Primus 5.7. Generell vägledning

Transkript

1 Primus 5.7 Generell vägledning

2 1. INLEDNING DETTA DOKUMENT VERSIONER AV PROGRAM OCH HANDLEDNINGAR HUVUDELEMENT OCH FUNKTIONER ANVÄNDARNAMN OCH TILLGÅNG FÖRSTA SIDAN OLIKA ELEMENT OCH FÄLT Uppslagsfält Tabell Listfält Hierarkiska listor Fritextfält REGISTRERING OCH ÄNDRING Knappar och ikoner Registrera ny post och ändra i existerande poster Kopiera information från en annan post Mini- och maxi-registrering KLIPP OCH KLISTRA TA BORT DATA LÄNKA DOKUMENT TILL DATABASEN PUBLICERING I DIGITALT MUSEUM LISTOR OCH REGISTER LISTOR FRÅN KULTURNAV EGENGENERERADE LISTOR REGISTER ÖVER NAMN OCH ORTER NAMN Historik Referenser Publicering ORTER HÄNDELSER - NAMN, ORT OCH DATERING ANKNUTET TILL HÄNDELSER HIERARKIER REGISTRERING AV GRUPPER, SERIER OCH SAMLING/ARKIV FOTOEXEMPLAR ACCESSION SÖKNING ENKEL SÖKNING URVAL UTVIDGAD SÖKNING SÖKNING I LISTFÄLT TRUNKERING OCH SÖKNING I FRITEXTFÄLT. 34 2

3 6.6 KOMBINATION AV FLERA SÖKKRITERIER BLÄDDRA I SÖKTRÄFFEN SÖK I NAMN OCH ORTER Högertrunkering Webbpublicering på/av Visning av träff Visa objekt Visa objekt i rapport PRIMUS EXPLORER MAPPAR MAPPFÖNSTER Mapp VISNING AV INNEHÅLLET I EN MAPP TA BORT OCH LÄGGA TILL OBJEKT I EN MAPP TA BORT EN MAPP METAOPERATIONER SÖK I EN MAPP SKRIVA UT LISTOR ÖVER OBJEKT I EN MAPP RAPPORTER RAPPORTLISTA KATALOGRAPPORT RAPPORT MED BILD RAPPORT MED PLACERING RAPPORT MED ALLA FÄLT RAPPORT MED RÄTTIGHET RAPPORT MED FRIMÄRKSBILDER BUS-RAPPORT UTSKRIFT AV RAPPORTER UTSTÄLLNING UTSTÄLLNINGSNAMN NAMN OCH ORT FLIKEN OBJEKT FLIKEN REFERENSER Fältet Referenser Fältet Länkade filer FLIKEN DIGITALTMUSEUM LISTNING AV SÖKRESULTAT RAPPORTER LÅS UTSTÄLLNING

4 10 UTLÅN BILDER INLÄGGING AV BILDER Fotograf hämtas från Exif-fältet Artist Positionsdata i bilder Parametrarna under Utvidgad konfiguration kan aktiveras Lägga in en enstaka bild Lägga in alla bildfiler i en bildinläggningsmapp VISNING AV BILDER KATALOGBILDER OCH HELBILDER PRIMUSANVÄNDARES RÄTTIGHETER KORTKOMMANDON I PRIMUS

5 1 Inledning 1.1 Detta dokument Detta dokument beskriver på vilket sätt skärmbilderna och fönstren i Primus fungerar, vad olika knappar betyder, hur olika funktioner ser ut osv. 1.2 Versioner av program och handledningar Både Primus-programvara och denna handledning existerar i olika versioner, och olika versioner av programmet kan samtidigt vara i bruk på olika museer. Varje gång det skickas ut en ny version av programvara eller handledning som är ändrad, eller med införda rättningar, kommer den nya versionen att ha ett nytt versionsnummer. Versionsnumret för din version av Primus hittar du antingen i det nedre vänstra hörnet i huvudfönstret, eller genom att välja Hjälp Om Primus i huvudmenyn. Detta versionsnummer ska uppges vid alla kontakter gällande fel etc. i programmet. Information om nya versioner av Primus och tillhörande användarhandledningar läggs ut på 5

6 2 Huvudelement och funktioner 2.1 Användarnamn och tillgång När man startar Primus kommer det upp en dialogruta där användaren ska skriva in användarnamn, lösenord och databas. Användarnamnet och lösenordet kan endast skapas av Admin. Användarnamnet sparas i programmet och knyts till alla ändringar användaren gör i basen. Figur 1: Inloggning i Primus 2.2 Första sidan På första sidan av Primus finns det ingångar till de viktigaste funktionerna och objekttyperna. På raden registrering finns ingångar till moduler för registrering av de olika objekttyperna. Figur 2: Registreringsmenyn Fönster, fält och listor ser lite olika ut beroende på om man katalogiserar i Föremålsmodulen, Fotomodulen, Byggnadsmodulen eller Film/ljudmodulen (se särskilda handledningar). Föremålsmodulen stödjer både katalogisering av kulturhistoriska föremål, design, arkitektur och konst. Figur 3: Sökmenyn Primus ger möjlighet till både enkel sökning och utvidgad sökning med betydligt fler sökfält. Den enkla sökningen kan göras i alla moduler samtidigt eller i varje modul för sig. Sökning direkt i registren för orter och namn är också möjlig (se kapitel 6). 6

7 Figur 4: Administrationsmeny Utlån, Magasin och Admin-modulerna har egna handledningar. När det gäller Mapp, Utställning och Bilder se kapitel 7, 9 och Olika element och fält Det finns fyra olika typer av fält i Primus som fungerar på lite olika sätt Uppslagsfält (rullgardinsfält) Figur 5: Exempel på uppslagsfält På många ställen i databasen finns det uppslagsfält där man kan göra val i en förvalslista med givna värden. Klickar man på pilen till höger får man en översikt och kan skrolla i listan med värden. I långa listor kan man börja skriva in en eller flera bokstäver, och får då upp alla värden i listan som börjar med dessa bokstäver. I uppslagsfälten väljer man mellan olika värden som hämtas från en auktoritetslista i databasen. Primus innehåller både standardiserade auktoritetslistor från Fältkatalogen och auktoritetslistor som byggs upp av de enskilda institutionerna (se kapitel 3). Båda typerna av listor uppdateras och administreras från Admin-modulen Tabell Figur 6: Exempel på tabell En tabell visas på skärmen som just en tabell. I tabellen finns ofta flera fält i olika kolumner på en rad och varje rad är i tabellen en post. Över varje kolumn finns en rubrik. Vill man ändra bredden på kolumnerna klickar man i rubrikraden på gränsen mellan två kolumner och drar markören till höger eller vänster. En tabell används för repeterande fält där ändringar som görs i själva tabellen inte loggas i den registrerade posten utan ändringarna måste i sådana fall göras både i tabellen och i registreringsposten. Man kan förflytta sig vågrätt från fält till fält genom att trycka "Tab". Står man i sista kolumnen och trycker Tab får man en ny tom rad. När man lägger in information i en tabell är det viktigt att vara uppmärksam på när dessa data egentligen sparas i databasen. När man i tabellen ändrar eller lägger till en ny post markeras det vanligvis med en stjärna till vänster. Stjärnan visar att dessa data ännu inte har sparats. Hoppar man med Tab -en till nästa rad, blir föregående rad automatiskt sparad. 7

8 Under eller i anslutning till varje tabell finns det en navigator. När en post i tabellen är markerad med stjärna, är samtidigt navigatorns knappar för "Spara" och "Avbryt" aktiverade. En post i en tabell kan alltså sparas antingen genom att man hoppar till nästa rad, eller genom att man klickar på "Spara"- knappen på navigatorn. Har man skrivit in något av misstag som inte ska sparas, klickar man på "Avbryt"-knappen. Poster i tabellen som redan är sparade kan tas bort om man klickar på Minus - knappen på navigatorn. Figur 7: Exempel på navigator En navigator består av en rad knappar med olika symboler och används för att navigera i data i en tabell. En navigator har tio standardsymboler med följande betydelse: Första posten Föregående post Nästa post Sista posten Lägg till ny post Ta bort denna post Ändra denna post Spara ändringar Avbryt ändringar Uppdatera data När det gäller de olika knapparna i navigatorn ska man vara uppmärksam på följande: Alla tio knapparna är inte alltid synliga. Alla tio knappar är inte alltid aktiverade hela tiden. Det går bara att klicka på de knappar som är aktiverade. Knapparna "Spara ändringar" och "Avbryt ändringar" är t.ex. inte aktiverade så länge data i tabellen inte har ändrats. Så snart man ändrar på data, blir dessa knappar aktiverade Listfält (flervalsfält) Figur 8: Exempel på listfält Listfält används för repeterande fält där ändringar sparas i en förvalslista. I ett listfält listas de olika elementen upp på var sin rad. En rad kan markeras om man klickar på den. Data kan inte skrivas in direkt i en listruta, men däremot via en popup-meny. Denna meny får man fram genom 8

9 att högerklicka inne i listfältet och menyn listar de operationer som är möjliga att göra med data som ligger i detta fält. Vanligvis är dessa val "Ny", "Ändra" och "Ta bort". För att det ska vara möjligt att välja "Ändra" eller "Ta bort" måste först en av raderna i rutan vara markerad. När man väljer en funktion på popup-menyn kommer det upp en dialogruta där man skriver in eller ändrar data. Figur 9: Exempel på valmöjligheter i listrutan När man klickar "OK" i dialogrutan kommer data att sparas i auktoritetslistorna i databasen. Mer om sådana listor finns i kapitel 3. Alla listor uppdateras och administreras från Admin-modulen. Figur 10: Exempel på dialogruta Några listfält har alternativ som Visa eller Se på utöver Ny, Ändra och Ta bort. Dessa val finns bara för listfält där det finns mer information än den som syns på den enstaka raden i listfältet, till exempel juridiska personer och platser Hierarkiska listor För material, teknik, dekorteknik och klassifikationer finns hierarkiska listor. 9

10 Figur 11: Exempel på hierarkisk lista De hierarkiska listorna är strukturerade så att en sökning på en högre nivå kommer att ge träffar för alla poster i kategorin, även de som är inlagda med ett mer specialiserat sökord. Ett exempel: om man söker på metall får man även träffar på det objekt som är registrerad som aluminium och bly. Vill man bara ha träffar på objekt med bly så söker man på bly Fritextfält Figur 12: Exempel på fritextfält I fritextfälten i Primus kan man skriva in en presentation av materialet som katalogiseras i löpande text. I fritextfälten kan man också lägga in förklaringar till det man skrivit in i listfälten. Informationen sparas när man klickar på knappen med den gröna bocken som är Spara -knappen i Primus. 10

11 2.4 Registrering och ändring Knappar och ikoner De flesta fönstren vid registrering har en knapprad högst upp som ser ut ungefär så här: Figur 13: Exempel på knapprad vid registrering De viktigaste knapparna i knappraden har följande betydelse: Lista över senast registrerade objekt Utvidgad sökning Mina senaste registreringar Registrera nytt objekt Koppla till underobjekt Skriv ut streckkodsetiketter Skriv ut alla fält (rapport) Ändra post /gå till ändringsläge (Kortkommando F2) Spara ändringar (Kortkommando F3) Avbryt ändringar (Kortkommando F4) Avsluta ändringar/gå till visningsläge (kortkommando F2) Till mini-registrering Välj vilka fält som ska vara med i mini-registreringen Registrera ny post och ändra i existerande poster När man ska registrera ett nytt objekt går man in i fönstret för registrering av Föremål, Foto, Byggnad eller Film/ljud. Där väljer man sedan Registrera ny från rullgardinsmenyn under Föremål, Foto, Byggnad eller Film/ljud eller klickar på knappen för Registrera ny. När man söker fram en post i databasen är fönstret i visningsläge och detta markeras av att alla fält är grå. Vill man ändra i något av fälten måste man gå över till ändringsläge. Detta görs genom att man klickar på knappen Till ändringsläge. Fälten blir då möjliga att redigera och det syns genom att fritextfälten ändrar färg och blir vita. Om man har ändrat något i ett fält blir knapparna Spara och Avbryt aktiverade och man kan inte lämna ändringsläget innan man antingen har sparat eller avbrutit de ändringar som gjorts. 11

12 2.4.3 Kopiera information från en annan post När man registrerar ett nytt objekt (se ovan) får man upp en dialogruta där man ges möjlighet att kopiera information från ett annat objekt. I dialogrutan söker och väljer man själv det objekt från vilket informationen ska kopieras. I föremålsmodulen kommer dessutom de tio senast registrerade objekten upp automatiskt som möjliga förslag Mini- och maxi-registrering Registreringsfönstren för Föremål och Foto finns i två varianter, mini-registrering och maxiregistrering. Mini-fönstren innehåller ett begränsat antal fält och alla valda fält visas då i samma fönster utan flikar. I maxi-fönstret visas istället alla tillgängliga fält och de är organiserade under olika flikar för olika typer av information. Knappar för att jobba med mini- och maxi-registerering: För att komma till mini-registrering För att komma tillbaka till maxi-registrering För att välja vilka fält som ska vara med i fönstret för mini-registrering och i vilken ordningsföljd fälten ska stå. Figur 14: Val av fält till mini-registrering Inställningar för fönstret miniregistrering med fälturval och ordningsföljd mellan fälten sparas automatiskt och ligger kvar nästa gång samma användare loggar in. 12

13 2.5 Klipp och klistra Alla de större registreringsfönstren har menyvalet "Redigera" med undervalen "Klipp ut", "Kopiera" och "Klistra in" när man trycker på högerknappen på musen. Detta motsvarar de vanliga Cut-, Copyoch Paste-funktionerna som man finner i de flesta Windows-program, och gör det möjligt att kopiera eller flytta text mellan de olika fritextfälten på skärmen. De går också att använda kortkommandona: Ctrl-X (Klipp ut) Ctrl-C (Kopiera) Ctrl-V (Klistra in) Kortkommandon fungerar för funktionerna i alla fönster, inte bara där dessa val står med i huvudmenyn. 2.6 Ta bort data Alla ändringar i databasen loggas så att man kan gå tillbaka och se vem som sist har gjort ändringar. I Föremålsmodulen visas ändringarna i fältet Administration Ändringar. Man kan inte se vilka ändringar som har gjorts, men även det sparas men längre in i databasen. En administratör eller en avancerad användare kan radera hela objektsposter. Det görs genom att välja Föremål/Foto/Byggnad/Film/ljud Ta bort denna post i huvudmenyn. Posten raderas inte från databasen, den blir bara markerad som borttagen så att man inte får träff på den vid sökning etc. Borttagna objekt kan sökas fram genom att Bara borttagna objekt markeras under parametrar före sökning. Endast administratören kan radera objekt från databasen. 2.7 Länka dokument till databasen Man kan registrera en fil som ligger i den egna datorn så att den länkas till en accession, ett objekt eller en utställning. Filen kopieras då in i databasen och blir tillgänglig för alla användare och inte enbart för den som registrerade referensen. För varje fil som registreras ska en kort beskrivning och uppgift om längd skrivas in. Det är filtypen som sedan påverkar hur filen hanteras. När man dubbelklickar på en rad i fältet Länkade filer öppnas filen med det program som används för den aktuella filtypen. OBS! Det ursprungliga filnamnet sparas inte. När du hämtar fram filen senare, tilldelas den ett tillfälligt filnamn. Dessa tillfälliga filer slängs automatiskt när fönstret för "Länkade filer" stängs. Registrering av fil: Högerklicka i fältet Länkade filer och välj "Ny" i popup-menyn. Ett nytt fönster för Länkade filer kommer då upp där man väljer rätt fil från disken och skriver in en kort beskrivning och uppgift om sidantal och klickar sedan "OK". Visning av fil: Markera i fältet Länkade filer den fil som är av intresse genom att dubbelklicka på filnamnet. Det går även att högerklicka på filnamnet och i popup-menyn välja "Visa/ändra". Klicka därefter på "Visa"-knappen eller välj i huvudmenyn "Fil Visa". Då startar ett program som gör det möjligt att visa filen. Har inget program valts för att visa en viss filtyp, kommer ett särskilt meddelande om detta. 2.8 Publicering i DigitaltMuseum För att information om objekten ska publiceras i DigitaltMusem måste KulturIT först skapa och konfigurera en gateway som hämtar informationen från databasen. Vilken information man vill 13

14 publicera varierar mellan olika institutioner, inställningarna i gateway görs utifrån varje institutions specifika behov. För mer information ta kontakt med KulturIT. Informationen i Digitalt Museum uppdateras varje natt vilket gör att ändringar och nya objekt visas först morgonen efter dem gjorts. På Digitalt museum kan både objekt med mycket eller lite information visas. Det är upp till respektive institution att avgöra om ett objekt ska finnas på DigitaltMuseum samt hur mycket information som ska vara synlig. Under fliken administration finns fältet Publiceringsnivå som påverkar hur objektet ska visas. Om man väljer Normal publiceras objektet i enlighet med de parametrar som beslutats i samband med konfigurationen av publiceringen. Väljer man Begränsad visas endast ett fåtal fält. Det rekommenderas endast om särskild anledning finns. Om värdena ändras upprättas en administrativ händelse som visar vem och när ändringarna gjorts. 14

15 3 Listor och register Primus innehåller både standardiserade auktoritetslistor hämtade från Fältkatalogen och auktoritetslistor som byggs upp av de enskilda institutionerna. Listor kan också hämtas från KulturNav. Alla listor hämtas eller uppdateras av administratören från admin-modulen. Innehåll som hämtats från KulturNav kan inte redigeras i Primus. 3.1 Listor från KulturNav I Primus 5.7 är det möjligt att hämta listor från KulturNav. KulturNav är en webbplats för att skapa, förvalta och distribuera gemensam öppen terminologi för museer och andra kulturarvsinstitutioner. Begrepp och definitioner som används för att beskriva objekt vid katalogisering görs tillgängliga för alla att använda. Museer och andra organisationer kan, där det är praktiskt, byta ut sina lokala termlistor mot en gemensam terminologi. Med gemensam terminologi menas här: Termer Aktörer Platser Händelser Länkning till KulturNav skapas och förvaltas av administratören av databasen. Värden från dessa listor kommer att markeras i blått. Figur 15: Exempel på sökning i listor med innehåll från KulturNav 3.2 Egengenererade listor Benämning, Preciserad benämning, Ämnesord och Motiv-ämnesord är exempel på listor som institutionerna själva bygger upp. Hur man lägger till ny information i listorna beskrivs i kapitel Informationen i listorna läggs in vid katalogisering av objekt och uppdateras från Admin-modulen. För fälten Klassifikation, Material, Teknik och Dekorteknik är listorna hierarkiska. Man kan här välja att lägga in antingen ett överordnat begrepp t ex Metall eller ett underordnat begrepp t ex Järn. I de institutionskontrollerade listorna kan avancerad användare och administratörer ange att ett värde är ogiltigt. Ett värde med ogiltig status kan inte läggas till nya objekten. Hämtar ett värde som 15

16 redan har kopplats till ett objekt set ogiltigt kommer att visas i röd text i objektet posten. I de fall det finns befintliga kopplingar till ett objekt visas värdet med ogiltig status i rött. 3.3 Register över namn och orter Varje namn eller ort ska bara registreras en gång och det görs i ett eget register. För att undvika dubbelregistreringar är det viktigt att man alltid börjar med att söka i dessa register innan man väljer att lägga till ett nytt namn eller ort. Uppgifter som hämtas från KulturNav markeras med blått träfflistan, tillsammans med information om vilka uppgifter de är associerade med. Innehåll som hämtats från KulturNav kan inte redigeras i Primus. Figur 16: Träfflistan Namn med information hämtad från KulturNav 16

17 3.4 Namn Figur 17: Namnpost Namnregistret används för personer, egennamn på djur eller objekt, institutioner, firmor, organisationer och liknande. I modulen för namn kan man lägga till biografisk information, referenser och bilder. Det är viktigt att man lägger in tillräckligt många upplysningar för att kunna skilja de olika namnposterna åt. När namnet ska kopplas till ett registrerat objekt görs detta utifrån en händelse och händelsen väljs alltid först och därefter namn och orter. Se vidare under Händelser nedan. För namn på personer fylls fälten Efternamn och Namn i. För namn på t ex kungar fylls bara fältet Namn i. För övriga typer av namn visas endast fältet Namn. Firmor och institutioner ska skrivas på det sätt som firman eller institutionen själva använder, t.ex. Riksförbundet Sveriges museer, inte Sveriges museer. Undvik förkortningar som till exempel Aug. Strindberg. Alla namn visas med information om född/etablerad, död/nedlagd och titel/bransch i registreringsposten i de fall detta är registrerat i namnposten. Informationen i namnregistret redigeras genom att man klickar på knappen Till ändringsläge. Fälten blir då möjliga att redigera och det syns genom att fritextfälten ändrar färg och blir vita. Informationen sparas genom att klicka på spara ändringar. 17

18 När man gör ändringar i namnregistret kommer förändringen att gälla för alla objekt som är kopplade till det aktuella namnet. Man måste därför bedöma om det är lämpligt att göra ändringarna eller skapa en ny post med ny information Historik Figur 18: Lägg till Historik Historik för en namnpost registreras som händelser på samma sätt som för föremål och fotografier. 18

19 3.4.2 Referenser Figur 19: Lägg till skolor och utbildningar Skola och utbildningar registreras som relationer mellan människor och institutioner. Innan man kan göra kopplingen måste både personen och skolan/utbildningen finnas registrerad i namnregistret. Det finns även möjlighet att lägga till tidsangivelser för när utbildningen ägt rum. 19

20 3.4.3 Publicering Figur 20: Publicering av en namnpost Fältet "Kan web publiceras" fungerar på samma sätt som för objekt. Är rutan markerad visas posten på Digital Museum och vise versa. Hur mycket information som visas bestäms utifrån fältet publiceringsnivå. Fältet publiceringsnivå har två värden: Normal och Utökad. Om man väljer Normal publiceringsnivå blir endast namnet/institutionen publicerat. Om man väljer Utvidgad publiceringsnivå publiceras även information från fälten: Alternativt namn Plats Medborgarskap Kön Yrke - konfigurerbar Historia - konfigurerbar Övrig information - konfigurerbar Relaterade personer När man skapar en ny post är den förinställd på publiceringsnivå "Normal". För att den utökade publiceringen ska bli tillgänglig på Digitalt Museum krävs en inställning i konfigurationen. 20

21 3.5 Orter Figur 21: Orter När orter ska kopplas till ett registrerat objekt görs detta utifrån en händelse och händelsen väljs alltid först och därefter namn och orter. Se vidare under Händelser nedan. Ortnamn Visningsfält med alla de upplysningar som är inskrivna i fälten nedanför samlade i ett fält. Land Välj från nationell lista (ISO 3166) Landskap Välj från nationell lista (ATA:s socken/stad-lista) med koppling till socken/stad. Län Välj från nationell lista (ATA:s socken/stad-lista) med koppling till kommun. Kommun Välj från nationell lista (ATA:s socken/stad-lista) med koppling till län. Socken/Stad Välj från nationell lista (ATA:s socken/stad-lista) med koppling till landskap. 21

22 Härad, Ort (för by, tätort), Gård, Stadsdel, Kvarter, Gata och RAÄ-nr Dessa fält har inga förvalslistor, informationen skrivs in direkt. Ortnamn därutöver Tänkt för ortnamn som inte kan skrivas in i ovanstående fält. Latitud/Longitud I fältet kan information om längd- och breddgrad för en ort sparas. Fältet är knutet till kartan till höger. Om fältet är ifyllt visas platsen på kartan genom att trycka på Visa på kartan. Om en punkt markeras på kartan visas koordinaterna automatiskt i högra hörnet. Koordinaterna kan föras över till fältet genom att först välja ändra och sedan trycka på hämta vald koordinat. Genom att trycka på OK sparas ändringen. Genom att zooma in i kartat innan man markerar platsen blir upplösningen högre och risken för fel mindre. Det går också bra att direkt i fältet skriva in ett värde i WGS 84 decimalformat. Platser som har koordinater är markerade med en symbol till vänster om ortnamnet i listan med sökresultat. När man gör ändringar i ordregistret kommer förändringen att gälla för alla objekt som är kopplade till den aktuella orten. Man måste därför bedöma om det är lämpligt att göra ändringarna eller skapa en ny post med ny information. Övrig information Eventuell övrig information om den registrerade orten. Hierarkiska kopplingar mellan land-landskap-socken/stad Välj från lista. Fältet till vänster är sorterat efter nummer och fältet till höger är alfabetiskt sorterat. Socken/stad-listan är hierarkiskt avhängig landskapslistan och kommunlistan är hierarkiskt avhängig länslistan. Det betyder att när man väljer ett landskap får man i socken/stad-fältet tillgång till de socknar och städer som ligger inom detta landskap. Skriver man in en socken så fylls landskap och land automatiskt i. Och likadant är det med kopplingen mellan län och kommun. Fyller man i de två fälten kommun och socken/stad så blir fälten ovanför automatiskt ifyllda och man behöver sedan bara skriva in ev. kompletterande information i fälten ort, gård osv. Förvalslistorna bygger på Sockenlistan framtagen av ATA på Riksantikvarieämbetet. Ytterligare information kring sockenindelningen och register över socknarnas placering i kommun och län finns på ( ort händelse namn typ anmärkning datering anknytning anknytning 22

23 4 Händelser -namn, ort och datering anknutet till händelser I Primus registrerar man namn, ort och datering genom att registrera en händelse som knyter dessa upplysningar till objektet. Namn och ort knyts till händelsen med hjälp av en anknytningskod. Namn och Ort sparas i egna register och man registrerar därför namnet en enda gång. Vid registrering av objekt hämtas namn och orter från dessa register. 23

24 Figur 22: Händelser Nya händelser registreras genom att högerklicka i fältet "Händelser" och välja "Ny händelse". För att ändra innehållet i en händelse, dubbelklickar man på den eller högerklickar och markerar Ändra. Då får man upp innehållet i händelsen i en ny dialogruta. Händelserna kan också ordnas kronologiskt genom att man markerar händelsen och väljer Flytta upp eller Flytta ned. När man väljer Ny händelse, kommer det upp en ny dialogruta där man ska välja händelse. Figur 23: Välja typ av händelse 24

25 Därefter kommer man till en dialogruta för registrering av händelse Figur 23: Registrering av händelse Här kan man skriva in händelsestyp, anmärkning och datering direkt, men vill man lägga in namn och orter ska man högerklicka inne i fältet Namn respektive Orter och välja Ny, Ändra eller Ta bort på samma sätt som i andra listfält i Primus. När man gör ett av dessa val, påverkas funktionerna utifrån den händelse som är vald. Det betyder att man kan ändra vilka personer och orter som är kopplade till den händelse som är vald. Namn och ort registreras på samma sätt. För att registrera att ett nytt namn har en bestämd förbindelse till en händelse, väljer man funktionen Ny i popup-menyn för listan över namn eller ort. Man får då upp en dialogruta där man kan välja en anknytningskod från en lista och ett sökfält där man kan söka fram tidigare registrerade namn och orter. I de fall namnet inte redan finns registrerat, har man möjlighet att registrera en ny namnpost eller ortpost genom att klicka på Registrera nytt namn eller Registrera ny ort. Man får då upp en ny dialogruta där man kan registrera upplysningar om namnet eller orten. Dessa upplysningar sparas då i registret över namn respektive orter (se kapitel 3.3). Man kan ta bort ett namn eller en ort genom att markera raden och välja Ta bort i menyn. Det betyder att namnet då tas bort i förhållande till det objekt och den händelse som valts. Namnet eller 25

26 orten tas inte bort från själva namn- eller ortregistret utan det är bara relationen till objektet som försvinner. En händelse som ligger inlagd i fältet Historik kan redigeras vid ett senare tillfälle. Man markerar denna händelse, högerklickar och väljer Ändra i popup-menyn Samma dialogruta som ovan kommer upp och man har då möjlighet att ändra anknytningskoder och kan även lägga till eller ta bort namn och orter. I listfälten med namn och orter kan man genom att högerklicka i fältet också få valen Visa namnpost för namn och Visa ortpost för orter. Detta val gör att man kan gå in i själva namn- och ortregistret och där ändra informationen. Vid Mini-registrering (Primus MiniFöremål och Primus MiniFoto) ser detta annorlunda ut. Alla personer och orter är där listade i samma fält, och registrering i dessa fält fungerar på samma sätt som i andra fält (listfält). Registreringarna blir sparade på samma ställe oavsett om man använder mini- eller maxi-fönstren. Den enda skillnaden är att om du använder mini-fönstren, så registreras namn och orter utan att en händelse först registreras och det är då anknytningskoden som styr vilken händelse de knyts till medan du i maxi-fönstren alltid först registrerar en händelse och därefter väljer vilken anknytningskod namn och orter ska tilldelas. Om man registrerar i mini-fönstret och vill veta vilka händelser registreringarna har knutits till, kan man gå till maxi-fönstret och där se på vilket sätt informationen organiserats. 26

27 5 Hierarkier Hierarkier för föremål visas i föremålsfönstret under fliken Gruppering i de två fälten "Ingår i gruppering" och "Gruppering - består av". Fältet "Ingår i gruppering" visar identifikationsnumret på gruppering/ar (en nivå upp i hierarkin) som detta föremål ingår i. Fältet "Gruppering - består av" visar en lista över underobjekt (en nivå ned i hierarkin) som denna post består av. Om man i en hierarki av bord och stolar (se figur) tar fram posten med de sex stolarna, så kommer matsalsmöblemanget i detta exempel att stå i fältet "Ingår i gruppering". Om de sex stolarna dessutom vore registrerade var för sig med separata poster, skulle dessa poster listas i tabellen "Gruppering - består av". Hierarkier relaterar till registreringsnivåerna på det sättet att ett överordnat objekt ska ha registreringsnivå Gruppering eller Samling/arkiv och den nedersta nivån i hierarkin ska ha registreringsnivå Enstaka objekt. I princip är det ingenting som hindrar att man gör hierarkier med fler än två nivåer, men fler än tre blir snabbt oöverskådliga. 5.1 Registrering av grupper, serier och samling/arkiv I Primus finns det två sätt att registrera hierarkier. 1. Detta sätt ger dig möjlighet att kopiera information från grupperingsposten till posten för det enskilda objektet. Detta är arbetsbesparande och minskar risken för stavfel och andra fel. Registrera först en överordnad post med registreringsnivå Gruppering eller Samling/arkiv. Gå därefter till fliken Gruppering och skriv in Antal, välj Typ av objekt från listan och Benämning i tabellen. I PrimusFoto heter fältet Motiv i stället för Benämning. Klicka på bocken i knappraden under tabellen för att spara informationen.

28 Figur 25: Gruppering Klicka på en av raderna så att den svarta pilen till vänster pekar på det objekt du vill registrera en egen post för. Klicka därefter på symbolen med den vita uppslagna boken i övre vänstra hörnet i tabellen. Det kommer då upp en dialogruta där det står Detta objekt har ingen egen post. Vill du skapa en ny post för objektet?. Klicka på Ja. Om den benämning man föreslår inte redan finns i auktoritetsregistret får man frågan om man vill lägga till den nya benämningen i listan. Svarar man Nej, kommer termen istället att läggas in som Alternativ benämning av typen FRI. Därefter kommer det upp en ny dialogruta där det står Vill du kopiera fält från ett annat objekt till det nya objektet? Klicka på Ja. Det kommer då upp en ny dialogruta där grupperingsposten automatiskt blir föreslagen som post att kopiera information ifrån. Det är också möjligt att här välja ett annat objekt genom att klicka på Välj objekt och där söka fram rätt objekt. 28

29 Figur 26: Kopiering av fält I nästa dialogruta som kommer upp kan man definiera vilka av objektets fält som ska kopieras över till det nya objektet. Figur 27: Val av fält vid kopiering Posten som blir registrerad kommer att få sitt identifikationsnummer utifrån de regler som satts i Administrationsmodulen under Globala inställningar och Identifikationsnummerformat. 2. Det andra sättet att registrera i hierarkier är att först registrera alla enstaka objekt och grupperingsposter och därefter i efterhand knyta samman de enskilda objekten och 29

30 grupperingsposten. Detta görs genom att öppna grupperingsposten och gå till rullgardinsmenyn Föremål Koppla underposter till denna post. Sök fram de objektposter som ska knytas till grupperingen och klicka OK. Du kan markera flera objekt i träfflistan genom att samtidigt som du högerklickar hålla någon av tangenterna Ctrl eller Shift nedtryckt. Om man önskar kan värdena i tabellen Gruppering består av synkroniseras med värdena i den enskilda objektposten. Inställningen görs i Admin Globala inställningar Generellt. När valet Synkronisera mellan grupperingstabell och objekt är ibockat synkroniseras värdena i fälten Antal, Typ av objekt och Benämning. Synkroniseringen sker oavsett om ändringen görs i tabellen eller i objektposten. 5.2 Fotoexemplar Vid registrering av foto skiljer man mellan motiv (bilder) och exemplar av dessa motiv. Ett motiv kan ha flera exemplar, till exempel ett negativoriginal, en positiv kopia och ett elektroniskt exemplar. Ett exemplar är med andra ord en fysisk storhet medan motivet inte är fysiskt. Det finns ett fönster för motiv och ett fönster för exemplar. Ett motiv kan vara hierarkiskt organiserat i samlingar, serier och enstaka bild. I fönstret för Motiv under fliken Gruppering finns det på samma sätt som i fönstret Föremål, fliken gruppering (se ovan) möjlighet att se hierarkiskt överordnade eller underordnade objekt. I fältet Ingår i gruppering visas överordnade objekt medan de underordnade objekten visas i tabellen Gruppering består av. I tabellen kan man hoppa till eller registrera "underordnade bilder". Dessutom har motivposten också en liknande lista över exemplar med detta motiv. Ett exemplar registreras på samma sätt som grupper, serier och samling/arkiv. Se egen handledning för registrering av fotografier. 5.3 Accession En Accession kan också utgöra en del av en hierarki där accessionen är överordnad de enstaka objekt som ingår i en och samma accession. I registreringsposten under fliken Gruppering finns fältet "Ingår i accession". Där visas identifikationsnumret på accessionen (en nivå upp i hierarkin) som detta objekt ingår i. I accessionsposten under fliken Innehåll finns tabellen "Accessionen består av". Där listas de objekt (en nivå ned i hierarkin) som accessionen består av. Man kan navigera mellan de olika nivåerna genom att dubbelklicka på identifikationsnumren i dessa fält. Se egen handledning för registrering av accessioner. 30

31 6 Sökning Primus har flera fönster för sökningar: Enkel sökning och Utvidgad sökning är möjliga att göra för alla objektmoduler. Enkel sökning är dessutom möjlig att göra för sökning på alla typer av objekt samtidigt. Figur 28: Sökmeny 6.1 Enkel sökning Enkel sökning för alla typer av objekt nås på första sidan i raden sök där det står Sök allt. Den kan även nås från registreringsfönstret för varje modul separat. I Enkel sökning är bara några fält sökbara. I vissa sökfält görs sökningar i flera registreringsfält samtidigt. Detta är en fördel till exempel i de fall man inte är helt säker på i vilket fält ett ord är registrerat. Under själva sökfälten går det dessutom att göra flera olika avgränsningar av sökningen. Figur 29: Sökfönster för alla objektstyper Motiv/titel Sökning samtidigt i fälten Motiv och Modellnamn/Titel. Gäller både för foto och föremål/konstverk. 31

32 Benämning/ämnesord Sökning samtidigt i fälten Benämning, Preciserad benämning, Alternativ benämning och Ämnesord. Namn Sökning samtidigt i fältet Avbildade - namn och i alla händelser till vilka det valda namnet är knutet. Ortnamn Sökning samtidigt i fältet Avbildade - orter och i alla händelser till vilka den valda orten är knuten. 6.2 Urval Figur 30: Urval i sökfönstret Rutan Gör inte skillnad mellan små och stora bokstäver ska normalt vara ibockad. Är den inte markerad kan man få ett fåtal eller inga träffar trots relevanta sökord. Sökhastigheten påverkas dock något då alla värden ska översättas till små eller stora bokstäver. Övriga möjliga val är parametrar som på olika sätt avgränsar sökningen. Genom att klicka på rubrikerna Registrerad/Ändrad, Typ av objekt respektive Samling ges ytterligare möjligheter till avgränsning. Under fliken Träff listas sökträffen med identifikationsnummer, benämning och typ av objekt samt ytterligare parametrar som kan väljas genom att man högerklickar i fönstret och klickar på Lägg till eller ta bort kolumner. 32

33 Man kan sortera träfflistan stigande eller fallande för varje kolumn genom att klicka på kolumnrubriken. Det är möjligt att redan i träfflistan se bilder kopplade till objektposterna. Då går man in under Visa Läsfönster i menyn och väljer antingen Botten som här eller Höger då läsfönstret visas lodrätt till höger i fönstret. Om man väljer Av visas träffen som i föregående exempel. 6.3 Utvidgad sökning Vid utvidgad sökning finns det möjlighet att söka i de flesta fält i den registrerade posten. Sökfälten är grupperade under flikar och längst till höger finns fliken med träfflistan. Fliken Parametrar innehåller olika möjligheter att begränsa sökningen. Under Urval ska rutan Gör inte skillnad mellan små och stora bokstäver normalt vara ibockad. Är den inte markerad kan man få ett fåtal eller inga träffar trots relevanta sökord. Sökhastigheten påverkas dock något då alla värden ska översättas till små eller stora bokstäver. Övriga möjliga val är parametrar som på olika sätt avgränsar sökningen. Under Presentation väljer man vilka fält som ska visas i träffen utöver Identifikationsnummer och Benämning. Först markeras fältnamnet i listan Tillgängliga fält till vänster, sedan klickar man på Välj så läggs valet in i den stora rutan till höger. Om man vill se fältet Antal bockar man i den lilla rutan överst. Väljer man här att visa t.ex. ort, namn eller referenser finns det dessutom möjlighet att specificera med anknytningskod, typ av referens etc. om man inte vill att alla orter, namn etc. ska synas i träfflistan. Välj då först fältnamn, t.ex. Ort. Dubbelklicka sedan på fältnamnet i rutan till höger. Då öppnas en dialogruta. Välj önskad anknytningskod i förvalslistan och klicka OK. Träfflistan sorteras automatiskt efter Identifikationsnummer. Genom att klicka på kolumnrubriken kan man själv välja vilken parameter man vill sortera efter. I exemplet ovan är träffen sorterad efter Teknik i bokstavsordning. 6.4 Sökning i listfält De fält som innehåller listor kan man söka i antingen genom att hämta värden från listan eller genom att skriva direkt i sökfältet. Finns det en lista tillgänglig visas det med en knapp med tre punkter till höger om sökfältet. Klickar man på denna knapp kommer en dialogruta upp som ger tillgång till listan. Välj värde i listan och klicka OK så hamnar det valda värdet i sökfältet. Figur 31: Sökning i listfält Alternativet är att själv skriva in ett sökord i sökfältet. Men då är det viktigt att trunkera med % före och efter sökordet för att inte få en alltför begränsad sökträff. Se nedan under

34 I listfält där flera värden kan förekomma, exempelvis fältet Ämnesord, går det att söka med AND. Man kan t.ex. söka efter alla föremål som har båda ämnesorden Belysning och Heminredning inlagda. Man skriver då in belysning AND heminredning (utan citattecknen) direkt i fältet och trycker Enter. Det går också att göra OR-sökningar i sådana listfält. Då skriver man t.ex. belysning OR heminredning i fältet och får träff på alla föremål som har Belysning eller Heminredning som ämnesord. I flera av dessa fält går det också att söka efter poster som saknar ett visst värde i fältet. Skriver man in!belysning får man träff på alla poster som inte har detta ämnesord inlagt. Om man skriver!% i fältet får man träff på alla poster som saknar inlagt värde i detta fält. Sökning i hierarkiska listor Sökning i hierarkiska listor som Material och Teknik fungerar så att en sökning på en högre nivå ger träff på alla poster som har registrerats med ett värde underordnat sökordet. T.ex. ger en sökning på metall i fältet Material träff på objekt som har Järn eller andra namn på metaller registrerat i detta fält. Figur 32: Sökning i hierarkiska listfält Om man bockar i den lilla rutan Exakt sök får man ingen träff på poster med underordnade värden utan endast det valda sökordet. Om man söker på järn får man endast träff på de poster som har Järn registrerat i fältet. Det går inte att göra AND- eller OR-sökningar eller sökningar efter ett visst saknat värde i fält med hierarkiska listor. Däremot kan man söka efter poster som helt saknar inlagt värde i fältet. 6.5 Trunkering och sökning i fritextfält Trunkeringstecknen i Primus är % (procent) som ersätter ett obestämt antal tecken och _ (underscore) som ersätter ett tecken. Trunkering kan användas före, efter och/eller inne i ett ord. Exempel: sko% i fältet Benämning ger en sökning på alla ord som börjar med sko. Sökresultatet innehåller då objekt som Sko, Skor, Skottkärra, Skoter och liknande. %sko i fältet Benämning ger en sökning på alla ord som slutar med sko. Sökresultatet innehåller då objekt som Barnsko, Herrsko, Hästsko, Skridsko och liknande. Vid sökning på orter, i de fall man inte gör en listsökning och från listan väljer ett bestämt värde, måste man trunkera både före och efter sökordet för att få träff. Detta eftersom sökordet oftast står mitt inne i en ortnamnssträng. Med trunkeringstecknen indikerar man att det kan finnas tecken både före och efter sökordet. I de stora fritextfälten, till exempel Historik, Beskrivning och Motiv, kan man inte använda trunkeringstecken för att söka efter vissa ord. I stället används AND och OR. Om man t.ex. i fältet Motiv vill få träff på alla poster med orden hund och träd skriver man hund AND träd (utan 34

35 citattecknen) i sökfältet. Om man vill få träff på alla poster som har antingen hund eller träd inskrivet i Motiv skriver man hund OR träd i sökfältet. Det går att ändra sökmöjligheterna för dessa fält så att man kan söka direkt efter en specifik följd av ord i texten. Detta görs under valet Inställningar, Defaultvärden på första sidan. Denna inställning ger en långsammare sökning. Skriver man in enbart trunkeringstecknet % i sökfältet för ett fritextfält får man träff på alla poster som har något inskrivet i detta fält. 6.6 Kombination av flera sökkriterier Om man fyller i flera sökfält får man bara träff på de objekt där alla sökkriterier är uppfyllda (automatisk OCH-sökning med alla ifyllda sökfält). Om man fyller i flera av sökfälten Typ av händelse, Namn, Ort och Datering, betyder det att man söker efter de objekt där alla dessa kriterier finns inskrivna i samma händelse. Man startar en sökning genom att trycka Enter eller genom att klicka på "Sök"-knappen nederst i fönstret. Man förflyttas då till fliken Träff och där listas sökträffarna upp. I fältet "Sökkriterier" högst upp under fliken "Träff" finns en sammanfattning av vad du har sökt på. Medan sökningen pågår kan den avbrytas om man trycker Enter eller klickar på knappen "Avbryt sökning" till höger i fönstret. 6.7 Bläddra i sökträffen När sökningen är genomförd och sökträffen listats upp har man flera möjligheter: Man kan gå till registreringsposten för ett av objekten i träfflistan genom att dubbelklicka på objektet, eller genom att markera raden och klicka på "Gå till"-knappen nederst i fönstret. Man kan bläddra i sökträffen genom att klicka på knappen Bläddra i träfflistan ovanför träfflistan. Man kan lista sökträffen med bilder genom att i menyn välja "Sök Visa frimärksbilder", "Sök Bläddra i katalogbilder" eller "Sök Bläddra i helbilder". Då får man upp ett nytt fönster med bilder av objekten. Man kan skapa en mapp. Mer om mappar i kapitel 7. Man kan göra olika rapporter. Mer om rapporter i kapitel 8. Man kan ändra Publicering eller Samlingstillhörighet på markerade objekt i sökresultatet. Klicka på Nollställ för att ta bort tidigare val och börja på en ny sökning. 35

36 Figur 33: Lista med sökresultat 6.8 Sök i namn och orter Namn och orter sparas i egna register och dessa är sökbara på första sidan i raden sök under Namn respektive Ort. Fönstren har två flikar. Sökningarna görs på den första fliken. Figur 34: Sökfönster för orter 36

37 Sökfunktionen fungerar på samma sätt i de två registren. Under rubriken Fält kan man definiera upp till tre fält och vilken typ av namn eller ortnamn man vill söka efter. Under rubriken Värde skriver man in önskat sökord. Fyller man i mer än ett fält betyder det att träffen ska innehålla kombinationen av sökorden 1, 2 och 3. Väljer man under Fält begreppet Ortnamn görs sökningen i samtliga fält i ortregistret. Väljer man under Fält begreppet Namn görs sökningen samtidigt i namn och alternativt namn i namnregistret. Under rubriken Urval finns rutor som kan bockas i, en för Ort och tre för Namn Högertrunkering Om denna ruta bockas i blir sökningen automatiskt utvidgad till att gälla allt som inleds med sökordet och sökordet utvidgas då utan begränsningar åt höger Webbpublicering på/av En namnpost kan märkas så att den publiceras på DigitaltMuseum. Vid sökning i namnregistret kan man välja att söka efter poster som är märkta för publicering eller sådana som inte ska publiceras. Om ingen av rutorna är ibockad söks efter alla namn oavsett märkning Visning av träff Under fliken Träff listas de namn- respektive ortposter som är resultatet av sökningen. De ortnamn som är markerade med en symbol längst till vänster är placerade på en karta med koordinater. Figur 35: Träfflista för orter Det går att sortera träffen genom att klicka på kolumnrubrikerna. 37

38 Man öppnar en ort- eller namnpost genom att dubbelklicka på raden. Om man markerar en eller flera rader och högerklickar kan man exportera till Excel eller visa bilder Visa objekt Om man har markerat Visa objekt under Visa i menyn visas i fönstrets nedre del de objekt som är knutna till en markerad ort- eller namnpost. Dubbelklickar man på ett av dessa objekt så öppnas registreringsfönstret för denna post i ett nytt fönster. I vissa fall kan det ta lång tid att hämta objekten. Objektlistan kan sorteras genom att man klickar på kolumnrubrikerna Visa objekt i rapport Man har möjlighet att skriva ut en rapport med relaterade objekt genom att i menyn välja Rapport Alla fält Med objekt. 6.9 Primus Explorer PrimusExplorer ger möjlighet till sökning i hierarkiska data. Sökkriterierna väljs genom ibockning av grenar i sökhierarkin. I 5.7 kan man söka i samlingar, objekttyper, placering, klassifikation, material, teknik och dekorteknik. Funktionen kommer att utvidgas i kommande versioner. PrimusExplorer startas från första sidan. Välj Moduler och därefter PrimusExplorer på nedersta raden. Figur 36: PrimusExplorer Ett plustecken till vänster om en ibockningsruta visar att det finns underposter. När man klickar på plustecknet öppnas listan och alla underposter visas. 38

39 Figur 37: PrimusExplorer, material Man klickar i rutan till vänster om de kriterier som ska ingå i sökningen och därefter på knappen Sök. Om man gör markeringen på den högsta nivån i hierarkin inkluderas alla underliggande nivåer i sökningen. Resultatet visas nere till höger i skärmbilden. I resultatfönstret kan man använda samma funktioner som finns i andra träfflistor i Primus. Man kan högerklicka eller välja från menyerna överst i skärmbilden. Hierarkiska listor infördes i Primus med version För databaser som byggdes upp tidigare kan det behöva städas i listorna för att knyta poster till hierarkin. Om detta inte görs kan listorna lätt bli långa och oöverskådliga. Funktioner för städning finns i administrationsmodulen. 39

40 7 Mappar Man kan skapa en mapp av sökträffen genom att vid objektsök i menyn välja "Sök Skapa mapp". Vid sökning i ort- respektive namnregistret kan man skapa en mapp av objekten som är kopplade till en ort eller ett namn genom att högerklicka på träfflistan och klicka på Skapa mapp med objekt från listan. Det är bara objektposterna som överförs till mappen, inte ort- eller namnposter eller accessioner. Det går även att skapa en mapp av objekten i en utställning. Man högerklickar på objektlistan och väljer Skapa mapp. En mapp är en gruppering av ett sökresultat som man vill spara. Ett objekt kan ingå i flera mappar samtidigt. Figur 38: Mappöversikt 7.1 Mappfönster När man klickar på Mapp i raden administration på första sidan öppnas en skärmbild för mappar. Mappskärmbilden innehåller två delar, översikt över indelningen samt en lista med mappar. I den vänstra delen finns en översikt över alla tillgängliga mappar av varje typ. Man kan se alla mappar man själv har skapat plus alla offentliga och delade mappar skapade av andra användare. Andras privata mappar kan man däremot inte se. När man klickar på en rad i listan visas innehållet i högra delen av skärmbilden. Ett plustecken till vänster om raden visar att det finns en undernivå. Om man klickar på plustecknet öppnas den nivån. När man öppnar skärmbilden visas den inloggade användarens mappar. Överst i skärmbilden finns möjligheter att ändra visningen enligt önskemål eller söka efter specifika mappar. Det finns olika typer av mappar. Primus-mappar är för intern användning i Primus medan DIMUmappar kan publiceras på DigitaltMuseum. Det går inte att ändra typen för en befintlig mapp mellan dessa två typer. Man öppnar en mapp i listan i högra fältet genom att antingen dubbelklicka på den eller markera den och trycka "Enter" eller högerklicka och välja Öppna. Mappens innehåll visas då i ett nytt fönster. Mappfönstret innehåller till en början en flik: Mapp. En andra flik för Ärende läggs till om man under menyrubriken Ärende väljer Ny. 40

41 Om man behöver ha två mappar öppna samtidigt högerklickar man på den önskade mappen i sökfönstret och väljer Öppna i nytt fönster. Figur 39: Mapp Mapp Mapp-id Genereras automatiskt när en mapp upprättas. Typ av mapp En mapp kan vara antingen privat, offentlig eller delad. Privata mappar kan inte ses av andra användare, offentliga mappar kan ses av alla men bara ändras av den som upprättat mappen medan delade mappar kan ses och ändras av alla användare. Offentliga och delade mappar redovisas dessutom i objektposten. 41

42 Mappar av typen DIMU kan publiceras på DigitaltMuseum. DIMU Museimapp: Om museet önskar samla ihop ett antal objekt som kan visas tillsammans på DigitaltMuseum på museets sida så används denna mapptyp. Där ges publiken möjlighet att bläddra igenom posterna. DIMU Mer info-mapp: Detta är mappar som kan användas för att visa objekt där man önskar få hjälp av allmänheten med mer information, ungefär som när vissa museer går ut i lokalpressen och frågar om någon känner igen personer eller en plats på en bild. Dessa mappar får ett värde i Auktoritetsfältet. DIMU Portalmapp: Dessa mappar används för att skicka objekt till andra webbsidor som visar objekt som har något gemensamt men som kommer från olika institutioner. Kravet är att objekten hämtas från DigitaltMuseum. Ett exempel på en webbsida som hämtar data från en portalmapp är Smycken ( För mer information om portalmapp kontakta KulturIT. DIMU Collagemapp: Denna mapptyp är tänkt att ge möjlighet att bestämma vilka objekt som ska visas i olika collage på DigitaltMuseum. Funktionen är ännu inte implementerad. Alla mappar av typen DIMU får fältet Kan webb-publiceras. Detta fungerar på samma sätt som för objekt och namnposter. Samling för DIMU-mappar En DIMU-mapp kan även knytas till en samling. Detta påverkar hur mappen visas på DigitaltMuseum för institutioner som omfattar flera enheter. Ägare Användarnamnet på den som är inloggad när mappen upprättas läggs automatiskt in som ägare. Upprättad datum Dagen då mappen upprättas läggs automatiskt in. Namn Här genereras automatiskt nästa mappnummer som mappens namn. Detta kan sedan ändras till önskat mappnamn. Namnet bör avspegla mappens innehåll för att tydligt särskilja en mapp från de andra. Anmärkning Här kan man skriva in en mer utförlig beskrivning av mappens innehåll eller andra kommentarer. För att kunna redigera fälten i en existerande mapp klickar man på knappen Ändringsläge. De nya upplysningarna sparas genom att man klickar på knappen Spara ändringar. 7.2 Visning av innehållet i en mapp Innehållet i mappen visas i en lista med upplysningar om identifikationsnummer och typ av objekt. Genom att högerklicka i fönstret och välja Lägg till eller ta bort kolumner kan man lägga till ytterligare parametrar som visas i listan. Markerar man ett av objekten kan man få fram en bild och ytterligare upplysningar. 42

43 För att komma till registreringsposten för ett av objekten i mappen markerar man den raden och väljer Objekt Gå till i menyn eller dubbelklickar på objektet. Objektposten kommer då att öppnas i ett nytt fönster. Om man vill flytta ett objekt till en annan mapp högerklickar man på objektet, väljer Flytta till och väljer önskad mapp i det fönster som öppnats. Man kan bläddra mellan bilderna i mappen genom att i menyn välja "Mapp Visa frimärksbilder", "Mapp Bläddra i katalogbilder" eller "Mapp Bläddra i helbilder". Man får då upp ett nytt fönster med bilder av objekten. Det går även att använda knappen i ikonraden för att komma direkt till Visa frimärksbilder. Vill man istället bläddra mellan registreringsposterna väljer man i menyn Mapp Sök i mapp efter och väljer sedan Objekt" för en enkel sökning eller Föremål, Foto etc för en utvidgad sökning. Gör där en sökning utan att skriva in några sökkriterier och klicka sedan på knappen Bläddra i träfflistan så går det enkelt att bläddra mellan registreringsposterna i mappen. 7.3 Ta bort och lägga till objekt i en mapp För att ta bort objekt ur mappen markeras först dessa objekt i listan över mappinnehåll. Man klickar på objektet i träfflistan och vill man markera flera objekt så klickar man på dessa ett i taget samtidigt som man håller tangenten Ctrl eller Shift nedtryckt. När de objekt som man vill ta bort är markerade väljer man i menyn "Objekt Ta bort Markerade objekt". För att lägga till ytterligare objekt i mappen väljer man i menyn Objekt Lägg till, väljer typ av sökning och söker fram önskade objekt. Man kan också använda knappen för att komma direkt till en enkel sökbild. Markera ett objekt genom att i träfflistan klicka på detta. Vill man markera flera objekt så klickar man på dessa ett i taget och håller samtidigt tangenten Ctrl eller Shift nedtryckt. När de objekt som ska läggas till är markerade klickar man på knappen Lägg till nedanför träfflistan. Det går även att lägga till objekt i en mapp direkt från en föremåls- eller fotopost. Man klickar då på Lägg till i mapp i menyn. Ett nytt fönster öppnas och man kan välja vilken mapp objektet ska hamna i. 7.4 Ta bort en mapp Ta först bort alla objekt från mappen. Markera alla objekt genom att högerklicka i objektlistan och klicka på Välj alla. Ta bort dem från mappen genom att i menyn välja "Objekt Ta bort Markerade objekt". Välj därefter i menyn "Mapp Ta bort mappen" för att ta bort den tomma mappen. Så länge mappen innehåller objekt går den inte att ta bort. 7.5 Metaoperationer Med en metaoperation kan man lägga till eller ta bort en informationsenhet i ett fält samtidigt i de objekt i en mapp som har markerats. Man kan till exempel lägga till ett nytt ämnesord eller ta bort ett som inte ska vara där. Detta är en operation som ska användas med stor försiktighet eftersom den kan ha inverkan på många objekt på en gång. Men det är också en operation som om den används rätt kan vara väldigt arbetsbesparande. Det är lämpligt att man först gör ändringen i endast en av posterna för att se att resultatet blir som man har tänkt. Därefter kan man markera alla poster och genomföra operationen. 43

44 Markera först de objekt som ska ändras. Välj i menyn Metaoperationer Lägg till eller Metaoperationer Ta bort eller Metaoperationer Byt. Välj där önskat fält och hämta upp rätt informationsenhet från lista eller skriv in direkt. Särskilt försiktig ska man vara med metaoperationer i fritextfält. Det går att lägga till önskad information i dessa fält som metaoperation före eller efter eventuell befintlig text. Men om man vill ta bort text från ett fritextfält som metaoperation finns bara möjligheten att ta bort all text i fältet. 7.6 Sök i en mapp Man kan söka i innehållet i en mapp. På så sätt kan man kombinera två sökord från samma fält, t ex två olika ämnesord. Välj "Mapp Sök i mappen efter" och välj därefter typ av sökning. Man kan också använda knappen och kommer då direkt till en enkel sökning. 7.7 Skriva ut listor över objekt i en mapp Man har samma menyval för rapporter i mappen som på sökskärmbilderna. Mer om rapporter i kapitel 8. 44

45 8 Rapporter Utskrift av rapporter över objekt kan göras från sökträfflistan och från mapp. Några rapporter kan även nås från objektposten, se vidare nedan. Man når rapporterna under menyvalet Rapport. Innan man skriver ut en rapport är det bra att ha kontrollerat den på skärmen. Det rekommenderas därför att man väljer Förhandsgranskning under Rapportförval. Från förhandsvisningen kan man också exportera innehållet till olika filformat. 8.1 Rapportlista Rapportlistan är en lista över objekt med en rad per post och informationen uppställd i kolumner. Man kan välja överskrift, stilsort, kolumnbredd och vilka fält som ska vara med på rapporten. Med stående rapportformat kan man ha med upp till fyra fält, med liggande format kan man få en rapport med information från upp till sex fält. Figur 40: Rapportlista Är rapportinställningen (jfr kapitel 8.9) inställd på Förhandsgranskning får man möjlighet att bläddra i rapporten, spara den digitalt och skriva ut. Det går också att spara rapporten i t.ex. Excel- eller RTFformat vilket kan vara väldigt användbart. 8.2 Katalograpport Katalograpport kan fås vid sökning i Föremål, Foto och Film/Ljud. Den går även att skriva ut direkt från en objektpost. För denna rapport kan man välja färdiga mallar för objekttyperna Arkitektur, Konstverk och Design. Man kan också göra ett eget definierat urval av de fält som ska visas i rapporten. Om det finns en bild i objektposten visas den i rapporten. Man kan själv välja vilken ordning fälten ska visas i och om bilden ska visas till vänster eller höger på sidan. Är rapportinställningen (jfr kapitel 8.9) inställd på Förhandsgranskning får man möjlighet att bläddra i rapporten, spara den digitalt och skriva ut. Det går också att spara rapporten i t.ex. Excel- eller RTFformat eller som pdf vilket kan vara väldigt användbart. Texten från rapporten kan också skrivas ut som en XML-fil. 8.3 Rapport med bild Rapport med bild visar en bild av objektet till vänster och ett urval fält till höger. När man väljer Rapport med bild kommer en dialogruta upp där man själv kryssar i vilka fält som ska vara med på rapporten. 45

46 Är rapportinställningen (jfr kapitel 8.9) inställd på Förhandsgranskning får man möjlighet att bläddra i rapporten, spara den digitalt och skriva ut. Det går också att spara rapporten i t.ex. Excel- eller RTFformat eller som PDF vilket kan vara väldigt användbart. 8.4 Rapport med placering Rapport med placering visar identifikationsnummer, objekt-id, typ av objekt, benämning (föremål)/exemplartyp (foto) och placering. Rapporten är endast tillgänglig från sökfönstret Sök allt under menyn Rapport. 8.5 Rapport med alla fält Denna typ av rapport är tillgänglig från alla objektsökningar utom enkel sökning och även från själva objektposten. I menyn väljer man Rapport Rapport med alla fält. Vid en objektsökning omfattar rapporten de poster som markerats i träffen. Är rapportinställningen (jfr kapitel 8.9) inställd på Förhandsgranskning får man möjlighet att bläddra i rapporten, spara den digitalt och skriva ut. 8.6 Rapport med rättighet Från en enkel sökning kan man ta ut en rapport som visar vilka rättigheter som är knutna till objekten. 8.7 Rapport med frimärksbilder Det går att skriva ut en rapport från fönstret med frimärksbilder. Man klickar på Rapport i menyn och väljer hur många bilder som ska visas på varje sida. Då får man en förhandsvisning och har möjlighet att bläddra i rapporten, spara den digitalt och skriva ut. 8.8 BUS-rapport En BUS-rapport visar namn som är knutna till publicerade objekt. Rapporten är tillgänglig från första sidans meny under Rapport. Användaren väljer själv vilka anknytningskoder som ska styra vilka namn som ska visas. 8.9 Utskrift av rapporter För de flesta av dessa rapporter finns i anslutning till rapportutskrift även menyvalet "Rapportförval". Här väljer man först vad man vill göra med rapporten. Ska den skrivas ut direkt (Skriv ut), Förhandsgranskas eller Exporteras till PDF. Väljer man Förhandsgranskning kan man även från detta fönster enkelt välja Skriv ut. Därefter väljer man typ av rapport. 46

47 9 Utställning Nya utställningar och sökning i tidigare registrerade utställningar görs från första sidan i raden administration Utställning. En ny utställning upprättar man genom att i menyn välja Utställning Registrera ny. En dialogruta kommer då upp. Figur 41: Registrering av ny utställning Typ av utställning Välj från listan om utställningen är producerad internt eller externt. Ärendenummer Ärendenummer upprättas av museet. Det är ett fritextfält och numret kan till exempel vara det ärendenummer som utställningen tilldelats i diarium eller arkiv. Varaktighet från och med datum, till och med datum Skriv in datum för den period utställningen hölls eller planeras att hållas öppen. Slutdatum kan även fyllas i senare. Fyll i utställningens namn och klicka OK för att upprätta en utställningspost. Ett nytt fönster kommer nu upp. Klicka på ikonen Ändra post för att hamna i ändringsläge. De uppgifter som skrevs in i dialogrutan visas på fliken Administration. 47

48 Figur 42: Fliken administration 9.1 Utställningsnamn I fältet utställningsnamn visas det namn som skrevs in när utställningen registrerades. Fältet fungerar på samma sätt som fältet Modellnamn/titel i objektmodulerna och man kan där lägga in ytterligare information: aktuellt språk, i vilket sammanhang namnet använts, kommentar och ett datumfält för att kunna ange under vilken period ett visst utställningsnamn har använts. En utställning kan ha flera utställningsnamn och det är framförallt då som en tidsangivelse för användning är relevant. Om man markerar utställningsnamnet, högerklickar och väljer Ändra får man upp en dialogruta med flera fält där man kan tillföra information. Vill man lägga till ytterligare ett namn på utställningen väljer man i stället Ny. Modellnamn/titel: Fritextfält för direkt inskrivning av namn på utställningen. Språkkod: Fältet används för att tala om på vilket språk titeln är inskriven. Status: 48

49 Välj mellan Använd Alternativ Annan Enligt felaktig tradition Etablerad Fotografens titel Original Producentens titel Tidigare använd Kommentar: Fritextfält för ev. kommentar. Fältet är knutet till det enskilda utställningsnamnet och bör inte användas för att diskutera flera olika utställningsnamn samtidigt. Från och med: Datumfält som anger från vilket datum det registrerade utställningsnamnet använts eller ansetts giltigt. Till och med: Datumfält som anger till vilket datum det registrerade utställningsnamnet använts eller ansetts giltigt. Beskrivning: Fritextfält för beskrivning av utställningen. 9.2 Namn och Ort I fältet Namn läggs namn knutna till utställningen in, till exempel producenter, intendenter osv. Det namn som står överst i listan kommer att vara synligt i de objektposter som är knutna till utställningen. I fältet Ort läggs ortnamn knutna till utställningen in. Namn och ortnamn registreras som beskrivet i kapitel Fliken Objekt Lägg till objekt som ingår i utställningen genom att högerklicka i fältet och i popup-menyn välja Lägg till i listan eller genom att i menyn välja Objekt Lägg till. Sök fram objekt, markera aktuella objekt i träfflistan och klicka på Lägg till. När man väljer att hämta objekt från en mapp markerar man först mappen. Då visas innehållet till höger. Om man vill hämta alla objekt klickar man på OK. Annars markerar man först de objekt man vill hämta innan man klickar på OK. 9.4 Fliken Referenser I fältet Referenser registreras referenser till källor som rör utställningen. Fältet är repeterbart. 49

50 Figur 43: Registrering av referenser som rör en utställning Fältet Referenser För att registrera en referens högerklickar man i fältet och väljer Ny. Då öppnas en dialogruta där man fyller i relevanta fält. Typ av referens: Välj ur listan. Referens: Skriv in namnet på referensen, till exempel hänvisning till arkivhandling eller författare och titel för en litteraturreferens. URL: Skriv in en URL. Dubbelklickar man sedan i registreringsposten på en sådan referens kommer man direkt till webbsidan. Kommentar: Kommentar till den registrerade referensen. Datering: Datering av den registrerade referensen. Detta är särskilt viktigt vid registrering av URL:er som ofta förändras över tid. 50

51 9.4.2 Fältet Länkade filer Man kan registrera en fil som ligger i den egna datorn så att den länkas till en utställning och detta går även att göra till accessioner och objekt. Filen kopieras in i databasen och blir tillgänglig för alla användare. För varje fil som registreras ska en kort beskrivning och uppgift om längd skrivas in. Det är filtypen som sedan påverkar hur filen hanteras. Fältet är repeterande och man kan alltså länka flera filer. För att ändra eller ta bort en länkad fil markerar man raden, högerklickar och väljer Visa/Ändra eller Ta bort. Filen sparas i Primus. Figur 44: Registrering av referenser till länkade filer För att länka en fil högerklickar man i fältet och väljer Ny i popup-menyn så att en dialogruta kommer upp. Klicka på Välj så kommer ytterligare en dialogruta upp där man i en mappstruktur eller utforskare kan leta sig fram till den fil som ska länkas. I fältet Anmärkning skriver man in ett namn på det länkade dokumentet. Det är detta namn som efter registreringen kommer att vara synligt i fältet. Det rekommenderas därför att ha ett system för hur olika typer av länkade filer namnges. Tänk på att det tidigare filnamnet inte sparas och att därför relevant information därifrån kanske ska skrivas in i fältet Anmärkning. En länkad fil kan publiceras på DigitaltMuseum om utställningen publiceras och den lilla rutan Kan webb-publiceras är ibockad. En länkad fil får man sedan upp genom att i fältet Länkade filer dubbelklicka på den rad man är intresserad av. Det går även att högerklicka på raden och i popup-menyn välja "Visa ändra". Klicka därefter på "Visa"-knappen. När den länkade filen ska visas startar automatiskt den programvara som behövs för att visa filen. Har inget program valts för att visa en viss filtyp kommer ett särskilt meddelande om detta. Filen tilldelas vid visningen ett tillfälligt filnamn och dessa tillfälliga filer slängs sedan automatiskt när fönstret för "Länkade filer" stängs. 9.5 Fliken DigitaltMuseum En registrerad utställning kan publiceras på DigitaltMuseum. 51

52 Text som skrivs in i fältet Ingress visas överst vid sidan av bilden på DigitaltMuseum. Innehållet i fältet Text är en beskrivande text som visas mellan bilden och objekten. Här kan man skriva in viktig information om utställningen. Figur 45: Publicering av en utställning Rutan Kan webb-publiceras fungerar som för objekt. Om den är ibockad visas utställningen på DigitaltMuseum. Fältet Publiceringsnivå påverkar hur utställningen ska visas. Om man väljer Normal publiceras utställningen som ett eget objekt på DigitaltMuseum. Väljer man Begränsad ges det information på alla objekt som utställningen omfattar att de ingår i samma utställning men själva utställningen visas inte som ett eget objekt. En utställning kan knytas till en samling i fältet Tillhör samling. Om flera museer publiceras från samma Primusdatabas är det nödvändigt att använda detta fält för att utställningen ska publiceras under rätt museum på DigitaltMuseum. 9.6 Listning av sökresultat Genom att högerklicka på listan som visar sökresultatet för utställningar kan man välja vilka kolumner som ska visas. 52

53 Om man vill ta ut en rapport över listan kan den exporteras till Excel. 9.7 Rapporter För en utställning kan man ta ut en katalograpport, en rapport med bild eller en utställningsrapport med en sammanfattande första sida. Se vidare kapitel Lås utställning Högst uppe till höger finns en liten ruta Lås utställning. Där bockar man i när utställningen är färdigregistrerad. Då går det inte att göra några ändringar i utställningsposten. 53

54 10 Utlån Figur 46: Sökfönster för utlån Det är möjligt att söka i utlån utifrån valda fält. Utlån som passar in på ifyllda värden visas på fliken Träff. Genom att högerklicka på listan som visar sökresultatet kan man välja vilka kolumner som ska visas. 54

55 Figur 47: Exempel på utlån I skärmbilden för ett enskilt utlån registreras uppgifter om lånenummer, lånetid etc. Personer och institutioner registrerade i namnregistret kan även knytas till lånet. De objekt som ingår i lånet visas under en egen flik. För att lägga till objekt eller registrera återlämnade objekt kan man välja Objekt i menyn eller högerklicka i området vid objektlistan. 55

56 11 Bilder 11.1 Inläggning av bilder Man kan lägga in bilder en och en från objektets registreringsfönster eller lägga in alla bilder från en mapp via Bilder på första sidan i raden administration. Figur 48: Inläggning av bilder Fotograf hämtas från Exif-fältet Artist Vid import av bilder läser Primus av information från Exif-fältet Artist och lägger till värden i fältet Fotograf knutet till bilden. Fältet Fotograf knutet till bilden ska användas på följande sätt: För ett föremåls- eller byggnadsfotografi läggs den faktiska fotografen in. För ett fotomotiv som är digitaliserat från en analog källa är det namnet på den som har utfört digitaliseringsarbetet som ska läggas in i fältet Fotograf. Om det är ett digitalt original läggs namnet på fotografen in. Om fältet Fotograf är tomt när du väljer bild försöker Primus att läsa information från bildens metadatafält Exif Artist. Texten i Exif Artist jämförs med Namnregistret i Primus. Om det inte finns en likadan post kommer det upp ett meddelande. Finns det flera likadana poster kommer det fram en lista där man får välja rätt person. Om du har fyllt i fältet Fotograf innan bilden hämtas så kontrolleras inte metadatafältet Exif Artist vid inläsningen. 56