Regionens Hus, Södra vägen 9, Halmstad Sammanträdeslokal Borgsalen

Transkript

1 Föredragningslista Sammanträdesdatum Regionstyrelsen Tid Tisdagen den 29 april 2015, kl 09:00 16:00 Plats Regionens Hus, Södra vägen 9, Halmstad Sammanträdeslokal Borgsalen 1 Justering Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse Lise-Lotte Bensköld-Olsson att jämte ordföranden justera protokollet 2 Godkännande av föredragningslista Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan 3 Anmälan av inkomna/utgående skrivelser/protokoll Ärendet Följande skrivelser anmäles för anteckning till protokollet: 1. Portföljrapport, pensionsmedel samt avkastning av egen förvaltning per RS Protokoll Södra regionvårdsnämnden ( ). RS Hallandstrafiken Årstämma ( ). RS Hallandstrafiken Konstituerande möte ( ). RS Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anteckna handlingarna till protokollet

2 Region Halland gemensamt 4 Beslut och information om rapport angående Åtgärdsarbete RS Ärendet I mars 2014 fick regiondirektören i uppdrag av Regionstyrelsen att under 2014 och 2015 arbeta fram en åtgärdsplan omfattande fördjupad analys, detaljerad planering och implementering för att komma tillrätta med Region Hallands kostnadsutveckling. I september 2014 fattade Regionstyrelsen beslut om att ge regiondirektören i uppdrag att starta arbetet med fas 1, fördjupad analys och övergripande utformning och att planeringen och genomförandet av åtgärdsarbetet har högsta prioritet för Region Halland som organisation och skulle påbörjas omgående. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna rapporten i sin helhet uppdra åt driftnämnderna att medverka i genomförandet av fas 2 i enlighet med utgångspunkterna och med den organisation som föreskrivs i rapporten uppdra åt regiondirektören att genomföra fas 2 i enlighet med resultatet från fas 1 som det beskrivs i föreliggande rapport och med den organisation som beskrivs för fas 2 uppdra åt regiondirektören att återkomma med en delrapport om fas 2 till regionstyrelsens sammanträde 27 maj Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 5 Lokalresursplan (LRP), april 2015 RS Ärendet För att säkerställa att Löftadalens Folkhögskola fortsättningsvis ska få värme och varmvatten krävs en investering i verksamhetens befintliga panncentral. Användningen av olja har under 2014 mer än dubblerats jämfört med ett normalår på grund av reparationer av den befintliga pelletspannan. Anläggningen släpper idag ut 22,5 tom CO2 om året. Med två nya pelletspannor och ett solfångarsystem med ackumulatortankar kan CO2-utsläppen reduceras till 0,3 ton per år. Denna systemutformning är en hållbar lösning baserade på förnybara bränslen och reducerar CO2-utsläppen avsevärt. På så sätt bidrar Region Halland till alternativ miljövänlig energikälla enligt egna och nationella miljö- och energimål. 2 (8)

3 Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att Driftnämnden Regionservice föreslår regionstyrelsen att ge regionfastigheter i uppdrag att installera 2 nya pelletspannor med solfångare på Löftadalens Folkhögskola. Investeringen är beräknad till 3 miljoner efter utredning från Investeringen tas från fastlagd ram för fastighetsinvesteringar Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 6 Reinvestering av system för bild- och patient-informationshantering Röntgen Halland RS Ärendet Sammanslagningen av Röntgen Halmstad, Röntgen Varberg och Röntgen Halland gjordes 2012 med en gemensam ledning. Syftet med sammanslagningen är bl.a. att skapa system som är gemensamma över länet, både i val av apparatur och val av ITsystem. Röntgen Halland har i dag tre olika system för bild och- och patientinformationshantering (RIS/PACS). Det innebär att samordningen mellan enheterna inte är optimal. Det innebär också att tre olika system kontinuerligt administreras. Ett gemensamt RIS/PACS kommer efterhand innebära kostnadsbesparingar med minskade driftkostnader och ökade möjligheter till samarbete mellan enheterna. Ett modernt system har större möjligheter att skapa smidiga arbetsflöden och därigenom öka effektiviteten. En kalkyl kommer att göras av kostnader och besparingar i projektet som baseras på de förändringar som ett nytt arbetsflöde innebär. I enlighet med beslutsordningen ska regionstyrelsen fatta beslut om reinvesteringen. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna reinvesteringen av system för bild- och patientinformationshantering ge Driftnämnden Ambulans diagnostik och hälsa i uppdrag att till regionstyrelsens arbetsutskott rapportera kalkylen som kommer upprättas i projektet Handlingar Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 3 (8)

4 7 Intern kontrollplan 2015 för regionstyrelsen RS Ärendet Varje styrelse och nämnd ska enligt reglementet för intern kontroll varje år upprätta en plan för den interna kontrollen. Planen upprättas efter bedömningar av väsentligheter och risk och innehålla de kontrollmoment som styrelsen/nämnden bedömer ska kontrolleras för att kunna upprätthålla en god intern kontroll. Under hösten 2014 har det en grupp på tjänstemannanivå genomfört en riskanalys inom regionkontorets verksamheter. Gruppen har bestått av representanter för de olika verksamheterna och resultatet har blivit en riskanalys där varje bedömd risk har fått ett risktal utifrån förutsättningen sannolikhet och konsekvens. I riskanalysen har de områden och risker som har fått ett högt risktal redovisats för dåvarande samrådsberedningen för diskussion och priortering inför utarbetandet av förslaget till intern kontrollplan. Efter samrådsberedningens prioritering har regionkontoret utarbetat förslag till kontrollmoment mm. Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anta intern kontrollplan för regionstyrelsen 2015 Handlingar Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 8 Information om pågående budgetprocess Ärendet Information om pågående budgetprocess Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anteckna den lämnade informationen till protokollet 9 Återrapportering från kommunberedningens sammanträde 8 april Ärendet Återrapportering från kommunberedningens sammanträde 25 februari. 4 (8)

5 Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anteckna den lämnade informationen till protokollet Handlingar i ärendet Anteckningar från kommunberedningen ( ) 10 Anmälan av fattade delegationsbeslut RS Ärendet Anmälan till regionstyrelsen av fattade delegationsbeslut. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna Handlingar i ärendet Anmälan av fattade delegationsbeslut 29 april Anmälan av utskottens protokoll Ärendet Anmäles protokoll från Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Arbetsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna Handlingar i ärendet Protokoll 5 (8)

6 12 Högskolan i Halmstads verksamhet och satsningar i Halland Ärendet Beskrivning av hur högskolan styrs av staten och vad som krävs av "ägarna" för att få vara högskola. Rektor Mikael Alexandersson informerar. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anteckna den lämnade informationen till protokollet 13 Regiondirektören informerar Ärendet En stående punkt på dagordningen vid regionstyrelsens sammanträden är information från regiondirektören med flera. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att anteckna den lämnade informationen till protokollet Hälso- och sjukvård 14 Områden för FoU-projekt 2016 RS Ärendet Regionstyrelsen fördelar årligen ut medel för FoU-projekt. Utannonsering av möjligheten att söka projektmedel sker under våren med sista ansökningsdag den 21 september. Efter granskning av projektens vetenskapliga kvalitet och nyttan för verksamheten rekommenderar Vetenskapliga rådet vilka projekt som bör tilldelas ekonomiska medel. Inför utannonseringen sker en bedömning av vilka områden som ska prioriteras. Projekten ska stödja Region Hallands övergripande mål och prioriterade områden. Efter avstämning med Vetenskapliga rådets utökade arbetsutskott föreslås följande icke rangordnade prioritering för (8)

7 Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna förslaget till områden för FoU-projekt 2016 Yttrande Arbetsutskottet har enligt arbetsordningen behandlat ärendet och instämmer i hälsooch sjukvårdsutskottets förslag till beslut. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 15 Överenskommelse om regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen 2015 RS Ärendet Huvudmännen i Södra sjukvårdsregionens avtalsgrupp har kommit fram till en överenskommelse om regionala priser och ersättningar Avtalsarbetet har byggt på att det skall vara: Enkelt Transparent Jämförbart över tid Huvudprincipen är att priserna ska bygga på självkostnader med uppräkning enligt LPIK-index (prisindex med kvalitetsjusterade löner för landsting). Priserna kommer att sammanställas i Regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen 2015 som kommer att vara tillgänglig i dels tryckt version och dels på Södra sjukvårdnämnen beslutade om att bekräfta överenskommelsen om regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen 2015, att respektive landsting/ region ska godkänna överenskommelsen samt att lägga informationen om avtalsprocessen till handlingarna. Bilagor Regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen 2015 Förhandlingsprotokoll SRVN Protokollsutdrag Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna överenskommelsen om Regionala priser och ersättningar för Södra sjukvårdsregionen (8)

8 Yttrande Arbetsutskottet har enligt arbetsordningen behandlat ärendet och instämmer i hälsooch sjukvårdsutskottets förslag till beslut. Handlingar Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) Förhandlingsprotokoll ( ) Södra Regionvårdsnämndens beslut ( ) Regionala priser och ersättningar ( ) Regional utveckling 16 Revisionsrapport Regionens miljöarbete RS Ärendet PwC har genomfört en granskning av regionstyrelsens miljöarbete. Resultatet av denna granskning visar att miljöarbetet inte fullt ut bedrivs på ett ändamålsenligt och tillfredsställande sätt. Bedömningen baseras på att flera av miljömålen i Miljöprogram inte uppnåtts och troligtvis inte kommer att uppnås under perioden. Otillräckligt med ekonomiska resurser, otillräcklig uppföljning och styrning samt en något oklar ansvarsfördelning för miljöarbetet är aspekter som tas upp i rapporten. Tidigare miljömål har inte varit tillräckligt förankrade i förvaltningarna och därmed har en viss frivillighet rått. Till underlag för rapporten ligger intervjuer med regionens miljöutvecklare och förvaltningarnas miljösamordnare. Innehållet är även avstämt med ekonomidirektören och den administrativa direktören. Rapporten lyfter också fram positiva delar som att regionen har skapat en bra struktur för miljöarbetet i och med införandet av ett miljöledningssystem enligt ISOstandarden Genom miljöledningssystemet skapas ordning och reda. Varje verksamhets största miljöbelastning tas fram och dokumenteras. Ledningen går igenom dokument och process och man förbinder sig att arbeta för ständiga förbättringar. De flesta förvaltningarna har också uppnått målet att certifiera sitt ledningssystem. Tillväxtutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att svara på revisionsrapporten utifrån föreslagen beskrivning för utveckling av miljöarbetet i Region Halland Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) 8 (8)

9 Ärende Anmälan av utskottens protokoll Ärendet Anmäles protokoll från Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Tillväxtutskottet Arbetsutskottet Hälso- och sjukvårdsutskottet Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att lägga protokollen till handlingarna Handlingar i ärendet Protokoll

10 Ärende 11

11 Ärende 11

12 Ärende 11

13 Ärende 11

14 Ärende 11

15 Ärende 11

16 Ärende 11

17 Ärende 11 Protokoll Sammanträdesdatum Tillväxtutskottet Tid Tisdag 31 mars kl. 09:00 12:00 Plats Regionens Hus, Södra vägen 9, Halmstad Sammanträdeslokal Fataburen Ledamöter Dag Hultefors (M) Gun-Marie Stenström (M) Stefan Bengtsson (C) Therese Stoltz (S) Per Persson (S) Tjänstemän Jörgen Preuss Susanne Sjögren Ann-Mari Bartholdsson Bea Lindell Jeanette Larsson Peter Syrén Caroline Johansson Inbjudna Ann-Charlotte Ericsson ordförande biträdande regiondirektör ekonomiansvarig för Tillväxt verksamhetschef utvecklingsledare infrastrukturchef avdelningschef sekreterare projektledare Kattegattleden 13 Justering Beslut Tillväxtutskottet beslutar att utse Per Persson att jämte ordföranden justera protokollet Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att utse Per Persson att jämte ordföranden justera protokollet

18 Ärende Godkännande av föredragningslista Beslut Tillväxtutskottet beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan med ändringen att punkten 8, Youngcubator Halland, stryks Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan 15 Anmälan av inkomna/utgående skrivelser Beslut Tillväxtutskottet beslutar att - att anteckna inkomna skrivelser till protokollet Ärendet Följande skrivelser anmäles för anteckning till protokollet: 1. Protokoll Hallandstrafiken AB Protokoll Hallandstrafiken AB Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - att anteckna inkomna skrivelser till protokollet Beslut på delegation 16 Dubbelspår på Västkustbanan genom Varberg Omfördelning av medel till samfinansiering RS Beslut Tillväxutskottet beslutar att - godkänna Trafikverkets förslag, daterat den 20 mars 2015, till omfördelning av medel för Region Hallands samfinansiering av projektet dubbelspår genom Varberg TU (6)

19 Ärende 11 Ärendet Region Halland samfinansierar utbyggnad av dubbelspår genom Varberg inklusive resecentrum med 220 miljoner kronor genom Regional infrastrukturplan. Trafikverket har föreslagit en ny årsvis fördelning av medlen till samfinansieringen. Förslag till beslut Tillväxutskottet beslutar att - godkänna Trafikverkets förslag, daterat den 20 mars 2015, till omfördelning av medel för Region Hallands samfinansiering av projektet dubbelspår genom Varberg Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret ( ) 17 Programsamråd Fördjupad översiktsplan för södra och norra kusten, Falkenberg RS Beslut Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - anta yttrande enligt förslag Ärendet Falkenbergs kommun har tagit fram ett förslag till program till en kommande ny fördjupad översiktsplan (FÖP) för södra och norra kusten. Region Halland har fått förslaget på remiss. Enligt Plan- och bygglagen 3 kap 9 ska kommunerna vid upprättande av översiktsplan samråda med organ som har ansvar för regionalt tillväxtarbete och transportinfrastrukturplanering. Den kommunala översiktsplaneringen är en viktig del i arbetet med att utveckla Halland till en mer attraktiv, inkluderande och konkurrenskraftig region. Förslaget till program av bakgrundsinformation och ett antal frågeställningar som kommunen vill ha hjälp att besvara. Programmet utgår främst från två av de strategier som framgår av den kommuntäckande översiktsplanen: Planera för en hållbar samhällsutveckling Styr bebyggelseutvecklingen i kustnära lägen Målbilden är att FÖPen ska vara långsiktig med ett tidsperspektiv på år. Kommunen bedömer att ungefär 200 nya bostäder behöver tillskapas i området under en 15-årsperiod. TU (6)

20 Ärende 11 Regionens yttrande tar sin utgångspunkt i det regionala utvecklingsprogrammet Halland bästa livsplatsen, Tillväxtstrategi för Halland och andra regionala program och planer. Yttrandet har tagits fram i samråd med Hallandstrafiken. Synpunkter ska lämnas till kommunen senast den 6 april Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - anta yttrande enligt förslag Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret ( ) 18 Remiss Funktionellt prioriterat vägnät RS Beslut Tillväxtutskottet beslutar att - anta yttrande enligt förslag Ärendet Trafikverket har tagit initiativ till ett peka ut vilka vägar som är viktigast för nationell och regional tillgänglighet. Detta vägnät kallas för funktionellt prioriterat vägnät. Trafikverket har skickat förslaget på remiss till alla länsplaneupprättare. Syftet med utpekandet är att: skapa samsyn av vilket vägnät som är viktigast för nationell och regional tillgänglighet skapa en gemensam plattform för att tillsammans främja grundläggande tillgänglighet bidra till tydligare och mer sammanhållna prioriteringar Funktionellt prioriterat vägnät avser tillgänglighet för godstransporter, personbilar och kollektivtrafik. Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - anta yttrande enligt förslag Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret ( )

21 Ärende Turn International 2015 RS Beslut Tillväxtutskottet beslutar att - under 2015/2016 medfinansiera utvecklingsprojektet Turn International med SEK (43 % av den totala projektomslutningen) - finansieringen tas från Region Hallands utvecklingsmedel Ärendet Turn International är ett samverkansprojekt mellan ALMI företagspartner Halland, Business Sweden och Region Halland Regionkontorets näringslivsavdelning. Projektet ska inom Tillväxtstrategi Hallands styrkeområden (hälsoinnovation, grön tillväxt och besöksnäring) skapa fler företag i Halland som arbetar internationellt. Turn International genomfördes första gången i Halland 2014, då inom ramen för Främja kvinnors företagande. Nio företag medverkade då, varav samtliga exporterade innan projektet var avslutat. Turn International 2015 fokuserar på företag inom de halländska styrkeområdena. Nytt för i år är en satsning för ett mindre kluster inom besöksnäringen. Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - under 2015/2016 medfinansiera utvecklingsprojektet Turn International med SEK (43 % av den totala projektomslutningen) - finansieringen tas från Region Hallands utvecklingsmedel Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret ( ) 20 Lansering av Kattegattleden RS120339, RS Beslut Tillväxtutskottet beslutar att - bevilja finansieringen av Kattegattledens lansering med kr. Projektägare för lanseringen är Region Halland, avdelningen halland.se - medlen tas från anslaget för regionala utvecklingsmedel TU (6)

22 Ärende 11 Ärendet På nationaldagen, den 6 juni, är det dags för officiell invigning av Kattegattleden i Halmstad. I samband med invigningen kommer även aktiviteter att äga rum på flera håll utmed leden. Kattegattleden blir den första leden i Sverige som skyltas som nationell turistcykelled och får nummer ett. Cykelleden går från Helsingborg i söder till Göteborg i norr. Region Halland är sedan hösten 2014 ledhuvudman för Kattegattleden. Förslag till beslut Tillväxtutskottet beslutar att - bevilja finansieringen av Kattegattledens lansering med kr. Projektägare för lanseringen är Region Halland, avdelningen halland.se - medlen tas från anslaget för regionala utvecklingsmedel Handlingar i ärendet Skrivelse från regionkontoret ( ) Vid protokollet Caroline Johansson Justerat Dag Hultefors Per Persson Protokollet har tillkännagivits på Region Hallands anslagstavla Inga-Britt Svensson registrator TU (6)

23 Ärende 11

24 Ärende 11

25 Ärende 11

26 Ärende 11

27 Ärende 11

28 Ärende 11

29 Ärende 11

30 Ärende 11 Protokoll Sammanträdesdatum Arbetsutskottet Tid Tisdag 31 mars 2015, kl 16:00 16:45 Plats Regionens Hus, Södra vägen 9, Halmstad Ledamöter Mats Eriksson (M) Stefan Bengtsson (C) Dag Hultefors (M) Per Persson (S) Tjänstemän Catarina Dahlöf Jörgen Preuss William Hedman Nina Mårtensson Staffan Johansson Louise Lindstedt Maria Fransson ordförande 1:e vice ordförande regiondirektör biträdande regiondirektör ekonomidirektör administrativ direktör kanslichef budgetchef sekreterare 15 Justering Beslut Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att utse Per Persson att jämte ordföranden justera protokollet. 16 Godkännande av föredragningslista Beslut Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan.

31 Ärende 11 Beslutsärende enligt delegation 17 Tilläggsfinansiering av Ineras verksamhetsplan 2015 RS Beslut Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna tjänster och kostnader för tilläggsfinansiering av Ineras verksamhetsplan 2015 Bakgrund När verksamhetsplanen för 2015 för landstings och regioners gemensamma samverkan kring e-hälsa antogs före sommaren 2014 stod det klart att ramen för den solidariska finansieringen (exkl extern finansiering från stat och kommuner) på ca 400 Mkr, inte täckte kostnaderna i verksamhetsplanen. Region Hallands andel är ca 12,7 Mkr, vilket är det belopp som finns i budget Anledningen till underskottet är dels bristande styrning och kostnadskontroll, dels att drift och förvaltning tar större delen av den solidariska finansiering på bekostnad av nyutveckling samt att tidigare finansieringskällor (departement och kommuner) som förväntades bidra hittills inte gett besked om medfinansiering. Under våren har frågan om tilläggsfinansiering för ett antal av landsting och regioner efterfrågade tjänster varit aktuell. Ineras styrelse, beredningsgrupp och programråd har samtliga behandlat och diskuterat frågan. Vid landstingsdirektörernas möte den 27 februari 2015 behandlades frågan. Landstingsdirektör Monika Berglund, Västmanland, fick i uppdrag att sammankalla en mindre gruppering för att komma fram till ett samlat förslag som samtliga landsting ska kunna ställa sig bakom. Fredagen den 6 mars sammankallades en grupp bestående av ordföranden i Ineras styrelse, företrädare för beredningsgruppen och programrådet samt representanter från Inera för överläggning. Förslag till beslut Regionstyrelsens arbetsutskott beslutar att godkänna tjänster och kostnader för tilläggsfinansiering av Ineras verksamhetsplan Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( ) Vid protokollet Maria Fransson Justerat Mats Eriksson Per Persson Protokollet har tillkännagivits på Region Hallands anslagstavla HSU (2)

32 Ärende 11

33 Ärende 11

34 4 Beslut och information om rapport angående Åtgärdsarbete RS Ärendet I mars 2014 fick regiondirektören i uppdrag av Regionstyrelsen att under 2014 och 2015 arbeta fram en åtgärdsplan omfattande fördjupad analys, detaljerad planering och implementering för att komma tillrätta med Region Hallands kostnadsutveckling. I september 2014 fattade Regionstyrelsen beslut om att ge regiondirektören i uppdrag att starta arbetet med fas 1, fördjupad analys och övergripande utformning och att planeringen och genomförandet av åtgärdsarbetet har högsta prioritet för Region Halland som organisation och skulle påbörjas omgående. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna rapporten i sin helhet uppdra åt driftnämnderna att medverka i genomförandet av fas 2 i enlighet med utgångspunkterna och med den organisation som föreskrivs i rapporten uppdra åt regiondirektören att genomföra fas 2 i enlighet med resultatet från fas 1 som det beskrivs i föreliggande rapport och med den organisation som beskrivs för fas 2 uppdra åt regiondirektören att återkomma med en delrapport om fas 2 till regionstyrelsens sammanträde 27 maj Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( )

35 (2) TJÄNSTESKRIVELSE Regionkontoret Kommunikationsavdelningen Charlotte Nilsson Bibin Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Åtgärdsarbetet fas 1 Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att: godkänna rapporten i sin helhet uppdra åt driftnämnderna att medverka i genomförandet av fas 2 i enlighet med utgångspunkterna och med den organisation som föreskrivs i rapporten. uppdra åt regiondirektören att genomföra fas 2 i enlighet med resultatet från fas 1 som det beskrivs i föreliggande rapport och med den organisation som beskrivs för fas 2. uppdra åt regiondirektören att återkomma med en delrapport om fas 2 till regionstyrelsens sammanträde 27 maj. Sammanfattning I mars 2014 fick regiondirektören i uppdrag av Regionstyrelsen att under 2014 och 2015 arbeta fram en åtgärdsplan omfattande fördjupad analys, detaljerad planering och implementering för att komma tillrätta med Region Hallands kostnadsutveckling. I september 2014 fattade Regionstyrelsen beslut om att ge regiondirektören i uppdrag att starta arbetet med fas 1, fördjupad analys och övergripande utformning och att planeringen och genomförandet av åtgärdsarbetet har högsta prioritet för Region Halland som organisation och skulle påbörjas omgående. Efter ett omfattande analysarbete inklusive ekonomiska beräkningar har fas 1 nu avslutats. Resultatet pekar på följande förbättringsområden vad gäller styrning och ledning: att styrningen inte är tillräckligt strategisk, långsiktig och uthållig mål och budget, och uppföljning är inte tydligt sammankopplade chefer efterfrågar uppdrag med tydligt ansvar och tydliga befogenheter mycket arbete och utveckling sker i stuprör, samarbete och dialog över olika organisatoriska gränser sker sällan

36 2(2) Målstyrning, kunskapsstyrning och produktionsstyrning kan avsevärt förbättras. Ekonomiska beräkningar har gjorts på potential att frigöra resurser inom ett antal områden i hälso- och sjukvården. Potentialen kan förverkligas under förutsättning att styrningen och ledningen utvecklas enligt ovan. Resultatet av fas 1 beskrivs vidare i bifogad rapport Åtgärdsarbete Slutrapport Fas 1. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör Bilaga Åtgärdsarbete Slutrapport Fas

37 Åtgärdsarbetet Slutrapport fas 1

38 Innehåll Inledning Bakgrund Omvärld Inledning och syfte Förväntade effekter Mål och leveranser för fas 1 Begreppsdefinitioner Metod och genomförande Sammanfattning av nuläge Det gemensamma nuläget Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Nuläge tid och resurser Slutsatser av nulägesbeskrivning Måltillstånd önskat läge Framtida scenario för en samlad styrning För effektens skull från en styrning till en annan Förslag framtida scenario målstyrning Förslag framtida scenario kunskapsstyrning Förslag framtida scenario produktionsstyrning Förslag framtida chefsuppdrag och teamutveckling Lean verksamhetsstrategi för ständiga förbättringar Ekonomisk beräkning Slutsats Fas 2 Förutsättningar Rekommendation till beslut Referenser Delrapporter och bilagor

39 Bakgrund De senaste åren har kostnadsutvecklingen varit högre i Halland än i andra regioner och landsting. Kostnadsökningen, främst inom hälso- och sjukvården, är större än ökningen av skatteintäkterna. Resultatet för 2014 var ett underskott på 194 mnkr. Trots en skattehöjning på 40 öre kunde det konstateras att ett omfattande arbete måste göras under perioden för att få ekonomin i balans. I mars 2014 fick regiondirektören i uppdrag av Regionstyrelsen att under 2014 och 2015 arbeta fram en åtgärdsplan omfattande fördjupad analys, detaljerad planering och implementering för att komma tillrätta med Region Hallands kostnadsutveckling. I september 2014 fattade Regionstyrelsen beslut om att ge regiondirektören i uppdrag att omgående starta arbetet med fas 1, fördjupad analys och övergripande utformning och att planeringen och genomförandet av åtgärdsarbetet har högsta prioritet för Region Halland som organisation och skulle påbörjas omgående. 1

40 Omvärld Många regioner och landsting har utmaningar i att nå målen för hälso- och sjukvården och samtidigt ha en ekonomi i balans, en utmaning som även beskrivs globalt. Sammantaget räcker inte finansieringen åren framöver, inte som den ser ut idag. Roger Molin, analytiker på SKL, menar att den kostnadsutveckling vi ser idag inte är långsiktigt hållbar och att landstingen nu går in i en krävande period utan att ha byggt upp en stark ekonomisk grund. Även om det i vissa fall kan finnas både under- och överfinansiering kan man inte långsiktigt lösa problemen genom skattehöjning. Problemet för de flesta landsting ligger i att kostnaderna ökar betydligt snabbare än intäkterna. En stor utmaning är den demografiska utvecklingen att gruppen äldre blir allt större, medan gruppen arbetsföra inte växer i samma takt. Vi blir färre som ska försörja fler. Vården måste också möta invånares och patienters allt högre krav på tillgänglighet, god kvalitet och en mer individualiserad behandling. Kunskapsutvecklingen inom hälso- och sjukvården går snabbt framåt på flera områden. Den långtgående specialiseringen, nya läkemedel och den snabba utvecklingen inom medicinsk teknik är några exempel. I framtiden kommer vi att kunna bota fler sjukdomstillstånd och öka livskvaliteten för många grupper. Det innebär samtidigt stora utmaningar. Det kommer att ställa stora krav på ledning och styrning i en organisation som kan arbeta med kvalitetsutveckling och hantera prioriteringar och uppföljning. De flesta landsting och regioner brottas med ekonomiska underskott och har inlett sparbeting, arbete med handlingsplaner och åtgärder. En del gör mer genomgripande genomlysningar av sin verksamhet och hur den kan effektiviseras. 2

41 Omvärld Göran Stiernstedt, nationell samordnare för ökat resursutnyttjande i hälso- och sjukvården, menar att landstingens potential att förbättra effektiviteten är stor och att huvudmännen och vårdgivarna kan lära av varandra. Hans rapport visar att det finns tre huvudproblem när det gäller ett effektivare resursutnyttjande i hälso- och sjukvården. Styrsystemen är inte ändamålsenliga. För patienten avgörande frågor som kontinuitet, sammanhållen vård, samverkan och helhetssyn främjas inte genom nuvarande sätt att styra vården. Resultatet är en splittrad, mångfaldig och ibland detaljerad styrning. Verksamhetsstödet till hälso- och sjukvårdens personal är otillräckligt. Det handlar till stor del om brister i de olika informationssystemen men också en avsaknad av nationella kunskaps- och handläggningsstöd. För patienten innebär det stora risker. För personalen brister både användbarhet och användarvänlighet. Organisation och arbetssätt som stödjer patientens väg genom vården är antagligen den fråga som i allra högst utsträckning påverkar i vilken mån resurserna utnyttjas effektivt. Det finns ett samband mellan att patienten får en snabbare och tydligare väg genom vården och att professionerna får en bättre arbetsmiljö och resurserna kan utnyttjas mer effektivt. Framtidens sjukvårdsorganisation måste, utifrån ett regionalt perspektiv, ha förmåga att ständigt ompröva, prioritera, utrangera och utveckla verksamheten med resultatet för patienten som måttstock. Det innebär att man organiserar i ett system, där varje åtgärd utförs på bästa möjliga sätt. En anpassad organisation, flexibla arbetssätt och effektivt utnyttjande av kompetens är förutsättningar för att kunna tillgodose även morgondagens patientbehov. För att nå målen om en god och jämlik vård och hälsa och en ökad verkningsgrad är det därför avgörande att förändra systemet. 3

42 Inledning och syfte Flera organisationer och studier pekar på att en hög kvalitet och en god ekonomi hänger ihop. Därför är syftet med åtgärdsarbetet att åstadkomma en långsiktig kvalitetshöjning: en ny hälso- och sjukvård som är resurseffektiv och nytänkande inför framtidens behov. För att det ska vara möjligt krävs struktur, ordning och reda, och en ekonomi i balans i hela Region Halland. Det är också nödvändigt för att kunna nå de mål som regionfullmäktige beslutat om. År 2014 drevs projektet Vårdens kvalitet ett sammanhållet kvalitetsarbete på kort och på lång sikt i Region Halland. Projektet visade att för att uppnå en effektiv hälso- och sjukvård är det av avgörande betydelse att se den som ett system, där flera enheter samverkar med varandra. En utgångspunkt i planeringen av åtgärdsarbetet var därför att det inte går att åstadkomma de effekter som krävs, både vad gäller ekonomi och kvalitet, och få en varaktig förändring genom att arbeta med enstaka delar i systemet. Om man genomför en förändring i en del av organisationen återverkar det på andra delar ibland med oönskade effekter. Vill man öka effektiviteten förutsätter det ett större grepp och ett arbete med t ex både organisation och arbetssätt. Region Halland har, precis som de flesta organisationer, erfarenhet av förändringsarbeten som inte har gett effekter av betydelse för organisationen som helhet. Eftersom våra invånare och patienter rör sig i flera delar av systemet, behöver vi arbeta med sikte på flöden och processer genom systemet även när vi arbetar med förändring. Det innebär att flera, och i vissa fall alla, delar i systemet måste beröras. 4

43 Inledning och syfte Med utgångspunkten att alla delar hänger ihop har fas 1 i åtgärdsarbetet tagit ett samlat grepp genom att arbeta inom tre viktiga områden i styrningen: målstyrning, kunskapsstyrning och produktionsstyrning, och att göra det utifrån gemensamma perspektiv: organisation och styrning, arbetssätt, roller och kompetenser, IT-stöd, samt kultur. För att ge verksamheterna de bästa förutsättningarna att genomföra kommande förändringar är även chefsutveckling, teamutveckling samt utveckling av IT-stöd viktiga delar i åtgärdsarbetet. Samtidigt som Region Halland arbetar med att åstadkomma förbättringar inom flera delar av systemet behövs ett arbetssätt som säkerställer ett kontinuerligt arbete över organisatoriska gränser. Därför har beslut fattats om att lean ska vara Region Hallands verksamhetsstrategi. Nulägesanalyser och framtida scenario för alla delar utom målstyrning och chefsutveckling utgår i denna rapport från hälso- och sjukvården. 5

44 Förväntade effekter De långsiktiga effekterna av åtgärdsarbetet ska leda till att Region Halland får en ekonomi i balans och en stadigvarande minskning av kostnadsökningstakten inom hälso- och sjukvården, med en kostnadsnivå som är lägre i förhållande till skatteintäkterna. Varje chef på alla nivåer ska kunna driva verksamheten affärsmässigt, med ett samtidigt fokus på resultat avseende ekonomi, verksamhet och personal i ett regiongemensamt perspektiv. Det ska också bli lättare att göra rätt utifrån regiongemensamma arbetssätt. 6

45 Mål och leveranser för fas 1 Syftet med fas 1 har varit att genomföra nulägesanalyser och att utifrån dessa formulera ett framtida scenario på övergripande nivå. Det innebär att målen och leveranserna är övergripande i sin utformning. Mål för åtgärdsarbetets första fas: Ta fram en gemensam modell för lean i Region Halland och en beskrivning av hur ett successivt införande kan ske. Tydliggöra och beskriva en framtida regiongemensam modell för produktions- och kapacitetsstyrning avseende beställningsprocessen, produktionsplanering, bemanningsplanering, kostnadsplanering, kvalitetsplanering samt uppföljning. Ta fram en målstyrningsprocess som gör tydligt hur målen sätts och hur de hänger ihop, från beslutade mål på övergripande nivå till medarbetarnas mål och uppdrag. Ta fram en regiongemensam struktur för hur vi fångar in och omsätter nationell och regional kunskapsstyrning, så att bästa tillgängliga kunskap används i mötet med patienten. Förtydliga chefsuppdrag med utgångspunkt i Region Hallands krav på chefer/ledare och förutsättningar för framgångsrikt chef/ledarskap. Påbörja en handlingsplan för chefsutveckling. Genomföra och utvärdera pilot avseende teamutveckling baserat på GDQ (Group Development Questionnarie) på två team, med syfte att öka arbetsgruppens produktivitet och förmåga att arbeta resultatorienterat mot uppsatta mål. Ta fram prioriterade utvecklingspunkter för berörda IT-stöd. Ta fram en ekonomisk beräkning av nuläget för resursanvändning inom hälso- och sjukvården. Dessutom har följande leveranser tillkommit under fas 1: Intern kontroll, Vårdskador. Se bilaga Kompletterande leveranser. 7

46 Begreppsdefinitioner Ett antal ord och begrepp är centrala i åtgärdsarbetet och får stor bäring på de förslag som kommer att presenteras. I det följande beskrivs hur dessa har definierats under arbetet. Målstyrning Målstyrning innebär att styra en verksamhet med uppsatta mål. Med fungerande målstyrning blir det lättare att prioritera, både som organisation och som individ. En effektiv målstyrning innebär att man har ett mål och en strategi för hur man ska uppnå målet. En bra målstyrning börjar med en vision som mynnar ut i en strategi för hur man ska gå tillväga och därefter följa planen. Kunskapsstyrning Med kunskapsstyrning avses de styr- och stödsystem som bidrar till att bästa tillgängliga kunskap används i mötet med patienten. Utifrån ett systemperspektiv innebär det också att bästa tillgängliga kunskap ska användas vid alla beslut och rekommendationer som rör hälso- och sjukvården som system. Det betyder att kunskapsstyrningen är en del av den ordinarie styrningen. Produktionsstyrning Produktionsstyrning definieras som ett strukturerat arbetssätt för planering, kontroll och uppföljning av resursanvändning för produktion. Utgångspunkten är en beställning som utgår från invånarens behov. Produktionsstyrning kan bidra till ett effektivare utnyttjande av sjukvårdens resurser och en jämnare arbetsbelastning. Utifrån en överenskommen beställning om en viss volym, till en viss kvalitet och en bestämd kostnad omfattar området styrning, planering, bemanning, schemaläggning och uppföljning. 8

47 Begreppsdefinitioner Resultat Med resultat menar vi det vi lyckas åstadkomma för invånaren och hur vi lyckas möta behoven till lägsta möjliga kostnad. Resultatet ska spegla hur väl vi lyckas leverera tjänster med kvalitet. Ytterst handlar resultat om det som kommer invånaren och patienten till godo, men i lika hög grad om leveransen från interna stödfunktioner. Kvalitet i hälso- och sjukvården För att uppnå en effektiv hälso- och sjukvård är det av avgörande betydelse att se hälso- och sjukvården som ett system där flera enheter samverkar med varandra. Det är därför viktigt att se kvalitet utifrån olika nivåer: individnivå, dvs. mötet med patienten som ska få bästa vård och behandling; organisatorisk nivå där resurserna ska användas på ett effektivt sätt; politisk nivå där hälso- och sjukvårdspolitiska mål ska följas upp och prioriteringar ska göras. Det betyder att kvalitet och kvalitetsarbete bör belysas och diskuteras utifrån ett systemperspektiv för att nå ett framgångsrikt resultat. Ett systematiskt kvalitetsarbete som reducerar kvalitetsbristkostnader har betydande påverkan på det ekonomiska resultatet. Indikatorer En indikator är ett mått som kan användas för att bedöma om uppställda mål uppnås. En enskild indikator kan inte användas för att mäta alla aspekter av ett område, men flera indikatorer kan tillsammans med en analys spegla det som bedöms vara väsentligt inom området. För att kunna använda resultatet som grund för ledning och styrning samt verksamhetsutveckling bör en indikator vara transparent, dvs kunna härledas och följas på avdelningsnivå. 9

48 Metod och genomförande I åtgärdsarbetets första fas har ett antal olika metoder och angreppssätt använts. Förutom att ur olika perspektiv samla in analysmaterial har syftet varit att skapa en bred förankring för åtgärdarbetet som helhet. I bilagorna finns mer detaljerade beskrivningar av vilka metoder som använts inom varje område. Enkäter Två enkäter har skickats ut. Den ena undersökte uppfattningar om nuvarande målkedja och målstyrning (n=182). Den andra undersökte nuvarande fördelning av tid och arbetsuppgifter och hur väl kompetenser och resurser nyttjas, samt systematiskt arbete med riktlinjer (n=1499). Enkätsvaren är sammanställda i bilagorna för målstyrning, kunskapsstyrning samt ekonomisk beräkning. Workshops Inom respektive delområde har flera workshops med ett stort antal medarbetare med en vid representativitet genomförts för att få en bredd i nulägeskartläggningen. Här har också förbättringsförslag till framtida scenario fångats in. Referensgrupper Framgångsrika chefer, Hallands läkarförening, Personalchefsgruppen, Morgondagens ledare och Central samverkansgrupp har varit viktiga referensgrupper både för verifiering av nuläget och i framtagning av framtida scenario. Övrigt Övriga metoder som använts är t ex omvärldsbevakning, studiebesök, intervjuer och avstämningar. 10

49 Sammanfattning av nuläge 11

50 Det gemensamma nuläget Mycket i Region Halland fungerar bra. Hälso- och sjukvården har goda resultat i olika kvalitetsmätningar, och på vissa områden är följsamheten till riktlinjer hög. Flera avdelningar arbetar medvetet med mål och förbättringsarbete. Det finns många chefer som efterfrågar, visualiserar och återkopplar resultat, och många medarbetare beskriver att de tydligt ser hur avdelningens mål hänger ihop med deras egna. Men under arbetets gång har det blivit tydligt att det finns vissa generella iakttagelser som dyker upp oavsett område och perspektiv i Region Hallands sätt att styra och leda. Styrningen är inte tillräckligt strategisk, långsiktig och uthållig. Mål och budget, och uppföljning är inte tillräckligt tydligt sammankopplade. Chefer efterfrågar uppdrag med tydligt ansvar och tydliga befogenheter. Medarbetarna å sin sida upplever att det finns en beslutsrädsla hos chefer som leder till otydlighet. Mycket arbete och utveckling sker i stuprör, och samarbete och dialog över olika gränser sker sällan. Det får också till följd att var och en jobbar fram sina egna rutiner. Det finns, på alla nivåer, en stor frustration över att det är som det är och det blir som det blir. Viljan till förändring är uppenbar i olika delar av organisationen, och det finns ett engagemang för att vara med och bidra till något som blir bättre. 12

51 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Organisation och styrning Chefer efterfrågar uppdrag med tydligt ansvar och tydliga befogenheter. Det efterfrågas också tydligare återkoppling på resultat. Flera chefer beskriver en detaljstyrning från både politik och övre chefsled, vilket upplevs som en avsaknad av tillit. Då den strategiska styrningen brister görs prioriteringar olika på olika ställen, vilket får till följd att helhetssynen uteblir. Medarbetarna upplever att det finns en beslutsrädsla bland chefer, som också leder till brister i ledningen och styrningen av verksamheten. Första linjens chefer och deras medarbetare upplever ett stort avstånd till både ledningsfunktioner och regionkontoret. Region Hallands mål upplevs inte som relevanta för den enskilda verksamheten. 13

52 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Organisation och styrning Trots en upplevd förbättring i form av färre mål i Mål och budget för 2015, hänger inte målkedjan i driftnämndernas mål och inriktningsdokument samt målformuleringar på avdelnings- eller verksamhetsnivå helt ihop med regionfullmäktiges mål. Målformuleringarna är i alla delar inte mål, utan även aktiviteter, och inte i nedbrutna mål. Svårigheten blir att aktiviteter i sig kan bidra till målet, men skapar en otydlig bild över vad som är mål. Aktiviteter ska inte ingå i ett målstyrningsdokument. Även grunduppdrag ingår i mål och inriktningsdokument. Resultat kan inte mätas tillräckligt bra för att styra, återkoppla och korrigera mot mål. I de patientnära verksamheterna finns en upplevelse av att prioriteringarna av vilken ny kunskap man ska arbeta efter är otydliga, både vad gäller införande och utmönstrande. Kunskapsinhämtning och kunskapsspridning är i stor utsträckning beroende av enskilda medarbetares tid och intresse: man märker när någon har varit på konferens och ny kunskap används och implementeras enbart på den enskilda specialistens enhet. Det innebär att det finns risk för godtycklighet, ojämlik vård och bristande resursutnyttjande. På Hallands sjukhus startade arbetet med produktions- och kapacitetsplanering i nuvarande form 2012, det är ännu inte fullt genomfört. En analys 2012 visade att det inte fanns tillräcklig kontroll på produktionsutvecklingen och kapacitetsutnyttjandet i verksamheterna. Det var också tydligt att det krävdes en utveckling av beställningsprocessen med dialog mellan beställare och utförare samt att styrkedjan varit bristande och att chefer på olika nivåer inte haft förutsättningar att kunna utöva nödvändig styrning av verksamheten. 14

53 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Arbetssätt Mycket arbete sker i stuprör och samarbete över organisatoriska gränser sker sällan. Till exempel sker arbete med vårdprocesser utifrån vårdriktlinjer inom förvaltning, klinik eller avdelning, trots att patienten behöver insatser från flera olika förvaltningar. Antalet återinläggningar är ett tecken på att vi inte har tillräckligt utvecklade vårdprocesser. Det finns en potential att förbättra följsamheten till riktlinjer och rutiner i det patientnära arbetet, vilket har en stark koppling till antalet vårdskador, vårdtid och medicinsk kvalitet. Avsaknaden av styrning med tydliga, rätt konstruerade och långsiktiga mål ger ad hoclösningar och brandkårsutryckningar. För att i verksamheterna hinna sätta mål görs det parallellt med att de övergripande målen sätts. Till följd av bristande styrning och samordning tas egna rutiner fram. Till exempel används olika vårdriktlinjer för samma sak, och förvaltningarna har sina egna ledningssystem. Det finns inga implementerade regiongemensamma principer för införande av nya metoder eller ny kunskap. Det finns generellt ingen koppling mellan schemaläggning och patientbehov. 15

54 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Roller och kompetenser Det finns stor potential att bättre ta tillvara resurser och kompetenser, både vad gäller arbetssätt och rutiner. Det gäller också hur arbetsuppgifter fördelas mellan yrkesgrupper. Exempelvis utför läkare viss administration som skulle kunna utföras av någon annan, och sjuksköterskor lägger tid på städning och transport, som också skulle kunna göras av någon annan. Samtliga yrkesgrupper har i enkäten svarat att traditioner och vanor är det största hindret för att förändra nuvarande arbetsfördelning. Det finns inom hälso- och sjukvården behov av team, där alla kompetenser som krävs för att möta patientens behov arbetar tillsammans. Det är då viktigt att teamet som helhet får ta del av bästa tillgängliga kunskap (i t ex kompetensutveckling) och inte enbart enskilda medarbetare. Det finns potential att förbättra matchningen mellan bemanning och identifierade produktionsbehov. För att skapa ett värde för patienten behöver den matchningen göras i alla delar av den patientnära hälso- och sjukvårdsorganisationen. Då skapas också förutsättningar för en bättre arbetsmiljö för personalen och en förbättrad produktion. Det är otydligt vilka roller och grupperingar som gör vad inom regionkontoret och förvaltningar när det gäller kunskapsstyrning. 16

55 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv Kultur, värderingar och beteenden Det finns en otydlighet när det gäller uppdrag, ansvar och befogenheter som skapar otrygghet kring arbetsresultat och fattade beslut. Lojaliteten till fattade beslut är låg. Det har funnits stort utrymme för självstyre för varje förvaltning, något som försvårar samordning. Regionkontoret behöver stärka sin roll som normerande och samordnande genom att ta ansvar för helheten. Det finns en kultur av att lösa problem genom att tillsätta grupper av olika slag, istället för att lösa problemet genom befintlig organisation. Värdegrunden (Vi KAN) påverkar i låg grad vardagen. I arbetet med nulägesanalysen har vi sett ett stort engagemang och en kraft hos chefer och medarbetare att utvecklas och arbeta för en förändring. 17

56 Det gemensamma nuläget ur olika perspektiv IT-stöd I åtgärdsarbetets första fas har vi identifierat att delprojekten kunskapsstyrning, målstyrning, produktionsstyrning samt chefsutveckling till stor del har införda IT-stöd att tillgå men att de kan utnyttjas mycket bättre och att de till vissa delar behöver utvecklas i snabbare takt. Åtgärdsarbetet bekräftar, genom workshops och möten med representanter från verksamheten, flera av de långsiktiga utvecklingsbehoven i journalsystem och det kringliggande medicinska IT-stödet. Region Hallands förvaltningsstyrningsmodell för IS/IT finns delvis på plats men utveckling krävs och är planerad. I planen ligger en förändrad objektindelning och att fler IT-stöd kommer under förvaltning. Åtgärdsarbetet kommer att påskynda detta arbete. De främsta behoven inom ramen för åtgärdsarbetet är stödja kunskapsstyrningen via Region Hallands intranät och samarbetsplatser. verktyg för att stödja målstyrningsprocessen och uppföljning för chef utökade resurser för Region Hallands beslutsstöd för att möta behov inom främst produktionsstyrning behov av digitala visualiseringslösningar för ledning, styrning och uppföljning En översyn behöver göras av hur IT-stöd implementeras och uppgraderas. Det krävs också ett ökat samarbete över IT-systemgränser, exempelvis för att undvika att information registreras på flera ställen. Vid implementering/uppgradering av IT-stöd behöver en översyn av arbetssätt och roller alltid vara en väsentlig del av förändringsarbetet. 18

57 Nuläge tid och resurser Den enkät som skickades ut till alla medarbetare med verksamhetsnära befattningar inom hälso- och sjukvårdsförvaltningarna visar att det finns stor potential att bättre ta tillvara resurser och kompetenser, både vad gäller arbetssätt och rutiner. Det gäller också hur arbetsuppgifter fördelas mellan yrkesgrupper. Exempelvis utför läkare viss administration som skulle kunna utföras av någon annan, och sjuksköterskor lägger tid på städning och transport, som också skulle kunna göras av någon annan. Det finns stora möjligheter att öka direkt patienttid genom att minska den totala administrativa tiden. Läkare och sjuksköterskor svarar att de i snitt skulle kunna frigöra 4 respektive 6 timmar per vecka genom fördelning av arbetsuppgifter mellan yrkesgrupper och effektivare administration och IT-stöd. Även psykologer och medarbetare inom rehabilitering och förebyggande arbete svarar att de kan frigöra tid. Första linjens chefer lägger mycket tid på onödig administration, dvs krångliga administrativa flöden som behörigheter till IT-stöd, registrering av schemauppgifter och administrativa uppgifter i rekryteringen. Mellanchefer och chefer i högre ledning lägger för mycket tid på möten som inte främjar processen eller leder till beslut och blir också alltför involverade i detaljfrågor. Frågor behöver hanteras på rätt nivå i organisationen. Utöver ordinarie personal lade Region Halland okt 2013 okt mnkr på övertid, timavlönad personal och inhyrd personal. Det visar att det här finns en potential för effektivisering som i första hand bör tas i anspråk. För att uppnå effektivitet i flöden och därmed också bättre nyttja resurser är arbetet med att minska variation centralt. Att minska variation betyder dels att ha en jämn produktion, dels att planera resurser utifrån toppar och dalar. Vid en jämförelse mellan produktionsnivåer och personella resurser på Hallands sjukhus finns det skillnader i hur väl resurser och produktionsnivåer matchar för olika månader, vilket indikerar ytterligare möjligheter att optimera bemanningen utifrån patienternas behov. En bättre matchning mellan produktionsbehov och tillgängliga resurser kan ge ökad produktivitet. 19