Årsberättelse Version

Transkript

1 Årsberättelse 2009 Version

2 2 1. Inledning Finansiering och styrning av UB Finansiering Styrning Nytt verksamhetsuppdrag Organisationsförändringar och verksamhetsutveckling UB:s Digitala bibliotek och lokala IT-avdelning slås samman Teambildning på biblioteken Kvalitetsarbete Användbarhetstest av e-bokstjänster Strategisk plan och visionsdagar Utvärdering av kvalitetsarbetet Användarnas utvärdering av UB Ny teknik för hantering av e-böcker, e-tidskrifter och databaser RFID och bokomater Enklare och tydligare på webben Söka i flera databaser samtidigt ny söktjänst GUP/GUPEA och Open Access Hur publicerar universitetet sina böcker? Pedagogisk utveckling Citera eller plagiera - kurs i GUL Bibliometri IT-avdelningens verksamhet Användning av resurser och service Lån och besök Lässtudior Förvärv och bestånd...16

3 Användarna tar över e-boksförvärv - EBL-projektet Backfiles, gallring och digitalisering Översyn av periodikaavtal Handskrifter Ekonomi och personal Ekonomi Intäkter Kostnader Personal Kompetensutveckling Friskvård Likabehandling Arbetsmiljö Säkerhet Miljö Lokaler Studietorget Campus Haga Ombyggnader Samverkan Internationell samverkan Nationell samverkan Kvinnohistoriska samlingarna blir KvinnSam Lokal samverkan Projekt Pågående projekt Avslutade projekt Konferenser, workshops och seminarier Utställningar...28

4 Mindre utställningar Publikationer och samt medverkan i konferenser och media Publikationer och rapporter i urval Medverkan i konferenser m.m UB i media ett urval Remissvar i urval Externa remisser Interna remisser Bilagor Verksamhetsuppdrag Organisationsplan Fördelning av budgetram

5 5 1. Inledning Göteborgs universitetsbibliotek (UB) utvecklas i snabb takt och genom att följa nationell och internationell utveckling effektiviserar och rationaliserar vi verksamheten för att ge våra användare och uppdragsgivare den bästa servicen. Vi måste förbättra inte bara våra interna rutiner utan också tillgängliggöra våra fysiska och digitala resurser på effektivaste sätt. UB arbetar mycket med framtidsvisioner och kvalitetsarbete. Genom att engagera all personal i visionsdagar, genom att inrätta enhetsövergripande grupper och nätverk, genom att arbeta i team - får vi en plattform att arbeta vidare på. Men utveckling kräver resurser vilket gör att vi nu tydligt konsoliderar verksamheten. Tre bibliotek (Ekonomiska biblioteket, Kurs- och tidningsbiblioteket och Pedagogiska biblioteket) har bildat en organisatorisk enhet. Detta kommer att minska sårbarheten och öka utvecklingsmöjligheterna inom dessa bibliotek. UB:s Digitala bibliotek och IT-avdelning har blivit Digitala tjänster inom UB. All verksamhet som är enhetsövergripande är nu samlad. Stora delar av UB arbetar nu i en teamorganisation med teamledare, som finns med i de lokala ledningsgrupperna, vilket i sin tur innebär att ledningen kommer närmare verksamheten. Bibliotekscheferna kan sedan föra upp aktuella frågor till UB:s ledningsgrupp. För mig är det viktigt att denna utveckling fortgår. Jag är övertygad om att engagemang, lärande, resultat och uppföljning utvecklar hela verksamheten. Det blir dessutom roligare att arbeta, när alla inom UB känner att de är med och påverkar utvecklingen. Nya kompetenser måste också knytas till UB för att bättre kunna bidra till universitetets utveckling. Under året genomfördes en styr och finansieringsutredning om UB. Biblioteket har finansierats på samma sätt från 1997 och både verksamheten och tekniken har utvecklats markant sedan dess. Resultatet blev en helt ny modell där UB finansieras genom tre delar en allmän del, studentstöd och forskningsstöd. Vi får en rambudget, som räknas upp på samma sätt som fakulteternas budget och diskuteras i de budgetdialoger, som överbibliotekarien har med rektor. Styrningen förändras något biblioteksnämnden blir rådgivande till överbibliotekarien, som har det fulla operativa ansvaret. Ledamöterna i den nya biblioteksnämnden är, liksom tidigare, representanter från samtliga fakulteter, studenter och de fackliga organisationerna. Ett omfattande arbete med bibliotekets grafiska profil har genomförts. I samklang med universitetet ska UB på webb och i tryck presenteras i en enhetlig form. Den grafiska profilen är viktig för UB som varumärke. En stor händelse för UB, Göteborg och bibliotekssverige är att i juni beslutade International Federation of Libraries and Institutions (IFLA) att 2010 års världskonferens skulle förläggas i

6 6 Göteborg. Efter många års arbete att få konferensen till Göteborg 2012, fick vi mobilisera Svensk biblioteksförening och riksbibliotekarien för att Sverige skulle kunna acceptera Nu är vi snart där och jag - som ordförande i den nationella kommittén - tycker detta är väldigt inspirerande och utmanande. Det kommer att bli en manifestation för svensk biblioteksväsen att kunna visa världen hur vi arbetar. Sveriges tema: Open access to knowledge: promoting sustainable progress visar på att Sverige och biblioteken arbetar för öppenhet, tillgänglighet till information, fri tillgång till kunskap, lika tillgång för alla vem helst du är. Tillgång till kunskap utvecklar individen såväl som samhället och blir således verklig hållbar utveckling. Varje år när en årsberättelse skrivs är tankarna och engagemanget redan inne i nästa år ska UB ha en strategisk plan , vi ska införa ett nytt identifikations- och stöldsystem, IFLA-konferensen ska bli framgångsrik, arbetet med ett nytt klassifikationssystem ska intensifieras - bara för att nämna några hållpunkter. En väldigt stor fråga som UB måste möta är rekrytering av flera högre chefer och nyckelpersoner. Under våren 2011 går fem av åtta ur UB:s ledningsgrupp i pension. UB:s verksamhet och kompetens blir allt tydligare inom universitetet. Vi finns med i ledning och beredningar, vi bidrar starkt att synliggöra universitetets forskning och kan därmed bidra till bättre ranking. Man kan tycka vad man vill om ranking, men synsättet finns och ranking uppmärksammas. Vi måste också som ett av de största biblioteken i Sverige dela med oss av vår kunskap. UB har under året deltagit i en rad stora nationella projekt, vars gemensamma nämnare är att de involverar lärosätena. SwePub (Samlad ingång till och redovisning svensk vetenskaplig publicering) och PAVA (Parallellpublicering av vetenskapliga artiklar) är bara två exempel. Bägge har koppling till Open Access fri tillgång till all vetenskaplig forskning finansierad av forskningsfinansiärer såsom Vetenskapsrådet. Jag är stolt över att få var med i denna utveckling! Agneta Olsson Överbibliotekarie

7 7 2. Finansiering och styrning av UB 2.1. Finansiering Rektor tillsatte 2008 en utredning rörande finansiering och styrning av biblioteksverksamheten. Utredningens förslag har remissbehandlats och i anslutning till det lade rektor fram ett eget förslag om en mer långtgående förändring av finansieringsmodellen. Det innebär att en rambudget fastställs för UB och att fakulteterna bidrar till kostnaderna utifrån vissa nyckeltal förändras därför modellen för kostnadsdebitering till att UB får sin resurstilldelning utifrån en rambudget, som debiteras nämnderna utifrån en allmän del för UB:s samhällsuppdrag och med "nyckeltal" som grund för studentstödet respektive forskningsstödet Styrning Rektor beslutade hur UB: s framtida styrning ska se ut. Beslutet innebär att den nya biblioteksnämnden ska vara rådgivande och ha representanter från samliga fakulteter, studentrepresentanter samt representanter från personalorganisationerna. Ordförande i nämnden ska vara en prorektor/person inom universitetsledningen, där Bengt-Ove Boström nu utsetts av rektor Nytt verksamhetsuppdrag För första gången har UB fått ett verksamhetsuppdrag. UB:s verksamhetsuppdrag innebär förutom arbete med bibliometri och förbättringar i GUP - två stora projekt: Integrering av Konstnärliga fakultetens institutionsbibliotek i UB Förbättrad arbetsmiljö för studenter genom ombyggnad av Kurs- och tidningsbiblioteket UB erhåller också 15 miljoner kronor i investeringsutrymme för att köpa s.k. backfiles - tillgång till digitala tidskrifter före 1990-talet. 3. Organisationsförändringar och verksamhetsutveckling UB har på flera bibliotek andra typer av arbetsorganisation än de traditionella avdelningsbaserade. Utvecklingen går nu mot att man gradvis inför en teambaserad arbetsorganisation. Idag finns eller byggs upp teambaserade arbetssätt vid alla biblioteksenheterna i UB UB:s Digitala bibliotek och lokala IT-avdelning slås samman Under mer än tio år har Digitala biblioteket och UB:s IT-avdelning hanterat teknisk drift och utveckling för biblioteksverksamheten. Ibland har det funnits oklarhet, både internt och utåt, om vilken av organisationerna som hanterat vad och ärenden har riskerat att hamna mellan

8 8 stolarna. I samband med universitetets centralisering av IT-verksamheten blev bibliotekets ITavdelning för liten för att vara en egen organisatorisk enhet. Diskussioner inom och mellan organisationerna samt inom bibliotekets ledning ledde fram till ett beslut om att från årsskiftet införa en teambaserad organisation - Digitala tjänster eller förkortat DigIT. DigIT:s team leds av en koordinator som tillsammans med teammedlemmarna har verksamhetsansvar. Mål, strategi, resursbehov och prioriteringar diskuteras med chefen, som har ett övergripande verksamhetsansvar, personalansvar och budgetansvar. Teamledarna bildar tillsammans med chefen för organisationen en lokal ledningsgrupp som bl.a. gör gemensamma prioriteringar och diskuterar resurs- och kompetensutvecklingsbehov. Digitala tjänster ska bestå av fyra team (e-resurser, webb- och bibliotekssystem, e-publicering samt för teknisk drift och utveckling) Teambildning på biblioteken Ekonomiska biblioteket, Pedagogiska biblioteket och Kurs- och tidningsbiblioteket är fr.o.m en organisation och den 1 maj tillträdde en ny enhetschef för de tre biblioteken. Syftet med omorganisationen är att skapa en bättre och mer samordnad biblioteksinfrastruktur för området, att effektivisera verksamheten och öka flexibiliteten i bemanningen av biblioteken, som ligger på gångavstånd från varandra. Under hösten har olika arbetsgrupper kartlagt rutiner och verksamhet på de tre biblioteken och kommit med förslag på hur man kan arbeta gemensamt över biblioteksgränserna. Det har varit gemensamma personalmöten, ett gemensamt intranät har skapats och en flexiblare bemanning av informationsdiskarna har påbörjats. Parallellt med att utveckla organisationen deltar alla medarbetare i en utbildning i förändringsprocesser och teambildning. Under våren 2010 organiserar sig biblioteken i självstyrande team, ett kundtjänstteam, ett mediateam, ett undervisningsteam samt ett stödteam som ansvarar för IT och drift. Arbetet med att utveckla organisationen vid Biomedicinska biblioteket har fortsatt även under detta år. Den 1 maj slutade en avdelningschef för att tillträda en annan chefsbefattning inom UB. Under senvåren och hösten har organisationen diskuterats och åtta team har blivit tre (media, undervisning och kundservice). Tre teamledare har utsetts med ansvar för utveckling av teamens arbete. Teamledarna sitter även i den lokala ledningsgruppen. 4. Kvalitetsarbete 4.1. Användbarhetstest av e-bokstjänster UB: s usabilitygrupp, som arbetar med användbarhetstester av webbaserade tjänster, gjorde under våren en utvärdering av bibliotekets e-böcker i syfte att testa användarvänlighet och användbarhet.

9 9 Utvärderingen resulterade i en rapport, där potentiella problem för användarna identifierades. Som exempel kan nämnas bristfällig information om e-böcker på UB:s webbplats. Ett antal studenter och forskare medverkade i usabilitytesterna av e-bokstjänsterna. Testerna visade på svårigheter att dels hitta fram till e-böckerna och läsa dem och dels att hitta information om dem på webbplatsen. En rapport om genomförandet av testerna har publicerats. Den innehåller också förslag på åtgärder för att rätta till problemen Strategisk plan och visionsdagar Arbetet med att utforma en strategisk plan för UB för åren påbörjades under året. I januari anordnades visionsdagar för att inspirera och involvera medarbetarna. Professor Derek Law från University of Strathclyde och en student vid universitetet bjöds in som föreläsare. Han höll ett föredrag om de akademiska bibliotekens utmaningar. Ett framtidsscenario om hur studenter kan tänkas använda UB och dess tjänster målades upp. Dagarna avslutades med diskussioner om hur biblioteket ska förhålla sig i en värld av nya digitala tjänster och nya användare med andra behov Utvärdering av kvalitetsarbetet Högskoleverket (HSV) inledde en nationell granskning av de stora lärosätenas kvalitetsarbete under UB är representerat i Kvalitetsrådet vid Göteborgs universitet, där arbetet med självvärderingen av universitetets kvalitetsarbete samordnades. UB: s kvalitetsarbete finns beskrivet i rapporten, som lämnades in i mars En granskningsgrupp utsedd av HSV genomförde platsbesök under våren, där universitetet i olika konstellationer fick svara på frågor. För UB:s del gällde det frågor om lärandemiljö och stöd till studenterna. I november erhöll universitetet glädjande nog betyget A tillsammans med Linköpings universitet. Handelshögskolan vid Göteborgs universitet har blivit re-ackrediterad för EQUIS för ytterligare en femårsperiod. EQUIS är ett internationellt ackrediteringssystem för högre utbildningsinstitutioner inom management och ekonomiområdet. Ekonomiska biblioteket deltog på olika sätt i processen med självvärdering och platsbesök. Bibliometriska underlag togs fram med stöd av UB: s bibliometriska expertis. Förenklade rutiner i databasen GUP infördes för att underlätta inmatning av publikationer Användarnas utvärdering av UB Vilka tjänster är det som används? Uppfyller biblioteket som organisation de krav som gruppen forskare, lärare och doktorander har? Efterfrågas utbildning t.ex. i databaser och referenshantering? Finns det områden där bibliotekets service är av mindre god kvalitet? För att få svar på dessa frågor genomförde forskarteamet vid Biomedicinska biblioteket en enkätundersökning våren Frågorna berörde tre områden: mediainköp, kundservice och utbildning. Som en uppföljning och kontroll utfördes djupintervjuer våren Resultaten visar att de flesta kontakter med biblioteket sker när forskaren vill beställa artiklar/böcker/tidskrifter eller behöver hjälp med att lösa accessproblem. Stora skillnader fanns i användningen av tryckta böcker. Tre fjärdedelar av forskarna inom vårdvetenskap och hälsa men endast var tredje inom det biomedicinska ämnesområdet använder böcker. Databaser och tidskrifter är de källor som används i första hand när man söker ny information.

10 10 Intressant är att notera att Google inte nämns som ett första eller andrahandsval. Google Scholar tycks relativt okänt. Ett stort antal forskare efterfrågade användarutbildning och de vill lära sig mer om olika databaser och referenshanteringsprogram. 5. Ny teknik för hantering av e-böcker, e-tidskrifter och databaser Under sommaren 2008 upphandlade UB ett ERM-system, Electronic Resource Management System. Systemet som heter Verde ska effektivisera hanteringen av våra dyra e-resurser. En projektgrupp arbetade under våren 2009 med implementering av Verde. Bakgrunden till köpet av Verde var att det administrativa arbetet med dessa resurser bedrevs ineffektivt - trots att största delen av bibliotekets medieanslag används till inköp av e-resurser. Arbetet var uppsplittrat och skedde i flera olika system, som var mer eller mindre funktionella. Vi saknade även möjligheter att på ett enkelt och samlat sätt presentera avtalsrättigheter, hantera användningsstatistik och ge underlag för förvärvsbeslut. Med hjälp av Verde ska vi på sikt kunna erbjuda en bättre service till en lägre kostnad. 6. RFID och bokomater ÖB tog i höst beslut om att avsätta investeringsmedel, 10 miljoner kronor, för att göra en upphandling av nya bokomater. Orsaken är att leverantören av bibliotekets bokomater har gått i konkurs. Upphandlingen ska inledas med en utredning om övergång till RFID-teknik. RFID (Radio Frequency Identification) innebär förenklad hantering i form av sortering, kontroll och lokalisering av bibliotekets material. Det förbereds för en stor arbetsinsats i sommar som ska förse böckerna med chip. 7. Enklare och tydligare på webben UB:s webbplats utvecklas för att tillgodose användarnas behov. Som ett exempel har länkar och genvägar ordnats efter hur mycket de används. Nyinköpta böcker exponeras tydligare genom att bilder av bokomslagen visas i en snurra med länkar direkt in i katalogen. Centralt placerad på startsidan är en egenutvecklad söktjänst. Även den har förbättrats under året för att förenkla för användaren. Här samlas olika tjänster till en plats och en sökning. En stavningskontroll har tagits i bruk som ger förslag på alternativa sökord. I träfflistan får användaren information ur GUNDA om var en bok står och om den är tillgänglig för lån. Söktjänsten ger även träffar i webbsidor som rör bokningar av lokaler, öppettider, programvaror och annat. 8. Söka i flera databaser samtidigt ny söktjänst Under 2009 har en projektgrupp testat och utvärderat olika söktjänster för så kallad samsökning. Målet är att användaren ska kunna söka fram böcker och framför allt artiklar i fulltext från licensierade resurser i en sökning ur flera källor samtidigt. Projektgruppen

11 11 föreslår att UB använder programvaran Summa, utvecklad vid Statsbiblioteket i Århus, Danmark. I ett tvåårigt projekt kommer UB att successivt införa söktjänsten. Redan under 2010 kommer en första version att finnas på bibliotekets webbplats. Många universitets- och högskolebibliotek i Sverige följer projektet och har tagit del av utvärderingsrapporten. UB:s utvecklingsarbete är av stort intresse för fler bibliotek i Sverige. 9. GUP/GUPEA och Open Access I GUP-databasen fanns vid utgången av 2009 fler än publikationer av forskare vid Göteborgs universitet registrerade. En sammanställning baserad på data ur GUP gjordes i mars 2009 för den interna uppföljningen till universitetets styrelse. Anpassningar har gjorts för att kunna exportera till SwePub när denna tjänst lanserades i november. SwePub är den nationella söktjänst, som drivs av Kungl. biblioteket och som samlar in data från lärosätenas lokala publikationsdatabaser. För drift och utveckling av GUP har samarbetat med Chalmers bibliotek fortsatt. GUPEA fortsätter att placera sig högt på Ranking Web of World Repositories, i senaste versionen på 35:e plats i den globala rankingen, vilket är klart främst av de svenska lärosätenas publiceringssystem ( För GUPEA används den internationellt spridda plattformen DSpace. I oktober 2009 arrangerade UB DSpace User Group Meeting (DSUG09) på Wallenberg konferenscentrum. DSUG är en internationell konferens, som samlade ca 95 deltagare från 21 olika länder. Deltagarna var bibliotekarier, IT-utvecklare och forskare inom informationsvetenskap. Intresset för att utöver registrering i GUP sprida publikationerna direkt på nätet - Open Access - ökar starkt. Den elektroniska publiceringsverksamheten har bl.a. varit koncentrerad på rutinerna för doktorsavhandlingar, där humanistiska fakulteten infört rutiner för e-publicering fr.o.m. mars Återrapporteringar av e-publicering av doktorsavhandlingar har under året gjorts till forskarutbildningsnämnderna. Ytterligare ett verktyg för Open Access-publiceringen är Open Journal System (OJS). Överbibliotekarien har under 2009 beslutat om en avsiktsförklaring för UB:s användning av OJS. Vi har sjösatt en elektroniskt nätpublicerad, fritt tillgänglig utgivning av den traditionsrika tidskriften Moderna Språk Statistik över användningen av GUP och GUPEA: GUP har per månad i genomsnitt haft mer än besökare 2009 och totalt besök ( för 2008) en ökning med 99 %. GUPEA har per månad i genomsnitt haft mer än besökare 2009 och totalt besök ( för 2008) - en ökning med 35 %.

12 12 Av dessa uppgifter framgår att tillgängligheten för fulltextpublikationer är central för att få en stor exponering och spridning på nätet. GUP-databasen har i det närmaste fördubblat sin användning under 2009 (statistik från Google Analytics). Under 2009 publicerades i GUPEA ca nya publikationer, varav 295 doktorsavhandlingar, 250 rapporter, 35 artiklar, 200 filmer från Universitets-TV och Vetenskapslandet och andra publikationer, bl.a. examensarbeten. Totalt innehåller GUPEA idag drygt unika publikationer, varav ca är fulltextpublikationer. Andelen icke-tryckta publikationer, dvs. filmer, bilder och ljudfiler, har även ökat markant under året Hur publicerar universitetet sina böcker? På uppdrag av Actanämnden, som hanterar universitetets skriftserie Acta Universitatis Gothoburgensis (AUG), har UB gjort en pilotstudie kring möjligheten att åstadkomma en print-on-demand lösning för Actapublikationerna. Bl.a. testades att lägga ut publikationer i GUPEA parallellt med att de publicerades i tryckt form. Studien var liten men visade på att användningen av de elektroniska versionerna var betydligt mera använda än de tryckta. När dessa resultat presenterades stod det klart att nämnden ville ha en heltäckande studie av användningen av övriga universitetspublikationer. Målet är att synliggöra alla publikationer och få in fler fakulteter och publikationer i verksamheten. Fortsättningsprojektet är indelat i tre faser: Kartläggningen. Projektet ska genomlysa universitetets totala monografiproduktion mellan 2004 och En bibliometrisk utvärdering kommer att ge en bild av publikationernas synlighet i omvärlden samt andelen internt utgivna publikationer och publikationer från externa svenska och utländska förlag. Digitalisering av klassiker från universitets forskare. Ett 20-tal äldre klassiker skannas in och läggs ut som print-on-demand. Erfarenheterna från processen med inskanning samt avtalsoch copyrightfrågor dokumenteras. Print-on-demand och en tydligare och utvidgad förlagsroll vid universitetet. Studien ska baseras på erfarenheter från nationella och internationella förebilder av print-on-demand och utvidgad förlagsroll i akademisk miljö och målet är att presentera en framtidsmodell för Actanämndens fortsatta utveckling. Projektet ska vara avrapporterat under 2010.

13 Pedagogisk utveckling Målet med verksamheten är att utveckla UB:s undervisning i informationskompetens och så åstadkomma en undervisning som på bästa sätt bidrar till studenternas och doktorandernas lärande dvs. förmåga att söka, värdera och använda källor. De konkreta arbetsuppgifterna är: Öka integrering i fakulteternas undervisning, Öka pedagogisk progression i den undervisning som UB erbjuder samt Öka medvetenhet om olika undervisningsformers betydelse för lärandet. Målet att med att integrera bibliotekets undervisning med universitetets ordinarie undervisning har uppnåtts bl.a. genom den pedagogiska utvecklarens medverkan vid Enheten för pedagogik och interaktivt lärande (PIL-enheten). Undervisare från UB har bidragit i utformningen av högskolepedagogiska kurser. Utarbetandet av pedagogiska progressionsplaner har skett på alla UB:s enheter. Dessa sammanfattar och konkretiserar vår undervisningsverksamhet och erbjuder en möjlighet för fakulteternas lärare att välja bland utbudet av undervisningsmoment När det gäller arbetet med kompetenshöjning har flera seminarier inom det pedagogiska/didaktiska området arrangerats, både för UB:s undervisande personal och lärare vid universitetet. Väsentligt för uppfyllelsen av delmål tre är också framtagandet av en ny antologi1 som arbetats fram i projektform: Boken ger aktuella exempel på högskolepedagogiskt arbete på landets universitets- och högskolebibliotek. De bibliotekarier som deltog i projektarbetet fick dessutom viktiga erfarenheter av akademiskt skrivande Citera eller plagiera - kurs i GUL Citera eller plagiera är titeln på ett digitalt lärobjekt, som tagits fram av lärobjektsgruppen inom UB. Aktiviteten är nu utbyggd till en kurs, som ligger i lärplattformen GUL. Kursen vänder sig till alla studenter som ska skriva uppsats eller projektarbete på grundnivå. Lärare kan beställa kursen och kursdeltagarna tilldelas en ansvarig bibliotekarie, som fungerar som lärare på distans. Studenterna får genom kursen möjlighet att enskilt och i grupp reflektera över frågor om plagiat, citat och referenser. UB har under året deltagit en arbetsgrupp under grundutbildningsberedningen med uppgift att ta fram en handlingsplan för förebyggande av fusk och plagiering. Genom lärobjektet Citera eller plagiera i GUL har UB genomfört en av föreslagna åtgärder i handlingsplanen rebyggande.pdf 1 Pedagogiskt arbete i teori och praktik. Om bibliotekens roll för studenters och doktoranders lärande. Birgitta Hansson & Anna Lyngfelt (red.), BTJ Förlag, Lund 2009.

14 Bibliometri Bibliometriverksamheten som pågått i projektform under tre år mellan , kommer sedan att överföras till ordinarie drift. Efter 2008 års uppbyggnadsfas har bibliometriverksamheten under året varit i full drift. Personalen har förstärkts med två personer 70 %. De nya medarbetarna genomgått nationell och internationell utbildning (bl.a. vid CWTS i Leiden). Dessutom har IT-kompetensen har förstärkts med riktad utbildning. Ett bibliometrinätverk bestående av ett tjugotal bibliotekarier har bildats. Målet är att personerna i nätverket ska kunna göra enklare bibliometriska analyser direkt i mötet med användarna. Oftast kräver olika vetenskapsområden olika indikatorer för en rättvis bedömning, och det är därför av stor vikt att funktionen byggt upp både kompetens och infrastruktur för en mångfacetterad analysverksamhet. Vi har nu en fungerande databas med bibliografiska rådata för att hantera olika typer av analyser. Verksamheten använder sig av flera olika typer av analyser. Det kan gälla samarbetsmönster vid olika institutioner och fakulteter, kartläggningar och visualiseringar av vetenskapliga fält. Ett par analyser har varit inriktade på kartläggningar och åskådliggörande av ett vetenskapligt fält. Ett av dessa uppdrag, inom området företagsekonomi, har resulterat i en insänd vetenskaplig artikel. Ett femtiotal större analyser för beställare inom universitetet har genomförts. Det kan handla om att ta fram underlag för medelstilldelning, både för universitetet centralt men även för fakulteterna. Redovisningar har också tagits fram till universitetsstyrelsen. Bibliometrikern har varit inblandad i fakulteternas verksamhetsuppdrag, där bl.a. Google Scholar testades som citeringskälla. Bibliometri är ett område som fått stor uppmärksamhet under året, framförallt genom den nationella indikatorn för omfördelning av forskningsanslag. En viktig del av verksamhetens arbete är att klargöra bibliometrins styrkor och svagheter genom information och utbildning. Under året har ett tjugotal presentationer genomförts, både inom och utom universitetet. Bibliometrikern har fortsatt sitt engagemang nationellt och ingår i flera nationella samarbetsgrupper. Under året har flera forskningsprojekt presenterats i tidskrifter och konferenser. 12. IT-avdelningens verksamhet IT-avdelningen har under 2009 haft ansvar för en mycket stor verksamhet och ansvarat för inköp och drift av all datorutrustning vid UB och för ett par externa, mindre enheter (Genussekretariatet och KVVS). Drift av datorer m.m. Datorer, skrivare m.m. för biblioteksbesökare Publika persondatorer Publika skrivarstationer Publika 398 st 8 st Datorer, skrivare m.m. för UB:s personal Personaldatorer Nätskrivare för 288 st 68 st

15 15 låneautomater Publika persondatorer i lektionssalar Publika stationer för läshandikappade 15 st 91 st 10 st Avdelningen har ansvarat för driften av fysiska och virtuella datorer, operativsystem, fillagringssystem, säkerhetskopiering och flera av de interna fastighetsnäten. I detta ansvar har legat uppgraderingsarbeten och annan driftutveckling, men avdelningen har också haft ansvar för systemförvaltning av ett antal applikationer. Avdelningen har under året ansvarat för driften av två s.k. AD-domäner, en för offentliga datorer med ca användare ( aktiva) och en för personalen vid UB med närmare 300 aktiva användare. UB har fram till den 1 september varit helt utanför den nya IT-organisationen vid GU, men vid detta datum fördes fem personer över till den GU-gemensamma organisationen IT-service resp ITL. Ägandet av UB:s serverrum och fastighetsnät har också förts över till ITS. Under 2010 kommer förvaltningen av samtliga UB:s driftservrar att föras över till ITS. 13. Användning av resurser och service Lån och besök Lånen av tryckt material uppgick till lån ( för 2008) Den nedåtgående trenden bryts faktiskt av och lånen ökar något (1,5 %) i förhållande till Användningsstatistiken för e-lån måste tolkas med en viss försiktighet, eftersom delar av statistikmaterialet för e-tidskrifterna ännu inte levererats. Enligt den senaste prognosen förväntas e-lånen att ligga ganska still runt 1,5 miljoner nedladdade dokument (2008 1,54 miljoner). Gapet mellan e-lånen och de tryckta förväntas därför inte öka. Under 2009 uppgick det totala antalet tryckta lån och prognostiserade e-lån till ca två miljoner lån. Under 320 av årets dagar, eller 81 timmar i veckan, är något bibliotek inom UB:s organisation öppet (under terminerna). De största biblioteken har även öppet på lördagar. Kurs- och tidningsbiblioteket har öppet på lördagar och söndagar. Dagliga besök under terminerna var (7 823 för 2008). Besöken har således minskat med 2.9 % men uppgår ändå till 1,5 miljoner besök per år.

16 16 Besöken till UB: s webbsidor fortsätter att öka och var miljoner 2009 (1 761 för 2008). Detta är en markant ökning (26,6%), som delvis kan bero på att UB har tvingats byta ut sitt gamla webbstatistikprogam. Mätningar från tidigare år visar att ca 15 % av webbbesöken görs på UB:s datorer, medan övriga 85 % görs utanför dessa. UB finns alltså på plats med sina elektroniska dokument och kataloger långt utöver UB: s byggnader. Användarutbildningen har ökat i förhållande till föregående år. Räknat på antalet deltagare på orienteringsnivå och högre nivå, har undervisningen ökat till ( för 2008) Lässtudior Det finns fyra lässtudior på UB:s större biblioteksenheter utrustade med datorer och programvaror för studenter med läshandikapp. För att underlätta användningen och ge bättre service till studenter med läs- och funktionshinder har UB utvecklat en organisation för bättre samordning mellan biblioteken. Studenter med läshandikapp använder också talböcker som beställs direkt från Talboks- och punktskriftsbiblioteket. UB administrerar beställningarna och kan också återanvända samma talbok för fler användare (t ex en kursbok). UB har testat programvaror anpassade för läshandikappade och under året beslutade ITS att köpa in fler sitelicenser, som erbjuds studenterna via Studentportalen Förvärv och bestånd UB förvärvade 2009 sammanlagt tryckta böcker jämfört med böcker under Minskningen (11,1%) kan delvis förklaras med den e-boksatsning, som gjordes under Tillgången till tryckta tidskrifter var en minskning med titlar (16,3%) (6 080 under 2008). Löpande e-tidskrifter uppgick till en fortsatt ökning ( tidskrifter för 2008). Dessutom ges tillgång till ytterligare fritt tillgängliga e-tidskrifter. E- böckerna är nu till antalet varav ca är fritt tillgängliga. UB har ca 300 databaser varav ett 70-tal är fritt tillgängliga. Bruttotillväxten i de tryckta samlingarna var 546 hyllmeter (789 för år 2008). När man räknar bort gallringar på hyllmeter var nettotillväxten negativ minus 539 hyllmeter. Siffrorna talar sitt tydliga språk: förvärv av tryckta publikationer minskar, eftersom tryckta tidskrifter förvärvas i allt mindre utsträckning. Det totala tryckta beståndet mäts manuellt vart tredje år och blev hyllmeter Användarna tar över e-boksförvärv - EBL-projektet UB:s huvudleverantör av e-böcker (Ebrary) har använts sedan Det fanns en önskan att hitta ett mera flexibelt alternativ till nuvarande e-boksförvärv. UB har därför testat en modell för användarstyrt förvärv av e-böcker.

17 17 E-boksleverantören EBL (Ebook Library) testades för användarstyrt förvärv. Under testperioden gavs tillgång till titlar via vår bibliotekskatalog. UB betalade en avgift för de tre första lånen och fjärde gången köptes boken in med automatik. Testperioden blev kostsam, eftersom tjänsten blev mycket populär och fick stor användning. För att fortsättningsvis kunna erbjuda användarstyrt förvärv beslutades efter utvärdering att säga upp Ebrary. På sikt byggs nu en e-bokssamling upp, som skräddarsytts av våra användare. Dessutom kan man nu låna titlar i EBL, där alla titlarna har utvalts efter universitetets särskilda behov. För att i övergången tillmötesgå användare som använt Ebrary har vi samtidigt köpt in de ca 600 mest använda titlarna Backfiles, gallring och digitalisering Backfiles är ett samlingsbegrepp för arkiv av äldre elektroniska tidskrifter. I många fall går dessa tillbaka till tidskriftens allra första nummer. De e-tidskrifter UB hittills har skaffat är oftast från mitten av 1990-talet och framåt. Vi får i princip dagligen frågor från användare som förgäves försökt nå äldre information. Många gånger avstår användare helt från att läsa äldre artiklar som bara finns i tryckt version och väljer att bara använda sig av det som finns tillgängligt elektroniskt. Tillgång till backfiles innebär att även äldre forskningsrön kan användas i större omfattning, med ökad kvalitet som möjligt resultat. Under hösten fattade universitetets ledning beslut om att biblioteket fick avsätta 15 miljoner som investeringsmedel för att köpa backfiles. UB köper in så mycket som möjligt av nytt material i elektronisk version. Det hyllutrymme som behövs för inkommande nya tryckta publikationer får man genom att gallra det som redan finns i elektronisk form. Att arbeta med gallringsprojekt har därför blivit en allt viktigare funktion i verksamheten. Centralbiblioteket har under året arbetat med flera gallringsprojekt. Frågan om Statens Biblioteksdepå i Bålsta, SBD, som gemensam nationell tidskriftsdepå har utretts under Kungl. bibliotekets ledning i flera år och är nu realiserat. Man började med vetenskapsområdet medicin, eftersom Karolinska institutets biblioteks (KIB) tryckta tidskrifter redan fanns i depån. Biomedicinska biblioteket har, tillsammans med Uppsala universitetsbibliotek, arbetat med att föra över de tidskrifter som inte KIB hade. I slutet av oktober 2009 skickades ca 300 m tidskrifter till Bålsta. Depån uppgår till nästan meter och ägs av de tre biblioteken tillsammans. I förlängningen innebär detta att många av de tryckta medicinska tidskrifter som idag finns på Biomedicinska biblioteket ska gallras. UB arbetar tillsammans med övriga Sverige att få fram en nationell plan för digitalisering. Centralbiblioteket har inrett ett särskilt digitaliseringsrum, som ska användas för digitaliseringsarbete inom UB. Idag arbetar vi främst med att digitalisera material on-demand för forskarna, dels för att öka tillgängligheten och dels för att bevara ömtåligt material. Andra exempel på digitalisering inom UB är Taube-arkivet, Ostindiska kompaniets samlingar och material från Kvinnohistoriska samlingarna. Under året har närmare sidor inskannats bl.a sidor ur tidskriften Idun.

18 Översyn av periodikaavtal En modell för utvärdering av UB: s nationella och egna tidskriftsavtal har gjorts av projektgruppen för periodikaavtal. Syftet var att ge underlag inför ett eventuellt beslut om uppsägningar av avtal med anledning av budgetläget inför Flera metoder användes förutom analys av användningsstatistik. En bibliometrisk undersökning gjordes, som visade hur mycket universitetets forskare publicerade sig i tidskrifter i de aktuella avtalen. Tyngdpunkten i utvärderingen kom att förskjutas mot en diskussion om hållbara arbetsmetoder som verktyg i en kontinuerlig utvärdering och analys av avtal och förvärv Handskrifter UB förvärvar inte bara litteratur i tryck utan även handskrifter och har inalles hyllmeter (1 615 hyllmeter för år 2008). Bland nyförvärven märks författaren Lars Ahlins ( ) arkiv, som innehåller manuskript, biografiskt material, korrespondens, klippböcker samt diverse ämnesordnade handlingar; konstnären Einar Hylanders ( ) arkiv bestående av handlingar rörande hans konstnärskap och tid som skådespelare; tilläggsaccession till professorn i konstvetenskap Per Gustaf Hambergs ( ) arkiv samt ett samlingsband från 1600-talet med förordningar, resolutioner m.m. vilket tillhört burggreven i Göteborg Israel Noraeus (död 1677). Volymen innehåller bl.a. en av få kända avskrifter på svenska av Göteborgs första stadsprivilegiebrev Dessutom har det kommit in flertal mindre accessioner till bl.a. Aroseniussamlingen, Palmérarkivet, Sjöbergssamlingen och Taubearkivet. Under ett antal år har förhandlingar förts med professor Herbert Blomstedt om en donation eller deposition av Herbert Blomstedts bibliotek. Representanter från universitet och UB har vid två olika tillfällen besökt den världsberömde dirigenten i hans hem i Luzern. Samlingen är omfattande och innehåller inte bara musiklitteratur som rör hans arbete. Herbert Blomstedt är en stor bokälskare och samlingen består av böcker inom alla ämnesområden. Herbert Blomstedts partitur och inspelningar ingår också i den kommande donationen/depositionen. Biblioteket är ca 400 hyllmeter och avtal förväntas vara klart Ekonomi och personal Genom centraliseringar inom universitetet av både IT-verksamhet och löneadministration har under året fem personer från UB:s IT-avdelning överförts till ITS och två personer har överförts till den gemensamma löneadministrationen Ekonomi Intäkter Intäkterna uppgår till tkr vilket är en ökning med tkr eller 7 % i förhållande till Löne- och prisomräkningen uppgick till 1,84 % på ramen vilket gav tkr samt tkr för prishöjningar på utländska tidskrifter.

19 19 Orsakerna till resterande ökning av intäkterna är flera varav valutasäkringen, tkr, och byte av redovisningsprincip för ACTA-försäljningen, tkr, utgör de största posterna. Till detta kommer extra medel om 640 tkr för kompetensutveckling, 250 tkr till Herbert Blomstedts donation, försäljning av tjänster till Humanisten och Genussekretariatet om 686 tkr. På grund av OH-modellen erhöll verksamheterna för bibliometri och ökad tillgänglighet 490 tkr mer än budget före OH-avdrag. Utdelningen från UB:s fonder ökade kraftigt jämfört med 2008 och UB erhöll även mer projektmedel från KB än budgeterat Kostnader Kostnaderna uppgår till tkr vilket är en ökning med tkr eller 7 % i förhållande till Personalkostnaderna har ökat med tkr eller 1,9 % i förhållande till Lokalkostnaderna har ökat med tkr netto. Under 2009 minskade hyreskostnaderna för Botanik- och Miljöbiblioteket med 518 tkr i samband med ombyggnaden vilket innebär att lokalkostnaderna för övriga enheter ökade med tkr. Avskrivningarna har minskat med 562 tkr jämfört med 2008 och detta beror på att vissa investeringar genomförts senare än planerat. Kostnaderna för medieförvärvet ökade med tkr vilket till största delen beror på prisökningar, ofördelaktig valuta, nyförvärv och en extra satsning på E-böcker. Övriga driftskostnader ökade med tkr eller 58 % jämfört med Här utgörs den största posten av att kostnaderna för IT-infrastruktur ökade med tkr. Resultaträkning (tkr) År 2009 År 2008 VERKSAMHETENS INTÄKTER Intäkter av bidrag och försäljning Styrelsens tilldelning Anslag och interna intäkter från Göteborgs universitet (exkl. styrelsens tilldelning) Finansiella intäkter inkl. ränta Summa intäkter VERKSAMHETENS KOSTNADER Personalkostnader (löner, förändring sem.skulden, övr. personalkostnader) Medieförvärv

20 20 Bibliotekstjänster vid Chalmers/Lindholmen Övr. driftkostnader (inkl. interna) Lokalkostn. inkl. lokalvård Avskrivningar Flinansiella kostnader inkl. ränta 0 0 Summa kostnader VERKSAMHETSUTFALL Personal En arbetstidsenkät på UB genomfördes under året. Så gott som all personal besvarade enkäten. Målet är att se vad som görs på UB, hur mycket tid vi gemensamt lägger på olika arbetsuppgifter och hur många som arbetar med samma uppgift. Biblioteket har jämfört med 2008 minskat sin personal från 192 tillsvidareanställda personer till 179 personer. Omräknat i heltidsekvivalenter motsvarar det en minskning med 12,64 heltider. Orsaken till minskningen är dels pensionsavgångar, som inte har ersatts och dels personal, som flyttats från UB:s organisation till andra verksamheter inom universitetet. Biblioteket har tillsvidareanställt fyra personer, varav två är bibliotekarier (kvinnor), en chefssekreterare (kvinna) och en IT-utvecklare (man). Vikariatsanställningar det är visstid har under 2009 varit fyra - tre bibliotekarier (kvinnor) och en vaktmästare (man). Visstidsanställningar har varit 30, varav 28 studentvakter (20 kvinnor och åtta män) och två bibliotekarier (en kvinna och en man). UB:s ambition är att ha så få visstidsanställningar som möjligt. Studentvakterna utgör därvidlag ett undantag. Tio personer har avgått med pension, sju bibliotekarier (sex kvinnor och en man), två biblioteksassistenter (män) samt en byråsekreterare (kvinna). Under perioden uppnår 43 anställda (24 %) 65 års ålder. Stor osäkerhet råder om dessa personer önskar gå i ålderspension vid fyllda 65 år eller kommer att kvarstå i tjänst till 67 år. År Antal personer som fyller 65 år I samband med pensionsavgångarna finns möjligheter att genomföra förändringar i personaloch kompetensstruktur. Bibliotekarier kommer i viss utsträckning att ersättas med personer