SELMA 3.1 REGISTRERA ELEVER MED HJÄLP AV ELIT

Transkript

1 SELMA MillCircMANUAL FÖR SKOLORNA 11 mars 2002 I en låntagarpost är endast tre fält indexerade, d.v.s. de är sökbara:. Efternamn d.v.s. det namn som skrivs först ; skriver du felaktigt in låntagaren som t.ex. Anna, Nilsson går det bara att söka på förnamnet. Låntagarnummer Kortets nummer. Personnummer Databasen innehåller inte bara dina egna låntagarposter utan alla Malmö skolors. Vid en sökning listas alla tillsammans, det som visas är: efternamn, förnamn låntagarnummer personnummer. Personnummer ska alltid läggas in. 3.1 REGISTRERA ELEVER MED HJÄLP AV ELIT Vårt datasystem är numera kopplat till Malmös elevregister ELIT. Detta underlättar när du ska skriva in en ny låntagare. Den största vinsten med att vara kopplad till ELIT är dock att du slipper uppdatera elevposterna manuellt vid varje terminsslut. Detta sker nu automatiskt. 1. Klicka på ikonen Lånedisk. 2. Skriv in u direkt följt av hela personnumret i sökrutan, enligt följande mönster: u19ååmmdd Nu får du upp den person du söker. 4. Klicka på ikonen Redigera. 5. Välj elevtyp genom att dubbelklicka på LÅNTYP, välj 002 omyndig elev eller 001 myndig elev. 6. Dubbleklicka i rutan Utgår. Nu kommer en utgårruta upp där du skriver in förfallodatum enligt följande mönster: 20ÅÅ-MM-DD. Tryck <ENTER>. 7. Dubbelklicka i rutan HEMBIB och välj din tvåsiffriga skolkod, t. ex. ho för Höja. Tryck <ENTER>. 8. Välj Infoga fält och välj därefter låntagarnummer. Scanna in lånekortet. 9. Spara genom att trycka på knappen Save and Close. 10. Stäng hela posten genom att klicka på ikonen Avsluta. 3.2 REGISTRERA ELEVER som inte är med i ELIT 1. När du är i Lånedisk, klicka på ikonen Nytt.? 2. Under Välj mall välj mellan elev eller stud. elev: 002 omyndig elev stud: 001 myndig elev OBS! Komvuxenheterna använder 001. Grundskolorna och de flesta gymnasieskolor använder 002. Den som vill ändra låntagarkategori måste kontakta PC först. Ändringar av systemkoder kan endast göras så länge cirkulationen inte är igång. 1

2 3. Markera ett alternativ och klicka på Välj. Följande kommer upp automatiskt: 4. UTGÅR: Skriv in förfallodatum enligt följande mönster: 20ÅÅ-MM-DD. Klicka på Nästa. 5. HEMBIB: Välj eller skriv in ditt eget bibliotek. OBS! Denna förkortning är normalt lika med den vanliga skolförkortningen (bortsett från å, ä,ö-tecken): t.ex. ho Höja välj endast den kod som innehåller 2 tecken hoall Höjaskolan eller 2 tecken + lm eller h horef Höja: Referensavd. 6. PERSONNUMMER: Skriv in enligt följande mönster: 19ÅÅMMDD Eftersom födelsedata kan vara lika ska de fyra sista siffrorna alltid anges. Klicka på Nästa. 7. LÅNTAGARNAMN: Lägg in enligt följande mönster: Andersson, Anders. Klicka på Nästa. 8. ADRESS: Detta är Adress 1, det fält där systemet hämtar information till kravutskrifterna. Gymnasie- och grundskolor använder detta fält till att lägga in låntagarens klassbeteckning. Använd Adress 2 om du vill lägga in låntagarens hemadress. Endast Komvuxenheterna ska använda Adress 1 för att lägga in låntagarens hemadress. Klicka på Nästa. 9. ADRESS 2 promptas automatiskt endast för låntagarkategori 002. Används endast för låntagarens hemadress. Klicka på Nästa. 10. TELEFON: Telefon promptas automatisk endast för låntagarkategori 001. Klicka på Nästa. 11. LÅNTAGARNUMMER: Läs av det nya lånekortet med scannern. Klicka på Nästa. 12. TILLLÄGG dessa fält promptas inte automatiskt utan läggs till manuellt. Telefonnummer: Vill du lägga till låntagarens telefonnummer, tryck på Infoga fält, klicka på fältet t TELEFON och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in låntagarens telefonnummer enligt följande: Adress 2: Vill du lägga in låntagarens hemadress, tryck på Infoga fält, klicka på fältet h ADRESS 2 och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in hemadressen. 2

3 Annan information: Vill du lägga in annan information, använd meddelandefältet. Tryck på Infoga fält, klicka på fältet m MEDDELANDE och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in informationen i fältet. 13. Spara genom att trycka på knappen Spara. Se exempel nedan hur en låntagarpost för elever ska se ut. Endast Adress 2 och Telefon är valfria, övriga fält ska alltid fyllas i. 3.3 REGISTRERA SKOLPERSONAL 1. Klicka på ikonen Nytt. 2. Under Välj mall välj skpers: 240 Skolpersonal. 3. Klicka på Välj. Följande kommer upp automatiskt: 4. UTGÅR: Skriv in förfallodatum enligt följande mönster: 20ÅÅ-MM-DD 3

4 5. HEMBIB: Välj eller skriv in Ditt eget bibliotek. OBS! Denna förkortning är normalt lika med den vanliga skolförkortningen (bortsett från å, ä, ö- tecken). t.ex. ho Höja välj endast den kod som innehåller 2 tecken hoall Höjaskolan eller 2 tecken + lm eller h horef Höja: Referensavd. 6. PERSONNUMMER: Skriv in enligt följande mönster: 19ÅÅMMDD Eftersom födelsedata kan vara lika ska de fyra sista siffrorna alltid anges. OBS! Nästan all skolpersonal har ett lånekort på Pedagogiska centralen och finns därför redan i MillCirc. Det kan därför hända att det dyker upp ett nytt fönster när man skrivit in personnummer: Dubblettpost(er) finns. Kontrollera då fälten HEMBIB och LÅNTTYP i det nya fönstret. Skolpersonal på PC har låntagartyp 220 eller 250. På HEMBIB står PC+skolans namn. Tillhör posten en PC-låntagare, stäng Dubblettpost(er) fönstret och fortsätt registreringen. I annat fall, kontrollera om det är din egen låntagare. 7. LÅNTAGARNAMN: Lägg in enligt följande mönster: Andersson, Anders 8. ADRESS: Detta är Adress 1, det fält där systemet hämtar information till kravutskrifterna. Lägg in skolans namn: Höjaskolan + ev. lärarens signatur 9. TELEFON: Lägg om så önskas in låntagarens hem/personalrums telefonnummer enligt följande: LÅNTAGARNR: Läs av det nya lånekortet med scannern. 11. TILLÄGG dessa fält promptas inte automatiskt utan läggs till manuellt. Adress 2:Vill du lägga in låntagarens hemadress, tryck på Infoga fält, klicka på fältet h ADRESS 2 och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in låntagarens hemadress enligt följande: Hårds väg Malmö Telefon 2: Lägg om så önskas in hem/personalrums telefonnummer enligt följande: Annan information:vill du lägga in annan information, använd meddelandefältet, tryck på Infoga Fält, klicka på fältet m MEDDELANDE och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in informationen i fältet. Spara genom att trycka på knappen Spara. 3.4 REGISTRERA LÄRARKANDIDAT 1. Klicka på ikonen Nytt. 2. Under Välj mall välj skkand: 250 Skolpersonal. 4

5 3. Klicka på Välj. Följande kommer upp automatiskt: 4. UTGÅR: Skriv in förfallodatum enligt följande mönster: 20ÅÅ-MM-DD. 5. HEMBIB: Välj eller skriv in Ditt eget bibliotek. OBS! Denna förkortning är normalt lika med den vanliga skolförkortningen (bortsett från å, ä, ö- tecken). t.ex. ho Höja välj endast den kod som innehåller 2 tecken hoall Höjaskolan eller 2 tecken + lm eller h horef Höja: Referensavd. 6. PERSONNUMMER: Skriv in enligt följande mönster: 19ÅÅMMDD-1111 Eftersom födelsedata kan vara lika ska de fyra sista siffrorna alltid anges. OBS! Nästan all skolpersonal har ett lånekort på Pedagogiska centralen och finns därför redan i MillCirc. Det kan därför hända att det dyker upp ett nytt fönster när man skrivit in personnummer: Dubblettpost(er) finns. Kontrollera då fälten HEMBIB och LÅNTTYP i det nya fönstret. Skolpersonal på PC har låntagartyp 220 eller 250. På HEMBIB står PC+skolans namn. Tillhör posten en PC-låntagare, stäng Dubblettpost(er) fönstret och fortsätt registreringen. I annat fall, kontrollera om det är din egen låntagare. 10. LÅNTAGARNAMN: Lägg in enligt följande mönster: Andersson, Anders. 11. HANDLEDARE: Skriv in handledarens namn enligt följande: Andersson, Peter. 12. ADRESS: Detta är adress 1, det fält där systemet hämtar information till kravutskrifterna. Lägg in skolans namn: Värnhemsskolan+ ev. signatur, om sådan används för kandidater. 13. ADRESS 2: Lägg in lärarkandidatens hemmadress enligt följande: Hårdsväg Malmö 14. TELEFON: Lägg om så önskas in låntagarens hem/personalrums telefonnummer enligt följande: LÅNTAGARNUMMER: Läs av det nya lånekortet med scanner. 16. TILLÄGG- Dessa fält promptas inte automatiskt utan läggs till manuellt. Telefon 2: Lägg om så önskas in hem/personalrums telefonnummer enligt följande:

6 Annan information: Vill du lägga in annan information, använd meddelandefältet, tryck på Infoga Fält, klicka på fältet m MEDDELANDE och en ny rad dyker upp i posten. Skriv in informationen i fältet. 17. Spara genom att trycka på knappen Spara. 18. Avsluta med Stäng. 3.5 REDIGERA LÅNTAGARPOSTER 1. Sök upp låntagaren via Lånedisk. Scanna in lånekortet, sök på efternamn, enligt möntret: nandersson, Hans eller på hela personnumret enligt följande: u Klicka på ikonen Redigera. 3. Gör ändringar genom att klicka på det fält som ska ändras, t ex adressfält. 4. Klicka på Infoga fält om ett variabelt fält ska läggas till. En meny över vilka fält man kan lägga in kommer upp på skärmen. Välj det fält som ska läggas till och skriv in informationen. 5. För att ta bort ett variabelt fält, ställ markören i fältet och klicka på Ta bort fält eller markera texten och tryck på backspace tangenten ( ). 6. Spara genom att trycka på knappen Spara. 7. Avsluta med Stäng. 3.6 TA BORT LÅNTAGARPOSTER 1. Sök upp låntagaren via Lånedisk. Scanna in lånekortet, sök på efternamn, enligt möntret: nandersson, Hans eller på hela personnumret enligt följande: u Klicka på ikonen Redigera. 3. När du kommer in i låntagarposten, klicka på Ta bort post. 4. Du får en kontrollfråga: Är du säker på att du vill ta bort denna post? - Välj Ja. 5. Om låntagaren har utestående lån, avgifter eller beställningar går det inte att ta bort posten. Du får då ett meddelande: Låntagare kan inte tas bort: Låntagare har items checked out. 6

7 7