Daniel Dronjak Nordqvist Ordförande Eva Kaaman Modig Kommunsekreterare

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TILLÄGGSKALLELSE KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Tid Fredag den 27 mars 2015, kl. 09:00 Plats A-salen, kommunalhuset, Kommunalvägen 28 Ärenden 8 Budgetuppföljning för kommunstyrelsen perioden januari februari 2015 (KS-2015/ ) 9 Månadsuppföljning per den 28 februari 2015 för Huddinge kommun (KS-2015/ ) Nytt Ärende 22 Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer (KS-2015/ ) Huddinge den 24 mars 2015 Daniel Dronjak Nordqvist Ordförande Eva Kaaman Modig Kommunsekreterare

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (3) HANDLÄGGARE Askerud, Carina Carina.Askerud@huddinge.se Kommunstyrelsen Budgetuppföljning för kommunstyrelsen 2015 Förslag till beslut Budgetuppföljningen för kommunstyrelsen perioden februari 2015 godkänns i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 10 mars Sammanfattning För perioden januari-februari visar kommunstyrelsen ett överskott på 4,2 mnkr. Differensen beror till största delen på vakanser samt lägre kostnader för konsulter, information, serviceavtal, IT-program samt administrativa tjänster. Förvaltningens bedömning är att kommunstyrelsen sammantaget kommer att klara sin budget för året. Beskrivning av ärendet Budgetuppföljning och kommentarer till utfallet för perioden Personalkostnaderna ligger 1,2 mnkr under budget främst beroende på ej tillsatta vakanser. Kostnader för konsulter och inhyrd personal ligger 1,0 mnkr under budget. Varor och tjänster ligger 2,7 mnkr under budget främst beroende på lägre kostnader för information, serviceavtal, IT-program samt lägre kostnader för administrativa tjänster, Kapitalkostnaderna ligger 0,5 mnkr över föregående års utfall och 0,2 mnkr högre än budget för perioden. Intäkterna ligger 1,0 mnkr under budget. Kommundirektören redovisar ett resultat enligt budget på 1,2 mnkr och utfallet ligger 0,5 mnkr lägre än föregående års period. Kommundirektören förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Kommunikationsavdelningen redovisar ett resultat enligt budget på 3,2 mnkr. Utfallet är i samma nivå som föregående års utfall för motsvarande period. Avdelningen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Avdelningen för näringsliv och samhällsutveckling redovisar ett överskott på 0,1 mnkr. Överskottet beror till största del på vakanser men även lägre informationskostnader än budgeterat. Avdelningen har ett utfall som är 0,5 POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se HUDDINGE

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (3) mnkr högre än budgeterat avseende kapitaltjänstkostnader för allmän markreserv. Utfallet är i samma nivå som motsvarande period föregående år. Avdelningen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Ekonomiavdelningen redovisar ett resultat enligt budget på 7,2 mnkr. Utfallet ligger 1,2 mnkr högre än motsvarande period föregående år. Avdelningen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Personalavdelningen redovisar ett överskott på 1,0 mnkr jämfört med budget. Överskottet beror främst på lägre personalkostnader samt högre intäkter än budgeterat. Dessutom är kostnaderna lägre än budgeterat avseende konsultkostnader och externa tjänster. För flera aktiveteter pågår dock arbete internt, men där de externa kostnaderna kommer senare än budgeterat. Utfallet ligger 1,1 mnkr lägre än motsvarande period föregående år. Avdelningen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Administrativa avdelningen redovisar sammantaget ett överskott på 3,1 mnkr. Överskottet beror på lägre kostnader för personal, konsulter, serviceavtal, IT-program och administrativa tjänster. Avdelningen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. IT-sektionen redovisar ett överskott på 2,2 mnkr mot periodens budget. Överskottet beror på lägre kostnader för konsulter, serviceavtal och ITprogram än budgeterat. Vakanser bidrar också till överskottet samt även ej budgeterade intäkter. IT-sektionen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. KS kansli redovisar ett överskott på 0,1 mnkr. Sektionen har lägre intäkter än budgeterat och även lägre kostnader för personal och konsulter. En mindre omorganisation har gjorts och säkerhetsfrågorna hör numera till den nybildade trygghets- och säkerhetssektionen. Sektionen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Kvalitet och projekt redovisar ett överskott på 0,4 mnkr. Avvikelsen mot budget beror främst på lägre kostnader för administrativa tjänster. Sektionen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret. Trygghets- och säkerhetssektionen redovisar ett överskott på 0,1 mnkr. Kommunens arbete med trygghets- och säkerhetsfrågor har centraliserats inom den nya sektionen och verksamhet har flyttats från kansliet, kvalitet och projekt samt social- och äldreomsorgsförvaltningen. Sektionen förväntas inte redovisa någon avvikelse på helåret.

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (3) Överförmyndarverksamheten har ett utfall på 1,0 mnkr för perioden som är detsamma som budgeten. För helåret prognostiserar verksamheten ett nollresultat. Brandförsvaret har ett utfall som är detsamma som budgeten på 10,2 mnkr för perioden. Prognosen för helåret är att budgeten kommer att hållas. Förvaltningens synpunkter Förvaltningens bedömning är att kommunstyrelsen inte förväntas redovisa någon avvikelse för helåret. Investeringsbudget Under årets första två månader har 1,2 mnkr av investeringsbudgeten på totalt 18,8 mnkr förbrukats. Investeringarna förväntas inte redovisa någon avvikelse för helåret. Vesna Jovic Kommundirektör Mats Öberg Ekonomidirektör Carina Askerud Controller

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ (11) HANDLÄGGARE Strandqvist Ralph ralph.strandqvist@huddinge.se Kommunstyrelsen Månadsuppföljning per den 28 februari 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Månadsuppföljning per den 28 februari 2015 godkänns i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 23 mars Sammanfattning Kommunens utfall per februari 2015 är positivt med 56 mnkr, exklusive exploateringsverksamhet är utfallet plus 27 mnkr. Efter två månader bedömer förvaltningarna att nämnderna klarar sina budgetar för året. Barn- och utbildningsförvaltningen lyfter fram utfallet av årets lönerörelse som en osäker faktor. Antalet elever som går ett fjärde år i ungdomsgymnasiet ser ut att öka och hur det kommer att påverka gymnasienämndens ekonomi behöver analyseras ytterligare. Social- och äldreomsorgsförvaltningen ser en viss osäkerhet avseende individ- och familjeomsorgens kostnader, men bedömer att socialnämnen totalt klarar sin budget. Kommunstyrelsens förvaltnings samlade bedömning, utifrån ackumulerat resultat, förvaltningarnas kommentarer, SKL:s skatteprognos i februari och aktuellt ränteläge är att kommunen kan få svårt att klara årets budgeterade resultatmål på +30,6 mnkr. Förvaltningarna bedömer att de klarar årets budget, medan prognosen för skatt, utjämning och bidrag är negativ. Budget Utfall % Utfall 2015 feb-15 feb-14 Verksamhetens kostnader/intäkter ,0-818,8 16,2% -770,1 Exploateringsverksamhet 170,0 28,3 16,7% 16,7 Avskrivningar -114,7-16,6 14,4% -15,2 Verksamhetens nettokostnader ,7-807,0 16,1% -768,7 Skatteintäkter 4 343,8 721,6 16,6% 680,9 Generella statsbidrag / utjämning 797,6 132,3 16,6% 139,3 Skatt, statsbidrag, utjämning 5 141,4 853,8 16,6% 820,2 Finansiella intäkter 260,4 36,7 14,1% 51,3 Finansiella kostnader -199,5-27,9 14,0% -40,2 Resultat 200,6 55,6 62,7 Resultat, ekonomiskt mål 30,6 27,1 46,0 POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Ekonomiavdelningen HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. Beskrivning av ärendet Månadsuppföljningen omfattar månatlig uppföljning (per januari-maj och juli-november) till kommunstyrelsen av det ekonomiska utfallet, totalt för kommunen och för respektive nämnd. Förvaltningarnas kommentarer till nämndens utfall och bedömning av helårsprognos ska vara av mer övergripande karaktär. Förvaltningens synpunkter Kommunens utfall per februari 2015 är positivt med 56 mnkr. När exploateringsverksamheten exkluderas är utfallet ett plus med 27 mnkr. Skatt, utjämning, bidrag Utfallet för skatt, utjämning och bidrag är minus 3,1 mnkr jämfört med periodens budget. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) bedömer i sin februariprognos att skatteunderlaget ökar något mindre under 2014 och 2015 jämfört med tidigare prognos. Helårsprognosen för skatteintäkter är ett minus med 14,3 mnkr jämfört med budget. Övriga delar i den kommunala utjämningen för 2015 fastställdes i januari och innebär ett minus med 4,1 mnkr. Sammantaget är helårsprognosen för skatt, utjämning och bidrag ett minus mot budget på 18,4 mnkr. Verksamhetens nettokostnader Budget Utfall Avvik Utfall +/ feb-15 feb-15 feb-15 feb-14 i % Kommunstyrelse -56,9-52,7 4,2-54,5-3,2% Förskolenämnd -126,3-122,4 3,9-117,2 4,5% Grundskolenämnd -243,9-240,0 3,8-224,4 7,0% Gymnasienämnd -82,0-81,3 0,6-78,2 4,0% Socialnämnd -150,1-150,6-0,5-145,7 3,3% Äldreomsorgsnämnd -107,0-106,2 0,8-97,5 8,9% Kultur- och fritidsnämnd -31,8-27,8 4,0-26,2 5,8% Natur- och byggnadsnämnd -40,8-49,7-8,9-37,4 32,8% Tillsynsnämnd -1,1-1,2-0,1-1,0 17,3% Revision -0,5-0,1 0,5-0,1 4,0% Summa nämnder -840,4-832,0 8,4-782,2 6,4% Reserverade medel -1,5 0,0 1,5 0,0 - Pensioner, kapitaltjänstintäkter 13,7 13,2-0,5 12,0 9,6% Avskrivningar -19,1-16,6 2,5-15,2 8,7% Exploateringsverksamhet 28,3 28,3 0,0 16,7 70,0% Nämndernas finansiella kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 - S:a verksamhetens nettokostnader -819,0-807,0 12,0-768,7 5,0% Nämndernas nettokostnader är totalt 50 mnkr (6,4 %) högre jämfört med per februari Nämndernas totala budgetram för året är 279 mnkr (6 %) högre jämfört med utfallet i bokslut (11)

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. Nämndernas samlade utfall är plus 8 mnkr jämfört med periodens budget. Per februari 2014 var nämndernas utfall plus 21 mnkr. Tre nämnder, socialnämnden, natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden, redovisar minus. Efter två månader bedömer förvaltningarna att nämnderna klarar sina budgetar för året. Barn- och utbildningsförvaltningen lyfter fram utfallet av årets lönerörelse som en osäker faktor. Antalet elever som går ett fjärde år i ungdomsgymnasiet ser ut att öka och hur det kommer att påverka gymnasienämndens ekonomi behöver analyseras ytterligare. Social- och äldreomsorgsförvaltningen ser en viss osäkerhet avseende individ- och familjeomsorgens kostnader, men bedömer att socialnämnen totalt klarar sin budget. AFA Försäkring meddelade i oktober 2014 att de inte fattat något beslut om återbetalning av 2004 års inbetalda premier. Nästa styrelsemöte då ett beslut om återbetalning kan fattas äger rum i mars För Huddinge skulle en återbetalning motsvara cirka 28 mnkr. Kommunernas pensionsskuld beräknas med den så kallade RIPS-räntan. Med anledning av det fortsatt låga ränteläget kan RIPS-räntan behöva sänkas. En sänkt RIPS-ränta ger en ökad kostnad för kommunerna. Den senaste sänkningen 2013 som var på 0,75 procentenheter, innebar en kostnad för Huddinge med drygt 40 mnkr. Kommittén som beslutar om nivån på RIPSräntan har nästa övervakningsmöte i april De låga räntenivåerna påverkar också kommunens finansiella kostnader och intäkter. De låga räntenivåerna påverkar också kommunens finansiella kostnader och intäkter. Lägre ränteintäkter vid vidareutlåning och placering av kommunens likviditetsöverskott gör att finansnettot sammantaget riskerar att inte nå budgeterad nivå. Kommunstyrelsens förvaltnings samlade bedömning, utifrån ackumulerat resultat, förvaltningarnas kommentarer, SKL:s skatteprognos i februari och aktuellt ränteläge är att kommunen kan få svårt att klara årets budgeterade resultatmål på +30,6 mnkr. Förvaltningarna bedömer att de klarar årets budget, medan prognosen för skatt, utjämning och bidrag är negativ. 3 (11)

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE Nämndernas utfall med förvaltningarnas kommentarer (Siffrorna i tabellerna är avrundade) Kommunstyrelsen DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. 4 (11) Kommunstyrelsens förvaltning anger att resultatet (+4 mnkr) är rättvisande för perioden. Kommunstyrelsens förvaltning bedömer att kommunstyrelsen klarar årets budget. Förskolenämnden Barn- och utbildningsförvaltningen anger att resultatet (+4 mnkr) är rättvisande för perioden. Förvaltningen redovisar att det finns barn i förskolekön och att förvaltningen arbetar för att matcha barn och förskola samt att det pågår byggnation av nya förskolor. Det finns osäkerheter inom en del förskolor och förvaltningen arbetar aktivt med planerade åtgärder. Förvaltningen bedömer också att det kommer att bli merkostnader vid införandet av samordnad varudistribution och att det är osäkert om detta kommer att rymmas inom ram. Osäkerheten är störst för de mindre enheterna.

9 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. Även utfallet av lönerörelsen lyfts fram som en osäker faktor. Förvaltningen bedömer att förskolenämnden klarar årets budget. Grundskolenämnden 5 (11) Barn- och utbildningsförvaltningen anger att resultatet (+4 mnkr) är rättvisande för perioden. Det finns fortfarande några skolor som har underskott. De har planerade åtgärder och arbetar aktivt med att få budget i balans. Förvaltningen bedömer också att det kommer att bli merkostnader på grund av samordnad varudistribution. Osäkerhet finns om detta kommer att rymmas inom ram. Utfallet av lönerörelsen lyfts också fram som en osäker faktor. Förvaltningen bedömer att grundskolenämnden klarar årets budget. Gymnasienämnden Barn- och utbildningsförvaltningen anger att resultatet (+1 mnkr) är rättvisande för perioden. Elever som går ett fjärde år i ungdomsgymnasiet har ökat, samt fler elever hoppar av efter första året och börjar om. Förvaltningen kommer att analysera detta under året för att bedöma hur mycket detta kan

10 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. påverka nämndens ekonomiska resultat. Huddingegymnasiet och Sjödalsgymnasiet har aviserat att åtgärder för att minska skolornas kostnader måste till för att undvika ett underskott vid årets slut. Förvaltningen bedömer också att det kommer att bli merkostnader på grund av samordnad varudistribution. Osäkerhet finns om detta kommer att rymmas inom ram. Förvaltningen bedömer i övrigt att gymnasienämnden klarar årets budget. Socialnämnden 6 (11) Social- och äldreomsorgsförvaltningen anger att resultatet (-0,5 mnkr) i huvudsak är rättvisande för perioden. Förvaltningen bedömer att socialnämnden sammantaget klarar sin budget. Inom individ- och familjeomsorgen är det osäkert och det finns en ökning av kostnaderna för placering av ungdomar. Det finns även behov av personalförstärkning till följd av ett ökande antal utredningar och en ökning av ensamkommande barn. Detta ger i sin tur behov av mer lokaler. Individ- och familjeomsorgen arbetar tillsammans med ekonomienheten för att se över metoder för uppföljning och analys.

11 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Äldreomsorgsnämnden TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. 7 (11) Social- och äldreomsorgsförvaltningen anger att resultatet (+1 mnkr) är rättvisande för perioden. Utifrån ackumulerat resultat bedömer förvaltningen att äldreomsorgsnämnden klarar sin budget. Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen anger att resultatet (+4 mnkr) är rättvisande för perioden. Förvaltningen bedömer att kultur- och fritidsnämnden klarar årets budget.

12 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Natur- och byggnadsnämnden TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. 8 (11) Natur- och byggnadsförvaltningen anger att resultatet (-9 mnkr) är rättvisande för perioden. Intäkterna är lägre i år men ligger i nivå med årets budget. Det negativa resultatet förklaras helt av att kostnaderna för vinterservice är avsevärt högre i år jämfört med samma period Förvaltningen bedömer att natur- och byggnadsnämnden klarar årets budget. Tillsynsnämnden Natur- och byggnadsförvaltningen anger att resultatet (-0,1 mnkr) är rättvisande för perioden. Förvaltningen bedömer att tillsynsnämnden klarar årets budget.

13 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. Finansförvaltningen Finansförvaltningens resultat per februari är ett plus med 3,2 mnkr och avser reserverade medel, avskrivningar och pensioner. Exploateringsverksamhet Exploateringsverksamhetens utfall är 28 mnkr. Utfallet är periodiserat utifrån årets budget. Finansnetto Utfallet för finansnettot är minus 1 mnkr jämfört med periodens budget. De låga räntenivåerna påverkar kommunens finansiella kostnader och intäkter. De låga räntenivåerna påverkar också kommunens finansiella kostnader och intäkter. Lägre ränteintäkter för vidareutlåning och placering av kommunens likviditetsöverskott gör att finansnettot sammantaget riskerar att inte nå budgeterad nivå. 9 (11) Personal Antalet årsarbetare 1 och anställda ökar Nämnderna har i februari anställda som motsvarar årsarbetare. Jämfört med föregående år har antalet anställda ökat bland annat inom äldreomsorgen, funktionshinderområdet, individ- och familjeomsorgen, arbete och försörjning samt inom förskolan. Anställda /Årsarbetare Februari 2015: / Februari 2014: / Personalstatistiken uppdateras innevarande månad vilket innebär att exempelvis sjukfrånvaro som rapporteras efter månadens löneutbetalning kommer med först efter nästa månadsuppdatering. Det betyder även att antal årsarbetare för perioden, likväl som sjukfrånvaro, kan komma att förändras något. 1 Antalet anställda omvandlat till heltid, exkluderat frånvarande personal. Med frånvaro menas all frånvaro, exempelvis sjukfrånvaro och föräldraledighet, förutom semester.

14 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Sjukfrånvaron kvar på hög nivå TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. 10 (11) De senaste mätningarna av total sjukfrånvaro (genomsnitt de senaste 12 månaderna) visar att sjukfrånvaron till och med februari 2015 är 7,5 procent (7,0 procent vid motsvarande period föregående år). Kvinnornas sjukfrånvaro är 8,2 procent och männens 4,9 procent. Det är sjukskrivningarna som är längre än 15 dagar som ökat mest jämfört med föregående år. Den högsta sjukfrånvaron finns inom äldreomsorgen och inom förskolan. Den korta sjukfrånvaron, 0 till 14 dagar, har minskat marginellt jämfört med motsvarande period förra året. Kvinnors korta sjukfrånvaro är 2,6 procent medan männens är 2,1 procent. I de nationella mätningarna från Försäkringskassan syns en generell ökning av sjukfrånvaron sedan föregående år, både för kvinnor och för män. Försäkringskassan beräknar att sjukfallen både blir fler och längre. Framför allt ökar antalet sjukskrivningar på grund av psykisk ohälsa och dessa sjukskrivningar tenderar enligt Försäkringskassan att bli längre än genomsnittet. I sin senaste rapport konstaterar Försäkringskassan också att det är svårare att få sjukersättning vilket gör att fler kvarstår med sjukpenning.

15 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 23 mars 2015 KS-2015/ Error! No text of specified style in document. Error! No text of specified style in document. 11 (11) Vesna Jovic Kommundirektör Mats Öberg Ekonomidirektör Bilagor Finansiell riskrapport februari 2015 Ralph Strandqvist Budgetansvarig

16 FINANSIELL RISKRAPPORT INTERNBANKENS TILLGÅNGAR OCH SKULDER Tillgångar Skulder Reverser Söderenergi AB 412,0 Certifikat 50,0 Söderenergi egen likviditet 0,0 Lån Kommuninvest 250,0 Kommunens egen likviditet 112,0 Totalt Söderenergi AB 412,0 Totalt Söderenergi AB 412,0 Totalt Energi 412,0 Totalt Energi 412,0 Reverser Huge 7 310,0 Certifikat 650,0 Lån Kommuninvest 2 200,0 Lån andra kommuner 0,0 Obligationer 2 525,1 Banklån 300,0 Lån från pensionsportföljen 300,0 Kommunens egen likviditet 1 334,9 Totalt HUGE 7 310,0 Totalt HUGE 7 310,0 Reverser andra kommuner 175,0 Saldo i Nordea 421,8 Överskott likviditet 596,8 Totalt Huddinge kommun 596,8 Totalt Huddinge kommun 596,8 SUMMA TILLGÅNGAR 8 318,8 SUMMA SKULDER 8 318,8 Södertörns Energi AB lånar i egen balansräkning mnkr. Huddinge kommun går i borgen för halva beloppet, 645 mnkr. KOMMUNKONCERNENS RISK AVSEENDE EXTERN UPPLÅNING Kapitalbindning Finansieringsrisk Kap.bindtid %-andel av Inom tillåtet intervall enl. mnkr total skuld Tillåtet intervall finansinstruktion? < 1 år 2 100,0 35% max 40% Ja 1 år 3 975,1 65% - - Totalt 6 075,1* 100% Genomsnittlig Norm enl. Inom tillåtet intervall enl. kap.bindningstid finansinstruktion Tillåtet intervall finansinstruktion? 3,7 år 3 år 2-5 år Ja * Extern skuld var 5 975,1 mnkr. Riskmätningen sker på affärer som avtalats men ännu ej gått till likvid. Kapitalbindning - förfalloprofil Mkr 0 Vid en ränteförändring med ca 32 mnkr. Beräkn 1 % högre/lägre ränta än räntekostnaden på ett å kostnaden hade blivit om Rapportansvarig: Emanuel Dahlqvist 1

17 Betalningskapacitet och likviditet, mnkr Betalningsberedskap Saldo i bank Checkräkningskredit Lånelöften Plac och övr back-up 175 Total bet.kapacitet LCR * Betalningskapacitet Låneförfall inom 1 år LCR-mått Inkl. IKV & Söderenergi % * LCR = Betalningskapacitet/Kapital som förfaller inom 12 månader Räntebindning Ränterisk, extern finansiering exkl IKV och Söderenergi Räntebindning Antal år mnkr 0-1 år %-andel av total skuld 61% Norm enligt finansinstruktion 70% Inom tillåtet intervall? Ja Genomsnittlig räntebindningstid (år) 2,4 Inom tillåtet intervall enl. Tillåtet intervall finansinstruktion? 1,5-3,5 år Ja Räntebindning - förfalloprofil exkl IKV och Söderenergi Mkr år 1-3 år 3-5 år 5-10 år år Kommunkoncernens externa skuld i förhållande till utlåningen till HUGE Månad Extern skuld Räntekostnad HUGEs ränte-kostnad portfölj Huge Extern skuld Utlåning Huge inkl. marg ,50% ,74% ,57% ,80% ,73% ,84% ,02% ,06% ,01% ,16% ,98% ,11% ,24% ,34% ,22% ,36% ,23% ,36% ,32% ,37% ,33% ,44% ,25% ,46% Vid en ränteförändring på 1% idag beräknas kommunkoncernens externa räntekostnad på ett år från idag förändras med ca 32 mnkr. Beräkningen sker utifrån oförändrad skuld samt att samtliga räntor som förändras gör det till 1 % högre/lägre ränta än den marknadsränta (Stibor 3M) som idag förväntas gälla vid förändringen. Den totala räntekostnaden på ett år om alla förfallna räntor ersatts med den förväntade marknadsräntan jämförs med vad kostnaden hade blivit om den räntan var 1% högre/lägre än den förväntade marknadsräntan. Rapportansvarig: Emanuel Dahlqvist 2

18 HUGE FASTIGHETERS RISK AVSEENDE UPPLÅNING (INKL. LÅN FRÅN HUDDINGE KOMMUN) Finansieringsrisk Genomsnittlig kap.bindningstid 3,3 Ränterisk Kapitalbindningstid Genomsnittlig Räntebindning Antal år mnkr räntebindningstid (år) Antal år mnkr 1 år 2 684,9 1 år 4 721,3 2,0 > 1 år 4 625,1 > 1 år 2 588, , ,0 MARKNADSVÄRDEN, DERIVAT -netto Portfölj Derivat Derivat via fasträntelån hos Kommuninvest Derivat Energi Totalt Marknadsvärde kr kr kr kr Ratingkrav enl finansinstr. Ja Ja Ja Ja PENSIONSPORTFÖLJEN - HUDDINGE KOMMUN Placeringstyp Åters. löptid Avkastning Belopp mnkr % av total placering Plac. Internbanken 2 år 0,5 år 1,87% ,3% Plac. Internbanken 4 år 2,5 år 2,57% ,3% Plac. Internbanken 6 år 4,1 år 2,98% ,3% Totalt 2,3 år 2,47% ,0% MARKNADSNOTERINGAR Marknadsränta - 1 år - 1 mån aktuell Prognos 1 år Stibor 3M 0,93 0,10 0,02 0,12 Swap 2 år 1,12 0,10 0,14 0,39 Swap 5 år 1,86 0,45 0,56 Swap 10 år 2,54 0,99 1,13 3,00 0,88 1,38 2,50 2,00 1,50 1,00 0,50 0,00 Stibor 3M Swap 2 år Swap 5 år Swap 10 år Rapportansvarig: Emanuel Dahlqvist 3

19 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (4) HANDLÄGGARE Stenbacka, Patrick Patrick.Stenbacka@huddinge.se Kommunstyrelsen Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 svar på skrivelse från Huddinge kommuns revisorer Förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Som svar på Huddinge kommuns revisorers skrivelse Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för 2013 åberopas innehållet i kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 24 mars Sammanfattning EY har på uppdrag av Huddinge kommuns revisorer granskat vilka åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen Revisorerna lämnar tre rekommendationer som syftar till att stärka den interna kontrollen genom fortsatt värdegrundsarbete, arbete med och uppföljning av internkontrollplaner samt genomförande av stickprovskontroller. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i stort med rekommendationerna och har vidtagit flera initiativ för att driva på värdegrundsarbetet, genom chefsforum för chefer inom kommunstyrelsens förvaltning, information på arbetsplatsträffar och för att utveckla arbetet kring styrelsens internkontrollplan. Inom kommunstyrelsens förvaltning har en arbetsgrupp bildats bestående av representanter från förvaltningens avdelningar för att utveckla och följa upp kommunstyrelsens internkontrollarbete. Målet är att utveckla internkontrollprocessen på alla nivåer inom förvaltningen så att internkontrollen blir levande i vardagen och att utveckla återrapporteringen till kommunstyrelsen. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

20 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (4) Beskrivning av ärendet EY har på uppdrag av Huddinge kommuns revisorer granskat vilka åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden har vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen Granskningen visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Befintliga riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen. Ett värdegrundsarbete har inletts, initierat av kommunstyrelsens förvaltning. Värdegrundsarbetet omfattar hela den kommunala förvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer ha lämnats till samtliga chefer och medarbetare vid bland annat arbetsplatsträffar och chefsmöten vid kommunstyrelsens förvaltning och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Enligt de förtroendevalda revisorerna har de åtgärder som vidtagits varit relevanta och skapat förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar på ett konkret sätt till att tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken. Enligt revisorernas erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policyer framgår hur uppföljning och återraportering ska ske samt hur eventuella avvikelser ska rapporteras uppåt i organisationen. Kommunstyrelsen, natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden behöver enligt revisorerna vidare ta aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund, som en integrerad del av det dagliga arbetet. De riktlinjer som har tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Förvaltningens synpunkter Huddinge kommuns revisorer lämnar mot bakgrund av ovanstående ett antal rekommendationer, som i fortsatt text markeras i kursiv stil. Förvaltningens svar återfinns i den följande brödtexten. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna.

21 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (4) Kommunstyrelsens förvaltning instämmer och har vidtagit flera initiativ för att driva på värdegrundsarbetet, genom chefsforum för chefer inom kommunstyrelsens förvaltning, information på arbetsplatsträffar och för att utveckla arbetet kring styrelsens internkontrollplan. Inom kommunstyrelsens förvaltning har en arbetsgrupp bildats bestående av representanter från förvaltningens avdelningar för att utveckla och följa upp kommunstyrelsens internkontrollarbete. Målet är att utveckla internkontrollprocessen på alla nivåer inom förvaltningen så att internkontrollen blir levande i vardagen och att utveckla återrapporteringen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. Stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. I kommunens arbete med fortsatt utveckling av den interna kontrollen ingår att skapa bra strukturer för att olika former av efterkontroller. Kommunstyrelsens förvaltning ser också behovet av uppföljning av upphandlingar och avser att se över detta under innevarande år. Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. Kommunstyrelsens förvaltning instämmer i betydelsen av att säkerställa behandling och återrapportering av revisionsrekommendationer och avser att inom ramen för ovan nämnt utvecklingsarbete utveckla uppföljningen av förvaltningens revisionslista. Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Patrick Stenbacka Verksamhetscontroller

22 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2015/ (4) Bilaga Revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för Beslutet delges Huddinge kommuns revisorer

23 HUDDINGE KOMMUN Revisorerna Revisionsskrivelse Till Kommunstyrelsen Natur- och byggnadsnämnden Tillsynsnämnden Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning av revisionsberättelsen för EY har på vårt uppdrag granskat vilka åtgärder kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit under 2014 med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen för Granskningen visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Befintliga riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen. Ett värdegrundsarbete har inletts, initierat av kommunstyrelsens förvaltning. Värdegrundsarbetet omfattar hela den kommunala förvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer har lämnats till samtliga chefer och medarbetare vid bland annat arbetsplatsträffar och chefsmöten vid kommunstyrelseförvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. En rutin för hur medarbetare eller annan kan använda för att slå larm om misstänkta oegentligheter har tagits fram under hösten Medarbetare inom Huddinge kommun kan larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post och e-post. De åtgärder som vidtagits är enligt vår bedömning relevanta och skapar förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar på ett konkret sätt till att tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken. Enligt vår erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policys framgår hur uppföljning och återrapportering ska ske samt hur eventuella awikelser ska rapporteras uppåt i organisationen. Vi anser att det är lämpligt att efterkontroller sker genom stickprov. Kommunstyrelsen, natur- och byggnadsnämnden och tillsynsnämnden måste fortsatt ta aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund. Detta är ett arbete som ständigt måste pågå och det är angeläget att det även i det fortsatta arbetet inte skapas en parallell process för intern kontroll utan att detta är en tydlig och integrerad del i det dagliga arbetet, vilket också är ledningens uttalade ambition. De riktlinjer som nu tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Vi bedömer att detta samband alltid bör beaktas.

24

25 Vi ger följande rekommendationer:.. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna.,.. Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. -. Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. Revisionsrapporten överlämnas härmed. Revisionen önskar senast den20mars erhålla svar på rapporten från kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden. För Huddinge kommuns revisorer 'i'~~d~ Kurt Karlsson För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium och ledamöter

26

27 Revisionsrapport 2014 Granskning av vidtagna åtgärder med anledning av anmärkning i rev i s i o n s be r ä t t e l se n Huddinge kommun ' Building a better working world

28 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund , Syfte och avgränsning Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod Kommunstyrelsen Bakgrund Vidtagna åtgärder Upphandling Hantering av exploaterings- och fritidsfastig heter Arbete med värdegrundsfrågor Efterlevnad, uppföljning och återrapportering till nämnd Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter Vår bedömning Samhällsbyggnadsnämnden Bakgrund Vidtagna åtgärder Upphandling O Hantering av gårdsarrenden Hantering av exploateringsfastigheter samt bebyggda JOrd- och skogsbruksfastigheter Hantering av bygglov Ytterligare åtgärder som vidtagits för att stärka den interna kontrollen Efterlevnad, uppföljning och återrapportering till nämnd Rutiner för att identifiera och omhänderta misstankar eller uppgifter om oegentligheter Vår bedömning Korta svar på revisionsfrågorna Källförteckning

29 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av revisorerna i Huddinge kommun granskat de åtgärder som kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit med anledning av de anmärkningar som lämnades i revisionsberättelsen för De identifierade bristerna medförde risk för förtroendeskada. Vår granskning visar att både kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsnämnden vidtagit en rad åtgärder för att komma till rätta med de identifierade bristerna. Riktlinjer, reglementen och policydokument har uppdaterats och nya har implementerats i syfte att förstärka den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har initierat ett värdegrundsarbete som omfattar dels den egna förvaltningen men även miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Information om värdegrund och gällande riktlinjer har lämnats vid arbetsplatsträffar, introduktioner för chefer och medarbetare, chefsmöten samt vid alla ledningsgruppsmöten. Detta ska säkerställa att alla medarbetare får informationen. Uppföljning och återrapportering av de riktlinjer, reglementen och policydokument som finns sker på mer eller mindre detaljerad nivå inom ramen för den ordinarie planerings- och uppföljningsprocessen. Kommunstyrelsen har vid ett tillfälle under våren 2014 beslutat om förstärkt intern kontroll. Utöver detta har kommunstyrelsen löpande fått information om hur arbetet fortlöper. Samhällsbyggnadsnämnden har vid flera tillfällen under året följt upp och fått information om hur arbetet med förstärkt intern kontroll samt organisationsöversyn fortlöper. Arbetet har dokumenterats i olika tjänsteskrivelser. Vid överföring av verksamhet ingår information om gällande policys som en del av konsekvensbeskrivningen som ska göras av avlämnande och tillkommande chef för verksamheten. Förslag på en rutin för tillvägagångssätt för medarbetare eller annan som vill slå larm om misstänkta oegentligheter har tagits fram under hösten 2014 och innebär att medarbetare inom Huddinge kommun ska kunna larma genom att använda kommunens officiella brevlåda för inkommande post och e-post. De inkomna tipsen registreras av registrator vid kommunstyrelsens kansli, som i samråd med någon eller flera av följande befattningshavare; kommundirektör, personaldirektör, kommunjurist, säkerhetschef och controller eller motsvarande avgör, vem som ska utses till handläggare för ärendet. De åtgärder som har vidtagits är enligt vår bedömning relevanta och skapar förutsättningar för att öka den interna kontrollen. De förtydliganden som gjorts i riktlinjer och policydokument bidrar till att på ett konkret sätt tydliggöra hur den interna kontrollen ska tillämpas i praktiken. Enligt vår erfarenhet och bedömning är det ofta tillämpningen och uppföljningen som brister. Det är därför angeläget att det i riktlinjer och policys framgår hur uppföljning och återrapportering ska ske samt hur eventuella avvikelser ska eskaleras i organisationen. Det är enligt vår bedömning lämpligt att efterkontroller sker genom stickprov. Kommunstyrelsen måste ta en aktiv del i arbetet genom att följa upp och delta i utformningen av internkontrollplaner och värdegrund. Detta är ett arbete som ständigt måste pågå och det är angeläget att det även i det fortsatta arbetet inte skapas en parallell process för intern kontroll utan att detta är en tydlig och integrerad del i det dagliga arbetet, vilket också är ledningens uttalade ambition. De riktlinjer som nu tagits fram och eventuellt tillkommande riktlinjer måste ha en tydlig koppling till arbetet med interna kontrollplaner och riskanalyser. Vi bedömer att detta samband alltid bör beaktas. 2

30 Samhällsbyggnadsnämndens åtgärder med anledning av revisionens rekommendationer har bedrivits genom egna initiativ men också som ett gemensamt arbete med kommunstyrelsens förvaltning. stora delar av arbetet har fokuserats på att skapa en administrativ struktur samt göra återrapportering och uppföljning av intern kontroll till en del av den ordinarie planeringsoch uppföljningsprocessen. Det har tidigare saknats verktyg och kunskap för att göra rätt. Genom att utbilda och informera medarbetarna ska detta åtgärdas. Det revisionsregister som har skapats ger struktur åt uppföljningsarbetet och ger nämnden en tydlig bild av hur arbetet fortlöper. Nämnden har även beslutat att införa stickprovskontroller för att säkerställa efterlevnad av riktlinjer. Detta gäller bland annat hantering av bygglov vilket vi anser bidrar till att säkerställa att riktlinjerna tillämpas i praktiken. Vi rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att införa stickprovskontroller även av upphandlingar för att på samma sätt säkerställa att de riktlinjer som finns efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. Nämnden får kontinuerlig återrapportering av arbetet med värdegrund, revisionsåtgärder samt åtgärder vidtagna gällande exploaterings- och jordbruksfastigheter. Det är enligt vår bedömning angeläget att nämnden tar aktiv del i det arbete som bedrivs för att skapa ett enhetligt arbetssätt med gemensamma värderingar och en tillräcklig intern kontroll. Vår granskning föranleder följande rekommendationer: ~ Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör vara aktiva i värdegrundsarbetet och utformningen av internkontrollplaner och löpande följa detta arbete inom förvaltningarna. ~ Kommunstyrelsen, tillsynsnämnden och natur- och byggnadsnämnden bör överväga att införa stickprovskontroller av upphandlingar för att säkerställa att befintliga riktlinjer efterlevs. stickprovskontrollerna bör genomföras enligt samma strukturerade modell som vid bygglov. ~ Kommunstyrelsen bör vidta åtgärder för att säkerställa att de revisionsrekommendationer som lämnas behandlas och återrapporteras. 3

31 2 Inledning 2.1 Bakgrund l revisionsberättelsen för 2013 riktade revisorerna anmärkning mot kommunstyrelsen samt allvarlig anmärkning mot samhällsbyggnadsnämnden. Anledningen till anmärkningarna var brister i styrning, ledning och intern kontroll samt i uppsikten över verksamheten. Bristerna medförde risk för förtroendeskada. l två sammanfattande rapporter konstaterade revisionen att flera av de rekommendationer som lämnats i revisionsrapporter under året inte åtgärdats. Rekommendationerna omfattade områden såsom upphandling, hantering av exploateringsoch fritidsfastigheter, fastighetstilldelning och gårdsarrenden. 2.2 Syfte och avgränsning Granskningens syfte har varit att följa upp hur och i vilken omfattning samhällsbyggnadsnämnden samt kommunstyrelsen vidtagit åtgärder inom de områden där brister identifierades och som resulterade i anmärkning i revisionsberättelsen Revisionsfrågor Granskningen har besvarat följande revisionsfrågor:.,. Vilka åtgärder har samhällsbyggnadsnämnden respektive kommunstyrelsen vidtagit med anledning av de rekommendationer som lämnats under 2013?.,. Hur har uppföljningen av åtgärderna dokumenterats och återrapporterats till nämnd/styrelse?.,. Hur säkerställer nämnd respektive styrelse att de riktlinjer och policydokument som finns inom granskade områden följs i alla delar av organisationen?.,. Hur säkerställs att information om riktlinjer och policydokument förs över vid personalomsättning samt flytt av verksamhet?.,. Hur säkerställs att alla medarbetare omfattas av det påbörjade värdegrundsarbetet?.,. Hur säkerställer nämnden att misstankar/uppgifter om eventuella oegentligheter omhändertas och att adekvata åtgärder vidtas? Vilka kanaler finns för medborgare samt kommunens medarbetare att lämna uppgifter om oegentligheter? 2.4 Revisionskriterier Granskningen har utförts mot bakgrund av lagar samt kommunens egna styrdokument 2.5 Metod Granskningen baseras på intervjuer och dokumentstudier. Intervjuer har genomförts med tillförordnad samhällsbyggnadsdirektör, kvalitetssamordnare vid miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen, samhällsbyggnadsnämndens presidium, kommundirektör samt kommunstyrelsens ordförande. Utöver vår interna kvalitetssäkring har de intervjuade givits möjlighet att komma med synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att rapporten bygger på korrekta fakta. Vi har fått in synpunkter från samtliga intervjuade förutom kommunstyrelsens- och samhällsbyggnadsnämndens presidier. 4

32 3 Kommunstyrelsen 3.1 Bakgrund Under 2013 identifierades ett antal brister i den interna kontrollen kopplade till hanteringen av exploaterings- och fritidsfastigheter, fastighetstilldelning och upphandling. De identifierade bristerna föranledde en anmärkning i revisionsberättelsen för 2013 avseende bristande styrning, ledning och intern kontroll samt bristande uppsikt över samhällsbyggnadsnämndens verksamhet och förtroendeskada. 3.2 Vidtagna åtgärder Kommunstyrelsens förvaltning har under året tagit initiativ till en rad åtgärder med anledning av de identifierade bristerna Upphandling Inom upphandlingsområdet har ett reviderat reglemente för Huddinge kommuns upphandling (HKF 9420) beslutats av kommunstyrelsen den 26 maj l syfte att förtydliga roller och ansvar i upphandlingsprocessen har definitionen av upphandlande myndighet ändrats från Huddinge kommun till respektive nämnd. Förändringen innebär en samstämmighet mellan reglemente och det faktum att varje nämnd ytterst ansvarar för sin verksamhet. Nämndövergripande upphandlingar får endast genomföras av upphandlingsenheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Nämndspecifika ramavtal samt andra nämndspecifika avtal hanteras av respektive nämnd. Upphandlingssamordnarens roll har förtydligats. Den nya rollen innebär: behovsidentifiering, kravställande vid upphandling i samverkan med förvaltningarna och uppföljning. En del i förtydligandet är att stärka förankringen av upphandlingsfrågorna i verksamheten och samtidigt tydliggöra behovet av att kravställandet är förankrat i de upphandlingar som sker. Vissa förvaltningar har valt att organisatoriskt placera samordnaren hos upphandlingsenheten vid kommunstyrelsens förvaltning. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen finansierar en upphandlare med placering vid upphandlingsenheten som enbart arbetar med miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningens upphandlingar. Upphandlingsenheten har rekryterat en hållbarhetsstrateg som har till uppgift att bevaka hållbarhets- och miljöfrågor i upphandlingar. Utöver detta har två inköps- och upphandlingssamordnare rekryterats. Reglementet har även förtydligats med två nya begrepp; förvaltarskap och ägarskap. Med förvaltarskap avses bland annat ett åtagande att till avtalsägaren initiera frågan om förlängning av avtal samt att hantera avtalsfrågor i förhållande till leverantören. Med ägarskapet följer ett åtagande att ansvara för avtalet och dess tillämpning samt samverka med både förvaltaren och leverantören. Ägarskapet inkluderar även att ta ställning till förlängning av avtal samt uppföljning av avtal Hantering av exploaterings- och fritidsfastigheter Med anledning av de brister i intern kontroll kopplat till uthyrning av exploaterings- och fritidsfastigheter som identifierades i granskningar under hösten 2013 presenterade kommunstyrelsens förvaltning ett åtgärdsprogram omfattande 1 O punkter. Atgärdsprogrammet syftade till att skapa tydliga regler och rutiner kring uthyrningen av hus samt säkerställa god intern kontroll i processen. Vissa åtgärder genomfördes omedelbart och vissa har genomförts under De 1 O åtgärder som presenterades var: 5

33 1) Samtliga hyresavtal med fel hyra sägs upp. 2) En skattejurist kopplas in för hjälp med hantering av eventuell förmånsbeskattning. Alla relevanta uppgifter kommer att lämnas till skatteverket. 3) Samtliga hus som kommunen hyr ut gås igenom och beslut fattas om de ska säljas eller behållas. Endast hus som är av strategisk betydelse ska behållas. 4) Inga nya uthyrningar sker i nuläget. 5) Inga nya renoveringar sker i nuläget. 6) Extern fastighetsförvaltare utses omgående för befintliga hus för att hantera akuta åtgärder. Förvaltaren kommer också sköta kontakterna med hyresgästerna. 7) Ett arkivsystem upprättas för handlingar rörande respektive hus. 8) Tydligare riktlinjer mot jäv tas fram. 9) Uppdrag ges om ytterligare revisioner inom närliggande verksamhetsområden. 1 O) Ett program som rör kultur- och värdegrundsfrågor tas fram. l kommunstyrelsens delårsrapport 2 år 2014 har uppföljning av åtgärdsprogrammet skett. Den visar att omförhandlingen av hyror slutfördes i oktober De nya hyrorna, som resulterade i en ökning om ca 15 procent, har kommunicerats. En extern konsult från Struktor AB tog över hyresaviseringen och kontakten med hyresgästerna. Struktor skötte även omförhandlingen av hyror. Innan detta skedde infördes stopp för nya hyresgäster och renoveringar. Inga nya hyresgäster har tillkommit eller renoveringar har genomförts sedan 1 0-punktsprogrammet beslutades. Endast normalt underhåll genomförs och sköts då av extern fastighetsförvaltare. Uppföljning och återrapportering sker regelbundet. En fråga som identifierades i samband med granskningen av exploateringsfastigheterna var hyresnivåerna. Eftersom de bedömdes vara lägre än marknadsmässig hyra föranledde det förmånsbeskattning för de hyresgäster som har en anställning inom Huddinge kommun. En skattejurist har anlitats för att räkna fram nya nivåer på förmåner i samband med att de nya hyrorna blivit klara. Förmånsbeskattning kommer att ske efter att beräkningsgrunder tagits fram. Utskick till hyresgästerna kommer att ske med uppmaning om att de ska meddela skatteverket förmånen. Kommunstyrelsens förvaltning håller på att arbeta fram ett förslag över vilka fastigheter som ska behållas i kommunens ägo. Det är planeringsdirektören som fått uppdraget som dock har visat sig vara mer komplext än förväntat. En av svårigheterna som har identifierats är att flera av hyresgästerna har besittningsskydd. En diskussion har förts med Huge Fastigheter AB om att de ska bidra med lägenheter när kommunen behöver sälja eller riva fastigheter. Om detta genomförs krävs att Huges ägardirektiv uppdateras. Diskussioner förs även om att Hu ge ska ta över förvaltningen av de fastigheter som finns i kommunens ägo. Muntlig avrapportering till kommunstyrelsen av ärendena har skett. Tydligare riktlinjer mot jäv har tagits fram, dessa beslutades av kommunfullmäktige den 9 juni Syftet med jävsbestämmelserna är att klargöra när en förtroendevald eller anställd ska anses ha ett sådant intresse att dennes opartiskhet kan ifrågasättas. Jävsreglerna gäller all ärendehantering och riktar sig till den som på något sätt kan påverka ärendets utgång. Både den som beslutar i ett ärende och den som bereder ärendet omfattas av reglerna. l de uppdaterade riktlinjerna beskrivs olika former av jäv, vilka åtgärder som ska vidtas vid svårbedömda fall, åtgärder vid misstanke om jäv samt konsekvenser av jäv Arbete med värdegrundsfrågor l den sista av de tio punkterna anges att ett program som rör kultur- och värdegrundsfrågor ska tas fram. Kommunstyrelsen har tagit fram ett ramverk för värdestyrning och en ny etisk kod beslutades av kommunfullmäktige i september Den etiska koden består av fem 6