styrelsen ANHÅLLAN OM ÖVERSKRIDNINGSRÄTT I bokslutet för år 2008 har på den bindningsnivå som gäller styrelsen konstaterats två överskridningar av utgifterna. Det är fråga om verksamhetsutgifterna för dels Östra Nylands yrkesskola dels Borgå hantverks- och konstindustriskola. Överskridningen framgår ur tabellen nedan: Uppföljning enligt budgetens bindningsnivå BOKSLUT 2008 BUDGET 2008 Använt i % Överskridning i 1. ÖSTRA NYLANDS YRKESSKOLA, VERKS.UTG BORGÅ HANTVERKS- OCH KONSTINDUSTRISKOLA, V.U Motiveringar: 1. Antalet studerande i Östra Nylands yrkesskola har ökat mer än budgeterat, således var antalet studerande fler än beräknat främst tack vare antagningen till vvsmontörsutbildningen men också tack vare att byggnadsutbildningens popularitet består. Antalet studerande inom elbranschens utbildning har också ökat men framförallt har möjligheterna till sammanslagningar minskat avsevärt. Därtill har speciellt inom kostutbildningen långvarig sjukledighet föranlett ett stort vikariebehov. I och med utvecklingsarbetet har rektorsundervisningsskyldighet sänkts till 0 veckotimmar. Också kostnaderna för livsmedel och energi har kraftigt stigit under året. 2. Ersättningarna till Borgå folkakademi höjdes betydligt under året, det vill säga priset blev det samma som en annan kund varit beredd att betala. I och med utvecklingsarbetet har rektorsundervisningsskyldighet sänkts till 0 veckotimmar. Förslag: Styrelsen anhåller om överskridningsrätt om sammanlagt av samkommunstämman enligt beredningen ovan. Överskridningarna täcks av ökade inkomster. Beslut: Styrelsen anhåller om överskridningsrätt om sammanlagt av samkommunstämman enligt beredningen ovan. Överskridningarna täcks av ökade inkomster Beslut: Samkommunstämman godkänner överskridningarna i 2008 års bokslut sammanlagt euro.

9 Samkommunstämman s. 8 Styrelsen, 5, TILLSÄTTANDE AV REVISIONSNÄMND Enligt samkommunens revisionsstadga har samkommunen en revisionsnämnd som består av ordförande, viceordförande och två andra ledamöter. Varje ledamot har en personlig ersättare. Enligt valresultatet nedan 2008 har SFP två platser i nämnden medan socialdemokratiska partiet och samlingspartiet har var sin plats i nämnden. K O M M UN A L V A L ET , RESULTATET Parti / Kommun Borgå Lappträsk Liljendal Lovisa Mörskom Pernå Sibbo Strömfors Summa SFP SDP Saml Sannf Gröna C VF KD KAP 64 Obundna i Pernå Avoin Porvoo 2009 yhteislista 224 Vårt gemensamma Sibbo Parti / Kommun Summa Jämförelsetaelsetaelsetal Jämför- Jämför- SFP 14104,0 7052,0 4701,3 3526,0 Styrelsen 7 platser SDP 8689,0 4344,5 2896,3 2172,3 Revisionsnämnden 4 platser Saml. 6881,0 3440,5 2293,7 1720,3 Styrelsen Rev.nämnd Sannf. 2708,0 1354,0 902,7 677,0 Sfp 4 2 Gröna 2584,0 1292,0 861,3 646,0 Sdp 2 1 C 1991,0 995,5 663,7 497,8 Saml 1 1 VF 737,0 368,5 245,7 184,3 Antal 7 4 Revisionsnämndens uppgifter stadgas i kommunallagen och samkommunens revisionsstadga. Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en revisionsnämnd utses bestående av ordförande, viceordförande och två medlemmar samt personliga ersättare för dem. Revisionsnämndens mandatperiod omfattar räkenskaper och förvaltning under år Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en revisionsnämnd utses bestående av ordförande, viceordförande och två medlemmar samt personliga ersättare för dem. Revisionsnämndens mandatperiod omfattar räkenskaper och förvaltning under år Beslut: Samkommunsstämman utser revisionsnämnd för åren enligt följande: Medlem Stefan Sveholm, ordförande Bengt Dahlqvist, viceordförande Janica Sundbäck Camilla Antas Ersättare Linda Blomander Matti Nuutti Ann-Lis Udd Hans Hellner

10 Samkommunstämman s. 9 Styrelsen, 6, VAL AV OFR-REVISORSSAMFUND Enligt revisionsstadgans 5 väljer samkommunstämman för revision av förvaltningen och ekonomin på framställning av revisionsnämnden en OFR-revisor och en OFR-revisorsersättare. Enligt stadgan borde således den vid samkommunstämman 2009 tillsatta revisionsnämnden bereda ärendet för samkommunstämman som därmed borde inkallas till ett extra sammanträde då beredningen är klar. För den skull att samkommunstämman föredrar att välja revisorssamfund direkt har till styrelsens möte offerter för revisionen inbegärts av följande ofr-samfund: Audiator SVH Julkistarkastus Pricewaterhousecoopers Revisionsbyrå M Eklund Suomen kuntatarkastus Styrelsen tillställer samkommunstämman offerterna. Samkommunstämman kan avgöra frågan på basen av de nu erhållna offerterna eller hänskjuta ärendet till den nyvalda revisionsnämnden för fortsatt beredning. Styrelsen konstaterar att nuvarande revisorssamfund har kännedom om samkommunens verksamhet och att kontinuiteten i dessa frågor är värdefull. Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman avgör frågan direkt på basen av offertjämförelse över de erhållna anbuden som uppgörs och ges till samkommunstämman. Styrelsen konstaterar att endast en offert erhållits till bifogade begäran om anbud. Styrelsen öppnar Audiators offert och konstaterar att offerten motsvarar förfrågan och erbjuder revisionstjänsterna för 550 /revisionsdygn. Beslut: Styrelsen föreslår att samkommunstämman avgör frågan om val av ofr-revisorssamfund direkt på basen av Audiators offert (bifogas) Beslut: Samkommunstämman godkänner Audiators offert gällande revision av förvaltning och ekonomi åren och utser således Audiator till OFR-revisorssamfund för Samkommunen för yrkesutbildning i Östra Nyland.

11 Samkommunstämman s. 10 Styrelsen 7, VAL AV STYRELSE FÖR SAMKOMMUNEN Enligt grundavtalet skall styrelsen väljas för en mandatperiod om två år och bestå av sju medlemmar med lika många personliga ersättare. Grundavtalet konstaterar att till styrelsen bör jämlikt väljas representanter för olika medlemskommuner och att en medlemskommun kan inneha högst hälften av platserna i samkommunens styrelse. Enligt kommunallagen skall anpassningen av den politiska sammansättningen göras enligt proportionalitetsprincipen i kommunala vallagen på basis av gruppernas röstetal i senaste kommunalval. Vid valet bör också jämställdhetslagen beaktas. Valresultatet framgår ur tabellen nedan och innebär att Svenska folkpartiet skall ha fyra platser, Socialdemokratiska partiet två platser och Samlingspartiet en plats. K O M M UN A L V A L ET , RESULTATET Parti / Kommun Borgå Lappträsk Liljendal Lovisa Mörskom Pernå Sibbo Strömfors Summa SFP SDP Saml Sannf Gröna C VF KD KAP 64 Obundna i Pernå Avoin Porvoo 2009 yhteislista 224 Vårt gemensamma Sibbo Parti / Kommun Summa Jämförelsetaelsetaelsetal Jämför- Jämför- SFP 14104,0 7052,0 4701,3 3526,0 Styrelsen 7 platser SDP 8689,0 4344,5 2896,3 2172,3 Revisionsnämnden 4 platser Saml. 6881,0 3440,5 2293,7 1720,3 Styrelsen Rev.nämnd Sannf. 2708,0 1354,0 902,7 677,0 Sfp 4 2 Gröna 2584,0 1292,0 861,3 646,0 Sdp 2 1 C 1991,0 995,5 663,7 497,8 Saml 1 1 VF 737,0 368,5 245,7 184,3 Antal 7 4 Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman utser styrelse för samkommunen för åren bestående av sju medlemmar med lika många personliga ersättare. Av medlemmarna utses en till ordförande och en till viceordförande. Beslut: Styrelsen föreslår att samkommunstämman utser styrelse för samkommunen för åren bestående av sju medlemmar med lika många personliga ersättare. Av medlemmarna utses en till ordförande och en till viceordförande. Beslut: Samkommunstämman utser styrelse för åren enligt följande: Medlem Ersättare Magnus Björklund, ordförande Kristel Pynnönen Torolf Bergström, viceordförande Nikolas Elomaa Kari Hagfors Ritva Suomalainen Nancy Lökfors Leif Eriksson Petra Paakkanen Gunnel Laukas Stefan Sandström John Isaksson Gunilla Träskelin Thomas Antas

12 Samkommunstämman s. 11 Styrelsen 8, UTVECKLANDET AV SAMKOMMUNENS KANSLIFUNKTIONER Eftersom sammanslagningen av samkommunens två läroanstalter har skett per har samtidigt också antalet skolkanslier minskat från två till ett. I teorin innebär det att de ärenden som skötts i bägge skolkanslierna tidigare nu kan koncentreras till det ena av kanslierna. Ärendet har diskuterats vid ett möte med samkommunens kanslipersonal och uppgjorts bifogade utvecklingsplan för kanslifunktionerna. Planen beaktar sammanslagningen relaterad ovan och de nya arbetsuppgifter som uppkommit i och med det inledda utvecklingsarbetet inom samkommunen. Samkommunens styrelse har fattat principbeslut angående utvecklandet av samkommunens kanslifunktioner. På basen av detta principbeslut (bilaga) bereds de nödvändiga ändringarna i brådskande ordning. Således borde kanslisekreterar- och byråsekreterartjänsterna ändras till utbildningssekreterartjänster av vårens samkommunstämma med uppgifter enligt bilagd utvecklingsplan. I samband med uppgörandet av personalbokslutet, rapporten över den interna tillsynen, uppgörandet av räddningsplaner och överhuvudtaget i frågor som berör samarbetet mellan arbetstagare och arbetsgivare liksom i frågor om arbetarskydd, jämställdhet och likabehandling med flera har konstaterats att en del ärenden inte är så välskötta som de borde vara hos en modern, attraktiv kommunal arbetsgivare. För att avhjälpa dessa brister i organisationen behövs en ansvarsperson med helhetsansvar, en personalchef eller personalsekreterare. Genom att ändra kanslisttjänsten i samband med en kommande pensionering är det möjligt att med acceptabla tilläggskostnader få dessa frågor skötta. Samarbetsorganet omfattar ( ) att de i planen relaterade åtgärderna bereds och förverkligas i huvudsak från och att tjänsteinnehavarbeslut och beredningsarbete som stöder utvecklingsplanen utförs. Förslag: Styrelsen föreslår att samkommunstämman att: - tjänsten som byråsekreterare ändras till tjänst som utbildningssekreterare - tjänsten som kanslisekreterare ändras till tjänst som utbildningssekreterare - tjänsten som kanslist ändras till tjänst som personalsekreterare Ändringarna gäller från Respektive uppgiftshelheter framgår ur bifogad dokumentation. Tilläggsanslag för personalsekreterartjänstens besättande anvisas i en tilläggsbudget hösten Beslut: Förslaget godkännes. Beslut: Samkommunstämman godkänner styrelsens förslag.

13 Samkommunstämman s. 12 Styrelsen 10, SAMKOMMUNENS STRATEGIER OCH UTVECKLING AV VERKSAMHETEN I en process där hela personalen deltagit i olika skeden har ett strategipapper utarbetats enligt bilaga där dels utbildningsanordnarens dels yrkesinstitutets vision, mission, målsättning och värdegrund har utarbetats. Enligt strategidokumentet skall samkommunen ordna tidsenlig i regionen förankrad yrkesutbildning på svenska för unga och vuxna enligt näringslivets önskemål. Inveon skall verka för livskvalitet och levnadsstandard för bland annat studerande. I den fortsatta processen skall strategiarbetet förankras i organisationens olika nivåer och synas i samtliga beslut och avgöranden. I och med att arbetet med kvalitetsledning inom samkommunen fullföljs skapas ett system där alla processer systematiskt planeras (målsättning och plan), genomförs och utvärderas och där utvärderingen genom återkoppling och ändringsförfaranden leder till förbättrade och konsekventa dokumenterade metoder för alla processer. Eftersom strategidokumentet till sin natur är abstrakt har ett hjälpdokument uppgjorts där åtgärderna är samordnade i sex utvecklingslinjer med konkreta tidsbestämda delåtgärder vilka leder till att yrkesinstitutstrategin och kvalitetsledningsarbetet i samverkan leder till måluppfyllelse för samkommunens och yrkesinstitutets strategiska mål. Åtgärdsförslagen framgår ur bilagan och de åtgärder som kräver samkommunstämmans godkännande bereds som separata ärenden för beslut i samkommunstämman den Förslag: Styrelsen godkänner de strategiska dokumenten för att presenteras för och fastställas av samkommunstämman som riktgivande utvecklingsplan för samkommunen och dess verksamhet. Beslut: Samkommunstämman godkänner de strategiska dokumenten som riktgivande utvecklingsplan för samkommunen och dess verksamhet

14 Samkommunstämman s. 13 Styrelsen 12, INRÄTTANDE AV STUDIEHANDLEDARTJÄNST Behovet av studiehandledningstjänster har ökat betydligt under de senaste åren och kommer att göra det också i framtiden. Speciellt följande förändringar i yrkesinstitutets verksamhetsmiljö kan noteras: a) Lagens och examensgrundernas normer om att för varje studerande skall uppgöras en individuell studieplan, samt deras konkretisering i studerandeadministrationsprogrammet Primus b) Undervisningsministeriets yrkesinstitutstrategis stadganden om flexibla studiestigar c) Regeringens ställningstagande om behovet att förlänga den tid individen är aktiv i arbetslivet d) Effektivering av programmet för förebyggande av studieavbrott e) Studerandes feedback om ett större behov av hjälp vid övergången från skolan till fortsatta studier och/eller arbetslivet f) Effektiveringen av samkommunens vuxenutbildningsutbud Studiehandledningen har tills vidare i samkommunen skötts genom anvisande av timresurs till två olika personer: en lärare i Haiko och en lärare i centrum. Det är inte möjligt att effektivt sköta framtidens handledningsuppgifter på sådant splittrat sätt, då en framgångsrik studiehandledning kräver utvecklande av nya rutiner och fortsatt uppdatering av personalens kompetens. Den timresurs som till dags dato reserverats för studiehandledning motsvarar ungefär 2/3 av en studiehandledartjänst. Merkostnaderna för den nya tjänsten, i förhållande till det gamla systemet, skulle alltså bli relativt små i förhållande till den nytta som den ökade effektiviteten ger. Studiehandledarens arbetstid är helhetsarbetstid som följer byråarbetstid anpassad till läroanstaltens verksamhet. Antalet undervisningstimmar fastställs lokalt för varje läsår, med beaktande av läroanstaltens storlek och andra lokala förhållanden enligt bestämmelserna i undervisningssektorns tjänstekollektivavtal. Studiehandledaren betjänar såväl ungdoms- som vuxenutbildningen, dock så att ungdomsutbildningen har första prioritet. SM Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att en studiehandledartjänst inrättas för Östra Nylands yrkesinstitut Inveon fr.o.m , och att nödvändiga resurser för tjänstens besättande under pågående budgetår anvisas i en tilläggsbudget hösten Beslut: Förslaget godkänns. Beslut: Samkommunstämman godkänner styrelsens förslag.