Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL

Transkript

1 Tillsynsrapport 2014:1 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL Rikspolisstyrelsen

2

3 Sammanfattning 1 Sammanfattning En analys görs av hur polismyndigheterna och SKL lever upp till kraven i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1), bl.a. 6-8 och 11, framför allt när det gäller rutiner för att undersöka, åtgärda och följa upp arbetsförhållanden, uppgiftsfördelning och kunskaper för chefer samt de hur ledningarna följer upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vidare undersöks hur myndigheterna enligt 2 arbetsmiljöförordningen (SFS 1977:1166) hanterar anmälan till Arbetsmiljöverket när ett olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbete föranlett dödsfall eller svårare personskada eller samtidigt drabbat flera arbetstagare. Även frågan hur myndigheterna hanterar brottsanmälan avseende arbetsmiljöbrott tas upp. Inledningsvis i denna tillsyn använde vi en kvantitativ metod och undersökte olika skriftliga källor som i sin tur har föranlett fördjupning inom vissa områden av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Därefter har en fördjupad studie genomförts med kvalitativ undersökande metod, vilket innebär att arbetet har byggts upp utifrån de fakta som successivt har framkommit. Fördjupningsfrågor har ställts till polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län. Därefter har var och en av myndigheterna deltagit i en konferens med representanter för arbetsgivaren och skyddsombuden. Vidare har fördjupningsfrågor ställts till vissa myndigheter avseende hot- och våldssituationer, anmälan till Arbetsmiljöverket samt hantering av arbetsmiljöbrott inom myndigheten. Efter att ha bedömt det insamlade materialet redovisar vi rekommendationer avseende de granskade områdena. Det finns en del lokala arbetsmiljödokument som dubblerar de nationella dokumenten, t.ex. mallar för fördelningssamtal eller checklista för skyddsrond. Vi rekommenderar därför att arbetsmiljödokumenten ses över och att ett eventuellt rullgardinsbeslut avseende dokument som blir överflödiga fattas senast den 31 december När det gäller fördelning av uppgifterna inom det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt 6 AFS (2001:1) finns det ett behov att ge utbildning lokalt även om cheferna har genomgått en nationell chefsutbildning där teori om arbetsmiljöfrågor ingår. Vidare bedömer vi att kunskaper om LISA-registreringar och anmälan till Arbetsmiljöverket haltar väsentligt hos chefer och medarbetare. Vår bedömning är också att chefer som borde ha fått en skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifterna inte alltid har fått det och att uppgiften om vilka chefer som har en sådan skriftlig fördelning inte finns samlad på t.ex. myndighetsnivå. För att säkra att nya chefer får denna fördelning och att uppgifterna om vilka som har fått den hålls à jour måste en systematisk insamling av uppgifterna göras. Vår bedömning är att den lokala arbetsmiljöutbildningen för chefer har sett väldigt olika ut har dock alla de granskade myndigheterna utbildat eller planerat att utbilda chefer i arbetsmiljö. Vi menar att målet ska vara att de chefer, som ska ha arbetsmiljöansvar, också får adekvat kompetensutveckling och ett skriftligt fördelningsbeslut. Ta därför fram en nationell modell för praktiskt inriktad regional arbetsmiljöutbildning utifrån de goda exempel som finns. En översyn av arbetsmiljöavsnitten i de nationella utbildningarna för chefer ses över så att den röda tråden mellan nationell och regional utbildning blir tydlig. Vår bedömning är att när det gäller information om t.ex. arbetsskadestatistik och medarbetarenkäten finns sådan information men de chefer som har fördelat arbetsmiljöansvar bör uppmanas att ta del av den. Det är också viktigt att chefer i framtiden får gott stöd i arbetsmiljöfrågor. Vi har undersökt hur myndigheterna uppfyller kraven på att arbetstagarna ska ha kunskaper om arbetet och dess risker enligt 7 AFS (2001:1). Vår bedömning är att myndigheterna ser till att arbetstagarna får kunskaper om arbetet och dess risker, särskilt

4 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 2 initialt eller vid nyheter, men hur håller arbetstagarna sina kunskaper aktuella? Detta är ett utvecklingsområde. Samverkansavtalet för utveckling av Polisen från 1999 anger att arbetstagarna ska vara delaktiga och aktiva i bl.a. arbetsmiljöfrågor. På så vis ökar de sin kompetens inom arbetsmiljöområdet. Kunskaper om hot- och våldssituationer kan förbättras. Åtgärder som kan vidtas är t.ex. att ta fram arbetsplatsanpassade rutiner för hot- och våldssituationer. Vidare kan man göra riskbedömningar och informera, ge föreläsningar och utbilda inom området. I polismyndigheten i Södermanlands län återkopplar man händelser i LISA till den som är ansvarig för utbildningar, som i sin tur gör förändringar av innehållet i specifika utbildningar för att minska risken för skador/ohälsa i framtiden. Uppsala gör liknande vid fordonsolyckor genom sin s.k. fordonskommission. Vi rekommenderar att en sådan återkoppling till utbildningsansvariga görs inom hela Polisen. Bedömning av området att undersöka, riskbedöma och vidta åtgärder enligt 8 AFS (2001:1) ger vid handen att det saknas nationella riktlinjer för hur en fysisk resp. psykosocial skyddsrond ska göras. Det finns dock ett förslag till checklista vid skyddsrond men den tar inte upp riskbedömningen. Därför rekommenderas att nationella riktlinjer och mallar för fysisk och psykosocial skyddsrond som inkluderar riskbedömning tas fram. Vår bedömning är att det är tillfyllest att ha arbetsmiljöplaner på nivån direkt under den regionala nivån. Åtgärderna kan skilja sig åt mellan olika verksamheter och budgeten är ofta fördelad på avdelningar och enheter. En rekommendation är att samordning mellan arbetsmiljöplanen och verksamhetsplanen görs på lämplig organisatorisk nivå. Det är vår bedömning att det i en stor myndighet kan vara långa avstånd och kedjan i det systematiska arbetsmiljöarbetet kan brista någonstans. En medelstor myndighet kan ha lättare att genomföra det systematiska arbetsmiljöarbetet med tydlig fördelning av ansvaret, undersökning, riskbedömning och åtgärder, handlingsplan samt uppföljning. Det framkommer vid konferenserna med de sex myndigheterna att riskbedömning vid förändringar i organisation och verksamhet inte alltid görs av myndigheten när sådan skyldighet föreligger. När det gäller arbetsgivarens skyldighet att följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet 11 AFS (2001:1) saknas det nationella anvisningar eller checklistor. Sådan information finns emellertid på de flesta myndigheters hemsidor eller i deras arbetsmiljöhandböcker. En samlad bedömning inkluderat svaren vid konferenserna ger vid handen att uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet inte fungerar särskilt bra. Kunskap om hur det fungerar saknas vid fyra av de sex myndigheterna. Dock deltar den högsta ledningen vid alla de granskade myndigheterna direkt eller indirekt i uppföljningen. Vi rekommenderar att man tar fram en nationell modell för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån ett gott exempel, t.ex. från Skåne eller Södermanland. Även högsta ledningens arbete med uppföljning ska innefattas i modellen. Avseende anmälan till Arbetsmiljöverket av allvarliga skador och tillbud enligt 2 arbetsmiljöförordningen SFS (1977:1166) är vår bedömning att uppgiften i arbetsskadeprogrammet LISA om anmälan till Arbetsmiljöverket är så osäker att man bör se över hur den ska registreras mot bakgrund av att LISA utgör även diarium. Det finns ingen direkt överensstämmelse mellan information om anmälan till Arbetsmiljöverket i LISA och verklig anmälan till Arbetsmiljöverket. Klassning av allvarlighetsgraden i LISA är inte korrekt men den bör bli mer korrekt från hösten 2013 eftersom den nationella rutinen nu har ändrats så att ansvarig chef och skyddsombud får en tydligare roll vid klassningen. Vidare finns det en extra allvarlighetsgrad i LISA (mycket allvarlig händelse), och

5 det är denna som enligt LISA-rutinen ska anmälas till Arbetsmiljöverket. I 2 arbetsmiljöförordningen omnämns endast att allvarliga händelser ska anmälas. Ta därför bort den extra allvarlighetsgraden (mycket allvarlig händelse) i LISA, den fyller inget syfte vad vi kan se och den kan skapa osäkerhet kring vad som ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Inhämta och analysera på nationell och regional nivå regelbundet de allvarliga händelser avseende Polisen som Arbetsmiljöverket har diariefört enligt 2 arbetsmiljöförordningen. Jämför dem med LISAstatistiken. Vi har funnit följande avseende anmälan av arbetsmiljöbrott inom den egna polismyndigheten enligt brottsbalken 3:7, 3:8 eller 3:9 eller 8 kap 1 arbetsmiljölagen (1977:1160). Det saknas uppgifter om eventuella arbetsmiljöbrott som har misstänkts eller anmälts inom Polisen. Det är en brist att explicit nationell skriftlig information om konkret hantering av arbetsmiljöbrott inom en polismyndighet saknas. Viss information finns hos några polismyndigheter. Vår bedömning är att det inom de granskade sex myndigheterna även allmänt saknas insikt om vad ett arbetsmiljöbrott är och att det faktiskt kan inträffa något sådant också inom en polismyndighet. Intressant är att tillsynsrapporten 2013:13 om polismyndigheternas handläggning av arbetsmiljöbrott i allmänhet anger att kompetensen om detta varierar och förordar att den centrala utbildningen bör utvecklas. Det skulle behövas nationella riktlinjer eller rutiner för anmälan av arbetsmiljöbrott inom Polisen. Sammanfattning 3

6

7 Innehåll 5 Innehåll 1 Inledning Beslut om uppdrag Inspektionsgruppen Polisens organisation Genomförande Metod Inspekterade polismyndigheter Bakgrund/Reglering av ämnesområdet Rättslig reglering Styrdokument Tidigare uppföljnings- och tillsynsåtgärder samt pågående utvecklingsarbete Utlåtanden Statistik Samverkan med arbetstagarorganisationerna Samråd inom Rikspolisstyrelsen Faktagranskning Iakttagelser Lokal arbetsmiljödokumentation på Intrapolis Anmälan av allvarliga händelser till Arbetsmiljöverket enligt 2 arbetsmiljö förordningen Fördjupad studie av polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län Sammanfattande iakttagelser Bedömningar Rekommendationer Definitioner och förkortningar Bilagor... Se separat dokument

8 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 6 1. Inledning 1.1 Beslut om uppdrag 1 En analys görs av hur polismyndigheterna och SKL lever upp till kraven i Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS 2001:1), bl.a. 6-8 och 11, framför allt när det gäller rutiner för att undersöka, åtgärda och följa upp arbetsförhållanden, uppgiftsfördelning och kunskaper för chefer samt de hur ledningarna följer upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vidare undersöks hur myndigheterna enligt 2 arbetsmiljöförordningen (SFS 1977:1166) hanterar anmälan till arbetsmiljöverket när ett olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbete föranlett dödsfall eller svårare personskada eller samtidigt drabbat flera arbetstagare. Även frågan hur myndigheterna hanterar brottsanmälan avseende arbetsmiljöbrott tas upp. 1.2 Inspektionsgruppen Handläggare för studien är Marie Micaux, HRspecialist vid Polisens verksamhetsstöd. Kontaktperson vid huvudkontorets HR-avdelning är Tapio Lehto, HR-strateg. Kontakter med nyckelpersoner vid Rikspolisstyrelsen har tagits under arbetets gång. Statens kriminaltekniska laboratorium, SKL, är ett opartiskt expertorgan som utför laboratorieundersökningar av spår från brottsplatser åt rättsväsendets myndigheter. När det gäller arbetsmiljöansvaret är var och en av de 21 polismyndigheterna respektive SKL en arbetsgivare med eget arbetsmiljöansvar. Rikspolisstyrelsens roll i förhållande till de 21 polismyndigheterna och SKL är att utöva tillsyn över dem och att verka för planmässighet, samordning och rationalisering. Den 1 januari 2015 ska dagens 21 polismyndigheter och RPS bli en polismyndighet. Arbetet leds av polissamordningen under Thomas Rolén och en genomförandekommitté. I denna rapport avses under 2014 med myndigheten på nationell nivå Rikspolisstyrelsen och med myndigheten på regional nivå de 21 polismyndigheterna och Statens kriminaltekniska laboratorium. 1.3 Polisens organisation Polisen är en av de största statliga verksamheterna med drygt anställda. Sverige har ett nationellt polisväsende som lyder under justitiedepartementet. Polisen består av Rikspolisstyrelsen, 21 polismyndigheter och Statens kriminaltekniska laboratorium. Rikspolisstyrelsen är central förvaltningsmyndighet och har tillsyn över Polisen. Ytterst ansvarig för verksamheten är rikspolischefen som utses av regeringen. Varje län utgör ett polisdistrikt. Inom varje polisdistrikt finns en polismyndighet som ansvarar för polisverksamheten i området. Chef för polismyndigheten är en länspolismästare. 1 Bilaga 1.

9 Genomförande 7 2. Genomförande 2.1 Metod Inledningsvis har vi använt en kvantitativ metod och undersökt olika skriftliga källor som i sin tur har föranlett fördjupning inom vissa områden av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Därefter har en fördjupad studie genomförts med kvalitativ undersökande metod, vilket innebär att arbetet har byggts upp utifrån de fakta som successivt har framkommit. Syftet med en kvalitativ undersökning är att få kunskap om ett problemområde genom datainsamlingstekniker som ger de deltagande personerna möjlighet att formulera sig självständigt om hur de uppfattar det systematiska arbetsmiljöarbetet vid sin myndighet. Fördjupningsmomenten har varit skriftliga fördjupningsfrågor 2, genomförande av en självskattningsenkät 3 samt konferenser med arbetsgivar- och skyddsombudsrepresentanter för Polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsalas, Västernorrlands och Västra Götalands län. Analysen av det skriftliga materialet, fördjupningsfrågorna och självskattningen har varit utgångspunkt i konferensen. Vidare har fördjupningsfrågor ställts till de fem polismyndigheterna i Jämtlands, Norrbottens, Skåne, Västerbottens och Västernorrlands län, som varit föremål för Arbetsmiljöverkets inspektion Tryggare arbetsmiljö för tjänstemän vid tjänsteutövning , avseende hot- och våldssituationer 4. Fördjupningsfrågor om hanteringen av arbetsskadeprogrammet LISA har ställts till polismyndigheterna i Norrbottens, Uppsala och Västernorrlands län 5 och en fråga om brottsanmälan vid arbetsmiljöbrott har ställts till polismyndigheten i Stockolms län 6. Iakttagelserna har dokumenterats. Därefter har vi gjort bedömningar och till sist lämnat rekommendationer för det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Polisen. Särskild tonvikt har lagts vid de goda exempel som vi funnit. 2 Bilaga 2 3 Arbetsmiljöverkets hemsida 4 Bilaga 3. 5 Bilaga 4 6 Bilaga 5 Polissamordningen för den nya polismyndigheten 2015 och dess genomförandekommitté har inventerat nationella dokument och rutiner för bl.a. det systematiska arbetsmiljöarbetet. De goda exempel på dokument och rutiner som vi i denna studie har funnit kan komma att användas av polissamordningen och genomförandekommittén inför Inspekterade polismyndigheter Elva skriftliga fördjupningsfrågor har ställts till polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län. Vid dessa myndigheter har representanter för arbetsgivaren och skyddsombuden även besvarat Arbetsmiljöverkets elektroniska självskattning. Därefter har en tvåtimmars konferens via video hållits med fyra myndigheter, via telefon med en (Uppsala) och vid ett möte med en myndighet (Stockholm). För att få en stor representativitet valdes de tre storstadslänen, som tillsammans har nästan 60 % av antalet årsarbetare vid de 21 polismyndigheterna. Vidare valdes, för att få viss geografisk spridning och även en inblick i medelstora myndigheters systematiska arbetsmiljöarbete, Södermanland, Uppsala och Västernorrland, som tillsammans utgör ca 8 % av alla årsarbetare vid polismyndigheterna. Polismyndigheterna i Jämtlands, Norrbottens, Skåne, Västerbottens och Västernorrlands län fick fördjupningsfrågor om åtgärder efter Arbetsmiljöverkets inspektioner avseende hot- och våldssituationer. Polismyndigheterna i Norrbottens, Uppsala och Västernorrlands län fick fördjupningsfrågor avseende arbetsskadeprogrammet LISA eftersom vissa av deras uppgifter i LISA inte överensstämde med varandra. Polismyndigheten i Stockholms län fick en fråga avseende en rekommendation i deras broschyr om arbetsskador 7 avseende brottskod vid misstänkt arbetsmiljöbrott. 7 Se Intrapolis, Personalentrén, Arbetsmiljö, Arbetsskador och tillbud, Lokala sidor.

10 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 8 3. Bakgrund/Reglering av ämnesområdet 3.1 Rättslig reglering Studien omfattar följande författningar Arbetsmiljöverkets författningssamling om systematiskt arbetsmiljöarbete AFS (2001:1) 6-8 och 11 AFS 2001: 1 handlar om arbetsgivarens skyldigheter i det systematiska arbetsmiljöarbetet, och de aktuella paragraferna är följande. 6 Arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de som får dessa uppgifter är tillräckligt många och har de befogenheter och resurser som behövs. Arbetsgivaren skall också se till att de har tillräckliga kunskaper om regler som har betydelse för arbetsmiljön fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall arbetsförhållanden som främjar en tillfredsställande arbetsmiljö Arbetsgivaren skall se till att de som får uppgifterna har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutom skall kraven i bilaga 1 uppfyllas. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. Av bilaga 1 till 6 framgår bl.a. att personerna som avses i paragrafen ska få information om arbetsskadeanmälningar och förebyggande arbetsmiljöåtgärder och åtgärdskrav från Arbetsmiljöverket. De ska också få lämna synpunkter till arbetsgivaren om t.ex. vem som ska arbeta med arbetsmiljöuppgifter eller uppläggning av arbetsmiljöarbetet. Föreskrifter... 7 Arbetsgivaren skall se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. När riskerna i arbetet är allvarliga skall det finnas skriftliga instruktioner för arbetet. 8 Arbetsgivaren skall regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma om ändringarna medför risker för ohälsa eller olycksfall som kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dokumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker som finns och om de är allvarliga eller inte. 11 Arbetsgivaren skall varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljning skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) Har olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbete föranlett dödsfall eller svårare personskada eller samtidigt drabbat flera arbetstagare, skall arbetsgivaren utan dröjsmål underrätta Arbetsmiljöverket. Detsamma gäller vid tillbud som har inneburit allvarlig fara för liv eller hälsa. Om anmälan om arbetsskada föreskrivs även i förordningen (1977:284) om arbetsskadeförsäkring och statligt personskadeskydd.

11 Bakgrund/Reglering av ämnesområdet Arbetsmiljöbrott brottsbalken 3:7-10 samt arbetsmiljölagen 8 kap. 8 Arbetsmiljöbrotten regleras dels i brottsbalken, dels i arbetsmiljölagen. I svensk rätt finns vid arbetsmiljöbrott ingen möjlighet att döma juridiska personer till straff utan det är ett individuellt straffansvar. För att en fysisk person skall dömas för arbetsmiljöbrott krävs dels att hon/han har innehaft arbetsmiljöansvar, dels att hon/han innehaft straffansvar. Det är viktigt att skilja dessa åt. Det är alltid högste chefen för en organisation som har det yttersta ansvaret för arbetsmiljön, men lagen tillåter att denne kan delegera arbetsmiljöuppgifterna nedåt i organisationen. Det straffrättsliga ansvaret avgörs med hänsynstagande till den i varje särskilt fall föreliggande situationen, och med beaktande av var det reella inflytandet över beslut och åtgärder föreligger. Vid arbetsplatsolyckor är det inte olyckan i sig som kan vara ett brott utan straffbarheten ligger i att arbetsgivaren inte har förebyggt den eller åtminstone inte gjort vad som skäligen har kunnat avkrävas honom/henne. Vissa samhällsfunktioner kan dock inte fullgöras om inte arbetstagarna utsätts för vissa former av risker som kan leda till ohälsa eller olycksfall. Den verksamheten är inte kriminell i sig, förutsatt att riskbedömningar kontinuerligt genomförs och åtgärder vidtas i förebyggande syfte. I arbetsmiljölagstiftningen finns en tilltro till företagets självreglering men också en möjlighet att tillämpa repressiva åtgärder. Troligtvis har i Sverige den straffrättsliga aspekten haft en förhållandevis tillbakadragen position vad gäller reglerandet av arbetsmiljöbrott. 8 Arbetsmiljöverkets Rapport 2013:4. Arbetsmiljöbrottens omfattning, struktur och utveckling. Kunskapssammanställning, kapitel 2.1 Arbetsmiljöbrott och dess reglering, samt hänvisning till SOU 1993:81, och kap. 2.2 Straff eller samverkan?) Brottsbalken i dess lydelse kap. 7 Den som av oaktsamhet orsakar annans död, döms för vållande till annans död till fängelse i högst två år eller, om brottet är ringa, till böter. Är brottet grovt, döms till fängelse i lägst ett och högst sex år. Vid bedömande av om brottet är grovt ska särskilt beaktas om gärningen har innefattat ett medvetet risktagande av allvarligt slag, eller om gärningsmannen, när det krävts särskild uppmärksamhet eller skicklighet, har varit påverkad av alkohol eller något annat medel eller annars gjort sig skyldig till en försummelse av allvarligt slag. Lag (2010:370). 3 kap. 8 Den som av oaktsamhet orsakar annan person sådan kroppsskada eller sjukdom som inte är ringa, döms för vållande till kroppsskada eller sjukdom till böter eller fängelse i högst sex månader. Är brottet grovt, döms till fängelse i högst fyra år. Vid bedömande av om brottet är grovt skall särskilt beaktas om gärningen har innefattat ett medvetet risktagande av allvarligt slag, eller om gärningsmannen, när det krävts särskild uppmärksamhet eller skicklighet, har varit påverkad av alkohol eller något annat medel eller annars gjort sig skyldig till en försummelse av allvarligt slag. Lag (2001:348). 3 kap. 9 Utsätter någon av grov oaktsamhet annan för livsfara eller fara för svår kroppsskada eller allvarlig sjukdom, dömes för framkallande av fara för annan till böter eller fängelse i högst två år. 3 kap. 10 Om brott, som i 7 9 sägs, har begåtts genom att någon uppsåtligen eller av oaktsamhet åsidosatt vad som i enlighet med arbetsmiljölagen (1977:1160) ålegat honom till förebyggande av ohälsa eller olycksfall, döms för arbetsmiljöbrott till straff som i nämnda lagrum sägs. Lag (1991:679).

12 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 10 7 kap 7 arbetsmiljölagen SFS (1977:1160) innehåller bestämmelser om att Arbetsmiljöverket får besluta om förelägganden eller förbud enligt lagen. Från den 1 juli 2014 träder en lagändring i kraft som innebär att ett sådant föreläggande eller förbud får riktas även mot staten som arbetsgivare. Den nya lagtexten lyder (ändringar med kursiv stil): 7 Arbetsmiljöverket får gentemot den som har skyddsansvar enligt 3 kap. 2-12, 5 kap 3 första stycket eller 6 i detta kapitel besluta de förelägganden eller förbud som behövs för att 1. denna lag eller föreskrifter som har meddelats med stöd av lagen ska följas, och 2. de bestämmelser i förordningen (EG) nr 1907/2006 som omfattas av Arbetsmiljöverkets tillsynsansvar ska följas. Ett beslut om föreläggande eller förbud får förenas med vite. Ett sådant föreläggande eller förbud får riktas även mot staten som arbetsgivare. Om någon inte följer ett föreläggande, får Arbetsmiljöverket besluta att rättelse ska ske på hans eller hennes bekostnad. Om ett föreläggande har beslutats beträffande en åtgärd som kräver bygglov, rivningslov eller marklov enligt plan- och bygglagen (2010:900) men sådant lov inte beviljas, upphör föreläggandet att gälla i fråga om den åtgärden. Lag (2013:610). 8 kap arbetsmiljölagen SFS (1977:1160) innehåller påföljder (fängelse eller böter) för den som bryter mot föreläggande, förbud eller föreskrifter av olika slag. Även regler om sanktionsavgifter regleras i detta kapitel. Följande lagändring avseende sanktionsavgifterna i 5 träder i kraft den 1 juli 2014 (ändringar med kursiv stil): 5 Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela föreskrifter om att en sanktionsavgift ska tas ut om en överträdelse har skett av en föreskrift som har meddelats med stöd av 4 kap Avgiften ska tas ut även om överträdelsen inte skett uppsåtligen eller av oaktsamhet. En föreskrift om sanktionsavgift ska ange hur avgiften beräknas för olika slag av överträdelser. Avgiftsbeloppet ska kunna fastställas direkt med ledning av den angivna beräkningsgrunden. Avgiften ska vara lägst och högst kronor. Lag (2013:610). 3.2 Styrdokument Riktlinjer avseende rollfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet Dokumentet innehåller klargörande av rollerna för RPS resp. myndigheten samt information om nationella dokument. Det omfattar paragraferna 4 till 12 i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1). Följande framgår avseende 6-8 och 11. Enligt 6 AFS (2001:1) ska arbetsgivaren bl.a. fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det framgår av riktlinjerna att myndighetschefen ansvarar för arbetsmiljön och att uppgifter fördelas till chefer som erhållit relevant arbetsmiljöutbildning, som vid behov ordnas av myndigheten ( 6 AFS 2001:1). Enligt 7 AFS (2001:1) ska arbetsgivaren se till att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska undvikas. När riskerna är allvarliga ska det finnas skriftliga instruktioner. Av riktlinjerna avseende rollfördelning framgår bl.a. att det är myndigheten som ser till att samtliga medarbetare erhåller adekvata kunskaper, att frågorna tas upp i introduktionen och på arbetsplatsträffar och att medarbetaren har eget ansvar att söka

13 Bakgrund/Reglering av ämnesområdet 11 kunskap. Om det saknas nationella riktlinjer avseende riskerna bör myndigheten ta fram sådana rutiner och göra dem tillgängliga och kända för medarbetarna. Myndigheterna bör också med stöd av de nationella dokumenten (om trafiksäkerhet, etc.) vid behov utarbeta egna rutiner. Enligt 8 AFS (2001:1) ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för ohälsa, olycksfall eller allvarligt tillbud. När ändringar planeras i verksamheten ska arbetsgivaren också bedöma riskerna för ohälsa eller olycksfall. Riskbedömningarna ska dokumenteras skriftligt. I nämnda riktlinjer står emellertid att myndigheten regelbundet bör svara för att arbetsförhållandena regelbundet undersöks. Enligt 11 AFS (2010:1) ska arbetsgivaren varje år följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet. I riktlinjerna står att en modell för riskbedömning har tagits fram av RPS. Varje myndighet ska följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet årligen. Som kan konstateras skiljer sig AFS-texten något ifrån Polisens rolldokument avseende det som arbetsgivaren ska göra. Detta kan leda till att läsaren har svårt att avgöra om regelverket är tvingande eller frivilligt. Se även avsnitt 1.3 Polisens organisation i vilket Rikspolisstyrelsens roll klargörs Fyra nationella vägledande arbetsmiljödokument 9 Det finns fyra vägledande nationella arbetsmiljödokument, Arbetsmiljöpolicy, Polisens interna trafiksäkerhetspolicy, Rehabiliteringspolicy och Alkohol- och drogpolicy Nationella arbetsmiljödokument som är en rekommendation Det finns 46 stödjande och normerande nationella arbetsmiljödokument som är en rekommendation angående ett begränsat område och har drag av kon- kret anvisning. Följande dokument är direkt relaterade till vår studie Uppgiftsfördelning och kunskaper hos mottagaren 6 AFS (2001:1) Riktlinjer för roller i det systematiska arbetsmiljöarbetet Arbetsmiljöansvar vid arbete vid annan myndighet Förslag till riktlinjer för fördelning av arbetsmiljöuppgifter innehållande även mall för delegering resp. returnering Arbetstagarnas kunskaper om arbetet och riskerna i arbetet, samt instruktioner för arbetet 7 AFS (2001:1) Introduktion av nya medarbetare Utvecklingssamtal Skydd av medarbetare Information om många olika ämnen, t.ex. skydd mot sjukdomsalstrande exponering, om fordon, om skjutning, om ergonomi, om gravida och ammande, om krisstöd, om RAKEL och strålning och om arbetsmiljö och försäkringsskydd vid tjänsteresa. Åtgärder i LISA vid hot och våld Ensamarbete Information om debriefing Undersökning, riskbedömning och åtgärder/ handlingsplan 8 AFS (2001:1) Information om medarbetsundersökningen Hur tolkas arbetsmiljölagen i polisarbete? Polisförordningen 4 kap 10 och 11 relaterat till arbetsmiljölagstiftningen Riskbedömning (Ny handledning hösten 2013) Risker vid arbete i gasade containrar Riktlinjer för roller i det systematiska arbetsmiljöarbetet Förslag till checklista vid skyddsrond 9 Intrapolis, Personalentrén, Arbetsmiljö

14 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 11 AFS (2001:1) Det finns inga stödjande och normerande nationella dokument, som är utformade som en rekommendation, om årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Anmälan av allvarlig arbetsskada eller tillbud till Arbetsmiljöverket 2 Arbetsmiljöförordningen SFS (1977:1166). Rutiner för diarieföring vid arbetsskada och tillbud med exempel på lokal rutin för hantering av arbetsskada och tillbud. Instruktion till LISA Rutiner för diarieföring av arbetsskada och tillbud Anmälan av arbetsmiljöbrott 3 kap 10 brottsbalken Hur tolkas arbetsmiljölagen i polisarbete? RPS, Personalbyrån, Samverkansavtal för utveckling av Polisen 11 Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas enligt samverkansavtal för utveckling av Polisen. Det innebär att arbetsplatsträffarna är ett forum för tidig information och diskussion i alla frågor som berör arbetsplatsen och som är av intresse för arbetstagarna. Exempel på frågor som kan behandlas där är bl.a. arbetsmiljön, som är en angelägenhet för alla på arbetsplatsen. Arbetsgivaren, arbetstagarna och arbetstagarorganisationerna ska samverka i arbetet för att uppnå en god arbetsmiljö Polisens medarbetarenkät Rikspolisstyrelsen har genomfört en medarbetarenkät inom hela Polisen åren 2005, 2007, 2010 och 10 PM , dnr HR /08 11 Samverkansavtal för utveckling av Polisen mellan RPS, OFR/S och P, SACO-S och SEKO, sid. 5-6 och Rikspolisstyrelsen har redovisat resultatet på nationell resp. myndighetsnivå. Myndigheterna får av Rikspolisstyrelsen i uppdrag att genomföra ett lokalt arbete utifrån resultatet. Det finns ett nationellt metodstöd för det lokala arbetet med medarbetarenkäten. På Intrapolis finns information på nationell nivå och på myndighetsnivå i en del fall. Det framgår inte av tillgänglig information hur myndigheterna konkret använder informationen i t.ex. arbetsmiljöplanen. Inte alla myndigheter har lagt ut information om resultatet på Intrapolis. För 2013 var för hela Polisen nöjd medarbetarindex, NMI, 52/100 och nöjd chefsindex, NCI, 60/100. Det finns även resultat för 12 delområden. Högst resultat (61-66/100) 2013 får delområdena Stöd Arbetstakt/krav Mål Ledarskap Trivsel Egenkontroll Fysisk arbetsmiljö Lägst (29-56/100) får områdena Ersättning Information Förtroende för ledningen Påverkan/samverkan Utveckling 3.3 Tidigare uppföljnings- och tillsynsåtgärder samt pågående utvecklingsarbete En tillsyn som berör vår studie är Polismyndigheternas handläggning av arbetsmiljöbrott, tillsynsrapport 2013:13. Rapporten berör inte anmälan av arbetsmiljöbrott inom en polismyndighet, utan hur polismyndigheterna handlägger detta i allmänhet. Det konstateras bl.a. att kompetensen avseende arbetsmiljöbrott varierar mellan de granskade myndigheterna och även inom olika geografiska

15 Bakgrund/Reglering av ämnesområdet 13 områden inom myndigheten. Tillsynen förordar bl.a. en myndighetsgemensam enhet mot arbetsmiljöbrott vid varje myndighet och att den centrala utbildningen i arbetsmiljöbrott utvecklas. Ett forskningsprojekt, Polisens arbetsmiljö , om den fysiska och psykosociala arbetsmiljön, har redovisats i november Över poliser i yttre tjänst har svarat på en enkät. Drygt 40 % av de svarande har besvär från nedre delen av ryggen. Utrustningen man bär kan vara bidragande orsak, dock har poliser som tränar mindre besvär. När det gäller den psykosociala arbetsmiljön visade det sig att kollegorna spelar en stor roll för nästa alla, 94 %. Många är också nöjda eller mycket nöjda med sitt arbete, 65 %. Mer än en fjärdedel har någon gång känt behov av att få extern handledning efter en allvarlig situation. Av de svarande poliserna uppger 18 % att de någon gång inte har rapporterat en arbetsskada på grund av risk för att karriären skulle påverkas eller att de inte skulle få delta i någon vidareutbildning. Anmärkningsvärt är att nästan hälften av de svarande uppger att de har tagit semester i stället för att sjukskriva sig. Drygt hälften svarar att de inte återhämtar sig under sin lediga tid, och sämst är det för dem som arbetar treskift. Av svar på enkäten 13 enligt direktiv HR 1 från polissamordningen och genomförandekommittén i juni 2013 avs. arbetsmiljön framgår följande av intresse för vår studie. Av 20 polismyndigheter som svarat använder 15 polismyndigheter Polisens nationella metod för riskbedömning. Stockholm, Södermanland och Västra Götaland har egna checklistor/metoder. Västra Götaland använder olika metoder beroende på ämnet. Halland har en metod från Polisens verksamhetsskydd och Arbetsmiljöverket. Gävleborg använder metoden Risk- och konsekvensmatris, handlingsplan. 19 polismyndigheter svarar att de har fördelat arbetsuppgifterna. Uppsala anger i enkäten 12 Polisens arbetsmiljö 2013, Hälsohögskolan i Jönköping på uppdrag av Rikspolisstyrelsen 13 Svar från Norrbotten och SKL saknas. att arbetet med detta pågår. Därefter har Uppsala tagit fram ett protokoll om fördelning och den högsta chefsnivån har också fått fördelningsbeslut. När det gäller antalet chefsnivåer som ansvaret har fördeltas på svarar Stockholm, Skåne, Örebro, Dalarna (på Intrapolis fyra) och Gävleborg fem nivåer. Dock anger Stockholm i sin skrift Information om fördelningssamtal på Intrapolis, personalentrén, arbetsmiljö fyra nivåer. Gotland, Västmanland och Östergötland har fyra nivåer. Blekinge, Kalmar, Kronoberg, Södermanland, Värmland, Västerbotten och Västra Götaland har tre nivåer. Jämtland och Jönköping har två nivåer. Halland (även yttre befäl) har fördelat till alla chefer. Uppsala och Västernorrland anger att arbetet med fördelning pågår. 3.4 Utlåtanden Arbetsmiljöverkets rapport 2013:4 Arbetsmiljöbrottens omfattning, struktur och utveckling redovisar bl.a. att det finns en bristande kunskap hos polisen om arbetsmiljöbrott. 3.5 Statistik Antal anställda m.m. 14 Den 31 december 2012 fanns det anställda ( årsarbetare) i hela Polisen varav ( årsarbetare) poliser och (7 274 årsarbetare) civilanställda. Vid polismyndigheternas fanns totalt anställda ( årsarbetare), varav (17 070) poliser. Andelen kvinnor var 41 % totalt, dock var andelen 14 Polisens årsredovisning 2012 sid. 47, 48 och 207. Med utländsk bakgrund avses inrikes född person med två utrikesfödda föräldrar eller utrikes född.

16 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 14 kvinnor bland poliserna endast 29 %. Andelen kvinnor av de civilanställda var 69 %. Andelen medarbetare med utländsk bakgrund var 7,3 %, poliser 5,4 % och civilanställda 11,8 % Sjukfrånvaro 15 Sjukfrånvaron 2012 var 3,5 %, en ökning med 0,4 % sedan Kvinnor hade 4,9 % sjukfrånvaro och män 2,6 %. 3.8 Faktagranskning Polismyndigheterna i Jämtlands, Norrbottens, Skåne, Stockholms, Södermanlands, Västerbottens, Västernorrlands, Västra Götalands och Uppsala län har den 6 februari 2014 fått ett utkast av rapporten för faktagranskning. De förslag till faktaändringar som inkommit från Polismyndigheterna i Skåne, Västra Götalands, Västernorrlands och Uppsala län har inarbetats i rapporten Arbetsskador och tillbud För statistik avseende skador och tillbud i LISA resp. i Arbetsmiljöverkets diarium samt avsaknad av statistik avseende brottsanmälan av arbetsmiljöbrott, se bil. 6 och Samverkan med arbetstagarorganisationerna under tillsynsarbetet Handläggarna har den 14 juni, 18 september och 20 november informerat om studien i CESAM, den centrala samverkansgruppen för bl.a. arbetsmiljöfrågor. Information om slutrapporten kommer också att ges till CESAM i februari Den 4 oktober och den 11 november 2013 har handläggaren informerat i CESAM:s arbetsgrupp. Vid konferenserna med polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län har huvudskyddsombud och skyddsombud deltagit. 3.7 Samråd inom Rikspolisstyrelsen Samråd avseende rapporten har skett inom Rikspolisstyrelsens huvudkontor. 15 Se föregående not. Med sjukfrånvaro menas andelen tid i.f.t. tillgänglig tid.

17 Iakttagelser Iakttagelser 4.1 Lokal arbetsmiljödokumentation på Intrapolis (polismyndigheterna och SKL) All lokal information om arbetsmiljö på personalentrén, Intrapolis, har i juni 2013 sparats digitalt 16. Sökning har inte gjorts på andra sidor på Intrapolis än personalentrén, arbetsmiljösidorna. Sammanfattningsvis kan följande konstateras utan att gå in på kvalitén i dokumenten eller huruvida dokumenten används eller om de fortfarande är aktuella. Några myndigheter (Skåne, Stockholm, Södermanland, Västra Götaland och Östergötland) har många dokument, länkar, checklistor och metoder beskrivna på de flesta sidor under rubriken arbetsmiljö i personalentrén. Stockholm och Västra Götaland har på Intrapolis även tagit fram likalydande broschyrer med checklistor för chefer i följande arbetsmiljöämnen: Fördelningssamtal med blanketter för fördelning och returnering Grundläggande om arbetsmiljöarbete Fördelningssamtal kommenderingar (Stockholm) Alkohol och droger Arbetsplatsundersökning Arbetsskada Hot och våld Krisstöd Kränkande särbehandling och trakasserier Medicinska kontroller Misskötsamhet Rehabilitering Riskbedömning vid förändring Tillbud Några myndigheter har tjänsteföreskrifter om olika delar av arbetsmiljöarbetet. Andra myndigheter (Blekinge, Gotland, Jämtland, och Kronoberg) har mycket lite lokal information på dessa sidor. Nordsams myndigheter (Jämtland, 16 Bil. 8, USB-minne Västerbotten, Västernorrland och Norrbotten) har gemensam metod för systematiskt arbetsmiljöarbete. Gotland har länkar till Stockholms arbetsmiljödokument. SKL har länkar som inte fungerar vid sökning utanför SKL till arbetsmiljöpolicy, arbetsmiljöorganisation, handlingsplan medarbetarenkät, rehabiliteringsplan samt årsagenda för systematiskt arbetsmiljöarbete. SKL har även en krisstödsplan som omnämns men länk saknas. Viss information är av stort intresse på lokal nivå men saknas ibland. Det saknas information om företagshälsovård (Blekinge, Halland, Kronoberg och Norrbotten), om skyddsombud och/eller skyddskommitté (Dalarna, Halland, och Kronoberg). Blekinge har information om sin arbetsmiljökommitté m.m. i en arbetsmiljöhandbok, som inte är åtkomlig i personalentrén. Information om delegation av arbetsmiljöansvaret finns på några myndigheters sidor (Dalarna, Gotland, Jönköping, Skåne, Stockholm, Södermanland, Västra Götaland och Östergötland). I övrigt saknas lokal information om fördelning, dock har Stockholm och Västra Götaland broschyrer om fördelningssamtal (se ovan). Ämnesrubrikerna krisstöd respektive psykosocialt stöd innehåller oftast liknande lokal information eller är länkade till varandra, dock saknas information helt på Blekinges hemsida. Information om kamratstödjare finns vid ca hälften av myndigheterna (Halland, Skåne, Stockholm, Södermanland, Värmland, Västernorrland, Västmanland, Västra Götaland, Örebro och Östergötland). Metoder för systematiskt arbetsmiljöarbete kommenteras av de flesta myndigheter, dock inte av Blekinge och Värmland. Hallands Personal- och arbetsmiljöhandbok finns men den går inte att öppna. Arbetsmiljöhandböcker finns på hemsidorna för Dalarna, Halland (länk fungerar inte, men dokumenten har sänts till RPS), Jönköping, Kronoberg, Skåne, Västmanland och Västra Götaland. Hand-

18 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 16 böckerna är inte upprättade enligt någon gemensam mall och de är inte alltid uppdaterade. Enligt uppgift har även Blekinge en sådan handbok, men den finns inte på Intrapolis. En aktuell arbetsmiljöplan 2013 finns på Intrapolis, Personalentrén för två myndigheter (Gävleborg och Jönköping). Information om lokal arbetsmiljöutbildning för chefer finns på Västernorrlands hemsida (under kompetensförsörjning, utbildning, arbetsmiljöutbildning) samt i personalentrén i arbetsmiljöplanerna för Gävleborg respektive Jönköping. Övriga myndigheter saknar sådan information i Personalentrén. 4.2 Anmälan av allvarliga händelser till Arbetsmiljöverket enligt 2 arbetsmiljöförordningen Diarieföring av arbetsskador och tillbud sker i och med att händelsen registreras i Lokalt informationssystem om arbetsskador och tillbud, LISA. 17 Det finns möjlighet att i arbetsmiljösystemet LISA ange om händelsen anmäls till Arbetsmiljöverket enligt 2 arbetsmiljöförordningen. En iakttagelse är att det på de flesta myndigheter inte finns någon direkt relation i LISA mellan uppgiften mycket allvarlig skada eller tillbud och det man anger ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Endast drygt hälften, 663, av mycket allvarlig händelse har under tiden den 1 juli juni 2013 fått markeringen anmäls till Arbetsmiljöverket. LISA-statstiken är indelad i tre grupper skada utan frånvaro (nollskada), d.v.s. arbetstagaren har inte varit frånvarande från arbetet p.g.a. skadan skada med frånvaro på grund av skadan tillbud, d.v.s. en oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall Varje grupp är indelad i fyra kategorier, mycket allvarlig händelse som ska anmälas till Arbetsmiljöverket enligt 2 arbetsmiljöförordningen, d.v.s. olycksfall eller annan skadlig inverkan i arbete föranlett dödsfall eller svårare personskada eller samtidigt drabbat flera arbetstagare. allvarlig händelse mindre allvarlig händelse kategori saknas (används bl.a. vid arbetssjukdom) I Arbetsmiljöverkets diarium har under samma tid registrerats 791 allvarliga händelser anmälda av polismyndigheterna och SKL 18. Vi noterar att definitionen på mycket allvarlig händelse i LISA och Arbetsmiljöverkets definition på allvarlig händelse är den samma. Den extra allvarlighetsnivån i LISA lades in när web-lisa var nytt för att underlätta rapporteringen för arbetstagarna. Ca hälften av alla rapporterade händelser i LISA, , härrör från den fysiska arbetsmiljön. En sammanslagning av rapporterade händelser i LISA avseende hot och våld under treårsperioden ger totalt (29 %). Andelen rapporterade händelser i LISA som kan relateras till den psykosociala arbetsmiljön eller organisationen (exkl. hot och våld) är totalt 943 (5 %) under hela treårsperioden. Typerna inte angiven händelse och övrigt utgör totalt (14 %) av de rapporterade händelserna. En förklaring kan vara att arbetssjukdom rapporteras i LISA utan angivande av händelse. I övrigt har vi inte funnit någon förklaring. 17 Rutiner för diarieföring av arbetsskada och tillbud , dnr HR /08-18 Bil. 7

19 Iakttagelser Fördjupad studie av polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län Skriftliga svar på fördjupningsfrågor Elva skriftliga fördjupningsfrågor har ställts till polismyndigheterna i Skåne, Stockholms, Södermanlands, Uppsala, Västernorrlands och Västra Götalands län. Vid dessa myndigheter har representanter för arbetsgivaren och skyddsombuden även besvarat Arbetsmiljöverkets elektroniska självskattning. Därefter har en tvåtimmars konferens via video hållits med fyra myndigheter, via telefon med en (Uppsala) och vid ett möte på plats med en myndighet (Stockholm). Fråga 1. Fyra myndigheter svarar att de har skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter till cheferna. När det gäller andelen chefer med arbetsmiljöansvar som har skrivit på fördelningen svarar Stockholm att de under första halvåret 2014 ska följa upp hur fördelningen har dokumenterats. Södermanland svarar att ett 30-tal chefer har skriftlig fördelning och att en handfull återstår. Uppsala meddelar att ca 15 % av cheferna har fått fördelningen skriftligt. Västra Götaland säger att alla nya chefer genomgår den grundläggande arbetsmiljöutbildningen och får sedan fördelning, och att arbetsmiljöhandläggarna bevakar att så sker. Skåne svarar att en ny reviderad fördelningsordning tagits fram och att information om denna och utbildning i vad fördelning innebär har resp. ska genomföras. Västernorrland har tagit fram en rutin och fördelningssamtal från länspolismästarnivå kommer att påbörjas inom kort. Fråga 2. Årlig handlingsplan för arbetsmiljöarbetet finns enligt svaren på fördjupningsfrågorna vid alla myndigheter på näpo-, enhets- eller avdelningsnivå, dock nämner Stockholm endast handlingsplanen efter medarbetarundersökningen. Västra Götaland har även en arbetsmiljöplan på myndighetsnivå. Fråga 3. En metod för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet finns vid alla myndigheterna. Följande goda exempel noteras. Skåne I Skåne har man en årlig samverkanskonferens i februari, som leds av länspolismästaren och myndighetens arbetsmiljösamordnare. Varje avdelning deltar med tre arbetsgivarrepresentanter, fackliga företrädare och huvudskyddsombud. Avdelningarnas arbetsmiljöhandlingsplaner för föregående år tas upp. Därefter utarbetar avdelningarna handlingsplaner för innevarande år. Södermanland I Södermanland görs en skriftlig inrapportering årligen av skyddsronder och handlingsplaner enhetsvis som sammanställs i en rapport av HRstrategen i arbetsmiljöfrågor. Huvudskyddsombud och HR-strategen har årligen uppföljningsmöten i mindre grupper med cheferna gällande skyddsronderna och handlingsplanerna. Västra Götaland I Västra Götaland tar man upp fokusområden och åtgärder avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet i myndighetens verksamhetsplan. Fråga 4. Hur följer myndighetens ledning upp arbetsmiljöarbetet? Skåne Vid den årliga samverkanskonferensen i februari. Stockholm Vid utvecklingssamtal mellan länspolismästaren och resp. distrikts- och avdelningschef. Södermanland Genom arbetet i personal- och arbetsmiljögruppen, som är partssammansatt, och där HR-direktören är ordförande. HR-direktören ingår även i det operativa ledningsmötet. Uppsala Till stor del i skyddskommittén, som leds av stabschefen, som tillsammans med HR-chef föredrar för ledningen.

20 Inspektion av systematiskt arbetsmiljöarbete vid polismyndigheterna och SKL 18 Västernorrland Länspolismästaren är ordförande i skyddskommittén där pågående arbetsmiljöarbete och statistik redovisas. Västra Götaland Biträdande länspolismästare är ordförande i regionala arbetsmiljökommittén där uppföljning sker och han håller myndighetsledningen uppdaterad. Fråga 5. Uppföljning av skador och tillbud sker på olika sätt vid de sex myndigheterna. Skåne Varje avdelning följer upp på sina samverkansmöten. Huvudskyddsombudets representant redovisar statistik. Stockholm Personal- och utvecklingsavdelningen tar fram tertialvisa strykort utifrån LISA-uppgifter och redovisar för myndighetens administrativa ledningsgrupp samt distribuerar styrkorten till administrativa chefer och arbetsmiljöhandläggarna i linjeorganisationen. Arbetsmiljöhand läggarna har bl.a. till uppgift att kontrollera kvalitén i handlingsplanerna i LISA. Södermanland Respektive arbetsmiljöansvarig chef följer upp sina tillbud och arbetsskador. Huvudskyddsombudet och LISA-administratören avrapporterar i personal- och arbetsmiljögruppen. Händelser i LISA återkopplas till utbildningsansvarig som gör förändringar av innehållet i utbildningar för att minska risken i framtiden. Uppsala Staben bistår chefer regelbundet med underlag inför samverkansmöten. Staben personal följer övergripande upp att myndighetens chefer är aktiva när ett tillbud eller en skada inträffar. Stabschefen får i skyddskommittén regelbundet underlag från staben personal om vilken typ av tillbud och skador som sker samt om någon del är särskilt utsatt. Västernorrland Skador och tillbud följs i de flesta fall upp på samverkansmötena. Myndighetens arbetsmiljösamordnare gör också vissa uppföljningar. Mycket sker i den dagliga samverkan mellan arbetsgivare och skyddsombud. Västra Götaland Vid de lokala arbetsmiljökommittéerna sker löpande redovisning och uppföljning. Den regionala arbetsmiljökommittén bevakar trender och tendenser generellt i myndigheten. Fråga 6. Hur handlägger myndigheten anmälan av mycket allvarliga arbetsskador och tillbud till Arbetsmiljöverket (2 arbetsmiljöförordningen (1977:1166) i förhållande till hur registrering i LISA görs? Förklaring: Ca 40 % av de mycket allvarliga tillbud och skador inom alla polismyndigheter och SKL som registrerats i LISA under tre år saknar uppgift i LISA om att de har anmälts till Arbetsmiljöverket) Skåne Rutiner för anmälan till Arbetsmiljöverket finns på Intrapolis i myndighetens arbetsmiljöhandbok. Information finns där sedan december 2012 om Web-anmälan till Arbetsmiljöverket. Diskrepens mellan antal anmälda ärenden till Arbetsmiljöverket och antal i LISA kan bl.a. bero på att medarbetarna tidigare själv kunde klassificera händelsen, de har inte alltid kunskap om vad 2 innebär. Viss okunskap finns också hos cheferna som inte har ändrat det som är fel. Information finns i myndighetens rutiner och i arbetsmiljöoch LISA-utbildning för chefer. Stockholm Myndigheten uppger att man har påpekat för Miljö-Data i ett tidigt skede att det är olämpligt att klassificeringen är öppen för anmälaren. Nu har detta tagits bort. Sedan 2009 tas denna fråga alltid upp i arbetsskadeutbildning för chefer. I checklistorna Tillbud och Arbetsskada framgår de olika momenten i hanteringen, bl.a. anmälan till Arbetsmiljöverket.