Ung i Europa. Projektstart: Projektslut:

Transkript

1 Ung i Europa Projektstart: Projektslut: Inledande sammanfattning Vi önskar driva ett projekt som genom möjlighet till utlandspraktik stärker de ungas självkänsla och hjälper dem att se möjligheter istället för hinder. Unga kvinnor och män som har behov av stöd i form av bland annat självförtroendehöjande aktiviteter, utökat nätverk och redskap för att tänka om och se nya möjliga arbetsvägar för att kunna uppnå självförsörjning, känna sig som fullvärdiga samhällsmedborgare och antingen direkt eller via studier kan möta företagens rekryteringsbehov ges möjlighet till det i detta projekt. Projektet har för avsikt att samarbeta med ett eller flera länder och utbyta praktikdeltagare med varandra. Därför är svenska arbetsplatser viktiga i projektet. Fördelningen av praktikplatserna mellan kvinnor och män kommer att vara av central betydelse för projektets jämställdhetsaspekt. Ungdomarna har svårt att marknadsföra sig inom yrkesområden som inte är de traditionella utifrån normen eftersom de inte vet vad som krävs av exempelvis ett lageryrke eller ett säljyrke. Det lättaste är att efterfölja det vi möte mest av; att normen är att män jobbar på lager och kvinnor i butiker. Genom ett aktivt jämställdhetsarbete i projektet ser vi möjligheter att påverka både deltagare och arbetsgivare för att komma tillrätta med ojämlika förhållanden. Viktigt är också att jobba med attitydförändring på arbetsplatser så att det ser vad det är för egenskaper och färdigheter som man verkligen behöver, se de nya erfarenheterna personen fått och inte enbart rekrytera efter personens utbildningsnivå och tidigare arbetslivserfarenhet.. Även här tar vi upp jämställdhetsaspekter för att åstadkomma en mer jämlik rekryteringsprocess. Vilka relevanta erfarenheter/kunskaper finns det inom området Medborgarskolan Region Väst har genom pågående och genomförda projekt med unga fått erfarenhet och kunskap om målgruppen unga i utanförskap och NEET:s. Därför anser vi oss ha att mycket bra förutsättningar att bygga och driva ett projekt inom området. Vi har också tidigare bedrivit ESFprojekt där transnationalitet ingått varför många upparbetade kontakter redan finns. Tidigare genomförda projekt och förstudier har även varit på några lärandekonferenser om transnationellt utbyte av unga utanför och NEET:s. Vid dessa konferenser har kontakter knutits med organisationer som är villiga att fortsätta samarbetet. Medborgarskolan har sedan 1990-talet arbetat med arbetsmarknadspolitisk verksamhet tillsammans med Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, kommuner och samordningsförbund. Målgrupperna har varit långtidsarbetslösa och långtidssjukskrivna kvinnor och män utanför arbetsmarknaden. Viss del av denna verksamhet har varit i form av ESF-projekt. Inom Medborgarskolans organisation finns personal med erfarenhet från ESF-projekt och erfarenheterna finns tillvaratagna i form av beprövade arbetsmetoder och dokumenterade processer. Vi följer samhälls- och arbetsmarknadspolitiken och ser dilemmat med lågutbildade kvinnor och män och svårigheterna med matchning av dem. Vi vet vad som behövs för att höja någons självkänsla och självförtroende. Vi har vana vid att möta olika deltagare med olika funktionsnedsättningar och ge dem det stöd som behövs. Medborgarskolan vill ge ungdomar utanför arbetsmarknaden möjligheten att åka utomland eftersom vi är övertygade om att det kommer ge nya erfarenheter som kan bryta ett utanförskap hemma. Vi är

2 säkra på att unga kvinnor och män som klarar att befinna sig i ett annat land under en längre tid, med all förändring som det innebär, ger sitt självförtroende en knuff framåt. När det gäller förberedelse av deltagare för utlandspraktik finns inom vår organisation tillgång till språklärare och personer med olika kulturella bakgrunder som kan engageras för att erbjuda deltagarna en så bra förberedelse som möjligt. Medborgarskolan har idag stort kontaktnät med företagare och har därför goda möjligheter att kunna bereda transnationella projekt praktikplatser för deras deltagare hos oss. Beskriv analys, planering och genomförande samt vad projektets syfte och mål i de olika faserna ANALYS- OCH PLANERING Syftet är att skapa förutsättningar för ett framgångsrikt genomförandeprojekt. Den tänkta längden på analys- och planeringsfasen är nio månader. Mål är att: Förbereda för en genomförandefas Ta fram en styrgrupp Producera avstämningsrapport till ESF Projektägaren resursbesätter projektet samt utbildar om projektets förväntade resultat, syfte, mål, arbetssätt samt jämställdhet och tillgänglighet. Utvärderingsupplägget konkretiseras tillsammans med utvärderaren. Projektet undersöker fortsatt intresse hos transnationella kontaktländer för att säkerställa delaktigheten. Samarbetsavtal skrivs vid fysiskt besök så alla vet, förstår vad var och en ska göra och ta ansvar för i projektet. Under besöket säkerställer vi hur mottagarlandet har tänkt sig att våra deltagare ska bo och var de ska praktisera. Om möjligt så besöks boendet och kommande praktikplatser för att på bästa sätt kunna matcha och förbereda på hemmaplan. Arbetsförmedlingen informeras om projektet och olika former av informationsmaterial tas fram. Under fasen tas kontakt med de presumtiva företag hemma som är aktuella för att ordna praktikplatser för de utländska deltagarna. Vi undersöker boendeformer som kan vara aktuella för besökande deltagare. Troligen vill våra transnationella partners komma på besök för att se och förbereda för sina deltagare. Under fasen identifieras möjliga arbetsgivarkontakter som kan ha anställningsbehov. Arbetet fortsätter genom hela projektperioden. Administrativa och uppföljande metoder konkretiseras och ett generellt deltagarupplägg tas fram. Fasen avslutas med att en avstämningsrapport till ESF tas fram. GENOMFÖRANDE Huvudsyftet med projektet är att skapa förutsättningar för unga kvinnor och män att bryta med en negativ social kontext genom att få arbetspraktik i ett annat EU-land och få nya värdefulla erfarenheter. Att lära känna nya människor, bo i och uppleva en annan kultur kan innebära helt nya perspektiv och kan påverka möjligheten att träda in på arbetsmarknaden. Unga kvinnor och män får genom projektet stärkt självförtroende och bättre självkänsla vilket kan påverka möjligheten till fortsatta studier.

3 Genom att kombinera en förberedande fas på 3 månader, utlandspraktik på 2 månader och en avslutande uppföljande fas på 2 månader där deltagarens motivation och drivkraft fångas upp och omsätts i fortsatt handling stöttas målgruppen att komma i arbete eller studier. Nya grupper av deltagare börjar med ungefär tre månaders intervaller. Det innebär att projektet har två samtida grupper i olika stadier. Projektet är också mottagare av deltagare från transnationella partners. Vår förhoppning är att våra deltagare under sin förberedande fas kan vara mentorer åt de besökande deltagarna och på så sätt växa i engagemang och självkänsla. Vi tror det finns en fördel med att representanter från den sändande organisationen finns med för att introducera deras deltagargrupp på motsvarande sätt som vi gör. Genomförandefasens mål är att: 90 % av deltagarna som genomgått projektet skall uppleva att deras självförtroende och självkänsla är höjd. 80 % av deltagarna har skaffat sig värdefull erfarenhet som kan användas på vägen mot arbetslivet. 70 % av deltagarna skall efter projektet ha påbörjat studier eller erhållit ett arbete. Arbeta transnationellt med minst ett projekt för att tillsammans utveckla metoder för det ömsesidiga utbytet av deltagare. Medborgarskolan har ökad kunskap och erfarenhet från transnationellt arbete som kan spridas och komma övrig verksamhet tillgodo i Sverige. Minst två av Arbetsförmedlingens lokalkontor har medverkat i projektet. För att projektet ska nå förväntat resultat är det viktigt att deltagarna, Arbetsförmedlingen och projektets personal är motiverade och aktiva. Vi kommer att ta kontakt med arbetsförmedlare i Göteborg som arbetar mot målgruppen i första hand på lokalkontoren Gamlestan och Centrum där sektionscheferna redan är kontaktade. Övriga Arbetsförmedlingar inom deras marknadsområde fyra får ansluta när de önskar och vi har inför ansökan varit i kontakt med Arbetsförmedlingen i Varberg som är positiva. Vi har samtalat med Göteborgs Stad om eventuellt samarbete. Vi kommer att återuppta kontakt under analys- och planeringsfasen med Lisbeth Ringdahl, Arbetsmarknadschef i Göteborgs stad på Arbetsmarknad och vuxenutbildning för vidare diskussioner om hur samarbetet ska se ut. Förberedelsefas Cirka tio unga kvinnor och män i olika åldrar och med olika bakgrund och problematik börjar projektet samtidigt och genomgår det förberedande programmet under tre månader. Under denna del arbetar projektets personal med att förbereda deltagarna inför den kommande utlandsvistelsen. För att inte fastna i problem och begränsningar fokuserar projektets personal på vad varje deltagare kan klara av och på deltagarnas positiva egenskaper och erfarenheter. Detta görs både genom enskilda samtal och i gruppaktiviteter så att varje individ blir så väl förberedd för sin utlandspraktik som möjligt. Inslag i förberedelsefasen är teambuilding för ökad gruppdynamik, resa inom EU och specifik kännedom om praktiklandet, kulturella skillnader och språkundervisning på det lokala språket men också engelska. Det handlar också om att rigga de unga i vardagsstuktur, att komma i tid, ta emot instruktioner, arbeta med varje deltagares självkänsla och självförtroende, presentationsteknik men även att producera ett CV både på svenska och på engelska etc. För varje deltagare görs en personlig handlingsplan för den inledande tiden i projektet, som justeras allt eftersom det behövs.

4 Personalen arbetar samtidigt med att förbereda praktikplatser för våra transnationella gäster. Projektet besöker arbetsplatser inom kontaktnätet och tar även nya kontakter med arbetsgivare. Vidare sprids projektidén och varför det är viktigt att arbetsplatser är delaktiga. Praktikfas Tio deltagare åker till praktiklandet med två ur projektpersonalen. Personalen stannar kvar i landet i cirka en vecka för att medverka till en så bra start på praktikperioden som möjligt och för att stödja deltagarna att etablera nödvändiga lokala kontakter och för att stödja dem med annat som exempelvis hur man tar sig till praktikplatsen, mathandling och matlagning, städning och konflikthantering mellan deltagarna. Någon gång under de första dagarna träffar vårt projekt värdlandets projektpersonal och eventuellt deras deltagare i sin förberedande fas, genomför rundtur i staden, språklektioner och samtal om rutiner kring praktiken. Parallellt besöker alla deltagare sin praktikplats och sedan är det dags att börja jobba på allvar. Efter den inledande tiden lämnar projektpersonalen deltagarna och ungdomarna skall klara sig själva. Tanken med att enbart vara med ungdomarna en inledande tid är att få dem bli mer självständiga. De flesta av dem har kanske aldrig varit ute och rest, eller ens varit ifrån sina föräldrar tidigare och att klara sig själva i ett främmande land skänker dem en helt ny mental styrka. Deltagarna får stöd av mottagarprojektet men hur stödet ser ut beror på hur deras projekt är upplagt. Vår projektpersonal finns hela tiden stand-by i Sverige om något allvarligt skulle inträffa, vi har kontakt med deltagarna via blogg (som skall introduceras i förberedelsefasen) och kontakt med värdlandets projektpersonal. Mot slutet av praktikperioden åker två av projektets personal till deltagarna för att genomföra uppföljningsbesök i syfte att få direkt information om hur deltagarens praktik varit, få feedback av värdlandets projektmedarbetare för att eventuellt kunna förbättra för kommande grupper och för att hämta hem projektets deltagare till deras avslutande fas i projektet. Under genomförandefasen kommer projektets transnationella partners att sända deltagare till vårt projekt. Vi har förberett inför deras ankomst och hittat boende och praktikplatser. Vi kommer löpande att hålla kontakt med arbetsgivare som ställer upp med praktikplats för att stämma av att allt fungerar för de utlänska praktikanterna och försöka åtgärda eventuella problem. Vi kommer också att fortsätta knyta nya företagskontakter som kan vara intresserade av vår verksamhet via projektet. Projektet måste också hålla kontinuerlig kontakt med sändande lands projektperson om något skulle inträffa som de bör veta eller ta hand om. Avslutande fas Vid hemkomsten samlas gruppen igen för cirka två månaders uppföljningsarbete och att lägga grunden i Sverige för att förhoppningsvis kunna gå vidare till arbete eller studier. Projektpersonalen och deltagaren arbetar med både vägledning och mer arbetsmarknadsrelaterade ämnen som stöd i att söka jobb, ansökningshandlingar, intervjuträning, information om skolor etc samt med att förstärka både självkänsla och självförtroende. När grunden väl är lagd tar matchning mot jobb eller studier vid enligt deltagarnas individuella planer. I den avslutande fasen är Arbetsförmedlingen oerhört viktig. Det gäller att ta fasta på de framgångar som deltagaren varit med om under sin utlandsvistelse och ta vara på det driv som uppkommit och den känsla av att lyckas som deltagarna förhoppningsvis känner och omvandla dem till att vilja gå framåt mot fortsatt arbete eller studier. ANALYS OCH AVSLUT

5 Syftet är att avsluta projektet och skriva projektrapport till ESF. Mätningar som behövs för att kontrollera måluppfyllelse genomförs och sammanställs. Resultat och rapporter går även till samverkande organisationer för att uppnå spridningseffekter. Vi ser även utvärderarens roll som viktig avseende spridning av projektresultatet i Sverige och till samarbetande länder. Beskriv målgrupp, samverkanspartner och intressenter och hur projektet kommer att involvera dessa i analys- och planeringsfas och genomförandefas Projektets målgrupp är kvinnor och män i åldern år som är arbetslösa eller står långt från arbetsmarknaden. Långt från arbetsmarknaden kan för målgruppen innebära olika funktionsnedsättningar så som läs- och/eller skrivsvårigheter, inlärningssvårigheter eller som kommer från socialt utsatta miljöer. Under analys- och planeringsfasen kommer projektet att anordna informationsmöten för intresserade presumtiva deltagare. Informationsmötena kommer genomföras på både Arbetsförmedlingen och hos projektägaren. Därefter kommer intervjuer att genomföras av projektägaren för att kunna sätta samman en grupp av deltagare som tillsamman kan klara projektets utmaningar. Vår uppfattning är att gruppens sammansättning blir bäst när den är blandad i kön, ålder och problematik. Deltagarna kommer under genomförandefasen att delta i projektet; först under en förberedande tid hos Medborgarskolan inför utlandspraktiken, under praktik utomlands och under en avslutande fas där samarbete sker med bl a Arbetsförmedlingen för att tillvarata de nya erfarenheter deltagarna erhållit och omsätta dessa till en väg in på arbetsmarknaden direkt eller till studier. Målgruppen involveras genom personliga samtal och uppföljningar. Dessutom gör vi gruppvis regelbundna Barometerundersökningar där deltagarna anonymt får ge återkoppling på genomförda aktiviteter samt komma med egna förslag och åsikter på saker som kan förbättras under projektets gång. Projektets samverkansparter är: arbetsplatser inom privat näringsliv, kommuner och inom andra organisationer som kommer att ta emot projektets utländska partners praktikanter utländska arbetsplatser via transnationella partners transnationella projekt för utbyte av ungdomar Arbetsförmedlingen Sjuhärads samordningsförbund och deras projekt SPACE Inför en analys- och planeringsfas kommer projektet att medverka i en partner search i Polen för att hitta fler möjliga transnationella partners. Under analys- och planeringsfasen kommer ett fördjupat samarbete ske mellan projekten för att fastställa hur projekten skall samarbeta. Hur ett eventuellt samarbete med Sjuhärads samordningsförbund fastställs. Sjuhärads samordningsförbund svarar på utlysningen Unga i mobilitet. Under genomförandefasen är Arbetsförmedlingens roll att hitta lämpliga personer bland sina arbetsökande och anvisa dem till projektet. Under genomförandefasen kommer arbetsplatser att vara viktiga för praktik för våra transnationella deltagare. Vi kommer lägga ner arbete på att försöka matcha rätt person mot rätt arbetsplats. Arbetsplatserna kommer även informeras om hur man handleder deltagare under en praktik och inom jämställdhet och tillgänglighet. Projektets intressenter är dels Arbetsförmedlingen som vill hitta nya vägar att bryta ungdomars utanförskap och olika sociala myndigheter som vill se hur unga kan förändra sin situation. För Medborgarskolan innebär projektet ett nytt sätt att arbeta både med ungdomarna genom

6 utlandspraktik men också ett utökat internationellt kontaktnät där vi kan dra nytta av varandras erfarenheter. För Sjuhärads samordningsförbund innebär projektet ökade möjligheter att hitta meningsfulla kontakter för deltagare som vill komma vidare. Under hela projekttiden kommer arbetet med jämställdhetsfrågor och tillgänglighet att beröra alla inblandade. I utlysningen finns angivet vilka förväntade effekter projekten ska uppnå. Vilka resultat, det vill säga förändring på individ-, organisation och projektnivå krävs för att uppnå effekterna Utlysningens förväntade resultat är att projektet har bidragit till att kvinnor och män i åldern år som står långt från arbetsmarknaden kommer i arbete eller studier och att de har stärkt sin självkänsla efter genomförd utlandspraktik. För att uppnå detta måste förändring på individ-, organisation- och projektnivå ske. FÖRVÄNTAT RESULTAT PÅ INDIVIDNIVÅ Självkänsla, vilja och drivkraft är stärkt. Större kunskap om sig själv, sina förmågor och egenskaper. Unga kommer in i ett nytt socialt sammanhang. Ökad kunskap om olika studievägar för att våga börja studera och nå självförsörjning Fått verktygen för att söka ett arbete eller en utbildning. Erhållit nya eller förbättrade kunskaper om arbetsmarknaden i Sverige och i det land där hon gjort sin utlandspraktik. Ökad kunskap om jämställdhet. Ökad kunskap om vilka stöd Arbetsförmedlingen kan bistå med vid anställning till företag och enskild individ. Breddat nätverk samt verktyg för fortsatt nätverksbyggande. Är att individen får jobb eller påbörjar studier. FÖRVÄNTAT RESULTAT PÅ ORGANISATIONSNIVÅ Arbetsförmedlingen Ändrat regelverk så att även utlandspraktik ger deltagaren möjlighet till aktivitetsstöd. Tar del av en för Sverige relativt ny arbetsmetod för unga kvinnor och män. Lärande om hur det är att arbeta transnationellt på detta sätt. Medverkande lokalkontor fortsätter arbeta transnationellt och processen att sprida till övriga Arbetsförmedlingars lokalkontor påbörjas. Svenska arbetsgivare Bidra till utveckling av arbetsgivarnas kompetens genom att unga från ett annat land kommer in som praktikanter. Ökad kunskap gällande tillgänglighet och jämställdhet. Möjlighet att marknadsföra att man tar ett samhällsansvar. Medborgarskolan Utökade kontakter med arbetsplatser där möjlighet till arbete kan finnas. Utökad kunskap och förfinade metoder för att fortsätta arbetet att motverka ungdom i utanförskap. Få fler och stabilare transnationella kontakter och samarbeten med andra europeiska länder. Få nya erfarenheter av att arbeta transnationellt som kan användas i ordinarie verksamhet för målgruppen.

7 Möjlighet till att i högre utsträckning matcha kommande deltagare i nya verksamheter hos Medborgarskolan till jobb inom EU. FÖRVÄNTAT RESULTAT PÅ PROJEKTNIVÅ God projektsammanhållning på alla nivåer. Bra samarbete mellan projektägare, styrgrupp, projektpersonal och deltagare. Personalen i projektet är utbildade inom tillgänglighet och jämställdhet. Beskriv hur projektets verksamhet och metod kommer att leda till förväntade resultat och effekter. Vilka är mottagare av projektresultat Projektet kommer att leda till de förväntade resultaten enligt beskrivningen ovan på följande sätt: INDIVIDNIVÅ Arbetssätt Projektet ser varje individ som unik och avser att möta individen på ett sätt som gör att denne känner sig sedd hörd och bekräftad. Genom ett personligt engagemang skapas möjlighet till förändring. Samtliga deltagare kartläggs och individuella handlingsplaner för tiden läggs upp som följs upp av projektpersonalen. Förberedelsen för deltagarna innebär att de rustas för att kunna genomföra en utlandspraktik. De får möjligheten att genom utlandspraktik lära sig om Europeisk arbetsmarkanad och få nya insikter både om olika arbetsförhållanden och om sina egna möjligheter. Efter genomförd utlandspraktik görs utvärdering och de nya kunskaperna kan användas för att förbättra möjligheten att komma ut i arbete eller påbörja studier. Projektet har högt tempo för att motivera ungdomen när de har startat i verksamheten. Det skapar struktur och gör att de unga kommer in i fastare rutiner. Lika viktigt är det med tydliga spelregler för att alla ska trivas och veta förutsättningarna. Vägledningssamtal och stöd kan anpassas utifrån deltagarnas förutsättningar och behov så varje individ får den hjälp och det stöd som behövs i varje enskilt fall. Jämställdhetsaspekterna kommer att poängteras redan tidigt i processen för att ge individen så bra möjligheter att söka praktikplatser utomlands som kanske inte varit tänkbara eller aktuella från början. Tidplan Individens tid i projektet inleds med kartläggning och förberedelser i enlighet med identifierade behov och utifrån framkommet resultat från analys- och planeringsfasen. Därefter sker kontinuerlig stöttning och uppföljning genom hela projektet antingen i direktkontakt eller via exempelvis blogg och/eller Skype. Vid avslut av projektplaceringen görs en avslutande intervju där erfarenheterna dokumenteras. Även här tas jämställdhetsfrågor upp för att få en bra uppföljning på om individerna upplever någon förändring. ORGANISATIONSNIVÅ På organisationsnivå finns både Arbetsförmedling, transnationella partners, deltagande arbetsplatser och Medborgarskolan som mottagare av projektets resultat. Arbetssätt Arbetsförmedlingens handläggare blir direkt inblandade genom olika anvisningar. Ett resultat är förstås också att deltagare verkligen får jobb och därmed avförs från Arbetsförmedlingen som en lyckad matchning mot jobb. För att jämställdhetsfrågorna ska få tillräcklig tyngd aktualiserar vi dessa frågor i samband med anvisning till projektet och även vid frågor som rör olika anställningsstöd.

8 För Medborgarskolan innebär projektet ett ännu bredare sätt att arbeta med målgruppen. Vi kommer att få nya insikter i hur vi kan motivera och arbeta med unga i utanförskap för att på ett ännu bättre sätt kunna förbereda deltagarna för deras inträde på arbetsmarknaden. Sjuhärads samordningsförbund Sjuhärads samordningsförbund har tidigare arbetat med liknande transnationellt utbyte varför de blir en viktig samtalspartner för erfarenhetsutbyte. Uppenbara misstag kan undvikas och vi kan från början arbeta utifrån sätt som visat sig fungera i praktiken. Tidplan Medborgarskolan Region Väst blir som projektägare naturlig mottagare för projektets resultat i sin helhet. Den personal som arbetat med projektet kommer att ha en förbättrad insikt både vad gäller hur deltagare kan förberedas för arbete. Speciellt kommer jämställdhetsaspekter att uppmärksammas och goda exempel att lyftas fram. PROJEKTNIVÅ Arbetssätt Projektet kommer att arbeta enligt metoder och regler som finns för ESF-projekt. Inom Medborgarskolan finns redan utvecklade stödfunktioner för både styrning, rapportering och ekonomisk uppföljning. Inför varje nytt projekt försöker vi förfina verktygen för att på bästa sätt använda tillgängliga resurser på ett optimalt sätt. Deltagande personal kommer att få kontinuerlig utbildning i gällande regelverk för att arbetet ska löpa så friktionsfritt som möjligt. Detta innefattar också utbildningar inom mer mjuka områden som värdegrund, tillgänglighet, samarbete och jämställdhetsfrågor. En fråga är jämställdhetens vem får vad och på vilka villkor? Uppföljning och analys av dessa frågeställningar bör ske regelbundet under projektets gång. När det gäller realia, d.v.s. normer som styr verksamheten, finns inga enkla faktorer att mäta. Mätning kräver ett analytiskt sinnelag och en öppen diskussion. Tillsammans med ansvarig för uppföljning och utvärdering av projektet kommer vi att bestämma metoder och processer för realia-uppföljningen som kommer att bli en integrerad del av projektets uppföljningsarbete. Tidplan Under analys- och planeringsfasen utses projektledare och projektpersonal. Samarbete mellan transnationella parter tas fram och konkretiseras inför sändande och mottagande av deltagare. Förberedande utbildningar, genomgång av stödsystem och metodik liksom seminarier kring jämställdhet och tillgänglighet genomförs i en första omgång innan deltagare kommer in i projektet. Vid behov upprepas dessa genomgångar vid byte av personal eller där extra resurser behöver anlitas. Under projektets gång befästs kunskaperna om metoden och erfarenhet läggs till efter hand när vi ser vad som fungerar bra och vad som kan behöva förändras för att bli bättre. Beskriv hur ni kommer att följa upp projektets resultat och effekter Projektet följs upp kontinuerligt under analys- och planeringsfasen och under genomförandefasen för att se att projektet genomför det som planerats och ser över om projektplaneringen behöver revideras för att nå förväntat resultat. ANALYS OCH PLANERING Projektägaren resursbesätter projektet samt utbildar om projektets förväntade resultat, syfte, mål, arbetssätt samt jämställdhet och tillgänglighet. Utvärderingsupplägget konkretiseras tillsammans med utvärderaren.

9 Administrativa och uppföljande metoder konkretiseras och ett generellt deltagarupplägg tas fram. De stödsystem som ska användas i genomförandefasen är identifierade och färdiga att använda för projektet. Stödsystem för deltagarregistrering är framtaget, aktuella frågeställningar för uppföljning och utvärdering av deltagare, arbetsplatser, transnationella parter, Arbetsförmedlingen och ev övriga samarbetsparter är framtagna. Arbete med arbetsgivarkontakter inleds så att deltagarna när de kommer hem från sin utlandspraktik kan ha tillgång till Medborgarskolans nätverk. Styrgruppens medlemmar är utsedda och informerade om projektet och sina respektive roller. De transnationella partnerna är kontaktade, samarbetsformer är definierade och upplägg för genomförandefasens sändande och/eller mottagande av deltagare är upplagt. Analys- och planeringsfasen avslutas med att avstämningsrapporten till ESF tas fram. GENOMFÖRANDE För att projektet ska nå förväntat resultat är det viktigt att transnationella parter, medverkande arbetsplatser, Arbetsförmedling, övriga samarbetsparter och deltagare är motiverade, aktiva och vill vara med. Projektpersonal stämmer därför av med arbetsplatserna om hur deras aktuella situation ser ut samt intervjuar deltagare som söker till projektet. Medverkande arbetsplatser fyller i en enkät när de dockar till projektet. Enkäten utformas under analys- och planeringsfasen och syftar till att ha startvärden för arbetsplatserna inom en rad områden. Vid samtal och uppföljande enkäter upptäcks om projektet följer målsättningarna med exempelvis jämställdhet och tillgänglighet. Arbetsgivare är viktiga att etablera en god relation och kontakt med. Därför skall de svenska arbetsplatserna i projektet som tar emot utländska praktikanter följas upp hur de upplever deltagarnas praktiker, säkerställa att allt fungerar som det skall och om något kan förbättras. På så sätt byggs en bra relation till arbetsplatsen upp och risken minimeras för att en bra relation förstörs ifall problem uppstår med en praktikant. Speciellt kommer vi att undersöka jämställdhetsaspekterna både ur arbetsplatsernas synpunkt och ur deltagarens synpunkt. Projektets deltagare följs upp av bland annat upplevd insats och slutresultat. När deltagaren startar projektet fylls en start-enkät i av deltagaren. Motsvarande enkätfrågor fylls i vid projektets avslut. Projektet följa upp deltagaren och kan dra olika slutsatser utifrån bland annat upplevelse, nyttan med verksamheten och nöjdhet. Deltagaren ges tillfälle till regelbundna uppföljande samtal med projektpersonal för att stödja deltagaren i att nå uppsatta mål. Under den inledande förberedelsen sker de i fysisk form med en av personalen och under praktiktiden sker de via Skype, loggbok och blogg. Uppföljningar av hur deltagaren upplever projektinnehållet under de tre förberedande månaderna och under de avslutande 2 månaderna sker veckovis. Detta görs med hjälp av Barometern som är ett mätinstrument där frågor ställs till deltagarna. Instrumentet används i många av Medborgarskolans verksamheter och är ett viktigt verktyg för att styra genomförandet. Mätinstrumentet ger en indikation på hur deltagaren uppfattar innehåll och genomförande. Varje deltagare svarar anonymt och ges utrymme till egna kommentarer och förslag till förbättringar. Resultaten av uppföljningsarbetet redovisas till projektledaren som sammanställer och redovisar till projektledning, utvärderingsprocessen, projektägare och samarbetsparter/uppdragsgivare. Projektet kommer därför att kunna förändras under resans gång om behov finns. Projektet kommer rapportera in uppgifter om deltagarna till Statistiska Centralbyrån. När deltagare börjar i projektet kommer uppgifter rapporteras om personnummer, deltagarens startdatum, organisation som anvisat

10 deltagaren och därefter kommer antal timmar som deltagaren deltagit i projektet att månatligen rapporteras. Projektledaren ansvarar för redovisning av deltagarnas tid i projektet etc. Detta innebär bl.a. registrering av deltagare, närvaro, genomförda aktiviteter, administration av en första invärdering och administration av den avslutande deltagarutvärderingen. Projektledaren ansvarar för att månadsvis rapportera till både projektägare och styrgrupp för att åtgärder skall kunna sättas in så snart som möjligt om avvikelser eller förbättringsmöjligheter kommer fram. Genom styrgruppsmöten får projektledning, projektägare och styrgruppsmedlemmar en möjlighet att hålla sig uppdaterade om projektets framsteg. Styrgruppen kan ta nödvändiga beslut för att påverka projektets fortsatta genomförande. För att fånga upp erfarenheter och resultat från utrikesdelen av projektet kommer vi att använda besöken när nya grupper introduceras till sin praktikperiod för att också diskutera projektmetoder, resultat och eventuella förbättringsförslag. Beskriv hur ni kommer att utvärdera projektets resultat och effekter. Ange tidplan och form för avrapportering Utvärderingen av projektet löper som en röd tråd genom hela projektperioden, med början från analys- och planeringsfasen till slutrapporteringen till ESF. En kontinuerlig och snabb återföring till berörda parter på olika nivåer i projektorganisation och styrgrupp är nödvändig för ett gemensamt lärande och möjlighet att styra projektet rätt för att uppnå förväntat resultat och kunna låta det utvecklas löpande. Utvärdering av projektet kommer i huvudsak att genomföras på två nivåer, internt och externt. En del av projektpersonalens tjänst kommer att nyttjas för intern utvärdering. Under analys och planeringsfasen kommer projektet arbeta vidare med att hitta och förfina metodvalet i genomförande av bl a uppföljning och utvärdering tillsammans med utvärderaren men också med de transnationella parterna. Under analys och planeringsfasen syftar utvärderingen till att säkerställa att alla deltagande aktörer vet vad som förväntas och att de fortfarande kan delta som tidigare planerats. Utvärderingen dokumenteras framför allt i avstämningsrapporten till ESF. Utöver kontrollen att alla deltagande aktörer finns på plats och är redo att starta genomförandefasen görs också en första utvärdering av stödsystem och informationsmaterial som är nödvändigt för genomförandefasen. Även denna utvärdering finns med i avstämningsrapporten. Utvärderingen under genomförandefasen syftar till löpande kontroll av måluppfyllelse och att ge processtöd till projektledningen. Utvärderingen sammanställer och värderar löpande projektets utfall och resultat och återkopplar till projektorganisationen och styrgrupp samt bidrar till lärande såväl inom projektorganisationen som externt hos samverkansparter och andra relevanta intressenter. Projektledarens månadsrapporter innehåller utvärderingsuppgifter avseende måluppfyllelse för genomförandefasens mål både på individ-, organisations- och projektnivå. Genom denna löpande utvärdering finns möjlighet att göra justeringar av projektet (efter godkännande i styrgrupp) för att säkerställa en så god måluppfyllelse som möjligt. Projektet kommer månatligen rapportera in uppgifter om deltagarna till SCB. Projektet kommer att skriva en slutrapport enligt ESF-rådets mall. Den ska ge en tydlig bild av effekterna av projektet. Såväl framgångsfaktorer som mindre bra initiativ bör lyftas fram för att ge så

11 bra underlag som möjligt för deltagande aktörer att kunna tillgodogöra sig resultatet i sin kommande reguljära verksamhet. Vilka resurser krävs för att utföra projektets verksamhet och aktiviteter Personalresurserna som krävs för att utföra projektets verksamhet och aktiviteter är projektledare, projektmedarbetare, projektadministratör, projektekonom, projektägare och extern utvärderare. Projektledare, projektmedarbetare, projektadministratör och projektekonom kommer månatligen tidrapportera nedlagd tid i projektet. Projektägare kommer inte tidrapportera månatligen utan den nedlagda tiden kommer att räknas in i de indirekta kostnaderna. Den externa utvärderaren kommer troligen att fakturera projektet och nedlagd tid redovisas i fakturan. Till projektet kommer en styrgrupp. Beskriv projektpersonalens kompetens för att genomföra och administrera projektet Medborgarskolan Region Väst har stor erfarenhet av att driva verksamheter, projekt och aktiviteter för målgruppen. Vi har också stor erfarenhet av att bedriva ESF-projekt för målgruppen. Vi är väl förtrogna med förutsättningar och rutiner för ESF-projekt som exempelvis månatlig rapportering till SCB. Gällande projektteamets sammansättning och kompetens kommer projektet att använda sig av personal som är förtrogna med målgruppen och som har transnationell erfarenhet. Medborgarskolan är med som lärande deltagare i en Erasmus+ansökan om erfarenhetsutbyte inom området transnationellt utbyte av ungdomar. Vilka kompetenser kommer att upphandlas externt Projektet kommer att engagera externa tjänster inom i första hand utvärdering och timanställd personal med specialkompetens riktade mot målgruppen inom olika områden för projektets genomförandefas. Eftersom vi arbetar med olika verksamheter inom området har vi redan ett nätverk av externa specialister som vi använder till uppgifter som passar. Dessutom finns inom Medborgarskolans kursverksamhet speciellt språklärare som kan engageras vid behov. Vi genomför kontinuerligt mätningar på deltagarnas nöjdhet och hur väl olika aktiviteter fungerar, så det finns bra underlag för att engagera rätt person till rätt uppgift. Hur säkerställer projektet att jämställdhets- samt tillgänglighetskompetens finns hos projektpersonalen och samverkanspartner Inom Medborgarskolan Region Väst är jämställdhets- samt tillgänglighetsfrågor sedan ett antal år prioriterade områden. Redan från introduktionskurser för nyanställda tas dessa frågor upp och sedan följer kontinuerlig utbildning både genom seminarier på gemensamma personaldagar och i projektspecifika samlingar. När vi väljer samarbetspartner är frågor som jämställdhetssyn och tillgänglighet alltid något som diskuteras. Samarbete underlättas om olika organisationer och samarbetspartners delar vår värdegrund där frågor som dessa har en naturlig plats.

12 Också i de transnationella kontakterna är dessa frågor viktiga att lyfta fram. I de transnationella kontakter vi redan haft har vi valt att arbeta vidare med organisationer och personer som vi känner delar vår värdegrund också i dessa frågor. Projektet kommer att använda sig av ESF:s stödstruktur och kontinuerligt utbilda inom jämställdhet för att säkra och höja personalens kompetens. Medborgarskolan har tidigare arbetat med deltagare inom området och arbetsmaterial finns redan framtaget. Ett jämställdhets- och tillgänglighetsperspektiv kommer att införlivas i projektverksamheten på alla nivåer och i alla steg. Styrgrupp, projektledning och övriga projektanställda ska omfattas av jämställdhetsintegreringen. I samband med utformning av styrgrupp och projektpersonal kommer jämställdhetsperspektiv vara viktigt. I skapandet av en tillgänglighetsanpassad och jämställdhetsintegrerad verksamhet kommer vi under analys- och planeringsfasen att arbeta tillsammans med personal som har kunskap inom områdena för att säkerställa att utbildning inom områdena kan erbjudas till både arbetsplatser och deltagare. Vi vill lyfta jämställdhetsfrågor på olika nivåer och tydliggöra för deltagaren att det handlar om både arbetsliv och privatliv. Inom projektet kommer vi genomföra seminarier med efterföljande diskussioner. Vilka resurser behövs för uppföljning och utvärdering Projektledare som månadsvis rapporterar till projektägare, styrgrupp men dessutom till ESFrådet. Projektmedarbetare som utför och sammanställer Medborgarskolans Barometer veckovis och skickar ut till alla intressenter som direkt är kopplade till verksamheten (samverkansaktörer, arbetsförmedlare men även till projektpersonal). En externutvärderare som avropas från ESF-rådet. Ett webbaserat verktyg som externutvärderare har tillgång till för invärdering och utvärdering. En extern och intern utvärderare som ihop med projektledare arbetar under avslutningsfasen med att färdigställa rapporter. Personal som avsatt tid för rapportering av deltagare till SCB, samtal med arbetsplatserna samtal med deltagare och arbetsförmedlare. Administrativt verktyg för arbetsplatskontakter och deltagare. Hur kommer projektet att säkra att upphandling av varor och tjänster konkurrensutsätts så att kostnadseffektivitet uppnås Som en del av Medborgarskolan har vi tillgång till centrala inköp och avtal om bastjänster som exempelvis telefon, IT-miljö och kontorsmateriel. Vi anser oss ha en väl utvecklad ekonomifunktion och stor erfarenhet av löpande administration samt uppföljning vilket är grundläggande för kostnadseffektiv verksamhet. Våra tidigare ESF-projekt har inneburit att vi har goda egna rutiner för övriga varor och tjänster där vi alltid försöker få kostnadseffektiva avtal med våra leverantörer. För externa tjänster kommer vi att konkurrensutsätta leverantörerna.