Instruktion för dokumentation av portföljtransaktioner

Transkript

1 Instruktion för dokumentation av portföljtransaktioner Instruktion: Fastställd: Instruktionsansvarig: Instruktion för dokumentation av portföljtransaktioner av Ledningen för Länsförsäkringar Fondförvaltning AB (publ). Chef för förvaltning

2 Innehållsförteckning 1 Inledning 2 Dokumentation av värdepapperstransaktioner Extern förvaltning 3 Dokumentation av värdepapperstransaktioner Intern förvaltning 4 Dokumentation och rekonstruering av historiska portföljtransaktioner 5 Efterlevnad 2

3 1 Inledning Ett fondbolag ska dokumentera varje portföljtransaktion för samtliga investeringsfonder som bolaget förvaltar. Instruktionen för portföljtransaktioner syftar till att säkerställa att Länsförsäkringar Fondförvaltning AB (nedan Fondbolaget) dokumenterar och hanterar transaktioner i investeringsfonderna på ett korrekt sätt samt i detalj kan rekonstruera genomförda transaktioner. Förvaltaren för respektive investeringsfond genomför portföljtransaktioner utifrån respektive fonds fondbestämmelser och Asset Guidelines (risk- och placeringsriktlinjer). Processen för hanteringen och dokumentationen av värdepapperstransaktionerna skiljer sig något åt beroende på om fonderna förvaltas inom Fondbolaget eller av en extern förvaltare enligt uppdragsavtal. 2 Dokumentation av värdepapperstransaktioner Extern förvaltning Externa förvaltare som genomför värdepapperstransaktioner via en marknadsplats eller med en motpart ska registrera värdepapperstransaktionen i Fondbolagets system för att inhämta portföljtransaktioner; TradeseC. Värdepapperstransaktionen får i detta läge status Free Deal i systemet, d.v.s. transaktionen är inte bekräftat med motparten. Informationen som registreras i TradeseC ska innehålla uppgift om beteckning på investeringsfonden och den person som handlar för fondens räkning, kvantitet, transaktionstyp, avslutspris, motpart, handelsplats samt övriga uppgifter som är nödvändiga för att identifiera instrumentet ifråga (t.ex. ISIN-kod). Åtkomsten till TradeseC ska vara behörighetsstyrd på individnivå, vilket innebär att enskilda individer som genomfört en portföljtransaktion kan identifieras samt att tidpunkten dokumenteras. I de fall den externa förvaltaren har en automatiserad koppling till TradeseC från sitt portfölj- eller Front Office-system ska det i uppdragsavtal med Fondbolaget regleras att den externa förvaltaren är skyldig att dokumentera uppgifter om personer som utfört portföljtransaktioner i Fondbolagets fonder. I uppdragsavtal ska även framgå att den externa förvaltaren snarast ska delge Fondbolaget uppgifterna vid förfrågan. Back Office-funktionen eller motsvarande hos den externa förvaltaren ska bekräftar värdepappersaffärer med motparter och därefter höja status på transaktionen i TradeseC till Fin. Calc. Settlementinstruktioner ska lämnas till Fondbolagets depåbank av den externa förvaltarens Back Office. Fondbolaget ska alltid kräva att den externa förvaltarens Back Office har rutiner som säkerställer att värdepapper eller medel som tagits emot för avveckling av en värdepapperstransaktion snabbt och korrekt överförs till fondens depå eller konto. De externa förvaltarna ska ansvara för att arkivera samtliga dokument för genomförda transaktioner, t.ex. affärsbekräftelser, enligt bokföringslagen. Den externa förvaltaren ska enligt uppdragsavtal med Fondbolaget vara skyldig att kontinuerligt dokumentera genomförda värdepapperstransaktioner i TradeseC, dock alltid senast kl (CET), d.v.s. före Fondbolaget beräknar nettoandelsvärdet (NAV) för fonderna. Vid transaktioner på marknadsplatser i andra tidszoner kan Fondbolaget i vissa fall acceptera dokumentation i TradeseC före en viss tidpunkt på T+1, vanligen senast kl (CET) på T+1. När en portföljtransaktion registrerats i TradeseC flyttas transaktionen automatiskt till Fondbolagets portföljsystem Simcorp Dimension (SCD). Ett filter i SCD hämtar transaktioner i TradeseC vare femte minut. Kontinuerlig uppdatering av transaktioner i portföljsystemet SCD säkerställer att Fondbolaget vid varje tidpunkt har full insyn i respektive fond, kan följa transaktionsflödet i fonderna och utföra affärs- och priskontroller i god tid före beräkning av NAV. Transaktioner med status Free Deal ska ingå vid beräkningen av NAV. 1

4 När den externa förvaltaren ska genomföra transaktioner i ett nytt värdepapper ska förvaltaren enligt uppdragsavtal vara skyldig att i förväg förse Fondbolaget med information för identifikation och systemuppsättning av värdepappret. Detta säkerställer att transaktioner i ett nytt värdepapper kan dokumenteras så snart de är genomförda. Eventuella makuleringar eller korrigeringar av portföljtransaktioner ska snarast dokumenteras i TradeseC av den externa förvaltaren. För att makulering eller korrigering ska kunna registreras i TradeseC krävs det för närvarande inte att orsaken anges. 3 Dokumentation av värdepapperstransaktioner - Intern förvaltning Förvaltare som genomför värdepapperstransaktioner via en marknadsplats eller med en motpart och ska registrera värdepapperstransaktionen direkt i Fondbolagets portföljsystem SCD eller via TradeseC. Värdepapperstransaktionen får i detta läge status Free Deal i systemet, d.v.s. transaktionen är inte bekräftat med motparten. Informationen som registreras i portföljsystemet SCD eller i TradeseC ska innehåll uppgift om beteckning på investeringsfonden och den person som handlar för fondens räkning, kvantitet, transaktionstyp, avslutspris, motpart, handelsplats samt övriga uppgifter som är nödvändiga för att identifiera instrumentet ifråga (t.ex. ISIN-kod). Åtkomsten till portföljsystemet SCD samt till TradeseC ska vara behörighetsstyrd på individnivå, vilket innebär att enskilda individer som genomfört en portföljtransaktion kan identifieras samt att tidpunkten dokumenteras. Fondbolagets Back Office ska bekräfta värdepappersaffärer med motparter och därefter höja status på transaktionen i portföljsystemet SCD till Fin. Calc. Back Office ska lämna settlementinstruktioner till Fondbolagets depåbank och arkivera samtliga dokument för genomförda transaktioner, t.ex. affärsbekräftelser, enligt bokföringslagen. Fondbolagets Back Office ska säkerställa att värdepapper eller medel som tagits emot för avveckling av en värdepapperstransaktion snabbt och korrekt överförs till fondens depå eller konto. Förvaltarna ska löpande dokumentera genomförda värdepapperstransaktioner i TradeseC eller senast kl (CET), d.v.s. före beräkningen av dagligt nettoandelsvärdet (NAV) för fonderna. Transaktioner som förvaltaren har dokumenterat i TradeseC flyttas automatiskt till Fondbolagets portföljsystem Simcorp Dimension (SCD). Ett filter i SCD hämtar transaktioner var femte minut. Transaktioner med status Free Deal ska ingå vid beräkningen av NAV. Vid transaktioner i ett nytt värdepapper ska förvaltaren i förväg förse Fondbolagets Back Office med information för identifikation och systemuppsättning av värdepappret. Detta säkerställer att transaktioner i ett nytt värdepapper kan dokumenteras så snart de är genomförda. Eventuella makuleringar eller korrigeringar av portföljtransaktioner ska dokumenteras i portföljsystemet SCD eller i TradeseC av förvaltaren. För att makulering eller korrigering ska kunna registreras i portföljsystemet SCD eller i TradeseC krävs det för närvarande inte att orsaken anges. 4 Dokumentation rekonstruering av historiska portföljtransaktioner I portföljsystemet SCD ska varje genomförd transaktion i respektive fond dokumenteras, d.v.s. samtliga värdepappers- och kassatransaktioner samt t.ex. registrerade Corporate Actions och utdelningar. Dokumentationen i portföljsystemet SCD omfattar alla transaktioner i fonderna sedan systemet implementerades av Fondbolaget år Samtliga transaktioner som registreras i Tradesec ska åsätts ett unikt transaktionsnummer, vilket ska följa med vid den automatiska överföringen till portföljsystemet SCD. I Tradesec ska det även 2

5 finnas dokumentation av externa förvaltares ursprungliga transaktions- eller referensnummer. Det säkerställer att samtliga transaktioner till fullo kan rekonstrueras i efterhand. Dagligen ska samtliga transaktioner i portföljsystemet SCD överföras till fondernas huvudbok i ekonomisystemet ASW (fr.o.m. 1 januari 2012 ekonomisystemet Enterprise 1). 5 Efterlevnad Vd i Fondbolaget ansvarar för att instruktionen efterlevs. Ansvariga för uppföljning av verksamhetens efterlevnad av instruktionen är Compliance och Internrevision. 3