Gränssnitt Process hantera skuld till myndigheten

Transkript

1 Polisens administrativa center 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SKULD TILL MYNDIGHETEN... 3 Varför uppstår en löneskuld?...3 Avdrag genom kvittning...3 Regelverk och föreskrifter avseende skuld till myndigheten...4 PROCESS HANTERA SKULD TILL MYNDIGHETEN NIVÅ Delprocess 10.1: Hantera skuld till myndighet nivå BILAGA 1: FÖRKORTNINGAR OCH SYMBOLER I PROCESSERNA... 9 BILAGA 2: POLISENS GEMENSAMMA LÖNEPROCESS PÅ ÖVERGRIPANDE NIVÅ

3 Skuld till myndigheten Månadslönen utbetalas innevarande månad. Det innebär att lönen som betalas ut den 25:e är lönen för hela månaden. Löneutbetalningen är alltid preliminär och korrigeringar eller rättelser sker normalt nästföljande månad. Det beror på att lönehändelser som inträffar efter den 15:e varje månad inte hinner att registreras i lönesystemet före löneutbetalningsdatum. Den här typen av korrigering av preliminärt beräknad lön är inte kvittning i kvittningslagens mening. Förutsättningen är dock att rättelsen inte sker för lång tid efter utbetalningen. Arbetstagaren har också ett ansvar att kontrollera sin lönespecifikation och meddela eventuella felaktigheter till arbetsgivaren. Varför uppstår en löneskuld? Det kan till exempel bero på att tjänstledigheter, sjukledigheter inte har registrerats före den 15:e att någon slutar och lönen räcker inte till för de avdrag som återstår felregistreringar av lönehandläggare felaktigheter som kan uppstå i lönesystemet felaktiga underlag från andra aktörer till exempel personalavdelning, personalmän, chefer Det innebär att frånvaroavdrag och korrigeringar oftast sker på löneutbetalningen nästa månad. När avdragen överstiger lönen stoppas löneutbetalningen. Finns det ingen möjlighet att stoppa lönen ska korrigering eller återbetalning av lönen ske snarast, vilket syns på lönespecifikationen nästa månad. Avdrag genom kvittning Exempel på situationer där det kan bli aktuellt för en arbetsgivare att genomföra löneavdrag genom kvittning är då arbetsgivarens rätt till fri korrigering av preliminärt utbetald lön har gått förlorad, då arbetsgivaren av misstag betalat ut för hög lön eller då arbetsgivaren på annat sätt har en fordran mot arbetstagaren. 1 1 Tema löneavdrag, cirkulär 2005:1, utgiven av Arbetsgivarverket 3

4 Regelverk och föreskrifter avseende skuld till myndigheten Lag om arbetsgivares kvittningsrätt, 1970:215 ALFA 12 kap. 5 stycket ALFA 2 kap. 4

5 Process hantera skuld till myndigheten nivå 2 5

6 Delprocess 10.1: Hantera skuld till myndighet nivå 3 6

7 PROCESSTEG ANSVARIG BESKRIVNING Regelverk: Processen startar: Skuld till myndigheten uppstår Kvittningslagen ALFA 12 kap. 5 stycket ALFA 2 kap. Aktivitet 1: Stoppa lönen PAC/LK Överväger om det i första hand går att stoppa lönen. Aktivitet 2: Kontakta medarbetaren PAC/LK Kontaktar medarbetaren via telefon och överenskommer om hur skulden ska regleras. Aktivitet 3: Skicka skriftligt underlag till medarbetaren PAC/LK Skickar skriftligt underlag om det finns tveksamhet om återbetalning eller om det inte går att få kontakt med medarbetaren. Finns det lön att kvitta mot och skulden är äldre än tre månader skickas brev om överenskommelse om kvittning. Finns ingen lön att kvitta mot skickas brev om återbetalning inom ett viss datum. Det finns enligt lag ingen tid som medarbetaren ska ha på sig för att återbetala skulden. En rimlighetsbedömning får göras. Vägval Vid överenskommelse gå vidare till aktivitet 4 Vid ej överenskommelse gå vidare till aktivitet 6 7

8 Aktivitet 4: Överenskommelse om betalningen av skulden Medarbetaren/PAC/LK Medarbetaren återsänder godkännande av kvittning alt. återbetalar skulden. Aktivitet 5: Registrera i lönesystemet PAC/LK Registrerar kvittningen alt. återbetalningen i lönesystemet. Löneproduktion Aktivitet 6: Informera myndigheten PAC/LK Informerar myndigheten om medarbetaren inte vill återbetala skulden. Överenskommelse med myndigheten ska ske om skulden ska avskrivas eller drivas in beroende på hur skulden har uppstått. Aktivitet 7: Skicka påminnelse till medarbetaren PAC/LK Skickar påminnelse om inbetalning när kravets förfallodatum har passerat. Aktivitet 8: Skicka rek. brev till medarbetaren PAC/LK Skickar påminnelse nr. två med information om att om inte skulden återbetalas inom ett visst datum kommer fordran att skickas till Kronofogden. Aktivitet 9: Skicka betalningsföreläggande till KF PAC/LK Skickar betalningsföreläggande till Kronofogden. Rättslig process påbörjas Vid ej överenskommelse Processen slutar: Skuld reglerad i lönesystemet 8

9 Bilaga 1: Förkortningar och symboler i processerna Symboler 9

10 Förkortningar AF = Arbetsförmedlingen AFA = Arbetsmarknadsförsäkring AB AMS = Arbetsmarknadsstyrelsen ATO = Arbetstagarens organisation CSF = Central systemförvaltning FK = Försäkringskassan GW = E-postsystem HK HR = Huvudkontor Human Resources ITAC = IT-administrativt center KF = Kronofogden KU = Kontrolluppgifter LK = Lönekontor hos myndigheter som inte är anslutna till PAC LSF = Lokal systemförvaltning OB = Obekväm arbetstid PA = Personaladministration PAC = Polisens administrativa center PAN = Personalansvarsnämnden PMY = Polismyndighet PVIT = Polisväsendets IT-service PVS = Polisens verksamhetsstöd RPS = Rikspolisstyrelsen SF = Systemförvaltning SL = Systemleverantör SNÖ = Servicenivåöverenskommelse SPV = Statens pensionsverk SV = Skatteverket TJ-lista = Tjänstgöringslista VAB = Vård av barn ÖT = Övertid 10

11 Bilaga 2: Polisens gemensamma löneprocess på övergripande nivå 11