Förbättrad hanteringen av prov och svar från EQUALIS

Transkript

1 Förbättrad hanteringen av prov och svar från Christina Lundell expertgrupp

2 Vad är avsikten med kontroller? Kvalitetssäkring av laboratorieanalyser Identifiering av metodfel, metodglidningar, instrument och övrig utrustning Vara den externa kontroll, som är obligatoriska för alla ackrediterade metoder

3 Rapporterad orsak till avvikelser (indelningen nedan är enligt avvikelseblankett) Skrivfel Skrivfel vid onlineregistrering Förväxling Metodfel Instrumentfel Svar saknas

4 Målsättningen är att reducera antalet administrativa fel!

5 Administrativa fel innebär slöseri med en dyrbar kontroll och leder till merarbete för både den egna organisationen och för. Exempel på administrativa fel Förväxling i samband med inregistrering av prov Skrivfel i samband med överföring av resultat Förväxling i samband med onlineregistrering Fel resultat registrerat Resultat ej registrerat inom utsatt svarstid.

6 Hur kan administrativa fel undvikas? Vad gör för att minska de administrativa felen?

7 Hur kan administrativa fel undvikas? Vad gör för att minska de administrativa felen? Återkommande diskussion på expertgruppens möten för processanpassning av programmen och för förbättring av utsänt kontrollmaterial.

8 Exempel på vad expertgruppen jobbar med just nu? Förtydliga användarinstruktioner Förändra programmen för att undvika att blanda olika provmaterial (givare/patienter) och olika analyser Utreda om 4 ml rör kan ersätta tidigare 2 ml rör, detta för att underlätta automatiserad analys Revidering av uppsatta kvalitetsmål.

9 Vad kan användarna göra för att minimera antalet administrativa fel? Handlägga den externa kontrollen som ett rutinprov, enligt en detaljerad instruktion som beskriver alla processteg. Ha en skriven rutin för uppföljning av eventuella avvikelser.

10 Vad kan användarna göra för att minimera antalet administrativa fel? Handlägga den externa kontrollen som ett rutinprov, enligt en detaljerad instruktion som beskriver alla processteg. Ha en skriven rutin för uppföljning av eventuella avvikelser.

11 Vad säger Swedac standarden? Utdrag ut ISO 15189:2012 De program för interlaborativa jämförelser som laboratoriet väljer ska så långt det är möjligt erbjuda kliniskt relevanta utmaningar som efterliknar patientprover och som, när det är möjligt, kontrollerar hela undersökningsprocessen,

12 Förberedelser 1. Utskicket adresseras till funktion/namngiven person Utse en ansvarig funktion/person och be att få posten adresserad till ansvarig funktion/ person. 2. Skriv in årets utskick i planeringskalender Utskicksveckor framgår av distributionsplan. Ansvarig funktion/ person utser en ersättare vid frånvaro.

13 3. Skapa ett system som fungerar för inregistrering av Equalis proverna i bloddatasystemet. Skapad identitet måste vara unik för varje prov. Om flera blodcentraler delar på samma databas behöver den dessutom vara unik för blodcentralen. Ex. Identitet L011 Exempel på providentitet Personnummer L011 (analysdatum + sjukhus + löpnummer, 2 siffror + provnummer, 1 siffra) Förnamn: Equalis Efternamn: 2014:01/1 (hela numret från röret)

14 Skriv en detaljerad instruktion Förslag på rutin för hantering av blodgruppsserologiska analyser. 1. Skriv remiss o Ansvarig person läser hanteringsföreskrifterna från och skriver lokala remisser för varje prov. o På remissen beställs de analyser som ska utföras enligt hanteringsföreskrifterna. Ska t.ex. både blodgruppering och BAS-test utföras, behöver olika remisser och olika LID- nummer användas. o Kontrollera beställning mot blodcentralens lista för ackrediteringens omfattning. Komplettera ev. med ytterligare tekniker.

15 2. Remissregistrering Remissregistrera och rörkontrollera enligt ordinarie rutin (serie, LID nummer m.m.) Remissregistrering kan ske enligt ordinarie rutiner för Akutgruppering, Blodgruppering, BAS/ BKS- test m.m. För givarblodkroppar som saknar tappningsnummer, behöver en modifierad rutin skapas.

16 4. Analysera o Utföra beställda analyser enligt respektive metodbeskrivning. o Utför erforderliga utredningsanalyser enligt metodbeskrivning. o Använd ordinarie arbetsprotokoll, utredningsprotokoll o Om ackrediteringen omfattar flera tekniker, ska samtliga utföras t ex antikroppsscreening på AutoVue och manuellt på gelkort. o För över resultat från instrumenten till bloddatasystemet alternativt registrera resultatet manuellt enligt ordinarie rutin. 5. Svarsrapport/ blodgrupperingssvar o Skriv ut svar.

17 6. Underlag vid rapportering till Svar från bloddatasystem, kompletterad med provningsrapport från blodgrupperingsinstrument, arbetsprotokoll, utredningsprotokoll m.m. Kontrolläs alla eventuella resultatöverföringar 7. Rapport online o Om inte samtliga använda tekniker finns med på online eller om undersökningens metod och instrument saknas, kontakta för ändring / komplettering, o Registrera samtliga resultat. Var observant på registrerat resultat. o Tag en utskrift av det registrerade resultater. Kontrollera utskriften mot resultaten på registreringsunderlagen.

18 Handläggning av svar från Equalis Granska snarast överensstämmelse med eget resultat och signera att detta är gjort. Medicinskt ansvarig läkare tar del av enhetens resultat och Expertgruppens resultatsammanställning. Granskningen ska ske inom given tidsram. Ev. avvikande resultat utreds och åtgärdas. Resultatsammanställningen dateras och signeras av medicinskt ansvarig läkare. Resultatet återrapporteras till berörd personal på avdelningsmöte.

19

20 Handläggning av avvikelse från 1. Besvara avvikelseblankett från omgående o Blanketten skickas ut till berörda laboratorium o Önskemål: Utred och svara snabbt, då svaret utgör ett underlag för Expertgruppens svar till användarna 2. Upprätta en intern rapport av avvikande resultat o Följ skriven rutin o Rapportera till medicinsk ansvarig läkare o Upprätta en lokal avvikelse och påbörja utredning av orsaken, o Medicinskt ansvarig läkare beslutar om ev. korrigerande åtgärder. o Utredningen dateras och signeras av medicinskt ansvarig läkare.

21