Linköpings budoklubb Kendosektion information, rutiner och tips för styrelse, instruktörer och medlemmar

Transkript

1 Linköpings budoklubb Kendosektion information, rutiner och tips för styrelse, instruktörer och medlemmar i a i d o k e n d o k y u d o LBK Kendosektionen Senast ändrad november 2013

2 Innehållsförteckning Kontaktinformation...3 INLEDNING...3 Om häftet Linköpings budoklubb...4 Kendosektionen Svenska budo och kampsportsförbundet...4 Svenska kendoförbundet...4 KAPITEL 1. STYRELSENS ARBETE Styrelsen...5 Ordföranden...5 Vice ordförande...5 Sekreterare...5 Kassör...6 Sektionsrepresentant i huvudstyrelsen...6 Övriga ledamöter...7 Valberedning Möten...7 Styrelsemöten...7 Årsmötet...8 Övriga möten Beslut...8 Per capsulam beslut Dokument...9 Verksamhetsplan och budget...9 Projektbudget...9 Policydokument...9 KAPITEL 2. EKONOMI Bokföring...10 Dubbel bokföring...10 Konton...10 Utbetalningar och verifikat...10 Handkassan...10 Balans och resultatrapport...11 Bokslut Vad ska finnas i budget?...12 Normala utgifter...12 Ej budgeterade kostnader Sponsring lokala arrangemang Sponsring av resor till tävlingar/läger Gemensamma beställningar av kläder Äskande Medlemsavgiften...13 KAPITEL 3. LOKALEN Städning Säkerhet...14 Första hjälpenväskan Terminsfix Inventering Försäljningsartiklar...15 KAPITEL 4. INSTRUKTÖRER Planera träningen...16 Passplanering...16 Gruppmål...16 Enskilda mål Säkerhet...16 Svärd och bågar...16 Skador och blod Juniorträning Tävling Tränarmöten Fortbildning...17 Fortbildning som instruktör...17 Fortbildning i stilen...17 KAPITEL 5. ÖVRIGA RUTINER Checklista för gradering i klubben Externa evenemang

3 3. Nya dangrader Affischer Nyheter Svensexor Betalningar till handkassan/kontot...19 BILAGA A: SEKTIONENS KONTOPLAN...20 Egna tillgångar och fodringar...20 Skuldkonton...20 Händelsekonton, inkomster...20 Händelsekonton, kostnader...20 BILAGA B: POLICY FÖR JUNIORKENDO I LBK...21 BILAGA C: MALL MÖTESPROTOKOLL...22 BILAGA D: ORDLISTA...23 Kontaktinformation Besöksadress: Mårdtorpsgatan 27, Linköping Postadress (Kendo, Iaido eller Kyudo) Linköpings budoklubb Björnkärrsgatan LINKÖPING Webben: På hemsidan finns träningstider, kontaktinfo och nyheter. Man kan också skriva upp sig på sin stils mailinglistan. All viktig information skickas på mail så det är viktigt att gå med så fort man börjar träna. Sektionens styrelse kontaktas på mail kendo.styrelse@linkopingbudo.se. Har man någon fråga om träningen kan man kontakta en instruktör eller skicka ett mail till stil mailen. Iaido: iaido@linkopingbudo.se Kendo: kendo@linkopingbudo.se Kyudo: kyudo@linkopingbudo.se Inledning Som alla ideella föreningar drivs Linköpings budoklubb av frivilligt, obetalt arbete. De flesta och de viktigaste är klubbens instruktörer, men utöver dem behövs också styrelseaktiva som sköter de administrativa uppgifterna, framför allt att förvalta föreningens pengar. Det är ibland krävande att arbeta ideellt, men samtidigt roligt och lärorikt. Instruktörernas verksamhet styrs av stilens regler och traditioner, som de i sin tur lärt sig av sina instruktörer. Styrelsearbete har en liknande tradition, med rutiner som utvecklats och vidareförts genom åren, men vad man gör och inte gör styrs även av klubbens stadgar och svensk lagstiftning. Som momsbefriad ideell förening har man vissa förpliktelser att sköta. Om häftet Denna text syftar till att beskriva hur man arbetar inom LBKs kendosektion och vad det innebär att ställa upp som instruktör eller styrelsemedlem. I styrelsesammanhang talar man om det konstitutionella minnet, vilket är styrelsens samlade erfarenheter och kunskap. Ifall flera stora delar av en styrelse byts ut samtidigt eller de som är valda inte sköter sina uppgifter ordentligt riskerar mycket nyttigt kunnande gå förlorat. För att det inte ska hända, och för att nya/blivande sektionsaktiva snabbare ska få en förståelse för styrelsearbete, har denna text författats. Men det kan också vara intressant för vanliga medlemmar att veta vad styrelsen gör och varför. Detta häfte är aldrig färdigskrivet, utan skall hela tiden uppdateras allteftersom sektionens och klubbens rutiner ändras. Ifall ett avsnitt inte längre är aktuellt har styrelsen alltid mandat att ta bort eller ändra texten. Förutom inledningen är häftet indelat i fem kapitel: Kapitel 1 2 är kanske främst intressant för (blivande) styrelsemedlemmar, övriga kapitel handlar om sådant alla medlemmar bör känna till. Den första färdiga versionen av detta häfte skrevs 2013 av det årets styrelse. Bilden på framsidan är tagen av Anders Bergström på ett styrelsemöte i kendosektionen hösten Ideella föreningar som vill använda eller omarbeta denna text, eller delar av den, har full tillåtelse att göra detta. 3

4 1. Linköpings budoklubb Linköpings budoklubbs historia började redan 1958, som Linköpings judoklubb. På 60 talet kom jujutsuträning igång och klubben bytte namn. Judo lämnade budoklubben på 90 talet när judo bildade eget förbund på nationell nivå. Idag tränar 10 olika stilar i fyra sektioner. Aikidosektionen och karatesektionen har en stil var; kyokushin karate och iwama ryu aikido. Kendosektionen huserar iaido, kendo och kyudo. Jujutsusektionen är klubbens största sektion och organiserar fem stilar: brazilian jiu jitsu (BJJ), ju jutsu kai, mixed martial arts (MMA), sport ju jutsu och thaiboxning. Tidigare har taichi chuan och shootfighting varit med i klubben, och då tillhört ju jutsusektionen. Sektionerna är i stort självständiga, med egen ekonomi och styrelse. Klubben har även en huvudstyrelse, som sköter klubbens centrala ekonomi. Förutom ordförande, vice, kassör och sekreterare består huvudstyrelsen av representanter för varje sektion. Fördelen med detta arrangemang är många. För det första delar många stilar/sektioner lokal och då är det är praktiskt att tillhöra samma klubb. Att vara fler medlemmar är i sig en trygghet. Istället för fyra klubbar med medlemmar är vi en klubb med över 400 medlemmar, en av de större budoklubbarna i Sverige. Huvudstyrelsen gör också mycket administrativt för sektionerna, betalar medlemsavgifter till de nationella förbund vi tillhör, ansöker om och fördelar bidrag samt arrangerar gemensam verksamhet t ex klubbmöten, uppvisningar, och sociala aktiviteter. Det gör att sektionerna kan fokusera på det viktigaste träningsverksamheten. Huvudstyrelsen är klubbens officiella styrelse, dvs dess ordförande och kassör är firmatecknare för hela klubben och alla dess konton, inklusive sektionskontona. Det innebär att sektionskassörerna måste ges behörighet att disponera sina sektionskonton av huvudstyrelsen och huvudstyrelsen är juridiskt ansvarig för alla sektioners ekonomi. Klubbens årsmöte är föreningens högsta beslutande organ. Kendosektionen Kendosektionen administrerar klubbens tre japanska vapenstilar. Sektionen startades 1990 som Kendo och iaidosektionen. Iaidoträningen lades på is i mitten av 90 talet men kom igång igen på allvar Kyudo startades upp Namnet på sektionen diskuterades då och man bestämde sig för kendosektionen kort och gott. I sammanhang utanför klubben nämns inte i regel inte sektionen, utan man talar om LBK iaido, till exempel. Men för oss medlemmar är det bra att känna till hur klubben är organiserad. 2. Svenska budo- och kampsportsförbundet SB&KF är ett specialistförbund under riksidrottsförbundet (RF), precis som exempelvis fotbollsförbundet. Det startades 1960 (Linköpings budoklubb är alltså äldre än vårt nationella förbund!) och är en paraplyorganisation för utövare i 22 stilar. Däribland samtliga stilar i Linköpings budoklubb. Sanningen är dock inte fullt så enkel, LBK är nämligen inte medlem direkt i SB&KF, utan i diverse underförbund. Budo och kampsportsförbundet är uppdelat i 15 underförbund, vilka är självständiga förbund med egna styrelser och stadgar. Som nämnts ovan bildade judon ett eget förbund direkt under RF och är alltså inte med i Budo och kampsportsförbundet. Andra stilar som gått samma väg är taekwondo och WKF karate. (Den karatestil som tränas i klubben, kyokushin, är fortfarande med i SB&KF.) Svenska kendoförbundet Svenska kendoförbundet är namnet på det förbund som är ansvarigt för de japanska vapenarterna, det vill säga: iaido, jodo, kendo, kyudo och naginata. Förbundet ansvarar för det som rör våra stilar på nationell och internationell nivå, alltså det som är olämpligt eller opraktiskt att sköta på klubbnivå. Bland annat ser de till att SM arrangeras varje år, att samtliga stilar har fungerande landslag och att Sverige representeras i de internationella förbund som administrerar svenska kendoförbundets fem stilar. Strukturen i klubben speglar alltså hur stilarna är organiserade på nationell nivå, vilket är praktiskt på många sätt. Mer information om kendoförbundet finns på deras hemsida: 4

5 Kapitel 1. Styrelsens arbete Så vad gör egentligen kendosektionens styrelse? Styrelsens arbete beskrivs på följande vis i klubben stadgar. 32 Instruktion för sektionsstyrelse Sektionsstyrelsen åligger bland annat att: Fungera inom ramen för sin budoart (sina budoarter) i den anda som föreningen stadgar i sin helhet, samt följa föreningens stadgar och bestämmelser. Bevilja medlemskap i föreningen via sektionen. Handlägga och besluta ärenden rörande träningsförhållanden, graderingar, tävlingar och uppvisningar. Följa sin eller sin budoarts (sina budoarters) utveckling och svara för kontakten med sin sektion (sina sektioner) i SB&K. Besluta om disponibla medel inom ramen för fastställd budget och verksamhetsplan. Till föreningens styrelse minst sex veckor före årsmöte, överlämna alla för revision och mötet nödvändiga handlingar. Bestämma tid och plats för sektionsmötet, samt ombesörja vederbörliga förberedelser för mötet. Föra protokoll och erforderliga böcker, samt arkivera tävlingsresultat och sektionshandlingar i övrigt. Genom sektionssekreterare och sektionskassör hjälpa föreningens sekreterare och kassör att utföra angivna uppgifter enligt styrelseinstruktion. Ansvara för utbildning av instruktörer. Ansvara för att respektive föreningslokal hålls i bästa skick och att allt som den tillhör sköts som det bör. Till föreningens styrelsemöten rapportera om sektionens verksamhet och uppföljning av budget. Inga större ekonomiska avtal får tas utan godkännande från föreningens styrelse. Alla styrelseprotokoll och likvärdiga papper skall fortlöpande distribueras till föreningens ordförande, sekreterare, kassör och revisor. Klubbens stadgar finns i sin helhet på hemsidan. Väl värt att läsa igenom! Man kan se kapitel 1 2 i detta häfte som en beskrivning av hur kendosektionens styrelse utför det ansvar som ålagts dem. 1. Styrelsen Kendosektionens styrelse består av ordförande, vice ordförande, sekreterare, kassör, samt 1 3 ledamöter. En person i styrelsen, i regel ordförande, är sektionens representant i huvudstyrelsen. Alla tre stilar ska vara representerade i sektionsstyrelsen, gärna med en instruktör, och samtliga styrelsemedlemmar bör träna aktivt. Nedan beskrivs de olika posternas uppgifter. Dessa är endast en sammanfattning och det ingår mycket mer i varje roll. Utöver de som nämnts dyker det alltid upp postlösa uppgifter som delas ut på medlemmarna, efter behov och intresse. Ordföranden Leder styrelsens arbete, ser till att styrelsens arbete är medlemmarna i alla stilar/grupper till godo. Skall också vid behov stödja övriga styrelsen i sina uppgifter. Ordföranden har jämte kassören tillgång till sektionens konto, och kan alltså agera suppleant för kassören. Ska också skriva under samtliga mötesprotokoll. Vice ordförande Inga formella uppgifter förutom att gå in som reserv för ordinarie ordförande ifall behovet skulle uppstå. Sekreterare Det står om sekreteraren i klubbens stadgar, och byter man ut "föreningen" mot "sektionen" så får man en ypperlig beskrivning av sektionssekreterarens ansvar: Uppgifter förbereda styrelsens sammanträden och sektionens möten, 5

6 föra protokoll över styrelsens sammanträden, se till att sektionens handlingar hålls ordnade och förvaras på ett betryggande sätt samt ansvara för att sektionens historia dokumenteras, se till att fattade beslut har verkställts, om ordföranden inte bestämmer annat, underteckna utgående handlingar, årligen upprätta förslag till verksamhetsberättelse för sektionen. Att förbereda ett möte går i stort ut på att skicka en kallelse. Kallelsen bör skickas ut en vecka innan mötet, i kallelsen ska följande information vara med: Möteslöpnummer (enligt formen ÅÅÅÅ xx, t ex för första mötet 2013) Mötesdatum och tid Mötesplats (Om ej Centrumdojon) Dagordning (varierar från möte till möte baserat på vilka punkter som ska tas upp. Dagordningen bör också innehålla bakgrund till aktuella punkter) Uppföljningspunkter (se nedan) Uppföljningspunkter Vid mötet skrivs också en lista med uppföljningspunkter ner och in i protokollet. Detta för att hålla koll på de saker som styrelsen satt upp till medlemmarna att genomföra. Vid slutet av mötet genomför ordförande en runda där alla säger vilka punkter de har, ypperligt tillfälle för att skriva ner dem. Den föregående mötets uppföljningspunkter skickas ut i kallelsen så folk blir påminda om dem. Protokoll Under mötet för man protokoll. Det viktigaste att skriva ner är vilka beslut som fattas. Alla diskussioner som förs behöver inte plitas ner, men ibland kan en sammanfattning av olika synpunkter/åsikter vara nödvändig att ta med. Protokollet ska användas för att granska styrelsens verksamhet och som ett slags minnesanteckningar för styrelsen. Med fördel tittar man på äldre protokoll för att få känsla för vad som ska skrivas ner. Så snabbt man kan efter mötet mailas protokollet till styrelsen för granskning och revidering. När ordförande samt justeraren granskat protokollet och givit ok för protokollet så ska det publiceras på webben, en plats för detta finns inte ännu men kommer snart att skapas. På nästkommande möte skall ordförande och justerare skriva på protokollet, då ska man också ta upp och officiellt godkänna det. Detta godkännande förs sedan in i aktuella protokollet med exempelvis: 'Protokoll godkännes'. Alla påskrivna protokoll ska förvaras i dojon. Dessa ska betraktas som värdehandlingar. Kassör Den som främst sköter sektionens ekonomi och ser till att styrelsen håller sig uppdaterad om det ekonomiska läget. Uppgifter Utföra betalningar från sektionskontot. Bokföra kontohändelser. Sammanställa ekonomiska rapporter inför styrelsemöten. Är naturligt den som skriver styrelsens ekonomisk berättelse inför årsmötet och samt budgetförslag för kommande år. Svara på frågor från sektionens styrelse och övriga medlemmar om ekonomin. Sektionsrepresentant i huvudstyrelsen För att huvudstyrelsens arbete ska vara hela klubben till godo så är det mycket viktigt att alla sektioner är representerade. Huvudstyrelsen består, utöver ordförande, vice ordförande, kassör och sekreterare, en representant från vardera sektion. Ifall ordinarie sektionsrepresentant inte kan gå på ett huvudstyrelsemöte bör någon annan i sektionens styrelsen gå istället. Uppgifter Delta i huvudstyrelsens arbete. Huvudstyrelsen är som vilken annan styrelse som helst, alla måste hjälpa till, inte bara med inom sitt specialområde. Föra sektionens talan i huvudstyrelsen. Detta innebär att man måste veta vad berörda personer inom sektionen tycker. Sektionsrepresentanten ska ha regelbunden kontakt med instruktörerna för alla grupper. Rapportera om sektionens verksamhet i huvudstyrelsen, tävlingar, graderingar och andra intressanta händelser. Rapportera om huvudstyrelsens arbete till sektionsstyrelsen, t ex beslut som tagits, kommande händelser och allt annat av intresse. Det är lika viktigt att kommunicera i båda riktningarna. 6

7 Som sektionsrepresentant är man många gånger den naturliga kontaktpersonen mot övriga sektioner. Övriga ledamöter Förutom ordförande, kassör och sekreterare har styrelsen två eller fyra ledamöter. Likt vice ordföranden finns det stort utrymme att utforma sina egna uppgifter och ägna sig åt det som intresserar en mest. Ledamöter kan ha olika roller, men det är inte nödvändigt. Några exempel: Tävlings och lägeransvarig: Är ansvarig för att informera om kommande läger/tävlingar runt om i Sverige, och även koordinera anmälning, betalning och resa (se kap 5.2 för mer detaljer). Lokalansvarig: Ser till att lokalen är i gott skick, att skador repareras samt att det finns städmaterial, pappershanddukar/tvål osv. Även ansvarig för städdagarna. PR ansvarig: Ansvarar för att sköta och utveckla marknadsföringen, presskontakter osv. Medlemsregisteransvarig: Är i regel ansvarig för medlemsregistret, att närvarokorten är korrekt ifyllda och påskrivna, samt att de rapporteras till huvudstyrelsens kassör. Detta uppdrag hanteras traditionellt av sektionskassören, men kan likaväl skötas av någon annan i styrelsen. Valberedning Valberedningen är inte en del av styrelsen, utan helt fristående. Medlemmar i valberedningen får inte sitta i styrelsen. Deras uppgift är främst att söka kandidater till de olika styrelseposterna inför årsmötet eller om en styrelsemedlem lämnar sitt uppdrag under pågående mandatperiod och fyllnadsval måste göras. Valberedningen ska göra sitt yttersta för att aktiva medlemmar från sektionens alla stilar är med i styrelsen, och att könsfördelningen är någorlunda jämn. Det ingår också i valberedningens ansvar att undersöka hur styrelsen sköter sina uppgifter ifall det förekommer tecken på att dessa missköts. 2. Möten Mycket av styrelsens arbete sker enskilt, men för att ta beslut och lägga dokument till handlingar måste man mötas. Styrelsemöten Styrelsen bör ha ett styrelsemöte per månad under terminerna (ca 9 10 per år). I regel leder ordföranden mötet. Inför mötet bör samtliga styrelsemedlemmar ha inkommit med de punkter de vill ta upp, gärna med bakgrundsinformation. Sekreteraren sammanställer och skickar ut kallelse med dagordning och aktuella punkter. En standarddagordning innehåller följande: 1. Mötets öppnande 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordning 4. Tidigare protokoll 5. Rapporter 5.1. Ekonomisk rapport 5.2. Rapport från huvudstyrelsen 5.3. Rapporter från instruktörerna 5.4. Övriga rapporter 6. Verksamhetsplanen 7. Beslutspunkter 8. Inkomna motioner 9. Uppföljningspunkter 10. Övriga frågor 11. Mötets avslutande Ekonomisk rapport: Kassör bör skicka ut ekonomisk rapport inför varje styrelsemöte, som innehåller utfall samt prognos för året/perioden. Alla större utbetalning (över ca 500kr) ska också redovisas, även om de godkänts av styrelsen tidigare (se kap 2.6). Kassören kommenterar rapporten muntligt på mötet och besvarar eventuella frågor. Rapport från instruktörer/huvudstyrelsen: Stilarnas instruktörer rapporterar om verksamheten, nybörjarintag, speciella händelser som skett eller annat av vikt. Sektionens representant i huvudstyrelsen rapporterar om deras arbete. Samtliga rapporter ska helst skickas ut i förväg. Verksamhetsplanen: Varje möte följer styrelsen upp hur punkterna på verksamhetsplanen fortskrider. Beslutspunkter: Alla beslut styrelsen fattar, om verksamhet, inköp osv, samlas under denna punkt. 7

8 Uppföljningspunkter: Det varje enskild medlem i styrelsen ska göra listas här och bockas av när det är färdigt. Varje punkt ges ett unikt nummer baserat på år, t ex åttonde punkter 2012 är Inkomna motioner: En motion är ett önskemål eller förslag till styrelsen, t ex ett inköp. Under denna punkt föredras, diskuteras och beslut tas angående inkomna motioner. Alla medlemmar i sektionen kan skicka motioner till styrelsen. Motioner till styrelsen bör skickas in minst två dagar före kommande styrelsemöte för att säkert tas upp. Övriga frågor: Här hanteras allmänna informations diskussionspunkter. Inga beslut tas. Andra punkter läggs till efter behov, ett exempel är Årsmöte, under den punkten går man inför årsmötet igenom alla dokument som ska presenteras, vilka som sitter kvar och så vidare. Årsmötet Under februari har sektionens sitt årsmöte, runt mitten av mars har klubben sitt. Efter mötet bjuds det på mat och någon form av socialt samkväm. Dagordningen och övriga handlingar skall finnas i flera exemplar vid årsmötet. Nedan är standarddagordningen för sektionens årsmöte. 1 Mötets öppnande 2 Val av ordförande och sekreterare för mötet 3 Val av två protokolljusterare och rösträknare 4 Fastställande av röstlängd 5 Fråga om mötet har utlysts på rätt sätt 6 Fastställande av dagordning 7 Styrelsens förvaltning 7.1 Styrelsens verksamhetsberättelse 7.2 Styrelsens ekonomiska berättelse (balans och resultaträkning) 8 Fastställande av verksamhetsplan 9 Fastställande av budget 10 Behandling av styrelsens förslag och i rätt tid inkomna motioner 11 Val av styrelse (samtliga väljs för ett år) 11.1 Ordförande 11.2 Vice ordförande 11.3 Kassör 11.4 Sekreterare 11.5 Representant i huvudstyrelsen 11.6 Övriga ledamöter 12 Val av två personer till valberedningen, varav en är sammankallande 13 Övriga frågor 14 Mötet avslutas Efter mötet ska protokollet skrivas, justeras och sättas in i arkivpärmen i dojon. årsmöteshandlingarna läggs också upp på hemsidan. Protokoll och Övriga möten Sektionsaktivas dag: Instruktörer och styrelse träffas och diskuterar igenom verksamhet och ekonomin. Hålls i regel inför kommande år/termin. Styrelsen kan kalla till extrainsatt årsmöte, ifall en fråga behöver avgöras som endast årsmötet kan avgöra och man inte kan vänta till nästkommande ordinarie årsmöte. 3. Beslut Beslut fattas av hela styrelsen, med votering om man inte kan komma överens. Man har alltså inte egen beslutsrätt på sitt område, även om styrelsen i regel följer den ansvariges rekommendationer. Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften är samlade. Är mindre än halva styrelsen på plats så kan man ha ett informations och rapporteringsmöte, men man kan inte fatta några beslut. Vid votering har endast ordinarie styrelsemedlemmar har rösträtt (alltså inte adjungerade mötesdeltagare) och varje styrelsemedlem har en röst. Omröstningar avgörs genom enkel majoritet. Vid oavgjort resultat har ordföranden utslagsröst. Per capsulam-beslut Ifall ett beslut behöver tas med kort varsel, innan nästa ordinarie styrelsemöte kan detta tas per capsulam, det vill säga via mail. 8

9 Ordföranden kallar då till per capsulam, beskriver ärendet/frågan som ska beslutas och ber om styrelsemedlemmarnas röst. Röstning sker öppet, alltså till styrelsens mailinglista. När alla (eller tillräckligt många för avgörande) röstat meddelar ordföranden resultatet och sekreteraren skriver ett protokoll. 4. Dokument Förutom detta eminenta häfte har styrelsen ett antal dokument till hjälp i sitt arbete. Verksamhetsplan och budget De två viktigaste dokumenten styrelsen är verksamhetsplan och budget, som tillsammans skapar ramen för styrelsen arbete. De är levande dokument, som ska vara närvarande med styrelsen hela året. Budget och verksamhetsplan används tillsammans och ska utformas tillsammans. Verksamhetens förväntade kostnad eller inkomst ska läggas in i budget. Två exempel: Verksamhetsplan Vi ska tävla på SM. Vi ska ha interna läger och bjuda in andra klubbar. Budget 4027 Startavgifter: 1000kr 3140 Intäkter övriga arrangemang: 4000kr 4140 Kostnader övriga arrangemang: 3500kr På den första raden medför SM tävlan en budgetpost för lagavgiften. På den andra raden räknar man med en vinst på 500kr för lägret. Verksamhetsplan och budget kommer inte matcha perfekt, då självklara inkomster och utgifter (lokalhyra, medlemsavgifter och försäljning) inte står med i verksamhetsplanen. En populär myt är att budget måste gå plus minus noll. Det behöver den inte alls. Om man har skäl till det går det alldeles utmärkt att budgetera under eller överskott. Det håller förstås inte i längden att gå minus varje år, och som ideell förening ska man inte gå med vinst. Över tid ska resultatet vara ungefär noll. Projektbudget Förutom årsbudget finns det ett antal olika typer av budget: halvårsbudget, projektbudget, likviditetsbudget osv. Den variant vår sektion oftast använder är projektbudgeten. När vi ordnar lite större arrangemang, med inbjuden sensei (som instruktör eller huvuddomare) och deltagare från andra klubbar kan det handla om ganska mycket pengar. Det ekonomiska sköts från sektionskontot, men då behövs en budget över förväntade inkomster och kostnader. Exempel på budget för träningsläger: Kostnader 4300kr Inkomster 4300kr Lokalhyra 2000kr Deltagaravgifter (20 x 150kr) 3000kr Mat (lunch+kiosk) 1100kr Luncher (20 x 50kr) 1000kr Sensei (resa, mat, boende) 1000kr Kioskförsäljning 300kr Övrigt 200kr Här ser vi att arrangemanget bär sig själv. Om inte måste sektionen täcka upp och då kan styrelsen ta beslutet att eventuellt skjuta till pengar eller ej genomföra lägret. Precis som en krigsstrategi håller tills första kulan är skjuten så håller en budget i regel bara till första kronan har spenderats. Men har man en budget så vet man hur mycket verkligheten skiljer sig från beräkningen och har en chans att parera. Ifall deltagarantalet är mycket lägre än förväntat så kan man försöka skära ner på matinköp och ordna billigt boende till sensei. Utan budget kommer det ekonomiska resultatet som en spännande överraskning efter allt är klart. I regel med negativt besked. För vissa projekt, t ex renovering, kanske styrelsen beviljar en viss summa, och då är det smidigt att veta hur mycket man får för de pengarna. I praktiken måste man ofta prestera en budget innan styrelsen beviljar några pengar. Policydokument Policydokument används för att hjälpa klubbaktiva och andra medlemmar. I dagsläget har sektionen bara en: juniorpolicyn, som bifogas sist i detta dokument. För klubben som helhet finns dock fler, dessa hittar du på hemsidan. 9

10 Kapitel 2. Ekonomi Givetvis en del av styrelsens arbete, men en så stor del att den får ett eget kapitel. I slutet av kapitel 1 beskrivs budget lite kortfattat. Här går vi först igenom hur ekonomiska händelser ska bokföras. 1. Bokföring Kassören har huvudansvar för ekonomin, men alla i styrelsen bör känna till hur bokföringen går till. Juridiskt är hela styrelsen ansvariga ifall ekonomiska felaktigheter begåtts. Ansvarsfrihet för styrelsen lämnas inte vid sektionsmötet, men det betyder inte att sektionsstyrelsen är ansvarslösa. Frågan hanteras på klubbens årsmöte. Dubbel bokföring Dubbel italiensk bokföring används i hela världen och är ett enkelt sätt att hålla reda på sina inkomster och utgifter. Den bygger på att alla kontohändelser bokförs på två ställen, en gång som plus och en som minus. Egentligen debet och kredit, men i moderna bokföringsprogram används knappt de orden längre. Konto Summa Kommentar 3890 Medlemsavgift 800 kr Arne Samuraj, iaido nyb HT Plusgirokonto 800 kr Medlemsavgift I exemplet ovan har en iaidonybörjare betalt sin medlemsavgift till sektionens plusgirokonto. Händelsen krediteras inkomst konto 3890, Medlemsavgifter, och debiteras tillgångskontot Tillsammans blir summan noll, vilket används för att kontrollera att böckerna stämmer. En kuriositet är att tillgångskonton är negativa om det finns pengar på dem. Som minnesregel kan man tänka så här: när bokföringens och verklighetens plusgirokonton slås ihop ska summan bli noll. Konton Med konton menas inte bankkonton eller dylikt, utan bokföringsenheter. Det finns fyra typer av konton. Tillgångskonton (börjar på 1): PG kontot och handkassan, alltså våra fysiska konton, men också lagerkonto (t ex osålda shinaier) och fordringar sektionen har på medlemmar. Skuldkonton (börjar på 2): Skulder som sektionen har till andra, eller om man medvetet lagt undan medel till något framtida projekt, t ex. Inkomstkonton (börjar på 3): Alla inkomster bokförs här: medlemsavgifter, försäljning, bidrag osv. Kostnadskonton (börjar på 4 6): Alla kostnader bokförs här. 1 2 konto är så kallade balanskonton. Summerar man dessa så får man veta hur mycket pengar/skulder sektionen har, en så kallad balansrapport (mer om denna längre ner i kapitlet). 3 6 konton är händelsekonton och används för att beskriva vilken typ av ekonomisk händelse det är. Medlemsavgift har vi redan sett, andra exempel är försäljning, resesponsring, lokalhyra. Förteckningen över de konton man använder kallas kontoplan. Sektionen använder en modifierad version av Idrottens bas kontoplan. Man bör inte ändra kontoplan annat än i undantagsfall, annars blir det mycket svårt att jämföra sektionens ekonomi från år till år. De flesta kontohändelser bokförs på ett balanskonto och ett händelsekonto. Endast vissa bokföringstekniska händelser, reglering av skulder osv, bokförs enkom på balanskonton. Har kassören gjort rätt och lagt upp en budget baserat på kontona man kommer använda kan man mycket enkelt se det ekonomiska läget, få en balansrapport, jämföra budget och utfall osv. Se Bilaga A för sektionens kontoplan, alltså en förteckning över alla konton vi använder. Utbetalningar och verifikat Alla utgifter behöver ett verifikat, alltså något som verifierar vad utgiften gäller. Det är den som gör utbetalningen (kassör från PG kontot, styrelsemedlem från handkassan) som är ansvarig för att det finns ett verifikat och att utgiften är korrekt. Verifikat är i princip alltid kvitto eller faktura. Vid förskottsutbetalning ska det anges på äskningen när verifikat för utgiften lämnas. Ifall utgiften var större än förskottet får man då ytterligare en utbetalning, ifall den var mindre så måste man betala tillbaka överskottet. Handkassan Alla intäkter/utgifter från handkassan redovisas i den lilla boken. Den som gör detta skriver under med namn/initialer. För utgifter ska man också fylla i en äskningsblankett. Handkassan ska alltid förvaras inlåst och det bör aldrig vara mer än 5000kr i handkassan. 10

11 Grundregeln är att betalningar ska göras till kontot, för att minimera mängden kontanter i handkassan. Vid arrangemang och graderingar ska redovisningsblanketten fyllas i. Balans- och resultatrapport En ekonomisk rapport består av två delar: en balansrapport och en resultatrapport. Balansrapporten är en ögonblicksbild av sektionens tillgångar och skulder. Tillgångar är inte desamma som pengar på kontot, utan dit hör även fodringar och materiella tillgångar. För kendosektionen kan det se ut så här: Konto 1 januari 31december Skillnad 1401 Lager av idrottskläder 2500kr 2000kr 500kr 1910 Handkassa 1000kr 1500kr 500kr 1920 PG konto kr kr 0kr 2490 Kortfristiga skulder 500kr 0kr 500kr Balans kr kr 500kr I exemplet ovan har vi egentligen två balansrapporter, som vi jämför för att se hur året gått totalt sett. Konto 1401 kan t ex vara 10 shinai á 250kr. Konto 2490 har en negativ summa, alltså sektionen var skyldig någon 500kr. Detta år har balansen ökat 500kr, vi har alltså gått med vinst. Om någon är skyldig sektionen pengar räknas det också som en tillgång, konteras på ett 1 konto, även om det inte är tillgångar vi har tillgång till. Över tid ska föreningen gå plus/minus noll, men det finns tillfällen då man vill spara pengar, för ett större arrangemang eller en investering några år framåt. Bokföringsmässigt är det inte så snyggt att gå plus flera år och sedan göra en enorm förlust ett år. Istället kan reglera resultatet med en så kallad deposition. Efter årets faktiska resultat (låt säga kr) lägger man in en minuspost: Avsättning till LBK 60 år 2018: kr. Nu är vinsten helt plötsligt bara 5000kr, och år 2018 lägger man in en rad i resultatrapporten Återsättning av avsättning till LBK 60 år och får då tillbaka pengarna. Avsatta pengar redovisas som en skuld under ett lämpligt 2 konto. Resultatrapporten är en rapport över kontohändelser över en viss period, typiskt en månad eller ett år. I den listas alla konto som belastats under perioden. Ett litet exempel: Resultatrapport jan juni Konto Perioden Årsbudget % 3000 Idrottsarrangemang 600kr 1000kr 60% 3541 Försäljning av idrottskläder & materiel 4500kr 7000kr 64% 3890 Medlemsavgifter kr kr 50% Summa intäkter kr kr 52% 4000 Idrottsarrangemang 500kr 1000kr 50% 4027 Startavgifter 900kr 1000kr 90% 4410 Kostnader för sociala aktiviteter 400kr 1000kr 40% 4542 Inköp av idrottskläder & materiel 6000kr 7000kr 86% 5011 Hyra av egen lokal 0kr kr 0% 6110 Kontorsmaterial 300kr 1000kr 30% Summa kostnader 8100kr kr 14% Summa intäkter/kostnader kr 2 000kr 1350% 11

12 Här ligger man ganska rakt på budget när det gäller inkomster, men man har inte betalt hyran än, vilket gör att det ser ut som en man går med stor vinst. Lägger vi till hyran så blir förstås bilden annorlunda. Som i exemplet ovan jämför man ofta samtidigt med budget. Har man fått in 75% av budgeterade medlemsavgifter efter en termin kan man sannolikt dra över utgiftsposterna en del. Har man däremot fått in bara 40% måste man hålla igen på kostnaderna. Resultatrapporten innehåller även en summa för perioden har man gått plus eller minus? I regel summeras inkomster och utgifter för sig, för tydlighets skull. Med dessa två rapporter får en en tydlig bild av sektionens ekonomi och där göra informerade beslut. Bokslut Bokföringsåret för klubben och samtliga sektioner följer kalenderåret. Varje år görs bokslut som presenteras på årsmötet. Det kallas ekonomisk berättelse, och ska innehålla: Balansrapport per 31/12. Resultatrapport för året, jämförd med budget. Revisionsberättelse, alltså redogörelse från revisorernas genomgång av bokslutet. Förvaltningsberättelse, en skriftlig redogörelse för det ekonomiska året. Speciellt viktigt är det att avvikelser från budget kommenteras i denna. För att revisorerna ska kunna utföra sin uppgift behöver de ta del av bokslutet och verifikaten. I en komplett bokföring ingår även budget och de styrelsebeslut som ligger till grund för utgifterna. 2. Vad ska finnas i budget? Samtliga utgifter som inte styrs direkt av budget ska beslutas av styrelsen, antingen genom specifika beslut eller genom allmänna policy beslut. Rutinerna nedan är inte fasta regler, utan endast en redogörelse av hur styrelsen valt att göra tidigare. Utifrån ekonomiska förutsättningar och sektionens behov kan styrelsen när som helst ompröva vilka utgifter man står för och hur man arbetar. Normala utgifter Förutom lokalhyra och administrativa kostnader står sektionen i regel för följande utgifter: Deltagande i lagtävling på SM. Deltagande i instruktörskurser. (se kap. 4.6) Upprustning/nyinköp av låneutrustning för nybörjare. Mat i samband med årsmöte. Fika i samband med städdagar, stormöten och vissa egna läger (t ex juniorläger). Inköp av träningsutrustning av engångskaraktär. Ej budgeterade kostnader Enligt god föreningssed ska styrelsen hålla sig till beslutad budget, och bör alltså alltid kontrollera om det finns utrymme i budget inför ekonomiska beslut. En budget är däremot inte ett satt i sten, styrelsen kan välja att ta kostnader som inte finns med där. Dock ska man vara försiktig med detta. Principen är att för extraordinära utgifter krävs extraordinära anledningar. Motiveringen för sådana beslut ska redovisas i styrelseprotokoll, och styrelsen måste vara beredd att stå till svars vid nästkommande årsmöte. 3. Sponsring lokala arrangemang Praxis för lokala arrangemang är att sektionen tar överskottet vid om arrangemanget går med vinst och täcker även underskottet vid minusresultat. Eventuell vinst kan öronmärkas till den stil som arrangerat tävlingen, för t ex resesponsring. Står klubben som värd för större arrangemang, till exempel SM, ska styrelsen godkänna detta i förväg. Då behövs följande: En ansvarig person. Givetvis gör inte en person allt, men en person bör utses som kontaktperson (arrangör). Budget. Lokalhyra och dylikt kan beräknas ganska enkelt, medan intäkter måste gissas baserat på förväntat deltagande. Tidsplan. För lokalbokning, inbjudan instruktörer/domare, inbjudan deltagare och så vidare. 12

13 4. Sponsring av resor till tävlingar/läger Att åka på de läger och tävlingar som anordnas på andra orter i Sverige är ett mycket bra sätt att höja sin kompetens, speciellt i så liten dojo som vår. För att uppmuntra detta sponsrar sektionen ibland resor till tävlingar och läger på annan ort. Vid sponsring använder styrelsen följande praxis: Sponsring är inte någon nödvändig utgift, och sker endast ifall ekonomin tillåter. Evenemang som fler medlemmar förväntas åka på sponsras hellre än andra. Evenemang riktade mot mindre erfarna utövare sponsras hellre än andra. I första hand sponsras bensinkostnaden. Om resan sponsras och deltagarna inte åker bil betalar sektionen en fast belopp per person, i regel omkring kr. Personer som ska gradera till dan grad kan få personlig resesponsring. I regel ett fast belopp. Endast klubbens medlemmar sponsras. Sektionen betalar alltid lagavgiften på SM, och kan också betala lagavgiften för andra tävlingar ifall deltagarna representerar LBK. I och med fastställande av budget beslutas varje år ifall man ska sponsra resor, och med hur mycket. Styrelsen fördelar sedan den posten på årets evenemang. 5. Gemensamma beställningar av kläder På grund av att kläder måste beställas från utlandet sparar man mycket pengar på att beställa tillsammans. Två alternativ finns: Ett, medlemmarna kan beställa själva, och får då råd och tips om att gå ihop flera och hur man enklast ordnar praktiska detaljer. Två, sektionen ordnar beställningen åt dem. Detta kommer göras runt mitten av terminen, i regel arrangeras det hela av ansvarig instruktör. Finns direktbetalning via bank kan kassören göra själva beställningen. Då behövs en fullständig förteckning av vad som ska beställas, och vem som ska ha vad. Sektionen kan ta ut en handpenningen i förväg på ca 200kr. Denna förverkas om kläderna inte betalas/hämtas ut. Efter en termin kan sektionen sälja kläder som inte betalats av beställaren. 6. Äskande Medlem som söker ersättning för utlägg fyller i en äskningsblankett och lämnar till kassören. En utgift godkänns/attesteras av kassören. Ifall en utgift inte kan godkännas direkt, utifrån budget och/eller tidigare styrelsebeslut, måste kassören be övriga styrelsen om ett beslut innan utgiften kan godkännas. Några exempel: Inköp av 10 iaidodiplom kassören behöver bara säkerställa att det finns ett faktiskt behov av nya diplom för att godkänna. Styrelsen har beslutat att sponsra resan till SM för ett klubblag med max 500kr/deltagare. När äskandena kommer in kan kassör godkänna direkt utifrån styrelsens beslut. Ett äskande på 500kr för tre affischer med traditionella japanska motiv. Finns inte med i budget och har inte nämnts på något styrelsemöte. Detta tar kassören till styrelsen som undersöker, diskuterar och tar beslut i frågan. 7. Medlemsavgiften Alla medlemmar måste betala medlemsavgift varje termin. Medlemsavgifterna utgör lejonparten av sektionens intäkter och har man inte betalt denna är man inte försäkrad ifall något händer på träningen. Nybörjare får testa på tre gånger (per stil) innan de måste betala medlemsavgift. Gäller samtliga stilar och juniorer. Fortsättare ska betala innan första träningspasset på terminen. Även om den ordinarie träningen tar paus så gäller betalning för en termin fram till nästa börjar. Det vill säga, vårterminen gäller fram till augusti, höstterminen till januari. 13

14 Kapitel 3. Lokalen Sektionens medlemmar har alla ett gemensamt ansvar för att vår dojo förblir en trivsam plats att träna. 1. Städning Golvet ska sopas varje dag, även mellan passen vid behov. Övriga områden (omklädningsrum, fikarum, förråd, toaletter, dusch/bastu) städas enligt städschemat. En två gånger per år ska städdag anordnas. 2. Säkerhet Första hjälpen väskan ska vara komplett, ifall de sista av något tas från väskan ska detta ersättas snarast. Inför varje termin ska väskan kontrolleras, utgångna artiklar slängas och det som saknas ersättas. En lista på vad väskan ska innehålla ska alltid finnas i väskan. Träning med skarpa svärd eller pilbåge får endast ske i dojon under överseende av behörig instruktör. Instruktören för dagens sista pass ser till att lampor släcks, att båda dörrarna är låsta och att allt ser okej ut. Första hjälpenväskan Första hjälpenväskan ska alltid innehålla följande artiklar. Förbrukningsvaror: Plåster Sårtvätt (savett) Tryckförband Lindor Sårtvätt Gasbinda Kylspray Kylpåsar Kompresser Kirurgtep Bomull Sporttejp Övrigt: Pincett Säkerhetsnål Penna Sax Filt 3. Terminsfix Ca två veckor före terminsstart bör man ordna en dojodag, när man städar och lagar i dojon. Exempel på vad man kan/brukar göra en dojodag: Storstädning, damma och våttorka. Rensa och organisera hyllor och skåp. Inventering (se punkt 4 nedan). Shinaifix Gamla låneshinai fixas och spänns, nya slipas och oljas. Givetvis kan medlemmar få sina egna shinaier fixade samtidigt. Fixa bågsträngarna. Se över lånerustningar, makiwarahållare och annat som behöver regelbundet underhåll. Sektionen står för fikaunder dagen, och på kvällen anordnas i regel något socialt. 4. Inventering I samband med terminsfixen är det bra att göra en ordentlig inventering av sektionens materiella tillgångar. Träningsutrustning, diplom, underhållsprodukter osv. Låneshinai, ca 20st. Trasiga ribbor och utslitna delar ska ersättas. Alla shinaier ska märkas LBK mitt på handtaget och ett kryss på botten av handtaget. 39or märks med grönt, 38or med rött, 37or med blått och 36or med svart ring. Bokken ska hänga i bokkenställen. Alltför trasiga, spruckna eller böjda bokken ska ersättas. Samtliga ska märkas med LBK på botten av handtaget. Det ska finnas ersättningstsuba och tsubadome för både bokken och shinai. Alla lösa detaljer till shinai, samt himo (snören) och chigawa (läderöglor) till bogu ska finnas i dojon, både som ersättning för klubbens egna och för försäljning till medlemmar. Nödvändiga förbrukningsmedel ska finnas (shinaiolja, svärdsolja, giri pulver osv). Minst 10 kompletta rustningar bör finnas till låns. Alla delar ska vara markerade med storlek. Makiwaraställningarna ska hållas i gott skick. 14

15 1 2 låneiaito ska finnas. 2 3 låneyumi, samt pilar och handskar. Låneiaito, kendokatasvärd och tameshigirisvärd skall förvaras i ett låst utrymme. Slagdockan Junior iklädes den mest slitna eller trasiga rustningen. 5. Försäljningsartiklar Då mycket av den utrustning vi använder köps in från utlandet sparar vi tid och fraktavgifter genom att köpa in några saker och ha till försäljning i dojon. Följande bör alltid finnas till försäljning: Shinai, vuxen (38 39) Pris: 250kr Shinai, junior (36 37) Pris: kr Bokuto. Pris: 200kr Fodral för 2 shinai/bokuto. Pris: 50kr Klubbtenugui. Pris: 100kr Tygmärken, för alla stilar. Pris: 10kr Gomu yumi, egengjorda. Pris: 20kr. Shinai och rustningsdetaljer: tsuru, nakajime osv. 5 10kr/st. Försäljningsmaterial ska så långt det är möjligt köpas in så det räcker max ett år, så att inte för stor del av sektionens medel binds upp. Endast de som betalt medlemsavgift får handla av sektionen. Om man säljer något (t ex shinai, bokken, tenugui) ska man antingen ta betalt direkt eller förvissa sig om att personen betalat i förväg till PG kontot. Minst fyra gånger per år bör försäljningsartiklarna inventeras. Dessa är tillgångar som bokförs under 14 kontona. Då den är en del av bokföringen är kassören ansvarig för att inventering görs. Ett litet exempel: Shinai stl 38 x 5st 250 x kr Shinai stl 39 x 5st 250 x kr Bokken x 10st 200 x kr Summa konto 1401 Lager av idrottskläder/material 3500 kr Diplom kyu, kyudo x 20st 150 x kr Diplom kyu, kendo junior x 10st 10 x kr Summa konto 1402 Lager av graderingsmateriel 3100 kr Klubbtenugui x 20st 100 x kr Tygmärke iaido x 60st 10 x kr Summa konto 1404 Lager av sektionsartiklar 2600 kr Endast kontosummorna redovisas i bokföringen, men man ska förstås spara den fulla redovisningen. Man ska också stämma av mot försäljningskontona. Om lagret av shinai stl 39 har sjunkit med 10st men endast 6st har sålts under samma period bör 4st ha gjorts till låneshinai. Notera att man på 14 kontona redovisar försäljningsvärdet av artiklarna. Inköpsvärdet redovisas endast vid inköpet. Exempel på detta: 25st shinai köps in för 450, frakten kostar 80, alltså total summa: 530. Vid betalning står pundet i 10,73, summa i SEK: 5686,90 kr. Kostnad per styck blir då 227,50 kr. Shinai köps in i omgångar är det nästan omöjligt att hålla reda på olika inköpspriser, så vi har satt ett standard försäljningspris. För shinai är det 250kr. Sektionen gör alltså en vinst på 22,50kr/st i det här fallet, men även om det innebär förlust så låter man priset 250kr stå kvar. Eventuell vinst används i verksamheten och kommer alltså medlemmarna till godo. Priset ska endast justeras ifall man märker att inköpskostnad genomgående avviker gravt från försäljningspris. 15

16 Kapitel 4. Instruktörer Endast en bråkdel av allt man ska göra, kunna och tänka på som instruktör ryms inom detta häfte. Här fokuserar vi bara på vilket ansvar man har som instruktör och under vilka förutsättningar man arbetar. Instruktören betalar reducerad avgift, och för detta förväntas man hålla ca 1 pass i veckan och/eller på andra vis bidra till träningen. Idrottsrörelsens mål är tredelat: fysisk, psykisk och social utveckling. I en fysiska utvecklingen ingår (förutom muskelträning och dylikt) de tekniska aspekterna av våra stilar. Den psykiska utvecklingen handlar inom budo om koncentration och (mental) uthållighet, bland annat. Även stilar som inte är lagsporter har förstås en stark social aspekt och den sociala utvecklingen ska aldrig förglömmas, speciellt inom juniorträningen. Som instruktör bör man reflektera kring sin roll medlemmarnas utveckling. 1. Planera träningen Förutom att planera enskilda pass bör instruktörerna göra en långsiktig plan för träningen, för en hel termin eller ett år. Kan göras både för grupper och enskilda utövare. Passplanering Ett pass kan se ut på många olika sätt. För att göra det lättare för sig bör man besvara två frågor: vilket fokus ska passet ha, och vilka tränar? Den första frågan är relativt enkel: ska fokus vara fys, finslipa teknik, reigi, tävling eller något annat? Den andra frågan kan vara enkel (nybörjare/fortsättare), men ibland vet man inte exakt vilka som kommer förrän man hälsar på och då måste man vara beredd att göra om hela sin passplanering. Gruppmål Nybörjarträningen bör alltid planeras noga. Tekniker ska läras i rätt ordning, så det blir en jämn progression från enkel till mer avancerad träning. Men även fortsättarträningen kan planeras på gruppnivå, till exempel inför viktiga tävlingar/graderingar. Enskilda mål De som tränat ett tag, och har ett personligt intresse av att utvecklas ytterligare, kan tillsammans med instruktör utveckla en personlig träningsplan. Man sätter upp ett mål som ska uppnås, med en konkret tidsplan. Sedan sker kontinuerlig utvärdering och uppdatering av planen. Den behöver alltså inte följas till punkt och pricka, planen ska vara ett stöd i träningen. 2. Säkerhet Det är instruktören som har huvudansvar för säkerheten i dojon under sitt träningspass. Det första man ska göra som instruktör är att kolla över rummet så att det är säkert att träna. Ifall golvet är smutsigt, kolla så det inte är något som kan skada fotsulorna. Träningen ska ske på ett säkert sätt och så att skador motverkas. Det betyder att man värmer upp ordentligt, håller på de regler inom kamparterna som gäller säkerhet och att man kontrollerar utrustningen (alt. ber samtliga utövare kontrollera sin egen). Instruktörer ska känna till vad som finns i första hjälpen väskan och hur artiklarna används. Grundkunskap i första hjälpen/akut omhändertagande är önskvärt. Om det är besökare i dojon så ska instruktörens försäkra sig om att de vet vad som gäller, var de ska stå/sitta osv. Ta närvaro eller se till att det görs, kontrollera att medlemsavgiften är betald påminn ifall det inte görs i tid. Tränar man utan betald medlemsavgift är man inte försäkrad och olyckor som sker i träningslokalen täcks i regel inte av hemförsäkringen. Svärd och bågar Samtliga sektionens stilar är vapenstilar och det tillhör stilarnas värdegrund att alltid behandla våra träningsredskap med respekt. På iaidoträningen kan det förekomma att vissa medlemmar använder shinken, riktiga svärd, och även om de flesta vet vilka det är så kan man aldrig vara helt säker, därför ska alla svärd behandlas som riktiga. Det fostrar också ett naturligt förhållningssätt till varandra som minimerar risken för skador. I kyudo används yumi, pilbåge, nästan varje träningspass och säkerhet i samband med detta ska vara en del av träningen från dag ett. 16

17 Kendons shinai och bokken är jämförelsevis ofarliga, men ska ändå behandlas med respekt. Även iklädd rustning är det inte 100% riskfritt att träna med shinai. Skador och blod Ifall olyckan är framme och en skada skett är det förstås viktigt att reagera omedelbart. Instruktören eller en sempai ska hjälpa den som skadat sig vid behov. Ifall det är blod på golvet bör man undvika att kliva där och området skall skuras så snabbt som möjligt. Vid ofarligt blödande, t ex blodblåsor på fötterna, är grundregeln att den som blöder själv ska tvätta bort blodet. Man bör aldrig tillåta någon som är sjuk eller skadad att träna. Risken att få allvarliga men ökar drastiskt även med vanlig feber eller förkylning. 3. Juniorträning Ansvar i samband med juniorträning: att alla övningar sker på ett säkert sätt, anpassat för unga människor. När juniorer och seniorer tränar tillsammans ska det alltid ske på juniorernas villkor. Huvudstyrelsen håller för närvarande på att utveckla en policy för hur kränkningar av barn/ungdomar ska motverkas och hur man ska agera ifall det upptäcks, det tillkommer alla sektionsaktiva att studera denna. 4. Tävling Det finns möjlighet att tävla i samtliga stilar, och alla medlemmar bör uppmanas att testa på tävling. En del tävling mycket, andra inte alls. Att tävla är överlag bra för ens utveckling och när man kommit till en viss nivå är mycket svårt att nå nästa utan att tävla. De som vill kan tävla så fort de har tillräcklig teknisk kunskap. För juniorer gäller däremot att ansvarig instruktör ska ge godkännande innan man tävlar. 5. Tränarmöten Huvudinstruktören för varje grupp är ansvarig för att regelbundna tränarmöten hålls. På dessa planeras träningen, gruppmål sätts upp och man kan diskutera frågor och problem som uppstått på träningen. Mer erfarna instruktörer har ett naturligt ansvar att hjälpa och stödja nya instruktörer i sin roll. 6. Fortbildning Som instruktör är det lika viktigt att utveckla sig själv som sina elever. Mycket av detta sker naturligtvis i dojon i den normala träningen. Fortbildning som instruktör Instruktör bör ha instruerat aktivt i minst 1 år innan de går SB&KFs gruppinstruktörskurs. Sektionen sponsrar detta med 1000kr/deltagare mot att man bidrar till klubbens verksamhet minst tre år framåt (alternativt på annan ort om man flyttar). Detta är ett hederslöfte, man kommer ej krävas på pengar ifall det bryts. En person per stil bör vid behov gå kursen på nästa nivå: klubbinstruktör. Den inriktar sig om klubbledare och lämpar sig alltså för stilens huvudinstruktör (i klubben). Utöver dessa finns sisukurser för juniortränare och första hjälpen kurser, t ex. Även om detta är viktigt så är det inte strikt nödvändigt för verksamheten, och sektionen sponsrar dessa kurser endast då ekonomin tillåter det. Fortbildning i stilen Även om budo är djupt traditionsbundet sker det konstant utveckling och förändring. Som instruktör bör man då och då delta på nationella tävlingar och träningsläger för att hålla sig a jour med stilens utveckling. Följande arrangemang rekommenderas: För iaidoinstruktörer Tävlingar: SM, Nordic Iaido Open Läger: Landslagsläger För kendoinstruktörer Tävlingar: SM, Stockholm kendo open, Sugo Cup Läger: Riksläger För kyudoinstruktörer Tävlingar: SM Läger: nationella/nordiska seminarier 17

18 Kapitel 5. Övriga rutiner 1. Checklista för gradering i klubben En månad före gradering Fastställ datum och tid för gradering. Se till att alla aktuella domare är införstådda med datumet och är tillgängliga. Informera om graderingstillfället (t ex via mail), vem man anmäler sig till samt sista anmälningsdag (förslagsvis en vecka innan graderingstillfället). Se till att det finns tillräckligt med diplom och budopass. Om inte, köp in via budokampsports webshop. En vecka före gradering Sammanställ vilka som anmält sig till gradering och kontrollera att tillräckligt med tid har gått sedan deras senaste gradering. Se till att de aktuella instruktörerna vet vilka som är anmälda till gradering, så att dessa kan avråda sina elever från gradering om det skulle behövas. Anmälda ska styrka sin tidigare grad (med diplom eller budopass), om det finns anledning till osäkerhet. Kontrollera att alla anmälda har betalt medlemsavgift till sin klubb (vanligtvis oss). På plats före gradering Se till att följande finns på plats: graderingsunderlag, sammanställningar, pennor (tjocka pennor till diplom). Domarna är ansvariga för att ha med egen anteckningsblock och penna (gäller ej gästdomare utifrån), att de är bekanta med aktuella graderingsämnen och krav. Säkerställa att alla som ska gradera har sitt budopass (behövs ej kendo) Deltagarna fyller i graderingsunderlag och betalar graderingsavgift. På plats efter gradering Huvuddomaren skriver under graderingssammanställning och samtliga graderingsunderlag, samt noterar nya grader i budopassen. De som eventuellt inte klarat graderingen får sina pengar tillbaka. Huvuddomaren skriver på diplomen till alla som klarat graderingen. Diplom delas ut och budopass lämnas tillbaka (förslagsvis samtidigt). Ifyllda graderingsunderlag och sammanställning skickas in till register ansvarig. 2. Externa evenemang Anmälan till läger/tävlingar måste ibland göras klubbvis. Den som tar på sig att ordna detta bör: Informera medlemmar om kommande evenemang, när, var osv. Vad det kostar och hur man anmäler sig. För kendotävlingar, informera/påminna deltagarna om att man behöver tävlingskort. Ta hand om medlemmars anmälningar och se till att de betalar. (Ev. till klubbkontot.) Göra anmälan till den klubb/organisation som har arrangemanget, samt kontakta kassören ifall betalning sker klubbvis. Reda ut oklarheter och underlätta kommunikation mellan arrangörer och deltagare från sektionen. Informera styrelsen om hur många som åker på ett arrangemang, för verksamhetsberättelsen. Att efter ett evenemang skriva, eller se till att någon annan skriver, en rapport som läggs upp på hemsidan. 3. Nya dangrader Medlemmar i sektionen som tar en dangrad ska uppmärksammas. Vid ett lämpligt tillfälle (i samband med terminsavslutning, exempelvis) får den nya dangraderade en gåva från sektionen. 4. Affischer Inför terminstart ska affischer tryckas upp. Antingen med eller utan aktuell termininformation. Normalt trycks A4, man kan räkna med ca 100st per stil samt 50st junioraffischer. 18

19 5. Nyheter Viktiga händelser, graderingar eller tävlingsframgångar, ska läggas upp som nyhet på hemsidan och länkas på sektionens facebooksida. Vid händelser med nyhetsvärde, t ex SM framgång eller landslagsdeltagande, ska man snarast skriva en notis på mynewsdesk och bifoga en bild. Denna görs sedan tillgänglig för pressen (främst lokaltidningar) vilket ökar möjligheten för publicering avsevärt. 6. Svensexor För svensexor och liknande engångslektioner i dojon är priset 150 kr / deltagare för en och en halv timme. Ur denna summa har instruktörerna (max 2 per tillfälle) rätt att ta 100 kr vardera. 7. Betalningar till handkassan/kontot Vid egna läger, graderingar och shinaifixardagar sker i regel ett större antal inbetalningar till antingen PGkontot eller handkassan. I de fallen ska man alltid fylla i ett redovisningsblankett. Där fyller man i vad inbetalningarna gäller, vilka som betalt och hur. Det finns tre alternativ: betalt i förväg (till kontot), betalt på plats (handkassan) och betalar i efterhand (kontot). Denna lämnas till kassören som använder den till stöd i bokföringen och har också möjlighet att följa upp uteblivna betalningar. För att minimera mängden kontanter i handkassan bör man alltid uppmana medlemmar att betala i förväg till PG kontot och även berätta hur de ska markera betalningen. Några exempel: Shinaifixardag, arrangören skickar ut prislistan och vid förhandsbetalning anger deltagarna vad de ska köpa ( Shinai 39 + bag betalning 300kr) Läger, arrangören meddelar kostnaderna i inbjudan, deltagare anger namn och Kyudoläger HT2013+lunch vid betalning. Gradering, arrangören meddelar kostnaderna, deltagare skriver namn och ny grad vid inbetalning. Vid arrangemanget, när man går igenom vilka som betalt, skall man fylla i en redovisningsblankett och läma i styrelsefacket. 19

20 Bilaga A: Sektionens Kontoplan LBK använder en modifierad version av idrottens bas kontoplan. Egna tillgångar och fodringar 1401 Lager av idrottskläder & materiel Bokken, shinaier, shinaidelar osv Lager av graderingsmateriel Diplom och budopass Lager av huggmattor 1404 Lager av sektionsartiklar Tygmärken, tenugui Kortfristiga lånefordringar Någon (medlem) som är skyldig sektionen pengar Kassa Handkassan Plusgiro Skuldkonton 2060 Eget kapital 20 konton används främst för depositioner Idrottslyftet: kyudo Detsamma med 21 konto, kan enkelt ges tillfälliga namn Kortfristiga skulder Sektionen är skyldig någon (medlem) pengar Förutbetalda kostnader & upplupna intäkter Händelsekonton, inkomster 3000 Idrottsarrangemang Intäkter i samband med egna arrangemang Övriga idrottsarrangemang Svensexor, uppvisningar o dyl Kiosk och serveringsintäkter 3541 Försäljning av idrottskläder & materiel Jmf med 14 och 45 kontona Försäljning av graderingsmateriel 3543 Försäljning av huggmattor 3544 Försäljning av sektionsartiklar 3800 Bidrag 3890 Medlemsavgifter Händelsekonton, kostnader 4000 Idrottsarrangemang Motsatskonto till Startavgifter I praktiken endast för lagavgifter på tävling Reklamkostnader 4410 Kostnader för sociala aktiviteter 4541 Inköp av idrottskläder & materiel Används även för icke försäljningsartiklar Inköp av graderingsmateriel 4543 Inköp av huggmattor 4544 Inköp av sektionsartiklar 4620 Utbildning 4990 Lagerförändringar 5011 Hyra av egen lokal 5012 Hyra av externa lokaler 5013 Hyra för tillfälliga arrangemang 5090 Övriga lokalkostnader Städ/underhåll Transportkostnader 6000 Övriga föreningskostnader 6110 Kontorsmateriel 6250 Portokostnader 6570 Bankkostnader 7920 Utgifter av engångskaraktär Om någon t ex betalar för mycket i medlemsavgift Dröjsmålsräntor 8999 Redovisat resultat 20