Ersättningar och arvoden till förtroendevalda

Transkript

1 Ersättningar och arvoden till förtroendevalda Revisionsrapport KPMG AB Karlstad 29 november Antal sidor: 18

2 Innehåll 1. Sammanfattning 3 2. Bakgrund 5 3. Syfte 5 4. Avgränsning 5 5. Revisionskriterier 6 6. Ansvarig nämnd/styrelse 6 7. Metod 6 8. Projektorganisation 6 9. Resultat Kommunallagen (1991:900) Kommunens regelverk Organisation och ansvar Medborgarservice Personal Rapportering, attestering och registrering av arvoden och ersättningar Granskning av underlag Resultat av granskningen av underlag 14 2

3 1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska ersättningar till de förtroendevalda i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen har varit att bedöma om ersättningar och arvoden till kommunens års arvoderade förtroendevalda utbetalas enligt lagstiftning samt lokala reglementen och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Granskningen avser utbetalningar gjorda under 2011 och 2012 till årsarvoderade förtroendevalda som har ett arvode på mer än kronor per år. Granskningen har avgränsats till uppdrag i de nämnder och utskott i kommunen som anges i reglementets bilaga 1 och fokuserat på årsarvode, timarvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vi har inte gjort en fullständig bedömning av reglementets ändamålsenlighet och rimlighet. I finns totalt 108 förtroendevalda under mandatperioden som i olika omfattning arvoderas eller ersätts för sitt politiska uppdrag. Av dessa är 66 förtroendevalda årsarvoderade varav 14 stycken med ett arvode över kronor per år. Totalt har, under 2011, betalats ut knappt 4 Mkr i ersättningar till förtroendevalda. Vår övergripande bedömning utifrån den genomförda granskningen visar att det finns tydlig brister såväl i den internkontrollen av utbetalningar av arvoden och ersättningar som i det regelverk som ska styr inom området. Vår granskning visar att arvodesbestämmelserna i för förtroendevalda är uppdaterade, beslutade och kommunicerade till relevanta personer (förtroendevalda och attestansvarige). Dock saknas en beskriven och tillämpad rutin för den interna kontrollen i hanteringen av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Granskningen har visat att man inom kommunen under år 2011 och 2012 utbetalat ersättning för förlorad arbetsinkomst till en utav de aktuella årsarvoderade, som enligt kommunallagen inte är berättigad till ersättning. Utöver ovanstående har det i vår granskning även framkommit att ytterligare felaktiga ersättningar har utbetalts till årsarvoderade förtroendevalda. Vidare har vi funnit brister i intyg och attester som skall garantera att rätt ersättning utbetalas. Mot bakgrund av vad granskningen visat på vill vi ge följande rekommendationer: Kommunstyrelsen bör utreda vilka felaktigheter som kan ha begåtts i utbetalning av arvoden och ersättningar, utöver de som framkommer i denna rapport, och utifrån detta besluta om hur detta ska hanteras mot de som eventuellt erhållit felaktiga utbetalningar. 3

4 Kommunstyrelsen bör överväga att införa ett administrativt stödsystem för hanteringen av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Detta för att hanteringen ska bli mer effektiv men också för att minimera risken för fel samt för ökad intern kontroll. Nuvarande reglemente bör ses över och förtydligas avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst samt timarvode. I dagens format lämnar Reglementet ett allt för stort tolkningsutrymme för den enskilde förtroendevalde. Rutinerna för intern kontroll bör ses över inom detta område. Uppföljande kontroller för arvoden och ersättningar bör införas inom ramen för styrelsens och nämndernas ansvar för uppföljning av den interna kontrollen inom detta område. 4

5 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska ersättningar till de förtroendevalda i kommunen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Ersättningsregler för såväl arvoden, förlorad arbetsinkomst och pensionsregler styrs i grunden av Kommunallagen (1991:900). Lagstiftningen kompletteras i kommunen med lokala reglementen och policys, i Arvika med kommunfullmäktiges reglemente Bestämmelser om ersättningar till politiskt förtroendevalda i. Förtroendevalda i kommuner, landsting och regioner arbetar på medborgarnas uppdrag. Det ligger därför ett stort individuellt ansvar på var och en att i sin roll som förtroendevald agera på ett sådant sätt så att medborgarnas förtroende för myndigheter, styrelser, nämnder och förvaltningar inte rubbas. I finns totalt 108 förtroendevalda under mandatperioden som i olika omfattning arvoderas eller ersätts för sitt politiska uppdrag. Av dessa är 66 förtroendevalda årsarvoderade varav 14 stycken med ett arvode över kronor per år. Totalt har, under 2011, betalats ut knappt 4 Mkr i ersättningar till förtroendevalda. Utifrån ovanstående samt utifrån revisorernas risk- och väsentlighetsanalys bedömer s revisorer därför att rutinerna och handläggningen av ersättningar och arvoden till de årsarvoderade förtroendevalda bör granskas. Syftet med granskningen är att bedöma om ersättningar och arvoden till kommunens års arvoderade förtroendevalda utbetalas enligt lagstiftning samt lokala reglementen och hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Vi avser därför granska: Om man vid utbetalningar följer reglementet för ersättningar och arvoden som beslutades av kommunfullmäktige den 27 februari 2012 Om den interna kontrollen i hanteringen av ersättningar och arvoden till års arvoderade förtroendevalda i är tillräcklig 4. Avgränsning Granskningen avser årsarvoderade förtroendevalda som anges i reglementets bilaga 1 för Bestämmelser om ersättning till politiskt förtroendevalda i. Granskningen är avgränsad till nämnder och utskott i kommunen som anges i reglementets bilaga 1. 5

6 Granskningen har begränsats till förtroendevalda som har ett arvode på mer än kronor per år. Granskningen har begränsats till utbetalningar gjorda under år 2011 och Granskningen har fokuserat på årsarvode, timarvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vi har inte gjort en fullständig bedömning av reglementet Bestämmelser om ersättning till politiskt förtroendevalda i ändamålsenlighet och rimlighet. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller; Kommunallagen (1991:900) Interna regelverk och policys 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser kommunstyrelsen i. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Granskning av bokföringsunderlag Intervjuer med berörda tjänstemän och förtroendevalda. 8. Projektorganisation Granskningen genomförs av Anna Tång, konsult under ledning av Anders Naeslund, certifierad kommunal revisor och kundansvarig i. 9. Resultat 9.1 Kommunallagen (1991:900) Enligt kommunallagens (1991:900) fjärde kapitel 12 har förtroendevalda i kommuner och landsting rätt till skälig ersättning för de arbetsinkomster och ekonomiska förmåner som de förlorar på grund av uppdraget. Detta gäller dock inte förtroendevalda som fullgör uppdragen på heltid eller en betydande del av heltid. 6

7 Enligt 13 i samma kapitel är det fullmäktige som skall besluta enligt vilka grunder ersättning enligt b skall betalas. Kommunfullmäktige får även enligt 14 i kapitel 4 besluta att förtroendevalda i skälig omfattning skall få ersättning för resekostnader, arvode för det arbete som är förenat med uppdraget, pension, samt andra ekonomiska förmåner. I praktiken innebär detta att förtroendevalda som arbetar 40 procent eller mer av en heltidstjänst som politiker inte är berättigade ersättning för förlorad arbetsinkomst. 9.2 Kommunens regelverk Bestämmelser om ersättning till politiskt förtroendevalda i (Reglemente) antogs av sammanläggningsdelegerade den 1 december 1970, men ändrades senast den 27 februari 2012 av kommunfullmäktige i. I Reglementet anges ersättningsregler för årsarvoden, fasta arvoden, timarvoden, ersättning för förlorad arbetsinkomst samt reseersättning för uppdrag inom kommunala organ. Som kommunala organ räknas; Kommunfullmäktige Framtidsgrupper Namnberedning Valberedning Kommunstyrelsen Utskottet Lärande stöd och Komunledningsutskottet Utskottet Vård och omsorg Myndighetsnämnd Överförmyndar nämnd Revision Krisledningsnämnd Patientnämnd Arbetslöshetsnämnd Civilnämnd Drift- och servicenämnd Hjälpmedelsnämnd Värmlands läns Kalkningsförbund Kommunala Pensionärsrådet Kommunala Handikapprådet ARKO(samarb ete mellan elva svensk-norska kommuner). Stiftelsen Glaskogens Naturreservat Fastighets AB Nya Arvika Gjuteri Arvika Lokal och Mark AB Arvika Fjärrvärme AB Arvika Stadshus AB Arvika Fastighets AB Arvika Teknik AB 7

8 Arvika Näringslivscentrum Delegationer/ beredningar inrättade av KF el nämnd övriga organ i enlighet med fullmäktiges särskilda beslut Intressesammansatta organ Arvodet baseras procentuellt på riksdagsledamotarvodet. Och varje år sker en uppräkning. Reseersättningen baseras på det belopp per kilometer som gäller för kommunens anställda vid användandet av egen bil i tjänsten. Inför varje ny mandatperiod sker politikerutbildning ibland annat reglementet och hur man ansöker om ersättningar och arvoden. Vid den revidering av reglementet som skedde inför den nya mandatperioden 2011 hölls en information för berörda sekreterare och löneassistent om ändringarna i reglementet Årsarvode Årsarvode är avsett att ersätta förtroendevalda för de arbetsuppgifter som ligger inom uppdraget men som inte är möjligt att tidsmässigt styrka. Årsarvoden betalas ut månadsvis till förtroendevalda. Årsarvode till ordförande i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och utskotten samt vice ordförande i kommunstyrelsen inkluderar generell ersättning för det ansvar och de uppgifter som allmänt följer med uppdraget som: regelbundna förvaltningskontakter deltagande i sammanträde samt beredning inför sammanträde med kommunala organ som anges under punkt 9.2 ovan. deltagande i protokolljustering avseende kommunala organ som anges under punkt 9.2 deltagande i partigruppsmöte som föregår sammanträde kontakter/möten med allmänheten i frågor som rör de nämnda kommunala organens, som anges under punkt 9.2 ovan, verksamheter, även kontakter/möten med myndigheter, organisationer, föreningar, telefonsamtal, representation, massmedia med mera fatta beslut i delegerade ärenden och underteckna handlingar utförande av uppdrag för kommunstyrelsens ordförande Årsarvode till ordförande i övriga nämnder inkluderar generell ersättning för det ansvar och de uppgifter som allmänt följer med uppdraget som: 8

9 Timarvode regelbundna förvaltningskontakter deltagande i den egna nämndens protokolljustering kontakter/möten med allmänheten i frågor som rör den egna nämndens verksamhet, även kontakter/möten med myndigheter, organisationer, föreningar, telefonsamtal, representation, massmedia med mera fatta beslut i delegerade ärenden och underteckna handlingar Timarvode för år 2012 utbetalas med 152 kronor per timme och registreras med hel- och halvtimme samt utgår med högst 11 timmar per dag. Samtliga förtroendevalda förutom ordförande i kommunfullmäktige kommunstyrelsen och utskotten samt vice ordförande (2 st.) i kommunstyrelsen ges rätt till timarvode för uppdrag med de kommunala organ som anges enligt punkt 9.2 ovan. Dock kan timarvode utgå till förtroendevald som fått ett uppdrag från kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet som inte omfattas av årsarvode. I Reglementet anges att; Förtroendevald som utöver sitt ordinarie uppdrag och sitt årsarvode får till uppgift av kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet att utreda visst uppdrag ersätts med timarvode. Uppdraget ska avgränsas i tid Ersättning för förlorad arbetsinkomst Gällande ersättning för förlorad arbetsinkomst har man rätt till det faktiska inkomstbortfall som man kan styrka genom intyg från arbetsgivaren. Ersättning betalas ut med max 277 kr/h för år Då man kan visa att arbetsinkomst förlorats men inte till vilket belopp utbetalas schablonersättning motsvarande den sjukpenninggrundade inkomst som finns registrerad hos Försäkringskassan, vilket kräver intyg från vederbörande. Reglementet ger utrymme för att ta ut tid utöver den faktiska tid som sammanträdet äger rum för inställelse till mötet samt om arbete skulle utförts i omedelbar anslutning till mötet Kommentarer I Reglementet finns ingen gräns för antalet timmar en förtroendevald kan begära ersättning för förlorad arbetsinkomst. Detta lämnar utrymme för den enskilde att tolka reglementet. Man anger heller inte om intygen från arbetsgivare måste uppdateras varje år. Reglementet hänvisar inte till kommunallagens bestämmelse om att förtroendevalda som gör sitt uppdrag på heltid eller betydande del av heltid inte har rätt till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Vidare anser vi att man bör tydliggöra i vilken form ett uppdrag från kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet ska lämnas. I dagsläget är det oklart om uppdraget måste vara beslutat i kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet för att timarvode ska betalas ut eller om det räcker med ett muntligt uppdrag. Vår tolkning är att det bör vara formellt beslutade uppdrag i kommunstyrelsen eller i kommunledningsutskottet. 9

10 9.3 Organisation och ansvar Medborgarservice Kommunledningsstabens funktion Medborgarservice i ansvarar för ersättningar och arvoden till förtroendevalda. Medborgarservice ansvarar för arkiv, information, kansli, kontorsvaktmästeri, kundtjänst och växel. Kanslifunktionen utgör sekretariat för kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och dess utskott samt övriga nämnder och ansvarar således för hanteringen av förtroendevaldas arvoden och ersättningar. Inom kommunen finns totalt fem sekreterare som ansvarar för samtliga nämnder och utskott i kommunen. Sekreteraren tillhör nämndens/utskottens tjänstemannaorganisation och ger stöd och service till det politiska organet Personal Varje sekreterare har följande ansvar; Administrera förtroendevaldas grunduppgifter samt deras uppdrag i datasystemet W3D3 s förtroendemannaregister. Vid varje sammanträde dela ut tjänstgöringsrapporten samt granska att den är korrekt ifylld. Efter varje sammanträde föra över uppgifterna i tjänstgöringsrapporten till den tjänstgöringsrapport med fullständiga personuppgifter som sedan skickas till löneassistenten med ansvar för förtroendevaldas ersättningar och arvoden. Personal är en av funktionerna inom kommunledningsstaben och ansvarar för kommunens personalarbete. Bland annat hanterar Personal löneadministrativa uppgifter för anställda och förtroendevalda inom. En löneassistent är utsedd till att hanterar arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Löneassistenten har följande ansvar ; Kommentarer Registrering/uppdatering av årsarvode för förtroendevalda i lönesystemet, e- Companion. Administrera inkomstintyg avseende ersättning för förlorad arbetsinkomst. Registrera ersättning för förlorad arbetsinkomst, reseersättningar, timarvoden och årsarvoden för samtliga förtroendevalda i lönesystemet, e-companion. Vid vår granskning kan vi konstatera att ordförande i nämnder och utskott attesterar förtroendevaldas ersättningar och arvoden i samtliga nämnder och utskott enligt kommunens attestförteckning förutom i kommunfullmäktige. Utifrån våra intervjuer har vi uppfattat det som att det är respektive nämnds eller utskotts sekreterare som närvarar vid sammanträdet ska fylla i rutan för intern kontroll 10

11 på tjänstgöringsrapporterna. I kommunfullmäktiges fall sker inte detta. För kommunfullmäktige fylls rutan för intern kontroll i av en administratör på Kansliet som inte deltar vid kommunfullmäktiges sammanträden. Vår bedömning är att man i kommunens attestförteckning avseende arvoden och ersättningar till förtroendevalda bör ange vem som är berättigad att svara för den interna kontrollen i respektive nämnd och utskott. Idag kan vi inte bedöma om rätt person svarar för den interna kontrollen beträffande arvoden och ersättningar till förtroendevalda då det inte står angivet. 9.4 Rapportering, attestering och registrering av arvoden och ersättningar Förtroendevald Beslutsattesterare Sekreterare Löneassistent Fylla i blankett avseende timarvode, reseersättning eller förlorad arbetsinkomst Attestera blankett 1 Granskningsattestera blankett i och föra över uppgifter från blankett 1 till blankett 2 och granskningsattestera denna Registrera blankett 2 i lönesystemet Figur 1. Figuren visar utbetalningsprocessen vid ersättningar och arvoden till politiskt förtroendevalda i Enligt Reglementet 18 ska sekreterare, ordförande eller ansvarig handläggare ombesörja att rapportering av ersättning inkommer till kommunledningsstaben. I administreras arvoden och ersättningar för förtroendevalda manuellt av ansvarig personal. Inom kommunen använder man en likadan blankett för samtliga utskott och nämnder att fylla i vid timarvode, reseersättning och förlorad arbetsinkomst. Blanketten ansvarar respektive sekreterare eller ansvarig tjänsteman för och den finns tillgänglig i Kansliets mapp på intranätet. Utbetalningar av arvoden och ersättningar sker på grundval av att blanketterna ska vara attesterad av attestberättigad. Efter ifyllande och attest enligt respektive nämnds 11

12 attestförteckning överför sekreteraren uppgifterna till en annan tjänstgöringsrapport med fullständiga personuppgifter som skickas till löneassistenten tillsammans med original tjänstgöringsrapporten för utbetalning. En kopia tas på original tjänstgöringsrapporten som förvaras tillsammans med tjänstgöringsrapporterna för övriga nämnder och utskott i en gemensam pärm på kansliet. Sekreterarna har inget uttalat ansvar att kontrollera att uppgifterna i tjänstgöringsrapporten stämmer. Inte heller löneassistenten har ett uttalat ansvar över detta. Sekreterarna kontrollerar att attest skett enligt nämndens attestförteckning. Löneassistenten verifierar i samband med registrering av arvoden och ersättningar i lönesystemet att blanketten är ifyllda. Ingen tjänsteman gör någon bedömning utifrån Reglementet om de förtroendevalda är berättigade ersättning eller ej. Vid oklarheter tar de kontakt med kanslichefen eller ansvarig ordförande. Enligt reglementet ansvarar kommunstyrelsen för tolkningar av reglementet. En viktig obligatorisk kontroll i kommunens lönerutin är att löneassistenterna granskar alla nettolöneutbetalningar över tkr. Denna särskilda kontrollista skall sparas och signeras av löneassistenterna. Denna kontroll beröra även de förtroendevalda och då specifikt vissa som hamnar över gränsbeloppet. Vid våra intervjuer framkom att man anser det vara dubbelarbete först fylla i en blankett avseende arvoden och ersättningar vid sammanträdet som sedan ansvarig sekreterare skriver över till en mer detaljerad blankett med fullständiga personuppgifter. Denna blankett skickas i sin tur till löneassistenten för inmatning i lönesystemet, e-companion. Kommunen har tagit fram en gemensam blankett för intyg från arbetsgivaren som delas ut till alla förtroendevalda inför varje ny mandatperiod. Sekreterarna lämnar också ut blanketten då nya förtroendevalda utses under mandatperioden. Ifylld blankett ska skickas till löneassistenten. Löneassistenten registrerar inte inkomstintyg i något datasystem utan sätter in det i en pärm som finns på kontoret. Det görs ingen kontroll av tjänstgöringsgrad vid ersättning för förlorad arbetsinkomst och i samband med mottagande av arbetsgivarintyg. Reglementet anger inte med vilken frekvens inkomstintyg ska lämnas men vid våra intervjuer framkom att tanken är att det räcker med en gång per mandatperiod. Då en förtroendevald som anställd i ansöker om ersättning för förlorad arbetsinkomst undersöker löneassistenten om personen i fråga varit frånvarande de timmar som den angett i tjänstgöringsrapporten genom det gemensamma tidrapporteringssystemet. Om man varit frånvarande kan löneassistenten sedan gå vidare och på samma sätt söka inkomstuppgifter på den förtroendevalde genom kommunens gemensamma lönesystem, e-companion. Vi kan dock notera att samtliga förtroendevalda som är anställda i inte är anslutna till kommunens tidsrapporteringssystem. De som inte är anslutna till tidrapporteringssystemet är t.ex. lärare, städerskor, vaktmästare, brandmän, parkpersonal, personliga assistenter och hemtjänstpersonal. 12

13 Vid nya och förändrade uppdrag för förtroendevalda kommer det till sekreterarnas och löneassistens kännedom via protokoll från kommunfullmäktige som skickas till dem. Nya och förändrade uppdrag för förtroendevalda administreras av en assistent på Kansliet i datasystemet W3D Kommentarer Vår bedömning är att det saknas systemetiska rutiner för att säkerställa den interna kontrollen vid hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Idag finns ingen uttalad ansvarsfördelning bland de tjänstemän som administrerar arvoden och ersättningar vilket leder till att ingen fullständig kontroll av attester eller efterlevnad av Reglementet görs. Vi anser också att kommunen bör överväga att införa ett administrativt stödsystem för hantering av arvoden och ersättningar till förtroendevalda för att minimera risken för fel, öka den interna kontrollen samt effektivisera arbetet. Då till exempel sekreterarna idag måste ska skriva av en första blankett till en näst intill identisk blankett som sedan går till en löneassistent för inmatning eller att löneassistenten förvarar intyg från arbetsgivare i en pärm på sitt kontor. Vi anser att intyg från arbetsgivare borde lämnas varje år då det säkerställer att den förtroendevalda får rätt ersättning. I intygen borde även tjänstgöringsgraden för den förtroendevalde anges samt om det är den tjänst som är den förtroendevaldes huvudsakliga inkomst som ska anges eller om man ska ange samtliga arbetsgivare och i tjänstgöringsgrad. Vi anser inte att löneassisten bör eftersöka inkomstuppgifter på de förtroendevalda anställda i som inte inlämnat intyg från arbetsgivare. 9.5 Granskning av underlag Som en del av granskningen har KPMG granskat underlag för; 1. Ersättningar för förlorad arbetsinkomst Utbetalda ersättningar för förlorad arbetsinkomst under 2011 och 2012 för uppdrag inom kommunala organ som nämns under punkt 9.2 av årsarvoderade förtroendevalda som nämns i reglementets bilaga 1 med ett årsarvode över kronor per år. 2. Timarvode Utbetalda timarvoden under 2011 och 2012 för sammanträden inom kommunala organ som nämns under punkt 9.2 av årsarvoderade förtroendevalda som nämns i reglementets bilaga 1 med ett årsarvode över kronor per år. 3. Samtliga utbetalningar under maj 2011 och januari

14 Samtliga utbetalningar i maj 2011 och januari 2012 för uppdrag inom kommunala organ som nämns under punkt 9.2 av årsarvoderade förtroendevalda som nämns i reglementets bilaga 1 med ett årsarvode över kronor per år Resultat av granskningen av underlag 1. Ersättningar för förlorad arbetsinkomst Vi har funnit att en utav de årsarvoderade förtroendevalda under 2011 och 2012 tagit ut ersättning för förlorad arbetsinkomst fast än uppdraget utgörs på mer än 40 procent av en heltidstjänst. Totalt rör det sig om kr fördelat på 449 timmar för uppdrag inom EU samt projektarbete kring den nya arbetsmodellen WEPA. Under 2011 begärde 8 av de 14 förtroendevalda som är aktuella för granskningen ersättning för förlorad arbetsinkomst. Av dessa hade sju stycken aktuella intyg från arbetsgivare en saknade intyg. Ett utav intygen var inte upprättat på kommunens blankett utan var ett eget intyg från arbetsgivaren. Ingen hade fått ut mer än maxarvodet på 277 kr/h. Under 2012 begärde 9 av de 14 förtroendevalda som är aktuella för granskningen ersättning för förlorad arbetsinkomst. Av dessa hade åtta intyg från arbetsgivare men dessa var från Inget intyg var från Ett utav intygen var inte kommunens utan ett eget intyg från arbetsgivaren. 2. Timarvode Ordförande för kommunfullmäktige samt vice ordförande för kommunstyrelsen har vid ett flertal tillfällen ansökt om och fått sammanträdesarvode fast de enligt Reglementets 5 inte är berättigade till det. Totalt rör det sig om 2572 kr fördelat på 27,5 timmar för en utav kommunstyrelsens vice ordförande, tillika ordförande för kommunstyrelsen utskott för Lärande och stöd, för deltagande i sammanträde för Arvika-Eda samordningsförbund och kommunledningsutskottet. För den andre av kommunstyrelsens vice ordförande, tillika oppositionsråd, rör det sig om 7220 kr fördelat på 47,5 timmar under 2012 för deltagande i sammanträden och konferenser beträffande EU samt gruppledarträff. För ordförande i kommunfullmäktige rör det sig om 6384 kronor i felaktigt utbetalt timarvode fördelat på 42 timmar under 2012 för deltagande i kommunfullmäktiges presidium, kommunledningsutskottet, kommunstyrelsens parlamentariska grupp för föreningsstöd, gruppledarträff samt projektarbete kring den nya arbetsmodellen WEPA. 14

15 Kommentarer 3. Samtliga utbetalningar under maj 2011 och januari Vår granskning har visat att det inte finns något uppenbart fel med de utbetalningar i form av arvoden och ersättningar under maj 2011 och januari 2012 till de 14 förtroendevalda som är aktuella för granskningen. Dock har vi noterat att av de 35 tjänstgöringsrapporter som utgjort underlag för utbetalningarna hade fyra rapporter ingen signatur i rutan för intern kontroll. En av tjänstgöringsrapporterna för kommunfullmäktige var också felaktigt beslutsattesterad. Granskningen visar att man inte följt kommunallagens bestämmelse om ersättning för förlorad arbetsinkomst då en årsarvoderad förtroendevald erhållit ersättning fast än personen i fråga utgör sitt politiska uppdrag på mer än 40 procent. Vid vår granskning av ersättning för förlorad arbetsinkomst fann vi att vissa förtroendevalda ansökt om ersättning för fler timmar än som sammanträdet pågått. Reglementet ger utrymme för att ta ut tid utöver den faktiska tid som sammanträdet äger rum för inställelse till mötet samt om arbete skulle utförts i omedelbar anslutning till mötet. Vi ställer oss dock tveksamma till om man har rätt att ta ut ersättning för förlorad arbetsinkomst om 8 timmar när sammanträdet varat 4,5 timmar och då man har 1,5 mil till sammanträdeslokalen från bostaden. Vår bedömning är att Reglementet bör förtydligas när det gäller ersättning för förlorad arbetsinkomst med en eventuell reglering av max antal timmar som man har rätt att ta ut per dag för förlorad arbetsinkomst. Vi har även funnit att den förtroendevalde som inte haft intyg från arbetsgivare och ändå erhållit ersättning för förlorad arbetsinkomst är anställd inom kommunen. På så vis har löneassistenten kunnat kontroller både om personen varit frånvarande genom kommunens tidrapporteringssystem samt sökt efter inkomstuppgifter genom kommunens lönesystem. Vårt reslutat vid granskning av timarvoden visar att man i Reglementet bör förtydliga meningen; Förtroendevald som utöver sitt ordinarie uppdrag och sitt årsarvode får till uppgift av kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet att utreda visst uppdrag ersätts med timarvode. Uppdraget ska avgränsas i tid. med att det måste ske ett formellt beslut i kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet innan uppdraget utförs för att få ta ut timarvode. Vi har inte funnit något formellt beslut i kommunstyrelsen eller kommunledningsutskottet om att de tre årsarvoderade förtroendevalda som erhållit 15

16 timarvode har rätt till det då det ligger utanför deras uppdrag som de är årsarvoderade för. KPMG, dag som ovan Anna Tång Konsult Anders Naeslund Platsansvarig/Certifierad kommunal revisor 16