Årsmöte West Coast Jitterbugs

Transkript

1 Mötets öppnande Årsmöte West Coast Jitterbugs 9 oktober 2015 Föreningens ordförande Jonas Lundh öppnar mötet kl Fastställande av röstlängd Röstlängden fastställs till 48 röstberättigade, se bilaga 1. 2 Mötets utlysning Årsmötet har kallats stadgeenligt. Mötet anser att årsmötet har blivit utlyst på rätt sätt. 3 Fastställande av föredragningslista Ändringsförslag: Punkt 12 a flyttas till innan punkt 9. Mötet godkänner föredragningslistan med föreslagna ändringar. 4 Val av ordförande och sekreterare Rickard Wahlström väljs till mötets ordförande och Maria Karlsson till sekreterare. 5 Val av protokolljusterare och rösträknare Pauline Munoz- Olsö och Elisabeth Axelsson väljs till protokolljusterare tillika rösträknare 6 a) Styrelsens verksamhetsberättelse Mötet godkänner verksamhetsberättelsen. b) Styrelsens förvaltningsberättelse Röstlängden justeras till 49 röstberättigade. Mötet godkänner förvaltningsberättelsen 7 Revisionsberättelse Röstlängden justeras till 50 röstberättiga. Revisorerna Dag Svensson och Victor Ahlqvist avgav revisionsberättelsen skriftligen: Vi har granskat styrelsens redovisning berörande gånga räkenskapsåret samt förvaltning av verksamheten samma period. Syftet är att tillse att medlemmarnas pengar går till avsedda mål och att verksamheten är i linje med föreningens stadgar och syfte. Vi tillstyrker att årsmötet beviljar styrelsen ansvarsfrihet för räkenskapsåret. Hisingen Mötet godkänner revisionsberättelsen och lägger den till handlingarna. 8 Styrelsens ansvarsfrihet Mötet beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

2 12 a) Proposition om ändrat medlemskap Röstlängden justeras till 48 röstberättiga. Mötet beslutade att enhälligt bifalla. Yrkande: Medlemsavgiften i föreningen betalas en gång per år och gäller för samma period som verksamhetsåret, alltså 1 juli till 30 juni. Ovanstående börjar gälla från Avgiften fastställs i punkt 9 9 Fastställande av medlemsavgiften Enligt propositionen under punkt 12 a yrkar styrelsen att medlemsavgiften sätts till 250 kr/år. Mötet beslutade att bifalla. Medlemsavgiften 250 kr/år Mötet beslutade att avslå. Ändringsyrkande från Åsa Hult. Medlemsavgiften betalas en gång per år, summa 300 kr. Samma som propositionen men med ändringen att årsavgiften är 300 kr. 10 Fastställande av verksamhetsplan och budget för det kommande året Röstlängden justeras till 46 röstberättiga. Mötet antog styrelsens förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande året. Mötet beslutade att bifalla: Tilläggsyrkande från Jonas Larsson. En code of conduct skall tas fram och kommuniceras tydligt på hemsidan och på Forum. Tilläggsyrkande från Pauline Munoz- Olsö. Vi lägger till punkten: Aktivt arbeta med att marknadsföra oss mot och attrahera en yngre (16-25år) medlemsbas. Under rubriken samfundsbygge/odla ett swing community. Mötet ajournerades 15 minuter för kaffepaus och återupptogs Personval Röstlängd justeras till 44 röstberättigade. 11 a d Mötet valde enligt valberedningens förslag: Styrelsen Petra Gåsvik (nyval) valdes till ordförande på en tid av 1 år Tobias Gedell (nyval) valdes till kassör på en tid av 1 år Stämman beslutade frångå stadgan om att välja 2 ledamöter på ett år och beslutade att istället välja 4 ledamöter på 1 år. Jonas Larsson (nyval) Ann- Charlotte Jönsson (nyval) Daniel Wahlberg (nyval) och Susanna Németh (nyval) valdes till ledamöter på en tid av 1 år Julia Holmblad (nyval) valdes till ledamot på en tid av 2 år Marie- Agnes Lefort valdes på två år 2014 och sitter kvar.

3 Revisorer Dag Svensson och Maria Karlsson valdes till revisorer på en tid av 1 år. Alf Brodin och Fredrik Altenstedt valdes till suppleanter för en tid av 1 år. Valberedning Maria (Maja) Törnqvist (ordförande), Maria Uleander samt Sofie Fredriksson valdes till valberedning för en tid av 1 år. Petra Gåsvik valdes enligt praxis till föreningens ombud till DSF- möten och eventuellt andra möten där föreningen har rätt att representera med ett ombud. De valda personerna valdes enhälligt och årsmötet beslutade att beslutet skall anses omedelbart justerat. 12 Behandling av styrelsens förslag samt i rätt tid inkomna motioner Se bilaga 2 för proposition och bilaga 3 för motioner. a) Proposition om ändrat medlemskap Flyttat till innan punkt 9. b) Motion om årlig workshop för verksamhetsplanen Motionen dras tillbaka av motionären då det skrivits in i styrelsens förslag till verksamhetsplan. c) Motion om protokolltillgänglighet Röstlängden justeras till 37 röstberättigade. Motionären drar tillbaka motionen och ställer sig bakom ändringsyrkandet från Jakob Hise Kaldma. Mötet beslutade att bifalla via votering 23 för och 9 emot. Ändringsyrkande av Jakob Hise Kaldma. Under 26 under punkten sekreteraren lägga till följande: Styrelseprotokollen skall finnas tillgängliga digitalt senast tre veckor efter styrelsemöte och på begäran från medlem skyndsamt lämnas ut. d) Motion att ta fram grundprinciper för WCJ Röstlängden justeras till 34 röstberättigade. Motionären drar tillbaka första och ändrar andra att- satsen i sitt yrkande. Mötet beslutade att bifalla. Ändringsyrkande från Jakob Hise Kaldma I verksamhetsplanen lägga till följande: Ta fram ett dokument med föreningens grundprinciper. Mötet beslutade att avslå. Ändringsyrkande av andra att- satsen från Pauline Munoz- Olsö Följande punkt skall läggas till i 21 i stadgarna 14. Antagande av grundprincipdokument.

4 f) Motion om införande av verksamhetsrevisor/revisorer Röstlängden justeras till 35 röstberättigade. Mötet beslutade att bifalla. Remissyrkande från Gunnar Alroth. På remiss till styrelsen att arbeta för att en utvärdering av förslaget sker under året. Mötet tog ej upp nedanstående ändringsförslag då remissförslaget istället fick bifall. Ändringsyrkande från Pauline Munoz- Olsö. Tillägg till 24 revision: Att stadga och styrdokument styrs. Att stadgar och styrdokument följs Att styrelsen har bra kontakt med de olika aktiva grupperna i föreningen Att det som bestämts av medlemmarna på årsmötet genomförs Att vara med på minst 2 styrelsemöten under året Att ha god kontakt med styrelsen Att under året samla in synpunkter från medlemmar, aktiva grupper och förtroendevalda. g) Motion om stadgeändring kring tävling och uppvisning 14 Deltagande i den idrottsliga verksamheten Röstlängden justeras till 30 röstberättigade. Mötet beslutade att bifalla. Remiss från Jonas Lundh Styrelsen tar motion 12 f på remiss för att reda ut vilka skyldigheter WCJ har mot VSDF och RF. Mötet tog ej upp ursprungsförslaget då remissen fick bifall. h) Motion om stadgeändringar kring valberedningen Röstlängden justeras till 28 röstberättigade. Mötet beslutade att avslå remiss samt ändringsyrkande. Remiss från Jakob Hise Kaldma Skicka 23 på remiss för att förtydliga valberedningens roll. Ändringsyrkande från Pauline Munoz- Olsö Valberedningens uppgift är att lägga ett förslag till beslut för val av: antal ledamöter i styrelsen, ordförande, kassör, ledamöter och revisorer till årsmötet. Valberedningen ska sprida information om vad uppdragen innebär och uppdragens ansvar till kandidater och medlemmar, samt inspirera, stödja och intervjua kandidater. Valberedningen ska arbeta för att på årsmötet lägga fram ett styrelseförslag på en gruppkonstellation som kan arbeta bra tillsammans under nästkommande år. Valberedningen motiverar varför de tror att gruppen de har valt kommer arbeta bra tillsammans och göra ett bra jobb.

5 j) Motion om tillägg till verksamhetsplanen Röstlängden justeras till 27 röstberättigade Mötet beslutade att bifalla. Tillägg till verksamhetsplanen under punkten Kursverksamhet och dansutveckling. Definiera mål/syfte samt riktlinjer för de större planerade aktiva evenemang som föreningen anordnar såsom Swingin Spring och Duke s Place. k) Motion om att undersöka möjlighet för duschkabin som tillägg till verksamhetsplanen Mötet beslutade att bifalla Ändringsyrkande från Jakob Hise Kaldma. Bifalla förslaget med ändring av ordet duschkabin till duschmöjlighet. l) Motion om tillägg till verksamhetsplanen kursverksamhet Motionen dras tillbaka av motionären då styrelsen tagit med en snarlik formulering i verksamhetsplanen. 13 Övriga frågor Gunnar Alroth lyfter fråga om att vi måste marknadsföra föreningen utåt genom mer aktivteter snarare än marknadsföring via webb/trycksaker. Jonas Larsson lyfter frågan om ombyggnationen på Dr Fries torg som kan påverka WCJ och Forum. Sofie Fredriksson lyfter frågan om ljudmiljön på dansgolvet både vid DJ och livemusik. Pauline Munoz-Olsö lyfter frågan hur faddergruppen ska fungera och vad fadderskapet innebär. Mötets avslutande Mötet avslutas 00.54, ordförande Rickard tackar för engagemang och deltagande. Ordförande Rickard Wahlström Sekreterare Maria Karlsson Justerare Pauline Munoz-Olsö Justerare Elisabeth Axelsson

6 Bilaga 1 Röstlängd vid start, 48 röstberättigade Alexander Wolgast Andreas Johansson Olov Vik Maria Uleander Hedvig Löfqvist Anne Norrman Camilla Savonen Catherine Kempe Christian Johansson Jonatan Hedberg Elisabeth Axelsson Christina Samuelsson David Björkman Evelina Dinäss Fredrik Axelsson Ida- Marie Ingelsten Jakob Hise Kaldma Johanna Björkman Jonas Larsson Jonas Lundh Julia Holmblad Kristin Ladström Lena Maloney Marcus Edstorp Maria Karlsson Maria Söderberg Marie- Agnes Lefort Martin Reinikainen Massimiliano Zanoli Mattias Gustavsson Niclas Andersson Pauline Munoz- Olsö Per Liljesson Pernilla Vighagen Petra Gåsvik Rickard Wahlström Sebastian Bengtsson Sebastian Gustavsson Sofie Fredriksson Sonja Jonasson Susanna Davidsson Thomas Johansson Zelda Tirawinata Tobias Gedell Tora Sirkka Viktor Ahlqvist Åsa Hult Åsa Lundmark

7 Bilaga 2 Proposition Proposition om ändrat medlemskap Medlemsavgift i West Coast Jitterbugs betalas idag varje termin och uppgår till 150 kr. Föreningen har de senaste åren i medeltal haft ca 650 betalande medlemmar per termin, men totalt strax över 900 betalande individer under ett år. Varje termin är det en inte obetydlig mängd medlemmar som glömmer att betala avgiften, trots att de deltar vid föreningens socialdansevenemang. De flesta av dessa är sannolikt omedvetna om sitt misstag. Vid de stickprovskontroller som genomförts på Forum en måndagskväll under andra halvan av varje termin har endast ca 90 % betalat avgiften (tillfälliga gäster exkluderade). Det är vanligt i ideella föreningar att medlemsavgift betalas för ett år i taget. Därför är systemen hos dem vi redovisar vår medlemsstatistik för anpassade till det. Avgiften till Svenska Danssportförbundet, liksom vissa av de bidrag vi fått från Göteborgs Stad är baserade på vår medlemsstatistik. Medlemmar som endast deltar i verksamheten och betalar sin medlemsavgift för vårterminen har idag inte någon möjlighet att påverka föreningens verksamhet vid något medlemsmöte. En medlemsavgift som betalas en gång per år kan förenkla för medlemmarna. För dem som glömmer att betala medlemsavgiften blir det fler chanser att bli påmind om det i samband med olika aktiviteter. En avgift som betalas per helår kan dessutom vara avsevärt lägre än två terminsavgifter, till fördel för de medlemmar som idag betalar medlemsavgiften för båda terminerna. Med ovanstående bakgrund yrkas att: Medlemsavgift i föreningen betalas en gång per år och gäller för samma period som verksamhetsåret, alltså 1 juli till 30 juni. Medlemsavgiften fastställs till 250 kr per år. Ovanstående börjar gälla från Statistik medlemsantal Hösttermin Vårtermin Totalt 2014/ st 955 st 2013/ st 663 st 885 st 2012/ st 674 st 919 st 2011/ st 654 st 903 st Ekonomisk kalkyl Dagens medlemsavgift Uppskattning helår (250 kr) Antal medelammar för oförändrat resultat 2014/ kr kr 809 st 2013/ kr kr 754 st 2012/ kr kr 795 st

8 Bilaga 3 Motioner b. Motion om årlig workshop för verksamhetsplanen Bakgrund: Vad styrelsen och föreningen ska arbeta med under det kommande året gällande de övergripande prioriteringarna och vilka fokusfrågor som ska lyftas är idag svåra för medlemmarna att överblicka och vara med och påverka. En av styrelsen tillsammans med medlemmarna utformad verksamhetsplan gällande kommande år och som presenteras på årsmötet underlättar för medlemmarna att få inblick och påverka föreningen. Det kan även öppna upp för större engagemang och påverkar föreningen positivt då sittande styrelse kommer närmare medlemmarna. Jag yrkar att: En öppen workshop med fokus på nästkommande års verksamhetsplan ska införas. Den ska genomföras senast sex veckor innan årsmötet och ska ledas och förberedas av styrelsen eller en av styrelsen annan utsedd person. Styrelsens yttrande: Styrelsen anser att det är ett bra förslag och har fört in det i förslaget för verksamhetsplanen. Yrkar därför på avslag. c. Motion om protokolltillgänglighet Bakgrund: Som medlem är det svårt att få inblick i styrelsens arbete då protokollen har varit svåra att hitta om man inte vet att dessa finns i en pärm på forum. Vi lever i en digital tid där och nästan all information från föreningen finns tillgänglig via webb, styrelseprotokollen borde vara inkluderade i det. Jag yrkar att: Under 26 Styrelsens åligganden och punkten sekreteraren ska följande tillägg göras. Styrelseprotokollen ska vara tillgängliga på webben eller i bulletinen för samtliga förtroendevalda och medlemmar senast tre veckor efter avslutat styrelsemöte. Undantag för känsliga punkter som kan verka stötande eller på annat sätt skada föreningen och dess medlemmar. Då ska det istället framgå att en känslig fråga har diskuterats utan att nämna vad frågan innebar. Styrelsens yttrande: Styrelsen tar till sig att det kan vara svårt att hitta protokollen, tar även på sig att informera om var de finns. Det förefaller däremot onödigt att styra vad som skrivs i protokollen i stadgarna. Styrelsens yttrande på avslag. d. Motion att ta fram grundprinciper för WCJ Bakgrund: Idag finns det inom WCJ uttalade och outtalade principer som dess medlemmar och styrelse arbetar efter. Att ha gemensamt nedskrivna och klubbade principer som värdegrund, och som alla medlemmar kan enas under, skapar en stark och tydlig förening. Grundprinciperna ska vara en vägledning i beslut som förtroendevalda, grupper och medlemmar tar inom föreningen i olika situationer. Jag yrkar att: Styrelsen för under året verksamhetsåret ska ta fram ett dokument med föreningens grundprinciper så att dessa kan presenteras på varje årsmöte. Grundprinciperna blir en del av föreningens styrdokument och ska varje år åter antas av Swingtinget med minst 2/3 majoritet, med start årsmötet Styrelsens yttrande: Styrelsen ställer sig enig med Motionsförfattaren om vikten av detta arbete. Ett arbete kring föreningens värdegrund och dess code of conduct har redan inletts under året. Detta arbete önskar styrelsen fortsätta nästa år för att sedan förankra med föreningens medlemmar på ett möte, separat från årsmötet. Däremot ställer sig styrelsen tveksam till återkommande årsmötesbeslut. Styrelsens yttrande på avslag men arbetet bör fortsätta ändå.

9 e. Motion om införande av verksamhetsrevisor/revisorer Bakgrund: En verksamhetsrevisor är en person som granskar det styrelsen gör. De kontrollerar att allt går rätt till. Verksamhetsrevisorerna är i första hand medlemmarnas ögon och öron men finns också till för att styrelsen tryggt ska kunna fokusera på sitt arbete. Det betyder att medlemmarna kan vända sig till dessa om de har synpunkter eller klagomål om hur föreningen sköts av styrelsen. Verksamhetsrevisorerna berättar, genom ett skrivet dokument, för årsmötet hur de upplevt föreningen under året. Jag yrkar att: Rubriken Verksamhetsrevisorer ska läggas till i stadgarna med följande beskrivning. Verksamhetsrevisorernas uppgift är att avlämna en revisionsberättelse till årsmötet, där de berättar hur de tyckt styrelsen skött föreningen under året. De ska granska verksamheten och styrelsen utifrån styrdokumenten och vara medlemmarnas öron och ögon. Det ska revisionsberättelsen framgå hur arbetsgången under året sett ut. Uppgifterna består i att se till: Att stadgar och styrdokument följs Att styrelsen har bra kontakt med de olika aktiva grupperna i föreningen Att det som bestämts av medlemmarna på årsmötet genomförs Att vara med på minst 2 styrelsemöten under året Att ha god kontakt med styrelsen Att under året samla in synpunkter från medlemmar, aktiva grupper och förtroendevalda Verksamhetsevisorgruppen ska bestå av minst två och max tre personer. Verksamhetsrevisorer väljs på ett år i taget av Swingtinget och nomineras av valberedningen. Styrelsens yttrande: Alla uppgifter i förslaget ingår redan i föreningsrevisorernas arbete. Revisorerna har ett mycket viktigt arbete i föreningen och arbetar på uppdrag av årsmötet. Styrelsen ser ingen anledning att tillsätta fler revisorer eller detaljstyra revisorernas arbete genom stadgarna. Fokusområden och prioriteringar skall få lov att skifta från år till år. f. Motion om stadgeändring kring tävling och uppvisning 14 Deltagande i den idrottsliga verksamheten Bakgrund: Det som står under punkt 14 gällande uppvisning och tävling passar inte den typen av verksamhet som föreningen har. På varje internationellt evenemang sker tävlingar samt uppvisningar och ett godkännande av styrelsen skapar ett onödigt merjobb för alla parter, Jag yrkar att: meningen under 14 Deltagande i den idrottsliga verksamheten Medlem får inte delta i tävling, uppvisning eller anordna interna kurser utan medgivande av styrelsen eller, om denna så bestämt, av sektionsstyrelsen. Om tävling eller uppvisning arrangeras utanför Sverige, skall också vederbörande SF ge sitt samtycke, såvida inte SF i sina stadgar eller tävlingsbestämmelser fastställt annan ordning. Är arrangören inte ansluten till det SF som är organiserat för att omhänderta den idrottsgren vilken tävlingen eller uppvisningen gäller, får medlemmen delta endast om detta SF godkänt tävlingen eller uppvisningen. skall ändras till Medlem får inte anordna interna kurser där avgift tas ut utan ett medgivande av styrelsen. Styreslsen yrkar: Formuleringen står i DSF stadgar. Då vi är medlemmar i DSF är vi bundna att följa dessa. Styrelsens yttrande på avslag.

10 g. Motion om stadgeändringar kring valberedningen Bakgrund: Valberedningens roller behöver blir tydligare så att arbetsgången för dessa blir lättare samt att medlemmarna vet vad valberedningens roll är. Idag definieras det bristfälligt i stadgarna vilka åligganden som valberedningen har utan fokuserar med på sammansättning. Jag yrkar att: under punkt 23 Sammansättning, åligganden lägga till följande text Valberedningens uppgift är att lägga ett förslag till beslut för val av: antal ledamöter i styrelsen, ordförande, vice ordförande, ledarmöter och revisorer på årsmötet. Valberedningen ska sprida information om vad uppdragen innebär och uppdragens ansvar till kandidater och medlemmar, samt inspirera, stödja och intervjua kandidater. Valberedningen ska arbeta för att på årsmötet lägga fram ett styrelseförslag på en gruppkonstellation som kan arbeta bra tillsammans under nästkommande år. Valberedningen motiverar varför de tror att gruppen de har valt kommer arbeta bra tillsammans. Styrelsens yttrande: Styrelsen har stort förtroende att valberedningen genomför ett kvalitativt och väl avvägt arbete med nuvarande regelverk. Styrelsen ser lågt värde att reglera ytterligare i stadgarna. Det står valberedningen fritt att beskriva sitt arbete i ett kontinuitetsdokument. Styrelsens yttrande på avslag. h. Motion om tillägg till verksamhetsplanen Bakgrund: Under november 2014 skedde en lång maildiskussion mellan styrelsen, kommitten och en medlem kring ett öppet idémöte för SiS där medlemmar med erfarenhet av läger kunde komma med förslag till SiS- kommitten. Avsaknad av dokument kring lägrets mål/riktlinjer och vision gjorde det svårt att veta hur idémöte skulle planeras och det refererades till bestämmelser och tankar kring SiS som inte fanns nedskrivna. För att kunna få fler nya engagerade medlemmar som snabbt kan sättas i arbete i t.ex. en kommittee och grupp behövs styrande dokument kring vad tanken med ett evenemang är, vilka roller som krävs osv. Även Dukes Place har under året varit uppe för diskussion. Dessa är såklart levande dokument som går att förändra från år till år och måste inte definieras de år ett evenemang kanske har paus, men som finns som hjälp när evenemang ska genomföras. Jag yrkar att: Det i verksamhetsplanen för under rubriken Kursverksamhet och dansutveckling läggs in följande punkt. Definiera mål/syfte samt riktlinjer för de större planerade aktiva evenemang som föreningen anordnar såsom Swingin Spring och Dukes Place. Styrelsens yttrande: Föreningens grupper bör alltid utvärdera sina mål och sitt syfte. Detta bör alltid ske med föreningens bästa i åtanke. Att speciellt reglera vissa gruppers kreativitet och inspiration bör dock hanteras varsamt och i kontinuerlig debatt med berörda parter. Föreningens ledning bör hellre motivera än reglera. Styrelsens yttrande på avslag men hoppas att grupperna kan arbeta med detta själva och i samråd med styrelsen.

11 i. Motion om att undersöka möjlighet för duschkabin som tillägg till verksamhetsplanen Bakgrund: Många som dansar mycket inom föreningen bor en bra bit bort och dans framkallar svett. Det har länge uttryckts en önskan om att kunna duscha på forum och att på riktigt undersöka möjligheten rent praktiskt och vad det skulle kosta är något som skulle uppskattas. Jag yrkar att: Styrelsen ska undersöka möjligheten att införskaffa en duschkabin på forum. Styrelsens yttrande: Styrelsens yttrande på bifall. j. Motion om tillägg till verksamhetsplanen kursverksamhet Bakgrund: I tidigare verksamhetsplan samt i det senaste värdegrundsarbete som föreningen har så finns det uttryckt att(citat från WCJ 2010 visioner för en dansant framtid) vi ska ge dansarna alla dansare möjlighet att utvecklas. och (citat verksamhetsplan 13/14) Erbjuda medlemmarna utvecklingsmöjligheter, t.ex. kurser och träning, på alla nivåer. ) Vårt kurskoncept idag bygger på ett basutbud som är bra för relativt nya dansare men inte varje termin tillgodoser dansare på alla nivåer i föreningen. Föreningen förändras och dansare blir bättre vilket gör det naturligt att utvärdera kurskonceptet. Det går givetsvis att genom LFT och ett öppet forum argumentera för att begreppet möjlighet att utvecklas täcks in men mer fokus på frågan skulle göra många aktiva medlemmar glada. Inom lindyledargruppen har det önskats ett vidare arbete med det grundutbudskoncept som finns idag, framförallt på niåverna M, M- A och A. Det arbete och de hjälpdokument som finns är uppskattade men behöver kompletteras och kanske också revideras. Jag yrkar att: Det i verksamhetsplanen för under Kursverksamhet och dansutveckling läggs in följande punkt. Styrelsen ska tillsammans med lindyledargruppen se över och inleda ett arbete med ett kurskoncept för lindyhopen som skapar tydlighet för såväl ledare som medlemmar och tillgodoser dansare på ALLA nivåer.

12