Riktlinjer för uthyrning av sporthallar/gymnastiksalar på Lysingskolan och Fridtjuv Bergskolan

Transkript

1 Riktlinjer för uthyrning av sporthallar/gymnastiksalar på Lysingskolan och Fridtjuv Bergskolan

2 Innehållsförteckning Information 3 Allmänna villkor och regler för all bokning av lokaler och anläggningar 4-6 Hyresavgifter 6 Lysinskolans sporthall Fridtjuv Bergskolas övre hall Fridtjuv Bergskolans nedre hall Brandsäkerhetsinformation vid uthyrning av sporthallarna 7-8 2

3 Information Kommunens sport/gymnastiksalar hyrs ut i så stor utsträckning det är möjligt med hänsyn till efterfrågan och de önskemål som finns i de ordinarie kommunala verksamheternas behov. Prioriteringslista sporthallarna 1. Skolans schemalagda idrotts-och gymnastikverksamhet 2. Föreningar och organisationer som bedriver inomhusidrotter med seriespel 3. Föreningar och organisationer som bedriver ungdomsverksamhet. (företrädelsevis gruppverksamhet) 4. Föreningar och organisationer vilka önska bedriva gruppverksamhet. 5. Övrig föreningsverksamhet. (Ej korpföreningar) 6. Korpföreningar och enskilda vilka önskar bedriva gruppverksamhet 7. Korpföreningar och enskilda vilka önskar spela badminton, tennis m m. Etablerade inomhusidrotter före etablerade utomhusidrotter. I denna skrift presenteras samlad information om ordningsregler, hyresvillkor, och brandsäkerhet. Som hyresgäst är du ansvarig att ta del av denna information och har dessutom ett informationsansvar gentemot ledare och deltagare. Bokning av tider i kommunens hallar sker hos fritidsförvaltningen eller via webben. Fritidsförvaltningen ansvarar inte för eventuella fel och brister på bokad lokal. Fel och brister i lokalen/fastigheten ska anmälas till kommunens felanmälan. Övriga eventuella synpunkter kan lämnas fritidsförvaltningen. Se kontaktuppgifter nedan. Lokalbokningen/fritidsförvaltningen: kultur.fritid@odeshog.se Lokalbokning/information via webb: Felanmälan fastighet, kontorstid: Felanmälan fastighet, kväll/helg Jouren Övriga synpunkter: Taggar Sporthallen/gymnastiksalarna öppnas med hjälp av en tagg, som vid första bokningen hämtas/kvitteras ut på fritidsförvaltningen (biblioteket). Taggen styr öppning, lyse och ventilation. 15 min innan sin tid kan man öppna dörren, lyset släcks 15 min efter sin bokade tid. 3

4 Ledaren/bokaren måste dra sin tagg + kod för att öppna dörren. Gruppkod, ledaren drar sin tagg + kod + *gruppkod*, (ev måste ledare slå gruppkoden för att komma in). Detta måste göras varje gång. Vid arrangemang då man vill att dörren ska vara öppen. Ledaren drar sin tagg + kod + **. Dörren står öppen till tidens slut. Vill man stänga dörren, drar man taggen + *0*. OBS! kom ihåg att man måste göra detta på båda dörrarna vad gäller sporthallen. 150: -kostar en ny tagg om man tappar bort sin. Tänk på att taggen är personlig. Allmänna regler och villkor vid lokaluthyrning Fritidsförvaltningen förbehåller sig rätten att för annat ändamål (tävlingar, uppvisningar m.m.) disponera sporthallen/gymnastiksalen på bokad tid. Avbokning sker då minst två veckor i förväg och meddelas alltid berörd kund. Denna tidsgräns gäller även mindre reparationsarbeten och storstädning. Arrangemang Arrangemang bör om möjligt bokas i samband med att säsongsbokningen görs. Om inte detta är möjligt skall bokning ske senast 14 dagar före aktuellt arrangemang. Med arrangemang avses; - Tävlingsmatcher i den för hallarna avsedda verksamheter - Publika turneringar och tävlingar - Konserter, teaterföreställningar Bokningar för arrangemang har företräde och bryter ordinarie bokning. Kultur- och fritidsförvaltningen äger, med hänsyn till ordinarie verksamhet, rätt att begränsa antalet arrangemang vid respektive anläggning. Undantag är s.k. interna arrangemang ex. träningsturneringar, utbildningar m.m. Den typen av arrangemang bryter inte annan bokning och kan endast bokas på lediga tider. Förberedelsetid inför arrangemang ska så långt som möjligt förläggas utanför verksamhetstid. Hyresgäst har ansvar enligt dokumentet Brandsäkerhetsinformation vid lokaluthyrning. Det åligger hyresgästen att ta del av och följa de riktlinjer som framgår av dokumentet. Bokad tid får inte överlåtas i andra hand. För bokad tid faktureras avgift enligt av Kultur- och fritidsnämnden fastställda taxor. Betalning för bokad lokal/anläggning skall ske inom 30 dagar från utställd fakturadag. Om inte avgift betalas inom den förfallotid som anges på faktura utfärdas skriftlig betalningspåminnelse. För betalningspåminnelsen uttas påminnelseavgift enlig lagen om ersättning för inkassokostnader m.m. Vid betalning av avgift efter förfallodagen kan dröjsmålsränta enligt räntelagen komma att läggas på fakturan. Regler för avbokning m.m. Enstaka/tillfällig bokning För ströbokningar som inte ingått i säsongsbokningarna (se nedan) gäller avbokning 4

5 senast dagen före aktuell dag. Om avbeställning av bokad lokal/anläggning görs dagen före bokad tid utgår inte någon avgift. Vid senare avbeställning utgår full avgift. Säsongsbokning/Terminsbokning Avbokning av tider som är bokade per säsong ska göras senast 3 dagar före aktuell dag Arrangemangsavbokning Avbokning av arrangemang måste ske minst 14 dagar före bokad tid. Kommunen ansvarar inte för hyresgästens/deltagarnas personliga eller föreningsägda (motsvarande) tillhörigheter. Var uppmärksam mot stölder! Skulle skada uppkomma på lokaler eller inventarier genom hyresgästen eller de närvarandes vållande är hyresgästen ersättningsskyldig. Varje hyresgäst rekommenderas att teckna egen ansvarsförsäkring. Hyresgästen har ansvar för deltagare och publik samt svarar för att kommunens riktlinjer för lokaluthyrning och övriga anvisningar noggrant efterföljs. Bryter hyresgästen mot villkor och regler för bokning, äger kommunen rätt att, efter skriftlig varning, säga upp bokningen med omedelbar verkan. Detta kan även komma att ske om hyresgästen inte betalar sina fakturor i tid. Vid arbetsinställelse, blockad, eldsvåda, elavbrott eller annan omständighet s.k. force majeure, varöver kommunen inte råder, fritas kommunen från fullgörandet av sina i bokningsbeskedet åliggande skyldigheter. Hyresgästen/ledaren ansvarar för att samtliga närvarande i lokalen följer bokningsmeddelandet och ordningsreglerna. Alla som vistas i lokalen/anläggning ska vara aktsam med fast inredning, inventarier och övrig utrustning i lokalen. Inträffade skador eller fel ska detta anmälas snarast till felanmälan. Om hyresgästen utlöser larm eller påkallar jour p.g.a. vårdslöshet eller genom att gällande rutiner inte följs, får kunden svara för eventuell utryckningskostnad. Nyttjande av alkohol är inte tillåtet i de lokaler som omfattas av kommunens lokaluthyrning. Tobaksrökning är inte tillåtet i kommunens lokaler. Dessutom gäller tobakslagen som reglerar att rökning inte får ske utomhus inom skolområdet. Djur får inte medföras eller vistas i sporthallaren/gymnastiksalarna. Det åligger alltid kunden att inhämta och följa de myndighets tillstånd och branschföreskrifter (ex. STIM) som kan krävas för den verksamhet/aktivitet som lokalen används för. 5

6 Tänk på att fotografering, video/filmupptagning inte får ske i omklädningsrum utan den enskildes samtycke! Kommunen tillämpar sopsortering. Lägg därför sopor på rätt ställe. Vid arrangemang/matcher i sporthallen, sätt ner de sorterade soporna vid entrén (omklädningsrummen). Plåtburkar i en säck och brännbart i en säck som knyts ihop. Om skräpet är osorterat, har fritidsförvaltningen rätt att lägga på en avgift på hyreskostnaden. Regler att tänka på vid varje hyrestillfälle! Efter bokningstidens slut ska ansvarig ledare se till att lokal eller anläggning återställs i ursprungligt skick. Ledare ansvarar också för att fönster är stängda, belysning släckt (i förekommande fall), vattenkranar är avstängda och att dörrar stängs och går i lås. Lokalen/anläggningen ska vara grovstädad och iordningställd då kunden lämnar den. I de fall lokalen har läktare ska även den grovstädas. Om detta inte följs kan hyresgästen komma att debiteras för merkostnaden. Kom ihåg att även städa gästande lags omklädningsrum! Med grovstädning menas; undan plockning/upptorkning av tomglas, papper, muggar, påsar, schampo, tvål och dylikt. Hyresgästen har ansvar för att all utrustning återställs på avsedd plats efter hyrestidens slut. Idrottsbänkar ska återställas/hängas upp på avsedda bänkkonsoler (i de fall det finns konsoler i lokalen) för att underlätta för lokalvården. Utrymningsvägar får inte blockeras under hyrestiden eller efter avslutad bokning! Hyresavgifter gällande från 1 januari 2016 Sporthallen Hall med omklädning och dusch/tim 110:- Dito med läktare 185:- Vid entrébelagt arr dessutom 20 % Av bruttointäkterna dock lägst/tim 310:- Fridtjuv Bergshallarna Hall med omklädning och dusch/tim 80:- Bastu Per grupp i föreningsregi/gång 50:- Per termin och person 200:- 6

7 Information om brandskyddet till dig som hyresgäst i Ödeshögs kommuns sporthallar Tänk efter före Det är ofta flera olyckliga omständigheter som tillsammans bidrar till att en brand uppstår och att egendom förstörs eller att människor kanske skadas eller omkommer. Det finns många relativt enkla saker du kan göra för att både minska sannolikheten för att det ska börja brinna och för att minska konsekvenserna vid en eventuell brand. En brand växer snabbt Vanligtvis växer en brand långsamt den första minuten. Sedan kan förloppet gå väldigt fort. Bara på några minuter kan ett helt rum vara rökfyllt och i värsta fall övertänt. Så fort kan inte räddningstjänsten vara på plats. Det är därför det är så viktigt att ta brandsäkerheten på allvar. Du som hyresgäst har också ett ansvar för brandskyddet Både en ägare till en byggnad, men också den som exempelvis hyr en lokal för träning, tävling, arrangemang eller fest, är enligt lagen om skydd mot olyckor ansvariga för brandskyddet. I lagen är det dock inte uttryckt vem som ansvarar för vilka bitar i brandskyddet. I Ödeshög kommuns sporthall/gymnastiksal är det ägaren, det vill säga Ödeshögsbostäder, som har ett övergripande ansvar för att se till att byggnaden är säker ur brandskydds-synpunkt. Det kan exempelvis vara att se till att utrymningsvägar kan öppnas utan nycklar eller särskilda verktyg eller att det finns släckutrustning och skylt över det maximala antalet tillåtna personer i lokalen. Den som hyr och/eller använder lokalerna är den som ska se till att verksamheten sker på ett säkert sätt. Det kan exempelvis vara att se till att utrymningsvägar inte blockeras. I samband med att du hyr lokaler för ditt arrangemang ska du kontrollera brandskyddet för den lokal du tänker hyra. Se checklista för brandskydd! Varje hyresgäst/ansvarig gruppledare ska ta reda på var släckutrustning finns och hur den fungerar, hur utrymningen är tänkt att gå till, hur eventuella larm fungerar och så vidare. En vanlig brandorsak är anlagd brand. Vissa typer av arrangemang kan dra till sig objudna gäster, vilket också kan vara viktigt att tänka på när man hyr en lokal. Särskild rutin vid övernattning Räddningstjänsten i Ödeshög kommun vill att man i god tid ringer och anmäler om man ska övernatta i kommunens sporthallar. Rutinen är obligatorisk för tillfälliga hyresgäster och för kommunens egen verksamhet

8 Checklista för brandskyddet Du som ledare/hyresgäst ansvarar för vissa delar i brandskyddet när ni hyr Mjölby kommuns lokaler. Innan lokalen används kontrollera eller se till att; Ta del av skriftliga utrymningsplaner, ordningsregler och släckutrustning Inte ta in fler gäster än vad lokalen/erna är godkända för. Kontrollera att utrymningsvägar är markerade och upplåsta. Se till att utrymningsvägarna inte blockeras med idrottsmaterial, bord, stolar, kläder med mera. Kontrollera att utrymningsvägarna är framkomliga även vintertid. Informera gruppen/dina gäster om var utrymningsvägarna finns. Kontrollera var släckutrustning finns och att du/ni kan hantera den. I förekommande fall se till att placera ljus och marschaller på säker plats. Informera att samtliga av kommunens lokaler är rökfria (Gäller även skolområde). Bestäm och informera om uppsamlingsplats vid eventuell brand. Innan lokalen lämnas se till att; Dörrar och fönster är stängda och låsta/reglade. I förekommande fall se till att levande ljus och marschaller är släckta. I förekommande fall se till att spisar, diskmaskiner, kaffekokare och dylikt är avstängda. Sopsäckar eller annat brännbart material får endast lämnas på avsedda platser. Om det börjar brinna Rädda - Rädda liv som är i uppenbar fara men utsätt dig inte för risker - Utrym lokalen, stäng fönster och dörrar - Bege dig till uppsamlingsplats Varna - Varna andra som hotas av branden - Ropa när du är på väg ut Larma - SOS på telefonnummer Utlös brandlarm om det finns - Möt om möjligt Räddningstjänsten och visa närmaste vägen till branden Släcka - Om det går försök att släcka men ta inga onödiga risker - Använd släckutrustning Kontaktuppgifter Felanmälan fastighet, kväll/helg Jouren