Protokoll 1 (9) Plats och tid Sammanträdesrummet Allium, Linbanegatan 12 plan 1, måndagen den 8 april 2019, klockan

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Protokoll 1 (9) Plats och tid Sammanträdesrummet Allium, Linbanegatan 12 plan 1, måndagen den 8 april 2019, klockan"

Åke Fredriksson
för 5 år sedan
Visningar:

Protokoll 1 (9) ande organ Plats och tid Sammanträdesrummet Allium, Linbanegatan 12 plan 1, måndagen den 8 april 2019, klockan 13.30 14.

1 Protokoll 1 (9) ande organ Plats och tid Sammanträdesrummet Allium, Linbanegatan 12 plan 1, måndagen den 8 april 2019, klockan ande Övriga deltagare Ingvar Smedlund, Ordförande (M) Jesper Englundh (S) Malin Kvist, sekreterare Håkan Sandberg, HR-chef Elin Billås, HR-konsult Justeringens plats och tid Måndagen den 15 April, Linbanegatan 12 Avser paragrafer Sekreterare Ordförande Justerande Malin Kvist Ingvar Smedlund Jesper Englundh Bevis om anslag Protokollet är justerat och justeringen har meddelats genom anslag på kommunens anslagstavla som finns på enkoping.se/anslagstavla. ande organ Anslaget sätts upp Anslaget tas ned Sista dag att överklaga Protokollet finns tillgängligt på enkoping.se/kommun-och-politik och hos det beslutande organet.

2 Protokoll 2 (9) Innehållsförteckning Ärende Sidnr Upprop och val av protokolljusterare... 3 Godkännande av föredragningslista... 4 Inkomna skrivelser... 5 Arbete för Enköpings kommun som attraktiv arbetsgivare... 6 Svar på revisionsrapport - Granskning av intern kontroll av hantering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner... 7 HR-chefen informerar... 9

3 Protokoll 3 (9) Paragraf 16 Upprop och val av protokolljusterare Jesper Englundh (S) utses till protokolljusterare.

4 Protokoll 4 (9) Paragraf 17 Godkännande av föredragningslista Föredragningslistan godkänns.

5 Protokoll 5 (9) Paragraf 18 Inkomna skrivelser Personalutskottet tackar för informationen. Beskrivning av ärendet En skrivelse från Diskrimineringsombudsmannen har inkommit den 3 april I skrivelsen framgår att Enköpings kommun ska redovisa riktlinjer och rutiner för verksamheten i syfte att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier. HR-avdelningen håller för närvarande på att arbeta fram ett svar som Diskrimineringsombudsmannen ska ha senast den 17 april 2019

6 Protokoll 6 (9) Paragraf 19 Ärendenummer KS2019/305 Arbete för Enköpings kommun som attraktiv arbetsgivare 1. Kommunledningsförvaltningen får i uppdrag att utifrån målsättningen att Enköpings kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare identifiera nyckelfaktorer och mätpunkter som definierar vad som utgör en attraktiv arbetsgivare. 2. Utifrån det som identifierats ska ett årshjul tas fram där det framgår när HRavdelningen ska rapportera statistik och analys av dessa nyckelfaktorer och mätpunkter till personalutskottet. Beskrivning av ärendet Under föregående mandatperiod har personalutskottet haft en återkommande punkt där man diskuterat det systematiska arbetet med att sänka sjukfrånvaron i kommunen. Dagens ärende syftar till att formulera ett nytt uppdrag relaterat till Enköpings kommun som arbetsgivare. Kopia till: HR-avdelningen, för åtgärd

7 Protokoll 7 (9) Paragraf 20 Ärendenummer KS2018/58 Svar på revisionsrapport - Granskning av intern kontroll av hantering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner Förslag till kommunfullmäktige Kommunstyrelsens svar till revisorerna anmäls och läggs till handlingarna. Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar kommunledningsförvaltingens yttrande som sitt eget och överlämnar det till kommunfullmäktige och revisorerna. Beskrivning av ärendet Enköpings kommuns internrevisorer har noterat brister i hantering av löner, lönerelaterade avgifter och pensioner utifrån den granskningen som PwC genomfört och lämnat rapport i december Internrevisionen rekommenderar att Kommunstyrelsen säkerställer en rutin vid avslut av anställning, ta fram riktlinjer för att säkerställa att chefer/administratörer har ett system för att kontrollera inrapporterade avvikelser samt att utbildning och uppföljande kontroller säkerställa att attest alltid sker av frånvaro vid utbetalning av lön. Kommunledningskontorets bedömning Kommunledningsförvaltningen har under 2018 tagit fram ny rutin/checklista för att användas vid avslut av anställningar, denna rutin finns på kommunens chefskanal. För kontroll av inrapporterade avvikelser finns för chefer dels Visma självservice samt Medvind där alla avvikelser ska rapporteras och där chef attesterar detta. Den rutin som finns anger att chefer ska alltid attestera i nämnda system all inrapporterad frånvaro innan utbetalning av lön sker. Förutom nämnda löneadministrativa system så har Enköpings kommun lokala flextidsavtal, för administrativ personal och hela socialförvaltningen, där ytterligare kontroll av arbetstid görs. Kommunledningsförvaltningens bedömning är att de brister som internrevisionen framfört finns är åtgärdade med ovan angivna åtgärder

8 Protokoll 8 (9) Kommunledningskontorets förslag till kommunfullmäktige Kommunstyrelsens svar till revisorerna anmäls och läggs till handlingarna. Kommunledningskontorets förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen antar kommunledningsförvaltingens yttrande som sitt eget och överlämnar det till kommunfullmäktige och revisorerna. Kopia till: Revisorerna

9 Protokoll 9 (9) Paragraf 21 HR-chefen informerar 1. HR-avdelningen får i uppdrag att två gånger per år rapportera statistik över och analys av Enköpings kommuns bemanning till personalutskottet. 2. Personalutskottet tackar för informationen. Beskrivning av ärendet - Håkan Sandberg informerar om att en skrivelse från Handelsanställdas förbund har inkommit som behandlar förekomsten av kommunala sommarjobb. Eftersom det endast är i de egna verksamheterna Enköpings kommun anställer feriearbetare så berörs kommunen inte av innehållet i skrivelsen. - Håkan Sandberg informerar om att Enköpings kommun gör en satsning på generella friskvårdsaktiviteter. Medarbetare i Enköpings kommun, utom samhällsbyggnadsförvaltningen som har egna friskvårdsaktiviteter, får ta del av friskvårdsaktiviteter gratis. Detta görs som en pilot fram till mitten av juni för att sedan utvärderas. - Håkan Sandberg visar ett exempel på statistik över bemanningen i Enköpings kommun som man kan välja att analysera och följa upp. - Elin Billås informerar om hur Enögla förskola arbetar med att minska sjukfrånvaron. Kopia till: HR-avdelningen, för åtgärd

Relevanta dokument

Protokoll 1 (10) Plats och tid Torsvi, måndagen den 10 december 2018, klockan

Protokoll 1 (10) Plats och tid Torsvi, måndagen den 10 december 2018, klockan Protokoll 1 (10) ande organ Plats och tid Torsvi, måndagen den 10 december 2018, klockan 13.30 15.00 ande Ingvar Smedlund, Ordförande (M) Ulrika Ornbrant, Vice ordförande (C) Jesper Englundh (S) Ej tjänstgörande