Sida: 1 (19) Dokumenttyp: VEP Dokumentnamn: VEP Livsmedel 2016 Gäller för: Livsmedel Upprättad av: Livsmedelsgruppen Beslutad av: Version: 0.

Transkript

1 Miljö och hälsa Sida: 1 (19) Dokumenttyp: VEP Dokumentnamn: VEP Livsmedel 2016 Gäller för: Livsmedel Upprättad av: Livsmedelsgruppen Beslutad av: Version: 0.1 Samhällsbyggnads verksamhetsidé Verksamhetsplan Livsmedel

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Omvärldsbevakning Mål och riskanalys Riskvärdering i verksamhetsplanen Målkedja för livsmedelskontrollen Nationella mål Kommunala mål Kontrollmetoder och rutiner Metod för riskbaserat val av kontrollområden Uppföljning av avvikelser och sanktioner Provtagning Organisation och utförande av kontrollen Projekt, regionala och nationella Projekt, förvaltningsinterna och kommunala Kortfattad beskrivning av planerade projekt och aktiviteter för att nå målen Planerad verksamhetsbunden kontroll Antal kontrollbesök kopplat antalet kontrolltimmar Flerårig kontrollplan Uppföljning och utvärdering Uppföljning och redovisning av branschprojekt och aktiviteter i projektform Årligen verifierar vi: Förbättringar Framgångsfaktorer för att föra kontrollen framåt ytterligare 2016: Revisioner Kommunikation Beredskap Kompetenskrav och utbildningsbehov splan 2016: Resurser och behov Resursfördelning Nedprioriteringar

3 1 Inledning I Östersund är det Miljö- och samhällsnämnden som är ytterst ansvarig för den lokala livsmedelskontrollen. Kontrollen utförs av tjänstemän på Samhällsbyggnad, Miljö och hälsa. För att säkerställa att kommunen som kontrollmyndighet uppfyller lagstiftningens krav (Europaparlamentets och Rådets förordning (EG) nr 882/2004 om offentlig kontroll) upprättas årligen en mål- och riskbaserad verksamhetsplan. Verksamhetsplanen innehåller alla arbetsuppgifter som är kopplade till livsmedelsfrågor inom Miljö- och samhällsnämndens ansvarsområde. Huvuddelen av verksamhetsplanen består av kontrollplanen för den lokala livsmedelskontrollen. Arbetet med att ta fram verksamhetsplanen inleds med en utvärdering av erfarenheterna från tidigare års kontroll, med tyngdpunkt på innevarande år. Till det läggs omvärldsbevakning och nya idéer kopplade till uppdraget. Hela planeringen bygger på nationella och lokala mål som bryts ner till långsiktiga och kortsiktiga mål för verksamheten. Olika aktiviteter knyts till målen för att nå dem på ett effektivt sätt. Målen och omvärldsbevakningen genomsyrar även den händelsestyrda verksamheten. Enligt kommunens tillvätprogram ska ökat företagande stimuleras. Vi bidrar genom att arbeta förebyggande och hjälpa företagen att göra rätt, skapa dialog och goda relationer, så att kontrollen blir effektivare. 2 Omvärldsbevakning Livsmedelsgruppens arbete styrs till stor del av den nationella planen för kontrollen i livsmedelskedjan. De mål som finns i planen sträcker sig till utgången av Under nästa år kommer därför nya mål för livsmedelskontrollen i Sverige att utarbetas. Dessa mål kommer att styra vår verksamhet de kommande tre åren. Sverige har fått mycket kritik från EU genom Food and Veterinary Office (FVO) på att vi inte kan visa att vår kontroll har effekt. En stor del i kritiken beror på att vi inte kan visa att de avvikelser som upptäcks vid kontroller åtgärdas inom utsatt tid. Sverige har även fått kritik för att kvantitativ kontroll inte gjorts vid spårbarhetsanalyser. Livsmedelsgruppen tror att Livsmedelsverket kommer att ha fokus på detta under nästa år. Under 2015 och 2016 har Livsmedelsverket fokus på fusk i livsmedelskedjan, bland annat genom en fem dagar lång kurs i ämnet. Två av livsmedelsgruppens inspektörer är inbokande på kursen och vi räknar med att det ska få genomslag i våra kontroller under I december 2016 träder ytterligare en del av "informationsförordningen" (EU 1169/2011) i kraft. Den del som vi blir mest berörda av är kravet på näringsdeklaration för förpackade produkter. Livsmedelsverket ser över en del av sina vägledningar till kommunerna nu. Det handlar bland annat om hur den offentliga kontrollen ska delas in kontrollområden och hur kontrollbehovet kopplat till olika risker för anläggningar ska beräknas. Detta kan framöver innebära att antalet planerade kontrolltimmar kan komma att ändras. Under 2015 hade livsmedelsgruppen inte full bemanning hela året. En av inspektörerna var föräldraledig och en bytte tjänst. Trots rekrytering av vikarie och ersättare har gruppen inte varit fullt bemannad enlig planen under Därför har matsvinnsprojektet flyttats till Dessutom har kontrolltid (100 h) som skulle ha utförts 2015 flyttats över till Även under 2016 kommer vikarier behövas för utföra de kontroller som flyttats och för att uppnå planerad (normal) bemanning. 3

4 3 Mål och riskanalys Hela livsmedelskontrollen är mål risk och styrd. Målkedjan består dels av nationella mål och dels av lokala (kommunala) mål. Riskvärderingen grundar sig på Livsmedelsverkets rekommendationer (bland annat vägledningar), livsmedelsgruppens omvärldsbevakning och Miljö och hälsas erfarenhet och kunskap inom olika områden. 3.1 Riskvärdering i verksamhetsplanen I kontrollplanen finns de livsmedelsverksamheter som är registrerade i kommunen. Den offentliga kontrollen på dessa verksamheter är risk- och erfarenhetsbaserad utifrån Livsmedelsverkets Vägledning för riskklassning av livsmedelsanläggningar och beräkning av kontrolltid. Genom denna tilldelas olika verksamheter olika mycket kontrolltid beroende på risk. Ett kontrolltidstillägg ges till verksamheter som märker livsmedel eller utformar menyer. Det innebär att kontrollfrekvensen hos varje enskild anläggning står i proportion till riskerna och omfattningen i den aktuella verksamheten. Resultat och erfarenhet från tidigare kontroller av hur företaget bedriver verksamheten är också en del av underlaget vid riskklassningen. Utöver kontrollplanen tas prioriterade aktiviteter fram utifrån vad vår verksamhet kan göra för att nå de kommunala mål som finns med koppling till livsmedelsfrågor. 3.2 Målkedja för livsmedelskontrollen Nationella mål Livsmedelsverkets vision för livsmedelskontrollen är följande: Professionell livsmedelskontroll för konsumenternas och företagens bästa Livsmedelsverket har i dokumentet Nationell plan för kontrollen i livsmedelskedjan () tagit fram nationella mål för livsmedelskontrollen. Målen finns i tabellen på nästa sida. Livsmedelgruppen har sett över målen i och gjort bedömningen att vår verksamhet redan når de nationella målen. Vi har därför inte tagit fram specifika aktiviteter för dessa, utan har istället implementerat dessa i kommunens mål. Nationella mål för livsmedelskontrollen Inriktningsmål Strategiskt mål Specifikt mål Aktivitet Konsumenterna har förtroende för kontrollen Företagen har förtroende för kontrollen Alla företag kontrolleras i enlighet med beslutad kontrolltid Kontrollen kännetecknas av en god dialog mellan kontrollmyndigheter och företag Företagen uppfattar inspektörerna som professionella Senast 31/ kan alla kontrollmyndigheter verifiera att den genomsnittliga kontrolltiden per anläggning under en treårsperiod motsvarar den beslutade kontrolltiden för samma period. 4

5 Nationella mål för livsmedelskontrollen , forts. Inriktningsmål Strategiskt mål Specifikt mål Aktivitet Alla led i kedjan och alla relevanta krav i lagstiftningen kontrolleras regelbundet, både med avseende på säkerhet och redlighet Alla kontrollmyndigheter har en plan för livsmedelskontrollen som omfattar alla led och alla relevanta krav i lagstiftningen Senast 31/ kontrolleras alla relevanta krav på samtliga anläggningar regelbundet vid planerad kontroll Kontrollen är riskbaserad både när det gäller säkerhet och redlighet Avvikelser upptäcks Avvikelser följs upp för att säkerställa att bristerna åtgärdas Den uppsatta kontrollplanen för livsmedelskontrollen följs Mer omfattande kontroll utförs på anläggningar där riskerna är större Vid varje kontrolltillfälle fokuseras på de största hälsoriskerna Vid varje kontrolltillfälle fokuseras på det som på ett avgörande sätt kan vara vilseledande (art /2002) Rätt kompetens finns för att upptäcka avvikelser och bedöma dess risker Kontrollen utförs med lämpliga kontrollmetoder för att upptäcka avvikelser inom relevanta kontrollområden Avvikelserna kommuniceras så att företagen förstår innebörden och kan vidta lämpliga åtgärder Uppföljning görs för att säkerställa att orsaken till avvikelserna undanröjts inom uppsatta tidsramar Sanktioner används enligt myndighetens egna instruktioner Senast 31/ kan alla myndigheter verifiera att de till 90% följer sin uppsatta plan för livsmedelskontrollen 5 Senast 31/ får alla anläggningar i riskklass 1-4 kontroll varje år Senast 31/ har vi utvecklat kontrollen inom eftersatta områden eller områden med ny lagstiftning Senast 31/ har kontrollen genomfört/deltagit i utbildningar och eller utarbetat/tagit del av kontrollhandböcker, vägledningar och annat stödjande material Senast 31/ kan minst 90% av alla kontrollmyndigheter verifiera att avvikelserna åtgärdas inom uppsatta tidsramar Senast 31/ dokumenterar alla kontrollmyndigheter när uppföljande kontroll har gjorts Senast 31/ kan minst 90% av alla kontrollmyndigheter verifiera att sanktioner används enligt myndighetens egna instruktioner. Särskilt identifierade områden är: Livsmedelstillsatser Närings- och hälsopåståenden Kosttillskott Traditionella specialiteter Geografiska beteckningar Internethandel Märkning, inkl allergener Material i kontakt med livsmedel Animaliska biprodukter Bland annat: Kommunikation (kurs professionella samtal) Kontrollmetodik inkl provtagning Specialiseringskurser Kontrollprojekt

6 3.2.2 Kommunala mål Kommunfullmäktige har tagit fram mål för "Ett hållbart Östersund". Dessa mål har nämnderna brutit ned till egna mål och tagit fram indikatorer för att följa upp. Avdelningen och livsmedelgruppen har i sin tur tagit fram verksamhetsmål som knyter an till nämndens mål. Aktiviteterna för att nå målen finns till stor del i de förvaltningsgemensamma projekt som beskrivs i avsnitt 6.2 Projekt, förvaltningsinterna och kommunala. Ett demokratiskt hållbart Östersund I det demokratisk hållbara Östersund litar medborgarna på det demokratiska systemet. Medborgarna är engagerade, deltar i samhällsutvecklingen och upplever att de har inflytande. Ett socialt hållbart Östersund Det socialt hållbara Östersund är öppet, välkomnande och tillgängligt. Medborgarna har förutsättningar för ett hälsosamt och tryggt liv på jämställda och jämlika villkor. 1. Medborgarna i Östersunds kommun känner sig trygga. Medborgarna har tillgång till säkra livsmedel och säkert dricksvatten och kan göra medvetna val, d v s medborgarna kan lita på e märkning av livsmedel, menyer osv. 2. Genom att uppfylla nämndens servicedeklarationer och ha ett gott bemötande visar nämnden att verksamheten präglas av rättsäkerhet och effektivitet, vilket bidrar till att medborgarna upplever en ökad tillit till det demokratiska systemet. Nämnden ska därför nå handläggningstiderna i minst 95% av alla ärendetyper senligt servicedeklarationern och andelen nöjda med bemötande ska vara minst 98%. Kommunala mål för livsmedelskontrollen Fullmäktiges mål Nämndens mål Långsiktigt verksamhetsmål (4-8 år) 1. Miljö och hälsa ska delta med stöd och kunskap vid aktiviteter som ökar medvetenheten om livsmedelssäkerhet och redlighet. Kortsiktigt verksamhetsmål (1-3 år) 1. Minst 95% av planerade livsmedelkontroller genomförs. 2. Vi medverkar i och stödjer kommunala eller lokala projekt som syftar till att stimulera goda matvanor, samt klimatsmart och ekologisk mat. 3. Marknadsföra aktuella frågor och pågående projekt till företag och privatpersoner. Öka allmänhetens kännedom om Miljö och hälsas verksamhet 4. Utveckla samarbetet inom avdelningen när det gäller vattenfrågor. 5. Utveckla samarbetet inom avdelningen när det gäller ABPfrågor. 4 Kontrollmetoder och rutiner Den offentliga livsmedelskontrollen utförs utifrån aktuell lagstiftning inom livsmedelsområdet, Livsmedelsverkets vägledningar samt Miljö och hälsas fastställda rutiner. Kontrollplanen med tillhörande projektplaner är framtagna utifrån Livsmedelsverkets rekommendation om täta oanmälda kontroller. Särskilda kontroller utförs vid misstanke om bristande efterlevnad av lagstiftningen. 6

7 All kontroll dokumenteras i rapporter eller beslut och företagaren får alltid ta del av kontrollresultatet. Kontrollmetod väljs utifrån syftet med kontrollen. Kontrollen kan vara en inspektion, revision eller provtagning. För att få bäst effekt genomförs en del av kontrollerna utförs utanför kontorstid, t e kvällar och helger. 4.1 Metod för riskbaserat val av kontrollområden Årets kontrollområden har valts utifrån de största riskerna förknippade med respektive bransch, miljö och hälsas erfarenheter av tidigare års kontroller, omvärldsbevakning och livsmedelsverkets vägledning om offentlig kontroll (alla relevanta kontrollområden bör kontrolleras inom en femårsperiod, där vi har valt att använda oss av en treårsperiod). Riskvärderingen av kontrollområdena görs gemensamt av hela livsmedelsgruppen, utifrån de förslag som respektive branschgrupp tar fram. 4.2 Uppföljning av avvikelser och sanktioner Konstaterade avvikelser mot lagstiftningen följs upp med etra offentlig kontroll, genom inspektion, revision, provtagning, eller genom att företagaren får redovisa vidtagna åtgärder skriftligt eller muntligt. Allvarligare avvikelser som inte åtgärdats leder till sanktioner, enligt Livsmedelsverkets vägledning om sanktioner i livsmedelslagstiftningen och Miljö och hälsas rutiner för sanktioner. 4.3 Provtagning Provtagning används främst för: Verifiering av företagens rutiner för egen kontroll och provtagning Riktad kontroll Utredning av matförgiftningar För analys av prover uttagna i den offentliga kontrollen har Östersunds kommun avtal med ALcontrol. Vid specialanalyser som går utanför det upphandlade laboratoriets ackreditering anlitas andra laboratorier. Miljö och hälsa har fastställda rutiner för provtagning. Riktad provtagning planeras i respektive projektplan. Misstänkta matförgiftningar Vid utredning av misstänkta matförgiftningar används Jämtlands läns gemensamma rutiner för utredning av livsmedelsburen smitta. Allmänheten kan anmäla matförgiftningar och lämna klagomål via telefonsamtal, brev och e- post, samt genom att fylla i särskilda formulär på kommunens hemsida, 5 Organisation och utförande av kontrollen 2016 Det är Miljö- och samhällsnämnden som är ytterst ansvarig för den lokala livsmedelskontrollen. Kontrollen utförs av livsmedelsgruppen på Samhällsbyggnad, Miljö och hälsa. Livsmedelsgruppen består av fem inspektörer. En del av det administrativa arbetet som är kopplat till livsmedelskontrollen utförs av personer på förvaltningens administrativa avdelning. Dessutom är Miljö och hälsas avdelningschef en resurs för livsmedelsgruppen. För ytterligare beskrivning av resurserna se avsnitt 13.1 Resursfördelning Livsmedelsgruppen bedriver större delen av sitt arbete, både kontrollarbete och övrigt arbete, i projektform. Projekten beskrivs kortfattat nedan. För mer detaljerad information om projekten hänvisas till projektplanerna och projektrapporterna. Dokumenten beskriver bland annat syfte, metod, omfattning och utfall av projekten 7

8 Tidigare år har en plan som visar hur de olika projekten bemannas och planeras under året funnits med. Eftersom det, när verksamhetsplanen tas fram, är osäkert hur bemanningen kommer se ut under året har en sådan plan ännu inte tagits fram. Det är dock klart att året kommer att inledas med kontroll av restauranger. Ett par av branschprojekten planeras i år att göras i sprintar. I Östersunds kommun finns ca 570 registrerade livsmedelsanläggningar/verksamheter (november 2015). Aktuellt register förs i ärendehanteringssystemet ECOS. Den planerade årliga kontrollen utförs i branschprojekt. De kontrollområden som miljö och hälsa har valt att fokusera på inom respektive bransch presenteras nedan under rubriken "Planerad verksamhetsbunden kontroll 2016". Vid detaljplaneringen inför varje kontrolltillfälle tar vi med de unika kontrollbehov som finns hos respektive verksamhet. För varje bransch finns en ansvarig person som skriver en plan och fördelar anläggningarna på de inspektörer som ingår i branschgruppen. Respektive inspektör ansvarar i första hand för att kontrollen utförs enligt kontrollplanen hos sina anläggningar. Vid behov kan omfördelning av anläggningar och planerade kontroller göras mellan inspektörerna under året. Nyregistrerade anläggningar fördelas bland inspektörerna i samband med registreringen. Även andra inkommande ärenden fördelas mellan inspektörerna. Ärenden kommer främst in via kundcenter (KC) och webbformulär. Det rör sig ofta om frågor från företagare som redan har en kontakt på livsmedelsenheten, anmälningar om misstänkta matförgiftningar och klagomål. Utöver kontrollarbetet finns vissa årligen återkommande och kontrollrelaterade aktiviteter, som till eempel rapportering till Livsmedelsverket, fakturering av årliga kontrollavgifter, erfarenhetsklassning av anläggningar och utskick av information till livsmedelsföretagarna. 5.1 Projekt, regionala och nationella Under 2015 drevs ett länsprojekt där vi deltog. Vår förhoppning är att det även under 2016 kommer att drivas länsprojekt som vi anser vara bra att delta i. Livsmedelsverket driver flera samordnade kontrollprojekt varje år. Målet är att öka effektiviteten i kontrollen, att ge deltagarna kompetensutveckling i olika kontrollområden samt att få ett brett underlag för utvärdering. Vi planerar att delta följande projekt: Kontroll av Listeria monocytogenes i kallrökt fisk, gravad fisk och skivade charkprodukter Genomförs 2016 Kontroll av mögelgifter i spannmål. Genomförs 2015, eventuellt också 2016 Kontroll av dricksvatten. Genomförs 2015 och 2016 I så stor utsträckning som det går kommer vi att integrera de projekt vi väljer att delta i i våra branschprojekt. 5.2 Projekt, förvaltningsinterna och kommunala Avdelningen har i planeringsarbetet för 2016 tagit fram projekt som syftar till att nå avdelningens mål, optimera våra resurser och utveckla vårt arbetssätt. Livsmedelsgruppen kommer att delta följande projekt: Projekt Syfte med projektet Var i målkedjan? Processkartläggning - uppföljning av insikt Att öka rättssäkerheten vid handläggning av ärenden Nämndens mål 1 Processkartläggning - Övergripande Nämndens mål 1 Att slutföra arbetet med att kartlägga avdelningens huvudprocesser. 8

9 Projekt Syfte med projektet Var i målkedjan? Animaliska biprodukter (ABP). Att ta fram en strategi för hur vi ska jobba med ABP på avdelningen Kortsiktigt verksamhetsmål 5 Vattengrupp ECOS Beredskapsplan Minska matsvinn Kommunikation av vårt arbete Att ta fram en strategi för hur vi ska jobba med vattenfrågor på avdelningen Att färdigställa arbetet beredskapsplanen som påbörjades under 2015 Att göra livsmedelsföretag medvetna om att minska matsvinnet och förbättra sorteringen av avfall. Att sprida goda eempel i kontrollen Nämndens mål 1 Fullmäktiges mål Socialt hållbart Östersund. Nämndens mål 1 Fullmäktiges mål Ekologiskt hållbart Östersund. Mål hos miljöskyddsgruppen Fullmäktiges mål Demokratiskt hållbart Östersund. Nämndens mål 1 Kortsiktigt verksamhetsmål 1 & Kortfattad beskrivning av planerade projekt och aktiviteter för att nå målen Branschprojekten i kontrollplanen Projektledare: Se tabellen nedan Genomförande: Hela året Tidsresurser: ca 2000 h Den planerade offentliga livsmedelskontrollen bedrivs branschvis. Anläggningarna har delats in i 12 branscher. En projektplan för varje bransch tas fram i början av året. Projektplanen anger när på året branschen ska kontrolleras. Ibland delas kontrollerna in i flera perioder under året. Kortfattad information om de olika branschprojekten finns i tabellen nedan. Kortsiktigt verksamhetsmål 3 Information och kommunikation Projektledare: Maya Genomförande: Hela året Tidsresurser: ca 40 h Hemsidan får en grundläggande genomgång minst en gång per år tillsammans med förvaltningens informatör. Lägesrapporter från livsmedelsgruppen, med händelser och nyheter, läggs kontinuerligt ut på hemsidan och kommunens facebooksida. Vi strävar också efter att kommunicera ut vårt arbete till andra kommuner i syfte att sprida goda eempel. Fullmäktiges mål: Demokratiskt hållbart Östersund. Nämndens mål 1 Kortsiktigt verksamhetsmål 2 9

10 Kontroll vid evenemang Projektledare: Cecilia Genomförande: Hela året Tidsresurser: ca 200 h Kontroll av säkra livsmedel vid marknader och evenemang. Kontroll kommer att utföras vid 4 tillfällen under 2016, varav Yran räknas som ett tillfälle. I samband med kontroll och närvaro på marknader och evenemang marknadsförs livsmedelskontrollen på ett positivt sett, samtidigt som vi höjer kunskapen hos livsmedelsföretagarna (däribland mathantverkare). Fullmäktiges mål: Demokratiskt hållbart Östersund. Nämndens mål 1 Kortsiktigt verksamhetsmål 1, 2 & 3 Processkartläggning - övergripande Projektledare: Emma Genomförande: Hela året Tidsresurser: ca 200 h Kommunen har tagit beslut om en processmodell som alla kommunens huvudprocesser ska kartläggas enligt. Miljö och hälsa påbörjade detta arbete för ett par år sedan. För att få styrning på processer och resurser kommer arbetet att tas upp igen under Nämndens mål 2 Processkartläggning - uppföljning av insikt Projektledare: Cecilia Genomförande: Hela året Tidsresurser: ca 40 h Rättssäkerheten vid handläggning av ärenden ska höjas ytterligare. Detta görs en genomlysning av en ärendetyp med delegationsbeslut innefattande blanketter, rutiner och mallar. (aktivitet till målet för Demokratiskt hållbart Östersund) Nämndens mål 2 Kortsiktigt verksamhetsmål 3 Minska matsvinnet Projektledare: Emma Genomförande: Första halvåret Tidsresurser: 400 h Alla verksamheter som besöks under 2016 får information om olika sätt att förebygga matsvinn och att minska avfallsmängden genom sortering. De 30 största lämnarna av matavfall får kontroll av att de arbetar efter de allmänna hänsynsreglerna i Miljöbalken när det gäller avfallshanteringen. En informationssatsning mot allmänheten via kommunens hemsida och facebooksida planeras. (aktivitet till målet för Ekologiskt hållbart Östersund) Fullmäktiges mål: Ekologiskt hållbart Östersund. Kortsiktigt verksamhetsmål hos miljöskyddsgruppen Animaliska biprodukter (ABP) Projektledare: Projektet drivs av Genomförande: Hela året Tidsresurser: 0 h hälsoskyddsgruppen Utveckling av strukturen för hur vi bäst använder Miljö och hälsas samlade kompetens i frågor relaterade till ABP. Avdelningen ska ha en god kännedom om verksamheter som hanterar animaliska biprodukter samt utöva en effektiv tillsyn inom området. Livsmedelsgruppen kommer i sin ordinarie kontroll utöva tillsyn på området. Kortsiktigt verksamhetsmål 5 10

11 Beredskapsplan Projektledare: Peter Genomförande: Hela året Tidsresurser: 100 h Miljö- och samhällsnämnden/ Miljö och hälsa behöver skapa en egen beredskapsplan/ krishanteringsplan, som täcker övergången från en normal händelse fram till dess att en händelse bedöms vara så allvarlig att kommunens krisledningsorganisation går in och tar över. Nämndens plan ska komplettera kommunens övergripande krishanteringsplan. Projektet genomförs i samarbete med hälsoskydd och miljöskydd. Detta var en avvikelse vid länsstyrelsens revision av kommunens livsmedelkontroll 2014 Fullmäktiges mål Socialt hållbart Östersund. Nämndens mål 1 Dricksvatten Projektledare: Daniel Genomförande: Hela året Tidsresurser: 40 h Utveckling av strukturen för hur vi bäst använder Miljö och hälsas samlade kompetens i frågor relaterade till dricksvatten och vattenskydd. Under de närmaste åren kommer två vattenverk att byggas om och två nya skyddsområden att träda i kraft. Ett par skyddsområden håller på att revideras. Etra tid, utöver ordinarie kontroll, kommer att behövas. Fullmäktiges mål Socialt hållbart Östersund. Nämndens mål Planerad offentlig kontroll 2016 Bransch Kontrollområden Branschgrupp Tillagningskök 2-10 h/ anläggning 56 anläggningar 253,5 timmar 90 kontrollbesök 2016 Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Övrigt? totalt av 3 inspektörer Peter 11

12 Bransch Kontrollområden Branschgrupp Produktionskök 5-20 h/ anläggning 9 anläggningar 106 timmar 27 kontrollbesök 2016 Mottagningskök 1-6 h/ anläggning 108 anläggningar 240 timmar 77 kontrollbesök 2016 Butiker 1-12 h/ anläggning 47 anläggningar 150,5 timmar 43 kontrollbesök 2016 Kosttillskott 1-2 h/ anläggning 19 anläggningar 22 timmar 0 kontrollbesök 2016 Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring Vatten (slangar, is) Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Mikrobiologiska kriterier 2073/2005 Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Vattenkvalitet Rengöring Temperatur Personlig hygien HACCP? Spårbarhet Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Mikrobiologiska kriterier Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Rengöring Temperatur Personlig hygien Information Spårbarhet totalt av 2 inspektörer Daniel totalt av samtliga (6) inspektörer. Peter totalt av 2 inspektörer Peter 12

13 Bransch Kontrollområden Branschgrupp Restauranger 1-11 h/ anläggning 89 anläggningar 452 timmar 106 kontrollbesök 2016 Snabbmat 2-7 h/ anläggning 50 anläggningar 184 timmar 49 kontrollbesök 2016 Mobila anläggningar 1-7 h/ anläggning 19 anläggningar 43 timmar 16 kontrollbesök 2016 Café 1-7 h/ anläggning 91 anläggningar 247,5 timmar 59 kontrollbesök 2016 Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring () Vatten (inkl rengöring av ismaskiner) Temperatur Personlig hygien () HACCP Information Spårbarhet Mikrobiologiska kriterier (kylda matlådor) Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring Vatten (dryckesautomater) Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering och lagring Hantering och lagring av avfall Rengöring Vatten Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering och lagring Hantering och lagring av avfall Rengöring Vatten? Temperatur + ev HACCP Personlig hygien Information Spårbarhet totalt av samtliga (6) inspektörer. Cecilia totalt av samtliga (4) inspektörer. Cecilia totalt av 2 inspektörer Daniel totalt av 3 inspektörer. Maya 13

14 Bransch Kontrollområden Branschgrupp Tillverkare 1-6 h/ anläggning 32 anläggningar 77,5 timmar 22 kontrollbesök 2016 Distributör/grossist Importörer/ huvudkontor/ matmäklare 1-3 h/ anläggning 24 anläggningar 27,5 timmar 17 kontrollbesök 2016 Vattenverk 1-50 h/ anläggning 27 anläggningar 113 timmar 10 kontroller 2016 Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering och lagring Hantering och förvaring av avfall Rengöring Vattenkvalitet (eget vatten) Temperatur Personlig hygien HACCP Information Spårbarhet Mikrobiologiska kriterier Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering och lagring Hantering och förvaring av avfall Rengöring Temperatur Personlig hygien Information Spårbarhet Infrastruktur, lokaler och utrustning Råvaror och förpackningsmaterial Säker hantering Hantering och lagring av avfall Rengöring Personlig hygien HACCP Information Övrigt, (skalskydd) Totalt antal anläggningar 571 st Totalt 536 planerade kontroller 2016 totalt av 2 inspektörer. Cecilia totalt av 2 inspektörer. Emma totalt av 2 inspektörer Daniel 5.3.2Antal kontrollbesök kopplat antalet kontrolltimmar <=1 h kontroll vart tredje år 1,5-2,5 h kontroll vart annat åt 3-5,5 h en kontroll varje år, samt ett etra besök jämna år hos anläggningar med 5-5,5 h 6-8,5 h två inspektioner per år, samt ett etra besök ojämna år hos anläggningar 8-8,5 h 9-12,5 h tre inspektioner per år Över 13 h fyra inspektioner per år 14

15 6 Flerårig kontrollplan Livsmedelsgruppen kontrollplan är flerårig. Innevarande kontrollperiod sträcker sig från Alla verksamheten ska få sin tilldelade kontrolltid inom en treårsperiod. Vi använder oss av uppgifter i ECOS för att säkerställa detta. Under treårsperioden kontrolleras alla relevanta kontrollområden hos varje verksamhet. Detta säkerställs i branschprojektplanerna. 7 Uppföljning och utvärdering Uppföljning av verksamhetsplanen sker i kommunens gemensamma uppföljningssystem vid beslutade tillfällen. Kontroll- projektplanerna följs upp fyra gånger under året av miljöchefen och livsmedelsgruppen. Lämpliga månader för uppföljning är mars, juni, september och november. Miljöchefen är sammankallande. Väsentliga avvikelser eller förändringar rapporterar miljöchefen vidare till Miljö- och samhällsnämnden. 7.1 Uppföljning och redovisning av branschprojekt och aktiviteter i projektform Ansvarig för projekten upprättar en tidsatt projektplan och slutrapport. Den ansvarar också för lägesredovisningar underhand i projekten. Lägesredovisningarna i branschgrupperna ska innehålla: Bedömning av läget. Hur många anläggningar som har besökts (antal inspektioner som genomförts) i förhållande till planen. Har tidplanen för perioderna följts. Eventuella avvikelser från planen i timmar, och hur avvikelsen hanteras Vid uppföljningen av kontroll- och projektplanerna med miljöchefen går man igenom: att antalet planerade kontroller har genomförts inom respektive bransch och att projektplanen har följts att kontrollen har genomförts enligt dokumenterade kontrollrutiner att kontrollen har varit riskbaserad (planerade kontrollområden är genomgångna), att den är har varit ändamålsenlig och att den haft avsedd effekt (d.v.s. att konstaterade avvikelser har åtgärdats inom utsatt tid) att aktiviteter i kontrollplanen har genomförts, samt utfallet Årligen verifierar vi: att den genomsnittliga kontrolltiden per anläggning under en treårsperiod motsvarar den beslutade kontrolltiden för samma period. att vi till 90 % följer vår uppsatta plan för livsmedelskontrollen att alla anläggningar i riskklass 1-4 får kontroll varje år att alla relevanta krav på samtliga anläggningar kontrolleras regelbundet vid planerad kontroll att vi har utvecklat kontrollen inom eftersatta områden eller områden med ny lagstiftning att vi har deltagit i utbildningar och eller tagit del av kontrollhandböcker, vägledningar och annat stödjande material inom identifierade och prioriterade områden. att avvikelser som upptäckts i kontrollen har åtgärdas inom uppsatta tidsramar (att kontrollen har effekt) att alla uppföljningar av att avvikelser har åtgärdats är dokumenterade att sanktioner används enligt egna instruktioner att kontrollen har effekt även förebyggande, genom att mäta hur många verksamheter vi flyttar i erfarenhetsklass 15

16 7.2 Förbättringar I planering och uppföljningen av kontrollen jobbar vi ständigt med utvärdering, utveckling och förbättringar. I samband med planeringen för nästa år görs en genomgång av vad som har fungerat bra och vad som behöver utvecklas eller förändras till kommande år. Den fleråriga kontrollplanen sträcker sig över en treårsperiod. 2017, när vi avslutar den nästa treårsperiod och planerar för en ny, gör vi en grundlig genomgång och utvärdering av hela vårt arbetssätt för att nå en effektiv kontroll. 7.3 Framgångsfaktorer för att föra kontrollen framåt ytterligare 2016: Jobba vidare med hur vi bäst kan utnyttja flytet i arbetet. Till eempel genom att vara snabba med att lämna över inspektioner eller andra uppgifter till den inspektör som har tid över under en period och att använda oss av en "regleringsbransch". Regleringsbranschen används som en buffert för att få flyt i arbete och hjälpa oss att hålla oss inom perioderna. Utveckla våra arbetsmetoder genom att driva några av branschprojektet i form av sprintar. Utveckla stöddokumenten till branschprojekten för att spara tid. Säkerställa att kontrollen bedrivs effektivt och likartat genom att se över våra rutiner. Vidareutveckla hur vi ska prioritera vid oförutsedda händelser, klagomål mm och hur vi ska nyttja vår specialistkompetenser. Detta för att säkerställa att den planerade kontrollen alltid utförs och att den totala arbetsfördelningen mellan inspektörerna i gruppen blir jämn. 8 Revisioner Revision av kommunens livsmedelskontroll, enligt artikel 4.6 i förordning (EG) nr 882/2004, utförs av Länsstyrelsen. Även Livsmedelsverket kan utföra revision av kommunens livsmedelskontroll. 9 Kommunikation I varje projekt ska man ha med sig hur projektet (innan och resultatet) ska kommuniceras med allmänheten. Kommunikation är ett bidrag till att nå målet med projektet. Vi ska vara en kommunikativ organisation och stärka varumärket. Avdelningschefen kommer under december 2015 att ta fram en kommunikationsstrategi för Strategin ska omfatta hela avdelningen. 10 Beredskap Enligt artikel 4 förordning (EG) nr 882/2004 ska kontrollmyndigheten upprätta beredskapsplaner som ska kunna användas som stöd vid krissituationer. Under 2015 påbörjade Miljö och hälsa/ Miljö- och samhällsnämnden att ta fram en krishanteringsplan som förtydligar nämndens/ förvaltningens arbete som kompletterar kommunens övergripande krishanteringsplan. Arbetet kommer att fortsätta under Kompetenskrav och utbildningsbehov Alla livsmedelsinspektörer bedöms i dagsläget ha tillräcklig grundutbildning för sina arbetsuppgifter. Genomgång av kompetens och behovet av fort- och vidareutbildning görs årligen i samband med verksamhetsplaneringen och personalens utvecklingssamtal. Årets genomgång resulterade i att vi ser att det finns behov av kompetensstärkning inom vatten, fusk och näringsvärdesdeklarationer. Behovet av kompetensutveckling styrs av kontinuerlig omvärldsanalys och inspektörernas behov och önskemål i personliga och yrkesmässiga utbildningsplaner. Vi tar hänsyn till den individuella kompetensen vid fördelningen av arbetsuppgifter. 16

17 11.1 splan 2016: Under 2016 kommer mer omfattande utbildningsinsatser fokuseras mot: Dricksvatten Fusk Näringsvärdesdeklarationer I övrigt sker kompetensutveckling bland annat genom: Erfarenhetsutbyte med andra kommuner Deltagande i länsträffar två gånger per år Deltagande i Nationella/Nordiska Tillsynskonferensen Erfarenhetsutbyte inom Nyckeltal i Norr Erfarenhetsutbyte inom Livssamverkan Sverige Dricksvattengrupp hos SKL EFSA:s kurser inom ramen för Better traning for safer food. 12 Resurser och behov 2016 Resursbehovet för livsmedelskontroll och relaterade arbetsuppgifter bedöms uppgå till 4,5 årsarbetskrafter. Eftersom vi inte kunde utföra all den kontroll som planerats under 2015 har 100 timmar flyttats över till Det innebär att den tid som disponeras för livsmedelskontrollen är 7300 timmar ((4,5 1600)+100 timmar). Resursbehovet för arbetsuppgifter som inte är direkt relaterade till livsmedelskontroll bedöms uppgå till 0,5 årsarbetskrafter, vilket motsvarar 800 h. Arbetet fördelas på 5 inspektörer Resursfördelning Tabellerna nedan visar hur inspektörerna i livsmedelsgruppen fördelar sin arbetstid. Den första tabellen är en sammanställning av uppgifterna i de övriga tabellerna. Typ av arbete Typ av finansiering Planerad tid (h) Del av tjänst (%) Offentlig kontroll Avgifter ,5 Kontrollrelaterat arbete Avgifter ,7 Etra offentlig kontroll Anslag 500 0,3 Kontrollrelaterat arbete Anslag ,0 Summa ,5 Arbetsuppgifter Offentlig kontroll (avgiftsfinansierad) Planerad kontroll hos alla anläggningar som betalar årlig kontrollavgift, ca 580 st. (I kontrollbegreppet ingår inspektion, revision och provtagning.) Behov (h) Tot 2407h 1997 Överförd kontrolltid från Kontroll hos nyregistrerade anläggningar som riskklassats, ca 70 st. 210 Etra offentlig kontroll, t e uppföljande kontroll vid avvikelser

18 Arbetsuppgifter Kontrollrelaterat arbete (avgiftsfinansierat) Kompetensutveckling o o ar Nationell /Nordisk tillsynskonferens Samverkan och kalibrering av kontrollen mm o Länsmöten o Livssamverkan o Dricksvattengrupp, SKL o Nyckeltal i Norr Behov (h) Tot 2750 h Interna möten 375 Nationella kontrollprojekt o Listeria o Mögelgifter o Dricksvatten 0 (ingår i ordinarie kontroll) Planering av kontrollen 400 Administrativt arbete o o o o o o Arbete med rutiner och mallar Rapportering till Livsmedelsverket Fakturering, Tidsredovisning Registreringar av nya anläggningar Riskklassning av anläggningar Kontroll av termometrar 40 Restid i samband med kontroll Arbetsuppgifter Behov (h) Etra offentlig kontroll (anslagsfinansierad) Tot 500h Obefogade klagomål 150 Misstänkta matförgiftningar som inte kunnat verifieras 150 Marknader och evenemang

19 Arbetsuppgifter Kontrollrelaterat arbete (anslagsfinansierat) Behov (h) Tot 1670 h Rådgivning och information. 500 Sanktioner och åtalsanmälningar 100 Remisser och liknande 60 Beredskap för oförutsedda händelser, t e smittskyddsutredningar 200 Andra arbetsuppgifter, t e uppdrag från nämnden, KS, KF som inte är kontroll Skattefinansierade projekt o Processkartläggning, uppföljning av Insikt o Processarbete, övergripande o ABP o Vattengrupp o ECOS o Kommunikation o Beredskapsplan o Matsvinn Nedprioriteringar Miljö och hälsa bedömer att resurserna stämmer väl överens med behovet. Inga nedprioriteringar är därför aktuella, Om verksamhetens mål ska nås måste alltid en bedömning göras av om vikarie behöver tas in för att kompensera vid längre föräldraledighet, sjukfrånvaro och liknande. När nedprioriteringar är nödvändiga är det i första hand i den skattefinansierade delen av verksamheten som ambitionsnivån sänks. 19