VAD BLIR EFFEKTERNA AV RESFRIA MÖTEN - EGENTLIGEN?

Transkript

1 VAD BLIR EFFEKTERNA AV RESFRIA MÖTEN - EGENTLIGEN? REMM webbinarium 9 september, 2013 Peter A Lindeblad, MSc, peter.lindeblad@gmail.com Yuliya Voytenko, PhD, MSc, yuliya.voytenko@iiiee.lu.se

2 Bakgrund IT för en grönare förvaltning agenda för IT för miljön Resfria möten kan medföra besparingar i tid, pengar och miljö samt minskad stress. Ingen vet med säkerhet om så är fallet Inget etablerat sätt att mäta eller redovisa användande eller effekter 2

3 Forskningsprojektet Forskningsprojekt: Internationella Miljöinstitutet (IIIEE) vid Lunds Universitet Seniorforskare från olika discipliner Medel: Energimyndigheten och Trafikverket Projekttid: juni oktober 2013 (EM), till april 2014 (TV) 18 myndigheter i regeringens REMM-projekt utgör huvudsaklig fallstudie 3

4 Syfte Utveckla ett ramverk för utvärdering av effekter från resfria möten (RM) Utveckla indikatorer för uppföljning av RM Med hjälp av detta ramverk utveckla: en form för myndigheters redovisning av användningen av RM metoder för uppföljning och analys av effekterna 4

5 Utvärderingsparametrar i tre kategorier ex. resor & CO2 SAMHÄLLE ex. effektivitet ORGANISATION INDIVID ex. stress 5

6 Ramverk möjliga effekter av RM 6

7 Metoder för datainsamling Litteratur: Artiklar, rapporter, policydokument, strategier Intervjuer: 27 djupintervjuer: 7 myndigheter, 5 andra organisationer Enkäter: Pilotenkät om RM:s effekter (8 myndigheter) Enkät om RM:s effekter (3 myndigheter) Kompletterande frågor i REMM-myndigheternas RVU

8 Resultat från enkäten om effekter av resfria möten 2013 Baserade på 576 svar från tre myndigheter: Energimyndigheten, Naturvårdsverket, Trafikverket

9 Svar och svarsfrekvens Energi- myndigheten Naturvårds- verket Trafikverket Antal svar Fullständiga svar Svarsfrekvens 26-30% 39-45% 46-54% Genomsnitt svarsfrekvens = 40%

10 Utvärdering och analys - Individnivå 10

11 Negativ stress RM minskar stressnivån i 77% av fallen 54% är osäkra på hur man hanterar RM-utrustningen

12 Andel anställda som upplever att användningen av RM bidrar till att minska deras stressnivå 60% 50% 40% 30% 20% 10% 49% 35% 12% 4% 39% 31% 20% 11% 46% 44% 34% 33% 16% 16% 4% 7% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ

13 Andel anställda som känner sig osäkra på hur man hanterar RM:s utrustning 60% 50% 53% 40% 30% 20% 12% 28% 35% 31% 28% 28% 22% 20% 19% 17% 31% 30% 24% 15% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 10% 7% 0% Tele Video Webb RM genomsnij 13

14 Arbete / fritid och livskvalitet RM frigör tid: - till annat arbete i 92% av fallen - utanför arbetet i 86% av fallen

15 Social interaktion 72% anser att fysiska möten mer roliga och stimulerande än resfria möten

16 Andel anställda som upplever att specifika mötesformer känns mer roliga och stimulerande än de andra 90% 83% 80% 70% 67% 67% 72% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 33% 33% 28% 25% 21% 17% 16% 11% 7% 1% 0% 11% 4% 1% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 10% Tele Video Webb RM totalt Fysiska

17 Karriär och rekrytering 72% tycker att fysiska möten lämpar sig bäst för hela eller delar av anställningsprocessen

18 Jämställdhet och jämlikhet RM gör att 60% känner sig mer delaktiga och välinformerade på arbetsplatsen 43% tycker att RM hämmar deras möjlighet att komma till tals

19 Andel anställda som upplever att resfria möten hämmar deras möjlighet att komma till tals 60% 50% 40% 34% 56% 51% 51% 36% 35% 35% 53% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 30% Instämmer inte alls 20% 10% 7% 11% 3% 2% 7% 7% 8% 4% Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 19

20 Disciplin och uppmärksamhet Viktiga faktorer att behålla uppmärksamhet i ett RM: - bra struktur, bra ljudkvalitet, ostörd miljö, erfaren mötesledare, mötet under 2 timmar

21 Faktorer som bidrar till förmåga att bli engagerad och uppmärksam vid ett RM Jag kan få teknisk stöd från början/i Ldigt skede 72% 18% Jag sijer i samma rum som, eller nära, mina kollegor 24% 22% 22% 26% Jag sijer ostört i en bra miljö Ljudkvalitén är riklgt bra 88% 96% 9% Bildkvalitén är riklgt bra 62% 19% 9% 6% Deltagarna finns med på bild 39% 24% 17% 17% Jag kan delta verbalt (inte bara chaj) 86% 9% Jag kan skriva kommentarer (chaja) 20% 25% 23% 16% 16% Mötet hålls kort (under 2 Lm) 78% 14% Mötesledare är erfaren och bra på deja Mötet är välstrukturerat 87% 95% 9% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% I (mycket) hög grad Något Ganska lite Inte alls Vet ej/ej aktuellt 21

22 Mening och betydelse För 63% känns fysiska möten mer seriösa än RM I 95% fall signalerar RM att mötet är av mindre vikt (varav 64% telekonferenser è minst vikt)

23 Andel anställda som upplever att ett val av specifika mötesformer signalerar att mötet är av mindre vikt 120% 100% 94% 97% 95% 95% Tele 80% 74% Video 60% 59% 58% 64% Webb RM totalt 40% 20% 0% 25% 27% 21% 9% 10% 12% 10% 10% 6% 3% 5% 5% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Fysiska

24 FM vs RM Utvecklingssamtal Privata/känsliga frågor Personliga problem Konflikter Anställningsintervju Kreativa möten Kritik Att bygga auktoritet Envägskommunikation Repetitiva möten Informationsutbyte Styrelse Konsult (Lu&Peeta Intervjuer) (Intervjuer)

25 Mötesformer som lämpar sig för specifika syften Uppföjlning 22% 26% 25% 26% Utbildning 4% 24% 31% 42% Workshops, öppna diskussioner 4% 17% 15% 64% KreaLva diskussioner 7% 22% 17% 54% Korta återkommande möten 39% 23% 25% 14% Lönesamtal 5% 12% 6% 77% Del av anställningsprocessen 7% 12% 8% 73% RuLnmässiga projektmöten 29% 28% 27% 16% Projektstart 3% 17% 9% 71% InformaLonsmöten 23% 27% 28% 22% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Tele Video Webb Fysiska 25

26 Resultat - Individ + - Sparar tid Minskar stressnivå Ökar arbetsproduktivitet och kvalitet Ökar arbetets flexibilitet: Småbarnsföräldrar Rörelsehindrade Motivation vid rekrytering Saknar social agenda ( Viktigt att träffas personligt! ) Inte så roliga och stimulerande Behandlar mindre viktiga / seriösa frågor än fysiska möten Lämpar sig i stort sett inte för anställningsprocessen 26

27 Resfria möten & organisationer 27

28 Ramverk 28

29 Organisationsstruktur RM påverkar vår organisations geografiska och logiska uppbyggnad! 29

30 Effektivitet Upplever aj arbetsproduklvitet ökar med RM. 78 % instämmer helt eller delvis. 30

31 Effektivitet Hjälper mig aj göra ej bäjre jobb (kvalitet). 76 % instämmer helt eller delvis. 31

32 Prestation, arbetsproduktivitet och kvalitet RM ökar både arbetsproduktivitet och kvalitet i 70% av fallen

33 Personal RM minskar personalomsäjning genom ökad arbetsflexibilitet 68 % instämmer helt eller delvis. 33

34 Personal RM gör myndigheten mer ajraklv som arbetsplats, genom ökad arbetsflexibilitet 82% instämmer helt eller delvis. 34

35 Hållbarhetskrav Direkt effekt - beroende av resandenivåer Indirekt effekt - ökad produktivitet i förhållande till emission eller energianvändande 35

36 Publikationer 1. Arnfalk, P Möjliga effekter av resfria möten förslag på indikatorer. Working paper: func=downloadfile&recordoid= &fileoid= Lindeblad, P. A Organizational effects of virtual meetings: How can we gain from fewer handshakes? Master thesis: func=downloadfile&recordoid= &fileoid= Voytenko, Y., Effects from Virtual Meetings on Individual Level. Work report 4. Voytenko, Y., Arnfalk, P., Mont, O., and Klintman, M Effects of Virtual Meetings on Employees in Swedish Public Authorities (inlämnat till IEEE Transactions on Professional Communication, under revidering efter peer review) 5. Arnfalk, P Arbete, studier och möten på distans hur påverkas resandet? Delrapport 2: Resfria Möten 36

37 Tack för er uppmärksamhet!

38 EXTRA SLIDES 38

39 Respondenter: Kön 70,0% 60,0% 60% 50,0% 40,0% 40% 30,0% 20,0% 10,0% 0,0% Kvinnor Kvinnor Män Män

40 Respondenter: Ålder 35,0% 30,0% 25,0% 80% % 31% 25% 20,0% 15,0% 14% 10,0% 5,0% 0,0% 6% 0,5%

41 Andel anställda som tror att tjänsteresor känns som ett tecken på (högre) status 25% 20% 15% 19% 13% 14% 14% 11% 10% 5% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 41

42 Andel anställda som föredrar att minska sina tjänsteresor 30% 25% 20% 26% 17% 17% 15% 12% 15% 10% 5% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 42

43 Andel anställda som tycker att tjänsteresor är stimulerande och berikande 70% 60% 61% 61% 57% 57% 50% 49% 40% 30% 20% 10% 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ 43

44 Användning av telefonkonferenser och kön 35% 31% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 10% 4% 23% 21% 22% 17% 24% 18% 15% 5% 4% 3% 3% Kvinnor Män 0% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger Varje dag Några gånger per vecka per dag 44

45 Användning av videokonferenser och kön 35% 30% 31% 25% 23% 23% 25% 22% 20% 15% 10% 14% 12% 17% 16% 13% Kvinnor Män 5% 0% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 2% 0% 1-4 Varje dag gånger per vecka 2% 1% Några gånger per dag 45

46 Användning av webbkonferenser och kön 35% 31% 30% 25% 23% 23% 25% 22% 20% 15% 10% 14% 12% 17% 16% 13% Kvinnor Män 5% 0% Aldrig 2% 0% 2% 1% 1-5 gånger gånger 1-4 gånger Varje dag Några per år gånger per per månad per vecka år gånger per dag 46

47 Ålder

48 Användning av telefonkonferenser och ålder 9% 8% 7% 6% 5% 4% 3% 2% 1% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag 0%

49 Användning av videokonferenser och ålder 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag 5% 0%

50 Användning av webbkonferenser och ålder 12% 10% 8% 6% 4% 2% Aldrig 1-5 gånger per år 6-11 gånger per år 1-3 gånger per månad 1-4 gånger per vecka Varje dag Några gånger per dag 0%

51 Andel anställda för vilka RM frigör tid som de använder till annat arbete 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 81% 75% 72% 59% 25% 19% 20% 16% 8% 8% 4% 5% 2% 1% 2% 4% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt

52 Andel anställda som känner sig mer delaktiga och välinformerade på arbetsplats pga användning av RM 45% 40% 38% 37% 35% 30% 25% 20% 32% 26% 24% 18% 26% 27% 28% 19% 17% 33% 27% 24% 17% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 15% Instämmer inte alls 10% 8% 5% Vet ej/ej aktuellt 0% 52

53 Andel anställda för vilka RM frigör tid utanför arbetet 80% 70% 60% 50% 40% 65% 50% 68% 61% Instämmer helt eller i stort säj Instämmer Lll viss del 30% 20% 10% 26% 5% 3% 28% 11% 11% 25% 21% 9% 8% 6% 3% Instämmer inte alls Vet ej/ej aktuellt 0% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ

54 Andel anställda som tycker att specifika mötesformer lämpar sig för del av anställningsprocessen 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 80% 71% 72% 64% 36% 29% 28% 19% 20% 16% 12% 13% 12% 8% 7% 8% 5% 5% 5% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Tele Video Webb RM totalt Fysiska

55 Andel anställda som upplever att specifika mötesformer känns mer seriösa än de andra 70% 60% 65% 57% 66% 63% Tele Video 50% 40% 30% 20% 10% 0% 43% 35% 35% 34% 37% 29% 24% 8% 21% 9% 11% 1% 5% 0% 3% 2% Energimyndigheten Naturvårdsverket Trafikverket GenomsniJ Webb RM totalt Fysiska