Styrelsemöte den 21 januari 2012

Transkript

1 Protokoll den 28 januari 2012 sidan 1 av 4 Styrelsemöte den 21 januari 2012 Närvarande Björn Gudmundson, Joachim von Hirsch, Bengt Magnusson, Carl-Johan Nordblom, Gustaf Rodhe, Maud Wahlund och Christer Wallentin.. 1. Kalendarium för 2012 Carl-Johan presenterar ett förslag till tider för Vi beslutar enligt Carl-Johans förslag med ett par kompletteringar, se bilaga Bokslut för 2011 Christer presenterar det preliminära bokslutet för föregående år. Sammanfattningsvis blev intäkterna under 2011 betydligt större än beräknat, nämligen plus kronor. Orsakerna var främst ökade medlemsintäkter, sponsorintäkter och kommunala bidrag. Kostnaderna blev samtidigt avsevärt större än budgeterat. Förklaringen är att posten Skötsel av banor och område på kronor rymmer utgifter på sammanlagt cirka kronor som har en investeringskaraktär. I detta belopp ingår bland annat ombyggnaden av entrén med kronor, läktare till minitennisbanan och anslagstavla på norra gaveln med kronor och nya armaturer, brytare och kontakter i klubbhuset med kronor. Övriga kostnadsposter blev, med ett undantag, lägre än beräknat. Undantaget är Möllespelen som blev dyrare än beräknat som en följd av att klubben måste hyra inomhusbanor för kronor på grund av regn under tre dagar i slutet av turneringen. Vi beslutar att fastställa bokslutet efter smärre justeringar, se bilaga 3 3. Advisory Board Carl-Johan argumenterar för en annan organisation av klubbens ledning från och med Förslaget innebär en styrelse på 5 7 medlemmar (alla ordinarie) och ett så kallat Advisory Board med 5 9 personer. Han menar att en fördel skulle vara att medlemmarna i en bantad styrelse får ett tydligare ansvar; de kommer närmare varandra, vilket kan göra arbetet effektivare. I den rådgivande gruppen kan ingå personer som vill engagera sig i klubbens framtid, men slippa det löpande arbetet i en styrelse med regelbundna möten.

2 Protokoll den 28 januari 2012 sidan 2 av 4 Förslaget om en ny organisation väcktes av Carl-Johan på årsmötet i juli Han konstaterar att reaktionerna både då och senare över lag har varit positiva. Vi beslutar att föreslå det kommande årsmötet att styrelsen för 2013 ska bestå av 5 7 ledamöter och att ett Advisory Board inrättas med 5 9 personer. Carl-Johan åtar sig att till nästa styrelsemöte skriva en PM som presenterar förslaget. 4. Tennisskolan sommaren 2012 Carl-Johan och Christer redogör för sina kontakter med Thomas Bergström respektive Ludde Wahlund. Båda är inställda på att fortsätta som klubbens tränare i sommar. Vi beslutar att avgiften ska höjas från 400 till 450 kronor per vecka. Slutligen beslutar vi att samma begränsningar av Tennisskolans timmar ska gälla under 2012 som under Skötsel av banor och trädgård 2012 Christer föreslår att banskötarnas arbete ska fokuseras på att sköta banorna, att klippa gräsmattorna med den stora maskinen samt att plocka skräp och tömma papperskorgar. Vi beslutar enligt Christers förslag. Joachim föreslår två så kallade minifixardagar under sommaren för att hålla efter sly och ogräs, och för att trimma gräset på sådana ställen där den stora gräsklipparen inte kommer fram. Vi beslutar enligt Joachims förslag. Det framgår av kalendariet när dessa fixardagar är, se bilaga 2. Joachim föreslår vidare att Simon von Hirsch och Erik Nordblom blir banskötare i sommar med möjlighet att ta hjälp av en tredje person. Han planerar att samla bankskötarna i Påsk för att gå igenom arbetsuppgifterna och be dem göra upp ett veckoschema; när schemat är spikat ska det sättas upp på anslagstavlan. 6. Möllespelen 2012 Björn inleder diskussionen om ändringar i klassindelningen. Vi beslutar ingenting vid dagens möte, utan gör ett förslag som kan diskuteras av medlemmarna. Efter eventuella justeringar kan sedan klassindelningen fastställas på nästa styrelsemöte. Förslaget framgår av bilaga 4 och innebär följande:

3 Protokoll den 28 januari 2012 sidan 3 av 4 Klass 1 delas upp i Klass 1 A och Klass 1 B. Den som anmäler sig till Klass 1 A stannar där, medan den som anmäler sig till Klass 1 B kan komma att flyttas upp om tävlingskommittén anser att spelaren platser i A-gruppen. En ny open-klass införs: Klass 17 Dubbel Special. Den är öppen för både kvinnor och män. Spelarna anmäler sig individuellt; tävlingskommittén sätter ihop paren. Kommentar: Det här motsvarar Damdubbel Special i Möllespelen 2011, som blev en framgång. Skillnaden är att även män får vara med. De nuvarande hcp-klasserna stryks. I stället inför en ny hcp-klass: Klass 18 Singel Special. Den är öppen för både kvinnor och män. Tävlingskommittén förbehåller sig rätten att justera hcp-sättningen efter den första spelomgången. Christer föreslår att startavgifterna ska höjas i enlighet med årets höjning av spelavgifterna: Singelklass 150 kr, dubbelklass 100 kr, juniorklass 60 kr och knatteklass 50 kr. Alla priser avser kronor per deltagare. För icke medlemmar tillkommer 30 kronor per klass. Höjningarna motsvarar cirka 25 procent. Vi beslutar enligt Christers förslag. 7. Budget för 2012 Vi diskuterar budgeten för 2012 med utgångspunkt från ett förslag till budget från Christer. Vi beslutar att vänta med att fastställa budgeten till nästa möte. Christer får i uppgift att göra ett nytt förslag med beaktande av dagens beslut under punkt 4 och Byggfrågor UNDERHÅLLSPLAN Joachim åtar sig att göra ett förslag till underhållsplan som avser de kommande åren. VARMVATTENBEREDARE Bengt presenterar olika anbud på byte av varmvattenberedaren i klubbhuset. Vi beslutar att anta anbudet från Behrens Alternativ Energi AB; det avser den totala kostnaden för installation av Nibe 200 liter och går på kronor inklusive moms. Bengt får i uppdrag att beställa jobbet och utforma de närmare detaljerna med entreprenören. Bytet ska ske under våren. NY KLUBBSKYLT Björn och Christer får i uppgift att göra ett förslag till ny klubbskylt vid entrén. De ska också se till att hela skyltpaketet blir stabilt och snyggt.

4 Protokoll den 28 januari 2012 sidan 4 av 4 MARKFÖRBÄTTRING Christer rapporterar att han har kontaktat Johan Nilsson om markförbättringsjobbet längs en del av klubbens östra tomtgräns. Frågan tas upp på nytt, senast på nästa möte. BANA I Joachim rapporterar om sin kontakt med Mikael Sundén, banexpert med lång erfarenhet från banorna i Båstad. Joachim åtar sig att bjuda in honom till klubben förhoppningsvis till fixardagen den 6 april för att han ska bedöma vad som behöver göras åt Bana I. LÄKTARE Björn presenterar flera skisser på utformningen av en läktare som går från klubbhusets gallerigång en bit ned mot Bana I. Vi tycker att det ser mycket lovande ut och ber Björn att återkomma med bearbetade skisser till nästa möte. 9. Övriga frågor MÖLLEDAGAR Vi beslutar att klubben ska medverka vid de så kallade Mölledagarna som ersätter Sillens Dag och hålls i slutet av juli. SOMMARCAFÉ Christer informerar oss om att Lotta Leuckfeld har meddelat att hon och ungdomarna preliminärt räknar med att driva caférörelsen under vecka 26, 27, 28 och 31; under Möllespelsveckan sköter klubben serveringen i egen regi. GOLFKLUBBEN Carl-Johan redovisar en förfrågan från Mölle golfklubb om att flytta dagen för Joachim von Anka Cup. Vi beslutar emellertid att hålla fast vid den 25 juli; onsdagen i veckan efter Möllespelen har börjat bli ett inarbetat datum för tävlingen, vilket är viktigt att slå vakt om. TENNISUTBYTE Joachim berättar om sina kontakter med tennisklubben i Strandbaden angående ett tennisutbyte i sommar. Han får i uppgift att föreslå klubben att tävlingen sker den 4 eller 5 augusti; eventuellt räcker det med en halv dag. Bilagor 1. Kom-ihåg-lista 2. Kalender för 2012 (2) 3. Bokslut för 2011 (2) 4. Möllespelen 2012 förslag till klassindelning 10. Nästa styrelsemöte Nästa styrelsemöte hålls lördagen den 6 april 2012 klockan 14. Vid protokollet Justeras den 28 januari 2012 Christer Wallentin sekreterare Carl-Johan Nordblom ordförande

5 Förteckning den 22 januari 2012 sidan 1 av 2 Kom ihåg-lista efter styrelsemötet den 21 januari 2012 Vad Vem När Advisory Board 1. Presentera förslaget i en PM Carl-Johan Före den 6 apr Tennisskolan sommaren Informera Ludde och Thomas om besluten Carl-Johan Snarast Christer Skötsel av klubbhus, banor och trädgård 3. Fråga Aleksandra om städning under Christer Under våren 2012 sommaren Samla Erik, Simon och en tredje person Joachim Under Påsken för att gå igenom jobbet som banskötare 5. Klippa gräset på för- och eftersäsong Bengt, Björn, Christer Vår och höst 6. Beställa häckklippning Carl-Johan Under maj Möllespelen Sprida styrelsens förslag till ny klassindelning Christer Snarast Budget för Gör ett nytt budgetförslag Christer För den 6 apr Byggfrågor 9. Underhållsplan. Göra ett förslag Joachim Före den 6 apr 10. Varmvattenberedare. Beställa Bengt Snarast 11. Skyltar vid entrén. Göra ett förslag till Björn, Christer Före den 6 apr ny klubbskylt 12. Markförbättring. Ta in anbud Christer Före den 6 apr 13. Bana I. Kontakta Mikael Sunden för besök Joachim Snarast i Mölle under Påsken 14. Kolla avtalet med Trafik & Fritid Carl-Johan Snarast 15. Ny läktare. Skissa vidare Björn Före den 6 apr 16. Anslagstavla. Ta ned skyltskåpet, sätt upp en Bengt, Björn, Christer Före Möllespelen anslagstavla, montera ett litet tak

6 Förteckning den 22 januari 2012 sidan 2 av 2 Vad Vem När Övriga frågor 17. Sommarcafé. Skaffa besked från Lotta om vilka Christer Under våren veckor som är aktuella, praktiska frågor m.m. 18. Golfklubben. Ge svar på förfrågan Carl-Johan Omgående 19. Tennisutbyte. Fortsätta kontakterna Joachim Före den 6 apr

7 PM den 21 januari 2012 Besök gärna vår webbplats: molletk.se Kalender 2012 Lördagen den 21 januari klockan Årets första styrelsemöte. Då bestämmer vi bland annat datum för Tennisskolan, fixardagar, Möllespelen, tjejträffen och säsongens alla andra aktiviteter. Långfredagen den 6 april klockan Fixardag på området och vårstädning av klubbhuset. Klubben bjuder på grillad korv, mackor, öl och kaffe. Ansvariga: Carl-Johan Nordblom och Maud Wahlund. Styrelsemöte klockan Torsdagen den 17 maj klockan Fixardag för att sätta upp näten, ställa ut domarstolarna med mera. Säsonsstart: Klart för spel på Bana II. Ansvarig: Björn Gudmundson. Söndagen den 17 juni klockan Minifixardag på området för att trimma slänter och kanter, plocka ogräs, beskära träd med mera inför starten av Tennisskolan. Ansvarig: Christer Wallentin. Måndagen den 18 juni Tennisskolan börjar; den pågår till och med den 10 augusti. Under Möllespelen är det ingen Tennisskola. Thomas Bergström har äldre juniorer och vuxna i grupp samt enskild undervisning. Ludde Wahlund arbetar i första hand med de yngre barnen. Lördagen den 30 juni klockan Fixardag på området. Klubben bjuder på kaffe med tilltugg. Ansvarig: Carl-Johan Nordblom. Styrelsemöte klockan Söndagen den 8 juli Preliminärt datum Match i Arild mot Arilds Tennisklubb. Ansvarig: Carl-Johan Nordblom. Måndagen den 9 juli klockan Minifixardag på området för att trimma slänter och kanter, plocka ogräs, beskära träd med mera inför starten av Möllespelen. Ansvarig: Joachim von Hirsch.

8 PM den 21 januari 2012 Besök gärna vår webbplats: molletk.se Tisdagen den 10 juli klockan Tjejfest. Ansvariga: Kathrin Grahn, Kristina Larsson och Anita Magnusson. Onsdagen den 11 juli klockan Anmälningstiden till Möllespelen går ut. Därefter följer lottning. Frågor om tävlingarna? Klicka här eller ring Fredagen den 13 juli klockan Möllespelen startar och pågår till och med lördagen den 21 juli. Söndagen den 22 juli är en reservdag. Ansvariga: Medlemmarna i tävlingskommittén med Björn Gudmundson som ordförande. Onsdagen den 18 juli klockan Årsmöte. Klubben bjuder på frukost från klockan Läs kallelsen. Ansvarig: Carl-Johan Nordblom. Lördagen den 21 juli klockan Grillfest. Prisutdelning i samband med festen. Måndagen den 23 juli klockan Informellt möte för alla intresserade. Sammanfattning av Möllespelsveckan. Onsdagen den 25 juli klockan Joakim von Anka Cup. Ansvarig: Peter Hallberg. Lördagen den 6 oktober klockan Fixardag. Städning och stängning av anläggningen. Klubben bjuder på grillad korv, mackor, öl och kaffe. Ansvarig: Carl-Johan Nordblom. Styrelsemöte klockan

9 Sidan 1 av 2 Bokslut 2011, en jämförelse mellan budget och utfall i tusental kronor Per den 31 december 2011 Budget Utfall Avvikelse Utfall 2011 a b 2010 Intäkter under året Medlemsavgifter c Planhyra, tennisskolan Planhyra, övriga timmar Tävlingar, intäkter 20 d Cafeterian Sponsorintäkter Kommunala bidrag Statliga bidrag Gåvor Övriga intäkter Summa intäkter Kostnader under året Skötsel av banor och område El, vatten och sophämtning e Möllespelen, kostnader 7 f Kontorskostnader 20 g Avgifter till Tennisförbundet Övriga kostnader Summa kostnader Resultat för året Eget kapital vid respektive års slut Noter a Utfall enligt bokslutet för b Utfall enligt bokslutet för c Därav: Familjemedlemskap kr Enskilt medlemskap kr Ständigt medlemskap kr d Därav Möllespelen kronor och Joakim von Anka Cup kronor (netto). e Se separat specifikation på nästa sida. g Därav: Försäkringar Sponsorkostnader Bankkostnader Kontorsmaterial Portokostnader IT-Tjänster Telekommunikation kr kr kr kr kr 729 kr 300 kr f Därav kronor för hyra av inomhusbanor i Höganäs på grund av regn under torsdag lördag. CW den 21 januari 2012 Se specifikation av Skötsel av banor och område på nästa sida

10 Specifikation till Bokslut 2011 sidan 2 av 2 Besök gärna vår webbplats: molletk.se Skötsel av banor och område 2011 Bokförda utgifter under 2011 i storleksordning Väla Mark & Trädgård: ombyggnad av entrén * Beloppen med en asterisk gäller utgifter som klubben har glädje av under mer än ett år; de har investeringskaraktär. Trafik & Fritid, vårrustning av banorna m.m Löner, banskötsel och trädgård inkl. sociala avgifter Klang & Co: läktare till minitennisbanan, anslagstavla m.m * Magneklints Måleri: delar av klubbhusets utsida * Kulla-El: takarmaturer, väggkontakter, brytare och rörelsedetektor * Städning av klubbhuset inkl. sociala avgifter Lantmännen, röjsåg 5 450* Johan Nilsson, containrar Magnus Persson Service: gräsklipparen, trimmern Skyltar vid banorna (Skyltar, fundament, rör) 3 755* Bräcke Lyft och Transport, häckklippning Städmaterial 4 745* Optimera, trädgårdsredskap 4 323* Ikea, skrivbord, bokhylla, stol, trägaljar m.m * Optimera, verktyg 1 881* Låssmedjan, nycklar 1 628* Kullafixaren, svetsning av trumlaren 875 City Gross, köksgrejer 747* Leksakshuset m.fl., kortlekar, schack, coronspel m.m. 714* Delsumma Diverse Totalt Investeringar Löpande utgifter Totalt kr kr kr

11 Förslag den 21 janari 2012 Besök gärna vår webbplats: molletk.se Möllespelen 2012 förslag till klassindelning Open-klasser Klass 1 A Herrsingel Klass 1 B Herrsingel Klass 2 Damsingel Klass 3 Herrdubbel Klass 4 Damdubbel Klass 5 Oldboys, födda 1967 eller tidigare Klass 6 Generationsdubbel Klass 7 Oldgirls, födda 1972 eller tidigare Klass 8 Mixed dubbel Klass 9 Oldboys dubbel, födda 1972 eller tidigare Klass 10 Pojkar, födda 1994 eller senare Klass 11 Pojkar, födda 1997 eller senare Klass 12 Knattar, födda 2000 eller senare Klass 13 Miniknattar, födda 2002 eller senare Klass 14 Flickor, födda 1994 eller senare Klass 15 Flickor, födda 1997 eller senare Klass 16 Knatte-dubbel, spelare födda 2000 eller senare Klass 17 Dubbel Special Handicap-klass Klass 18 Singel Special