Ärende 14. Slutrapport - pilotprojekt för införande av surfplattor i Karlskoga kommun

Transkript

1 Ärende 14 Slutrapport - pilotprojekt för införande av surfplattor i Karlskoga kommun

2 Tjänsteskrivelse KS Handläggare: Kristofer Gisslén Kommunstyrelsen Slutrapport - pilotprojekt för införande av surfplattor i Karlskoga kommun Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 20 december att uppdra åt kommunstyrelsens ledningskontor att genomföra ett pilotprojekt i Karlskoga kommun där kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämnden under perioden 1 mars 2012 till och med 31 maj 2012 skulle testa och utvärdera användningen av surfplattor i nämndorganisationen. Kommunstyrelsens ledningskontor tillsatte under februari 2012 en projektgrupp under ledning av kommunsekreterare Kristofer Gisslén som fick i uppdrag att genomföra pilotprojektet. I projektgruppens uppdrag ingick att utreda om det är praktiskt möjligt att använda surfplattor i nämndorganisationen samt redovisa en tidplan för ett möjligt införande av surfplattor i hela nämndorganisationen i kommunen, inklusive kommunfullmäktige. Vidare skulle projektgruppen utreda hur ärenden som är sekretesskyddade under säkra former kan delges de förtroendevalda med hjälp av surfplattor utan att bryta mot offentlighetsoch sekretesslagstiftningen. Kommunstyrelsens ledningskontor föreslår att kommunfullmäktige beslutar att under perioden 1 januari juni 2013 genomföra ett införandeprojekt där samtliga nämnder (inkluderat nämnder där Karlskoga är värdkommun) med undantag för valnämnden övergår till surfplattor i sammanträdeshanteringen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ledningskontors tjänsteskrivelse den 27 augusti 2012 Slutrapport pilotprojekt för införande av surfplattor i Karlskoga kommun den 27 augusti 2012 Kommunfullmäktiges protokoll den 20 december Konsekvensbeskrivning Att övergå till surfplattor framför pappershandlingar innebär besparingar i både papper och pengar. Den minskade pappersproduktionen innebär också att det skapas mindre pappersavfall och färre transporter. Utredningen har slutligen visat på de ekonomiska fördelarna med att POSTADRESS FAKTURAADRESS TELEFON E-POSTADRESS PLUSGIRO KARLSKOGA Fakturahantering kommunstyrelsen@karlskoga.se BESÖKSADRESS Box TELEFAX WEBBADRESS ORG NR Katrinedalsgatan MALMÖ

3 2 (4) upphöra med papperstrycket och istället distribuera handlingarna i digitalt format. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att under perioden 1 januari juni 2013 genomföra ett införandeprojekt där samtliga nämnder (inkluderat nämnder där Karlskoga är värdkommun) med undantag för valnämnden övergår till surfplattor i sammanträdeshanteringen. 2. Införandeprojektet delas in i följande introduktionsplan: Januari: kommunstyrelsen Februari: kultur- och föreningsnämnden, folkhälsonämnden Mars: barn- och utbildningsnämnden, gymnasienämnden April: myndighetsnämnden, socialnämnden Maj: kommunfullmäktige 3. Samtliga nämnder står för kostnaden av surfplattorna till sina ordinarie ledamöter upp till den kostnad som nämnden årligen lägger på papperstryck. I de fall investeringskostnaden överstiger tryckkostnaden skall resterande del finansieras ur det besparingsöverskott som uppstår hos kommunstyrelsen. I de fall en ledamot är representant i två eller flera nämnder delar respektive nämnd på kostnaden för investeringen. 4. Genomförandeprojektet avslutas med en slutrapport ställd till kommunfullmäktige senast i september Kristofer Gisslén Kommunsekreterare Beslutet expedieras till Ekonomiavdelningen IT-avdelningen Samtliga nämnder

4 Bilaga Konsekvenser för en hållbar utveckling - sammanfattande bedömning av förslag till beslut Aspekter Sociala/ kulturella Ekologiska Ekonomiska Beslutsförslaget har en positiv påverkan ingen påverkan Barnkonventionen x en negativ påverkan Beskrivning av konsekvenser utifrån checklistan Lyft särskilt fram konsekvenser som kommer i konflikt med andra aspekter av hållbar utveckling. Dialog och inflytande x Snabbare distribution av digitala handlingar underlättar dialogen för de förtroendevalda. Folkhälsa x Jämlikhet och social rättvisa x Jämställdhet x Kulturmiljö/kulturella omgivningar Miljörelaterad hälsa x x Avfall x Mindre produktion av papper skapar mindre pappersavfall. Biologisk mångfald x Energi x Visserligen ökar energiåtgången under sammanträden när alla sitter med surfplattor som drivs av någon slags energi, men energiåtgången i driften är mycket lägre än energiåtgången vid produktion av handlingar i form av trädfällning, pappersframställning och tryck. Konsumtion x Konsumtion, transport och avfall är alla aspekter knutna till varandra. Genom att minska på produktionen av papper minskar också behovet av att konsumera papper i nämndorganisationen. Transporter x Mindre inköp av papper medför färre transporter av pappersleveranser. Vatten, luft och mark x Kommunens ekonomi x Frånvaron av stora tryckkostnader gynnar nämndekonomin och därigenom också den totala ekonomin i kommunen. Kostnadseffektivitet x Pengar som inte används till papperstryck kan användas mer effektivt till andra och mycket mer angelägna saker i kommunen. Tillväxt x Frågan om tillväxt är starkt kopplad till frågan om kostnadseffektivitet.

5 Bilaga

6 Projektrapport KS Slutrapport Pilotprojekt för införande av surfplattor i Karlskoga kommun

7 Projektrapport INNEHÅLL 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte Mål Avgränsning Organisation Metodik Analys Pilotprojektets utformning Administration Tekniska förutsättningar Budgetuppföljning Testpiloternas synpunkter Projektgruppens slutsats av pilotprojektet Projektgruppens förslag Organisatoriska förutsättningar för ett införande Tekniska förutsättningar Ekonomi Tidplan Rekommendation till beslut...20

8 Projektrapport 3 (21) 1. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 20 december att uppdra åt kommunstyrelsens ledningskontor att genomföra ett pilotprojekt i Karlskoga kommun där kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämnden under perioden 1 mars 2012 till och med 31 maj 2012 skulle testa och utvärdera användningen av surfplattor i nämndorganisationen. Kommunstyrelsens ledningskontor tillsatte under februari 2012 en projektgrupp under ledning av kommunsekreterare Kristofer Gisslén som fick i uppdrag att genomföra pilotprojektet. I projektgruppens uppdrag ingick att utreda om det är praktiskt möjligt att använda surfplattor i nämndorganisationen samt redovisa en tidplan för ett möjligt införande av surfplattor i hela nämndorganisationen i kommunen, inklusive kommunfullmäktige. Vidare skulle projektgruppen utreda hur ärenden som är sekretesskyddade under säkra former kan delges de förtroendevalda med hjälp av surfplattor utan att bryta mot offentlighetsoch sekretesslagstiftningen. Projektgruppen överlämnar härmed sin slutrapport i pilotprojektet och föreslår med den som grund att kommunfullmäktige beslutar att införa surfplattor i följande nämnder samt kommunfullmäktige: kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, kultur- och föreningsnämnden, folkhälsonämnden, myndighetsnämnden, gymnasienämnden och socialnämnden. Valnämnden omfattas inte av detta beslut då dess verksamhet inte gör det ekonomiskt försvarbart att investera i surfplattor. Krisledningsnämndens ledamöter har genom andra nämnduppdrag tillgång till surfplattor, varför den nämnden heller inte utrustas med egna surfplattor. Implementeringstiden föreslås pågå mellan den 1 januari 2013 och inledningen av kommunfullmäktiges sommaruppehåll Resultatet av införandet skall redovisas för kommunfullmäktige i en ny slutrapport senast september 2013.

9 Projektrapport 4 (21) 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade den 20 december att uppdra åt kommunstyrelsens ledningskontor att genomföra ett pilotprojekt i Karlskoga kommun där kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämnden under perioden 1 mars 2012 till och med 31 maj 2012 skulle testa och utvärdera användningen av surfplattor i nämndorganisationen. Avsikten var att redovisa resultatet av utredningen för kommunfullmäktige i augusti Kanslichefen uppdrog den 19 januari 2012 åt kommunsekreteraren att starta utredningen Syfte Syftet med projektet är att praktiskt testa och utvärdera möjligheten för Karlskoga kommun att använda surfplattor i nämnduppdragen istället för dagens pappershantering. Med utvärderingen som grund kan kommunfullmäktige beredas tillfälle att ta ställning till om det är ekonomiskt och tekniskt försvarbart att övergå till en rent digital sammanträdeshantering Mål Målet med pilotprojektet är att i en naturlig sammanträdesmiljö testa att läsa och kommentera sammanträdeshandlingarna digitalt istället för på papper samt att redovisa vad användandet av surfplattor innebär för administrationen Avgränsning Inom ramen för pilotprojektet har det inte ingått något praktiskt test av sekretess. Detta har istället utretts separat mot det kommande verksamhetsstöd som Logica i Göteborg håller på att utveckla, kallat politikerrummet Organisation Beställare av förstudien är kanslichef Anette Jonson. Kommunsekreterare Kristofer Gisslén har varit projektledare och utredningen har bedrivits med hjälp av en projektgrupp bestående av IT-chef Thommy Andersson, IT-koordinator Mattias Löfroth, ekonom Erik Tönnäng,

10 Projektrapport 5 (21) nämndsekreterare Anna-Karin Davidsson och verksamhetsutvecklare Martin Lindström Metodik Kansliavdelningen har ansvarat för samordningen av pilotprojektet. Ekonomiavdelningen har ansvarat för att kartlägga de ekonomiska konsekvenserna av att övergå helt till digitala handlingar samt uppföljning av de löpande kostnaderna i det pågående projektet. IT-avdelningen har ansvarat för att bevaka utvecklingen av verksamhetsstödet politikerrummet, utreda de tekniska förutsättningarna för att införa surfplattetekniken i hela nämndorganisationen samt kartlägga hot mot sekretessen i de digitala handlingarna.

11 Projektrapport 6 (21) 3. Analys 3.1. Pilotprojektets utformning I det beslut som kommunfullmäktige fattade den 20 december fick kommunstyrelsen i uppdrag att genomföra pilotprojektet under perioden 1 mars 2012 till och med 31 maj Vid ingången av 2012 planerade IT-avdelningen för en investering i Androidbaserade surfplattor av märket Samsung Galaxy Tab 8.9 LTE. Beslutet grundades på att kommunen redan har ett utvecklat stöd för mobiltelefoni på Androidplattformen. Marknadens förväntningar på Samsung Galaxy Tab 8.9 LTE var skyhöga redan innan den släpptes i början av 2012 och förhandsbeställningarna var så många att leverantören som kommunen innehar avtal med inte kunde leverera i tid till den 1 mars ITavdelningen fattade därför mot slutet av februari beslut om att helt byta plattform och istället inrikta sig på att bygga upp ett tekniskt ramverk för Apple ipad 2. Under slutet av februari levererades samtliga surfplattor till kommunen och två veckor senare, den 12 mars 2012, hölls introduktionen för testpiloterna. Vid första nämndsammanträdena i april 2012 var båda pilotgrupperna igång och använde sina surfplattor. När kommunstyrelsens arbetsutskott separerades från kommunstyrelsens ärendekedja den 1 januari 2012 minskades drastiskt antalet ärenden som kommunstyrelsens arbetsutskott skulle bereda. Projektgruppen bedömde då att det inte skulle ge någon rättvis bild av förtjänsterna och nackdelarna med surfplattorna om kommunstyrelsens arbetsutskott skulle testa surfplattorna i sin egen verksamhet. Istället fick ledamöterna i kommunstyrelsens arbetsutskott läsa kommunstyrelsens handlingar i sina surfplattor inför och vid kommunstyrelsens sammanträden. Halvvägs genom försöksperioden genomförde projektgruppen en enkätundersökning (se bilaga 1) för att inhämta synpunkter kring hur testpiloterna upplevde användningen av surfplattorna. Efter att försöksperioden avslutats genomförde projektgruppen ännu en enkätundersökning (se bilaga 2) i syfte att kartlägga om synen på användningen av surfplattorna förändrats över tid. Inläsningen av handlingar inför sammanträden gick till som så att nämndernas sammanträdeshandlingar laddades upp i en lösenordsskyddad miljö på kommunens webbsida som gick under beteckningen politikerportalen. Testpiloterna fick ett nämndspecifikt lösenord för att nå handlingarna med. Dessa laddades därefter ned i en PDF-läsare kallad Goodreader i surfplattan i vilket ledamöterna kunde göra egna anteckningar och kommentarer. Ersättarna i kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämnden fick inga pappershandlingar skickade till sig men kunde om de ville hämta sådana hos

12 Projektrapport 7 (21) förvaltningskanslierna. Samtliga handlingar publicerades i vanlig ordning på kommunens webbsida inför varje sammanträde Administration Istället för att skanna in handlingar, eller skriva ut dem ur systemet i syfte att skapa en fysisk handlingsmall som kommunens reprocentral kunde framställa i tryckt form, skapade sekretariaten PDF-filer som laddades upp i politikerportalen. Flera saker gjorde denna process tidsmässigt mödosam: stora handlingsbuntar behövde kapitelindelas så att de blev lätta att navigera i, dels på ärendenivå, dels på dokumentnivå, ärendehanteringssystemet som kommunen använder sig av formaterar inte dokumenten till läsformatet PDF utan detta måste göras manuellt, varje gång en ändring gjordes i en enskild handling var hela processen med att framställa den slutliga handlingsbunten tvungen att göras om från grunden. Halvvägs in i projektet beslutade därför kanslichefen att i egenskap av projektbeställare inhämta en tidredovisning från projektledaren där det framgick hur stor del av arbetstiden som lades på framställning av handlingarna i pilotprojektet. Resultatet av tidredovisningen visade att projektledaren under perioden maj till juni 2012 ägnade 33 % av arbetstiden (beräknat på heltid) åt att sammanställa handlingarna. Dels berodde det på en ovana vid att använda verktyget för att skapa PDFfiler, dels berodde det på att pilotprojektet för kommunstyrelsens del behövde genomföras i två steg ett som skulle generera en fysisk pappershandling åt kommunfullmäktige och ett som skulle genereras specifikt åt pilotgruppen i kommunstyrelsens arbetsutskott. Samhällsbyggnadsförvaltningen tidredovisade inte det administrativa arbetet på något motsvarande sätt, men det framkom under projektets gång att även samhällsbyggnadsförvaltningen lade ner betydande tid på att sammanställa handlingarna. Mycket av arbetstiden har lagts på att göra flera små justeringar i handlingarna för att göra dem hanterbara i surfplattan. Framförallt vad gäller rubriksättning av ärenden med tillhörande handlingar, men också den bokmärkning som avsåg att underlätta dokumentnavigeringen för de förtroendevalda. Med dessa erfarenheter till grund bedömde projektgruppen att det hade varit önskvärt att kunna arbeta i en standardiserad dokumentmall då det finns många önskemål om hur handlingarna bör framställas och publiceras i surfplattan Tekniska förutsättningar I kommunens befintliga IT-system finns det inte sedan tidigare något stöd för att administrera Apples produkter. Därför investerade ITavdelningen i en av Apple speciellt utvecklad manageringsserver med vilken surfplattorna enkelt kan administreras och aktiveras. Att bygga

13 Projektrapport 8 (21) upp en ny plattform i ett datasystem som redan är väl utbyggt i kommunen kräver noggrann planering varför IT-avdelningen i pilotprojektet ägnat mycket tid åt att installera servern och anslutna den till det befintliga nätverket. Användargränssnittet på servern är inte färdigutvecklat varför den ännu inte använts inom ramen för pilotprojektet. Under hösten 2012 beräknas dock servern med tillhörande mjukvara vara redo att tas i fullt bruk. Serverns främsta uppgift är att automatisera konfigurationen och hanteringen av surfplattorna. Till exempel kan IT-avdelningen på uppmaning av användaren (grovt förenklat) med hjälp av en knapptryckning radera hela användarens surfplatta om surfplattan stjäls eller tappas bort. Introduktionen av surfplattorna beräknas också gå mycket fortare och samtidigt bli mycket enklare för de förtroendevalda eftersom servern gör stora delar av de inställningar som pilotgruppen fick göra manuellt vid sin introduktion. Varje användare måste som tidigare skapa sitt eget Applekonto i App Store. När kontot väl är på plats gör servern sedan jobbet åt användaren under insyn av IT-tekniker på ITavdelningen. Inför pilotprojektet konfigurerades och installerades varje platta manuellt. Processen tog upp till 60 minuter per surfplatta att fullgöra. Vid konfigurationen hanterades det trådlösa nätverket (wifi), mobilt bredband, skrivbordslås, säkerhetscertifikat, registrering, med mera. Den manuella processen är tidskrävande varför den server som köpts är oumbärlig för storskaliga konfigurationer. Servern öppnar dessutom för nya möjligheter. Som exempel kan nämnas att Apple för närvarande testar en ny slags appbutik i USA där det är möjligt att med serverns hjälp skjuta ut applikationer i användarnas surfplattor. För kommunens del skulle det innebära att den förtroendevalde inte behöver ladda ner applikationerna själv utan kan låta IT-avdelningen laddar ner dem för att sedan fjärrinstallera dem på samtliga surfplattor. På så vis kan systemet med vouchrar komma att ersättas med en kommunlicens för en viss applikation. Ett sådant system hindrar inte den förtroendevalde från att själv köpa och ladda ner appar om så önskas utan är endast avsett att underlätta konfigurationen av surfplattan och säkerställa att alla förtroendevalda har tillgång till samma grundutbud av appar som krävs för att kunna använda surfplattan i sitt förtroendeuppdrag Budgetuppföljning Enligt beräkningen i förstudien skulle kostnaderna för investeringar i projektet uppgå till ca kr. Denna ram har överskridits med drygt kr, orsakat av vissa oförutsedda kostnader samt tekniska beslut som fattats under testperiodens gång. Nedan följer en redogörelse över vilka merkostnader som uppstått under testperioden.

14 Projektrapport 9 (21) Budgeterad kostnad kr (4500/platta kr/fodral) x 16 plattor Redovisad kostnad kr Se nedan. Skillnad: kr Billigare surfplattor 384 kr 26 kr billigare per surfplatta. Dyrare fodral kr Fodral med högre kvalitet valdes, därav också högre pris (ca 140 kr mer per fodral). Skyddsfilm kr Skyddsfilm för att skydda skärmen mot repor och skador. (ca 271 kr per platta). Vouchers för program kr Värdekuponger att köpa nödvändiga programvaror med (120 kr per platta). Kostnad för att hämta vouchers -320 kr Ej förväntad kostnad, engångskostnad. Summa oförutsedda poster: kr De fodral som valdes till surfplattorna är mer styva och stöttåliga än de standardfodral som Apple själv rekommenderar. IT-avdelningen bedömde att det i längden skulle vara mer lönsamt att investera i ett lite dyrare fodral än ett billigt som riskerade att inte tillräckligt väl skydda surfplattan och därigenom dra på kommunen större investeringskostnader i ersättningsplattor. Av samma anledning beställde IT-avdelningen skyddsfilmer till glasskärmarna på surfplattorna för att säkerställa att skärmarna inte repas sönder. Slutligen valde projektgruppen att köpa så kallade vouchers (värdekuponger) som testpiloterna kunde köpa PDFläsaren Goodreader för. Alternativet hade varit att låta testpiloterna ange sina kreditkortsnummer för att kunna handla i appbutiken App Store, vilket tidigt bedömdes som orimligt då surfplattan inte är personlig utan kommunal egendom. I den budgeterade kostnaden ingick abonnemang för surfplattorna. Denna kostnad (79 kr/månad och surfplatta) har följt budgeten i förslaget Testpiloternas synpunkter Halvvägs in i pilotprojektet genomförde projektgruppen en enkätundersökning bland testpiloterna för att mäta inställningen till surfplattorna. Frågorna omfattade dels surfplattornas användarvänlighet dels testpiloternas benägenhet att använda surfplattorna till mer än bara att läsa handlingarna. Efter att projekttiden löpt ut genomförde projektgruppen ännu en undersökning för att mäta hur inställningen till surfplattorna förändrats över tid. Av såväl frågeunderlaget som kommentarerna till enkäterna framgår det att testpiloternas inställning över tid har förbättrats och att 92 % av de tillfrågade idag förespråkar ett införande i resten av nämndorganisationen. Av kommentarerna i enkäten framgår bland annat att det upplevs som positivt att slippa bära runt på stora mängder pappershandlingar, att

15 Projektrapport 10 (21) surfplattan är snabb och med sin enkelhet och mångsidighet är användarvänlig. Till de negativa upplevelserna hör mer tekniska problem, bland annat anslutningsproblem mot Internet och att det inte går att strukturera dokument i mappar som på en dator. Introduktionsutbildningen kritiseras något eftersom förkunskapsnivån är mycket differentierad bland användarna och därför bör anpassas därefter. De som är anställda inom kommunen och som har tillgång till kommunens kalendersystem har visat stor uppskattning för det faktum att det går att synkronisera kalenderuppgifter mellan arbetsdatorn och surfplattan. Så snart en kalenderuppgift lagts in i kalendern på datorn synkroniseras den automatiskt och trådlöst med surfplattan. Likaså görs synkroniseringen den omvända vägen på så sätt är kalendern i datorn och surfplattan alltid aktuell med samma information. De lite mer vana testpiloterna har också konstaterat att det är möjligt att synkronisera privata kalendrar (till exempel från Outlook) med surfplattan och på så sätt kunna föra flera kalendrar från samma kalenderprogram i surfplattan Projektgruppens slutsats av pilotprojektet Sett i sin helhet har pilotprojektet varit en framgång. Den samlade bilden av testpiloternas upplevelser under projekttiden är övervägande positiv och den kritik som framkommit bedöms vara av en sådan art att den är möjlig att åtgärda vid ett införande i hela den kommunala nämndorganisationen. Det administrativa merarbete som följt av pilotprojektet bedöms ha varit hänförligt till avsaknaden av ett fungerande verksamhetsstöd, vilket från och med hösten 2012 är möjligt att åtgärda med hjälp av en särskild verksamhetsmodul, se avsnitt 4.2 Tekniska förutsättningar. Hänförligt till detta merarbete är den kritik som framkommit mot inloggningen till politikerportalen. Den bedöms dock inte ha påverkat resultatet av projektet negativt eftersom portalens enda uppgift var att möjliggöra för de förtroendevalda att kunna nå sina handlingar digitalt. De större investeringar som krävs för att bygga upp infrastrukturen som Apples produkter körs i är redan gjorda inom ramen för pilotprojektet med medel från IT-budgeten. Endast mindre investeringar återstår för att kunna trimma in hela den kommunala organisationen i surfplattesystemet. De användarrelaterade trassel som uppstått i projektet har lösts genom dialoger mellan de förtroendevalda och representanter ur projektgruppen, antingen per telefon eller på plats. Några hårdvarurelaterade problem har inte rapporterats under projektets löptid. Projektgruppens bedömning är därför att surfplattorna är stabila och att de hårdvarumässigt inte riskerat att stjälpa pilotprojektet. Däremot har befintliga datasystem inte riktigt samarbetat med surfplattorna. Framför allt har mailklienterna i surfplattorna tappat kontakten med kommunens mailserver. Delvis har detta berott på problem med mailservern som gjort att ingen kunnat nå

16 Projektrapport 11 (21) sin e-post från annat än sina arbetsdatorer. Till viss del har detta problem också härrört från det faktum att de med kommunala e-postadresser titt som tätt måste byta lösenord något som inte låter sig göras från surfplattan utan endast från en dator. Dessa problem har påverkat upplevelsen negativt.

17 Projektrapport 12 (21) 4. Projektgruppens förslag 4.1. Organisatoriska förutsättningar för ett införande I beslutet från kommunfullmäktige ingår att ta fram ett förslag på hur ett införande i kommunens nämndorganisation skall gå till. I nämndorganisationen ingår den lagstadgade valnämnden som har till uppgift att leda och samordna allmänna val i kommunen. Normalt samlas denna nämnd endast vid ett antal tillfällen vart fjärde år inför allmänna val. Det är projektgruppens bedömning att det därför inte är ekonomiskt försvarbart att utrusta denna nämnds ledamöter med surfplattor. Krisledningsnämndens ledamöter har genom andra nämnduppdrag tillgång till surfplattor, varför den nämnden heller inte utrustas med egna surfplattor. I gemensamma nämnder där Karlskoga kommun är värdkommun är det Karlskoga kommuns ledamöter som tilldelas surfplattor. Övriga ledamöter får genom sina hemkommuner ta ställning till en investering i surfplattor. Alla handlingar skall även fortsättningsvis finnas publicerade på kommunens webbplats, varför ingen fråntas möjligheten att läsa handlingarna inför ett sammanträde. Utöver de förtroendevalda behöver varje nämndsekreterare på förvaltningarna tilldelas en surfplatta. I något fall delar nämnder nämndsekreterare med varandra, varför kostnaden för deras surfplattor också bör delas lika mellan berörda nämnder. Finansieringen förklaras närmare under avsnittet 4.3 ekonomi. Kommunstyrelsens ledamöter som sitter i kommunstyrelsens arbetsutskott och samhällsbyggnadsnämndens ledamöter har redan fått sina surfplattor inom ramen för pilotprojektet och har därför räknats bort vid ett fullskaligt införande. Bästa vägen till inlärning är genom så kallad learning by doing det vill säga att användaren genom att försöka sig fram lär sig att använda sin surfplatta. Det är därför inte lämpligt att försvåra de förtroendevaldas möjlighet att tillgodogöra sig surfplattans funktioner genom att begränsa användningsområdet. Med den avancerade mailklient och webbläsare som ligger i surfplattan är det positivt att de förtroendevalda väljer att läsa sin privata e-post och att surfa på Internet med surfplattan. Det stimulerar till eget lärande och gör upplevelsen med surfplattan mer positiv. Samma regler för IT-säkerhet skall därför gälla för de förtroendevalda som för all anställd personal i Karlskoga kommun. Reglerna finns angivna i dokumentet IT-säkerhet Information, råd och policy på kommunens Intranät vilket tilldelas de förtroendevalda vid introduktionen tillsammans med en muntlig information.

18 Projektrapport 13 (21) 4.2. Tekniska förutsättningar I och med beslutet att investera i ipad till pilotprojektet har projektgruppen inriktat sig på ett införande av surfplattor i hela kommunen på Apple-plattformen. IT-avdelningen utesluter inte att kommunen i framtiden övergår till Microsofts nya Windowsplattform om den tekniken visar sig bli så framgångsrik som tester hittills visat eftersom hela kommunens befintliga IT-struktur bygger på Windowsplattformen. Det är dock inte projektgruppens avsikt att utforska det alternativet i dagsläget utan överlämnar åt IT-avdelningen att inom ramen för sin verksamhet följa utvecklingen och på sikt överväga om det är rimligt eller aktuellt att byta plattform. Logica, som är leverantör av kommunens ärendehanteringssystem, har tagit fram en webbmodul och applikation som kallas för politikerrummet. Applikationens uppgift är att skapa en väg in till sammanträdeshandlingarna för de förtroendevalda. I denna applikation är det möjligt att göra egna anteckningar och att skriva kommentarer oberoende av vilken version av sammanträdeshandlingen som ligger i applikationen. Det är således möjligt att uppdatera sammanträdeshandlingar utan att det påverkar de anteckningar som användaren gör i applikationen. Appen levererar bland annat följande funktioner: enkelhet att nå allt som finns i "Sammanträdesrummet" i kommunens ärendehanteringssystem, ingen handpåläggning för nämndsekreterarna, allt sköts genom systemintegration och automatik, alla filer konverteras automatiskt till PDF. Automatisk synkronisering sker så att man alltid har tillgång till senaste versionen av sammanträdeshandlingarna, sekretesskydd för hantering av sekretesshandlingar med hjälp av tvåfaktors autentisering. Syftet med applikationen är inte bara att underlätta för de förtroendevalda att kunna nå sina sammanträdeshandlingar. Det skall också underlätta nämndsekreterarnas arbete. Med utgångspunkt i vad som framkommit i den tidredovisning som kommunstyrelsens ledningskontor genomfört under pilotprojektet är en trolig konsekvens av att inte investera i denna modul att uppskattningsvis ytterligare 1,5 nämndsekreterarresurs kommer att behövas till att administrera de nämndhandlingar som skall publiceras för surfplattorna. Skulle det trots allt inte vara aktuellt med ett inköp av modulen kan kommunen lösa sekretessfrågan på annat sätt. Det är då viktigt att ta följande aspekter i beaktande: Säker åtkomst, att rätt person kommer åt rätt information. Här krävs personlig inloggning eventuellt med två faktors autentisering (idlösenord i kombination med SMS, certifikat, smartkort eller liknande),

19 Projektrapport 14 (21) Överföring till och lagring av dokumenten i surfplattan. Kravet bör vara att informationen är krypterad när den förs över till surfplattan och om en surfplatta lånas ut alternativt blir stulen så skall dokumenten vara så krypterade att inte obehöriga kan läsa dokumenten. Surfplattorna måste också kunna raderas med hjälp av fjärrstyrning. Dessa frågor kan lösas på flera olika sätt. Användning av certifikat och eventuellt engångslösenord är en väg att gå. För kommunen innebär det en lösning som vi själva måste driva och fortsättningsvis utveckla och det är svårt att uppskatta arbetstidsåtgång, utvecklingskostnader och driftkostnader över tid Ekonomi Projektgruppen har tittat på två olika finansieringsalternativ vid såväl inköp som leasing av surfplattorna. Båda alternativen resulterar i en kostnadsbesparing för kommunen, men utfallet fördelat på nämnder och kommunfullmäktige ser olika ut. Projektgruppen har strävat efter att finna en finansieringsmodell som på kort tid genererar minskade administrativa kostnader för nämnderna och kommunfullmäktige. I den första modellen har utgångspunkten varit att kommunfullmäktige betalar för alla sina ledamöters surfplattor. Därutöver finansierar varje nämnd de surfplattor som ledamöter utan mandat i kommunfullmäktige skall ha. I den andra modellen har utgångspunkten varit att varje nämnd skall betala för sina ledamöters surfplattor. Därutöver finansierar kommunfullmäktige de surfplattor som ledamöter av endast kommunfullmäktige skall ha. I båda alternativen har nämndsekreterarnas surfplattor beräknats som en kostnad för varje enskild nämnd. Under projektets löptid har vissa faktiska och oväntade kostnader uppkommit. Förutom de merkostnader för fodral, skyddsfilm och vouchers som nämnts i ovanstående avsnitt, bör en investering göras i verksamhetsmodulen politikerrummet. Det finns i dagsläget ingen fastställd prislapp för verksamhetsmodulen, men den skattade prisuppgift som Logica uppgett rör sig om cirka kr. Utöver denna investering är kalkylen beräknad med övriga oförutsedda kostnader om kr första året, därefter kr per år. Hänsyn tas också till eventuella skador på, stölder eller andra förluster av surfplattorna. Därför är en buffert om inköp av 10 stycken surfplattor per år också beräknad i finansieringsförslagen. Dessa surfplattor köps in vid behov och lagerhålls alltså inte. Behövs det köpas in fler surfplattor påverkas kalkylen negativt. På motsvarande sätt förbättras kalkylen om färre ersättningsplattor behöver köpas in. De följande beräkningsexemplen visar på kostnaden vid en investering för första året. Från år två och framåt försvinner bland annat kostnaden för IT-tekniker. I exemplen finns inte materiellt svinn upptaget då det är omöjligt att förutse om någon förvaltning skulle drabbas av det.

20 Projektrapport 15 (21) Inköp av surfplattor Kostnaderna för pappersproduktionen i kommunen har sedan den förra beräkningen gjordes i förstudien ökat från kronor till kronor. Ökningen beror på att kommunfullmäktige från och med den 1 januari 2013 föreslås utökas med ett sammanträde. Nedan följer en sammanställning som bygger på förstudiens prognoser, men som är uppdaterad med de kostnader som uppdagats under projektets löptid. I beräkningarna är en viss avrundning genomförd för att inte belasta kostnadsförslagen på öresnivå. Ungefärlig besparing kostnad/besparing per år År 1 År 2 År 3 År 4 Kostnad papper kr kr kr kr Plattor, support via nämndsekr. fr.o.m. år kr kr kr Plattor inkl. IT- support 20 % tekniker år kr Nämndsekr kr kr kr kr Kostnad för 10 ersättnings-plattor/år kr kr kr fr.o.m. år 2 Kostnad surfplattor kr kr kr kr Skillnad kostnad papper/surfplattor kr kr kr kr Efter 3 år Efter 4 år Kostnad papper kr kr Kostnad surfplattor kr kr Skillnad kr kr Av tabellen ovan framgår att ett inköp av surfplattor innebär en besparing för kommunen efter tre år på cirka kr. Efter fyra år är besparingen kr. Den stora ökningen mellan år tre och fyra beror på att de initialt anskaffade surfplattorna skrivs av över en treårsperiod. För de 10 ersättningsplattor/år som finns med i kalkylen tillämpas direktavskrivning, då dessa införskaffas vid enstaka tillfällen efter behov. Om surfplattorna håller längre tidsperiod än tre år blir besparingen större. Förväntat fallande priser på elektronikmarknaden medför att förslaget är ekonomiskt försvarbart även om en nyinvestering skulle behöva göras efter tre år. Tabellerna nedan visar på kostnaden för inköp av surfplattorna till kommunen (ett minus i förändringskolumnen indikerar en kostnadsbesparing jämfört med dagens kostnader).

21 Projektrapport 16 (21) Kommunfullmäktigefinansiering Nämnd Antal Genomförandekost. Totalkostnad Papperskost/nämnd Förändring KF kr kr kr kr KS kr kr kr kr SN kr kr kr kr MYN kr kr kr kr KFN kr kr kr kr FHN kr kr kr kr GN kr kr kr kr BUN kr kr kr kr PG * kr kr kr kr kr kr kr Nämndfinansiering Nämnd Antal Genomförandekost. Totalkostnad Papperskost/nämnd Förändring KF kr kr kr kr KS 7, kr kr kr kr SN 11, kr kr kr kr MYN kr kr kr kr KFN kr kr kr kr FHN kr kr kr kr GN kr kr kr kr BUN kr kr kr kr PG * kr kr kr kr kr kr kr I kolumnen Genomförandekost. ingår följande kostnader: Pris per surfplatta (i styckpriset ligger plattan, skyddsfilm, fodral och voucher, beräknat på en tredjedel med hänsyn tagen till avskrivning på tre år): Abbonemang: Del av politikerrummet (kostnad för investering delat med antal plattor): Beräknade oförutsedda kostnader delat med antal plattor IT-tekniker (endast första året): Kostnad för nämndsekreterare: * PG = Projektgrupp, inkluderar även SBN 1770 kr 960 kr 350 kr 290 kr 1060 kr 1210 kr I alternativet med nämndfinansiering ingår möjligheten för kommunstyrelsen att omfördela sin kostnadsbesparing så att den täcker underskotten i de övriga nämnderna. En sådan beräkning görs genom att varje nämnd betalar för sina surfplattor till ett belopp motsvarande vad de annars skulle betala för papperstryck. Resterande del (om det finns kostnader kvar för surfplattorna) finansieras ur kommunstyrelsens besparingsöverskott enligt följande:

22 Projektrapport 17 (21) Nämndfinansiering med kostnadstäckning från kommunstyrelsen Nämnd +/- Kostnadstäckning Totalt KF kr - kr kr KS kr kr kr SN kr kr - kr MYN kr kr - kr KFN kr kr - kr FHN kr - kr kr GN kr kr - kr BUN kr kr - kr PG * kr kr - kr kr 0 kr kr Leasing av surfplattor Istället för att investera i samtliga plattor finns alternativet att leasa resterande antal som kommunen ej redan köpt. I leasingkostnaden ingår även en försäkring där självrisken för en skadad, borttappad eller stulen surfplatta uppgår till kr. Detta är mer förmånligt än vid inköp där det i dagsläget inte går att försäkra sig mot sådana händelser och nyinvesteringar därför är nödvändiga. Leasingkostnaden uppgår till 153 kr per månad och surfplatta under 36 månader. Efter detta halveras leasingavgiften (76,50 kr per månad och surfplatta) om fortsätter att leasa samma surfplattor. Exemplet nedan är beräknat på detta antagande. I likhet med exemplet för inköp beräknas ett svinn på 10 surfplattor per år från och med år 2, samma behov av politikerrummet samt oförutsedda merkostnader. Ungefärlig besparing kostnad/besparing per år År 1 År 2 År 3 År 4 Kostnad papper kr kr kr kr Plattor, support via nämndsekr. fr.o.m. år kr kr kr Plattor inkl. IT- support 20 % tekniker år kr Nämndsekr kr kr kr kr Redan gjorda invest. i projektgruppen avskr kr kr kr år Självrisk 10 ersättningsplattor/år fr.o.m. år kr kr kr Kostnad surfplattor kr kr kr kr Skillnad kostnad papper/surfplattor kr kr kr kr Efter 3 år Efter 4 år

23 Projektrapport 18 (21) Kostnad papper kr kr Kostnad surfplattor kr kr Skillnad kr kr Tabellerna nedan visar på kostnaden för leasing av surfplattorna till kommunen (ett minus i förändringskolumnen indikerar en kostnadsbesparing jämfört med dagens kostnader). Kommunfullmäktigefinansiering Nämnd Antal Genomförandekost. Totalkostnad Papperskost/nämnd Förändring KF kr kr kr kr KS kr kr kr kr SN kr kr kr kr MYN kr kr kr kr KFN kr kr kr kr FHN kr kr kr kr GN kr kr kr kr BUN kr kr kr kr PG * kr kr kr kr kr kr kr Nämndfinansiering Nämnd Antal Genomförandekost. Totalkostnad Papperskost/nämnd Förändring KF kr kr kr kr KS 7, kr kr kr kr SN 11, kr kr kr kr MYN kr kr kr kr KFN kr kr kr kr FHN kr kr kr kr GN kr kr kr kr BUN kr kr kr kr PG * kr kr kr kr kr kr kr I kolumnen Genomförandekost. ingår följande kostnader: Pris per surfplatta (i styckpriset ligger plattan, skyddsfilm, fodral och voucher, beräknat på en tredjedel med hänsyn tagen till avskrivning på tre år): Abbonemang: Del av politikerrummet (kostnad för investering delat med antal plattor): Beräknade oförutsedda kostnader delat med antal plattor IT-tekniker (endast första året): Kostnad för nämndsekreterare: * PG = Projektgrupp, inkluderar även SBN 2079 kr 960 kr 350 kr 290 kr 1060 kr 1210 kr Precis som i alternativet med inköp av surfplattorna kan kommunstyrelsen vid en nämndfinansiering omfördela sin

24 Projektrapport 19 (21) kostnadsbesparing så att den täcker eventuella underskott i de övriga nämnderna. Principen är densamma som i föregående exempel: Nämndfinansiering med kostnadstäckning från kommunstyrelsen Nämnd +/- Kostnadstäckning Totalt KF kr 0 kr kr KS kr kr kr SN kr kr - kr MYN kr kr - kr KFN kr kr - kr FHN kr - kr kr GN kr kr - kr BUN kr kr - kr PG * kr kr - kr kr 0 kr kr I leasingavtalet ingår möjligheten att under avtalstiden byta ut surfplattor. Om denna möjlighet nyttjas medför den en utökning av befintligt leasingavtal eller ett nytecknande av leasingavtalet. Ett annat alternativ är att köpa surfplattorna till marknadsvärde efter 36 månader. Enligt leasingbolaget ligger marknadsvärdet för Apples produkter på cirka % av nypriset efter en treårsperiod. (motsvarande cirka kr räknat på surfplattans pris om kr vid inköp) Jämförelse mellan inköp och leasing av surfplattor Oavsett vilket finansieringsalternativ som väljs beräknas kommunen som helhet spara pengar på att övergå från pappershandlingar till surfplattor. Besparingen får dock olika verkan beroende på var finansieringen läggs. Projektgruppens bedömning efter att ha vägt alternativen mot varandra är att det i ett längre perspektiv troligen är mer lönsamt att köpa surfplattorna än att leasa dem. Båda alternativen är visserligen förhållandevis lika över en 3-4 års period. Om surfplattorna visar sig hållbara och svinnet är litet blir troligtvis inköpet det mest ekonomiska alternativet. Visar det sig istället att plattorna behöver bytas något oftare än var tredje år bedöms leasingalternativet vara något mer förmånligt. Den beräknade besparingsdifferensen mellan inköps- och leasingalternativen under investeringsåret beräknas uppgå till drygt kronor till fördel för inköpsalternativet varför projektgruppen förespråkar ett inköp av surfplattor istället för att leasa dem. Projektgruppens inställning är att det inte bara ur ett sammantaget kommunalt perspektiv måste visa sig vara lönsamt att övergå till surfplattor. Även nämnderna måste uppleva denna förändring som kostnadsbesparande, varför en nämndfinansiering bör förenas med en kostnadstäckning ur kommunstyrelsens besparingsöverskott. Ingen nämnd skall då behöva bekosta surfplattorna med ett negativt resultat i

25 Projektrapport 20 (21) sin egen budget och kommunen kan redovisa en besparing, eller i vissa fall åtminstone en kostnadsneutral introduktion i nämnderna för första året Tidplan En av projektgruppens viktigaste lärdomar utifrån pilotprojektet har varit att introduktionen av surfplattorna är både tids- och resurskrävande. Dels föregås introduktionen av en intensiv administration, dels kräver utbildningen stora insatser som förutsätter att såväl tjänstemän som förtroendevalda kan avsätta minst en förmiddag i sina kalendrar. Det är av den anledningen inte möjligt att samla alla förtroendevalda till en gemensam introduktion. Projektgruppen föreslår därför att introduktionen genomförs en gång i månaden under våren 2013 tills ordinarie ledamöter samt nämndsekreterarna i alla berörda nämnder inklusive kommunfullmäktige fått sina surfplattor. Tidplan för introduktionen föreslås enligt följande: Januari: kommunstyrelsen Februari: kultur- och föreningsnämnden, folkhälsonämnden Mars: barn- och utbildningsnämnden, gymnasienämnden April: myndighetsnämnden, socialnämnden Maj: kommunfullmäktige Under perioden juni augusti genomförs en utvärdering av dels introduktionen och dels hela implementeringsfasen från inledningen av förstudien till slutförandet av introduktionen. I september 2013 lämnas en slutrapport för hela projektet till kommunfullmäktige. Projektgruppen föreslår också att IT-avdelningen får i uppdrag att till senast juni 2014 genomföra en enkätundersökning om hur de förtroendevalda upplever användningen av surfplattorna i samtliga nämnder samt i kommunfullmäktige. Syftet med denna enkätundersökning skall vara att följa upp och kvalitetssäkra övergången till surfplattor. Resultatet av enkätundersökningen bör tillställas kommunfullmäktige för kännedom Rekommendation till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att under perioden 1 januari, juni, 2013 genomföra ett införandeprojekt där samtliga nämnder (inkluderat nämnder där Karlskoga är värdkommun) med undantag för valnämnden och krisledningsnämnden övergår till surfplattor i sammanträdeshanteringen. 2. Införandeprojektet delas in i följande introduktionsplan: Januari: kommunstyrelsen Februari: kultur- och föreningsnämnden, folkhälsonämnden Mars: barn- och utbildningsnämnden, gymnasienämnden

26 Projektrapport 21 (21) April: myndighetsnämnden, socialnämnden Maj: kommunfullmäktige 3. Samtliga nämnder står för kostnaden av surfplattorna till sina ordinarie ledamöter upp till den kostnad som nämnden årligen lägger på papperstryck. I de fall investeringskostnaden överstiger tryckkostnaden skall resterande del finansieras ur det besparingsöverskott som uppstår hos kommunstyrelsen. I de fall en ledamot är representant i två eller flera nämnder delar respektive nämnd på kostnaden för investeringen. 4. Genomförandeprojektet avslutas med en slutrapport ställd till kommunfullmäktige senast i september Kristofer Gisslén Projektledare

27 Utvärdering läsplattor Utveckling > Svar 11/16=69% 1. Vid en introduktion av ny teknik är det normalt att den tekniska förkunskapen varierar. Då är informationen viktig. 1 Svårbegriplig Pedagogisk Svar 1 Hur upplevde du introduktionen med din ipad för att du skulle kunna komma igång och använda den? 0 (0%) 2 (18%) 6 (55%) 3 (27%) 11/12 (92%) Answered by: 11/12 (92%) Hur upplevde du introduktionen med din ipad för att du skulle kunna komma igång och använda den? 1 1 Svårbegriplig 0 (0%) (18%) (55%) 4 4 Pedagogisk 3 (27%) Medel: 0 2. Traditionella datorskärmar brukar på grund av flimmer vara ansträngande att läsa text på. 1 Ansträngande Jag läser obehindrat Svar 1 Hur upplever du bildskärmen i surfplattan? 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%) 11 (100%) 11/12 (92%) Answered by: 11/12 (92%) Hur upplever du bildskärmen i surfplattan? 1 1 Ansträngande 0 (0%) (0%) (0%) 4 4 Jag läser obehindrat 11 (100%) Medel: 0 3. En viktig komponent i användandet av surfplattan i nämndarbetet är att kunna dokumentera dina funderingar i handlingarna.

28 3. En viktig komponent i användandet av surfplattan i nämndarbetet är att kunna dokumentera dina funderingar i handlingarna. 1 Komplicerad Logisk Svar 1 Hur upplever du navigeringen och kommateringsfunktionen i programmet Goodreader? 1 (9%) 2 (18%) 6 (55%) 2 (18%) 11/12 (92%) Answered by: 11/12 (92%) Hur upplever du navigeringen och kommateringsfunktionen i programmet Goodreader? 1 1 Komplicerad 1 (9%) (18%) (55%) 4 4 Logisk 2 (18%) Medel: 0 4. Vanligt förekommande kritik så här långt har varit att det är krångligt att logga in på politikerportalen. 1 Komplicerad Logisk Svar 1 Om du bortser från den kritiken, hur upplever du strukturen i politikerportalen? 0 (0%) 1 (9%) 6 (55%) 4 (36%) 11/12 (92%) Answered by: 11/12 (92%) Om du bortser från den kritiken, hur upplever du strukturen i politikerportalen? 1 1 Komplicerad 0 (0%) (9%) (55%) 4 4 Logisk 4 (36%) Medel: 0 5. Du kan använda din ipad till mycket mer än bara läsa dina sammanträdeshandlingar, såsom att läsa din epost eller surfa på Internet. 1 Endast till sammanträdeshandlingar 2 Ett par gånger i månaden 3 Någon gång i veckan 4 Dagligen Svar 1 Hur ofta använder du din Ipad? 0 (0%) 0 (0%) 2 (18%) 9 (82%) 11/12 (92%)

29 5. Du kan använda din ipad till mycket mer än bara läsa dina sammanträdeshandlingar, såsom att läsa din epost eller surfa på Internet. 1 Endast till sammanträdeshandlingar 2 Ett par gånger i månaden 3 Någon gång i veckan 4 Dagligen Svar 1 Hur ofta använder du din Ipad? Answered by: 11/12 (92%) 0 (0%) 0 (0%) 2 (18%) 9 (82%) 11/12 (92%) Hur ofta använder du din Ipad? Endast till sammanträdeshandlingar 2 Ett par gånger i månaden 0 (0%) 0 (0%) 3 3 Någon gång i veckan 2 (18%) 4 4 Dagligen 9 (82%) Medel: 0 6. Fundera lite över vad du vill kunna göra med en surfplatta. 1 Motsvarar inte mina förväntningar Överträffar mina förväntningar Svar 1 Motsvarar ipaden dina behov och förväntningar? 0 (0%) 0 (0%) 2 (18%) 4 (36%) 5 (45%) 11/12 (92%) Answered by: 11/12 (92%) Motsvarar ipaden dina behov och förväntningar? 1 1 Motsvarar inte mina förväntningar 0 (0%) (0%) (18%) (36%) 5 Medel: 0 5 Överträffar mina förväntningar 5 (45%) 7. Har ni några övriga funderingar eller kommentarer!? Besvarad av: 7 (58%) Ej besvarad av: 5 (42%) "Ett väldigt bra hjälpmedel i det politiska arbetet!" "Tacksam för den extra hjälp enskilt som jag fått efter den allmänna introduktionen. Jag tror att den möjligheten måste finnas. Det måste hela tiden finnas tillgång till bra support. Jag får fortfarande pappershandlingar vilket jag tycker är slöseri. Jag hoppas att en planering av införandet innebär att det inte dröjer alltför länge innan alla aktiva politiker har tillgång till en platta. Det är en nackdel att man inte kan skriva ut från plattan. Har också en svårighet att ordna i mappar för att lätt hitta anteckningar och dokument.

30 7. Har ni några övriga funderingar eller kommentarer!? Besvarad av: 7 (58%) Ej besvarad av: 5 (42%) "Ett väldigt bra hjälpmedel i det politiska arbetet!" "Tacksam för den extra hjälp enskilt som jag fått efter den allmänna introduktionen. Jag tror att den möjligheten måste finnas. Det måste hela tiden finnas tillgång till bra support. Jag får fortfarande pappershandlingar vilket jag tycker är slöseri. Jag hoppas att en planering av införandet innebär att det inte dröjer alltför länge innan alla aktiva politiker har tillgång till en platta. Det är en nackdel att man inte kan skriva ut från plattan. Har också en svårighet att ordna i mappar för att lätt hitta anteckningar och dokument. inte dröjer alltför länge innan alla aktiva politiker har möjligheten att använda plattan." "Total revolution för texthantering alla kategorier. På sikt kan större delen av all papperstillverkning, tryckning och distribution reduceras envormt. I kommunportalen: Jag efterlyser en entydig titelsättning av dokumenten, så att innehållet framgår av början på titeln, men också så att de hamnar i rätt ordning vid sortering på titel ( om det nu går att hitta på) Handlingar som kommer ut i efterhand måste återfinnas i rätt ärendeordning bland de som redan kommit till visst sammanträde. Samtliga handlingar till ett KF möte måste finnas på webben vid mötets början, alltså även de som lagts ut i pappersform t ex frågor o interpellationer samt tillsättningar o entlediganden. Tyvärr är det ju ganska besvärligt att skriva in text med ipaden jämfört med datortangentbord. Värst är det när allt man skrivit bara försvinner och itne kan återfinnas." "I det fortsatta arbetet med att utveckla arbetet med läsplattor för nämnderna i Karlskoga skulle jag gärna se ett par förbättringar: 1. Personliga inlogg. Alltså att varje enskild ledamot får ett eget inlogg som ger tillgång till de handlingar som är relevanta. 2. Att en app med kalander utvecklas där alla nämnders sammanträden finns med och som kontinuerligt uppdateras med relevant information om tid och lokal och eventuella ändringar etc. 3. Att meddelanden om när handlingar finns tillgängliga kommer antingen via mejl, eller helst som ett push meddelande från ovan nämnda app. 4. Att delegationshandlingar etc., alltså allt som för tillfället är "handlingar på bordet" görs tillgängliga för läsning i läsplattor. Då det kan råda sekretessproblem att lägga ut vissa av dessa på kommunens hemsida offentligt skulle även detta vara en god anledning att ha personliga inlogg där då endast berörda nämndledamöter har tillgång till matrialet. 5. Länkar till kartbilder i handlingarna skulle var underbart. Det finns visserligen goda möjligheter att söka upp kartbilder själv, men det är inte alltid lätt att hitta rätt om man inte är säker på vad man letar efter. T.ex. kvartersnamn, namn på ålderdomshem och förskolor och områden i perifera delar av kommunen kan vara svåra att hitta om man inte redan vet var de ligger. " "1. Jag tyckte genonomgången inte var pedagogisk utan bara rörig, vissa var långt före andra osv. 5. Jag använder Ipaden nästan varje dag, det blir mer och mer ju mer jag kan lära mig.men skulle behöva en genomgång igen med lite tips nu när man har prövat en tid. Tycker att det är lite svårt att hitta tillbaka till vissa dokument snabbt ibland. Men allt är ju en träningssak jag tror att det blir jättebra i framtiden" "Fungerar i allmänhet bra. Ibland verkar dock plattan få eget liv som är svårt att förklara. T ex när jag gör anteckningar i anteckningsappen så dyker dessa upp som mail i mailappen." "Fråga 3 kan jag egentligen inte svara på eftersom jag inte använt den funktionen, men jag kunde inta slutföra utan att skriva i något. Tycker att det är svårt att alternera när man måste titta i flera handlingar samtidigt. Jag tycker inte det känns bra att använda surfplattan när man har handlingar som omfattar stort antal sidor."

31 "Tillgänglighet. Allt på samma plats. Begränsas inte av att jag "glömt" några dokument." KS_Uppföljning_surfplatteprojekt Utveckling > Svar 13/15=87% 1. I den förra enkäten fick du svara på följande frågor. Fundera över hur din inställning till dessa frågor är idag. 1 Endast till sammanträdeshandlingar 2 Ett par gånger i månaden 3 Någon gång i veckan 4 Dagligen Svar 1 Hur ofta använder du surfplattan? Answered by: 13/14 (93%) 1 (8%) 0 (0%) 1 (8%) 11 (85%) 13/14 (93%) Hur ofta använder du surfplattan? Endast till sammanträdeshandlingar 2 Ett par gånger i månaden 1 (8%) 0 (0%) 3 3 Någon gång i veckan 1 (8%) 4 4 Dagligen 11 (85%) Medel: 0 2. fortsättning... 1 Motsvarar inte mina förväntningar Överträffar mina förväntningar Svar 1 Motsvarar surfplattan dina behov och förväntningar? 0 (0%) 0 (0%) 6 (46%) 7 (54%) 13/14 (93%) Answered by: 13/14 (93%) Motsvarar surfplattan dina behov och förväntningar? 1 1 Motsvarar inte mina förväntningar 0 (0%) (0%) (46%) 4 Medel: 0 4 Överträffar mina förväntningar 7 (54%) 3. För att kunna skapa en rättvis bild av dina upplevelser under försöket skulle vi vilja att du lämnar lite kommentarer om upplevelserna. Besvarad av: 13 (93%) Ej besvarad av: 1 (7%) Vad har du upplevt som positivt med surfplattorna?