OMVÄRLDSBEVAKNING. Veronica Alfredsson

Transkript

1 OMVÄRLDSBEVAKNING Hur långt räcker utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap? Veronica Alfredsson Examensarbete (20 poäng) för magisterexamen i Biblioteks- och informationsvetenskap vid Lunds universitet. Handledare: Göran Widebäck BIVILs skriftserie 2003:2 ISSN Lunds universitet. Biblioteks- och informationsvetenskap 2003

2 Title Business intelligence - Does the Library and Information Science education in Sweden give enough competence to do the job? Abstract The information market is constantly changing. With new and improved information technology more people get access to more information faster. However, the number of people educated to handle information also increases. Business intelligence has for a long time been a well-known tool for companies to be competitive. Because of the increased access to information the competition between companies has intensified and more people have become aware of the advantages of business intelligence and how it can help them compete. Business intelligence is about how to gather, analyse and use information to make it profitable for the company. One tool is Information Management. Library and Information Science (LIS) is an area where Information Management is a great part. The aim of this study is to see if the education in Library and Information Science in Sweden gives the competences needed to work with business intelligence at a private company. Representatives from the Library and Information Science education were interviewed, and also persons who work with business intelligence in companies. The result shows that the tasks of business intelligence have a greater extent than what the education in Library and Information Science in Sweden can offer. The failing part mainly seems to be the analysis of the information and the analysis of the information need of the company but also a kind of business thinking which is required to be able to work with these tasks. This knowledge is today not provided at the LIS education in Sweden. To be able to give more satisfying knowledge in this area the education has to develop a number of subjects. These are among other things: Knowledge management, Informetrics and Information Resources Management. 1

3 Innehållsförteckning 1. UPPGIFTEN INLEDNING BAKGRUND SYFTE OCH FRÅGESTÄLLNINGAR DEFINITIONER METOD OCH AVGRÄNSNINGAR KRAV PÅ OMVÄRLDSBEVAKAREN OMVÄRLDSBEVAKAREN - EN LITTERATURSTUDIE Omvärldsbevakarens uppgifter Omvärldsbevakarens kunskaper och kompetens Omvärldsbevakningsutbildningar t.ex. Docere Intelligence och Karios Future Utbildningar i informationssystem och klassificering OMVÄRLDSBEVAKARENS ARBETE EN INTERVJUSTUDIE Omvärldsbevakaren Omvärldsbevakarens uppgifter Omvärldsbevakarens kunskaper och kompetens SAMMANFATTNING OCH MODELL ÖVER OMVÄRLDSBEVAKNING VAD UTBILDNINGEN I BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP GER UTBILDNINGEN EN LITTERATURSTUDIE Historik Kursplaner i biblioteks- och informationsvetenskap Framtiden utbildningen och arbetsmarknaden Bibliotekarien som omvärldsbevakare UTBILDNINGENS REPRESENTANTER EN INTERVJUSTUDIE Utbildningens utveckling och gångbarhet på informationsmarknaden Konkurrensen och terminologin SAMMANFATTNING ANALYS OCH SLUTSATSER ANALYSERA INFORMATIONSBEHOV SÖKA INFORMATION ANALYSERA INFORMATION FÖRMEDLA INFORMATION PERSONLIGA EGENSKAPER UTVECKLING AV UTBILDNINGEN SLUTSATSER LITTERATURFÖRTECKNING

4 1. Uppgiften 1.1 Inledning Det visar sig att det finns olika uppfattningar om vad en bibliotekarie ska arbeta med. Några anser att bibliotekarien har de kunskaper som krävs för att vara ett oumbärligt verktyg i företagens informationshantering. Andra menar att det för detta ändamål inte enbart fordras informationsvetenskaplig utbildning, utan även specialistkunskaper inom exempelvis företagsekonomi, naturvetenskap och teknik. I takt med att informationsteknologin utvecklats och Internet byggts ut så har tillgängligheten av information ökat, och söksätten blivit mer komplicerade. Utbildning och erfarenhet har gjort att bibliotekarierna erhållit djupare kompetens på området informationssökning, vilket bidragit till diskussioner om nya arbetsuppgifter för bibliotekarierna. Det har även medfört att omvärldsbevakning inom företag och förvaltning blivit en tänkbar arbetsuppgift för utbildade inom biblioteks- och informationsvetenskap. Är då kompetensen som utvecklas med denna utbildning lämplig och tillräcklig? Idén med denna uppsats är att undersöka om utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap ger tillräcklig kompetens för att kunna arbeta med omvärldsbevakning vid privata företag. Detta problemområde ligger inom ämnena biblioteks- och informationsvetenskap (Information Management), samt företagsekonomi, varifrån en del begrepp och teorier hämtats. Vad som saknas i tidigare studier är en konkret beskrivning av de sysslor som räknas till omvärldsbevakarens, samt vilka personer som har kompetens att utföra dessa. I uppsatsens första del ämnar jag klargöra vad som krävs av en omvärldsbevakare genom en litteraturstudie och intervjuer med personer som arbetar med omvärldsbevakning vid privata företag. Utifrån detta har sedan en modell över omvärldsbevakningens olika delar gjorts. Därefter tar jag reda på vad utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap ger. Denna del av uppsatsen undersöker utbildningen genom att kort gå igenom dess historik, nuvarande kursplaner, samt tänkbar framtida utveckling. Därefter redovisas intervjuerna med företrädare för utbildningen i Sverige. Slutligen tar jag upp kritiska punkter i överensstämmelsen mellan kraven på omvärldsbevakaren och utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap. 3

5 1.2 Bakgrund Ordet omvärldsbevakning används i olika sammanhang. Främst inom företagsekonomin där det handlar om att samla omvärldsinformation för beslutsunderlag. Man bevakar sin omvärld och försöker skaffa sig strategisk information om omvärlden. På så sätt används informationen för att positionera företaget på marknaden och stärka dess konkurrenskraft. Omvärldsbevakning bedrivs inom olika områden och kan således tillhöra olika avdelningar vid ett företag. Inom de privata företagen är det intressant att bl.a. bevaka marknaden, teknologin och forskning inom branschens ämnesområde. Likväl som man kan ha särskilda avdelningar eller personer som har hand om omvärldsbevakningen, så kan man låta den s.k. spontana omvärldsbevakningen vara den huvudsakliga. Det innebär att samtliga medarbetare i organisationen bedriver ett visst mått av bevakning. Sven Hamrefors (forskare i bl.a. omvärldsbevakning på Handelshögskolan i Stockholm) rekommenderar dock en kombination av dessa två sätt att bevaka och samla in omvärldsinformation till företaget för att få bästa möjliga resultat. (Hamrefors, Sven 1999a, Spontaneous Environmental Scanning - Putting putting into perspective into perspective) Under senare tid har inte bara privata företag utan även offentliga myndigheter och förvaltningar blivit uppmärksamma på att omvärldsbevakning kan ha betydelse för deras verksamhet. En statlig utredning som gjordes 2000, utmynnade den 1 januari 2001 i en ny myndighet Institutet för tillväxtpolitiska studier. (ITPS ) (SOU 2000:98) Enligt Statt (Sveriges Tekniska Attachéer, vilka har till uppgift att samla in statistiskt material mm.) har behovet av kvalificerad omvärldsbevakning och analys aldrig varit större än idag. Sveriges Tekniska Attachéers verksamhet har nu integrerats in i ITPS. Den huvudsakliga uppgiften för detta institut är att samla in och analysera politikerrelevant kunskap från källor såväl i Sverige (myndigheter, universitet, regionala aktörer m.fl.) som i utlandet (OECD, EU, utländska universitet, m.fl.). Analysen ska inriktas på frågor som är av strategisk vikt för närings-, innovations-, och regionalpolitiken. (SOU 2000:98, s.66). Ett exempel på omvärldsbevakning i kommunal regi är Göteborgs Stad där man både hunnit starta (1999) och lägga ner (2002) en s.k. omvärldsredaktion, som har haft till syfte att genom olika informationskanaler söka fakta och uppgifter till Stadskansliets handläggare och tjänstemän för att få ett bredare underlag för olika beslut. Sammanställningen av dessa uppdrag har sedan publicerats på en webbplats som finns kvar men nu är under avveckling. 4

6 ( Verksamheten delfinansierades först av Länsarbetsnämnden och från början var man fem anställda. Efter en nedskärning till tre personer så gjordes en utvärdering som visade att verksamheten inte lönade sig. Det åligger numer samtliga anställda att själva bedriva omvärldsbevakning. Ingen av personerna som arbetade på omvärldsredaktionen hade utbildning inom biblioteks- och informationsvetenskap. De var bl.a. grafiker och copywriters. Till skillnad från Göteborgs Stads omvärldsbevakningsfunktion, fungerar enligt Sven Hamrefors Stockholms Stads omvärldsbevakningsfunktion mycket bra. (Hamrefors 2002 Den uppmärksamma organisationen - Från business Intelligence till Intelligent Business) Den inrättades 1996 och tillhör Stadsledningskontoret. Staben för omvärldsbevakning skall exempelvis göra konsekvensanalyser i syfte att påverka skeenden och förslag till beslut som är viktiga för Stockholms stad. Staben skall utveckla omvärldsbevakningen och omvärldsanalysen i stadens förvaltningar och bolag. ( beslutade fullmäktige i Uppsala kommun att man ska bedriva omvärldsbevakning för att bättre tillvarata kommunens intressen bl.a. kommunens arbete med omvärldsbevakning ska genomföras genom att samtliga nämnder, styrelser och bolag systematiserar sin omvärldsbevakning. ( Gullspång/Karlsborgs kommun vill effektivisera sin informationsinhämtning genom att utveckla en omvärldsbevakningstjänst som skall vara öppen för alla inom näringsliv, organisationer, partier och kommunala förvaltningar inom kommunen. Man har därför startat ett projekt där de lokala biblioteken är basresurs, eftersom man anser att det är där den professionella kompetensen för detta arbete finns. Detta är en försöksverksamhet under ( På länsbiblioteket i Värmland har man anställt en bibliotekarie som enbart ska syssla med omvärldsbevakning. Enligt länsbiblioteket är det meningen att hon ska analysera politikers och tjänstemäns informationsbehov och förmedla denna information i bearbetad form. Denna omvärldsbevakare ska även fortbilda målgruppen i informationssökning. Anledningen till att man anställde en bibliotekarie var att En bibliotekarie kan fånga upp befintliga 5

7 informationsbehov, samla material och skapa struktur i det, samt göra det sökbart och tillgängligt. ( Vid länsbiblioteket i Värmland anser man att denna tjänst behövs därför att konkurrensen mellan landets regioner ökat, och likaså informationsutbudet och omvärldens förändringstakt, vilket leder till ett ökat behov av omvärldsbevakning. Enligt Kahaner (amerikansk ekonomijournalist) undervisade man fortfarande inte i omvärldsbevakning vid universiteten i USA så sent som 1996 (Kahaner 1998). Han pekade då på Sverige som ett land av få, där man kunde få en examen (PhD) i competitive intelligence. Kahaner är amerikansk affärsjournalist (har bl.a. varit Washingtonkorrespondent för tidningen Business Week) och har publicerat ett antal skrifter om business intelligence. Han är styrelseledamot i the Society of Competitive Intelligence Professionals. ( Hans bok: Competitive Intelligence: How to gather, analyze, and use information to move your business to the top (1998), används bl.a. som kurslitteratur vid akademiska utbildningar i omvärldsbevakning exempelvis vid Malmö högskola. I Sverige idag finns ett flertal utbildningar och kurser inom detta ämne både vid statliga universitet och vid högskolor, samt privata läroanstalter. För att nämna några har Mälardalens högskola en utbildning som kallas Infoanalys, Malmö högskola har en 20-poängskurs i omvärldsbevakning och företag som Docere Intelligence ( och Kairos Future ( är helt inriktade på att utbilda företag och privatpersoner i omvärldsbevakning. 1.3 Syfte och frågeställningar Syftet med uppsatsen är att ta reda på om en magisterexamen i biblioteks- och informationsvetenskap är tillräcklig för att arbeta med omvärldsbevakning vid privata företag, eller om det möjligen krävs kompletterande utbildning för denna arbetssyssla. Observera att jag skiljer mellan omvärldsbevakning i privata företag och offentlig förvaltning. För att kunna besvara den övergripande frågeställningen - Är magisterutbildningen inom biblioteks- och informationsvetenskap tillräcklig för att kunna arbeta med omvärldsbevakning vid privata företag? - har jag brutit ned den i följande problemområden: 6

8 Yrkesrollen: 1. Vilka arbetsuppgifter ingår i omvärldsbevakning vid privata företag? 2. Vilka kunskaper/vilken kompetens är nödvändig för att kunna arbeta med omvärldsbevakning? 3. Vem utför omvärldsbevakningen? Utbildningen: 4. Hur har den som arbetar med omvärldsbevakning förvärvat sina kunskaper? 5. Vad innehåller bibliotekarieutbildningen som kan vara till nytta vid arbete med omvärldsbevakning vid privata företag? 6. Vad i bibliotekariekompetensen är viktigt vid arbete med omvärldsbevakning? 7. Vilka punkter i kursplanerna vid bibliotekarieutbildningarna i Sverige kan knytas till begreppet omvärldsbevakning? 8. Kan man jämföra bibliotekarieutbildningen med andra utbildningar med avseende på förhållandet mellan teori och praktisk tillämpning? 9. Hur kan kursplanerna lämpligen utformas för att passa den nuvarande informationsmarknaden? 1.4 Definitioner Omvärldsbevakning är i denna uppsats synonymt med environmental scanning, competitive-, competitor-, och business intelligence. Informationsvetenskapsforskaren Chun Wei Choo, vid universitetet i Toronto definierar environmental scanning som den mest övergripande termen bland begrepp som behandlar informationsinsamlande. Enligt honom handlar environmental scanning om att inte bara samla information om konkurrenter, kunder och leverantörer, utan även om teknologi, ekonomiska förutsättningar, politiska och juridiska regelverk, samt sociala och demografiska trender. (Choo, Chun Wei 1999, The Art of Scanning the Environment ; Bulletin of the American Society for Information Science) Hamrefors definierar ordet scanning som hur man uppmärksammar fenomen och händelser i den omgivande miljön. The environment could be anything material or social in the surroundings, close or distant to the individual. (Hamrefors 1999a, s.3) 7

9 Enligt Furustig och Sjöstedt (2000, Strategisk omvärldsanalys) är den allmänna betydelsen av omvärldsanalys att en person eller organisation undersöker delar av sin yttre omgivning i ett speciellt syfte. Omvärldsbevakning innebär i denna uppsats de olika sätt på vilka man inhämtar information om omvärlden. Information som på något sätt kan bidra till ett företags utveckling eller avveckling och/eller att stärka dess konkurrenskraft. Omvärldsbevakare är således en person som arbetar med någon form av omvärldsbevakning, business intelligence eller environmental scanning, och dessa ord kommer omväxlande att användas. Kompetens innebär förmågan att kunna använda de kunskaper och färdigheter som en person har. Det kan diskuteras huruvida man kan skaffa sig kompetens enbart genom utbildning eller om det har med erfarenhet och praktiskt kunnande att göra. Det skulle dock bli en helt annan uppsats. Bibliotekarieutbildningen avser 80 poäng biblioteks- och informationsvetenskap (magisterprogrammet) vid fyra institutioner i Sverige; Lunds universitet, Bibliotekshögskolan i Borås, Uppsala universitet och Umeå universitet. Bibliotekarieutbildningen har bytt namn och man talar numer om ämnet biblioteks- och informationsvetenskap, som ett försök att frångå den professionstyngda kopplingen. Detta är gemensamt för samtliga fyra institutioner. Med informationsmarknad menar jag otraditionella bibliotekarieyrken inom informationsbranschen. I denna uppsats kommer skillnaden mellan omvärldsbevakning och omvärldsanalys inte att diskuteras. Omvärldsbevakning är en process som omfattar många olika delar där omvärldsanalysen kan sägas vara en del. 1.5 Metod och avgränsningar Denna uppsats bygger i huvudsak på litteraturstudier inom företagsekonomi och information resources management (IRM), samt intervjuer med personer som representerar bibliotekarieutbildningarna och sådana som har till arbetsuppgift att arbeta med 8

10 omvärldsbevakning vid privata företag. Dessutom ingår en kortare analys av kursplanerna vid utbildningarna i biblioteks- och informationsvetenskap i Sverige. Det problematiska i en undersökning som min är att jag endast behandlar en liten del av ett stort område. Omvärldsbevakning är en del av information resources management (IRM). Ämnet består av många delar och det är dessa jag vill synliggöra för att kunna peka på vilka krav som ställs på omvärldsbevakaren. En annan studie skulle kunna handla om den statliga och kommunala förvaltningens omvärldsbevakning. Omvärldsbevakningen skulle då bedrivas genom att undersöka befolkningsutveckling, företags expansion eller nedläggningar, utbildningar, politiska beslut mm. Det skulle kunna jämföras med att göra en SWOT- och PEST-analys för ett specifikt geografiskt område, då man tar hänsyn till dessa olika faktorer för att kunna veta åt vilket håll utvecklingen i t.ex. kommunen går, och vilka konsekvenserna blir av nybyggnationer, nedläggningar osv. Utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap är bred och innehåller olika ämnen, av vilka en del behandlas i denna studie. Jag har avgränsat mig att studera utbildningen med omvärldsbevakarens perspektiv. Detta innebär att jag inte kommer att behandla ämnen i utbildningen som exempelvis katalogisering och klassificering, vilka räknas till traditionella bibliotekariesysslor. Urvalet för de kvalitativa intervjuerna har gjorts genom TLS: s (Tekniska Litteratursällskapet, numer Svensk förening för informationsspecialister) medlemsmatrikel av det enkla skälet att det var lätt att få en idé om vilka som skulle vara lämpiga respondenter. Dessutom är TLS en förening för informationsspecialister och verkar för bl.a.: - en kvalificerad informationsförsörjning - ökad kompetens i värdering och hantering av information - ett värdefullt erfarenhetsutbyte kollegor emellan ( Endast personer inom privata företag har kommit i fråga och då i första hand personer som arbetar vid s.k. Business Intelligence avdelningar. Samtliga respondenter står angivna som informationsspecialister i TLS: s medlemsmatrikel och säger sig arbeta med omvärldsbevakning. Problematiskt är att respondenterna själva fått avgöra om de utifrån en 9

11 given definition av ordet omvärldsbevakning anser att de arbetar med omvärldsbevakning. Detta kan ha medfört att vissa personer som svarat på frågorna sysslar med omvärldsbevakning endast i mycket liten utsträckning. Trovärdigheten i resultatet kan därför ha påverkats. Vid utbildningarna valdes respondenter som har varit och/eller är engagerade i utbildningarnas utformning och/eller är insatta i ämnet omvärldsbevakning. 10

12 2. Krav på omvärldsbevakaren Avsikten med detta kapitel är att visa vilka arbetsuppgifter som tillhör omvärldsbevakaren, samt de krav som ställs för att hon/han ska kunna utföra dessa uppgifter. Litteratur som kommer att behandlas i denna del av uppsatsen har sin utgångspunkt i företagsekonomin. Den består av artiklar och böcker inom ämnesområdena Information Management och Business Intelligence. Jag har huvudsakligen använt mig av Sven Hamrefors teorier och i synnerhet hans bok Den uppmärksamma organisationen - Från business Intelligence till Intelligent Business, Omvärldsbevakaren - en litteraturstudie Det finns en uppsjö litteratur om omvärldsbevakning inom företagsekonomin. Det denna litteratur främst tar upp är omvärldsbevakningens syfte, dvs. att göra sitt företag konkurrenskraftigt och framgångsrikt genom att samla information om sin omvärld, samt olika modeller för detta. Per Frankelius (bl.a. forskare i omvärldsanalys och ekonomie doktor i företagsekonomi vid Internationella Handelshögskolan i Jönköping) bok Omvärldsanalys (2001b) och Herbert E. Meyers Real-world intelligence: organized information for executives (1987) är några exempel på det. (Meyer arbetade bl.a. under Reaganadministrationen som vice ordförande för CIA:s nationella underrättelsetjänst. (National Intelligence Council)) Inom den informationsvetenskapliga litteraturen räknas omvärldsbevakning bl.a. som en del av Information Management (IM). Information management is the process of identifying, defining, collecting, storing, processing, protecting, and distributing information. It deals in information content, which is a business issue, that is understanding the need, use, and value of information in the organization (i.e. the flows of information) (Johan Olaisen, norsk professor i marknadsföring och med utbildning i biblioteks- och informationsvetenskap, 1993, Information Management - A Scandinavian Approach s.17). Hamrefors refererar till undersökningar om omvärldsbevakningens effektivitet inom företag från Fortune 500-listan där flera av studierna visar att omvärldsbevakning blir som mest effektiv då den ingår i en formaliserad process för strategisk planering (Hamrefors 2002 s.16). Slutsatser av studierna blir att omvärldsbevakningen i sig bidrar till mer kunnande på de områden man redan är fokuserad, vilket kan göra att organisationen invaggas i en falsk 11

13 trygghet. (Hamrefors 2002, s.16-17) Han visar också på att då man försökt att skapa självständiga funktioner för omvärldsbevakning så självdör de ofta, eller tas upp i andra funktioner i organisationen - Praktiska exempel på detta är till exempel Omvärldsredaktionen i Göteborgs Stad och Informationsmäklarna vid Helsingborgs Stadsbibliotek (vilka bl.a. hade omvärldsbevakningsuppdrag) som försvunnit. Frankelius skriver i en artikel i Tidskrift för Dokumentation (Nr , Om informationens nytta s.48) att det är viktigt att fråga sig vilken information ett företag bör intressera sig för, och hur informationen kan användas på ett sätt som skapar mest nytta för företaget. Han visar i samma artikel även en modell för hur man i ekonomiska termer kan bedöma informationens nytta för ett företag Omvärldsbevakarens uppgifter Hamrefors beskriver metoden för organiserad omvärldsbevakning som en cykel, där man börjar med att definiera informationsbehovet och utifrån detta formar hypoteser, vilka man sedan utgår ifrån då man söker informationen. Informationssökningen blir på detta sätt mycket fokuserad. Den insamlade informationen analyseras sedan för att man ska kunna förstå olika samband. De mest troliga bilderna över dessa samband ska sedan förmedlas till övriga delar av organisationen (Hamrefors 2002, s.123). Irene Wormell (professor vid BHS och tidigare chef för f.d. Center för Informetriska studier vid Bibliotekshögskolan i Köpenhamn, där hon också varit chef för avdelningen Verksamheters informationsbetjäning) skriver i en artikel 1999 i FiD Review, ( Adding values to the retrieved information Vol.1 No 4/5 s.83-90) att omvärldsbevakning till stor del handlar om att samla information från olika medier såsom tidskrifter, Internet-källor, patent etc. Denna information brukar, enligt Wormell, samlas och struktureras i t.ex. ett intranät tillsammans med annan information (Ibid. s.83). Företagsledare är en grupp som kontinuerligt utför omvärldsbevakning. Chun Wei Choo (2002, Information Management for the Intelligent Organisation - The Art of Scanning the Environment) beskriver företagsledares och chefers omvärldsbevakning i ett helt kapitel. Enligt Hamrefors tenderar dock beslutsfattare att vilja söka information som bekräftar den de redan har i sina handlingsmiljöer (Hamrefors 2002, s.122). I idealtillståndet tänker man sig 12

14 att beslutsfattarna skall vara så initierade i händelseutvecklingen att de fattar beslut om åtgärder angående sådant som ännu inte hänt, tidigare än alla andra och med bättre beslutskvalitet än alla andra (Ibid. s.12). Deras uppgift är istället att skapa ett sådant klimat i organisationen där medarbetarna själva kan bedriva omvärldsbevakning. Enligt Hamrefors (1999a) bedrivs omvärldsbevakning i viss mån av alla inom organisationen, genom att man samtalar med kollegor inom och utom företaget, och ständigt får information via olika spontana kanaler. Däremot är det inte säkert att organisationen har ett gynnsamt klimat för att medarbetarna ska vilja förmedla den information de har, eller bedriva medveten omvärldsbevakning (Hamrefors 2002). Vid en del företag finns särskilda avdelningar för omvärldsbevakning. Dessa utgör ofta en del av en annan avdelning i organisationen. Det kan till exempel vara marknadsavdelningen eller den tekniska avdelningen. Hamrefors menar att en organiserad omvärldsbevakning måste vara en del av den egna organisationen samtidigt som den inte får vara en del av de befintliga funktionerna. Omvärldsbevakningsfunktionen skall vara integrerad men inte involverad. (Hamrefors 2002, s.118) Hans slutsatser av andras undersökningar och egna studier är att entreprenörer är personer som bättre än andra förutser vad som kommer att hända i affärsmiljön. Utifrån dessa förutsägelser anpassar entreprenörerna sitt beteende så att det resulterar i en effekt som är i takt med aktionstillfället. Vägen till handling är kort för entreprenören och handlingen sker i tid innan förutsättningarna för aktionstillfället har försvunnit. (Ibid. s.29). Således innebär detta att omvärldsbevakaren och entreprenören delar samma egenskaper i detta avseende. Enligt (Hamrefors 2002) tillhör bl.a. informationssökning och att kommunikation av erhållen information omvärldsbevakarens uppgifter Omvärldsbevakarens kunskaper och kompetens Aguilar (1967, Scanning the Business Environment) definierar ordet scanning, inte bara som söka, utan även planlöst titta. (Aguilar 1967, s.1) Hans bok behandlar avläsning (granskning) av information om händelser och relationer i ett företags omgivande miljö, som skulle kunna vara beslutsunderlag och således påverka företagets framtid. 13

15 Den företagsekonomiska litteraturen tar ofta upp hur omvärldsinformationen skall omvandlas till intelligence, dvs. bearbetad information som kan användas som beslutsunderlag. Kahaner definierar intelligence på följande vis: Intelligence, on the other hand, is a collection of information pieces that have been filtered, distilled, and analyzed. It has been turned into something that can be acted upon. Intelligence, not information, is what managers need to make decisions. Another term for intelligence is knowledge. (Kahaner 1998, s.20). Detta kan anknytas till Hamrefors (2002) teorier om att omvärldsbevakaren måste kunna förutse vilken information beslutsfattare i organisationen kommer att behöva, samt hur beslutsfattarna kommer att hantera informationen (Hamrefors 2002, s.121). Vidare menar Hamrefors (2002) att en organisation inte är hjälpt av att anställa t.ex. externa omvärldsbevakningskonsulter, eller att etablera en omvärldsbevakningsfunktion innan medarbetarnas egen spaning fungerar optimalt. Skälet är att man som omvärldsbevakare måste ha erfarenhet av både företaget och branschen, samt att personen i fråga måste ha legitimitet i organisationen, för att medarbetarna ska lyssna på henne/honom (Hamrefors 2002, s ). Kunskap om företaget och branschen skaffar man sig genom erfarenhet inom just dessa. Enligt Hamrefors (1996, Omvärldsbevakning för organisatoriskt lärande) så kan förmågan att avläsa en situation indelas i tre moment: 1) förmåga att förstå handlingsmiljön 2) förmåga att upptäcka händelser 3) förmåga att förutsäga händelser i handlingsmiljön (Ibid. s.10) Frankelius skriver i sin bok Omvärldsanalys (2001b) att man för att kunna lyckas bra med informationssökning måste ha stor insikt om olika källor och metoder och vad som skiljer dem åt (Ibid. s.137). Man måste skaffa sig en bild av både informationskällornas och sökmetodernas karaktär, betydelse och användning (Ibid. s.142). Han menar att den professionelle informationssökaren måste vara en kombination av språkspecialist och ämnesspecialist för att kunna göra ett bra arbete (Ibid. s.145). Dessutom understryker Frankelius betydelsen av personliga kontakter både för att få direkt information, samt tips om källor (Ibid. s.141). 14

16 I en artikel i Tidskrift för Dokumentation (1998), hävdar Frankelius att det krävs stor kunskap, djup praktisk erfarenhet, rätt sammansatt personligt nätverk och ständig bevakning av utvecklingen inom informationsmarknadens utbudssida för att kunna skilja mellan bra och dåliga källor (Ibid. s.48). Dessutom ska man ha förmåga att utifrån företagets affärsidé kunna identifiera ett relevant informationsbehov. Det behövs för att informationen ska kunna omvandlas till användbar strategisk kunskap för företaget (Ibid. s.52). För att kunna arbeta med omvärldsbevakning krävs enligt Hamrefors att man är uppmärksam. All omvärldsbevakning utgår från den uppmärksamhet individen riktar mot omvärlden. Uppmärksamhet är i sin tur resultatet av en perspektivbildningsprocess (Hamrefors 2002, s.39). Enligt Hamrefors (2002) har entreprenörer de egenskaper som är nödvändiga även för omvärldsbevakaren. Han menar att entreprenörer är personer som bättre än andra förutser vad som kommer att hända i affärsmiljön. Utifrån dessa förutsägelser anpassar entreprenörerna sitt beteende så att det resulterar i en effekt som är i takt med aktionstillfället. Vägen till handling är kort för entreprenören och handlingen sker i tid innan förutsättningarna för aktionstillfället har försvunnit. (Hamrefors 2002, s.29). Irene Wormell menar att kompetens handlar om att utnyttja systemen rätt: Informetrics combined with advanced IR techniques, practiced and creatively used by LIS professionals and their teams, has its given place in the intelligence gaining processes, and provides a whole range of potential to add new value to the results of database searches. (Wormell 1999, s.89) I sin bok Den uppmärksamma organisationen (2002) skriver Sven Hamrefors att de professionella informationssökarna är viktiga medarbetare i arbetet med omvärldsbevakning. Han menar att deras kompetens är att känna till informationskällor och att söka information på ett professionellt och noggrant sätt. Han framhåller också att det krävs stor professionalism för att kunna hantera mångfalden av avancerade informationskällor som finns i utbudet idag. Vidare anser Hamrefors att kommunikatörerna har stor betydelse i omvärldsbevakningsfunktionen, eftersom det är viktigt att kunna förmedla rätt budskap till rätt person i rätt tid. (Hamrefors 2002, s.128) Inte bara professionella informationssökare är nödvändiga för en fungerande omvärldsbevakning. Hamrefors betonar vikten av 15

17 medarbetarnas spontana bevakning och betydelsen av information ur arbetsvardagen. Detta utgör basen för organisationens omvärldsbevakning. (Hamrefors 1999a, 2002) Följande citat sammanfattar en del av vilken kompetens Irene Wormell anser viktig vid arbete med omvärldsbevakning. Gaining intelligence from quantitative and qualitative data is an exiting process in which different kinds of competencies and skills are dynamically combined. The ability to think creatively and explore the enormous capacity of the human brain to find new associations and combine them with known and unknown new concepts supported by the facilities if advanced IR technology today opens up the great potential to use the large amount of digital information to foresee and systematically check what is going on in the outside world. (Wormell 1999, s.89) Omvärldsbevakningsutbildningar t.ex. Docere Intelligence och Karios Future I detta kapitel beskrivs utbildningar som innehåller kunskaper som är nödvändiga för omvärldsbevakare. För att få ytterligare information om vilka krav som ställs på omvärldsbevakare redovisas ett urval av dessa utbildningar nedan. I litteraturen nämns ekonomiutbildningen vid Lunds Universitet som en av de första högre utbildningarna i Business Intelligence i världen (Choo, 2002). Professor Stevan Dedijer började undervisa i detta ämne i Lund redan på 1970talet. Marta L. Dosa, (Ph.D., Faculty of Environmental Studies at the State University of New York College of Environmental Science and Forestry. nämner att USA:s jordbruksdepartement ett IRM-program för vidareutbildning ( Dosa Education for New Professional Roles in the Information Society ; Education for Information Nr , s.207). Vid företaget Docere Intelligence bedriver man kursverksamhet inom området omvärldsanalys och omvärldsbevakning. Man har bl.a. en utbildning som enligt information på hemsidan ( grundas på en fempoängskurs i business intelligence vid Lunds universitet. Denna kurs pågår i sju dagar. I kursplanen ingår bl.a.: Att planera ett researchuppdrag 16

18 Researchmetodik Intervjutekniker Sökmetoder och sökteknik Tjänster för informationsinsamling Intelligenta agenter Från information och data till kunskap och insikt Analysens möjligheter och begränsningar SWOT, benchmarking och produktmatrisanalys Scenarioanalys - konsten att skapa framtidsbilder Förändringskrafter inom politik, ekonomi, samhälle och teknik Dessa punkter kan jämföras med delar ur kursplanerna vid utbildningarna i biblioteks- och informationsvetenskap. Det man här kallar informationsförädling innebär olika former av analyser, t.ex. scenarioanalys, trendanalys, nätverksanalys, tidsaxelsanalys och branschstrukturanalys. Scenarioanalysen finns med i vissa B- & I-utbildningar i Sverige, om än inte lika djupgående. Tillämpningsexemplen hämtas där i de flesta fall från offentliga bibliotek, då de tycks vara lättast att få tag på. Enligt Kairos Future:s webbsida ( hjälper man organisationer med framtidsoch omvärldsanalys. Även detta företag tillhandahåller utbildning: från introduktions- till högskolekurser i omvärldsbevakning, omvärlds- och framtidsanalys, scenarioplanering och strategiutveckling. De tillämpar en processinriktad pedagogik, vilket enligt hemsidan innebär att man varvar teoretiska genomgångar med praktiska övningar, samt enskilda uppgifter och gruppdiskussioner. ( Kursen Strategisk omvärlds- och framtidsanalys anordnas på Kairos Future i samarbete med bl.a. Högskolan i Trollhättan/Uddevalla och utgör 10 akademiska poäng. Enligt kursplanen lär man sig grunderna i omvärlds- och framtidsanalys för både företag och organisationer och innehåller metoder för omvärldsanalys, scenarioplanering och strategiutveckling. Att delta i en kurs vid något av dessa ovan nämnda företag kostar runt fyrtio tusen kronor. 17

19 2.1.4 Utbildningar i informationssystem och klassificering Informationssökning är det andra steget i Hamrefors omvärldsbevakningscykel. (Hamrefors 2002, s.123) Inom biblioteks- och informationsvetenskap är kunskap om hur informationssystem byggs upp och information klassificeras en grundläggande del av utbildningen i informationssökning. Anledningen är att få förståelse för hur information lagras och återfinns. Biblioteks- och informationsvetenskap är dock inte det enda ämnet där man undervisar i informationssystem och klassifikation är på inget sätt förbehållet bibliotekarier. Nedan nämns några utbildningar och yrkesgrupper som använder sig av klassifikationssystem för att bringa ordning i stora informationsmängder. I kulturhistoria finns ett klassifikationssystem som heter Outline of Cultural Materials (OCM). Detta kan man använda för att klassificera såväl litteratur, bilder, film som andra föremål och är således mycket användbart på museer. En nordisk version finns som kallas Nordisk Outline. ( På Kungliga Bibliotekets webbplats kan man läsa mer om klassifikationssystemet Outline. Inom biologin hittar man många exempel på klassifikationssystem, bl.a. klassificeras cancertumörer ( På biologikurser vid universiteten ingår klassifikation som ämne. Kursen Zoomorfologi vid Göteborgs universitets Marina Forskningscentrum är bara ett exempel av många. ( Vid institutionen för medicinsk tekning på Linköpings universitet studeras medicinska informationssystem ( Även inom växtläran finns ett klassifikationssystem som Carl von Linné utformade. För att bringa ordning och reda i geologiska data använder man sig av klassifikationssystem som utarbetas genom s.k. klusteranalys. ( Även teknik är ett ämne där man kan hitta många olika klassifikationssystem, exempelvis i doktorandkursen Mätteknik inom Väg och Vatten vid Chalmers tekniska högskola. ( 18

20 I Svenska Dagbladet den 15 augusti 2002 kunde man läsa i en artikel ( Nytt ljus över gamla stenar ) av Per Beskow (docent, och religions- och kyrkohistoriker) att forskare i arkeologi i Sverige tagit fram klassifikationssystem för runstenarnas ormslingor och för korsen som finns på många runstenar. 2.2 Omvärldsbevakarens arbete en intervjustudie Mina frågor har besvarats av tolv personer som arbetar som omvärldsbevakare. Samtliga har i studien beskrivit sina arbetsuppgifter. Personerna är anställda inom olika branscher och arbetar vid varierande avdelningar i organisationerna. I vissa fall handlar det om rena business intelligence-avdelningar eller funktioner som sorterar under t.ex. marknadsavdelningar. Några exempel på vad avdelningarna kallas är Business Intelligence, Library, Information Centre, Research and Information, Bibliotek, Medical Affairs mm Omvärldsbevakaren De personer som intervjuats har olika bakgrund. De har utbildning inom biblioteks- och informationsvetenskap, ekonomi, kemi, medicin, teknik, data mm. eller en kombination av flera utbildningar exempelvis B & I och ekonomi. Sju respondenter av tolv har utbildning i biblioteks- och informationsvetenskap. Övriga är ämnesspecialister som kompletterat med diverse informationssöknings- eller omvärldsbevakningsutbildningar från exempelvis TLS. Generellt framhåller personerna som arbetar med omvärldsbevakning tre kunskaper som är självklara vid arbete med omvärldsbevakning: att ha branschkunskaper, vara kompetent i informationssökning, samt kunna förmedla informationen, dvs. någon form av pedagogisk kunskap. De flesta anser också att det finns vissa personliga egenskaper som är nödvändiga då man arbetar med omvärldsbevakning, fantasi och kreativitet är ett par ord som återkommer i flera av svaren Omvärldsbevakarens uppgifter Då man ser närmare på vad respondenterna arbetar med visar det sig vara allt ifrån informationssökning till sammanställning av nyhetsbrev. Dessutom så har många av respondenterna även andra arbetsuppgifter utöver de som direkt kan räknas till 19

21 omvärldsbevakning. Det handlar då till exempel både om traditionella bibliotekarieuppgifter såsom fjärrlån, och nyare, exempelvis webbdesign. Enligt personerna i undersökningen handlar deras arbete om att söka och analysera information inom olika ämnesområden. De flesta talar om att söka information av skilda slag. Det kan vara patentbevakning, branschinformation och affärsinformation såsom statistik, marknadsdata mm. En del respondenter utför sökningar på uppdrag från konsulter, samt agerar själva som internkonsulter på området. Man skiljer på primärsökning och sekundärsökning. En primärsökning innebär att man söker information på det ställe där informationen först har uppstått. Det betyder att man exempelvis ringer till en person som på grund av sin befattning, troligen har informationen man önskar. Tio respondenter uppger informationssökning som en av sina arbetsuppgifter och de flesta preciserar att de söker i interna och externa databaser. Det gäller här databaser som innehåller statistik, affärsinformation, forskningsrapporter, patent och marknadsdata mm. Jag söker på uppdrag i medicinska databaser och Söker i interna och externa databaser är vanliga svar. Flera av de som gör informationssökningar, analyserar informationen och sammanställer den i nyhetsbrev eller lägger ut den på interna omvärldsportaler på företagets intranät. De som menar att de inte söker mycket information själva har automatiska söksystem som hämtar in information automatiskt, eller också söker andra personer information åt dem. Sju personer söker i databaser, men berättar också att de söker information på andra sätt. En av dessa säger att man ibland ringer runt och skaffar information från primärkällor. En annan uppger nyhetshantering som ett sätt att söka information. Omvärldsinformationen blir till nytta när informationsmottagaren vågar tänka själv och se nya vägar i en gammal process, säger en omvärldsbevakare. även små notiser i en landsortstidning kan vara av värde tillsammans med annan information, anser en annan. Ytterligare en person menar att man kan få information från personer inom företaget om man är bra på att skapa personliga relationer. Vidare betonar hon vikten av att ha ett brett kontaktnät inom och utanför företaget, vara intresserad av vad som händer inom och utanför företaget. Alltid "på jakt". Internetlänkar anges också som en informationskälla som används. 20

22 Att vara webbansvarig och uppdatera interna databaser tycks vara en relativt vanlig arbetsuppgift bland personerna i studien. Några företag har interna omvärldsportaler som informationsspecialisten/omvärldsbevakaren ansvarar för. Tre respondenter informerar och utbildar användare för att underlätta deras omvärldsbevakning. Dessa personer anger också att de tillhandahåller verktyg för informationssökning för att andra anställda ska kunna söka sin omvärldsinformation själva. Två personer uppger patentbevakning/patentgranskning som en viktig del i arbetet med omvärldsbevakning. Traditionella bibliotekarieuppgifter såsom fjärrlån, inköp och prenumerationer är det endast två respondenter som nämner som sina arbetsuppgifter. Däremot är det ytterligare en som säger att i arbetsuppgifterna med omvärldsbevakning ingår även att strukturera, kategorisera och organisera information Omvärldsbevakarens kunskaper och kompetens Samtliga omvärldsbevakare i denna studie har vidareutbildats i informationssökning och/eller omvärldsbevakning. Det finns ett stort utbud av kurser inom dessa områden. Kurserna tillhandahålles av bl.a. databasvärdarna, som erbjuder utbildningar för anställda på företag som prenumererar på deras databaser. Även TLS anordnar kurser i informationssökningar för sina medlemmar. Företagen Docere Intelligence och Kairos Future, vilka jag tidigare nämnt, säljer kurser i informationssökning och omvärldsbevakning. Vissa företag erbjuder även interna kurser för generalister då dessa får kännedom om exempelvis vokabulär och facktermer inom branschen. Ämneskunskap/branschkunskap Flera av de tillfrågade menar att just ämneskunskaper är viktiga för att kunna söka rätt sorts information och för att förstå vad det är man letar efter. Samtliga respondenter anser att kunskap om företaget och branschen är oumbärlig i deras arbete. Det handlar om allt ifrån kännedom om olika länder/kulturer där företaget har affärer/kunder/konkurrenter till 21

23 Företagsspecifika kunskaper typ produktkännedom, terminologi & företagsstruktur. En informant uttrycker sig: förstå företag och affärsinformation, ekonomiska begrepp och nyckeltal, affärstänkande och branschspecifika kunskaper, vilka man förvärvar genom erfarenhet. En annan säger att God kännedom om företagets produkter, konkurrenter och kunder är kunskaper som är viktiga hos en omvärldsbevakare. Likaså nämner en annan att kunna handla proaktivt som viktigt. En generalist säger att en del vokabulär och termer lär man sig via internkurser, men det mesta lär man sig genom att arbeta med det arbetslivserfarenheten. Branschkunskaper (det tar ca ½ till 1 år att få kunskaper om den aktuella marknaden), anser någon. Informationssökning Att ha som mål att vara bäst och kunna allt vad relevanta omvärldskällor heter. Att veta var och med vilka verktyg man kan få tag i den typ av information som är relevant för ditt uppdrag är det unika i omvärldsbevakarens kompetens, säger en omvärldsbevakare, som också anser att det är viktigt att ha omgivningens förtroende och respekt, god social förmåga, samt egen nyfikenhet. Denna respondent menar att modeller och verktyg är en viktig del av omvärldsbevakningen, samt att veta hur materialet skall presenteras för kunden. Ha tålamod, se saker i ett större perspektiv ibland får man kanske gå omvägar för att kunna få svar. Att man är systematisk. Det är både en personlig egenskap och något som man även lär sig på bibliotekarieutbildningen, menar en person som arbetar som omvärldsbevakare. En annan uttrycker sig likartat, men använder ordet strukturerad istället för systematisk. Språkkunskaper, sökspråk och boolesk logik, är andra kunskaper som framkommer som viktiga i arbetet med informationssökning. Källor & källkritik Sju respondenter talar om källornas betydelse, att veta vilka som är användbara för just sitt företags ämnesområden, känna till relevanta omvärldskällor, samt att vara källkritisk. En person talar om primär- och sekundärkällor och menar att båda kan vara lika användbara i hennes arbete. Kunna sortera och sammanställa det viktiga från en massa olika källor menar en omvärldsbevakare som betonar vikten av att vara kreativ i sitt letande efter information. Att vara kreativ, öppen och snabb i tanken samt God kännedom om olika typer 22

24 av material och källor anser en annan. Kunskap om vilka informationskällor som finns, samt kunna värdera källorna. Analys av informationsbehov och analys av informationen Man bör, enligt flera respondenter vara noggrann, samt ha analytisk förmåga. Dessutom måste man kunna tolka och tyda informationen. Omvärldsbevakaren måste också ha gott omdöme för att kunna bedöma informationens relevans, och kunna värdera information. Allmänbildning är viktigt så att man snabbt kan sätta sig in i olika saker, och så att man ser vad som ligger bakom en händelse. Det lär man sig delvis på bibliotekarieutbildningen, menar en omvärldsbevakare som från början är utbildad bibliotekarie. Hon menar också att man behöver fantasi och lyhördhet, så att man kan lista ut vad den som frågar egentligen vill ha reda på. Just det skiljer sig inte så mycket från vanlig referenstjänst vid folkbibliotek egentligen. Fler instämmer i att det är viktigt att vara lyhörd, dels för att få tidiga signaler från kunderna och dels för att kunna veta vad kunden egentligen frågar efter. Informationsförmedling Att vara en god pedagog och kunna organisera information så att kunden kan förstå och använda den är ytterst viktigt. Att veta hur materialet skall presenteras för kunden. Kommunikationsförmåga och god social förmåga, ha omgivningens förtroende och respekt så att man kan, vågar och har möjlighet att prata med alla i organisationen hör också till informationsförmedlarens nödvändiga konster. Personliga egenskaper Vissa egenskaper, som här räknas till personliga, kan delvis läras in och övas upp. Exempelvis att vara pedagogisk är en personlig egenskap, som även kan övas upp genom pedagogiska studier. Kommunikationsförmåga, samt att vara analytisk är även dessa egenskaper som är personliga och som med övning kan utvecklas. Till exempel talar flera av respondenterna om att människor som arbetar med omvärldsbevakning måste vara detektiver, lite Sherlock Holmes-anda, nysta i garnhärvan, dra i olika trådar. Någon beskriver arbetet med omvärldsbevakning som Detektivarbete. Kreativitet är även det en personlig egenskap som kan stimuleras mer eller mindre. Omvärldsbevakarna ger flera praktiska exempel på hur kreativiteten kan ta sig uttryck: god associationsförmåga, ta initiativ att bevaka olika områden; produkter, konkurrenter och 23

25 marknader, Ge exempel till viktiga befattningshavare, handla proaktivt samt att vara öppen och snabb i tanken. Liksom fantasi och kreativitet så är nyfikenhet ett ord som hela tiden återkommer i respondenternas svar på vad som är viktiga personliga egenskaper hos en omvärldsbevakare. Ordet servicekänsla nämns också några gånger som en viktig egenskap. Lyhördhet för kunders önskemål och samarbetsförmåga är även uttryck som används frekvent av respondenterna. Omvärldsbevakarna om utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap I arbetet med omvärldsbevakning säger en respondent att man har ingen nytta av traditionella bibliotekariekunskaper. Inte ens databaserna man fick öva sig i på utbildningen används i mitt arbete. Däremot lärde man sig att formulera strategier på utbildningen, vilket man har nytta av. Dessutom lärde man sig bakgrunden till hur informationen är uppbyggd. Och man fick god kännedom om olika typer av material & källor. En annan respondent menar att det då hon gick utbildningen i början av 90-talet inte var accepterat att tänka affärsmässigt, utan att det mesta handlade om folkbildning av olika slag. Ytterligare en omvärldsbevakare säger att det var för lite kontakt med verkligheten på utbildningen och att man borde arbeta med olika case som man gör på företagen. Då skulle man få en del av den branschkunskap som är nödvändig vid omvärldsbevakning. Hon tycker inte att man ska införa praktik, men däremot att det vore bra om man delade upp utbildningen efter någon gemensam termin så att de som är intresserade av att arbeta på företag skulle få rikta in sig på det och de som vill arbeta på folkbibliotek inriktar sig mer åt det hållet. Att vara systematisk och allmänbildad är något som en omvärldsbevakare tycker att hon lärde sig på utbildningen i biblioteks- och informationsvetenskap. 24