- - Betalnings data uppföljning

Transkript

1 (7) Sonera Fakturera 1 Tjänstelösning Sonera Fakturera är en webbtjänst för framtagning och utskick av fakturor avsedd för företag. I tjänsten vidarebefordras företagets elektroniska fakturamaterial efter val antingen som nätfaktura eller e-postfaktura eller som pappersfaktura per post. Genom Sonera Fakturera kan företag enkelt, smidigt och förmånligt sköta faktureringen över Internet oavsett tid och plats. Det behövs inga investeringar i utrustning och inte heller behöver några särskilda program laddas ned för att tjänsten ska kunna tas i bruk. Tjänsten lämpar sig väl för små och medelstora företag samt hjälper även olika organisationer och föreningar att sköta faktureringen smidigt och tillförlitligt. Sonera Fakturera tillgodoser behoven av elektronisk fakturering och är en lösning för dagens föränderliga situation där övergången från pappersfaktura till e-faktura är ett faktum. Den elektroniska faktureringen är ekologisk och sparar på både företagets tid och pengar. Med hjälp av Sonera Fakturera kan alla företag övergå till elektronisk fakturering. Sonera Fakturera levereras av TeliaSonera Finland Oyj (nedan benämnt Sonera). Tjänst: = ingår Alternativ att använda tjänsten Funktioner i Sonera Fakturera Fortlöpande fakturering Engångsfakturering Sätt att använda tjänsten - registrerade användare: koder för tjänsten - - icke registrerade användare Företagsuppgifter i tjänsten - - skapa och lagra företagsuppgifter - - ansluta företagets logotyp till tjänsten - Hantera grunduppgifter i faktureringsmaterialet - kundregister - - produktregister - - Gruppering: kunder/produkter - Ta fram fakturor - Lägga till företagets uppgifter och fakturauppgifter - - Färdiga fakturamodeller: välj språk: finska, svenska, engelska - Fakturaarkiv - - Betalnings data uppföljning - - Fakturabilagor - Fakturaformat o nätfaktura - o e-postfaktura o pappersfaktura Betalning - via SMS - med kreditkort - enligt faktura - Användning av mobil tillämpning - TS Beskrivning av funktionerna Kontaktuppgifter TeliaSonera Finland Oyj Industrigatan 15, HELSINGFORS Hemort: Helsingfors FO-nummer: , MOMS reg. Sätt att använda tjänsten Företaget kan använda Sonera Fakturera antingen för fortlöpande fakturering eller för hantering av enskilda fakturor som en engångsåtgärd. Fortlöpande användning förutsätter att företaget registrerar sig som användare av tjänsten. Om tjänsten endast används engångsvis, behövs ingen registrering.

2 (7) Registrerade användare, koder för tjänsten Företagets kontaktperson kan registrera företaget som användare av Sonera Fakturera genom att skapa ett användarnamn och ett lösenord för företaget. Lösenordet kan ändras vid behov eller om det har glömts. Registreringen förutsätter att serviceavgiften är betald. Företaget som använder tjänsten ansvarar för förvaringen av koderna så att utomstående inte kan komma över dem. Sonera svarar inte för skador som orsakas företaget som använder tjänsten, eller en tredje part till följd av att koderna har förkommit eller röjts för personer som inte har rätt att använda eller inneha koderna. Kunden är skyldig att genast meddela Sonera om kundens kontaktperson har bytts. Meddelandet kan göras på kontaktblanketten som finns i tjänsten. Icke registrerade användare Företaget kan använda tjänsten utan att registrera sig. Då är det möjligt att skapa och skicka enskilda eller flera fakturor som en engångsåtgärd under en session. Användaren betalar endast för utskicket av fakturorna. Företagsuppgifter i tjänsten Skapa och lagra företagsuppgifter Registrerade företag får användarkonton till sitt förfogande. Företaget ska betala en månatlig serviceavgift för kontot. När företagets representant har registrerat sig i tjänsten och sparat företagets uppgifter för användarkontot, kan uppgifterna användas vid sammanställning av faktureringsmaterial. Icke registrerade användare ska mata in uppgifterna varje gång de använder tjänsten. Ansluta företagets logotyp till tjänsten Genom Sonera Fakturera är det möjligt att utöver faktureringsuppgifterna infoga företagets logotyp i fakturorna. Registrerade användare kan lagra företagets logotyp permanent i tjänsten. Icke registrerade användare ska under varje session ladda upp logotypen i tjänsten från den egna datorn. Hantera grunduppgifter i faktureringsmaterialet Kundregister I Sonera Fakturera-tjänsten kan registrerade användare skapa och uppdatera uppgifter och listor över kunder med hjälp av ett kundregister. De uppgifter som lagras i kundregistret kan utnyttjas direkt när fakturor tas fram. Produktregister Registrerade användare kan skapa och uppdatera uppgifter och listor över produkter med hjälp av ett produktregister. I produktregistret kan användarna uppdatera och ändra exempelvis produktpriser och skattesatser. De uppgifter som lagras i produktregistret kan utnyttjas direkt när fakturor tas fram. Ta fram fakturor Lägga till företagets uppgifter och fakturauppgifter i fakturor Registrerade användare kan lagra sina egna uppgifter på användarkontona. Då ifylls uppgifterna automatiskt i fakturamodellen. Uppgifterna för icke registrerade användare sparas i tjänsten för den pågående sessionen. De kan användas i de fakturor som tas fram under samma session. Registrerade användare kan utnyttja uppgifterna i sina egna kund- och produktregister när de tar fram fakturor. Dessutom kan registrerade användare lagra kundens fakturauppgifter som en gång fyllts i för framtida användning. Icke registrerade användare ska mata in produkt- och kunduppgifterna varje gång som de använder tjänsten.

3 (7) Färdiga fakturamodeller I tjänsten är det möjligt att välja mellan två fakturamodeller efter språk.språkalternativen är finska, svenska och engelska. Nedan presenteras egenskaperna hos fakturamodellen. För registrerade användare visas fakturanumren automatiskt med början från det nummer som användaren har uppgett i sina egna uppgifter. Referensnumret skapas automatiskt utifrån fakturanumret, om inte användaren inte själv uppger något referensnummer, och tjänsten räknar kontrollsiffran. Icke registrerade användare ska själva numrera fakturorna och besluta vilket referensnummer de ska använda. Tjänsten räknar kontrollsiffran för referensnumren. I fakturamodellen finns ett eget fält för beställningsreferens, där användaren kan lämna uppgifter om beställningen och fakturan. Det finns också ett fält för information (fritext). I fältet kan användaren skriva in exempelvis kundhälsningar, meddelanden eller reklamannonser. Maximilängden är 400 tecken. I fritextfältet på nätfakturor och e- postfakturor är det möjligt att välja färgramar och bakgrundsfärg. Användaren kan förhandsgranska den ifyllda fakturan före utskicket. I förhandsgranskningen visas en vattenstämpel i fakturan, men den varken skrivs ut eller visas i den slutliga fakturan. Därefter har användaren ännu möjlighet att gå tillbaka och göra ändringar i fakturan. Fakturaformaten är förenliga med de standarder som tillämpas i Finland. När fakturor skickas till andra länder, kan användaren välja mellan pappersfaktura eller faktura via e- post. Fakturabilagor De företag som använder Sonera Fakturera kan även använda fakturorna för exempelvis reklamannonsering eller kundinformation med hjälp av bilagor i PDF-format. Fakturaarkiv/registrerade användare De utskickade fakturorna arkiveras i en databas som finns i tjänsten och där kunden senare kan se på dem. Registrerade användare kan hålla sig à jour med betalningarna av de utskickade fakturorna genom att anteckna uppgiften om betalningen av fakturan i tjänsten. Fakturaformat I Sonera Fakturera är det möjligt att välja antingen e-faktura eller pappersfaktura. Fakturorna skickas direkt från tjänsten till de mottagaradresser som användaren har uppgett. Med elektronisk faktura avses en faktura som skickas via e-post eller företagets nätfaktura som skickas till en operatörs- eller bankkanal. Alternativet Företagens nätfaktura är tillgängligt endast för registrerade användare. Om det valda fakturaformatet är pappersfaktura, skickar leverantören av tjänsten Sonera Fakturera fakturorna till mottagarna. Alternativt kan användaren själv skriva ut och posta fakturorna, förutsatt att denne har betalat för framtagningen av fakturorna. Då ska användaren emellertid först skicka fakturorna exempelvis till den egna e-posten så att fakturorna kan formas ut utan vattenstämpel. Nätfakturan vidarebefordras utifrån adressen till den operatör som svarar för den av företaget uppgivna mottagarens nätfakturor. Operatören vidarebefordrar i sin tur fakturan till mottagaren inom ramen för sina egna leveransvillkor.

4 (7) Alternativ att betala för användningen av tjänsten Det är möjligt att betala för Sonera Fakturera via SMS eller med kreditkort. Dessutom kan registrerade användare betala för tjänsten enligt faktura. Den registrerade användarens användarkonto för utskick av fakturor och kontroll av användningstidenregistrerade användare kan betala för användningen av tjänsten genom att betala in en användaravgift och serviceavgifter på det egna användarkontot. Vid betalning via SMS eller med kreditkort överförs betalningen av användaravgiften till användarkontot som debiteras för de utskickade fakturorna. Kunden kan se saldot och transaktionerna på användarkontot i avsnittet Min information. I samma avsnitt kan kunden också se den betalda och tillgängliga perioden för månadsbetalningar. Betalning enligt faktura Det är möjligt att välja mellan pappersfaktura, e-postfaktura eller nätfaktura, Kunden får fakturan en gång i månaden. I faktureringsperioden ingår användaravgifter för föregående månad och serviceavgifter för innevarande månad. Betalningsvillkor är 14 dagar netto. Eventuella anmärkningar mot fakturan ska göras skriftligen på kontaktblanketten före förfallodagen. Trots anmärkningen ska kunden betala den oomtvistliga delen av fakturan senast på förfallodagen. Om anmärkningen vid granskning konstateras vara obefogad, ska kunden betala beloppet i fakturan inklusive dröjsmålsräntan inom två veckor från det att denne informerats om granskningsresultatet. Betalningssätt för icke registrerade användare Betalning via SMS Icke registrerade användare betalar transaktionerna som engångsbelopp. Användaren kan betala utskicket av fakturor genom att SMS:a ett sökord till ett kortnummer. Avgiften debiteras på användarens mobiltelefonräkning. Betalningen kan göras via SMS med alla de vanligaste finländska mobiltelefonoperatörernas abonnemang. Betalning med kreditkort Icke registrerade användare kan välja att göra betalningar med kreditkort. Då betalar användaren utskicket av fakturorna med kreditkort via Internet. Betalningarna kan göras med de vanligaste kreditkorten. 3 Övrigt Kundstöd På webbplatsen för Sonera Fakturera finns bruksanvisningar för ibruktagande och användning av tjänsten samt en blankett för begäran om kontakt, felanmälan eller respons. Förutsättningar för att ta i bruk tjänsten För användning av tjänsten behövs en fungerande Internetuppkoppling. Användaren av Sonera Fakturera ska godkänna villkoren i tjänstebeskrivningen och bruksvillkoren när denne tar i bruk tjänsten. När användaren registrerar sig i tjänsten, förbinder sig denne att betala en serviceavgift en gång per månad eller var tredje, sjätte eller tolfte månad. Vid betalning enligt faktura kan avgiften betalas endast per månad. Tjänsten fungerar i alla de vanligaste webbläsarna. Den kan användas på datorn, via mobiltelefon med Internetwebbläsare eller med en separat mobil tillämpning. Tillgång till tjänsten Tjänsten kan användas över Internet med en tillämpning som är tillgänglig på sonera.fi/laskuta och kan tas i bruk var som helst i världen. Användning av tjänsten utomlands/utskick av fakturor till utlandet

5 (7) Fakturamodellerna är förenliga med de standarder som tillämpas i Finland. Fakturor kan skickas till andra länder endast i pappersformat eller som e-postfakturor. Ansvar för kostnader för användningen av Sonera Fakturera Företaget som använder Sonera Fakturera ska betala de avgifter som tas ut för tjänsten till Sonera även om någon annan än företaget har använt tjänsten. Annars ska företaget kunna påvisa att tjänsten har använts obehörigen och att detta har varit möjligt på grund av Soneras oaktsamhet. Sluta använda tjänsten Avtal som gäller tills vidare kan sägas upp med en uppsägningstid på två (2) månader. Registrerade användare av Sonera Fakturera som slutar använda tjänsten ska informera Sonera om det på kontaktblanketten som finns i anslutning till tjänsten på Internet. Sonera betalar på begäran in saldot för användarkontot på det konto som användaren har uppgett när saldot överstiger 5,00 euro. På de tillgångar som finns på användarkontot betalas ingen ränta. De serviceavgifter som har betalats för tjänsten betalas inte tillbaka. Om kunden har valt betalning enligt faktura, debiteras serviceavgifterna på ett normalt sätt fram till uppsägningstidens utgång. När företaget har sagt upp tjänsten eller om serviceavgiften inte har betalats, är det inte längre möjligt att ta fram eller skicka fakturor när den sista betalda perioden för serviceavgifter har gått ut. När en registrerad användare har slutat använda tjänsten, kan denne under de påföljande sex månaderna - logga in i tjänsten - se på sina egna uppgifter (min information och faktura-, kund- och produktuppgifter) - aktivera tjänsten, betala serviceavgifter från användarkontot och köpa nedladdningspaket. De uppgifter som den registrerade användaren har registrerat förvaras tolv månader, och därefter slopas användarkontot. När användaren har slutat använda tjänsten, ansvarar denne själv för överföringen och arkiveringen av de uppgifter som förvarats i tjänsten inom ramen för den lagstadgade förvaringstiden. Användning av tjänsten Företaget som använder tjänsten ansvarar för att filerna inte innehåller skadliga delar, exempelvis virus, skadliga program eller liknande, som kan skada funktionerna i tjänsten Sonera Fakturera eller äventyra datasäkerheten för tjänsten. Filformaten och - formuleringen ska vara förenliga med de instruktioner som Sonera har gett. Sonera har rätt att inte processa en del av eller hela det material som företaget har lämnat in om det finns bristfälligheter i materialet eller om materialet kan utgöra en risk för funktionerna i eller datasäkerheten för Sonera Fakturera. Om uppgifterna är bristfälliga, är Sonera skyldigt att så fort som möjligt informera företagets kontaktperson om bristerna på det sätt som Sonera finner för gott. Om företagets material utgör en risk för funktionerna i eller datasäkerheten för tjänsten, har Sonera efter eget gottfinnande rätt att sluta leverera tjänsten till företaget eller en större grupp företag tills vidare eller permanent tills risken och/eller den orsak som föranletts av risken har avlägsnats. Sonera har rätt att sluta leverera tjänsten tillfälligt under underhålls- och uppdateringsarbeten. Sonera ska säkerställa att företaget i en sådan situation så snart som möjligt informeras om detta på eller personligen med ett meddelande till kontaktpersonens e-post. Sonera är inte heller skyldigt att till företaget betala ersättning för direkta eller indirekta kostnader eller skador om avbrottet i tjänsten har förorsakats av en oförutsedd felsituation. Sonera anskaffar både postutdelningstjänsterna i fråga om brevpost inom ramen för de allmänna villkoren för normala postutdelningstjänster och tjänsterna för vidarebefordran av nätfakturor hos allmänt kända postutdelnings- och nätfakturaoperatörer. Vid eventuella

6 (7) störningar i Sonera Fakturera som beror på mottagande, sortering, utdelning eller utbärning av brevpost, mottagande av post på mottagarens adress, brevbärarens övriga agerande eller på avbrott eller fel i nätfakturaoperatörens verksamhet, ansvarar Sonera inte för direkta eller indirekta kostnader eller skador som förorsakas av sådana störningar. Sonera ger inga garantier för att tjänsten är tillgänglig, störnings- och felfri och att den fungerar och ansvarar inte heller för skador som orsakas företaget som använder tjänsten eller en tredje part till följd av att tjänsten används. Sekretess och konfidentialitet Kunden och Sonera förbinder sig att hemlighålla alla affärs- och yrkeshemligheter angående varandra, varandras kunder eller underleverantörer eller tredje parter och andra konfidentiella uppgifter och konfidentiellt material som kommit till deras kännedom. Denna sekretess gäller ytterligare fem år efter att avtalet har upphört. Utan hinder av sekretessen kan Sonera dock lämna ut sådana uppgifter om kunden som är nödvändiga och väsentliga med tanke på utförandet av tjänsten till de underleverantörer och samarbetspartner som Sonera anlitar. Detsamma gäller Soneras rätt att lämna ut och även i övrigt inom Soneras interna verksamhet behandla sådana uppgifter om kunden som ansluter sig till avtalen, användningen av tjänsten och hanteringen av kundrelationen. Även kunden kan lämna ut sådana uppgifter som är nödvändiga för användningen av tjänsten till sina underleverantörer och samarbetspartner. Avtalsparterna ansvarar för att deras underleverantörer och samarbetspartner förbinder sig att hemlighålla de uppgifter som de har fått och att använda sådana uppgifter endast för ändamål som är motiverade med tanke på utförandet av tjänsten. Dessutom förbinder sig Sonera att uppgifterna om kunden behandlas och används inom Soneras interna verksamhet endast i den omfattning och så länge som det är motiverat med tanke på hantering av kundrelationen och utveckling av tjänsten. Sonera behandlar det av kundens material som gäller tjänsten konfidentiellt. Konfidentialiteten hos meddelanden som skickas via ett öppet datanät kan emellertid inte garanteras. Soneras ansvar och skadeståndsskyldighet Sonera har varken ansvar eller skadeståndsskyldighet för skada som orsakas kunden eller kundens underleverantörer eller avtalspartner eller en tredje part på grund av - användning av Soneras avgiftsfria tjänster eller program - felaktig användning av tjänsten, oberoende av om sådan användning har varit uppsåtlig eller inte - fel eller störningar i datanätet, elnätet eller telekommunikationsförbindelserna - störningar i Sonera Fakturera till följd av den utrustning eller de tjänster eller program som tredje parter har levererat - skador och kostnader till följd av att kundens uppgifter eller filer har förstörts, förkommit eller förändrats, till exempel kostnader för att omskapa filer - felaktig användning av koderna för tjänsten som har överlåtits till kunden. Sonera är inte skyldigt att betala ersättning för indirekta skador eller följdskador eller skador som det inte rimligen har kunnat förutse. Detsamma gäller skador föranledda av omständigheter som kunden eller en tredje part ansvarar för (till exempel skador som beror på agerande hos kunden eller användare av Sonera Fakturera, ett annat teleföretag eller tjänsteleverantören eller på den utrustning eller de telekommunikationsförbindelser eller program som dessa ansvarar för) och skador uppstådda av en orsak som inte beror på Sonera (till exempel spänningsstörningar, åska, elnätet, eldsvåda, vattenskada eller något annat olycksfall). Sonera har inte skadeståndsskyldighet i fråga om användningen av sina

7 (7) avtalsenliga rättigheter, såsom för problem eller skador till följd av tillfälliga avbrott i utförandet av tjänsten. Om det kan påvisas att kunden har orsakats skada på grund av uppsåtligt brott mot Soneras bruksvillkor eller dokumentationen om tjänsten, såsom tjänstebeskrivningarna, är Sonera skyldigt att betala ersättning för direkta skador som har orsakats kunden. Maximibeloppet för Soneras ansvar uppgår dock till beloppet motsvarande de avgifter som kunden har betalat för tjänsten under den omedelbart föregående kalendermånaden före den månad som brottet begicks. Kundens ansvar Kunden ska iaktta bruksvillkoren för Sonera Fakturera och Soneras samtliga instruktioner för användningen av tjänsten oberoende av i vilken form instruktionerna har getts. Kunden ska säkerställa att de filer som överförs till servrarna i tjänsten innehåller alla de uppgifter som avses i instruktionerna i rätt form. Kunden ansvarar för innehållet i de filer som denne har skickat till tjänsten och för att innehållet är korrekt. Sonera inlåter sig inte i innehållet, och på så sätt ansvarar kunden för att filerna inte innehåller olagligt material eller skadliga program som kan störa eller skada Sonera Fakturera, datanäten eller Soneras, Soneras underleverantörers eller en tredje parts system. I fråga om de personuppgifter som behandlas är kunden registeransvarig enligt personuppgiftslagen när denne för sitt kundregister i tjänsten. Kunden ansvarar också för att utverka alla rättigheter och samtycken som behövs för behandling av personuppgifter. Kunden ansvarar för säkerhetskopieringen av de egna uppgifterna och filerna och för kontrollen av att kopiorna fungerar. Kunden ansvarar för alla skador och kostnader som orsakats Sonera till följd av att kunden har agerat, använt tjänsten eller tillåtit användningen av tjänsten i strid mot bruksvillkoren för Sonera Fakturera eller mot andra instruktioner för användning av någon annan tjänst som Sonera tillhandahåller. Kunden ansvarar för alla skador som orsakas eller som eventuellt orsakas av användningen av tjänsten gentemot Sonera, Soneras underleverantörer, kunden eller en tredje part med hjälp av koderna för tjänsten som beviljats kunden. Ändringar i tjänstebeskrivningen Sonera kan göra ändringar i denna tjänstebeskrivning. Om tjänstebeskrivningen ändras i väsentlig mån till skada för kunden, informeras kunden om ändringen minst en månad innan den börjar gälla. I övrigt informerar Sonera om ändringar på det sätt och enligt det tidsschema som det finner för gott.