Styrelsemöte den 2 juli 2011

Transkript

1 Protokoll den 7 juli 2011 sidan 1 av 4 Styrelsemöte den 2 juli 2011 Närvarande Joachim von Hirsch, Jens Knobe, Bengt Magnusson, Carl-Johan Nordblom, Ludde Wahlund och Christer Wallentin.. 1. Rapporter ATT GÖRA Vi går igenom kom-ihåg-listan från styrelsemötet i april och bockar av det som är klart. En aktualiserad förteckning finns i bilaga 1. UTGIFTER Christer redovisar ett urval större utgiftsposter hittills under 2011, se bilaga 2. TENNISCAFÉ Christer berättar att Ulf Frick, hälsoinspektör i Höganäs kommun, besökte klubben i våras och informerade om de krav som ställs på den caféservering som startar den 4 juli. Lokalerna och utrustningen är godkända för servering av varma och kalla drycker, kaffebröd, glass och bredda smörgåsar. Klubben kommer att betala registreringsavgiften på 750 kronor och kostnaden för eventuella inspektionsbesök. T-SHIRTS Joachim informerar oss om att han har beställt ytterligare tröjor; dels i dammodell, dels i barnstorlekar. MATCHEN MOT ARILD Carl-Johan berättar om sin kontakt med klubben i Arild som vill flytta fram speldagen. Söndagen den 10 juli är det nya, preliminära datumet. LAGA SKADOR Carl-Johan talar om att det blir en träff med någon från Trafik & Fritid i veckan före Möllespelen. Dennes uppgift är att undervisa banskötarna, och andra intresserade, i konsten att laga skador på banorna. BANSKÖTARNA Joachim rapporterar om en träff på midsommardagen med Erik, Jesper och Simon inför sommarens arbete med banorna och anläggningen. Även Thomas Bergström, Carl-Johan Nordblom och Christer Wallentin var med på mötet. Joachim gick igenom instruktionen för banskötarna, och smärre ändringar gjordes, se bilaga 3. STÄDNING Christer talar om att Aleksandra Ziolkowska sedan den 20 juni städar klubbhuset varje vardag, i regel på kvällen. Hon kommer att fortsätta med detta till och med den andra veckan i augusti.

2 Protokoll den 7 juli 2011 sidan 2 av 4 2. Tomtfrågan Ägarna till Mölle 12:182 vill köpa en markbit utefter Kullabergsvägen av klubben. Den är på kvadratmeter och gränsar till deras egen tomt. Den exakta ytan bestäms av myndigheterna. Vi beslutar om villkoren för försäljningen och uppdrar åt Björn Gudmundson att göra upp avtalet med köparen och att slutföra affären. 3. Årsmötet den 20 juli Vi beslutar att föreslå årsmötet följande förändringar av medlemsavgifter och spelavgifter för 2012: Medlemskap Enskilt medlemskap Familjemedlemskap Ständigt medlemskap Pris för kuponger Juniormedlemmar Övriga medlemmar Tillfälliga besökare 200 kr en höjning från 150 kr 500 kr en höjning från 400 kr kr en höjning från kr 40 kr en höjning från 20 kr 80 kr en höjning från 60 kr 100 kr ingen höjning Vi diskuterar hur vi ska få många att komma till årsmötet. Sedan tidigare har vi bestämt att hålla mötet klockan 10 i stället för på eftermiddagen. Vi beslutar att bjuda deltagarna på»förstärkt frukost«från klockan När det gäller verksamhetsberättelsen för 2010 åtar sig Carl-Johan att göra ett förslag som han skickar på remiss till övriga i styrelsen. Christer skriver rent enligt klubbmallen. 4. Möllespelen 2011 Vi går igenom inbjudan till tävlingen och fattar följande beslut: (1) Den nya namnklassen ska kallas för Damdubbel Special; (2) De två nya Wild Card-klasserna ska vara för seniorer; (3) De två bästa från respektive Wild Card-klass ska gå automatiskt vidare till Klass 1 respektive Klass 2; (4) Klass 17 och 18 ska vara för spelare som är födda 1998 eller tidigare. Vi diskuterar hur riktlinjerna ska utformas för tävlingsledarnas agerande om en spelare skulle uppträda på ett osportsligt vis. Vi kommer fram till följande formulering:»alla spelare uppmanas att uppträda sportsligt. Tävlingsledaren kan varna en spelare som till exempel kastar sin racket. I allvarliga fall kan matchen komma att avbrytas.«

3 Protokoll den 7 juli 2011 sidan 3 av 4 Ludde tar upp ämnet priser till tävlingen. Han undrar om alla medlemmar vet om att det är kutym att skänka ett pris; därmed minskar behovet av att skaffa priser från hotell, restauranger, butiker med flera. Vi beslutar att föra frågan vidare till priskommittén som består av Julia Gomes och Lotta Leuckfeld. Maud har inför dagens styrelsemöte meddelat att hon och Berit, som tidigare, tar ansvar för att sätta igång caféverksamheten under Möllespelsveckan. 5. Byggfrågor BOLLPLANKET Bengt berättar att han har tvättat bollplanket. Vi beslutar att planket inför säsongen 2012 ska målas och att fogen ska lagas; det kan troligen göras med Hus-Fix. SKYLTAR Carl-Johan påpekar att stolparna för skyltarna vid entrén på Kullabergsvägen behöver stagas upp. Tennisklubbens egen skylt behöver också göras om för att stämma med den nya logotypen. Arbetena kan lämpligen göras under våren 2012; frågan ska tas upp på ett kommande styrelsemöte. GRIND Ludde tar upp det gamla förslaget att göra en öppning mellan bana I och bana II. Vi diskuterar frågan en stund och är överens om att det vore en förbättring som också är ganska lätt att åstadkomma. Även denna fråga ska tas upp på ett kommande styrelsemöte. MARKARBETEN Vi diskuterar några olika, önskvärda förbättringar: (1) Avplaning av marken mellan Bana I och muren; jordförbättring och grässådd, alternativt färdig gräsmatta; plantering av lättskötta buskar utefter muren; (2) Röjning av marken på den norra kortsidan av Bana II; eventuellt för att underlätta för åskådarna och (3) Utjämning av marken vid stora trädet mellan Bana I och Bana II; eventuell montering av någon form av steg. Alla förslag på markarbeten kan bli aktuella först inför nästa säsong. Vi beslutar därför att återkomma till dem på höstens och vinterns styrelsemöten. 6. Nya läktaren Bengt berättar om den nya läktaren och den anordning med två hjul som gör att läktaren är flyttbar. Efter en kort diskussion beslutar vi att läktaren normalt ska stå vid minitennisbanan; någon gång kan det emellertid bli aktuellt att flytta den, till exempel till den norra kortsidan av Bana II när Möllespelen pågår.

4 Protokoll den 7 juli 2011 sidan 4 av 4 7. Bokföringsfråga Christer tar upp frågan hur utgiften för ombyggnaden av entrén ska bokföras. Det första alternativet är att ta hela utgiften som en kostnad för 2011; det andra att ta upp utgiften som en tillgång i balansräkning och göra årliga avskrivningar för värdeminskningen. Han förordar det första alternativet, vilket också stöds av klubbens revisorer. Vi beslutar att ta hela utgiften för ombyggnaden av entrén som en kostnad för Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte hålls lördagen den 8 oktober klockan 14. Vid protokollet Justeras den 7 juli 2011 Christer Wallentin sekreterare Carl-Johan Nordblom ordförande Bilagor 1. Kom-ihåg-lista 2. Ett urval större utgiftsposter 3. Instruktion för banskötarna den 5 juli 2011

5 Förteckning den 7 juli 2011 Kom ihåg-lista efter styrelsemötet den 2 juli 2011 Vad Vem När Rapporter 1. Hålla kontakt med Arild TK Car-Johan Under vecka Bestämma tid med Trafik & Fritid Carl-Johan Omgående 3. Justera schema och instruktion för banskötarna Joachim Snarast Tomtfrågan 4. Upprätta ett avtal och slutföra affären Björn Snarast Årsmötet 5. Ordna med»förstärkt frukost«carl-johan Den 20 jul 6. Skriva förslag till VB, remittera till styrelsen Carl-Johan Senast den 15 jul 7. Skriv rent VB enligt klubbmallen Christer Före den 20 jul Möllespelen Justera inbjudan; sätta upp den på anslags- Christer Omgående tavlan och publicera den på hemsidan 8. Sätta igång caféverksamheten Berit och Maud Före den 15 jul Byggfrågor 9. Kontakta ägaren om plantering m.m. Carl-Johan Under sommaren framför muren intill Bana I Övrigt 10. Skaffa en upphängningsanordning för Carl-Johan Snarast släpnäten, två på varje bana 11. Undersöka om klubben borde skaffa en Jens Före den 8 okt robotgräsklippare

6 Förteckning den 30 juni 2011 Besök gärna vår webbplats: molletk.se Ett urval större utgiftsposter 2011 Svenska Tennisförbundet: årsavgift Magnus Persson Service: gräsklipparen Väla Mark & Trädgård: ombyggnad av entrén Kulla-El: takarmaturer, väggkontakter, brytare och rörelsedetektor Klang & Co: läktare till minitennisbanan, anslagstavla m.m Magneklints Måleri: delar av klubbhusets utsida Svenska Hantryck: T-shirts för försäljning

7 Den 5 juli 2011 sidan 1 (2) Arbetsuppgifter banskötare BANKSÖTARNA ANSVARAR FÖR skötseln av Mölle Tennisklubb. I arbetet ingår följande områden: skötsel av tennisbanor, anläggning och trädgård, klubbhus samt några andra åtgärder. Banskötarnas arbete är viktigt för att vår fina tennisanläggning ska fungera och vara trivsam för alla medlemmar och gäster. Ansvaret gäller en hel vecka från måndag morgon till söndag kväll enligt upprättat schema från styrelsen. Meddela i god tid någon i styrelsen om du någon gång får förhinder att genomföra ditt schemalagda pass, eller om du skulle märka att det behövs extra resurser för att klara dina arbetsuppgifter. När du har avslutat ditt arbetspass ska du lämna över till näste banskötare. I överlämningen ingår att lämna över nycklarna till klubben samt att berätta om det är någonting viktigt inför veckan som kommer. Rapportera till kassören din nedlagda tid så fort som möjligt efter ett avslutat arbetspass. För detta finns det en blankett som ligger i förrådet. Tennisbanor Städa banorna från skräp (dagligen) Ta bort eventuell växtlighet som kommit in på banan (dagligen) Sopa banorna före klockan (dagligen) Vattna varje bana i cirka 10 minuter. Använd den automatiska bevattningen (varje kväll) Vattna banorna om de är torra (varje morgon) Vattna banorna mitt på dagen (vid behov) Kontrollera banans kvalitet, till exempel hål och att nätet är helt (dagligen) Laga hål i banorna, se instruktionen nedan (vid behov) Kontrollera att borstar och sopnät fungerar (dagligen) Ta bort vattenpölar på banorna (vid behov) Häll vägsalt på gräs som växer på banorna Anläggning och trädgård Klipp gräsmattan (en gång per vecka) Klipp gräs och ogräs i slänter, utefter staketen och på andra ställen där du inte kommer åt med gräsklipparen (en gång per vecka) Rensa ogräs i rosenrabatterna vid ingången (en gång per vecka) Leta efter och städa upp skräp (dagligen) Plocka upp fallfrukt och trädgårdsavfall (en gång per vecka) Töm papperskorgarna i sopkärlet (dagligen) Kolla att parkbänkarna står på rätt plats runt banorna (varje kväll) Klubbhus Lås upp klubbhuset senast klockan (varje morgon) Släck ljuset inne i klubbhuset (varje kväll) Lås klubbhuset (varje kväll) Snygga upp i klubbhuset; ställ i ordning möblerna (varje kväll) Diska eventuell smutsig disk, torka och ställ in den i skåpet (varje kväll) Övrigt Samla ihop kvarglömda grejer; släng dem eller lägg dem i förrådet (dagligen) Ställ fram sopkärlet (på onsdag kväll jämna veckor) Dela ut regnkuponger; finns i förrådet i en väska som hänger på väggen (vid behov) Kontrollera att det finns bensin till gräsklipparen. Meddela ordföranden om den är på väg att ta slut (vid behov)

8 Den 5 juli 2011 sidan 1 (2) Lagning av hål på tennisbanorna Laga hål på kvällen så hinner det torka ordentligt till nästa dag. Om du är osäker på hur du lagar hålet, kan du alltid kontakta någon i styrelsen för att få hjälp. Material för att laga hål finns under klubbhuset och i skjulet. Så här lagar man hål Skrapa upp allt löst banmaterial. Var noga med att alla stenar är borttagna. Om detta inte görs, kommer hålet inte att hålla och du måste göra om det snart igen. Blanda lagningsmassa med vatten så att det bildar en gegga. Notera att det finns två sorters bangrus, en lagningsmassa och en glidmassa. Den som ska användas till lagning är mycket finkornigare än glidgruset. Häll den finkorniga geggan i hålet och jämna till. Använd välten för att komprimera lagningen och göra den starkare. Det kan vara bra att vänta med detta tills geggan hunnit torka annars fastnar lätt lagningen på välten. När lagningen har torkat kan du strö lite glidgrus över hålet.