Eyescube 7. Lednings- och kvalitetssystemet Handbok för användare

Transkript

1 Eyescube 7 Lednings- och kvalitetssystemet Handbok för användare av Futureyes AB 2015

2 Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen och får ej helt eller delvis mångfaldigas! Eyescube är ett inregistrerat varumärke och tillhör Futureyes AB Sjöhagsvägen 2, Västerås Futureyes AB, 2011, 2012, 2013, 2015 Utgåva 1.0 augusti 2015

3 Innehåll Innehåll 1 Inledning Vad är Eyescube Startsidan Hem Alla styrkort Hantera Styrkort Sök Administration 9 4 Behörigheter Användare Ägare Administratör 10 5 Arbeta med styrkort Styrkortens upplägg 11 Perspektiv Trädstrukturen - välja styrkort och mapp 12 Välj styrkort Mappar - trädstruktur Celler i styrkortet 15 6 Punkter Infoga punkt Redigera en punkt Ta bort punkt Inaktivera/aktivera en punkt 21 Inaktivera punkt Aktivera punkt Målkriterier Hantera förhållande till kopior 23 7 Aktiviteter Aktivitetsplan Infoga aktivitet Redigera poster i aktivitetsplanen Uppföljningsplan 26 3

4 Innehåll 8 PM-matris - hantering av strukturkapital Nyckeltal Infoga punkt med nyckeltal Mata in värden Cockpit - Uppföljning av nyckeltal Symboler Principerna för färganvändningen i "cockpit" Arbeta med mappar och dokument Dokumentationsstruktur 40 Symboler Mappar, dokument och spårbarhet 41 Dokument - Detaljer Spårbarhet Använda/Öppna dokument Kvalitet/spårbarhet Infoga mapp Infoga dokument Ersätta och redigera dokument Utskrift och förhandsvisning av vy Administration Grundläggande definitioner Företag Kontor Avdelning 51 Redigera, Ta bort, Visa eller Söka en avdelning Personal 52 Infoga person Redigera, Visa, Ta bort eller Söka en person Perspektiv 54 Infoga ett perspektiv Styrkort 56 Infoga styrkort Ange ägare till styrkortet Redigera styrkort, lägga in logotyp Publik punkt*

5 Innehåll Arkivera styrkort Dokument 60 Redigera mappar Redigera dokument Visa alla Projektnyhet och Nyhet 63 Projektnyhet Nyhet Måltyp 66 Införa målkriterier Gäst* Multimedia 68 5

6 Inledning 1 Inledning Denna lathund är skriven för att kunna användas som uppslagsbok när du som administratör, styrkortsägare eller användare arbetar med applikationen. Varje moment beskrivs utförligt, steg för steg. De mest grundläggande funktionerna i Windowsmiljön tas inte upp utan det förutsätts att du har kunskap om detta. Menyer, menyval och knappar är markerade med fet stil. När inget annat anges ska du alltid använda vänster musknapp för klick. Exempel: Välj Start, Redigering, Markera. det vill säga klicka på fliken Start, gruppen Redigering och kommandot Markera eller Klicka på Markera. Tangenter är skrivna med versaler och fet stil, till exempel ENTER. När två eller flera tangenter ska tryckas ned samtidigt skrivs de ihop med ett plustecken, till exempel SKIFT+ENTER. Olika moment i funktioner är skrivna i punktform till exempel: 1 Markera texten. 2 Välj Start, Urklipp, Kopiera. 6

7 Vad är Eyescube 7 2 Vad är Eyescube 7 Eyescube 7 är ett webbaserat ledningsstöd som håller ihop all information vid kvalitets- och målstyrning och verksamhetsutveckling, och för att sprida och dela intern information inom en hel verksamhet. Här finns alla mål och de aktiviteter som pågår för att uppnå målen. Du kan lägga till information om verksamhetens resultat i olika avseenden och rutiner för hur vardagsarbetet ska gå till, till exempel orderhantering och kvalitetsarbete. Du kan även organisera en mängd dokument som hjälper dig att göra ett enhetligt intryck, såsom mallar för avtal och offerter. Här finns också till exempel nyheter om vad som händer på och kring företaget och en mängd dokument som ska hjälpa oss att göra ett enhetligt intryck, såsom mallar för avtal och offerter. Eyescube 7 är indelat i ett antal perspektiv och varje perspektiv i sin tur är uppdelat i delprocesser. Både perspektiven och delprocesserna kan anpassas efter organisationens utseende. Eyescube 7 omfattar vanligen 4-6 perspektiv namngivna enligt organisationens egna önskemål och behov. 7

8 Startsidan 3 Startsidan På startsidan kan du publicera dina egna nyheter om verksamheten, om ditt pågående styrkortsarbete eller kanske ge dina medarbetare någon form av erbjudande för det pågående förbättringsarbetet. Överst på startsidan finns fyra (fem 1 ) val som du kan välja mellan: 1. Hem 2. Alla styrkort 3. Hantera styrkort 4. Sök 5. Administration Hem Tar dig till förstasidan där du kan publicera dina nyheter samt läsa andras nyheter i verksamheten. 1 Gäller endast administratörer 8

9 Startsidan 3.2 Alla styrkort Styrkorten för hela verksamheten visas. En sida för alla medarbetare, redskap för person som sitter i ledningsgruppen eller i en mellanchefsposition. Sidan ger en översikt över alla styrkort i verksamheten. 3.3 Hantera Styrkort När du vill arbeta med ditt/dina personliga styrkort som du är ägare till väljer du Hantera styrkort. 3.4 Sök Det finns en sökfunktion med fritextsökning som gör det möjligt att hitta rätt dokument. För snabb sökning skriver du in en fri text eller fras och trycker på ENTER eller klickar på Sök. För att kombinera fri text med ett dokuments egenskaper såsom namn, typ och ägare, väljer du Avancerad sökning. 3.5 Administration Här når du administrationsverktyget. För att kunna arbeta med det måste du ha behörigheten Administratör. Läs mer i avsnitt 13. 9

10 Behörigheter 4 Behörigheter Det finns tre olika roller/nivåer i Eyescube. 1 Användare/(Gäst 1 ) 2 Ägare till styrkort 3 Administratör 4.1 Användare Den som har lägsta behörigheten Användare kan inte ändra något i ett styrkort. Enbart läsa. Användare är man när det gäller andras styrkort. Ägare är man till egna styrkort, se nedan. 4.2 Ägare Ett styrkort kan ha en eller flera ägare. En person kan också äga flera styrkort. Endast ägarna kan ändra i styrkorten, medan alla medarbetare kan läsa i alla styrkort. Som ägare till ett styrkort kan du infoga och uppdatera punkter, kriterier, mappar, dokument, mål- och nyckeltal etc. 4.3 Administratör Som administratör kan du infoga och redigera avdelningar, personal, perspektiv, styrkort, ge behörigheter, arbeta med globala dokument med mera. 1 Gäst = Användare med begränsade rättigheter. Option. 10

11 Arbeta med styrkort 5 Arbeta med styrkort När du väljer att arbeta med styrkort i Eyescube 7 öppnas en ny vy på skärmen som innehåller en trädstruktur till vänster och ett styrkort där du som ägare själv fyller på med din information. 5.1 Styrkortens upplägg Styrkorten definieras av en organisationsstruktur. För varje nivå ända ner till individ går det att definiera styrkort. Varje styrkort kan ha en eller flera ägare. Endast ägarna kan ändra i styrkorten, medan alla medarbetare kan läsa alla styrkort. Det finns ingen övre gräns för antalet hierarkiska nivåer eller antal styrkort. Perspektiv Styrkorten kan ha godtyckligt antal perspektiv/ fokusområden samt upp till sju kolumner. Kolumner kan vara av måltyp, aktivitetstyp eller nyckeltalstyp. 11

12 Arbeta med styrkort Administratören definierar grundstrukturen i styrkorten och tilldelar behörigheter och ägarskap. 5.2 Trädstrukturen - välja styrkort och mapp Trädstrukturen i Eyescube 7 är uppdelad i två olika delar som har till uppgift att hålla ordning och navigera dig runt bland de ofta stort antal olika typer av dokument som finns i din organisation. Den övre delen av trädstrukturen består av navigering bland olika styrkort. I den undre delen visas en mappstruktur som har samma namn som perspektiven i det aktuella styrkortet. Här finns de olika dokument, som är 12

13 Arbeta med styrkort tillgängliga för det styrkort användaren valt att arbeta med. Välj styrkort Markera det styrkort du vill titta på alternativt arbeta med. Du kan läsa andras styrkort men du har endast rättighet att ändra och redigera i de styrkort du själv är ägare till. Expandera styrkort För att expandera ett styrkort klickar du på pilen till vänster om styrkortsnamnet, till exempel det vid Försäljningsavd. Underliggande styrkort visas nu och pilens färg blir mörk. Du kan klicka på den mörka pilen för att dölja styrkorten igen. 13

14 Arbeta med styrkort Mappar - trädstruktur När ett styrkort är valt visas en mappstruktur nedtill till vänster som har samma namn som perspektiven i det aktuella styrkortet. Till höger på skärmen visas styrkortet med aktuella perspektiv och kolumner. Gömma trädstrukturen Du kan gömma trädstrukturen för att få mera plats för styrkortet. Klicka på det mörkgråade området som finns på linjalen mellan de olika områdena. 14

15 Arbeta med styrkort För att visa trädstrukturen klickar du på det gråade området igen. Ändra storlek på området för trädstrukturen För markören över linjalen till dess en dubbelriktad pil visas. Håll nere vänstertangent på musen och dra linjalen steglöst åt det håll du önskar. Dölj eller visa kolumner Dölj en kolumn i styrkortet genom att klicka på symbolen längst upp i kolumnen. Ett utmärkt sätt att ge mer utrymme åt en kolumn du arbetar i eller för att dölja information som för närvarande inte är intressant. För att visa en dold kolumn trycker du på. 5.3 Celler i styrkortet Styrkortet är indelat i perspektiv och kolumner. Skärningen mellan perspektiv och kolumner bildar en cell. I cellerna finns punkter. Cellen Kunder och marknad/förbättringsprojekt (AFF) 15

16 Punkter 6 Punkter Punkter som är inmatade i det styrkort som visas just nu har svart text. I underordnade styrkort visas punkter, som är definierade i överordnat styrkort med blå text. Se nedanstående exempel. De två första är definierade i ett överordnat styrkort (blå text), och det tredje är bara inmatat i det aktuella styrkortet (svart text). I det underordnade kortet har du inte någon möjlighet att ta bort kopplingen till de blå punkter som är inmatade i ett överordnat styrkort. De måste åtgärdas av ägaren till det överordnade kortet eller av Administratören. Se nedan under 6.2. I kolumnen AFF/Förbättringsprojekt visas punkter med hjul som symbol för status i de olika förbättringsprojekten. 16

17 Punkter Röd symbol betyder att samtliga delaktiviteter i projektet är försenade. Mörkgrå symbol betyder att delaktiviteter finns tidplanerade, men ingen av dem är försenad. Grön symbol betyder att hela projektet är avslutat. Gul symbol betyder att minst en aktivitet i projektet är försenad. Ljusgrå symbol betyder att ingen aktivitet finns inplanerad. 6.1 Infoga punkt När du för markören över en cell visas valet Infoga. Klicka där för att infoga en ny punkt i cellen. I dialogfönstret Infoga ny punkt ska du skriva in Titel, ange Sorteringsnummer, det vill säga i vilken ordning punkten ska visas samt eventuellt skriva en Beskrivning. När du lägger in en helt ny punkt, som tidigare inte finns får du bara ett val; nämligen om du ska kopiera punkten till understyrkort eller inte. Om punkten ska kopieras till alla underliggande styrkort ska du bocka för rutan under Ska punkten kopieras till alla understyrkort? 17

18 Punkter Om du tillåter att punkten ska få exporteras och visas för allmänheten på till exempel externa webbsidor bockar du i rutan under Visas publik? Koppla dokument till punkt Du kan också koppla befintliga dokument till punkten. Under Länkat dokument kan du välja att koppla något dokument som finns i någon av mapparna, till denna punkt. 18

19 Punkter Klicka sedan på Spara. Läs mer om att arbeta med dokument, ladda upp nya dokument och Infoga dokument under avsnitt Redigera en punkt För att redigera en punkt klickar du på symbolen Redigera. När du redigerar en befintlig punkt får du fler alternativ för hur understyrkorten ska hanteras (se gul markering). 19

20 Punkter 6.3 Ta bort punkt För att ta bort en punkt klickar du på symbolen Ta bort (soptunnan). Du får sedan bekräfta genom att svara Ja på frågan. Observera! Har punkten tidigare kopierats till alla underliggande styrkort så kommer de att finnas kvar i dessa även om du tar bort överliggande punkt. Vill du ta bort även underliggande punkter måste du först ta bort punkten från dem genom att markera Ta bort alla kopior, se Redigera en punkt, under

21 Punkter Du får då bekräfta att det är OK. Klicka sedan på Spara. 6.4 Inaktivera/aktivera en punkt Om du är ägare till ett styrkort kan du inaktivera en punkt, som du tillfälligt inte vill visa. Punkten finns kvar i styrkortet, och du kan när som helst aktivera den igen. Inaktivera punkt För att inaktivera en punkt klickar du på symbolen Inaktivera punkten. Punkten visas då inte längre i styrkortet. Aktivera punkt När du för markören över en ruta som innehåller minst en inaktiverad punkt får du upp texten Visa inaktiva punkter. Klicka på den texten för att få se de inaktiva punkterna. 21

22 Punkter De inaktiverade punkterna visas då med kursiverad stil. Om du vill aktivera punkten klickar du på den utpekade symbolen Aktivera punkten. Vill du åter dölja punkten klickar du på texten Dölja inaktiva punkter. 6.5 Målkriterier För vissa kolumner i styrkortet kan det finnas behov av extra och lätt tillgänglig information till punkterna, som vi kallar Målkriterier. Läs mer under avsnitt hur Målkriterier definieras och aktiveras. Symbolen för detta är Redigera målkriterier som ser ut som ett i. Är du ägare till styrkortet kan du redigera målkriteriet. Är du vanlig användare kan du läsa innehållet i målkriteriet, och då kommer i stället hjälptexten Visa målkriterier upp, när du klickar på symbolen, och 22

23 Punkter ett fönster med den extra information visas på skärmen. 6.6 Hantera förhållande till kopior Om du är ägare till styrkort har du möjlighet att förändra en punkts förhållande till dess kopior i underordnade styrkort. När du klickar på den inringade ikonen får du upp nedanstående fönster, som ger dig möjlighet att ta bort en referens, eller lägga till en kopia i utvalda styrkort. Du kan också koppla loss eller ta bort referens, eller helt enkelt ta bort alla kopior i förbockade styrkort. 23

24 Aktiviteter 7 Aktiviteter När du befinner dig i en kolumn med aktiviteter och för muspekaren över en cell visas antal aktiviteter. För de punkter som har aktiviteter inmatade visas "hjulet" med mörkare färg. Det gör det lättare för dig att få en överblick var aktiviteter finns planerade. 7.1 Aktivitetsplan Klicka på valet Visa aktiviteter i cellen så visas aktivitetsplanen i ett nytt fönster. 7.2 Infoga aktivitet Du måste klicka på aktuell punkts hjul för att markera vilken punkt den nya aktiviteten ska höra till. Aktivitetsplanen visas och valet Ny aktivitet finns längst upp till höger. 24

25 Aktiviteter Dialogrutan Aktivitetsplan visas. Klicka på Infoga för att infoga ny aktivitet. Om listan är tom finns bara det valet. Följande dialogruta kommer upp. Fyll i uppgifterna och glöm inte att bocka för valet Finns uppföljningsplan? om du vill ha en sådan, se punkt 7.4. Klicka på sedan på Spara. 25

26 Aktiviteter 7.3 Redigera poster i aktivitetsplanen Se figurer i avsnitt 7.2 ovan. Du kan redigera varje post/delaktivitet i planen genom att klicka på dess rad, och därefter på Detaljer. Klicka därefter på knappen Redigera i det fönster som öppnas. Klicka på Ta bort om du vill ta bort en hel rad/delaktivitet. Alternativt kan du direkt redigera och komplettera text i kolumnerna Vad, Hur och Uppföljningsresultat /utfall genom att klicka direkt i respektive ruta. Kolumnbredderna går att ändra genom att klicka på en vertikal linje och dra musen åt höger eller vänster. 7.4 Uppföljningsplan För att kunna se Uppföljningsplanerna för respektive aktivitet kan du antingen klicka på Detaljer i Aktivitetslistan (se figur 7.2) eller på aktiviteten i 26

27 Aktiviteter strukturen till vänster i figuren nedan. Klicka därefter på fliken Uppföljningsplan. I exemplet nedan visas ursprunglig tidplan med milstolpar samt läget för milstolparna vid möte vecka 7. Milstolpar Du kan ange egna milstolpar, och måste börja med att ange minst en milstolpe. Peka på en milstolpe så visas symbolerna för Redigera, Ta bort och Infoga ny milstolpe. 27

28 Aktiviteter Infoga nytt värde För markören över en tom cell i uppföljningsraden. Klicka på symbolen Infoga nytt värde. I dialogrutan Infoga nytt värde anger du värdet samt hur det ska visas färg och storlek. Infoga uppföljningsrad Peka på en tom rad och klicka på symbolen Infoga. I dialogrutan anger du ett namn och sorteringsnummer. Klicka sedan på Spara. Redigera uppföljningsrad Klicka på symbolen Redigera uppföljningsrad i aktuell rad. Ta bort uppföljningsrad Klicka på symbolen Ta bort uppföljningsrad i aktuell rad, se ovan. Ladda upp dokument Klicka på symbolen Ladda upp dokument i aktuell rad, se ovan. 28

29 Aktiviteter I dialogrutan anger du ett namn och klickar på knappen Bläddra för att peka ut filen. Klicka sedan på Spara. 29

30 PM-matris - hantering av strukturkapital 8 PM-matris - hantering av strukturkapital Varje styrkort har tillgång till en egen strukturkapitalmatris. Den är utformad som en PM-matris eller som en Ansoffs matris. Där kan varje styrkortsägare redovisa, planera och hålla ordning på Kunder/Marknad, Tjänster/Produkter och Produktion. Både nuvarande och planerade. Längst upp till höger i styrkortet finns valet PM-matris. Klicka på valet och PM-matrisen visas i ett eget fönster. I cellerna kan du Infoga, Redigera eller Ta bort värden. Symbolerna visas när du för markören över cellen. Du kan redigera visningen av värdet. Det kan vara som ovan; ett enkelt kryss som markerar att produkten har en marknad, eller lite mer utförligt om du så önskar. 30

31 PM-matris - hantering av strukturkapital När du för markören över en marknadscell visas symboler för att Redigera, Ta bort eller Infoga ny marknad. När du för markören över en produktcell visas symboler för att Redigera, Ta bort eller Infoga ny produkt. 31

32 Nyckeltal 9 Nyckeltal Varje punkt i kolumnen Nyckeltal kan tilldelas måltal (eftersträvat mål). Aktuella mätvärden går att mata in och Eyescube 7 räknar automatiskt fram trender och trendkurvor, som visas med symboler och kurvor, se Cockpit - Uppföljning av nyckeltal på sidan Infoga punkt med nyckeltal När du valt Infoga i en cell i kolumnen Nyckeltal visas denna dialogruta. Det som är unikt för denna typ av punkt är definitionen av nyckel- och måltal. 32

33 Nyckeltal Typ av nyckeltal Nyckeltal kan antingen vara positivt stigande (till exempel vinst), eller fallande (till exempel kostnader). Typ av trendanpssning Med trendanpassning kan du göra en bästa analys av trendkurvorna. Exponentiell anpassning är användbar om mätvärdena spänner över ett stort område. Ingen trend ingen anpassning önskas. Trend beräknas bara utifrån de två senaste mätvärdena. Linjär anpassning ger den bästa räta linjen genom alla mätvärden i mätserien. Rekommenderas som standard. Logaritmisk skala kan vara till hjälp när data täcker ett stort omfång logaritmen minskar till en mer hanterbar presentation. Polynom ger möjlighet att få en anpassning som följer mätvärdena mer eller mindre tätt. Används till exempel för att visa att det skett en förändring i slutet 33

34 Nyckeltal av en mätserie. Polynom av 2:a ordningen kräver att det finns minst två mätpunkter, 4:e minst fyra och 5:e minst fem punkter. Prova dig fram för önskat utfall. Potens används när mätserien spänner över ett extremt stort område. Måltal Måltal är det eftersträvade målvärdet för nyckeltalet. Det används av systemet för att beräkna trenden. Dödband När du önskar att en viss variation för nyckeltalet måste överskrida ett visst område för att en förändring ska anses signifikant använder du dödband. Typ av aggregering Här anger du vilken aggregeringstyp 2 som ska användas för alla underordnade styrkort.. Observera att aggregeringsfunktionen endast ska aktiveras i det överordnade styrkorten dit aggregering önskas. 2 Aggregering kallas det när man lägger ihop exempelvis värden från underordnade styrkort för att få en totalbild för hela verksamheten. 34

35 Nyckeltal Vikt vid aggregering Om bidraget vid aggregering ska reduceras/ökas från ett visst eller från vissa styrkort, kan du ange en vikt i aktuellt styrkort (mindre än 1 för reducering och större än 1 för ökning). Typ av gruppering månadsvis Aggregering hanterar ett mätvärde per månad. Om det finns flera värden i en månad anger du här hur de ska grupperas. Start och slutdatum Om du vill begränsa mätseriens längd anger du startoch slutdatum på formen åååå-mm-dd. 9.2 Mata in värden För att infoga mätvärden till en punkt klickar du på symbolen Redigera punkt för aktuell punkt. 35

36 Nyckeltal Längst ned i dialogrutan hittar du Mätetal. Klicka på Infoga. Du ska nu ange datum och värdet. Du kan mata in flera mätetal. I kolumnen Måltal kan du mata in ett förändrat måltal, till exempel om måltalet förändras med tiden. Kom ihåg att klicka på Spara när du är klar. 36

37 Cockpit - Uppföljning av nyckeltal 10 Cockpit - Uppföljning av nyckeltal När du matat in aktuella mätvärden räknar Eyescube 7 automatiskt fram trender och trendkurvor, som visas med symboler och kurvor Symboler Pilarna i symbolen Pil nedåt betyder att trenden är fallande Pil uppåt betyder att trenden är stigande Bock betyder att måltalet är uppnått i det senaste mätvärdet Kryss betyder att inget, eller bara ett enda värde finns inmatat Horisontellt streck betyder ingen förändring eller att bara ett värde finns inmatat Principerna för färganvändningen i "cockpit" Om det senaste värdet är mindre än 50% från måltalet, eller att inmatade värden saknas, blir symbolen röd Om senaste värdet är närmare än 50% av målvärdet blir symbolen orange Om senaste värdet är inom dödbandet eller bättre än måltalet blir symbolen grön 37

38 Cockpit - Uppföljning av nyckeltal Om ingen förändring eller att inget måltal är inmatat blir symbolen blå Genom att klicka på symbolerna (pilarna) i styrkortet får du upp ett diagram på skärmen som visar trender mot uppsatta mål. Klickar du istället på symbolen grön bock innebär att verksamheten uppnått eller överträffat uppsatt mål. Du får hjälp att bedöma om det är tillfälligt eller uthålligt. Vid klick på trendsymbol visas trendkurva med historik, trend och måltal. Under diagrammet finns en tabell med måltal och exakta mätvärden. Dessutom 38

39 Cockpit - Uppföljning av nyckeltal visas de beräknade trendvärdena, och i kolumnen längst till höger finns en indikativ trendpunkt för nästkommande period. 39

40 Arbeta med mappar och dokument 11 Arbeta med mappar och dokument 11.1 Dokumentationsstruktur Till varje styrkort finns en dokumentationsstruktur. Till skillnad från Utforskaren i Windows lagras alla dokument med angivande av dess egenskap, i stället för i vilket program det skapats. Eyescube 7 gör det enkelt att skapa dokumentationsstrukturen utifrån dokumentets användningsområde/ egenskaper. Syftet med att ha dokumenten upplagda på det här sättet är att alla i organisationen ska använda sig av rätt dokument och inte skapa egna varianter av dokument som ligger utanför verksamhetens plan eller ordning. Dokument kan endast redigeras och raderas av sin ägare. Administratören eller chefer kan lägga in globala dokument, som visas i alla underordnade styrkort. Alla typer av filformat kan sparas, till exempel Worddokument, Excelark, Bilder, Flödesscheman, Powerpoint, Filmer etc. Symboler Mapp 40

41 Arbeta med mappar och dokument Sex dokumenttyper Övriga typer 11.2 Mappar, dokument och spårbarhet Till varje styrkort finns lika många huvudmappar som det finns perspektiv i styrkortet. Under mappen Medarbetare kan det finnas till exempel en mapp som heter Anställning med länkar till de dokument verksamheten använder för anställning av personal, till exempel Anställningsavtal och provanställning. Genom att klicka på den länken visas en beskrivning (Dokument Detaljer) av dokumentet. 41

42 Arbeta med mappar och dokument Dokument - Detaljer Dokument - Detaljer består av sex stycken fält/ områden vilka är Filnamn på senaste versionen, Namn, Typ, Sorteringsnummer, Beskrivning, och Äldre versioner. Filnamn är en länk till det aktuella dokumentet. Här framgår också av tillägget.dot att det är en mall och skapad i Word. Namn är det namn (arbetsnamn inte filnamn!) dokumentet har getts under uppladdningen på Eyescube. Typ anger den dokumenttyp som dokumentet är klassat som. I detta fall en Mall. Med Sorteringsnummer anges vilken ordning dokumentet ska sorteras i trädstrukturen. Något som exempelvis kan vara väldigt bra när dokument hör 42

43 Arbeta med mappar och dokument ihop med en process användarna förväntas följa där dokument ska användas i en viss ordning. I Beskrivning kan en kortfattad beskrivning ges till dokumentet för att underlätta för dig själv och dina kollegor när du eller de söker bland dokumenten Eyescube. Spårbarhet Under Äldre versioner finns eventuell historik för dokumentet. När ett nytt dokument sparas på ett äldres plats, åsätts det nya dokumentet automatiskt ett versionsnummer (står högst upp, version 2). Det ersatta dokumentet återfinns under rubriken Äldre versioner, och går också att öppna här, men finns inte kvar i mappstrukturen. Alla ersatta dokument återfinns i den här listan, och denna versionshantering erbjuder SPÅRBARHET, vilket är en grundförutsättning i bra kvalitetssystem. Märk att nytt och ersatt dokument inte behöver ha samma namn Använda/Öppna dokument Genom att klicka på filnamnet i Dokument-detaljer, se ovan, öppnas dokumentet direkt i den programvara som dokumentet är kopplat till i den egna datorn. Eyescube 7 använder sig av de personliga inställningarna i den egna datorn så att användaren inte själv behöver bekymra sig om i vilket program dokumentet ska öppnas. 43

44 Arbeta med mappar och dokument 11.4 Kvalitet/spårbarhet När ett dokument ersätts av ett annat håller Eyescube 7 reda på versionshantering. Varje dokument markeras med information om när det skapades och när det senast ändrades och av vem. Alla användare i ett visst förändringsprojekt ges möjlighet att aktivt hämta och lagra dokument i Eyescube. De gamla versionerna arkiveras automatiskt. Genom en dokumentredigering försvinner inte tidigare versioner av ett dokument. Se även under avsnitt 11.2 ovan Infoga mapp Börja med att öppna ett styrkort du själv är ägare till. För markören över den mapp som du vill ska vara överordnad (innehålla nya mappen) och klicka på höger musknapp. Ett alternativ till höger musknapp är att i listen Hantera styrkort klicka på mappsymbolen. 44

45 Arbeta med mappar och dokument Välj Nytt, Mapp och denna dialogruta visas. Skriv in mappens namn och ange sorteringsnummer samt eventuellt en Beskrivning. Klicka sedan på Spara Infoga dokument Det finns två typer av dokument: Lokala som endast ägaren kan se och Globala som alla kan se och använda. Globala dokument kan endast administratörer infoga. Överväg därför om det inte är bäst att administratören infogar dokumentet. Oftast vill man ju att alla ska använda samma dokument, och att det ska gälla i hela organisationen. För att infoga ett Lokalt dokument gör du så här: För markören över den mapp som du vill ska innehålla dokumentet och klicka på höger musknapp. Ett alternativ till höger musknapp är att i listen Hantera styrkort klicka på dokumentsymbolen. 45

46 Arbeta med mappar och dokument Dessa alternativ erbjuds Välj Nytt, Dokument och denna dialogruta visas. Du ska ange ett Namn som gör det lätt att förstå vad dokumentet innehåller (inte filnamn). Markera aktuell Typ, typer se avsnitt

47 Arbeta med mappar och dokument Med sorteringsnummer anges vilken ordning dokumentet ska sorteras i trädstrukturen. Något som exempelvis kan vara väldigt bra när dokument hör ihop med en process användarna förväntas följa där dokument ska användas i en viss ordning. I Beskrivning kan en kortfattad beskrivning ges till dokumentet för att underlätta för dig själv och dina kollegor när du eller de söker bland dokumenten Eyescube. Klicka sedan på knappen Bläddra för att ange vilket fil som ska laddas upp till Eyescube. Klicka sedan på knappen Spara Ersätta och redigera dokument För att hantera dokument högerklickar du på aktuellt dokument. Kom ihåg att du måste vara ägare till dokumentet för att kunna hantera det. Om du väljer Egenskaper visas information om filen. 47

48 Arbeta med mappar och dokument Du kan klippa ut, kopiera, ta bort eller byta namn på dokumentet. För att flytta dokumentet någon annanstans i strukturen använder du Klipp ut eller Kopiera. För att ersätta ett dokument med ett annat väljer du Redigera, och får då upp detta fönster. Ladda upp den nya filen med Bläddra. Välj Namn, Typ, och Sorteringsnummer. Den nya filen får automatiskt ett nytt versionsnummer. Läs mer om detta och spårbarhet under 11.2 och

49 Utskrift och förhandsvisning av vy 12 Utskrift och förhandsvisning av vy På många av vyerna i styrkortet finns en särskild utskriftsfunktion. Ikonen finns längst uppe till höger och ser ut så här När du klickar på den öppnas sidan i ett nytt fönster och visar hur utskriften kommer att se ut. Det förhandsvisade fönstret kan också redigeras, kolumner kan till exempel kollapsas (döljas) om de inte ska vara med i utskriften. Kom ihåg att välja rätt utskriftsformat i skrivaren. Ofta passar liggande format bäst. Tips Om du klickar på Arkiv kan du också spara dokumentet eller skicka det vidare. 49

50 Administration 13 Administration 13.1 Grundläggande definitioner Innan Eyescube 7 och styrkorten börjar användas måste de grundläggande definitionerna vara inmatade. Det har Futureyes normalt gjort vid leveransen. Vision och affärsidé, styrkort med perspektiv och kolumner samt en eller flera administratörer finns inmatade. Du som administratör har alltså ett färdigt system att börja arbeta med. För att kunna göra det måste du vara inloggad som administratör. Välj Administration på startsidan. Ett nytt fönster öppnas och dessa menyval visas Företag När du väljer Företag, Infoga i menyn får du upp ett formulär där du kan mata in namn och information om företaget eller organisationen. Formuläret är självförklarande, men företagsnamnet är obligatoriskt. 50

51 Administration 13.3 Kontor Om du har behov av att använda begreppet Kontor gör du detta val. Förutom namn är val av tillhörighet till Företag och Status obligatoriskt Avdelning När du väljer Avdelning ser du vilka avdelningar som finns, en avdelnings beskrivning och om avdelningar har en överordnad avdelning. Vid klick på Infoga får du upp ett formulär där du anger avdelningens namn, väljer tillhörighet till Företag och eventuell Överordnad avd. 51

52 Administration Redigera, Ta bort, Visa eller Söka en avdelning I listen högst upp (eller längst ner) kan du välja att redigera, visa detaljer eller ta bort en avdelning. I de gulmarkerade fälten kan du söka avdelning(ar) genom att skriva något i fälten Personal När du väljer Personal ser du vilka personer som eventuellt finns inmatade och deras beskrivningar. 52

53 Administration Infoga person Gör valet Infoga. Följande formulär visas Allt utom Telefon och Mobil är obligatoriska uppgifter. Användarnamn kan användas som alternativ till E- postadress vid inloggning, och måste vara unikt. Nytt lösenord/bekräfta lösenord måste innehålla minst sex tecken. Meddela genast personen lösenordet, eftersom det av säkerhetsskäl inte går att hitta ens av Administratören. Roller en roll måste väljas. Det vanligaste är Personal. Var återhållsam med att tilldela rollen Administratör. Valet Gäster kan göras om gästfunktionen finns med i systemet. Spärrad? Är ett snabbt sätt att ta bort behörigheten för en person som till exempel slutat, eller inte längre ska 53

54 Administration ha åtkomst till systemet. En person som matat in felaktigt lösenord fem gånger blir automatiskt spärrad. Genom att ta bort bocken tillåts ånyo åtkomst till systemet. Redigera, Visa, Ta bort eller Söka en person Du kan Redigera, visa Detaljer eller Ta bort en person genom att göra något av dessa val i listen högst upp (eller längst ner). Genom att skriva sökbokstäver eller ord i något eller några av fälten i den gulmarkerade raden kan du hitta registrerade personer Perspektiv När du valt Perspektiv i Administration visas denna bild. Här ser du vilka perspektiv som redan finns definierade. 54

55 Administration Namnen på perspektiven är de som används i alla styrkort och dokumentstrukturer. Ordningsföljden bestäms av Sorteringsnummer. Du kan välja att Infoga, Redigera, visa Detaljer eller Ta bort perspektiv. Infoga ett perspektiv Klicka på valet Infoga i listen högst upp eller längst ner. Bilden Perspektiv Infoga visas. 1 Skriv in namnet på perspektivet. 2 Välj ett tal i rutan Sorteringsnummer för att ange ordningsföljden i styrkortet. Ju lägre värdet är, desto högre upp i styrkortet. 3 Lägg in förklarande text i Beskrivning om du så önskar. Även bilder går att använda, och som synes finns omfattande redigeringsfunktioner för detta ändamål. Om du matar in i brödtext-fältet med HTML-formaterad text/bild visas detta i 55

56 Administration styrkorttabellen, annars är det bara namnet som visas 4 Klicka på valet Infoga Styrkort När du väljer styrkort ser du alla styrkort som finns definierade och du kan välja i trädstrukturen till vänster vilket styrkort du vill arbeta med. Infoga styrkort Välj Styrkort i menyn och markera det styrkort som ska vara överordnat det nya styrkortet i styrkortsstrukturen till vänster. Det aktuella styrkortet visas och längst ned finns valet Infoga nytt styrkort. Klicka där. Dialogrutan Styrkort Infoga visas. Vissa av uppgifterna har fyllts i från det överordnade styrkortet. 56

57 Administration Fyll i hela dialogrutan. Lägg särskilt märke till frågan Ska punkterna från överordnat styrkort kopieras? under Tillval. Här väljer du vilka punkter som ska kopieras till ditt nya styrkort. Tänk igenom dina val noga, eftersom det är mera komplicerat att göra valen i efterhand. Vision och Affärsidé kommer automatiskt från överordnat styrkort, men de går att redigera för aktuellt styrkort här. Bocka för Aktiv? och Visas? för att styrkortet ska visas. Du kan välja att byta Överordnat styrkort genom länken Välj nytt under styrkortsnamnet. Välj styrkortets placering i trädet under Sorteringsnummer om du inte accepterar den förvalda placeringen. Ange ägare till styrkortet Ett styrkort kan ha en eller flera ägare. Du kan välja ägare genom att klicka på Infoga i rutan Ägare, se ovan. I dialogrutan Välj ägare kan du i listrutan välja en person. Klicka sedan på Infoga och glöm inte spara allt när du är klar, genom att klicka på 57

58 Administration Infoga längst nere till vänster i den stora rutan. Redigera styrkort, lägga in logotyp För att redigera ett styrkort väljer du det genom att klicka på det i vänstra panelen. Längst ner i den högra panelen erbjuds du följande val Klicka på Redigera. I den högra panelen får du upp ett fönster som ser ut så här. I stort ser valen ut som i Infoga styrkort beskrivet ovan. Här har du också möjlighet att lägga in eller ändra Logotyp. Varje styrkort kan ha en egen logotyp. 58

59 Administration För att lägga in eller byta gör du valet Välj nytt. För att ta bort nuvarande logotyp väljer du Ta bort. Vid Välj nytt får du upp detta fönster. Klicka på den symbol du vill ha och avsluta med Välj. Läs under avsnitt Multimedia för att ladda upp nya bilder till systemet. Publik punkt* * Detta är del av en option som heter Export, för att välja vad som ska exporteras till andra system, till exempel publika webbsidor. Högst upp i Styrkort, Redigeramenyn finns en flik som heter Publik punkt. Funktionen beskrivs inte närmare här. Arkivera styrkort För att ett eller flera styrkort ska arkiveras väljer du det genom att klicka på det i 59

60 Administration vänstra panelen. Längst ner i den högra panelen erbjuds du följande val Välj Arkivera Detta fönster visas. Du kan arkivera ett eller flera styrkort samtidigt. I detta exempel kommer styrkortet Försäljning Norrland att arkiveras (blåmarkerat i vänsterpanelen). Du kan lägga till text i ett Prefix och/eller ett Suffix i de två textrutorna. Originalnamnet kommer att visas mellan Prefix och Suffix. Om du bockar för Arkivera även underordnade styrkort kommer arkiv att skapas för alla underordnade styrkort när du klickar på Arkivera. Märk att arkivfunktionen enbart sparar styrkorten och innehållet i dem, inte dokumenten Dokument Genom att klicka på Dokument får du tillgång till att definiera och lägga in dokument och mappar som är globala, det vill säga de kommer att visas i alla styrkort. 60

61 Administration Det går också att titta på mappar och dokument som är lokala, det vill säga sådan som är inlagda lokalt av styrkortsägare. Redigera mappar När du klickar på en mapp i den vänstra panelen kommer mappens egenskaper att visas i den högra panelen. Där står till exempel att mappen Kunder är på högsta nivå (0), att det är en Systemmapp (finns i alla styrkort och endast kan tas bort eller ändras av Administratör), att den ligger på plats nr 1 i mappstrukturen, att den är global (ingen ägare), när den är skapad, när den är ändrad och av vem. 61

62 Administration För att lägga in en ny mapp eller ett dokument i den valda mappen, högerklickar du på mappen och väljer Mapp eller Dokument. Kom ihåg att Spara dina ändringar. Redigera dokument Genom att klicka på ett dokument i vänsterpanelen får du information om det i högerpanelen. Värt att notera är att valt dokument i exemplet ägs av Företag AB, och återfinns alltså bara i detta styrkort. För att göra det globalt klickar du på Ta bort Det kommer då att stå att det inte har någon ägare, det vill säga globalt finns i alla styrkort. Du kan också Ladda upp ny fil som ersätter den nuvarande. Läs mer om detta, automatisk versionshantering och spårbarhet under avsnitt

63 Administration Visa alla För att se alla mappar och dokument i systemet klickar du på Visa alla I detta fall kan du se att mappen Policies ägs av Företag AB, men det är en systemmapp som alltså visas i alla underordande styrkort. De två policydokumenten är globala (ingen ägare) styrande dokument som finns i alla styrkort Projektnyhet och Nyhet Nyheter visas på startsidan (Hem). Det finns två typer av nyheter: Projektnyheter som visas till vänster och Nyheter som visas till höger. Projektnyheter visas i nedanstående struktur Projektnyhet 1 Projektnyhet 2 Projektnyhet 3 Projektnyhet 4 Nyheter visas till höger i en kolumn. 63

64 Administration Nedan visas ett exempel på hur det kan se ut på förstasidan (Hem) i Eyescube. De fyra projektnyheterna visas till vänster, och nyheterna i en ändlös rullista till höger. När du lagt in en (projekt)nyhet kan du se den på startsidan. Visas den inte omedelbart kan du trycka på tangenten F5 (Uppdatera) så uppdateras sidan. Projektnyhet När du klickar på Projektnyhet får du upp ett fönster över alla som finns i systemet. Du kan Infoga, Redigera, få Detaljer eller Ta bort en projektnyhet. Nyheten med rubrik Nu kommer Eyescube 7 har sorteringsnummer 1 och hamnar alltså högst upp i designen enligt skissen ovan. Samtliga fyra är också publicerade, som du ser av bockarna. 64

65 Administration När du klickar på Infoga får du upp ett formulär med en stor mängd redigeringsverktyg som hjälper dig att göra en snygg layout. Nyhet Välj Nyhet i menyn. En lista över inlagda nyheter visas. Du kan se rubrik och övriga uppgifter om de olika nyheterna. Du kan också bestämma ett tidsintervall när nyheten ska visas. 65

66 Administration I likhet med Projektnyhet kan du Infoga, Redigera, få Detaljer eller Ta bort en nyhet. Där finns också en stor mängd redigeringsverktyg som hjälper dig att göra en snygg layout Måltyp När du väljer Måltyp kan du se namn och definitioner för alla kolumner i styrkortet. I likhet med många andra administrationsfunktioner kan du Infoga, Redigera, få Detaljer eller Ta bort en måltyp. I princip kan du ha hur många kolumner (måltyper) som helst men mer än sex-sju stycken kan göra styrkorten svåra att läsa. 66

67 Administration Varje måltyp kan ha hantering av aktiviteter, mätetal bara hantering av texter eller införande av målkriterier. Namn för varje Måltyp väljer du själv så att de ska passa för språkbruket i din verksamhet. Införa målkriterier För varje måltyp kan du välja att ha så kallade målkriterier. Välj Måltyp och Redigera för den kolumn/spalt som ska ha Målkriterier. Kryssa för Införa målkriterier? (gulmarkerat nedan). Med hjälp av den här funktionen kan varje punkt i kolumnen tilldelas extra beskrivningar på upp till 512 tecken. Läs mer under avsnitt 6.5 hur Målkriterier används i styrkortet Gäst* *Funktionen Gäst är en option och finns inte i alla system. 67

68 Administration Tillfälliga gäster kan släppas in i systemet. Man kan definiera vilka styrkort och perspektiv gästen har behörighet till, och vilken tidsperiod som gäller Multimedia Funktionen Multimedia tillåter dig att ladda upp bilder, filmer och annat till systemet. Exempelvis är det här du ska ladda upp logotyper, som du vill använda i anknytning till styrkorten. I likhet med många andra administrationsfunktioner kan du Infoga, Redigera, få Detaljer eller Ta bort ett objekt. Valet Infoga är ganska självförklarande. 68