Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Här är din lokal. Introduktion till hyresgäster i offentliga verksamhetslokaler

Transkript

1 Utveckling av fastighetsföretagande i offentlig sektor (U.F.O.S) Här är din lokal Introduktion till hyresgäster i offentliga verksamhetslokaler

2

3 Förord Denna skrift handlar om vad offentliga hyresgäster kan göra för att ge sig själva bättre, effektivare och trivsammare lokaler. Skriften begränsas till fastigheter som nyttjas av offentliga verksamheter såsom skolor, förskolor, särskilt boende för äldre, simhallar, teatrar, sjukhus, fängelser, kontorshus med mera. Syftet med publikationen är att underlätta byggandet av vinnavinna-förhållanden mellan lokalbrukare och fastighetsförvaltare, att inspirera till ett gemensamt utvecklingsarbete genom att förklara lokal- och fastighetsekonomiska begrepp och samband samt introducera verktyg för lokalresursplanering. Skriften vänder sig i huvudsak till styrelseledamöter, nämndledamöter och ledande tjänstemän i lokalbrukande verksamheter men är också av intresse för representanter för fastighetsverksamheter. Projektet har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S) i vilka ingår: Sveriges Kommuner och Landsting, Fortifikationsverket, Akademiska Hus AB samt Samverkansforum för statliga byggherrar och förvaltare genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter Sverige AB. Skriften är författad av Yngve Andrén. En styrgrupp har även medverkat i arbetet, bistått med material och lämnat värdefulla synpunkter. Styrgruppen har bestått av Gunilla Pauly, Malmö stad; Peter Glad, Landstinget i Östergötland; Matti Modén, Landstinget Västmanland; Jari Lalli, Statens fastighetsverk samt Robert Wibom, Fortifikationsverket. Magnus Kristiansson och Fredrik Jönsson från Sveriges Kommuner och Landsting, har på uppdrag av U.F.O.S. varit projektledare. Stockholm i mars

4 Innehåll Sammanfattning Lokalerna påverkar produktiviteten Lokalekonomi...8 Effektivitet. Effektivitetsmått. Lokalkostnader. Konsekvenskostnader. 3. Miljö- och energihushållning Hyresmodeller Kostnadshyra. Marknadshyra. Tillämpning i kommuner och landsting. Tillämpning i staten. Erfarenheter 5. Ägar- och förvaltar perspektivet Driftsnetto. Fastighetsvärde. Investeringar. Hyresgästbetalda investeringar. Teknisk förvaltning. 6. Strategiska val...23 Facility management. Mobila lokaler. Alternativa finansierings- och upplåtelseformer 7. Lokalresursplanering Upplägg och organisation. Lokalrevision. Samplanering. Lokalprojekt. Lokalresursplanernas vidareutveckling. 8. Nyckeltal...34 Användning. Exempel på användning Begreppsförklaringar...40 Litteraturhänvisningar U.F.O.S Stockholm Tfn ISBN: Tryckeri: Katarina Tryck, Stockholm-Hammarby Text: Yngve Andrén (epost: y.andren@andrenkonsult.se) Projektledare: Magnus Kristiansson och Fredrik Jönsson Grafisk form: Forum1 och Björn Hårdstedt Distribution: Tfn , fax , eller Omslagsbild av Anders Jirås: Vara Konserthus är trots sin lokalisering i den lilla orten en flitigt använd mötesplats för besökare från hela Sverige. Konserthuset invigdes 2003 och är sammanbyggt och samutnyttjas med Lagmansgymnasiet. 2 Här är din lokal

5 Sammanfattning För alla offentliga verksamheter är lokalerna av stor betydelse. De påverkar pro duktiviteten, imagen, personalens trivsel och ekonomin. Verksamheterna bör där för i eget intresse arbeta aktivt med lokalfrågor och avsätta kvalificerade resurser för analys, uppföljning och planering. Arbetet bör ske i nära samarbete med hyresvärden/fastighetsförvaltaren och med vinna-vinna-tänkande som grund. U.F.O.S. har tagit fram en arbetsmodell för detta benämnd Lokalresursplanering (LRP), som prövats praktiskt i många kommuner och landsting med gott resultat. Modellen anger hur arbetet kan organiseras, vad som ska uträttas och hur ofta det ska ske. Arbetet bör enligt modellen utföras av en särskild lokalgrupp bestående av företrädare för samtliga lokalbrukarkategorier och fastighetsförvaltningen. I ett första steg analyseras befintligt lokalbestånd med avseende på hur väl det uppfyller dagens behov respektive behoven vid plane ringsperiodens slut, i ett andra identifieras och prövas alternativa lösningar utmyn nande i en lokalresursplan, och i ett tredje steg planeras och genomförs beslutade pro jekt. De två första momenten utförs rullande i en tvåårscykel. Syftet med lokalre sursplaneringen är att skapa både bättre och billigare verksamheter och bättre och billigare lokaler. Höjd yttre effektivitet Höjd inre effektivitet Mer ändamålsenliga och mer trivsamma lokaler Färre kvadratmetrar Lägre driftskostnader per kvadratmeter Bättre och billigare verksamheter Lägre lokalkostnader Lokalresursplanering syftar till att skapa både bättre och billigare verksamheter och lägre lokalkostnader. Sammanfattning 3

6 Lokalgruppen bör som ett led i analysen värdera lokalbeståndets yttre och inre effektivitet och ta fram nyckeltal för detta, som kan användas vid jämförelser med parallellorganisationer och för identifiering och bedömning av rationaliserings- och förbättringsmöjligheter. Lokalgruppen bör vid utveckling av lokalresurspla nen verka för hushållning av lokalytor genom samutnyttjande av lokaler och lokalrockader mellan verksamheter, och för att nybyggnationer kännetecknas av generalitet och flexibili tet i utformning och konstruktion. Lokalgruppen bör vidare pröva om investerings volymen och kostnaderna kan reduceras genom nyttjande av mobila lokaler och PPP- och BOT-lösningar. Lokalbrukare kan härutöver medverka till sänkta driftkostnader för sina lokaler och lägre miljöpåverkan, genom att minska energiförbrukningen: För det första bestämmer brukarnas krav på temperatur, ventilation, belysning med mera upp värmningsbehovet, för det andra bestäms kylbehovet under sommarhalvåret av den utrustning i form av datorer, kopieringsmaskiner etcetera som brukarna pla cerar i lokalerna, och för det tredje kan brukarna kräva att byggnaden har moderna energieffektiva aggregat för uppvärmning och ventilation. Det är viktigt att hyresgäster har förståelse för att fastighetsförvaltarens ansvar för lokalerna är bredare än hyresgästens. Fastighetsförvaltaren ska, förutom att med verka till att hyresgästens intressen av ändamålsenliga lokaler tillgodoses (lokalförsörjaransvaret), också svara för att fastigheterna uppfyller gällande myndig hetskrav på säkerhet, tillgänglighet för rörelsehindrade, hygien med mera (ägaransvaret). Fastighetsförvaltaren ska också svara för att förmögenhetsvärdet i fastigheterna bevaras genom att se till att byggnadsunderhåll och teknisk förnyelse sker på sätt som ger bäst totalekono mi över byggnadernas liv, samt att nybyggnationer och avvecklingar kommer till stånd vid rätt tidpunkter (förvaltaransvaret). Till detta kommer att många offentliga byggnader är kulturklassade och väsentliga element i stadsbilden, och att de måste förvaltas och underhållas med hänsyn härtill (kulturbäraransvaret). 4 Här är din lokal

7 1. Lokalerna påverkar produktiviteten För alla serviceverksamheter offentliga och privata är lokalernas storlek, design och läge av stor betydelse. De påverkar produktiviteten, imagen, perso nalens trivsel och ekonomin. Produktiviteten berörs därför att den rumsliga utformningen har verkan på hur arbetet kan organiseras och på hur mycket tid som går åt för förflyttningar av människor och material. Imagen påverkas därför att omgivningen upplever bygg nader och lokaler som synliga uttryck för verksamhetens status i samhället och attityd mot medborgarna. Och personalens trivsel styrs i hög grad av lokalernas läge, utformning, tekniska standard och yttre image. Påverkan på ekonomin vari erar. Den är störst inom den kommunala sektorn och minst inom den statliga. Lokalkostnadernas andel av de totala kostnaderna är cirka 15 till 20 procent i kommu nerna och 5 till 10 procent i landstingen. Lokalerna är naturligtvis också viktiga för verksamheternas kunder eller klienter, det vill säga för patienter, skolelever, förskolebarn etcetera, och inte sällan mycket viktiga. Barn och ungdomar tillbringar väsentlig del av sin vakna tid i barnstugor, förskolor, skolor, simhallar, ishallar, ridhus, biblio tek och andra kommunala fas tigheter, och många äldre lever många år nästan hela dygnet i kommunala service hus och äldreboende. Fastigheternas utseende, storlek, läge och skötsel har själv fallet mycket stor betydelse för dessa gruppers livskvaliteter. Lokalerna är således en betydelsefull resurs och det är av tyd ligt intresse för hyresgästerna/brukarna att driva lokalutvecklingsfrågor. Framgång kommer dock inte av sig själv. Den kräver kunskap, insikt, kreativitet, mod att ompröva, och konstruktivt samarbete med hyresvärdar/fastighetsförvaltare. I de fall hyresgäst och hyresvärd tillhör samma huvudman bör huvudmannens intresse av effektivitet och hushållning vara den självklara utgångspunkten för samarbetet. Lokalbrukaren och fastighetsförvaltaren bör se 1 Lokalerna påverkar produktiviteten 5

8 Uppsala Konsert & Kongress, invigt hösten Byggnaden innehåller tre offentliga avdelningar: utställningsoch bankettsal, konferens- och musiksal samt sal för stor orkester och kör, och är utformad som ett identitetsskapande byggnadsverk. Foto: Bo Gyllander 6 Här är din lokal

9 sig som partners, inte kontrahenter, och utveckla ett vinna-vinna-förhållande med huvudmannens bästa som ledstjärna. Men även om så är fallet kan konflikter uppstå. Det kan bero på att parterna är sprungna ur olika professionella kulturer, har olika tidsperspektiv, gör olika bedömningar av dagsläget och framtiden eller värderar osäkerheter olika. Nyckeln till långvariga, konfliktfria vinna-vinna-förhållande är öppenhet, tydlig het och helst sammanfallande mål och gemensamma värderingar. Ett effektivt sätt att komma dit är att anordna regelbundna gemensamma utvärderingar av lokaler na, av deras ändamålsenlighet, skötsel med mera, och att ha en fortlöpande dialog om förändringar och förbättringar. Det underlättas om parterna har lika syn på vad som kännetecknar god lokaloch fastighetsekonomi och gemensam begreppsap parat. I de fall lokalerna tillhör en extern hyresvärd kompliceras bilden. Hyresgästen och hyresvärden bör även i detta fall sträva efter att etablera ett vinna-vinna-förhållan de och så i synnerhet om det rör sig om långvariga affärsrelationer. Hyresgästen måste förklara och vinna förståelse hos hyresvärden för sina mål och begränsning ar och acceptera att hyresvärden har rätt till skälig förräntning av insatt kapital och kompensation för kommersiell risktagning. En bra relation gagnar båda parter. Skriftens ändamål är att underlätta byggande av vinna-vinna-förhållanden mellan lokalbrukare och fastighetsförvaltare och inspirera till värdeskapande utvecklings arbete genom att förklara lokal- och fastighetsekonomiska begrepp och samband och introducera verktyg för lokalresursplanering. 1 Lokalerna påverkar produktiviteten 7

10 2. Lokalekonomi Effektivitet En lokal har hög yttre effektivitet om den är ändamålsenlig för sin användning, det vill säga om dess läge, storlek, planlösning, tekniska kvalitet och utrustning passar för den verksamhet som bedrivs där och de som arbetar där uppfattar loka lerna som rationella. Lokaler med hög yttre effektivitet alstrar mycket brukarnytta per kvadratmeter. En lokal har hög inre effektivitet om den har låga drift-, under hålls- och kapitaltjänstkostnader per kvadratmeter. Lokaler med både hög yttre och hög inre effektivitet är kostnadseffektiva. De ger mycket brukarnytta för kost naderna. Offentliga verksamheters lokaler ska vara kostnadseffektiva; de ska ha både hög yttre och hög inre effektivitet. Bilden ovan: I Kunskapscentrum Agardh i Båstad integreras gymnasieskola, vuxenutbildning, kommun bibliotek och kafé i en officiell mötesplats för alla åldrar. Vy över biblioteket från gymnasieskolans loftgång på övre plan. Byggnaden invigdes Foto: Hans Kjellman 8 Här är din lokal

11 En byggnads kostnadseffektivitet varierar normalt över dess livslängd. Den är vanligtvis låg de första åren efter färdigställandet, stiger därefter under några år, planar så ut på en hög nivå de följande fem till tio åren och faller därefter succes sivt om den inte byggs om eller anpassas. De inledande årens tapp hänger samman med att byggnaden uppförs med växtmån och alltså är större än vad som behövs initiellt, och de senare årens med att brukarens lokalbehov förändras med tiden och att byggnaden därmed inte längre speglar behovet i kombination med att den blir tekniskt omodern. Skeendet illustreras i figuren på nästa sida. De senare årens tapp kan bero på demografiska förändringar. Många landsting har erfarit att vårdcentraler och sjukhus blivit för stora till följd av att folkmängden och ålderssammansättningen i upptagningsområdet förändrats. Och analogt har många kommuner erfarit att skolor, förskolor etcetera med tiden får fel kapacitet till följd av befolkningsförändringar. Ibland kan kedjeeffekter uppstå. Ett vanligt förlopp för bostadsområden, exempelvis, är att unga familjer flyttar in när områ det är nybyggt och att flertalet av dem bor kvar livet ut. Det får till följd barnpuck lar som vandrar genom förskolor, mellanstadieskolor och högstadieskolor med lågt utnyttjande av lokalerna under långa perioder om än inte samtidigt. Effektivitetsförluster kan också ha ursprung i verksamhetsmässiga förändringar hos lokalbrukaren. Exempelvis fordrar övergång från katederundervisning för klasser med trettio elever till gruppundervisning och storklasser att skolbyggna dens planlösning och rumsindelning ändras för att den ska fungera, och övergång från öppen kirurgi med veckolång inläggning till titthålsingrepp utan inläggning ändrad fördelning av lokaler för mottagning, behandling och vård. Effektivitet Invigning Ombyggnad 1 Ombyggnad 2 Utan ombyggnad Tid Byggnaders effektivitet varierar över tiden. 2 Lokalekonomi 9

12 Flexibilitet och månganvändbarhet är nycklar till god lokalekonomi. Om det är lätt att anpassa lokalerna i takt med att nyttjarnas lokalbehov förändras, och om det är lätt att konvertera byggnaden från en användning till en annan, till exempel från förskola till skola till äldreboende, kan den yttre effektiviteten hållas på hög nivå under lång tid utan kostsamma ombyggnader. Det är därför viktigt att ha långt tidsperspektiv vid planering av lokaler och lokalutnyttjande. Effektivitetsmått Lokalernas effektivitet kan kvantifieras med god precision för de flesta typer av byggnader och användningar. Den yttre effektiviteten kan mätas efter vad som produceras i lokalerna (output) eller efter mängden insatta resurser (input). För en vårdcentral, exempelvis, kan antal vårdbesök per kvadratmeter (output), antal helårsarbetare per kvadratmeter (input) eller personalkostnader per kvadratmeter (input) vara lämpliga mått; för försvaret kan antal utbildade soldater per kvadratmeter regementsbyggnad (out put) vara intressant; och för en länsstyrelse kan antal heltidsanställda per kvadrat meter (input) eller personal kostnader per kvadratmeter (input) vara relevanta stor heter. En annan möjlighet att belysa den yttre effektiviteten är att beräkna antalet kvad ratmeter per outputenhet, till exempel antal kvadratmeter per förskolebarn, skol elev, kontorsarbetare etcetera. Sådana åtgångstal används vid dimensionering av nya byggnader. Vid analys av orsaker till varför den yttre effektiviteten ligger på en viss nivå kan begreppen nyttjandegrad och fyllnadsgrad vara till hjälp. Det första anger hur stor del av dygnet/veckan/året som byggnaden/lokalen används, och det senare hur stor del byggnadens/lokalens kapacitet som utnyttjas då den används. Vid beräkning av kostnadseffektiviteten sättes produktionen mätt som output eller input i relation till kostnaderna för lokalerna istället för som vid beräkning av den yttre effektiviteten till kvadratmeterantalet. Oftast är det dock naturligare att vända på förhållandet och analogt med åtgångstal sätta lokalkostnaderna (hy ran) i relation till vad som produceras i dem och beräkna lokalkostnad per vård besök, utbildad soldat etcetera respektive lokalkostnadernas andel av den totala kostnadsmassan (hyrans andel av budgeten). Den inre effektiviteten är liktydigt med lokalernas årskostnader per kvadrat meter. De påverkas av byggnadssätt, tekniska investeringar, underhåll, skötsel med mera. Saken behandlas i avsnitt Lokalkostnader nedan. Ytterligare exempel på effektivitetsmått ges i kapitel Nyckeltal nedan. 10 Här är din lokal

13 Lokalkostnader Lokalkostnader indelas normalt i drift-, underhålls- och kapitaltjänstkostnader. Driftkostnaderna består av kostnader för skötsel, akuta reparationer, uppvärm ning, vatten, avlopp, sophämtning, el, försäkringar, skatter, administration och andra löpande utgifter. Ibland räknas även kostnader för lokalvård in. Till underhållskostnader hör kostnader för åtgärder som är planerade och utförs med längre tidsintervall än ett år, såsom målning, omläggning av golv, takreparationer med mera. Drift- och underhållskostnadernas storlek och relativa tyngd illustreras i diagrammet på nästa sida som visar kommunernas genomsnittliga kostnader för grund skolebyggnader år Grundskolor kostnader för drift, underhåll och förvaltning (kr/kvm BRA) Uppvärmning: 75 El: 53 Vatten: 8 Administration: 22 Skadegörelse: 24 Sophantering: 7 Markskötsel: 13 Planerat underhåll: 48 Fastighetsskötsel: 90 Summa: 340 kr/kvm BRA Källa: SKL statistik för Genomsnitt för de 86 deltagande kommunerna. Kapitaltjänstkostnaderna består av avskrivningar på investeringskostnaden och ränta på det bokförda värdet. Avskrivningen är formellt sett byggnadens värde minskning under året. I praktiken tillämpas schabloner. Byggnadsinvesteringar skrivs vanligtvis av på trettio till fyrtio år med lika belopp varje år. Både kortare och längre tid förekommer dock liksom växande årsbelopp, så kallad progressiv avskrivning, och differentiering av byggnadsdelar efter bedömda ekonomiska livslängder. I det senare fallet skrivs exempelvis stommen i byggnaden av under längre tid än ventilationsanläggningen. Tomtvärden avskrivs normalt inte alls. Det bokförda värdet är ingående värde minskat med gjorda avskrivningar. 2 Lokalekonomi 11

14 Konsekvenskostnader Sparsamma hyresgäster hushållar med kvadratmetrarna. Stora lokaler genererar inte bara hög hyra utan drar också med sig följdkostnader som direkt relaterar till lokalernas storlek, till exempel för lokalvård, möbler och annan inredning och bevakning. Följdkostnaderna uppgår normalt till procent av hyreskostnaden. Det lönar sig för hyresgästerna att vara återhållsamma med kvadratmetrarna. 12 Här är din lokal

15 3. Miljö- och energihushållning Byggnader och lokaler ska ha god energihushållning. Det är viktigt inte bara för hyresgäster och fastighetsägare utan också för samhället i stort. Låg energiför brukning ger låga energikostnader och låg miljöbelastning. Energikostnaderna svarar idag för mellan tjugo och sextio procent av driftkostna derna. Det lägre talet gäller välisolerade, tekniskt välskötta hus med behovsstyrd ventilation och uppvärmning, och det högre äldre hus med konstant ventilation och uppvärmning. Kostnadsandelen är själv fallet kopplad till prisutvecklingen. Om energipriserna fortsätter att stiga relativt övriga kostnader kommer andelen att öka och mana till ytterligare besparingar. Energiförbrukningen kan uppdelas i (1) värme och kyla, (2) fastighetsel och (3) verksamhetsel. Med värme och kyla avses energi för uppvärmning/ kylning av lokalerna och produktion av tappvarmvatten. Inom tätorter är Bilden ovan: Exempel på miljö- och energihushållning. Solceller har integrerats i fasaden. Foto: Malmö stadsbyggnadskontor. 3 Miljö- och energihushållning 13

16 den vanligaste for men fjärrvärme/kyla. Med fastighetsel avses elektrisk energi för drift av pumpar, fläktar, hissar med mera och belysning i allmänna utrymmen. Och med verksam hetsel avses elektrisk energi för drift av den utrustning, datorer, kopieringsmask iner med mera och belysning som hyresgästerna placerat i lokalerna. Hyresgäster na kan påverka samtliga tre användningsområden. För det första styr hyresgästerna förbrukningen av verksamhetsel fullt ut. De bestämmer vilka och hur många kontorsapparater etcetera som ska placeras i loka lerna, när de ska utnyttjas och om de ska vara avstängda på nätter och helger. Energimedvetna hyresgäster anskaffar energieffektiva kontorsapparater och ser till att de är avstängda då de inte utnyttjas. För det andra påverkar hyresgästernas krav på temperatur, ventilation, vädring, belysning med mera uppvärmningsbehovet. Balanserade och återhållsamma krav sänker energiåtgången. Före det tredje kan hyresgästerna fordra att hyresvärdarna håller fastighetsinstalla tionerna up-to-date. Aggregat för uppvärmning och ventilation bör renoveras eller bytas ut helt eller delvis med tio till tjugo års intervall, eftersom gamla aggregat till följd av slitage och teknikutveckling har väsentligt lägre verkningsgrad än nya. Och äldre hus bör kompletteras med reglerutrustning, som gör det möjligt att styra gångtider och effekter i lokalerna efter dygnets och veckans behov, istället för att ha över tiden konstant temperatur och ventilation. I sammanhanget bör framhållas att endast en liten del av fastighetselen och verk samhetselen nyttiggörs för drift av apparater och belysning. Huvuddelen blir oönskad värme. På vintern är detta i regel inte ett problem eftersom den tillförda värmen minskar uppvärmningsbehovet. På sommaren däremot måste värmen ven tileras bort eller extra kyla tillföras för att nå rätt komfortnivå, vilket orsakar ytter ligare energiförbrukning. Moderna kontorshus är särskilt utsatta. De har inte bara mycket god värme isolering, vilket betyder lågt värmeläckage, utan också hög in tern värmealstring till följd av att de rymmer många människor och många kontors apparater per kvadratmeter. De behöver därför kylas under större delen av året. Energieffektiva apparater minskar kylbehovet. 14 Här är din lokal

17 4. Hyresmodeller Internhyror introducerades i offentlig sektor i början av nittiotalet. Huvud - syftet var att göra brukarna medvetna om vad lokalerna kostade och motivera dem att mode rera sina anspråk. Lokaler betraktades dessförinnan i praktiken som fri nyttighet. Det finns i princip två huvudmodeller för hyressättning av offentliga verksamhets lokaler; kostnadshyra och marknadshyra. Kostnadshyra Vid hyressättning enligt kostnadsprincipen sätts hyran lika med fastighets verk samhetens självkostnad för fastigheten eller lokalen ifråga, det vill säga hyresgästen/ brukaren får betala faktiska kostnader för drift, underhåll och förvaltning, och bokförda kostnader för kapitaltjänst. Principen är inte problemfri. Den kan leda till att lokaler med samma yttre effektivitet får vitt skilda hyresnivåer. Så blir exempelvis fallet om de aktuella fastigheterna blivit byggda vid olika tidpunkter och därmed har olika kapitaltjänstkostnader. En annan följd är att större under hållsåtgärder, som en takomläggning, och oförutsedda, som reparationer på grund av vatten läckage, får kraftiga genomslag de år de inträffar. Härtill bör läggas att fastig hetsverksamheten berövas ekonomiskt incitament att effektivisera och för bättra. Kostnaderna förs ju vidare på hyresgästerna oavsett hur väl pengarna an vänts. Den främsta fördelen är att brukarna får intresse att vara aktsamma om lokalerna och hålla nere energiförbrukningen. De betalar ju underhålls- och upp värmningskostnaderna fullt ut. Kostnadshyra tillämpas i praktiken inte ortodoxt. Vanligtvis bestäms hyran på basis av bedömda framtida självkostnader i flerårsperspektiv och inte på faktiska. Kostnader för takomläggning och vattenskada bedöms då innan de uppkommit och fördelas ut på flera år. Fördelarna för hyresgästerna är att deras ekonomiska planering underlättas och att de inte bär ekonomisk risk för oförutsedda tekniska skador och oförutsedda prisförändringar. Å andra sidan måste de acceptera risk tillägg i hyran för sådana eventualiteter. Härtill bör nämnas att flerårig fixering av hyresbelopp förutsätter att hyres- 4 Hyresmodeller 15

18 Stora satsningar har gjorts på konst och utsmyckning i och kring den nya byggnaden för tumörsjukvård vid Universitetssjukhuset i Lin köping. Man har bland annat velat förvandla hissförflyttningarna mellan våningarna till en välkommen stund för tanke utflykter. Konstnären Gebbe Björkman har gjort en av de stora tavlor som pryder hissarna. Foto: Thomas Johansson. 16 Här är din lokal

19 gästen och hyresvärden i förväg fastställt hur stort hyresvärdens åtagande ska vara och vad som ska ingå i hyran, vilket är ett tids ödande arbete som brukar resultera i långa gränsdragningslistor. En modifierad form av kostnadshyra är att fördela samtliga kostnader för ett del bestånd, till exempel en kommuns förskolor, på de olika objekten i beståndet i för hållande till deras respektive ytor, så kallade kategorihyror. Orättvisa kapital tjänstkostnader neutraliseras då men brukarnas incitament att hålla nere under hålls- och energikostnader försvinner. Marknadshyra Vid hyressättning enligt marknadsprincipen sätts hyran så att den motsvarar hyresnivån för likvärdiga lokaler på den fria marknaden. I normalfallet fixeras hyran i treårsperioder. Principen medför att hyresgästnytta och yttre effektivitet får genomslag och att tekniska och ekonomiska risker bärs av hyresvärden. Den ekonomiska risken brukar dock till en viss del flyttas över på hyresgästen genom klausuler om indexreglering av hyran och justeringar vid förändringar av skatter, avgifter och energipriser. Marknadshyra tillämpas framförallt för kontorslokaler i centrala lägen i tätorter. Inom det segmentet finns utvecklade marknader många hyresvärdar och många hyresgäster och etablerade hyresnivåer. För skolor, sjukhus, fängelser och andra specialbyggda lokaler, däremot, finns inte någon konkurrensutsatt marknad och därmed inte några objektiva marknadspriser. Bedömning av marknadshyran för en viss lokal kräver insamling av marknadsdata för liknande objekt i likvärdigt läge och bedömningar av lokalens användbarhet, generalitet, standard, tillgänglighet med mera. Sådana värde ringar görs av värde ringsföretag med specialkompetens på området och kan beställas både av hyres värd och hyresgäst. Tillämpning i kommuner och landsting Landsting och kommuner tillämpar i praktiken ofta principerna samtidigt. Gamla byggnader, som har alternativa användningar och kan hyras ut på marknaden, hyressätts enligt marknadsprincipen och nybyggnationer, tillbyggnader och unika fastigheter utan alternativanvändning enligt kostnadsprincipen. 4 Hyresmodeller 17

20 Tillämpning i staten Inom den statliga sektorn gäller att lokalbrukande och fastighetsförvaltning ska vara separerade. Lokalbrukande myndigheter universitet, högskolor, försvaret, länsstyrelser etcetera ska hyra sina lokaler och kan välja mellan att hyra av någon av de statliga fastighetsverksamheterna Special fastigheter, Fortifikations verket, Akademiska Hus, Statens fastighetsverk med flera och aktörer på den externa marknaden. Specialfastigheter och Fortifikationsverket ska enligt sina instruktioner tillämpa kostnadshyra vid uthyrning till statlig hyresgäst, och Akademiska Hus ska tillämpa marknads hyra. Statens fastighetsverk har en mer komplex situation. Verket ska använda kostnadshyra för alla byggnader som tillhör det nationella kulturarvet och vissa särskilt utpekade byggnader inom kultursektorn, och marknadshyra i övrigt. Erfarenheter Den allmänna erfarenheten av internhyror är att de har avsedd verkan vid införan det och efter omorganisationer och andra verksamhetsförändringar, och de närms ta åren därefter. Verksamheterna får då incitament att hushålla med lokalerna och ser över sina lokalanvänd ningar. Effekten avtar dock påtagligt med tiden. Verk samheterna flyttar fokus till andra saker då de uttömt de omedelbara rationalise ringsmöjligheterna och lokalkostnaderna blir en budgetpost som uppräknas utan kritisk reflektion. Det är en olycklig utveckling eftersom den yttre effektiviteten normalt faller med automatik över åren när verksamheten förändras. 18 Här är din lokal

21 5. Ägar- och förvaltarperspektivet Det är viktigt att hyresgäster har förståelse för att fastighetsförvaltarens ansvar för lokalerna är bredare än hyresgästens. Fastighetsförvaltaren ska förutom att med verka till att hyresgästens intressen av ändamålsenliga lokaler tillgodoses (lokalförsörjaransvaret) också svara för att fastigheterna uppfyller gällande myndig hetskrav på säkerhet, tillgänglighet för rörelsehindrade, hygien med mera (ägaransvaret) och för att förmögenhetsvärdet i fastigheterna bevaras genom att se till att byggnadsunderhåll och teknisk förnyelse sker på sätt som ger bäst totalekono mi över byggnadernas liv och att nybyggnationer och avvecklingar kommer till stånd vid rätt tidpunkter (förvaltaransvaret). Till detta kommer att många offent liga byggnader är kulturklassade och väsentliga element i stadsbilden, och att fas tigheterna måste förvaltas och underhållas med hänsyn härtill (kulturbäraransvaret). Bilden ovan: Konsthögskolan i Malmö. Byggnaden invigdes år 1900 som folkskola för elever. Den har på 1990-talet genomgått en varsam renovering och ombyggnad för anpassning till dagens utbildning för ett 60-tal konststuderande. Foto: Tyke Tykesson 5 Ägar- och förvaltarperspektivet 19

22 Fastighetsekonomiska och förvaltningstekniska begrepp och samband, som berör ägar- och förvaltaransvaren och som kan vara av intresse för hyresgäster att ha insikt i, belyses nedan. Driftnetto En fastighets driftnetto är skillnaden mellan dess löpande intäkter och drift- och underhållskostnader. Intäkterna består av hyror för lokaler och i vissa fall dess utom av hyror för parkerings-, reklamplatser och annat. Driftnetto kallas ibland även driftöverskott. Fastighetsvärde På en oreglerad marknad där både hyres- och kostnadsnivåer är marknadsbestämda styrs en fastighets värde av driftnettot och marknadens avkastnings krav. Driftnettot dividerat med marknadens avkastningskrav ger fastighetens mark nadsvärde (avkastningsvärde). Med marknadens avkast nings krav menas då den förräntning på insatt kapital som investerare kräver för att investera på en viss ort i ett visst konjunkturläge. Avkastnings kravet påverkas av ränteläget, ortens mark nadsförutsättningar och den aktuella byggnadens flexibilitet; ju högre flexibilitet, desto lägre avkast nings krav. Avkastningskravet är således såväl ränte-, orts-, tids- som byggnadsberoende. På en reglerad marknad och vid hyressättning enligt kostnadsprincipen finns inte en sådan omedelbar koppling mellan yttre effektivitet, hyresnivå, driftnetto och fastighetsvärde. Hyrorna sätts ju där utan hänsyn till utbud och efterfrågan. Det betyder att hyran inte är uttryck för nyttan och att driftnettona inte kan användas ojusterade för bestämning av marknadsvärden. Investeringar Fastighetsinvesteringar kan indelas efter ändamål i nybyggnad tillbyggnad ombyggnad ägarinvesteringar Ny-, till- och ombyggnadsinvesteringar görs för att tillfredsställa brukarbehov och verksamhetsdrivna myndighetskrav avseende hygien, arbetarskydd med mera. Ägarinvesteringar görs för att göra driften billigare och säkrare eller för att tillgo dose fastighetstekniska myndighetskrav. Installa- 20 Här är din lokal

23 tion av värmepumpar, moderni sering av ventilationssystem och tilläggsisolering är exempel på ägarinvesteringar. Ny- och tillbyggnad skapar nya ytor och ombyggnad ökar fastighetens ändamåls enlighet och yttre effektivitet. Samtliga leder till intäktsökningar och därigenom ökade driftnetton. I de två första fallen sker ökningen genom tillkomst av fler uthyrningsbara kvadratmeter, och i det tredje genom att hyresvärdet per kvadrat meter ökar. Ägarinvesteringar leder också till ökade driftnetton, men i det fallet åstadkoms ökningarna genom minskade drift- och underhållskostnader. En investering är lönsam om den driftnettoökning den ger upphov till är större än den kostnad för kapitaltjänster den genererar. Exempel: En investering på en miljon, med en avskrivningstid på 33 år och en kalkylränta på 8 procent, ger en kapitaltjänstkostnad på kronor i avskrivningar och kronor i ränta (detta är en genomsnittskostnad under avskrivningstiden). Med andra ord måste investeringen generera ett ökat driftnetto med minst kronor för att vara lönsam. Fastighetsinvesteringar innebär alltid avvägningar mellan att ta kostnader initialt och att skjuta dem på framtiden. Det kan handla om att välja tekniska kvaliteter i byggmaterial och installationer som är dyrbara vid investerings tillfället men ger låga drift- och underhållskostnader, och det kan handla om att investera i flexibi litet för att göra det enkelt och billigt att längre fram bygga om och anpassa loka lerna för nya användningar. Hyresgästbetalda investeringar Det förekommer att mindre ombyggnader, lokalanpassningar och extra underhåll, som kommer till stånd på initiativ av hyresgästen, bekostas av hyresgästen direkt och inte via hyreshöjning. Hyresgästen och hyresvärden kommer då överens om vad som ska göras, och hyresvärden planerar och handlar upp arbetena, betalar entreprenörerna underhand och skickar samlingsräkning till hyresgästen då arbe tena är klara. Teknisk förvaltning Den tekniska förvaltningen omfattar drift och underhåll av byggnader och mark. Till drift räknas löpande tillsyn och skötsel av byggnader och installa tioner, kontroll av energi- och vattenförbrukning, reglering av luftflöden och uppvärm ning, reparationer av akuta fel samt tillsyn av yttre anläggningar, träd gårdsskötsel, snöröjning, reparationer av gångbanor och parkeringsplatser med mera. Härtill kommer mottagning av felanmälningar från hyresgäster och åtgär dande av felen liksom annan handgriplig 5 Ägar- och förvaltarperspektivet 21

24 service till hyresgästerna, till exempel hjälp med uppsättning av gardiner och hyllor. Till underhåll räknas arbeten som utförs med flera års intervall som ut- och invändig ommålning, takreparationer, omasfaltering av hårdgjorda ytor med mera. Teknisk förvaltning är regelstyrd. De centrala bestämmelserna finns i Plan och bygglagen (PBL), Lagen om tekniska egenskapskrav på byggnadsverk med mera (BVL) och i Boverkets byggregler (BBR) och härtill kopplade föreskrifter. Där anges bland annat följande: En byggnads yttre ska hållas i vårdat skick. Underhållet ska anpassas till bygg nadens värde från historisk, kulturhistorisk, miljömässig och konstnärlig syn punkt samt till omgivningens karaktär. Särskilt värdefulla byggnader ska un derhållas så att deras särart bevaras. Ett byggnadsverk ska underhållas så att de tekniska egenskaperna hos bygg nads verket i huvudsak bevaras under en ekonomiskt rimlig livslängd. Instal lationer och anordningar för till exempel tillgänglighet, hälsa och säkerhet ska hållas i sådant skick att de fungerar som det var avsett från början. För varje byggnad ska finnas skriftliga drift- och underhållsinstruktioner, sär skilda anvisningar för funktionskontroll av ventilationssystem och brandskydd samt plan för det periodiska underhållet. Funktionskontroll av ventilationssystem så kallad obligatorisk ventilations kontroll (OVK) ska utföras regelbundet av särskild behörig besikt - ningsman. Skol-, förskole- och vårdbyggnader ska kontrolleras vartannat år, kontors byggnader med från- och tilluft (FT-ventilation) vart tredje år, och kontors byggnader med enbart frånluft (F-ventilation) vart sjätte år. Kontrollen ska utföras gentemot de regler som gällde när bygglovet gavs och med hänsyn till den verksamhet som bedrivs i byggnaden. Av protokollet ska framgå om ven tilationssystemets funktion är godtagbar eller inte. Ventilationssystemen har ofta brister. Enligt Boverkets statistik, som löper se dan 1991 då OVK infördes, har systemen i genomsnitt haft sex fel vid inspek tionen, varav två allvarliga. Byggnaders energiprestanda och möjliga lönsamma energieffektiviseringsåtgärder ska redovisas i särskilda energideklarationer, som ska upp rättas av oberoende särskilt certifierade experter. Deklarationerna, som ej får vara äldre än tio år, ska anslås i byggnadernas entré och insändas till Boverket. Andra regler som måste respekteras är bestämmelserna om systematiskt brand skyddsarbete (SBA), miljöfarliga ämnen (PCB, radon, freon, asbest med mera), trycksatta kärl med mera. 22 Här är din lokal

25 6. Strategiska val Offentliga verksamheters lokalförsörjning kan läggas upp och bedrivas på olika sätt med olika konsekvenser för utvecklingstempo, flexibilitet med mera. Vad som är bäst beror på förutsättningarna och målsättningarna, och varierar därför från tid till annan och från verksamhet till verksamhet. Nedan beskrivs några sådana kri tiska vägval som kan vara av särskilt intresse för hyresgäster. Facility management Samarbetet mellan hyresgästen/brukaren och hyresvärden/fastighetsförvaltaren kan begränsas till enbart lokalförsörjning, men kan också vidgas till att även om fatta kringtjänster som lokalvård, bud- och vaktmästeritjänster, receptioner, tele foni- och datasupport, bevakning med mera. Fastighets förvaltningen växer då till en serviceförvaltning, eller med engelskt språkbruk till en FM-organisation (Facility Management). En Bilden ovan: Centrum för flexibelt lärande (CFL) i Söderhamn uppfördes i en nedlagd lageroch industrilokal. CFL har blivit en välkänd mötesplats för kommun, individer, näringsliv och organisationer, med lokaler för utbildning, konferenser och kontor. 6 Strategiska val 23

26 hyresgäst som anammar FM-konceptet överlåter sina stödtjäns ter helt eller delvis till serviceförvaltningen och koncentrerar sig på sin huvudupp gift. För många verksamheter kan detta vara en väg mot sänkta kostnader och höjd kvalitet. FM är sedan lång tid etablerat i USA, Storbritannien och flera andra europeiska länder med goda resultat. Det gjorde intåg i Sverige i början på 1990-talet i nä ringslivet och något senare i offentlig sektor. De svenska erfarenheterna hitintills är delade. Ibland har ambitionerna förverkligats, ibland inte. Omvandling från fastighetsförvaltare till serviceleverantör är ett stort steg som kräver mental och kulturell omställning. De nya FM- eller serviceförvaltningarna har en svår uppgift. Stödverksamheterna har väldigt olika karaktär såväl innehållsligt som produktionstekniskt. Härtill kommer att medarbetarna representerar olika yrkeskategorier. För att lyckas med integrationen måste serviceförvaltningarna omforma sina verksamheter både på bredden och djupet, och de måste förändra tjänsteutbud, produktions- och organi sationsformer och bryta med traditionella yrkesroller och ansvarsgränser. Omformningen av tjänsteutbudet måste utgå från kundernas behov, baseras på kunskap om deras verksam hetsidéer, ansvar, restriktioner, problem och möjlighe ter. Det är naturligt att erbju da kunderna servicepaket. Ett exempel kan vara kontorslokaler med kringservice. Bastjänsten kan då bestå av möblerade kontors arbetsrum, konferensrum med mera, för sedda med IT- och telefoniutrustning. Kring servicen kan bestå av lokalrelaterade tjänster som städning och gardintvätt, kontorsrelatera de som vaktmästeri, bud och posthantering, personalrelaterade som restauration, friskvård, motion och massage och säkerhetsrelaterade som administration av lås och nycklar, larm och kameraövervakning. Mobila lokaler För verksamheter i utveckling kan mobila lokaler ofta vara ett intressant alternativ till traditionella byggnader. Mobila hus som vi känner dem idag är liktydigt med lådformade moduler/ volym element som tillverkas på fabrik, transporteras till byggplatsen med lastbil och fo gas samman där på mycket kort tid till fungerande byggnader. Modulerna är i princip färdigbyggda då de lämnar fabriken. Isolering, fuktskydd, golv-, vägg- och takskivor, installationer, fönster, dörrar med mera är på plats. De kompletterings arbeten som behöver göras på byggplatsen, förutom grundläggning och framdrag ning av el-, vatten- och avloppsledningar, är sådana som har med sammanfog ningen av modulerna att göra. 24 Här är din lokal

27 De vanligaste användningsområdena är kontor, förskolor, skolor och bostäder. Ut hyrarna/tillverkarna lagerhåller standardiserade moduler för dessa ändamål. Flytt barheten gör modulerna särskilt lämpliga för tillfälliga projekt, till exempel eva kueringslokaler, och för att följa demografiska vågor. Hus byggda av mobila moduler håller samma tekniska kvalitet som motsvarande platsbyggda hus. De byggs enligt samma tekniska normer och uppfyller alla de krav som gäller på hygien, hållfasthet, brandsäkerhet, tillgänglighet för handikappade et cetera. De har dessutom flera andra positiva egenskaper: Projekttiden från beslut till inflyttning är mycket kort. Mobila projekt kan ges rätt storlek från början om det rör sig om standardapplikationer. Tillkommande behov under brukstiden kan tillgodoses med hjälp av addering av fler moduler då eventuellt behov uppstår. Mobila projekt behöver därför inte, i motsats till platsbyggda, förses med växtmån från start. Kalkylsäkerheten är hög. Investerings- och driftkostnaderna kan bedömas med större noggrannhet före projektstart än vad som är möjligt för plats byggda hus. Vid förhyrning kan den totala projektkostnaden hyresoch driftkostnader under hyrestiden, etablerings- och avetableringskostnader bedömas med mycket hög grad av noggrannhet. Mobila byggnader är fördelarna till trots ganska ovanliga. En orsak är traditionen, offentliga beställare är ovana att planera för, värdera och handla upp mobila lösningar. En annan orsak är produktens ofta torftiga arkitektoniska uttryck och image av barack och second best. En tredje orsak till att mobila byggnader är ovanliga är att produktutbudet inte är anpassat till den offentliga sektorns behov. Offentliga beställare skulle kunna agera mer aktivt än vad de gör och ställa krav på arkitektonisk och formmässig förnyelse. Läs mer om mobila verksamhetslokaler i boken med samma namn från U.F.O.S. Alternativa finansierings- och upplåtelseformer En vanlig policy i landsting och kommuner är att de själva ska äga de fastig heter som svarar mot deras långsiktiga och stabila behov, och hyra de fastig heter/lokaler som de behöver på medellång eller kortare sikt. I den statliga sektorn är synsättet annorlunda. Där är, som nämnts ovan, separation av brukande och fastighetsför valtning regel. De lokalbrukande myndig heterna får inte äga fastigheter utan ska hyra sina lokaler, antingen av någon av statens fastighetsverksamheter eller externt på marknaden. 6 Strategiska val 25

28 Uppsala Konsert & Kongress. Foto: Bo Gyllander. 26 Här är din lokal

29 Valet står dock inte bara mellan att äga och hyra. Flera intressanta utvecklings främjande blandformer med rötter i USA och Storbritannien har börjat komma i bruk, närmare bestämt Sale and Lease Back (SLB), Public, Private Partnership (PPP) och Build, Operate, and Transfer (BOT). Gemensamt för dem är att de skapar dynamik, mobiliserar resurser och kräver aktivt agerande av hyresgästerna. SLB-arrangemang innebär att en kommun eller landsting säljer en eller flera av sina fastigheter till ett fastighetsfinansieringsföretag ett renting företag och samtidigt hyr tillbaka den eller dem på långtidsbasis. I upp görelsen ingår ofta att säljaren ska svara för drift och underhåll och har rätt att köpa tillbaka fastigheten eller fastigheterna till ett i förväg känt pris vid hyrestidens slut. Om dessa villkor gäller får arrangemanget samma effekt för säljaren som att ta upp ett banklån. Kapitalet som frigörs vid försäljningen kan användas för utveckling av verksam heten. PPP används i nybyggnadsprojekt. Arrangemanget innebär att en kommun, lands ting eller statlig organisation träffar avtal med en eller flera finansiärer och entreprenörer om att uppföra och förvalta en anläggning som innehåller offentliga verksamhetslokaler, helt eller delvis. De privata intressenterna svarar för hela eller delar av finansieringen och den offentliga partnern förbinder sig att hyra lokaler i anläggningen under en längre period. En grundbult i upplägget är att de offentliga och de privata intressen terna utvecklar projekt- och lokalprogrammen tillsam mans. PPP-projekt ingår ofta i stadsförnyelseprogram med komplexa förutsättningar. Kommunen kan vara ursprunglig ägare till fastigheten och projektet kan bestå av såväl kommunala verksamhetslokaler som kommersiella lokaler, bostäder, parke ringsgarage med mera. Fördelen för kommunen är att kommunen har inflytande över projektprogrammet, att genom förande kan ske snabbt, att kommunen inte får ansvar för den löpande driften och underhållet, och att kommunens investerings budget inte belastas. Arrange manget kan bli ekonomiskt fördelaktigt för kommunen om fastigheten har gynnsamt läge och om möjligheten till extern uthyrning är stor. Nack delen är att kommunen saknar rådighet över fastigheten när den väl är byggd och att konkurrenssituationen kan bli begränsad då endast ett fåtal entreprenörer har kapacitet att gå in i PPP-projekt. BOT används vid uppförande av publika avgiftsbelagda anläggningar som sim hallar, ishallar, broar och vägar. Förfarandet innebär att en entreprenör åtar sig att uppföra och driva anläggningen under ett visst antal år och därefter överlämna den till den offentliga partnern mot en i förväg bestämd ersättning, som kan vara blott symbolisk. Entreprenören bekostar uppförandet och driften under kontrakts tiden, och inkasserar under samma tid alla publikavgifter, hyres- och arrendeintäk ter med mera. I upplägget 6 Strategiska val 27

30 ingår normalt att den offentliga partnern förbinder sig hyra anläggningen ett visst antal timmar per säsong. Fördelen med arrangemanget är att entreprenören får incitament att bygga en anläggning som både genererar intäkter och är billig i drift, och att den offentliga partnerns investeringsbudget inte belastas. En central del även i detta upplägg är att den offentliga partnern och entreprenören utvecklar projektprogrammet tillsammans. Nackdelen är att den offentliga partnerns inflytande under kontraktstiden blir mindre än vad det hade varit om den offentliga partnern varit ägare. En grundläggande skillnad mellan eget ägande och de övriga formerna är att eget ägande ger den lägsta kapitalkostnaden vid såväl egen- som lånefinansiering. Det sammanhänger med att bankerna tillåts ha lägre kapitaltäckning och därigenom kan hålla lägre ränta vid utlåning till offentlig sektor än till privata aktörer, eftersom kommuner, stat och landsting inte kan gå i konkurs. Å andra si dan kan de privata aktörerna i många fall arrangera projekten på sätt som de of fentliga inte kan och som minskar kapitalbehovet och därigenom också räntebetal ningarna, trots högre räntesats. 28 Här är din lokal

31 7. Lokalresursplanering U.F.O.S. tog i slutet av nittiotalet fram en modell för lokalutveckling be nämnd Lo kalresursplanering (LRP) vars ändamål är att skapa såväl bättre och billi gare verk samheter som bättre och billigare lokaler. Modellen bygger på nära samarbete mellan hyresgäster/lokalbrukare och hyresvärd/ förvaltare i form av regelbundna gemensamma utvärderingar av lokalernas yttre och inre effektivitet och gemen sam planering av förbättringar och förändringar. Höjd yttre effektivitet Höjd inre effektivitet Mer ändamålsenliga och mer trivsamma lokaler Färre kvadratmetrar Lägre driftskostnader per kvadratmeter Bättre och billigare verksamheter Lägre lokalkostnader Lokalresursplanering syftar till att skapa både bättre och billigare verksamheter och lägre lokalkostnader. Modellen har prövats praktiskt i flera kommuner och landsting med gott resultat. Den befordrar vinna-vinna-tänkande, förlöser kreativitet och leder till handling. Huvuddragen redovisas nedan. Upplägg och organisation Arbetet utförs i tre huvudsteg: 1. lokalrevision 2. samplanering utmynnande i en lokalresursplan 3. lokalprojekt planering och genomförande av i lokalresursplanen angivna enskilda projekt. Steg 1 och 2 utförs på kommun-, landstingsnivå eller motsvarande och omfat tar alla lokaler som huvudmannen utnyttjar oavsett om de ägs av denne eller för hyrs externt. Arbetet genomförs återkommande med vanligt vis högst två års tids intervall och planeringsperioden är normalt fem år. 7 Lokalresursplanering 29

32 Arbetet utförs av särskilt utsedda arbetsgrupper bestående av företrädare för hy resgästerna/brukarna och fastighetsverksamheten. Varje brukarkategori bör ha egen företrädare. Arbetsgrupperna blir därmed större i kommuner än i landsting och statliga verk eftersom de har vidare verksamhetsfält än de andra. Den breda sammansättningen syftar till att underlätta identifiering av konkreta effektivise ringsåtgärder, som samnyttjande av lokaler, lokalrockader och byggande av en gemensam referensram och värde grund. Grupperna kallas vanligen för lokalgrupper eller brukarråd. Lokalresursplanerarna presenterar sina analyser och förslag arbetsgrupperna ska eftersträva konsensus inom sig för sina respektive förvaltnings - ledningar som gemensamt godkänner och beslutar eller, om det inte lyckas, hänskjuter saken till kommun-, landstingsledningen eller motsvarande. Steg 3 utförs på projektnivå. Arbetet innefattar beredning, planering och genomförande av omflyttningar, om-, till- och nybyggnader, avvecklingar med mera. Det leds av fastighetsverksamheten med bistånd från lokalbrukarna. Rullande planering Lokalrevision Samplanering Lokalprojekt 1 Lokalresursplanering är en cyklisk process som utmynnar i konkreta projekt. Lokalrevision Uppgiften för lokalresursplanerarna i det första huvudsteget är att beskriva och värdera befintligt lokalbestånd och klargöra dels hur ändamålsenligt det är och hur väl det utnyttjas idag, dels hur väl det kommer att tillfredsställa huvudmannens behov vid planeringsperiodens slut. Analysen bör vara både kvalitativ och kvantitativ. Den kvalitativa delen består av bedömningar av enskilda byggnaders ändamålsenlighet vad gäller geografisk be lägenhet, planlösning, teknisk utrustning och skick med mera. Den kvantitati va delen består av effektivitetsberäkningar. Situationen ska belysas på bästa sätt. Arbetsgrup perna ska identifiera relevanta 30 Här är din lokal