Årsredovisning 2013 Ideella föreningen Sambruk med firma Sambruk i Sverige

Transkript

1 1 (21) Årsredovisning 2013 Ideella föreningen Sambruk med firma Sambruk i Sverige

2 2 (21) Innehåll 1 SAMMANFATTNING Föreningens bakgrund Föreningens syfte och mål Föreningens styrelse Föreningens medlemmar Föreningens organisation Prioriterade områden Utrednings- och utvecklingsprojekt inom e-förvaltningsområdet Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS BITA Ekonomiskt bistånd Öppna verksamhetssystem för skola/utbildning Innovativ, mångkanalig skolplattform Webbaserat stöd för effektiv användning av ICF/KVÅ-koder i vården fixamingata.se Automatiserat ärendestöd med språkintelligens iman Nytt IT-stöd inom Överförmyndarmyndighetens verksamhet Projektsamverkan tillsammans med SKL/CeSam Projektkoordinering för SKL/CeSams VINNOVA-projekt Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden i kommuner och landsting Forskningssamarbete mellan akademin, kommunal verksamhet och näringslivet VINNOVA-utlysningar och projekt Aktiv dialog med myndigheter Samverkan med edelegationens prioriterade projekt EIF Aktiv informations- och kunskapsspridning Nätverk Streamflow, Förvaltningsråd DigiDel Konferenser i egen regi Vårkonferensen Höstkonferensen Externa konferenser Seminariedagar e-tjänsteplattformar, omgång Mäta nyttoeffekter av införande av e-tjänster Kompetensförstärkning kring kommunal öppna data EU-samarbete Övrigt Digitalt långtidsbevarande / earkiv Sambruks roll som upphandlande myndighet Förslag till behandling av medel Styrelsen Resultaträkning och Balansräkning Noter... 20

3 3 (21) 1 SAMMANFATTNING Föreningen Sambruk verkar sedan 2005 som ett gemensamt, samlande utvecklings- och förändringsorgan för Sveriges kommuner. I dagsläget har föreningen drygt 100 medlemskommuner, som tillsammans representerar ungefär hälften av Sveriges befolkning. Föreningens verksamhet fortsätter i den sedan starten etablerade projektformen, där den bärande idén är att utveckla och effektivisera kommunernas verksamhet med hjälp av processanalys som grund för utveckling av arbetsrutiner och ITstöd. Logotypen med devisen Kommunal verksamhetsutveckling som etablerades 2010 har sedan dess förstärkts med en aktiv närvaro och kommunikation via webbplatsen och s k sociala medier (Twitter och Facebook). Genom responsen från såväl medlemskommuner som andra intressenter har vi kunnat konstatera att vi både stärkt varumärket och breddat kunskapen om och intresset för vår verksamhet. Under 2013 har projektverksamheten fortsatt och levererat konkreta projektresultat. Sambruk är alltjämt den största samverkansorganisationen inom svensk offentlig sektor, som verkar som en operativ, projektdrivande organisation, med en projektportfölj omfattande ett antal verksamhetutvecklande och -stödjande uppdrag Parallellt med att SKL:s Center för esamhället, CeSam, utvecklar och breddar sin verksamhet är Sambruk fortfarande den enda organisation i sitt slag, som fungerar som samlande kravställare och påtryckare, från kommunsidan gentemot såväl marknadsaktörer som statliga myndigheter och förslagsställare till olika statliga initiativ inom eförvaltningsområdet. Vi fortsätter också ett fruktbart samarbete med forskare vid Linköpings och Stockholms universitet, för att med ett kompetent FoU-stöd i ett par olika projekt och insatser skapa en fördjupad analys av och förståelse för möjligheter och hinder vid utvecklingen av e-samhället.

4 4 (21) 2 Föreningens bakgrund Samtliga Sveriges 290 kommuner har i grunden samma uppdrag och behov att leverera ett likartat service- och tjänsteutbud, med hög, likvärdig kvalitet och tillgänglighet. Liksom samhället i övrigt, såväl inom näringslivet som inom offentlig verksamhet, strävar kommunerna efter att effektivisera servicen för sina medborgare och andra intressenter och ett väsentligt hjälpmedel i denna strävan är att göra sin verksamhet mera processorienterad och att erbjuda fler tjänster via elektroniska kanaler, s.k. e-tjänster. Ett viktigt mål med Sambruks verksamhet är att stärka kommunernas beställarroll gentemot de levererande tjänste- och produktföretagen. Istället för att varje kommun beställer varsin e-tjänst, eventuellt med anpassningar, byggs en skräddarsydd e-tjänst som från grunden är framtagen av de beställande kommunerna. Föreningen är öppen för alla Sveriges kommuner och landsting och för andra organ som arbetar eller kan förväntas arbeta för att främja föreningens ändamål. Medlemmen betalar vid inträde i föreningen dels en medlemsinsats och dels en årlig avgift. Föreningens löpande verksamhet finansieras genom de årliga avgifterna. 3 Föreningens syfte och mål Det övergripande syftet med ideella föreningen Sambruk är att skapa förutsättningar för en effektivare utveckling av såväl verksamhetsprocesser/arbetsrutiner, som e-tjänster för landets kommuner. Likheter mellan olika kommuner tas tillvara och skillnader överbryggas så att lokal utveckling skapar nationell nytta. Föreningens ändamål är därför att verka för en samverkan kring och effektivisering av de digitala processerna främja utvecklingen av en gemensam plattform genom samverkan stärka kommunernas beställarroll gentemot tjänste- och produktlevererande företag belysa upphovsrättsliga frågor, lagliga eller rättsliga hinder främja kommunernas samverkan med statliga myndigheter Föreningens övergripande mål för medlemskommunerna är att sänka kostnaderna för utveckling och drift av e-tjänster minska ledtiderna för utveckling och införande av e-tjänster

5 5 (21) 4 Föreningens styrelse Vid årsstämman valdes följande ledamöter och suppleanter enligt valberedningens förslag: Ordinarie ledamöter Joakim Järrebring Inge Hansson Maritha Enström Peter Dacke Niklas Sjöberg Mikael Lagergren Jens Lindh Bengt Svenson Jimmy Jansson Ove Frid Jan Långström Suppleanter Anders Fredriksson Alec Mägi Särnholm Peter Åberg Thorbjörn Larsson Kjell Öhrström Torbjörn Stefansson Lars Flintberg Stellan Sjögren Siw Kullberg Mikael Pallin Alingsås kommun, Ordförande Karlstads kommun, Vice Ordförande Göteborgs stad Botkyrka kommun Skurups kommun Västerås kommun Södertälje kommun Sveriges kommuner och landsting Eskilstuna kommun Mariestads kommun Umeå kommun Knivsta kommun Härryda kommun Storumans kommun Falkenbergs kommun Bollnäs kommun Härryda kommun Sandvikens kommun Kristinehamns kommun Landstinget Jönköpings län Lycksele kommun Styrelsen har under verksamhetsåret hållit sex protokollförda sammanträden. Under året har Jens Lindh och Torbjörn Stefansson avgått ur styrelsen. Peter Dacke har under perioden bytt arbetsgivare till Stockholms stad. Årsstämman beslutade att välja följande personer, att ingå i valberedning för tiden fram till nästa årsstämma; Jens Lindh, Kommunförbundet Stockholms län Göran Westerlund, Alingsås kommun Lennart Östblom, KommunAnalys 360 AB

6 6 (21) 5 Föreningens medlemmar Föreningen hade vid utgången av år 2013 totalt 102 medlemmar, omfattande 98 kommuner, samt SKL, Jönköpings läns landsting, Höglandets kommunalförbund, samt Kommunförbundet Skåne. Under 2013 har två kommuner har valt att lämna föreningen. 6 Föreningens organisation Sambruks centrala kansli/administration finns i Sandvikens kommun, vilket också är föreningens säte. Claes-Olof Olsson innehar funktionen Verkställande tjänsteman och har det övergripande planerings- och uppföljningsansvaret gentemot styrelsen. Claes-Olof var tidigare IT-direktör i Malmö stad och deltog vid bildandet av föreningen och var också inledningsvis styrelseledamot. Han driver nu egen konsultverksamhet och tjänstgör deltid på konsultbasis, i enlighet med tecknat avtal med föreningen. Lotta Ruderfors roll är dels projektledare för vissa projekt, dels ansvarig för övergripande uppföljning av projekt och andra evenemang, samt sekreterare i föreningsstyrelsen, där hon också är föredragande av projektläget. Lotta har också huvudansvaret för föreningens webbplats, nyhetsutskick i våra nätverk, samt för bevakning och aktiv ajourhållning av våra sociala kanaler på Internet. Övriga administrativa kanslitjänster, liksom ekonomiadministrationen köps in av extern firma, Sekreterarjouren i Sandviken. Stämman beslutade att för tiden intill nästa stämma välja Pär Månsson som revisor och Dennis Hedberg som revisorssuppleant, båda Öhrlings PricewaterhouseCoopers, Gävle. 7 Prioriterade områden 2013 Verksamhetsplanen utgick från de tre övergripande målen för utvecklingen av e- samhället, som fastställts av edelegationen och Regeringens Digitala agenda för Sverige; > Enklare vardag för privatpersoner och företag > Smartare och öppnare förvaltning stödjer innovation och delaktighet > Högre kvalitet och effektivitet i verksamheten

7 7 (21) Även SKL/CeSams Handlingsplan Digitala vägen till morgondagens välfärd baseras på ovanstående mål. Eftersom grundbulten för Sambruks verksamhet bygger på förutsättningen att föreningens medlemmar (och ibland andra intressenter) står för de viktigaste underlagen till konkreta projektinitiativ, så fungerar både de ovanstående målsättningarna och identifierade planer och aktiviteter som vägledning till vilka initiativ som de facto omsätts i praktiska projekt under verksamhetsåret utöver ett antal övergripande informations-, konferens- och seminariedagar. Verksamhetsplanen 2013 sammanfattades alltså i följande prioriterade områden; utrednings- och utvecklingsprojekt, inom e-förvaltning projektsamverkan tillsammans med CeSam forskningssamarbete mellan akademin, kommunal verksamhet och näringslivet Aktiv informations- och kunskapsspridning Aktiv dialog med myndigheter I följande avsnitt redogörs för de projekt och aktiviteter som genomförts under verksamhetsåret, relaterat till ovanstående områden. 8 Utrednings- och utvecklingsprojekt inom e-förvaltningsområdet 8.1 Sammanhållen e-förvaltning inom LSS/LASS BITA Samarbetsprojektet har utvecklat ett effektivt IT-stöd som underlättar såväl planering, tidsredovisning och uppföljning av Personliga Assistenters arbete. Under en seminariedag i juni bjöds kommunerna in till systemvisning i Kumla. Förutom att systemets olika vyer Arbetsledare/Assistent/Brukare presenterades, redovisade projektgruppen praktiska erfarenheter av systemet, nyttoeffekter och planen för kommande arbete. Vid tillfället diskuterades också förutsättningar och möjligheter för att utöka samverkan, kommande utveckling, förvaltningsavtal och förvaltningsråd. Kommunerna ansåg att möjligheten att påverka utvecklingen i samverkan med andra kommuner, genom förvaltningsrådet, som intressant, men att kostnaden blir för stor för att utveckla systemet vidare. Projektet har därmed avslutats.

8 8 (21) 8.2 Ekonomiskt bistånd Projektet har fortsatt med vidareutveckling av Multifråga - för utökad funktionalitet. Den nya versionen kan nu kommunicera med flera statliga myndigheters informationssystem, så att socialtjänsthandläggaren genom ett frågeanrop nu får omedelbart svar och en samlad bild av relevant information i ett bidragsärende från Försäkringskassan, CSN, Pensionsmyndigheten och Skatteverket. Projektets erfarenheter kring framtagning av Multifråga har inneburit aktivt bidrag till edelegationens prio-projekt Effektiv Informationsförsörjning EIF, som leds av CSN. Detta projekt kommer under våren 2014 att leverera en motsvarande informations-växel, benämnd Sammansatt Bastjänst och kan sägas motsvara funktionaliteten i Försäkringskassans hittills interna system LEFIOnline. Inom ramen för denna projektsamverkan har Sambruk tagit initiativ till att träffa kommunernas leverantörer av verksamhetssystem för att få en gemensam ansats och överenskommelse både vad gäller informationsstruktur och layout för presentation av informationen från myndigheternas system och de ekonomiska villkoren för respektive vidareutvecklingsinsats. e-tjänsten för Medborgare, eansökan-ekbist, är införd i bl a Botkyrka, där man nu erbjuder sina medborgare e-tjänst för ansökan om ekonomiskt bistånd. Projektet och dess resultat presenterades vid Vitalis-mässan i Göteborg i april och konferensen Nationellt Forum 2013: Försörjningsstöd. Dessutom presenterades projektet för Styrgruppen för det sociala området inom Göteborgsregionen, GR, i november. 8.3 Öppna verksamhetssystem för skola/utbildning Dialogen mellan Sambruks projektgrupp och kommunernas leverantörer av verksamhetssystem har fortsatt under året. Systemleverantörerna har sammanställt specificerade behov från sina respektive kommunkunder och Sambruks medlemmar har kompletterat denna behovsbeskrivning. En enkätundersökning bland Sambruks medlemmar har genomförts, som tydligt och samstämmigt visar på behovet av gemensamma, öppna integrationslösningar. Projektgruppen har i dialog med de tre systemleverantörerna på marknaden gemensamt identifierat två områden som prioriterade för att realisera integrationer till andra system som kommunerna har behov av att överföra information till/från. Två projektförslag kring dessa integrationer har formulerats och kommunerna kommer erbjudas att delta i dessa båda projekt.

9 9 (21) Projektet fanns representerat vid Utbildningsdepartementets hearing i oktober kring; IT-stöd med koppling till lärares administrativa arbetsuppgifter. Syftet med hearingen var att bredda och fördjupa analysen av lärares administrativa arbetsuppgifter och kärnuppgifter i relation till såväl befintliga som önskvärda IT-stöd. 8.4 Innovativ, mångkanalig skolplattform Sedan föreningens bildande har skolans administrativa stödsystem varit i fokus, för såväl Sambruks utvecklingsprojekt, som för omvärlden. Sedan flera år pågår en dialog med de tre dominerande systemleverantörerna på den svenska marknaden. De konkreta, praktiska resultaten av dessa diskussioner är dock mycket begränsade, dock fortsätter samverkan, som beskrivits i föregående avsnitt. Parallellt med detta arbete tog projektgruppen under 2012 fram ett grundkoncept för en ny systemplattform ett s k Proof-of-Concept. Detta material användes som underlag till en förstudie, som genomfördes i samarbete med SKL/CeSam och finansierades av VINNOVA. Förstudien var ett delprojekt inom ramen för överenskommelsen Partnerskap för digitala välfärdstjänster mellan SKL och VINNOVA. Förstudiens huvudsyfte är att hitta en gemensam grund för tillvägagångssätt att driva utvecklingen av skolans administrativa system och även ge rekommendationer för beslut om framtida vägval. Förstudiens slutrapport, som överlämnades tillsammans med den övergripande avrapporteringen till VINNOVA, innehöll ett antal rekommendationer, bl a att nya marknadsaktörer ska attraheras för att utveckla moderna, öppna system som tillgodoser kommunernas nuvarande och framtida behov och skapa en mer dynamisk marknad för verksamhetssystem. Under hösten har Sambruk, tillsammans med FoU-resurser och ett utvecklingsföretag, tagit fasta på ovanstående och initierat ett FoU-baserat projekt för att konkretisera några av de önskemål och behov av ett helt nytt skolsystem, som framkommit i förstudiearbetet. Projektet, som startade hösten 2013 och löper under första delen av 2014, kommer enligt planen att leverera en körbar prototyp. Denna kan sedan nyttjas om bas för vidare kravställningsarbete och diskussion med olika intressentgrupper både på kommunsidan och inom myndighetssfären. 8.5 Webbaserat stöd för effektiv användning av ICF/KVÅ-koder i vården Sambruk har, tillsammans med Region Gotland, genomfört en förstudie kring att skapa förutsättningar för effektivisering och kvalitetsförbättringar inom kommunernas hälso-& sjukvårdsverksamheter. Bakgrunden till förstudien är ett konstaterat behov av att skapa bättre och effektivare tillgång till de s k ICF/KVÅ-koder som nyttjas i vård- & omsorgsverksamheten.

10 10 (21) Genom att nyttja ett standardiserat klassificeringssystem för sjukdomstillstånd och behandlingsåtgärder och att tillgängliggöra dessa via ett webbaserat system, ska vård-/omsorgspersonalen arbete underlättas. Förstudien har resulterat i ett konkret förslag till ett webbaserat IT-stöd för att förenkla och effektivisera sökning och användning av klassificeringskoderna. 8.6 fixamingata.se På Föreningen Sambruks konferens i april invigdes e-tjänsten FixaMinGata officiellt. Projektet har drivits i samverkan av Sambruk, Kivos och FFKP. e-tjänsten drivs som en molntjänst och erbjuder medborgare i samtliga svenska kommuner att rapportera fel, brister och andra problem i stadsmiljön automatiskt till rätt kommun. Fördelar med tjänsten är en välkänd och effektiv väg in för medborgaren, goda möjligheter till dialog och uppföljning för kommunen, och driftfördelar som sker i samverkan. Flera kommuner har länkat till tjänsten från sin egen webb för att underlätta för medborgarna. Som hjälp till dessa kommuner finns material och information kring hur andra kommuner marknadsfört tjänsten på Sambruks webbplats. Fixamingata.se var en av sex nominerade till E-förvaltningsdagarnas e-diamond Award. Sambruk har svarat för att etablera en drift- respektive support- /förvaltningsfunktion, samt ett Förvaltningsråd, bestående av de engagerade och intresserade kommuner som aktivt anammat FixaMinGata som generell e-tjänst. Förvaltningsrådet har det övergripande ansvaret för ekonomi och vidareutvecklingsfrågor rörande e-tjänsten. 8.7 Automatiserat ärendestöd med språkintelligens iman2 Projektet syftar till att introducera ett verktyg i form av en intelligent språkmotor, som analyserar språk/test i inkommande ärenden, för att skapa en halvautomatisk självbetjäning som effektviserar ärendeflödet i en organisation, t ex kommun, myndighet el dyl. Projektet, liksom dess tidigare genomförda förstudie, har erhållit finansiering av VINNOVA och drivs av Stockholms universitet, Datavetenskapliga institutionen. Huvudsaklig användare av den testplattform som utvecklats har varit Transportstyrelsen. Sambruk har deltagit i en observerande funktion, samt för informationsspridning om projektet, för att kunna intressera kommuner att ingå i en bredare pilotverksamhet. Projektet pågår till november 2014.

11 11 (21) 8.8 Nytt IT-stöd inom Överförmyndarmyndighetens verksamhet Västerås och Stockholm har i ett gemensamt projekt utvecklat nytt IT-stöd för Överförmyndarmyndighetens verksamhet. Verksamheten ansvarar för en mycket viktig del av det sociala och juridiska skyddsnätet inom svensk offentlig verksamhet och hanterar relativt stora summor pengar. Systemet är under utveckling i Stockholm och Västerås och kommer att införas i dess grundversion under våren Sambruk har etablerat ett komplett systemförvaltningskoncept innehållande ekonomiska och juridiska förutsättningar och villkor för att införa och använda det nya systemet. Konceptet utgör den gemensamma grunden och forumet för alla intressenter både kommuner som nyttjar systemet och företaget som svarar för praktisk installation, drift, förvaltning och vidareutveckling av systemet. Efter införande av verksamhetssystemet och tillhörande e-tjänster i Stockholm, kommer Sambruk att vara behjälplig vid spridning av systemet till ett stort antal intresserade kommuner under 2014 och framåt. 9 Projektsamverkan tillsammans med SKL/CeSam 9.1 Projektkoordinering för SKL/CeSams VINNOVA-projekt På uppdrag avskl/ CeSam har Sambruks projektkoordinator förstärkt samordningen av det VINNOVA-finansierade ramprojektet CeSam - partnerskap för digitala välfärdstjänster. Projektet innehöll tio delprojekt, som bl a kommunicerades i ett antal nätverkskanaler och rapporterades till VINNOVA. Projektet syftade till att genom partnerskap och bred samverkan bana väg för fler och smartare digitala välfärdstjänster och stärka innovationskraften i kommunal sektor. 9.2 Förstudie kring förutsättningar för införande av Mina meddelanden i kommuner och landsting Under hösten påbörjades diskussioner och gemensam planering för att genomföra en förstudie, med syfte att ge kommuner och landsting beslutsunderlag och vägledning för att påbörja ett arbete för anslutning till Mina meddelanden. Förstudien ska även ge förslag till ytterligare aktiviteter som behövs och förtydliga det stöd SKL behöver ge för att det förväntade läget 2015 nås. Utgångspunkten för den gemensamma planeringen är att Sambruk svarar för projektledningen av projektet, där ett antal intresserade kommuner inbjuds att ingå i projektgruppen, som kommer att genomföra uppdraget under våren 2014.

12 12 (21) 10 Forskningssamarbete mellan akademin, kommunal verksamhet och näringslivet 10.1 VINNOVA-utlysningar och projekt Sambruk deltog i tre ansökningar för FoU-projekt till VINNOVA under året; Medborgardrivet informationsflöde i socialtjänsten (utlysning inom programmet Utmaningsdriven innovation ) Publiceringsstöd i verksamhetssystem (utlysningen inom programmet Öppna datakällor 3 ) Öppna, mobila e-tjänster till monolitiska skoladministrativa verksamhetssystem (utlysning inom programmet FRÖN-För ökad innovation i offentlig verksamhet omgång 2 ) VI anser att samtliga ansökningar innehöll samma höga kvalitet och ansats för att utveckla och förbättra kommunal e-förvaltning genom konkreta och nyskapande utrednings- och utvecklingsinsatser, men tyvärr gjorde VINNOVAs handläggare andra bedömningar, vilket resulterade i att ingen av ansökningarna godkändes för finansiering av VINNOVA. 11 Aktiv dialog med myndigheter 11.1 Samverkan med edelegationens prioriterade projekt EIF Ett av edelegationens prioriterade projekt är Effektivt Informationsförsörjning EIF. Sambruk har under projektets förstudie och i designfasen aktivt bidragit med både erfarenhetsfakta och tekniska synpunkter, för att framföra och tillvarata kommunernas intressen och behov. För att säkerställa en kostnadseffektiv lösning att utveckla integration mellan den nya tjänsten, benämnd Sammansatt Bastjänst, och kommunernas verksamhetssystem, har SKL/CeSam och Sambruk initierat en dialog med leverantörer av IoF-system. Målsättningen är att etablera både en gemensam nationell standard för informationslayout och en transparent affärsmodell för utvecklingsarbetet.

13 13 (21) 12 Aktiv informations- och kunskapsspridning 12.1 Nätverk Streamflow, Förvaltningsråd Flera kommuner använder systemet Streamflow som är resultatet av det tidigare framgångsrikt genomförda FoU-projektet INNOVETA för ärendehantering i kontaktcenter och vissa enbart för att skapa formulär för att kommunicera med medborgare. Ett Förvaltningsråd bestående av representanter från de kommuner som använder eller har för avsikt att använda Streamflow finns etablerat. Rådet utbyter erfarenheter och verkar för att få en struktur för gemensamt arbete och beslutar om gemensamma utvecklingspunkter, ex finansiera integrationer tillsammans, skriva gemensamma avtal m.m. Diskussioner pågår kring integrering av Streamflow med andra system, t ex e- tjänster DigiDel 2013 Kampanjen Digidel2013 har verkat under tre år och avslutades år Kampanjen drevs som ett nätverk av hundratals aktörer över hela landet. Sambruk har ingått i den centrala kampanjledningsgruppen, som drivits av ett kansli som finansierats av Svenska Internetstiftelsen.SE Kampanjens mål var att med gemensamma krafter få ytterligare minst svenskar att börja använda Internet innan utgången av år Målet var även att bidra till att de som redan är på nätet blir än bättre på att ta tillvara möjligheterna som Internet erbjuder för att underlätta vardagssysslor, vara delaktig i samhällsutvecklingen, få en bättre vård och omsorg, större möjlighet till arbete och en bättre utbildning. Eftersom ingen ny finansiering har kunnat ordnas, kommer kampanjkansliet att läggas ner vid årsskiftet. Vid dess sista möte, i december 2013, enades kampanjledningsgruppen att fortsätta det viktiga arbetet med att få ännu fler svenskar att bli digitala medborgare även under Sambruk kommer då att ingå i den nya nätverksgruppen, bestående av fyra parter, som kommer att arrangera varsin nätverksträff, dvs en träff per kvartal.

14 14 (21) 12.2 Konferenser i egen regi Vårkonferensen Sambruks vårkonferens genomfördes i år som endagarskonferens, med efterföljande årsmöte och konstituerande styrelsemöte, i Stockholm. Ett 30-tal representanter från våra kommunmedlemmar, plus inbjudna externa talare, deltog i konferensen. Dagen innehöll gästföreläsare, presentation av status för nya och pågående projekt, gemensamma diskussioner kring olika ämnen och avslutades med ett årsmöte där nya ledamöter och en ny ordförande valdes Höstkonferensen I november genomfördes för femte gången en gemensam höstkonferens tillsammans med föreningen KommITs, denna gång i Upplands Väsby, under temat Just DoIT. Konferensen syftade till att inspirera och engagera till aktiviteter för att nå konkreta resultat i kommunernas verksamhet och organisationer, både i form av att införa förändringar, smarta system och smarta arbetssätt. Under de tre konferensdagarna deltog drygt 130 personer från båda föreningarnas medlemskommuner och ett 40-tal leverantörsföretag. Deltagaroch partnerantalet var visserligen något lägre än tidigare års konferenser, men återkopplingen från deltagarna har varit mycket uppskattande, vilket visar att Sambruks grundtanke fungerar i praktiken och att samverkan med vår systerförening ger ett extra mervärde Externa konferenser Sambruk har också under detta verksamhetsår bjudits in som talare vid olika externa konferenser, både i Sverige och utomlands: Offentliga Rummet i Jönköping; presentation av Sambruks verksamhet och resultat, under rubriken Hur ska vi som kommun hantera e-tjänster som utvecklas av medborgarna själva? Samma tema användes för Sambruks fördjupningsdag, i samband med konferensen, och syftade till att diskutera framtiden där medborgarutvecklade applikationer påverkar kommunernas e-satsningar. På programmet fanns dels praktiska exempel från England, svenska praktikfall och medborgarperspektivet sett utifrån FoU. Vitalis-mässan, i Göteborg; presentation av sambruks verksamhet under rubriken; Nätverk för effektiv upphandling och införande av IT-stöd Nationellt Forum 2013: Försörjningsstöd Sambruk deltog och presenterade projektet Ekonomiskt bistånd

15 15 (21) Sambruk bjöds in till internationell konferens, arrangerad av EU-organet epractice.eu; Making egovernment work: Improving Organisational Processes. Syftet var att utbyta erfarenheter, uppmuntra till vidarenyttjande av framgångsrika lösningar och tillämpningar, och att utforska nya metoder för att förbättra organisatoriska processer inom den offentliga sektorn och samverkan med medborgare och företag. Sambruk presenterade vårt arbete med att bidra till utvecklingen av svenska kommuners verksamhet, genom att i samverkan driva forsknings- och utvecklingsprojekt 12.4 Seminariedagar Som komplement till våra breda vår- & höstkonferenser, initierade vi tillsammans med SKL/CeSam under 2013 ett antal specialiserade seminariedagar med ett mer fokuserat tema för varje tillfälle. Vi arrangerade dessa dagar som fysiska heldagsseminarier med ett antal inbjuda talare, främst från kommuner. Dessutom har vi också etablerat Internet-uppkopplad AV-utrusting så att vi har kunnat erbjuda websändningar från seminariedagarna, både i realtid och sparade på vår webbplats för senare visning. Samtliga seminariedagars presentationer finns sparade på och tillgängliga från Sambruks webbplats. Intresset och uppslutningen vid de olika seminarierna har varit glädjande stort såväl fysiskt deltagande som visningar via webben. Därför planerar vi tillsammans med SKL/CeSam att fortsätta seminarieverksamheten, med olika teman, under kommande år e-tjänsteplattformar, omgång 2 Som fortsättning på tidigare genomfört seminairum genomfördes ytterligare en omgång med samma upplägg, tillsammans med SKL/CeSam. Under dagen presenterade fyra kommuner sina e-plattformar. Kommunerna beskrev sina lösningar, erfarenheter och bakgrund till valet, hur de arbetar med plattformen kring t.ex. styrning, ledning, drift och förvaltning, framtagning av e-tjänster och samverkan med andra kommuner eller myndigheter Mäta nyttoeffekter av införande av e-tjänster Göteborgs stad, Stockholms stad, Lantmäteriet och e-delegationen presenterade de nyttomodeller som de använder i sina organisationer och berättade om sina erfarenheter av att använda nyttorealisering. Presentatörerna beskrev hur modellerna används praktiskt med nyttokalkylering inför projektstart, utvärdering och hemtagning av nyttoeffekter efter projektslut, men också hur styrning och ledning kring modellerna fungerade.

16 16 (21) 12.5 Kompetensförstärkning kring kommunal öppna data Projektets mål var att få en samlad bild av vilka frågor och områden som kommuner upplever som problematiska för att kunna komma igång eller komma vidare i arbetet med att öppna upp datakällor. Aktuella områden för projektet var av juridisk, teknisk och praktisk natur. Kommunernas behov av information kring öppna data identifierades via dels en enkätundersökning och dels djupintervjuer. För att öka förutsättningarna och stödja kommunernas arbete i att publicera öppna data har ett flertal artiklar inom området publicerats. Projektet avslutades i november EU-samarbete Som en spin-off -effekt av samarbetsprojektet OSEPA (som avslutades vid årsskiftet -12/-13) har Sambruk bjudits in att delta i ett nytt EU-projekt denna gång inom ramen för programmet Leonardo/LLP. Projektet, benämnt NEBULA syftar till att utveckla och leverera en läroplan som omfattar ett kompetensutvecklingsprogram för att ge personal inom offentlig verksamhet kunskap att analysera möjliga nyttoeffekter att nyttja molntjänster, både ur ett ekonomiskt- och effektiviseringsperspektiv, samt att planera, styra, genomföra och utvärdera övergången från lokal IT-infrastruktur till molntjänster. Projekttiden är två år och inriktas på att minska kompetensglappet vid migrering av IT-infrastruktur till molntjänster. Utbildningen kommer att ske genom innovativt, spel-baserat lärande, klassrumsbaserad utbildning eller distansutbildning för att maximera räckvidden inom respektive land och i hela Europa. 13 Övrigt 13.1 Digitalt långtidsbevarande / earkiv Slutresultatet för Sambruks tidigare projekt Elektroniskt bevarande, etapp II, överlämnades under hösten 2012 till SKL/CeSam. CeSam har därefter förädlat materialet ytterligare och har m h a SKI genomfört en ramavtalsupphandling som omfattar e-arkiv som tjänst eller produkt, samt konsulttjänster kring införande av e-arkiv. Ramavtalet är klart och målsättningen är att erbjuda ett gemensamt arbetssätt och ett förenklat avropsförfarande för kommuner, landsting och regioner att själva kunna införa, förvalta och utveckla ett e-arkiv.

17 17 (21) 13.2 Sambruks roll som upphandlande myndighet Sedan starten av Sambruks verksamhet har frågan om hur det material som föreningen förfogar över både genom egen utrednings- och systemutvecklingsverksamhet och i form av s k benefika gåvor tillställda föreningen kan göras tillgängliga för Sambruks medlemmar (och även andra intressenter). I några projekt har Sambruk haft rollen som upphandlingssamordnare, där ett antal kommuner samarbetat i ett gemensamt upphandlingsprojekt, oftast föregått av framtagning av ett gemensamt underlag omfattande bl a funktionell och teknisk kravspecifikation. Sambruk var också tidigt ute med att ta fram en gemensam roadmap för IT-infrastruktur benämnd Öppen Teknisk Plattform ÖTP. Denna har framgångsrikt nyttjats av ett antal kommuner som en grundläggande malldokument, specifikation av de tekniska krav som ska ställas i en upphandling av nytt system. Men, i de fall Sambruk förfogar över kompletta IT-system/produkter, har frågeställningen om formella krav på upphandling från våra medlemmar uppkommit. För att få en fullgod juridisk bedömning och vägledning har vi uppdragit åt SKL:s jurist och expert på upphandlingsfrågor genomföra en utredning, med fokus på om Sambruks roll, uppdrag och verksamhet uppfyller det s k Teckalundantaget i Lagen om offentlig upphandling, LOU. Undantaget i 2 kap. 10a ändrades genom lagen (2012:392) och innebär i sammanfattning för Sambruks medlemmar att man inte behöver genomföra särskild upphandling för att anskaffa produkter/tjänster som föreningen förfogar över. 14 Förslag till behandling av medel Föreningens resultat för år 2013, samt den ekonomiska ställningen per den 31 december 2013 framgår av efterföljande resultat- och balansräkning samt därtill hörande noter. Styrelsen föreslår föreningsstämman följande behandling av medel att ansamlad vinst om kr balanseras i ny räkning.

18 18 (21) 15 Styrelsen Resultat- och balansräkning godkänns av föreningen Sambruks styrelse, den 31 mars Joakim Järrebring Ordförande Alingsås kommun Inge Hansson Vice ordförande Karlstads kommun Maritha Enström Göteborgs stad Peter Dacke Stockholm stad Bengt Svenson Sveriges kommuner och landsting Niklas Sjöberg Skurups kommun Jimmy Jansson Eskilstuna kommun Jan Långström Umeå kommun Mikael Lagergren Västerås kommun Ove Frid Mariestads kommun Revisionsberättelse (i separat dokument) avseende denna årsredovisning har avgivits av Pär Månsson, auktoriserad revisor, Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB

19 19 (21) 16 Resultaträkning och Balansräkning Resultaträkning Not Belopp i kronor 1 Föreningens intäkter Föreningens kostnader Verksamhetsresultat Räntekostnader Ränteintäkter Resultat efter finansiella poster Avsättning till periodiseringsfond Årets skatt Årets resultat Balansräkning Not Belopp i kronor Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter Summa kortfristiga fordringar Kassa och bank Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital och skulder Eget kapital 4 Inbetalda insatser Balanserat resultat Årets resultat Summa eget kapital Obeskattade reserver Periodiseringsfond Kortfristiga skulder Leverantörsskulder Skatteskulder Källskatt och sociala avgifter

20 20 (21) Förutbetalda intäkter och upplupna kostnader Summa kortfristiga skulder Summa eget kapital och skulder Ställda panter Ansvarsförbindelser Erhållna bidrag från Vinnova är villkorade. Inga Inga 17 Noter Not 1 Redovisnings- och värderingsprinciper Föreningens redovisnings- och värderingsprinciper överensstämmer med årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Föreningens intäkter Intäkter redovisas till det verkliga värdet av vad som erhållits eller kommer att erhållas. Medlemsavgifter omfattar inbetalningar för medlemskap i ideella föreningen Sambruk i Sverige. Bidraget från VINNOVA är villkorat och innebär återbetalningsskyldighet om inte villkoret uppfylls. Fordringar Fordringar upptas till det belopp som efter individuell prövning beräknas bli betalt. Not 2 Föreningens intäkter Belopp i kronor Medlemsavgifter Bidrag från VINNOVA Reservering av bidrag som erhållits men inte utnyttjats under året Övriga verksamhetsintäkter Summa föreningens intäkter, 31 december Not 3 Föreningens kostnader Belopp i kronor Konsultarvoden Projektkostnader VINNOVA/FoU Verkställande tjänsteman Personalkostnader Projekt- och ekonomiadministration Övriga kostnader Summa föreningens kostnader, 31 december