Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlingsföreskrift och ansökningsformulär för leverantör av; hemtjänst enligt SoL avlösar- och ledsagarservice enligt LSS Antagen av Socialnämnden gällande från Diarienummer Reviderad

2 Innehållsförteckning 1 Förfrågningsunderlag och upphandlingsföreskrifter LOV Inledning Information Uppdragets och dess omfattning Hemtjänst enligt SoL Avlösar-/ledsagarservice enligt LSS Ickevalsalternativ Information till enskilda om godkända leverantörer Skyldighet att ta emot uppdrag Hemtjänst Avlösar-/ledsagarservice LSS Rutiner för omval Upphandlingsform Frågor om förfrågningsunderlaget Råd till Leverantör Handläggningstid av godkännande Godkännande och kontraktsskrivning Upphandlingssekretess Bilagor Kontroll av Leverantörens lämplighet Krav på registrering Ekonomisk ställning Åberopa andra företags kapacitet Referenser Yrkesmässig kapacitet Krav som kan medföra uteslutning Kravspecifikation Krav på ledning Krav på personal Kontaktman Meddelarfrihet och sekretess Krav på lokaler

3 3.6 Krav på IT-system Kommunen ska tillhandahålla följande: Leverantören ska åta sig följande: Personuppgiftsbiträdesavtal enligt Personuppgiftslagen, PuL Deltagande i kommunens utbildningar Pensioner och försäkringar Introduktion och kompetensutveckling Tjänstelegitimation Miljöfrågor Kontaktperson i miljöfrågor Nyanskaffning av personbil Tolk Ledningssystem för kvalitet Systematiskt förbättringsarbete Synpunkter och klagomål Lex Sarah Kvalitetsberättelse Utdrag ur belastningsregistret och misstankeregistret Samarbete och samverkan Dokumentation Genomförandeplan Hantering av egna medel Tillgänglighet Värdegrund Demensvård Arbetstekniska hjälpmedel Goda hygienrutiner Egenvård Mat och måltider Nyckelhantering Lokal kris- och katastroforganisation Kommersiella villkor Parter Handlingars inbördes ordning Avtalstid Ansökans omfattning Tilläggstjänster Leverantörens uppsägningstid

4 4.7 Insyn Underleverantör Försäkringar Upphörande av LOV Ändring och tillägg till avtalet Ersättning Hemtjänst Avlösar-/ledsagarservice LSS Rätt att innehålla betalning Momskompensation Betalningsvillkor Dröjsmål med betalning Ansvar och villkor för samarbete mellan parterna Överlåtelse av rättigheter och skyldigheter Uppföljning och utvärdering av verksamheten Force majeure, ansvarsbegränsning Skadestånd och viten Hävning Tvistlösning, tillämplig lag

5 1 Förfrågningsunderlag och upphandlingsföreskrifter LOV 1.1 Inledning Den 24 november 2011 beslutade Upplands-Bro kommun att införa lagen om valfrihetssystem (LOV) (2008:962) inom hemtjänst enligt 4 kap 1 socialtjänstlagen (SoL) samt inom avlösar-/ledsagarservice som omfattas av lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Insatserna gäller för personer som är såväl över som under 65 år (äldreomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning). 1.2 Information Upphandlande myndighet är Upplands-Bro kommun, Kungsängen, org. nr Information om Upplands-Bro kommun finns på kommunens hemsida, Annons sker löpande på den nationella databasen samt på kommunens hemsida. Kommunen är huvudman och ytterst ansvarig för verksamheten. I Upplands-Bro kommun har socialnämnden det yttersta ansvaret för att de som vistas i kommunen får det stöd och den hjälp som de behöver. Socialnämnden har bland annat som uppgift att godkänna leverantörer, det vill säga ange de krav som man anser att leverantören ska uppfylla för att kvalificera sig. Vidare ansvarar socialnämnden för att kontrollera och följa upp att kraven är uppfyllda (detta gäller också den egna leverantörheten). Inom socialnämnden finns en myndighets- och beställaravdelning där biståndshandläggarna är anställda. De beslutar om omsorgs- och serviceinsatser till enskilda enligt SoL och LSS. 1.3 Uppdragets och dess omfattning Upplands-Bro kommun gör en upphandling enligt lag (2008:962) om valfrihet, LOV Den som ansöker om att bli godkänd som leverantör kan göra följande val av kategorier. Leverantör av hemtjänst enligt SoL Leverantör av avlösar-/ledsagarservice enligt LSS. Leverantör av hemtjänst enligt SoL samt avlösar-/ledsagarservice enligt LSS Upplands-Bro kommun har ca invånare och omkring av dessa är över 65 år. Upplands-Bro ingår i det finska förvaltningsområdet, vilket innebär att de som bor i kommunen och talar finska till vardags också ska kunna göra det när man kontaktar kommunen. De finsktalande har rätt att helt eller delvis få äldreomsorg på finska. Ca 7,5 % av invånare över 65 års ålder är finsktalande. Upplands-Bro har drygt 500 hemtjänstkunder, varav cirka 100 endast är beviljade trygghetslarm. Antalet brukare ökar med ungefär 20 nya kunder per år. Omkring timmar hemtjänst var beviljade under maj månad

6 Knappt 10 personer är beviljade avlösarservice och cirka 40 personer har ledsagarservice enligt LSS. Den totala volymen uppgår till cirka beviljade timmar per månad. Leverantören ska ha ett rehabiliterande arbetssätt och uppmuntra brukaren till att etablera och behålla sociala kontakter. Ett rehabiliterande förhållningssätt innebär hjälp till självhjälp så att den enskildes funktioner och sociala kontakter för den dagliga livsföringen upprätthålls. Leverantören ska arbeta förebyggande för att upprätthålla den enskildes funktionsförmåga Hemtjänst enligt SoL Hemtjänst är ett samlingsbegrepp för olika insatser som beviljas till individer efter den enskildes behov. Dessa typer inkluderar trygghetslarminsatser, omsorg, service, ledsagning och avlösning. Målet med hemtjänst är att underlätta för den enskilde att kunna bo kvar hemma och leva ett så självständigt liv som möjligt. Uppdraget omfattar hemtjänst i ordinärt boende och leverantören måste vara verksam i hela Upplands-Bro kommun. Omfattning av uppdraget kan variera över tid och kommunen kan därför inte lämna någon volymgaranti till leverantören. Tjänsten avser beviljade insatser dagtid 07:00 22:00. Hemtjänst nattetid ingår ej i uppdraget utan utförs av kommunen. Kommunens biståndshandläggare fattar beslut om insats. Leverantören ska utifrån den enskildes val och biståndshandläggarens beställning utföra insatsen. Biståndshandläggaren lämnar beställningen till den leverantör som den enskilde har valt. Leverantören ska påbörja uppdraget inom ett dygn från beställning. Matdistribution till brukarna, från kommunens produktionskök, ingår i uppdraget. Som leverantör ingår larminsatser för trygghetslarm dagtid till den enskilde i uppdraget. Tjänsten omfattar även larminsatser till enskilda som enbart har beviljats trygghetslarm och inga ytterligare hemtjänstinsatser men har valt leverantör för denna insats. Larm ska besvaras inom 30 minuter. Installation och service av larm ingår ej i uppdraget, utan utförs av kommunen. För närvarande har kommunen inte hälso- och sjukvårdsansvar i ordinärt boende och trygghetsboende varmed delegerade hälso- och sjukvårdsinsatser för enskilda inte ingår i uppdraget. Enskilda kan få sina medicinska vårdbehov tillgodosedda i det egna hemmet genom hemsjukvård. Idag bär Stockholm läns landsting ansvaret för hemsjukvården i Upplands-Bro kommun. Det pågår dock diskussioner om kommuners övertagande av hemsjukvård mellan Stockholms Läns Landsting och kommunerna i Stockholms län Avlösar-/ledsagarservice enligt LSS Ledsagning Ledsagning är en insats i form av följeslagare utanför hemmet för individer med funktionsnedsättning. Ledsagarservice ska bryta den isolering som kan uppstå på grund av ett funktionshinder och ge individen möjligheter till socialt liv och fritidsaktiviteter. Ledsagning ska vara individuellt utformad och ha karaktären av personligt stöd. Ledsagarservice anställer en ledsagare i samråd med den enskilde 6

7 utifrån ett biståndsbeslut. Behovet av insatser varierar över tid och antalet beviljade timmar ledsagning kan därför skilja sig kraftigt från månad till månad. Vid nytt uppdrag ska ledsagning inkludera ett möte mellan den enskilde och arbetsledare eller samordnare. Avlösning Avlösarservice innebär att tillfälligt ta över omvårdnaden av en individ som har en funktionsnedsättning och kan ges både regelbundet och vid akuta behov. Avlösning till föräldrar till barn och ungdomar med funktionsnedsättning syftar till att de ska kunna lämna hemmet, eller för att kunna ägna sig åt barnets syskon. Insatser utgörs av individuellt utformat stöd och hjälp med dagliga personliga behov och de utförs i hemmet och dess närmiljö. Insatserna ska kunna utföras alla tider på dygnet och alla dagar i veckan årets alla dagar. Eftersom avlösarservice utförs i den enskildes hem är kontinuitet och lyhördhet för familjens önskemål viktigt. Avlösar- och ledsagarserviceuppdrag ska kunna utföras på det sätt som anges i biståndsbeslutet. Det är inte möjligt för leverantören att begränsa sina insatser till vissa tider på dygnet, till exempel exkluderas uppdrag som innehåller insatser på kvällar, nätter och helger. Den enskilde ska minst ha möjlighet att avboka ledsagare/avlösare Via röstbrevlåda Samt via e-post 1.4 Ickevalsalternativ En kund har alltid rätt men ingen skyldighet, att välja och byta leverantör. För den enskilde som inte önskar välja leverantör ska kommunen tillhandahålla ett ickevalsalternativ. Ickevalsalternativet i Upplands-Bro kommun är kommunens egenregi. I Upplands-Bro kommun har den enskilde rätten att byta leverantör upp till fyra gånger per år. 1.5 Information till enskilda om godkända leverantörer Upplands-Bro kommun ansvarar för att informera den enskilde om vilka leverantörer som godkänts som utförare. Kommunen informerar om leverantörens verksamhet på kommunens hemsida samt i tryckt format. Biståndshandläggarna informera om vilka leverantörer som finns att välja bland i samband med den enskildes val. Leverantören har rätt att marknadsföra sin verksamhet. Kommunen förutsätter att leverantören utformar sin marknadsföring på ett sådant sätt att den enskilde inte uppfattar det som påträngande och som i övrigt är etiskt försvarbart. 1.6 Skyldighet att ta emot uppdrag Leverantören är skyldig att ta emot de personer, som valt leverantören. Leverantören kan inte tacka nej till en kund, till exempel på grund av den enskildes individuella behov, bostadsort eller att uppdraget understiger ett visst antal timmar. 7

8 1.6.1 Hemtjänst Uppdrag ska kunna påbörjas inom ett dygn efter det att leverantören mottagit beställning av biståndshandläggaren. Akuta insatser ska genomföras omgående Avlösar-/ledsagarservice LSS För avlösar-/ledsagarservice LSS gäller att leverantören bestämmer vem som ska anställas, men att den enskilde har rätt att påverka rekryteringen. Uppdrag ska initieras snarast efter det att leverantören mottagit beställning av biståndshandläggaren. Verkställighet ska ske skyndsamt och inom tre månader. 1.7 Rutiner för omval Den enskilde har rätt att byta leverantör. Vid sådant byte meddelar biståndshandläggaren berörda leverantörer skriftligt via kommunens verksamhetssystem. Den enskildes uppsägningstid vid byte är fem (5) vardagar. Under denna tid står den tidigare leverantören för tjänsten och ersättning utgår till densamma. Vid byte ska leverantören samverka med kommunen och den nya leverantören. Leverantören ansvarar för att byte till ny leverantör sker med minsta möjliga negativa påverkan för den enskilde och andra berörda. 1.8 Upphandlingsform Upphandlingen genomförs enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem, LOV. Upphandling enligt LOV har ingen given sluttid och pågår så länge den annonseras på Kammarkollegiets webbplats (valfrihetswebben). Ansökan kan därmed lämnas löpande. Alla leverantörer som uppfyller kraven i detta förfrågningsunderlag får teckna kontrakt med kommunen efter beslut i socialnämnden. Socialnämnden har delegerat till tjänsteman att fatta beslut om tilldelning. Den kommunala egenregiverksamheten behöver inte ansöka om att bli godkänd, men kraven är likvärdiga (likabehandlingsprincipen). 1.9 Frågor om förfrågningsunderlaget Frågor avseende eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen i upphandlingsverktyget E-avrop, svar på frågor kommer att lämnas via E-avrop och avisering om att svar finns att hämta sker via e-post till registrerad intressent Råd till Leverantör För att säkerställa att ni som leverantörer inte missar krav i upphandlingen är det viktigt att ta del av den här informationen först: Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Registrera dig som ny leverantör och följ därefter anvisningarna som systemet ger. Vid problem med registrering eller anbudsgivning kontakta E-avrops support. Kontaktknapp finns längst ner på höger sida i E-avrop. Registrering och prenumeration på upphandlingar är gratis i E-avrop. 8

9 Kammarkollegiet har publicerat en bra vägledning för leverantörer inom valfrihetssystem. Vägledningen hittar du på; Ansökan ska vara skriven på svenska och följa förfrågningsunderlagets direktiv och beskrivning ska lämnas på anvisad plats. Viktigt att ansökan är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter redan från början. Eventuella intyg och dokumentation som ska bifogas ansökan, ska av leverantören skannas in och skickas med som en fil i E-avrop. För vissa krav ska leverantören ange hur kravet ska uppfyllas. Ett sådant krav anses som uppfyllt om leverantören trovärdigt redovisar hur kravet ska uppfyllas samt att leverantören redovisar tillvägagångssättet som bedöms leda till att kravet ska uppfyllas. Namn på bifogade bilagor ska lämnas på anvisad plats. Bilagorna ska ha tydliga namn och nummer. Ansökan ska vara undertecknad av firmatecknaren och skannas in. För att ansökan ska kunna godkännas måste samtliga krav i förfrågningsunderlaget vara uppfyllda. Ansökan ska vara bindande i sex månader räknat från den dag ansökan lämnas in. Kontrollera att ni erhållet en bekräftelse i form av e-post att ansökan är mottagen och att samtliga bilagor finns med Handläggningstid av godkännande Ansökningar för godkännande som leverantör handläggs löpande och handläggningstiden beräknas till maximalt två månader, under förutsättning att ansökan är komplett enligt förfrågningsunderlaget. Om några uppgifter saknas eller är ofullständiga delges sökande detta skriftligt och har möjlighet att begära rättelse och komplettera sin ansökan. Under sommar- och julmånader kan handläggningstiden bli längre. Om ansökan om godkännande som leverantör avslås av kommunen har leverantören rätt att på nytt ansöka om godkännande en gång per år Godkännande och kontraktsskrivning Leverantörer vars ansökan uppfyller samtliga krav kallas in till ett möte med socialkontoret för avstämning av kommunens krav på uppdraget och leverantörens förståelse för uppdraget. Deltagande på detta möte är obligatoriskt för att leverantören ska kunna bli godkänd. I samband med godkännande kommer kontraktsskrivning att ske Upphandlingssekretess Inkommen ansökan kommer att behandlas som en offentlig handling. Upplands-Bro kommun omfattas av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. 9

10 För att en uppgift i en sådan handling ska kunna sekretessbeläggas måste stöd för detta finnas i sekretesslagen. Inkommen ansökan är i huvudregel offentlig. Av 31 kap. 16 offentlighets- och sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgifter i ansökan som rör sökandens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att sökanden lider skada om uppgiften röjs. Namnge den eventuella bilaga där det framgår vilka uppgifter i ansökan som ni anser omfattas av sekretess, samt ange ert skäl. Beslut kan överklagas till kammarrätten Bilagor 16-principer för samverkan Faktablad om personuppgiftsansvar Manual för processer och rutiner Miljöplan Överenskommelse mellan Stockholmsläns landsting och kommuner i Stockholm Teknisk manual 2 Kontroll av Leverantörens lämplighet Leverantören ska visa att den har dels en ägarstruktur och organisation, dels en affärsidé och verksamhetsprofil som är ändamålsenlig för uppdragets genomförande. Leverantören ska visa att det inom företaget finns tillräcklig kunskap, erfarenhet och förmåga för att kunna genomföra uppdraget. Leverantörens huvudsakliga arbetsområde/verksamhetens innehåll: (Fritextsvar) Leverantörens ägarstruktur, företagsform och organisation samt organisationsnummer: (Fritextsvar) Leverantörens affärsidé och verksamhetsprofil: (Fritextsvar) Antal år i branschen: (Fritextsvar) Antal anställda: (Fritextsvar) Leverantörens kontaktperson: (Fritextsvar) Telefon nummer: E-post: (Fritextsvar) Plusgiro/bankgiro: 2.1 Krav på registrering Leverantören ska vara registrerad hos Bolagsverket eller motsvarande för den typ av verksamhet som upphandlingen avser. Leverantören ska även vara godkänd för F- skatt. Registreringsbevis samt registerutdrag ska lämnas som bilaga i samband med ansökan. Sökande som inte bedriver verksamhet i Sverige ska visa att företaget är registrerad i det land företaget bedriver verksamhet enligt det landets regler om aktiebolags- eller handelsregister eller liknande register. Intyget/n ska inte vara äldre än två månader räknat från datum för inlämnandet av ansökan. 10

11 Namnge bilagorna för registreringsbevis från Bolagsverket samt registerutdrag från Skattemyndigheten. 2.2 Ekonomisk ställning Leverantör ska ha en stabil ekonomisk ställning och minst ha God kreditvärdighet (gäller ej nystartade företag) enligt Creditsafe eller motsvarande. I de fall lägre riskklassificering redovisas ska leverantören ändå anses uppfylla kravet om en sådan förklaring lämnas att det kan anses klarlagt att Leverantören innehar motsvarande ekonomiska stabilitet. Utförare som har ett nystartat företag ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att bifoga ett förhandsbesked på en bankgaranti eller det motsvarande att säkerhet finns, samt på begäran kunna redovisa referens till bank eller annan finansiär, i den händelse att ett avtal tecknas med leverantören. Garanti/säkerhet ska omfatta minst 50,000 SEK och gälla så länge som företaget inte uppfyller ovanstående krav om ekonomiska ställningen. Det ska framgå av förhandsbeskedet att garantin/säkerheten kommer att vara kopplad till det avtal som tecknas mellan parterna i enlighet med detta förfrågningsunderlag och lämnad ansökan. Som alternativ till en formell bankgaranti kan företaget låta banken dokumentera att 50,000 SEK har spärrats på ett särskilt konto till förmån för detta avtal. Om ni vill styrka er ekonomiska status på annat sätt än genom God kreditvärdighet ska ni namnge den bilaga som styrker er ekonomiska status. 2.3 Åberopa andra företags kapacitet En sökande får åberopa andra företags ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet i ansökan. Leverantören ska dock kunna visa att han eller hon kommer att förfoga över nödvändiga resurser när kontraktet ska fullgöras. Namnge bilaga om andra företags kapacitet åberopas. 2.4 Referenser Leverantören ska i ansökan lämna två referenser, som kan styrka att leverantören har erforderlig kompetens, erfarenhet, skicklighet och förmåga för det sökta uppdraget. Referenserna ska inte vara äldre än två år. Två referenser ska även lämnas avseende verksamhetschefen. Nybildat företag kan lämna personliga referenser avseende ägare och/eller verksamhetschef. Kommunen kan vid behov komma att ta egna referenser. Namnge era två referenser i bilagan: 2.5 Yrkesmässig kapacitet Leverantören ska under hela avtalsperioden ha en organisation med erforderlig yrkesmässig kompetens, erfarenhet och kapacitet för de tjänster som leverantören väljer att utföra enligt detta förfrågningsunderlag. 11

12 Personalens utbildningsbehov avseende fortbildning och handledning ska tillgodoses. Leverantören ska beskriva sina rutiner för hur medarbetarnas utbildningsbehov avseende hur fortbildning och handledning tillgodoses. Namnge bilagan för efterfrågad rutin. 2.6 Krav som kan medföra uteslutning Kommunen kommer att kontrollera att Leverantören betalar föreskrivna skatter och avgifter genom att begära in blanketten SKV 4820 från Skatteverket. Genom SKV 4820 kontrolleras att: föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda För utländska Leverantör ställs motsvarande krav. Dessa ska till sin ansökan bifoga intyg från behöriga myndigheter i det egna landet som visar att: omständigheter enligt 7 kap. 1 LOV inte föreligger föreskrivna skatter och sociala avgifter är erlagda Leverantören ska uppfylla lagenligt ställda krav avseende registreringsskyldighet. Leverantör som inte bedriver verksamhet i Sverige ska uppvisa lagenligt registreringsbevis från det land där leverantören bedriver verksamhet. Enligt LOV 7 kap. 1 får en leverantör uteslutas om leverantören: 1. Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud 2. Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller annat liknande förfarande 3. Genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott som avser yrkesutövningen 4. Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta 5. Inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i hemlandet eller annan stat inom EES-området, eller 6. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna paragraf Leverantör som är en juridisk person får uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i punkt 3 eller har gjort sig skyldig till sådant fel som avses i punkt 4 i ovanstående uppräkning. Om ansökan inte godkänns kan leverantören ansöka om rättelse i förvaltningsdomstol. 12

13 3 Kravspecifikation 3.1 Krav på ledning Verksamhetschefen eller den som ansvarar för verksamheten, personal, ekonomi och drift inom det eller de områden ansökan avser, ska ha; lämplig högskoleutbildning samt minst två års erfarenhet och kompetens att leda, organisera och samordna hemtjänst lämplig högskoleutbildning samt minst två års erfarenhet och kompetens att leda, organisera och samordna avlösarservice Avser leverantören att byta chef för verksamheten under avtalsperioden ska anmälan göras till kommunen i samband med dennes uppsägning. Leverantören ska skicka in dokumentation som styrker att den nya verksamhetschefen uppfyller kommunens krav på ledning. Kommunen ska godkänna ny verksamhetschef. Leverantören ska säkerställa att den som ansvarar för verksamheten ska ha ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och Socialstyrelsens riktlinjer. Verksamhetschef för eller dess företrädare avseende hemtjänst ska kunna nås 07:00 22:00 alla veckans dagar. Verksamhetschef eller dess företrädare avseende avlösar- /ledsagarservice ska kunna nås dygnet runt alla veckans dagar. Vid frånvaro, semester eller liknande, ska kommunen informeras om ersättare för den tiden. Namnge bilagor som styrker kraven på verksamhetens ledning: 3.2 Krav på personal Leverantören svarar för alla kostnader för till exempel löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga eller lagstadgade löneomkostnader. Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen. All personal ska ha personlig lämplighet. Leverantören och dennes personal ska ha så goda kunskaper i svenska när det gäller att tala, läsa och skriva att de kan ta emot instruktioner, samtala med de enskilda och dokumentera insatserna. Leverantören ska garantera att verksamheten är bemannad med sådan kompetens och personalstyrka att kunderna alltid tillförsäkras nödvändiga hjälpinsatser. Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal ska ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. Med detta avses att försäkring ska tecknas för tjänstepension, försäkring vid sjukdom, arbetsskada, dödsfall samt omställningsavtal. Leverantören ska redovisa sina eventuella kollektivavtalsförhållanden inklusive kollektivavtalade försäkringar eller andra träffade överenskommelser. Namnge bilaga för efterfrågat krav: I det fall utföraren vidtar åtgärder eller agerar på ett sätt som uppenbart strider mot innehållet i denna paragraf utgör det grund för hävning av avtalet. Innebär hävningen 13

14 en kostnad för kommunen är leverantören skyldig att hålla kommunen skadeslös fullt ut. Den enskilde har möjlighet att önska om att få ledsagning/avlösning utförd av en anhörig eller närstående, så kallad anhöriganställning. Det är leverantörens ansvar att ta ställning till om den tänkta personen har den kompetens och lämplighet som krävs för att utföra tjänsten. I de fall anhöriganställning kan vara aktuellt ska leverantören alltid rådgöra med ansvarig biståndshandläggare innan anställningen genomförs. 3.3 Kontaktman Leverantören ska utse en kontaktman för den enskilde inom fem dagar från det att uppdraget har påbörjats. Kontaktmannen ska ha ett övergripande ansvar för planeringen tillsammans med den enskilde. I den mån det är möjligt ska kontaktmannen ge stöd till den enskilde, men där behovet är stort och fler behöver ge stödet får kontaktmannen en samordnande roll. Det ska finnas möjlighet för den enskilde att byta kontaktman. Leverantören ska ha en skriftlig rutin för vad uppdraget som kontaktman innebär. Namnge bilaga för efterfrågad rutin: 3.4 Meddelarfrihet och sekretess Personal anställd hos leverantören ska ha rätt att uttala sig i enlighet med den meddelarfrihet som gäller i tryckfrihetsförordningen 1 kap. 1 samt 13 kap. i Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400). Leverantören ansvarar för att all personal iakttar den sekretess som är gällande för socialtjänstens personal enligt Offentlighet och sekretesslagen 26 kap. 1, Krav på lokaler Det finns inga krav på att leverantörerna att ha lokal i Upplands-Bro kommun. Nycklar måste dock förvaras i låsta säkerhetsskåp och ändamålsenligt så att en inställningstid för larmutryckning på trygghetslarm under 30 minuter säkerställs. Namnge den adress varifrån personalen kommer att utgå ifrån, samt där nycklar och matlådor kommer att förvaras. 3.6 Krav på IT-system Leverantören ska följa gällande lagstiftning, föreskrifter samt kommunens gällande informationssäkerhetspolicy samt riktlinjer för informationssäkerhet. För hantering av rutiner, information, IT-system och kommunikation ska leverantören i allt väsentligt efterleva de inom Kommunförbudet Stockholms Län (KSL) antagna 16 principer för samverkan. Leverantörens verksamhet ska ha tillgång till del av kommunens IT-system, avseende verkställighet av beslut. De har också möjlighet att få tillgång till kommunens tidrapporteringsverktyg mot en kostnad. Registreringen är underlag för kundens avgifter och ersättning till utföraren. De utgör vidare underlag för kvalitetssäkring av 14

15 att insatser görs enligt beställning och genomförandeplan. Felaktiga registreringar ger inte rätt till ersättning Kommunen ska tillhandahålla följande: Åtkomst via webbgränssnitt för två samtidiga användare till del av kommunens IT-verksamhetssystem. Om leverantören vill ha fler samtidiga behörigheter står leverantören för kostnaden till dessa. Utbildning för två av leverantörens personal i kommunens IT-verksamhetssystem. Behörighet till IT-verksamhetssystemet efter utbildning. Licens och driftskostnad till Phoniro Care som är kommunens tid- och inrapporteringssystem för registrering av utförd tid och insats hos kund. Support för IT- verksamhetssystemet och tidrapporteringssystem. Support för access till kommunens IT-nät. Utbildning för två av leverantörens personal i kommunens tidsrapporteringssystem. Teknisk specifikation för lägsta nivå för att RDS, verksamhetssystemet och tidrapporteringssystemet ska fungera. Initial uppstartshjälp på plats för ny utförare Leverantören ska åta sig följande: Hårdvara (PC, skrivare med mera) Förbrukningsmaterial (toner, papper, bläckpatroner, lagrings-media med mera). Tillbehör till tidrapporteringssystemet Phoniro Care, beställs av kommunens lamansvarig. Se bilaga om processer och rutiner. Installation av hårdvara, skrivare, egen programvara med mera. IT-support/service till sina användare för leverantörens egen hårdvara och egna IT-system. Switchar och brandvägg. För att åtkomsten ska fungera krävs att leverantören har en väl fungerande Internetuppkoppling för de datorer som ska använda applikationen. För tillgång till tidrapporteringsverktyget krävs en fast IP-adress Leverantören ansvarar för och bekostar all IT-utrustning som leverantören ska använda för de IT-system som kommunen ställer till förfogande. Leverantören ska ställa sin personal till förfogande för utbildning kommunens IT-verksamhetssystem och tidrapporteringssystem i samband med uppstart av verksamheten. Utbildningen omfattar en halv dag för respektive system, sammanlagt en heldag. 15

16 Leverantören ansvarar för att all hantering av IT-systemen sker enligt gällande lagstiftning, offentlighet- och sekretesslag samt personuppgiftslagen. När någon med behörighet till kommunens IT-nät slutar sin anställning ska leverantören omedelbart skriftligen meddela detta till kommunen, så att behörigheten kan avslutas. Leverantören får inte kopiera uppgifter i verksamhetsystemen till något annat register eller verksamhetsprogram utan beställarens medgivande. Leverantören ska säkerställa att obehöriga inte får tillgång till eller information från verksamhetsystemen. Om avtalet mellan kommunen och leverantören upphör, avslutas samtliga behörigheter. Ingen information blir åtkomlig efter avslut. Om kommunen under avtalstiden upphandlar nytt/kompletterande IT-system för ovanstående del ska leverantören använda det/de nya systemen i den verksamhet, som avses i denna upphandling. För leverantörer av enbart avlösar-/ledsagarservice LSS finns idag inget krav på digitalt inrapporteringssystem för att registrera den utförda tiden hos brukaren. Den utförda tiden läggs i stället in manuellt i kommunens IT-verksamhetssystem. 3.7 Personuppgiftsbiträdesavtal enligt Personuppgiftslagen, PuL Socialnämnden i Upplands-Bro kommun är personuppgiftsansvarig. Leverantören är personuppgiftsbiträde. Enligt 30 i PUL ska det finnas ett skriftligt avtal mellan den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet. Nedan följer de krav som föreskrivs i lagen och som därmed regleras i och med att skriftligt avtal tecknas i denna upphandling. Rätten att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning följer avtalets tid. När avtalet upphör ska leverantören återlämna och/eller förstöra samtliga personuppgifter som den haft tillgång till under avtalstiden. Återlämning eller information om förstöring ska ges till beställaren i anslutning till att avtalet upphör. Leverantören åtar sig att behandla personuppgifter i enlighet med PUL och personuppgiftsansvariges instruktioner. Personuppgiftsbiträdet ska, enligt vad som framgår av 31 PuL, vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Leverantören ska skicka en sammanställning över utförda åtgärder enligt ovanstående stycke till kommunen. Beställaren ska meddela leverantören om ytterligare tekniska och/eller organisatoriska åtgärder behövs. Leverantören ska på beställarens begäran förse beställaren med information om leverantörens behandling av personuppgifter. Parterna ska samarbeta och utbyta information så att vardera parten kan uppfylla PUL:s krav avseende information till registrerade och rättelse av personuppgifter. Leverantören ska hålla kommunen skadeslös i händelse av att den enskilde åsamkas skada som orsakats av att leverantören har behandlat personuppgifter i strid med avtal eller instruktion från kommunen. 16

17 3.8 Deltagande i kommunens utbildningar Leverantören ska ge sin personal möjlighet att delta i utbildningar som kommunen anordnar om de inte får motsvarande kunskaper från annat håll. Eventuella merkostnader i samband med utbildningar täcks av leverantören. 3.9 Pensioner och försäkringar Leverantören ska tillämpa anställningsvillkor för de anställda med kollektivavtal eller motsvarande de kollektivavtalsvillkor som gäller inom branschen, avseende pensioner och sjuk- och arbetsskadeförsäkringar. Namnge bilagan där ni beskriver era villkor och eventuellt vilket kollektivavtal det motsvarar Introduktion och kompetensutveckling Leverantören ska följa Socialstyrelsens allmänna råd om grundläggande kunskaper hos personal som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre. (SOSFS 2011:12). Inom hemtjänst ska minst 65 % av personalen ha fullgjort undersköterskeutbildning. Inom ledsagar- och avlösarservice ska minst 65 % av personalen ha adekvat gymnasieutbildning. Ambitionen ska vara att andelen personal med undersköterskeutbildningen/adekvat gymnasieutbildning ska öka varje år. Leverantören ska ha en plan för en kontinuerlig kompetensutveckling av personalen och som inbegriper en för uppdraget relevant vidareutbildning och handledning. Leverantören ska ha skriftliga rutiner för introduktion i samband med anställning av personal. Namnge bilagan för efterfrågad rutin Tjänstelegitimation Leverantören och dennes anställda (och underleverantörer) ska alltid bära identifikation på ett sådant sätt att den är synlig för den enskilde. Av identifikationen/legitimationen ska det framgå personalens namn och vilket företag han/hon är anställd av Miljöfrågor Leverantören ska i sitt arbete sträva efter att hjälpa till att minska miljöpåverkan och utsläpp av luftföroreningar samt minska förbrukning av naturresurser genom att i största möjliga mån välja miljöanpassade alternativ vid val av produkter, fordon samt ombesörja sitt avfall genom exempelvis återvinning. Kemikalier ska hanteras på ett för människan och naturen säkert sätt Kontaktperson i miljöfrågor Leverantören ska senast vid driftsstart ha en namngiven kontaktperson på företaget avseende miljöfrågor. Namnge företagets kontaktperson för miljöfrågor. 17

18 Nyanskaffning av personbil Vid nyanskaffning av personbil under avtalstiden ska fordonen uppfylla kriterierna för miljöbil enligt förordning om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar och bilresor (SFS 2009:1) Tolk Leverantören ska erbjuda brukaren hjälp av personal som talar brukarens modersmål även om det inte är svenska. Om leverantören får en beställning från en person vars modersmål inte är svenska ska leverantören bistå med tolk, om det inte finns någon av personalen som behärskar brukarens språk Ledningssystem för kvalitet Ledningssystemet för kvalitet ska uppfylla kraven i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd avseende ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Vidare ska leverantören med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Kvalitetssystemet ska säkerställa att tjänsterna utförs på ett sådant sätt att avtalad kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet ska bedrivas med stöd av metoder och rutiner som underlättar och möjliggör nämndens uppföljning. Namnge bilagan som beskriver företagets ledningssystem för kvalitet samt bilagan som beskriver hur personalen i praktiken arbetar utifrån ledningssystem Systematiskt förbättringsarbete Den som ansöker om att bli utförare i Upplands- Bro ska uppfylla kraven i Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem av kvalitet (SOSFS 2011:9) samt Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljö arbete (AFS 2001:1 samt AFS 2003:4). Likaså ska den som ansöker uppfylla eventuellt nya krav och förändringar i lagstiftningen Synpunkter och klagomål Leverantören ska ha skriftliga rutiner för klagomålshantering. Brukaren och dess närstående ska alltid veta till vem man vänder sig för att på ett enkelt sätt lämna synpunkter på leverantörens verksamhet. Den enskilde ska få svar senast inom 14 dagar. Leverantören ska löpande informera kommunen om inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder. Leverantören ska årligen senast den 15 januari till kommunen, redovisa resultat över avvikelser, inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder Lex Sarah All personal ska känna till skyldigheten att medverka till god kvalitet samt rapportera missförhållanden och påtaglig risk för missförhållanden enligt Lex Sarah. 18

19 Leverantören ansvarar för att all personal känner till skyldigheten att rapportera missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande enligt SoL och LSS. Leverantören ska i enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd SOSFS 2011:5 och SOSFS 2013:16 ha skriftliga rutiner för hur skyldigheten att rapportera, utreda, avhjälpa och undanröja missförhållanden och risker för missförhållanden ska fullgöras. Missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande Leverantören ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om inkommen rapport. Allvarligt missförhållande eller påtaglig risk för allvarligt missförhållande Leverantören ansvarar för att beställande nämnd omedelbart informeras om anmälan till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Leverantören ska till beställande nämnd skicka dels en kopia på anmälan till IVO, dels en kopia på den utredning som skickats till IVO med anledning av anmälan. Kopia på utredningen ska skickas till beställande nämnd omgående när den är slutförd, med beaktande av tystnadsplikten. Informationen ska omfatta vad som framkommit under utredningen, ställningstagandet samt vidtagna och planerade åtgärder Kvalitetsberättelse Leverantören ska årligen upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse som redovisas för socialnämnden. I kvalitetsberättelsen ska det framgå: Hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår Vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet Vilka resultat som har uppnåtts Kvalitetsberättelsen ska vara så detaljerad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Leverantören ska årligen senast den 15 januari redovisa resultatet till kommunen Utdrag ur belastningsregistret och misstankeregistret Upplands-Bro kommun kräver att utdrag ur belastningsregistret och misstankeregistret begärs för vårdpersonal som utför stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder. Detta gäller den som utför stöd- och serviceinsatser åt barn med funktionshinder (SFS 2010:479). Leverantörer av avlösar-/ledsagarservice LSS för barn är skyldiga enligt Lagen om registerkontroll att begära utdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Leverantören ska själv begära och kontrollera utdrag för sin personal och eventuella underleverantörer som visar att inga brott har begåtts med relevans för servicearbetet innan vårdpersonal avdelas för uppdrag hos den enskilde kunden. 19

20 3.17 Samarbete och samverkan I leverantörens åtagande ingår att samarbeta med kommunen samt med övriga myndigheter, organisationer och föreningar som kan ha betydelse för den enskilde. Kommunen ansvarar för att kontinuerligt uppdatera och hålla tillgängliga de rutiner och riktlinjer som hänvisas till i avtalet. Leverantören ska samarbeta med kommunens nattpatrull så att den enskildes stödbehov kan utföras med god kvalitet. Leverantören ska arbeta i enlighet med de skriftliga samverkansavtal och överenskommelser som kommunen träffar. Leverantören ska delta i de möten som kommunen kallar till, till exempel utförarmöte och avstämningar på individnivå. Leverantören ska i förekommande fall medverka i forsknings- och utvecklingsprojektprojekt som Upplands-Bro kommun deltar i. Leverantören ska samverka med landstingets och kommunens verksamheter för hälso- och sjukvård för att den enskilde ska få god vård och omsorg. Leverantören ska vid behov delta i vårdplanering i samverkan mellan huvudmännen och den enskilde eller om detta inte är möjligt med dennes företrädare Dokumentation Leverantören ska dokumentera genomförandet i enlighet med 21 kap. a och b LSS, 11 kap. 5 och 6 SoL samt SOSFS 2006:5 (ersätts av SOSFS 2014: 5 från och med ). Leverantören ska upprätta en social akt för varje kund som minst ska innehålla: uppdrag genomförandeplan riskbedömning social journal för genomförande signeringslista (där hela namnet för personalens signatur framgår, till exempel KA-Kalle Andersson). Signeringslista behövs inte om den sociala dokumentationen sker helt digitalt. Dokumentationen ska visa vilka åtgärder som vidtagits, avvikelser samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Den enskilde ska hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som leverantören skriver in i journalen. Ifall den enskildes behov ändras ska leverantören dokumentera detta och omedelbart kontakta biståndshandläggaren. Leverantören är skyldig att omgående meddela biståndshandläggaren om eventuella avbrott i insatsen. All dokumentation som rör den enskilde ska förvaras skyddad mot obehörig åtkomst, brand och fukt. Leverantören ansvarar för att all dokumentation som rör den enskilde överlämnas till kommunen utan kostnad när insatsen avslutas eller när kommunen så begär. Leverantören ansvarar för att all dokumentation och gallring sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter och riktlinjer. 20